COLD. Spielberg Solutions GmbH Version 9 Retrieval
Manuel de l’utilisateur
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Introduction
Introduction
Le module COLD(Computer Output to Laser-Disc) de ScanFile vous permet d'importer des données de spool générées par ordinateur vers des répertoires ScanFile. Ces données peuvent être combinées avec des documents numérisés ou d'autres documents importés pour configurer un système de stockage de documents complet et polyvalent.
Le module COLD prend les données de spool, telles que les factures émises par une unité centrale, et crée automatiquement des enregistrements d'indexation au niveau des pages correspondantes.
Ce manuel détaille les procédures d'installation et d'importation requises par le module COLD et présente les différents formats de données de spool importées pris en compte.
Le module COLD est une option ScanFile.
Formats de fichiers pris en charge
Un fichier de spool peut contenir des milliers de pages de données, qui devront être divisées en pages formatées possédant elles-mêmes des données d'indexation associées.
Généralement, les données de spool peuvent être classées dans les formats suivants, bien que d'autres formats soient également utilisés :
fichiers de spool
fichiers COM 1
fichiers COM 2
fichiers Texte
Les fichiers de spool possèdent les caractères "FF" (Hex OC) pour indiquer les fins de page au sein du fichier.
Les fichiers COM 1 utilisent la première colonne du fichier (le premier caractère de chaque ligne) pour spécifier les fins de page et autres marques de formatage.
Les fichiers COM 2 utilisent les 4 premières colonnes pour contrôler les fins de page.
En règle générale, les fichiers texte comportent un nombre de lignes fixe attribué pour chaque page.
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Gabarit d'importation
Le module COLD ScanFile soutient les formats ci-dessus, bien que des fichiers de format différent puissent être importés en spécifiant d'autres données à l'intérieur du fichier, pour servir de caractères de fin de page.
Gabarit d'importation
Un gabarit d'importation doit être créé pour chacun des formats de données de spool. Ce gabarit précise le type de fichier importé, l'emplacement des informations d'indexation et le formatage de l'affichage, comme par exemple: masque, police et taille de police, espacement de lignes et de caractères.
Une fois créé, le gabarit peut être utilisé pour importer des données de spool depuis n'importe quel fichier ayant le même format que celui à partir duquel il a été créé.
Création d'un gabarit
Pour créer un gabarit d'importation, depuis le menu choisissez l'option COLD
-> Ouvrir/Importation et la fenêtre Ouvrir les fichiers texte s'affichera.
A partir de cet écran, sélectionnez le bouton Nouveau gabarit. Un message vous demande alors de nommer ce gabarit. Le nom choisi doit être associé au format des données importées. Saisissez le nom et pressez le bouton
OK. Puis l'on vous demandera de choisir le fichier de spool à utiliser pour générer le gabarit.
Par défaut, les fichiers ayant pour extensions *.TXT, *.DAT et *.ASC sont listés, si le fichier concerné possède une extension différente, choisissez
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Gabarit d'importation l'option Tous les Fichiers (*.*) à partir de la liste déroulante dans la fenêtre d’exploration Windows. Sélectionnez le fichier de spool que vous souhaitez utiliser à dans cette liste puis cliquez sur le bouton OK.
Une fois le fichier de spool sélectionné, les données sont affichées dans la fenêtre Définir Gabarit située dans ScanFile. Cette fenêtre se trouve à l'endroit où tous les paramètres associés au gabarit peuvent être configurés.
Si aucun caractère de fin de page n'est intégré dans le fichier de spool (Hex
0c), un message répétant cette affirmation s'affiche. Dans ce cas, le fichier doit contenir un nombre fixe de lignes par page, ou doit comporter un champ de valeur unique autre que Hex 0c susceptible d'être utilisé pour indiquer une fin de page.
De même, les filtres Hex 0C doivent obligatoire être supprimés. Consultez la section "Filtres" pour plus d'informations à ce sujet.
Type de fichier de spool
Pour s'assurer que le module COLD pagine le fichier correctement, sélectionnez l'option Modifier
→ Mise En Page à partir du menu depuis la fenêtre Définir Gabarit. Et l'écran d'installation sera affiché.
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Gabarit d'importation
A partir de cet écran, vous pouvez essayer de détecter automatiquement le type de fichier en pressant le bouton Détection automatique. Cette option permet de détecter si le fichier est de format COM1 ou COM2 et d'afficher le type de fichier en conséquence. Si le fichier ne fait pas partie de ce type de fichiers, l'option de Détection Automatique essaye de trouver une marque de fin de page de type non-standard à l'intérieur du fichier. Si cela s'avère impossible, les paramètres doivent être réglés manuellement. Dans le champ
Lignes par page, spécifiez le nombre fixe de lignes définies pour chaque page à l'intérieur du fichier transféré en mémoire tampon auxiliaire.
Pour paramétrer les options choisies, que ce soit manuellement ou par l'intermédiaire de la fonction "Détection Automatique", cliquez sur le bouton
Appliquer puis choisissez OK. Vous êtes ensuite ramené à la fenêtre Définir gabarits.
Filtres
Les filtres sont utilisés pour spécifier les actions qui doivent être effectuées lorsqu'un certain caractère, ou une séquence de caractères contenu(e) dans le fichier de spool est rencontré(e). Un filtre de marque de fin de page est créé par défaut pour chaque nouvelle grille de données. Pour tous les fichiers de spool ne comportant pas de caractère de fin de page, ces filtres doivent être désactivés. Pour ce faire, choisissez l'option Configurer le filtre
à partir du menu Modifier.
L'écran Paramètres Filtre s'affiche. Il indique le filtre de marque de fin de page prédéfini.
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Gabarit d'importation
Le mettre en surbrillance et pressez sur le bouton Effacer pour l’enlever.
Les différentes options pouvant être appliquées à une séquence de caractères sont indiquées ci-dessous et sont accessibles en cliquant dans la colonne CharOption située dans la ligne de la séquence pour laquelle vous souhaitez paramétrer une option. Une liste déroulante apparaît à l'écran et vous permet de sélectionner l'option requise.
Option Description
Découper
Masquer remplacera l'ordre sélectionné avec les espaces
Début de page peut être placée pour identifier la séquence sélectionnée des caractères comme début d'une nouvelle page. C'est utile si le répertoire d'importation n'a aucun caractère de soulignement identifiable de page, et n’a pas un nombre de lignes fixe par page.
0 Line Feed
Une line feed enlèvera la séquence sélectionnée, et déplace n'importe quel texte à la droite de séquence vers la gauche sont normalement employés avec des fichiers du format
COM1 et CO
M2. La séquence sélectionnée n’évoquera pas de retour à la ligne.
La séquence sélectionnée sera remplacée par un retour
à la ligne (line feed)
Deux line feeds La séquence sélectionnée sera remplacée par deux retours à la ligne (line feed)
Trois line feeds La séquence sélectionnée sera remplacée par trois retours à la ligne (line feed)
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Gabarit d'importation
En plus de CharOption, la liste déroulante Portée valide est utilisée pour identifier dans le fichier importé la zone sur laquelle le filtre devra être appliqué et devra détecter la séquence sélectionnée. Les différentes options disponibles sont indiquées ci-contre et décrites ci-dessous.
Option Description
Cette Position L'option n'effectue l'action demandée que sur la séquence située à l'endroit où le texte a été sélectionné dans le fichier d'importation
Du début à Ici L'option permet d'effectuer l'action demandée dès le début du fichier importé, jusqu'à l'arrivée au niveau des séquences sélectionnées dans le fichier.
D’ici à la fin
L'option permet d'effectuer l'action demandée à partir de l'endroit où se trouve la séquence sélectionnée jusqu'au bout du fichier.
Texte complet L'option permet d'effectuer l'action demandée sur le fichier tout entier.
Une fois les Paramètres de Filtres définis, les données de spool sont ensuite affichées et vous pouvez alors paginer correctement le fichier tout entier.
Certains fichiers de spool peuvent contenir des informations supplémentaires, telles que les codes de contrôle d'impression, qui sont utilisés pour spécifier si le texte doit être écrit en gras ou souligné. Ces codes s'affichent de plusieurs façons différentes dans le fichier de spool mais ne peuvent pas être affichés lorsque le fichier est importé dans ScanFile.
A titre d'exemple, le code "#BLD" apparaît dans le fichier de spool au début et à la fin de chaque segment de texte. Ceci signifie que, lors de l'impression, ce texte sera imprimé en gras. Ce code doit être masqué ou supprimé lors de l'importation du fichier et le filtre peut être utilisé à cet effet.
Pour ce faire, sélectionnez avec la souris le code dans la fenêtre Définir gabarits puis choisissez Nouveau filtre à partir du menu Modifier. A partir de la colonne CharOption située dans la fenêtre Paramètres filtre, vous pouvez choisir l'option Découper.
Répétez ceci pour chaque code de contrôle.
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Champs d’Index
Lorsqu'il importe les données de spool dans un répertoire ScanFile, le module COLD n'importe pas seulement les informations de la page mais crée également les enregistrements d'indexation associés à ces pages. Pour ce faire, la localisation des informations d'indexation sur la page de données de spool doit être spécifiée.
Pour ajouter un champ d'index, mettez en évidence le texte qui doit être utilisé pour indexer dans la fenêtre Définir Gabarits et un menu contextuel sera affiché. Sélectionnez Ajouter Champ pour entrer le nom du champ d'index. Cela doit être répété pour chaque champ d'index que vous voulez créer.
Il est très important de noter que la localisation des données d'indexation
DOIT être cohérente pour chacune des pages du fichier de données de spool, la localisation des données d'index ne peut pas varier de page à page.
Les champs d'index DOIVENT être créés dans le même ordre que les champs dans le répertoire ou les données doivent être importées.
Pour visualiser les champs créés, choisissez l'option Modifier le champ à partir du menu Modifier. A partir de cet écran, vous pouvez voir exactement ce qui a été spécifié pour chacun des champs d'indexation et vous pouvez
éditer ces informations. Par exemple, vous n'avez peut-être pas sélectionné suffisamment de caractères pour composer un champ de nom et ce problème peut être réglé à partir de cette fenêtre.
Certains fichiers de données de spool peuvent contenir des enregistrements multipages, comme par exemple, une facture comportant plusieurs feuillets.
Ces pages peuvent être regroupés en un seul enregistrement d'indexation à l'intérieur du répertoire ScanFile en paramétrant simplement l'option
Groupement des pages si. Cette option s'affiche si les données concernant le regroupement des pages sont sélectionnées dans la fenêtre Configuration du gabarit et si l'option Lier les Pages est sélectionnée à partir du menu déroulant.
Toutes les données significatives, quelles qu'elles soient, peuvent être utilisées au regroupement des pages
– par exemple, un accroissement du nombre de pages, ou la répétition de données identiques sur toutes les pages suivant la première page. L'option appropriée peut être sélectionnée en effectuant un choix à partir de la liste déroulante. Les différentes options disponibles sont les suivantes:
Aucun groupe
Nombre croissant
Vide pour la page suivante
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Importations de données de spool
Position disponible dans la page suivante
Identique à la page suivante.
Une fois que ces options ont été paramétrées, les données brutes sont prêtes à être importées dans ScanFile.
Importations de données de spool
Avant de pouvoir importer des données de fichier de spool dans ScanFile, il faut d'abord ouvrir le répertoire dans lequel ces données doivent être importées. Il est également important que les champs spécifiés dans la grille de données d'importation soient identiques à ceux du répertoire, et placés dans le même ordre. Si tel est le cas, choisissez l'option Ouvrir/Importation
à partir du menu COLD. La boîte de dialogue Ouvrir les fichiers texte s'affiche. Choisissez le calibre à être utilisé pour l'importation, en s’assurant que ce soit le calibre correspondant au répertoire ouvert et appuyer ensuite
sur le bouton Importer. On vous demandera alors de choisir le fichier de données de spool à importer dans le dossier.
Choisissez le fichier de spool correct pour le gabarit et l'écran d'importation apparaîtra.
Pendant l'importation l'écran montre tous les champs d'index définis pour le gabarit actuel et leur contenu tra ité, la quantité d’enregistrements importés et le total des pages importées. En appuyant sur le bouton Importer l'importation démarrera.
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Visualisation de données COLD
Visualisation de données COLD
La recherche et la visualisation de données COLD sont réalisées exactement de la même façon que pour n'importe quel autre document enregistré dans un répertoire ScanFile. N'importe quel répertoire peut être ouvert, un critère de recherche saisi et l’appuie sur le bouton Rechercher. Une Liste de
Sélections est ensuite affichée et le premier document apparaît dans la fenêtre d'image.
Toutes les commandes standard de rotation d'images et de zoom fonctionnent avec les données COLD.
Paramètres de la page
Il se peut que certains paramètres par défaut, tels que : taille de papier, police et taille de police, espacement de ligne et de caractères, ne soient pas adaptés aux données de spool en cours d'importation. Ces paramètres ne peuvent être modifiés que de deux façons.
Une fois l'importation des données de spool terminée, choisissez l'option
Menu de configuration à partir du menu COLD. La boîte de dialogue
Paramètres s'affiche.
Lorsque vous créez ou modifiez un gabarit, en choisissant l'option
Graphique à partir du menu Afficher, les données de spool s'affichent en format graphique. Ceci vous permet ensuite d'éditer les paramètres de page affectés aux données de spool.
Dans la fenêtre Définir gabarits, choisissez Mise en page du menu
Modifier
, et l’écran Installation s’affichera.
Si l'option "Graphique" n'est pas sélectionnée, toutes les options (à l'exception des options de sélection de type de fichier) sont grisées. Tant que l'option "Graphique" est sélectionnée, il est possible de paramétrer la bonne taille de papier, la bonne police ou la bonne taille de police de caractères à utiliser à l'affichage des données.
Veuillez noter que, bien que n'importe quelle police puisse être sélectionnée, même les polices "TrueType", la plupart des données de spool sont imprimées dans une police à caractères de largeur fixe.
Egalement dans le dialogue de mise de pages vous trouverez une option de boîte de contrôle OEM Caractères, ceci, une fois vérifié, ignore les caractères généralement étrangers de la grille de données de COLD, Ex.
ã,é,ì,ö,û. Si vous désirez que ces caractères soient reconnus alors désélectionnez cette option.
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Masque
Masque
Lorsque des données de spool (telles que des factures, par exemple) sont imprimées, elles sont d'ordinaire imprimées sur des formulaires pré préparés comportant des intitulés de colonnes et des identifiant de données. Sans ces formulaires, il serait très difficile de lire ces données et facile de s'égarer dans leur analyse.
Pour ce type de données de spool, le module COLD de ScanFile permet de
"modeler" une image scannée pour lui donner l'allure du formulaire spécifié pour une grille de données. De cette façon, lorsque les données importées s'affichent, elles sont affichées en surimpression sur l'image de ce formulaire.
Deux masques distincts peuvent être spécifiés, l'un pour la première page d'un enregistrement et l'autre pour n'importe quelle page suivante appartenant à l'enregistrement. Si le même formulaire est utilisé pour toutes les pages de l'enregistrement, le champ Pages suivantes peut être laissé vierge.
Lorsque vous utilisez des masques, il est absolument indispensable que le texte soit aligné dans la bonne position par rapport au formulaire de recouvrement. C'est pourquoi il est important qu'un formulaire original soit numérisé pour être ensuite utilisé à la réalisation de masque et que l'échelle de ce formulaire ne soit en aucun cas modifiée. Le formulaire peut être numérisé avec ScanFile à l'intérieur d'un répertoire, puis sélectionné à partir de ce répertoire.
Les autres options qui peuvent affecter l'alignement du texte se trouvent dans Positionner formulaire. Tout d'abord, réglez le paramètre Ajust. Saut
de ligne. Normalement, si les polices et tailles de polices sélectionnées choisies sont correctes, l'alignement des données avec le formulaire masque est garanti. Si tout autre réglage doit être effectué, les options Ajustement
horizontal et Ajustement vertical peuvent être utilisés pour effectuer des modifications instantanées au niveau du positionnement des caractères.
L'option Ajust. Saut de ligne permet de paramétrer le nombre de pixels entre chaque ligne de texte
Les options Ajustement Horizontal et Ajustement Vertical permettent de déplacer la page de texte de "x" pixels vers la gauche, la droite, le haut ou le bas.
Après avoir modifié l'une de ces options de réglage, en pressant sur le bouton Appliquer, vous devriez immédiatement juger de l'effet de vos nouveaux paramètres.
Un exemple d'information COLD masqué avec une image scannée est affichée ci-dessous.
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Fichiers importés
Fichiers importés
Pour chacun des répertoires, il est possible d'afficher une liste des fichiers importés par répertoire, ainsi que le nom de la grille de données utilisée lors de l'importation des données, en choisissant l'option Liste des fichiers
importés à partir du menu COLD si le fichier est ouvert.
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