4. Messagerie vocale
L'onglet Message du panneau Historique des appels répertorie les boîtes vocales auxquelles vous avez accès. Le nombre de messages nouveaux, anciens et enregistrés est indiqué pour chaque boîte vocale. Pour plus d'informations, consultez l'
29
.
L'onglet Messagerie vocale du panneau Historique des appels répertorie chaque message de messagerie vocale de votre boîte vocale. Vous pouvez sélectionnez un message spécifique à diffuser. Pour plus d'informations, consultez
63
.
Vous pouvez donner le choix à un appelant de votre messagerie vocale entre être transféré vers un autre numéro de téléphone ou laisser un message. Il est possible de proposer jusqu'à 3 emplacements de transfert aux appelants. Vous pouvez, par exemple, enregistrer un message disant que si l'appelant appuie sur 2, il sera transféré sur votre téléphone portable. Pour plus d'informations, consultez
Saisir les options de transfert
73 .
Dans Phone Manager, vous pouvez enregistrer jusqu'à 9 messages d'accueils de messagerie vocale. Des messages d'accueil spécifiques peuvent être diffusés en fonction du type d'appel. Par exemple, lorsque votre poste est occupé, un appelant peut entendre un message spécifique que vous avez enregistré. Pour plus d'informations, consultez
Utiliser les messages d'accueil personnels
67
.
Remarque
·
Si la messagerie vocale n'est pas disponible sur votre poste, vérifiez que l'option messagerie vocale est bien
sélectionnée. Pour plus d'informations, consultez Configurer les options de la messagerie vocale
120
.
Phone Manager
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Messagerie vocale:
4.1 Ecouter vos messages
Vous pouvez écouter vos messages à l'aide de Phone Manager. Chaque message débute par un en-tête qui contient les détails de l'émetteur du message et l'heure à laquelle il a été enregistré.
Pour récupérer vos messages :
1.
Cliquez sur l'onglet Messages dans le panneau Historique des appels.
Le nombre de messages nouveaux, anciens et enregistrés est répertorié pour chaque boîte vocale. Les boîtes de messages répertoriées peuvent être votre boîte de messagerie vocale personnelle et, si elle est disponible, la boîte de messagerie vocale du groupe de recherche de ligne auquel vous appartenez. Pour plus d'informations, consultez l'
29
.
2.
Double-cliquez sur la boîte de messages à laquelle accéder. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur la boîte de message et sélectionner Appeler la messagerie vocale.
·
Si votre téléphone est raccroché, il sonne lorsque le serveur de la messagerie vocale est contacté. Décrochez votre téléphone. En fonction de la configuration de votre téléphone, le haut-parleur du téléphone peut être activé automatiquement.
·
Si le téléphone est décroché, vous serez connecté au serveur de la messagerie vocale dès qu'il sera localisé.
3.
Si vous utilisez votre propre poste, appuyez sur #. Sinon, composez votre numéro de poste et appuyez sur #.
4.
Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale et appuyez sur #.
L'onglet Messagerie vocale peut s'afficher dans le panneau Historique des appels lorsque vous vous connectez à
votre boîte vocale. Pour plus d'informations, consultez l' Onglet Messagerie vocale
32
.
5.
Lorsque vous avez réussi à vous connecter à votre boîte vocale, vous recevez une notification concernant vos messages. Appuyez sur la touche 2 pour recevoir vos messages. Suivez les invites de commandes vocales pour
écouter, enregistrer ou supprimer vos messages.
Remarque
·
Vous n'aurez peut-être pas à saisir votre mot de passe de messagerie vocale. Vos informations d'utilisateur dans
Manager d'IP Office peuvent être configurées pour que vous n'ayez pas à saisir un mot de passe de messagerie vocale lorsque vous ouvrez votre boîte vocale avec Phone Manager. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système.
·
Si vous utilisez Phone Manager Pro avec VoiceMail Pro en mode IP Office ou Intuity, vous pouvez utiliser les boutons de commande pour parcourir les messages. Les boutons de commande se trouvent sur l'onglet Messagerie vocale.
L'onglet Messagerie vocale s'affiche dans le panneau Historique des appels lorsque vous vous connectez à votre boîte
vocale. Pour plus d'informations, consultez l' Onglet Messagerie vocale
32
.
Phone Manager
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4.2 Configuration de la messagerie externe
Phone Manager Pro 4.2+ Voicemail Pro 4.2+.
La messagerie externe est prise en charge par IP Office Voicemail Pro 4.0+ exécutée en mode d’émulation Intuity. Cela permet au serveur de la messagerie vocale de vous prévenir quand votre messagerie vocale reçoit un nouveau message.
Vous pouvez configurer les paramètres de votre messagerie externe depuis votre messagerie vocale (sélectionnez le 6, puis suivez les instructions vocales). Cependant, Phone Manager Pro 4.2+ et Voicemail Pro 4.2+ vous permettent de configurer visuellement les options de messagerie externe utilisées par votre messagerie vocale.
Avec Phone Manager, vous pouvez définir les options suivantes :
·
Destinations de la messagerie externe
Vous pouvez définir jusqu’à 5 numéros de destination pour la messagerie externe. Ces numéros correspondent à
Bureau, Domicile, Portable, Délégué et Autre. Vous pouvez également regrouper ces destinations dans une liste de numéros dédiés à un téléphone, une séquence de destinations.
·
Durée de sonnerie
Pour chaque destination, vous pouvez également définir le nombre de sonneries des appels de la messagerie externe. Si l’appel de la messagerie externe n’aboutit pas au terme du nombre de sonneries défini (personne ne répond, voir ci-dessous pour une définition), l’appel est abandonné.
·
Quand utiliser la messagerie externe?
Vous pouvez l’utiliser aux heures définies par votre administrateur système, sélectionner un service continu, ou sélectionner vous-même les heures auxquelles vos paramètres de destination doivent être actifs.
· Pour quels messages utiliser la messagerie externe?
Vous pouvez sélectionner le type de messages pour lesquels utiliser la messagerie externe : tous les nouveaux messages, ou uniquement ceux qui sont marqués comme prioritaires.
·
Fréquence de tentatives de la messagerie externe
L’administrateur système définit la fréquence à laquelle la messagerie externe doit tenter d’appeler jusqu’à ce que l’appel soit pris et définit également le temps qui doit s’écouler entre chaque tentative d’appel. Vous pouvez remplacer les paramètres qu’il a définis par les vôtres si besoin est.
Si au bout de toutes les tentatives, l’appel de la messagerie externe n’a toujours pas été pris, le serveur de la messagerie vocale arrête d’appeler jusqu’à ce qu’un nouveau message soit reçu dans la messagerie. Veuillez noter que si un nouveau message arrive alors que le serveur de messagerie est déjà en pleine séquence de notification, ce nouveau message ne déclenche pas d’autre séquence de tentatives d’appels.
Répondre aux appels de la messagerie externe
Quand vous recevez un appel de la messagerie externe envoyé par le serveur de messagerie vocale, vous entendez:
«Ici, IP Office. <votre nom>, vous avez reçu de nouveaux messages. Pour accéder à vos messages, veuillez saisir votre numéro de poste suivi de la touche dièse. Pour ne plus recevoir de notification pour ces messages, veuillez appuyer sur *
#».
Si vous parvenez à accéder correctement à votre messagerie, ou si vous appuyez sur «*#», la messagerie externe est terminée et vous ne recevrez plus de notifications jusqu’à ce qu’un nouveau message arrive.
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Messagerie vocale: Configuration de la messagerie externe
Activer la messagerie externe simple
1. Cliquez sur ou sélectionnez Affichage | Préférences.
2. Sélectionnez l'onglet Messagerie vocale.
3. Cliquez sur le bouton Messagerie externe. Si votre serveur de messagerie vocale IP Office n’est pas un serveur
Voicemail Pro 4.2+ exécuté en mode d’émulation Intuity, ce bouton est grisé.
4. Vous pouvez utiliser les quatre listes déroulantes situées à côté de Messagerie externe pour configurer une messagerie externe simple. De droite à gauche, suivez les options suivantes :
5. Dans la liste déroulante la plus près de Messagerie externe, sélectionnez Activée.
6. Quand?
Dans la liste déroulante suivante, vous pouvez choisir le moment où vous souhaitez utiliser Messagerie externe. Les options sont les suivantes :
·
À tout moment
·
Heures principales/Heures de pointe
Il s’agit des périodes de temps configurées sur le serveur de messagerie vocale par l’administrateur système.
Lorsque vous sélectionnez cette option, les heures de configuration sont affichées dans Phone Manager.
·
Propre horaire
Configurez vos propres horaires d’activité de la messagerie externe. Voir la rubrique Définir des horaires et des destinations variables pour la messagerie externe ci-dessous.
7. Où?
Dans la liste déroulante suivante, sélectionnez la destination des appels de la messagerie externe: Bureau, Domicile,
Mobile, Délégué ou Autre. Si vous n’avez pas encore saisi de numéro pour la destination que vous sélectionnez, un message Phone Manager s’affiche pour vous demander de saisir les numéros des destinations.
·
Numéro
Pour les numéros externes, songez à saisir le préfixe de composition externe qu’utilise votre système IP Office. En général, le numéro devrait être le même que celui que vous composez depuis votre propre poste.
·
Tempo (s)
Pour chaque destination, vous pouvez définir le nombre de sonneries des appels de la messagerie externe. Pour les numéros internes, l’appel de la messagerie externe ne sera pas redirigé sur votre messagerie vocale. Pour les numéros externes, s’ils sont redirigés sur la messagerie vocale ou autre après un certain laps de sonneries, vérifiez que l’option de temporisation est paramétrée sur une période plus courte que la période de sonneries.
·
Liste des numéros dédiés à un téléphone
Voir la rubrique Utiliser une Liste des numéros dédiés à un téléphone ci-dessous.
8. Pour quels messages?
Dans la dernière liste déroulante, vous pouvez choisir les types de nouveaux messages pour lesquels vous souhaitez utiliser Messagerie externe. Vous avez la possibilité d’utiliser la messagerie externe Pour tous les nouveaux messages ou juste Pour les nouveaux messages prioritaires.
Définir des horaires et des destinations variables pour la messagerie externe
Vous pouvez configurer la messagerie externe de telle sorte qu’elle ne serve qu’à certaines heures, pour certains types de messages et pour différentes destinations à chaque fois.
1. Après avoir activé la messagerie externe, sélectionnez Horaire personnalisé.
2. Les lignes A, B et C vous permettent de définir un comportement de messagerie externe différent pour chaque période.
3. Pour chaque période, paramétrez l’heure de début d’activité de la messagerie externe et définissez le type de messagerie externe qui devrait être utilisé.
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Régler les délais de relance de la messagerie externe.
Une fois que le serveur de messagerie vocale a initié le processus de messagerie externe pour un nouveau message, il peut le répéter jusqu’à ce que l’appel soit pris. Vous pouvez utiliser les paramètres de Délais de relance pour régler le nombre de tentatives qui doivent être entreprises avant d’abandonner définitivement et définir le délai d’attente entre chaque tentative.
·
Système
Utilisez les paramètres de relance tels que l’administrateur système les a configurés sur le serveur de messagerie vocale. Ces paramètres sont affichés dans Nombre de tentatives et Délais de relance à titre d’information, mais vous ne pouvez pas les modifier.
·
Personnalisé
Remplacez les valeurs du système par vos propres paramètres de délais de relance.
·
Nombre de tentatives
Lorsque vous sélectionnez Personnalisé, vous pouvez sélectionner jusqu’à 10 tentatives.
·
Heures de tentative
Ces valeurs définissent un intervalle entre une notification et la suivante (sans inclure le temps de sonnerie de la messagerie externe sur la destination). Pour les cinq premières tentatives, vous pouvez sélectionner des intervalles différents allant de 0 à 10 minutes. Pour changer une valeur, cliquez dessus et saisissez la nouvelle valeur. Si vous avez sélectionné plus de cinq tentatives, la valeur Par défaut est utilisée à partir de la sixième tentative.
Utiliser une liste de numéros dédiés à un téléphone
Au lieu d’utiliser un seul numéro de destination, vous pouvez sélectionner plusieurs numéros que vous avez définis en séquence ; ces numéros sont appelés à chaque tentative d’appel de la messagerie externe. Vous pouvez ajouter jusqu’à neuf numéros sur une liste de numéros dédiés à un téléphone, vous pouvez répéter les mêmes numéros plusieurs fois.
Pour chaque entrée de la liste, vous pouvez définir un délai en minute avant que l’appel de la messagerie externe ne soit initié.
Si plusieurs tentatives ont été configurées, toute la liste de numéros dédiés à un téléphone doit être effectuée avant la fin du délai pour que la tentative suivante puisse commencer.
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Messagerie vocale: Configuration de la messagerie externe
4.3 Messages d’accueil personnels
Uniquement disponible dans les versions Phone Manager Pro avec VoiceMail Pro d'IP Office.
Par défaut, les appelants qui sont redirigés sur votre boîte vocale entendent le message d'accueil système - "Votre appel a été pris par IP Office. <Nom> n'est pas disponible. Laissez un message après le bip sonore ...". Vous pouvez remplacer le message d'accueil par défaut du système par un message d'accueil que vous avez enregistré.
Vous pouvez enregistrer jusqu'à 9 messages d'accueil personnels. Il s'agit des messages d'accueil entendus par les appelants lorsqu'ils sont redirigés sur votre messagerie vocale. Vous pouvez attribuer un message d'accueil différent pour des situations d'appel spécifiques. Par exemple, vous pouvez attribuer des messages de messagerie vocale pour les appels reçus en interne différents de ceux reçus en dehors de la société. Vous pouvez en outre utiliser un message d'accueil personnel pour expliquer aux appelants les différentes options de transfert dont ils disposent. Pour plus d'informations, consultez
Saisir les options de transfert
73
.
Message d'accueil temporaire
Un message d'accueil temporaire peut être créé et diffusé pour tous les types d'appels. Par exemple, un message d'accueil temporaire peut être utilisé lorsque vous n'êtes pas au bureau et indiquer à l'appelant quelle autre personne contacter. Si vous utilisez un message d'accueil temporaire, aucun autre message d'accueil n'est activé. Pour de plus amples informations, consultez
Attribuer un message d'accueil temporaire
71
.
Messages d'accueil personnels
Les messages d'accueil personnels sont diffusés lorsque le message temporaire n'est pas utilisé. Si aucun message d'accueil n'est appliqué, les appelants qui sont redirigés sur votre boîte vocale entendent le message d'accueil système par défaut - "Votre appel a été pris par IP Office. <Nom> n'est pas disponible. Laissez un message après le bip sonore ...".
Des messages d'accueil personnels peuvent être créés pour certains types d'appels. Par exemple, si vous êtes déjà en ligne, toute personne appelant votre poste peut entendre un message d'accueil personnalisé indiquant que vous êtes déjà en ligne, mais que vous êtes au bureau. Pour plus d'informations, consultez
Attribuer des messages d'accueil personnels
72
. Des messages d'accueil personnels peuvent être créés pour les types d'appels suivants :
·
Tous les appels
·
Interne
·
Externe
·
Pas de réponse
·
Occupé
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Lorsque vous attribuez un message d'accueil personnel à plus d'un type d'appels, le message d'accueil utilisé pour tout appel est déterminé en fonction de l'ordre de priorité. L'ordre de priorité est illustré dans l'organigramme suivant.
L'utilisation de messages d'accueil personnels se fait en deux étapes :
1.
Enregistrez le message d'accueil personnel. Pour plus d'informations, consultez
Enregistrer les messages d'accueil
.
69
2.
Attribuez le message d'accueil. Pour plus d'informations, consultez
Utiliser les messages d'accueil personnels
67
.
Remarque
·
Toutes les options ne peuvent pas être configurées par tous les utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez votre administrateur système.
Phone Manager
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Messagerie vocale: Messages d’accueil personnels
4.3.1 Enregistrer des messages d'accueil
Vous pouvez enregistrer une bibliothèque de 9 messages d'accueil personnels maximum. Il s'agit des messages d'accueil entendus par les appelants lorsqu'ils sont redirigés sur votre messagerie vocale. Vous pouvez alors sélectionner quel message d'accueil appliquer aux différents types d'appels. Vous pouvez écouter un message d'accueil que vous avez enregistré et réenregistrer le message à tout moment.
·
Un message d'accueil doit durer plus de 3 secondes. La longueur maximum par défaut d'un message d'accueil est de
120 secondes.
·
Tout message d'accueil enregistré à l'aide de l'interface utilisateur du téléphone est affiché dans la liste des messages d'accueil disponibles. Une indication de la durée est affichée, mais il n'y a pas de description. Vous pouvez ajouter une description à l'enregistrement, attribuer le message d'accueil à un type d'appel ou réenregistrer le message.
Pour enregistrer un nouveau message d'accueil personnel :
1.
Cliquez sur > Messagerie vocale.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie vocale.
2.
Cliquez sur Configurer des messages d'accueil personnels. La fenêtre Configurer des messages d'accueil personnels s'affiche.
3.
Les messages d'accueil sont répertoriés dans la section Messages d'accueil disponibles.
Cliquez sur un bouton de message d'accueil qui ne contient aucune description ni durée. La fenître Enregistrer /
Écouter le message d'accueil s'affiche.
4.
Vous allez enregistrer votre message à l'aide de votre combiné téléphonique. Le champ poste est automatiquement saisi avec le numéro de poste utilisé pour vous connecter à Phone Manager. Sélectionnez le type de média
Téléphonie.
5.
Le numéro du message d'accueil est celui que vous avez sélectionné dans la fenêtre Messages d'accueil personnels.
Saisissez un nom pour l'enregistrement dans le champ Description.
· Une description peut contenir 20 caractères maximum. Si davantage de caractères sont saisis, seuls les 20 premiers caractères sont affichés dans la fenêtre Configurer les messages d'accueil personnels.
6.
Cliquez sur pour démarrer l'enregistrement de votre message d'accueil. Votre téléphone sonne une fois.
7.
Décrochez votre téléphone. Un message "enregistrez au bip sonore" est diffusé. Commencez à dire votre message d'accueil après le bip sonore.
8.
Raccrochez votre combiné ou cliquez sur lorsque vous avez fini l'enregistrement.
Phone Manager
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Lorsque vous avez enregistré un message d'accueil, vous pouvez l'écouter et le réenregistrer.
Pour écouter un message d'accueil :
1.
Ouvrez la fenêtre Configurer les messages d'accueil personnels.
2.
Cliquez sur le bouton du message d'accueil que vous voulez écouter. La fenître Enregistrer / Écouter le message d'accueil s'affiche.
3.
Cliquez sur pour démarrer la lecture du message d'accueil.
4.
Décrochez votre téléphone lorsqu'il sonne. Le message d'accueil sélectionné est diffusé.
5.
Raccrochez votre combiné à la fin du message d'accueil.
Pour réenregistrer un message d'accueil :
1.
Ouvrez la fenêtre Configurer les messages d'accueil personnels.
2.
Cliquez sur le bouton du message d'accueil que vous voulez réenregistrer.
3.
Cliquez sur pour démarrer l'enregistrement. Votre téléphone sonne une fois.
4.
Décrochez votre téléphone. Un message "enregistrez au bip sonore" est diffusé. Commencez à dire votre nouveau message d'accueil après le bip sonore.
5.
Raccrochez votre combiné ou cliquez sur lorsque vous avez fini l'enregistrement.
6.
Pour écouter votre nouveau message d'accueil, cliquez sur pour diffuser l'enregistrement.
7.
Décrochez votre téléphone lorsqu'il sonne. Le message d'accueil sélectionné est diffusé.
8.
Raccrochez votre combiné à la fin du message d'accueil.
Phone Manager
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Messagerie vocale: Messages d’accueil personnels
4.3.2 Attribuer un message d'accueil temporaire
Si vous avez enregistré un message d'accueil, vous pouvez l'attribuer comme message d'accueil temporaire de messagerie vocale. Par exemple, un message d'accueil temporaire peut être utilisé lorsque vous n'êtes pas au bureau et indiquer à l'appelant quelle autre personne contacter. Pour plus d'informations, consultez
Enregistrer les messages d'accueil
69
.
Lorsqu'un message d'accueil temporaire est utilisé, tous les autres messages d'accueil sont désactivés.
Un message d'accueil temporaire peut être sélectionné pendant un certain nombre de jours, 30 au maximum. Lorsque vous saisissez le nombre de jours, la date de fin est calculée et affichée.
·
Si le nombre de jours sélectionné est compris entre 1 et 30, le message d'accueil est activé pendant ce nombre de jours sélectionné. Lorsque le nombre de jours a expiré, votre message d'accueil temporaire n'est plus appliqué.
·
Si le nombre de jours sélectionné est 0, le message d'accueil sélectionné est votre message d'accueil permanent pour tous les appels de messagerie vocale. Le message d'accueil temporaire remplace le message d'accueil système par défaut.
Pour définir un message d'accueil temporaire :
1.
Cliquez sur > Messagerie vocale.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie vocale.
2.
Cliquez sur Configurer des messages d'accueil personnels. La fenêtre Messages d'accueil personnels s'affiche.
3.
Dans la section Message d'accueil temporaire, sélectionnez le message d'accueil requis dans la liste.
· Si vous avez enregistré des messages d'accueil à partir d'une boîte vocale en mode Intuity d'IP Office, les messages d'accueil sont répertoriés avec leur durée, mais sans aucune description.
4.
Sélectionnez le nombre de jours pendant lesquels le message d'accueil doit être utilisé. La date de fin est automatiquement calculée.
5.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
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4.3.3 Attribuer des messages d'accueil personnels
Lorsque vous attribuez un message d'accueil personnel à plus d'un type d'appels, le message d'accueil utilisé pour tout
67
.
Pour attribuer vos messages d'accueil personnels :
1.
Cliquez sur > Messagerie vocale.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie vocale.
2.
Cliquez sur Configurer des messages d'accueil personnels. La fenêtre Messages d'accueil personnels s'affiche.
3.
Sélectionnez le message d'accueil requis dans la liste pour les différents types d'appels.
· Si vous avez enregistré des messages d'accueil à partir d'une boîte vocale en mode Intuity d'IP Office, les messages d'accueil sont répertoriés avec leur durée, mais sans aucune description.
4.
Cliquez sur OK pour enregistrer vos modifications.
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Messagerie vocale: Messages d’accueil personnels
4.3.4 Saisir les options de transfert
Vous pouvez donner le choix à un appelant de votre boîte vocale entre être transféré vers un autre numéro de téléphone ou laisser un message. Les numéros de dérivation sont les numéros de poste vers lesquels l'appelant est transféré lorsqu'il appuie sur le numéro associé sur son clavier.
Pour informer un appelant des numéros vers lesquels il peut être transféré, vous devez enregistrer un message d'accueil personnel contenant ces informations. Vous pouvez, par exemple, enregistrer un message disant que si l'appelant appuie sur 2, il sera transféré sur votre téléphone portable. Votre numéro de téléphone portable est saisi comme le numéro de téléphone vers lequel transférer l'appelant. Votre numéro de téléphone portable n'est pas cependant donné à l'appelant.
Il n'aura qu'à appuyer sur le bouton d'option. Lorsque l'appelant est transféré, il entend le message "veuillez patienter pendant que nous essayons de vous connecter." Pour plus d'informations, consultez
Enregistrer les messages d'accueil
69
.
La note est incluse dans la section Conseils.
· Vous ne pouvez pas modifier les options de transfert si vous n'avez pas la permission de configurer la messagerie vocale. Pour de plus amples informations, consultez votre administrateur système.
Pour saisir vos options de transfert :
1.
Cliquez sur > Messagerie vocale.
Vous pouvez également cliquer sur Afficher > Préférences > Messagerie vocale. La fenêtre Préférences de la messagerie vocale s'affiche.
2.
Saisissez les numéros de téléphone vers lesquels les appelants de votre boîte vocale peuvent être transférés. Vous pouvez saisir jusqu'à 3 numéros de téléphone.
3.
Cliquez sur OK pour enregistrer les informations.
4.
Enregistrez un message d'accueil pour informer l'appelant des options de transfert disponibles. Pour plus d'informations, consultez
Enregistrer les messages d'accueil
69 .
Phone Manager
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4.4 Listes de diffusion personnelle
Une liste de diffusion personnelles ou LPD peut également être utilisée si votre messagerie vocale est en mode Intuity.
Une LPD est également appelée une liste d'adresses.
Une liste de diffusion personnelle est utilisée pour enregistrer un ensemble de numéros de boîtes vocales afin d'envoyer un message vocal à plusieurs destinataires simultanément. Cette option est utile si vous envoyez souvent des messages
79
.
Votre boîte vocale peut posséder 20 LPD maximum. Chaque liste peut contenir 360 numéros de boîte vocale maximum.
Les listes peuvent être privées ou publiques. Vous êtes le seul à pouvoir utiliser les listes privées. Les listes publiques peuvent être utilisées par d'autres utilisateurs de boîte vocale pour renvoyer un message. Les listes publiques ne peuvent cependant pas être modifiées par les autres utilisateurs. Pour plus d'informations, consultez
Créer une liste de distribution personnelle
77
.
Vous pouvez afficher vos LPD et vérifier combien de membres (numéros de boîte vocale) elles contiennent chacune. Vous pouvez modifier vos propres listes en supprimant ou en ajoutant des membres. Pour plus d'informations, consultez
Modifier une liste de distribution personnelle
76
. Vous pouvez également créer votre propre liste en important le contenu d'une liste publique d'une autre boîte vocale. Pour plus d'informations, consultez
Créer une liste de distribution personnelle
77
.
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Messagerie vocale: Listes de diffusion personnelle
4.4.1 Afficher une liste de diffusion personnelle (LPD)
Lorsqu'une LPD est créée, vous pouvez afficher les membres de cette liste. Vous pouvez afficher vos propres LPD et toute liste publique créée par quelqu'un d'autre.
Pour afficher les membres d'une LPD :
1.
Cliquez sur l'onglet > Messagerie vocale.
2.
Cliquez sur le bouton Configurer la liste de diffusion personnelle.
3.
Dans le champ Sélectionner la boîte vocale requise, cliquez sur la boîte vocale à afficher.
4.
Cliquez sur la LPD dont vous voulez afficher les membres. Les numéros de poste sont affichés dans le panneau situé en dessous des listes LPD.
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4.4.2 Modifier une liste de diffusion personnelle
Lorsque vous créez une LPD, vous pouvez la modifier à tout moment. Des nouveaux membres peuvent être ajoutés et des membres peuvent être supprimés de la liste. Une liste publique créée par quelqu'un d'autre ne peut être modifiée que par la personne qui l'a créée.
Pour modifier les membres d'une LPD :
1.
75 .
2.
Cliquer sur Modifier. Les membres de la LPD sont copiés dans le panneau de droite.
3.
Les membres peuvent être supprimés de la liste.
· Cliquez avec le bouton droit sur le numéro de poste que vous voulez supprimer.
·
Cliquez sur Supprimer.
4.
Des membres peuvent être ajoutés à la liste.
·
Cliquez avec le bouton droit dans la zone vierge en dessous du Nom de liste.
·
Cliquez sur Ajouter.
·
Cliquez sur un numéro de poste ou un nom.
5.
Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer toutes vos modifications.
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Messagerie vocale: Listes de diffusion personnelle
4.4.3 Création d'une liste de diffusion personnelle
S'applique à Phone Manager Pro uniquement.
Une liste de diffusion personnelle (LPD) est une liste des numéros de boîtes vocales que vous utilisez pour diffuser les messages à des groupes de boîtes vocales. Vous pouvez créer une liste privée ou créer une liste accessible aux autres utilisateurs en rendant la liste publique. Un maximum de 20 listes peut être créé avec 360 membres maximum par liste.
Pour créer une LPD :
1.
Cliquez sur l'onglet > Messagerie vocale.
2.
Cliquez sur le bouton Configurer la liste de diffusion personnelle.
3.
Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste déroulante en haut à gauche de la fenêtre.
4.
Saisissez une ID de liste. L'ID de liste est un numéro de votre choix. L'ID de liste est utilisée pour identifier la LPD lors de l'envoi d'un message. Pour plus d'informations, consultez
Utiliser une liste de distribution personnelle
79
.
5.
Saisissez un Nom de liste. Un nom descriptif vous aidera à identifier les membres de la LPD.
6.
Les numéros de poste des boîtes vocales doivent être ajoutés à la liste.
· Cliquez avec le bouton droit dans la zone vierge en dessous du Nom de liste.
·
·
·
Cliquez sur Ajouter.
Cliquez sur un numéro de poste ou un nom.
Répétez cette procédure jusqu'à ce que tous les membres de la liste soient ajoutés.
7.
(Facultatif) Cliquez sur Publique.
Cochez cette case pour rendre la liste sélectionnée publique. Une liste publique peut être consultée et utilisée par tout autre utilisateur de Phone Manager.
8.
Cliquez sur Créer.
Les détails de votre LPD s'affichent dans le panneau de gauche.
· Si le message 'Vous ne pouvez créer que vos listes personnelles' s'affiche, cliquez sur OK. Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste déroulante en haut à gauche de la fenêtre et cliquez sur Créer.
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Il est possible d'ajouter des membres à partir d'une liste existante. Ceci peut être tous les membres d'une liste existante ou des boîtes vocales de membres individuels. Vous pouvez utiliser une LPD privée ou une LPD publique pour créer une nouvelle liste.
Pour créer une nouvelle LPD à partir d'une LPD existante :
1.
Cliquez sur l'onglet > Messagerie vocale.
2.
Cliquez sur le bouton Configurer la liste de diffusion personnelle.
3.
Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste déroulante en haut à gauche de la fenêtre si vous utilisez une LPD privée. Si vous utilisez une LPD publique, sélectionnez la boîte vocale associée avec la LPD requise.
4.
Cliquez sur la LPD à utiliser. Les membres de la LPD sont répertoriés dans le panneau en dessous des listes LPD.
5.
Saisissez un numéro dans le champ ID de liste pour la LPD.
6.
Saisissez un nom dans le champ Nom de liste pour la LPD.
7.
Cliquez sur
·
pour copier tous les numéros de poste de boîte vocale dans votre nouvelle liste.
Les membres individuels d'une liste existante peuvent être ajoutés à la nouvelle liste. Sélectionnez le membre dans la liste existante et utilisez l'icône en regard de la fenêtre de la liste des membres.
8.
(Facultatif) Cliquez sur Publique.
Une liste publique peut être consultée et utilisée par tout autre utilisateur (de LDP). Sélectionnez cette option pour rendre la liste publique.
9.
Cliquez sur Créer.
Votre LPD s'affiche dans le panneau de gauche.
· Si le message 'Vous ne pouvez créer que vos listes personnelles' s'affiche, cliquez sur OK. Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste en haut à gauche de la fenêtre et cliquez sur Créer.
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Messagerie vocale: Listes de diffusion personnelle
4.4.4 Utiliser une liste de diffusion personnelle (LPD)
Lorsque vous avez créé une liste de diffusion personnelle (LPD), vous pouvez l'utiliser pour envoyer un message vocal simultanémant à plusieurs destinataires. Avant d'envoyer le message, notez le numéro d'ID de la liste que vous voulez utiliser. Si vous utilisez une LPD publique, notez le numéro de poste du propriétaire de la LPD et l'ID de la liste.
Pour utiliser une LPD, vous devez vous connecter à votre boîte vocale à l'aide de votre téléphone.
Pour vous connecter à votre boîte vocale :
1.
Décrochez votre combiné et composez *17 ou utilisez tout autre code de fonction configuré pour votre système téléphonique.
2.
Si vous appelez depuis votre poste, appuyez sur #. Sinon, composez votre numéro de poste et appuyez sur #.
3.
Saisissez le mot de passe de votre messagerie vocale et appuyez sur #.
Lorsque vous êtes connecté à votre boîte vocale, vous pouvez enregistrer un messager et l'envoyer aux boîtes vocales répertoriées dans la LPD.
Pour envoyer un message aux membres d'une LPD privée :
1.
Appuyez sur 1 pour enregistrer le message que vous voulez envoyer à tous les membres de la liste.
2.
Après le bip, commencez l'enregistrement de votre message.
3.
Appuyez sur # pour terminer l'enregistrement. On vous invite à saisir les postes auxquels envoyer le message. Vous allez utiliser une LPD qui contient tous les postes.
4.
Appuyez sur *5. Vous allez utiliser une LPD privée que vous avez créée.
5.
Appuyez sur la touche #. Votre nom est annoncé et on vous demande de saisir l'identifiant de la liste.
6.
Saisissez l'ID de la liste et appuyez sur #. On vous indique le numéro de la liste et le nombre de membres de cette liste. On vous demande de saisir les numéros de postes. Vous utilisez une LPD qui contient tous les postes.
7.
Appuyez sur la touche #.
8.
Appuyez sur # pour envoyer le message. Vous entendez un message de confirmation qui vous indique que la livraison est programmée. Votre message est envoyé à tous les postes de la LPD.
Pour envoyer un message aux membres d'une LPD publique :
1.
Appuyez sur 1 pour enregistrer le message que vous voulez envoyer à tous les membres de la liste.
2.
Après le bip, commencez l'enregistrement de votre message.
3.
Appuyez sur # pour terminer l'enregistrement. On vous invite à saisir les postes auxquels envoyer le message. Vous allez utiliser une LPD qui contient tous les postes.
4.
Appuyez sur *5. Vous allez utiliser une LPD publique que vous n'avez pas créée.
5.
Saisissez le numéro de poste du propriétaire de la LPD publique et appuyez sur #. Vous entendrez le nom du propriétaire de la boîte vocale et on vous demande de saisir l'identifiant de la liste.
6.
Saisissez l'ID de la liste et appuyez sur #. On vous indique le numéro de la liste et le nombre de membres de cette liste. On vous demande de saisir les numéros de postes. Vous utilisez une LPD qui contient tous les postes.
7.
Appuyez sur la touche #.
8.
Appuyez sur # pour envoyer le message. Vous entendez un message de confirmation qui vous indique que la livraison est programmée. Votre message est envoyé à tous les postes de la LPD.
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Vous pouvez renvoyer un message à plusieurs boîtes vocales simultanément à l'aide d'une LPD. Les messages annotés comme Privés par l'emetteur sont les seuls qui ne peuvent être renvoyés.
Pour renvoyer un message aux membres d'une LPD :
1.
Lors de l'écoute du message, appuyez sur la touche 1.
2.
Appuyez sur 2 pour renvoyer le message avec un commentaire. Le système vous demande d'enregistrer votre commentaire après le bip. Enregistrez votre commentaire puis appuyez sur la touche # pour valider l'enregistrement.
3.
On vous invite à saisir les postes auxquels envoyer le message. Vous allez utiliser une liste d'adresses qui contient tous les postes. Appuyez sur *5. Vous allez utiliser une liste d'adresses que vous avez créée.
4.
Appuyez sur la touche #. Votre nom est annoncé et on vous demande de saisir l'identifiant de la liste.
5.
Saisissez l'ID de la liste et appuyez sur #. On vous indique le numéro de la liste et le nombre de membres de cette liste. On vous demande de saisir les numéros de postes. Vous utilisez une LPD qui contient tous les postes.
6.
Appuyez sur la touche #.
7.
Appuyez sur # pour envoyer le message. Vous entendez un message de confirmation qui vous indique que la livraison est programmée. Votre message est envoyé à tous les postes de la LPD.
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Messagerie vocale: Listes de diffusion personnelle
4.4.5 Supprimer une liste de diffusion personnelle (LDP)
Il se peut qu'une liste de diffusion personnelle ne soit plus utilisée et qu'il faille la supprimer.
Pour supprimer une LPD :
1.
Cliquez sur l'onglet > Messagerie vocale.
2.
Cliquez sur le bouton Configurer la liste de diffusion personnelle.
3.
Sélectionnez votre boîte vocale dans la liste en haut à gauche de la fenêtre.
4.
Sélectionnez la LPD à supprimer.
5.
Cliquez sur Supprimer.
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Chapitre 5.
Fonctions
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