Remote Services. Spielberg Solutions GmbH Version 9 Retrieval

Manuel de l’utilisateur

Remote Services

Remote Services

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

Généralité

Généralité

L’application serveur nommée Remote Services est Inclue dans l’installation de ScanFile. Dans la version 7, cette application était un outil de configuration et un programme d’exécution en même temps. Dans la

Version 8, les Remote Services sont en deux parties: Remote Service et l’outil de configuration Remote Service Configuration Tool, qui est utilisé pour configuré le service. U ne fois Remote services configurés, l’outil de configuration n’a plus besoin d’être lancé pour que Remote Service soit activé.

Les modules disponibles, suivant les options qui ont été acquises sont :





Importation de Documents Électroniques





Importation de Fichiers et Index





Importation d'Index





Mise à jour des Librairies *





Importation de données COLD *





Cheminement de document*





Traçabilité *





TIFF Spooler **





Lecture OCR plein texte *





Lecture de Zone OCR *





Contrôle de Conservation





ScanFile VNP *

* Les caractéristiques marquées avec un astérisque sont des options additionnelles de l’application ScanFile.

** Suivant les tâches que vous souhaitez réalisées, vous pouvez avoir besoin de licence OCR et Reconnaissance de forme.

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

Remote Services (Service Windows)

Remote Services (Service Windows)

Remote Service effectue les tâches planifiées. Cette application a été spécialement conçue pour fonctionner sur des serveurs Microsoft Windows

2000/2003/2008/2012/2012 R2 ou des postes de travail

2000/XP/Vista/7/8/8.1 qui peuvent agir comme serveur de groupe de travail.

L’application Remote Services sera installée et démarrée automatiquement pendant l’installation de ScanFile.

Lorsque les Remote Services sont installés, le Remote Service sera ajouté à la liste des services serveur. Par défaut, il sera configuré pour utiliser le compte system local pour ses permissions. Le Remote Service requiert un contrôle total au répertoire du programme ScanFile et aux répertoires

ScanFile.

Si le service est arrêté, l'application Remote Services n'exécutera pas sa tâche, car le processus system doit continuer à fonctionner pour la période requise et aux dates prévues. Pour cette raison il est destiné pour être exécuté uniquement sur des serveurs, ou des postes de travail agissant comme un serveur.

En addition aux services mentionnés cidessus, si l’option ScanFile VNP a

été installée, la configuration et le contrôle de l’application peuvent être démarré et arrêté depuis Remote Services Configuration Tool, depuis le menu ScanFile VNP. ScanFile VNP est décrit plus tard dans ce manuel.

Configuration

Remote Service est par défaut installé avec le type de démarrage “Manuel”.

Il est toutefois inactif après l’installation et n’est pas démarré automatiquement après un reboot Si vous désirez utiliser les fonctionnalités de Remote Service, aller sur Démarrer -> Panneau de configuration ->

Outils d’Administration -> Services. Sélectionnez ScanFile Remote

Service. Avec le bouton droit de la souris, select Propriétés pour afficher les propriétés de ScanFile Remote Service

. L’onglet Général contient le type de démarrage. Changer le de ‘manuel’ à ‘automatique’. De cette manière le service sera démarré après un reboot. Fermer la fenêtre propriétés. Avec le bouton droit de la souris cliquez sur Démarrer pour démarrer le service.

Compte Utilisateur

Remote Service utilise le compte system local pour accéder à ses ressources. Les droits d’accès du compte system local sont limités. Vous devez assigner un compte utilisateur qui possède les droits d’accès nécessaires.

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Remote Services

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Outil Remote Services Configuration

Nous recommandons de créer un nouveau compte utilisateur pour Remote

Service. Si Remote Service doit accéder à des ressources réseau il doit être membre du domaine et avoir un compte sur le domaine.

Dans le cas ou vous travaillez avec le compte ScanFile, veuillez vous assurez que ScanFile et Remote Service travaillent avec le même compte utilisateur.

Permissions

L’utilisateur que vous créé doit avoir des droits de Connexion Locale et avoir les permissions de modifier les données dans les emplacements suivants :



Répertoire du programme ScanFile



Répertoires/ lecteurs des répertoires ScanFile



Répertoires/ lecteurs des librairies ScanFile

Outil Remote Services Configuration

L’outil Remote Services Configuration est utilisé pour configurer et planifier les modules pour démarrer a des horaires et dates configurés suivant leur tâche individuelle. Le programme est exécuter comme une application séparée du corps principal de ScanFile mais requiert toujours les informations des répertoires et librairies créés et maintenus par ScanFile pour pouvoir opérer correctement.

Service Documents Electroniques

Le Planning d’importation de documents électroniques effectue l’enregistrement automatique des documents dans les répertoires spécifiques de ScanFile. N'importe quel document enregistré ou copié dans un répertoire nommé sera archivé dans le répertoire de ScanFile désigné.

Contrairement à la version 7, le montant des répertoires surveillés n’est pas limité.

Planning de Mise à jour

Les jours, la période de temps et la fréq uence du planning d’importation peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les nouveaux documents seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

Service Documents Electroniques

Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.

Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants

de… à…

Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour

tous les …. min.

Répertoire

Pour sélectionner un répertoire ScanFile pour importer les documents depuis un lecteur de recherche, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires.

Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.

Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Lecteurs de recherche

Les Lecteurs de recherche indiquent sur quel lecteur et sur quel répertoire les documents vont être enregistrés ou copiés. Ceci peut être un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.

Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton

OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ

Lecteur de recherche.

Lecteurs de Sauvegarde

Quand le planning importe un fichier du répertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqué, le fichier est supprimé du Répertoire de Recherche.

Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile, vous pouvez choisir un répertoire pour faire une copie du fichier. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points

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Service Documents Electroniques immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.

Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton

OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ

Lecteur de sauvegarde.

Options d’Indexation

Les documents peuvent être importés dans les répertoires de ScanFile de deux façons, et le nom de fichier peut être utilisé pour indexé automatiquement les documents.

1) Post index

Lorsque l’option Post index est sélectionnée tous les documents trouvés pour être archivés seront placés dans le dossier de regroupement de Postindex de ScanFile choisi pour le classement ultérieur.

2) Utiliser le nom de fichier comme index

L’option Index direct combinée avec Utiliser le nom de fichier comme

index sauvegardera les documents directement dans le répertoire, en créant un index pour chaque document enregistré et en plaçant le nom du fichier dans le premier champ du répertoire de ScanFile.

Séparateur

Si vous sélectionnez également un Séparateur, le nom du fichier peut être délimité de manière qu’il puisse être placé dans des champs séparés successifs. Les séparateurs valides sont :

, virgule

- tiret

; point virgule

_ underscore

. point final

‘ quote

Exemple: - utilisant le point virgule comme séparateur

D Smith Ltd;Quotation;01/06/2000.doc



Champ 1 = D Smith Ltd



Champ 2 = Quotation



Champ 3 = 01/06/2003

Indexation sélective & Mots-clés

Lorsqu’Index Direct est sélectionné et que Utiliser le nom de fichier

comme index

n’est pas sélectionné, le nom de fichier du document peut être

Remote Services

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Service Importation COLD utilisé pour remplir des champs d’index sélectifs et assigner des mots clés.

Ceci est réalisé en préfixant les données d’index dans le nom du fichier avec

&I et le numéro de champ du répertoire.

Exemple:

&i1D Smith Ltd&i2Quotation&i401/06/2000.doc

Notez qu’il n’y a pas d’entrée pour le champ 3

Field 1 = D Smith Ltd Field 2 = Quotation Field 4 = 01/06/2003

Les mots-clés peuvent être assignés aux documents avec le préfixe &K pour chaque mot-clé.

Exemple:

&i1D Smith Ltd&i201/06/2003&kQuotation&ksoftware.doc



Champ 1 = D Smith Ltd



Champ 2 = 01/06/2003



Mot-clé = Quotation, Software

Les séparateurs et les Préfixes sont remplacés par un underscore dans le nom de fichier lors de l’importation.

Mise à jour maintenant

Cette fonct ionnalité vous donne l’opportunité d’importer des documents depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.

Service Importation COLD

C e planning fonctionne uniquement si l’option COLD possède une licence validée. Le Planning d'Importation COLD effectue l'enregistrement automatique des données COLD dans les répertoires spécifiques de

ScanFile en utilisant un gabarit prédéfini. Toutes les données COLD enregistrées ou copiées dans un répertoire nommé seront archivées dans le répertoire désigné de ScanFile. Un nombre illimité de répertoire de ScanFile

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Manuel de l’utilisateur

Service Importation COLD peut être spécifié, chaque répertoire pointant sur un emplacement différent en utilisant les gabarits COLD.

Planning de Mise à jour

Les jours, la période de temps et la fréquence du planning d’importation peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.

Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.

Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants

de… à…

Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour

tous les …. min.

Répertoire

Pour sélectionner un répertoire ScanFile pour importer les données COLD, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles.

Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires.

Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que le gabarit d’importation, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mise en surbrillance.

Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Lecteurs de recherche

Les Lecteurs de recherche indiquent l’emplacement des fichiers COLD à importer pour être enregistrés ou copiés. Ceci peut être un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.

Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton

OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ

Lecteur de recherche.

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

Service Importation Fichiers et Index

Lecteurs de Sauvegarde

Quand le planning importe un fichier du répertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqué, le fichier est supprimé du Répertoire de Recherche.

Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile, vous pouvez choisir un répertoire pour faire une copie du fichier. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.

Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton

OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ

Lecteur de sauvegarde.

Import Template

Vous devez préciser le gabarit d’importation COLD prédéfini pour être utilisé avec le répertoire ScanFile. Ce gabarit aura été créé préalablement dans

ScanFile.

Vous pouvez préciser le gabarit d’import en cliquant sur les trois boutons placés immédiatement après le champ, ce qui affichera une liste des gabarit.

Une fois sélectionné le gabarit, cliquez sur le bouton OK, et le nom du gabarit s’affichera dans le champ.

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’importer des fichiers COLD depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.

Service Importation Fichiers et Index

Le planning d’importation de fichiers et d’index effectue l’enregistrement automatique des fichiers ainsi que des fichiers de données ASCII ou ANSI dans les répertoires spécifiés de ScanFile. Les fichiers et les index sont enregistrés ensembles et copiés dans un répertoire nommé, et seront archivés dans le répertoire désigné de ScanFile, en fournissant l’information dans le format correct. Contrairement à la version 7, le montant des répertoires surveillés n’est pas limité.

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Service Importation Fichiers et Index

Planning de Mise à jour

Les jours, la période de temps et la fréquence du planning d’importation peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.

Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.

Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants

de… à…

Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour

tous les …. Min.

Répertoire

Pour sélectionner un répertoire ScanFile pour importer les fichiers et index depuis un lecteur de recherche, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit

être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.

Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Lecteurs de recherche

Les Lecteurs de recherche indiquent l’emplacement des fichiers à importer pour être enregistrés ou copiés. Ceci peut être un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.

Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton

OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ

Lecteur de recherche.

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

Service Importation d’ Index

Lecteurs de Sauvegarde

Quand le planning importe un fichier du répertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqué, le fichier est supprimé du Répertoire de Recherche.

Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile, vous pouvez choisir un répertoire pour faire une copie du fichier. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.

Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton

OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ

Lecteur de sauvegarde.

Champs

Saisissez le nombre de champs d’index contenu dans le fichier ainsi que le séparateur de champ et le délimiteur. Puis sélectionnez si l’information d’index est contenue dans le format ASCII ou ANSI.

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnalit

é vous donne l’opportunité d’importer des fichiers et des index depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning.

En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.

Service Importation d’ Index

Le planning d’importation d’index effectue l’enregistrement automatique des fichiers de données ASCII ou ANSI dans les répertoires spécifiés de

ScanFile en tant qu’information d’index. Les index sont enregistrés et copiés dans un répertoire nommé, et seront archivés dans le répertoire désigné de

ScanFile, en fournissant l’information dans le format correct Contrairement à la version 7, le montant des répertoires surveillés n’est pas limité.

Avec l’importation d’index uniquement, le répertoire de ScanFile qui recevra l’information devra déjà avoir l’information correcte sauvegardée dans l’un de ses champs, afin que l'information dans le fichier de données soit importée dans les champs correspondants. Vous devez sélectionner sous quel format le fichier de données est enregistré soit ASCII ou ANSI, le nombre de champs, le séparateur des champs et le délimiteur d’enregistrement.

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Remote Services

Manuel de l’utilisateur

Service Importation d’ Index

Planning de Mise à jour

Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.

Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.

Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants

de… à…

Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour

tous les …. Min.

Répertoire

Pour sélectionner un répertoire ScanFile pour importer les informations d’index, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles.

Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires.

Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.

Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Lecteurs de recherche

Les Lecteurs de recherche indiquent l’emplacement des données d’indexation à importer pour être enregistrés ou copiés. Ceci peut être un dossier sur un lecteur ou un chemin UNC. Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier.

Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton

OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ

Lecteur de recherche.

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

Service Importation d’ Index

Champs

La fonction "Import index" est utilisée pour remplir les enregistrements d'indexation contenus dans les divers documents des répertoire existants avec des informations complémentaires. A titre d'exemple, certains documents comportant des codes à barres représentant un Numéro de

Projet peuvent avoir été scannés. Il est possible qu'un fichier externe

– MS

Access ou de format ASCII

– possède déjà ce numéro, y compris le Nom du

Document, le Numéro du Document, etc. Le Numéro de Projet peut être paramétré pour devenir le champ Connexion et les informations d'indexation supplémentaires sont alors importées vers les enregistrements correspondants.

À titre d'exemple, le fichier texte fourni ci-dessus comporte 10 enregistrements et les informations d'indexation contenues dans chacun de ces enregistrements sont délimitées par des virgules. Le premier champ est le Numéro de Projet

– c'est-à-dire, le champ de Connexion – qui existe déjà dans le répertoire. La procédure d'Importation utilise le premier champ pour rechercher les enregistrements satisfaisant aux critères de recherche, puis elle remplit les autres champs de répertoire avec les informations complémentaires.

Le champ répertoire sera affiché sur la gauche, et les champs du fichier d’importation doivent être mis en correspondance avec ceux-ci. Il est très important que le numéro de chaque champ, son paramètre principal, ainsi que tous les séparateurs et délimiteurs de champ possibles, soient paramétrés correctement.

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’importer des index depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise

à jour.

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Remote Services

Manuel de l’utilisateur

Service Mise à jour des Librairies

Service Mise à jour des Librairies

Ce planning fonctionne uniquement si l’option Librairies possède une licence validée. Contrairement à la version 7, un nombre illimité d’emplacement peut

être sélectionné pour contrôler les Librairies à mettre à jour.

Configurer Librairies

Le Planificateur mettra à jour uniquement les librairies qui ont été configurées pour la mise à jour automatique. Pour cela, dans ScanFile depuis le menu principal ouvrir Configurez Librairies choisissez la librairie depuis la liste à gauche de l'écran et assurez-vous que la boîte à cocher Planning est cochée. Puis, appuyez sur le bouton Appliquer.

Planning de Mise à jour

Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.

Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.

Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants

de… à…

Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour

tous les ... Min.

Répertoire des Librairies

Pour sélectionner un répertoire ou un chemin ou des Librairies peuvent être trouvées, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles.

Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des Librairies.

Le planificateur mettra à jour les Librairies suivant le Planning établi dans les lecteurs/chemins sélectionnés. Le système contrôlera si chacun des répertoires importés a été modifié depuis qu’il a été importé dans la Librairie.

Dans ce cas, les données de la librairie seront mises à jour en fonction des données du répertoire.

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

Cheminement de Document

Répétez cette étape pour chaque répertoire ou chemin dans lequel vous souhaitez automatiquement mettre à jour des librairies.

Pour retirer une Librairie de la liste, mettez-a en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Répertoire

Pour sélectionner un répertoire ou un chemin ou des répertoires qui sont ajoutés à des Librairies peuvent être trouvées, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires.

Répétez cette étape pour chaque répertoire ou chemin dans lequel vous souhaitez automatiquement mettre à jour des librairies.

Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité de mettre à jour les librairies se trouvant sur les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning.

En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.

Cheminement de Document

Ce Planning fonctionnera uniquement si la licence est validée . Le Service de

Routage des documents achemine par étapes les documents sur un chemin spécifique. Toutes les 5 minutes le service vérifiera tous les documents mis dans le chemin d’accès et si toutes les actions dans une étape ont été effectuées pour un document particulier, le document sera acheminé à l’étape suivante suivant le chemin d’accès. Les réglages des horaires du planning sont donc désactivés.

Documents en cours d’acheminement

Les documents qui sont actuellement

en cours d’acheminement sur un itinéraire seront listés dans le fenêtre de service et en double cliquant sur l’un d’entre eux, des informations supplémentaires sur le document seront affichées, tels que les informations d’index et l’historique du cheminement.

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Remote Services

Manuel de l’utilisateur

Traçabilité

Cela inclura la date et le temps d'une action de cheminement, le type d'action et le nom de l'utilisateur.

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnal ité vous donne l’opportunité de mettre à jour les librairies se trouvant sur les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning.

En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.

Traçabilité

Ce Planning fonctionnera uniquement si la licence est validée. Le service

Traçabilité permet aux utilisateurs autorisés de maintenir la Base de données d’audit. Dépendant des éléments que vous avez décidés d’auditer et le niveau d’activité dans ScanFile, la base de données d'audit peut devenir extrêmement grande et vous pouvez donc décider que certains événements puissent être supprimés après une période de temps défini.

si vous ne voulez pas supprimer des événements d'audit, ne lancez pas le

Service de Traçabilité.

Effacement auto non permis

Vous pouvez sélectionner les types d’événement qui ne seront pas supprimés automatiquement quand le service fonctionne. Les types d'événement cochés ne seront pas effacés.

Effacement périodique

Les événements peuvent être effacés après un nombre de jour qui va de 1à

999.

Exporte les données de la Traçabilité

Chemin d’exportation de la traçabilité

Le

Chemin d’exportation de la traçabilité doit pointer vers un emplacement ou la base de données d’exportation doit être sauvegardée. Ce peut être un emplacement sur un lecteur ou un chemin UNC. Vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points placés immédiatement après le champ, ce qui affichera un écran d’exploration de répertoire. Une

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

TIFF Spooler Service fois sélectionné l’emplacement, cliquez sur le bouton OK, et le nom de l’emplacement sera affiché dans le champ.

Exporte les données de la traçabilité

Si vous désirez exporter les données, cliquez sur Exporte les données de

la traçabilité

. Une fenêtre s’affichera pour saisir une description de votre exportation. Le programme exportera alors automatiquement tout les enregistrements vers une nouvelle base de données créée dans le chemin précisé dans le champ

Chemin d’exportation de la traçabilité nommé avec la date et l’heure en cours.

Dans la fenêtre du Rapport de Traçabilité ScanFile, vous pouvez alors choisir des bases de données exportées et créer une base de données de

Protocole d'audit provisoire pour rechercher à l’intérieur.

Compacte la base de données

Il faut exécuter périodiquement le compactage de la base de données, cela vérifiera la base de données pour toutes erreurs et la compactera

également, en supprimant les enregistrements effacés

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’effacer les évènements de

SFAudit.mdb rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton

Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.

TIFF Spooler Service

Ce service permet l’importation automatique et la reconnaissance de forme, il travaille en conjonction avec la bibliothèque de formes crée et configurée dans ScanFile. Les formes a importées doivent être au format TIFF compressé Group 4 ou JPEG.

Planning de Mise à jour

Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.

Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.

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Remote Services

Manuel de l’utilisateur

TIFF Spooler Service

Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants

de… à…

Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour

tous les …. Min. Les valeurs valides vont de 1 à 9999 minutes.

Répertoire

Pour sélectionner un répertoire ScanFile dans lequel les formes seront importées et indexées, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.

Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Répertoire des images

Sélectionnez l’emplacement à partir duquel le service importera des documents. Le service recherchera uniquement cet emplacement pour importer les formes. Les documents à importés et indexés automatiquement doivent être placés dans ce répertoire.

Lecteurs de Sauvegarde

Quand le planning importe un fichier du répertoire de Recherche au dossier de ScanFile indiqué, le fichier est supprimé du Répertoire de Recherche.

Pour garder une copie du fichier en dehors de ScanFile, vous pouvez choisir un répertoire pour faire une copie du fichier.

Après la sélection du Dossier, vous pouvez préciser l’emplacement en cliquant sur les trois points immédiatement après le champ, ce qui affichera une fenêtre de recherche de dossier. Une fois que vous avez choisi le lecteur et le répertoire, le clic sur le bouton OK et le nom du lecteur et du répertoire seront affichés dans le champ Lecteur de sauvegarde.

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

Planning OCR Plein texte

Bibliothèque de formes

Sélectionnez le fichier qui contient la bibliothèque de formes. Le fichier

default.sff qui se trouve dans le répertoire programme de ScanFile est utilisé par défaut. Toutefois, il peut être changé.

Création de base de données

Ce paramètre concerne les documents crées par l’imprimante ScanFile

VNP. Dans ce cas les documents avec plus d’une page sont stockés comme un document.

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’importer des formes depuis les lecteurs de recherche rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.

Planning OCR Plein texte

Généralités

Ce Planning fonctionnera uniquement si l’option OCR est installée et la licence validée. Ce service effectuera automatiquement une reconnaissance

OCR Plein texte sur les répertoires sélectionnés. Les pages qui n’ont pas subies la lecture OCR dans les répertoires seront lues suivant les jours et les horaires indiqués.

Répertoire

Pour sélectionner un répertoire ScanFile sur lequel vous voulez effectuer une lecture OCR plein texte, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires.

Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.

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Remote Services

Manuel de l’utilisateur

Planning OCR Zone

Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Planning de Mise à jour

Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.

Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.

Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants

de… à…

Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour

tous les …. Min.

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’effectuer une lecture OCR

Plein texte rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton

Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.

Planning OCR Zone

Généralités

Ce Planning fonctionnera uniquement si l’option OCR est installée et la licence validée. Ce service effectuera automatiquement une reconnaissance de Zone OCR sur les ré pertoires sélectionnés. Les documents qui n’ont pas subies la lecture OCR Zone dans les répertoires seront lus suivant les jours et les horaires indiqués.

Répertoire

Pour sélectionner un répertoire ScanFile dans lequel vous voulez effectuer une lecture OCR Zone, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires.

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

Contrôle de Conservation

Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles. Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires. Pour préciser les lecteurs de recherche et de sauvegarde ainsi que les options d’index, le répertoire doit être sélectionné depuis la liste des répertoires en cliquant sur le nom du répertoire, le nom sera alors mis en surbrillance.

Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Planning de Mise à jour

Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.

Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.

Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants

de… à…

Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour

tous les …. Min.

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’effectuer une lecture OCR

Zone rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre

à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise à jour.

Contrôle de Conservation

Généralités

Une période de conservation peut être ajustée pour chaque document. Elle est précisée en mois et s’appliquera soit depuis la création de l’original ou depuis la date de la dernière mise à jour. A l’expiration de la période prévue, chaque document peut être sélectivement déplacé, exporté “offline” ou détruit.

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Remote Services

Manuel de l’utilisateur

Contrôle de Conservation

Ajouter un répertoire au Contrôle de conservation

Le contrôle de conservation surveillera uniquement les répertoires qui sont sélectionnés pour ce but. Pour ajouter un répertoire au contrôle de conservation, dans ScanFile, sélectionnez Fichier

– Configuration des

répertoires. Sélectionnez le répertoire dans la liste et ouvrez l’onglet

Paramétrages étendus. Cochez la case Planificateur de contrôle de

conservation

– Ajoute répertoire.

Répertoire

Pour sélectionner un répertoire ScanFile à surveiller pour un contrôle de validité, cliquez sur Ajouter sous la liste des répertoires. Vous pouvez alors sélectionnez le répertoire depuis les emplacements de stockage disponibles.

Une fois le répertoire sélectionné, il sera affiché dans la liste des répertoires.

Pour retirer un répertoire ScanFile de la liste, mettez-le en surbrillance en cliquant dessus et cliquez sur le bouton Supprimer sous la liste de répertoires.

Planning de Mise à jour

Les jours, la période de temps et la fréquence du planning de document peuvent être réglés en choisissant l'option Planning dans la partie gauche de l'écran principal. Les paramètres déterminent quand les fichiers COLD seront recherchés dans les répertoires pour être ajoutés aux dossiers indiqués.

Pour choisir les jours où la mise à jour sera exécutée, cochez les cases en regard des jours affichés.

Vous pouvez indiquer le début et la fin de la période journalière pendant lequel la mise à jour sera exécutée en entrant l'heure de début et l'heure de fin dans les champs correspondants

de… à…

Vous pouvez alors choisir la fréquence pendant laquelle la mise à jour sera exécutée, en indiquant une valeur de minutes dans le champ Mise à jour

tous les …. min

Mise à jour maintenant

Cette fonctionnalité vous donne l’opportunité d’effectuer les actions définies du contrôle de validité rapidement et en dehors du planning. En cliquant sur le bouton Mettre à jour maintenant, Remote Services procédera à une mise

à jour.

Remote Services

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Manuel de l’utilisateur

ScanFile VNP Service

ScanFile VNP Service

Généralités

ScanFile VNP, une option de ScanFile, vous permet de créer imprimantes réseaux virtuelles qui peuvent être utilisées pour imprimer des documents à des endroits spécifiques soit en local ou sur des media de stockage réseau.

Ces documents, qui seront convertis en format TIFF Group 4 pourront alors

être automatiquement importés dans des répertoires spécifiques de ScanFile en utilisant le planning d’importation de documents électronique, ou si les documents imprimés sont des formes standard, en utilisant le service TIFF

Spooler qui peut reconnaître les formes et effectuer de l’OCR sur zone afin d’indexer automatiquement le document.

Activation et Désactivation

Si ScanFile VNP a été installé, la configuration et l’application de contrôle peut être démarrée et arrêtée depuis Remote Services Configuration Tool.

Les réglages de ScanFile VNP sont décrits plus tard dans le chapitre

ScanFile VNP.

Sélectionnez le bouton ScanFile VNP dans la barre d’icone. Pour activer

ScanFile VNP Service cliquez sur le bouton Lancer. Pour désactiver

ScanFile VNP Service cliquez sur le bouton Stop.

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Remote Services