Orchid Telecom KS 416 Manuel utilisateur
Modèle KS416
Manuel d'utilisation et de programmation
1
Introduction
Merci d'avoir choisi le système de téléphone KS416 d'Orchid Telecom. Veuillez prendre le temps de lire ce document « Manuel d'utilisation et de programmation » afin de profiter au maximum de votre nouvelle acquisition.
Astuces pour l'installation
Vérifiez que le sélecteur Marche / Arrêt (On / Off) sur le côté gauche du KS416 est en position Marche (On). (-)
Seules les extensions 201 à 204 sonnent lors des appels entrants (réglages par défaut), sauf si vous choisissez de faire sonner une autre extension. Voir page 7
Fixation murale
Percez deux trous, à 16 cm d'écart. (Faites attention à ne pas percer des conduites ou des câbles électriques.)
Ajustez les têtes de vis jusqu'à ce que le KS soit bien fixé contre le mur.
2
Programmation du système
M ot de passe du système
Modification du m ot de passé
Configuration de la ligne réseau
Téléphones équipés des fonctions d'identification de l'appelant et de date / heure
Modifier les numéros d'extension
Modifier le nombre de chiffres et le chiffre de tête des extensions
Attribution des appels entrants
Attribution des appels sortants
Attribuer des extensions pour le mode de numérotation directe
Routage à moindre coût (LCR pour l'anglais Least cost routing) pour tous les appels
8
8
9
Accès aux appels IP ou à une passerelle GSM fixe (FCT pour l'anglais Fixed Cellular Terminal) 10
Interdiction d'appel / Restriction d'appel 10
Attribuer des extensions aux touches mémoire de numérotation abrégée uniquement 12
Interdiction d'appel, ligne par ligne
Fixer une limite de temps pour les appels sortants
Numérotation abrégée du système
Ligne directe
12
12
13
14
4
6
6
6
4
4
4
4
Musique d'attente
Réception automatique (DISA)
Enregistrer l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)
Réécouter l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)
AR si l'extension est occupée
Attribuer des extensions d'opérateur pour le mode de Réception automatique
Détection automatique des fax
Service de Jour/Nuit avec activation/désactivation (on/off) de la réception automatique
Fonctionnalités des extensions / Gestion des appels
Appels d'extension à extension
Transfert d'appels
Prise d'appel
Conférence téléphonique
Numérotation abrégée du système
Confirmation du numéro de l'extension
Appel de l'opérateur
Rappel automatique si occupé
Transfert d'appels si occupé
Transférer tous les appels vers une autre e xtension
Transférer tous les appels vers votre secrétaire
Mode Ne pas déranger
Sélectionner une ligne spécifique appel par appel
Pa nne de courant
Programmation à distance
Identification de l'appelant entre extensions
Caractéristiques techniques
Comment transférer tous les appels vers un numéro de mobile ou de fixe externe
Dépannage et FAQ
20
20
20
21
21
21
21
21
22
22
23
25
19
19
20
20
20
20
15
15
15
16
16
16
17
19
19
19
3
Programmation du système
L'ensemble de la programmation s'effectue sur Extension 201 uniquement.
Remarque : à chaque fois que vous réussirez à programmer une ligne, vous entendrez 1 bip en entrant le #
Si vous faites une erreur, vous entendrez 3 bips
Si vous programmez plusieurs fonctions, vous n'avez pas besoin d'entrer de # et de raccrocher après chaque chaîne de fonction. Si l'entrée est acceptée, vous entendrez 1 bip et, au lieu de raccrocher, vous pouvez continuer et programmer la fonction suivante .
Dans ce guide, l'ensemble des chiffres composés apparaîtront sous forme de texte
rouge
.
Mot de passe système
Le mot de passe par défaut (d'usine) est :
* * 0 1 (1234) #
À chaque fois que vous entrez le mot de passe avec succès, vous entendrez 1 bip
Si vous faites une erreur, vous entendrez 3 bips
Modification du m ot de passe
Numérotation
Ext 201 :
Mot de passe actuel
* * 0 1 1234 #
* * 0 2 xxxx #
Raccrochez
Votre nouveau mot de passe est xxxx.
Remarque : lorsque vous passez en mode de programmation sur l'extension 21, toutes les autres extensions sont coupées. Ainsi, vérifiez que les autres extensions ne sont pas en cours de communication avant de démarrer la programmation.
Pour simplifier les futures programmations, nous vous conseillons vivement d'enregistrer votre nouveau mot de passe sur une des touches mémoire.
Configuration de la ligne réseau
Le KS416 est configuré par défaut pour accueillir 4 lignes réseau. Si vous êtes connecté à moins de 4 lignes réseau, il est important de configurer le système avec le nombre de lignes connectées.
Par exemple :
Une ligne réseau connectée
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 31 1 #
Raccrochez
Deux lignes réseau connectées
Numérotation
EXT 201
Mot de passe
* 31 1 2 #
Raccrochez
4
Trois lignes réseau connectées
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 31 1 2 3 #
Raccrochez
Téléphones équipés des fonctions d'identification de l'appelant et de date / heure
Si vous souhaitez utiliser des téléphones équipés des fonctionnalités ci-dessus sur le KS416, vous devez programmer les paramètres de la date / l'heure sur le KS.
Le KS plus met à jour votre journal d'identification des appelants avec l'heure et la date de chaque appel entrant et des appels passés depuis d'autres extensions.
Il n'est pas nécessaire de régler la Date / heure sur vos téléphones car le KS plus le fait automatiquement lorsque le téléphone sonne.
Réglage de la date et de l'heure
Remarque : à la fin de chaque séquence de programmation réussie, vous entendrez un bip de confirmation.
Régler la date
Sur l'extension 201, vous devez composer le mot de passe * 95 1 aa mm jj jdls # (où JDLS correspond à lundi = 1, mardi = 2, etc.).
Par exemple : le jeudi 29 mars 2012 correspond à
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 95 1 12 03 29 4 #
Raccrochez
Régler l'heure (horloge de 24 heures)
Sur l'extension 201, composez le mot de passe * 952 hh mm #
Par exemple : 15 h 20 correspond à
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 952 15 20 #
Raccrochez
Modifier les numéros d'extension
Avec les configurations actuelles, les numéros d'extensions sont composés de 3 chiffres, de 201 à
216, mais ces numéros peuvent être modifiés afin de comporter 3 ou 4 chiffres et remplacés par n'importe quel numéro de 100 à 8 999
Modifier le nombre de chiffres et le chiffre de tête des extensions
Exemple 1 : remplacez toutes les extensions de 201 à 216 par 3001 à 3016
5
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 72 3 4 #
Où 3 est le chiffre de tête et 4 est le nombre de chiffres .
Puis composez le :
* 7 001 3001 #
Où 001 est la prise de l'extension à l'arrière de l'appareil.
Puis composez le :
* 7 002 3002 # * 7 003 3003 #
Continuez jusqu'à :
* 7 032 3032 #
Raccrochez
Remarque : les extensions du programme peuvent être programmées pour des combinaisons de
3 ou 4 chiffres mais les extensions à 3 ou 4 chiffres doivent avoir un chiffre de tête différent. Par exemple : les extensions à 3 chiffres peuvent commencer par 3 et les extensions à 4 chiffres peuvent commencer par 5.
Exemple 2 : modifiez les extensions 202 à 303 et 208 à 5555
* 72 3 2 #
Numérotation
Ext 201 :
Mot de passe
* 72 5 4
*
#
7 002 303 #
* 7 008 5555 #
Raccrochez
Attribution des appels entrants
Il s'agit d'une fonctionnalité utile pour répartir la charge d'appels entrants vers certaines extensions ou les appels provenant d'une ligne spécifique directement vers une extension spécifique. Cette fonctionnalité est utile si vous partagez le KS avec une autre entreprise ou si vous connectez un fax à une extension.
Jusqu'à 8 extensions, de 201 à 216, peuvent être programmées pour sonner lors des appels entrants
IMPORTANT : par défaut, seules les extensions 201 à 204 sonnent.
Si vous souhaitez faire sonner plus de 4 extensions, vous pouvez ajouter des extensions supplémentaires. Reportez-vous aux exemples ci-dessous pour configurer votre KS selon vos besoins.
6
Attribuer les extensions 207 et 208 à la ligne 1
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 12 01 207 # * 12 01 208 #
Raccrochez
À présent, les extensions 201 à 204 et 207 à 208 sonnent sur la ligne 1.
Exemples supplémentaires
Si vous ne souhaitez pas faire sonner une extension ou toutes les extensions 201 à 204, vous devez d'abord effacer les réglages par défaut comme suit :
Attribuer uniquement les extensions 207 et 208 à la ligne 1
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
Puis composez le :
* 11 01
* 12 01 207 #
* 12 01 208 #
Raccrochez
#
Cette procédure efface la ligne 1
Attribuer uniquement les extensions 205 et 206 à la ligne 2 :
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
Puis composez le :
* 11 02
* 12 02 205 #
* 12 02 206 #
Raccrochez
#
Cette procédure efface la ligne 2
Attribuer les extensions 205, 206 et 207 à la ligne 3 :
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 12 03 205 #
* 12 03 206 #
* 12 03 207 #
Raccrochez
À présent les extensions 201 à 207 sonnent sur la ligne 3.
7
Attribution des appels sortants
Attribution de lignes réseau spécifiques à une extension
Il s'agit d'une fonctionnalité utile si vous souhaitez libérer les lignes 1 et 2 pour les appels entrants ou d'autres extensions prioritaires pour les appels sortants. Cela n'empêche pas les autres extensions d'utiliser la même ligne extérieure.
Exemple : faites en sorte que l'extension 208 n'utilise que la ligne réseau 3.
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 41
Pour annuler cette attribution :
03 208 #
Raccrochez
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 43 03 #
Raccrochez
Ligne réseau pour une ou plusieurs extensions spécifiques
Cette option s'applique aux appels sortants uniquement. Toutes les extensions peuvent répondre aux appels entrants.
Exemple : configurez le système de manière à ce que seules les extensions 207 et 208 puissent passer des appels sortants sur la ligne 3.
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 42
* 42
Pour annuler cette attribution :
03
03
207
208
#
#
Raccrochez
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 44 03 #
Raccrochez
Attribuer des extensions pour le mode de numérotation directe
Avec la configuration actuelle, toutes les extensions doivent composer le 9 pour obtenir une ligne
(Réglages par défaut). Ces réglages peuvent être modifiés afin que les extensions accèdent automatiquement à une ligne extérieure disponible dès que le téléphone est décroché.
Convertir toutes les extensions au mode de numérotation directe :
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 8 10 #
Raccrochez
8
Refaire passer toutes les extensions au mode « composer le 9 » :
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 8 00 #
Raccrochez
Convertir les extensions 207 et 208 uniquement au mode de numérotation directe :
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 82 207 1 #
* 82 208 1 #
Raccrochez
Refaire passer les extensions 207 et 208 uniquement au mode « composer le 9 » :
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 82 207
* 82 208
0
0
#
#
Raccrochez
Remarque : les extensions en numérotation directe doivent appuyer sur la touche * avant de composer le numéro de l'extension pour passer des appels internes.
Routage à moindre coût (LCR pour l'anglais Least cost routing) pour tous les appels
De nombreuses entreprises de téléphonie proposent des offres séduisantes pour les appels nationaux, mobiles ou internationaux. Cependant, pour utiliser leurs services vous devez composer un code d'accès à 4, 5 ou 6 chiffres avant tous les appels internationaux.
Le KS d'Orchid peut être programmé de manière à insérer automatiquement le code d'accès de l'entreprise de téléphonie pour tous les appels commençant par 0, comme dans l'exemple suivant :
Pour insérer l'indicatif téléphonique d'appel de l'opérateur (Carrier Call) 18185 sur toutes les lignes
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 35 18185
Pour annuler l'indicatif LCR
#
Raccrochez
* 35 #
Raccrochez Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
9
Si vous souhaitez n'attribuer la fonction LCR qu'à une seule ligne, par exemple la ligne 3 :
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 34 03 18185
Pour annuler la fonction LCR sur la ligne 3
#
Raccrochez
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 34 03 #
Raccrochez
Accès aux appels IP ou à une passerelle GSM fixe (FCT pour l'anglais Fixed Cellular Terminal)
Avec les configurations actuelles, vous devez composer le 9 pour accéder à la ligne câble ou BT afin de passer des appels sortants. Si un service IP est également connecté à une ou plusieurs de vos lignes, vous pouvez programmer un chiffre (de 1 à 8) pour accéder automatiquement au service IP ou FCT.
Exemple 1 : désigner le chiffre 7 pour l'accès au service IP ou FCT sur les lignes 2 et 3
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 971 7 02 #
Raccrochez
Pour annuler composez le :
* 971 #
Exemple 2 : désigner le chiffre 8 pour accéder aux services IP ou FCT sur la ligne 3
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 971
Pour annuler composez le* 971 #
8 03 #
Pour passer des appels IP ou FCT, composez le 7, comme dans l'exemple 1, ou le 8, comme dans l'exemple 2.
Remarque : si vos extensions sont en mode de numérotation directe, vous devez appuyer sur la touche * devant le 7 ou le 8 (dans l'exemple ci-dessus)
Interdiction d'appel / Restriction d'appel
Le KS d'Orchid dispose d'un pack de restrictions d'appels très flexible qui vous permet de réduire vos factures téléphoniques en éliminant les appels inutiles.
Vous pouvez, par exemple, empêcher une ou toutes les extensions d'appeler des numéros surtaxés, des numéros internationaux, des mobiles, l'horloge parlante ou les renseignements.
Les appels peuvent également être limités à une ou plusieurs des 80 touches mémoire de numérotation abrégée du système.
10
Les appels de types local, national, mobile, international, non géographique, renseignements téléphoniques etc. peuvent être programmés dans les Groupes d'appel.
Il existe des groupes d'interdiction d'appel, de 1 à 6 ; chaque groupe peut inclure 20 types d'appels composés de 4 chiffres maximum.
Par exemple, le Groupe 1 peut comprendre les appels vers les numéros surtaxés (09) et les mobiles (07) ; le Groupe 2 peut comprendre les appels internationaux vers l'Asie (008) et vers les renseignements téléphoniques (118), etc. Ces groupes peuvent être attribués à des extensions individuelles ou à toutes les extensions.
Exemple 1 : attribuer les appels vers les 09 et 07 au groupe 1 et les 008 et 118 au groupe 2.
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 57 1 09 # 07 * 57 2 118 #
Raccrochez
Exemple 2 : attribuer les 01 et 02 au groupe 3 et les 100, 123, 00, 07 et 09 au groupe 4.
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 57 3 01 # 02 * 57 4 100 # 123 # 00 # 09 # Raccrochez
Appels internes dans le groupe 0 uniquement
Pour attribuer des extensions pour les appels internes uniquement, celles-ci doivent être raccordées au groupe 0. Le système est déjà programmé de manière à ce que le groupe 0 n'accepte que les appels internes. Par exemple, vous possédez peut-être un téléphone à la réception ou dans une zone publique.
Attribuer les groupes 1 à 6 ou le groupe 0 à des extensions
Exemple 1 : rattachez le groupe 1 à toutes les extensions (le groupe 1 peut interdire les appels vers les numéros en 09)
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 54 1 #
Raccrochez
Annulez l'attribution du groupe 1 à toutes les extensions,
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 53 #
Raccrochez
Exemple 2 : attribuez le groupe 2 à l'extension 204 et le groupe 0 à l'extension 208
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 51 204 2 # * 51 208 0 #
Raccrochez
Annulez l'attribution du groupe 2 à l'extension 204
11
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 53 204 #
Raccrochez
Attribuer des extensions aux touches mémoire de numérotation abrégée uniquement
Il s'agit de la fonction ultime pour faire des économies et interdire l'utilisation non autorisée du téléphone. Avec ce mode, les extensions ne peuvent appeler que les numéros en rapport avec l'entreprise ; par exemple, les fournisseurs, les clients ou les collègues.
Nous vous conseillons vivement de programmer les numéros d'urgence dans la mémoire lorsque vous utilisez cette fonctionnalité.
Exemple : faites en sorte que les extensions 207 et 208 n'appellent que les numéros abrégés du système.
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 51 207 92 # * 51 208 92 #
Raccrochez
Annulez l'attribution de la numérotation abrégée aux extensions 207 et 208 uniquement
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 53 207 92 # * 53 208 92 #
Raccrochez
Interdiction d'appel, ligne par ligne
Il s'agit d'une fonctionnalité utile si vous souhaitez interdire certains types d'appels sur des lignes spécifiques, par exemple, si vous voulez que vos collègues n'utilisent la ligne 3 que pour les appels vers les mobiles car vous avez installé une passerelle GSM fixe (FCT) sur la ligne 3 et que les appels vers les mobiles seront donc moins coûteux.
Interdisez les appels vers les mobiles (numéros commençant par 07) sur les lignes 1 et 2
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 58 1 07 # * 58 2 07 #
Raccrochez
Cela obligera vos collègues à utiliser la ligne 3 pour appeler les mobiles car l'appel ne pourra pas
être effectué depuis les lignes 1 et 2. Ils devront composer le # 3 pour appeler un mobile.
Pour accéder directement à une ligne, appuyez sur la touche # suivie du numéro de la ligne souhaitée.
Fixer une limite de temps pour les appels sortants
Toutes les extensions individuelles peuvent être limitées à un temps d'appel maximum pour chaque appel sortant. Le temps d'appel maximum peut être compris entre 1 et 60 minutes.
Exemple 1 : limitez toutes les extensions à 3 minutes par appel sortant :
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 93 3 #
Raccrochez
12
Annulez la limite de 3 minutes imposée à toutes les extensions pour les appels sortants :
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 93 #
Raccrochez
Exemple 2 : limitez les extensions 207 et 208 à 5 minutes par appel sortant :
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 91 207 05 # * 91 208 05 #
Raccrochez
Annulez la limite de 5 minutes imposée à l'extension 208 pour les appels sortants :
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 92 208 #
Raccrochez
Remarque : un bip retentit toutes les 15 secondes, une minute avant la limite de temps.
Numérotation abrégée du système
Jusqu'à 80 numéros de téléphone peuvent être enregistrés dans la mémoire du système KS et peuvent être composés par toutes les extensions programmées pour utiliser cette fonctionnalité.
Remarque : toutes les extensions programmées pour utiliser la numérotation abrégée peuvent
également enregistrer des numéros dans la mémoire.
Il faut utiliser la même séquence pour enregistrer et composer les numéros abrégés pour les extensions en mode « Composer le 9 » ou « numérotation directe ».
Attribuer des extensions pour la numérotation abrégée
Exemple 1 : attribuez les extensions 201 et 202 à la numérotation abrégée.
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 40 201 1 # 202 1 #
Raccrochez
Exemple 2 : attribuez toutes les extensions pour la numérotation abrégée.
Ext 201
Composez :
Mot de passe
* 40 201 1 # 202 1 # 203 1 # 204 1 #
205 1 # 206 1 # 207 1 # 208 1 #
Répétez jusqu'à 216 et raccrochez
Empêcher les extensions d'utiliser la numérotation abrégée
Exemple : enlevez l'extension 205
Numérotation
Mot de * 40 205 #
Raccrochez
13
Ext 201 passe
Enregistrement des numéros abrégés
Enregistrez les numéros abrégés aux emplacements 01 à 80. Jusqu'à 24 chiffres peuvent être enregistrés par numéro abrégé. Toute extension attribuée peut ajouter, supprimer ou modifier la mémoire de numérotation abrégée.
Exemple 1 : enregistrez le numéro 01572 717888 à l'emplacement 01 de la numérotation abrégée. Aucun mot de passe nécessaire.
Numérotation
Ext 201
# * * 01 01572 717888 #
Raccrochez
Exemple 2 : enregistrez le numéro 07722225678 à l'emplacement 33 de la numérotation abrégée
Numérotation
Ext 201
# * * 33 07722225678 #
Raccrochez
Appel des numéros abrégés
Pour appeler le numéro enregistré à l'emplacement 01 de la numérotation abrégée, composez le
## 01
Pour appeler le numéro enregistré à l'emplacement 33 de la numérotation abrégée, composez le
## 33
Suppression et modification d'un numéro abrégé
Pour modifier un numéro, vous devez d'abord le supprimer.
Exemple : remplacez le numéro enregistré à l'emplacement 01 de la numérotation abrégée par
902 123456
Numérotation
Ext 201 :
# * * 01 #
Raccrochez
Le numéro est à présent supprimé.
Numérotation
Ext 201 :
# * * 01 902 123456 #
Raccrochez
Ligne directe
Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les téléphones de la réception ou d'urgence.
Lorsque le combiné est décroché, le téléphone appelle automatiquement une extension définie.
Les réglages par défaut pour cette fonctionnalité veulent que l'extension 202, c'est-à-dire l'opérateur, soit appelée. Cependant, l'extension de l'opérateur peut être remplacée par une autre extension (voir page 7)
14
Important : ne programmez pas l'extension 201 en mode Ligne directe. Cela peut affecter la programmation du système.
Exemple : faites passer l'extension 208 en mode Ligne directe
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 51 208 91 #
Raccrochez
Annulez le mode Ligne directe sur l'extension 208 :
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 53 208 #
Raccrochez
Musique d'attente
Le KS 416+ dispose d'une musique d'attente intermittente que l'appelant peut entendre lorsque l'appel est en cours de transfert ou mis en attente. Cependant, nous vous recommandons d'utiliser le port externe de musique d'attente. Ainsi, vous disposerez d'un plus large choix de musique ce qui donnera une image plus professionnelle à votre entreprise. Un lecteur CD ou
MP3 standard peut être connecté à ce port à l'aide d'un câble audio avec une fiche de 3,5 mm connectée à chaque extrémité. Connexion de la musique depuis le port En attente (Hold) vers le port du casque du lecteur.
Vérifier ou écouter la musique en attente
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 2 4 #
Raccrochez
Réception automatique (DISA)
Toutes les lignes, ou des lignes individuelles, peuvent être programmées en mode Réception automatique (DISA). En mode DISA, le KS416 répond aux appelants entrants et ces derniers entendent une annonce de répondeur (AR) personnalisée.
Cela vous permet de renseigner vous appelants et de leur dire de composer le 201 pour le
Service Ventes, le 202 pour le Service Comptabilité, etc. ou le 0 pour l'opérateur. L'extension 202 est pour l'opérateur 1 et l'extension 203 pour l'opérateur 2. Si l'opérateur 1 est occupé, l'appel est transféré vers l'opérateur 2.
Enregistrer l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)
L'AR peut durer jusqu'à 30 secondes. Voici une suggestion de message :
« Vous êtes bien chez Du Pont. Pour joindre le service des ventes, composez le 201, pour joindre
le service clients, composez le 208 et pour toute autre information, merci d'appuyer sur la touche
0 pour joindre l'opérateur. »
Numérotation
Mot de * 221 # Enregistrez le
Raccrochez
15
Ext 201 passe message
Réécouter l'annonce répondeur (AR) de la réception automatique (DISA)
Numérotati
on Ext 201
Mot de passe
* 231 # Écoutez le message
Raccrochez
AR si l'extension est occupée
Vous pouvez enregistrer un message afin de demander à l'appelant d'appuyer sur la touche 0 pour joindre l'opérateur car l'extension est occupée. La durée maximum du message est de
30 secondes. Voici une suggestion de message :
'«
Je suis désolé, l’extension que vous essayez de joindre est occupée. Veuillez appuyer sur 0 pour joindre l'opérateur. »
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 222 # Enregistrez le message
Raccrochez
Réécouter l'AR de l'extension occupée
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 232 # Écoutez le message
Raccrochez
AR si l'extension ne répond pas après 25 secondes.
Vous pouvez enregistrer une AR demandant à l'appelant d'appuyer sur la touche 0 pour joindre l'opérateur car l'extension ne répond pas. Pour enregistrer l'AR en cas de non réponse de l'extension (maximum 15 secondes) : voici une suggestion de message « Je suis désolé,
l'extension que vous essayez de joindre ne répond pas, veuillez appuyer sur 0 pour joindre
l'opérateur »
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 223 # Enregistrez le message
Raccrochez
R éécouter l'AR sans réponse
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 233 # Écoutez le message
Raccrochez
Attribuer des extensions d'opérateur pour le mode de Réception automatique
Lorsque l'appelant compose le 0 pour joindre l'opérateur, l'extension 202 sonne. Si l'extension 202 est occupée, l'extension 203 sonne.
16
Vous pouvez programmer les extensions que vous souhaitez pour l'opérateur 1 ou pour l'opérateur 2 qui prend le relai si le premier est occupé.
Modifiez l'opérateur 1 :
#
Raccrochez Numérotation
Ext 201
Mot de passe
*25 (numéro d'extension)
Modifiez l'opérateur 2 :
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
*26 (numéro d'extension)
#
Raccrochez
Équiper toutes les lignes de la réception automatique
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 20 #
Raccrochez
Équiper une seule ligne de la réception automatique
Exemple : équipez uniquement la ligne 3 de la réception automatique
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 20 03 #
Raccrochez
Retirer la fonction de réception automatique de toutes les lignes
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
*21 #
Raccrochez
Transfert automatique vers l'opérateur
Les réglages par défaut veulent que la communication avec l'appelant entrant soit coupée si celuici ne compose pas le numéro d'une des options d'extension.
Ce réglage peut être modifié de manière à ce que l'appelant soit transféré vers l'extension de l'opérateur s'il ne compose pas l'une des options.
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 852 1 #
Raccrochez
Remarque : si un appelant raccroche pendant l'annonce de répondeur, l'extension de l'opérateur
202 sonne tout de même. Si cela devient un problème, vous pouvez toujours revenir au réglage par défaut, en procédant comme suit :
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 852 0 #
Raccrochez
17
Détection automatique des fax
En mode de réception automatique, le KS peut détecter l'arrivée d'un fax et le transférer automatiquement vers un télécopieur.
Exemple : attribuez l'extension 208 à la réception automatique d'un fax entrant ;
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 27 208 #
Raccrochez
Annulez la détection automatique des fax
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 27 #
Raccrochez
Attribuer un chiffre unique pour les opérations de réception automatique
Cette fonctionnalité permet à vos appelants d'appuyer sur une touche unique pour accéder aux extensions. Par exemple : appuyez sur 1 pour les ventes, sur 3 pour l'entretien, sur 4 pour la comptabilité etc.
Exemple : Activez les opérations à chiffre unique
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 29 1 #
Raccrochez
Annulez les opérations à chiffre unique
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 29 0 #
Raccrochez
Attribuer un chiffre unique pour une ou plusieurs extensions
Exemple 1 : attribuez les extensions 201, 202 et 203 à la touche 1.
Ces extensions sonnent chacune à leur tour ; si l'extension 202 est en communication, la 203 sonne.
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 150 1 201 # * 150 1 202 # * 150 1 203 #
Raccrochez
Exemple 2 : attribuez les extensions 204 et 205 à la touche 5.
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 150 5 204 # * 150 5 205 #
Raccrochez
Remarque : pour modifier les extensions attribuées à une touche, vous devez d'abord effacer la programmation comme suit :
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 140 touche #
Raccrochez
18
Service de Jour/Nuit avec activation/désactivation (on/off) de la réception automatique
Les modes de réception automatique peuvent être réglés de manière à être activés ou désactivés
à différentes heures.
Par exemple, si vous souhaitez que le mode de réception automatique soit actif les soirs et weekends ou qu'il soit actif pendant la semaine et désactivé les soirs et weekends afin qu'un répondeur puisse prendre des messages.
Remarque : vérifiez que les paramètres d'horloge du système sont corrects (voir page 7)
Exemple1 : activez la réception automatique à 9 h et désactivez-la à 18 h. du lundi au vendredi et toute la journée de samedi et dimanche :
Numérotation
Ext 201 :
Mot de passe
* 87 0900 1800 1 # * 891
6 (JDLS) 1 # * 892 7 (JDLS) 1 #
Raccrochez
Où le jour de la semaine (JDLS) correspond à : 1 pour lundi, 2 pour mardi, 7 pour dimanche
Exemple 2 : activez la réception automatique à 18 h et désactivez-la à 9 h du lundi au vendredi et les weekends.
Numérotation
Ext 201 :
Mot de passe
* 87 1800 0900 1 # * 891
6 (JDLS) 0 # * 892 7 (JDLS) 0 #
Raccrochez
Remarque : 1 = réception automatique activée, 0 = réception automatique désactivée.
Fonctionnalités des extensions / Gestion des appels
Les appels en attente sont gérés par l'opérateur du téléphone multiligne. Reportez-vous au manuel d'utilisation du téléphone multiligne.
Appels d'extension à extension
Pour appeler une autre extension, appuyez sur * et composez le numéro de l'extension.
Transfert d'appels
Appuyez sur
Rappel (Recall)
(R) et composez le numéro de l'extension vers laquelle vous souhaitez transférer l'appel. Vous pouvez parler à la personne qui décroche l'extension et lui demander si elle souhaite prendre l'appel ; si oui, raccrochez et l'appel est transféré ; si non, la personne raccroche et l'appel est redirigé vers vous. Autrement, vous pouvez simplement raccrocher et si l'extension ne prend pas l'appel, celui-ci est redirigé vers votre téléphone.
19
Prise d'appel
Pour prendre un appel qui sonne sur une autre extension composez le
# 7
Conférence téléphonique
Pour configurer une conférence téléphonique entre un appel externe sur votre extension, vousmême et une autre extension, appuyez sur
Rappel (Recall)
(R)
*
suivi du numéro de l'extension.
Numérotation abrégée du système
Pour configurer la numérotation abrégée reportez-vous à la page 15. Pour utiliser les touches mémoire de numérotation abrégée appuyez sur
# #
suivi du numéro mémoire de 01 à 80
Confirmation du numéro de l'extension
Si vous souhaitez connaître le numéro de votre extension, décrochez votre combiné et composez le
# * 9
; un guide vocal vous informe de votre numéro de port et de votre numéro d'extension.
Appel de l'opérateur
En appuyant sur
0
depuis n'importe quelle extension vous serez automatiquement connecté à l'extension 202. Si l'extension 202 est occupée, vous serez connecté à la 203.
Si votre extension est en mode de numérotation directe, composez le
* 0
Rappel automatique si occupé
Si l'extension que vous appelez est occupée, vous pouvez passer en mode Rappel automatique
(Ringback) en composant :
Rappel
(Recall) (R)
# # 0 0
Raccrochez
Lorsque l'appel en cours sur l'extension que vous souhaitez joindre prend fin, votre téléphone sonne ; décrochez le combiné pour faire sonner l'autre extension.
Transfert d'appels si occupé
Cette fonctionnalité vous permet de transférer des appels internes ou externes vers une autre extension si vous êtes déjà en communication.
Pour activer le transfert composez le :
# * 1 n° d'ext
Pour annuler le transfert lorsque celui-ci est enclenché composez le :
# * 1 00
Transférer tous les appels vers une autre e xtension
Pour transférer tous les appels vers une autre extension composez le : # * 2 n° d'ext
20
Pour annuler le transfert de tous les appels composez le :
# * 2 00
Transférer tous les appels vers votre secrétaire
Pour transférer tous les appels vers votre secrétaire composez le :
# * 6 n° d'ext
Avec ce mode, seul votre secrétaire peut appeler votre extension. Pour annuler le transfert de vos appels vers votre secrétaire composez le :
# * 6 00
Mode Ne pas déranger
Si vous ne souhaitez recevoir aucun appel interne ou externe composez le :
# * 71
Raccrochez.
Pour annuler le mode Ne pas déranger composez le :
# * 70
Sélectionner une ligne spécifique appel par appel
L'extension peut être en mode « composer le 9 » pour le mode Ligne ou le mode de numérotation directe.
Décrochez le combiné et composez le :
# 1
(pour la ligne 1)
# 2
(pour la ligne 2)
# 3 (pour la ligne 3) etc
Pa nne de courant
En cas de panne de courant, les lignes réseau sont automatiquement redirigées comme suit :
Ligne 1 vers 201
Ligne 2 vers 202
Ligne 3 vers 203
Programmation à distance
Cette fonctionnalité est particulièrement utile si une entreprise dispose de plusieurs bureaux. Cela permet à l'administrateur de programmer à distance les fonctionnalités du KS, y compris les mémoires de numérotation abrégée. Cela permet également à votre fournisseur KS de vous aider à configurer le système.
Pour programmer le système à distance, appelez le KS et faites-vous transférer vers l'extension
201. La personne sur l'extension 201 est informée qu'elle doit appuyer sur
Rappel (Recall) (R)
puis
# * # *
.
Vous pouvez maintenant programmer le système selon les besoins (il n'est pas nécessaire de composer le mot de passe du système avant la programmation).
Ou encore, la personne sur l'extension 201 du système qui doit être programmé peut vous appeler ; appuyez sur
Rappel (Recall
)
(R)
suivi de
# * # *
. Les deux parties doivent raccrocher lorsque la programmation est terminée.
21
Identification de l'appelant
La fonction d'identification de l'appelant est soumise à la connexion réseau. Vérifiez auprès de votre fournisseur de ligne.
Lorsque cette option est activée sur votre ligne, et si votre téléphone est compatible avec l'identification de l'appelant, les numéros de téléphones des appelants entrants s'affichent et sont enregistrés sur les extensions.
Identification de l'appelant entre extensions
Cette fonctionnalité est fournie par le KS plus et n'est pas soumise à la connexion réseau.
Si vous disposez de téléphones compatibles avec la fonction d'identification de l'appelant, lorsque l'on vous appelle depuis une extension interne, le numéro de ladite extension s'affiche. Par exemple, si vous êtes appelé depuis l'extension 208, l'écran LCD affiche 00208.
Les fonctions d'identification de l'appelant et de répertoire sont liées sur de nombreux téléphones avec fil et sans fil numériques. Si le numéro d'identification de l'appelant correspond à un numéro dans le répertoire, le nom qui lui est assigné s'affiche sur l'écran LCD.
Par exemple, si l'extension 208 est attribuée au téléphone de la réception :
Sur votre téléphone équipé de l'identification de l'appelant, entrez le numéro de téléphone 00208 dans la mémoire de votre répertoire suivi de « Téléphone de la réception ».
Si quelqu'un vous appelle depuis l'extension 208, l'écran LCD affiche « téléphone de la réception ».
Comment transférer tous les appels vers un numéro de mobile ou de fixe externe
Pour utiliser les services spéciaux fournis par votre fournisseur de télécommunications, comme le renvoi d'appel, où * est utilisé pour la programmation. Vous devez insérer la ligne n ° 1 pour un ou n ° 2 pour la deuxième ligne, etc avant d'entrer dans l'* pour la programmation.
22
Dépannage et FAQ
Les réglages par défaut sont les suivants :
Toutes les extensions sont en mode « composer le 9 » pour une ligne.
Les extensions 201 à 204 sonnent uniquement pour les appels entrants
Option de restrictions d'appel inactive sur toutes les extensions
Réception automatique (DISA) désactivée.
Réinitialiser le système avec les réglages par défaut
Numérotation
Ext 201
Mot de passe
* 6000 #
Raccrochez
Réinitialiser le mot de passe
Numérotation
Ext 201
* 03 03 03 #
Raccrochez
Le mot de passe par défaut 1234 sera rétabli.
Impossible d'appeler des numéros de téléphone
Vous appuyez sur le 9, composez le numéro et ne parvenez pas à obtenir la ligne ? Cela peut
être dû au fait que votre service BT est Feature Line, ce qui exige que vous appuyiez sur 9 pour passer des appels sortants. Si c'est le cas, vous devez appuyer sur 9 pour obtenir une ligne et encore une fois sur 9 suivi du numéro.
Si vous êtes sur « Feature Line », nous vous conseillons de faire passer toutes vos extensions en mode de numérotation directe.
Reportez-vous à la page 10 du manuel d'utilisation. En mode de numérotation directe, dès que vous passez en mode Décroché pour passer un appel, vous obtiendrez une ligne BT immédiatement et ainsi vous n'aurez qu'à appuyer sur 9 une seule fois avant de composer le numéro de téléphone.
Impossible de composer le 9 pour avoir une ligne
Vérifiez que le téléphone connecté est en mode de numérotation par TONALITÉ et NON en mode de numérotation par IMPULSION.
Certaines extensions ne sonnent pas en cas d'appel entrant
Les réglages par défaut font en sorte que seules les extensions 201 à 204 sonnent lors des appels entrants. Reportez-vous à la page 5 pour obtenir des consignes pour faire sonner les autres extensions lors des appels entrants.
Veillez à ce que le paramètre de la sonnerie du téléphone soit activé (ON).
23
Impossible d'appeler une autre extension
Vérifiez que l'alimentation est sous tension. Le témoin lumineux d'alimentation sur le KS doit être allumé.
L'extension est-elle en mode de numérotation directe ? Si oui, vous devez appuyer sur * puis composer le numéro de l'extension requise.
Impossible de transférer des appels
Vous devez utiliser la touche Rappel (Recall) ou R lorsque vous transférez des appels.
Vérifiez que le type de rappel (Recall) est réglé sur TBR (Time Break Recall). Un sélecteur
TBR-ELR est généralement situé sur la base du téléphone.
Impossible de programmer le KS
Toute la programmation doit être effectuée depuis l'extension 201.
Vérifiez que le téléphone utilisé pour la programmation est en mode de numérotation par
TONALITÉ et non par IMPULSION.
Composez le mot de passe (
* * 01 1234 #
) avant d'entrer les chaînes de programmation.
Vous entendrez un message de confirmation lorsque le mot de passe ou toute autre séquence de programmation est correctement saisi.
Passer un appel sortant sur une ligne spécifique
Pour accéder directement à une ligne, appuyez sur la touche # suivie du numéro de la ligne souhaitée
Connecter un répondeur, un fax ou un lecteur de carte bancaire
Tous ces appareils doivent être connectés au port d'une extension. Ne les connectez pas du côté de la ligne.
Lorsque vous utilisez un tel appareil, nous vous conseillons de le connecter à un numéro d'extension non utilisé. Si tous les numéros sont utilisés, connectez-le en parallèle à l'aide d'un adaptateur à deux voies.
Il est important que le lecteur de carte bancaire soit connecté à l'un des ports d'extension et non directement à une ligne téléphonique. La connexion à une ligne téléphonique entrainera de fausses sonneries. Lorsque vous connectez une extension, veillez à ce que celle-ci soit programmée pour le mode direct (par besoin de composer le 9 pour obtenir une ligne). Voir page
10.
Contactez Orchid pour obtenir de l'aide
Si vous avez des questions concernant la gamme de KS d'Orchid, vous pouvez nous contacter par courriel à l'adresse suivante : support@orchid-telecom.com
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Caractéristiques techniques
Capacité
Prises externes
4 lignes et 16 extensions
Ligne et extensions avec prises RJ11
Prise musicale mono externe 3,5 mm
Canaux de communication
7
Perte de transmission
Extension à extension < 1,5 dB
Extension à ligne réseau < 2 dB
Courant d'appel
Équilibre de la terre
Mode de numérotation
Signal
65 VCA/50 Hz
300 Hz...600 Hz < 40 dB
600 Hz...3400 Hz< 46 dB
DTMF
Signal sinusoïdal continu de 400 Hz, tonalité de numérotation interne
Tonalité de sonnerie interne 400 Hz, 1 s on / 4 s off
Tonalité occupée interne de 400 Hz, signal sinusoïdal,
0,3 s on / 0,3 s off
Identification de l'appelant
Réception ; DTMF et FSK (Bell 202)
Envoi ; FSK (Bell 202)
Alimentation électrique
Approbations
230 VCA/12 W
Secondaire 24 V et 5 V
Conforme aux normes CE et RoHS
25
