Fonctions. Avaya IP Office 4.2
5. Fonctions
Cette section du guide explique comment :
·
Gérer les répertoires
Les entrées de répertoire enregistrent les numéros internes ou externes fréquemment composés. Les entrées de répertoire s'affichent dans l'écran Appel pour une numérotation rapide. Pour plus d'informations, consultez
Présentation de la gestion des répertoires
87
.
·
Créer et utiliser les numéros abrégés
Vous pouvez utiliser les numéros abrégés pour enregistrer les numéros internes et externes fréquemment composés pour une utilisation ultérieure. Il existe deux types de numéros abrégés : internes pour lesquels des info-bulles
s'affichent et externes. Pour plus d'informations, consultez Afficher les numéros abrégés
90 .
·
Définir un message d'absence
La fonction État absent aide les appelants internes lorsque vous n'êtes pas à votre bureau. Les informations saisies s'affichent également dans l'écran Appel lorsque votre poste est appelé. Pour plus d'informations, consultez
85 .
·
En savoir plus sur Phone Manager.
Vous pouvez utiliser les fichiers d'aide et apprendre comment utiliser Phone Manager en consultant les didacticiels.
Pour plus d'informations, consultez
86
.
Phone Manager
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Fonctions:
5.1 Définir un message d'absence
La fonction État absent aide les appelants internes lorsque vous n'êtes pas à votre bureau. Les informations que vous avez saisies s'affichent sur leur écran dans le champ d'annotation lorsqu'ils appellent votre poste.
Pour les téléphones possédant des écrans appropriés, le texte est affiché sur l'écran de votre téléphone et sur le téléphone de l'appelant interne.
·
Si vous avez sélectionné l'une des options de renvoi, le texte d'absence s'affiche pour les appelants internes. Si le poste de destination a également défini un texte d'absence, votre message est affiché, à moins que l'option Renvoi sur occupation soit sélectionnée. Si l'option Renvoi sur occupation est sélectionnée, le texte d'absence défini pour le poste de destination est affiché. L'appel est renvoyé conformément à vos options de renvoi. Pour plus d'informations, consultez
106
.
Pour définir un État absent :
1.
Cliquez sur Actions > Absent. Vous pouvez également appuyer sur F6. La fenêtre État absent s'affiche.
2.
Sélectionnez un Message d'absence dans la liste. Les options sont les suivantes :
·
En congés jusqu'à / En vacances jusqu'à
·
Revient
·
En déjeuner jusq.
·
En réunion jusq.
·
Veuillez rappeler
·
Ne pas déranger
· Avec des visiteurs jusqu'à
·
Avec un client jusqu'à
·
Revient bientôt
· Revient demain
·
Personnalisé
3.
À l'exception des options De retour bientôt et De retour demain, du texte supplémentaire est requis. Par exemple, si le message d'absence "En congés jusqu'à" est sélectionné, vous devez ajouter quand vous êtes de retour de congés.
Saisissez le texte dans le champ Texte d'absence.
4.
(Facultatif) Sélectionnez l'option Ne pas déranger ou Renvoi inconditionnel. Si l'une de ces options est sélectionnée, le numéro vers lequel vos appels sont renvoyés doit être configuré. Pour plus d'informations, consultez
106
.
5.
Cliquez sur OK. Le Message d'absence s'affiche dans la barre de titre de Phone Manager. Le message s'affiche
également dans l'écran Appel lorsque votre poste est appelé.
Phone Manager
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5.2 Obtenir de l'aide
Le menu d'Aide vous donne accès à plusieurs options d'aide :
·
Sommaire
Cette fonction ouvre le système d'aide de Phone Manager à la page du sommaire.
·
Index
Cette fonction ouvre l'outil de recherche du système d'aide de Phone Manager.
·
À propos de Phone Manager
Cela affiche la version de l'application Phone Manager.
·
Visite guidée du produit
Cette option démarre une visite guidée interactive. Vous pouvez explorer et en apprendre plus sur l'application
Phone Manager.
·
Didacticiels vidéo
Cette fonction répertorie plusieurs didacticiels vidéo. Chaque didacticiel offre une démonstration interactive des fonctionnalités de l'application Phone Manager.
·
Recherche de mises à jour
Cette option est utilisée pour rechercher les dernières mises à jour de Phone Manager. L'option Recherche de mises à jour est uniquement disponible si elle est configurée par votre administrateur système. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système.
Vous trouverez des informations supplémentaires sur Avaya IP Office sur le site www.avaya.com/support et sur www.
avaya.com/ipoffice/knowledgebase .
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Fonctions: Obtenir de l'aide
5.3 Gérer les répertoires
Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro.
Les entrées de répertoire enregistrent les numéros internes et externes composés régulièrement pour permettre une numérotation rapide. Lorsque vous utilisez la fenêtre Appel, vous pouvez choisir d'afficher les entrées du répertoire. Pour plus d'informations, consultez
43
.
Les entrées de répertoire peuvent être utilisées pour faire correspondre l'ID ou DID des appels entrants à un nom.
Lorsqu'une correspondance est trouvée, un fichier média peut être diffusé ou un fichier texte peut s'afficher. Un fichier texte s'affiche dans l'onglet Script. Phone Manager tente d'abord de faire correspondre l'ID de l'appelant entrant. S'il n'existe aucune correspondance, Phone Manager recherche une correspondance avec le DID. Pour plus d'informations,
36
.
Tout appel reçu peut être ajouté à votre répertoire personnel. Pour plus d'informations, consultez
Créer une entrée de répertoire à partir d'un appel existant
89
.
5.3.1 Créer un répertoire personnel
Vous pouvez créer un répertoire personnel des numéros fréquemment utilisés. Chaque entrée du répertoire s'affiche dans la fenêtre Appel pour une numérotation rapide. Un maximum de 1000 entrées peut être ajouté au répertoire.
Pour ouvrir la configuration du répertoire :
1.
Cliquez sur Fichier > Répertoire.
Ces champs contrôlent la configuration du PBX.
·
Nouveau - Cliquez pour créer une nouvelle entrée de répertoire. Pour plus d'informations, consultez
Ajouter une entrée de répertoire
88
.
·
Modifier- Cliquez pour modifier l'entrée du répertoire sélectionnée.
·
Importer - Cliquez sur cette option pour importer une entrée de répertoire exportée ou pour formater correctement un fichier CSV.
·
Exporter- Cliquez sur cette option pour exporter votre répertoire.
·
Supprimer- Cliquez sur une entrée du répertoire, puis cliquez sur Supprimer. L'entrée de répertoire sélectionnée est supprimée.
·
Fermer- La fenêtre Configurer le répertoire est fermée. Tous les changements apportés depuis l'ouverture de la fenêtre Configurer le répertoire sont enregistrés.
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5.3.2 Ajouter une entrée de répertoire
Une nouvelle entrée de répertoire peut être créée. L'entrée est affichée dans la fenêtre Appel lorsque l'option Afficher le
répertoire est sélectionnée. Pour plus d'informations, consultez Utiliser la fenêtre Appel
43 .
Pour créer une nouvelle entrée de répertoire :
1.
Cliquez sur Fichier > Répertoire > Nouveau. La fenêtre Entrée de répertoire s'affiche.
2.
Saisissez le numéro de téléphone ou de poste dans la zone Numéro.
3.
Saisissez le nom à associer au numéro ci-dessus dans la zone Nom.
4.
(Facultatif) Cliquez sur Rechercher un Script pour sélectionner un fichier .txt ou .rtf. Le fichier s'affiche lorsqu'un appel est effectué vers le numéro saisi dans le champ Numéro. Le fichier texte s'affiche dans l'onglet Script lorsque l'ID de l'appelant correspond au nom de l'appelant entrant. Pour plus d'informations, consultez l'
36
.
5.
(Facultatif) Cliquez sur Rechercher Média pour sélectionner un fichier média. Le fichier est diffusé lorsqu'un appel est reçu du numéro saisi. Phone Manager doit être configuré pour diffuser des sons. Pour plus d'informations, consultez
Modifier les paramètres généraux de Phone Manager
113
.
6.
(Facultatif) Cliquez sur Ajouter aux numéros abrégés pour créer une entrée de numéro abrégé. La création d'un numéo abrégé avec cette méthode permet toujours d'ajouter le numéro abrégé au Groupe de numéros abrégés.
Pour plus d'informations, consultez
93
.
7.
(Facultatif) Cliquez sur Nouveau WAV pour créer un fichier .WAV dans le répertoire par défaut de Phone Manager
Pro. Vous devez avoir configuré multimédia sur votre ordinateur et avoir installé une carte son, ainsi que des hautparleurs et un microphone pour enregistrer un fichier média.
8.
Cliquez sur OK.
9.
Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre Configurer le répertoire. Une nouvelle entrée n'est pas enregistrée tant que vous n'avez pas quitté la fenêtre Configurer le répertoire.
Phone Manager
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Fonctions: Gérer les répertoires
5.3.3 Créer une entrée de répertoire à partir d'un appel existant
Tout appel qui s'affiche dans la zone Historique des apels peut être utilisé pour créer une entrée de répertoire. Les appels dans les panneaux Entrant, Sortant, En absence et Tous contiennent tous des informations sur les appels.
Pour créer une entrée de répertoire à partir d'un appel existant :
1.
Cliquez avec le bouton droit sur le panneau Historique des appels.
2.
Cliquez sur Ajouter au répertoire. La fenêtre Entrée de répertoire s'affiche.
3.
(Facultatif) Effectuez les modifications nécessaires, le cas échéant. Vous pouvez également associer un fichier script ou média à l'entrée de répertoire.
4.
Cliquez sur OK.
5.
Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre Configurer le répertoire et enregistrer vos modifications.
5.3.4 Modifier une entrée de répertoire
Une entrée de répertoire peut être modifiée.
Pour modifier une entrée de répertoire :
1.
Cliquez sur Fichier > Répertoire > Modifier. La fenêtre Entrée de répertoire s'affiche.
2.
Modifiez l'entrée de répertoire comme voulu.
3.
Cliquez sur OK.
4.
Cliquez sur Fermer pour quitter la fenêtre Configurer le répertoire.
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5.4 Créer et utiliser les numéros abrégés
5.4.1 Afficher les numéros abrégés
Les numéros abrégés permettent d'enregistrer les numéros internes et externes fréquemment composés pour une utilisation future. Pour plus d'informations, consultez
92 .
Il existe deux types de numéros abrégés :
·
90
91
s'affichent
· et
91
.
Numéros abrégés internes
Un numéro abrégé interne peut aussi faire office de tableau de voyants d'occupation et vous permet ainsi de consulter l'état de l'utilisateur du numéro abrégé.
Icône de numéro abrégé interne.
Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / le poste est configuré pour la messagerie instantanée.
Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste est Occupé. L'icône a un cercle rouge barré d'une croix blanche en haut à gauche.
Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste a défini Ne pas déranger. L'icône possède un cercle bleu barré d'une croix blanche en bas à droite.
Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste a défini Renvoyer. Le numéro abrégé possède un cercle vert avec une flèche blanche en haut à droite.
Une icône de numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste a un message de Messagerie vocale. L'icône possède une enveloppe en bas à gauche.
Une icône de numéro abrégé peut afficher plusieurs messages d'occupation. Les exemples montrent 2 cas, mais plusieurs sont possibles.
Un numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste est Occupé et a un message de Messagerie vocale.
Un numéro abrégé interne où l'utilisateur / poste est Occupé, a activé Ne pas déranger et l'utilisateur / poste a un message de Messagerie vocale.
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Fonctions: Créer et utiliser les numéros abrégés
Info-bulles sur les numéros abrégés internes
En plus des numéros abrégés utilisés comme tableaux des voyants d'occupation, les numéros abrégés internes sont dotés d'info-bulles qui fournissent des informations sur l'état d'un utilisateur de numéros abrégés. Ces informations affichent automatiquement les modifications en fonction de l'état de l'utilisateur / poste.
·
Nom - Nom de l'utilisateur associé au numéro abrégé.
·
Numéro- Numéro de l'utilisateur associé au numéro abrégé. Si un utilisateur interne est ajouté à partir du répertoire
IP Office, un nom s'affiche.
·
État - L'état actuel de l'utilisateur. L'état affiché peut être Inactif, Nouvelle messagerie vocale, Occupé, NPD ou
Renvoyer tout. Plusieurs états peuvent être affichés.
·
Présence - Ceci indique la présence d'un utilisateur par rapport à une connexion à la messagerie instantanée. L'état indique En ligneet Hors ligne pour refléter l'état et les paramètres de l'utilisateur sur le serveur Microsoft Live.
·
Nouvelle messagerie vocale - Nombre de nouveaux messages reçus par l'utilisateur des numéros abrégés.
Remarques :
·
Si plusieurs numéros abrégés sont créés pour le même utilisateur interne, seul un numéro abrégé fonctionnera comme Tableau des voyants d'occupation.
·
Pour que la fonction tableau des voyants d'occupation fonctionne, votre ordinateur doit se trouver sur le même LAN physique que le PBX. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système.
Numéros abrégés externes
Il existe quatre types de numéros abrégés externes : téléphone professionnel, téléphone personnel, portable et fax. Le numéro abrégé affiché varie selon le numéro par défaut sélectionné.
Cette icône s'affiche si le Téléphone professionnel est reconnu comme un numéro abrégé externe et est défini comme le numéro par défaut.
Cette icône s'affiche si Téléphone personnel est sélectionné comme numéro par défaut.
Cette icône s'affiche si Portable est sélectionné comme numéro par défaut.
Cette icône s'affiche si Fax est sélectionné comme numéro par défaut.
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5.4.2 Utiliser un numéro abrégé
Vous pouvez utiliser un numéro abrégé pour effectuer un appel vers des numéros internes et externes.
Pour utiliser un numéro abrégé pour effectuer un appel :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels.
2.
Effectuez un appel en double-cliquant sur le numéro abrégé requis. Vous pouvez également faire glisser l'icône du numéro abrégé dans la zone d'état des appels.
3.
L'appel s'affiche dans la zone d'état des appels de l'écran.
Vous pouvez utiliser un numéro abrégé pour effectuer un appel vers un numéro de téléphone qui n'est pas le numéro de numérotation abrégé par défaut.
Pour sélectionner un autre numéro :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels.
2.
Cliquez avec le bouton droit sur le numéro abrégé.
3.
Cliquez sur Appeler.
4.
Sélectionnez l'autre numéro requis - Téléphone professionnel, Téléphone personnel, Portable ou Fax. Les numéros Internes ne peuvent pas composer un numéro de fax.
5.4.3 Créer un groupe de numéros abrégés
Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro.
Les numéros abrégés peuvent être organisés en groupes. Un maximum de 10 groupes de numéros abrégés est autorisé.
Chaque groupe peut contenir un maximum de 100 numéros abrégés.
Pour créer un groupe de numéros abrégés :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels.
2.
Cliquez avec le bouton droit sur l'onglet d'un numéro abrégé.
3.
Sélectionnez Nouveau > Groupe de numéros abrégés.
4.
Saisissez un nom pour le groupe dans la fenêtre Numéros abrégés.
5.
Cliquez sur OK. Un nouvel onglet de numéro abrégé est créé.
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Fonctions: Créer et utiliser les numéros abrégés
5.4.4 Création d’un numéro abrégé
Il existe plusieurs façons de créer un numéro abrégé dans Phone Manager. Vous pouvez ajouter un nouveau
Membre du groupe de numéros abrégés
93
ou ajouter un utilisateur interne
94 à partir du répertoire IP Office. Le répertoire liste tous les utilisateurs connectés à votre système téléphonique IP Office.
Pour créer un membre du groupe des numéros abrégés :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels et sélectionnez le Groupe de numéros
abrégés auquel ajouter un numéro abrégé.
2.
Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre du groupe de numéros abrégés sélectionné.
3.
Sélectionnez Nouveau > Membre du groupe de numéros abrégés. La fenêtre Numéros abrégés s'affiche.
4.
Saisissez un nom dans le champ Nom.
5.
Saisissez le numéro de téléphone requis dans les champs Téléphone professionnel, Téléphone personnel,
Portable et Fax. Le champ fax est uniquement disponible lorsque le type de numéro abrégé est externe.
6.
Vérifiez que le Type de numéros abrégés est correct. Lorsque Phone Manager reconnaît un numéro comme étant interne, le type de numéro abrégé est automatiquement défini sur interne. Si le numéro est reconnu comme étant externe, le numéro abrégé est défini sur externe. Par exemple, le numéro serait reconnu comme un numéro externe si un 9 pour l'accès externe est saisi.
7.
Sélectionnez le Numéro par défaut requis pour le numéro abrégé. Cette option est uniquement disponible si le type est externe. Le numéro par défaut est le numéro composé lorsque vous double-cliquez sur le numéro abrégé.
8.
(Facultatif) Saisissez un PIN. Pour plus d'informations, consultez
Travailler avec des restrictions du PIN
58
.
9.
Cliquez sur OK. La nouvelle icône de numéro abrégé est ajoutée à l'onglet du groupe de numéros abrégés sélectionné.
Phone Manager
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Pour ajouter un utilisateur interne à un numéro abrégé :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels et sélectionnez le Groupe de numéros
abrégés auquel ajouter un numéro abrégé.
2.
Cliquez avec le bouton droit dans la fenêtre du groupe de numéros abrégés sélectionné.
3.
Sélectionnez Nouveau > Ajouter un utilisateur. La fenêtre Ajouter un utilisateur des numéros abrégés s'affiche.
4.
Commencez par saisir le nom ou le numéro du poste de l'utilisateur dans le champ approprié. Seules les entrées du répertoire IP Office correspondant à votre saisie s'affichent. Lorsque vous apercevez l'utilisateur requis, cliquez sur le nom. Les champs nom et numéro sont renseignés.
5.
Cliquez sur Ajouter un utilisateur. La nouvelle icône de numéro abrégéest ajoutée à l'onglet du groupe de numéros abrégés sélectionné. L'icône de numéro abrégé utilise le nom plutôt que le numéro de poste.
Remarque
·
Si l'utilisateur est configuré pour la messagerie instantanée, l'icône de numéro abrégé est verte. Vous devez redémarrer Phone Manager pour que le numéro abrégé de la messagerie instantanée soit pris en compte.
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Fonctions: Créer et utiliser les numéros abrégés
5.4.5 Modification d’un numéro abrégé
Les informations des numéros abrégés peuvent être modifiées.
Pour modifier un numéro abrégé :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels.
2.
Sélectionnez le Groupe de numéros abrégés contenant ce numéro abrégé.
3.
Cliquez avec le bouton droit sur l'icône du numéro abrégé et sélectionnez Modifier. La fenêtre Numéros abrégés s'affiche.
4.
Apportez certains changements, si nécessaire.
5.
Cliquez sur OK.
Modifier un numéro par défaut
Pour les icônes de numéros abrégés externes, il est possible de modifier le numéro par défaut. L'icône du numéro abrégé change pour indiquer le nouveau type de numéro par défaut.
Pour modifier le numéro par défaut :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels.
2.
Cliquez avec le bouton droit sur le numéro abrégé contenant le numéro par défaut à modifier.
3.
Sélectionnez Numéro par défaut. Le type actif du numéro par défaut est coché. Sélectionnez le nouveau type de numéro par défaut pour le numéro abrégé.
4.
L'icône du numéro abrégé change. Le numéro abrégé utilise le numéro par défaut associé au numéro sélectionné.
Pour plus d'informations, consultez
90
.
5.4.6 Suppression de numéro abrégé
Les numéros abrégés qui ne sont plus utiles peuvent être supprimés.
Pour supprimer un numéro abrégé :
1.
Cliquez sur l'onglet Numéros abrégés dans la zone Historique des appels.
2.
Sélectionnez le Groupe de numéros abrégés contenant ce numéro abrégé.
3.
Cliquez avec le bouton droit sur l'icône du numéro abrégé.
4.
Sélectionnez Supprimer.
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Chapitre 6.
Configurer Phone Manager
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