Si le fichier que vous indiquez est un fichier journal provenant d'une précédente copie, vous pouvez cliquer sur Traiter uniquement les erreurs pour que GroupWise ne traite que les documents ayant généré des erreurs au cours de la session précédente.
5 Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où copier les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.
6 Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.
Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de copie pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois copier les documents.
Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.
7 Cliquez sur Terminer pour copier les documents.
13.15.5 Déplacement d'un groupe de documents
Vous pouvez déplacer un groupe de documents vers une autre bibliothèque à l'aide de l'assistant d'opérations sur une masse de documents. Pour ce faire, vous devez disposer de droits d'affichage et de suppression sur chacun des documents à déplacer, ou être bibliothécaire de la bibliothèque sélectionnée. Vous devez en outre disposer des droits d'ajout sur la bibliothèque cible.
Les documents sélectionnés pour un déplacement peuvent être stockés dans plusieurs bibliothèques dans différents bureaux de poste. GroupWise déplace toutes les versions des documents sélectionnés et leurs propriétés, y compris les champs personnalisés et le journal d'activité. Si un ou plusieurs champs personnalisés se trouvant dans la bibliothèque source ne figurent pas dans la bibliothèque cible, GroupWise déplace la valeur de ce(s) champ(s) et la stocke avec le document dans la nouvelle bibliothèque. Cependant, cette valeur n'apparaît dans Propriétés des documents que lorsque l'administrateur système ajoute le(s) champ(s) personnalisé(s) à la bibliothèque cible.
Cette section traite des points suivants :
« Notification aux auteurs et aux utilisateurs concernant le déplacement de documents » page 372
« Déplacement d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple » page 373
« Déplacement d'un groupe de documents sélectionnés » page 374
« Déplacement vers un fichier d'un groupe de documents » page 374
Notification aux auteurs et aux utilisateurs concernant le déplacement de documents
Une fois le déplacement effectué, GroupWise vous envoie un message contenant la liste de tous les documents déplacés. Un message est également envoyé à l'auteur de chaque document déplacé pour lui en indiquer le nouvel emplacement. Si un utilisateur est l'auteur de plusieurs documents déplacés, ce message contient la liste de tous ces documents et indique leur nouvel emplacement. S'ils ne sont pas auteurs des documents déplacés, les autres utilisateurs ne sont pas avertis.
À la fin du processus de déplacement, GroupWise met automatiquement à jour les références aux documents déplacés. Si une référence est jointe à un message électronique, elle n'est pas mise à jour.
372 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
Lorsqu'un utilisateur clique dessus, un message lui signale que le document correspondant a été déplacé et indique son nouvel emplacement.
Déplacement d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple
1 Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.
2 Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Déplacer.
3 Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser Trouver par exemple pour
sélectionner les documents, puis sur Suivant.
Création et utilisation de documents 373
4 Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche.
5 Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.
6 Cliquez sur Suivant.
7 Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où placer les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.
8 Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents qui vont être déplacés sur la base des critères de recherche que vous avez spécifiés.
Pour annuler la prévisualisation, à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.
9 Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.
Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de déplacement pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois déplacer les documents.
Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous déplacez. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.
10 Cliquez sur Terminer pour déplacer les documents.
Déplacement d'un groupe de documents sélectionnés
1 Dans votre boîte aux lettres ou vos dossiers, sélectionnez les références aux documents à déplacer.
2 Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.
3 Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Déplacer.
4 Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents actuellement
sélectionnés, puis sur Suivant.
5 Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où placer les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.
6 Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.
Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de déplacement pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois déplacer les documents.
Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous déplacez. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.
7 Cliquez sur Terminer pour déplacer les documents.
Déplacement vers un fichier d'un groupe de documents
1 Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.
2 Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Déplacer.
374 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
