DÉFINIR LA VENTILATION DES VENTES ET DES ACHATS DANS LA SECTION « Prévisions ventes. Saje PRÉVISIO

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E

ÉTAPE : DÉFINIR LA VENTILATION DES VENTES ET DES ACHATS DANS LA SECTION

« Prévisions ventes »

Il faut compléter le tableau des délais de perception des comptes à recevoir, et ce, pour chaque catégorie et selon les modalités suivantes :

Vous avez les quatre colonnes suivantes :

1 er

mois: Pour les encaissements perçus au cours du même mois que la vente.

2 e

3 e

4 e

mois :

mois :

mois :

Pour les encaissements perçus le mois suivant la vente.

Pour les encaissements perçus deux mois après la vente.

Pour les encaissements perçus trois mois après la vente.

Par exemple, si vous donnez la possibilité à vos clients de vous payer à l’intérieur de 30 jours nets, vous percevrez généralement l’argent de ces ventes le mois suivant. Par exemple, une facturation effectuée le

10 du mois avec un délai de paiement de 30 jours sera réglée vers le 10 du mois suivant, mais l’encaissement ne sera comptabilisé que dans la période suivante. Inscrivez alors 100 % dans la colonne

30-60 jours et 0 % dans les autres.

Si vous encaissez vos ventes sur plusieurs mois, répartissez le % entre les quatre colonnes. Par exemple, il er se peut qu’il n’y ait rien au cours du 1 réaliseront au cours du 2 e

mois, mais que vous prévoyiez que 60 % de vos encaissements se

mois suivant la date de facturation et 40 % au cours du 3 e

mois. L’objet de cette

étape est d’adapter le tableau à votre secteur d’activités, en fonction des délais de perception des comptes

à recevoir. Assurez-vous d’arriver à un total linéaire de 100 %.

L’exercice que vous venez de faire permet de répartir les revenus selon une approche de budget de caisse; en d’autres mots, de considérer le revenu au moment de son encaissement. Vous devez appliquer ce même principe pour le délai de paiement des comptes fournisseurs. Cela vous amène à vous pencher sur le budget de caisse.

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E

ÉTAPE : REMPLIR LA SECTION « Budget de caisse »

Cette feuille est une image des variations du solde disponible dans votre compte de banque.

Vous avez un tableau pour chaque année. Chaque tableau est divisé en trois sections :

Dans la 1

re

section, vous retrouvez les entrées de fonds les plus communes pour l’entreprise. Soit :

Ventes encaissées

TPS/TVQ Encaissées sur ventes

Avance aux actionnaires

Remboursement Dépôt exigé

Capital action payé

Prêt Fonds locaux (FLI/SOLIDE/FDEM)

Emprunts bancaires (PPE/BDC/Autres)

Subvention à l’entreprise

La 1 re

ligne – comportant « ventes encaissées » et complétée automatiquement – représente les montants d’argent que vous avez reçus au cours du mois. Ces montants proviennent de la feuille

« prévision ventes ». Comme il est question d’encaissement ici, il peut donc y avoir des différences entre les montants qui se retrouvent dans la feuille « prévision ventes » et ceux qui se trouvent ici. Cette différence peut être causée par le délai de perception de vos comptes clients. Or, une vente peut être réalisée durant le mois de septembre, mais seulement être encaissée lors du mois d’octobre. Ainsi, dans la feuille « prévision ventes », vous retrouverez le montant dans le mois de septembre, et au niveau de la feuille « budget de caisse », vous retrouverez ce même montant au mois d’octobre.

La 2 e

ligne – comportant « TPS/TVQ Encaissées sur les ventes » et complétée automatiquement – représente les montants d’argent que vous avez collectés sur vos ventes. Pour avoir des montants sur cette ligne, vous devez au préalable avoir mentionné dans la feuille « renseignement généraux » que vous êtes inscrits à la TPS/TVQ .

La 3 e

ligne – comportant « Avance aux actionnaires » et complétée automatiquement – représente les mises de fonds supplémentaires que vous prévoyez effectuer au cours de l’exercice financier. Ces mises de fonds sont inscrites dans la feuille intitulée « Montage financier » .

La 4 e

ligne comportant « Remboursement Dépôt exigé » permet de constater les remboursements des avances faites à certains fournisseurs .

La 5 e

ligne comportant « capital action payé » est utilisée seulement dans le cas d’une entreprise incorporée, auquel cas elle est complétée automatiquement. Elle représente l’investissement des actionnaires dans l’entreprise. L’information provient de la feuille intitulée « Montage financier ».

La 6 e

ligne – comportant « prêts fonds locaux » et complétée automatiquement – représente le financement de type (FLI/SOLIDE/FDEM) que vous prévoyez demander. L’information provient de la feuille intitulée « Montage financier ».

La 7 e

ligne – comportant « Emprunts bancaires » – sert à indiquer le montant de l’emprunt que vous prévoyez demander. L’information provient de la feuille intitulée « Montage financier ».

La ligne 8 comportant « Subvention à l’entreprise » est complétée automatiquement. Elle est rattachée à la feuille intitulée « Montage financier ». Cette ligne présente les montants de subvention que vous prévoyez obtenir.

À la fin de cette section, on retrouve le grand total et le total des entrées de fonds projetées pour chaque mois .

La 2 e

section reflète le détail des dépenses.

Examinez cette section en détail.

Décaissements liés à la production

Décaissements liés aux ventes

Matières premières/Fournitures de service

Salaires Production

Avantages sociaux Prod.

Sous-traitance

Salaires Vente

Avantages sociaux Vente

Publicité et Promotion

Frais de livraison

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Décaissements liés à l’administration

Décaissements liés au financement

Décaissements liés aux achats d’immobilisations

Frais de déplacement

Frais de repas/représentation

Autres frais de vente

Autres

Prélèvements des promoteurs

Salaires Administration

Avantages sociaux Adm.

Loyer

Électricité/chauffage

Entretien et réparation

Assurances

Télécommunications

Fournitures de b reau

Taxes et permis

Honoraires prof ssionnels

Frais bancaires e

Autres frais d'administration

Frais de démarrage

TPS/TVQ versées sur les achats

Emprunt – Intérêts

Emprunt – Capital

Intérêts – Marge de crédit

Immeubles

Améliorations locatives

Matériel roulant

Mobilier de bureau

Équipement de bureau (télécopieur, est.)

Équipement de production (Machinerie, etc.)

Outillage de production (ciseaux, pinceaux, etc.)

Équipement informatique

Logiciels

Dépôts exigés

Cette section se réfère aux dépenses reliées directement à la production (intitulées « fournitures de service ») pour les entreprises de services et (intitulées « matières premières »), ainsi que pour les entreprises oeuvrant dans le domaine du commerce ou de la fabrication. On retrouve dans ces cellules les montants provenant des % que vous avez inscrits dans la colonne « coût moyen de vente », « CMV » de la feuille « prévision des ventes ». Ainsi, à chaque fois que vous faites une vente, PRÉVISIO calcule le coût moyen de la vente et reporte ce montant à cette ligne. Par défaut, c’est cette méthode qui est utilisée par PRÉVISIO. Cette méthode maintient votre niveau d’inventaire toujours constant. Vous avez aussi la possibilité d’utiliser une autre méthode qui permet de faire varier votre inventaire (diminution ou augmentation). Pour ce faire, vous devez passer par la feuille « achats non linéaires ». Pour plus d’information sur les achats non linéaires, référez-vous à cette section dans le présent manuel.

La 1 re ligne des dépenses changera de nom selon ce que vous aurez choisi comme secteur d’activités à la feuille « renseignements généraux ». Toutefois, vous n’êtes pas tenu de compléter cette ligne. Les montants sont rattachés à la feuille « prévision ventes ». Si vous n’avez pas de CMV, cette ligne restera à zéro.

NOTA BENE : dès que vous inscrivez un montant dans les cellules du budget de caisse, il est automatiquement transposé dans les colonnes suivantes. Toutefois, si vous ne voulez pas le reporter dans les autres colonnes, vous n’avez qu’à taper « 0 » dans la colonne suivante l’inscription initiale, et à appuyer sur « enter ». La valeur « 0 » sera alors reportée sur les colonnes suivantes.

De plus, n’oubliez pas que le budget de caisse sert à présenter les sorties et les entrées d’argent au moment de leurs transactions. Afin de bien prévoir la circulation d’argent de l’entreprise, il est important d’indiquer le mois correspondant aux sorties d’argent.

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Exemple : télécommunications : vous pouvez répartir les frais sur 12 mois, tandis que les honoraires comptables, lors des impôts, seront inscrits une seule fois dans le mois approprié.

Les montants des dépenses saisis dans PRÉVISIO doivent être indiqués avant taxes si votre entreprise a choisi de s’inscrire aux taxes (TPS/TVQ).

Décaissements liés à la production

:

Salaire de production :

Le salaire du personnel affecté à la production de votre produit ou à la prestation de votre service.

Avantages sociaux prod :

S’inscrit automatiquement lorsque vous avez un chiffre dans l’une des cellules intitulées « salaire production »; le montant provient du % inscrit dans la feuille « coût projet » à la rubrique « avantages sociaux » laquelle se réfère à la section intitulée « autres renseignements ».

Sous-traitant :

Le montant payé à vos sous-traitants pour la prestation de travail effectué.

Décaissements liés aux ventes :

Salaire de ventes :

Le salaire du personnel affecté à la vente de votre produit/service.

Avantages sociaux vente :

S’inscrit automatiquement lorsque vous avez un chiffre dans le salaire de vente; le montant provient du % qui est inscrit dans la feuille « coût projet » à la rubrique « avantages sociaux ».

Publicité et Promotion :

Veuillez inscrire le montant prévu pour l’achat de cartes d’affaires, de dépliants, de bannières, d’espace publicitaire, etc. Ce compte devrait refléter vos efforts de mise en marché qui ont été exprimés dans votre plan d’affaires au niveau de la mise en marché de vos produits ou services. Il doit y avoir une cohérence entre les parts de marchés voulues et les efforts déployés pour les obtenir.

Frais de livraison :

Montant déboursé pour la livraison de votre produit faite par un tiers.

Frais de déplacement :

Entrez les dépenses liées aux transports (voiture, taxi, train, avion, km ou coûts d’opération, etc.)

Frais de repas / représentation :

Frais pour inviter vos clients à l’extérieur afin de discuter affaires pour éventuellement arriver à une vente.

Autres frais de ventes :

Cette ligne peut être personnalisée selon vos besoins.

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Décaissements liés à l’administration

Prélèvement des Promoteurs :

(terme utilisé pour une immatriculation)

Vous devez inscrire la somme mensuelle des prélèvements qui seront versés aux promoteurs. Notez que ces sommes ne sont pas assujetties aux retenues à la source. Vous pouvez prélever le montant que vous désirez, à condition qu’il ne place pas l’entreprise en situation financière précaire.

Salaire des promoteurs :

(terme utilisé pour une incorporation)

Vous devez inscrire la somme mensuelle des salaires qui seront versés aux promoteurs.

Salaires administration :

Montant couvrant le salaire d’un employé à temps partiel ou à temps plein qui vous aidera sur le plan du soutien administratif.

Avantages sociaux adm. :

S’inscrit automatiquement lorsque vous avez un chiffre dans le salaire d’administration, le montant provient du % qui est inscrit dans la feuille « coût projet » à « avantages sociaux ».

Loyer :

Dépense de loyer du local servant à vos activités d’entreprise ou au cas où votre entreprise opère à partir de votre résidence. Prenez un pourcentage du coût de location du loyer ou bien de la charge d’intérêt sur hypothèque. La méthode de calcul est en fonction des pieds carrés utilisés de l’entreprise par rapport au nombre de pieds carrés total de votre résidence.

Exemple : vous utilisez une pièce de 500 pieds carrés sur un total de 1500 pieds carrés pour l’ensemble de la résidence. Le coût mensuel de la résidence est de 1000 $ par mois. Vous pouvez donc inscrire une dépense de loyer d’entreprise d’un montant (500/1500)*1000 $ = 333,33 $. Nous vous invitons à suivre un atelier sur la fiscalité d’entreprise pour avoir plus de précisions sur les frais admissibles.

Électricité et chauffage :

Ne concerne que le local mentionné ci-dessus. Dans le cas d’une résidence, appliquez le même pourcentage que pour le loyer.

Entretien et réparation :

Pour un véhicule ou pour de l’équipement. Toutefois, il faut indiquer la nature de l’entretien ou de la réparation dans la section « Prévisions financières » de votre plan d’affaires (chapitre 6).

Assurances :

Inclut le local et les biens meubles, le véhicule, la responsabilité civile, etc., liés à vos activités d’entreprise. Si l’assurance est rattachée à votre résidence, utilisez le même pourcentage déterminé pour la dépense de loyer.

Télécommunications:

Cellulaire, téléavertisseur, accès à Internet, hébergement de site Web, etc., liés à vos activités d’entreprise.

Fournitures de bureau:

Papier, crayon, stylo, calculatrice, encre, etc., liés à vos activités d’entreprise.

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Taxes et permis :

Permis d’occupation, taxe d’affaires, permis d’opération (pour certains professionnels).

Honoraires professionnels :

Comptable, avocat, notaire et tout autre professionnel à honoraires.

Frais bancaires :

Frais administratifs à l’égard du compte de banque.

Autres frais d’administration :

Cette ligne peut être personnalisée selon vos besoins.

TPS / TVQ versées sur les achats :

Représente la valeur des TPS / TVQ versées sur les achats effectués par votre entreprise. Le calcul est fait automatiquement lorsque vous avez choisi de vous inscrire à la TPS/TVQ (feuille de « renseignements généraux »).

Décaissements liés au financement :

Emprunt-Intérêts et Emprunt-Capital :

Ces deux lignes se complètent seules, en fonction des prêts mentionnés dans la feuille « Montage financier ou coût projet ».

Intérêt – Marge de crédit :

Ce montant sera automatiquement calculé et inscrit sur cette ligne, uniquement si vous avez un montant inscrit sur la ligne « marge de crédit du mois » au bas de la page relative au Budget de Caisse.

Décaissements liés aux acquisitions :

PRÉVISIO distingue les acquisitions effectuées la première année de celles qui sont faites durant les années 2 et 3. De ce fait, la méthode de saisie des montants rattachée à ces acquisitions est différente.

Pour la première année, la saisie se fait sur la feuille « coût projet » pour ce qui concerne les montants, et sur la feuille « Montage financier » pour indiquer le mois de l’acquisition. Une fois ces deux feuilles remplies, l’information est automatiquement reportée dans le budget de caisse.

Pour les années 2 et 3, les acquisitions doivent être inscrites directement au niveau du budget de caisse au mois correspondant à l’acquisition.

Pour la définition des divers postes d’immobilisation, veuillez vous référer au lexique de ce manuel.

Immeubles, aménagement locatif, matériel roulant, mobilier de bureau, équipement de production, outillage de production, équipement informatique, logiciels et dépôts exigés.

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La 3 e

section est le détail de la variation de l’encaisse.

1 re

ligne - Encaisse de début (sans marge de crédit)

C’est le montant dont vous disposez dans votre compte de banque en début de période (mois). Prenez note qu’en tout début d’exercice pour l’année 1, le montant provient de la feuille « coût projet » compte « en argent ». Ensuite, c’est le montant « Encaisse de fin » d’une période qui devient le montant « Encaissedébut » du mois suivant.

2 e

ligne – Recettes-Déboursés

Ce montant est le résultat du mois courant de la différence entre les entrées de fonds et les sorties de fonds. Il se peut qu’il soit négatif, indiquant alors que les décaissements ont été supérieurs aux encaissements dans le mois. Le positif indique que les encaissements ont été plus importants que les décaissements pour la période visée.

3 e

ligne – Acomptes provisionnels pour impôts (

à compléter une fois que toutes les prévisions financières sont finalisées)

Cette information n’est pas inscrite automatiquement. Vous devez chercher cette information à la feuille

« impôt Imm » si votre entreprise est immatriculée et à la feuille « impôt Inc. » si votre entreprise est incorporée. Ces feuilles effectuent le calcul des charges de l’impôt de l’entreprise. Vous devez prendre le montant de l’impôt trimestriel et le reporter manuellement ici, à l’acompte provisionnel pour impôt du budget de caisse. Le montant qui représente l’impôt trimestriel doit être inscrit sur la troisième colonne.

Les autres montants de la même année vont être reportés automatiquement. Suivre cette étape pour chacune des trois années.

4 e

ligne – Remb. Mise de fonds des promoteurs

Cette ligne vous permet d’inscrire des montants de remboursement pour récupérer les sommes que vous aviez investies en termes de mises de fonds. Vous devez indiquer manuellement le montant désiré dans le mois voulu. Prenez note que cet exercice est rarement fait dans les deux premières années d’opération.

5 e

ligne – Paiement (retour) TPS/TVQ

Cette ligne vous indique le montant que vous devez au gouvernement relativement aux TPS/TVQ. Un chiffre positif indique un versement que vous faites au gouvernement. Un chiffre négatif indique que c’est le gouvernement qui vous fera parvenir un versement. Pour recevoir un versement du gouvernement, vous devez avoir payé plus de TPS/TVQ que vous en avez collecté sur vos ventes.

6 e

ligne – Encaisse de fin (sans marge de crédit)

Représente la somme de la ligne 1 de cette section additionnée de la ligne 2.

7 e

ligne – Marge de crédit du mois

Indique le montant positif que vous devez obtenir en marge de crédit pour le mois.

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Le montant négatif équivaut à la somme remboursée de la marge de crédit.

8 e

ligne – Encaisse de fin (avec marge de crédit)

Correspond au résultat de la ligne 6, lequel a été additionné à la ligne 7.

9 e

ligne – Solde de la marge de crédit.

Représente le montant utilisé sur la marge de crédit disponible.

Si vous n’avez pas de marge de crédit et que le système indique des montants dans ces sections, cela signifie que vous aurez besoin de faire des démarches pour obtenir du financement pour couvrir le montant requis; sinon vous devrez revoir à la baisse vos dépenses, revoir à la hausse vos prévisions de ventes ou augmenter votre mise de fonds.

EXEMPLE DE LA FEUILLE «Budget de caisse »

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