148 Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information
Messages de boîte vocale information
Votre entreprise ou vos services peuvent utiliser les boîtes vocales information pour diffuser des messages et des annonces aux demandeurs. La personne responsable de la boîte vocale information peut enregistrer et mettre à jour le message de la boîte vocale information.
Les messages de boîte vocale information peuvent servir à :
• annoncer des soldes;
• fournir des listes de produits;
• annoncer des événements spéciaux.
Facilitez l'accès aux messages de boîte vocale information des demandeurs en mentionnant la boîte vocale information à la Réception automatique ou en demandant au téléphoniste d'acheminer les requêtes à la boîte vocale information.
Les boîtes vocales information n'acceptent pas les messages des demandeurs. Après que les demandeurs ont entendu le message de boîte vocale information, la communication est automatiquement rompue.
Enregistrement d'un message de boîte vocale information
Avant d'enregistrer un message de boîte vocale information, vous devez préparer le contenu du message. En préparant le message, assurez-vous d'inclure les heures et les dates importantes.
Par exemple : «Le studio de danse La Farandole a le plaisir de vous inviter à son festival annuel
de danse. Le spectacle commence à 20 heures, le 4 juillet. Les enfants dansent dans la salle Opéra.
Les danses folkloriques ont lieu dans la salle Russe. Le ballet classique se donne dans la salle des
Cygnes. Le ballet jazz se donne dans la salle Montréal. Le studio et les salles se trouvent au 222, rue Entrechat.»
Rédigez le message et exercez-vous à le lire à voix haute. Une fois que vous êtes sûr d'avoir tout inclus, enregistrez le message. Si vous utilisez un système offrant un choix de langue, vous devez enregistrer le message dans les deux langues.
Un message de boîte vocale information peut être une annonce principale ou secondaire.
Suivez la procédure intitulée
«Pour enregistrer un message de boîte vocale information – Systèmes
Business Communications Manager et CallPilot 100/150» à la page 149
pour enregistrer un message de boîte vocale information.
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Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information 149
Pour enregistrer un message de boîte vocale information –
Systèmes Business Communications Manager et CallPilot 100/150
1
Appuyez sur
≤
·°⁄
.
Pour accéder à votre boîte vocale information, suivez les directives des guides parlés ou utilisez les options des touches afficheur.
N'entrez ni le numéro ni le mot de passe de votre boîte vocale.
Entrez plutôt le numéro et le mot de passe de la boîte vocale information.
2
Si vous utilisez l'interface CallPilot, procédez comme suit :
• Appuyez sur
°¤ pour accéder au menu Options des annonces.
• Passez à l'étape 3.
Si vous utilisez l'interface Messagerie vocale Norstar, procédez comme suit :
• Appuyez sur
ADMIN
ou sur
°
• Appuyez sur
ANN
ou sur
¤
• Passez à l'étape 3.
3
Appuyez sur
ENR
ou
⁄
.
Options annonce
ENR SÉLECT RAUT
Annonce:
PRINC SEC PERS
Enreg?
OUI NON SORT
4
Pour enregistrer un message principal de boîte vocale information, appuyez sur
PRINC
ou
⁄ ou appuyez sur
SEC
ou sur
¤ pour enregistrer le message secondaire de boîte vocale information.
5
Appuyez sur
OUI
ou
⁄
et enregistrez votre message après la tonalité.
6
Appuyez sur
OK
ou sur
£
pour mettre fin à l'enregistrement.
Enreg annonce:
REPR OK
Valider annonce?
REPR ÉCOUTE OK
7
Appuyez sur
OK
ou sur
£
pour valider l'enregistrement ou appuyez sur
ÉCOUTE
ou sur
⁄ pour écouter l'annonce ou appuyez sur
REPR
ou sur
¤
pour enregistrer l'annonce de nouveau.
8
Pour mettre fin à la session, appuyez sur
®
.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
150 Chapitre 14 Messages à diffusion générale et messages d'information
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