Orchid Telecom KS 416 Manuel utilisateur

Modèle KS416

Manuel d'utilisation et de programmation

1

Introduction

Merci d'avoir choisi le système de téléphone KS416 d'Orchid Telecom. Veuillez prendre le temps de lire ce document « Manuel d'utilisation et de programmation » afin de profiter au maximum de votre nouvelle acquisition.

Astuces pour l'installation



Vérifiez que le sélecteur Marche / Arrêt (On / Off) sur le côté gauche du KS416 est en position Marche (On). (-)



Seules les extensions 201 à 204 sonnent lors des appels entrants (réglages par défaut), sauf si vous choisissez de faire sonner une autre extension. Voir page 7

Fixation murale



Percez deux trous, à 16 cm d'écart. (Faites attention à ne pas percer des conduites ou des câbles électriques.)



Ajustez les têtes de vis jusqu'à ce que le KS soit bien fixé contre le mur.

2

Programmation du système

M ot de passe du système

Modification du m ot de passé

Configuration de la ligne réseau

Téléphones équipés des fonctions d'identification de l'appelant et de date / heure

Modifier les numéros d'extension

Modifier le nombre de chiffres et le chiffre de tête des extensions

Attribution des appels entrants

Attribution des appels sortants

Attribuer des extensions pour le mode de numérotation directe

Routage à moindre coût (LCR pour l'anglais Least cost routing) pour tous les appels

8

8

9

Accès aux appels IP ou à une passerelle GSM fixe (FCT pour l'anglais Fixed Cellular Terminal) 10

Interdiction d'appel / Restriction d'appel 10

Attribuer des extensions aux touches mémoire de numérotation abrégée uniquement 12

Interdiction d'appel, ligne par ligne

Fixer une limite de temps pour les appels sortants

Numérotation abrégée du système

Ligne directe

12

12

13

14

4

6

6

6

4

4

4

4

Musique d'attente

Réception automatique (DISA)

Enregistrer l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)

Réécouter l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)

AR si l'extension est occupée

Attribuer des extensions d'opérateur pour le mode de Réception automatique

Détection automatique des fax

Service de Jour/Nuit avec activation/désactivation (on/off) de la réception automatique

Fonctionnalités des extensions / Gestion des appels

Appels d'extension à extension

Transfert d'appels

Prise d'appel

Conférence téléphonique

Numérotation abrégée du système

Confirmation du numéro de l'extension

Appel de l'opérateur

Rappel automatique si occupé

Transfert d'appels si occupé

Transférer tous les appels vers une autre e xtension

Transférer tous les appels vers votre secrétaire

Mode Ne pas déranger

Sélectionner une ligne spécifique appel par appel

Pa nne de courant

Programmation à distance

Identification de l'appelant entre extensions

Caractéristiques techniques

Comment transférer tous les appels vers un numéro de mobile ou de fixe externe

Dépannage et FAQ

20

20

20

21

21

21

21

21

22

22

23

25

19

19

20

20

20

20

15

15

15

16

16

16

17

19

19

19

3

Programmation du système

L'ensemble de la programmation s'effectue sur Extension 201 uniquement.

Remarque : à chaque fois que vous réussirez à programmer une ligne, vous entendrez 1 bip en entrant le #

Si vous faites une erreur, vous entendrez 3 bips

Si vous programmez plusieurs fonctions, vous n'avez pas besoin d'entrer de # et de raccrocher après chaque chaîne de fonction. Si l'entrée est acceptée, vous entendrez 1 bip et, au lieu de raccrocher, vous pouvez continuer et programmer la fonction suivante .

Dans ce guide, l'ensemble des chiffres composés apparaîtront sous forme de texte

rouge

.

Mot de passe système

Le mot de passe par défaut (d'usine) est :

* * 0 1 (1234) #

À chaque fois que vous entrez le mot de passe avec succès, vous entendrez 1 bip

Si vous faites une erreur, vous entendrez 3 bips

Modification du m ot de passe

Numérotation

Ext 201 :

Mot de passe actuel

* * 0 1 1234 #

* * 0 2 xxxx #

Raccrochez

Votre nouveau mot de passe est xxxx.

Remarque : lorsque vous passez en mode de programmation sur l'extension 21, toutes les autres extensions sont coupées. Ainsi, vérifiez que les autres extensions ne sont pas en cours de communication avant de démarrer la programmation.

Pour simplifier les futures programmations, nous vous conseillons vivement d'enregistrer votre nouveau mot de passe sur une des touches mémoire.

Configuration de la ligne réseau

Le KS416 est configuré par défaut pour accueillir 4 lignes réseau. Si vous êtes connecté à moins de 4 lignes réseau, il est important de configurer le système avec le nombre de lignes connectées.

Par exemple :

Une ligne réseau connectée

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 31 1 #

Raccrochez

Deux lignes réseau connectées

Numérotation

EXT 201

Mot de passe

* 31 1 2 #

Raccrochez

4

Trois lignes réseau connectées

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 31 1 2 3 #

Raccrochez

Téléphones équipés des fonctions d'identification de l'appelant et de date / heure

Si vous souhaitez utiliser des téléphones équipés des fonctionnalités ci-dessus sur le KS416, vous devez programmer les paramètres de la date / l'heure sur le KS.

Le KS plus met à jour votre journal d'identification des appelants avec l'heure et la date de chaque appel entrant et des appels passés depuis d'autres extensions.

Il n'est pas nécessaire de régler la Date / heure sur vos téléphones car le KS plus le fait automatiquement lorsque le téléphone sonne.

Réglage de la date et de l'heure

Remarque : à la fin de chaque séquence de programmation réussie, vous entendrez un bip de confirmation.

Régler la date

Sur l'extension 201, vous devez composer le mot de passe * 95 1 aa mm jj jdls # (où JDLS correspond à lundi = 1, mardi = 2, etc.).

Par exemple : le jeudi 29 mars 2012 correspond à

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 95 1 12 03 29 4 #

Raccrochez

Régler l'heure (horloge de 24 heures)

Sur l'extension 201, composez le mot de passe * 952 hh mm #

Par exemple : 15 h 20 correspond à

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 952 15 20 #

Raccrochez

Modifier les numéros d'extension

Avec les configurations actuelles, les numéros d'extensions sont composés de 3 chiffres, de 201 à

216, mais ces numéros peuvent être modifiés afin de comporter 3 ou 4 chiffres et remplacés par n'importe quel numéro de 100 à 8 999

Modifier le nombre de chiffres et le chiffre de tête des extensions

Exemple 1 : remplacez toutes les extensions de 201 à 216 par 3001 à 3016

5

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 72 3 4 #

Où 3 est le chiffre de tête et 4 est le nombre de chiffres .

Puis composez le :

* 7 001 3001 #

Où 001 est la prise de l'extension à l'arrière de l'appareil.

Puis composez le :

* 7 002 3002 # * 7 003 3003 #

Continuez jusqu'à :

* 7 032 3032 #

Raccrochez

Remarque : les extensions du programme peuvent être programmées pour des combinaisons de

3 ou 4 chiffres mais les extensions à 3 ou 4 chiffres doivent avoir un chiffre de tête différent. Par exemple : les extensions à 3 chiffres peuvent commencer par 3 et les extensions à 4 chiffres peuvent commencer par 5.

Exemple 2 : modifiez les extensions 202 à 303 et 208 à 5555

* 72 3 2 #

Numérotation

Ext 201 :

Mot de passe

* 72 5 4

*

#

7 002 303 #

* 7 008 5555 #

Raccrochez

Attribution des appels entrants

Il s'agit d'une fonctionnalité utile pour répartir la charge d'appels entrants vers certaines extensions ou les appels provenant d'une ligne spécifique directement vers une extension spécifique. Cette fonctionnalité est utile si vous partagez le KS avec une autre entreprise ou si vous connectez un fax à une extension.

Jusqu'à 8 extensions, de 201 à 216, peuvent être programmées pour sonner lors des appels entrants

IMPORTANT : par défaut, seules les extensions 201 à 204 sonnent.

Si vous souhaitez faire sonner plus de 4 extensions, vous pouvez ajouter des extensions supplémentaires. Reportez-vous aux exemples ci-dessous pour configurer votre KS selon vos besoins.

6

Attribuer les extensions 207 et 208 à la ligne 1

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 12 01 207 # * 12 01 208 #

Raccrochez

À présent, les extensions 201 à 204 et 207 à 208 sonnent sur la ligne 1.

Exemples supplémentaires

Si vous ne souhaitez pas faire sonner une extension ou toutes les extensions 201 à 204, vous devez d'abord effacer les réglages par défaut comme suit :

Attribuer uniquement les extensions 207 et 208 à la ligne 1

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

Puis composez le :

* 11 01

* 12 01 207 #

* 12 01 208 #

Raccrochez

#

Cette procédure efface la ligne 1

Attribuer uniquement les extensions 205 et 206 à la ligne 2 :

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

Puis composez le :

* 11 02

* 12 02 205 #

* 12 02 206 #

Raccrochez

#

Cette procédure efface la ligne 2

Attribuer les extensions 205, 206 et 207 à la ligne 3 :

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 12 03 205 #

* 12 03 206 #

* 12 03 207 #

Raccrochez

À présent les extensions 201 à 207 sonnent sur la ligne 3.

7

Attribution des appels sortants

Attribution de lignes réseau spécifiques à une extension

Il s'agit d'une fonctionnalité utile si vous souhaitez libérer les lignes 1 et 2 pour les appels entrants ou d'autres extensions prioritaires pour les appels sortants. Cela n'empêche pas les autres extensions d'utiliser la même ligne extérieure.

Exemple : faites en sorte que l'extension 208 n'utilise que la ligne réseau 3.

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 41

Pour annuler cette attribution :

03 208 #

Raccrochez

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 43 03 #

Raccrochez

Ligne réseau pour une ou plusieurs extensions spécifiques

Cette option s'applique aux appels sortants uniquement. Toutes les extensions peuvent répondre aux appels entrants.

Exemple : configurez le système de manière à ce que seules les extensions 207 et 208 puissent passer des appels sortants sur la ligne 3.

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 42

* 42

Pour annuler cette attribution :

03

03

207

208

#

#

Raccrochez

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 44 03 #

Raccrochez

Attribuer des extensions pour le mode de numérotation directe

Avec la configuration actuelle, toutes les extensions doivent composer le 9 pour obtenir une ligne

(Réglages par défaut). Ces réglages peuvent être modifiés afin que les extensions accèdent automatiquement à une ligne extérieure disponible dès que le téléphone est décroché.

Convertir toutes les extensions au mode de numérotation directe :

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 8 10 #

Raccrochez

8

Refaire passer toutes les extensions au mode « composer le 9 » :

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 8 00 #

Raccrochez

Convertir les extensions 207 et 208 uniquement au mode de numérotation directe :

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 82 207 1 #

* 82 208 1 #

Raccrochez

Refaire passer les extensions 207 et 208 uniquement au mode « composer le 9 » :

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 82 207

* 82 208

0

0

#

#

Raccrochez

Remarque : les extensions en numérotation directe doivent appuyer sur la touche * avant de composer le numéro de l'extension pour passer des appels internes.

Routage à moindre coût (LCR pour l'anglais Least cost routing) pour tous les appels

De nombreuses entreprises de téléphonie proposent des offres séduisantes pour les appels nationaux, mobiles ou internationaux. Cependant, pour utiliser leurs services vous devez composer un code d'accès à 4, 5 ou 6 chiffres avant tous les appels internationaux.

Le KS d'Orchid peut être programmé de manière à insérer automatiquement le code d'accès de l'entreprise de téléphonie pour tous les appels commençant par 0, comme dans l'exemple suivant :

Pour insérer l'indicatif téléphonique d'appel de l'opérateur (Carrier Call) 18185 sur toutes les lignes

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 35 18185

Pour annuler l'indicatif LCR

#

Raccrochez

* 35 #

Raccrochez Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

9

Si vous souhaitez n'attribuer la fonction LCR qu'à une seule ligne, par exemple la ligne 3 :

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 34 03 18185

Pour annuler la fonction LCR sur la ligne 3

#

Raccrochez

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 34 03 #

Raccrochez

Accès aux appels IP ou à une passerelle GSM fixe (FCT pour l'anglais Fixed Cellular Terminal)

Avec les configurations actuelles, vous devez composer le 9 pour accéder à la ligne câble ou BT afin de passer des appels sortants. Si un service IP est également connecté à une ou plusieurs de vos lignes, vous pouvez programmer un chiffre (de 1 à 8) pour accéder automatiquement au service IP ou FCT.

Exemple 1 : désigner le chiffre 7 pour l'accès au service IP ou FCT sur les lignes 2 et 3

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 971 7 02 #

Raccrochez

Pour annuler composez le :

* 971 #

Exemple 2 : désigner le chiffre 8 pour accéder aux services IP ou FCT sur la ligne 3

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 971

Pour annuler composez le* 971 #

8 03 #

Pour passer des appels IP ou FCT, composez le 7, comme dans l'exemple 1, ou le 8, comme dans l'exemple 2.

Remarque : si vos extensions sont en mode de numérotation directe, vous devez appuyer sur la touche * devant le 7 ou le 8 (dans l'exemple ci-dessus)

Interdiction d'appel / Restriction d'appel

Le KS d'Orchid dispose d'un pack de restrictions d'appels très flexible qui vous permet de réduire vos factures téléphoniques en éliminant les appels inutiles.

Vous pouvez, par exemple, empêcher une ou toutes les extensions d'appeler des numéros surtaxés, des numéros internationaux, des mobiles, l'horloge parlante ou les renseignements.

Les appels peuvent également être limités à une ou plusieurs des 80 touches mémoire de numérotation abrégée du système.

10

Les appels de types local, national, mobile, international, non géographique, renseignements téléphoniques etc. peuvent être programmés dans les Groupes d'appel.

Il existe des groupes d'interdiction d'appel, de 1 à 6 ; chaque groupe peut inclure 20 types d'appels composés de 4 chiffres maximum.

Par exemple, le Groupe 1 peut comprendre les appels vers les numéros surtaxés (09) et les mobiles (07) ; le Groupe 2 peut comprendre les appels internationaux vers l'Asie (008) et vers les renseignements téléphoniques (118), etc. Ces groupes peuvent être attribués à des extensions individuelles ou à toutes les extensions.

Exemple 1 : attribuer les appels vers les 09 et 07 au groupe 1 et les 008 et 118 au groupe 2.

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 57 1 09 # 07 * 57 2 118 #

Raccrochez

Exemple 2 : attribuer les 01 et 02 au groupe 3 et les 100, 123, 00, 07 et 09 au groupe 4.

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 57 3 01 # 02 * 57 4 100 # 123 # 00 # 09 # Raccrochez

Appels internes dans le groupe 0 uniquement

Pour attribuer des extensions pour les appels internes uniquement, celles-ci doivent être raccordées au groupe 0. Le système est déjà programmé de manière à ce que le groupe 0 n'accepte que les appels internes. Par exemple, vous possédez peut-être un téléphone à la réception ou dans une zone publique.

Attribuer les groupes 1 à 6 ou le groupe 0 à des extensions

Exemple 1 : rattachez le groupe 1 à toutes les extensions (le groupe 1 peut interdire les appels vers les numéros en 09)

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 54 1 #

Raccrochez

Annulez l'attribution du groupe 1 à toutes les extensions,

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 53 #

Raccrochez

Exemple 2 : attribuez le groupe 2 à l'extension 204 et le groupe 0 à l'extension 208

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 51 204 2 # * 51 208 0 #

Raccrochez

Annulez l'attribution du groupe 2 à l'extension 204

11

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 53 204 #

Raccrochez

Attribuer des extensions aux touches mémoire de numérotation abrégée uniquement

Il s'agit de la fonction ultime pour faire des économies et interdire l'utilisation non autorisée du téléphone. Avec ce mode, les extensions ne peuvent appeler que les numéros en rapport avec l'entreprise ; par exemple, les fournisseurs, les clients ou les collègues.

Nous vous conseillons vivement de programmer les numéros d'urgence dans la mémoire lorsque vous utilisez cette fonctionnalité.

Exemple : faites en sorte que les extensions 207 et 208 n'appellent que les numéros abrégés du système.

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 51 207 92 # * 51 208 92 #

Raccrochez

Annulez l'attribution de la numérotation abrégée aux extensions 207 et 208 uniquement

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 53 207 92 # * 53 208 92 #

Raccrochez

Interdiction d'appel, ligne par ligne

Il s'agit d'une fonctionnalité utile si vous souhaitez interdire certains types d'appels sur des lignes spécifiques, par exemple, si vous voulez que vos collègues n'utilisent la ligne 3 que pour les appels vers les mobiles car vous avez installé une passerelle GSM fixe (FCT) sur la ligne 3 et que les appels vers les mobiles seront donc moins coûteux.

Interdisez les appels vers les mobiles (numéros commençant par 07) sur les lignes 1 et 2

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 58 1 07 # * 58 2 07 #

Raccrochez

Cela obligera vos collègues à utiliser la ligne 3 pour appeler les mobiles car l'appel ne pourra pas

être effectué depuis les lignes 1 et 2. Ils devront composer le # 3 pour appeler un mobile.

Pour accéder directement à une ligne, appuyez sur la touche # suivie du numéro de la ligne souhaitée.

Fixer une limite de temps pour les appels sortants

Toutes les extensions individuelles peuvent être limitées à un temps d'appel maximum pour chaque appel sortant. Le temps d'appel maximum peut être compris entre 1 et 60 minutes.

Exemple 1 : limitez toutes les extensions à 3 minutes par appel sortant :

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 93 3 #

Raccrochez

12

Annulez la limite de 3 minutes imposée à toutes les extensions pour les appels sortants :

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 93 #

Raccrochez

Exemple 2 : limitez les extensions 207 et 208 à 5 minutes par appel sortant :

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 91 207 05 # * 91 208 05 #

Raccrochez

Annulez la limite de 5 minutes imposée à l'extension 208 pour les appels sortants :

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 92 208 #

Raccrochez

Remarque : un bip retentit toutes les 15 secondes, une minute avant la limite de temps.

Numérotation abrégée du système

Jusqu'à 80 numéros de téléphone peuvent être enregistrés dans la mémoire du système KS et peuvent être composés par toutes les extensions programmées pour utiliser cette fonctionnalité.

Remarque : toutes les extensions programmées pour utiliser la numérotation abrégée peuvent

également enregistrer des numéros dans la mémoire.

Il faut utiliser la même séquence pour enregistrer et composer les numéros abrégés pour les extensions en mode « Composer le 9 » ou « numérotation directe ».

Attribuer des extensions pour la numérotation abrégée

Exemple 1 : attribuez les extensions 201 et 202 à la numérotation abrégée.

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 40 201 1 # 202 1 #

Raccrochez

Exemple 2 : attribuez toutes les extensions pour la numérotation abrégée.

Ext 201

Composez :

Mot de passe

* 40 201 1 # 202 1 # 203 1 # 204 1 #

205 1 # 206 1 # 207 1 # 208 1 #

Répétez jusqu'à 216 et raccrochez

Empêcher les extensions d'utiliser la numérotation abrégée

Exemple : enlevez l'extension 205

Numérotation

Mot de * 40 205 #

Raccrochez

13

Ext 201 passe

Enregistrement des numéros abrégés

Enregistrez les numéros abrégés aux emplacements 01 à 80. Jusqu'à 24 chiffres peuvent être enregistrés par numéro abrégé. Toute extension attribuée peut ajouter, supprimer ou modifier la mémoire de numérotation abrégée.

Exemple 1 : enregistrez le numéro 01572 717888 à l'emplacement 01 de la numérotation abrégée. Aucun mot de passe nécessaire.

Numérotation

Ext 201

# * * 01 01572 717888 #

Raccrochez

Exemple 2 : enregistrez le numéro 07722225678 à l'emplacement 33 de la numérotation abrégée

Numérotation

Ext 201

# * * 33 07722225678 #

Raccrochez

Appel des numéros abrégés

Pour appeler le numéro enregistré à l'emplacement 01 de la numérotation abrégée, composez le

## 01

Pour appeler le numéro enregistré à l'emplacement 33 de la numérotation abrégée, composez le

## 33

Suppression et modification d'un numéro abrégé

Pour modifier un numéro, vous devez d'abord le supprimer.

Exemple : remplacez le numéro enregistré à l'emplacement 01 de la numérotation abrégée par

902 123456

Numérotation

Ext 201 :

# * * 01 #

Raccrochez

Le numéro est à présent supprimé.

Numérotation

Ext 201 :

# * * 01 902 123456 #

Raccrochez

Ligne directe

Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les téléphones de la réception ou d'urgence.

Lorsque le combiné est décroché, le téléphone appelle automatiquement une extension définie.

Les réglages par défaut pour cette fonctionnalité veulent que l'extension 202, c'est-à-dire l'opérateur, soit appelée. Cependant, l'extension de l'opérateur peut être remplacée par une autre extension (voir page 7)

14

Important : ne programmez pas l'extension 201 en mode Ligne directe. Cela peut affecter la programmation du système.

Exemple : faites passer l'extension 208 en mode Ligne directe

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 51 208 91 #

Raccrochez

Annulez le mode Ligne directe sur l'extension 208 :

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 53 208 #

Raccrochez

Musique d'attente

Le KS 416+ dispose d'une musique d'attente intermittente que l'appelant peut entendre lorsque l'appel est en cours de transfert ou mis en attente. Cependant, nous vous recommandons d'utiliser le port externe de musique d'attente. Ainsi, vous disposerez d'un plus large choix de musique ce qui donnera une image plus professionnelle à votre entreprise. Un lecteur CD ou

MP3 standard peut être connecté à ce port à l'aide d'un câble audio avec une fiche de 3,5 mm connectée à chaque extrémité. Connexion de la musique depuis le port En attente (Hold) vers le port du casque du lecteur.

Vérifier ou écouter la musique en attente

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 2 4 #

Raccrochez

Réception automatique (DISA)

Toutes les lignes, ou des lignes individuelles, peuvent être programmées en mode Réception automatique (DISA). En mode DISA, le KS416 répond aux appelants entrants et ces derniers entendent une annonce de répondeur (AR) personnalisée.

Cela vous permet de renseigner vous appelants et de leur dire de composer le 201 pour le

Service Ventes, le 202 pour le Service Comptabilité, etc. ou le 0 pour l'opérateur. L'extension 202 est pour l'opérateur 1 et l'extension 203 pour l'opérateur 2. Si l'opérateur 1 est occupé, l'appel est transféré vers l'opérateur 2.

Enregistrer l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)

L'AR peut durer jusqu'à 30 secondes. Voici une suggestion de message :

« Vous êtes bien chez Du Pont. Pour joindre le service des ventes, composez le 201, pour joindre

le service clients, composez le 208 et pour toute autre information, merci d'appuyer sur la touche

0 pour joindre l'opérateur. »

Numérotation

Mot de * 221 # Enregistrez le

Raccrochez

15

Ext 201 passe message

Réécouter l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)

Numérotati

on Ext 201

Mot de passe

* 231 # Écoutez le message

Raccrochez

AR si l'extension est occupée

Vous pouvez enregistrer un message afin de demander à l'appelant d'appuyer sur la touche 0 pour joindre l'opérateur car l'extension est occupée. La durée maximum du message est de

30 secondes. Voici une suggestion de message :

'«

Je suis désolé, l’extension que vous essayez de joindre est occupée. Veuillez appuyer sur 0 pour joindre l'opérateur. »

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 222 # Enregistrez le message

Raccrochez

Réécouter l'AR de l'extension occupée

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 232 # Écoutez le message

Raccrochez

AR si l'extension ne répond pas après 25 secondes.

Vous pouvez enregistrer une AR demandant à l'appelant d'appuyer sur la touche 0 pour joindre l'opérateur car l'extension ne répond pas. Pour enregistrer l'AR en cas de non réponse de l'extension (maximum 15 secondes) : voici une suggestion de message « Je suis désolé,

l'extension que vous essayez de joindre ne répond pas, veuillez appuyer sur 0 pour joindre

l'opérateur »

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 223 # Enregistrez le message

Raccrochez

R éécouter l'AR sans réponse

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 233 # Écoutez le message

Raccrochez

Attribuer des extensions d'opérateur pour le mode de Réception automatique

Lorsque l'appelant compose le 0 pour joindre l'opérateur, l'extension 202 sonne. Si l'extension 202 est occupée, l'extension 203 sonne.

16

Vous pouvez programmer les extensions que vous souhaitez pour l'opérateur 1 ou pour l'opérateur 2 qui prend le relai si le premier est occupé.

Modifiez l'opérateur 1 :

#

Raccrochez Numérotation

Ext 201

Mot de passe

*25 (numéro d'extension)

Modifiez l'opérateur 2 :

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

*26 (numéro d'extension)

#

Raccrochez

Équiper toutes les lignes de la réception automatique

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 20 #

Raccrochez

Équiper une seule ligne de la réception automatique

Exemple : équipez uniquement la ligne 3 de la réception automatique

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 20 03 #

Raccrochez

Retirer la fonction de réception automatique de toutes les lignes

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

*21 #

Raccrochez

Transfert automatique vers l'opérateur

Les réglages par défaut veulent que la communication avec l'appelant entrant soit coupée si celuici ne compose pas le numéro d'une des options d'extension.

Ce réglage peut être modifié de manière à ce que l'appelant soit transféré vers l'extension de l'opérateur s'il ne compose pas l'une des options.

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 852 1 #

Raccrochez

Remarque : si un appelant raccroche pendant l'annonce de répondeur, l'extension de l'opérateur

202 sonne tout de même. Si cela devient un problème, vous pouvez toujours revenir au réglage par défaut, en procédant comme suit :

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 852 0 #

Raccrochez

17

Détection automatique des fax

En mode de réception automatique, le KS peut détecter l'arrivée d'un fax et le transférer automatiquement vers un télécopieur.

Exemple : attribuez l'extension 208 à la réception automatique d'un fax entrant ;

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 27 208 #

Raccrochez

Annulez la détection automatique des fax

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 27 #

Raccrochez

Attribuer un chiffre unique pour les opérations de réception automatique

Cette fonctionnalité permet à vos appelants d'appuyer sur une touche unique pour accéder aux extensions. Par exemple : appuyez sur 1 pour les ventes, sur 3 pour l'entretien, sur 4 pour la comptabilité etc.

Exemple : Activez les opérations à chiffre unique

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 29 1 #

Raccrochez

Annulez les opérations à chiffre unique

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 29 0 #

Raccrochez

Attribuer un chiffre unique pour une ou plusieurs extensions

Exemple 1 : attribuez les extensions 201, 202 et 203 à la touche 1.

Ces extensions sonnent chacune à leur tour ; si l'extension 202 est en communication, la 203 sonne.

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 150 1 201 # * 150 1 202 # * 150 1 203 #

Raccrochez

Exemple 2 : attribuez les extensions 204 et 205 à la touche 5.

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 150 5 204 # * 150 5 205 #

Raccrochez

Remarque : pour modifier les extensions attribuées à une touche, vous devez d'abord effacer la programmation comme suit :

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 140 touche #

Raccrochez

18

Service de Jour/Nuit avec activation/désactivation (on/off) de la réception automatique

Les modes de réception automatique peuvent être réglés de manière à être activés ou désactivés

à différentes heures.

Par exemple, si vous souhaitez que le mode de réception automatique soit actif les soirs et weekends ou qu'il soit actif pendant la semaine et désactivé les soirs et weekends afin qu'un répondeur puisse prendre des messages.

Remarque : vérifiez que les paramètres d'horloge du système sont corrects (voir page 7)

Exemple1 : activez la réception automatique à 9 h et désactivez-la à 18 h. du lundi au vendredi et toute la journée de samedi et dimanche :

Numérotation

Ext 201 :

Mot de passe

* 87 0900 1800 1 # * 891

6 (JDLS) 1 # * 892 7 (JDLS) 1 #

Raccrochez

Où le jour de la semaine (JDLS) correspond à : 1 pour lundi, 2 pour mardi, 7 pour dimanche

Exemple 2 : activez la réception automatique à 18 h et désactivez-la à 9 h du lundi au vendredi et les weekends.

Numérotation

Ext 201 :

Mot de passe

* 87 1800 0900 1 # * 891

6 (JDLS) 0 # * 892 7 (JDLS) 0 #

Raccrochez

Remarque : 1 = réception automatique activée, 0 = réception automatique désactivée.

Fonctionnalités des extensions / Gestion des appels

Les appels en attente sont gérés par l'opérateur du téléphone multiligne. Reportez-vous au manuel d'utilisation du téléphone multiligne.

Appels d'extension à extension

Pour appeler une autre extension, appuyez sur * et composez le numéro de l'extension.

Transfert d'appels

Appuyez sur

Rappel (Recall)

(R) et composez le numéro de l'extension vers laquelle vous souhaitez transférer l'appel. Vous pouvez parler à la personne qui décroche l'extension et lui demander si elle souhaite prendre l'appel ; si oui, raccrochez et l'appel est transféré ; si non, la personne raccroche et l'appel est redirigé vers vous. Autrement, vous pouvez simplement raccrocher et si l'extension ne prend pas l'appel, celui-ci est redirigé vers votre téléphone.

19

Prise d'appel

Pour prendre un appel qui sonne sur une autre extension composez le

# 7

Conférence téléphonique

Pour configurer une conférence téléphonique entre un appel externe sur votre extension, vousmême et une autre extension, appuyez sur

Rappel (Recall)

(R)

*

suivi du numéro de l'extension.

Numérotation abrégée du système

Pour configurer la numérotation abrégée reportez-vous à la page 15. Pour utiliser les touches mémoire de numérotation abrégée appuyez sur

# #

suivi du numéro mémoire de 01 à 80

Confirmation du numéro de l'extension

Si vous souhaitez connaître le numéro de votre extension, décrochez votre combiné et composez le

# * 9

; un guide vocal vous informe de votre numéro de port et de votre numéro d'extension.

Appel de l'opérateur

En appuyant sur

0

depuis n'importe quelle extension vous serez automatiquement connecté à l'extension 202. Si l'extension 202 est occupée, vous serez connecté à la 203.

Si votre extension est en mode de numérotation directe, composez le

* 0

Rappel automatique si occupé

Si l'extension que vous appelez est occupée, vous pouvez passer en mode Rappel automatique

(Ringback) en composant :

Rappel

(Recall) (R)

# # 0 0

Raccrochez

Lorsque l'appel en cours sur l'extension que vous souhaitez joindre prend fin, votre téléphone sonne ; décrochez le combiné pour faire sonner l'autre extension.

Transfert d'appels si occupé

Cette fonctionnalité vous permet de transférer des appels internes ou externes vers une autre extension si vous êtes déjà en communication.

Pour activer le transfert composez le :

# * 1 n° d'ext

Pour annuler le transfert lorsque celui-ci est enclenché composez le :

# * 1 00

Transférer tous les appels vers une autre e xtension

Pour transférer tous les appels vers une autre extension composez le : # * 2 n° d'ext

20

Pour annuler le transfert de tous les appels composez le :

# * 2 00

Transférer tous les appels vers votre secrétaire

Pour transférer tous les appels vers votre secrétaire composez le :

# * 6 n° d'ext

Avec ce mode, seul votre secrétaire peut appeler votre extension. Pour annuler le transfert de vos appels vers votre secrétaire composez le :

# * 6 00

Mode Ne pas déranger

Si vous ne souhaitez recevoir aucun appel interne ou externe composez le :

# * 71

Raccrochez.

Pour annuler le mode Ne pas déranger composez le :

# * 70

Sélectionner une ligne spécifique appel par appel

L'extension peut être en mode « composer le 9 » pour le mode Ligne ou le mode de numérotation directe.

Décrochez le combiné et composez le :

# 1

(pour la ligne 1)

# 2

(pour la ligne 2)

# 3 (pour la ligne 3) etc

Pa nne de courant

En cas de panne de courant, les lignes réseau sont automatiquement redirigées comme suit :



Ligne 1 vers 201



Ligne 2 vers 202



Ligne 3 vers 203

Programmation à distance

Cette fonctionnalité est particulièrement utile si une entreprise dispose de plusieurs bureaux. Cela permet à l'administrateur de programmer à distance les fonctionnalités du KS, y compris les mémoires de numérotation abrégée. Cela permet également à votre fournisseur KS de vous aider à configurer le système.

Pour programmer le système à distance, appelez le KS et faites-vous transférer vers l'extension

201. La personne sur l'extension 201 est informée qu'elle doit appuyer sur

Rappel (Recall) (R)

puis

# * # *

.

Vous pouvez maintenant programmer le système selon les besoins (il n'est pas nécessaire de composer le mot de passe du système avant la programmation).

Ou encore, la personne sur l'extension 201 du système qui doit être programmé peut vous appeler ; appuyez sur

Rappel (Recall

)

(R)

suivi de

# * # *

. Les deux parties doivent raccrocher lorsque la programmation est terminée.

21

Identification de l'appelant

La fonction d'identification de l'appelant est soumise à la connexion réseau. Vérifiez auprès de votre fournisseur de ligne.

Lorsque cette option est activée sur votre ligne, et si votre téléphone est compatible avec l'identification de l'appelant, les numéros de téléphones des appelants entrants s'affichent et sont enregistrés sur les extensions.

Identification de l'appelant entre extensions

Cette fonctionnalité est fournie par le KS plus et n'est pas soumise à la connexion réseau.

Si vous disposez de téléphones compatibles avec la fonction d'identification de l'appelant, lorsque l'on vous appelle depuis une extension interne, le numéro de ladite extension s'affiche. Par exemple, si vous êtes appelé depuis l'extension 208, l'écran LCD affiche 00208.

Les fonctions d'identification de l'appelant et de répertoire sont liées sur de nombreux téléphones avec fil et sans fil numériques. Si le numéro d'identification de l'appelant correspond à un numéro dans le répertoire, le nom qui lui est assigné s'affiche sur l'écran LCD.

Par exemple, si l'extension 208 est attribuée au téléphone de la réception :

Sur votre téléphone équipé de l'identification de l'appelant, entrez le numéro de téléphone 00208 dans la mémoire de votre répertoire suivi de « Téléphone de la réception ».

Si quelqu'un vous appelle depuis l'extension 208, l'écran LCD affiche « téléphone de la réception ».

Comment transférer tous les appels vers un numéro de mobile ou de fixe externe

Pour utiliser les services spéciaux fournis par votre fournisseur de télécommunications, comme le renvoi d'appel, où * est utilisé pour la programmation. Vous devez insérer la ligne n ° 1 pour un ou n ° 2 pour la deuxième ligne, etc avant d'entrer dans l'* pour la programmation.

22

Dépannage et FAQ

Les réglages par défaut sont les suivants :



Toutes les extensions sont en mode « composer le 9 » pour une ligne.



Les extensions 201 à 204 sonnent uniquement pour les appels entrants



Option de restrictions d'appel inactive sur toutes les extensions



Réception automatique (DISA) désactivée.

Réinitialiser le système avec les réglages par défaut

Numérotation

Ext 201

Mot de passe

* 6000 #

Raccrochez

Réinitialiser le mot de passe

Numérotation

Ext 201

* 03 03 03 #

Raccrochez

Le mot de passe par défaut 1234 sera rétabli.

Impossible d'appeler des numéros de téléphone

Vous appuyez sur le 9, composez le numéro et ne parvenez pas à obtenir la ligne ? Cela peut

être dû au fait que votre service BT est Feature Line, ce qui exige que vous appuyiez sur 9 pour passer des appels sortants. Si c'est le cas, vous devez appuyer sur 9 pour obtenir une ligne et encore une fois sur 9 suivi du numéro.

Si vous êtes sur « Feature Line », nous vous conseillons de faire passer toutes vos extensions en mode de numérotation directe.

Reportez-vous à la page 10 du manuel d'utilisation. En mode de numérotation directe, dès que vous passez en mode Décroché pour passer un appel, vous obtiendrez une ligne BT immédiatement et ainsi vous n'aurez qu'à appuyer sur 9 une seule fois avant de composer le numéro de téléphone.

Impossible de composer le 9 pour avoir une ligne



Vérifiez que le téléphone connecté est en mode de numérotation par TONALITÉ et NON en mode de numérotation par IMPULSION.

Certaines extensions ne sonnent pas en cas d'appel entrant



Les réglages par défaut font en sorte que seules les extensions 201 à 204 sonnent lors des appels entrants. Reportez-vous à la page 5 pour obtenir des consignes pour faire sonner les autres extensions lors des appels entrants.



Veillez à ce que le paramètre de la sonnerie du téléphone soit activé (ON).

23

Impossible d'appeler une autre extension



Vérifiez que l'alimentation est sous tension. Le témoin lumineux d'alimentation sur le KS doit être allumé.



L'extension est-elle en mode de numérotation directe ? Si oui, vous devez appuyer sur * puis composer le numéro de l'extension requise.

Impossible de transférer des appels



Vous devez utiliser la touche Rappel (Recall) ou R lorsque vous transférez des appels.

Vérifiez que le type de rappel (Recall) est réglé sur TBR (Time Break Recall). Un sélecteur

TBR-ELR est généralement situé sur la base du téléphone.

Impossible de programmer le KS



Toute la programmation doit être effectuée depuis l'extension 201.



Vérifiez que le téléphone utilisé pour la programmation est en mode de numérotation par

TONALITÉ et non par IMPULSION.



Composez le mot de passe (

* * 01 1234 #

) avant d'entrer les chaînes de programmation.

Vous entendrez un message de confirmation lorsque le mot de passe ou toute autre séquence de programmation est correctement saisi.

Passer un appel sortant sur une ligne spécifique

Pour accéder directement à une ligne, appuyez sur la touche # suivie du numéro de la ligne souhaitée

Connecter un répondeur, un fax ou un lecteur de carte bancaire

Tous ces appareils doivent être connectés au port d'une extension. Ne les connectez pas du côté de la ligne.

Lorsque vous utilisez un tel appareil, nous vous conseillons de le connecter à un numéro d'extension non utilisé. Si tous les numéros sont utilisés, connectez-le en parallèle à l'aide d'un adaptateur à deux voies.

Il est important que le lecteur de carte bancaire soit connecté à l'un des ports d'extension et non directement à une ligne téléphonique. La connexion à une ligne téléphonique entrainera de fausses sonneries. Lorsque vous connectez une extension, veillez à ce que celle-ci soit programmée pour le mode direct (par besoin de composer le 9 pour obtenir une ligne). Voir page

10.

Contactez Orchid pour obtenir de l'aide

Si vous avez des questions concernant la gamme de KS d'Orchid, vous pouvez nous contacter par courriel à l'adresse suivante : support@orchid-telecom.com

24

Caractéristiques techniques

Capacité

Prises externes

4 lignes et 16 extensions

Ligne et extensions avec prises RJ11

Prise musicale mono externe 3,5 mm

Canaux de communication

7

Perte de transmission

Extension à extension < 1,5 dB

Extension à ligne réseau < 2 dB

Courant d'appel

Équilibre de la terre

Mode de numérotation

Signal

65 VCA/50 Hz

300 Hz...600 Hz < 40 dB

600 Hz...3400 Hz< 46 dB

DTMF

Signal sinusoïdal continu de 400 Hz, tonalité de numérotation interne

Tonalité de sonnerie interne 400 Hz, 1 s on / 4 s off

Tonalité occupée interne de 400 Hz, signal sinusoïdal,

0,3 s on / 0,3 s off

Identification de l'appelant

Réception ; DTMF et FSK (Bell 202)

Envoi ; FSK (Bell 202)

Alimentation électrique

Approbations

230 VCA/12 W

Secondaire 24 V et 5 V

Conforme aux normes CE et RoHS

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