ANALYSER LE BILAN ET L’ÉTAT DES RÉSULTATS. Saje PRÉVISIO

11E ÉTAPE : ANALYSER LE BILAN ET L’ÉTAT DES RÉSULTATS

(deux rapports produits automatiquement).

BILAN PRÉVISIONNEL « Bilan prev. »

Le bilan est un aperçu de la situation financière de votre entreprise à un moment précis dans le temps. Il présente votre actif, votre passif et vos capitaux propres, et aide à connaître la valeur nette de votre entreprise. En d’autres mots, le bilan représente ce que l’entreprise possède et les moyens financiers utilisés pour en avoir fait leurs acquisitions.

La présentation du bilan se fait comme suit : les actifs à court terme figurent en premier lieu, suivis par les actifs à long terme qui sont appelés actifs immobilisés. Le total des actifs à court terme et des actifs immobilisés donnent l’actif total de l’entreprise, c.à-d. ce que possède l’entreprise .

Afin de constituer son actif, l’entreprise a eu recours à des sources de financement et à des apports de la part des propriétaires. Vous retrouverez ces sommes dans les sections du passif et de l’avoir.

Ainsi, à la suite des sections de l’actif court terme et de l’actif immobilisé, vous retrouverez le passif à court terme suivi par le passif à long terme et l’avoir des actionnaires (les capitaux propres).

Prenez note que la ligne « Total Actif » doit être ÉGALE à la ligne « Total Passif et Avoir ». Il s’agit d’une convention comptable.

Cette feuille se complète automatiquement via les diverses entrées de données faites dans les autres feuilles.

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EXEMPLE DE LA FEUILLE « Bilan prev. »

ÉTAT DES RÉSULTATS « État Résultats Prev. »

Cet état représente ce que l’entreprise a réalisé en ventes et en dépenses pour la période et donne un résultat se nommant « Bénéfice net » ou « Surplus réinvesti ». Par contre, si le montant est négatif, cela indique une perte. L’état des résultats permet donc de voir si l’entreprise est rentable ou non. Afin de vous permettre de voir l’évolution de la rentabilité de l’entreprise, PRÉVISIO présente l’état des résultats pour trois années.

Chaque année de l’état des résultats comporte les éléments suivants :

« Revenus d’exploitation » soit le chiffre d’affaires pour l’exercice courant.

« Subvention à l’entreprise » si l’entreprise a reçu des subventions au courant de l’année.

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« Inventaire du début » qui représente pour les entreprises détaillantes ou fabricantes, l’inventaire du début que vous aurez inscrit dans la feuille « coût projet ». Pour les années subséquentes, la valeur de l’inventaire du début provient de la valeur de l’inventaire de fin de l’année précédente.

« Achats matières premières » : l’achat de matières premières provient de la première ligne de la section dépenses du budget de caisse. Le nom du compte de cette ligne dépend de votre type d’entreprise. Les entreprises de fabrication pourront lire le terme « matières premières », ceux de commerce liront

« achats » et ceux de services « fournitures de services ». Pour plus de détails sur ce compte, référez-vous

à la section « budget de caisse ».

« Main-d’œuvre incluse. Sous-traitant » : représente la somme des « salaires de production » plus leurs

« avantages sociaux » et les montants en sous-traitance.

« Inventaire de fin » : l’inventaire de fin représente le niveau de votre inventaire de l’année à la fin de l’année à la suite des variations des achats et des ventes. PAR DÉFAUT, le système inscrit le même montant que l’inventaire du début, et ce, pour chaque année. Si vous voulez faire varier votre inventaire, vous devez recourir à la feuille des « achats non linéaires ». Pour plus de détails, référez-vous à la section

« achats non linéaire » de ce manuel.

La ligne « Marge Bénéfice Brute » est le résultat des lignes « Total des Revenus » moins la ligne « Coût des Marchandises vendues / Coût des services vendus ».

La section « Frais d’exploitation » se divise en deux (2) sous-sections soit « frais de vente » et « frais d’administration ». Les détails des montants indiqués sur ces deux lignes se retrouvent dans la feuille

« Annexe État Résultats » qui est un résumé du budget de caisse.

.

La ligne « B.A.A.I.I. » (signifiant « bénéfice avant amortissement, intérêt et impôts ») représente la

« marge bénéficiaire brute » moins les « frais d’exploitation ». Ce résultat permet d’apprécier l’incidence des dépenses réelles reliées aux charges d’exploitation sur les revenus.

Ensuite, nous retrouvons la ligne « intérêts et amortissement » qui regroupe la somme des montants d’intérêts que vous avez payés sur les emprunts et sur la marge de crédit, ainsi que l’amortissement des immobilisations dont vous retrouvez le montant sur la feuille « Tableau amortissement ». Pour plus de détails sur les amortissements, référez-vous à la section « tableau des amortissements » de ce manuel.

Nous avons également la ligne « bénéfice avant impôts » pour les entreprises incorporées ou « surplus avant impôts et prélèvements » pour les entreprises non incorporées.

Nous retrouvons ensuite la ligne « impôts » pour les entreprises incorporées et « impôts et prélèvements » pour les entreprises non incorporées.

Le résultat provenant de la soustraction des dépenses du chiffre de ventes vous donnera un « bénéfice net », si le montant est positif, et à une « perte nette », si le montant est négatif. Pour une entreprise non incorporée, on retrouve l’expression « Surplus réinvesti ». Cette ligne permet de visualiser l’enrichissement de l’entreprise à l’égard de l’année courante.

Cette feuille se complète au fur et à mesure que vous inscrivez des chiffres dans différentes feuilles.

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EXEMPLE DE LA FEUILLE « État Résultat prev. »

ANNEXE À L’ÉTAT DES RÉSULTATS « Annexe État Résultats »

L’annexe à l’état des résultats présente les dépenses des trois années couvertes par les prévisions financières. Ce rapport est en fait une présentation plus détaillée de certains postes de dépenses que l’on retrouve au budget de caisse. Pour votre information, les données de l’annexe à l’état des résultats proviennent des totaux annuels des différents comptes de dépenses issus du « budget de caisse ». À l’intérieur de l’annexe à l’état des résultats, ces totaux annuels de chaque poste sont regroupés et classés sous trois catégories qui sont : frais de vente, d’administration et de financement. Par la suite, le total de chacune des catégories est reporté à l’état des résultats.

L’objectif de l’annexe à l’état des résultats est de permettre en un seul regard d’avoir une meilleure compréhension de l’évolution des charges de l’entreprise dans le temps.

Vous n’avez aucun ajout à faire dans cette feuille.

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EXEMPLE DE LA FEUILLE « Annexe État Résultats »

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LEXIQUE

Actifs à court terme

Dans le bilan d’une entreprise, l’actif à court terme comprend généralement l’encaisse (argent dont dispose l’entreprise), les dépôts de sécurité pour le loyer ou les services publics, les placements, les stocks de biens à revendre ou de matières premières, les comptes clients. Il inclut aussi tout autre élément possédé par l’entreprise qui pourrait être vendu ou encaissé dans une période inférieure à 12 mois.

Actif à long terme

Dans le bilan d’une entreprise, l’actif à long terme comprend tous les éléments que possède l’entreprise afin de fabriquer ou de vendre son produit ou son service. On y retrouve des biens comme l’équipement, l’outillage, le matériel roulant (camion), la bâtisse et le terrain, l’enseigne extérieure, les équipements de bureau et d’informatique, etc. Il s’agit ici de biens que l’entreprise doit conserver afin de vaquer à ses opérations.

Avoir du propriétaire – Capital action – Capitaux propres

Dans le bilan d’une entreprise, l’avoir du propriétaire représente la différence entre la somme des

éléments d’actif (court et long terme) et les dettes de l’entreprise. Tout comme dans le bilan personnel, il s’agit ici de la valeur nette, ce que l’on possède moins ce que l’on doit. Le calcul se fait en ajoutant les revenus nets ou en retranchant les pertes nettes de l’entreprise à la mise de fonds du début du propriétaire pour la première année d’opération. Cette valeur à la fin de la première année devient la valeur au début de la deuxième année et replace alors la mise de fonds dans le calcul de l’avoir.

AMÉNAGEMENT DES LOCAUX :

Cela représente toute rénovation ou ajout de type permanent effectué au local que vous utilisez pour des activités commerciales qui est généralement identifié comme étant des améliorations locatives.

AMORTISSEMENT :

Les amortissements sont la constatation d'un amoindrissement de la valeur d'un élément d'actif résultant de l'usage, du temps ou de l'évolution des techniques, ou de toutes autres causes. Cela permet à l'entreprise de dégager les sommes nécessaires pour le renouvellement des éléments d'actifs amortis.

AVANTAGES SOCIAUX :

Montant que doit débourser l’employeur aux gouvernements pour la Régie des Rentes du Québec, le

Fonds de Service de Santé, l’Assurance Emploi. Ce montant correspond à un taux (pourcentage) du salaire versé, tel que déterminé par la Loi. Les avantages sociaux peuvent aussi comprendre d’autres engagements financiers (privés ou collectifs) entendus entre l’employeur et les employé(e)s (par ex. fonds de pension, REER, assurances collectives, etc.).

ASSURANCES :

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Frais pour l’assurance des biens commerciaux, la responsabilité civile ou l’assurance-responsabilité professionnelle.

Bilan

Le bilan d’une entreprise présente d’un côté ce que l’entreprise possède (les éléments d’actif à court et à long terme) et, de l’autre côté, ce que l’entreprise doit (les éléments de passif à court terme et à long terme), de même que ce que vaut l’entreprise (avoir du propriétaire) à une date donnée.

BREVETS :

Certificat qui vous donne le droit, à compter de la date de délivrance, d'empêcher d'autres personnes de fabriquer, d'employer ou de commercialiser votre invention, et ce, pendant une période maximale de 20 ans suivant la date de dépôt de votre demande de brevet sur le territoire canadien. Vous pouvez vous servir de votre brevet pour réaliser un bénéfice en le vendant, en accordant une licence d'exploitation ou en l'utilisant comme actif lors de la négociation d'un emprunt.

COMMERCIAL:

Entreprise qui a pour objet essentiel la commercialisation ou la distribution, en gros ou au détail, de produits sur les marchés locaux, nationaux ou internationaux .

Coût des marchandises vendues

Pour les entreprises commerciales et manufacturières, le coût des marchandises vendues représente ce qu’il a coûté à l’entreprise pour produire ou vendre ses produits. Il se calcule en ajoutant les achats de l’année et en déduisant les stocks de la fin de l’année aux stocks du début de l’année.

DÉCAISSEMENT-SORTIES DE FONDS-DÉBOURSÉS

Un décaissement est une diminution de l’argent disponible de l’entreprise. Il peut provenir des dépenses d’opération, des impôts et taxes à payer, du remboursement d’un emprunt ou d’un achat.

DÉPENSE – CHARGE – FRAIS D’EXPLOITATION

On peut associer une dépense à la notion d’utilisation d’un bien ou d’un service. Les dépenses proviennent des activités courantes de l’entreprise et de la dépréciation de ses actifs (amortissement = dépense fiscale).

DÉPÔTS EXIGÉS :

Somme d’argent déposée comme garantie lors d’ouverture de comptes commerciaux auprès de fournisseurs de services publics ou de locateurs : par ex., loyer, électricité, téléphone et gaz naturel.

ÉLECTRICITÉ/CHAUFFAGE :

Frais qui sont requis pour éclairer ou chauffer un local commercial ou la portion de votre résidence allouée à votre entreprise.

ÉLÉMENTS PUBLICITAIRES :

Dépenses engagées afin de stimuler les ventes et la notoriété de l’entreprise (carte d’affaires, dépliants, espace publicitaire, site Internet, etc.).

ENCAISSEMENT-ENTRÉES DE FONDS - RECETTES

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Un encaissement est une augmentation de l’argent disponible de l’entreprise. Il peut provenir des ventes, du financement ou des propriétaires (investissement).

Endettement

L’endettement d’une entreprise est le solde total des montants qu’elle doit à ses créanciers, qu’il s’agisse d’un établissement financier ou d’un fournisseur.

ENTRETIEN ET RÉPARATION :

Frais pour l’entretien préventif ou la remise en état du fonctionnement de véhicules ou d’équipements

(outillages, informatiques, etc.).

Équipement informatique :

Ordinateur, imprimante, souris, lecteur CD/DVD, etc.

Équipement et Outillage :

Tout équipement de plus de

500 $

nécessaire à la production de votre produit ou à la prestation de votre service (par ex. : scie, compresseur, télécopieur, système téléphonique, etc.).

États des résultats

L’état des résultats, aussi connu sous le nom d’état des revenus et dépenses pour une période donnée, présente la différence entre les ventes et les dépenses encourues par l’entreprise pour réaliser ces ventes. Il permet de déterminer la marge bénéficiaire brute, le profit avant impôt, l’impôt à payer et le profit après impôt.

Fabrication :

Entreprise ayant pour objet la transformation, l’assemblage et la production de biens à partir de matières premières ou de composantes. L’entreprise vend généralement ses produits finis ou semi-finis à des revendeurs, et rarement directement à l’utilisateur final.

Fonds de roulement :

Il représente la somme d’argent requise par l’entreprise pour être en mesure de se conformer à ses obligations financières à court terme. Le fonds de roulement est estimé à partir des dépenses que l’on prévoit engendrer au cours des mois d’opération jusqu’au moment des premiers encaissements. Un minimum de trois (3) mois est exigé pour effectuer les calculs.

Fournitures de bureau :

Frais pour fournitures « courantes » (crayons, stylos, papier, encre, etc.).

Frais bancaires :

Frais mensuels (fixes ou variables) automatiquement prélevés dans votre compte d’entreprise par des institutions financières en fonction de votre type de compte, des transactions effectuées et des services utilisés.

Frais de déplacement :

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Frais engagés pour l’utilisation d’un moyen de transport (par ex. : location d’une voiture, utilisation d’un moyen de transport, kilométrage, pour le stationnement, ou l’essence). Il se calcule, soit à un taux fixe

(0,45 $ / km), ou en remboursement de frais encourus (présentation de pièces justificatives).

Frais de livraison :

Frais engagés auprès d’un tiers pour le transport ou la livraison des produits de l’entreprise.

Frais de représentation :

Frais engagés pour rencontrer un client potentiel ou actuel, tels que des dépenses de restaurants ou d’hébergement.

Frais pour immatriculation /incorporation :

Dépenses reliées à la mise en place de la structure légale de l’entreprise.

Honoraires professionnels :

Frais encourus pour les services de professionnels (avocat, comptable, etc.). Habituellement, au Québec, on entend par service professionnel, celui qui requiert un diplôme universitaire ou qui est dispensé par les membres d’un ordre professionnel.

Immatriculation :

L’enregistrement et la réservation de votre nom d’entreprise et des personnes qui y sont associées. Cet identifiant unique vous permet de vous inscrire aux programmes et services du gouvernement du Québec.

L’immatriculation est obligatoire pour obtenir le numéro d'entreprise du Québec (NEQ).

Immeubles :

Bâtiment et terrain de type commercial que vous avez acquis pour l’exploitation de votre entreprise.

Immobilisations :

Bien corporel ou incorporel (ex. : brevet, propriété intellectuelle) qui appartient à l’entreprise (et non location!) et utilisé pendant plus d'un exercice financier, qui a une durée de vie excédant 365 jours. Le coût d’acquisition fait généralement l'objet d'un amortissement périodique selon des taux et des termes déterminés par les gouvernements. Les immobilisations font partie des actifs à long terme de l’entreprise.

Incorporation :

Entité juridique autonome, « personne morale » dont la principale caractéristique théorique est la distinction – « séparation » – légale qu’elle impose entre l’actionnaire et l’entreprise.

Appelée « Société par actions » si l’origine de la charte est fédérale ou « Compagnie » si la charte est provinciale. Vous pouvez choisir un nom d'entreprise qui comporte seulement des lettres ou qui contient des chiffres (ex. : 9029-1546 Québec inc.).

Intérêts sur marge de crédit :

Frais d’intérêt sur la marge de crédit qui représente le montant à payer pour ce prêt. Ce montant ne comprend pas le remboursement de capital.

Licences, permis :

Document administratif permettant d'exercer une activité ou une profession réglementée ou l’occupation d’un local à des fins particulières.

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Liquidités

Les liquidités ressemblent beaucoup aux fonds de roulement. Un retranchement des stocks est effectué pour avoir une meilleure idée de l’argent comptant disponible à court terme afin de payer les comptes courants de l’entreprise.

Logiciels/livres :

Logiciels ou publications requis pour l’exécution de votre activité commerciale ou les travaux connexes

(version originale, bien sûr…).

Loyer :

Frais de location pour l’utilisation d’un espace commercial (requis pour l’entreposage, la fabrication, la vente, la représentation, l’atelier, etc.).

Marge bénéficiaire brute

La marge bénéficiaire brute se calcule en retranchant le coût des marchandises vendues du total des ventes. Elle représente alors le montant d’argent qu’il reste à l’entreprise pour payer les dépenses courantes, notamment les frais fixes comme le loyer, les assurances, etc. À noter que les achats de stocks ont été calculés comme des frais variables dans l’évaluation du coût des marchandises vendues.

Marge bénéficiaire nette

La marge bénéficiaire nette est obtenue à la suite de la soustraction des dépenses de la marge bénéficiaire brute. Elle indique le profit avant impôt lorsqu’on la calcule en argent et se nomme marge bénéficiaire nette lorsqu’on la calcule en pourcentage.

Matériel roulant :

Véhicules (auto, camion, etc.) appartenant à l’entreprise.

Mobilier de bureau :

Meubles servant à meubler les espaces de travail destinés à des fins administratives. (Bureau, chaise, fauteuil, étagère, etc.).

Mouvement de trésorerie

Le mouvement de trésorerie est un état prévisionnel qui permet d’évaluer la façon dont les entrées et les sorties de fonds se sont faites dans l’entreprise.

Passif à court terme

Les éléments de passif à court terme comprennent les dettes que l’entreprise devra payer d’ici les 12 prochains mois. Généralement, on y retrouve les comptes fournisseurs, le solde de la marge de crédit et la portion de la dette à long terme due dans les 12 prochains mois.

Passif à long terme

Les éléments de passif à long terme comprennent le solde de l’ensemble des dettes de l’entreprise moins la portion due à court terme. On y retrouve généralement des hypothèques mobilières (emprunt pour de l’équipement, par exemple) et des hypothèques immobilières (emprunt pour une bâtisse, par exemple).

Profit net (avant impôt) – Bénéfice net – Produit net – résultat net

Il s’agit de la somme qui sera imposée par les deux paliers de gouvernement. Elle se calcule en déduisant les dépenses de la marge bénéficiaire brute de l’entreprise.

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Stocks de la fin – Inventaire de fin – Surplus réinvesti

Les stocks de la fin représentent l’inventaire de matières premières ou de biens à revendre qui reste dans l’entreprise à la fin de l’année financière. Lorsque l’entreprise est en exploitation, il convient de déterminer le montant des stocks à la fin par le biais d’un inventaire physique. Dans les prévisions financières, il faut estimer ce montant en se servant de nos prévisions de ventes et d’achats. Au début du prochain exercice financier, les stocks de la fin deviennent les stocks du début.

Stocks du début – Inventaire de fin

Au démarrage, les stocks du début sont représentés par l’évaluation que vous faites de l’inventaire nécessaire afin de répondre à la demande. Ensuite, ils sont calculés à partir des stocks de la fin de l’année précédente.

Salaires des employés :

Frais que l'entreprise engage au titre de la rémunération versée à la main-d’oeuvre.

Somme d'argent payable régulièrement par l'employeur à celui qu'il emploie.

Service :

Entreprise fournissant un service à titre payant, soit à un particulier, soit à une entreprise. On vend le « savoir, la matière grise », ex. : travail intellectuel (conseil, recherche, etc.) ou manuel (nutrition, massothérapie, etc.).

Service de la dette :

Frais d’intérêt calculé en pourcentage du solde ou du montant total, qui représente une somme périodique à payer pour avoir obtenu un prêt d’argent. Ce montant ne comprend pas le remboursement du capital.

Taxes et permis :

Frais pour taxes d’affaires, pour permis d’occupation ou autres obligations réglementées. Généralement, ils concernent une période de validité limitée (1 an) ou représentent un montant unique.

Télécommunications :

Frais pour téléphone cellulaire, pour télé-avertisseur, pour accès Internet, pour ligne téléphonique commerciale, etc.

Transfert d’actif :

Tout équipement que le promoteur apporte dans l’entreprise lors du démarrage est considéré comme un transfert d’actif.

VENTE – PRODUIT – REVENUS – RÉSULTAT D’EXPLOITATION

On peut associer la vente à la notion de facturation. Les ventes proviennent des activités courantes de l’entreprise

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