26 Chapitre 3 Boîtes vocales de l'application CallPilot
Après avoir enregistré l'annonce, enregistrez une annonce d'entreprise qui informe les demandeurs de l'existence de cette boîte vocale. Par exemple :
«Bonjour. Vous êtes en communication avec l'école de danse Entrechat. Pour obtenir le studio de danse, appuyez sur
›fl
. Pour vous inscrire à la session d'automne, appuyez sur
¤°
. Pour
parler à notre réceptionniste, appuyez sur
‚.
»
Nota :
Dans cet exemple, le numéro 46 est un numéro de poste en utilisation alors que le numéro 28 correspond à une boîte vocale temporaire.
Les chiffres initiaux des numéros de boîtes temporaires et des postes doivent être différents. Sur les systèmes CallPilot 100/150 ou Business Communications Manager, si vous devez utiliser le même chiffre initial, assurez-vous que les numéros des boîtes vocales temporaires sont des numéros de poste «hors limite». Pour vérifier si le numéro est hors limite, essayez de le composer
à partir d'un autre poste. Si le numéro est hors limite, l'afficheur indique Invalid number (numéro invalide). Si le numéro n'est pas hors limite, le message Hors service s'affiche.
Vous devez attribuer une classe de service à la boîte vocale temporaire. Lorsque vous attribuez une classe de service à une boîte vocale temporaire servant à passer des commandes, sélectionnez une classe qui permet la durée maximale d'enregistrement d'annonces et de messages. Reportez-vous à la section
«Classe de service de boîte vocale» à la page 28 .
Boîtes vocales information
Les boîtes vocales information diffusent des messages d'information aux demandeurs qui y accèdent. Elles doivent être initialisées avant de pouvoir diffuser un message d'information. Les boîtes vocales information n'acceptent pas les messages des demandeurs. Ces boîtes vocales ne sont pas attribuées à un poste en service.
Les boîtes vocales information sont mises à jour par le coordinateur de système ou le titulaire de boîte vocale.
Vous pouvez utiliser les boîtes vocales information pour effectuer les tâches suivantes :
• annoncer des soldes;
• fournir des listes de produits;
• annoncer des événements spéciaux.
Les boîtes vocales d'information créées sont attribuées à un titulaire ou à un service. Le service crée le mot de passe et conserve l'annonce. L'utilisateur associé à la boîte vocale ou vous-même pouvez enregistrer les annonces.
Pour renseigner les demandeurs sur les boîtes vocales information de votre entreprise :
• Diffusez le numéro principal de la Réception automatique et enregistrez une annonce d'entreprise présentant les services de la boîte vocale information.
• Publiez une liste des numéros de boîtes vocales information de votre entreprise dans des brochures et les annuaires téléphoniques.
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• Indiquez les numéros des boîtes vocales information dans l'annonce de l'entreprise si votre entreprise n'en possède que quelques-unes (trois ou quatre). Si vous en avez davantage, utilisez la Sélection de service (SS).
• Désignez la réception comme point de transfert pour toutes les demandes visant les boîtes vocales information. Enregistrez des directives indiquant aux demandeurs d'appuyer sur le zéro pour obtenir de plus amples renseignements sur l'entreprise. Par exemple, «Bonjour. Vous
êtes en communication avec l'école de danse Entrechat. Pour obtenir le studio, appuyez sur
›fl
. Pour écouter l'une de nos annonces spéciales, appuyez sur
‚
afin d'obtenir la
réception.» Lorsqu'un demandeur appuie sur zéro, le réceptionniste fournit une liste des boîtes vocales information et transfère le demandeur à la boîte appropriée.
Un appel est libéré après la diffusion de l'annonce de la boîte vocale d'information sauf si :
• la Réception automatique achemine l'appel, qui est libéré ou qui est réacheminé à la Réception automatique selon le paramètre Return to AA (retour à la Réception automatique) de la table d'annonces;
• la boîte vocale d'information est le nœud de boîte vocale d'un arbre de Sélection de service, l'appel se libère, est réacheminé au menu principal ou précédent selon le paramètre Next
Action (intervention suivante) du nœud de boîte vocale.
La durée maximale de l'annonce dépend de la classe de service. Les valeurs implicites de la classe de service 7 et 8 permettent d'enregistrer des annonces d'une durée maximale de 10 minutes.
Si l'application CallPilot est configurée pour le fonctionnement bilingue, la boîte vocale information diffuse les annonces dans les langues principale et secondaire. Les règles des guides parlés bilingues déterminent la langue dans laquelle sera diffusée l'annonce. Les demandeurs appuient sur le bouton du clavier qui correspond avec le pays dans lequel ils vivent afin de passer à une autre annonce.
Lors de la diffusion de l'annonce de la boîte vocale d'information, les demandeurs peuvent utiliser les commandes d'écoute, notamment pause, arrêter, avancer et reculer. Les demandeurs extérieurs appuient sur le bouton du clavier qui correspond au pays dans lequel ils vivent afin d'acheminer leur appel au poste de réception implicite.
Guide d'exploitation de l'application CallPilot Manager
