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ÉTAPE : REMPLIR LA SECTION « Achat non linéaires»
(SI VOTRE TYPE D’ENTREPRISE LE DEMANDE)
Les achats non linéaires sont utiles pour les entreprises manufacturières et les commerces de gros et de détail, mais pas pour les entreprises de services. Les achats non linéaires permettent d’ajuster le niveau des inventaires de l’entreprise. Par défaut, PRÉVISIO fait en sorte que l’application attribue automatiquement le coût de la marchandise à la vente dès que vous vendez un produit. En d’autres mots, chaque fois que vous effectuez une vente, l’application calcule le rachat du même article par votre entreprise afin que l’inventaire reste constant (le calcul se fait en fonction du CMV (coût des marchandises vendues) que vous trouvez dans la section « produits et services ou regroup. Produits ».
À la différence de cette méthode, l’achat non linéaire permet d’ajuster le niveau de votre inventaire comme bon vous semble et au moment qui vous semble le plus représentatif des besoins de votre entreprise. Vous avez la possibilité d’augmenter ou de diminuer celui-ci.
Afin de bien comprendre l’implication de cette action, veuillez vous référer à la feuille « budget de caisse » à la ligne « fourniture de service / matières premières » (ligne 22). Cette ligne du budget de caisse est calculée automatiquement et elle fait état du décaissement relatif aux CMV. Par défaut, le CMV est calculé en fonction du nombre de ventes réalisées dans un mois donné (1 vente = 1 rachat). Si vous avez choisi de remplir la feuille « achats non linéaires », cette ligne va maintenant indiquer les achats que vous voulez faire au moment où vous le désirez, et ce, en fonction de l’augmentation ou de la diminution de votre niveau d’inventaire.
La feuille « achats non linéaires » se divise en deux sections. Celle de gauche représente les achats que vous avez inscrits manuellement afin de contrôler votre inventaire et celle de droite vous donne la répartition réalisée automatiquement par PRÉVISIO afin de maintenir un inventaire constant.
Dans le côté gauche, le tableau est formé de trois colonnes. La première indique le mois de référence. Il s’agit d’une information automatique et qui est rattachée à la date de démarrage des états prévisionnels.
La seconde colonne est l’endroit où vous devez inscrire les achats que vous voulez faire durant le mois.
Par défaut, PRÉVISIO donne le montant d’achats minimum afin de couvrir vos ventes. Si vous ne voulez pas ces montants, il vous suffit de les remplacer par les chiffres que vous souhaitez avoir. Par contre, il est important d’avoir un inventaire suffisant pour couvrir les ventes prévues.
Exemple :
Imaginez qu’au mois de novembre, l’inventaire de votre entreprise est à zéro et que vous prévoyez vendre
1000 unités durant le mois de décembre. Dans une telle situation, vous devez faire l’acquisition de 1000 unités au minimum durant le mois de décembre afin d’être en mesure de réaliser les ventes prévues. Si vous imaginez maintenant que votre inventaire est de 500 unités au mois de novembre et que vous prévoyez faire des ventes en décembre de 1000 unités, l’achat minimum à considérer pour le mois de décembre serait de 500 unités. Il s’agirait d’un nombre suffisant pour être en mesure de faire face à la quantité d’unités vendues.
Si vous utilisez la méthode manuelle, il vous incombe de vous assurer de ne pas vendre plus de marchandise que vous en avez acheté.
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La troisième colonne donne l’information au sujet du délai de paiement. Vous avez le choix entre les termes 0, 30, 60, 90, 120 jours. Le fait de choisir le terme 30 signifie que vos fournisseurs vous donnent la possibilité de payer vos achats le mois suivant . Ainsi, si vous faites l’achat de marchandises en novembre et que vous indiquez le terme 30, cela signifie que vous allez effectuer le paiement de vos achats durant le mois de décembre . Si vous faites l’exercice, vous verrez dans la feuille « budget de caisse » (ligne 22) que le montant de vos achats se déplace en fonction du terme de paiement indiqué ici.
Le côté droit de la feuille indique les achats qu’il serait nécessaire de faire pour que le montant d’achat de marchandise à effectuer chaque mois corresponde au nombre d’articles à remplacer. Cette donnée a été calculée grâce à votre CMV rattaché aux unités vendues.
Pour suivre l’évolution de votre inventaire, vous pouvez consulter la cellule H29 qui représente l’augmentation ou la diminution de votre inventaire. Si le montant est positif, vous avez effectué plus d’achats de marchandises que de ventes durant l’année. Cela se traduit donc par une augmentation de l’inventaire durant l’année. Le fait d’avoir un montant négatif indique que vous avez vendu plus de produits que vous en avez acheté, ce qui conduit à une diminution de votre inventaire. Il est important de vous rappeler que dans une telle situation, vous devez vous assurer d’avoir un niveau d’inventaire de départ suffisant pour couvrir les éléments de la marchandise vendus.
Vous devez procéder de la même manière pour les trois années d’opération de votre entreprise.
EXEMPLE DE LA FEUILLE « Achats non linéaires »
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