Configuration IP Office. Avaya IP Office 9.0

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5. Configuration IP Office

Les paramètres de configuration par défaut d'IP Office prennent en charge le fonctionnement presque instantané de la messagerie vocale dès que le serveur Voicemail Pro s'exécute sur le réseau local. Les paramètres par défaut sont :

Messagerie vocale fonctionnant sur un ordinateur accessible à partir d'IP Office via l'adresse de diffusion

255.255.255.255.

Messagerie vocale activée pour chaque utilisateur et groupe de recherche de ligne.

Aucun code de messagerie vocale défini pour les boîtes vocales. Tant qu'aucun code n'a pas été saisi pour accéder

à la boîte vocale, l'utilisateur peut uniquement y accéder à partir de son poste.

Aucun courrier électronique de messagerie vocale et aucune opération d'aide de la messagerie vocale.

Pas de numéro de réception défini pour la messagerie vocale des utilisateurs.

Les boîtes vocales de groupe de recherche de ligne sont créées et utilisées par défaut, mais il n'existe aucune indication de message en attente par défaut ni de méthode pour la relève des messages. Il faut programmer une méthode permettant d'accéder à la boîte vocale de chaque groupe de recherche de ligne.

Implémentation de Voicemail Pro

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Configuration IP Office :

5.1 Boîtes vocales pour utilisateur et pour groupe

Le serveur Voicemail Pro crée des boîtes vocales basées sur les noms des utilisateurs et des groupes de recherche présents dans l'application IP Office Manager. Lors du redémarrage de Voicemail Pro ou de la modification de l'unité de contrôle IP Office, de nouvelles boîtes vocales sont créées pour chaque nouveau nom rencontré.

Les conséquences de ce mode de fonctionnement sont les suivantes :

Les boîtes vocales sont basées sur les noms.

Cela signifie que les utilisateurs et les groupes qui sont supprimés ou dont le nom a changé ne sont plus associés à leur ancienne boîte vocale, ni aux points de départ Voicemail Pro associés.

Le nom de la messagerie vocale est sensible à la casse.

Si le nom de la boîte vocale ou du point de départ n'est pas saisi correctement dans IP Office Manager ou

Voicemail Pro, l'opération souhaitée n'est pas effectuée et l'appel risque d'être déconnecté.

La messagerie vocale supprime les espaces à la fin des noms de boîte vocale.

S'il existe des espaces à la fin du nom de l'utilisateur d'une boîte vocale dans IP Office Manager, ces espaces sont supprimés lorsque la boîte vocale est créée. Dans ce cas, la boîte vocale est introuvable, car le nom d'utilisateur et le répertoire sont différents.

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5.2 Paramètres système

Le système IP Office est compatible avec différents types de serveur Voicemail Pro. Par conséquent, il est important de vérifier qu'il est configuré pour fonctionner avec Voicemail Pro.

1. Dans IP Office Manager, sélectionnez Système.

2. Sélectionnez l'onglet Messagerie vocale.

Type de messagerie vocale

Indique le type de messagerie vocale configuré pour fonctionner avec IP Office. Sauf indication contraire, l'option Voicemail Lite/Pro doit être utilisée avec le serveur Voicemail Pro. D'autres options s'affichent selon le type de messagerie vocale sélectionné.

Messagerie vocale centralisée

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Ce paramètre est utilisé pour les systèmes distants dans un réseau Small Community Network dans lequel le serveur Voicemail Pro central est hébergé par un autre système IP Office. Le champ Destination de la

messagerie vocale au- dessous sert à indiquer l'ID de groupe sortant de la ligne de réseau SCN vers le système IP Office hébergeant le serveur Voicemail Pro central.

Messagerie vocale distribuée

133

(Version du logiciel = IP Office 6)

Cette option est utilisée dans un réseauSmall Community Network pour les systèmes IP Office distants que vous souhaitez associer à leurs propres serveurs Voicemail Pro en plus du serveur Voicemail Pro central. Le système IP Office doit posséder les licences appropriées relatives au fonctionnement de

Voicemail Pro et aux fonctions de messagerie vocale requises. Le champ Adresse IP de la messagerie

vocale au-dessous permet d'indiquer l'adresse IP du serveur de messagerie vocale du système IP Office, tandis que le champ Destination de la messagerie vocale au-dessous sert toujours à configurer l'emplacement du serveur Voicemail Pro central, comme pour la messagerie vocale centralisée.

Embedded Voicemail

Non utilisé avec Voicemail Pro.

Messagerie vocale de groupe

Non utilisé avec Voicemail Pro.

Messagerie vocale Audix à distance

Non utilisé avec Voicemail Pro.

Voicemail Lite/Pro

Il s'agit du paramètre normal pour Voicemail Pro.

Adresse IP de la messagerie vocale

Par défaut, le système IP Office se connecte au serveur Voicemail Pro en utilisant l'adresse 255.255.255.255

pour la diffusion de tout serveur sur le même LAN que le système lui-même. Quand il reçoit une réponse, il utilise le serveur Voicemail Pro correspondant. Vous pouvez configurer cet accès en définissant une adresse spécifique. Remplacez l'adresse par défaut (255.255.255.255) par l'adresse IP de l'ordinateur sur lequel s'exécute le serveur Voicemail Pro.

Pour la configuration des systèmes IP Office utilisant un système Voicemail Pro centralisé sur un réseau de petit groupe IP Office, reportez-vous à la section

Système Voicemail Pro centralisé

126 .

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Configuration IP Office : Paramètres système

Le bouton Messages permet d'accéder à Visual Voice

Bon nombre de téléphones Avaya sont dotés d'une touche fixe intitulée MESSAGES dont l'utilisateur du téléphone peut se servir pour accéder à sa boîte vocale. Si cette option est sélectionnée, sur les téléphones compatibles avec Visual Voice, Visual Voice est utilisé à la place de l'interface standard des messages d'assistance lorsque l'utilisateur appuie sur la touche.

Réservation de canaux de la messagerie vocale

Pour les appels dirigés vers la messagerie vocale à partir d'IP Office, le système IP Office peut limiter le nombre des sessions de différents types actives simultanément. Voir la section

Réservation de canaux de la messagerie vocale

101

Dérivation DTMF (IP Office 5.0)

Auparavant, les numéros de dérivations d'une boîte de dérivation utilisateur se configuraient dans les

paramètres de la messagerie vocale de l'utilisateur

. IP Office 5.0 et les versions ultérieures prennent en charge la définition des valeurs par défaut du système. Ces derniers sont ensuite appliqués à toutes les boîtes vocales des utilisateurs, à moins que les propres paramètres des utilisateurs diffèrent.

Réception / Dérivation (DTMF 0)

Numéro auquel un appelant est transféré s'il appuie sur 0 lorsqu'il écoute le message d'accueil de la boîte vocale plutôt que de laisser un message (*0 sur la messagerie vocale intégrée).

Pour les systèmes définis sur le mode d'émulation Intuity, l'utilisateur de la boîte vocale peut

également accéder à cette option lorsqu'il collecte ses messages en composant *0.

· Si la boîte vocale a été jointe par le biais d'un flux d'appels contenant une action Laisser un

courrier, les options proposées en appuyant sur 0 sont les suivantes :

En mode IP Office, l'appel suit les connexions des résultats Échec ou Succès de l'action Laisser

un courrier selon que l'appelant appuie sur 0 avant ou après la tonalité d'enregistrement.

Pour le mode Intuity, appuyer sur 0 permet de toujours suivre le paramètre Réception /

Dérivation (DTMF 0).

Dérivation (DTMF 2)

Numéro auquel un appelant est transféré s'il appuie sur 2 lorsqu'il écoute le message d'accueil de la boîte vocale plutôt que de laisser un message (*2 sur la messagerie vocale intégrée). Pour les systèmes antérieurs à la version 5.0, cette option n'est pas prise en charge avec Voicemail Pro s'il s'exécute en mode boîte vocale IP Office.

Dérivation (DTMF 3)

Numéro auquel un appelant est transféré s'il appuie sur 3 lorsqu'il écoute le message d'accueil de la boîte vocale plutôt que de laisser un message (*3 sur la messagerie vocale intégrée). Pour les systèmes antérieurs à la version 5.0, cette option n'est pas prise en charge avec Voicemail Pro s'il s'exécute en mode boîte vocale IP Office.

Paramètres SIP

Ces options sont disponibles lorsque la configuration IP Office contient une ligne SIP ou SCN H323. Ces valeurs sont utilisées lorsque le serveur Voicemail Pro effectue des appels via une ligne de réseau SIP ou vers un périphérique SIP.

Nom SIP : Par défaut = Nom d'utilisateur.

La valeur de ce champ est utilisée lorsque le champ De de l'URI SIP utilisé pour un appel SIP est défini sur Utiliser les données internes.

Nom d'affichage SIP (Alias) : Par défaut = Nom d'utilisateur.

La valeur de ce champ est utilisée lorsque le champ Nom d'affichage de l'URI SIP utilisé pour un appel

SIP est défini sur Utiliser les données internes.

Contacter : Par défaut = Nom d'utilisateur.

La valeur de ce champ est utilisée lorsque le champ Contacter de l'URI SIP utilisé pour un appel SIP est défini sur Utiliser les données internes.

Anonyme : Par défaut = Désactivé.

Si le champ De de l'URI SIP est défini sur Utiliser les données internes, cette option, lorsqu'elle est sélectionnée, insère la valeur Anonyme dans ce champ plutôt que d'utiliser le nom SIP défini ci-dessus.

3. Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications.

4. Renvoyez la configuration à IP Office.

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5.3 Paramètres de la messagerie vocale utilisateur

La messagerie vocale peut être configurée pour chaque utilisateur dans IP Office Manager.

1. Ouvrez IP Office Manager.

2. Dans le panneau de navigation, cliquez sur Utilisateur, puis sélectionnez l'utilisateur individuel.

3. Sélectionnez l'onglet Messagerie vocale .

Code de messagerie vocale / Confirmer le code de messagerie vocale

Ces champs permettent de définir ou de modifier le code d'accès à la boîte vocale d'un utilisateur.

Si le serveur Voicemail Pro est défini sur le mode Emulation d'Intuity, les utilisateurs de boîte vocale sont invités à définir un code d'accès à leur messagerie vocale la première fois qu'ils y accèdent.

· Messagerie vocale activée Par défaut = Activé

Lorsque cette option est activée, IP Office se sert de la boîte vocale pour répondre aux appels de l'utilisateur laissés sans réponse ou sonnant occupés. Notez que choisir l'option Désactivé ne désactive pas l'utilisation de la boîte vocale de l'utilisateur. Il est toujours possible d'y transférer des messages et d'y placer des enregistrements. Vous pouvez aussi toujours y accéder pour relever des messages.

Aide de la messagerie vocale Par défaut = Désactivé

Pour les systèmes de messagerie vocale exécutant IP Office en mode boîte vocale, cette option détermine si les utilisateurs récupérant les messages reçoivent automatiquement un message d'assistance supplémentaire

« Pour obtenir de l'aide à tout moment, appuyez sur 8 ». S'ils sont déconnectés, les utilisateurs peuvent toujours appuyer sur 8 pour obtenir de l'aide. Sur les systèmes de messagerie exécutés en mode d'émulation

Intuity, cette option n'a aucun effet. Le message d'accueil d'accès par défaut inclut alors toujours le message d'assistance : « Pour obtenir de l'aide à tout moment, appuyez sur *4 ». (*H dans les paramètres régionaux

EU).

· Rappel par la messagerie vocale Par défaut = Désactivé

Lorsque cette option est activée, si l'utilisateur reçoit un nouveau message, le serveur Voicemail Pro peut appeler le poste de l'utilisateur dès que le poste passe de l'état décroché à l'état raccroché. Le serveur

Voicemail Pro fait sonner le poste une fois toutes les 30 secondes maximum.

Courrier électronique de messagerie vocale : Par défaut = vide (aucune fonction de courrier électronique

de messagerie vocale)

Ce champ permet de définir l'adresse électronique d'un utilisateur ou d'un groupe utilisée par le serveur

Voicemail Pro pour le fonctionnement du courrier électronique de messagerie vocale. Lorsqu'une adresse est indiquée, les contrôles e-mail de messagerie vocale supplémentaires peuvent être sélectionnés pour configurer le type de service e-mail de messagerie vocale qui doit être fourni.

Pour que vous puissiez utiliser le courrier électronique de messagerie vocale, le serveur Voicemail Pro doit avoir été configuré de façon à utiliser un client de messagerie MAPI local ou un compte de serveur de messagerie SMTP. Voir la section

Installation des fonctions de courrier électronique de messagerie vocale

· Les fonctions de courrier électronique de messagerie vocale doivent être utilisées avec prudence pour l'envoi (automatique ou manuel) de messages avec des fichiers .wav joints, car l'enregistrement d'un message d'une minute crée un fichier .wav de 1 Mo.

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Configuration IP Office : Paramètres de la messagerie vocale utilisateur

Courrier électronique de la messagerie vocale Par défaut = Désactivé

Si une adresse e-mail est entrée pour le groupe ou l'utilisateur, les options suivantes deviennent sélectionnables. Elles contrôlent le mode de fonctionnement automatique du courrier électronique de la messagerie vocale fourni par le serveur Voicemail Pro lorsque la boîte vocale reçoit un nouveau message.

Les utilisateurs peuvent modifier leur mode e-mail de messagerie vocale à l'aide de Visual Voice. Si le serveur Voicemail Pro est défini sur IP Office Mode, l'utilisateur peut alors modifier le mode e-mail de messagerie vocale via les messages du téléphone. Il est également possible de modifier le mode email de messagerie vocale dans un flux d'appels grâce à une action Menu Options personnelles ou

à une action Générique.

Si le serveur Voicemail Pro est défini sur IP Office Mode, les utilisateurs peuvent transférer manuellement un message vers le courrier électronique.

Désactivé

Si ce mode est sélectionné, aucune des options ci-dessous n'est utilisée pour le fonctionnement automatique du courrier électronique de la messagerie vocale. Les utilisateurs peuvent également sélectionner ce mode en composant *03 sur leur poste.

Copier

Si ce mode est sélectionné, chaque fois qu'un nouveau message est reçu dans la boîte vocale, une copie du message est joint à un e-mail et envoyé vers l'adresse électronique. Il n'existe aucune synchronisation entre l'e-mail et les boîtes vocales de la messagerie vocale. Par exemple, la lecture et la suppression de l'e-mail n'affectent pas le message dans la boîte vocale ou la notification de message en attente fournie pour ce nouveau message.

Renvoi

Si ce mode est sélectionné, chaque fois qu'un nouveau message est reçu dans la boîte vocale, ce message est joint à un e-mail et envoyé vers l'adresse électronique. Aucune copie du message vocale n'est conservée dans la boîte vocale et aucune notification de message en attente n'est envoyée. Comme avec

Copier, il n'existe aucune synchronisation entre l'e-mail et les boîtes vocales de la messagerie vocale. Les utilisateurs peuvent également sélectionner ce mode en composant *01 sur leur poste.

UMS Exchange

Voicemail Pro 5.0+ prend en charge le courrier électronique de messagerie vocale vers un compte de messagerie électronique de serveur Exchange. Pour les utilisateurs et les groupes utilisant UMS Web

Services, cela change radicalement le mode de fonctionnement de leur boîte vocale. La boîte de réception du serveur Exchange est utilisée pour enregistrer les messages vocaux. Des fonctions comme l'indication de messages en attente sont définies par les nouveaux messages à cet emplacement plutôt que dans la boîte de messagerie vocale du serveur de messagerie vocale. L'accès du téléphone aux messages vocaux, dont l'accès Visual Voice, est redirigé vers la boîte vocale du

serveur Exchange. Voir les sections Installation de la messagerie unifiée du serveur Exchange

UMS Exchange.

Alerte

Si ce mode est sélectionné, chaque fois qu'un nouveau message est reçu dans la boîte vocale, un e-mail simple est envoyé vers l'adresse électronique. Ceci est un e-mail annonçant les détails du message de la messagerie vocale mais sans copie du message joint. Les utilisateurs peuvent également sélectionner ce mode en composant *02 sur leur poste.

Services Web UMS

Si cette option est sélectionnée, l'utilisateur peut accéder à sa boîte vocale à l'aide des services

UMS

Grâce aux options UMS, les utilisateurs peuvent accéder à leurs messages via un navigateur Web, une

application de messagerie cliente compatible avec IMAP ou un compte de messagerie électronique Exchange.

L'utilisation de cette fonction est régie par des licences.

Dérivation DTMF

Lorsqu'un appelant est dirigé vers une messagerie vocale pour laisser un appel, il est possible de lui permettre de choisir d'être transféré vers un poste différent. Le message d'accueil enregistré doit indiquer à l'appelant les options disponibles. Dans les champs en dessous, entrez les numéros des postes vers lesquels les appelants peuvent être transférés. Pour IP Office 5.0+, ces valeurs système par défaut peuvent être définies pour ces numéros et sont utilisées, à moins qu'un autre numéro ne soit défini dans ces paramètres utilisateur.