13.2.5 Création d'une référence à un document
Si un document existe déjà dans la bibliothèque, vous pouvez lui créer une référence dans votre boîte aux lettres.
1 Cliquez sur Fichier > Nouveau > Référence aux documents.
2 Dans la liste déroulante Bibliothèque, cliquez sur la bibliothèque contenant le document auquel vous voulez accéder.
3 Dans le champ Nº du doc., saisissez le numéro du document.
Si vous ignorez le numéro du document, servez-vous de la fonction Rechercher pour localiser le document (à condition qu'il n'ait pas été supprimé) et créer la référence correspondante dans votre boîte aux lettres ou dans votre dossier.
4 Dans la liste déroulante Version, cliquez sur la version vers laquelle pointer la référence au document.
5 Cliquez sur OK.
13.3 Organisation de vos documents
Vos références aux documents sont organisées dans le dossier Documents de façon à ce que vous les trouviez facilement.
Toutes les références de documents que vous créez ou ouvrez viennent s'ajouter au dossier
Documents ; si vous le spécifiez, toutes les références des documents que vous affichez ou importez s'y ajoutent également. Vous pouvez aussi indiquer qu'aucune de ces opérations n'entraîne l'ajout d'une référence de document au dossier Documents.
Le dossier Documents ne peut contenir que des documents. Si un autre type d'élément est placé dans ce dossier par le client GroupWise d'une version antérieure à la version 5.5 (par exemple une version antérieure de GroupWise Remote), cet élément sera supprimé.
Le dossier Documents contient, par défaut, vos 20 dernières références aux documents. Vous pouvez modifier ce nombre pour choisir un nombre compris entre 0 et 5 000 références aux documents.
Lorsque le nombre maximal est atteint, la plus ancienne référence aux documents est supprimée.
Vous pouvez également supprimer manuellement des références aux documents du dossier
Documents. Le fait de supprimer une référence à un document n'affecte pas le document lui-même.
334 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
