3.8.6 Utilisation de catégories pour organiser les éléments
Les catégories permettent d'organiser vos éléments. Vous pouvez assigner une catégorie à tout
élément, y compris les contacts. Vous créez et ajoutez des catégories et pouvez identifier chaque catégorie par une couleur. Les couleurs s'affichent dans la Liste des éléments et dans l'Agenda.
Figure 3-3
Boîte aux lettres affichant les éléments avec des catégories
Figure 3-4
Agenda affichant les éléments avec des catégories
Vous pouvez assigner plusieurs catégories à un élément et spécifier la catégorie principale. La couleur de la catégorie principale sera utilisée pour identifier l'élément.
Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres
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Lorsque vous répondez à un élément auquel une catégorie a été assignée, la même catégorie est assignée à la réponse.
Quatre catégories par défaut (Suivi, Priorité faible, Personnel et Urgent) sont disponibles pour être assignées immédiatement aux éléments. Vous pouvez les modifier et les supprimer si vous le souhaitez, mais vous pouvez aussi continuer à créer d'autres catégories.
Vous pouvez filtrer sur les catégories via le menu Affichage à côté de l'icône de filtre. Vous pouvez ajouter une colonne Catégorie et trier la Liste des éléments par catégorie.
Cette section contient les rubriques suivantes :
« Assignation d'une catégorie à un élément » page 98
« Ajout d'une catégorie » page 100
« Suppression d'une catégorie » page 100
« Attribution d'un nouveau nom à une catégorie » page 100
« Affichage de tous les éléments d'une certaine catégorie » page 100
Assignation d'une catégorie à un élément
Pour assigner rapidement une catégorie à un élément :
1 Cliquez avec le bouton droit sur un élément de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, puis cliquez sur la catégorie.
Les 10 dernières catégories utilisées sont disponibles dans le menu contextuel. (Si vous n'en avez utilisé aucune, elles sont classées par ordre alphabétique.)
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Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
Pour assigner plusieurs catégories à un élément, assigner une catégorie à un nouvel élément que vous êtes en train de composer ou assigner une catégorie qui ne figure pas dans le menu contextuel :
1 Cliquez avec le bouton droit sur un élément de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, cliquez Catégories, puis sur Autre. ou
Ouvrez un élément dans la boîte aux lettres ou l'agenda, cliquez sur l'onglet Personnaliser, puis sur Modifier les catégories.
ou
Ouvrez un élément à composer, cliquez sur l'onglet Options d'envoi, puis sur Modifier les
catégories.
2 Cochez la case correspondant à la catégorie que vous voulez assigner.
ou
Saisissez un nouveau nom de catégorie dans la zone de texte située à côté de Ajouter, puis cliquez sur Ajouter.
Si vous assignez l'une des catégories par défaut (Suivi, Priorité faible, Personnel et Urgent) à un
élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire avec cette catégorie. Si vous assignez une catégorie que vous avez créée à un élément que vous envoyez, il arrive dans la boîte aux lettres du destinataire sans catégorie.
3 Pour changer la couleur d'une catégorie existante ou assigner une couleur à une nouvelle catégorie, sélectionnez le nom de la catégorie, cliquez sur Éditer la couleur, cliquez sur une couleur, puis cliquez sur OK.
4 Pour assigner des catégories supplémentaires à cet élément, sélectionnez les cases à cocher correspondant à ces catégories.
Lorsque vous assignez plusieurs catégories à un élément, la couleur de la catégorie primaire est utilisée dans la liste des éléments. Lorsque vous triez la liste des éléments par catégorie, les
éléments sont triés sur la base de leur catégorie primaire. Par défaut, la première catégorie assignée est considérée comme la catégorie primaire. Pour définir la catégorie primaire d'un
élément, sélectionnez une catégorie, puis cliquez sur Primaire.
5 Cliquez sur OK.
Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres
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Ajout d'une catégorie
1 Cliquez avec le bouton droit sur un élément, cliquez sur Catégories, puis sur Autre.
2 Saisissez le nom de la catégorie dans le champ situé au bas de la boîte de dialogue Catégories.
3 Cliquez sur Ajouter.
Le bouton Ajouter devient actif lorsque vous commencez à saisir le nom de la catégorie.
4 Pour assigner une couleur à une catégorie, sélectionnez le nom de la catégorie dans la liste, cliquez sur Éditer la couleur, sélectionnez une couleur, puis cliquez sur OK.
5 Pour assigner une catégorie à l'élément sélectionné, cochez la case située à gauche du nom de la catégorie, puis cliquez sur OK.
Suppression d'une catégorie
1 Cliquez avec le bouton droit sur un élément de votre boîte aux lettres ou de votre agenda, cliquez Catégories, puis sur Autre.
2 Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Supprimer.
3 Cliquez sur Oui, puis sur OK.
La catégorie est supprimée de la liste et de tous les éléments auxquels elle était assignée.
Attribution d'un nouveau nom à une catégorie
1 Sélectionnez le nom de la catégorie, puis cliquez sur Renommer.
2 Saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur OK.
La catégorie est renommée dans la liste et pour tous les éléments auxquels elle était assignée.
Affichage de tous les éléments d'une certaine catégorie
1 Dans l'angle supérieur droit de votre boîte aux lettres ou d'une vue Agenda, cliquez sur l'icône
Filtrer > Catégories, puis sur le nom de la catégorie.
100 Guide de l'utilisateur du client Windows GroupWise 7
