Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Windows Copyright © 2008 Business Objects, an SAP company. Tous droits réservés. Business Objects est propriétaire des brevets américains suivants, qui peuvent porter sur des produits proposés et concédés sous licence par Business Objects : 5 295 243 ; 5 339 390 ; 5 555 403 ; 5 590 250 ; 5 619 632 ; 5 632 009 ; 5 857 205 ; 5 880 742 ; 5 883 635 ; 6 085 202 ; 6 108 698 ; 6 247 008 ; 6 289 352 ; 6 300 957 ; 6 377 259 ; 6 490 593 ; 6 578 027 ; 6 581 068 ; 6 628 312 ; 6 654 761 ; 6 768 986 ; 6 772 409 ; 6 831 668 ; 6 882 998 ; 6 892 189 ; 6 901 555 ; 7 089 238 ; 7 107 266 ; 7 139 766 ; 7 178 099 ; 7 181 435 ; 7 181 440 ; 7 194 465 ; 7 222 130 ; 7 299 419 ; 7 320 122 et 7 356 779. Business Objects et ses logos, BusinessObjects, Business Objects Crystal Vision, Business Process On Demand, BusinessQuery, Cartesis, Crystal Analysis, Crystal Applications, Crystal Decisions, Crystal Enterprise, Crystal Insider, Crystal Reports, Crystal Vision, Desktop Intelligence, Inxight et ses logos, LinguistX, Star Tree, Table Lens, ThingFinder, Timewall, Let There Be Light, Metify, NSite, Rapid Marts, RapidMarts, le design de Spectrum, Web Intelligence, Workmail et Xcelsius sont des marques ou des marques déposées de Business Objects ou de ses sociétés affiliées aux Etats-Unis et dans d'autres pays. SAP est une marque déposée ou non de SAP AG en Allemagne et dans d'autres pays. Tous les autres noms mentionnés peuvent être des marques de leurs propriétaires respectifs. Tiers contributeurs Les produits Business Objects de cette version peuvent contenir des redistributions de logiciels sous licence de tiers contributeurs. Certains de ces composants peuvent également être disponibles sous d'autres licences. La liste non exhaustive des tiers contributeurs mentionnés ainsi que les mentions obligatoires associées sont disponibles à l'adresse suivante : http://www.businessobjects.com/thirdparty. 2008-09-18 Table des matières Chapitre 1 Prise en main de Publishing 7 A propos de cette documentation................................................................8 Public visé par cette documentation......................................................8 A propos de la publication...........................................................................8 Workflow de publication...............................................................................9 Conditions préalables à la publication.......................................................11 Termes utilisés dans ce guide...................................................................12 Chapitre 2 Présentation de Publication 15 Qu'est-ce qu'une publication ?...................................................................16 Concepts de publication............................................................................16 Eclatement des rapports......................................................................16 Règles de livraison...............................................................................18 Destinataires dynamiques....................................................................21 Destinations..........................................................................................23 Formats................................................................................................24 Personnalisation...................................................................................27 Extensions de publication.....................................................................35 Planification..........................................................................................36 Inscription.............................................................................................41 Chapitre 3 Utilisation des publications 43 A propos de l'utilisation des publications...................................................44 Processus de publication...........................................................................44 Conception de publications à utiliser avec Live Office.........................46 Droits requis pour la publication...........................................................47 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 3 Table des matières Conception de publications de base..........................................................50 Pour créer une publication dans la CMC.............................................50 Pour créer une publication dans InfoView............................................51 Pour ouvrir une publication existante...................................................51 Pour accéder aux propriétés générales d'une nouvelle publication.....52 Sélection de documents pour la publication.........................................52 Sélection de destinataires et personnalisation du contenu pour chacun des destinataires..................................................................................54 Spécification des formats, des destinations et des options de planification..........................................................................................57 Utilisation de fonctions de publication supplémentaires............................70 Pour configurer la notification par courrier électronique des travaux de publication réussis ou en échec...........................................................71 Pour activer la notification d'audit des travaux de publication..............72 Pour spécifier des événements............................................................72 Pour définir une option de groupe de serveurs....................................73 Pour spécifier les extensions de publication........................................74 Pour spécifier une méthode de résolution de profil..............................76 Pour spécifier une méthode d'éclatement des rapports.......................76 Tâches de publication post-conception.....................................................77 Finalisation de la publication................................................................77 Pour tester une publication...................................................................77 Pour s'inscrire ou annuler son inscription à une publication................78 Pour planifier l'exécution d'une publication..........................................79 Visualisation des résultats de publication.............................................80 Pour redistribuer une instance de publication......................................84 Pour retenter une publication suite à un échec....................................85 Chapitre 4 Publication de rapports Crystal 87 A propos de la publication de rapports Crystal..........................................88 Personnalisation de rapports Crystal.........................................................88 4 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Table des matières Pour personnaliser un rapport Crystal à l'aide des valeurs de paramètre.............................................................................................88 Pour personnaliser un rapport Crystal à l'aide du filtrage de champs...90 Définition de règles de livraison pour les rapports Crystal........................91 Pour définir une règle de livraison générale pour un rapport Crystal....91 Pour définir une règle de livraison aux destinataires pour un rapport Crystal..................................................................................................92 Fusion de fichiers PDF pour les rapports Crystal......................................93 Pour mettre en forme un document PDF fusionné...............................93 Autres tâches de conception liées à la publication de rapports Crystal.....95 Pour définir les options d'impression d'un rapport Crystal dans une publication............................................................................................95 Pour configurer les informations de connexion à la base de données d'un rapport Crystal......................................................................................97 Chapitre 5 Publication de documents Desktop Intelligence 99 A propos de la publication de documents Desktop Intelligence..............100 Personnalisation de documents Desktop Intelligence.............................100 Pour personnaliser un document Desktop Intelligence à l'aide d'une cible de profil globale..................................................................................100 Pour personnaliser un document Desktop Intelligence à l'aide du filtrage de champs..........................................................................................101 Opérateurs pris en charge pour les valeurs de profil d'expression Desktop Intelligence...........................................................................104 Définition de règles de livraison pour les documents Desktop Intelligence................................................................................105 Pour définir une règle de livraison générale pour un document Desktop Intelligence...........................................................................105 Pour définir une règle de livraison aux destinataires pour un document Desktop Intelligence...........................................................................106 Autres tâches de conception liées à la publication de documents Desktop Intelligence................................................................................106 Pour modifier la valeur d'invite d'un document Desktop Intelligence..106 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 5 Table des matières Chapitre 6 Publication de documents Web Intelligence 109 A propos de la publication de documents Web Intelligence....................110 Personnalisation de documents Web Intelligence...................................110 Pour personnaliser un document Web Intelligence à l'aide d'une cible de profil globale.......................................................................................110 Pour personnaliser un document Web Intelligence à l'aide du filtrage de champs...............................................................................................111 Autres tâches de conception liées à la publication de documents Web Intelligence......................................................................................112 Pour modifier la valeur d'invite d'un document Web Intelligence.......112 Chapitre 7 Recommandations et dépannage liés aux publications 113 Recommandations sur l'ajout de documents source...............................114 Recommandations sur l'utilisation de sources de destinataires dynamiques.............................................................................................115 Recommandations pour l'envoi et la réception d'instances de publication par courrier électronique................................................................................117 Amélioration des performances...............................................................117 Annexe A Aide supplémentaire Index 6 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 119 123 Prise en main de Publishing 1 1 Prise en main de Publishing A propos de cette documentation A propos de cette documentation Ce guide contient des informations et des procédures concernant l'accès et l'utilisation de la fonction de publication de BusinessObjects Enterprise. Vous pouvez personnaliser l'apparence de BusinessObjects Enterprise afin d'accommoder les besoins de votre entreprise. Il se peut que l'apparence de votre bureau diffère de celui présenté dans ce guide, mais vous pouvez toutefois appliquer la plupart des procédures qui y sont décrites. InfoView et la CMC (Central Management Console) constituent vos principales interfaces utilisateur pour travailler avec les rapports dans BusinessObjects Enterprise. InfoView et la CMC s'exécutent dans le navigateur Web et permettent de visualiser, d'exporter, d'imprimer et de planifier des rapports. Les utilisateurs qui sont familiers avec BusinessObjects Enterprise peuvent personnaliser une version de ces interfaces utilisateur. Public visé par cette documentation Ce guide s'adresse à toute personne travaillant avec des documents sur le Web dans BusinessObjects Enterprise. L'administrateur de BusinessObjects Enterprise est généralement responsable de la configuration, de la gestion et de la maintenance de votre installation BusinessObjects Enterprise, dont font partie InfoView et la CMC. Pour en savoir plus sur le produit, consultez le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise, le Guide des nouveautés de BusinessObjects XI 3.1 et le Guide d'installation de BusinessObjects Enterprise. La dernière version de ces documents est disponible sur Internet. http://support.businessobjects.com/documentation/product_guides/default.asp A propos de la publication La "publication" est le processus qui permet de rendre les documents tels que les rapports Crystal, les documents Web Intelligence et les documents Desktop Intelligence publiquement disponibles pour une utilisation de masse. Le contenu de ces documents peut ainsi être distribué automatiquement via courrier électronique ou FTP, enregistré sur un disque, ou géré soit par l'intermédiaire de la plateforme BusinessObjects Enterprise pour une visualisation, un archivage et une extraction sur le Web, soit automatiquement 8 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Prise en main de Publishing Workflow de publication via planification. A partir d'InfoView ou de la CMC, vous pouvez prendre des documents et les adapter à plusieurs utilisateurs ou destinataires, planifier l'exécution d'une publication à des intervalles spécifiques et l'envoyer à un certain nombre de destinations, notamment les boîtes de réception et les adresses électroniques des destinataires Business Objects. Remarque : La "publication" se distingue de l'Assistant de publication. L'Assistant de publication est un produit Windows conçu pour ajouter des documents au CMS (Central Management Server). Pour en savoir plus sur l'Assistant de publication, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Workflow de publication Il existe quatre catégories d'utilisateurs des publications : les concepteurs de documents, les éditeurs, les administrateurs et les destinataires. Les concepteurs effectuent les tâches suivantes : • Conception des documents (rapports Crystal, documents Desktop Intelligence ou Web Intelligence) sur lesquels est basée la publication. Pour en savoir plus, consultez les guides suivants : • • • • Guide de l'utilisateur de Crystal Reports Aide en ligne de Desktop Intelligence Aide en ligne de Web Intelligence Conception des documents utilisés comme sources de destinataires dynamiques. Pour en savoir plus, voir Destinataires dynamiques page 21. • Ajout de documents au système BusinessObjects Enterprise. Pour en savoir plus, voir le chapitre Ajout d'objets dans le référentiel dans le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Les éditeurs de publication effectuent les tâches suivantes : • Création de publications en vue de leur distribution. Pour créer une publication, les éditeurs suivent un workflow standard : • Ils localisent les documents choisis comme base de la publication. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 9 1 1 Prise en main de Publishing Workflow de publication • • Ils fournissent des informations pour définir la publication et les personnalisent pour les destinataires. Ils planifient l'exécution de la publication. Pour en savoir plus, voir Conception de publications de base page 50. • Sélection des destinataires des publications. Pour en savoir plus, voir Conception de publications de base page 50. • Application de profils aux publications afin de les personnaliser selon le type d'information que chaque groupe d'utilisateurs est habilité à visualiser. Pour en savoir plus, voir Utilisation des profils page 29. • Redistribution des instances de publications qui ont été correctement exécutées. Pour en savoir plus, voir Pour planifier l'exécution d'une publication page 79. Opérations effectuées par les administrateurs : • Création de profils. Pour en savoir plus, voir le chapitre Gestion des profils dans le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. • Gestion de la configuration des serveurs de messagerie. Pour en savoir plus, voir le chapitre Gestion et configuration des serveurs dans le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. • Configuration de destinations externes telles qu'un disque local ou un serveur FTP. Les destinataires de "publication" effectuent les tâches suivantes : • Réception des publications. Pour en savoir plus, voir Visualisation des résultats de publication page 80. • Inscription aux publications et annulation d'inscriptions. Pour en savoir plus, voir Inscription page 41 et Pour s'inscrire ou annuler son inscription à une publication page 78. 10 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Prise en main de Publishing Conditions préalables à la publication Conditions préalables à la publication Avant tout, vérifiez que tous les composants du système requis sont installés, configurés et en cours d'exécution. Assurez-vous également que vous avez les connaissances requises. Système requis Le tableau suivant répertorie les composants système nécessaires pour créer et distribuer des publications. Pour en savoir plus sur les serveurs et l'architecture BusinessObjects Enterprise, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Tâche de publication Conditions préalables requises Les serveurs suivants doivent être installés, configurés et en cours d'exécution : • Publication Job Server, en particulier : • Toutes les tâches de publication • Adaptive Processing Server, en particulier : • • • Publication de publications de rapports Crystal Service de planification de la publication Service de publication Service de post-traitement de la publication Destination Job Server Les serveurs suivants doivent être installés, configurés et en cours d'exécution : • • Crystal Reports Job Server Report Application Server Les serveurs suivants doivent être installés, Publication de publications de configurés et en cours d'exécution : document Desktop Intelligence • Desktop Intelligence Job Server • Desktop Intelligence Processing Server Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 11 1 1 Prise en main de Publishing Termes utilisés dans ce guide Tâche de publication Conditions préalables requises Les serveurs suivants doivent être installés, configurés et en cours d'exécution : Publication de publications de document Web Intelligence • • Web Intelligence Processing Server Adaptive Job Server, en particulier : • Service de planification et de publication Web Intelligence Connaissances requises Ce guide fournit la plupart des informations nécessaires pour créer et distribuer une publication. Cela dit, en fonction des responsabilités qui vous incombent, vous aurez peut-être besoin d'informations sur certaines tâches : ajout de publications, conception de sources de destinataires dynamiques et vérification du statut des serveurs utilisés pour la publication, par exemple. Pour en savoir plus, consultez les guides suivants : • • • • Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise Guide de l'utilisateur de Crystal Reports Aide en ligne de Desktop Intelligence Aide en ligne de Web Intelligence En tant qu'éditeur, il est important que vous compreniez bien le fonctionnement des profils et des filtres pour personnaliser le contenu des publications pour les destinataires. Pour en savoir plus, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Termes utilisés dans ce guide Publication Une "publication" est un ensemble de documents utilisés pour la distribution en masse. Avant que les documents ne soient distribués, l'éditeur définit la publication à l'aide d'un ensemble de métadonnées. Parmi les métadonnées figurent les documents source, les destinataires et la personnalisation appliquée. 12 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Prise en main de Publishing Termes utilisés dans ce guide Destinataire Un "destinataire" est un utilisateur ou un groupe qui reçoit une publication lorsqu'elle est traitée et distribuée. Les destinataires sont soit des utilisateurs de BusinessObjects Enterprise, soit des utilisateurs extérieurs au système BusinessObjects Enterprise (par exemple, des destinataires dynamiques). Vous pouvez distribuer une publication à ces deux types de destinataires simultanément. Document Ce terme fait référence aux documents à contenu dynamique (rapports Crystal, documents Desktop Intelligence et Web Intelligence) ainsi qu'aux documents statiques enregistrés dans le système BusinessObjects Enterprise qui sont traités et livrés lors de la publication. Instance Une "instance" (ou "instance de publication") est une vue personnalisée d'un document à contenu dynamique. Les instances sont générées lorsqu'une publication est exécutée et sont livrés aux destinataires. Rubriques associées • Qu'est-ce qu'une publication ? page 16 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 13 1 1 Prise en main de Publishing Termes utilisés dans ce guide 14 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication 2 2 Présentation de Publication Qu'est-ce qu'une publication ? Qu'est-ce qu'une publication ? Une "publication" est un ensemble de documents utilisés pour la distribution en masse. Avant que les documents ne soient distribués, l'éditeur définit la publication à l'aide d'un ensemble de métadonnées. Parmi les métadonnées figurent la source de la publication, ses destinataires et la personnalisation qui lui a été appliquée. Les publications peuvent vous aider à diffuser des informations au sein de votre entreprise de manière plus efficace : • Elles permettent de distribuer facilement des informations à des utilisateurs individuels ou à des groupes d'utilisateurs et de personnaliser le contenu que chaque utilisateur ou groupe reçoit. • Elles permettent de fournir des informations d'entreprise ciblées à des groupes ou des utilisateurs individuels par le biais d'un portail protégé par un mot de passe, via Internet, un intranet ou un extranet. • Elles réduisent l'accès aux bases de données en évitant aux utilisateurs d'avoir à envoyer eux-mêmes des requêtes de traitement. Vous pouvez créer différents types de publications à partir de rapports Crystal, de documents Desktop Intelligence ou de documents Web Intelligence. Concepts de publication Eclatement des rapports Lors de la publication, les données des documents sont actualisées par rapport aux sources de données et elles sont personnalisées avant que la publication ne soit livrée aux destinataires. Cette phase combinée est appelée ""éclatement des rapports"". En fonction de la taille de la publication et du nombre de destinataires auxquels elle doit être adressée, vous avez le choix entre plusieurs méthodes d'éclatement des rapports : • Une extraction de base de données pour tous les destinataires Lorsque vous utilisez cette méthode d'éclatement des rapports, les données sont actualisées une seule fois pour chaque document de la 16 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication publication, et les documents sont personnalisés et livrés à chaque destinataire. Cette méthode d'éclatement des rapports actualise les données à l'aide des références de connexion aux sources de données de l'éditeur. Il s'agit de l'option par défaut pour les publications de documents Desktop Intelligence et Web Intelligence. Cette option est également recommandée si vous voulez minimiser l'impact de la publication sur votre base de données. Cette option est sécurisée uniquement lorsque les documents source sont livrés en tant que documents statiques. Par exemple, un destinataire qui reçoit un document Desktop Intelligence dans son format d'origine peut modifier le document et visualiser les données associées à d'autres destinataires. Cependant, si le document Desktop Intelligence a été livré au format PDF, les données sont sécurisées. Remarque : • • • Cette option est sécurisée pour la plupart des rapports Crystal, même si ceux-ci ne sont pas livrés dans leur format d'origine. Les performances de cette option dépendent du nombre de destinataires. Une extraction de base de données pour chaque lot de destinataires Lorsque vous utilisez cette méthode d'éclatement des rapports, la publication est actualisée, personnalisée, puis livrée aux destinataires par lots. Cette méthode d'éclatement des rapports actualise les données à l'aide des références de connexion aux sources de données de l'éditeur. Les lots sont basés sur les valeurs de personnalisation que vous avez spécifiées pour les destinataires. La taille du lot varie selon la valeur de personnalisation spécifiée et elle n'est pas configurable. Il s'agit de l'option par défaut pour les publications de rapports Crystal. Elle est également recommandée pour les volumes élevés. L'éclatement des rapports permet de traiter des lots simultanément sur différents serveurs, ce qui peut réduire de façon significative la charge et le temps de traitement de grosses publications. Cette option est également conseillée pour les publications de documents Desktop Intelligence si vous voulez sécuriser au maximum les instances de publication. Remarque : Cette option n'est pas disponible pour les documents Web Intelligence. • Une extraction de base de données par destinataire Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 17 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication Les données du document sont actualisées pour chaque destinataire. Par exemple, s'il y a cinq destinataires pour une publication, celle-ci est actualisée cinq fois. Cette méthode d'éclatement des rapports actualise les données à l'aide des références de connexion aux sources de données du destinataire. Cette option est recommandée si vous souhaitez optimiser la sécurité des publications livrées. Remarque : Les rapports Crystal basés sur des univers ou des vues d'entreprise prennent en charge l'option Une extraction de base de données par destinataire uniquement pour obtenir une sécurité maximale. Rubriques associées • Pour spécifier une méthode d'éclatement des rapports page 76 Règles de livraison Remarque : Cette fonction n'est pas disponible pour les documents Web Intelligence. Les "règles de livraison" affectent le traitement et la distribution des documents des publications. Lorsque vous définissez des règles de livraison pour des documents, vous indiquez que la publication sera livrée aux destinataires uniquement si le contenu des documents remplit certaines conditions. Il existe deux types de règles de livraison : • Règle de livraison aux destinataires Si les données de l'instance du destinataire remplissent les conditions de la règle de livraison, l'instance est envoyée au destinataire. • Règle de livraison générale Si les données d'un document spécifié remplissent les conditions de la règle de livraison, la publication est envoyée à tous les destinataires. Remarque : Le document spécifié d'une règle de livraison générale peut être différent des documents utilisés dans une publication. Par exemple, vous pouvez définir une règle de livraison générale pour un document Desktop 18 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Intelligence utilisé comme source de destinataires dynamiques à la place d'un document Desktop Intelligence dans la publication. Si une publication possède des règles de livraison aux destinataires et des règles de livraison générales, la règle de livraison générale est évaluée en premier pour déterminer si la publication doit être traitée. Si la publication remplit les conditions de livraison générales, le système évalue ensuite les règles de livraison aux destinataires pour déterminer les instances à traiter et distribuer à chacun des destinataires. Le mode de définition des règles de livraison dépend du type de document que vous souhaitez publier. Pour les rapports Crystal, vous devez spécifier une règle de livraison basée sur une alerte nommée que le concepteur de rapports crée dans le rapport Crystal. Pour les documents Desktop Intelligence, vous devez spécifier une expression de formule. Vous pouvez également définir une règle de livraison basée sur la présence de données dans la publication personnalisée. Le diagramme “Règle de livraison générale : conditions remplies” illustre le mode de fonctionnement d'une règle de livraison générale basée sur une alerte. Dans ce diagramme, la règle de livraison générale est définie pour un document de la publication. Le rapport Crystal possède une alerte définie pour les revenus supérieurs à 100 000. L'éditeur crée une règle de livraison générale basée sur l'alerte de revenu de façon à ce que le rapport Crystal ne soit envoyé aux destinataires que si le revenu dépasse 100 000. Dans ce cas, les conditions de la règle de livraison sont remplies, et le rapport Crystal est donc envoyé. Figure 2-1 : Règle de livraison générale : conditions remplies Le diagramme “Règle de livraison aux destinataires : conditions non remplies” illustre le mode de fonctionnement d'une règle de livraison aux destinataires. L'éditeur définit une règle de livraison aux destinataires pour le rapport Crystal de façon à ce que ce dernier soit livré aux destinataires uniquement s'il contient des données pour ce destinataire. Lorsque le rapport est personnalisé pour chaque destinataire, le destinataire vert ne possède aucune Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 19 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication donnée dans le rapport Crystal. Cela signifie que seuls les destinataires bleu et orange reçoivent la publication. Figure 2-2 : Règle de livraison aux destinataires : conditions non remplies Pour les publications contenant plusieurs documents et objets, chaque document peut posséder sa propre règle de livraison aux destinataires. Dans ce cas, vous disposez des options de traitement et de livraisons suivantes : • • Si un document de la publication ne remplit pas les conditions requises pour la livraison à un destinataire précis, ce dernier ne recevra aucune partie de la publication. Si un document de la publication ne remplit pas les conditions requises pour la livraison à un destinataire précis, ce document ne sera pas livré ; par contre, tous les autres documents de la publication seront envoyés au destinataire. Les règles de livraison sont utiles car elles permettent un traitement et une distribution efficaces de publications destinées à un nombre important de destinataires. Imaginez une situation dans laquelle un éditeur d'une compagnie d'assurance crée une publication pour ses clients avec les objets suivants : • • • 20 Une facture d'assurance (rapport Crystal personnalisé). Un relevé mensuel (rapport Crystal personnalisé). Une brochure des méthodes de paiement (fichier PDF). Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Sur la facture d'assurance, une alerte a été définie pour les montants dus supérieurs à zéro. L'éditeur crée une règle de livraison de montant dû pour la facture d'assurance afin que cette facture soit publiée et distribuée uniquement si un client doit un paiement à la compagnie d'assurance. L'éditeur spécifie également qu'aucune partie de la publication ne sera publiée si la facture d'assurance ne remplit pas les conditions de la règle de livraison car il ne souhaite pas que ses clients reçoivent un relevé mensuel et une brochure s'ils n'ont aucun montant à payer. Une fois la publication lancée, cette dernière est traitée et distribuée uniquement aux clients qui doivent un paiement. Remarque : Si un rapport Crystal doit être imprimé lorsque la publication est lancée, le travail d'impression se poursuit même si un document ne remplit pas les conditions d'une règle de livraison et n'est pas envoyé à un destinataire. Cela est dû au fait que les travaux d'impression sont traités lors de la personnalisation, et les règles de livraison sont appliquées aux publications après la personnalisation. Rubriques associées • Pour définir une règle de livraison générale pour un rapport Crystal page 91 • Pour définir une règle de livraison aux destinataires pour un rapport Crystal page 92 • Pour définir une règle de livraison générale pour un document Desktop Intelligence page 105 • Pour définir une règle de livraison aux destinataires pour un document Desktop Intelligence page 106 Destinataires dynamiques Les "destinataires dynamiques" sont des destinataires de publication qui existent en dehors du système BusinessObjects Enterprise. Ils disposent déjà d'informations utilisateur dans une source de données externe, telle qu'une base de données ou un répertoire LDAP ou AD, mais ils ne disposent pas de comptes utilisateur dans BusinessObjects Enterprise. Pour distribuer une publication à des destinataires dynamiques, vous devez utiliser une "source de destinataires dynamiques". Une source de destinataires dynamiques est un document ou un fournisseur de données Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 21 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication personnalisées qui offre des informations sur les destinataires de publications situés à l'extérieur du système BusinessObjects Enterprise. Les sources de destinataires dynamiques permettent de gérer facilement les informations relatives aux destinataires dynamiques en les reliant directement à la source de données externe et en extrayant les données les plus récentes. Ils permettent également de réduire les coûts d'administration dans la mesure où vous n'avez pas besoin de créer des comptes utilisateur BusinessObjects Enterprise pour les destinataires dynamiques avant de leur distribuer les publications. Imaginez une situation dans laquelle une entreprise de facturation envoie des factures aux clients ne faisant pas partie des utilisateurs BusinessObjects Enterprise. Les informations utilisateur existent déjà dans une base de données externe. L'éditeur crée un document d'après la base de données externe et utilise le document en tant que source de destinataires dynamiques pour une publication. Les clients reçoivent la publication de facturation et la source de destinataires dynamiques permet à l'éditeur et à l'administrateur système de conserver des informations à jour sur les contacts. Vous pouvez effectuer les tâches suivantes avec une source de destinataires dynamiques : • Livrer simultanément une publication unique à des destinataires dynamiques et des utilisateurs BusinessObjects Enterprise. Remarque : • • • • • Une seule source de destinataires dynamiques peut être utilisée pour chaque publication. Les destinataires dynamiques ne peuvent pas annuler automatiquement leur inscription à une publication. Afficher un aperçu de la liste des destinataires dynamiques lorsque vous créez une publication. Spécifier si vous souhaitez livrer la publication à tous les destinataires dynamiques, ou si vous souhaitez inclure ou exclure certains de ces destinataires. Livrer des publications vers des destinations externes telles que des adresses électroniques ou des serveurs FTP. Remarque : Les boîtes de réception Business Objects ne sont pas des destinations valides pour des destinataires dynamiques, car elles ne disposent pas de comptes utilisateur BusinessObjects Enterprise. 22 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Pour utiliser une source de destinataires dynamiques, vous devez spécifier une colonne pour chacune des valeurs suivantes : • • • ID destinataire (obligatoire) Nom complet du destinataire Adresse électronique La colonne ID destinataire définit le nombre de destinataires dynamiques qui doivent recevoir la publication. Il est recommandé de trier les sources de destinataires dynamiques en fonction de leur ID. Pour en savoir plus sur la création d'une source de destinataires dynamiques dans Crystal Reports, voir le Guide de l'utilisateur de Crystal Reports. Pour en savoir plus sur la création d'une source de destinataires dynamiques codée de façon personnalisée, voir le BusinessObjects Enterprise Java SDK Developer Guide. Rubriques associées • • Pour spécifier des destinataires dynamiques page 54 devlibrary.businessobjects.com Destinations Les destinations sont des emplacements dans lesquels vous livrez les publications. Une destination peut être l'emplacement de BusinessObjects Enterprise dans lequel une publication est stockée, une boîte de réception Business Objects, une adresse électronique, un serveur FTP ou un répertoire du système de fichiers. Vous pouvez spécifier plusieurs destinations pour une publication. Si vous publiez plusieurs rapports Crystal, vous pouvez également les fusionner pour obtenir un seul fichier PDF par destination. Si vous souhaitez publier une publication en un seul fichier ZIP, vous pouvez choisir de compresser ou de décompresser les instances en fonction de la destination (par exemple, compresser les instances pour les destinataires de courrier électronique et les laisser décompressées pour les boîtes de réception Business Objects). Rubriques associées • Pour spécifier la destination de la publication page 64 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 23 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication • • Destinations possibles page 65 Pour incorporer le contenu d'un document source à contenu dynamique dans un courrier électronique page 68 Formats Les formats définissent les types de fichiers dans lesquels les documents d'une publication seront publiés. Un même document peut-être publié dans plusieurs formats, et ces instances peuvent être livrées à plusieurs destinations. Pour les publications contenant plusieurs documents, vous pouvez spécifier un format différent pour chacun. Pour les publications contenant des documents Desktop Intelligence ou Web Intelligence, vous pouvez publier le document entier ou seulement un onglet de rapport du document en différents formats. Tout format choisi pour un document s'applique à tous les destinataires de la publication. Par exemple, vous ne pouvez pas publier de document sous forme de fichier Microsoft Excel pour un destinataire et de fichier PDF pour un autre. Si vous souhaitez que les destinataires reçoivent des instances dans ces formats, chaque destinataire recevra un fichier Microsoft Excel et un fichier PDF. Rubriques associées • • 24 Pour spécifier les formats d'un rapport Crystal page 57 Pour spécifier le format d'un document Desktop Intelligence ou Web Intelligence page 63 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Formats possible Type du document Format Description Cette option permet de publier le document au format mHTML. Vous pouvez également incorporer le contenu d'un document au format mHTML dans un courrier électronique : • mHTML • Tous types de documents • PDF (.pdf) Pour les rapports Crystal, vous pouvez incorporer le contenu d'un rapport dans un courrier électronique. Pour les documents Desktop Intelligence, vous pouvez incorporer le contenu d'un ou de plusieurs onglets de rapport à partir d'un même document dans un courrier électronique. Pour les documents Web Intelligence, vous pouvez incorporer le contenu d'un onglet de rapport dans un courrier électronique. Cette option permet de publier un document en tant que fichier PDF statique. Cette option permet de publier un document en tant que fichier Microsoft Excel et de conserver Microsoft Excel (.xls) autant que possible le format d'origine du document. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 25 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication Type du document Rapports Crystal Format Description Fichier Microsoft Excel de données uniquement (.xls) Cette option permet de publier un rapport Crystal en tant que fichier Microsoft Excel contenant uniquement des données. XML Cette option permet de publier un rapport Crystal au format XML. Rapport Crystal (.rpt) Cette option permet de publier un rapport Crystal dans son format d'origine. Fichier Microsoft Word (.doc) Cette option permet de publier un rapport Crystal en tant que fichier Microsoft Word et de conserver le format d'origine du rapport Crystal. Cette option est recommandée si vous souhaitez que les destinataires visualisent les publications sans les modifier. Cette option permet de publier un rapport Crystal en tant que fichier Microsoft Word que vous Fichier Microsoft pouvez modifier plus facilement. Cette option est Word modifiable (.rtf) recommandée si vous souhaitez que les destinataires puissent visualiser la publication et modifier son contenu. Texte enrichi (.rtf) Cette option permet de publier un rapport Crystal au format de texte enrichi. Texte brut (.txt) Cette option permet de publier un rapport Crystal au format de texte brut. Texte paginé (.txt) Cette option permet de publier un rapport Crystal au format de texte brut et de paginer le contenu de la publication. Cette option permet de publier un rapport Crystal Texte délimité par des au format de texte brut et de séparer le contenu tabulations (.txt) dans chaque colonne à l'aide de tabulations. Valeurs délimitées par des caractères (.csv) 26 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Type du document Format Description Cette option permet de publier un rapport Crystal au format de fichier de valeurs délimitées par des caractères. Document Desktop In- Cette option permet de publier un document telligence (.rep) Desktop Intelligence dans son format d'origine. Documents DeskTexte enrichi (.rtf) top Intelligence Texte brut (.txt) Documents Web Intelligence Cette option permet de publier un document Desktop Intelligence au format RTF. Cette option permet de publier un document Desktop Intelligence au format de texte brut. Document Web Intel- Cette option permet de publier un document Web ligence (.wid) Intelligence dans son format d'origine. Personnalisation La "personnalisation" est un processus de filtrage des données des documents source permettant de n'afficher que les données pertinentes pour les destinataires des publications. La personnalisation filtre l'affichage des données ; elle ne modifie pas et ne sécurise pas nécessairement les données interrogées à partir de la source de données. Le diagramme “Personnalisation” illustre le fonctionnement de la personnalisation. Un rapport non personnalisé contient les types de données 1, 2 et 3. Lorsque la personnalisation est appliquée au rapport, les utilisateurs ne reçoivent que les données les concernant : l'utilisateur 2 ne reçoit que le type de données 2, l'utilisateur 1 ne reçoit que le type de données 1 et l'utilisateur 3 ne reçoit que le type de données 3. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 27 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication Figure 2-3 : Personnalisation Pour personnaliser les documents source pour les destinataires, vous pouvez effectuer les opérations suivantes : • Pour des destinataires Enterprise, vous pouvez appliquer un profil lorsque vous concevez la publication. Pour en savoir plus, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. • Pour des destinataires dynamiques, vous pouvez mapper un champ de données ou une colonne du document source aux données de la source de destinataires dynamiques. Par exemple, vous pouvez mapper le champ ID client d'un document source au champ ID destinataire de la source de destinataires dynamiques. Pour les publications de rapport Crystal, vous spécifiez la personnalisation utilisée dans la section "Personnalisation". Si aucune personnalisation n'est spécifiée et que le rapport comporte des paramètres, la fonction Personnalisation utilise les valeurs de paramètre personnalisées ; si ces valeurs de paramètre personnalisées n'existent pas, la fonction Personnalisation utilise les valeurs de paramètre par défaut. Si aucun de ces paramètres n'existe, aucune personnalisation n'est appliquée au destinataire. Rubriques associées • • 28 Utilisation des profils page 29 Personnalisation de documents source à contenu dynamique page 56 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Utilisation des profils Les profils sont des objets du système BusinessObjects Enterprise qui vous permettent de classifier les utilisateurs et les groupes. Ils sont utilisés conjointement avec les publications pour personnaliser le contenu visualisé par les utilisateurs. Les profils lient des utilisateurs et des groupes à des valeurs de profil utilisées pour personnaliser les données d'un rapport. Les profils comprennent également des cibles de profil décrivant le mode d'application d'un profil à un rapport. L'affectation de valeurs de profil différentes permet d'adapter les données d'un rapport à des utilisateurs ou des groupes spécifiques. De nombreuses versions personnalisées différentes du rapport sont alors remises à vos utilisateurs. Les profils reflètent souvent les rôles des utilisateurs et des groupes dans une structure organisationnelle. Par exemple, vous pouvez avoir un profil Service qui inclut tous les employés d'une organisation. Les utilisateurs et les groupes ont chacun des valeurs de profil qui reflètent leurs rôles dans l'organisation (par exemple, “Finance”, “Ventes” et “Marketing”). Lorsqu'un éditeur applique le profil Service à une publication, les employés reçoivent les données qui concernent leur service. Les profils ne contrôlent pas l'accès aux données des utilisateurs. Les profils sont utilisés pour affiner ou filtrer le contenu d'un document. L'utilisation de profils pour afficher un sous-ensemble de données à un utilisateur et la restriction de l'affichage de ces données à l'utilisateur sont deux choses distinctes. Si les utilisateurs disposent des droits appropriés et accèdent au document dans son format original, ils peuvent toujours voir l'intégralité des données du document en affichant l'instance dans InfoView ou la CMC. Les profils filtrent l'affichage des données ; ils ne modifient pas et ne sécurisent pas les données interrogées à partir de la source de données. Cibles de profil et valeurs de profil Pour utiliser un profil en vue de personnaliser une publication, vous devez définir les valeurs et les cibles de ce profil. Pour en savoir plus sur les profils, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 29 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication Qu'est-ce qu'une cible de profil ? Une cible de profil est une source de données filtrée par des valeurs de profil et avec lesquelles elle interagit pour fournir des publications personnalisées. Il existe deux types de cible de profil : • Cible de profil locale Une cible de profil locale peut être une variable dans un document Desktop Intelligence ou Web Intelligence, ou encore un champ ou un paramètre dans un rapport Crystal. Lorsque vous utilisez une cible de profil locale, le document source contenant la cible est filtré pour les destinataires de la publication. • Cible de profil globale Il peut s'agir d'un univers. Vous devez également spécifier un objet dans cet univers. Ce type de cible de profil peut filtrer tous les documents source utilisant l'univers. Remarque : Vous pouvez utiliser des filtres de cible globaux pour les publications qui contiennent des documents Desktop Intelligence et Web Intelligence. En revanche, vous ne pouvez pas utiliser de profils de filtre globaux avec des rapports Crystal. Qu'est-ce qu'une valeur de profil ? Une valeur de profil est un attribut défini pour des utilisateurs ou groupes d'utilisateurs spécifiques lorsque vous les affectez à un profil. Lorsqu'un profil est appliqué à une publication, les utilisateurs et groupes affectés à ce profil reçoivent une version de la publication qui est filtrée en fonction des valeurs de profil qui ont été définies pour ces derniers. Remarque : Si vous affectez des valeurs de profil à des utilisateurs et à des groupes, notez que l'héritage fonctionne de la même manière pour les profils et les paramètres de sécurité. Pour en savoir plus, voir le chapitre sur la définition des droits dans le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Pourquoi les cibles de profil et les valeurs de profil sont-elles utiles ? Les cibles de profil et les valeurs de profil permettent à un profil de personnaliser une publication par rapport aux destinataires. Les utilisateurs 30 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication et groupes spécifiés pour un profil reçoivent des versions filtrées de la même publication, laquelle affiche uniquement les données qui les concernent. Imaginez une situation dans laquelle un rapport des ventes mondiales est distribué aux équipes commerciales régionales d'une entreprise en Amérique du Nord, Amérique du Sud, Europe et Asie. Chaque équipe régionale ne souhaite visualiser que les données spécifiques à sa région. L'administrateur crée un profil Ventes régionales et ajoute chaque équipe régionale au profil en tant que groupe. L'administrateur attribue à chaque équipe régionale une valeur de profil correspondante (par exemple, la valeur “Amérique du Nord” est attribuée au groupe Ventes d'Amérique du Nord). Lors de la publication, l'éditeur utilise le champ Région du rapport des ventes mondiales comme cible de profil locale et applique ce profil au rapport. Le rapport des ventes mondiales est filtré en fonction des valeurs de profil définies pour chaque équipe commerciale régionale. Lorsque le rapport des ventes mondiales est distribué, chaque équipe régionale reçoit une version personnalisée qui affiche uniquement les données concernant sa région. Spécification des valeurs de profil Vous pouvez utiliser des valeurs statiques, des expressions ou des variables en tant que valeurs de profil. Les valeurs statiques représentent le type de valeur de profil le plus courant ; elles peuvent être utilisées pour filtrer tout type de document source. Vous pouvez également saisir plusieurs valeurs statiques pour un utilisateur ou un groupe pour un même profil. Par exemple, un directeur qui souhaite recevoir des données de plusieurs services peut avoir les valeurs de profil “Production”, “Conception” et “Marketing” pour le profil Service. Les expressions utilisent une syntaxe spécifique à certains types de documents source. Vous pouvez utiliser des expressions Crystal Reports, Web Intelligence et Desktop Intelligence pour effectuer une personnalisation et un filtrage plus complexes. Les expressions sont utiles si vous souhaitez filtrer une plage de valeurs ou une plage de valeurs supérieures ou inférieures à une valeur spécifique pour un utilisateur. Si vous souhaitez utiliser les informations utilisateur en tant que valeurs de profil, vous pouvez utiliser des variables pour les noms, les noms complets et les adresses électroniques des utilisateurs. Ces variables sont mappées aux informations utilisateur et se comportent comme des espaces réservés. Lorsque vous appliquez le profil à une publication, le système extrait les informations utilisateur les plus récentes. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 31 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication Les variables des valeurs de profil sont utiles car elles permettent de diminuer les coûts d'administration et les erreurs possibles associées à la saisie manuelle des informations. Imaginez une situation dans laquelle un administrateur mappe un utilisateur AD à un système, puis ajoute l'utilisateur aux deux profils. Au lieu de saisir manuellement les informations pour chaque valeur de profil et risquer ainsi de faire des erreurs typographiques, l'administrateur peut spécifier les variables à utiliser pour les données de l'utilisateur. Dans le cas d'utilisateurs tiers, si des modifications sont apportées aux informations utilisateur dans un système externe, les données figurant dans le système BusinessObjects Enterprise peuvent être mises à jour afin de refléter ces modifications lors de l'exécution d'une publication. Conseil : Si vous possédez un compte utilisateur tiers avec des données qui ne doivent pas être écrasées par des attributs utilisateur dans un répertoire externe, ouvrez la boîte de dialogue "Propriétés" de l'objet utilisateur et décochez la case Importer le nom complet et l'adresse électronique. Le tableau suivant récapitule les variables pouvant être utilisées pour l'externalisation des profils. Variable Description Titre Cette variable est associée au nom de compte de l'utilisateur. Nom complet de l'utilisateur Cette variable est associée au nom complet de l'utilisateur. Adresse électronique Cette variable est associée à l'adresse électronique de l'utilisateur. Conseil : Ces variables peuvent également être utilisées pour les groupes. Vous pouvez mapper la variable Adresse électronique à une adresse électronique commune au groupe entier. Dans ce cas, le système résout la variable et extrait les adresses électroniques individuelles pour chaque membre du groupe. 32 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Remarque : • • Les valeurs de profil statiques peuvent filtrer les champs de chaîne uniquement dans les documents source. Si vous ne mappez pas le profil avec le type de champ qui convient, la personnalisation échoue. Pour les documents Desktop Intelligence, les valeurs de profil d'expression ne sont compatibles qu'avec la méthode d'éclatement des rapports Une extraction de base de données pour tous les destinataires. Résolution des conflits entre profils Vous pouvez rencontrer des conflits entre profils si plusieurs profils ont été affectés à des utilisateurs et des groupe via un héritage. Si un document est diffusé à un utilisateur qui dispose de deux profils en conflit, le différend doit être résolu. Par exemple, Thierry est un chef de produit du bureau de Mexico. Un profil nommé Région lui est affecté, qui personnalise ses documents afin qu'ils affichent uniquement les données concernant Mexico. Un autre profil nommé Gestion lui est également affecté, qui personnalise les données afin d'afficher uniquement les données concernant les chefs de produit. Si un document utilise ces deux profils, quelles données seront renvoyées à Thierry ? Le premier profil affichera les données concernant Mexico. L'autre profil affichera uniquement les données concernant les chefs de produit. BusinessObjects Enterprise peut résoudre ce conflit de deux manières : • Ne pas fusionner BusinessObjects Enterprise détermine les différentes vues possibles pour une publication pouvant être diffusée et génère une vue unique pour chaque cas. Dans notre exemple, Thierry recevrait une publication personnalisée pour présenter les données concernant Mexico et une autre publication présentant les données concernant les chefs de produit. • Fusionner Avec ce paramètre, BusinessObjects Enterprise détermine de nouveau les différentes vues possibles, mais cette fois les profils non conflictuels sont fusionnés. Ce type de résolution de profil est conçu pour la sécurité au niveau des rôles. Dans notre exemple, Thierry recevrait une seule publication personnalisée pour présenter les données concernant les chefs de produit mexicain. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 33 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication Remarque : Ce scénario “Ne pas fusionner/Fusionner” concerne uniquement les valeurs de profil héritées. Si deux valeurs de profil sont explicitement affectées à un utilisateur, les instances de publication sont systématiquement fusionnées. Conflits entre les valeurs de profil Des conflits entre les valeurs de profil peuvent survenir lorsqu'un utilisateur hérite de deux valeurs de profil contradictoires en fonction de son appartenance à un groupe. En général, les valeurs de profil explicitement affectées remplacent les valeurs héritées de l'appartenance à un groupe. Une valeur de profil affectée à un utilisateur ou à un sous-groupe remplace la valeur de profil héritée de l'appartenance à un groupe. Par exemple, David appartient aux groupes Ventes Amérique du nord et Ventes Canada. Le groupe Ventes Canada est un sous-groupe du groupe Ventes Amérique du nord. Ces groupes sont tous les deux ajoutés au profil Région. Du groupe Ventes Amérique du nord, David hérite d'une valeur de profil Région “Amérique du nord” et du groupe Ventes Canada d'une valeur de profil Région “Canada”. Dans ce cas, la valeur de profil affectée au sous-groupe remplace la valeur de profil affectée au groupe, et David reçoit une publication contenant les données du Canada. Des conflits entre les valeurs de profil peuvent aussi survenir lorsqu'un utilisateur reçoit explicitement une valeur de profil en contradiction avec une valeur héritée d'une appartenance à un groupe. Par exemple, Paula appartient au groupe Ventes Amérique du nord, qui possède la valeur de profil Région “Amérique du nord”. L'administrateur affecte également à Paula une valeur de profil Région “Espagne”. Dans ce cas, la valeur de profil affectée au membre remplace la valeur de profil héritée du groupe, et Paula reçoit une publication contenant les données de l'Espagne. Cependant, un utilisateur peut parfois hériter de différentes valeurs de profil provenant de deux groupes différents pour un même profil. Les deux groupes sont égaux au niveau hiérarchique ; un groupe n'est pas un sous-groupe de l'autre groupe, et, par conséquent, aucune valeur de profil ne remplace l'autre. Dans ce cas, les deux valeurs de profil sont valides et l'utilisateur reçoit une instance de publication pour chaque valeur de profil. Il arrive alors parfois que des instances de rapport en double soient incluses dans des instances de publication différentes et qu'elles soient envoyées au même utilisateur. Sandra, par exemple, est la responsable de deux agences d'Amérique du nord et elle reçoit par courrier électronique une publication 34 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication contenant deux rapports. Le rapport 1 est personnalisé à l'aide du profil Région, pour lequel Sandra hérite des valeurs de profil conflictuelles “Etats-Unis” et “Canada” d'appartenance à un groupe. Le rapport 2 est personnalisé à l'aide du profil Rôle, pour lequel Sandra hérite de la valeur de profil “Responsable”. S'il n'y a pas de conflits de valeurs de profil, une fois la personnalisation effectuée, Sandra devrait recevoir un courrier électronique contenant à la fois une instance du rapport 1 (données pour les Etats-Unis et le Canada) et une instance du rapport 2 (données pour les responsables). Au lieu de cela, Sandra reçoit deux courriers électroniques : l'un contient une instance du rapport 1 pour les Etats-Unis, l'autre contient une instance du rapport 1 pour le Canada, ces deux courriers contenant également la même instance de rapport 2 pour les responsables. Conseil : Pour éviter les conflits de valeurs de profil se traduisant par l'envoi d'instances de publication en double, lorsque cela est possible, affectez explicitement des valeurs de profil aux utilisateurs plutôt que d'autoriser les utilisateurs à hériter des valeurs de profil d'une appartenance à un groupe. Extensions de publication Une extension de publication est une bibliothèque de code chargée dynamiquement qui applique une logique d'entreprise aux publications. Les extensions de publication sont utiles si vous avez besoin de personnaliser davantage, et de façon automatique, les publications après le traitement ou la livraison. Par exemple, vous pouvez utiliser les extensions de publication pour effectuer les tâches suivantes après le traitement : • • • • Fusionner des documents de même type (par exemple, plusieurs feuilles de calcul Excel pour obtenir un seul classeur Excel). Protéger un document par un mot de passe ou le crypter. Convertir le format d'un document. Créer des fichiers journaux personnalisés pour un travail de publication. Remarque : Vous pouvez spécifier des extensions de publication uniquement dans la CMC. Vous ne pouvez pas en spécifier si concevez une publication dans InfoView. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 35 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication Pour en savoir plus sur les extensions de publication, voir le BusinessObjects Enterprise SDK Java Developer Guide. Rubriques associées • • Pour spécifier les extensions de publication page 74 devlibrary.businessobjects.com Planification La planification est un processus qui permet d'exécuter un objet automatiquement à des moments définis. Lorsque vous planifiez un objet, vous choisissez la périodicité voulue et définissez d'autres paramètres afin de contrôler exactement quand et comment l'objet sera exécuté. Au moment où vous planifiez un objet, le système crée une instance planifiée. Bien qu'une instance planifiée apparaisse dans la boîte de dialogue "Historique" de l'objet concerné (avec le statut En suspens ou Périodique), elle contient uniquement les informations sur l'objet et la planification ; elle ne contient aucune donnée. Lorsque le système exécute l'objet, il crée une instance de sortie pour l'objet (par exemple, une instance de rapport ou de programme). Une instance de rapport contient des données réelles provenant de la base de données. Une instance de programme est un fichier texte qui contient les sorties et les erreurs standard générées lors de l'exécution de l'objet programme. Les instances de sortie apparaissent également dans la boîte de dialogue "Historique" d'un objet et ont le statut Réussite ou Echec. Pour planifier et exécuter des objets, les utilisateurs finaux doivent utiliser un client Web tel que InfoView ou une application Web personnalisée. InfoView est essentiellement conçu pour planifier des objets et visualiser des rapports, tandis que la CMC permet non seulement de planifier des objets et de visualiser des rapports, mais également de gérer et d'administrer des objets. Rubriques associées • 36 Pour spécifier des informations sur la planification page 70 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Périodicité Lorsque vous planifiez un objet, vous pouvez choisir une des périodicités récapitulées dans le tableau suivant. Tableau 2-2 : Périodicité Périodicité Description Maintenant L'objet est exécuté dès que l'utilisateur clique sur Planifier. Une fois L'objet n'est exécuté qu'une seule fois. Il peut être exécuté immédiatement ou ultérieurement, ou lors d'un événement spécifique. Toutes les heures L'objet est exécuté toutes les heures. Vous pouvez spécifier l'heure à laquelle l'exécution démarrera, de même que sa date de début et sa date de fin. Tous les jours L'objet est exécuté tous les jours. Il peut être exécuté une ou plusieurs fois par jour. Vous pouvez préciser l'heure à laquelle l'exécution aura lieu, de même que sa date de début et sa date de fin. Toutes les semaines L'objet est exécuté toutes les semaines. Il peut être exécuté une ou plusieurs fois par semaine. Vous pouvez préciser les jours et l'heure auxquels l'exécution aura lieu, ainsi que sa date de début et sa date de fin. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 37 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication 38 Périodicité Description Tous les mois L'objet est exécuté tous les mois ou tous les N mois. Vous pouvez préciser les jours du mois et l'heure auxquels l'exécution aura lieu, ainsi que sa date de début et sa date de fin. Nième jour du mois L'objet est exécuté le nième jour de chaque mois. Vous pouvez préciser le jour auquel l'exécution aura lieu, de même que sa date de début et sa date de fin. 1er lundi du mois L'objet est exécuté le premier lundi de chaque mois. Vous pouvez préciser une date de début et une date de fin. Dernier jour du mois L'objet est exécuté le dernier jour de chaque mois. Vous pouvez préciser une date de début et une date de fin. Jour de la semaine du mois L'objet est exécuté un jour particulier d'une semaine particulière chaque mois. Vous pouvez préciser le jour et la semaine, de même que la date de début et la date de fin. Calendrier L'objet est exécuté aux dates spécifiées dans un calendrier précédemment créé. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Options et paramètres d'exécution Cette section décrit les paramètres d'exécution pour la planification d'un objet. Tous les paramètres ne sont pas applicables dans tous les cas, mais lorsqu'ils le sont, leur fonction est identique. Tableau 2-3 : Options d'exécution Option d'exécution Description Ne sont applicables qu'à certaines périodicités de type Tous les jours et Tous les mois. Lorsque vous sélectionnez une option d'exécution qui contient ces variables, le système affiche leurs valeurs par défaut. Vous pouvez ensuite modifier ces valeurs selon vos besoins. Variables X et N Jours d'exécution Par exemple, si vous sélectionnez l'option de périodicité Tous les jours et l'option d'exécution Toutes les N heures et X minutes, vous pouvez choisir d'exécuter le rapport toutes les 4 (N) heures et 30 (X) minutes. Si vous ne modifiez pas la valeur X ou N, le système exécutera le rapport toutes les heures. Ces options s'affichent si vous sélectionnez la périodicité Toutes les semaines. Vous pouvez choisir les jours de la semaine où le travail doit être exécuté en désactivant les cases à cocher des jours inappropriés. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 39 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication Option d'exécution Description Heure de début Applicable à la plupart des types de périodicité et des options d'exécution. Ce paramètre a pour valeur par défaut la date et l'heure actuelles. Le système exécute l'objet en fonction de la planification spécifiée, dès qu'il le peut, une fois l'heure de début passée. Par exemple, si l'heure de début indiquée est dans trois mois, le système n'exécutera l'objet qu'une fois la date de début passée, même si tous les autres critères sont satisfaits. Le système exécutera ensuite le rapport au moment spécifié. 40 Heure de fin Applicable à la plupart des types de périodicité et des options d'exécution. Ce paramètre a pour valeur par défaut l'heure actuelle et une date lointaine, afin de garantir que l'objet sera exécuté indéfiniment. Indiquez une autre heure de fin au besoin. Une fois l'heure de fin passée, le système n'exécute plus l'objet. Nombre de tentatives autorisées Toujours applicable. Nombre de fois où le système essaie de traiter un objet si la première tentative échoue. Par défaut, ce chiffre est zéro. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Présentation de Publication Concepts de publication Option d'exécution Description Intervalle entre les tentatives (en secondes) Toujours applicable. La période, en secondes, durant laquelle le système doit attendre avant d'essayer de traiter à nouveau l'objet si la première tentative échoue. Inscription L'"inscription" permet aux utilisateurs non spécifiés en tant que destinataires de recevoir des instances de publication lors de l'exécution de la publication. Les utilisateurs peuvent s'inscrire à une publication s'ils souhaitent visualiser la toute dernière instance, ou bien ils peuvent annuler leur inscription à une publication qu'ils ne souhaitent plus recevoir. Si l'utilisateur dispose des droits appropriés, il peut également inscrire et annuler l'inscription d'autres utilisateurs. Pour s'inscrire ou annuler son inscription à une publication, l'utilisateur doit disposer des éléments suivants : • Droits appropriés, dont : • • • • Droit Visualiser sur la publication Droit S'abonner aux publications sur les comptes utilisateur des destinataires Enterprise Accès à InfoView ou à la CMC Un compte BusinessObjects Enterprise Remarque : Les destinataires dynamiques ne peuvent pas s'inscrire et annuler leur inscription automatiquement. Rubriques associées • Pour s'inscrire ou annuler son inscription à une publication page 78 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 41 2 2 Présentation de Publication Concepts de publication 42 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications 3 3 Utilisation des publications A propos de l'utilisation des publications A propos de l'utilisation des publications Ce chapitre présente les informations nécessaires pour concevoir et planifier des publications de base. Il contient également des informations sur les fonctions de publication supplémentaires et les tâches que vous pouvez effectuer après le processus de conception. Ces informations concernent tous les types de publications. Pour en savoir plus sur des types de publications spécifiques, voir les chapitres suivants : • • • Publication de rapports Crystal Publication de documents Web Intelligence Publication de documents Desktop Intelligence Processus de publication Le processus de publication se décompose en différentes tâches que l'on peut approximativement regrouper dans les catégories suivantes : • • • • Création et publication de publications de base. Amélioration des performances à l'aide de fonctions avancées. Utilisation des options de conception pour des types de documents source spécifiques. Tâches de publication post-conception. Création et publication de publications de base Pour chaque publication, vous devez effectuer les tâches de base suivantes : 1. 2. 3. 4. 5. 6. Créer un objet de publication. Sélectionner les documents source à publier. Spécifier des destinataires (Enterprise ou dynamiques). Personnaliser le contenu source. Spécifier des formats et des destinations. Spécifier la périodicité (planification). Pour en savoir plus, voir Conception de publications de base page 50. 44 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Processus de publication Amélioration des performances à l'aide d'autres fonctions Une fois les tâches de conception de base terminées, vous pouvez utiliser d'autres fonctions pour améliorer les performances de votre publication. Ces tâches sont facultatives : • • • • • Spécifier les extensions de traitement de la publication. Spécifier un groupe de serveurs pour traiter la publication. Définir des règles de livraison. Spécifier une méthode de résolution de profil. Spécifier une méthode d'éclatement des rapports. Pour en savoir plus, voir Utilisation de fonctions de publication supplémentaires page 70. Utilisation des options de conception pour des types de documents source spécifiques Selon le type de publication que vous voulez créer, ces options peuvent également être disponibles : • Pour les publications de rapport Crystal, vous pouvez définir des options d'impression, mettre en forme des fichiers PDF fusionnés, spécifier des informations de paramètre et de connexion à la base de données et définir des règles de livraison. Pour en savoir plus, voir le chapitre Publication de rapports Crystal. • Pour les publications de documents Desktop Intelligence, vous pouvez publier des onglets de rapport individuels, spécifier des informations sur les invites et définir des règles de livraison. Pour en savoir plus, voir le chapitre Publication de documents Desktop Intelligence. • Pour les documents Web Intelligence, vous pouvez spécifier des informations sur les invites et publier des onglets de rapport individuels. Pour en savoir plus, voir le chapitre Publication de documents Web Intelligence. Tâches de publication post-conception Une fois la conception de la publication terminée, vous pouvez effectuer les tâches suivantes, si nécessaire : Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 45 3 3 Utilisation des publications Processus de publication • • • • • Tester la publication. Redistribuer une instance de publication réussie. Faire une nouvelle tentative de publication suite à un échec. Visualiser le résultat d'une publication. S'inscrire ou annuler son inscription à une publication. Pour en savoir plus, voir Tâches de publication post-conception page 77. Conception de publications à utiliser avec Live Office Lorsque vous concevez des publications dans le but de les utiliser avec Live Office, tenez compte des remarques suivantes : • • • • Les documents à contenu dynamique peuvent être constitués de rapports Crystal ou de documents Web Intelligence dans leurs formats d'origine uniquement. Les destinataires dynamiques ne sont pas pris en charge. La seule option de destination que vous pouvez utiliser est l'emplacement Enterprise par défaut. Si les destinataires reçoivent plusieurs instances de publication après la personnalisation, seule la première instance de publication peut être visualisée à partir du client Live Office. Ce problème peut se présenter si le destinataire a hérité plusieurs valeurs de profil de son appartenance à un groupe. Pour contourner le problème, vous pouvez affecter explicitement les valeurs de profil à un destinataire. Rubriques associées • 46 Personnalisation page 27 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Processus de publication Droits requis pour la publication Rôle Tâche Droits requis Concepteur de document Création du document à la base de la publication Aucune Concepteur de document Ajout du document au système • BusinessObjects Enterprise Droits Visualiser et Ajouter sur la catégorie ou le dossier choisi pour l'ajout du document Concepteur de document Création d'un document à • utiliser comme source de destinataires dynamiques Droits Visualiser et Ajouter sur la catégorie ou le dossier choisi pour l'ajout du document Publisher Création d'une publication Droit Ajouter sur le dossier dans lequel la publication est enregistrée Droit Visualiser sur les utilisateurs et les groupes devant être choisis comme destinataires Droit Visualiser sur le profil utilisé pour la personnalisation Droit Visualiser sur les documents et autres objets pour les publications Droit Planifier sur les documents Droit S'abonner aux publications sur les destinataires Enterprise • • • • • • Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 47 3 3 Utilisation des publications Processus de publication Rôle Tâche Publisher Planification d'une publication Droits requis Remarque : Il est recommandé que seul l'éditeur dispose de ces droits. • • • • • • • • • • • • • 48 Droits Visualiser, Planifier, Ajouter et Modifier la sécurité sur la publication Droit Supprimer l'instance sur la publication Droit Visualiser sur les utilisateurs et les groupes devant être choisis comme destinataires Droit Visualiser sur le profil utilisé pour la personnalisation Droits Visualiser et Planifier sur les documents Droits Visualiser et Actualiser sur la source de destinataires dynamiques Droits Visualiser et Actualiser sur les documents pour lesquels une règle de livraison a été définie Droit Accès aux données sur les univers utilisés par les objets de la publication Droit Accès aux données sur les connexions d'univers utilisées Droits Ajouter et Visualiser sur les boîtes de réception Business Objects des destinataires (lorsque vous planifiez vers des boîtes de réception) Droit S'abonner aux publications sur le destinataire Droit Imprimer sur les documents source de rapport Crystal si l'éditeur souhaite imprimer des instances de publication Droit Planifier de la part d'autres utilisateurs sur les destinataires Enterprise (si vous utilisez Une extraction de base de données par destinataire) Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Processus de publication Rôle Tâche Droits requis Publisher Nouvelle tentative d'une instance de publication ayant échoué • Redistribution d'une instance de publication • Publisher • • • Destinataire Visualisation d'une publication • • Mêmes droits requis que pour la planification d'une publication Droit Modifier sur l'instance de publication Droits Visualiser, Planifier, Ajouter et Modifier la sécurité sur la publication Droits Ajouter et Visualiser sur les boîtes de réception des destinataires Business Objects Droits Visualiser l'instance et Modifier sur l'instance de publication Droit Visualiser sur la publication Droit Visualiser l'instance sur la publication Remarque : Vous avez besoin de ces droits pour visualiser un objet de publication dans le système BusinessObjects Enterprise. Vous n'avez pas besoin de ces droits pour voir le contenu envoyé à une boîte de réception Business Objects. Destinataire Inscription ou annulation d'ins- • cription à une publication • Droit Visualiser sur la publication Droit S'abonner aux publications sur les destinataires Enterprise Editeurs et destinataires : qui a le droit de visualiser quoi ? Généralement, l'éditeur (l'utilisateur qui est propriétaire de la publication et qui la planifie) peut visualiser toutes les instances de publication de tous les destinataires, tandis que les destinataires peuvent uniquement visualiser leurs instances de publication personnalisées. Cette configuration des droits garantie une sécurité maximale des données de publication car elle réserve les droits de planification des publications et de visualisation de toutes les instances de publication à l'éditeur uniquement. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 49 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base Conseil : Si vous êtes un éditeur et que vous voulez vous ajouter en tant que destinataire d'une publication, utilisez deux comptes utilisateur pour vous-même : un compte d'éditeur et un compte de destinataire. Le compte d'éditeur vous accorde les droits dont vous avez besoin pour concevoir et planifier des publications, tandis que le compte de destinataire vous accorde les droits d'un destinataire classique. Conception de publications de base Pour concevoir une publication, vous devez d'abord accéder à la fonction Publication de BusinessObjects Enterprise. Pour cela, vous pouvez utiliser la CMC (Central Management Console) ou InfoView, en fonction des droits dont vous disposez et de votre accès aux applications Web de BusinessObjects Enterprise. Tout au long du processus de conception, vous pouvez enregistrer les modifications apportées à la publication, la fermer et l'ouvrir à nouveau pour faire d'autres modifications. Pour créer une publication dans la CMC Cette tâche permet d'accéder à la fonctionnalité de publication dans la CMC et de lancer le processus de création d'une publication. 1. Accédez à la zone "Dossiers" de la CMC. 2. Dans le volet Arborescence, recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez créer la publication. 3. Sélectionnez le dossier de façon à afficher son contenu dans le volet Détails. 4. Cliquez sur Gérer > Nouveau > Publication. La page Nouvelle publication s'affiche. La page Nouvelle publication permet de spécifier toutes les informations requises pour la publication, notamment les documents source, les destinataires, les formats et les destinations de livraison, ainsi que la manière dont ces documents sont personnalisés. 50 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base Pour créer une publication dans InfoView Cette tâche permet d'accéder à la fonctionnalité de publication dans InfoView et de lancer le processus de création d'une publication. 1. Cliquez sur Liste de documents. 2. Dans le volet Arborescence, recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez créer la publication. 3. Sélectionnez le dossier de façon à afficher son contenu dans le volet Détails. 4. Cliquez sur Nouveau > Publication. La page Nouvelle publication s'affiche. La page Nouvelle publication permet de spécifier toutes les informations requises pour la publication, notamment les documents source, les destinataires, les formats et les destinations de livraison, ainsi que la manière dont ces documents sont personnalisés. Pour ouvrir une publication existante Cette procédure permet d'ouvrir une publication existante et de modifier ses métadonnées. 1. Sélectionnez la publication. • Si vous êtes dans InfoView, cliquez sur Liste de documents et accédez à la publication. • Si vous êtes dans la CMC, accédez à la zone "Dossiers", puis à la publication. 2. Affichez les propriétés de la publication. • Dans InfoView : a. Cliquez sur Actions > Propriétés. b. Dans la liste de navigation, développez Propriétés. • Dans la CMC : a. Cliquez sur Gérer > Propriétés. b. Dans la liste de navigation, développez Propriétés. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 51 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base Vous pouvez maintenant modifier les métadonnées de la publication. Pour accéder aux propriétés générales d'une nouvelle publication 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Propriétés générales. 2. Dans le champ Titre, saisissez le titre de la publication. Remarque : Cette étape est obligatoire si vous voulez poursuivre le processus de conception de la publication. 3. Dans le champ Description, saisissez la description de la publication. 4. Dans le champ Mots clés, saisissez les mots clés associés au contenu de la publication. 5. Si nécessaire, dans la zone "Catégories", sélectionnez la catégorie à laquelle appartient la publication. Sélection de documents pour la publication Publication de plusieurs documents Les publications sont basées sur des documents à contenu dynamique et doivent inclure au moins un rapport Crystal, un document Desktop Intelligence ou un document Web Intelligence. Vous pouvez livrer plusieurs documents à contenu dynamique et documents statiques en tant qu'entité simple (par exemple, dans un seul courrier électronique) dans BusinessObjects Enterprise. Vous pouvez également choisir de compresser les instances lors de la livraison aux destinataires ou, dans le cas des rapports Crystal, de fusionner les instances dans un seul fichier PDF avec des pages numérotées. Si vous créez une publication contenant plusieurs documents, tous les documents à contenu statique doivent être du même type d'objet. Par exemple, vous pouvez publier trois rapports Crystal dans une même publication, mais vous ne pouvez pas publier deux rapports Crystal et un document Desktop Intelligence. 52 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base Une publication peut également contenir des documents statiques enregistrés dans le référentiel du CMS, tels que : • • • • fichiers Microsoft Word/Excel/PowerPoint Fichiers texte fichiers PDF Documents agnostiques Pour sélectionner des documents source Après avoir accédé aux propriétés générales de la publication, vous pouvez sélectionner les documents source que vous voulez inclure. Les options suivantes dépendent du type de document à contenu dynamique. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Documents source. 2. Cliquez sur Ajouter. La boîte de dialogue "Sélectionner des documents source" s'affiche. 3. Recherchez les documents source que vous voulez inclure et sélectionnez-les. Remarque : Les documents à contenu dynamique doivent être du même type. Conseil : Utilisez la combinaison de touches CTRL + clic ou Maj + clic pour sélectionner plusieurs documents source, ou cliquez deux fois sur un document source pour le sélectionner. 4. Cliquez sur OK. La boîte de dialogue "Sélectionner des documents source" se ferme. Les documents source sélectionnés figurent dans la liste Sélectionné. 5. Cochez ou décochez les cases Actualiser au moment de l'exécution en regard des documents source. Vos sélections déterminent si un document source donné est actualisé par rapport à la source de données lors de l'exécution de la publication. Si un document source n'a pas besoin d'être actualisé, il est conseillé de désactiver l'option Actualiser au moment de l'exécution pour ce document pour améliorer les performances de publication. Si vous envisagez d'envoyer les documents source sous forme de pièces jointes ou de fichier PDF fusionné, vous pouvez modifier l'ordre des documents. Pour cela, sélectionnez un document de la liste Sélectionné et cliquez sur Monter ou Descendre. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 53 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base Sélection de destinataires et personnalisation du contenu pour chacun des destinataires Pour sélectionner des destinataires Enterprise Cette tâche permet de faire en sorte que des destinataires Enterprise reçoivent la publication. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Destinataires Enterprise. 2. Dans la zone "Disponible", accédez aux utilisateurs ou aux groupes que vous souhaitez inclure ou exclure de la liste des destinataires. a. Dans la liste de navigation, cliquez sur Liste des utilisateurs, pour afficher la liste de tous les utilisateurs de BusinessObjects Enterprise, ou sur Liste des groupes pour afficher la liste de tous les groupes. b. Sélectionnez les utilisateurs et les groupes dans le volet d'informations. Conseil : Utilisez la combinaison de touches Maj + clic ou CTRL + clic pour sélectionner plusieurs utilisateurs ou groupes. 3. Pour inclure les destinataires sélectionnés, placez-les dans la liste Sélectionné. 4. Pour exclure les destinataires sélectionnés, placez-les dans la liste Exclu. Pour spécifier des destinataires dynamiques Pour spécifier des destinataires dynamiques, vous devez avoir créé une source de destinataires dynamiques prête à être utilisée. La source de destinataires dynamiques contient des informations sur les destinataires. Il peut s'agir d'un rapport Crystal, d'un document Desktop Intelligence, d'un document Web Intelligence ou d'un fournisseur de données codé de façon personnalisée. Pour en savoir plus sur la création d'une source de destinataires dynamiques codée de façon personnalisée, voir le BusinessObjects Enterprise SDK Java Developer Guide. 54 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base Conseil : Pour améliorer l'efficacité du traitement, il est recommandé de trier les informations sur les destinataires à partir du champ ID du destinataire. Effectuez cette tâche si vous voulez que des destinataires qui ne sont pas des utilisateurs de BusinessObjects Enterprise reçoivent la publication. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Destinataires dynamiques. 2. Dans la liste Choisissez la source pour les destinataires dynamiques, choisissez le format de la source de destinataires dynamiques. 3. Dans le volet droit, recherchez l'objet que vous voulez utiliser en tant que source de destinataires dynamiques, sélectionnez-le et cliquez sur OK. 4. Si vous avez choisi d'utiliser un document Web Intelligence ou Desktop Intelligence comme source de destinataires dynamiques, sélectionnez une requête qui figure dans le document dans la liste Sélectionnez le nom de la source de données pour le document. Remarque : • • Pour les documents Desktop Intelligence qui sont utilisés comme sources de destinataires dynamiques et configurés pour que leurs données soient purgées, l'option Actualiser le document à l'ouverture doit être activée, sinon le document ne peut pas fournir les données sur les destinataires dynamiques. Pour activer cette option, dans Desktop Intelligence, ouvrez le document. Cliquez sur Outils > Options. Dans la boîte de dialogue "Options", cliquez sur l'onglet Enregistrer et vérifiez que la case Actualiser le document à l'ouverture est cochée. Réexportez le document vers le référentiel. Les données de destinataires dynamiques proviennent de la requête et peuvent ne pas correspondre aux données qui s'affichent lorsque vous visualisez le document. Selon la façon dont la requête est créée, les sources de destinataires dynamiques Web Intelligence et Desktop Intelligence peuvent contenir des valeurs qui ne correspondent pas aux données figurant dans les documents source de la publication. Par exemple, un filtre du rapport peut exclure des valeurs pertinentes ou il peut exister des enregistrements en double si la requête a été définie de façon à extraire les enregistrements en double. Il est recommandé de passer en revue l'ensemble de la liste des destinataires dynamiques lors de la création de la publication. 5. Dans la liste ID destinataire, sélectionnez un champ qui contient les valeurs d'identité des destinataires. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 55 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base 6. Si nécessaire, sélectionnez un champ qui contient le nom complet des destinataires dans la liste Nom complet. 7. Si vous voulez envoyer la publication à des adresses électroniques, sélectionnez un champ qui contient les adresses électroniques des destinataires dans la liste Courrier électronique. 8. Décidez si vous voulez envoyer la publication à tous les destinataires dynamiques qui figurent dans la source de destinataires dynamiques. • Si oui, vérifiez que l'option Utiliser la liste entière est sélectionnée. • Pour inclure ou exclure des destinataires dynamiques : a. Décochez l'option Utiliser la liste entière. b. Dans la liste Disponible, cochez les cases en regard des destinataires que vous voulez inclure. c. Pour inclure les destinataires sélectionnés, placez-les dans la liste Sélectionné. d. Pour exclure les destinataires sélectionnés, placez-les dans la liste Exclu. Après avoir spécifié les destinataires dynamiques de la publication, vous pouvez personnaliser la publication pour ces destinataires en mappant un champ du document source sur une colonne de la source de destinataires dynamiques. Rubriques associées • • Destinataires dynamiques page 21 Pour personnaliser un rapport Crystal à l'aide du filtrage de champs page 90 • Pour personnaliser un document Desktop Intelligence à l'aide du filtrage de champs page 101 • Pour personnaliser un document Web Intelligence à l'aide du filtrage de champs page 111 • Recommandations sur l'utilisation de sources de destinataires dynamiques page 115 Personnalisation de documents source à contenu dynamique Les documents source à contenu dynamique peuvent être des rapports Crystal, des documents Desktop Intelligence ou des documents Web Intelligence. Les options de la section "Personnalisation" permettent 56 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base de filtrer ces types de documents source de façon à afficher uniquement les informations pertinentes pour les destinataires. Il existe deux modes de personnalisation des documents source à contenu dynamique. Le mode de personnalisation choisi dépend du type de document concerné et du type de personnalisation souhaité. Conseil : Pour afficher la liste des destinataires qui recevront des instances de publication non personnalisées après la personnalisation, cliquez sur Avancé dans la liste de navigation et sélectionnez Afficher les utilisateurs qui recevront la publication complète sans application de personnalisation. Rubriques associées • • • • • • Pour personnaliser un rapport Crystal à l'aide des valeurs de paramètre page 88 Pour personnaliser un rapport Crystal à l'aide du filtrage de champs page 90 Pour personnaliser un document Desktop Intelligence à l'aide d'une cible de profil globale page 100 Pour personnaliser un document Desktop Intelligence à l'aide du filtrage de champs page 101 Pour personnaliser un document Web Intelligence à l'aide d'une cible de profil globale page 110 Pour personnaliser un document Web Intelligence à l'aide du filtrage de champs page 111 Spécification des formats, des destinations et des options de planification Pour spécifier les formats d'un rapport Crystal 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Formats. 2. Dans la liste Titre, sélectionnez un rapport Crystal. La zone "Options de format" s'affiche. Sélectionnez les formats de publication du rapport Crystal sélectionné. 3. Sélectionnez un format dans la liste Options de format et cliquez sur Ajouter. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 57 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base Le format choisi s'affiche au-dessous, dans la liste des formats sélectionnés. 4. Sélectionnez le format dans la liste des formats sélectionnés. Remarque : Les étapes ci-dessous dépendent de l'option de format choisie. D'autres options de personnalisation du format s'affichent. Pour en savoir plus sur certaines de ces options, voir Options de personnalisation supplémentaires pour les formats de rapports Crystal page 58. 5. Si vous voulez utiliser les options d'exportation par défaut définies dans le document source, ne désactivez pas l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport. Sinon, décochez l'option. 6. Saisissez d'autres informations pour personnaliser l'aspect du format choisi. 7. Répétez les étapes 4 à 6 pour chaque format de publication du rapport Crystal. Lorsque vous avez terminé, répétez les étapes 3 à 7 pour chaque rapport Crystal de la publication. Rubriques associées • • Formats page 24 Formats possible page 25 Options de personnalisation supplémentaires pour les formats de rapports Crystal Cette section récapitule les formats pour lesquels d'autres options de personnalisation sont disponibles. Microsoft Excel (97-2003) Les options suivantes sont disponibles pour les rapports Crystal publiés au format Excel : • Plage de pages Cliquez sur Tout pour publier l'ensemble du rapport au format Excel. Sinon, cliquez sur Pages et saisissez les numéros de page correspondant au groupe de pages à publier dans les champs De et A. 58 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base Si vous décochez l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport, vous pouvez également utiliser les options suivantes : • Définir la largeur de colonne Cliquez sur Basée sur les objets figurant dans et choisissez dans la liste une option permettant de définir la largeur de colonne en fonction des objets du rapport. Sinon, cliquez sur Constante (en points) et saisissez une valeur numérique dans le champ pour définir une largeur constante pour toutes les colonnes. • Exporter l'en-tête et le pied de page Sélectionnez une option dans la liste pour définir la fréquence des en-têtes et pieds de page dans le fichier Excel. • Créer des sauts de page pour chaque page Sélectionnez cette option pour créer des sauts de page identiques à ceux du rapport. • Convertir les valeurs de date en chaînes Sélectionnez cette option pour convertir les valeurs de date sous forme de chaînes de texte. • Afficher le quadrillage Sélectionnez cette option pour inclure un quadrillage dans le fichier Excel. Microsoft Excel (97-2003) (données uniquement) Si vous décochez l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport, vous pouvez utiliser les options suivantes : • Définir la largeur de colonne Cliquez sur Basée sur les objets figurant dans pour définir une largeur de colonne qui dépend des objets du rapport et choisissez une option dans la liste adjacente. Sinon, cliquez sur Constante (en points) pour définir une largeur constante pour toutes les colonnes et saisissez une valeur numérique dans le champ adjacent. • Exporter la mise en forme des objets Sélectionnez cette option pour conserver la mise en forme de l'objet. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 59 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base • Exporter les images Sélectionnez cette option pour publier les images du rapport dans le fichier Excel. • Utiliser les fonctions de feuille de calcul pour les résumés Sélectionnez cette option pour créer des fonctions de feuille de calcul pour le fichier Excel avec les résumés du rapport. • Maintenir la position relative des objets Sélectionnez cette option pour conserver la position relative des objets du rapport. • Maintenir l'alignement des colonnes Sélectionnez cette option pour conserver l'alignement des colonnes du rapport. • Exporter l'en-tête et le pied de page Sélectionnez cette option pour insérer les en-têtes et pieds de page dans le fichier Excel. • Simplifier les en-têtes de page Sélectionnez cette option pour simplifier les en-têtes de page. • Afficher le plan des groupes Sélectionnez cette option pour afficher le plan des groupes du rapport. Microsoft Word (97-2003) Les options suivantes sont disponibles pour les rapports Crystal publiés au format Word : • Plage de pages Cliquez sur Tout pour publier l'ensemble du rapport au format Word. Sinon, cliquez sur Pages et saisissez les numéros de page correspondant au groupe de pages à publier dans les champs De et A. 60 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base Microsoft Word - Modifiable (RTF) Les options suivantes sont disponibles pour les rapports Crystal publiés au format Word modifiable : • Plage de pages Cliquez sur Tout pour publier l'ensemble du rapport au format Word. Sinon, cliquez sur Pages et saisissez les numéros de page correspondant au groupe de pages à publier dans les champs De et A. Si vous décochez l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport, vous pouvez également utiliser les options suivantes : • Insérer un saut de page après chaque page du rapport Sélectionnez cette option pour créer des sauts de page identiques à ceux du rapport. PDF Les options suivantes sont disponibles pour les documents source publiés au format PDF : • Plage de pages Cliquez sur Tout pour publier l'ensemble du document source au format PDF. Sinon, cliquez sur Pages et saisissez les numéros de page correspondant au groupe de pages à publier dans les champs De et A. Si vous décochez l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport, vous pouvez également utiliser les options suivantes : • Créer des signets à partir de l'arborescence des groupes Remarque : Sélectionnez cette option pour publier une publication Crystal Reports en tant que fichier PDF fusionné avec table des matières. Format RTF Les options suivantes sont disponibles pour les rapports Crystal et les documents Desktop Intelligence publiés au format RTF : • Plage de pages Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 61 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base Cliquez sur Tout pour publier l'ensemble du document source au format PDF, ou sur Pages et saisissez les numéros de page correspondant au groupe de pages à publier dans les champs De et A. Texte brut Si vous décochez l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport, vous pouvez utiliser les options suivantes pour les rapports Crystal et les documents Desktop Intelligence publiés au format de texte brut : • Nombre de caractères par pouce Saisissez une valeur pour définir le nombre de caractères par pouce du fichier. Texte paginé Si vous décochez l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport, vous pouvez utiliser les options suivantes pour les rapports Crystal publiés au format Texte paginé : • Nombre de lignes par page Saisissez une valeur pour définir le nombre de lignes par page du fichier. • Nombre de caractères par pouce Saisissez une valeur pour définir le nombre de caractères par pouce du fichier. Valeurs délimitées par des caractères (CSV) Si vous décochez l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport, vous pouvez utiliser les options suivantes pour les rapports Crystal publiés au format CSV : • Délimiteur Saisissez le caractère que vous souhaitez utiliser en tant que délimiteur. • Séparateur Saisissez le caractère que vous souhaitez utiliser pour séparer les valeurs ou sélectionnez Onglet. 62 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base • Mode Sélectionnez le mode Standard ou Antérieur. Le mode Standard permet de contrôler l'affichage des pages du rapport ou des en-têtes ou pieds de page de groupe dans la sortie CSV. Il s'agit de l'option par défaut. • Sections de rapport et de page Utilisez cette option pour indiquer si vous souhaitez exporter des sections de rapport et de page et si vous voulez les isoler. • Sections de groupe Utilisez cette option pour indiquer si vous souhaitez exporter des sections de groupe et si vous voulez les isoler. XML Si vous décochez l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport, vous pouvez utiliser les options suivantes pour les rapports Crystal publiés au format XML : • Formats d'exportation XML Sélectionnez une option dans la liste pour spécifier le format XML. Pour spécifier le format d'un document Desktop Intelligence ou Web Intelligence 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Formats. 2. Dans la liste Document, sélectionnez un document. 3. Dans la liste Format de sortie, cochez les cases des formats choisis pour publier le document. 4. Une fois l'option de format sélectionnée dans la liste Format de sortie, vous pouvez choisir de publier le document entier ou un onglet de rapport du document dans la zone "Détails du format de sortie". • Pour publier le document entier, ne désactivez pas l'option Tous les rapports. • Pour publier un seul onglet de rapport, cliquez sur Sélectionner un seul rapport et choisissez un onglet de rapport dans la liste. 5. Répétez l'étape 4 pour chaque format de publication du document choisi. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 63 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base Après avoir terminé cette opération pour un document, répétez les étapes 2 à 5 pour les autres documents source à contenu dynamique de la publication. Pour spécifier la destination de la publication 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Destinations. 2. Dans la zone "Sélectionner des destinations", cochez la case en regard de la destination choisie. Conseil : Si vous ne souhaitez pas conserver les instances de publication sur votre système, désélectionnez l'emplacement Enterprise par défaut lors de la conception de la publication et définissez une limite d'instances faible sur l'objet publication. Pour en savoir plus sur la définition de limites sur les objets, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. 3. Dans la liste Afficher les options de destination sélectionnées, cliquez sur l'option de destination sélectionnée. D'autres options de configuration de destination s'affichent. 4. Saisissez des informations supplémentaires pour personnaliser la livraison de la publication à la destination choisie. Conseil : Si vous envoyez une publication à l'emplacement Enterprise par défaut et aux adresses électroniques des destinataires, vous pouvez incorporer un lien vers l'emplacement Enterprise dans le corps du message. Pour ce faire, placez le curseur sur le champ Message et cliquez sur URL du visualiseur dans la liste Ajouter un espace réservé (sous le champ Message). L'espace réservé %SI_VIEWER_URL% est inséré dans le message. Cet espace réservé est remplacé par un lien lorsque la publication est exécutée. Lorsque vous procédez de cette façon, n'oubliez pas les restrictions suivantes : • • Les destinataires dynamiques ne peuvent pas accéder à l'instance de publication car ils n'ont pas de compte BusinessObjects Enterprise. Les destinataires Enterprise doivent avoir des droits Visualiser sur la publication pour pouvoir visualiser les instances de publication. Rubriques associées • • 64 Destinations page 23 Destinations possibles page 65 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base Destinations possibles Destination Description Emplacement par La publication est accessible à partir du dossier dans lequel elle a été défaut d'Entercréée. Pour la destination par défaut, vous avez le choix entre les options prise suivantes : • • Fusionner tous les documents PDF (rapports Crystal uniquement). Compresser la publication dans un fichier ZIP. Remarque : Si vous envoyez une publication vers l'emplacement par défaut ou un raccourci vers la boîte de réception Business Objects d'un destinataire, vous devez sélectionner un dossier accessible à tous les destinataires comme emplacement de la publication. Boîte de réception La publication est envoyée à la boîte de réception Business Objects. de Business ObLorsque vous sélectionnez la boîte de réception Business Objects comme jects destination, les choix suivants s'offrent à vous : • • • • • Livrer les objets à chaque utilisateur. Demander à ce que le nom cible soit généré automatiquement, saisir un nom cible spécifique, ou le sélectionner dans une liste d'espaces réservés. Demander à ce que la publication soit envoyée sous forme de raccourci ou de copie. Fusionner tous les documents PDF (rapports Crystal uniquement). Compresser la publication dans un fichier ZIP. Adresse électronique Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 65 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base Destination Description La publication est envoyée à tous les destinataires par courrier électronique. Pour les destinataires de courriers électroniques, il est recommandé de renseigner le champ De. Si vous ne renseignez pas ce champ,BusinessObjects Enterprise utilise l'adresse électronique associée au compte de l'éditeur. Si le compte de l'éditeur ne comporte pas d'adresse électronique, BusinessObjects Enterprise utilise les paramètres du Destination Job Server. Remarque : Si aucune valeur De n'est fournie par le champ De, le compte de l'éditeur ou le Destination Job Server, la publication échoue. Vous avez également les possibilités suivantes : • • • • • • • • • Livrer les objets à chaque utilisateur. Renseigner le champ A ou entrer un espace réservé pour l'adresse électronique. Renseigner le champ Cc. Saisir l'objet du courrier ou le sélectionner dans une liste d'espaces réservés. Saisir dans le champ Message le texte qui sera transmis avec votre publication. Vous pouvez également sélectionner un espace réservé pour le champ Message et incorporer le contenu d'un document à contenu dynamique dans le corps du courrier électronique. Joindre les instances du document source au courrier électronique. Demander à ce que le nom de la pièce jointe soit généré automatiquement, saisir un nom particulier, ou le sélectionner dans une liste d'espaces réservés. Fusionner tous les documents PDF (rapports Crystal uniquement). Compresser la publication dans un fichier ZIP. Remarque : • • Avant d'utiliser cette destination, vérifiez que vos paramètres de courrier électronique sont configurés correctement dans Destination Job Server. Si vous envoyez des publications à des destinataires par courrier électronique, vérifiez que l'espace réservé %SI_EMAIL_ADDRESS% se trouve dans le champ A et que l'option Livrer des objets à chaque utilisateur est sélectionnée. Serveur FTP 66 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base Destination Description Pour le serveur FTP, renseignez le champ Hôte. Si vous ne remplissez pas le champ Hôte, l'option configurée pour le Job Server de destination sera utilisée. Vous avez également les possibilités suivantes : • • • • • Disque local Spécifier un numéro de port, un nom d'utilisateur, un mot de passe et un compte. Saisir un nom de répertoire. Demander à ce que le nom de fichier soit généré automatiquement, saisir un nom spécifique, ou le sélectionner dans une liste d'espaces réservés. Si vous saisissez un Nom spécifique, vous pouvez également ajouter une extension de fichier. Fusionner tous les documents PDF (rapports Crystal uniquement). Compresser la publication dans un fichier ZIP. Si vous choisissez un disque local comme destination, vous devez saisir le répertoire de la publication. Vous avez également les possibilités suivantes : • • • • • Livrer les objets à chaque utilisateur. Demander à ce que le nom de fichier soit généré automatiquement, saisir un nom spécifique, ou le sélectionner dans une liste d'espaces réservés. Si vous saisissez un nom spécifique, vous pouvez également ajouter une extension de fichier. Saisir un nom d'utilisateur et un mot de passe pour accéder à l'emplacement de fichier. Fusionner tous les documents PDF (rapports Crystal uniquement). Compresser la publication dans un fichier ZIP. Remarque : • L'option Livrer des objets à chaque utilisateur est sélectionnée par défaut pour toutes les destinations. Cependant, dans certains cas, vous souhaiterez peut-être ne pas livrer les objets à chaque utilisateur. Par exemple, si trois destinataires ont des valeurs de personnalisation identiques, ils reçoivent des données identiques dans leurs instances de publication. Si vous désactivez l'option Livrer des objets à chaque utilisateur, une instance de publication est générée et envoyée aux trois destinataires. Si vous sélectionnez Livrer des objets à chaque utilisateur, la même instance de publication est livrée trois fois (une par destinataire). En outre, si vous envoyez la publication vers un serveur Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 67 3 3 Utilisation des publications Conception de publications de base • FTP ou un emplacement du disque local et que des destinataires ont des valeurs de personnalisation identiques, vous pouvez désactiver l'option Livrer des objets à chaque utilisateur pour diminuer le temps de traitement global. Si l'option Livrer des objets à chaque utilisateur est désactivée, les espaces réservés utilisés pour configurer les destinations contiennent les informations sur l'éditeur et non sur le destinataire. Pour incorporer le contenu d'un document source à contenu dynamique dans un courrier électronique Vous pouvez incorporer le contenu de documents à contenu dynamique dans le corps d'un courrier électronique. Vous pouvez, par exemple, incorporer le contenu d'un rapport Crystal. Avec les documents Desktop Intelligence et Web Intelligence, vous pouvez incorporer un document entier ou un seul onglet de rapport. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Formats. La section "Formats" s'affiche. 2. Sélectionnez le document à contenu dynamique à incorporer au courrier électronique. Type du document Méthode de sélection Rapport Crystal Dans la liste Titre, sélectionnez le rapport Crystal. Document Desktop Intel- Dans la liste Document, sélectionnez le document ligence Desktop Intelligence. Document Web Intelligence Dans la liste Document, sélectionnez le document Web Intelligence. 3. Sélectionnez le format de publication mHTML pour le document à contenu dynamique que vous avez choisi. 68 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Conception de publications de base Type du document Méthode de sélection Rapport Crystal Dans la liste Options de format, cliquez sur mHTML, puis sur Ajouter. Document Desktop Intel- Dans la liste Format de sortie, cochez la case en ligence regard de mHTML. Document Web Intelligence Dans la liste Format de sortie, cochez la case en regard de mHTML. 4. Avec les documents Desktop Intelligence et Web Intelligence, vous pouvez publier le document entier ou un onglet de rapport du document. a. Vérifiez que mHTML est en surbrillance dans la liste Format de sortie. b. Pour publier le document entier, laissez l'option Tous les rapports sélectionnée. Pour publier un seul onglet de rapport, cliquez sur Sélectionner un seul rapport et sélectionnez un onglet dans la liste. 5. Dans la liste de navigation, cliquez sur Destinations. La section "Destinations" s'affiche. 6. Dans la zone "Sélectionner des destinations", sélectionnez Courrier électronique. 7. Dans la liste Afficher les options pour, cliquez sur Courrier électronique. D'autres options de configuration de destination de courrier électronique s'affichent. 8. Dans le champ De, saisissez un nom ou une adresse électronique. Vous pouvez, par exemple, saisir Robert, Editeur ou editeur@busines sobjects.com. Si vous saisissez un nom, il est ajouté à votre serveur de courrier électronique (par exemple, Editeur@serveur_courrier_élec tronique). 9. Saisissez l'objet et le texte du message dans les champs Objet et Message respectivement. 10. Placez le curseur dans le champ Message là où vous souhaitez intégrer le contenu du document, puis cliquez sur Contenu HTML du rapport dans la liste Ajouter un espace réservé, sous le champ Message. %CONTENU_HTML_DU_DOCUMENT_SI% s'affiche dans le champ Message. Lors de l'exécution de la publication, cet espace réservé est remplacé Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 69 3 3 Utilisation des publications Utilisation de fonctions de publication supplémentaires par le contenu personnalisé du document à contenu dynamique que vous avez spécifié. 11. Si votre publication contient d'autres documents source, vérifiez que l'option Ajouter une pièce jointe est sélectionnée et que les options qui se trouvent dessous sont configurées correctement. Les autres documents source de la publication sont ajoutés au courrier électronique en tant que pièces jointes lors de l'exécution de la publication. Pour spécifier des informations sur la planification Cette tâche permet de spécifier des informations sur la planification de la publication. Vous pouvez modifier ces informations lorsque vous planifiez l'exécution de la publication. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Périodicité. 2. Dans la liste Exécuter l'objet, choisissez la périodicité selon laquelle vous voulez exécuter la publication. 3. Si nécessaire, configurez les options d'exécution et les paramètres de périodicité. Rubriques associées • • • Planification page 36 Périodicité page 37 Options et paramètres d'exécution page 39 Utilisation de fonctions de publication supplémentaires Les tâches de cette section sont facultatives. Elles ne sont pas indispensables à la conception et à la planification d'une publication. Cependant, vous pouvez les utiliser pour améliorer les performances de votre publication. 70 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Utilisation de fonctions de publication supplémentaires Pour configurer la notification par courrier électronique des travaux de publication réussis ou en échec Si vous voulez utiliser les paramètres par défaut de Destination Job Server pour vos notifications par courrier électronique, vous devez le configurer correctement. Cette tâche permet de recevoir une notification par courrier électronique après l'exécution d'un travail de publication. Remarque : Cette fonction est disponible uniquement dans la CMC. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Notification. 2. Développez Notification par courrier électronique : Pas utilisée. 3. Pour recevoir une notification par courrier électronique lorsque les travaux de publication sont réussis, sélectionnez Un travail a été exécuté et configurez les options qui s'affichent dessous. • Cliquez sur Utiliser les valeurs par défaut du Job Server si vous voulez utiliser les paramètres par défaut de Destination Job Server. • Cliquez sur Définir les valeurs à utiliser ici si vous préférez définir vos propres paramètres dans les champs prévus à cet effet. • • • • • Dans le champ De, saisissez une adresse électronique ou un nom. Dans le champ A, saisissez l'adresse électronique du destinataire du message. Dans le champ Cc, saisissez l'adresse des destinataires auxquels vous voulez envoyer la notification. Dans le champ Objet, saisissez l'objet du courrier électronique. Dans le champ Message, saisissez le message qui accompagne la notification. 4. Pour recevoir une notification par courrier électronique lorsque les travaux de publication ont échoué, sélectionnez L'exécution d'un travail a échoué et configurez les options qui s'affichent dessous. • Cliquez sur Utiliser les valeurs par défaut du Job Server si vous voulez utiliser les paramètres par défaut de Destination Job Server. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 71 3 3 Utilisation des publications Utilisation de fonctions de publication supplémentaires • Cliquez sur Définir les valeurs à utiliser ici si vous préférez définir vos propres paramètres dans les champs prévus à cet effet. • • • • • Dans le champ De, saisissez une adresse électronique ou un nom. Dans le champ A, saisissez l'adresse électronique du destinataire du message. Dans le champ Cc, saisissez l'adresse des destinataires auxquels vous voulez envoyer la notification. Dans le champ Objet, saisissez l'objet du courrier électronique. Dans le champ Message, saisissez le message qui accompagne la notification. Pour activer la notification d'audit des travaux de publication Cette tâche permet d'activer la notification d'audit des travaux de publication. Pour en savoir plus sur l'audit, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Remarque : Cette fonction est disponible uniquement dans la CMC. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Notification. 2. Développez Notification d'audit : Pas utilisée. 3. Pour auditer les travaux de publication réussis, sélectionnez Un travail a été exécuté. 4. Pour auditer les travaux de publication ayant échoué, sélectionnez L'exécution d'un travail a échoué. Pour spécifier des événements La planification basée sur des événements fournit un contrôle supplémentaire sur la planification des publications : vous pouvez configurer des événements afin que les publications soient traitées uniquement après l'exécution d'un événement spécifié. 72 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Utilisation de fonctions de publication supplémentaires Effectuez cette tâche si l'exécution du travail de publication a lieu après qu'un événement se soit produit ou si le travail de publication, une fois terminé, déclenche d'autres événements. Pour en savoir plus sur les événements, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Evénements. 2. Pour spécifier des événements basés sur des fichiers ou personnalisés pour votre publication, déplacez-les de la liste Evénements disponibles vers la liste Evénements attendus. Ces événements déclenchent l'exécution du travail de publication. 3. Pour spécifier des événements de planification pour votre publication, déplacez-les de la liste Evénements de planification disponibles vers la liste Evénements à déclencher après exécution. Ces événements ont lieu après l'exécution du travail de publication. Pour définir une option de groupe de serveurs Cette tâche permet d'utiliser un serveur spécifique pour traiter la publication. Pour en savoir plus sur les groupes de serveurs, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Remarque : Vous ne pouvez pas planifier de publications sur plusieurs sites d'une même fédération. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Groupe de serveurs de planification. 2. Sélectionnez une option de groupe de serveurs. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 73 3 3 Utilisation des publications Utilisation de fonctions de publication supplémentaires Option Description Utiliser le premier serveur disponible Le travail de publication est traité par le premier serveur disponible ayant des capacités suffisantes. Cette option est sélectionnée par défaut. Remarque : C'est la seule option disponible s'il n'existe aucun groupe de serveurs dans la CMC. Donner la préférence aux serveurs appartenant au groupe sélectionné Le travail de publication tente d'abord d'utiliser les serveurs du groupe spécifié. Si la capacité de ces serveurs est insuffisante, la publication tente d'utiliser les serveurs d'autres groupes. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez également choisir un groupe de serveurs dans la liste des groupes disponibles. Utiliser uniquement les serveurs appartenant au groupe sélectionné Le travail de publication utilise uniquement les serveurs du groupe de serveurs que vous avez spécifié. Lorsque vous sélectionnez cette option, vous devez également choisir un groupe de serveurs dans la liste des groupes disponibles. Pour spécifier les extensions de publication Avant d'utiliser une extension de publication, vous devez la déployer sur tous les ordinateurs qui exécutent le serveur Adaptive Processing Server. L'emplacement varie en fonction du système d'exploitation. 74 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Utilisation de fonctions de publication supplémentaires Système d'exploitation Emplacement Windows C:\Program Files\Business Objects\common\4.0\java\lib\publishingPlugins Unix REP_INSTALLATION/bobje/java/lib/publishing Plugins Une fois l'extension déployée, redémarrez le serveur Adaptive Processing Server et tout autre serveur qui héberge un service de publication. Pour en savoir plus sur les extensions de publication, voir le BusinessObjects Enterprise SDK Java Developer Guide. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Extension de publication. 2. Dans le champ Nom de l'extension de publication, saisissez le nom de l'extension. 3. Dans le champ Nom de la classe, saisissez le nom de classe complet de l'extension. 4. Si nécessaire, saisissez un paramètre dans le champ Paramètre. 5. Pour utiliser l'extension après le traitement mais avant la livraison, cliquez sur le bouton Ajouter au dessus de Avant livraison de la publication. L'extension est ajoutée à la liste Avant livraison de la publication. 6. Pour que l'extension soit utilisée après la livraison, cliquez sur le bouton Ajouter au dessus de Après livraison de la publication. L'extension est ajoutée à la liste Après livraison de la publication. 7. Répétez les étapes 2 à 6 pour chaque extension à ajouter. Conseil : Cliquez sur Monter ou Descendre sous chaque liste pour configurer l'ordre d'exécution des extensions. Rubriques associées • devlibrary.businessobjects.com Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 75 3 3 Utilisation des publications Utilisation de fonctions de publication supplémentaires Pour spécifier une méthode de résolution de profil La méthode de résolution de profil que vous spécifiez détermine si les instances seront fusionnées ou livrées sous forme de documents distincts en cas de conflit de profil. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Avancé. 2. Sous Résolution de profil, cliquez sur Fusionner ou Ne pas fusionner. Rubriques associées • Résolution des conflits entre profils page 33 Pour spécifier une méthode d'éclatement des rapports La méthode d'éclatement des rapports spécifiée détermine la personnalisation, le traitement et la livraison des documents source. Remarque : • Si votre publication est conçue pour des destinataires dynamiques uniquement, l'option Une extraction de base de données par destinataire n'est pas disponible. • Si votre publication contient des documents Desktop Intelligence pour lesquels l'option Actualiser au moment de l'exécution est désactivée, vous ne pouvez pas utiliser l'option Une extraction de base de données par destinataire ni Une extraction de base de données pour chaque lot de destinataires. • Pour les documents Desktop Intelligence, les valeurs de profil d'expression ne sont compatibles qu'avec la méthode d'éclatement des rapports Une extraction de données pour tous les destinataires. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Avancé. 2. Cliquez sur l'une des options sous Méthode d'éclatement des rapports. Rubriques associées • 76 Eclatement des rapports page 16 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception Tâches de publication post-conception Les tâches de cette section sont facultatives et peuvent être effectuées une fois le processus de conception de la publication terminé. Finalisation de la publication A tout moment durant ou après la conception, vous pouvez utiliser la page "Résumé" pour visualiser un résumé des propriétés de la publication. La page "Résumé" indique le titre, l'emplacement, la description et les documents source de la publication. Elle indique également le nombre de destinataires de la publication par type (Enterprise ou dynamique), sa personnalisation ainsi que son format de distribution et sa destination. Pour accéder à la page "Résumé", cliquez sur Résumé dans la liste de navigation. Vous pouvez utiliser les autres options de la liste de navigation pour modifier les propriétés ou enregistrer la publication et la publier. Pour tester une publication Le mode test permet de tester une publication en se l'envoyant à soi-même avant de l'envoyer à ses véritables destinataires. Vous recevez les mêmes informations que les destinataires. Les destinations sont automatiquement mises à jour de façon à ce que votre boîte de réception Business Objects ou votre adresse électronique soit utilisée à la place de celle des destinataires de la publication. Vous pouvez également exclure des destinataires du groupe de destinataires d'origine pour le mode test. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Mode Test. 2. Si nécessaire, modifiez la liste des destinataires Enterprise. a. Dans la liste de navigation, cliquez sur Destinataires Enterprise. b. Sous "Destinataires de courrier électronique", dans le champ A, saisissez votre propre adresse de courrier électronique. Ce champ s'affiche uniquement s'il s'agit d'une publication de courrier électronique. BusinessObjects Enterprise envoie toutes les instances de publication de courrier électronique générées en mode test aux adresses électroniques spécifiées ici. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 77 3 3 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception c. Déplacez des utilisateurs ou des groupes de la liste Disponible vers la liste Sélectionné ou Exclu. 3. Si nécessaire, modifiez la liste des destinataires dynamiques. a. Dans la liste de navigation, cliquez sur Destinataires dynamiques. b. Sous "Destinataires de courrier électronique", dans le champ A, saisissez votre propre adresse de courrier électronique. Ce champ s'affiche uniquement s'il s'agit d'une publication de courrier électronique. BusinessObjects Enterprise envoie toutes les instances de publication de courrier électronique générées en mode test aux adresses électroniques spécifiées ici. c. Vérifiez que les colonnes mappées aux ID, noms et adresses électroniques des destinataires sont correctes. d. Sélectionnez ou décochez l'option Utiliser la liste entière. e. Si l'option Utiliser la liste entière n'est pas activée, déplacez les utilisateurs ou les groupes que vous voulez inclure ou exclure de la liste Disponible vers la liste Sélectionné ou Exclu. 4. Cliquez sur Tester. La publication est exécutée en mode test. Pour s'inscrire ou annuler son inscription à une publication Les destinataires Enterprise ayant les droits qui conviennent peuvent s'inscrire ou annuler leur inscription à une publication ou à des instances de publication. Par exemple, si l'exécution d'une publication est planifiée deux fois par semaine, les destinataires peuvent s'inscrire à la première instance et pas à la deuxième. Remarque : Les destinataires dynamiques ne peuvent pas s'inscrire et annuler leur inscription automatiquement. 1. Recherchez la publication et sélectionnez-la. 2. Dans le menu Actions, cliquez sur S'inscrire ou Annuler l'inscription. Si vous avez cliqué sur S'inscrire, vous faites dorénavant partie des destinataires de la publication. Si vous avez cliqué sur Annuler l'inscription, vous n'en faites plus partie. 78 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception Conseil : Pour s'inscrire ou annuler son inscription à des instances de publication, sélectionnez la publication et cliquez sur Actions > Historique. Sélectionnez l'instance de publication et cliquez sur Actions > S'inscrire ou Actions > Annuler l'inscription. Pour planifier l'exécution d'une publication Une fois la publication terminée et enregistrée, vous pouvez planifier son exécution. Pour planifier une publication, vous pouvez utiliser les paramètres configurés dans la section "Périodicité" ou en paramétrer de nouveaux. Vous pouvez également modifier les destinataires lors de chaque planification. 1. 2. 3. 4. 5. Fermez la page de conception de publication. Sélectionnez la publication. Cliquez sur Actions > Planifier. Vérifiez que les informations sur la périodicité sont exactes. Cliquez sur Planifier. La publication est exécutée selon les spécifications. Conseil : Si vous souhaitez visualiser la progression du travail de publication à mesure qu'il s'exécute, cliquez sur Actions > Historique. Dans la colonne Statut, cliquez sur le statut (Réussite, Echec ou Exécution en cours), puis cliquez sur le lien Visualiser le fichier journal au bas de la boîte de dialogue "Historique des publications". Rubriques associées • • Périodicité page 37 Options et paramètres d'exécution page 39 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 79 3 3 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception Visualisation des résultats de publication Visualisation des résultats d'une publication en tant qu'éditeur Pour visualiser les résultats d'une publication, vous disposez de plusieurs méthodes : Lors de l'exécution de la publication, vous pouvez accéder à l'historique de la publication, qui précise ses instances, ses heures d'exécution et si elle a réussi ou échoué. Dans la colonne Heure de l'instance, vous pouvez cliquer sur le lien d'une instance de publication pour visualiser les instances générées pour tous les destinataires lorsque la publication a été exécutée à cette heure. Conseil : Vous pouvez, à tout moment, accéder à l'historique d'une publication en sélectionnant cette dernière puis en accédant à Actions > Historique, dans InfoView ou la CMC. Visualisation des fichiers journaux des travaux de publication Les fichiers journaux peuvent s'avérer utiles lors d'un dépannage liée à une publication ou pour identifier les destinataires qui n'ont pas reçu les instances de publication. BusinessObjects Enterprise consigne les détails des travaux de publication lors de chaque traitement d'un lot d'instances de publication personnalisée, puis consolide ces détails sous la forme d'un ou de plusieurs fichiers journaux. La taille maximale d'un fichier journal est de 10 Mo et n'est pas configurable. Si vous exécutez une publication très volumineuse comportant de nombreux détails, l'instance de la publication peut comporter plusieurs fichiers journaux. Vous pouvez afficher les fichiers journaux d'une instance de publication de deux manières : • Pour visualiser le dernier fichier journal d'une série, cliquez sur Actions > Historique. Dans la colonne Statut, cliquez sur le statut (Réussite, Echec ou Exécution en cours), puis cliquez sur le lien Visualiser le fichier journal au bas de la boîte de dialogue "Historique des publications". Conseil : Vous pouvez également effectuer cette opération au cours de l'exécution de la publication. 80 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception • Pour visualiser tous les fichiers journaux, cliquez sur Actions > His torique. Dans la colonne Heure de l'instance, cliquez sur le lien de l'instance de la publication. Les fichiers journaux sont répertoriés d'après les instances personnalisées. Les fichiers journaux sont mis à jour avec de nouveaux détails toutes les deux minutes. Si votre travail de publication s'exécute depuis moins de deux minutes, le fichier journal peut avoir le statut Exécution en cours. Visualisation des résultats d'une publication en tant que destinataire Les différentes méthodes de visualisation d'une publication sont résumées dans le tableau ci-dessous. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 81 3 3 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception Destination Emplacement par défaut d'Enterprise Comment visualiser le résultat d'une publication En tant que destinataire, vous pouvez uniquement accéder à votre instance de publication personnalisée dans BusinessObjects Enterprise. Vous ne pouvez pas accédez aux instances de publication personnalisées d'autres destinataires. Remarque : Les destinataires dynamiques ne peuvent se connecter à BusinessObjects Enterprise pour visualiser les résultats d'une publication. 1. Lancez la CMC. • • Sous Windows, accédez à Démarrer > Programmes > Busin essObjects XI 3.1 > BusinessObjects Enterprise > Busines sObjects Enterprise Central Management Console. Vous pouvez aussi ouvrir votre navigateur Web et saisir : http://nom_du_serveur:port_de_connexion/CmcApp nom_du_serveur est le nom du CMS et port_de_connexion est le numéro de port de connexion spécifié lors de l'installation. Le numéro de port par défaut est 8080. 2. Saisissez vos références de connexion. • • • Dans le champ Système, vérifiez que le nom et le port du CMS sont exacts. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Dans la liste Authentification, sélectionnez le type d'authentification. 3. Cliquez sur Connexion. 4. Accédez à la zone "Dossiers", recherchez la publication et sélectionnez-la. 5. Cliquez sur Actions > Historique. 6. Cliquez sur le lien de la colonne Heure de l'instance. 7. Cliquez deux fois sur l'instance que vous souhaitez visualiser. Boîte de réception de Business Objects 82 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception Destination Comment visualiser le résultat d'une publication Remarque : Les destinataires dynamiques ne peuvent pas se connecter à InfoView pour visualiser les résultats d'une publication. 1. Lancez InfoView. • • Sous Windows, accédez à Démarrer > Programmes > Busin essObjects XI 3.1 > BusinessObjects Enterprise > Busines sObjects Enterprise Java InfoView ou BusinessObjects Enterprise .NET InfoView. Vous pouvez aussi ouvrir votre navigateur Web et saisir : • Java InfoView http://nom_du_serveur:port_de_connexion/In foViewApp nom_du_serveur est le nom du CMS et port_de_connexion est le numéro de port de connexion spécifié lors de l'installation. Le numéro de port par défaut est 8080. • .NET InfoView http://nom_du_serveur/InfoViewApp/logon.aspx 2. Saisissez vos références de connexion. • • • Dans le champ Système, vérifiez que le nom du CMS est correct. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Dans la liste Authentification, sélectionnez le type d'authentification. 3. Cliquez sur Connexion. 4. Cliquez sur Ma boîte de réception. 5. Cliquez deux fois sur l'instance que vous souhaitez visualiser. Courrier électronique Connectez-vous à votre compte de courrier électronique pour visualiser le contenu de publication intégré ou télécharger les pièces jointes. Serveur FTP Connectez-vous à l'hôte FTP. Disque local Recherchez l'emplacement spécifié lors de la conception de la publication. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 83 3 3 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception Pour redistribuer une instance de publication Vous pouvez redistribuer les instances de publication réussies aux destinataires Enterprise ou dynamiques spécifiés pour l'exécution initiale de la publication. Cette fonction peut s'avérer utile pour renvoyer une instance à un destinataire sans pour autant exécuter à nouveau toute la publication. 1. Recherchez la publication et sélectionnez-la. 2. Cliquez sur Actions > Historique. L'historique de la publication s'affiche. 3. Sélectionnez une instance de publication réussie. 4. Cliquez sur Actions > Redistribuer. 5. Sélectionnez les destinataires des instances redistribuées. Remarque : Vous pouvez uniquement sélectionner des destinataires spécifiés lors de l'exécution initiale de la publication. Eux seuls peuvent recevoir des instances redistribuées. • Pour redistribuer une instance à un destinataire Enterprise : a. Développez Destinataires Enterprise. b. Déplacez le destinataire Enterprise de la liste Disponible vers la liste Sélectionné. • Pour redistribuer une instance à un destinataire dynamique : a. Développez Destinataires dynamiques. b. Vérifiez que les colonnes mappées aux ID, noms et adresses électroniques des destinataires sont correctes. c. Pour redistribuer la publication à tous les destinataires dynamiques, sélectionnez Utiliser la liste entière. Autrement, décochez cette option. d. Déplacez le destinataire dynamique de la liste Disponible vers la liste Sélectionné. 6. Cliquez sur Redistribuer. L'historique de la publication s'affiche et le statut de l'instance que vous avez choisi de redistribuer est Exécution. La date affichée dans la colonne Heure de l'instance est mise à jour. Elle correspond maintenant à l'heure de redistribution. 84 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception Pour retenter une publication suite à un échec Avant toute chose, il est recommandé de rechercher dans le fichier journal l'instance de publication ayant échoué, de corriger les erreurs éventuelles et de replanifier la publication. 1. Sélectionnez la publication dont une instance a échoué. 2. Cliquez sur Actions > Historique. L'historique de la publication s'affiche. 3. Sélectionnez l'instance en échec. 4. Cliquez sur Actions > Réessayer. Le statut de l'instance devient Exécution. Si la publication échoue de nouveau, consultez le nouveau fichier journal et corrigez les erreurs éventuelles. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 85 3 3 Utilisation des publications Tâches de publication post-conception 86 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de rapports Crystal 4 4 Publication de rapports Crystal A propos de la publication de rapports Crystal A propos de la publication de rapports Crystal Les tâches de cette section concernent les publications de rapports Crystal. Vous pouvez effectuer les tâches suivantes avec des rapports Crystal en publication : • • • • • Personnaliser les rapport Crystal à partir des paramètres, profils ou valeurs d'une source de destinataires dynamiques. Définir des règles de livraison pour le traitement conditionnel d'une publication. Fusionner des rapports Crystal en un fichier PDF et mettre en forme ce dernier. Définir les options d'impression activées lors de l'exécution de la publication. Configurer des paramètres et des informations de connexion à la base de données pour les rapports Crystal. Pour en savoir plus sur les tâches générales de publication, voir le chapitre Utilisation des publications. Personnalisation de rapports Crystal Pour personnaliser un rapport Crystal à l'aide des valeurs de paramètre Remarque : Pour pouvoir effectuer cette tâche, le rapport Crystal doit comporter des paramètres. La section "Personnalisation" permet de personnaliser un rapport Crystal en fonction des valeurs de paramètre prédéfinies pour chaque destinataire. Les personnalisations basées sur des valeurs de paramètre peuvent être remplacées par d'autres méthodes de personnalisation. Par exemple, lorsqu'un profil est mis en correspondance avec un paramètre et que la valeur du profil d'un destinataire Enterprise est en conflit avec la valeur du paramètre, la valeur du profil remplace la valeur du paramètre lors de 88 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de rapports Crystal Personnalisation de rapports Crystal l'exécution de la publication. De même, lorsqu'une valeur de personnalisation dans la source de destinataires dynamiques et une valeur de paramètre d'un destinataire dynamique sont en conflit, la valeur de paramètre est remplacée lors de l'exécution de la publication. Remarque : Il est recommandé de personnaliser, si possible, les rapports Crystal avec des cibles de profil locales. La personnalisation des paramètres repose sur une extraction de base de données par destinataire lorsque le paramètre est utilisé dans une formule de sélection d'enregistrements, une commande, une table ou une procédure enregistrée. Cela peut augmenter le temps de traitement de la publication. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Personnalisation. 2. Dans la zone "Paramètres", vérifiez que les valeurs par défaut des paramètres répertoriés sont corrects. Si vous souhaitez modifier une valeur par défaut, cliquez sur le bouton Modifier en regard de la valeur du paramètre. Sélectionnez ou saisissez une valeur de paramètre et cliquez sur OK. 3. Si vous souhaitez remplacer la personnalisation du paramètre par défaut par les valeurs de profil du destinataire Enterprise, choisissez un profil dans la liste figurant dans la colonne Mappage des destinataires Enterprise. Remarque : • • Cette option s'affiche uniquement si la publication est destinée à des destinataires Enterprise. Si vous utilisez uniquement les valeurs de paramètre par défaut pour personnaliser un rapport, il est recommandé d'attribuer à Mappage des destinataires Enterprise la valeur Par défaut. 4. Si vous souhaitez remplacer la personnalisation des paramètres par défaut par les valeurs de personnalisation du destinataire dynamique, choisissez une colonne source de destinataires dynamiques dans la liste figurant dans la colonne Mappage des destinataires Enterprise. Remarque : • • Cette option s'affiche uniquement si la publication est destinée à des destinataires dynamiques. Si vous utilisez uniquement les valeurs de paramètre par défaut pour personnaliser un rapport, il est recommandé d'attribuer à Mappage des destinataires Enterprise la valeur Non spécifié. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 89 4 4 Publication de rapports Crystal Personnalisation de rapports Crystal Pour personnaliser un rapport Crystal à l'aide du filtrage de champs Cette tâche permet de personnaliser un rapport Crystal en filtrant l'un de ses champs. Lorsque vous utilisez des filtres, une formule de sélection ViewTime est ajoutée au rapport pour filtrer les données. Cette formule est appliquée lorsque la publication est exécutée mais n'est pas enregistrée dans le rapport. Vous pouvez filtrer plusieurs champs d'un rapport Crystal. Remarque : Les valeurs de profil statiques peuvent filtrer les champs de chaîne uniquement dans les rapports Crystal. Pour filtrer d'autres types de champ, utilisez les valeurs de profil d'expression. Si vous mappez un type de champ incorrect au profil, la personnalisation échoue. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Personnalisation. 2. Dans la zone "Filtres", choisissez un champ de rapport Crystal dans la liste de la colonne Champ de rapport. La liste des champs disponibles regroupe tous les champs de base de données et les formules récurrentes du rapport principal ou des sous-rapports qui ne sont pas à la demande. 3. Choisissez un profil dans la liste de la colonne Mappage de destinataires Enterprise. Ce paramètre met en correspondance le champ de rapport et les valeurs de profil définies pour les destinataires Enterprise. Remarque : Cette option s'affiche uniquement si la publication est destinée à des destinataires Enterprise. 4. Choisissez une colonne de la source de destinataires dynamiques dans la liste de la colonne Mappage de destinataires dynamiques. Ce paramètre met en correspondance le champ de rapport et la colonne de la source de destinataires dynamiques dans laquelle figurent les valeurs correspondantes. Remarque : Cette option s'affiche uniquement si la publication est destinée à des destinataires dynamiques. 90 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de rapports Crystal Définition de règles de livraison pour les rapports Crystal 5. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque champ de rapport à filtrer. Rubriques associées • • • Personnalisation page 27 Utilisation des profils page 29 Cibles de profil et valeurs de profil page 29 Définition de règles de livraison pour les rapports Crystal Pour définir une règle de livraison générale pour un rapport Crystal Remarque : Le rapport Crystal concerné doit contenir une alerte. Les règles de livraison générales déterminent si une publication sera traitée et livrée à tous les destinataires. Vous pouvez définir une règle de livraison générale pour un rapport Crystal dans le système BusinessObjects Enterprise. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Règles de livraison. 2. Dans la zone "Règle de livraison générale", cliquez sur Parcourir. Une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre de sélectionner le rapport Crystal concerné par la règle de livraison générale. 3. Recherchez le rapport Crystal, sélectionnez-le et cliquez sur OK. La boîte de dialogue se ferme. 4. Dans la liste Condition, sélectionnez la valeur d'alerte requise pour le rapport pour que les conditions de la règle de livraison générale soient remplies. Rubriques associées • • Règles de livraison page 18 Pour définir une règle de livraison aux destinataires pour un rapport Crystal page 92 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 91 4 4 Publication de rapports Crystal Définition de règles de livraison pour les rapports Crystal Pour définir une règle de livraison aux destinataires pour un rapport Crystal Les règles de livraison aux destinataires indiquent si une publication est remise à un destinataire donné après le traitement et la personnalisation. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Règles de livraison. 2. Dans la zone "Règle de livraison aux destinataires", cliquez sur Livrer les documents individuels si la condition est remplie ou sur Livrer tous les documents uniquement si toutes les conditions sont remplies. 3. Dans la liste en regard de chaque rapport, spécifiez la condition à remplir pour que la publication soit remise. Les paramètres de règle de livraison par défaut sont décrits dans le tableau ci-dessous : Si un rapport comporte des alertes, les options basées sur des valeurs d'alerte sont également disponibles. Option de règle de livraison Description Toujours livrer Le rapport est systématiquement remis au destinataire. Ne jamais livrer Le rapport n'est jamais remis au destinataire. Cette option peut s'avérer utile si vous voulez exclure un rapport Crystal d'une exécution spécifique de publication sans pour autant modifier la conception de la publication toute entière. Ne livrer que si le rap- Le rapport est remis au destinataire uniquement port contient des s'il contient des données pour ce destinataire après données la personnalisation. Cette option peut s'avérer utile si vous voulez réduire la charge de traitement des publications volumineuses. Rubriques associées • 92 Règles de livraison page 18 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de rapports Crystal Fusion de fichiers PDF pour les rapports Crystal • Pour définir une règle de livraison générale pour un rapport Crystal page 91 Fusion de fichiers PDF pour les rapports Crystal Dans un but de simplification, vous pouvez fusionner des instances PDF de rapports Crystal et des documents PDF statiques de façon à obtenir un seul document PDF à transmettre aux destinataires. Les documents source statiques qui ne sont pas au format PDF ne peuvent pas faire partie d'un fichier PDF fusionné. Tous les documents source PDF statiques peuvent faire partie d'un fichier PDF fusionné. Vous pouvez également effectuer les opérations suivantes avec un fichier PDF fusionné : • • • • Ajouter et mettre en forme une table des matières. Insérer des numéros de page. Ajouter des mots de passe d'utilisateur et de propriétaire pour pouvoir afficher et modifier le fichier PDF. Limiter le champ d'action des destinataires sur le fichier PDF. Pour mettre en forme un document PDF fusionné Avant de commencer, vérifiez les points suivants : • • • • Les rapports Crystal que vous voulez inclure dans le PDF fusionné comportent des titres. Pour définir le titre d'un rapport, ouvrez le rapport dans Crystal Reports et sélectionnez Fichier > Propriétés du rapport. Sous l'onglet Résumé, dans le champ Titre, saisissez le titre du rapport. Enregistrez le rapport et réexportez-le dans le référentiel. Dans la section "Documents source", les rapports Crystal et les documents PDF que vous voulez fusionner apparaissent dans l'ordre. Dans la section "Formats", l'option PDF est sélectionnée pour chaque rapport Crystal à inclure dans le fichier PDF fusionné. Dans la section "Destination", l'option Fusionner le PDF exporté est sélectionnée pour chaque destination du fichier PDF fusionné. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 93 4 4 Publication de rapports Crystal Fusion de fichiers PDF pour les rapports Crystal Les options de la section Options de fichiers PDF fusionnés permettent de personnaliser l'instance de fichiers PDF fusionnés générée à partir d'une publication de rapport Crystal. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Options de fichiers PDF fusionnés. 2. Créez et mettez en forme la table des matières du fichier PDF fusionné. Remarque : Pour activer cette option de mise en forme, sélectionnez un rapport Crystal dans la liste "Titre" de la section Formats. Désélectionnez l'option Utiliser les options d'exportation définies dans le rapport et sélectionnez Créer des signets à partir de l'arborescence des groupes. Si vous ne le faites pas, le rapport Crystal ne s'affiche pas dans la table des matières du fichier PDF fusionné. a. Sélectionnez Créer une table des matières. Les options de mise en forme de la table des matières sont disponibles. b. Dans le champ Titre, saisissez le titre de la table des matières. c. Choisissez la police, la taille (en points) et la couleur de la police du titre et des éléments de la table des matières. 3. Définissez les options de numérotation des pages du fichier PDF fusionné. a. Sélectionnez Appliquer les numéros de page. Les options de numérotation des pages sont disponibles. b. Dans le champ Format de nombre, saisissez le format d'affichage des numéros de page choisi. Le format est défini par défaut sur Page &p sur &P. Si vous modifiez ce format, vous devez tout de même utiliser comme espaces réservés p pour le numéro de la page active et P pour le nombre total de pages. c. Dans la liste Emplacement des numéros, sélectionnez l'orientation des numéros de page du fichier PDF fusionné. d. Choisissez la police, la taille (en points) et la couleur de la police des numéros de page. e. Si vous souhaitez que la table des matières comporte des numéros de page, sélectionnez Appliquer les numéros de page à la table des matières. 4. Définissez les références de connexion des destinataires et leurs autorisations en matière d'actions. a. Dans le champ Mot de passe utilisateur, saisissez le mot de passe qui permettra aux destinataires d'afficher le fichier PDF fusionné. 94 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de rapports Crystal Autres tâches de conception liées à la publication de rapports Crystal b. Dans le champ Mot de passe du propriétaire, saisissez le mot de passe qui permettra aux destinataires de modifier le fichier PDF fusionné. c. Sélectionnez ou désélectionnez les cases appropriées pour définir les autorisations des destinataires. Ces autorisations sont résumées dans le tableau suivant. Option Description Autoriser l'impression Cette option permet aux destinataires d'imprimer le fichier PDF. Autoriser la modification de contenu Cette option permet aux destinataires de modifier le fichier PDF. Autoriser les copier- Cette option permet aux destinataires d'utiliser coller le copier-coller dans le document PDF. Autoriser la Cette option permet aux destinataires de modifier modification des an- les annotations du fichier PDF. notations Autres tâches de conception liées à la publication de rapports Crystal Pour définir les options d'impression d'un rapport Crystal dans une publication Si vous voulez utiliser l'imprimante par défaut, vérifiez qu'elle est correctement installée et configurée. Remarque : Le Crystal Reports Job Server doit s'exécuter dans un compte disposant de suffisamment de droits d'accès à l'imprimante que vous spécifiez. Pour en savoir plus, voir le chapitre “Gestion et configuration des serveurs” du Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 95 4 4 Publication de rapports Crystal Autres tâches de conception liées à la publication de rapports Crystal Vous pouvez choisir d'imprimer des instances au format de rapport Crystal chaque fois que la publication est exécutée avec l'imprimante par défaut du Crystal Reports Job Server ou une autre imprimante. BusinessObjects Enterprise imprime les instances après la personnalisation de la publication et avant sa livraison. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Paramètres d'impression. 2. Dans la liste Titre, sélectionnez le rapport Crystal que vous voulez imprimer pendant l'exécution de la publication. 3. Sélectionnez Imprimer des rapports Crystal. 4. Laissez Imprimante par défaut sélectionné si vous souhaitez imprimer sur l'imprimante par défaut du Job Server ; sinon, sélectionnez Spécifier une imprimante. 5. Saisissez le chemin et le nom de l'imprimante. • Si votre Job Server utilise Windows, dans le champ Spécifier une imprimante, saisissez : \\serveurimpression\nomimprimante Ici, serveurimpression est le nom de votre serveur d'impression et nomimprimante est le nom de votre imprimante. • Si votre Job Server est exécuté sous UNIX, dans le champ Spécifier une imprimante, saisissez la commande d'impression que vous utilisez normalement. Par exemple, saisissez : lp -dnomimprimante Remarque : Assurez-vous que l'imprimante que vous utilisez (sous UNIX) est “affichée” et non “masquée”. 6. Sélectionnez le nombre de copies et la plage de pages à imprimer. 7. Définissez les options d'assemblage et de mise à l'échelle de la page. 8. Pour centrer le contenu du rapport sur la page, sélectionnez Centrer la page. 9. Si le rapport Crystal est large et que vous voulez l'imprimer sur une page, sélectionnez Ajuster les pages horizontales dans une page. 96 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de rapports Crystal Autres tâches de conception liées à la publication de rapports Crystal Pour configurer les informations de connexion à la base de données d'un rapport Crystal Avant toute chose, il est recommandé de vérifier que les paramètres de base de données du rapport Crystal sont corrects. Dans la zone "Dossiers" de la CMC, sélectionnez le rapport Crystal et accédez à Gérer > Paramètres par défaut > Configuration de la base de données pour vérifier les informations de la base de données ou en saisir de nouvelles. Parfois, il peut s'avérer nécessaire de modifier dans le rapport Crystal lui-même les informations de source de données auxquelles il renvoie. Pour cela, ouvrez le rapport Crystal dans Crystal Reports et accédez à Base de données > Définir l'emplacement de la source de données. Dans la boîte de dialogue "Définir l'emplacement de la source de données", sélectionnez ou créez une connexion. Cette tâche permet de modifier les informations de connexion à la base de données à laquelle les destinataires doivent se connecter pour actualiser les données du rapport Crystal. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Connexion à la base de données. 2. Dans la liste Titre, sélectionnez un rapport Crystal. Les informations de base de données du rapport Crystal s'affichent sous la liste Titre. 3. Vérifiez que les informations des champs Serveur de base de données et Base de données sont correctes. 4. Dans le champ Utilisateur, saisissez le nom d'utilisateur qui permet aux destinataires de se connecter. 5. Dans le champ Mot de passe, saisissez un mot de passe. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 97 4 4 Publication de rapports Crystal Autres tâches de conception liées à la publication de rapports Crystal 98 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de documents Desktop Intelligence 5 5 Publication de documents Desktop Intelligence A propos de la publication de documents Desktop Intelligence. A propos de la publication de documents Desktop Intelligence. Les tâches décrites dans ce chapitre concernent uniquement la publication de documents Desktop Intelligence. La publication de documents Desktop Intelligence permet de : • • • Personnaliser les données auxquelles les destinataires ont accès à l'aide de cibles de profil locales ou globales. Définir des règles de livraison pour que le traitement et la livraison soient soumis à certaines conditions. Modifier la valeur d'invite par défaut d'un document Desktop Intelligence. Pour en savoir plus sur les tâches générales de publication, voir le chapitre Utilisation des publications. Personnalisation de documents Desktop Intelligence Pour personnaliser un document Desktop Intelligence à l'aide d'une cible de profil globale Remarque : Pour que vous puissiez utiliser cette option de personnalisation, le profil spécifié doit avoir une cible de profil globale. La zone "Profils généraux" de la section "Personnalisation", permet de personnaliser un document Desktop Intelligence pour des destinataires Enterprise en filtrant une cible de profil globale. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Personnalisation. 2. Dans la zone "Profils généraux", sélectionnez un profil dans la liste de la colonne Mappage des destinataires Enterprise. Ce paramètre mappe le document Desktop Intelligence au champ d'univers (la cible de profil globale) filtré par les destinataires Enterprise. 100 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de documents Desktop Intelligence Personnalisation de documents Desktop Intelligence Rubriques associées • • • Personnalisation page 27 Utilisation des profils page 29 Cibles de profil et valeurs de profil page 29 Pour personnaliser un document Desktop Intelligence à l'aide du filtrage de champs Cette tâche permet de personnaliser un document Desktop Intelligence en filtrant un champ du document. Remarque : Les valeurs de profil à valeur statique peuvent filtrer des champs de type chaîne uniquement dans les documents source. Pour filtrer d'autres types de champ, utilisez les valeurs de profil d'expression. Si vous mappez un type de champ incorrect au profil, la personnalisation échoue. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Personnalisation. 2. Cliquez sur Ajouter, puis tapez un nom de champ dans la colonne Champ de rapport. Remarque : Vous devez saisir le nom de champ tel qu'il apparaît dans le document Desktop Intelligence sans quoi la personnalisation échouera. 3. Choisissez un profil dans la liste de la colonne Mappage de destinataires Enterprise. Ce paramètre mappe le champ aux valeurs de profil définies pour les destinataires Enterprise. 4. Choisissez une colonne de la source de destinataires dynamiques dans la liste de la colonne Mappage de destinataires dynamiques. Ce paramètre mappe le champ du document Desktop Intelligence à une colonne de la source de destinataires dynamiques dans laquelle figurent les valeurs correspondantes. 5. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque champ de rapport à filtrer. Rubriques associées • • Personnalisation page 27 Utilisation des profils page 29 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 101 5 5 Publication de documents Desktop Intelligence Personnalisation de documents Desktop Intelligence • • Cibles de profil et valeurs de profil page 29 Filtrage des documents Desktop Intelligence au niveau d'une requête ou d'un cube page 102 Filtrage des documents Desktop Intelligence au niveau d'une requête ou d'un cube Les paramètres définis dans la section "Personnalisation" et la méthode d'éclatement des rapports sélectionnée dans la section "Avancé" peuvent être utilisés conjointement pour personnaliser le document Desktop Intelligence au niveau d'un cube ou d'une requête. Les différentes combinaisons de ces paramètres et de cette méthode sont résumées dans le tableau suivant : 102 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de documents Desktop Intelligence Personnalisation de documents Desktop Intelligence Au Méthode Paramètre de la section Personniveau d'éclatement des nalisation du filtre rapports Cube Une extraction Dans le champ de la colonne de base de données pour tous Champ de rapport, saisissez le les destinataires nom d'une variable ou un objet. Requête Une extraction de base de données pour chaque lot de destinataires Autres informations Les références de connexion à la source de données de l'éditeur sont utilisées pour l'actualisation des données. Une seule actualisation de données a lieu. Il ne peut y avoir aucune surcharge de connexion à un univers. Dans le champ de la colonne Champ de rapport, saisissez nom_classe.nom_objet si le document utilise un univers ou nom_univers.nom_classe.nom_ob jet si le document utilise plusieurs univers. Les références de connexion à la source de données de l'éditeur sont utilisées pour l'actualisation des données. Plusieurs actualisations de données ont lieu. Il ne peut y avoir aucune surIci, nom_univers représente charge de connexion à un l'univers, nom_classe la classe et univers. nom_objet l'objet. Requête Une extraction Dans le champ de la colonne de base de données par destin- Champ de rapport, saisissez nom_classe.nom_objet si le ataire Les références de connexion à la source de données du destinataire sont utilisées pour l'acdocument utilise un univers ou nom_univers.nom_classe.nom_ob tualisation des données. jet si le document utilise plusieurs Plusieurs actualisations de données ont lieu. Il peut y univers. avoir des surcharges de Ici, nom_univers représente connexion à un univers. l'univers, nom_classe la classe et nom_objet l'objet. Rubriques associées Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 103 5 5 Publication de documents Desktop Intelligence Personnalisation de documents Desktop Intelligence • • • Personnalisation page 27 Eclatement des rapports page 16 Pour personnaliser un document Desktop Intelligence à l'aide du filtrage de champs page 101 Opérateurs pris en charge pour les valeurs de profil d'expression Desktop Intelligence Vous pouvez utiliser des valeurs de profil d'expression avec n'importe quelle méthode d'éclatement de rapport pour personnaliser les documents Desktop Intelligence. Le tableau suivant répertorie les opérateurs pouvant être utilisés dans les valeurs de profil d'expression pour les documents Desktop Intelligence. Pour en savoir plus sur la création et la gestion de profils, voir le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Remarque : Les opérateurs complexes tels que ET ou OU ne sont pas pris en charge dans les valeurs de profil d'expression Desktop Intelligence si vous sélectionnez Une extraction de base de données pour chaque lot de destinataires ou Une extraction de base de données par destinataire. Toutefois, ils sont pris en charge si vous sélectionnez Une extraction de données pour tous les destinataires. 104 Opérateur Description > Supérieur à >= Supérieur ou égal à < Inférieur à <= Inférieur ou égal à <> Différent de Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de documents Desktop Intelligence Définition de règles de livraison pour les documents Desktop Intelligence Opérateur Description = Egal à InList DansListe (opérateur) Between Entre (opérateur) Définition de règles de livraison pour les documents Desktop Intelligence Pour définir une règle de livraison générale pour un document Desktop Intelligence Les règles de livraison générales déterminent si une publication sera traitée et livrée à tous les destinataires. Vous pouvez définir une règle de livraison générale pour l'un des documents source Desktop Intelligence de la publication ou pour un document Desktop Intelligence qui ne fait pas partie de la publication (par exemple, une source de destinataires dynamiques). Pour en savoir plus sur la syntaxe Desktop Intelligence, voir l'Aide en ligne de Desktop Intelligence. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Règles de livraison. 2. Dans la zone "Règle de livraison générale", cliquez sur Parcourir. Une boîte de dialogue s'affiche pour vous permettre de sélectionner le document Desktop Intelligence concerné par la règle de livraison générale. 3. Recherchez le document Desktop Intelligence, sélectionnez-le dans le volet de droite et cliquez sur OK. La boîte de dialogue se ferme. 4. Dans le champ Condition, saisissez une expression de formule Desktop Intelligence qui doit être valide pour que les conditions de la règle de livraison générale soient remplies. Rubriques associées • Règles de livraison page 18 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 105 5 5 Publication de documents Desktop Intelligence Autres tâches de conception liées à la publication de documents Desktop Intelligence • Pour définir une règle de livraison aux destinataires pour un document Desktop Intelligence page 106 Pour définir une règle de livraison aux destinataires pour un document Desktop Intelligence Les règles de livraison aux destinataires indiquent si une publication est remise à un destinataire donné après le traitement et la personnalisation. Vous pouvez définir des règles de livraison aux destinataires pour plusieurs documents Desktop Intelligence. Pour en savoir plus sur la syntaxe Desktop Intelligence, voir l'Aide en ligne de Desktop Intelligence. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Règles de livraison. 2. Dans le champ Condition, saisissez une expression de formule Desktop Intelligence qui doit être valide pour que les conditions de la règle de livraison générale soient remplies. Rubriques associées • • Règles de livraison page 18 Pour définir une règle de livraison générale pour un document Desktop Intelligence page 105 Autres tâches de conception liées à la publication de documents Desktop Intelligence Pour modifier la valeur d'invite d'un document Desktop Intelligence Remarque : Le document Desktop Intelligence doit contenir une valeur d'invite. Cette tâche est facultative. Vous pouvez conserver la valeur d'invite prédéfinie du document Desktop Intelligence. Si la valeur d'invite n'est pas définie et que vous publiez le document Desktop Intelligence dans son format d'origine, 106 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de documents Desktop Intelligence Autres tâches de conception liées à la publication de documents Desktop Intelligence les destinataires seront invités à saisir une valeur d'invite lorsqu'ils visualiseront le rapport. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Invites. Remarque : Seuls les documents Desktop Intelligence ayant des invites s'affichent. 2. Cliquez sur Modifier. La boîte de dialogue "Invites" s'affiche. 3. Cliquez sur Actualiser les valeurs. Une liste de valeurs d'invite possibles s'affiche à gauche. 4. Déplacez une ou plusieurs valeurs d'invite de la liste de gauche vers celle de droite. 5. Cliquez sur Appliquer. La boîte de dialogue "Invites" se ferme et la liste de valeurs d'invite est mise à jour. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 107 5 5 Publication de documents Desktop Intelligence Autres tâches de conception liées à la publication de documents Desktop Intelligence 108 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de documents Web Intelligence 6 6 Publication de documents Web Intelligence A propos de la publication de documents Web Intelligence A propos de la publication de documents Web Intelligence Les tâches décrites dans ce chapitre concernent uniquement la publication des documents Web Intelligence. La publication de documents Web Intelligence permet de : • • Personnaliser les données vues par les destinataires à l'aide de cibles de profil locales ou globales. Modifier la valeur d'invite par défaut d'un document Web Intelligence. Pour en savoir plus sur les tâches générales de publication, voir le chapitre Utilisation des publications. Personnalisation de documents Web Intelligence Pour personnaliser un document Web Intelligence à l'aide d'une cible de profil globale Remarque : Pour que vous puissiez utiliser cette option de personnalisation, le profil spécifié doit avoir une cible de profil globale. La zone "Profils généraux" de la section "Personnalisation" permet de personnaliser un document Web Intelligence pour des destinataires Enterprise en filtrant une cible de profil globale. Conseil : Si vous utilisez les options de personnalisation de la zone "Profils généraux", il est inutile d'utiliser celles de la zone "Filtres". 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Personnalisation. 2. Dans la zone "Profils généraux", sélectionnez un profil dans la liste de la colonne Mappage des destinataires Enterprise. Ce paramètre mappe le document Web Intelligence au champ d'univers (la cible de profil globale) filtré par les destinataires Enterprise. 110 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Publication de documents Web Intelligence Personnalisation de documents Web Intelligence Rubriques associées • • • Personnalisation page 27 Utilisation des profils page 29 Cibles de profil et valeurs de profil page 29 Pour personnaliser un document Web Intelligence à l'aide du filtrage de champs Cette tâche permet de personnaliser un document Web Intelligence en filtrant un champ du document. Remarque : Les valeurs de profil à valeur statique peuvent filtrer des champs de type chaîne uniquement dans les documents source. Pour filtrer d'autres types de champ, utilisez les valeurs de profil d'expression. Si vous mappez un type de champ incorrect au profil, la personnalisation échoue. 1. Dans la liste de navigation, cliquez sur Personnalisation. 2. Dans la zone "Profils locaux", choisissez un champ dans la liste de la colonne Champ de rapport. 3. Choisissez un profil dans la liste de la colonne Mappage de destinataires Enterprise. Ce paramètre met en correspondance le champ de rapport et les valeurs de profil définies pour les destinataires Enterprise. 4. Choisissez une colonne de la source de destinataires dynamiques dans la liste de la colonne Mappage de destinataires dynamiques. Ce paramètre met en correspondance le champ du document source et une colonne de la source de destinataires dynamiques dans laquelle figurent les valeurs correspondantes. 5. Répétez les étapes 2 à 4 pour chaque champ de rapport à filtrer. Rubriques associées • • • Personnalisation page 27 Utilisation des profils page 29 Cibles de profil et valeurs de profil page 29 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 111 6 6 Publication de documents Web Intelligence Autres tâches de conception liées à la publication de documents Web Intelligence Autres tâches de conception liées à la publication de documents Web Intelligence Pour modifier la valeur d'invite d'un document Web Intelligence Remarque : Le document Web Intelligence doit contenir une valeur d'invite. Cette tâche est facultative. Vous pouvez conserver la valeur d'invite prédéfinie du document Web Intelligence ou modifier la liste de valeurs d'invite. 1. Dans la liste de navigation, développez Options supplémentaires, puis cliquez sur Invites. Remarque : Seuls les documents Web Intelligence ayant des invites s'affichent. 2. Cliquez sur Modifier. La boîte de dialogue "Invites" s'affiche. 3. Cliquez sur Actualiser les valeurs. Une liste de valeurs d'invite possibles s'affiche à gauche. 4. Déplacez une ou plusieurs valeurs d'invite de la liste de gauche vers celle de droite. 5. Cliquez sur Appliquer. La boîte de dialogue "Invites" se ferme et la liste de valeurs d'invite est mise à jour. 112 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Recommandations et dépannage liés aux publications 7 7 Recommandations et dépannage liés aux publications Recommandations sur l'ajout de documents source Recommandations sur l'ajout de documents source Cette section présente des recommandations sur l'ajout de documents à contenu dynamique dans des publications. Utilisez les fichiers journaux de publication pour corriger les erreurs des publications ayant échoué. Lorsque vous planifiez l'exécution de publications, les fichiers journaux générés enregistrent les erreurs qui peuvent se produire lors du traitement des publications. Pour afficher tous les fichiers journaux d'une instance de publication, cliquez sur Actions > Historique. Dans la page "Historique", cliquez sur le lien de l'instance dans la colonne Heure de l'instance. Si vous utilisez la personnalisation des paramètres pour les rapports Crystal, attribuez aux paramètres leurs valeurs par défaut. La personnalisation des paramètres peut entraîner de moins bonnes performances de publication. Il est fortement recommandé de personnaliser les publications de rapport Crystal en mappant les champs aux profils de destinataires Enterprise ou aux valeurs de personnalisation des destinataires dynamiques. Cependant, si vous avez besoin de personnaliser des rapports Crystal à l'aide des paramètres, définissez les paramètres de la section "Personnalisation " sur Par défaut. Visualisez et planifiez individuellement les documents à contenu dynamique avant de les ajouter à une publication. Si vous réussissez à visualiser et à planifier les documents à contenu dynamique, la connexion à la source de données fonctionne correctement et les données des documents source peuvent être actualisées lorsque la publication est planifiée. Dans le cas contraire, vérifiez que les paramètres de connexion à la source de données sont corrects. Le tableau suivant résume les points de contrôle des paramètres. 114 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Recommandations et dépannage liés aux publications Recommandations sur l'utilisation de sources de destinataires dynamiques Type du document Comment vérifier les paramètres de connexion à la source de données Rapport Crystal Dans la CMC, sélectionnez le rapport Crystal et accédez à Gérer > Paramètres par défaut. Dans la boîte de dialogue "Paramètres par défaut", cliquez sur Configuration de la base de données dans la liste de navigation. Document Desk- Dans la CMC, sélectionnez le document Desktop Intelligence top Intelligence et accédez à Gérer > Paramètres par défaut. Dans la boîte de dialogue "Paramètres par défaut", cliquez sur Univers du rapport dans la liste de navigation. Document Web Dans la CMC, sélectionnez le document Web Intelligence et Intelligence accédez à Gérer > Paramètres par défaut. Dans la boîte de dialogue "Paramètres par défaut", cliquez sur Univers du rapport dans la liste de navigation. Dans certains cas, il se peut que vous deviez ouvrir le document à contenu dynamique dans le concepteur approprié pour configurer la connexion à la source de données et exporter de nouveau le fichier dans le référentiel du CMS pour remplacer la copie précédente. Pour en savoir plus sur la configuration des connexions à la source de données des documents à contenu dynamique, voir les guides suivants : • • • Aide en ligne de Crystal Reports Aide en ligne de Desktop Intelligence Aide en ligne de Web Intelligence Rich Client Evitez d'actualiser les données lorsque ce n'est pas nécessaire. S'il est inutile d'actualiser les données pour un document à contenu dynamique, décochez la case "Actualiser au moment de l'exécution" correspondant au document dans la section Documents source. Cela améliore les performances de publication globales. Recommandations sur l'utilisation de sources de destinataires dynamiques Cette section présente des recommandations sur l'utilisation de sources de destinataires dynamiques. Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 115 7 7 Recommandations et dépannage liés aux publications Recommandations sur l'utilisation de sources de destinataires dynamiques Triez les sources de destinataires dynamiques en fonction de l'ID destinataire. En général, il est recommandé de trier les sources de destinataires dynamiques d'après la colonne des ID de destinataires. Cette recommandation concerne particulièrement l'exécution de publications volumineuses et les cas où l'option Une extraction de base de données pour chaque lot de destinataires est activée car cela peut diminuer le nombre de livraisons pour les destinataires ayant plusieurs valeurs de personnalisation. Pour les sources de destinataires dynamiques des rapports Crystal, vérifiez que les informations de configuration de la base de données sont correctes. Dans la CMC, sélectionnez la source de destinataires dynamiques et accédez à Gérer > Paramètres par défaut pour vérifier les points suivants : • • Dans la section "Configuration de la base de données", les informations de connexion à la base de données sont correctes et l'option Utiliser les mêmes références de connexion à la base de données que lors de l'exécution du rapport est activée. Dans la section "Paramètres", tous les paramètres ont des valeurs et toutes les cases Demander lors de la visualisation sont décochées. Si vous utilisez les sources de destinataires dynamiques des rapports Crystal, consultez votre administrateur afin de vous assurer que votre RAS (Report Application Server) est correctement configuré. Il doit être configuré pour lire un nombre d'enregistrements de base de données au moins équivalent au nombre de destinataires de la source de destinataires dynamiques. Par exemple, pour traiter une source de destinataires dynamiques comprenant des données pour 100 000 destinataires, le RAS doit être défini pour lire plus de 100 000 enregistrements de base de données. Pour en savoir plus, voir le chapitre “Amélioration des performances” dans le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. 116 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Recommandations et dépannage liés aux publications Recommandations pour l'envoi et la réception d'instances de publication par courrier électronique Recommandations pour l'envoi et la réception d'instances de publication par courrier électronique Cette section présente des recommandations sur les instances de publication par courrier électronique. Si possible, visualisez les instances de publication par courrier électronique dans Outlook 2003. Le contenu incorporé aux instances de publication par courrier électronique peut présenter des problèmes de mise en forme dans Outlook 2007 ou les comptes Internet de courrier électronique tels que Hotmail ou Gmail. Consultez votre administrateur afin de vérifiez que les paramètres de courrier électronique sont correctement configurés pour le Destination Job Server. Les publications destinées à être envoyées par courrier électronique peuvent échouer si le courrier électronique n'a pas été correctement configuré en tant que destination pour Destination Job Server. Pour en savoir plus, voir le chapitre “Amélioration des performances” dans le Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. Amélioration des performances Vous pouvez améliorer les performances des publications pour que ces dernières soient traitées et livrées plus rapidement : • • • Pour les publications volumineuses de rapports Crystal, définissez la méthode d'éclatement des rapports sur Une extraction de base de données pour chaque lot de destinataires pour permettre le traitement simultané de petits lots de destinataires. Si possible, personnalisez les rapports Crystal à l'aide de filtres et non de paramètres. Songez à publier les documents de contenu dynamique dans des formats de documents statiques (au format PDF, par exemple) plutôt que de les publier dans leurs formats d'origine. Cela peut améliorer les performances des publications de documents Desktop Intelligence ou Web Intelligence, Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 117 7 7 Recommandations et dépannage liés aux publications Amélioration des performances ou des publications utilisant Une extraction de données pour tous les destinataires. Résolution des erreurs de type “Mémoire insuffisante”. Si un message d'erreur du type suivant java.lang.OutOfMemoryError : impossible de créer un nouveau thread natif s'affiche lors de l'exécution d'une publication volumineuse, c'est que le serveur Adaptive Processing Server et le service de publication ont une mémoire de pile insuffisante pour gérer le nombre de threads de publication générés. Cette erreur peut se produire lorsque l'administrateur désigne cette mémoire en tant qu'espace de tas Java. Dans ce cas, contactez votre administrateur. Pour en savoir plus sur la résolution de cette erreur, voir le chapitre “Amélioration des performances” du Guide d'administration de BusinessObjects Enterprise. 118 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Aide supplémentaire A A Aide supplémentaire Bibliothèque de documentation en ligne Business Objects vous propose une documentation complète couvrant l'ensemble de ses produits, ainsi que leur déploiement. La bibliothèque de documentation en ligne contient la dernière version de la documentation sur les produits Business Objects. Vous pouvez parcourir le contenu de la bibliothèque, effectuer des recherches de texte, lire les guides en ligne et télécharger les versions PDF. La bibliothèque est mise à jour régulièrement et enrichie des nouveaux documents disponibles. Pour accéder à la bibliothèque de documentation en ligne, rendez-vous à http://help.sap.com/ et cliquez sur Business Objects en haut de la page. Autres ressources destinées aux développeurs https://boc.sdn.sap.com/developer/library/ Support client en ligne Le site Web de support client de Business Objects contient des informations sur les programmes et les services de support client. Il contient également des liens vers toute une gamme d'informations techniques, notamment vers des articles de la base de connaissances, des téléchargements et des forums de support. http://www.businessobjects.com/support/ Comment trouver la meilleure solution de déploiement pour votre entreprise ? Les consultants de Business Objects peuvent vous accompagner depuis l'analyse initiale d'un projet jusqu'à son déploiement effectif. Ils font notamment preuve d'expertise en matière de bases de données relationnelles et multi-dimensionnelles, en connectivités, en outils de conception de base de données, en technologie intégrée personnalisée, etc. Pour en savoir plus, adressez-vous à votre agence commerciale locale, ou contactez-nous à l'adresse suivante : http://www.businessobjects.com/services/consulting/ 120 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Aide supplémentaire Quels sont les types de formation proposés ? Nous pouvons vous fournir un module de formation qui réponde à vos besoins et convienne à votre style d'apprentissage préféré, sous forme de stage traditionnel ou de séminaires plus ciblés. Pour plus d'informations sur le site Web de formation de Business Objects : http://www.businessobjects.com/services/training Vos commentaires sont les bienvenus Avez-vous des suggestions à faire pour améliorer notre documentation ? Y a-t-il quelque chose que vous avez particulièrement apprécié ou trouvé utile ? Envoyez-nous un commentaire et nous ferons le maximum pour garantir que votre suggestion trouve sa place dans la prochaine version de notre documentation. mailto:documentation@businessobjects.com Remarque : Si votre question porte sur un produit Business Objects et non sur la documentation, veuillez contacter les experts de notre support client. Pour plus d'informations sur le support client, visitez le site suivant : http://www.businessobjects.com/support/. Informations sur les produits Business Objects Pour en savoir plus sur la gamme complète des produits Business Objects, visitez la page : http://www.businessobjects.com Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 121 A A Aide supplémentaire 122 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Index base de données, extractions choisir 76 documents Desktop Intelligence 102 Business Objects inboxes sending publications to 65 BusinessObjects Enterprise 8 conditions requises, système et connaissances 11 configurer connexion à la base de données, rapports Crystal 97 notification par courrier électronique 71 connaissances préalables requises 11 connexion à la base de données, rapports Crystal 97 courrier électronique incorporer le contenu d'une publication 68 instances de publication, dépanner 117 notification, configurer 71 creating publications in CMC 50 in InfoView 51 créer publications 44 Crystal reports Publishing formats 25 C D changer valeurs d'invite documents Desktop Intelligence 106 documents Web Intelligence 112 CMC creating publications in 50 résultats de publication, afficher 80 concevoir publications 44 conditions préalables requises 11 data refresh 16 database fetches 16 définir connexion à la base de données, rapports Crystal 97 options d'impression, pour rapports Crystal 95 règles de livraison aux destinataires documents Desktop Intelligence 106 rapports Crystal 92 A activer notification d'audit 72 actualiser données de document source 114 afficher, résultats de publication 80 ajouter destinataires dynamiques 54 destinataires Enterprise 54 documents source 53 annuler son inscription aux publications 78 B Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 123 Index définir (suite) règles de livraison globales documents Desktop Intelligence 105 rapports Crystal 91 delivery rules 18 dépannage documents source 114 instances de publication par courrier électronique 117 performances 117 publications en échec, nouvelle tentative 85 sources de destinataire dynamique 115 Desktop Intelligence documents Publishing formats 25 Desktop Intelligence, documents dépanner 114 formats, spécifier 63 paramètres de personnalisation/éclatement des rapports 102 personnaliser avec cibles de profils globaux 100 avec cibles de profils locaux 101 tâches de publication 100 valeurs d'invite, changer 106 destinataires 12 redistribuer des instances à 84 règles de livraison documents Desktop Intelligence 106 rapports Crystal 92 destinataires dynamiques ajouter 54 destinataires Enterprise, ajouter 54 Destination Job Server 117 destinations courrier électronique 68 publications 23, 65 spécifier 64 document types, Publishing 52 documents à contenu dynamique, personnaliser 56 124 documents source 12 dépanner 114 incorporer le contenu dans des courriers électroniques 68 personnaliser 56 données, actualiser 114 droits éditeurs et destinataires 49 dynamic recipient sources 21 dynamic recipients 21 E email destination sending publications to 65 Enterprise locations, publications 65 événements, spécifier 72 external recipients 21 F filtering, publication data 27 finaliser, publications 77 formats mHTML 68 pour les rapports Crystal 58 publications 24, 25 spécifier pour documents Desktop Intelligence 63 pour les documents Web Intelligence 63 pour les rapports Crystal 57 FTP destination for publications 65 G global profile targets 29 globaux, cibles des profils documents Desktop Intelligence 100 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Index globaux, cibles des profils (suite) documents Web Intelligence 110 groupes de serveurs, pour planification 73 H M mettre en forme, PDF fusionnés 93 mHTML 68 multiple documents, Publishing 52 high-volume publications 16 N I notification d'audit, activer 72 nouvelle tentative, publications en échec 85 InfoView creating publications in 51 résultats de publication, afficher 80 inscription 78 instances 12 redistribuer 84 instances de publication réussies, redistribuer 84 instances de publication, redistribuer 84 L Live Office publications 46 livraison, règles destinataire documents Desktop Intelligence 106 rapports Crystal 92 général documents Desktop Intelligence 105 rapports Crystal 91 local disk 65 local profile targets 29 locales, cibles de profil personnaliser documents Desktop Intelligence 101 documents Web Intelligence 111 rapports Crystal 90 O objects scheduling recurrence pattern 37 onglets de rapport, publier 63 options d'impression, publications de rapports Crystal 95 options supplémentaires, publications 70 ouvrir, publications 51 P paramètres, rapports Crystal personnaliser avec 88 PDF fusionnés, mettre en forme 93 PDF, fusionner 93 performances, améliorer 117 personalizing publications 27 personnalisation 56 personnaliser documents Desktop Intelligence avec cibles de profils globaux 100 avec cibles de profils locaux 101 paramètres de personnalisation/éclatement des rapports 102 documents Web Intelligence avec cibles de profils globaux 110 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 125 Index personnaliser (suite) documents Web Intelligence (suite) avec cibles de profils locaux 111 rapports Crystal avec cibles de profils locaux 90 avec paramètres 88 personnaliser, PDF fusionnés 93 planifier avec des événements 72 groupes de serveurs, spécifier 73 publications 70, 79 profile targets 29 profile values 29 conflicts 34 types 31 profiles 29 conflicts 33 profile targets 29 profile values conflicts 34 types 31 profils méthodes de résolution de profil, spécifier 76 propriétés générales, pour les publications 52 propriétés, générales 52 publication terminologie 12 publication, afficher les résultats 80 publication, extensions 35 spécifier 74 publications 12, 16 concevoir 44 creating in CMC 50 in InfoView 51 de base 50 delivery rules 18 destinataires dynamiques 54 destinataires Enterprise, ajouter 54 destinations 23, 65 documents source, ajouter 53 126 publications (suite) dynamic recipients 21 extensions de publication 35 finaliser 77 formats 24, 25 multiple documents 52 options supplémentaires 70 ouvrir 51 personalization 27 personnaliser 56 planifier 70, 79 pour Live Office 46 propriétés générales 52 report bursting 16 s'inscrire et annuler son inscription 78 subscribing and unsubscribing 41 tester 77 publications de base 50 publications en échec, nouvelle tentative 85 publications volumineuses 117 publier droits, éditeurs et destinataires 49 Publishing 8 rights required 47 workflow 9 R rapport, éclater documents Desktop Intelligence 102 spécifier une méthode 76 rapports Crystal connexion à la base de données, configurer 97 dépanner 114 formats options supplémentaires 58 spécifier 57 fusionner PDF mettre en forme 93 imprimer 95 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 Index rapports Crystal (suite) personnaliser avec cibles de profils locaux 90 avec paramètres 88 sources de destinataire dynamique, dépanner 115 tâches de publication 88 recipients dynamic 21 personalizing publications for 27 recurrence patterns, object scheduling 37 redistribuer, instances de publication 84 refreshing source document data 16 règles de livraison globales documents Desktop Intelligence 105 rapports Crystal 91 Report Application Server 115 report bursting 16 résultats, afficher 80 Résumé, page 77 rights requirements, for Publishing 47 run options, object scheduling 39 serveurs de traitement 114 sources de destinataires dynamiques dépanner 115 spécifier événements 72 extensions de publication 74 méthodes d'éclatement des rapports 76 méthodes de résolution de profil 76 subscription 41 système, conditions préalables requises 11 T terminologie, publication 12 test, mode 77 V valeurs d'invite, changer documents Desktop Intelligence 106 documents Web Intelligence 112 vocabulaire, publication 12 W S scheduling 36 objects recurrence patterns 37 run options 39 sélectionner destinataires dynamiques 54 destinataires Enterprise 54 documents source 53 serveurs dépanner 117 requis 11 serveurs cache 114 Web Intelligence documents Publishing formats 25 Web Intelligence, documents dépanner 114 formats, spécifier 63 personnaliser avec cibles de profils globaux 110 avec cibles de profils locaux 111 tâches de publication 110 valeurs d'invite, changer 112 workflows Publishing 9 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 127 Index 128 Guide de publication de BusinessObjects Enterprise XI 3.1 ">
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