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Chapitre 15
Dépannage relatif à l'application CallPilot
Le présent chapitre décrit les problèmes qui peuvent se présenter au cours de l'utilisation de l'application CallPilot et offre certaines solutions.
La Réception automatique ne répond pas aux appels
• Vérifiez si les lignes ont été attribuées à la table d'annonces et si le mode réponse de la ligne utilise la Réception automatique. Cela est nécessaire pour que les systèmes CallPilot 100/150 ou Business Communications Manager assurent la réponse aux appels arrivant sur cette ligne.
• Toutes les voies peuvent être occupées. Essayez de rappeler plus tard. Le système répond à votre appel lorsqu'une voie est libre.
• Vérifiez que les annonces ont été enregistrées et attribuées à la table d'annonces. Il s'agit des annonces implicites de la table d'annonces qui doivent être enregistrées pour que la Réception automatique fonctionne. Reportez-vous à la section
«Configuration d'une table d'annonces» à la page 69 .
• Si les voies sont fréquemment occupées, cela signifie que le système est saturé. Communiquez avec le centre d'assistance technique ou avec un représentant de ventes.
Les données d'appels ne s'affichent pas
Si vous utilisez des lignes analogiques, la Réception automatique doit être réglée pour répondre après deux coups de sonnerie ou plus afin de permettre à l'application CallPilot Manager d'enregistrer les données d'un appel entrant. Pour obtenir de plus amples renseignements sur le réglage du nombre de coups de sonnerie, reportez-vous à la section intitulée
«Configuration des propriétés de la Réception automatique» à la page 75 .
La Réception automatique transfère certains appels à la boîte réception
Afin que le système fonctionne, il faut utiliser un poste téléphonique à fréquences vocales et le volume de la voix doit être assez fort. Le système attend que le demandeur parle. Si aucune réponse n'est obtenue, le demandeur est transféré au réceptionniste ou au téléphoniste désigné. Si ces derniers ne sont pas disponibles, le demandeur est automatiquement transféré à la boîte de réception. L'appel est également transféré à cette boîte si un poste ne possède pas de boîte vocale.
Pour éviter les erreurs de transfert des appels au sein du système, chaque boîte vocale doit avoir un numéro de poste qui lui est propre. Pour vérifier si c'est le cas, imprimez le Relevé des inscriptions au répertoire.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
152 Chapitre 15 Dépannage relatif à l'application CallPilot
Les annonces sont diffusées au mauvais moment de la journée
Ce problème peut être causé par l'un des cinq facteurs suivants :
• Le paramètre Business Open (état de l'entreprise) n'est pas sélectionné. Cochez la case
Business Open (état de l'entreprise). Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la section intitulée
«Modification de l'option Business Open (état de l'entreprise)» à la page 136
.
• Les numéros d'annonces attribués à la table d'annonces sont erronés.
• Les heures d'ouverture de l'entreprise sont erronées.
• La date et l'heure du système ne peuvent pas être utilisées par votre système.
• Les numéros d'annonces attribués à l'horaire de congés sont erronés.
Les demandeurs extérieurs n'entendent pas la bonne annonce
Si les demandeurs extérieurs n'entendent pas la bonne annonce (par exemple, s'ils composent le numéro du service des ventes mais qu'ils entendent l'annonce du service à la clientèle), vous devez
attribuer de nouveau les lignes à la table d'annonces. Reportez-vous à la section «Configuration de la prise d'appel» à la page 82 .
Le renvoi automatique d'un poste au système est impossible
Si vous renvoyez vos appels au système et que le message Renvoi imposs s'affiche, il est possible que le numéro de poste utilisé pour le renvoi soit incorrect. Utilisez le code de fonction 985 pour afficher le numéro de poste du système et comparez ce numéro au numéro de poste que vous avez utilisé pour effectuer le renvoi d'appels.
La fonction 981 provoque l'affichage du message Accès au poste
Lorsque ce message apparaît à l'afficheur, il est possible qu'aucune boîte vocale n'ait été attribuée au poste utilisé. Les systèmes CallPilot 100/150 ou Business Communications Manager vous demandent alors d'entrer un numéro et un mot de passe de boîte vocale.
Le titulaire d'une boîte vocale ne peut pas prendre un appel extérieur ou utiliser la fonction d'avis de réception de message hors système ou la fonction de transfert extérieur
Il faut définir un type d'accès au réseau public pour qu'un titulaire de boîte vocale puisse répondre
à un demandeur hors système au moyen des fonctions de réponse, de transfert extérieur ou d'avis de réception de message hors système.
Aucune valeur implicite n'est attribuée au type d'accès au réseau public. Tant qu'une ligne, une voie ou un groupe de lignes n'est pas attribué à sa boîte vocale comme type d'accès au réseau public, un titulaire ne peut utiliser la fonction de réponse qu'à partir d'un poste intrasystème, et les fonctions d'avis de réception de message hors système ou de transfert extérieur qu'en composant des numéros intrasystème.
Pour qu'un titulaire puisse répondre à un appel extérieur, vous devez activer l'option Reply
Translation (traduction de réponse) dans la page Dialing Translation Properties (propriétés de traduction de composition), et le titulaire doit répondre aux numéros traduits dans la table de traduction de composition.
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Chapitre 15 Dépannage relatif à l'application CallPilot 153
Les ressources disponibles sur le système doivent également être suffisantes. S'il y a une seule voie d'accès au réseau et si, par exemple, l'annonce de l'entreprise est en cours d'enregistrement ou un message AMIS est en cours d'envoi, les avis de réception de message hors système et les transferts extérieurs ne peuvent pas être effectués tant que toutes les voies ne sont pas libres.
Le numéro de poste et les numéros de boîte vocale ne comptent pas le même nombre de chiffres
Afin que l'application CallPilot Manager fonctionne correctement, le numéro de la boîte vocale doit compter le même nombre de chiffres que le numéro de poste du système. Lorsque vous modifiez le nombre de chiffres du numéro de poste du système, vous devez réinitialiser et reprogrammer CallPilot.
Vous ne pouvez pas accéder à une ligne ou à un groupe de lignes
Assurez-vous que le système prend en charge la fonction que vous tentez d'utiliser. Si votre appel n'est pas acheminé lorsque vous essayez de répondre à un message d'identification du demandeur ou de joindre un numéro lié à un avis de réception de message hors système, assurez-vous que la fonction d'accès au réseau public est attribuée, offerte et bien configurée. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la documentation sur le système.
Les annonces personnalisées ne sont pas diffusées
Les annonces personnalisées ne sont pas diffusées lorsque les fonctions Renvoi automatique sur occupation ou Renvoi automatique tous appels sont activées pour le numéro de poste de CallPilot.
Si vous utilisez des lignes analogiques et que le poste est doté des fonctions Renvoi automatique sur occupation et Renvoi automatique tous appels, la diffusion des annonces personnalisées dépend des données d'appels du demandeur reçues avant le deuxième coup de sonnerie. Les annonces personnalisées ne sont pas diffusées si la Réception automatique est réglée pour répondre après 0 ou 1 coup de sonnerie. L'annonce principale ou secondaire de la boîte vocale personnelle est diffusée. Réglez le nombre de coups de sonnerie à 2 ou plus.
Les boîtes vocales refusent les messages
Une boîte vocale n'accepte pas de message dans les cas suivants :
• elle n'a pas été initialisée;
• CallPilot ne peut plus stocker de messages.
Les messages sont retirés d'une boîte vocale
Si des messages sont effacés, vérifiez la période de conservation de message dans la classe de service de boîte vocale. Pour vérifier la classe de service, reportez-vous à la section intitulée
«Affichage ou modification d'une classe de service» à la page 47 .
Un titulaire de boîte vocale a oublié son mot de passe
Il est impossible de récupérer un mot de passe oublié. Le mot de passe associé à la boîte vocale doit être remis à la valeur implicite 0000. Lorsque le mot de passe a été réinitialisé, le titulaire de cette boîte doit le modifier pour pouvoir utiliser la boîte. Pour modifier un mot de passe,
reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 46 .
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154 Chapitre 15 Dépannage relatif à l'application CallPilot
Un titulaire de boîte vocale ne peut pas accéder à sa boîte vocale
La classe de service de la boîte vocale prévoit un nombre maximal d'entrées de mots de passe incorrectes. CallPilot enregistre le nombre de tentatives à partir du dernier accès autorisé. Lorsque ce nombre est dépassé, la boîte vocale du titulaire est verrouillée et le titulaire entend le message
«Cette boîte vocale a été verrouillée afin de prévenir tout accès non autorisé. Communiquez
avec le coordinateur de système pour obtenir de l'aide.» Le titulaire ne peut accéder à sa boîte vocale tant que le mot de passe n'est pas remis à sa valeur implicite. Pour modifier un mot de
passe, reportez-vous à la section intitulée «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 46
.
Une boîte vocale n'est pas dans le répertoire d'entreprise
Vérifiez si la boîte vocale est initialisée. Si elle n'est pas initialisée, elle ne figure pas dans le répertoire d'entreprise. Vérifiez si la propriété du répertoire d'entreprise est réglée à Yes (oui) pour
cette boîte vocale. Reportez-vous à la section «Modification des paramètres d'une boîte vocale» à la page 46 .
Les appels ne sont pas acheminés à la bonne boîte vocale
Assurez-vous que le numéro de poste approprié est attribué à la boîte vocale.
Une boîte vocale ne peut pas être ajoutée à CallPilot Manager
Assurez-vous que cette boîte vocale n'est pas déjà enregistrée. Les numéros de boîte vocale doivent êtres uniques. Assurez-vous que le nombre de boîtes vocales dans votre système n'a pas
été dépassé. Si vous avez dépassé le nombre de boîtes vocales, vous pouvez vous procurer un code d'autorisation logiciel pour en ajouter d'autres. Le nombre maximal de boîtes vocales est 40 pour le système CallPilot 100, 300 pour le système CallPilot 150 et 998 pour le système Business
Communications Manager.
Les messages déposés dans une boîte vocale sont incomplets, le message «Message delivered» (message remis) est diffusé pendant l'enregistrement d'un message ou la session de l'application CallPilot prend fin subitement
Lorsque l'une de ces situations se produit, il peut s'agir d'un problème de coupure. Une coupure se produit lorsque l'application CallPilot interprète certaines inflexions vocales comme des tonalités multifréquence (MF). Des tonalités MF sont produites lorsque vous appuyez sur les touches d'un poste à composition multifréquence. Lorsque vous appuyez sur une touche du clavier, l'application
CallPilot reçoit une tonalité MF et effectue l'opération correspondante. Par exemple, après avoir entré le mot de passe de votre boîte vocale, vous pouvez appuyer sur la touche
£
. La tonalité MF envoyée au système CallPilot indique que l'entrée du mot de passe est terminée.
Certaines inflexions vocales ressemblent aux tonalités MF. Cela peut entraîner un mauvais fonctionnement de l'application CallPilot. Si, par exemple, durant l'enregistrement d'un message, les énoncés de l'utilisateur ressemblent à la tonalité MF émise par la touche £, la session d'enregistrement prend fin. Pour corriger le problème de coupure, il faut modifier certains paramètres de l'application CallPilot. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec le centre d'assistance technique.
Ce problème peut également survenir lorsque le message laissé est trop long.
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Vous ne pouvez pas créer de liste de diffusion
Vous ne pouvez créer qu'au maximum 99 listes de diffusion. La fonction Liste de diffusion de l'application CallPilot doit avoir été activée durant l'installation. Sinon, vous ne pouvez pas créer de listes de diffusion.
La suppression d'un arbre SS est impossible
Il est impossible de supprimer un arbre en cours d'utilisation. Un arbre SS est en cours d'utilisation lorsqu'une table d'annonces y fait référence.
Nota :
Pour obtenir de plus amples renseignements sur la suppression d'un arbre, reportez-vous à la section intitulée
«Suppression d'un arbre SS» à la page 107 .
Les boîtes de dépôt de message d'un arbre SS sont saturées
La fonction Never Full Mailbox (boîte vocale insaturable) permet à un demandeur de laisser un message dans la boîte même lorsque celle-ci est «saturée». Le message est conservé, mais il est impossible d'y accéder tant que le titulaire de la boîte vocale n'a pas supprimé certains messages de sa boîte vocale. S'il est nécessaire d'augmenter la capacité d'enregistrement des messages, vous pouvez modifier la classe de service de la boîte vocale. Pour obtenir de plus amples renseignements, reportez-vous à la section intitulée
«Affichage ou modification d'une classe de service» à la page 47
.
Les demandeurs qui accèdent à un nœud de mise en garde ou de recherche de personne entendent un message indiquant que la personne appelée n'est pas disponible
Si vous n'avez pas défini de préfixe de mise en garde ou si 25 appels sont déjà mis en garde, le demandeur entend un message indiquant que la personne n'est pas disponible, et l'appel est acheminé au nœud précédent (parent) de l'arbre SS. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les nœuds de mise en garde ou de recherche de personne, reportez-vous à la section intitulée
«Ajout d'un nœud de mise en garde et recherche de personne» à la page 101 .
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