Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 161
CallPilot pour une moyenne entreprise
Paquette et associés
CallPilot représente la fonction Renvoi automatique sur non-réponse pour tous les postes de l'entreprise. En d'autres termes, les appels qui ne sont pas pris par les titulaires de boîte vocale sont acheminés à leur boîte vocale.
Les postes avec afficheurs des titulaires de boîte vocale sont dotés de touches programmées pour les fonctions Dépôt de message (
≤·°‚
) et Accès à une boîte vocale (
≤·°⁄
)
CallPilot, ce qui facilite l'accès à ces fonctions fréquemment utilisées.
Les employés reçoivent un numéro de boîte vocale qui est le même que le numéro de leur poste téléphonique. Les titulaires de boîte vocale ont initialisé leur boîte vocale et enregistré une annonce.
Lorsque le réceptionniste n'est pas libre, la Sélection de service permet à un demandeur d'acheminer lui-même son appel.
Le réceptionniste
Le réceptionniste de Paquette et associés reçoit tous les appels établis au numéro de l'entreprise. Si le réceptionniste ne peut répondre à un appel après quatre coups de sonnerie, c'est la Réception automatique qui s'en charge. Le réceptionniste agit également en tant que téléphoniste désigné. De plus, chaque fois qu'un demandeur appuie sur
‚
pour parler au téléphoniste, son appel est acheminé au réceptionniste.
Voici comment le système de communication téléphonique de Paquette et associés fonctionne.
Le numéro de téléphone de l'entreprise est 123-1234. Toutes les lignes sont représentées sur le poste du réceptionniste. CallPilot est programmée comme poste principal pour les six lignes de l'entreprise. La fonction Renvoi au poste principal (RPP) transfère à la Réception automatique tous les appels n'ayant obtenu aucune réponse provenant de ces lignes.
Nota :
La fonction Renvoi au poste principal est une fonction de traitement d'appel s'appliquant à tout le système. Tous les appels reçus sur les lignes dotées de cette fonction sont réacheminés après quatre coups de sonnerie. La fonction peut être programmée en réglant le poste principal de la ligne au poste CallPilot.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
162 Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot
Table d'annonces 1 pour l'entreprise Paquette et associés
Annonce 1
«Bonjour. Ici Paquette et associés.»
Le menu principal SS sera diffusé après l'annonce. L'annonce de l'entreprise peut être d'une durée maximale de cinq minutes.
Annonce 2
Annonce 3
Annonce 4
«Bonjour. Ici Paquette et associés.»
«Bonsoir. Ici Paquette et associés.»
«Ici Paquette et associés. Nos bureaux sont présentement fermés. Si vous le désirez, vous pouvez laisser un message. Ne quittez pas.»
CallPilot utilise la table d'annonces 1 pour répondre à tous les appels après quatre coups de sonnerie. Selon l'heure, le système diffuse l'une des annonces enregistrées pour la matinée, l'après-midi et la soirée. Lorsque l'état de l'entreprise est réglé à Non, c'est l'annonce pour les heures de fermeture qui est diffusée.
La table d'annonces 1 assure la réponse automatique aux appels à l'aide des annonces 1, 2, 3 et 4.
Les annonces allant de 1 à 4 sont diffusées tant que vous ne modifiez pas l'attribution des annonces. La langue principale programmée au moment de la configuration de la table d'annonces
était le français.
Nota :
Pour que les annonces de la table d'annonces soient diffusées, il faut attribuer des lignes à la table d'annonces.
Après l'annonce d'entreprise, le menu principal de la SS est diffusé. Ce menu offre aux demandeurs des options monotouches. Une fois qu'ils ont écouté le menu principal, les demandeurs choisissent une option en appuyant sur une touche du clavier numérique de tout poste téléphonique à fréquences vocales. Par exemple :
«Pour parler à un représentant du Service à la clientèle, faites le
⁄
. Pour obtenir le Service des ventes, faites le
¤
. Pour obtenir le Service d'expédition et de réception, faites le
‹
. Pour parler au réceptionniste, faites le
‚
.»
Service à la clientèle et service des ventes
Le personnel de ces deux services est formé de deux réceptionnistes, deux préposés au service à la clientèle, deux représentants, un directeur commercial et un chef du service à la clientèle. CallPilot est configuré de façon à répondre à tous les appels. Les demandeurs peuvent choisir entre le service à la clientèle ou le service des ventes à partir du menu principal de la SS.
Les appels destinés au service à la clientèle sont acheminés directement au réceptionniste du service demandé. Les appels destinés service des ventes sont acheminés directement au réceptionniste du service demandé.
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Chapitre 16 Conseils relatifs à la configuration de l'application CallPilot 163
Gestionnaires
Les postes des gestionnaires de Paquette et associés sont dotés d'une ligne du central personnelle, représentée sur leur poste et sur celui de leur réceptionniste. Les réceptionnistes répondent aux appels et les transfèrent ensuite au poste du gestionnaire.
Lorsqu'un gestionnaire n'est pas disponible, l'appel est réacheminé au poste du réceptionniste. Ce dernier demande alors au demandeur de déposer un message dans la boîte vocale personnelle du gestionnaire. Si le demandeur souhaite laisser un message, le réceptionniste transfère le demandeur au moyen de la fonction Transfert
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de l'application CallPilot.
Lorsque l'application CallPilot est configurée de cette façon, la fonction Renvoi automatique sur non-réponse n'est pas programmée sur le poste du gestionnaire. Les réceptionnistes répondent aux appels destinés aux gestionnaires et utilisent la fonction Transfert de l'application CallPilot pour transférer le demandeur au poste des gestionnaires. La fonction Rappel sur transfert de l'application CallPilot renvoie l'appel au poste du réceptionniste lorsque le gestionnaire ne peut pas prendre l'appel.
Nota :
Les postes de réception sont des lignes à représentation avec sonnerie. Les appels acheminés vers ces postes ne peuvent être transférés à un autre poste.
Expédition et réception
Les employés du service partagent le même poste. Ce service est doté d'une ligne téléphonique qui est attribuée au quai de chargement. Cette ligne est attribuée au chemin d'accès 3 du menu principal de la Sélection de service.
L'annonce de la boîte vocale du service indique aux demandeurs qu'ils peuvent laisser un message ou appuyer sur ‚ pour obtenir le réceptionniste.
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