Le bibliothécaire peut lire et modifier toutes les propriétés d'un document (auteur, créateur, sécurité, objet, type, etc.), mais il ne peut pas afficher son contenu (pour afficher le contenu d'un document, le bibliothécaire doit disposer de droits d'affichage sur la version en question). Si le bibliothécaire change l'auteur ou les droits de partage d'un document, l'auteur du document reçoit un message lui signalant ces changements. Ainsi, le bibliothécaire ne peut pas donner à des utilisateurs non autorisés des droits d'accès à un document.
Outre la possibilité de modifier les propriétés indiquées plus haut, le bibliothécaire peut aussi effectuer les opérations suivantes :
Supprimer un groupe de documents de la bibliothèque.
Déplacer ou copier des documents vers une autre bibliothèque.
Modifier les propriétés (auteur, type, objet, etc.) d'un groupe de documents dans la bibliothèque.
Modifier les droits de partage d'un groupe de documents dans la bibliothèque.
Réinitialiser l'état d'un document.
Utiliser les interfaces API de fabricants tiers proposés dans GroupWise pour générer des rapports sur tous les documents de la bibliothèque.
Le bibliothécaire et les modes Remote/Caching
Si le bibliothécaire peut lire toutes les propriétés d'un document en mode Remote ou Caching, il ne peut toutefois pas en changer les droits d'auteur ou de partage.
Le bibliothécaire et les versions antérieures de GroupWise
S'il utilise une ancienne version du client GroupWise, telle que GroupWise 5.1 ou 5.2, pour ouvrir une bibliothèque, le bibliothécaire n'aura pas accès aux documents de cette dernière car ni le droit de gestion ni la fonction de bibliothécaire n'existaient dans les versions antérieures de GroupWise.
13.15.4 Copie d'un groupe de documents
Vous pouvez copier des groupes de documents à l'aide de l'assistant d'opérations sur une masse de documents. Pour copier un groupe de documents, vous devez disposer de droits d'affichage sur chacun d'eux, ou être bibliothécaire de la bibliothèque source. Vous devez en outre disposer de droits d'ajout sur la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez copier les documents.
Lorsque vous copiez un groupe de documents, toutes les versions correspondantes sont copiées.
Dans la bibliothèque cible, chaque copie de document reçoit un nouveau numéro, mais le numéro de version attribué dans la bibliothèque source est conservé. Par exemple, si le document n° (#) 458 possède les versions un, deux et cinq dans la bibliothèque Marketing et si vous le copiez dans la bibliothèque Ventes, il prendra le n° (#) 459 (ou tout autre numéro consécutif) dans la bibliothèque
Ventes mais conservera les versions un, deux et cinq. GroupWise copie toutes les propriétés, y compris les champs personnalisés et le journal d'activité dans la bibliothèque cible et les stocke avec le document correspondant. Toutefois, les champs personnalisés n'apparaissent pas dans propriétés des documents si la bibliothèque cible ne les contient pas. Lorsque vous copiez des documents, les références correspondantes ne sont pas mises à jour.
368 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
Cette section traite des points suivants :
« Copie d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple » page 369
« Copie d'un groupe de documents sélectionnés » page 371
« Copie d'un groupe de documents répertoriés dans un fichier » page 371
Copie d'un groupe de documents sélectionné à l'aide de la fonction Trouver par exemple
1 Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.
2 Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Copier.
Création et utilisation de documents 369
3 Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser Trouver par exemple pour
sélectionner les documents, puis sur Suivant.
4 Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque dans laquelle vous voulez effectuer la recherche.
5 Indiquez dans chaque champ les informations à rechercher.
6 Cliquez sur Suivant.
7 Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où copier les documents, sélectionnez la bibliothèque cible, puis cliquez sur Suivant.
8 Cliquez sur Prévisualiser pour afficher un aperçu des documents à copier sur la base des critères de recherche spécifiés.
370 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
Pour annuler la prévisualisation à n'importe quel moment, cliquez sur Fermer dans la boîte de dialogue Résultats de la recherche.
9 Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.
Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de copie pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois copier les documents.
Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez ou déplacez. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.
10 Cliquez sur Terminer pour copier les documents.
Copie d'un groupe de documents sélectionnés
1 Dans votre boîte aux lettres ou vos dossiers, sélectionnez les références aux documents à copier.
2 Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.
3 Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Copier.
4 Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents actuellement
sélectionnés, puis sur Suivant.
5 Dans la zone de liste Sélectionnez la bibliothèque où copier les documents, cliquez sur la bibliothèque cible, puis sur Suivant.
6 Spécifiez le répertoire dans lequel vous souhaitez enregistrer le fichier journal.
Vous pouvez cliquer sur Générer un fichier journal sans effectuer le processus de copie pour visualiser le résultat de l'opération sans toutefois copier les documents.
Si vous êtes bibliothécaire de la bibliothèque cible, vous disposez de deux options supplémentaires dans la page Journal des opérations de documents en masse. Valider les champs de propriétés de document permet de choisir de valider ou non les champs de propriétés des documents que vous copiez. Permettre aux doc. avec des erreurs de validation d'être créés ou mis à jour permet de choisir d'ignorer les erreurs de validation.
7 Cliquez sur Terminer pour copier les documents.
Copie d'un groupe de documents répertoriés dans un fichier
1 Cliquez sur Outils > Opérations sur une masse de documents.
2 Dans la zone de groupe Opération, cliquez sur Copier.
3 Dans la zone de groupe Méthode de sélection, cliquez sur Utiliser les documents répertoriés
dans un fichier.
4 Spécifiez le nom du fichier qui contient la liste des documents à copier, puis cliquez sur
Suivant.
Vous pouvez spécifier tout fichier texte (ASCII ou ANSI) comme fichier source d'une opération de copie tant que ce fichier comprend une liste d'ID de documents. Si vous créez un fichier, assurez-vous que chaque ID de document se trouve en début de ligne et qu'il n'y a qu'un document par ligne.
Création et utilisation de documents 371
