7. Annexe
7.1 Conseils & astuces
1.
Les onglets Historique des appels affichent des informations pour un maximum de 100 appels. Ensuite, l'enregistrement le plus ancien est remplacé.
2.
Les ID de parcage peuvent contenir un maximum de 9 caractères.
3.
Si une fonction donnée ne semble pas fonctionner, essayez de fermer et de rouvrir Phone Manager Pro. Tous les changements de configuration sont enregistrés lorsque l'application est fermée. Phone Manager Pro recherche toutes les configurations lors du démarrage.
4.
Si l'onglet État n'apparaît pas lorsqu'un appel est pris, les paramètres de Phone Manager doivent être modifiés.
Pour de plus amples informations, consultez
Modifier les paramètres généraux de Phone Manager
113
.
5.
L'onglet État apparaît automatiquement 15 secondes après l'affichage de l'onglet Script. Si vous souhaitez que le
script reste affiché, désélectionnez l'option Afficher l'état. Pour de plus amples informations, consultez Modifier les paramètres généraux de Phone Manager
113
.
6.
Si un appel destiné à un Utilisateur interne ne reçoit aucune réponse dans le délai de non réponse et que la messagerie vocale de l'utilisateur est activée, vous êtes invité à laisser un message. Une fois l'appel terminé, les informations sur l'appel apparaissent dans l'Historique des appels sous l'onglet Sortant. Double-cliquez sur les informations de l'appel pour recomposer le numéro.
7.
Si vous appelez un poste occupé à partir de votre téléphone et que votre appel ne va pas sur la messagerie vocale, l'icône Rappel est disponible. Lorsque le poste de destination se libère, votre téléphone est rappelé. Si l'appel de rappel est pris, un nouvel appel est automatiquement effectué vers le poste de destination. Si le rappel reste sans réponse, l'appel est annulé.
8.
N'utilisez pas d'espaces lorsque vous composez le numéro de téléphone. Par exemple, tapez 123456 et non 123 456.
9.
La fonction Annotation n'est disponible que pour les appels internes et n'est pas prise en charge pour les postes
VoIP.
10. Vous ne pouvez pas modifier les options de transfert si vous n'avez pas la permission de configurer la messagerie vocale. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
11. Si plusieurs Numéros abrégés sont créés pour le même utilisateur interne, seul un numéro abrégé fonctionnera comme Tableau des voyants d'occupation.
12. Pour que la fonction Tableau des voyants d'occupation fonctionne, votre ordinateur doit se trouver sur le même
LAN physique que le PBX. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
13. Si vous utilisez une touche ou une fonction de groupe de votre téléphone pour entrer dans un groupe et en sortir, l'entrée ou la sortie sera appliquée à tous les groupes dont vous êtes membre et non uniquement aux groupes sélectionnés dans l'onglet Mode Agent.
14. En Mode Agent, les fonctions des touches F1 et F3 sont permutées. F1 devient 'code affaire' et F3 'appeler'.
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Annexe: Conseils & astuces
7.2 Icônes de la barre d'outils
Les icônes de la fenêtre principale de Phone Manager vous aident à effectuer et recevoir des appels.
Effectuer un appel. Pour de plus amples informations, consultez
Effectuer un appel
42
.
Répondre à un appel - Pour de plus amples informations, consultez
Répondre à un appel
41
.
Activer rappel automatique. - Pour plus d'informations, consultez
Effectuer un appel
42
.
Placer un appel en attente - Pour de plus amples informations, consultez
Mettre un appel en attente
45
.
Ajouter un appel à une conférence - Pour de plus amples informations, consultez
Créer un appel de conférence
53
.
Raccrocher un appel Pour de plus amples informations, consultez
Mettre fin à un appel
45
.
Transférer un appel - Pour de plus amples informations, consultez
Effectuer un appel de consultation
49
.
Terminer un transfert - Pour de plus amples informations, consultez
Effectuer un appel de consultation
49
.
Configurer les Préférences - Pour de plus amples informations, consultez
Modifier la présentation des paramètres de Phone Manager
98 .
Affichage Compact - Pour plus d'informations, consultez
Utiliser Phone Manager en mode Compact
130
.
Volume du haut-parleur - Cliquez sur la zone déroulante pour régler le volume des haut-parleurs de l'ordinateur. Cliquez pour activer/désactiver le son. Pour de plus amples informations, consultez
Fonctionnement de Softphone PC
128
.
Volume du microphone - Cliquez sur la zone déroulante pour régler le volume du microphone de l'ordinateur. Cliquez pour activer/désactiver le son. Pour de plus amples informations, consultez
Fonctionnement de Softphone PC
128
.
Réserver une conférence - Cette icône est utilisée pour réserver une conférence auprès du Centre de conférences d'IP Office. Cette icône est disponible uniquement si la permission est spécifiée par votre administrateur système. Pour plus d'informations, consultez
Phone Manager et le centre de conférences
54
.
Réjoindre une conférence - Cette icône est utilisée pour rejoindre une conférence du Centre de conférences d'IP Office. Pour plus d'informations, consultez
Phone Manager et le centre de conférences
54
.
Si Phone Manager est utilisé en Mode Agent, des icônes supplémentaires sont affichées :
Occupé pour durée de traitement - Vous permet d'activer ou de désactiver l'état Occupé pour durée de traitement. Si cet état est activé, l'onglet État affiche "Occupé pour durée de traitement". Si l'icône Occupé pour durée de traitement n'est pas disponible, vous n'êtes actuellement membre d'aucun groupe. Si vous avez
été retiré de tous les groupes ou désactivé alors que votre état est Occupé pour durée de traitement, Phone
Manager continuera à afficher Occupé pour durée de traitement jusqu'à ce que vous redémarriez. Pour de plus amples informations, consultez
Fonctionnement en Mode Agent
129
.
Occupé non disponible - Utiliser pour activer ou désactiver l'état occupé non disponible. Si cet état est activé, l'onglet État affiche "Occupé non disponible". Pour de plus amples informations, consultez
Fonctionnement en Mode Agent
129 .
Sélectionner le groupe - Affiche les groupes pour lesquels vous êtes un membre disponible lorsque les états
Occupé pour durée de traitement ou Occupé non disponible ne sont pas actifs. Pour de plus amples informations, consultez
Fonctionnement en Mode Agent
129
.
Démarrer l'enregistrement - Cliquez sur cette icône pour démarrer l'enregistrement d'un appel. Pour de plus amples informations, consultez
Enregistrer un appel
47 .
Arrêter l'enregistrement - Cliquez sur cette icône pour arrêter l'enregistrement d'un appel. Pour de plus amples informations, consultez
Enregistrer un appel
47
.
Phone Manager
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7.3 Touches de raccourci
La liste indique le fonctionnement par défaut des touches de fonction. Toutes les touches de fonction peuvent être configurées dans le formulaire de configuration Raccourci.
F1
F2
F3
F4
F5
Appel -Pour de plus amples informations, consultez
Effectuer un appel
42 .
Transfert- Pour de plus amples informations, consultez Transférer un appel sans supervision
50
.
Code Affaire - Pour de plus amples informations, consultez
Utiliser les codes affaires
55
.
Mettre un appel en attente - Pour de plus amples informations, consultez
Mettre un appel en attente
45
.
Enregistrer- Pour de plus amples informations, consultez
Enregistrer un appel
47
.
F6
F9
F10
F11
F12
Saisir
État absent - Pour de plus amples informations, consultez
Définir un message d'absence
Parquer/Reprendre- Pour de plus amples informations, consultez
Parquer un appel
Parquer/Reprendre- Pour de plus amples informations, consultez
Parquer/Reprendre- Pour de plus amples informations, consultez
Répondre -Pour de plus amples informations, consultez
Parquer un appel
Parquer un appel
Parquer/Reprendre- Pour de plus amples informations, consultez
Parquer un appel
Répondre à un appel
41
.
46
.
46
46
46 .
.
.
85 .
Echap
Effacer
Fin
Raccrocher- Pour de plus amples informations, consultez
Mettre fin à un appel
45
.
Remarque
· lorsque Phone Manager fonctionne en mode Agent, les fonctions des touches F1 et F3 sont permutées.
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Annexe: Touches de raccourci
7.4 Utiliser l'icône Phone Manager
Lorsque l'option Masquer à la fermeture est sélectionnée, Phone Manager est réduit dans la barre des tâches Windows lorsque vous fermez l'application.
L'icône Phone Manager a un écran rouge ou vert.
·
·
- Appels en absence. Placez votre curseur sur l'icône dans la barre des tâches et le nombre d'appels en absence s'affiche.
- Aucun appel en absence.
Lorsque vous recevez un appel, l'icône clignote, la couleur de l'écran de l'icône passe du rouge au vert, jusqu'à ce que l'appel soit pris. Si l'appel est pris par votre messagerie vocale, l'icône indique que vous avez un appel en absence.
Pour ouvrir Phone Manager avec l'icône :
1.
Double-cliquez sur l'icône dans la barre des tâches.
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit et sélectionner Faire apparaître Phone Manager.
Si vous cliquez avec le bouton droit sur l'icône, les options suivantes sont également disponibles :
·
Faire apparaître Outlook - Ouvre Outlook si l'option Fenêtre contextuelle a été configurée. Pour plus d'informations, consultez
Configurer la fenêtre contextuelle
117
.
·
Effacer les appels en absence - Efface les informations sur les appels non pris dans la zone Historique des appels.
L'icône Phone Manager passe du rouge au vert lorsque les appels en absence ont été effacés. Pour plus d'informations, consultez l'
Onglet En absence
28
.
·
Appel - Ouvre la fenêtre Appel de Phone Manager. Pour plus d'informations, consultez
Utiliser la fenêtre Appel
43 .
·
Raccrocher - Met fin à tout appel en cours.
·
Quitter Phone Manager - Ferme l'application.
7.5 Phone Manager Information
Le mode d’exécution de Phone Manager et le nom de l’utilisateur actuel s’affichent dans la barre de titre. En outre, il est
également possible d’afficher des informations sur la version de Phone Manager ainsi que d’autres informations. Ces informations peuvent s’avérer nécessaires en cas de problème.
1. Sélectionnez Aide | A propos de Phone Manager.
2. Le menu A propos de Phone Manager affiche la version de l'application Phone Manager. La version du logiciel du système IP Office et du serveur de messagerie vocale IP Office Voicemail Pro sont également affichés.
3. Pour afficher les informations de licence de Phone Manager, placez le curseur sur le numéro de version de Phone
Manager et appuyez simultanément sur Ctrl+Alt+Maj.
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