Prise en main. EBP Classic
Comment initialiser mon dossier ?
Prise en main
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un document (vente, achat, stock), dans la saisie d’un règlement, dans la création d’un rapprochement ou le lettrage d’un compte.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du menu Paramètres, et de la remplir avec soin, car certaines options vont déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Identification : o
Siret : Cette mention est obligatoire pour pouvoir établir la déclaration de TVA. o
Informations de TVA : Dans cette fenêtre doivent être renseignées les informations relatives à la déclaration de TVA.
Elles vont permettre de paramétrer les comptes mais également de générer la déclaration à proprement parler. o
Outre, les différentes saisies à effectuer dans les champs d'entête de la fenêtre, il convient également de sélectionner le code régime et le type de TVA dont l'entreprise relève.
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..), achat et stock ainsi que la codification des autres fiches (clients, fournisseurs, articles, familles...).
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PRISE EN MAIN
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaires, quantités et montants pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de contre-valeur.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Dans la partie Documents, vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert
Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues), filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie Manuel de référence, puis Informations générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez accéder à la liste des articles par le menu
Articles - Articles. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter
puis sélectionnez le type d’article « Bien » ou « Service ».
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir une description commerciale, puis surlignez quelques mots à l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée.
Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des frais généraux, des taux de marge et marque indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés tous les montants affichés.
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3. COMMENT CREER UN TIERS ?
Comment créer un Tiers ?
3.1. Création d’un client
Pour créer un client, vous devez accéder à la liste des clients par le menu Ventes -
Clients - Clients. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter
puis sélectionnez le type client ou prospect. En effet, le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous enregistrez une commande pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre client/prospect dans l'onglet Facturation.
L'onglet « Liste des contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous pourrez également en ajouter.
3.2. Création d’un fournisseur
Pour créer un fournisseur, vous devez accéder à la liste des fournisseurs par le menu Achats - Fournisseurs - Fournisseurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter
.
Remplissez alors les coordonnées principales concernant votre fournisseur dans l'onglet Facturation.
L'onglet « Liste des contacts » vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à votre fournisseur. Vous pourrez également en ajouter.
4. COMMENT GERER LES VENTES ?
Les documents de ventes sont disponibles à partir du menu Ventes.
4.1. Comment saisir un devis ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente puis le bouton
Ajouter
puis Devis,
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
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PRISE EN MAIN
4.1.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client et consulter sa fiche, mais aussi modifier directement ses coordonnées. Vous avez également la possibilité de sélectionner un mode de règlement et indiquer l'état du devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
4.1.2. Le corps
Le corps du devis (onglet Détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (ex : une prestation).
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
4.1.3. Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Le montant total des lignes articles avec éco-contribution, compris dans le Total
TTC, est affiché.
4.1.4. Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :
L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de facturation du client sélectionné.
L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
L’onglet Compléments contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le commercial, le détail de la TVA, ainsi que des statistiques.
L’onglet Notes permet d’associer des documents et de saisir un commentaire.
4.1.5. Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au document sélectionné.
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Comment gérer les ventes ?
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l’historique clients/articles avec le filtre client renseigné par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L’historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
Appliquer les tarifs
Ce bouton permet d’utiliser les nouveaux tarifs articles sur le document.
4.2. Comment créer une commande ?
Pour accéder à la création d'une commande, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton
Ajouter
puis Commandes,
Le menu Ventes - Documents de vente - Commandes puis la touche
[Inser].
Une Commande peut également être créée par transfert/regroupement de devis.
La commande se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :
l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la commande.
Les actions d’une Commande sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle de la/des commande/s.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
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4.3. Comment livrer une commande ?
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons totales ou partielles c'est à dire de générer au fur et à mesure des bons de livraisons ou factures.
Pour livrer une commande, vous devez accéder à la barre de navigation
Opérations puis « Livraison de commandes », la barre de tâches "Livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente, l'action "Livrer" de la fiche Commande.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert ou regroupement vers un bon de livraison ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
les Filtres permettent de déterminer une période, un client ou une commande précise à livrer
La partie « Pièces à générer » permet de définir les éléments qui seront repris/affichés sur le/les document/s généré/s (date, nature du document, regroupements lignes, articles…)
La partie « Commandes » permet de visualiser les commandes correspondantes aux filtres définis précédemment.
Chaque commande est composée d’une ligne générale et de plusieurs lignes de détail (livrées ou pas).
Remarque
Un code couleur permet de repérer facilement les commandes qui peuvent être livrées (coche verte) ou pas (croix rouge).
4.4. Comment créer un bon de livraison ou retour ?
Pour créer un nouveau Bon de livraison ou de retour, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente bouton
Ajouter
puis Bons de livraison ou Bons de retour.
Le menu Ventes - Documents de vente - Bons de livraison ou Bons de
retour puis la touche [Inser].
Un bon de livraison peut également être créé par transfert/regroupement de devis ou de commande.
Un bon de retour peut être créé par transfert d’un bon de livraison.
Le bon de livraison ou de retour se décompose en trois parties essentielles :
L'entête, le corps, et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
Les actions d’un bon de livraison et d’un bon de retour sont identiques à celles d’un devis.
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Comment gérer les ventes ?
4.5. Comment créer une facture ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de ventes, le bouton
Ajouter
puis Factures,
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
Une facture peut également être créée par transfert/regroupement de devis, commande ou bon de livraison.
La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis (voir le chapitre sur le devis sauf les parties : Date de validité et Etat du devis).
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :
l’onglet Echéances qui permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans chaque partie de la facture.
Les actions d’une facture sont identiques à celles d’un devis avec en plus :
Valider une facture : Permet de valider définitivement une facture afin de pouvoir la transférer en comptabilité.
Cette fonction est accessible suivant le paramétrage de l’option « Activer la validation des données à comptabiliser ».
Régler une facture : Permet de générer une fiche règlement prérenseignée avec les informations du client, le montant de la facture et l’échéance pointée.
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PRISE EN MAIN
5. COMMENT GERER LES ACHATS ?
Les documents d’achats sont accessibles à partir du menu Achats.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, bons de retours, les factures et les avoirs ainsi que les documents d’acompte.
5.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en créant une commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Ces parties ont les mêmes propriétés de fonctionnement que le devis de vente (voir le chapitre sur le devis).
Remarque
Les prix d'achats qui apparaissent dans le corps du document correspondent au tarif défini dans la fiche articles pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des articles non référencés.
La saisie de texte est illimitée.
En plus des onglets Facturation, Livraison, Compléments et Notes (voir description dans la partie « Devis »), vous disposez de :
l’onglet Acomptes qui contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associés au document.
Tous les champs de chaque onglet sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1.
5.2. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la possibilité de réceptionner tout ou partie des éléments commandés.
La réception des achats est identique à la livraison d’une vente (Voir chapitre comment livrer une commande ?).
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Comment Transferer, regrouper ou dupliquer un document ?
5.3. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert ou regroupement de commande ou bon de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le menu Achats + Documents d'achat, cliquer sur le bouton
Ajouter
et sélectionner le type de document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des articles facturés sont mis à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
6. COMMENT TRANSFERER, REGROUPER OU DUPLIQUER UN
DOCUMENT ?
6.1. Transfert
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable. Il pourra être dupliqué.
Pour réaliser un transfert de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats -
Documents … - Tous ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur Transférer disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.2. Regroupement
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents de type inférieur sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
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PRISE EN MAIN
Pour réaliser un regroupement, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats -
Documents … – « Type du document à regrouper » ;
2. sélectionner les documents initiaux ;
3. cliquer sur Regrouper disponible dans la partie Tâches de la barre de navigation.
6.3. Duplication
La duplication de documents permet de réaliser la copie exacte d’un document.
Pour réaliser une duplication de document, vous devez :
1. afficher la liste des documents, depuis le menu Ventes ou Achats -
Documents … - Tous » ;
2. sélectionner le document initial ;
3. cliquer sur le bouton Dupliquer de la barre d’outils ou menu contextuel puis Dupliquer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
7. COMMENT ENVOYER UN DOCUMENT PAR E-MAIL ?
Vous avez la possibilité d'envoyer vos documents par e-mail à vos clients ou fournisseurs.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste des documents sont à l'écran.
Utiliser le bouton
Envoyer par e-mail
disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre permettant de choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format s’affiche.
A la validation de la fenêtre, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Remarque
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre tiers dans la fiche tiers ou dans le document, elle sera automatiquement reprise dans l'entête du message.
Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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Le suivi financier des clients et fournisseurs
8. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS
Les paiements et les décaissements fournisseurs fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des règlements détaillée ci-dessous.
8.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou de la prestation de services ne soit effectuée
(article 289 c du CGI).
Vous pouvez créer une facture d’acompte depuis la liste des documents de vente ou achat du menu Ventes - Documents de vente ou Achats - Documents
d’achat (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la prestation a
été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acompte qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de TVA, la TVA payée et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Options Comptables + Journaux et comptes
divers, les comptes d’attente pour le « Tiers » et la « TVA » sont indiqués.
8.2. Comment saisir un règlement ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu Règlements - Clients -
Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît.
Vous devez cliquer sur le bouton
Ajouter
de la barre d'outils ou utiliser la touche
[Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Ensuite, renseignez les informations concernant votre client et le montant du règlement reçu.
Vous pouvez ensuite :
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur l’échéance correspondante ;
saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les lignes d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
Afin de transférer le règlement en comptabilité, vous devez indiquer obligatoirement un code Banque sur la fiche règlement.
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9. COMMENT GERER LES STOCKS ?
La gestion des stocks s’effectue à partir du menu Articles + Stock.
Vous accédez alors à la liste des documents de stock, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche F1 sur la liste.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les bons d’entrée, les bons de sortie et les inventaires.
9.1. Comment créer un bon d’entrée ou de sortie ?
Pour accéder à la création d’un bon de stock (entrée ou sortie), vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Articles - Stock, le bouton
Ajouter
puis Bons
d’entrée ou Bons de sortie,
Le menu Articles - Stock – Bons d’entrée ou Bons de sortie puis la touche [Inser].
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les n° de document et la date de réalisation.
Ensuite dans l’onglet détail, vous devez indiquer, pour chacun de vos articles, la quantité en stock à entrer ou à sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos articles est recalculé.
A partir d’un bon, vous pouvez visualiser les mouvements de stock de chaque article.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des stocks.
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Comment gérer les stocks ?
9.2. Comment saisir un inventaire ?
Pour saisir un inventaire, vous devez créer une feuille d’inventaire.
Pour cela, vous devez vous placer dans la liste des documents de stock (Articles-
Stock) cliquer sur le bouton
Ajouter
et choisir le type de document Inventaire.
L’assistant de préparation de l’inventaire s’ouvre.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en stock.
Entre chaque étape, utilisez les boutons
Suivant
et
Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans l'assistant.
La première étape permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire (Date, préremplissage des articles, reprendre le stock actuel, autoriser la comptabilisation de l’inventaire..).
Remarque
La reprise du « stock actuel » facilite la saisie de l’inventaire.
Ensuite, vous pouvez définir le type de regroupement et le tri des articles dans la feuille d’inventaire.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de regroupement.
Cliquer sur le bouton
Suivant
pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés, puis
Lancer
pour créer la feuille d’inventaire.
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Détail. Tous les articles correspondant aux critères de présélections sont affichés, classés en fonction du regroupement choisi.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez des colonnes : x
Quantité
Permet de saisir la nouvelle quantité d’articles, exprimée en unité de stock. x
Nouveau PUMP
Par défaut, la valeur du nouveau PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le modifier. x
Valeur nouveau stock
Affiche la valeur du nouveau stock (Quantité * Nouveau PUMP).
Si la saisie de l’inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de nouveaux articles, vous pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton
Lancer l’assistant
.
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PRISE EN MAIN
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous pouvez le "Valider" puis si vous le souhaitez le "Transférer en comptabilité".
Les mouvements de stock seront automatiquement mis à jour à la validation du document.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
9.3. Les mouvements de stock
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de stock depuis le menu Articles - Stock - Mouvements de stock.
Choisissez les filtres que vous souhaitez (période, articles, familles articles, types
Actualiser la liste
pour afficher les de document) et cliquez sur le bouton mouvements.
Remarque
Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu contextuel de l’entête des colonnes + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne de votre choix, et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code article, le numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock.
A partir de la liste des mouvements de stock, vous pouvez afficher le document ou la fiche article.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la page des mouvements de stock, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
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Comment transférer les éléménts en compta ?
10. COMMENT TRANSFERER LES ELEMENTS EN COMPTA ?
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans le module de Compta.
Ces écritures concernent :
les documents de ventes et d’achats (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
les échéances,
les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
les stocks (inventaires).
Pour transférer des éléments en compta, vous devez au préalable définir dans les options du dossier du menu Paramètres :
les libellés des écritures,
les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
les comptes de ventes, achats et de TVA sur chaque fiche TVA,
la méthode de comptabilisation des stocks,
les comptes de stock pour chaque fiche articles,
la méthode de comptabilisation du transfert (automatique ou manuel).
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Ce choix est à définir dans les options comptables. Il peut être Manuel ou Automatique.
La méthode de transfert « Manuel » est paramétrée par défaut à la création de dossier. Elle permet de valider ou non les documents, règlements…, en sélectionnant ou pas la case à cocher « Activer la validation des données à comptabiliser ».
Dans ce cas, pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable. Il vous permet de définir les éléments à transférer, la période de transfert, l’état des pièces (toutes, validées, comptabilisées).
La méthode de transfert « Automatique », oblige à valider les documents, règlements…afin de les comptabiliser.
La case « Activer la validation des données à comptabiliser » est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Dès validation du document/règlement… l’écriture comptable est automatiquement passée en comptabilité.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le transfert comptable.
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PRISE EN MAIN
11. COMMENT GERER LES EXERCICES ?
A la création du dossier, deux exercices sont automatiquement créés.
Au-delà de deux exercices, il vous faut d’abord procéder à la clôture annuelle du premier exercice ouvert puis à la création du nouvel exercice.
Pour cela, vous devez accéder à la liste des exercices par le menu
Exercices/Clôtures – Exercices. Vous devez ensuite :
utiliser la touche [Inser], le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter,
choisir l’exercice que vous souhaitez créer (le suivant ou le précédent de l’exercice courant),
modifier si besoin les dates d’exercice,
indiquer les paramètres par défaut qui seront repris sur les fiches lors de la création de compte.
Pour changer d’exercice, il faut le définir comme Exercice courant quelque soit son état (ouvert ou clôturé). Pour cela, il faut :
se positionner sur l'exercice désiré dans la liste des exercices,
sélectionner «Définir un exercice courant» dans la barre de tâches du volet de navigation ou dans le menu contextuel.
L’exercice courant est identifié par une mise en caractères gras dans la liste des exercices et par la mention des dates de l’exercice courant dans la barre de titre de l’application.
12. COMMENT CREER UN COMPTE ?
Pour créer un compte, vous devez accéder à la liste des comptes par le menu
Quotidien - Plan comptable. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter
.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez sélectionner le type du compte
(détail ou racine), le numéro de compte et l’intitulé.
Dans l’onglet Paramétrage, dans le cadre paramétrage de la TVA, vous devez renseigner les informations liées à la Territorialité, la Nature de taxe, le Type de l’opération et l’option de calcul dont vous avez besoin. Ce paramétrage est important pour l’établissement de la déclaration de TVA.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment renseigner dans sa totalité une fiche compte.
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13. COMMENT CREER UN JOURNAL ?
Comment créer un Journal ?
Pour créer un journal, vous devez accéder à la liste des journaux par le menu
Paramètres – Journaux. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel
Ajouter ou le bouton
Ajouter
.
Suite à l’ouverture d’une nouvelle fiche, vous devez saisir le code journal, le type de journal (achat, vente, trésorerie, opérations diverses), une description.
Dans l’onglet Saisie :
Dans le cadre Racines non autorisées, vous pouvez écrire toutes les racines de compte que vous ne souhaitez pas utiliser dans le journal.
Dans le cadre Options de saisie, vous pouvez définir le mode de numérotation des pièces de votre journal, la reprise de la date sur une même écriture, le compte de contrepartie (uniquement pour les journaux de type trésorerie) et le mode de fonctionnement des libellés d’écritures du journal.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette fiche.
14. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE COMPTABLE ?
14.1. Comment saisir dans un journal ?
Pour saisir dans un journal, vous devez accéder à la liste des cumuls des journaux par le menu Quotidien - Saisie par journal - Mois en cours.
Ensuite, utilisez le double clic ou la touche Entrée sur la ligne désirée ou sélectionner la tâche "Saisie" dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
14.1.1. L’en-tête
Dans cette partie, vous pouvez sélectionner le journal et la période dans lesquels vous souhaitez saisir. La navigation entre les journaux et les mois est possible en sélectionnant directement le journal et/ou la période désirés dans l'en-tête de la fenêtre de saisie grâce aux listes déroulantes.
14.1.2. Le corps
Le corps de la saisie est composé d’une grille dans laquelle certaines mentions sont obligatoires :
Statut : Il permet de connaître le statut d’une écriture. Il possible de modifier le statut d’une écriture en cliquant sur le bouton Actions sur les
écritures (Simuler, Confirmer l’écriture, Valider)
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PRISE EN MAIN
Jour : Il est dépendant de l'exercice courant, de la période de saisie sélectionnée et du paramétrage de la fiche journal. Il peut être saisi directement ou sélectionné dans le calendrier.
N° de pièce : Le comportement du numéro de pièce dans les écritures et les lignes d'écritures dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Compte : La liste des comptes existants sur l'exercice courant est disponible grâce à la liste déroulante. Un bouton situé à gauche de cette liste déroulante permet d'ouvrir la fiche du compte sélectionné.
Libellé : Le comportement du Libellé dépend du paramétrage effectué dans la fiche journal. Il reste modifiable par l'utilisateur.
Débit / Crédit : Le positionnement par défaut du curseur dans le champ
Débit ou Crédit dépend du sens par défaut paramétré sur la fiche compte, de la nature du compte saisi et du type de journal dans lequel la saisie est effectuée. Il peut être modifié.
Le montant peut être saisi directement dans le champ ou obtenu grâce à la calculatrice.
Navigation dans la fenêtre de saisie : La navigation entre les champs, les lignes et les écritures, peut se faire entre les différents champs grâce aux touches Tab et
Shift+Tab, à la touche Entrée, à la souris ou encore avec les flèches directionnelles.
Remarque
Un journal de type Trésorerie avec contrepartie en pied de journal est composé d'une seule et unique écriture, composée de toutes les lignes d'écriture du journal.
Le statut sélectionné s'applique donc à toutes les lignes du journal sans distinction.
14.1.3. Le pied
Les cumuls du journal sont mis à jour en temps réel lors de chaque opération de saisie. Ils sont reportés sur le cumul des journaux. L'équilibre du journal est une condition nécessaire à la sortie du journal.
Débit : La somme des montants débiteurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.
Crédit : La somme des montants créditeurs saisis sur ce journal et sur ce mois est affichée en pied de saisie.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
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comment saisir une ecriture comptable ?
14.2. Comment saisir une écriture comptable ?
Pour saisir une écriture comptable indépendante, accédez à l’option Quotidien –
Mes écritures comptables. Ensuite, sélectionnez la tâche Nouvelle écriture
comptable dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel. Complétez les différents champs de l’en-tête et de chaque ligne composant l’écriture.
Une fois l’écriture équilibrée, un message vous propose de saisir l’écriture suivante : répondez Oui pour continuer.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
14.3. Comment saisir dans un guide ?
Pour saisir dans un guide, vous pouvez accéder à la liste des guides déjà créés par
Quotidien – Saisie par guide puis choisir le type de guide voulu (Achat, Vente,
Trésorerie, Opérations diverses). Ensuite utilisez la touche [Inser] ou le menu contextuel Ajouter ou le bouton
Ajouter
.
Avant de saisir le corps du guide, il faut renseigner dans l’en-tête le modèle de guide, son libellé et le mois sur lequel vous souhaitez saisir.
Le corps se présente sous la forme d’une écriture comptable. Seules les zones non grisées sont saisissables et accessibles.
Pour modifier ou supprimer une écriture provenant d’un guide, il faut aller en saisie par journal.
Actions possibles :
Sauvegarder : Ce bouton permet de sauvegarder un guide avec tout ce qu’il contient, tout en le laissant modifiable et sans générer aucune
écriture en comptabilité.
Comptabiliser : Ce bouton permet de sauvegarder un guide mais aussi de générer les écritures en comptabilité.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette saisie.
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PRISE EN MAIN
15. COMMENT SAISIR UNE ECRITURE SANS NOTION
COMPTABLE ?
15.1. Comment saisir une facture d’achat ?
Pour saisir une facture d’achat, vous devez accéder au menu Quotidien – Mes
achats. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide.
15.2. Comment saisir une facture de vente ?
Pour saisir une facture de vente, vous devez accéder au menu Quotidien – Mes
ventes. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] : vous obtenez la fenêtre de saisie de la facture. Remplissez les différents champs de la même façon que pour la facture d’achat.
15.3. Comment saisir un encaissement ou un décaissement
Pour saisir une opération de trésorerie, vous devez accéder au menu Quotidien –
Ma trésorerie. Cliquez sur Ajouter ou utilisez la touche [Inser] et choisissez
Encaissement client, Décaissement fournisseur….
Le bouton Ajouter vous permet de saisir quatre types d’opérations :
Les encaissements
Les décaissements
Les virements (de banque à banque, de banque à caisse …)
Les remises de chèques
Pour les encaissements et les décaissements, des sous-catégories vous permettent de choisir un type d’opération plus précis : encaissement client, encaissement d’effets avec frais, décaissement fournisseur, entretien, essence, frais bancaires, etc.
Laissez-vous guider par le masque de saisie. Tous les champs ne sont pas obligatoires. Par exemple, si vous saisissez des frais bancaires sans TVA, laissez le champ du montant de TVA vide.
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comment consulter un compte ?
16. COMMENT CONSULTER UN COMPTE ?
Pour consulter un compte, vous pouvez y accéder par le menu Quotidien –
Consultation.
16.1. L’en-tête
La sélection du compte se fait dans le champ "Identification - Compte". Il peut être saisi directement dans ce champ ou sélectionné dans la liste déroulante qui reprend l'intégralité des comptes existants sur l'exercice courant.
Sont repris automatiquement après sélection du compte :
intitulé du compte,
cumul de tous les montants débiteurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,
cumul de tous les montants créditeurs saisis sur ce compte pendant tout l'exercice courant,
solde de ce compte au dernier jour de l'exercice courant,
solde antérieur représentant le solde réel du compte au jour précédent le premier jour de la période sélectionnée.
16.2. Le corps
L'affichage des lignes d'écriture dans la consultation reprend les informations renseignées dans le masque de saisie. L'affichage des lignes d'écriture est directement dépendant des choix effectués sur les filtres.
16.3. Le pied
Une ligne de totalisation est affichée. Elle cumule en temps réel la somme des montants débiteurs et des montants créditeurs des lignes affichées.
16.4. Accès à la saisie
En double cliquant sur une ligne d'écriture ou en sélectionnant "
Saisie
" dans le menu contextuel, il est possible d'être automatiquement positionné sur cette ligne d'écriture dans le journal et le mois de saisie ayant servi à l'enregistrer.
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17. COMMENT LETTRER UN COMPTE ?
Le lettrage est une opération consistant à pointer les factures avec leurs règlements. Ainsi, toutes les factures non pointées correspondent aux factures non encore réglées.
Pour réaliser ce pointage, accédez au menu Quotidien – Lettrage simplifié.
Dans le champ Compte, sélectionnez un fournisseur ou un client : les factures s’affichent alors dans la première liste, les règlements et avoirs dans la seconde.
Sélectionner une facture et son règlement.
Cliquez sur le bouton Lettrer et confirmez le code proposé : le code se reporte sur ces lignes, ce qui signifie qu’elles sont lettrées.
Répétez l’opération pour toutes les factures réglées.
Visualisez les factures non réglées en indiquant Lignes non lettrées en
Type de ligne.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
18. COMMENT RAPPROCHER UN COMPTE ?
Le rapprochement bancaire est une opération qui consiste à pointer les opérations bancaires saisies dans le logiciel qui apparaissent dans vos relevés bancaires.
Pour rapprocher un compte, vous devez accéder à la liste des rapprochements par le menu Quotidien – Rapprochement bancaire. Ensuite, cliquez sur le bouton
Ajouter
ou utilisez la touche [Inser].
Choisissez la banque grâce au champ Compte à rapprocher.
Indiquez le Libellé et la Date de rapprochement et cliquez sur Valider.
Dans la fenêtre de rapprochement, saisissez le solde inscrit sur votre extrait bancaire dans le champ Solde du relevé.
Pointez les lignes d’écritures en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Pointer : les lignes pointées disparaissent. Pour les voir, indiquez
Toutes dans le champ Lignes à afficher. Le code pointage, la date et le libellé du rapprochement sont inscrits sur ces lignes.
Une fois le pointage terminé, le champ Ecart de rapprochement doit être
à zéro.
S’il n’y a pas d’écart, sauvegardez le rapprochement et imprimez-le en cliquant sur l’icône de l’imprimante.
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comment établir une déclaration de TVA ?
Si l’écart de rapprochement n’est pas à zéro à la fin de l’opération, vérifiez les points suivants :
Certains règlements de votre relevé n’ont peut-être pas été saisis : saisissez-les dans Ma trésorerie avant de compléter le pointage.
Certains règlements n’ont peut-être pas été pointés : pointez bien tous les montants du relevé bancaire.
Certains règlements ont peut-être été pointés à tort, car ils ne sont pas sur le relevé bancaire : dépointez-les.
Le solde bancaire ou un règlement ont peut-être été saisis de façon erronée : rectifiez-les.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
19. COMMENT ETABLIR UNE DECLARATION DE TVA ?
Pour que la déclaration de TVA se mouvemente correctement, il faut au préalable renseigner les informations sur le dossier et les fiches comptes.
Pour établir une déclaration de TVA, vous devez accéder à la liste des Déclarations par le menu Quotidien – Déclaration de TVA. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton
Ajouter
.
Choisissez la déclaration à effectuer et indiquez la période. Cliquez sur
Valider.
Vous obtenez : o
L’aperçu de la déclaration. o
Les lignes d’écritures incluses dans la déclaration. o
Les lignes non déclarées signifiant que certaines écritures utilisent des comptes qui sont de natures de taxe différentes.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements pour remplir une déclaration.
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PRISE EN MAIN
20. COMMENT VALIDER MES ECRITURES ?
Vous pouvez valider les écritures de façon globale ou écriture par écriture :
De façon globale : Accédez au menu Exercices / Clôtures –
Gestionnaire de journaux, sélectionnez les journaux et mois souhaités.
Dans la barre de tâches, cliquez sur Valider les écritures.
Ecriture par écriture : Accédez au menu Quotidien – Mes écritures
comptables. Ouvrez une écriture en double-cliquant dessus ou grâce au bouton Modifier l’écriture comptable de la barre des tâches. Une fois l’écriture ouverte, cliquez sur Actions sur les écritures + Valider
l’écriture courante.
Le statut "Validé" est symbolisé par un "V" dans la colonne « Statut ».
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
21. COMMENT
JOURNAUX ?
CLOTURER MENSUELLEMENT LES
Pour clôturer mensuellement un journal, vous devez accéder au menu Exercices /
Clôtures – Gestionnaire de journaux.
La clôture mensuelle permet d’empêcher la modification du journal. Les écritures qu’il contient doivent auparavant être validées.
Tous les journaux et tous les mois d’un exercice doivent être clôturés mensuellement pour que l’exercice puisse faire l'objet d'une clôture annuelle.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
22. COMMENT CLOTURER UN EXERCICE ?
La clôture annuelle est une opération irréversible qui vise à rendre intangibles les
éléments comptables de l’exercice courant.
Vous pouvez y accéder par le menu Exercices / Clôtures – Clôture annuelle.
L’exécution de cette opération nécessite à faire vérifier par le logiciel le respect de certaines conditions (validation des écritures, clôture mensuelle des journaux…).
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Comment imprimer un document ?
La génération des A Nouveaux est indépendante de la clôture d’un exercice.
En effet, il est possible de générer les A Nouveaux de deux manières différentes :
manuellement par le menu Outils – A Nouveaux – Générer les A
Nouveaux.
automatiquement à la création d’un exercice ou à la clôture d’un exercice en fonction des options choisies dans la fiche Exercice.
D’autre part, lors de la création d’un dossier ou d’un exercice, il est possible de saisir manuellement une balance d’ouverture. Pour cela, accédez au menu
Quotidien – Saisie par journal puis sélectionner Saisir la balance d’ouverture dans la barre de tâches ou dans le menu contextuel.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ce traitement.
23. COMMENT IMPRIMER UN DOCUMENT ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de documents : avec ou sans sous-détail, HT ou TTC etc.
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document ou de l’état
(Devis, Facture, Avoir, Saisie, Grand Livre, ...). Ceci à condition que vous ayez déjà enregistré votre document.
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste affichée et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie
souhaitée - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents critères d'impression.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
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24. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données et de travailler sur au moins deux jeux de sauvegarde.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables, comme les disques ZIP ou CD-ROM.
Par le menu Outils + Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
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