Fida Manuel de passation des marchés Manuel utilisateur

Manuel de passation
des marchés
Les directives du FIDA pour la passation des marchés et le Manuel des achats ont été élaborés par le groupe
de travail ci-après, sous la conduite de Kevin Cleaver, Vice-Président adjoint en charge des programmes,
Département gestion des programmes (PMD):
Dina Saleh, Coordonnatrice et Rédactrice en Chef
Amin Belhamissi, Division des Politiques et du Conseil Technique
Robert Creswell, Bureau de l’Audit et de la Surveillance
Francisco David E Silva, Division Amérique Latine et Caraïbes
Shankar Achuthan Kutty, Division Asie et Pacifique
Ruth Farrant, Division Asie de l’Est et du Sud-Est
Charles Forrest, Bureau du Conseiller Juridique
Bernardino Fortuna, Division du Contrôleur et des Services Financiers
Karen Juergens, Bureau de l’Audit et de la Surveillance
Esther Kasalu-Coffin, Division Asie de l’Est et du Sud-Est
Sandro Luzzietti, Division des Services Administratifs
Luisa Migliaccio, Division du Contrôleur et des Services Financiers
Perin Saint Ange, Division Afrique de l’Ouest et du Centre
Bambis Constantinides, Directeur, Division du Contrôleur et des services financiers, et Shyam Khadka,
Administrateur principal de portefeuille, Secrétariat de PMD, ont fourni des orientations générales.
Ces directives ont été approuvées par le Conseil d’administration du FIDA en septembre 2010.
Les procédures de passation des marchés sont mises à jour régulièrement.
Pour des informations actualisées, prière de consulter http://www.ifad.org/pub/basic/index.htm.
Manuel de passation des
marchés
Table des matières
Introduction
.............................................................................................
4
Vue d’ensemble
Module A:
Vue d’ensemble du cycle du projet.......................................
9
Gestion du processus
Module B:
Responsabilité en matière de passation des marchés...........
13
Module C:
Correspondance et gestion des dossiers..............................
15
Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire
en matière de passation des marchés...................................
17
Module E1: Planification de la passation des marchés.............................
29
Module E2: Plan de passation des marchés (échantillons).......................
31
Évaluation
Module D:
Planification
Identification
Module F1: Détermination du besoin.......................................................
35
Module F2: Énoncés des besoins et spécifications des biens..................
39
Module F3: Énoncés des besoins concernant les travaux.......................
44
Module F4: Énoncés des besoins (mandat) concernant les services........
48
Module F5: Choix d’une méthode de passation des marchés.................
54
Module G:
60
Détermination des sources d’approvisionnement..................
Dossier d’appel d’offres
Module H:
Invitation à soumettre des offres...........................................
67
Module H1: Dossier d’appel d’offres concernant les biens.......................
69
Module H2: Dossier d’appel d’offres concernant les travaux....................
72
Module H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services
de consultants......................................................................
75
Passation des marchés
Module I1:
Types de marchés applicables aux biens..............................
85
Module I2:
Types de marchés applicables aux travaux...........................
87
Module I3:
Types de marchés concernant les consultants......................
93
Module J:
Modalités de paiement, cautions, retenues et garanties........
97
Processus de soumission
Module K1: La publication du dossier d’appel d’offres............................. 103
Module K2: Séances d’information à l’intention des soumissionnaires
éventuels et visites de site.................................................... 105
Module K3: Éclaircissements, modifications et annulations
des appels d’offres............................................................... 107
Module K4: Réception des soumissions.................................................. 110
Module K5: Ouverture des plis................................................................. 113
Manuel de passation des marchés
1
Évaluation des soumissions
Module L1: Comités d’évaluation et règles générales d’évaluation.......... 121
Module L2: Procédures générales d’évaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services
de consultants...................................................................... 126
Module L3: Évaluations spécifiques concernant les biens........................ 131
Module L4: Évaluations spécifiques concernant les travaux..................... 133
Module L5: Évaluations spécifiques concernant les services autres
que les services de consultants............................................ 135
Module L6: Procédures générales d’évaluation concernant les services
de consultants...................................................................... 136
Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants
par le biais de la sélection fondée sur la qualité et
le coût (SFQC)...................................................................... 141
Module L8: Évaluation des propositions de services de consultants par
le bais de la sélection au moindre coût (SMC)....................... 151
Module L9: Prorogation de la validité des offres....................................... 161
Module L10: Post-sélection....................................................................... 163
Module L11: Annulation de la procédure de passation des marchés
après l’ouverture des plis...................................................... 165
Attribution du marché
Module M1: Lettres d’acceptation des offres............................................ 167
Module M2: Négociation relative aux services de consultants................... 169
Module M3: Préparation et publication des documents de marché.......... 172
Module M4: Rejet des offres et compte-rendu aux soumissionnaires
non retenus.......................................................................... 174
Module M5: Passation du marché, entrée en vigueur et prise d’effet........ 176
Gestion du contrat
Module N1: Gestion du marché............................................................... 179
Module N2: Modifications du marché....................................................... 185
Module N3: Achèvement du marché........................................................ 188
Module N4: Résiliation d’un marché......................................................... 189
Module O:
Plaintes et différends............................................................. 191
Participation de la communauté
Module P:
2
Manuel de passation des marchés
Passation des marchés avec la participation
des communautés................................................................ 193
Définitions
Les termes utilisés dans les présentes directives s’entendent comme suit:
“L’emprunteur/le bénéficiaire” est la partie désignée comme telle dans l’accord
de financement ou autre convention, et s’applique également aux bénéficiaires
des prêts et des dons.
On entend par “communauté” des personnes ou des groupes de bénéficiaires
de projets, des groupes communautaires sans statut juridique, des associations
ou groupes ayant un statut juridique mais ayant ou non une personnalité juridique
distincte en tant que groupe, les organisations et corporations de petits artisans
et petits commerçants et les petites organisations locales qui appuient et facilitent
les activités rurales agricoles et sociales. Dans de tels cas, la “communauté” peut
intervenir en tant qu’agent d’achat, agent d’exécution, contractant ou fournisseur
de biens, de travaux et de services connexes pour les activités du projet.
Le “processus de passation des marchés” désigne l’ensemble du cycle d’achat,
depuis l’identification des besoins jusqu’à l’exécution du contrat.
“La direction du projet” est la partie désignée comme telle par l’emprunteur/le
bénéficiaire dans l’accord de financement pour exécuter et gérer le projet. Le
terme couvre également les unités de coordination du projet et les unités
d’exécution du projet.
Le terme “services” est utilisé au sens large pour désigner à la fois les services
de consultants et les autres prestations.
Manuel de passation des marchés
3
Introduction
1. Objet et mode d’emploi du Manuel
Le présent Manuel expose de manière plus
approfondie les Directives concernant la passation
des marchés relatifs aux biens, aux travaux et aux
services financés par des prêts ou des dons du FIDA;
il a pour objectifs:
•
•
•
de fournir au personnel du FIDA un avis et une
assistance pour l’aider à accomplir les tâches
qui lui incombent en matière de passation
des marchés et d’aider les emprunteurs/les
bénéficiaires à appliquer les procédures de
passation des marchés financés par le FIDA;
de fournir des indications détaillées pour
l’évaluation de la capacité de passation des
marchés que l’emprunteur/le bénéficiaire devrait
posséder pour mettre en œuvre les dispositions
de sa réglementation nationale en matière de
passation des marchés, pour autant qu’elles
soient jugées compatibles avec les Directives
du FIDA, telles que contenues dans la version
révisée des Conditions générales approuvée en
avril 2009; et
de servir de référence principale pour les
situations dans lesquelles on estime que
les systèmes de passation des marchés de
l’emprunteur/du bénéficiaire ne sont pas
acceptables ou compatibles avec les Directives
du FIDA concernant la passation des marchés.
une série de grandes étapes procédurales distinctes
et chacune de ces étapes est elle-même divisée en
instructions à suivre point par point.
Il comporte deux parties:
–
la première partie comprend l’introduction
générale et les dispositions applicables à toutes
les activités de passation des marchés;
–
la deuxième partie regroupe les différents
modules traitant d’aspects spécifiques de la
passation des marchés, qui pourront ainsi être
modifiés ou actualisés individuellement en cas
de besoin.
Le Manuel couvre le cycle complet de la passation
des marchés, depuis la planification jusqu’à la
livraison finale ou l’exécution et l’achèvement du
contrat. Il contribuera à:
(i)
supprimer ou minimiser la nécessité de
prendre de nouvelles décisions à chaque fois
qu’une situation comparable se présente;
(ii)
introduire des procédures pour toutes les
activités de routine en matière de passation
des marchés;
(iii)
fournir un point de référence pour l’évaluation
des principes et des pratiques; et
(iv)
faire fonction de Manuel de formation pour
l’emprunteur/le bénéficiaire et le personnel du
FIDA ainsi que fournir des indications basées
sur les meilleures pratiques internationales.
Ces directives visent à:
(i)
fournir des indications détaillées sur les
processus de passation des marchés;
(ii)
fournir des mesures uniformes pour la
passation des marchés relatifs aux biens,
aux travaux et aux services;
(iii)
assurer la transparence et l’obligation de
rendre des comptes dans toutes les opérations,
et la compatibilité avec les Directives du FIDA
concernant la passation des marchés;
(iv)
améliorer l’efficience et l’efficacité des
opérations d’achat;
(v)
promouvoir l’application systématique
des meilleures pratiques et des normes
internationales de passation des marchés.
Le Manuel a pour but de fournir des indications
pratiques, simples mais détaillées, au personnel
du FIDA et à l’emprunteur/au bénéficiaire sur les
mesures à prendre au stade de la passation des
marchés. Il est conçu de manière à être simple à
utiliser et à comprendre; à cet effet, l’ensemble du
processus de passation des marchés est divisé en
4
Manuel de passation des marchés
Une application systématique des dispositions et des
procédures décrites dans le Manuel est essentielle
pour améliorer l’efficience, la transparence,
l’uniformité des documents et des décisions ainsi
que pour réduire les coûts de passation des marchés.
1.1 Dérogations
Des dérogations aux dispositions du Manuel
peuvent être justifiées dans un certain nombre de
cas, parmi lesquels:
–
l’existence d’une situation spéciale, comme
une situation d’extrême urgence ou toute autre
circonstance que le FIDA pourrait considérer
comme constituant une situation spéciale;
–
des besoins exceptionnels introduits à titre de
dispositions spéciales dans un mécanisme de
prêt ou de crédit qui ne seraient pas couverts
par ailleurs dans le présent Manuel et n’en
constituent pas une révision;
–
l’obligation d’avoir recours à des processus
dérogeant à la norme pour des achats spécialisés;
–
des dispositions réglementaires ou des
politiques gouvernementales qui rendraient
l’une ou l’autre partie du présent Manuel
incompatible avec les nouvelles dispositions,
en attendant que soit approuvée la révision
appropriée.
1.2 Révisions
Le FIDA entend améliorer en permanence les
modules pour prendre en compte les modifications
apparues au Fonds, l’évolution des besoins, le
contexte commercial et l’adoption de procédures
et de pratiques nouvelles et améliorées. Un certain
nombre de facteurs peuvent rendre nécessaire la
révision d’un module, à savoir par exemple:
–
des modifications des politiques du FIDA;
–
l’introduction de nouvelles pratiques, politiques
ou procédures améliorées;
–
la suppression de pratiques, politiques ou
procédures dépassées;
–
les enseignements tirés de l’expérience concrète.
Toute proposition de modification d’un module ou
d’amélioration concrète suggérée par les utilisateurs
sera soumise au FIDA pour examen.
L’évaluation peut permettre de détecter des
insuffisances graves auxquelles il faut remédier
avant le lancement du projet (en mettant en place,
par exemple, une unité de passation des marchés
ou en préparant la documentation essentielle
pour les appels d’offres ou les marchés). Au
cas où l’organisme d’exécution ne serait pas en
mesure de financer ces activités, l’équipe de projet
devra examiner et convenir avec l’emprunteur/le
bénéficiaire d’autres sources de financement.
Toutes les mesures proposées pour gérer chacun
des risques recensés seront intégrées – en tant que
composantes du projet – dans le document de
conception et financées – en tant que de besoin –
sur les ressources du financement. Les dispositions
contenues dans le présent Manuel pour un élément
spécifique demeureront d’application jusqu’au
moment où la capacité de l’emprunteur/du
bénéficiaire/de l’organisme d’exécution de gérer le
“domaine thématique” sera entièrement développée
et jugée acceptable. Lors de la passation des marchés
de biens, de travaux et de services de consultants
dans le cadre d’un projet donné, il convient de
respecter les principes spécifiques suivants:
(i)
les marchés seront passés conformément
aux Directives du FIDA, à l’accord de
financement correspondant à chaque marché
et aux amendements dûment agréés à cet
accord; ils seront également conformes à la
réglementation nationale de l’emprunteur/
du bénéficiaire en matière de passation des
marchés ou au présent Manuel, selon le cas;
(ii)
les marchés doivent être passés durant la
période d’exécution des projets, sauf dans
les situations visées par l’article 4.8 a) ii)
des Conditions générales du FIDA applicables
au financement du développement agricole ou
lorsque l’accord de financement prévoit un
financement rétroactif – et dans ce cas, en
respectant les limites spécifiées dans l’accord;
(iii)
le montant du marché ne doit pas dépasser
les crédits ouverts en vertu de l’accord de
financement;
(iv)
les marchés doivent respecter le programme
de travail et budget annuel (PTBA) dûment
approuvé, y compris un plan de passation de
marchés pour au moins 18 mois 1;
(v)
les marchés doivent être passés de façon
à optimiser l’emploi des ressources,
conformément à la définition donnée par les
Directives du FIDA concernant la passation
des marchés.
Une liste actualisée des modules les plus récents sera
disponible sur le site Web du FIDA et il appartiendra
aux utilisateurs de s’assurer qu’ils disposent de la
version la plus récente.
2. Dispositions générales
Produits de l’évaluation:
L’évaluation de l’organisme d’exécution a pour
objectif global de tirer, dans le document de
conception du projet, des conclusions finales
quant aux points présentant les risques les plus
importants dans la composante du projet relative
à la passation des marchés. Ces points seront
regroupés par catégories en “domaines thématiques”
au cours de la (des) phase(s) d’évaluation, par
exemple, la planification de la passation des marchés
ou la gestion des contrats.
1 Le plan de passation des marchés fera partie du PTBA du projet et couvrira tous les marchés importants qu'il est prévu de
passer sur une période d'au moins 12 mois (soit 18 mois pour le plan initial). Dans le cas de projets comportant une participation
de la communauté à la passation des marchés, le FIDA pourra être invité à assouplir cette règle.
Introduction
5
3. Passation de marchés anticipés
et financement rétroactif
Dans certaines circonstances, par exemple pour
accélérer l’exécution d’un projet, l’emprunteur/le
bénéficiaire pourra engager les premières étapes
de la passation des marchés avant d’avoir signé
l’accord de financement avec le FIDA. En pareil
cas, les procédures de passation des marchés –
y compris la publicité – doivent être conformes
aux présentes directives pour que les éventuels
marchés puissent être financés par le FIDA
(remboursement après l’entrée en vigueur du prêt),
et le processus ordinaire d’examen par le Fonds
doit être respecté. Les emprunteurs/les bénéficiaires
procèdent à cette passation de marchés anticipés à
leurs propres risques et toute participation du FIDA
aux procédures, à l’établissement des documents
ou à la proposition d’adjudication n’engage pas le
Fonds à accorder un prêt pour le projet en question.
Si le marché est passé, le remboursement par le
FIDA des paiements faits par l’emprunteur/le
bénéficiaire en vertu du marché avant la signature
de l’accord de prêt est désigné par l’expression
“financement rétroactif” et n’est autorisé que dans
les limites spécifiées dans l’accord de financement.
Afin de donner aux emprunteurs/bénéficiaires et
au personnel du FIDA des indications sur ce que
l’on attend d’eux, les Directives du FIDA concernant
la passation des marchés énoncent l’exigence d’une
conduite éthique.
Aucune personne ou entité n’usera de son autorité,
de sa position ou de sa fonction pour en retirer
un avantage personnel, ce dernier terme étant
défini comme le fait de solliciter ou d’accepter
quoi que ce soit ayant une valeur matérielle, sous
quelque forme que ce soit, ou d’en tirer avantage, de
quelque manière que ce soit2, soit en personne, soit
indirectement par l’intermédiaire de proches parents
ou associés, à la faveur de la passation d’un marché
financé par le FIDA.
Les fonctionnaires de l’emprunteur/du bénéficiaire
participant aux activités de passation des marchés
doivent:
A)
(i) observer les normes les plus strictes
d’honnêteté et d’intégrité dans toutes
leurs relations professionnelles;
(ii) atteindre les normes de compétence
professionnelle les plus élevées possibles;
4. Co-entreprises
(iii) utiliser les fonds et autres ressources du
FIDA dont ils ont la responsabilité de
manière optimale et aux fins auxquelles
ces fonds et ressources ont été fournis au
pays emprunteur/bénéficiaire; et
Les fournisseurs, entrepreneurs et consultants du
pays emprunteur/bénéficiaire sont encouragés à
participer au processus de passation des marchés
dans la mesure où le FIDA souhaite renforcer les
capacités nationales. Ils peuvent soumissionner
indépendamment ou en co-entreprise avec des
sociétés étrangères, mais le FIDA n’acceptera
pas de conditions d’appel d’offres exigeant la
formation d’une co-entreprise ou toute autre forme
d’association obligatoire entre des entreprises
nationales et étrangères.
5. Codes de conduite et
conflits d’intérêt
Codes de conduite
Les personnes ou les groupes observant de
l’extérieur le processus de passation des marchés
peuvent rapidement et facilement s’en faire une
opinion négative. Il est par conséquent impératif,
non seulement que les marchés soient passés de
manière éthique, transparente et honnête, mais
aussi que cette démarche soit visible.
2
6
préserver et rehausser la réputation du pays
emprunteur/bénéficiaire en veillant à:
(iv) respecter dans leur lettre et leur esprit:
– l’accord de financement,
– les lois et règlements du pays
emprunteur/bénéficiaire,
– l’éthique professionnelle reconnue, et
– les obligations contractuelles;
B)
respecter le caractère confidentiel des
informations obtenues dans l’exercice de leurs
fonctions et ne pas utiliser ces informations à
des fins de gain personnel ou au profit abusif
d’un quelconque soumissionnaire, fournisseur
ou entrepreneur; et veiller à ce que les
informations communiquées dans l’exercice
de leurs fonctions soient véridiques, impartiales
et loyales.
Dans ce contexte, les incertitudes concernent le
plus souvent deux aspects: quelles sont les règles
relatives à l’acceptation de cadeaux ou de marques
d’hospitalité et quelle conduite tenir en cas de
conflits d’intérêt. Ces deux aspects sont examinés
ci-après de manière plus détaillée.
Notamment, mais pas exclusivement, les cadeaux, services, faveurs ou marques d’hospitalité.
Manuel de passation des marchés
Cadeaux et hospitalité
Les membres du personnel du FIDA ou
fonctionnaires de l’emprunteur/du bénéficiaire
participant aux activités de passation des marchés
financées par le FIDA:
(i)
(ii)
ne seront pas autorisés à accepter un
quelconque cadeau d’entreprise3 de la part
de fournisseurs, entrepreneurs ou consultants
actuels ou éventuels, à moins que ces cadeaux
n’aient une très faible valeur intrinsèque,
comme un calendrier ou un agenda
professionnel;
s’abstiendront d’accepter une quelconque
marque d’hospitalité d’entreprise dont
l’acceptation pourrait être perçue par des tiers
comme susceptible d’influencer une décision
professionnelle; et
(iii) devront signaler promptement au FIDA et aux
autorités nationales, en tant que de besoin,
tout cas de pratique irrégulière, y compris
mais pas exclusivement les cas de fraude ou
de corruption tels qu’ils sont définis par la
politique du FIDA en matière de prévention
de la corruption4 dont serait soupçonné
un collègue, soumissionnaire, fournisseur,
entrepreneur ou consultant.
Conflits d’intérêt
(i)
Les Directives du FIDA concernant la
passation des marchés exigent que tout
fonctionnaire de l’emprunteur/du bénéficiaire
participant aux activités de passation des
marchés financées par le FIDA déclare tout
intérêt personnel susceptible d’entacher
ou de paraître entacher aux yeux de tiers
l’impartialité de son action dans tout domaine
lié à leurs attributions (conflit d’intérêt).
(ii)
Dès que se manifeste l’existence d’une
situation de ce type, ou la possibilité qu’une
telle situation se présente, il appartiendra
au(x) fonctionnaire(s) concerné(s) de
s’abstenir immédiatement de participer à un
quelconque aspect du processus de passation
des marchés afin d’éviter de se trouver en
position de conflit.
En cas de doute quant à l’existence ou à la possibilité
d’existence ou d’apparition d’un conflit d’intérêt, le
FIDA pourra être consulté en vue d’obtenir un avis
ou des directives; le principe général est toutefois
que, dans le doute, il est préférable de s’abstenir de
participer au processus plutôt que de courir le risque
d’une perception négative du processus ou d’une
déclaration d’infraction aux règles de passation
des marchés.
6. Application et limitations
Ce Manuel s’applique à toutes les opérations de
passation des marchés entreprises par les projets
utilisant des fonds du FIDA, indépendamment du
type de financement, dans les cas où le processus
de passation des marchés de l’emprunteur/du
bénéficiaire a été considéré comme inadéquat.
Une application systématique des dispositions
et des procédures décrites dans le Manuel est
essentielle pour parvenir à améliorer l’efficience,
la transparence, l’uniformité des documents et
des décisions et réduire les coûts de la passation
des marchés.
Le FIDA entend améliorer les modules en
permanence, afin de prendre en compte les
modifications apparues au Fonds, l’évolution
des besoins, le contexte commercial ainsi que
l’adoption de procédures et de pratiques nouvelles
et améliorées.
(iii) Lorsque le FIDA prend connaissance
d’une situation où un conflit d’intérêt a pu
exister mais n’a pas été déclaré, cela suffit,
conformément aux Directives du FIDA
concernant la passation des marchés, pour
déclarer l’existence d’une infraction à
ces règles.
3 Conformément au Code de conduite du FIDA, intégré au Manuel des procédures relatives aux ressources humaines,
et susceptible d’être périodiquement actualisé.
4 Définie dans le document “Politique du FIDA en matière de prévention de la fraude et de la corruption dans le cadre de
ses activités et opérations” (EB 2005/ 85/R.5); ce document est susceptible d’être périodiquement actualisé.
Introduction
7
Vue d’ensemble
Process
management
Vue d’ensemble
Module A: Vue d’ensemble du cycle
du projet
Objet du module
Ce module présente les considérations fondamentales pour les aspects relatifs à la passation des marchés
de trois éléments essentiels du cycle du projet, à savoir:
- la conception du projet;
- les négociations de financement; et
- la supervision de l’exécution.
Les informations qu’il contient doivent être lues parallèlement aux Directives du FIDA en matière de
conception des projets et des Directives du FIDA en matière de supervision.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
1. Introduction
2. Conception du projet
Le programme sur l’efficacité de l’aide a
sensiblement modifié le contexte dans lequel sont
conçus et exécutés les projets appuyés par le FIDA.
Cette phase inclut un examen exhaustif de tous
les aspects des marchés que doivent prendre en
considération l’emprunteur/le bénéficiaire ou son
organisme d’exécution principal responsable de la
passation des marchés5.
La Déclaration de Paris sur l’efficacité de l’aide et le
Programme d’action d’Accra auxquels le FIDA, en
tant que signataire, apporte son plein appui, mettent
l’accent sur trois points: un soutien systématique
aux stratégies d’inspiration nationale pour atteindre
des résultats en matière de développement, une
plus grande utilisation des systèmes administratifs
nationaux et un nombre accru d’interventions
conjointement coordonnées et prévisibles entre
les donateurs d’aide. Ils exigent également une
focalisation sur la gestion axée sur les résultats en
matière de développement (GaRD).
La plupart des concepts de projet du FIDA sont
recensés en premier lieu dans le programme
d’options stratégiques pour le pays (COSOP).
Le projet est ensuite inscrit dans le plan de
financement, avant le passage à la phase de
conception, à laquelle font suite la phase de
négociation et, enfin, la supervision de l’exécution.
Les sections ci-après présentent un examen plus
détaillé de ces trois éléments du cycle du projet.
Le chargé de programme de pays du FIDA (CPP)
et l’équipe de conception6 doivent travailler en
étroite liaison avec l’emprunteur/le bénéficiaire pour
mener à bien les activités suivantes en rapport avec
la passation des marchés:
– évaluer l’expérience, les connaissances et la
capacité de l’organisme d’exécution principal, ou
des organismes, le cas échéant (voir le Module D
pour des orientations sur cette tâche);
– déterminer les ressources nécessaires et
disponibles pour les achats;
– mettre au point un programme de renforcement
des capacités à l’intention du personnel de
l’emprunteur/du bénéficiaire ou du personnel
des organismes d’exécution concernés par la
passation des marchés;
– indiquer une stratégie globale cohérente
d’acquisitions pour la durée de vie du projet;
– assurer la préparation par l’emprunteur/le
bénéficiaire, avec l’aide du CPP et du spécialiste
des marchés, d’un plan initial de 18 mois. Ce
plan inclut les accords conclus à propos des
activités de passation des marchés, les méthodes
à appliquer, les seuils de l’examen préalable, les
quantités, l’estimation des coûts et la définition
d’un calendrier d’exécution concret (voir le
Module E – Planification de la passation
des marchés);
5 Voir le Module B pour des orientations sur les responsabilités en matière de passation des marchés.
6 Voir la Section IV, Processus de conception du projet, des Directives du FIDA en matière de conception des projets (v. 2007)
– La configuration de l’équipe de gestion du programme de pays (CPMT) doit inclure un spécialiste de la passation des marchés
(membre du personnel ou spécialiste sous contrat).
de passation
desdu
marchés
Module A:FIDA
Vue Manuel
d’ensemble
du cycle
projet
9
– prendre des dispositions pour un financement
rétroactif lorsqu’une passation anticipée des
marchés est prévue;
– esquisser les mesures préliminaires à prendre
par l’emprunteur/le bénéficiaire pour lancer les
processus nécessaires pour la première année
d’exécution, avec notamment la mise en place
de systèmes de suivi de la passation des marchés,
la préparation du dossier d’appel d’offres,
l’obtention des approbations et des avis du
FIDA, ainsi que la publication des avis généraux
de marchés;
– convenir expressément des modalités de l’audit
du projet.
L’équipe de gestion du programme de pays du
FIDA (EGPP)7 examinera ensuite le projet de
dispositions contenues dans la lettre à l’emprunteur/
au bénéficiaire et/ou l’accord de financement dans
lequel seront précisés les arrangements en matière
de passation des marchés.
Les résultats des mesures ci-dessus seront exposés
dans le document de conception du projet en vue
d’informer les parties prenantes des questions
suivantes:
(a) cohérence des activités de passation des marchés:
aperçu général des objectifs d’ensemble du
projet, programme de travail et budget annuel,
plan de passation des marchés et calendrier
inscrit dans la période d’exécution du projet;
(b) respect des principes de passation des marchés
et des directives du FIDA: les marchés doivent
être passés dans le respect des règles et des
procédures applicables et le document de
conception doit faire spécifiquement référence
à la manière dont le projet garantira le respect
de ces dispositions;
(c) évaluation de la capacité de l’emprunteur/
du bénéficiaire/de l’organisme d’exécution:
rapport sur les conclusions de l’évaluation et
formulation d’une décision claire à propos de
l’approche du FIDA concernant l’utilisation des
systèmes nationaux de passation des marchés,
définition de la participation des parties au
processus, ainsi que proposition du FIDA
relative à la création ou au renforcement de
la capacité de passation des marchés;
(d) risques et stratégies d’atténuation: recensement
des risques potentiels liés à la mise en œuvre
du plan de passation des marchés, capacité de
l’emprunteur/du bénéficiaire/de l’organisme
d’exécution et mesures susceptibles d’être
adoptées pour atténuer ces risques. Ces
mesures peuvent inclure une proposition de
conditionnalités de décaissement, un niveau
élevé de supervision directe, le renforcement
des compétences et/ou des connaissances du
personnel de l’emprunteur/du bénéficiaire en
matière de passation des marchés ou toute
autres mesure d’atténuation considérée comme
adéquate et raisonnable;
(e) allocation des ressources: cette section du
document de conception sert à souligner
et intégrer les priorités de la direction pour
l’exécution, en prévoyant les besoins de
passation des marchés et en facilitant la
mobilisation du personnel et des ressources
lorsqu’ils sont requis;
(f) dispositions de supervision: niveau de
supervision considéré comme un outil
nécessaire à la gestion du projet et à la maîtrise
des coûts et comme base à partir de laquelle il
sera ensuite possible d’évaluer la supervision et
le suivi des questions de passation des marchés.
Lorsque les fonds du prêt sont versés à un
intermédiaire financier (comme une banque
de crédit agricole ou une société de financement
du développement) pour rétrocession aux
bénéficiaires (agriculteurs, groupes de paysans,
associations ou coopératives d’agriculteurs,
microentreprises du secteur privé ou entreprises
commerciales autonomes du secteur public, pour
le financement partiel de sous-projets), les marchés
sont généralement passés par les bénéficiaires
conformément aux usages du secteur privé local
et aux pratiques commerciales locales acceptables
par le FIDA. Cependant, même dans ce cas,
l’appel restreint à la concurrence internationale ou
nationale peut être la méthode la plus appropriée
pour la passation des marchés portant sur des
articles importants ou sur de grandes quantités de
biens similaires pouvant être regroupés pour être
achetés en bloc.
Le document d’exécution du projet décrira
les procédures à suivre et définira les principales
responsabilités des institutions financières
intermédiaires ou des bénéficiaires des prêts
secondaires. On y trouvera notamment des
dispositions telles que l’évaluation de la capacité
7 Il s’agit essentiellement d’un groupe-ressource de parties prenantes au programme de pays du FIDA qui participent à la
totalité de la conception et de l’exécution du programme de pays, à partir du COSOP et en passant par les diverses phases de la
conception, de l’exécution et de la supervision des projets et programmes. Il comporte une composante interne au FIDA et une
composante dans le pays. Le nombre de ses membres est variable, étant donné que les membres de l’EGPP ne seront pas tous
concernés par tous les processus, et la participation variera en fonction de l’activité entreprise.
10
FIDAd’ensemble
Manuel de passation des marchés
Vue
des bénéficiaires, l’accord sur les modalités de
supervision et de surveillance au titre de chacun
des prêts secondaires et la conservation de toutes
les pièces comptables en vue d’un examen postérieur
par le FIDA et d’audits, à la demande.
3. Négociation de financement
La négociation de l’accord de prêt est une étape
essentielle dans le lancement de la passation
des marchés, étant donné que ce processus a
des incidences sur tous les aspects du projet.
L’emprunteur/le bénéficiaire et le FIDA entament
des négociations en vue d’un accord sur l’ampleur
du projet, les exigences relatives à son exécution et
les modalités et conditions du financement. Les deux
parties examinent le document de conception du
projet en vue de finaliser, au terme de la discussion,
les dispositions relatives à la passation des marchés,
qui seront définies en tant qu’obligations juridiques
dans le plan de passation des marchés et dans
la lettre à l’emprunteur/au bénéficiaire. En règle
générale, ces questions ne sont pas incluses dans
l’accord de financement, sauf lorsque les parties à la
négociation le jugent nécessaire.
L’objectif est de faire en sorte que l’emprunteur/
le bénéficiaire et le FIDA soient d’accord sur les
aspects spécifiques du processus de passation des
marchés. Toute modification aux accords conclus au
moment des négociations devra être entérinée par
les deux parties ou par le biais de consultations avec
les représentants de l’emprunteur/du bénéficiaire,
préalables à un amendement de la lettre à
l’emprunteur/au bénéficiaire.
L’un des tout premiers aspects à régler, en matière
de passation des marchés, est celui de décider si
l’examen par le FIDA se fera au préalable ou a
posteriori. En règle générale, le seuil de l’examen
préalable dépendra d’un certain nombre de facteurs
parmi lesquels la valeur du marché, la capacité
de passation des marchés de l’emprunteur/du
bénéficiaire et la complexité du marché à passer.
Le tableau ci-après indique cependant les seuils
retenus par le FIDA à partir desquels il est
recommandé de procéder à un examen préalable.
Catégorie
Biens
Travaux
Services
Valeur estimée du marché
Plus de 200 000 USD
Plus de 100 000 USD
4. Supervision du projet
Les opérations de passation des marchés
s’effectuent au cours de la phase d’exécution
et, malgré toutes les précautions et mesures
d’atténuation du risque mises en place, il subsiste
toujours des facteurs de risque qui ne peuvent
être atténués que par des pratiques de vigilance
constantes qui s’exerceront pendant la totalité
du cycle de passation des marchés, depuis sa
planification jusqu’à son achèvement.
Bien que la responsabilité de la passation des
marchés incombe principalement à l’emprunteur/au
bénéficiaire, le personnel du FIDA doit jouer un rôle
de surveillance pour garantir le respect des Directives
du FIDA concernant la passation des marchés. Il
devra mettre à profit cette fonction de surveillance
non seulement pour s’assurer du respect des règles
par l’emprunteur/le bénéficiaire, mais aussi pour
en tirer des enseignements et faire fond sur cette
expérience pour améliorer la future conception des
projets ainsi que les politiques et les procédures.
Il peut s’avérer nécessaire, au cours de la phase
d’exécution du projet, de modifier le programme
de passation des marchés. Une bonne supervision
exige par conséquent une capacité d’adaptation
et de la souplesse dans le cadre des politiques
existantes, sans remettre en question les principes
fondamentaux.
De manière générale, l’EGPP du FIDA devrait
poursuivre une approche axée sur la solution des
problèmes sans contrevenir aux politiques du Fonds
et devrait faire en sorte que des messages cohérents
soient transmis en permanence à l’emprunteur/
au bénéficiaire, verbalement ou par écrit, afin de
faciliter une meilleure compréhension des attentes et
des normes du FIDA.
Les directives en matière de supervision contiennent
un examen détaillé de la fonction de supervision
du FIDA; toutefois, pour ce qui concerne
particulièrement la supervision de la passation des
marchés, le personnel du FIDA (CPP et spécialistes
de la passation des marchés) est encouragé à
accomplir les tâches suivantes, dont on a constaté
qu’elles amélioraient l’efficacité du projet:
– prévoir la tenue d’un atelier de démarrage
du projet, afin de présenter et d’expliquer au
personnel de l’emprunteur/du bénéficiaire
les procédures et les exigences en matière de
passation des marchés;
– veiller à ce que toute formation ultérieure en
matière de passation des marchés repose sur
une évaluation des besoins de formation;
de passation
desdu
marchés
Module A:FIDA
Vue Manuel
d’ensemble
du cycle
projet
11
– procéder à des actualisations périodiques pour
tenir compte de toute modification significative
du système et des pratiques de passation des
marchés de l’emprunteur/du bénéficiaire;
– revoir le plan de passation des marchés et
veiller à ce que les éventuelles révisions soient
appliquées en cas de besoin;
– guider l’emprunteur/le bénéficiaire dans la
préparation du dossier d’appel d’offres;
– émettre l’avis applicable de non-objection
du FIDA (pour les soumissions et pour les
adjudications) dans les cas où l’intervention
du FIDA est limitée à un examen préalable;
– dans les marchés relatifs aux travaux de génie
civil, prêter une attention particulière aux clauses
du contrat, notamment celles concernant les
propositions de variations (calendrier et prix);
– entreprendre périodiquement des missions sur
le terrain;
– procéder à des examens a posteriori et assurer le
suivi de l’exécution du marché;
– assurer le suivi de l’exécution de l’ensemble
du processus de passation des marchés et
recommander des améliorations et/ou apporter
les adaptations nécessaires;
– veiller à une allocation appropriée des ressources
(en temps et en argent) afin que le FIDA puisse
exercer de manière adéquate ses fonctions de
conseil et de surveillance.
12
FIDA Manuel
de passation des marchés
Gestion
du processus
Gestion du
processus
Process
management
Gestion du
processus
Module B: Responsabilité en matière
de passation des marchés
Objet du module
Ce module définit les responsabilités générales de l’emprunteur/du bénéficiaire et du personnel du FIDA
concernant les arrangements relatifs à la passation des marchés dans les projets financés par le FIDA.
Il fournit des indications générales. Il ne vise pas – ni dans sa conception ni dans son intention – à prévaloir
sur une disposition spécifique à un projet individuel qui pourrait être exposée dans l’accord de financement
ou la lettre à l’emprunteur/au bénéficiaire.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
1. Principes généraux concernant
les responsabilités en matière de
passation des marchés
C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe
la responsabilité principale de la passation des
marchés et de sa gestion, tandis que le FIDA
conserve une responsabilité fiduciaire et doit veiller
à ce que les fonds qu’il met à disposition soient
utilisés exclusivement aux fins prévues dans les
accords de financement applicables.
L’emprunteur/le bénéficiaire est responsable – sur
les plans juridique et opérationnel – en tant que
client, de toutes les transactions d’achat pour le
projet et utilise à cette fin les fonds mis à disposition
par le FIDA.
La responsabilité fiduciaire du FIDA s’exerce dans
le cadre de ses rôles de surveillance et de conseil.
Dans ce second rôle, le FIDA encourage le
renforcement des capacités à des fins multiples
– économie, efficience et équité sociale –
principalement par le biais de ses activités d’appui
à l’exécution.
2. Organisme d’exécution principal
L’organisme d’exécution principal est désigné et
défini dans les Annexes 1 ou 3 (selon le cas8) de
l’accord de financement. Il assume la responsabilité
générale de l’exécution du projet.
Il s’agira, dans la plupart des cas, d’un ministère
du gouvernement central auquel sera confiée la
principale obligation contractuelle au nom du
gouvernement emprunteur/ bénéficiaire.
Conformément aux Conditions générales
applicables au financement du développement
agricole adoptées par le FIDA (“les conditions
générales”), l’organisme d’exécution principal est
notamment chargé, en matière de passation des
marchés, des tâches suivantes:
– assurer le suivi de la gestion de la passation
des marchés et veiller également au respect des
responsabilités fiduciaires;
– désigner les personnes qui seront responsables,
au jour le jour, de l’exécution du projet;
– préparer le programme de travail et budget
annuel (PTBA);
– mettre en place et maintenir un système de
gestion de l’information conformément au
Guide pratique de suivi-évaluation des projets
de développement adopté par le FIDA;
– suivre l’avancement de l’exécution du projet;
– conserver et présenter les justificatifs à la
demande du FIDA;
– soumettre au FIDA des rapports périodiques
sur l’avancement du projet, conformément à la
définition donnée dans les Conditions générales;
– procéder à l’examen conjoint à mi-parcours de
l’exécution du projet;
– assurer un suivi et prendre des mesures, le
cas échéant, à propos de conclusions, de
recommandations ainsi que de problèmes
de non-exécution et de contrôle interne;
– tenir le FIDA informé de toute situation
interférant – ou menaçant d’interférer – avec
l’exécution du projet ou la réalisation des
objectifs du projet;
8 L’annexe exacte dépend de la version de l’accord de financement utilisée; dans les versions les plus anciennes (avant avril
2009), ce point sera normalement défini dans l’Annexe 3; dans les versions postérieures à cette date, les modalités d’exécution
des accords de financement sont exposées dans l’Annexe 1.
Manuel
passationdes
desmarchés
marchés
Module B: Responsabilité enFIDA
matière
de de
passation
13
– notifier au FIDA toute allégation de fraude ou
de corruption en rapport avec le projet;
– annulation des soumissions;
– maintenir des comptes distincts pour rendre
compte des opérations, des ressources et des
dépenses en rapport avec le projet.
– rédaction des documents de marché et
attribution du marché;
3. Unité d’exécution
Pour chaque projet, l’organisme d’exécution
principal peut décider de désigner une unité
d’exécution chargée de la gestion au jour le jour
des activités opérationnelles de ce projet.
Dans ce cas, la passation des marchés peut être
entreprise par:
– une unité d’exécution de projet déjà existante
dans le cadre d’un projet en cours;
– une nouvelle unité d’exécution de projet
spécialement créée pour ce projet;
– le service existant chargé de la passation des
marchés au sein de l’agent principal du projet;
– un service existant chargé de la passation
des marchés au sein d’un autre organisme
gouvernemental;
– un organisme commercial de passation des
marchés recruté à cet effet par le gouvernement;
– un organisme des Nations Unies.
Lorsqu’une unité d’exécution auxiliaire est
désignée à cette fin, l’organisme d’exécution
principal conserve la responsabilité d’ensemble et
l’obligation de rendre compte du projet au FIDA.
Cet organisme est par conséquent tenu de superviser
en permanence le travail de l’unité d’exécution.
Dans le contexte de la passation des marchés, une
unité d’exécution serait responsable de la totalité du
processus, y compris mais pas exclusivement, des
fonctions suivantes:
– préparation des plans de passation des marchés;
– préparation des énoncés des besoins, des
cahiers des charges, des mandats et/ou des devis
quantitatifs;
– accord avec le FIDA sur la méthode de passation
des marchés ou sur la méthode de choix pour
chaque activité de passation des marchés;
– démarrage des activités de présélection, publicité,
gestion des déclarations d’intérêt et établissement
de la liste des soumissionnaires admissibles;
– préparation des invitations à soumissionner et
des ébauches de contrats;
– publication des dossiers d’appel d’offres, réponse
aux demandes d’éclaircissement et gestion
d’ensemble du processus d’appel d’offres;
– réception, ouverture des plis et évaluation des
soumissions;
– compte-rendu de l’évaluation;
14
FIDA Manuel
de passation des marchés
Gestion
du processus
– négociation et adjudication du marché;
– gestion des marchés;
– facturation et paiement;
– règlement des différends;
– exécution du contrat et évaluation.
Il lui incombe également de veiller à ce que la
procédure de passation des marchés soit approuvée
conformément aux niveaux décisionnels existant
à l’échelon national et/ou conformément à la
supervision requise par le FIDA dans le cadre
du projet.
4. Agents spécialisés dans la
passation des marchés/gestionnaires
de contrat
Lorsque l’emprunteur/le bénéficiaire ne possède
pas les capacités administratives, les ressources ou
l’expérience nécessaires pour passer un marché avec
des fournisseurs étrangers, il pourra choisir (ou y
être tenu par le FIDA) d’employer comme agent une
entreprise ou une entité spécialisée dans la passation
des marchés internationaux. L’institution coopérante
ne pourra pas faire fonction d’agent de passation
des marchés. L’agent devra respecter, au nom de
l’emprunteur/du bénéficiaire, toutes les procédures
énoncées dans l’accord de financement.
On pourra recourir à des gestionnaires de contrats
de la même manière, sur la base d’honoraires,
pour passer des marchés de travaux divers tels
que reconstruction, réparation, rénovation ou
construction neuve en situation d’urgence, ou
lorsqu’il faut passer un grand nombre de marchés
d’un faible montant.
Le processus d’acquisition des services d’agents
spécialisés dans la passation des marchés et de
gestionnaires de contrat est le même que celui
concernant les services de consultants décrit dans
le présent Manuel.
Module C: Correspondance et
gestion des dossiers
Objet du module
Il est essentiel, pour pouvoir attester du caractère transparent et vérifiable d’un processus de passation
des marchés, de maintenir un système précis de conservation des dossiers et d’utiliser un système de
numéros de référence des marchés passés.
Une correspondance et des moyens de communication efficaces sont également essentiels pour la
gestion des relations avec les soumissionnaires, les fournisseurs, les entreprises contractantes et les
consultants. Mais ils peuvent engager ou contraindre les expéditeurs et les destinataires à une conduite
ayant des incidences juridiques, contractuelles ou financières.
Les dossiers documentaires, tant imprimés que sous forme électronique, sont par conséquent essentiels
pour une gestion efficace et efficiente des activités, puisqu’ils apportent un témoignage à l’appui des
décisions et des mesures prises et constituent un journal d’audit qui pourra être utilisé pour vérifier la
transparence, la justification comptable et l’efficacité.
Une gestion efficiente des archives est aussi indispensable pour garantir l’efficacité du stockage des
données, leur récupération et leur utilisation, en prenant dûment en compte la sécurité, l’intégrité et
la confidentialité.
Les Conditions générales applicables au financement du développement agricole adoptées par le
FIDA stipulent que l’emprunteur/le bénéficiaire doit conserver l’ensemble des documents et pièces
pour en permettre l’examen par le FIDA à tout moment pendant une période de trois ans à compter
de l’achèvement de la procédure d’appel d’offres ou du contrat. En application de cette disposition,
ce module fournit des règles générales concernant la conservation des communications et des pièces
essentielles se rapportant à la passation des marchés.
Champ d’application
On peut s’attendre à ce que la plupart des gouvernements aient défini des procédures pour la
conservation des dossiers dans le cadre du système public de passation des marchés. S’il a été convenu
d’utiliser le système national de conservation des archives et de la correspondance pour la passation des
marchés dans le cadre du projet, il n’y aura pas lieu d’appliquer ce module.
À défaut de telles procédures, ou si le FIDA a conclu qu’elles ne répondent pas à ses besoins, c’est ce
module qui sera utilisé.
2. Pièces à conserver
1. Correspondance et
communication
Afin de réaliser au mieux les buts et les objectifs
des archives relatives à la passation des marchés,
tous les échanges de communications, de décisions
et d’instructions entre le FIDA et l’emprunteur/le
bénéficiaire et entre l’emprunteur/le bénéficiaire et
les soumissionnaires, les fournisseurs, les entreprises
contractantes et les consultants doivent se faire par
écrit ou faire l’objet d’un compte-rendu écrit9.
L’analyse des meilleures pratiques montre que
chaque activité de passation des marchés devra faire
l’objet d’un fichier ou d’un dossier distinct dans
lequel les pièces seront conservées – correctement
encodées par ordre chronologique, se rapportant
uniquement au marché en question. Les documents
relatifs à des marchés passés à un autre moment ne
doivent pas être mélangés dans les archives de la
passation des marchés. L’objectif est de pouvoir être
en mesure d’examiner à tout moment, de manière
logique et séquentielle, l’historique complet du
marché concernant une exigence.
9 Lorsque ce sont des réunions qui tiennent lieu de méthode de communication, un procès-verbal devra être établi pour
enregistrer l’information fournie et les débats qui se sont tenus à cette occasion.
Manuel
de
passationdes
desmarchés
marchés
C: Correspondance
gestion
des
dossiers
Module Module
B: Responsabilité
enFIDA
matière
deet
passation
15
Le tableau ci-après énumère les documents qui doivent être conservés dans les dossiers relatifs
aux marchés passés:
Document
Format préféré
(i)
copie de l’avis publié ou de la liste restreinte (le cas échéant)*
Copie papier
(ii)
copie des documents de présélection et d’invitation et de tout
amendement, extension ou éclaircissement demandés et publiés*
Copie papier
(iii)
Compte-rendu de l’ouverture des plis signé par toutes les personnes présentes
Copie papier
(iv)
copie complète de chaque soumission reçue et évaluée ainsi que des
éclaircissements demandés et des réponses fournies
Copie papier
(v)
copie du rapport d’évaluation*
Copie papier
(vi)
procès-verbaux signés de toutes les réunions concernant la passation des
marchés, y compris les réunions des soumissionnaires éventuels et les
réunions de négociation lorsque de telles réunions se sont tenues
Copie papier ou
image vidéo
(vii)
avis d’adjudication du marché*
Copie papier
(viii)
toute lettre d’acceptation de la soumission adressée au fournisseur,
à l’entreprise contractante ou au consultant*
Copie papier
(ix)
document de marché signé et acceptation du marché*
Copie papier
(x)
toute modification du marché*
Copie papier
(xi)
toute correspondance relative au marché entre l’entité acheteuse et un
fournisseur, une entreprise contractante ou un consultant
Copie papier ou
image vidéo
(xii)
documents postérieurs au marché concernant l’exécution des obligations
contractuelles, en particulier des photocopies de garanties bancaires ou de
garanties de paiement
Copie papier
(xiii) procès-verbaux signés de toutes les réunions concernant la gestion des
marchés, y compris les réunions consacrées à l’avancement ou au réexamen
du marché
Copie papier
(xiv) documents de livraison signés attestant de la livraison des fournitures, ou
procès-verbaux de réception signés en rapport avec un marché concernant
des services ou des travaux au titre du contrat, y compris les éventuels
comptes rendus d’exécution des marchés
Copie papier
(xv)
copie de toutes les factures relatives aux travaux, services ou fournitures,
y compris les documents de travail vérifiant l’exactitude des paiements
réclamés et donnant des précisions sur les paiements effectivement autorisés
Copie papier
(xvi) copie des feuilles de travail/relevés des paiements cumulatifs faisant apparaître
la gestion de tous les paiements effectués
Image vidéo
(xvii) copie de toutes les demandes d’autorisation soumises à l’autorité compétente
et de toutes les décisions prises par l’autorité en matière de passation des
marchés, y compris l’approbation des documents d’invitation, l’approbation
du ou des rapport(s) d’évaluation, l’adjudication du marché, l’approbation des
documents de marché et de leurs amendements, et toute éventuelle décision
de suspension ou d’annulation de la procédure de passation du marché
Copie papier
(xviii) copie de toutes les réclamations formulées par l’entité acheteuse en rapport
avec une garantie, une absence de garantie, une livraison incomplète, un
dommage ou d’autres réclamations adressées au fournisseur ou à l’entité
acheteuse
Copie papier ou
image vidéo
(xix) en cas d’examen préalable par le FIDA, toutes les demandes et
correspondances en rapport avec la demande d’avis de non-objection du FIDA
Copie papier ou
image vidéo
toute autre communication se rapportant à la passation du marché en question,
y compris la correspondance interne de l’entité
Copie papier ou
image vidéo
(xx)
* Il conviendrait aussi, idéalement, de conserver les projets de ces documents et rapports publiés, par souci d’exhaustivité et pour
disposer d’un tableau complet de l’évolution du document publié. Il est toutefois admis que, lorsque des problèmes d’espace se
posent, cela pourrait ne pas être toujours possible en pratique.
16
FIDA Manuel
de passation des marchés
Gestion
du processus
Évaluation
Process
management
Évaluation
Module D: Appréciation de la capacité de
l’emprunteur/du bénéficiaire en matière
de passation des marchés
Objet du module
Ce module a pour objet d’aider le personnel du FIDA et les consultants dans leur tâche d’appréciation de
la capacité d’un emprunteur/d’un bénéficiaire en matière de passation des marchés, comme l’exigent les
Directives du FIDA concernant la passation des marchés.
Champ d’application
Ce module est d’application dans tous les cas où il est nécessaire d’apprécier un système de passation
des marchés.
1. Considérations d’ordre général
Phase 2: évaluation spécifique du projet
Comme prévu dans les Directives du FIDA
concernant la passation des marchés, les Conditions
générales du FIDA ont été révisées en avril 2009
pour prendre en compte la nouvelle approche du
FIDA concernant les marchés financés par ses prêts
et ses dons.
Au cours de la phase de conception du projet, le
FIDA procèdera à une évaluation plus poussée:
– du degré d’application effective du cadre
réglementaire, et
– de la capacité de passation des marchés de
l’organisme désigné à cet effet dans le cadre
du projet.
Sur la question spécifique de la passation
des marchés, les Conditions générales mettent
l’accent sur l’utilisation des règles nationales
de l’emprunteur/du bénéficiaire en la matière,
pour autant qu’elles soient considérées comme
compatibles avec les Directives du FIDA. Cette
approche est conforme aux divers engagements
pris par la communauté internationale des
donateurs en faveur d’une utilisation croissante
des systèmes nationaux lorsqu’on peut démontrer
leur compatibilité avec les exigences des donateurs.
Les Directives s’étendent sur une approche en deux
phases de l’examen, par le FIDA, des systèmes de
passation des marchés d’un emprunteur/bénéficiaire:
Phase 1: évaluation générale du pays
Il s’agit d’une étude sur dossier réalisée dans la
perspective du COSOP et visant à fournir une
évaluation de haut niveau de la situation à un
double point de vue:
– le cadre législatif et réglementaire en vigueur
dans le pays,
– et le système national de passation des marchés
publics.
L’évaluation des systèmes, structures, processus
et activités utilisés au sein d’un système national
permet au FIDA d’approcher en bonne connaissance
de cause la prise de décisions et l’appréciation/
l’atténuation du risque. Partager les conclusions
de ces évaluations avec l’emprunteur/le bénéficiaire
inclut également une composante développement
des capacités, car cela contribue à développer
les capacités nationales existantes en aidant
les instances concernées à entreprendre leurs
fonctions d’exécution.
Les sections ci-après présentent des informations
plus détaillées sur les activités spécifiques à
entreprendre dans le cadre de chacune de ces
deux étapes.
Phase 1: évaluation générale du pays
L’examen d’un système national de passation
des marchés suppose une définition claire de
l’expression “système national”.
Tout “système” de passation des marchés comporte
un certain nombre de composantes qui, mises
ensemble, constituent le “système”. Il est par
conséquent nécessaire de veiller à ce que chaque
composante soit étudiée selon ses propres mérites.
Ces composantes (parfois qualifiées de questions
essentielles) peuvent souvent être regroupées
en catégories relevant de deux environnements
distincts:
– l’environnement porteur global, et
– l’environnement organisationnel/opérationnel.
Manuel
passationdes
desmarchés
marchés
Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA
matière
de de
passation
17
Le tableau ci-après présente quelques exemples des composantes (ou questions essentielles) relevant de
chacun des deux environnements:
Environnement porteur
Environnement organisationnel/opérationnel
Cadre juridique/politique
Structure organisationnelle
Niveau de direction/volonté politique
Application concrète des processus
Structure institutionnelle
Ressources humaines
Portée des processus et des procédures
Ressources physiques
Disponibilité d'outils et d'orientations
Obligations de rendre compte
Engagement et perception publics
Niveau de direction
Dans la perspective de la préparation du COSOP,
les chargés de programme de pays (CPP) sont
responsables de la collecte des données existantes
en rapport avec la passation des marchés publics
dans le pays concerné.
– les résultats d’autres institutions travaillant dans
le domaine de la passation des marchés (comme
Transparency International ou les autorités
nationales responsables de la passation des
marchés publics);
Les sources des données à utiliser varieront selon la
disponibilité et l’exhaustivité des informations et
de la taille du portefeuille de pays, mais
comprendront généralement:
– le bilan des projets antérieurs du FIDA.
– les résultats des évaluations des systèmes
nationaux de passation des marchés conduites
par le comité d’aide au développement (CAD)
de l’OCDE;
– les récents rapports et les conclusions
d’autres organismes d’exécution, donateurs
et partenaires du développement (comme le
Rapport analytique de la Banque mondiale
sur la passation des marchés au niveau des
pays – CPAR);
Le tableau ci-après donne une indication de
quelques-uns des outils utilisés pour évaluer la
performance d’un système national de passation
des marchés. Une grande partie de ces documents
peuvent être téléchargés à partir d’Internet ou
sont disponibles auprès des bureaux de pays des
partenaires du développement au cours de la
mission de préparation du COSOP.
Outil OCDE-CAD
CPAR de la Banque
mondiale
UCS de la
Estimation des
Banque mondiale capacités du PNUD
Objectif
principal
Appréciation des
capacités
Appréciation des
risques
Appréciation des
risques
Développement des
capacités
Public visé
Pays partenaire et
donateurs/partenaires
du développement
Banque mondiale et
ses partenaires
Banque mondiale
et ses partenaires
Pays partenaire et
donateurs/partenaires
du développement
Équipe
d'évaluation
Pays partenaire (chef
de file), donateurs/
consultants
Banque mondiale
(chef de file), autres
donateurs/consultants
Mixte
Nations Unies chef
de file
Conception
de
l'évaluation
Évaluation quantitative
et qualitative
Évaluation qualitative
Évaluation
quantitative et
qualitative
Évaluation quantitative
et qualitative
Résultat
attendu
Renforcement du
système national
de passation des
marchés
Efficience des
opérations de la
Banque mondiale
Cohérence avec
les directives de la
BM/ Recensement
des éléments de
risque fiduciaire
Stratégies de
développement des
capacités
Disponibles
aux adresses
citées
www.unpcdc.org
www.worldbank.org
www.worldbank.org www.unpcdc.org
www.oecd.org/
dac/effectiveness/
procurement
www.unpcdc.org
18
FIDA Manuel de passation des marchés
Évaluation
La collecte de ces données doit permettre:
a)
utilisable sans aucune adaptation;
1)
de disposer d’une évaluation d’ensemble de la
passation des marchés publics dans le pays; et,
b)
2)
de comprendre l’ensemble des perceptions
internationales de la vigueur et de la maturité
du système public de passation des marchés,
utilisable, mais certaines dispositions doivent
être examinées au cours de la conception du
projet pour atténuer des risques perçus;
c)
non utilisable au stade actuel.
afin d’être en mesure de déterminer où peuvent
se présenter les plus grands risques fiduciaires et
opérationnels.
Ce faisant, il faut prendre en compte les aspects
suivants:
(i)
(ii)
l’existence de lois, décrets, réglementations
ou procédures applicables régissant la
passation des marchés de biens, de travaux
et de services conformément à des normes
internationalement acceptables et répondant
aux exigences de la Section B des Directives;
le niveau de diffusion et de disponibilité,
au sein du public, de ces lois, décrets,
réglementations ou procédures;
(iii) les dispositions organisationnelles relatives
à la centralisation ou à la décentralisation de
la fonction de passation des marchés;
Lorsqu’il ressort de l’évaluation qu’un système
ne peut pas être utilisé dans sa totalité, le FIDA
recommandera l’utilisation de certains aspects du
système en fonction des possibilités et envisagera,
au cours de la phase de conception du projet,
d’apporter un soutien à l’amélioration de ce système
par le biais d’une activité distincte du programme
au cours de la phase d’exécution.
Le COSOP devrait aussi décrire les grandes lignes de
tous les projets, programmes ou initiatives – prévus
ou en cours – susceptibles d’avoir un impact sur le
système, la structure ou la capacité de passation des
marchés publics pendant la durée de vie du COSOP,
à savoir par exemple:
– projets de réforme de la passation des marchés
(ou de certaines de ses composantes dans le
cadre plus général de la gestion financière
publique);
les systèmes et les politiques qui définissent
les tâches et les responsabilités dans le cadre
du processus de passation des marchés et en
garantissent la distinction;
– initiatives de formation axées sur la passation
des marchés;
(v)
l’existence de manuels d’exécution, directives,
manuels, formulaires normalisés/ modèles
pour les documents, contrats et clauses
standard;
(vi)
le niveau de diffusion et de disponibilité de
ces manuels d’exécution, directives, manuels,
formulaires normalisés/modèles pour les
documents, contrats et clauses standard;
Le FIDA partagera ses conclusions avec le pays
emprunteur/bénéficiaire, avec un recensement
des faiblesses observées. Ce partage ne sert pas
uniquement à promouvoir la transparence;
il constitue également un outil utile, que
l’emprunteur/le bénéficiaire peut mettre à profit
pour entreprendre un programme de renforcement
des capacités visant à améliorer ses systèmes.
(iv)
– campagnes de recrutement prévues.
(vii) la présence d’un système pleinement
opérationnel de régulation de la passation
des marchés;
Phase 2: évaluation spécifique
du projet
(viii) l’existence d’un système acceptable de
réclamations et d’appels en rapport avec
la passation des marchés;
Lorsqu’ils abordent la conception du projet,
les concepteurs doivent procéder par étapes,
comme suit:
(ix)
les processus et procédures permettant
un audit ou un examen indépendant de
la passation des marchés;
i)
(x)
le niveau perçu de risque fiduciaire pour
le FIDA.
À la suite de cet examen, le COSOP devrait inclure
une opinion informée sur la question de savoir
si le système de passation des marchés d’un pays
donné peut être considéré comme acceptable pour
la conduite d’activités de passation des marchés
financées par le projet. Le COSOP devrait, à cet
égard, classer le système dans l’une des trois
catégories suivantes:
Se familiariser avec les observations
contenues dans le COSOP
Il est impératif, pour les concepteurs du projet,
d’être informés des questions soulevées dans le
COSOP afin de s’assurer qu’elles puissent être
abordées dans le cadre du projet.
Selon l’ancienneté du COSOP au moment
de la conception du projet, il peut s’avérer
nécessaire d’en valider à nouveau les données
et les conclusions, afin de prendre en compte
les éventuelles améliorations ou détériorations
du système depuis l’établissement du COSOP.
Manuel
passationdes
desmarchés
marchés
Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA
matière
de de
passation
19
En règle générale, si le COSOP remonte à
plus d’un an, une revalidation sera considérée
comme nécessaire, ce qui constituera l’étape
ii). Si le COSOP remonte à moins d’un an,
et à moins que le COSOP n’ait conclu que
le système n’est pas utilisable au stade actuel19,
on passera directement à l’étape iii).
organisations donatrices actives dans le pays
pour comprendre leurs positions à cet égard.
Cette consultation pourrait précéder un examen
des nouveaux rapports ou publications parus
depuis la publication du COSOP.
Au terme de ce processus de revalidation, il sera
possible de déterminer si la situation actuelle
est meilleure, pire ou inchangée par rapport à
ce qu’elle était lors de la rédaction du COSOP.
L’arbre de décision ci-dessous présente sous
une forme graphique les mesures à prendre à
la suite de ce processus de revalidation.
ii) Revalidation du COSOP
La revalidation du COSOP n’est pas envisagée
comme un processus long et difficile. Elle doit
consister en une étude sur dossier des données,
suivie d’une brève actualisation de la situation
telle qu’elle se présente au moment de la
conception du projet.
iii) Entreprendre une évaluation institutionnelle
Bien qu’à l’échelon national, les données
relatives aux cadres et aux structures juridiques
puissent très probablement être obtenues
auprès d’autres sources (comme les Rapports
analytiques de la Banque mondiale sur la
passation des marchés ou les évaluations des
systèmes nationaux de passation des marchés
conduites par l’OCDE), l’expérience montre
qu’il existe très peu de données disponibles
à l’échelon décentralisé, sur le terrain, qui est
celui auquel sont exécutés la plupart des
projets du FIDA.
L’équipe de conception du projet devra recenser
les domaines qui, dans le COSOP, présentent
les plus grands risques et vérifier si sont
intervenus des changements significatifs, qui
justifieraient une révision des conclusions
du COSOP.
L’un des moyens les plus rapides d’y parvenir
consisterait à consulter le gouvernement
du pays emprunteur/bénéficiaire et d’autres
A
OUI
Y a-t-il eu une
détérioration?
Revalider au stade de la
conception du projet
NON
1. Quantifier les domaines
de détérioration
2. Entreprendre une évaluation et une
atténuation du risque
OUI
B
Y a-t-il eu des
améliorations?
Revalider au stade
de la conception
du projet
OUI
Les
améliorations
sont-elles
suffisantes
pour justifier
"A"?
NON
NON
Y a-t-il eu une
détérioration?
OUI
La
détérioration
est-elle
suffisante
pour justifier
"C"?
OUI
C
Revalider au stade
de la conception du projet
Y a-t-il eu des
améliorations
Entreprendre une évaluation
institutionnelle
Mettre l'accent sur les questions
concrètes de mise en œuvre
NON
Entreprendre une évaluation
institutionnelle
Mettre l'accent sur:
1. l'atténuation du risque dans les
autres domaines de préoccupation
2. les questions concrètes de
mise en œuvre.
Quantifier les domaines d'amélioration
Utiliser les Directives
du FIDA concernant la passation
des marchés
OUI
10 Dans cette hypothèse, le système national ne devra pas être utilisé; il ne sera pas nécesaire de procéder à l’évaluation de la
phase 2 et on appliquera les méthodes de passation des marchés du FIDA.
20
FIDA Manuel de passation des marchés
Évaluation
Dans le cadre de la phase 2, une évaluation
institutionnelle de la passation des marchés,
portant sur l’organisme d’exécution proposé
pour le projet est nécessaire dans tous les
cas, sauf lorsqu’il a été constaté, tant dans le
COSOP qu’à l’occasion de la revalidation du
COSOP, que le système national n’est
pas utilisable.
L’outil d’évaluation
L’évaluation de la passation des marchés dans
le cadre de la phase 2 a plusieurs objectifs:
Afin de rendre le processus aussi simple que
possible, trois catégories ont été retenues et la note
attribuée pour chaque question correspondra à une
seule de ces catégories: 3 – pleinement satisfaisant,
2 – partiellement satisfaisant, 1 – insuffisant, sur
la base de bandes de pourcentage. Cette approche
contribuera à réduire la subjectivité entre les
différents évaluateurs. Les notes seront attribuées
sur la base d’éléments effectifs et non ponctuels,
tels qu’observés par l’évaluateur. Les critères utilisés
pour la notation doivent être objectifs
et homogènes.
–
évaluer la capacité de l’organisme d’exécution
et l’adéquation des systèmes de passation des
marchés et des systèmes connexes en place à
administrer la passation des marchés financés
par le projet;
–
évaluer les facteurs de risque (institutionnels,
politiques, organisationnels, procéduraux,
etc.) pouvant avoir une influence négative sur
la capacité de l’organisme de mener à bien le
processus de passation des marchés;
–
élaborer un plan d’action à mettre en œuvre
dans le cadre du projet, en tant que de besoin,
pour remédier aux insuffisances détectées par
l’analyse des capacités et minimiser les risques
recensés par l’analyse du risque; et
–
proposer un plan approprié de supervision
de la passation des marchés pour le projet en
prenant en compte les points forts, les faiblesses
et les risques relatifs révélés par l’évaluation.
Pour pouvoir entreprendre une évaluation
de la passation des marchés au niveau
opérationnel dans le cas où il est peu probable
qu’il existe des données provenant d’autres
sources, le FIDA devra conduire son propre
examen. Le Fonds aura besoin, dans ce
contexte, d’un outil pour faciliter et normaliser
ce processus. L’outil joint au présent module
(voir Appendice 1) devra être utilisé au cours
de la mission de conception du projet. Mis
au point à partir de la liste de contrôle utilisée
par la Banque mondiale pour l’évaluation
des organismes, cet outil couvre un éventail
de questions à examiner en vue d’évaluer la
capacité et devrait être appliqué de manière
souple, en fonction des cas.
L’outil consiste en une évaluation s’appuyant sur
des observations et comporte une liste de points
à évaluer. Il couvre divers aspects, allant du statut
juridique de l’organisme à évaluer aux compétences
de son personnel en matière de passation
des marchés.
On ne procédera pas à un regroupement des notes
attribuées pour chaque critère: chaque indicateur
sera évalué sur ses mérites propres, dans le cadre
d’un “domaine thématique”, par exemple la
planification de la passation des marchés ou
l’administration des contrats, etc. La décision de
ne pas utiliser un domaine thématique particulier
dans l’ensemble ou dans une partie du système
national de passation des marchés sera prise en
fonction des notations individuelles et en prenant
en compte la gravité des insuffisances observées;
certains domaines thématiques peuvent regrouper
plusieurs notations, ce qui exigerait une décision
quant à l’utilisation d’une partie ou de la totalité
de ce domaine.
On prévoit que, pour mener à bien cette évaluation,
les évaluateurs examineront au minimum cinq
activités de passation des marchés entreprises par
l’entité/l’organisme au cours des 12 mois précédents
(comprenant au moins un marché dans chacune
des trois catégories – biens, travaux et services).
Manuel
passationdes
desmarchés
marchés
Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA
matière
de de
passation
21
Application de l’outil
La note pertinente pour chaque indicateur de
l’évaluation sera inscrite dans la colonne “Notation”
de la “Feuille de notation”. Selon les notations,
l’indicateur sera automatiquement marqué rouge
(si la note est 1), orange (si la note est 2) ou vert
(si la note est 3), pour identifier les domaines
auxquels doit être portée une attention urgente
(questions rouges) dans la conception du projet.
Afin de présenter les questions délicates sous
une forme graphique, l’outil dispose déjà d’une
fonctionnalité de codage couleur automatique,
liée aux trois catégories de la notation. La notation
inférieure, correspondant aux domaines de
préoccupation, sera mise en évidence par une
coloration ROUGE (insuffisant); les questions
obtenant les notations les plus élevées seront
marquées en VERT (pleinement satisfaisant),
tandis que les notations intermédiaires seront
colorées en ORANGE (partiellement satisfaisant).
Ce système de code couleur est couramment utilisé
dans le contexte de l’évaluation et de la gestion
du risque. Il attire immédiatement l’attention
sur les questions à étudier en priorité.
À l’heure actuelle, les fourchettes de pourcentages
utilisées sont les suivantes:
0 à 25%
de conformité parmi les dossiers
examinés = notation 1 (rouge)
26 à 74%
de conformité parmi les dossiers
examinés = notation 2 (orange)
75 à 100% de conformité parmi les dossiers
examinés = notation 3 (vert).
Il est toutefois probable que l’expérience conduira
à adapter et affiner ces fourchettes de pourcentages.
La feuille de notation sera accompagnée de
notes aux évaluateurs, qui leur serviront de guide
sur la manière d’appliquer les notations à chaque
domaine thématique et à chaque indicateur. Par
exemple, l’un des indicateurs à noter au titre du
domaine thématique “planification de la passation
des marchés” se présente sous la forme de la
question suivante:
22
FIDA Manuel de passation des marchés
Évaluation
“Les plans de passation des marchés
sont-ils en règle générale préparés
à l’avance, et sont-ils réalistes?”
Pour cette question, les notes aux évaluateurs
les informeront qu’ils devront demander à
consulter au minimum cinq plans de passation
des marchés concernant des projets en cours
d’exécution par l’organisme. Elles préciseront
qu’en cas de disponibilité d’un nombre
supérieur de plans, c’est à l’évaluateur et non
à l’organisme qu’appartiendra le choix des
plans à examiner. Cette formule permet d’éviter
que l’organisme ne présente à l’examen que
les “meilleurs” échantillons.
L’évaluateur sera informé qu’en l’absence de
plan, la note à inscrire devra être “1” (rouge).
Lorsque des plans sont soumis, leur examen
devra déterminer s’ils ont été exécutés en
temps opportun et dans quelle mesure ils
étaient concrets et complets en termes
de calendrier et de valeurs, ce qui donnera
à l’évaluateur la possibilité de noter la
performance de l’organisme sur cette question.
En cas de nouveaux emprunteurs/bénéficiaires ou
organismes d’exécution, il peut s’avérer nécessaire
de revoir la totalité des rubriques énumérées dans
l’appendice 1. Toutefois, si l’organisme faisant
l’objet de l’évaluation est déjà bien connu du FIDA,
l’essentiel de l’information énumérée dans l’outil
sera sans doute déjà disponible et une grande
partie de l’évaluation pourra être réalisée sans
consultations; ainsi, seules les parties délicates
de l’évaluation devraient être actualisées ou
conduites sur le terrain, le cas échéant.
Pour ce qui concerne les projets auxquels
participent plusieurs organismes d’exécution,
l’équipe de conception du projet devra apprécier
la capacité de l’organisme désigné comme chef
de file ou coordonnateur du projet, ainsi que
de tous les organismes jouant un rôle important
dans l’administration de la passation des marchés
pour le projet, ou d’un échantillon représentatif
des organismes s’ils jouent tous un rôle similaire.
Cette évaluation, comme dans le cas d’un organisme
unique, servira de base à la conception des plans
de renforcement des capacités et de supervision
de la passation des marchés.
Qui doit entreprendre l’évaluation?
L’évaluation de l’organisme d’exécution devra
être réalisée par un spécialiste de la passation des
marchés ou un administrateur accrédité en matière
de passation des marchés11 détaché auprès du projet
au stade de la conception et utilisant l’outil ci-joint
pour garantir la cohérence de l’approche.
Pour les aspects de l’évaluation concernant les
contrôles financiers et administratifs en place,
on fera appel au spécialiste du décaissement
ou de la gestion financière détaché auprès du
projet. Deux raisons justifient cette approche:
le caractère spécialisé de l’évaluation des contrôles
financiers, d’une part, et la nécessité, d’autre part,
d’une évaluation aux fins de la gestion financières.
Le Service juridique devra aussi intervenir, en tant
que de besoin, à propos de toute question qui
pourrait surgir en rapport avec les aspects juridiques
du processus de passation des marchés.
L’évaluation et l’élaboration du plan d’action
devront être accomplies avec la pleine participation
de l’emprunteur/du bénéficiaire et de l’organisme
d’exécution pour garantir l’appropriation des
mesures proposées.
Combien de temps doit-elle prendre?
Il n’existe pas de calendrier définitivement établi
et la durée de l’évaluation dépendra de plusieurs
facteurs, comme:
– la taille du projet;
– le nombre d’organismes d’exécution à évaluer;
– le volume de données déjà disponibles;
– le nombre et la gravité des risques.
On peut toutefois prévoir, de manière très générale,
qu’il faudra au minimum cinq jours de travail pour
réaliser une évaluation approfondie. On estime
qu’une évaluation durant moins de cinq jours ne
serait pas assez détaillée pour répondre aux besoins
d’une conception exhaustive.
Analyse du risque
L’analyse des risques associés au processus de
passation des marchés est l’un des aspects clés de
l’évaluation. Cette analyse, qui doit inclure les
risques pouvant se présenter dans tous les domaines
couverts par l’évaluation, est étroitement liée à la
transparence et à la prévisibilité de l’exécution par
l’organisme du processus de passation des marchés.
Quelle qu’elle soit, une évaluation du risque exige
une considérable appréciation professionnelle et il
n’existe pas d’instructions ou de mesures précises
aboutissant à une évaluation globale nettement
définie. Par ailleurs, différentes institutions peuvent
présenter des faiblesses dans les mêmes domaines,
mais à des degrés variables de gravité. En règle
générale, une institution manifestant de sévères
défaillances dans des domaines clés couverts par
l’évaluation devrait se retrouver dans la catégorie des
risques élevés, tandis qu’une institution obtenant de
bonnes notations dans la plupart de ces domaines
devrait entrer dans la zone des risques moyens.
Seules les institutions obtenant des notes bonnes
ou plus dans tous les domaines devraient être
considérées comme présentant des risques faibles.
Produits de l’évaluation
L’objectif global de l’évaluation de l’organisme
d’exécution est d’établir, dans le document de
conception du projet, des conclusions fermes sur
les points où les risques sont les plus élevés dans
la composante passation des marchés du projet.
L’évaluation peut faire apparaître des défaillances
graves auxquelles une solution doit être apportée
avant le lancement du projet (par exemple, la mise
en place d’une unité chargée de la passation des
marchés, ou la préparation de la documentation
essentielle concernant l’appel d’offres ou le contrat).
Si l’organisme d’exécution n’est pas en mesure
de financer ces activités, l’équipe de projet devra
rechercher et agréer avec l’emprunteur/le bénéficiaire
d’autres sources de financement.
Toute mesure éventuelle proposée en vue de gérer
chacun des risques recensés devra être intégrée au
document de conception, en tant que composante
du projet, et financée sur les ressources attribuées
au financement, selon les besoins. En attendant
que l’organisme d’exécution de l’emprunteur/du
bénéficiaire ait pleinement développé sa capacité
de gestion du domaine et que cette capacité soit
jugée acceptable, les dispositions prévues dans le
Manuel pour le(les) éléments(s) spécifique(s)
seront d’application.
Cette évaluation devrait aboutir à une notation des
risques de la passation des marchés, qui pourront
être élevés, moyens ou faibles; elle est essentielle
pour la détermination de l’approche de supervision
à recommander.
11 On trouvera des précisions sur ce point dans le Module B1.
Manuel
passationdes
desmarchés
marchés
Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA
matière
de de
passation
23
24
FIDA Manuel de passation des marchés
Évaluation
CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES
Des bons de commande normalisés (ou des bons équivalents) sont-ils utilisés pour les achats?
Les stipulations contractuelles contenues dans le dossier d'appel d'offres incluent-elles les exigences minimales pour garantir
une protection adéquate à l'entité acheteuse? (voir les conditions générales du contrat, le modèle de la Banque mondiale et
la législation nationale concernant la passation des marchés).
Les dossiers d'appel d'offres contiennent-ils toutes les informations nécessaires (voir les modules H1 à H3 du Manuel) à la
préparation de soumissions répondant aux besoins et à la communication claire des critères d'évaluation?
Existe-t-il des dossiers d'appel d'offres standard (nationaux ou internationaux) pour les biens, les travaux et les consultants?
Dans l'affirmative, les énumérer.
Les spécifications techniques et le mandat sont-ils clairs, neutres et précis (y compris les tableaux des besoins).
Quelle est la qualité générale des documents produits par l'organisme? Recenser les améliorations requises.
L'organisme dispose-t-il de personnel capable d'assurer la préparation du dossier d'appel d'offres?
DOSSIER D'APPEL D'OFFRES
Les composantes du projet sont-elles regroupées de manière adéquate du point de vue de la passation des marchés?
(Voir le Module E du Manuel)
Les méthodes de passation des marchés utilisées sont-elles conformes au cadre national?
Les plans de passation des marchés sont-ils, en règle générale, préparés à l'avance et sont-ils réalistes?
(Voir le Module E du Manuel)
PLANIFICATION DE LA PASSATION DES MARCHÉS
Quelle est la personnalité juridique de cet organisme (service gouvernemental, société d'État, entreprise parapublique?)
Les lois et règlements nationaux s'appliquent-ils à cet organisme? On fera référence, pour l'analyse du système juridique,
aux outils d'évaluation existants (CPAR, évaluation de l'OCDE).
ÉQUIPE D'ÉVALUATION DU FIDA
DATE DE L'ÉVALUATION
NOM DE L'ENTITÉ/ORGANISME ÉVALUÉ
PAYS:
L’OUTIL D’ÉVALUATION – FEUILLE DE NOTATION
NOTATION (1, 2 ou 3)
(Si la législation nationale n'est pas
d'application, décrire sa propre
réglementation et indiquer si elle
couvre tous les aspects essentiels)
Il est important de vérifier le
statut de l'organisme afin d'établir
la légalité de ses opérations. Si
l'organisme ne relève pas des
lois et règlements nationaux, il
faudra réfléchir sérieusement
à son utilisation comme agent
d'exécution du projet.
NOTE AUX ÉVALUATEURS
Appendice 1
Manuel
passationdes
desmarchés
marchés
Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA
matière
de de
passation
25
Des rapports d'évaluation des offres sont-ils préparés, et contiennent-ils toutes les informations essentielles ?
(Voir, pour plus de précisions, les modules du groupe L)
Les évaluations sont-elles menées à bien avant l'expiration de la validité originale de l'offre?
Les évaluations des offres sont-elles réalisées de manière approfondie et sur la base des critères spécifiés dans le dossier?
La recevabilité des soumissions est-elle établie sur la base des documents requis décrits dans le dossier?
Les offres sont-elles évaluées par un comité possédant les qualifications adéquates ? (Voir le Module L1 du Manuel)
EXAMEN ET ÉVALUATION DES OFFRES
Les procédures d'ouverture des plis sont-elles généralement conformes aux dispositions du Manuel? Un procès-verbal
est-il établi?
Si les séances d'ouverture des plis sont publiques, ont-elles lieu dans les 48 heures suivant la date limite de soumission?
Les séances d'ouverture des plis sont-elles publiques?
Les soumissions reçues avant la date limite sont-elles entreposées en lieu sûr (coffre ou autre conteneur fermé à clé)?
RÉCEPTION DES OFFRES ET OUVERTURE DES PLIS
Les éclaircissements, le procès-verbal de la séance d'information à l'intention des soumissionnaires éventuels, le cas échéant,
et les modifications apportées aux documents sont-ils promptement communiqués à tous les soumissionnaires éventuels?
Les demandes d'éclaircissements obtiennent-elles des réponses écrites, rapides et complètes, et ces réponses sont-elles
communiquées à tous les soumissionnaires éventuels?
COMMUNICATIONS ENTRE LES SOUMISSIONNAIRES ET L'ORGANISME ACHETEUR
Le délai minimal nécessaire pour obtenir les documents et préparer les soumissions est-il respecté? (vérifier les réglementations
nationales concernant les délais minimaux).
Les marchés doivent-ils être adjugés après appel d'offres concurrentiel faisant l'objet d'une publicité dans un support
largement diffusé?
PUBLICITÉ
Des informations financières sont-elles requises et analysées pour apprécier les capacités financières d'exécution des marchés?
Les documents de présélection décrivent-ils de manière claire et complète toutes les conditions requises pour que les
soumissions répondent aux besoins, ainsi que les normes de sélection?
Une présélection est-elle pratiquée le cas échéant? (Voir le Module G du Manuel pour la définition des cas dans lesquels
la présélection serait appropriée).
PRÉSÉLECTION
NOTATION (1, 2 ou 3)
26
FIDA Manuel de passation des marchés
Évaluation
L'unité a-t-elle accès à un conseil juridique, et est-il établi qu'elle a recours à ce service.
Des dispositions d'audit indépendant sont en place et des audits sont réalisés.
SYSTÈMES D'APPUI ET DE CONTRÔLE
Les fonctions de passation des marchés et de gestion financière sont-elles distinctes?
Le personnel chargé de la passation des marchés a-t-il accès à des exemplaires du cadre réglementaire national en la matière
(lois, règlements, manuels/guides des utilisateurs)?
ORGANISATION ET FONCTIONS
Les paiements finaux et la clôture du marché sont-ils effectués conformément aux procédures nationales pertinentes
(ou, à défaut de telles procédures, conformément au Module O du Manuel)?
Les marchés sont-ils exécutés dans les temps et sans dépassement du prix originalement approuvé?
Les marchés de travaux sont-ils supervisés par des ingénieurs indépendants ou par un directeur de projet nommé?
Les différends contractuels sont-ils gérés conformément à un système formel de réclamations/arbitrage? (Voir le Module O
du Manuel)
Les modifications du marché sont-elles prises en compte rapidement, conformément aux stipulations contractuelles et à la
pratique établie? (Voir le Module N2 du Manuel)
Existe-t-il un processus utilisé pour le suivi de la livraison des biens et de la prestation des services, afin d'en vérifier la quantité,
la qualité et l'opportunité?
Existe-t-il un système de suivi des marchés, sous forme manuelle ou électronique, en vigueur? Examiner un échantillon.
GESTION DES MARCHÉS
Les conditions préalables à l'entrée en vigueur du contrat sont-elles clairement définies dans le contrat? (Garantie d'exécution,
paiement anticipé, etc.)
Les soumissionnaires dont l'offre n'a pas été retenue sont-ils informés par écrit de ce que le marché ne leur a pas été attribué?
Les marchés doivent-ils être attribués au soumissionnaire ayant déposé une soumission répondant aux besoins, comportant
l'offre jugée la plus avantageuse et jugé qualifié pour exécuter le marché de manière satisfaisante?
ATTRIBUTION DU MARCHÉ ET DATE D'ENTRÉE EN VIGUEUR
Manuel
passationdes
desmarchés
marchés
Module D: Appréciation de la capacité de l’emprunteur/du bénéficiaire enFIDA
matière
de de
passation
27
L'organisme dispose-t-il de personnel formé à la passation des marchés conformément à d'éventuelles exigences
définies par le cadre réglementaire national?
DOTATION EN PERSONNEL
Conserve-t-on un relevé des prix du marché? Comment est-il utilisé? Sert-il à l'établissement d'un indice national des prix?
Des rapports périodiques sont-ils établis sur l'ensemble des activités de passation des marchés?
Des dossiers adéquats de l'administration des marchés sont-ils conservés? Il s'agirait notamment des avis contractuels
publiés par le fournisseur, l'entreprise contractante, l'acheteur ou l'employeur; d'un compte-rendu détaillé de toutes les
modifications ou commandes rectificatives concernant la portée, les quantités, le calendrier ou le prix du marché; des
relevés des factures et paiements; des rapports d'avancement; des certificats d'inspection, d'acceptation et d'achèvement
des travaux; d'un relevé des réclamations et différends et de leur résultat, etc.
L'organisme conserve-t-il des dossiers complets sur le processus? Il s'agirait notamment des documents suivants:
copies de toutes les publicités, documents de présélection (le cas échéant), rapport d'évaluation de la présélection
justifiant les éventuelles décisions de non-sélection de certains soumissionnaires éventuels, dossier d'appel d'offres
et ses additifs éventuels, procès-verbal de la séance d'information à l'intention des soumissionnaires éventuels
(le cas échéant), procès-verbal de la séance d'ouverture des plis, rapport final de l'évaluation des soumissions
(y compris un compte-rendu détaillé des raisons de l'acceptation ou du rejet de chacune des soumissions, copies
des soumissions, recours contre les procédures ou recommandations d'adjudication, copie signée du marché définitif
et éventuelles garanties de bonne exécution ou de paiement anticipé émises, etc.
DOSSIERS À CONSERVER
Planification
Process
management
Planification
Module E1: Planification de la passation
des marchés
Objet du module
Les Directives du FIDA concernant la passation des marchés stipulent que l’emprunteur/le bénéficiaire
établira au début de chaque projet, en coordination avec le FIDA, un plan de passation des marchés
couvrant les 18 premiers mois du projet; à ce plan feront suite des plans successifs de 12 mois,
synchronisés au cours de l’exécution avec les plans de travail et budgets annuels.
Dans le processus de passation des marchés, la planification est un élément essentiel pour la
détermination des objectifs et des priorités, l’estimation des charges de travail et l’allocation des
ressources. Elle permet à l’entité acheteuse de planifier, organiser, prévoir et programmer ses activités
de passation des marchés et de recenser les domaines dans lesquels les besoins pourraient être
regroupés. Pour le FIDA, elle constitue un outil grâce auquel il peut suivre l’exécution du projet.
Dans toute la mesure du possible, la planification de la passation des marchés devrait être intégrée à
la planification financière d’un projet afin que les budgets et la passation des marchés soient synchronisés
autant que faire se peut.
Le présent Module fournit à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des conseils pratiques
sur la manière de préparer un plan, sur ce qui devrait y figurer et sur les dates auxquelles les plans
devraient être actualisés.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
1. Présentation du plan
Exemple 1:
Lorsqu’il existe des modèles nationaux de plans
de passation des marchés et que le FIDA a agréé
l’utilisation de ces plans pour un projet, ces modèles
peuvent être utilisés.
“véhicule” sera considéré comme insuffisant;
Si de tels modèles n’existent pas, ou s’ils n’ont pas
été approuvés par le FIDA, le FIDA et l’emprunteur/
le bénéficiaire devront convenir d’adopter une
présentation utilisée par d’autres institutions
financières internationales, qui serait bien connue
de l’emprunteur/du bénéficiaire et déjà utilisée
pour d’autres projets. Un exemple est joint au
présent module.
2. Données à inclure
Chaque plan de passation des marchés doit
comporter, au minimum, les informations
mentionnées ci-dessous.
Brève description de chaque activité de passation
de marchés à entreprendre au cours de la période
ou du plan.
Le plan doit distinguer les biens, les travaux
et les services et donner une brève description
de chaque activité. Une “brève description” se
définit comme une description suffisante pour
être reconnue comme une activité de passation
de marchés, mais pas détaillée au point de
devenir une spécification.
“véhicule de projet 4x4, 6 sièges” sera bref
et adéquat;
“véhicule de projet 4x4, cylindrée …, poids
du véhicule …, direction assistée, conduite à
gauche” serait plus proche d’une spécification
et par conséquent trop détaillé à ce stade.
Exemple 2:
“travaux de génie civil” est trop vague;
“construction d’un petit abri pour un
générateur” sera adéquat;
“abri pour un générateur électrique domestique
de 10KVA, construction en parpaings, 6 pieds x
6 pieds x 6 pieds, toit plat” sera trop précis aux
fins de la planification.
La nature et la quantité des biens/travaux/
services doivent être compatibles avec les
activités inscrites dans le programme de travail
annuel; c’est à l’emprunteur/au bénéficiaire
qu’il appartient de fournir ces informations
dans le projet de plan de passation des marchés.
Le FIDA donnera son accord ou proposera des
amendements en tant que de besoin.
Pour cette section du Plan de passation des
marchés, on pourra aussi trouver dans le
groupe de modules F des informations utiles
complémentaires.
Module E1: Planification de la passation des
marchés
Introduction
29
Valeur estimée de chaque activité
Autres données
Afin d’harmoniser dans toute la mesure du
possible le plan et le budget, il est nécessaire
d’inclure, pour chaque activité de passation
des marchés, les prévisions de dépenses.
Outre les informations minimales énumérées
ci-dessus, on considère qu’il est de bonne
pratique, pour un plan de passation des
marchés, d’exploiter des informations
supplémentaires telles que:
– la chronologie prévue des activités de
passation des marchés12 (ou, au moins,
les dates de démarrage et d’achèvement);
– les marchés à passer par composante
du projet;
– les dates de l’examen préalable du FIDA;
– l’entité responsable, dans les cas où diverses
entités passent des marchés dans le cadre
du projet (comme l’Unité de coordination
du projet, le District A, le Ministère de
l’agriculture).
Les prix estimatifs peuvent être obtenus
auprès d’un certain nombre de sources, parmi
lesquelles – sans que cette liste soit limitative –:
– des achats antérieurs du même ordre (dans
le cadre d’un projet antérieur ou en cours,
ou dans le cadre de projets récents menés
dans un pays voisin);
– les prix publiés par des fournisseurs
éventuels;
– toute liste nationale de prix existante;
– Internet.
L’essentiel est de disposer d’un budget réaliste
basé sur des données fiables, étant donné que
la valeur estimée d’une activité d’acquisition
peut avoir une influence directe sur la méthode
de passation des marchés à adopter et sur la
méthode d’examen qu’utilisera le FIDA pour
cette activité.
C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’il
appartient de fournir ces informations dans
le projet de plan de passation des marchés.
Méthode de passation des marchés à adopter pour
chaque activité
Le plan devra faire état de la méthode de
passation des marchés à adopter pour chaque
activité distincte de passation des marchés.
Le Module F5 fournit des informations sur
la manière de choisir ces méthodes.
Méthode d’examen qu’utilisera le FIDA pour
chaque activité
Le plan doit faire état de la méthode agréée
d’examen que le FIDA adoptera pour chaque
activité distincte de passation des marchés.
Ce choix devra être arrêté par le FIDA dans
le cadre de son examen du plan.
On pourra trouver des précisions
complémentaires sur les méthodes d’examen et
les seuils dans le Module A.
Bien qu’il ne s’agisse pas de données
obligatoires, ces informations apportent une
aide à la gestion du projet en donnant au
plan de passation des marchés un caractère le
rapprochant davantage d’un outil actif de suivi
et de surveillance, par opposition à une simple
liste initiale d’activités de passation
des marchés.
3. Quand actualiser un plan
Comme on l’a indiqué plus haut, le plan initial
de passation des marchés couvrant les 18 premiers
mois du projet doit être établi au début de chaque
projet et sera suivi, au cours de la phase d’exécution,
de plans successifs de 12 mois.
Une fois que ce plan initial a reçu l’avis de nonobjection du FIDA, le plan constituera le fondement
des activités de passation des marchés du projet.
Il est toutefois important de souligner que les plans
de passation des marchés ne sont pas des documents
statiques. Ils doivent être considérés comme des
documents évolutifs et faire l’objet d’actualisations
périodiques. Les adaptations ou les modifications
importantes doivent être introduites rapidement;
en tout état de cause, les plans devront être
réexaminés au moins une fois par an, mais l’idéal
serait de procéder à un examen trimestriel. Toute
adaptation ou modification importante exigera un
avis de non-objection du FIDA.
12 Lorsque des plans sont actualisés ou modifiés, il est de bonne pratique de conserver, comme point de référence, les dates
originellement prévues.
30
FIDA Manuel de passation des marchés
Planification
Module E2: Plan de passation des marchés (échantillons)
Introduction
31
Description*
Numéro
de lot
DONNÉES FONDAMENTALES
0,00
0,00
N° de
Méthode de Présélection
publication de
passation des
ou postl’avis d’appel
marchés
sélection
d’offres
* Remplir uniquement les cases en grisé
Coût total
Prêt no:
Projet/Programme:
Biens
Pays/Organisation:
Examen
préalable ou
a posteriori
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Prévu /
Effectif
Date de
proposition
Date de l’avis
de nonobjection
Dossier d’appel d’offres
Date de
l’appel
d’offres
Avis de
nonobjection
Évaluation des soumissions
Clôture des
Rapport
soumissions/ d’évaluation
Ouverture
des
des plis
soumissions
Période de l’invitation
à soumissionner
Montant
du marché
en USD
Date
d’adjudication
du marché
Date de
signature
du contrat
Finalisation du marché
Module E2: Plan de passation des marchés (échantillons)
32
FIDA Manuel de passation des marchés
Planification
Numéro
de lot
N° de
publication
de l’avis
d’appel
d’offres
Montant
forfaitaire
ou devis
quantitatif
* Remplir uniquement les cases en grisé
Coût total
Description*
Prêt no:
Projet/Programme:
Travaux
0,00
0,00
Méthode de
passation
des marchés
Montant
estimatif
en USD
DONNÉES FONDAMENTALES
Présélection
Examen
ou postpréalable ou
sélection
a posteriori
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Prévu /
Effectif
Date de
proposition
Date de
l’avis
de nonobjection
Dossier d’appel d’offres
Date de
l’appel
d’offres
Avis
de nonobjection
Évaluation des
soumissions
Clôture des
Rapport
soumissions/ d’évaluation
Ouverture
des
des plis
soumissions
Période de l’invitation à
soumissionner
Montant
du marché
en USD
Date
d’adjudication
du marché
Date de
signature
du contrat
Finalisation du marché
Module E2: Plan de passation des marchés (échantillons)
Introduction
33
Montant
estimatif en USD
0,00
0,00
Examen préalable
ou a posteriori
Marché en
heures contrôlées
Méthode de
sélection
Remplir uniquement les cases en grisé
Coût total
Description*
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Effectif
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Effectif
Prévu
Prévu
Prévu / Effectif
Prévu
Date de
publication
Effectif
Date de clôture
Prévu
Date de
proposition
Effectif
Date de l’avis de
non-objection
Prévu
Date de
proposition
Effectif
Date de l’avis de
non-objection
Effectif
Prévu / Effectif
Prévu
Soumission
du rapport
d’évaluation (T)
Effectif
Avis de non objection
concernant le rapport
d’évaluation (T) & (F)
Prévu
Date de
préparation
Évaluation des offres
Techniques (T) et financières (F)
Prévu / Effectif
Effectif
Date de l’avis de
non objection
Offres
Date de
l’invitation
Demande de
propositions
Date de soumission
/ Ouverture
Liste
restreinte
Avis de nonobjection
concernant le
rapport d’évaluation
(T)
Mandat
Ouverture des
offres financières
Demande de
déclarations
d’intérêt
Soumission
du rapport
d’évaluation (T)
Prêt no:
Finalisation du marché
0,00
0,00
Montant du
marché en USD
Pays/Organisation:
Projet/Programme:
Adjudication du
marché
Consultants
Signature du
contrat
Process
management
Identification
Identification
Module F1: Détermination du besoin
Objet du module
Ce module fait partie du groupe “F” (“Définition de la passation des marchés”) et fournit des avis à
l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA sur les aspects suivants de la détermination
des besoins:
– types de besoin;
– besoins ou désirs;
– solutions de remplacement;
– éléments moteurs de la passation des marchés.
Il contient aussi un diagramme fonctionnel qui en résume la teneur.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
1. Types de besoin
De manière générale, les “besoins” entrent dans
l’une des catégories suivantes:
i) Besoins prévus
Il s’agit des besoins prévus pour le projet,
qui constitueront la base du programme de
travail, du plan de passation des marchés et
du budget annuels.
Ces besoins seront connus au début du projet
et constitueront l’essentiel des marchés prévus.
ii) Besoins intérimaires
Ils résulteront de la détermination des
besoins lorsqu’un élément de “relais”
ou de “reconstitution de stocks” s’avère
nécessaire. Selon les prévisions, ces besoins ne
représenteront pas plus d’un ou deux douzièmes
du besoin global en approvisionnement pour
un article spécifique quelconque et les marchés
passés seront normalement de faible valeur.
Les besoins intérimaires seront normalement
considérés comme une reconstitution de
stocks de moindre importance pour éviter des
situations de stock nul en attendant la livraison
des besoins annuels. Ces besoins n’auront en
général pas été déterminés de manière explicite
au début du projet et il est peu probable que
les détails précis en soient connus avant
l’examen du calendrier complet de livraison
des besoins annuels.
ii) Besoins spécifiques, exceptionnels, d’urgence
Ces besoins résultent de situations inattendues;
ils sont peu susceptibles de se reproduire et d’être
connus avant qu’ils ne se présentent. On pourrait
prévoir, dans le budget, un petit poste “dépenses
imprévues” pour faire face à ces situations.
Pour des raisons liées à la planification, il est
évidemment préférable que 90% au moins des
besoins du projet entrent dans la catégorie des
“besoins prévus”, car elle est la plus anticipative et
donne à l’acheteur la meilleure chance d’utiliser ses
ressources à bon escient. Pour les autres catégories,
de type correctif, il pourra être par conséquent
plus difficile d’obtenir un bon rapport qualité/prix
(voir ci-dessous la section “éléments moteurs de la
passation des marchés”).
2. “Besoins” ou “désirs”
Il est souvent facile de tomber dans le piège de la
confusion entre ce qui relève des “besoins” et ce qui
est de l’ordre des “désirs”. L’acquisition de véhicules
et d’ordinateurs en donne un bon exemple, encore
que la distinction s’applique également aux services
et aux travaux.
Exemples:
Pour ce qui concerne les véhicules, le “besoin”
premier est celui d’un véhicule pour transporter
les personnes du point A au point B. On prendra
aussi en compte la nécessité d’un minimum
de confort (plus les déplacements peuvent
être longs, plus le confort sera souhaitable) et
peut-être le type de terrain sur lequel le véhicule
sera sans doute utilisé. Du point de vue le plus
élémentaire, tel est le “besoin”.
FIDA Manuel
de passation des
Module
F1: Détermination
dumarchés
besoin
35
Comparez ce besoin à un “désir” – un grand
véhicule 4x4 avec intérieur cuir et lecteur de
CD – et vous commencez à percevoir le dilemme.
Si, par exemple, le véhicule est seulement destiné
à de courts déplacements en milieu urbain, le
besoin de quatre roues motrices se transforme
en “désir”, et n’est plus un simple “besoin”.
Dans le cas des ordinateurs de bureau, le
“besoin” de base peut être représenté par un
ordinateur doté des fonctions bureautiques de
base – tableur et traitement de texte, accès à
Internet, lecteur de CD/DVD-ROM, ainsi qu’une
vitesse et un disque dur de taille raisonnable.
Le “désir” serait représenté, dans ce cas, par
des cartes graphiques haut de gamme, plusieurs
lecteurs de disques durs ou un graveur de
DVD, et les spécifications commencent soudain
à augmenter.
On dit souvent, en matière de passation des
marchés, que “le mieux est l’ennemi du bien”. Cela
signifie, fondamentalement, que quelque chose peut
répondre parfaitement à nos besoins, mais que nous
l’écartons parce qu’il existe quelque chose d’autre
que nous préférons, même si nous n’avons pas un
“besoin” réel de certaines de ses caractéristiques.
La publicité des produits s’efforce souvent de faire
passer pour des avantages des caractéristiques
supplémentaires, en tentant de stimuler le “désir”
des acheteurs. Invariablement, toutefois, les “désirs”
conduisent à pousser les spécifications au-delà des
besoins fonctionnels, ce qui augmentera le prix.
Dans les acquisitions, les “désirs” l’emportent
souvent sur les “besoins” lorsqu’un élément de
statut ou de prestige est attaché à certains biens
(les véhicules en sont aussi un bon exemple).
Pour certains articles au moins, un bon moyen
de contourner ce problème consiste à adopter des
spécifications normalisées pour certains articles
de prestige comme les véhicules, les ordinateurs
ou les téléphones mobiles. Ce point est examiné
de manière plus détaillée dans le Module F2.
Il est donc nécessaire, en résumé, de vérifier, dans
le contexte des marchés à passer, qu’ils reflètent les
besoins légitimes et justifiables de l’entité concernée.
3. Solutions de remplacement
Pour toute action que nous entreprenons, il existe
une solution de remplacement, et la passation des
marchés ne fait pas exception. Les paragraphes
qui suivent présentent une brève analyse de deux
aspects en rapport avec l’examen des solutions de
remplacement en matière de passation des marchés.
36
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
i) Solution de remplacement au besoin
Il s’agit ici de savoir si le “besoin” perçu constitue
effectivement la solution et de poser la question
centrale: “Existe-t-il un autre moyen permettant
d’atteindre le même résultat”?
Il est nécessaire, pour répondre à cette question,
d’examiner la raison principale de la formulation
du besoin. Faut-il y voir le symptôme de quelque
chose d’autre qui, faute de solution, constituerait
encore un problème?
Exemple
La formation est souvent perçue comme la
solution à une performance insuffisante; elle
ne constitue toutefois pas nécessairement
la solution si cette insuffisance n’est pas due
à un manque de compétences ou de
connaissances. Si le problème sous-jacent tient
plutôt à la faiblesse du moral, de la motivation
ou de l’intérêt, ou à l’absence d’outils permettant
d’accomplir la tâche de manière adéquate
(c’est-à-dire au fait de ne pas disposer de
l’équipement ou des installations appropriées),
une formation professionnelle ne résoudra
pas le problème fondamental. Si le moral, la
motivation ou les attitudes sont en cause dans
la performance, la question relève de la gestion
des ressources humaines. De même, si l’absence
d’installations adéquates constitue un obstacle
à la performance, la mise à disposition de ces
installations deviendra prioritaire.
Bien que les solutions de remplacement soient
généralement plus faciles à déterminer dans
le cas des marchés de services, ce concept
s’applique également dans le cas des biens.
On peut citer comme bon exemple celui d’un
pont pour le franchissement d’une rivière. Il
existe plus d’une manière de franchir une rivière,
et le creusement d’un tunnel ou la mise en place
d’un transbordeur pourraient constituer une
solution de remplacement.
L’essentiel est de s’interroger sur les marchés
à passer et de les mettre à l’épreuve dès les
premiers stades du processus, pour s’assurer
que le “besoin” permettra effectivement
d’atteindre les buts fixés.
ii) Le but de la passation des marchés
L’autre question est celle de l’appropriation.
La passation des marchés sur la base de
l’appropriation est ce que nous faisons, dans
notre vie privée, pendant plus de 90% du temps.
C’est un cycle tout simple: nous avons un besoin,
nous achetons ce dont nous avons besoin,
nous le possédons. Après quoi, nous pouvons
le consommer (produits alimentaires, matières
premières) ou nous pouvons le conserver.
En termes de passation des marchés dans le
cadre d’un projet, toutefois, il existe une bien
plus grande possibilité d’adoption d’une stratégie
différente, et une stratégie qui réponde à nos
besoins sans pour autant rendre nécessaire une
appropriation: la location.
Cette formule peut s’appliquer en particulier
aux marchés concernant les biens, mais elle
peut aussi constituer une solution très rentable
pour satisfaire un besoin sans devoir dépenser
pour acquérir un produit. Des articles comme
les équipements de bureau, les véhicules, les
matériels agricoles/de construction ne doivent
pas nécessairement être achetés à l’état neuf et
devenir la propriété du projet, spécialement s’il
s’agit d’un besoin à court terme. Ils pourraient
être loués pour une période définie et restitués
au terme de leur utilisation.
Cette réalité peut être représentée par un simple
graphique, souvent désigné sous le nom de “Triangle
de la passation des marchés” ou “Triangle TCQ”:
T= temps
Q= qualité
C= coût
4. Éléments moteurs de la passation
des marchés
Face à la question “Quel but voulons-nous atteindre
par cet exercice de passation des marchés?”, la réponse
la plus courante pourrait être: “Nous assurer que nous
obtenions ce que nous voulons, quand nous le voulons,
et à un bon prix.”
Il serait difficile de ne pas être d’accord avec cette
déclaration d’intention. On peut s’attendre, si l’un
ou l’autre de ces critères n’est pas respecté, à une
insatisfaction vis-à-vis du processus de passation
des marchés. Cet énoncé est toutefois quelque
peu simpliste. Comment fait-on, par exemple,
pour parvenir en premier lieu à un accord sur la
définition du bon moment, du bon prix et de la
bonne qualité? Si nous n’avons pas défini et agréé
ce qui est “bon”, comment pouvons-nous tenter
de le fournir? Et à quel point est-il réaliste et
réalisable d’espérer obtenir les trois éléments?
Cela se résume, fondamentalement, à l’examen
au cas par cas de ce qui définira le succès de chaque
activité de passation des marchés, à titre individuel.
Faut-il choisir le coût le plus bas, la fourniture la
plus rapide, ou la qualité la plus élevée? Le scénario
idéal consisterait à obtenir les trois éléments en
égale proportion, mais la réalité est que les trois
objectifs peuvent souvent être contradictoires.
Si l'élément
moteur est..
“Peut-on obtenir la meilleure qualité au moindre prix?”,
“Si le délai est une condition essentielle, seriez-vous
disposé à payer davantage pour garantir une livraison
rapide?”
Le dilemme est que l’on peut imprimer une
rotation au triangle pour choisir clairement une
priorité (comme dans l’exemple ci-dessus) ou une
combinaison de priorités qui doivent être comprises
et soigneusement équilibrées pour garantir le succès
de l’exercice.
Ce n’est que lorsque les priorités sont clairement
déterminées et bien comprises par toutes les parties
que nous pouvons être sûrs que nos efforts sont
synchronisés et que nous œuvrons vers les mêmes
objectifs.
Il peut initialement sembler, comme on l’a
mentionné ci-dessus, que les trois objectifs
aient la même priorité. Il s’agit là d’une réaction
naturelle, mais un examen plus poussé des besoins
montrera toujours qu’il existe une hiérarchie entre
les objectifs. L’un des aspects aura toujours une
moindre élasticité que les autres. Ce processus
consistant en la détermination de l’élément moteur
est une composante essentielle du processus de
détermination du besoin.
Une fois déterminé l’élément moteur, le processus
de passation des marchés pourra se dérouler en
mettant l’accent sur l’objectif choisi. Cela ne signifie
pas, naturellement, que les autres objectifs ne sont
plus pris en compte. Ils demeurent une composante
essentielle du processus, mais l’élément moteur
influe sur le processus décisionnel du simple fait
qu’il bénéficie de la plus haute priorité.
Le tableau ci-après montre comment l’élément
moteur peut influencer les décisions prises quant
à l’approche de l’activité de passation des marchés:
(exemple)
Mettre l'accent sur ...
La qualité
- Équipement de sécurité
- Consultation de haut niveau
La bonne définition des
spécifications
Le coût
- Articles de papeterie
- Travaux de base
Le temps
- Demandes saisonnières
- Besoins d'urgence
- La suppression des
éléments non essentiels
- Les aspects commerciaux
La rapidité de l'acquisition
Envisager …
de recruter un technicien
spécialisé pour aider à
établir les spécifications
le coût total de
possession, et pas
seulement le prix
la planification et les
grandes étapes
FIDA Manuel
de passation des
Module
F1: Détermination
dumarchés
besoin
37
On voit donc que différents éléments moteurs
déterminent différents domaines de focalisation,
et il ne serait pas rentable de consacrer des semaines
à la préparation des meilleures spécifications
possible si le facteur temps était prioritaire.
– l’équilibre des pouvoirs, dans la négociation, est
favorable au soumissionnaire, au fournisseur,
à l’entrepreneur ou au consultant, car ils savent
que l’acquéreur n’a pas le temps de s’engager
dans des discussions de longue durée;
Il convient de noter, en conclusion, que parmi
l’ensemble des éléments moteurs existants, le
temps est le moins favorable du point de vue de la
passation des marchés. La raison en est que lorsque
l’acquéreur est soumis à une contrainte de temps, le
prix augmente invariablement et/ou l’optimisation
des ressources diminue. Il y a plusieurs explications
à cela, les principales étant que:
– les biens sont généralement standard, et peuvent
par conséquent ne pas répondre à toutes les
spécifications requises.
– l’acquéreur agit en réaction et ne peut donc pas
planifier son acquisition;
– on ne dispose généralement pas d’assez de temps
pour organiser un processus concurrentiel;
Il est certes admis qu’on ne peut prévoir tous les
événements et que des situations imprévisibles
peuvent surgir. Souvent, toutefois, les contraintes de
temps découlent d’un défaut de planification, et c’est
pourquoi il est préférable de planifier au maximum
la passation des marchés afin d’éviter de se retrouver
dans la position où le temps est l’élément moteur (le
Module E contient des précisions sur la planification
de la passation des marchés).
5. Diagramme fonctionnel
De quel type de
passation des
marchés s'agit-il?
• Réguliers, projetés et planifiés
• Intérimaires
• Exceptionnels, d'urgence
S'agit-il d'un
«besoin» ou d'un
«désir»?
• De quoi a-t-on réellement besoin?
• Qu'est-ce qui est considéré comme facultatif
ou supplémentaire par rapport aux besoins?
• Ce besoin est-il légitime et justifié?
Envisager toutes
les solutions de
remplacement
• Quel est l'objectif?
• Existe-t-il un autre moyen d'atteindre l'objectif?
• La passation de ce marché résoudra-t-elle
la question?
• Existe-t-il une solution autre que la propriété?
Choisir
les éléments
moteurs
38
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
• Quelle est la priorité?
• Comment le succès sera-t-il défini?
• Quel est l'élément moteur présentant
la moindre élasticité?
Module F2: Énoncés des besoins et
spécifications des biens
Objet du module
L’énoncé des besoins est un document clé, utilisé tout au long du processus de passation des
marchés pour:
– informer les soumissionnaires éventuels des besoins de l’entité acheteuse par le biais de
son inclusion dans le document d’invitation;
– indiquer la norme technique sur la base de laquelle seront évaluées les soumissions;
– constituer une partie du marché, en définissant les biens à fournir; et
– définir la norme technique sur la base de laquelle les biens fournis peuvent être inspectés,
avant leur acceptation.
Ce module fournit un avis sur les bonnes pratiques à suivre pour la préparation de l’énoncé des
besoins et des spécifications et sur les questions à prendre en compte. Il vise à proposer non pas
une liste exhaustive, mais plutôt un guide général en rapport avec les grandes questions à prendre en
considération.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les marchés d’acquisition de biens financés par le FIDA. D’autres modules
distincts traitent des besoins relatifs aux travaux et aux services.
1. Préparation de la liste des articles
La préparation de la description des besoins
devra démarrer par une brève description du
besoin, extraite du plan de passation des marchés
(voir le Module E).
Les biens dont l’acquisition doit être réalisée au
titre d’un exercice spécifique de passation de marché
doivent être regroupés, en vue de l’élaboration d’une
liste complète d’articles pour cet appel d’offres.
La liste devra décrire brièvement chacun des biens
dont l’entité acheteuse a besoin et préciser les
quantités de chacun d’entre eux. Il conviendra
d’envisager l’inclusion des pièces de rechange ou
des articles consommables nécessaires, soit en
précisant les articles requis, soit en demandant
les pièces de rechange ou les consommables
normalement nécessaires pour une période de
fonctionnement spécifiée, un an par exemple.
La liste des biens devra également décrire les
éventuels travaux ou services connexes requis,
comme l’installation et la mise en service, la
préparation du site en vue de l’installation ou
la formation des utilisateurs.
Chaque article sera numéroté, de façon séquentielle
sur la liste, à des fins de référence. Outre la quantité,
on précisera impérativement l’unité de mesure
(kilos, litres, rames, etc.). Pour les articles formant
un tout, comme les véhicules ou les ordinateurs,
l’unité de mesure indiquée sera “unité”.
Exemple:
Brève
description
Numéro
des biens et
de l’article
des services
connexes
Quantité
Unité de
mesure
1
Ordinateur
personnel de
bureau
2
unité
2
Imprimante
1
LaserJet papier
format A4
(impression noir
et blanc)
unité
2a
Cartouches
de toner pour
l’article n°2
2
unité
3
Alimentation
sans coupure
1
unité
4
Logiciel
1
bureautique
pour ordinateur
personnel
(traitement de
texte et tableur)
ensemble
5
Scanneur
unité
1
FIDA
Manuel
de passation des
marchés
F1:
du
besoin
Module F2: Énoncés desModule
besoins
et Détermination
spécifications
des
biens
39
2. Préparation des spécifications
Une fois préparée la liste des articles, il convient
d’en établir les spécifications techniques. Une
bonne préparation des spécifications facilitera la
préparation des offres par les fournisseurs éventuels
et une évaluation homogène des soumissions par
l’entité acheteuse; il est donc important d’y consacrer
le temps nécessaire pour qu’elles soient adéquates.
2.1 Différents types de spécifications
Les spécifications sont essentiellement de trois types:
i)
Performance. Il s’agit de décrire:
– ce que l’article doit faire,
– la performance mesurable de l’article, et
– les qualités de l’article.
une approche à haut risque, qu’il convient
d’utiliser avec précaution et en prenant toujours
l’avis d’un technicien spécialiste du genre
de produit.
2.2 Que faut-il inclure dans une
spécification?
On trouve habituellement, dans la plupart des
spécifications, des éléments de données concernant
aussi bien la performance que la fonction. Selon le
type de spécification, les règles générales relatives
aux meilleures pratiques en matière de préparation
des spécifications sont notamment les suivantes.
i)
Il convient d’inclure l’objectif général et
l’utilisation prévue des biens et d’indiquer
l’existence éventuelle de besoins spéciaux (par
exemple une utilisation hors route en terrain
montagneux pour un véhicule, ou utilisation
d’une imprimante pour des programmes de
microédition). Il est souvent utile d’inclure
une brève description fonctionnelle des biens,
y compris des conditions dans lesquelles ils
doivent fonctionner (plages de température ou
d’humidité, par exemple). Pour les véhicules,
cette information peut souvent être couverte
par l’indication “adéquat pour une utilisation
en [pays X]”.
ii)
Les spécifications doivent définir les
caractéristiques techniques minimales, les
paramètres de performance et les normes de
qualité des biens requis par l’entité acheteuse.
Cela inclut notamment les productions,
calendriers et tous autres indicateurs ou critères
au moyen desquels on peut juger ou apprécier
le caractère satisfaisant d’une performance.
L’évaluation permettra ensuite de déterminer
si les soumissions répondent à cette norme
minimale. Un dépassement de la norme ne
doit pas se traduire, dans l’évaluation, par un
crédit supplémentaire.
Le soumissionnaire choisit alors l’approche
ou le produit le mieux adapté à la réalisation
de la performance requise. Cette approche
permet de proposer de nouvelles idées et de
nouvelles technologies, mais l’évaluation n’est
pas toujours facile, sauf si les paramètres de
performance sont clairement définis.
ii)
Fonctionnelle. Une spécification fonctionnelle
décrit:
– la fonction générale de l’article – ce qu’il
est et comment il doit être utilisé;
– un nom compris par le fournisseur et par
l’acquéreur; et
– un article générique.
iii) Technique (ou “de conception”). Cette
composante porte sur:
– une description complète des
caractéristiques techniques et physiques
de chaque élément;
– la manière dont il est fabriqué et l’aspect
qu’il devrait avoir.
Ce type de spécification n’est en général
utilisé que pour un produit complexe dont
les composantes doivent être inspectées ou
testées individuellement ou lorsque le respect
d’un processus spécifique de fabrication est
indispensable pour répondre à une norme
donnée. Il garantit la similarité des offres
des différents fournisseurs, de sorte que leur
évaluation est plus facile, mais il exige une
excellente connaissance technique du produit
requis, étant donné que l’acquéreur impose le
mode de fabrication et les matériaux devant
être utilisés. Le risque est que, en étant à ce
point prescriptive, l’entité acheteuse endosse
une responsabilité nettement plus forte au cas
où la performance des biens serait insuffisante.
Cette spécification constitue par conséquent
iii) Il faut toujours exiger que les biens soient neufs
et jamais utilisés13. Il est aussi souvent indiqué
dans les spécifications que les biens doivent être
“du modèle le plus récent ou courant et intégrer
les dernières améliorations sur les plans de la
conception et des matériaux”. Cette disposition
peut certes prévenir la fourniture de “stocks
anciens”; en contrepartie, il n’est pas toujours
nécessaire ou économique d’acquérir les
modèles les plus récents (voir le Module F1).
13 À moins que le FIDA n’ait donné son accord à l’acquisition d’équipement remis à neuf et pleinement garanti.
40
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
iv) Les spécifications techniques doivent contenir
une description complète, précise et non ambiguë
des biens requis, en précisant:
– les diverses fonctions ou caractéristiques
requises, à savoir par exemple impression
couleur pour une imprimante, impression
recto verso pour un photocopieur,
dimensions des articles, dosage d’un
médicament, climatisation dans
un véhicule;
– la performance requise, et par exemple
vitesse d’une imprimante, d’un
photocopieur ou du processeur d’un
ordinateur, ou précision du matériel
de laboratoire; et/ou
– les normes de qualité concernant
l’équipement, les matériaux ou la qualité
d’exécution du travail.
v) Les spécifications doivent être génériques, c’est-àdire qu’elles ne doivent pas faire référence à une
marque en particulier, marque de fabrique ou
modèle, brevet, numéro de catalogue ou tout
autre détail qui limiterait la spécification à un
fabricant particulier.
Exemple:
Une spécification relative à une imprimante ne
doit pas indiquer Hewlett Packard ou Canon,
mais donner les caractéristiques de l’imprimante
requise, comme “Imprimante LaserJet, noir
et blanc, vitesse minimale d’impression de 20
pages/minute, qualité minimale d’impression
1200x1200 dpi, capacité minimale d’entrée
de 200 feuilles A4”, etc.
Dans des cas exceptionnels, lorsqu’il n’existe
pas de moyen suffisamment précis pour décrire
les biens sans avoir recours à un nom de
marque ou une désignation du même ordre,
on inclura impérativement les mots “ou
équivalent”. L’utilisation de marques ou de
modèles particuliers peut aussi être admise
pour des raisons de compatibilité (par exemple
pièces de rechange ou consommables pour
un équipement donné et pour lequel il faut
indiquer le numéro de référence du fabricant
afin d’être sûr d’acquérir la bonne pièce. Il
sera raisonnable, dans un tel cas, d’inclure
la marque, le modèle et la description de
l’équipement principal pour lequel les pièces
de rechange sont requises).
vi) Il convient d’inclure toute caractéristique
environnementale ou de sûreté que doivent
posséder les biens afin de répondre aux normes
du secteur, nationales ou internationales,
applicables. Il est toutefois important de veiller
à ce que les normes spécifiées ne soient pas
restrictives et on utilisera, dans la mesure du
possible, des normes internationales reconnues.
Lorsque d’autres normes sont utilisées, elles
doivent normalement être accompagnées d’une
déclaration aux termes de laquelle “d’autres
normes faisant autorité garantissant une
qualité au moins égale pour l’essentiel seront
également acceptables”.
vii) On énumérera toute la documentation requise
(par exemple manuels de fonctionnement/
de maintenance, guides d’utilisation, licences,
certificats d’épreuves) et la langue dans laquelle
cette documentation doit être disponible.
Selon la nature des besoins, les éléments ci-après
pourraient aussi être nécessaires.
viii) Descriptions des procédés de fabrication, de la
qualité d’exécution du travail ou des matériaux
requis. Cet aspect ne serait applicable que
pour les besoins très spécialisés lorsque le
respect d’un processus spécifique de fabrication
ou l’utilisation d’un matériel particulier est
indispensable pour répondre à une norme
donnée (voir le paragraphe 2.1 ci-dessus sur
les spécifications techniques).
ix) D’éventuels besoins en matière de
conditionnement, de marquage et d’étiquetage,
par exemple la nécessité de placer les
comprimés dans des plaquettes alvéolaires
correspondant aux doses hebdomadaires, de
conditionner individuellement les nécessaires
de test de dépistage du VIH, en même temps
que les gants de protection et les instructions
d’utilisation, ou d’indiquer la date limite
d’utilisation des médicaments.
x)
Lors de l’acquisition de machines d’usine, les
plans du site où elles seront installées devraient
être inclus pour fournir aux soumissionnaires
éventuels autant d’informations que possible
sur le lieu final d’implantation de l’équipement
(dimensions du bâtiment/du site, disponibilité
d’eau et d’électricité, accès au bâtiment/au site).
FIDA
Manuel
de passation des
marchés
F1:
du
besoin
Module F2: Énoncés desModule
besoins
et Détermination
spécifications
des
biens
41
coût plus élevé, comme les véhicules (afin
d’assurer l’homogénéité de la flotte et de faciliter
l’entretien courant), les ordinateurs et les
téléphones mobiles. Ce “contrôle” permet de
faire en sorte que tout le personnel du même
grade/échelon/statut dispose du même matériel,
et d’éviter les questions de “désirs” et de
“besoins” (voir le Module F1);
xi) Précisions sur les éventuels travaux ou services
connexes requis. Par exemple:
– lorsque le fournisseur est responsable
de la préparation d’un site en vue d’une
installation, il conviendra de préciser
l’état actuel du site et les travaux requis,
en indiquant par exemple l’épaisseur
spécifique de la dalle de béton destinée
à recevoir les machines;
– le nombre de personnes à former en vue
de l’utilisation, de l’entretien ou de la
réparation de l’équipement, le lieu où
cette formation sera conduite, le niveau
à atteindre, etc.
2.3 Qui devrait préparer les
spécifications?
C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe
la préparation du projet initial de spécifications.
Lorsqu’il ne dispose pas des compétences techniques
requises à cet effet, il pourra solliciter un avis
technique auprès de sources externes – autres
organismes gouvernementaux ou spécialistes
externes en matière de préparation de spécifications.
Le rôle du FIDA, en ce qui concerne les
spécifications, est limité à leur examen dans le cadre
de tout processus d’examen préalable qu’il consacre
à un document de demande de soumissions.
2.4 Utilisation de spécifications
normalisées/antérieures
La préparation de spécifications peut être un
exercice coûteux en temps. Il n’est par conséquent
pas rare qu’on utilise des spécifications normalisées,
au sein d’un système national de passation des
marchés ou au sein de ministères ou organismes
gouvernementaux spécifiques.
Ce sont là des outils utiles, mais il convient de
les utiliser avec prudence car ils appartiennent
essentiellement à deux types de spécifications
normalisées, présentant des caractéristiques
très différentes:
– le premier groupe comprend les spécifications
qui constituent des normes nationales ou
des normes d’entreprise établies à des fins de
normalisation. Elles sont généralement édictées
par un point d’autorité central, sont obligatoires
et prescrivent exactement les biens à acquérir.
Elles constituent un outil utile pour les articles
très courants, fréquemment acquis et peu
susceptibles de varier dans le temps (articles
de papeterie, par exemple), mais elles peuvent
aussi être utilisées pour “contrôler” la passation
des marchés concernant d’autres articles, d’un
42
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
– le second groupe comprend les spécifications
servant de modèles génériques, qui fournissent
un point de départ à la préparation d’une
spécification plus détaillée correspondant aux
besoins particuliers d’une activité de passation
des marchés en cours. Étant donné que chaque
activité de passation des marchés est unique,
il ne faut pas s’attendre à ce que des modèles
génériques (ou des spécifications antérieures)
puissent être intégralement adoptés; en fait,
telle n’est pas l’intention. Ils constituent de
simples esquisses à utiliser comme guides: il
est essentiel de les évaluer et de les améliorer
pour s’assurer qu’ils répondent pleinement aux
besoins de l’activité spécifique en question.
L’utilisation de spécifications normalisées exige par
conséquent que l’on connaisse le type de “norme”
dont il s’agit.
3. Calendrier de livraison
Le calendrier de livraison devra préciser la période et
le lieu de livraison pour chacun des biens. En cas de
travaux ou de services connexes, le calendrier devra
aussi en préciser le site et la période d’achèvement.
Il conviendra, lors de l’établissement du calendrier
de livraison, de prendre en compte les instructions
suivantes:
i)
Les périodes de livraison et d’achèvement
doivent être réalistes. Fixer des délais irréalistes
pour les livraisons ou l’achèvement de travaux
peut restreindre la concurrence ou entraîner des
réclamations de la part de soumissionnaires
éventuels. Les périodes de livraison et
d’achèvement peuvent être exprimées de
diverses manières. Il s’agira généralement:
– d’une date précise (par exemple, le 30
juin). Cette formule ne doit être utilisée
que lorsque le temps est l’élément moteur
principal (voir le Module F1) et qu’aucun
retard ne peut être toléré. Elle peut aussi
être appliquée dans des circonstances
particulières (événement spécifique comme
une conférence) ou pour répondre à une
demande saisonnière; ou
– d’un nombre souhaitable de jours, de
semaines ou de mois à compter de la date
d’adjudication du marché.
ii)
La période de livraison doit aussi prendre
en compte la question de savoir si le marché
concerne l’acquisition de biens standard
facilement disponibles ou de biens qu’il
faudra sans doute fabriquer sur commande.
iii)
Il faudra aussi se demander si la livraison
du volume total du marché en une seule fois
est possible, sur le plan logistique, en termes
d’installations de réception et de stockage. Le
cas échéant, différentes périodes de livraison
pourraient être fixées pour différents articles,
ou bien l’ensemble des besoins pourrait être
subdivisé en plusieurs lots, avec des livraisons
échelonnées.
iv)
La période de livraison demandée doit aussi
tenir compte d’un autre facteur: les biens
sont-ils probablement disponibles dans
le pays ou doivent-ils être importés? Si les
biens doivent faire l’objet d’une acquisition
internationale, la localisation des biens et les
délais de transport probables devront être pris
en compte.
v)
On devra veiller à ce que la période de
livraison spécifiée prenne en compte
l’Incoterm spécifié pour la livraison. Il faut
se souvenir que dans certains Incoterms,
la “livraison” intervient lorsque les biens
sont remis au transporteur, et non lorsqu’ils
parviennent à leur destination finale. En vertu
d’autres Incoterms, un délai réaliste doit être
prévu pour la livraison, compte tenu du
mode de transport.
5. En résumé
Lors de la préparation des énoncés des besoins et
des spécifications concernant les biens:
– énumérez tous les biens requis, leurs quantités
et l’unité de mesure retenue;
– soyez informé du type de spécification utilisé;
– préparez la spécification en y incluant toutes
les précisions pertinentes;
– envisagez le recours à un expert technique si
les connaissances nécessaires à la préparation
de la spécification n’existent pas en interne;
– soyez informé de toute spécification standard
dont l’utilisation pourrait devoir être obligatoire;
– n’oubliez pas que chaque marché est unique
et que vous devez donc utiliser des spécifications
antérieures ou des modèles génériques
uniquement comme point de départ et comme
guide;
– prenez en compte les besoins relatifs à la
livraison et à la logistique;
– soyez informé des erreurs courantes et cherchez
à les éviter;
– en cas de doute, demandez toujours des avis
ou des conseils.
4. Problèmes courants pouvant
provoquer l’annulation, le retard
ou la réinitialisation d’une
passation de marché
Il convient de noter qu’il existe, dans l’élaboration
des énoncés des besoins et des spécifications, un
certain nombre de secteurs susceptibles de soulever
des problèmes au cours du processus d’appel
d’offres et d’en provoquer l’annulation, le retard ou
la réinitialisation. On peut citer, parmi les
plus courants:
– des stipulations involontaires dans les
spécifications fonctionnelles ou de performance
qui limitent les soumissionnaires à une marque
ou un modèle uniques d’équipement;
– l’indication d’une période de livraison
irréaliste excluant effectivement les sources
d’approvisionnement extérieures au pays;
– des spécifications imprécises entraînant de fortes
différences dans les soumissions, et rendant
difficile une évaluation technique significative.
FIDA
Manuel
de passation des
marchés
F1:
du
besoin
Module F2: Énoncés desModule
besoins
et Détermination
spécifications
des
biens
43
Module F3: Énoncés des besoins
concernant les travaux
Objet du module
L’énoncé des besoins est un document clé, utilisé tout au long du processus de passation des
marchés pour:
– informer les soumissionnaires éventuels des besoins de l’entité acheteuse par le biais de son
inclusion dans le document d’invitation;
– indiquer la norme technique et, pour certains besoins, les quantités estimées, sur la base
desquelles seront évaluées les soumissions;
– constituer une partie du marché, en définissant les travaux à réaliser et la norme technique sur
la base de laquelle les travaux pourront être inspectés avant leur réception; et
– fournir, pour certains types de marchés, les taux et les quantités estimées par rapport auxquels
le travail effectif est mesuré en vue du paiement.
Ce module fournit un avis sur les bonnes pratiques à suivre pour la préparation de l’énoncé des besoins
et des spécifications/devis quantitatifs et sur les questions à prendre en compte. Il ne vise pas à proposer
une liste exhaustive, mais plutôt un guide général en rapport avec les grandes questions à prendre
en considération.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les marchés de travaux financés par le FIDA. D’autres modules distincts
traitent des besoins relatifs aux biens et aux services.
1. Introduction
L’énoncé des besoins concernant les travaux
doit être préparé par un ingénieur possédant les
qualifications techniques et l’expérience appropriées.
Lorsque l’autorité responsable des acquisitions
ne dispose pas de cette compétence, il conviendra
d’avoir recours à un avis technique externe.
La préparation de l’énoncé des besoins devra
démarrer par une brève description générale du
besoin (par exemple, construction de salles de classe
ou remise en état de routes d’aéroport) repris du
plan de passation des marchés (voir le Module E).
Ce document sera ensuite normalement étoffé
pour devenir un énoncé de projet plus détaillé à
l’intention de l’ingénieur.
Un énoncé des besoins concernant les travaux n’est
pas un document unique; il regroupe en fait une
série de composantes, décrites ci-après.
2. Dessins
Les dessins techniques contribuent à définir les
travaux requis par l’entité acheteuse. Les dessins
d’exécution, même s’ils ne sont pas entièrement
finalisés, doivent être suffisamment détaillés pour
permettre aux soumissionnaires de comprendre
le type et la complexité des travaux à réaliser et
de chiffrer leur soumission de manière précise
et adéquate.
44
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
Il sera utile de joindre aux dessins d’exécution une
carte simplifiée indiquant la localisation du site dans
le contexte géographique local, et notamment les
routes principales, ports, aéroports et voies ferrées.
Il est de pratique courante, lors de la préparation
du document d’invitation à soumissionner (voir le
Module H2), d’y insérer une liste de dessins, encore
que les dessins eux-mêmes soient souvent reliés
et diffusés sous la forme d’un volume distinct, en
particulier si ces dessins sont nombreux ou de grand
format, A1 ou A2 par exemple.
3. Spécifications
Pour les soumissionnaires, un ensemble de
spécifications claires et précises constitue un
préalable indispensable, qui leur permettra de
répondre de manière réaliste et compétitive aux
besoins de l’entité acheteuse sans assortir leur
soumission de réserves ou de conditions.
Les spécifications doivent être rédigées de manière
à permettre la plus large concurrence possible
et, dans le même temps, à présenter un énoncé
clair des normes à respecter en matière de qualité
de l’exécution, de matériaux et de performance
des biens et services connexes à acquérir. Les
spécifications doivent exiger que tous les matériaux
à utiliser dans les travaux soient neufs et non
usagés, cette disposition ne s’appliquant toutefois
4. Devis quantitatif (DQ)
pas à l’équipement utilisé pour faciliter les travaux
(véhicules et outils de construction, par exemple).
Si l’entrepreneur est tenu d’avoir recours aux
dernières améliorations en matière de conception
et/ou aux matériaux les plus récents, cette exigence
devra figurer dans les spécifications; il conviendra
néanmoins de veiller, dans la rédaction des
spécifications, à ce qu’elles ne contiennent pas
trop de restrictions ou d’exclusions.
Lorsque le marché doit être conclu sur la base d’un
devis quantitatif 14, un DQ sera préparé en vue de
son inclusion dans le document d’invitation à
soumissionner.
Le devis quantitatif a deux objectifs principaux:
– fournir suffisamment d’informations sur le
volume des travaux à réaliser pour permettre
une préparation efficace et précise des offres; et
La spécification de normes relatives aux biens,
aux matériaux et à la qualité de l’exécution doit
s’appuyer, dans toute la mesure du possible, sur
les normes internationales reconnues. Si ce sont
des normes nationales ou autres qui sont utilisées,
les spécifications devront préciser que les biens,
les matériaux et la qualité de l’exécution répondant
à d’autres normes faisant autorité et assurant une
qualité pour l’essentiel égale ou supérieure seront
également acceptables.
– fournir un DQ chiffré à utiliser pour l’évaluation
périodique des travaux exécutés après la
passation du marché.
Afin d’atteindre ces objectifs, les travaux devront être
énumérés dans le devis quantitatif de manière assez
détaillée pour permettre une distinction entre les
diverses catégories de travaux, ou entre les travaux
de même nature exécutés en différents lieux ou dans
d’autres circonstances, ce qui pourrait entraîner
des différences de coût. Le FIDA n’a pas établi de
format ou de modèle prescrit de DQ, compte tenu
des nombreuses variantes pouvant être utilisées dans
les pays emprunteurs/bénéficiaires. La règle générale
veut toutefois que le DQ soit aussi simple et bref
que possible.
Il n’existe pas d’ensemble standard de spécifications
internationales d’application universelle dans tous
les secteurs, mais il existe néanmoins des principes
et des pratiques établis. La plupart des spécifications
sont, en règle générale, spécialement rédigées
en fonction des travaux spécifiques à réaliser; il
y a toutefois des avantages considérables à tirer
de la normalisation des spécifications générales
applicables aux travaux répétitifs dans les secteurs
publics reconnus comme les autoroutes, les ports,
les chemins de fer, le logement urbain, l’irrigation
et l’approvisionnement en eau, dans la même
région ou dans des régions présentant des
conditions similaires.
Pour les marchés basés sur un devis quantitatif,
les soumissionnaires sont invités à chiffrer le DQ
dans leurs soumissions et ce DQ chiffré devient une
partie du marché. Le paiement s’effectue ensuite
suivant le taux indiqué dans le DQ chiffré, mais sur
la base de la quantité de matériaux utilisés, mesurée
périodiquement par le client15.
Là où de telles spécifications générales existent,
elles sont habituellement publiées par un point
central d’autorité, à l’échelon national ou régional,
et couvrent généralement toutes les catégories de
qualité de l’exécution, de matériaux et d’équipement
entrant couramment en jeu dans la construction,
bien qu’ils ne seront pas tous nécessairement utilisés
dans un marché de travaux spécifique. On peut alors
avoir à procéder à des suppressions ou des additions
pour adapter les spécifications générales aux travaux
spécifiques faisant l’objet du marché.
5. Calendrier des activités
Pour ce qui concerne les marchés à prix forfaitaire,
on préparera un calendrier des activités à intégrer
au document d’invitation à soumissionner.
Les soumissionnaires sont invités à proposer un prix
forfaitaire basé sur le calendrier des activités: le prix
de soumission de l’adjudicataire devient le prix du
marché. Le travail effectivement exécuté ne fera pas
l’objet d’une nouvelle mesure avant le paiement,
comme dans un marché sur devis quantitatif, de
sorte que la ventilation du prix sur le calendrier
des activités sert uniquement pour les révisions
du marché.
14 Voir le Module I2.
15 Mesure habituellement effectuée par un métreur directement employé par le client à cette fin.
FIDAbesoins
Manuel
de
passation des
F1: Détermination
dumarchés
besoin
Module F3: ÉnoncésModule
des
concernant
les
travaux
45
Le calendrier des activités a par conséquent pour
objectif de fournir une ventilation des activités et
de leur coût, déterminant ainsi les travaux à payer
sur une base forfaitaire. Cette ventilation doit:
– servir de base pour la certification d’éventuels
paiements intérimaires au fournisseur; et
– aider à l’évaluation de toute révision ordonnée.
La ventilation des travaux doit se faire en tenant
compte du caractère de chaque activité et, le cas
échéant, de chaque emplacement. L’entité acheteuse
devra déterminer jusqu’à quel point les travaux
doivent être ventilés en tenant compte de la
complexité des travaux et de la date d’achèvement
indiquée.
Des calendriers peuvent être proposés pour chaque
élément distinct des travaux. Si les travaux exigent
la mise à disposition d’installations et d’outillage,
des calendriers distincts peuvent être établis pour
la seule fourniture des installations et de l’outillage.
Comme pour le DQ, le calendrier des activités doit
être aussi simple et bref que possible.
6. Calendrier d’achèvement requis
Le calendrier d’achèvement devra préciser la
période d’achèvement et le site concerné pour
chaque partie des travaux. Il convient de veiller,
lors de la préparation du calendrier d’achèvement,
à ce que les périodes d’achèvement soient réalistes.
Fixer des délais irréalistes pour les périodes
d’achèvement peut restreindre la concurrence
ou entraîner des réclamations de la part de
soumissionnaires éventuels.
Les périodes de livraison et d’achèvement peuvent
être exprimées de diverses manières. Il s’agira
généralement:
– d’une date précise (par exemple, le 30 juin).
Cette formule ne doit être utilisée que lorsque
le temps est l’élément moteur principal (voir
le Module F1) et qu’aucun retard ne peut
être toléré. Elle peut aussi être appliquée
dans des circonstances particulières, comme
une construction destinée à des événements
spécifiques devant se tenir à une date immuable
(les Jeux olympiques, par exemple); ou
– d’un nombre souhaitable de jours, de semaines
ou de mois à compter de la date d’adjudication
du marché.
46
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
7. Énoncé général des travaux
L’énoncé des travaux doit inclure:
– une description des travaux;
– les quantités approximatives des principaux
articles;
– un texte d’explication des travaux requis,
le cas échéant; et
– les objectifs des travaux requis, en tant
que de besoin.
L’énoncé des travaux constituera normalement
la première partie de l’énoncé des besoins, mais
il devra être préparé en dernier, une fois que
seront connus les chiffres approximatifs, etc. Une
description d’environ une à deux pages est adéquate
pour la plupart des marchés.
8. Besoins en matière de supervision
L’énoncé des travaux doit fournir des précisions:
i)
sur la supervision dont feront l’objet les
travaux, et notamment le nom de l’organisme
de supervision et le niveau de cette supervision;
ii)
sur les arrangements en matière de rapports de
gestion qui s’appliqueront aux travaux;
iii) sur tout autre arrangement d’ordre administratif
qui sera nécessaire pour les travaux et le marché
éventuel.
9. Prescriptions en matière
d’inspection et d’essais
Il conviendra de réfléchir à la manière dont
l’achèvement définitif sera contrôlé et dont il
sera vérifié qu’il répond à la norme contractuelle.
Cette opération est généralement réalisée par le
biais de prescriptions en matière d’inspection et
d’essais; le niveau spécifique d’inspection et
d’essais prescrits dépendra du type, de l’échelle,
de la valeur et de la complexité des travaux, mais
il sera néanmoins important que toute prescription
à cet égard soit intégrée à l’énoncé des besoins afin
que les soumissionnaires soient informés que cette
inspection aura lieu. Deux questions principales
doivent être mentionnées:
– les précisions sur les prescriptions spécifiques en
matière d’inspection des travaux, et notamment,
le cas échéant, le nom des inspecteurs désignés et
un résumé de la portée de leurs services;
– les précisions sur les prescriptions spécifiques en
matière d’essais, et notamment, le cas échéant,
l’intitulé de l’essai spécifique à conduire et le
nom du laboratoire ou de l’organisme désigné
pour la conduite des essais.
10. Problèmes courants pouvant
provoquer l’annulation, le retard
ou la réinitialisation d’une
passation de marché
Il convient de noter qu’il existe, dans l’élaboration
des énoncés des besoins, un certain nombre de
secteurs susceptibles de soulever des problèmes au
cours du processus d’appel d’offres et d’en provoquer
l’annulation, le retard ou la réinitialisation. On peut
citer, parmi les plus courants:
– un excès de spécification limitant la concurrence;
– l’indication de périodes d’achèvement irréalistes;
– des spécifications/DQ imprécises entraînant de
fortes différences dans les soumissions;
– et rendant difficile une évaluation technique
significative.
11. Résumé
Lors de la préparation des énoncés des besoins
concernant les travaux, il faudra:
– extraire du plan de passation des marchés la
description de base des travaux;
– désigner un spécialiste technique;
– préparer les dessins et les spécifications pour
les travaux;
– se prononcer sur le point de savoir si le type
de marché le plus adéquat est le marché sur
devis quantitatif ou le marché forfaitaire
(voir le Module I2);
– préparer un devis quantitatif ou un calendrier
des activités, selon les besoins;
– préparer le calendrier d’achèvement requis;
– préparer un énoncé général des travaux, qui
constituera la première partie de l’énoncé
des besoins;
– prendre en considération les besoins en matière
de supervision, les relations de travail et d’autres
arrangements d’ordre administratif;
– réfléchir aux prescriptions en matière
d’inspection et d’essais;
– être informé des erreurs courantes et s’efforcer
de les éviter.
FIDAbesoins
Manuel
de
passation des
F1: Détermination
dumarchés
besoin
Module F3: ÉnoncésModule
des
concernant
les
travaux
47
Module F4: Énoncés des besoins
(mandat) concernant les services
Objet du module
L’énoncé des besoins est un document clé, utilisé tout au long du processus de passation des
marchés pour:
– informer les soumissionnaires éventuels des besoins de l’entité acheteuse par le biais de son
inclusion dans le document d’invitation;
– fournir le mandat sur la base duquel seront évaluées les soumissions ou les propositions;
– constituer une partie du marché, en définissant les services à fournir; et
– définir la norme technique et/ou les produits livrables qui serviront de base à l’appréciation des
services prestés avant leur réception.
Un énoncé des besoins concernant les services est généralement désigné sous le nom de mandat.
C’est ce terme qui sera donc utilisé dans l’ensemble de ce module.
Ce Module fournit un avis sur les bonnes pratiques à suivre pour la préparation d’un mandat pour les
services de consultants ou autres types de services et sur les questions à prendre en compte. Il ne vise
pas à proposer une liste exhaustive, mais plutôt un guide général en rapport avec les grandes questions
à prendre en considération.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les marchés de services financés par le FIDA. D’autres modules distincts
traitent des besoins relatifs aux biens et aux travaux.
1. Différences entre les services
de consultants et les autres types
de services
Conception technique Services financiers
ou supervision
Architecture
Le terme de “services” est un terme général pouvant
être utilisé pour décrire des services de consultation
ou d’autres types de services de nature différente.
Ces deux catégories sont brièvement définies ciaprès.
Services de passation
des marchés
Établissement de
l'avant-métré
Services de formation
et de renforcement
des capacités
Comptabilité
Études orientées
vers la recherche de
solutions
Audit
Commercialisation
i)
Les “services de consultants” sont les services
de type intellectuel ou consultatif prestés par
un praticien compétent et qualifié dans un
domaine ou une profession spécifique. Le
consultant peut être une personne ou une
société de conseil.
On dit généralement que lorsque vous faites
l’acquisition de services de consultants,
vous “louez le cerveau” du consultant pour
conseiller, appuyer ou guider le client ou,
dans le cas de la formation, pour transférer
des connaissances. Il s’agit souvent de services
à court terme, parmi lesquels on peut citer:
48
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
ii)
Les autres types de services (autres que de
consultants), par contre, sont les services dans
le cadre desquels vous recrutez une société ou
une personne et la chargez d’effectuer un travail
pour vous. Bien que cela inclue aussi un certain
niveau de connaissances ou de compétences
spécialisées, c’est du service lui-même que vous
faites l’acquisition.
Pour faciliter la distinction entrer les deux
catégories, on utilise souvent l’expression de
“prestataire de services” pour qualifier une
entreprise ou une personne prestant des services
autres que des services de consultants.
On peut citer divers exemples de services de
cette catégorie:
Services de
restauration
Services de sécurité
Services de nettoyage
Services de conduite
Services d’entretien/
réparation
Services de jardinage
Il est important de connaître le type de service
dont on fait l’acquisition, étant donné que les
informations qu’il faudra communiquer aux
soumissionnaires dans le mandat ne seront pas
les mêmes, comme le montrent les précisions
contenues dans le tableau ci-dessous.
2. La rédaction d’un mandat
Un mandat, quel qu’il soit, doit fournir aux
soumissionnaires suffisamment d’informations
pour leur permettre de comprendre de quels services
a besoin l’entité acheteuse; il doit être complet,
clair et précis. Un mandat bien préparé facilitera la
préparation des offres par les soumissionnaires et
l’évaluation des offres par l’entité acheteuse.
Le FIDA n’est pas attaché à un modèle spécifique
de mandat, étant donné qu’il existe de nombreux
mandats standard utilisés dans la plupart des pays
emprunteurs/bénéficiaires. Un bon mandat, qu’il
concerne des services de consultants ou d’autres
types de services, devra toutefois inclure les
informations suivantes:
– généralités
– but et objectifs de la mission
– objet du marché
– compétences et connaissances du consultant/
prestataire de service
– niveau de contribution
– localisation
– calendrier des rapports et des produits attendus
– services à fournir par le client
– arrangements institutionnels et organisation.
Le contenu exact de chacune de ces sections sera
déterminé par la mission proprement dite, mais il
devra généralement inclure, en tant que de besoin,
les informations énumérées dans le tableau ci-après.
FIDA
Manuel
de passation les
des
marchés
Module
F1: Détermination
duservices
besoin
Module F4: Énoncés des besoins
(mandat)
concernant
49
50
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
Objet du marché
Déclaration de haut niveau sur le but que l'activité est supposée atteindre
But et objectifs
Brève narration (1 à 2 pages) présentant la mission ainsi que des précisions
sur l'ensemble du projet dont la mission fait partie
Généralités
Services de consultants
Ampleur effective des services requis ou liste des tâches spécifiques/ résultats
attendus, et par exemple rapports et recommandations d'études, logiciel, bases
de données, documents d'invitation, dessins, spécifications, cartes, matériels
de formation, etc.
Les questions à prendre en compte seront notamment:
– les qualifications/la formation professionnelle (certificat dans le domaine de la
restauration, formation en matière de sécurité, par exemple);
– les années d'expérience pratique dans le cadre de missions du même type;
– les connaissances locales (utiles pour des questions comme la restauration, la
conduite et le jardinage).
Rôle, qualifications et expérience de tout membre essentiel du personnel. Les
"membres essentiels du personnel" incluront généralement le personnel qui
effectuera le travail et ses superviseurs.
Il est utile d'indiquer si l'on envisage la nécessité d'un seul consultant ou d'une
équipe. Dans la seconde hypothèse, il sera utile de donner une indication de la
composition de l'équipe.
Rôle, qualifications et expérience du(des) consultant(s) essentiel(s). Les
"consultants essentiels" sont ceux qui seront spécifiquement chargés d'effectuer
le travail. Les questions à prendre en compte seront notamment:
– les qualifications universitaires;
– les années d'expérience pratique dans le cadre de missions du même type;
– la connaissance du pays, de la région, du secteur;
– les compétences linguistiques.
Il s'agit ici d'un aspect essentiel du mandat, étant donné que ce sont les compétences, les connaissances et l'expérience du consultant/prestataire
de services dont on fait l'acquisition. Il est important de faire en sorte que:
– un juste équilibre soit maintenu entre les qualifications universitaires (théorie) et l'expérience (pratique) des consultants recrutés;
– les qualifications/expérience exigées soient compatibles avec le budget disponible. Les conseils sont bon marché, mais les bons conseils ne le sont pas;
– les besoins spécifiés soient réalistes et ne restreignent pas, volontairement ou involontairement, la concurrence.
Compétences et connaissances du consultant/prestataire de service
Tâches et fonctions effectives à remplir ou description de l'objet des
services requis
Il est important de veiller à ce que l'objet du marché soit compatible avec les éventuelles contraintes financières
La description de l'objet devrait être aussi détaillée que possible pour permettre aux soumissionnaires
de comprendre les besoins liés aux travaux, mais ne devrait pas être trop prescriptive
Déclaration de haut niveau sur le but que l'activité est supposée atteindre
Brève narration (1 à 2 pages) exposant les raisons pour lesquelles
les services sont requis
Services autres que les services de consultants
FIDA
Manuel
de passation les
des
marchés
Module
F1: Détermination
duservices
besoin
Module F4: Énoncés des besoins
(mandat)
concernant
51
La localisation des locaux ou sera effectuée la mission
Précisions sur les résultats mesurables ou les rapports requis, et notamment
le rapport initial, les rapports d'activité et le rapport final, et dates de leur
soumission
Installations, services ou ressources à fournir par l'entité acheteuse (locaux
pour bureaux, véhicules, communications, documents, personnel de contrepartie,
par exemple).
Dispositions pour la soumission de rapports de gestion à l'entité acheteuse, et
notamment les lignes de communication et le point de contact pour la gestion
de la mission, ainsi que les précisions quant au point de soumission des produits
attendus/rapports.
Précisions sur les indicateurs d'une performance réussie
Besoins liés aux transferts de connaissances ou aux programmes de formation
Autres précisions ou besoins pertinents à la mission
Prescriptions en matière d'inspection ou d'essais qualitatifs ou indicateurs/
définitions d'une performance réussie
Tout autre équipement ou ressources particuliers à fournir par le fournisseur
(par exemple, matériel de contrôle de sécurité pour un marché de sécurité
d'un immeuble)
Autres précisions ou besoins pertinents à la mission
Autres éléments susceptibles d'être inclus
Dispositions pour la soumission de rapports (de gestion) à l'entité acheteuse,
y compris les voies de communication et le(s) point(s) de contact pour la gestion
et l'administration de la mission
Arrangements institutionnels et organisation
Installations, services ou ressources à fournir par l'entité acheteuse. Il pourrait
s'agir d'installations, de toilettes, de locaux de rangement, de personnel de
contrepartie, etc.).
Il est important de respecter les énoncés de service ou de personnel à fournir – vous pourriez autrement vous retrouver en situation de violation de contrat.
Services à fournir par le client
Précisions sur les normes attendues, le service mesurable/les niveaux de
performance (par exemple, nettoyage quotidien des bureaux, réparations à
effectuer dans un délai de X jours), et les rapports qui pourraient être prévus
dans le contrat.
Calendrier des rapports et des produits attendus
La (les) localisation(s) ou les locaux où seront prestés ces services
(on en spécifiera l'adresse, par exemple)
Si l'information est souhaitée/connue, on pourra aussi spécifier un nombre
de jours-personne. Il pourra s'agir d'une donnée spécifique ou d'une estimation,
selon le type de travail et le budget disponible.
Période de la mission et dates prévues d'achèvement. Si la date d'achèvement
est impérative et ne peut pas être dépassée, cela devra être indiqué.
Localisation
Estimation du montant ou de la valeur du travail impliqué, lorsque l'ampleur des
services ne peut pas être définie avec précision (par exemple, services de réparation
d'une flotte de 50 véhicules pour une période d'un an)
Horaires de travail ou heures auxquelles le prestataire de service aura accès au
site/aux locaux
Durée du marché ou date d'achèvement prévue
Niveau de contribution
Toute rédaction, révision ou approbation d’un
mandat exigera la prise en considération des
points suivants:
– Quels sont les résultats attendus?
Quels sont les résultats attendus de l’exécution
de ce mandat: qu’est-ce qui aura changé, se sera
amélioré, aura été accompli ou aura été atteint?
– À quoi ressemblera le succès?
Une fois déterminé le résultat attendu, comment
saurons-nous s’il a été effectivement atteint?
– Les résultats attendus sont-ils mesurables?
Lorsque l’on cherchera à vérifier le succès, on
se demandera si les résultats attendus définis
dans le mandat sont alignés sur la réalisation
de ces résultats et s’ils sont mesurables.
– Quelles sont les compétences nécessaires?
Quelles sont les compétences et les
connaissances requises pour parvenir aux
résultats attendus? L’expérience est-elle plus
importante que les qualifications universitaires
ou l’inverse est-il vrai?
– Combien de temps faudra-t-il pour y parvenir?
Il arrive souvent que l’on sous-estime le temps
nécessaire à l’achèvement d’un travail. Tel est
particulièrement le cas si le mandat porte sur des
services de consultants et s’il y a un élément de
familiarisation ou si des recherches préliminaires
doivent être effectuées.
– Existe-t-il des obstacles spécifiques à l’achèvement
du travail?
Y a-t-il quelque chose qui puisse constituer
un obstacle à l’achèvement réussi? Parmi les
problèmes fréquents dans ce contexte, on
peut citer la mise à disposition de fonds de
contrepartie ou d’approbateurs de produits,
les restrictions d’accès aux installations ou
au matériel, etc.
Existe-t-il aussi, par ailleurs, un élément à fournir
par le client dont il faut faire l’acquisition
ou qu’il faut organiser avant que les services
puissent débuter? On peut citer, par exemple,
les véhicules, l’équipement de bureau, des
clés supplémentaires, des laissez-passer de
sécurité, etc.
– Comment l’information de suivi sera-t-elle obtenue
au cours de l’exécution?
Il est de bonne pratique d’assurer un suivi
régulier du marché pendant toute la durée
d’exécution (voir le Module N). Il faudra,
pour y parvenir, réfléchir aux mécanismes
pouvant être inclus dans le mandat afin de
rendre possible un suivi intérimaire. Cet
objectif peut habituellement être atteint par
le biais de mécanismes comme l’établissement
de rapports d’avancement ou de rapports sur
les exceptions, la définition d’échéances ou
la tenue de réunions d’avancement.
52
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
– Ce mandat permettra-t-il d’obtenir le
résultat attendu?
À titre de contrôle final, il est toujours utile
de s’interroger sur le point de savoir si la
formulation du mandat est adéquate pour
rendre compte de la nature et du type de résultat
attendu du travail. Si la réponse est négative,
il convient de réviser le mandat.
3. Qui doit rédiger le mandat?
C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe
la responsabilité de la préparation du projet initial
de mandat.
Un mandat doit être rédigé, de préférence, par des
spécialistes du domaine technique et avec l’appui
de personnel connaissant les conditions et les
besoins locaux. S’il ne possède pas en interne les
compétences techniques requises, l’emprunteur/
le bénéficiaire devra rechercher un appui technique
auprès de sources externes, comme d’autres
organismes gouvernementaux ou des spécialistes
techniques externes.
Le rôle du FIDA, pour ce qui concerne les
spécifications, est limité à leur examen dans le cadre
de tout processus d’examen préalable qu’il consacre
à un document de demande de soumissions.
4. Utilisation de mandats
normalisés/antérieurs
La préparation d’un mandat peut être un exercice
coûteux en temps mais, contrairement à ce que
l’on observe dans le cas des spécifications relatives
aux biens ou aux travaux, il est plutôt rare de voir
des mandats normalisés, que ce soit au sein d’un
système national de passation des marchés ou dans
des ministères ou des organismes gouvernementaux
spécifiques.
Ce sont là, lorsqu’ils existent, des outils utiles et
permettant de gagner du temps, mais il convient
de les utiliser avec prudence car ils appartiennent
essentiellement à deux types de normes, présentant
des caractéristiques très différentes:
– le premier groupe comprend ceux qui
constituent des normes nationales ou des
normes d’entreprise établies à des fins de
normalisation. Ils sont généralement édictés
par un point d’autorité central, sont obligatoires
et prescrivent des normes minimales. Ils peuvent
exister pour des services tout à fait standard,
faisant couramment l’objet de marchés et dont
il est peu probable qu’ils changent avec le temps
(les services de sécurité, par exemple);
– le second groupe comprend les mandats
précédemment utilisés et pouvant servir
de modèles génériques, qui fournissent un
point de départ à la préparation d’un mandat
plus spécifique correspondant aux besoins
particuliers du nouveau service requis. Étant
donné que chaque activité de passation des
marchés est unique, il ne faut pas s’attendre
à ce qu’un mandat antérieurement utilisé
pour un service du même ordre puisse être
entièrement adéquat; en fait, il est extrêmement
rare que tel soit le cas, puisque les enseignements
tirés de précédentes expériences devront
être intégrés au mandat, dans le cadre d’un
processus d’amélioration permanent.
L’utilisation de mandats existants/précédents/
normalisés exige par conséquent qu’on connaisse
l’historique du modèle, afin de s’assurer qu’il
comprenne tous les aspects énumérés à la section 2
ci-dessus, et qu’il soit pertinent pour la mission.
5. Problèmes courants pouvant
provoquer l’annulation, le retard
ou la réinitialisation d’une passation
de marché
6. En résumé
Lors de la préparation d’un mandat, il faudra:
– savoir s’il s’agit d’un service de consultants
ou d’un autre type de service;
– être informé de l’existence éventuelle d’un
mandat standard dont l’utilisation pourrait
être obligatoire;
– ne pas oublier que chaque marché est unique
et qu’il faut donc utiliser des spécifications
antérieures ou des modèles génériques
uniquement comme point de départ et
comme guide;
– préparer le mandat en y incluant toutes les
informations pertinentes énumérées plus haut;
– obtenir la contribution d’un spécialiste externe
si les connaissances nécessaires à la préparation
du mandat ne sont pas disponibles en interne;
– examiner le projet de mandat et s’interroger sur
le point de savoir si son exécution est susceptible
d’aboutir aux résultats et objectifs souhaités;
– être informé des erreurs courantes et s’efforcer
de les éviter;
– en cas de doute, toujours demander des avis
ou des conseils.
Il existe, dans l’élaboration des mandats, un
certain nombre de secteurs susceptibles de soulever
des problèmes au cours du processus d’appel
d’offres et d’en provoquer l’annulation, le retard
ou la réinitialisation. On peut citer, parmi les
plus courants:
– un manque de cohérence – ou des
contradictions – entre les différentes
sections du mandat;
– des ambiguïtés dans le mandat entraînant
de fortes différences dans les soumissions
reçues et rendant difficile l’évaluation technique;
– un mandat trop normatif ne permettant pas
aux soumissionnaires de proposer leurs propres
solutions, approches ou méthodes;
– un volume de travail irréaliste par rapport
au calendrier;
– des stipulations involontaires quant aux
qualifications ou à l’expérience, qui limitent
la concurrence;
– l’omission de l’une ou l’autre des informations
faisant partie intégrante du processus de
composition d’un appel d’offres.
FIDA
Manuel
de passation les
des
marchés
Module
F1: Détermination
duservices
besoin
Module F4: Énoncés des besoins
(mandat)
concernant
53
Module F5: Choix d’une méthode
de passation des marchés
Objet du module
Le choix de la méthode à suivre est souvent considéré comme la décision essentielle à prendre dans
le processus de planification de la passation des marchés et constitue l’un des éléments d’entrée
obligatoires dans le Plan annuel de passation des marchés (voir le module E).
Les méthodes sont multiples et certaines circonstances sont particulièrement propices à chaque méthode
de passation des marchés concernant les biens et les travaux16. Le choix de la bonne méthode dès le
début de l’activité de passation des marchés est par conséquent un facteur important pour le succès de
l’exercice, étant donné qu’un choix erroné pourrait avoir une incidence négative sur le processus d’appel
d’offres.
Ce module fournit à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA un avis sur la formulation en
connaissance de cause d’un choix concernant la méthode la plus appropriée pour chaque circonstance.
Il contient aussi, à titre indicatif, un arbre de décisions qui en constitue un résumé.
Champ d’application
Ce module s’applique à toutes les passations de marchés financées par le FIDA.
1. Quelles sont les méthodes
disponibles pour les biens et les
travaux?
évidentes dans les méthodes adoptées ou préférées
par les pays/organismes de développement/
institutions financières.
Il existe un certain nombre de méthodes et de
processus différents, et différentes terminologies
en usage dans différents pays et organismes de
développement/institutions financières. Il existe
aussi, néanmoins, des caractéristiques générales
Les méthodes les mieux connues et les plus
couramment utilisées pour la passation des marchés
de biens et de travaux, et celles définies dans les
Directives du FIDA concernant la passation des
marchés, sont les suivantes:
Tableau 1
Méthode de passation des marchés
Appel d'offres international (AOI)1
Autre terminologie utilisée
Appel à la concurrence internationale /
Mise en concurrence internationale
Appel d'offres international restreint (LIB)
Appel d'offres national (NCB)
Achat au meilleur prix sur le marché national ou
international
Demande de prix
Marché de gré à gré2
Attribution d'un contrat à un fournisseur unique
1 Lorsque c’est la méthode de l’AOI qui est utilisée, les procédures d’AOI de la Banque mondiale, telles qu’énoncées
dans les Directives de la Banque concernant la passation des marchés, s’appliqueront dans tous les cas.
2 La méthode des marchés de gré à gré ne peut être utilisée que dans des circonstances exceptionnelles, décrites
plus loin, et uniquement avec l’accord explicite du FIDA.
16 Pour ce qui concerne la passation des marchés de services, l’accent est mis davantage sur la méthode de choix.
Voir le point 2 ci-dessous.
54
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
Le Tableau 2 (ci-dessous) présente les applications
générales ou les circonstances dont on pense
généralement qu’elles sont les plus appropriées à
chaque méthode de passation des marchés, ainsi
qu’une indication du laps de temps probablement
nécessaire. On notera que, par souci de cohérence,
la terminologie utilisée dans le Tableau 2 est celle
qui apparaît dans la première colonne du Tableau 1
ci-dessus.
Tableau 2
Méthode de
passation des
marchés
Description
sommaire
Applications adéquates
Caractéristiques
Laps de temps
indicatif pour
chaque méthode
MÉTHODES LES PLUS COURANTES
Appel d'offres
international
(AOI)
Appel d'offres
international
restreint
(LIB)
Processus utilisé
• Marchés de biens et de travaux
par défaut pour
d'un montant élevé
les marchés de
• Marchés susceptibles d'intéresser
biens et de travaux
des soumissionnaires étrangers
à passer sur le
marché international • L'objet du marché (biens ou
travaux) est largement disponible
en régime de
concurrence ouverte
• Publicité ouverte
Comme dans l'AOI,
mais invitation
directe au lieu de
publicité
• Pas de publicité
• Seuls quelques fournisseurs
sont connus (et dans ce cas,
tous doivent être autorisés à
soumissionner)
• Faible valeur
• La préférence
nationale peut
s'appliquer
• Ouverture publique
des plis
• Soumissions
généralement
formulées
en monnaies
"principales"
• Travaux avec
présélection:
16 à 20 mois
• Travaux sans
présélection:
8 à12 mois
• AOI pour des biens:
8 à10 mois.
Biens: 4 à 6 mois.
• Liste de
soumissions
restreinte
• Pas de préférence
• Circonstances exceptionnelles, par
nationale
exemple une intervention d'urgence
• Ouverture publique
en rapport avec une catastrophe
naturelle de grande ampleur, qui
peut justifier qu’on renonce à la
publicité pour un appel d'offres
Appel d'offres
national
(NCB)
Habituellement,
le processus le
plus couramment
utilisé sur le marché
intérieur
Processus d'appel
d'offres complet
où la possibilité
de soumettre des
offres est annoncée
uniquement sur le
marché local
• Les biens ou travaux peuvent être
obtenus sur le marché local à des
prix inférieurs à ceux pratiqués sur
le marché international
• Publicité
généralement
réduite à la presse
nationale
Biens: 5 à 6 mois
• Peut être la méthode la plus efficace • Dossier d'appel
et économique d'acheter des biens
d'offres pouvant
ou des travaux qui, en raison de
être établi dans la
leur nature ou de leur ampleur, ont
langue officielle du
peu de chances d'intéresser des
pays emprunteur/
fournisseurs étrangers
bénéficiaire
• Valeur probable du marché
inférieure au niveau minimal auquel
les soumissionnaires étrangers
souhaitent participer, eu égard aux
capacités et à la compétitivité des
soumissionnaires locaux
• Monnaie locale
généralement
utilisée pour
l'évaluation
• Ouverture publique
• Travaux dispersés sur le plan
géographique ou étalés dans le
temps, rendant plus difficiles les
économies d'échelle
• Coûts de mise en œuvre de l'AOI
excessivement élevés
FIDA Manuel
de
passationdes
des
marchés
F1:deDétermination
du
besoin
Module F5: Choix d’uneModule
méthode
passation
marchés
55
Méthode de
passation des
marchés
Description
sommaire
Applications adéquates
Caractéristiques
Achat au meilleur prix
sur le marché national
ou international
Comparaison des
tarifs d'au moins trois
fournisseurs
• Les biens requis sont facilement • Pas de publicité
disponibles dans le commerce
• Pas d'ouverture
ou sont des produits standard
publique
de valeur relativement peu
• Indications de
élevée
prix au lieu de
• Travaux, lorsque leur définition
soumissions
est simple
Marchés de gré à gré
Passation de marchés • Lorsqu'il est nécessaire
• Prix négocié
sans mise en
d'étendre un marché de
• Le recours à cette
concurrence
fournitures ou de travaux en
méthode exige
cours, pour un montant ne
en général une
dépassant pas 25% de la valeur
autorisation ou
du premier contrat
une dérogation
• Lorsque l'équipement requis
spéciales,
est couvert par un brevet, il n'y
compte tenu du
a qu'une seule source et aucune manque de forces
solution de remplacement
concurrentielles
Laps de temps
indicatif
pour chaque
méthode
• Biens: 2 à 4 mois
• Travaux: 2 à 6 mois
Biens et travaux:
1 à 3 mois
• Il est nécessaire de normaliser
par rapport à l'équipement
existant et de parvenir à une
compatibilité des pièces de
rechange
• En situations d'urgence,
lorsqu'une livraison d'urgence
est nécessaire
AUTRES MÉTHODES
Achat sur les marchés Achats de biens sur
de produits primaires les marchés des
produits primaires
• Tout produit acheté et vendu
sur les marchés des produits
primaires (pétroles, métaux,
céréales, par exemple)
• Courte validité
de l'offre
Peut être d'à peine
quelques semaines
• Monnaie unique
(du marché) pour
l'offre et le paiement
• L'adjudication
peut être répartie
entre plusieurs
fournisseurs pour
garantir la fourniture
de la quantité totale
de la commande
Travaux en régie17
Utilisation du
personnel et de
l'équipement de
l'emprunteur/du
bénéficiaire pour
exécuter les travaux
de construction
• Lorsqu'il est difficile de définir
les quantités de travaux
• Petits travaux, dispersés, dans
des emplacements lointains
• Pas de perturbation
d'opérations en cours
• Situations d'urgence exigeant
une réaction rapide
Marchés passés
auprès d'institutions
des Nations Unies
Marchés de biens
spécifiques passés
auprès d'institutions
spécialisées des
Nations Unies
• Petites quantités de biens
disponibles dans le commerce,
essentiellement dans les
domaines de l'éducation et
de la santé
• Produits spécialisés dont
le nombre de fournisseurs
est restreint, vaccins et
médicaments, par exemple
• Il peut être difficile
de quantifier la
valeur des facteurs
de production
• Pas de concurrence
ou de processus
de passation des
marchés
• Pas de publicité
• Pas de concurrence
• Recours aux règles
et procédures de
l'institution des
Nations Unies
17 On utilise aussi les expressions “main-d’œuvre directe”, “effectifs départementaux” ou “travail direct”.
56
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
Dépend du produit
2. Quelles sont les méthodes
applicables pour les services?
Il n’existe, pour ce qui concerne les services, qu’une
seule méthode de passation des marchés, parce que
l’accent est mis principalement sur les méthodes de
sélection des prestataires de services/consultants.
Toutefois, selon la valeur du marché, deux processus
de passation des marchés peuvent être suivis:
– demande de propositions, ou
– demande de prix.
Les méthodes de sélection concernant la passation
des marchés de services sont analysées dans le
Module H3.
3. Facteurs de décision
Dans la majorité des cas, la méthode de passation
des marchés pour une activité donnée sera
déterminée par un seuil monétaire préétabli. Pour
l’AOI, le tableau ci-après indique le seuil financier
au-dessus duquel l’AOI devient la méthode
obligatoire de passation des marchés dans le cadre
des activités financées par le FIDA:
Catégorie
Biens
Valeur du marché
Travaux de génie civil
Plus de
1 000 000 USD
Services
Plus de 100 000 USD
Plus de 200 000 USD
Lorsque le montant du marché est inférieur à ces
valeurs, on pourra appliquer soit les seuils nationaux
(si ces seuils existent), soit des seuils spécifiques
au projet agréés entre le FIDA et l’emprunteur/le
bénéficiaire au moment de la négociation du prêt
(voir le Module A).
En tout état de cause, il est important de veiller à ce
que les activités ne soient pas scindées en activités de
moindre importance sans aucune autre justification
que d’éviter l’utilisation de la méthode de passation
des marchés spécifiée, définie par un seuil financier.
S’il est établi qu’une telle séparation est intervenue
à cette fin, le FIDA ne délivrera pas l’avis de nonobjection concernant le programme avant qu’une
correction soit effectuée.
Inversement, il y aura des cas dans lesquels des
activités de passation des marchés de faible valeur
seront regroupées au sein d’un seul appel d’offres
pour réaliser des économies d’échelle. Dans ces cas,
le montant total estimatif cumulé de l’appel d’offres
sera utilisé pour déterminer la méthode de passation
des marchés.
Bien qu’ils soient considérés comme la “position
par défaut”, les seuils monétaires ne constituent
pas le seul facteur déterminant dans le choix
d’une méthode de passation des marchés. D’autres
institutions financières et donateurs bilatéraux sont
en général favorables aux appels d’offres ouverts/
internationaux; dans le cadre du processus de
planification, toutefois, le choix de la méthode
de passation des marchés devra tenir pleinement
compte des circonstances particulières ou du
contexte de l’activité de passation des marchés.
Par exemple:
– Nature des biens ou des travaux faisant l’objet
du marché
Certains biens sont hautement spécialisés
et peuvent n’être disponibles que sur certains
marchés mondiaux ou auprès de certains
fournisseurs. Lorsque tel est véritablement
le cas, on peut considérer qu’il existe une
raison suffisante pour passer outre les éventuels
seuils financiers.
– Intérêt probable des soumissionnaires internationaux
pour une occasion spécifique de soumissionner
Dans certains cas, et malgré la valeur élevée
du marché, les fournisseurs ou entrepreneurs
internationaux ne sont pas intéressés par
l’appel d’offres à cause de problèmes connexes,
comme la sécurité, la langue, la coutume ou la
connaissance du pays. Cette attitude se manifeste
en particulier à l’égard des zones affectées par
des conflits récents ou en cours, ou lorsque
pourrait se manifester une opposition aux
sociétés internationales travaillant dans une zone
ou une région spécifique d’un pays.
Lorsque ces circonstances ont une existence
légitime et qu’elles peuvent être démontrées,
soit par des expériences antérieures, soit par
des déclarations explicites des fournisseurs
internationaux éventuels, il peut s’avérer plus
judicieux d’envisager de limiter les appels
d’offres uniquement aux sources régionales
ou nationales.
– Le nombre de fournisseurs nationaux éventuels
Si les biens ou les travaux requis sont largement
disponibles sur une base concurrentielle sur
le marché national, il peut être raisonnable
d’envisager de restreindre le processus de
passation des marchés aux seuls fournisseurs
nationaux. Cette démarche offre aussi l’avantage
de soutenir les entreprises nationales.
Inversement, si un besoin se situe en dessous du
seuil préétabli pour l’appel d’offres international
mais qu’il est uniquement disponible sur le plan
international, le recours à l’AOI sera approprié.
FIDA Manuel
de
passationdes
des
marchés
F1:deDétermination
du
besoin
Module F5: Choix d’uneModule
méthode
passation
marchés
57
– Éventuelles dates cruciales pour la livraison
S’il existe d’authentiques raisons (c’est-àdire des raisons qui ne soient pas liées à des
manœuvres dilatoires) pour lesquelles on
ne dispose pas d’un délai suffisant pour
mettre en œuvre un processus complet de
passation des marchés – et si le FIDA donne
son approbation –, les calendriers de passation
des marchés peuvent être raccourcis et/ou
d’autres méthodes de passation des marchés,
plus rapides, peuvent être étudiées.
La décision finale concernant la méthode de
passation des marchés à utiliser pour chaque activité
spécifique sera examinée et agréée avec le FIDA dans
le cadre du processus d’examen du plan de passation
des marchés.
4. Résumé
Pour chaque activité de passation des marchés,
on suivra la démarche présentée dans le tableau
ci-après:
Méthodes
définies
• Quelle sont les méthodes de passation
des marchés utilisées pour le prêt/don?
Examiner
les seuils
• Quelle est la méthode de passation des
marchés suggérée par les seuils financiers
agréés pour le prêt/don?
Examiner
d'autres
questions
• Existe-t-il une raison justifiable pour renoncer
à la méthode de passation des marchés
suggérée par les seuils financiers?
Prendre une
décision
• En prenant en compte:
- les seuils financiers; et
- toute autre justification,
choisir la méthode de passation des marchés la
plus appropriée.
L’arbre de décision ci-après peut aussi être utilisé
pour donner une indication de la méthode de
passation des marchés susceptible d’être la plus
adéquate. On notera toutefois que cet outil ne peut
pas à lui seul permettre de manière concluante de
prendre une décision à propos de chaque activité
particulière de passation des marchés, étant donné
que chacune de ces activités sera caractérisée par un
ensemble unique de circonstances et de contexte,
comme on l’a analysé dans ce module. Il offre
toutefois un bon point de départ pour guider le
processus décisionnel.
58
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
FIDA Manuel
de
passationdes
des
marchés
F1:deDétermination
du
besoin
Module F5: Choix d’uneModule
méthode
passation
marchés
59
NON
Lorsque le besoin
ne peut être satisfait
que par un seul
soumissionnaire,
pour des raisons
matérielles ou
techniques.
Un seul
soumissionnaire
ou une seule
source
éventuels?
OUI
OUI
Valeur
estimée?
Faible
Lorsqu'un appel
d'offres ouvert
n'a pas réussi,
il peut s'avérer
nécessaire de
lancer un processus
d'appel d'offres
restreint.
Valeur
estimée?
OUI
Un appel
Un appel
d'offres
d'offres
NON
NON
ouvert
restreint
précédent
précédent
a-t-il échoué?
a-t-il échoué?
NON
OUI
Réexaminer le besoin. Est-il intéressant de le
fusionner avec un autre besoin pour accroître
la valeur du marché afin de le rendre plus intéressant
pour les soumissionnaires et d'un montant assez
élevé pour justifier un appel d'offres ouvert?
Lorsque des biens,
services ou travaux
supplémentaires sont
nécessaires dans les
limites précisées au
titre d'un marché
existant et qu'un
changement de
fournisseur n'est
pas souhaitable.
Biens/
travaux/
NON
NON
services
supplémentaires
Les besoins urgents
ne peuvent être satisfaits
que par cette méthode.
Les besoins non urgents
peuvent faire l'objet d'une
acquisition distincte par
les méthodes normales.
Il ne faut pas abuser du
terme "urgence", qui ne
s'applique pas aux
événements qui auraient
pu être prévus par
l'emprunteur et qui ne
doit pas résulter d'une
conduite dilatoire de
sa part.
Besoin
urgent?
OUI
Inférieur à un total
cumulé de 25% de
la valeur originale
du marché
OUI
Choix de la méthode de passation des marchés pour les biens et les travaux
OUI
Nombre
suffisant de
fournisseurs
nationaux
OUI
Nombre
suffisant de
fournisseurs
nationaux
Réexaminer les spécifications /
le moment de l'appel d'offres /
les conditions du contrat
Si la valeur des
biens est > ou =
à 200 000 USD / Si la valeur
des travaux de
génie civil est > ou =
à 1 million d'USD
Moyen
Moyen
Valeur
estimée?
Moyen
Faible
Élevé
NON
NON
Appel d'offres
international
Appel d'offres
national
Appel d'offres
international
restreint
Achat au
meilleur prix
sur le marché
national
Achat au
meilleur prix
sur le marché
international
Marché de
gré à gré
Module G: Détermination des sources
d’approvisionnement
Objet du module
La localisation de sources d’approvisionnement pertinentes et fiables, en quantité suffisante, de biens,
de travaux et de services, peut souvent constituer un défi.
Le présent module propose une aide se rapportant à un certain nombre d’aspects communs de ce
processus, à savoir:
– présélection,
– manifestations d’intérêt,
– établissement d’une liste restreinte.
Il n’est pas conçu pour proposer une analyse exhaustive de chaque approche, mais pour constituer un
guide raisonné de certaines bonnes pratiques et approches générales pouvant être adoptées pour faciliter
la détermination des sources d’approvisionnement.
Champ d’application
Ce module est un guide des bonnes pratiques et peut par conséquent s’appliquer à toute passation de
marché financée par le FIDA.
Lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont
les Directives de la Banque mondiale concernant les avis généraux de passation des marchés et la
présélection qui s’appliqueront.
1. Présélection
(i)
Comment la définir?
La présélection est utilisée pour recenser,
avant l’invitation à soumissionner et la
soumission des offres détaillées18, les
soumissionnaires possédant les capacités,
les ressources et l’expérience adéquates pour
exécuter un marché.
Elle permet d’obtenir et d’évaluer des
informations sur les qualifications des
soumissionnaires éventuels, en vue de réduire
la participation effective à l’appel d’offres à une
liste de soumissionnaires qualifiés. Ce résultat
est atteint en trois étapes: publication d’un avis
de présélection, réception des soumissions et
évaluation des soumissions par rapport à des
critères prédéfinis.
(ii) Quand est-elle utilisée?
La présélection est utilisée pour les biens, les
travaux et les services autres que les services de
consultants. La présélection pour les services de
consultants passe par l’obtention et l’évaluation
des manifestations d’intérêt (voir la section 2).
Dans la plupart des dispositions nationales en
matière de passation des marchés, le recours
à la présélection n’est généralement pas
obligatoire et il n’existe pas de règle unique
précisant quand il faut et quand il ne faut
pas l’utiliser.
C’est donc un outil auquel on peut avoir
recours quand on le juge utile, mais il est
souvent utilisé dans le cadre des appels d’offres
internationaux/appels d’offres ouverts pour la
passation de marchés (voir le Module F5) d’une
valeur ou d’une complexité particulièrement
élevées, étant donné que:
– la préparation d’offres détaillées peut
être coûteuse et cela peut décourager la
concurrence si les soumissionnaires ont le
sentiment qu’ils sont en face de nombreux
soumissionnaires concurrents;
– pour l’entité acheteuse, l’évaluation d’un
grand nombre d’offres détaillées peut exiger
beaucoup de temps et de ressources et il
est donc préférable que le nombre d’offres
reçues soit gérable;
– les capacités, les ressources et l’expérience
du fournisseur peuvent être décisives
pour la bonne exécution du marché et
l’appel d’offres devrait être restreint aux
soumissionnaires qualifiés.
La présélection peut également présenter des
avantages, toutefois, lorsqu’il y a un groupe de
marchés semblables ou périodiques, la liste
de fournisseurs qualifiés servant alors de base
à l’établissement des listes restreintes à utiliser
dans les cas d’appel d’offres international
restreint et d’achat au meilleur prix sur le
marché, ou pour la détermination d’une source
18 Les termes “soumission” et “offre” sont utilisés indifféremment dans le présent module, et ont la même signification.
60
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
dans le cas de passation de marché de gré à
gré. Utilisée ainsi, la présélection évite de devoir
répéter les procédures de sélection et permet
aussi la présélection d’un soumissionnaire
jusqu’à une certaine valeur ou taille d’un ou
de plusieurs marché(s).
L’alternative à la présélection est représentée
par la “post-sélection“. Cette démarche répond
à peu près aux mêmes questions que la
présélection, mais elle n’est entreprise qu’après
le processus d’évaluation concernant une
activité spécifique de passation des marchés.
La post-sélection est analysée de manière plus
détaillée dans le Module L10.
La décision d’utiliser ou non la présélection ou
la post-sélection est généralement prise au stade
de la planification de la passation des marchés
et le facteur temps en est souvent le fondement.
La présélection peut certes garantir que tous les
soumissionnaires inscrits sur la liste restreinte
sont capables d’exécuter le marché, mais il
convient néanmoins de tenir compte du temps
que va prendre le processus, et notamment
l’évaluation des résultats. Certains des avantages
et des inconvénients de chacun des processus
sont présentés dans le tableau ci-après:
(iii) Modèles
Le FIDA n’a pas de modèle prédéfini de présélection,
étant donné que la plupart des systèmes nationaux
de passation des marchés possèdent leurs propres
formats. À défaut de formats nationaux, on peut
trouver des modèles sur les sites Web de la Banque
mondiale (http://www.worldbank.org) ou des
banques régionales de développement.
(iv) Comment procéder
Une fois prise la décision de procéder à une
présélection, l’entité acheteuse devra en gérer le
processus, en consultation avec les spécialistes
de la passation des marchés et des questions
techniques, dans le cadre de la rédaction et de
l’application des critères de présélection.
Le processus de présélection est de fait un miniprocessus d’appel d’offres, incluant l’invitation,
la réception et l’évaluation des candidatures
à la présélection. Ces instructions suivent par
conséquent, de manière générale, les directives
concernant les diverses étapes du processus
d’appel d’offres.
Avantages
Présélection
Inconvénients
- aide à l'établissement de la liste
restreinte
- retarde la publication initiale des appels
d'offres
- permet de réduire le temps
d'évaluation, puisque tous les
soumissionnaires inscrits sur la
liste restreinte répondent aux
critères minimaux
- permet aussi une économie de temps
au stade de l'attribution du marché,
puisqu'on peut aller rapidement de
l'avant sans que soit nécessaire une
longue post-sélection
Post-sélection
- les appels d'offres peuvent être
publiés rapidement, sans passer par
le processus de présélection
- une évaluation peut être entreprise à
propos de soumissionnaires dont il
s'avère ensuite qu'ils ne conviennent pas
- peut entraîner des retards entre
l'attribution du marché et la passation du
contrat en cours d'exécution
FIDA
de d’approvisionnement
passation des
Module
F1: Détermination
dumarchés
besoin
Module G: Détermination
desManuel
sources
61
1. Choisir un modèle.
2. Rédiger un projet de document de présélection
pour le besoin, comprenant les critères de
sélection19, une description du type de biens,
travaux ou services auxquels s’applique la
présélection et le lieu/l’adresse, la date limite
et les modalités (courriel ou copie papier) de
soumission des demandes.
3. Rédiger et publier un avis d’invitation à une
présélection (on pourra trouver une aide dans
le Module K1).
4. Communiquer les dossiers de présélection à tous
les candidats qui en font la demande (précisions
dans le Module K1), en veillant au respect
d’éventuelles périodes minimales de soumission.
5. Recevoir les candidatures jusqu’à la date limite,
sans oublier que les candidatures tardives ne
doivent pas être acceptées (voir le Module K4).
6. Ouvrir les plis et enregistrer le nom de tous
les candidats. Aucune ouverture publique
n’est requise.
7. Évaluer chaque candidature sur la base des
critères définis dans le dossier de présélection
et déterminer, pour chaque soumissionnaire,
s’il est ou non retenu. Enregistrer les résultats
de l’évaluation.
8. Établir une liste de soumissionnaires
présélectionnés et obtenir l’approbation du
FIDA concernant l’évaluation et la liste
des présélectionnés. Cette approbation peut
normalement être obtenue en même temps
que celle du document d’appel d’offres.
2. Manifestation d’intérêt
(i)
Comment la définir?
On utilise l’expression “manifestation
d’intérêt” (EOI) en référence à un processus de
présélection relatif à des services de consultants.
Comme dans le cas de la présélection
concernant des biens, des travaux et des
services autres que des services de consultants,
la procédure de l’EOI permet d’obtenir et
d’évaluer des informations sur les qualifications
et l’expérience des soumissionnaires éventuels,
en vue de réduire la participation effective à
l’appel d’offres à une liste de soumissionnaires
qualifiés. Ce résultat est atteint en trois étapes:
publication d’un avis d’appel à manifestation
d’intérêt, réception et évaluation des
manifestations d’intérêt en regard de critères
prédéfinis et établissement d’une liste restreinte.
(ii) Quand est-elle utilisée?
La procédure de l’EOI est utilisée exclusivement
pour les services de consultants. La plupart des
dispositions nationales en matière de passation
des marchés n’en imposent pas l’emploi, mais
elle est recommandée pour toutes les missions,
à l’exception des plus petites et des plus simples
(l’élaboration de la liste restreinte sans recours
à la procédure de l’EOI est abordée au point 3
ci-dessous).
L’EOI sert à recenser les consultants (personnes
ou sociétés) disposant des capacités, du
personnel et de l’expérience appropriés pour
l’exécution d’une mission de consultation et
d’établir, sur cette base, une liste restreinte en
vue d’inviter de trois à six soumissionnaires
qualifiés à soumettre des propositions
détaillées. La procédure de l’EOI offre les
avantages suivants:
– la publication d’un avis sollicitant les
manifestations d’intérêt aide l’entité
acheteuse à recenser les consultants
éventuels qualifiés;
– il suffit d’un petit nombre de consultants
pour préparer des propositions détaillées
et permettre au personnel essentiel de
rester disponible pendant la période de
validité. Les consultants sont davantage
susceptibles d’engager des ressources pour
la préparation des propositions et, le cas
échéant, permettre au personnel de rester
disponible, s’ils ont le sentiment qu’ils
ne sont en concurrence qu’avec un petit
nombre d’autres consultants;
– l’entité acheteuse ne doit pas investir du
temps et des ressources pour évaluer un
grand nombre de propositions détaillées;
– le processus d’appel d’offres est restreint à
ceux des consultants dont il a été démontré
qu’ils possèdent les capacités, le personnel
et l’expérience appropriés pour l’exécution
réussie du marché.
19 La présélection reposera entièrement sur la capacité et les ressources dont disposent les soumissionnaires éventuels pour
exécuter le marché spécifique de manière satisfaisante, en tenant compte a) de leur expérience et de leur exécution antérieure de
marchés du même type; b) de leurs capacités de fournir les biens, travaux ou services requis; c) de leur situation financière; et d) de
leur situation juridique ou fiscale. On indiquera les besoins minimum à satisfaire aux fins de l’évaluation. Les références peuvent être
demandées à ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus d’appel d’offres.
62
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
(iii) Modèles
– un énoncé des critères clés pour
l’établissement de la liste restreinte,
qui se rapporteront à l’expérience du
postulant, à ses qualifications, son
personnel et tout autre facteur en
rapport avec sa capacité d’accomplir
la mission avec succès20;
– des précisions sur l’information à
inclure dans l’EOI, et notamment les
informations ou la documentation
requises pour vérifier l’admissibilité ou
les qualifications du postulant;
– des instructions sur le lieu/l’adresse, la
date limite et les modalités (courriel ou
copie papier) de soumission de l’EOI.
Le FIDA n’a pas de modèle prédéfini d’EOI,
étant donné que la plupart des systèmes
nationaux de passation des marchés possèdent
leurs propres formats. À défaut de formats
nationaux, on pourra obtenir des modèles
auprès des projets financés par la Banque
mondiale (http://www.worldbank.org) ou
des banques régionales de développement.
(iv) Comment procéder
La procédure de l’EOI est de fait un miniprocessus d’appel d’offres, incluant l’invitation,
la réception et l’évaluation des candidatures
à la présélection. Ces instructions suivent par
conséquent, de manière générale, les directives
concernant les diverses étapes du processus
d’appel d’offres.
3. Diffuser l’avis d’EOI en veillant au respect
d’éventuelles périodes minimales de
soumission (on pourra trouver une aide
dans le Module K1).
1. Décider si on est à la recherche de
consultants individuels ou de sociétés de
consultants. Il n’est pas de bonne pratique,
estime-t-on, de mélanger individus et
sociétés, à cause de l’impossibilité d’une
comparaison directe au cours du processus
final d’appel d’offres. Cette situation
s’explique par le fait que les sociétés ont des
frais de fonctionnement plus élevés, sous
la forme de frais généraux et d’assurance de
responsabilité civile, ce qui n’est pas le cas
des consultants individuels; une véritable
comparaison des coûts est donc impossible.
L’appel à des sociétés de consultants
présente toutefois des aspects positifs: pool
d’experts plus large (spécialement précieux
si la mission implique une approche
d’équipe), responsabilité/assurances
collectives, et position financière plus solide,
qui peut réduire la nécessité de versements
d’acomptes importants.
2. Rédiger un avis sollicitant les manifestations
d’intérêt et dans lequel on trouvera:
– l’indication de l’objet de la recherche –
individus ou sociétés de consultants;
– le nom et l’adresse de l’entité acheteuse;
– une brève description du projet, le cas
échéant, dont la mission constitue une
composante;
– une brève description de la mission
proposée;
4. Recevoir les manifestations d’intérêt
jusqu’à la date limite, sans oublier que les
candidatures tardives ne doivent pas être
acceptées (voir le Module K4).
5. Ouvrir les plis renfermant les EOI et
enregistrer le nom de tous les postulants.
Aucune ouverture publique n’est requise.
6. Évaluer les EOI en termes de compétences,
d’expérience ou de capacités clés requises
par la mission et consigner les résultats
de l’évaluation dans un rapport qui devra
contenir des précisions sur la liste longue
et sur les notes obtenues par chaque
postulant21.
7. Établir une liste restreinte de trois à
six consultants les plus qualifiés pour
la mission proposée. Obtenir du FIDA
l’approbation de la liste restreinte en
même temps que celle de la demande de
propositions.
3. Établissement de la liste restreinte
(i)
Comment la définir?
L’établissement d’une liste restreinte est
le processus de constitution d’une liste de
fournisseurs éventuels que l’entité acheteuse
invitera directement à participer à un processus
d’appel d’offres.
20 Les références peuvent être demandées à ce stade; on peut aussi en renvoyer la soumission dans le cadre du processus
d’appel d’offres.
21 Ce rapport constitue une section du rapport d’évaluation d’ensemble (voir les modules du groupe L).
FIDA
de d’approvisionnement
passation des
Module
F1: Détermination
dumarchés
besoin
Module G: Détermination
desManuel
sources
63
(ii) Quand est-elle utilisée?
Une liste restreinte sera utilisée:
(a) après une présélection ouverte et ayant fait
l’objet de publicité ou après un processus
d’EOI dans les cas où un appel d’offres ouvert
est requis (pour des biens, des travaux ou des
services autres que des services de consultants),
ou lorsqu’un processus d’EOI a été entrepris
(pour des services de consultants);
(b) dans des situations d’appel d’offres restreint
et de demandes de prix relatives à des biens
ou des travaux lorsqu’il n’a pas été procédé à
une présélection22;
(c) dans un processus d’appel d’offres de services
de consultants où aucun avis d’appel à
manifestations d’intérêt n’a été publié.
En général, le seul cas dans lequel un processus
d’appel d’offres n’exige pas l’établissement d’une
liste restreinte est celui d’un appel d’offres ouvert
(international ou national) qui fait l’objet d’une
publicité directe sans aucune forme d’exercice
de présélection et où toutes les entreprises sont
habilitées à soumettre une offre en réponse.
(iii) Modèles
Une liste restreinte est simplement une liste
de sociétés ou de personnes avec lesquelles
prendre contact pour un appel d’offres
spécifique. Il n’y a par conséquent aucun
modèle particulier à adopter pour la liste
elle-même.
Le processus de composition de la liste
restreinte doit néanmoins être documenté
dans le rapport d’évaluation qui sera publié à
l’achèvement de l’évaluation des offres (voir les
modules du groupe L). Les modèles de rapports
d’évaluation, largement disponibles, peuvent
être trouvés dans les systèmes nationaux de
passation des marchés ou auprès de la Banque
mondiale ou des banques régionales
de développement.
(iv) Comment procéder
Il est indifférent, pour l’adoption de cette
procédure, qu’elle intervienne à la suite d’une
présélection ou d’un processus d’EOI, ou sans
qu’un tel processus ait eu lieu.
1. Établir une “longue liste”:
Élaborer une “longue liste” de fournisseurs
éventuels, à partir d’un certain nombre de
sources d’information.
a) Dans un souci de transparence et
d’équité, lorsqu’un exercice spécifique
de présélection/d’EOI a été réalisé pour
une activité particulière de passation
des marchés, la “longue liste” ne devrait
inclure que les réponses reçues dans le
cadre de ce processus, à moins que le
nombre de réponses à cette présélection
n’ait pas été suffisant pour établir une
“longue liste”, auquel cas les autres
sources d’information énumérées plus
bas peuvent être utilisées.
b) Lorsque aucun exercice spécifique de
présélection/d’EOI n’a été réalisé pour
une activité particulière de passation
des marchés, ou lorsqu’un exercice
spécifique de présélection/d’EOI a été
réalisé mais n’a pas réussi à obtenir assez
de réponses pour la préparation d’une
“longue liste”, on pourra utiliser les
sources d’information suivantes:
– tout exercice général de présélection/
d’EOI qui aurait été conduit au début
du projet;
– tout programme d’inscription
ou base de données existants
entretenus par l’entité acheteuse ou
l’emprunteur/le bénéficiaire;
– d’anciennes soumissions reçues
ou des contrats passés par l’entité
acheteuse, ou par une autre entité
acheteuse, ou par le FIDA;
– les informations disponibles auprès
d’organismes professionnels;
– les chambres de commerce dans le
pays emprunteur/bénéficiaire et à
l’étranger;
– les attachés commerciaux des
ambassades pour les sources
étrangères;
– les connaissances existantes
sur le marché, recueillies par
des spécialistes de la passation
des marchés ou des spécialistes
techniques;
22 On veillera à ce que les motifs du recours à l’appel d’offres restreint soient connus, car cela a une influence sur l’établissement
de la liste restreinte. Les motifs possibles sont de deux types: soit il n’existe qu’un nombre limité de sources, soit la valeur du
marché à passer correspond à un seuil agréé au titre du projet pour un processus restreint. Dans la quasi totalité des cas où
sont utilisées les demandes de prix, les motifs sont la valeur relativement peu élevée du marché à passer, se situant au-dessous
du seuil agréé au titre du projet pour cette méthode.
64
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
– la recherche sur le marché,
s’appuyant sur les revues
professionnelles, Internet, les
annuaires professionnels, etc.
Il convient de noter que les fournisseurs
dont les noms apparaissent sur l’une ou
l’autre liste de fournisseurs radiés par
l’emprunteur/le bénéficiaire ou par le
FIDA ne doivent pas être inclus dans une
liste (longue ou restreinte).
2. Établir la “liste restreinte”
À partir de la “longue liste” initiale de
fournisseurs éventuels, on établira la liste
restreinte de ceux qui, parmi les fournisseurs
éventuels, recevront le dossier d’appel
d’offres.
Lorsque la concurrence est limitée parce
que les biens, les travaux ou les services ne
peuvent être assurés que par un nombre
restreint de fournisseurs, toutes les sources
éventuelles doivent se retrouver sur la
liste restreinte. Lorsque la concurrence est
limitée parce que le marché est de valeur
relativement réduite, trois soumissionnaires
au moins23 devront être inclus sur la
liste restreinte.
D’autres facteurs doivent être pris en
considération dans le choix menant à la
composition de la liste restreinte:
– il doit y avoir une rotation entre
différents soumissionnaires sur des listes
restreintes successives, c’est-à-dire qu’un
même soumissionnaire ne doit pas
figurer à chaque fois sur la liste lorsque
les sources sont nombreuses;
– les fournisseurs dont on prévoit qu’ils
ne seront pas en mesure de formuler
des offres recevables ou de satisfaire
aux normes de sélection ne devront pas
figurer sur la liste;
– une liste restreinte ne doit pas
être intégralement composée de
soumissionnaires appartenant au
même propriétaire;
– pour ce qui concerne les produits, la
liste restreinte ne doit pas comporter
uniquement des soumissionnaires
proposant la même marque de produits;
– les fournisseurs dont les noms
apparaissent sur l’une ou l’autre liste de
fournisseurs radiés par l’emprunteur/le
bénéficiaire ou par le FIDA ne doivent
pas être inclus dans une liste restreinte;
– certains soumissionnaires
présélectionnés peuvent décider de ne
pas remettre d’offre. Il est par conséquent
recommandé d’inclure plus de trois
fournisseurs sur la liste restreinte, afin
qu’au moins trois offres soient reçues.
Le nombre de sources retenues doit être
proportionnel à la valeur de la demande
d’approvisionnement, mais il ne sera
généralement pas supérieur à huit;
– lorsque les biens, travaux ou services
sont disponibles à des prix compétitifs
auprès d’au moins trois sources dans le
pays de l’emprunteur/du bénéficiaire,
la liste restreinte peut n’inclure
que des fournisseurs locaux. Les
soumissionnaires internationaux doivent
y être inclus s’il n’existe pas au moins
trois sources locales compétitives ou si
une procédure d’appel d’offres national
a échoué.
4. Résumé
Il existe de multiples moyens de recenser les sources
éventuelles d’approvisionnement; nous avons
examiné, dans ce module, trois d’entre eux:
– présélection,
– manifestations d’intérêt,
– établissement d’une liste restreinte.
Il est important de se souvenir qu’il n’y a pas
de règle unique applicable à l’utilisation de ces
approches et que, comme on l’a vu dans la section 3,
le recours à la présélection ou à une procédure d’EOI
ne rend pas moins indispensable l’établissement
d’une liste restreinte.
La matrice de base ci-après a été établie pour aider
à comprendre quand ces différentes approches
peuvent être utilisées, mais il convient de souligner
à nouveau que cette démarche n’est ni obligatoire,
ni exhaustive.
23 Dans le cas d’une activité internationale de passation des marchés, deux pays au moins doivent être représentés.
FIDA
de d’approvisionnement
passation des
Module
F1: Détermination
dumarchés
besoin
Module G: Détermination
desManuel
sources
65
Présélection
Appel d'offres ouvert24
Appel d'offres restreint
Demande de prix
EOI?
Comment établir la liste
restreinte
Si oui, alors
À partir de la présélection
Si non, alors
Pas de liste restreinte nécessaire
Si oui, alors
À partir de la présélection
Si non, alors
À partir d'autres sources
Non
À partir d'autres sources
Consultation
Si oui
À partir des résultats de l'EOI
Petite mission de
consultation
Si non
À partir d'autres sources
24 Dans le cas d’une activité internationale de passation des marchés, deux pays au moins doivent être représentés.
66
FIDA Manuel de passation des marchés
Identification
Process
management
Dossier d’appel
d’offres
Dossier d’appel
d’offres
Module H: Invitation à soumettre
des offres
Ce groupe de modules propose une aide générale en matière de bonnes
pratiques à suivre dans la préparation des invitations à soumettre des offres.
Le document d’invitation est au cœur du processus d’appel d’offres. Un document clair, concis et bien
rédigé devrait assurer le succès de la procédure de passation des marchés; à l’inverse, un document peu
clair, ambigu et mal rédigé entraînera une confusion et retardera le déroulement du processus. Il est donc
essentiel de parfaire le document pour assurer la réussite de toute activité de passation de marchés.
Un bon document d’invitation doit apporter aux soumissionnaires éventuels les informations suivantes:
– une description précise des biens, des travaux ou des services requis;
– les règles relatives au processus d’appel d’offres;
– les critères d’évaluation et la méthode qui sera appliquée;
– les éventuels critères de sélection que seront appliqués; et
– le type et les conditions du marché proposé.
Ce groupe se compose des trois modules suivants:
H1: Dossier d’appel d’offres concernant les biens
H2: Dossier d’appel d’offres concernant les travaux
H3: Dossier d’appel d’offres concernant les services de consultants
Ces modules ne sont pas conçus comme un guide détaillé sur la manière de remplir un modèle spécifique
de dossier d’appel d’offres. Ils constituent, au contraire, un guide d’ordre général relatif aux questions qui
doivent être prises en compte lors de la préparation de n’importe quel document d’invitation.
Il existe aussi plusieurs dispositions génériques s’appliquant aux trois modules, et il convient de les lire
parallèlement. Ces dispositions sont présentées ci-après.
1. Types de dossiers d’appel d’offres
Il est indispensable, avant d’aborder la rédaction
d’un quelconque projet de dossier d’appel d’offres,
de poser deux questions centrales:
(i)
Quel modèle standard utiliser?
À l’origine du projet, une décision aura été prise
par le FIDA, en consultation avec l’emprunteur/
le bénéficiaire, concernant les modèles de dossiers
d’appel d’offres à utiliser dans la conduite des
activités de passation des marchés. Cette décision
aura été l’une des deux suivantes:
a) on peut utiliser, le cas échéant, les modèles
nationaux existants; ou
b) on doit adopter les modèles d’autres institutions
financières internationales ou donateurs (comme
la Banque mondiale ou les banques régionales
de développement).
Il est nécessaire, pour pouvoir respecter cette
disposition, de savoir quels sont les modèles dont
l’utilisation a été approuvée pour le projet spécifique
en question. L’utilisation d’un modèle non approuvé
pourrait conduire le FIDA à refuser de délivrer l’avis
de non-objection concernant le projet de dossier
d’appel d’offres (dans les cas d’examen préalable)
ou d’invoquer une irrégularité de la procédure,
conformément à ses Directives concernant la
passation des marchés (dans les cas d’examen
a posteriori).
Des modèles ont également été établis et sont
disponibles, pour la passation de marchés
concernant des fournitures spécifiques telles que
manuels scolaires, produits pharmaceutiques ou
systèmes TI.
Pour les marchés de travaux de génie civil/
construction de valeur élevée ou complexes (d’un
montant supérieur à 5 millions d’USD), il est
recommandé d’utiliser le dossier d’appel d’offres
et les formules de contrat publiés par la Fédération
Internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC) afin
de garantir une protection juridique adéquate de
l’acquéreur au cours de leur exécution.
Pour les services de consultants, il n’existe
habituellement que deux types of document:
– une brève “demande de prix”, à utiliser pour
les missions de valeur peu élevée et de courte
durée; ou
– un formulaire complet de “demande de
propositions”, pour tous les autres besoins
de services.
Manuel deà passation
marchés
Module FIDA
H: Invitation
soumettredes
des
offres
67
(ii) Quelle méthode de passation des
marchés utiliser?
La méthode de passation des marchés utilisée
déterminera habituellement la taille et la complexité
du dossier d’appel d’offres à utiliser. Pour les
marchés de valeur élevée ou complexes, le dossier
d’appel d’offres comportera généralement un
certain nombre de sections, instructions détaillées,
conditions, critères d’évaluation et modèles de
soumissions; il peut atteindre de 60 à 100 pages.
Pour les marchés de valeur peu élevée, le document
sera probablement court, de l’ordre de 3 à 5 pages
et ne comportera que des informations de base
– comme la date de clôture des soumissions, les
articles à acheter et les instructions minimales
concernant la soumission et l’évaluation de l’offre.
25
Le tableau ci-dessous donne un exemple de
quelques méthodes de passation des marchés
applicables aux biens et aux travaux et des types de
documents s’y rapportant26. Veuillez noter qu’il s’agit
ici d’une simple illustration, de caractère indicatif
et à fin démonstrative: il ne faut pas la considérer
comme une instruction à appliquer obligatoirement.
Méthode de passation
des marchés
Version complète du dossier
d'appel d'offres
Appel d'offres international
restreint (LIB)
Version complète ou version
abrégée du dossier d'appel
d'offres
Achat au meilleur prix
sur le marché national ou
international
C’est à l’emprunteur/au bénéficiaire qu’incombe
la responsabilité des activités de passation des
marchés; les dispositions opérationnelles doivent
avoir été prises au début du projet.
Toutefois, la préparation d’un dossier d’appel
d’offres n’est pas une tâche facile à réaliser si l’on est
isolé. Suivant la valeur et la complexité du marché,
elle peut exiger une consultation avec ou des
contributions de la part d’autres parties. Il s’agira,
par exemple:
– de l’utilisateur final des biens (s’il n’est pas
l’auteur du document);
– de spécialistes techniques;
– de ministères de tutelle ou d’autres autorités
ou organismes nationaux.
Le rôle du FIDA est limité à l’examen (préalable
ou a posteriori) des documents dans le cadre de
ses activités de supervision du projet. Il peut certes
formuler des suggestions et des recommandations
au cours de l’examen préalable, mais cela ne dégage
en aucune manière l’emprunteur/le bénéficiaire de
sa responsabilité.
Type de document
Appel d'offres international
(AOI)
Appel d'offres national (NCB)
2. Qui doit préparer les dossiers?
Demandes de prix
25 Voir le Module F6.
26 ll n’existe pas de méthode spécifique de passation des marchés pour ce qui concerne les services de consultants.
L’accent est mis, au contraire, sur la méthode de sélection, analysée dans le Module H3.
68
FIDA Manuel
de d’offres
passation des marchés
Dossier
d’appel
Module H1: Dossier d’appel d’offres
concernant les biens
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils d’ordre général sur les
éléments que devrait inclure le dossier d’appel d’offres.
Ce module ne fait pas référence à un modèle standard spécifique, mais aborde plutôt des questions
relatives aux bonnes pratiques à prendre en considération au cours de la préparation ou du réexamen d’un
dossier d’appel d’offres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spécifiques de la passation des marchés
concernant les biens et qu’elle doit donc être lue parallèlement aux autres modules du groupe H qui
fournissent des conseils sur les questions génériques relatives au dossier d’appel d’offres.
Champ d’application
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module s’applique à tous les marchés d’acquisition de biens.
1. Quels éléments inclure?
– l’admissibilité des soumissionnaires;
– la date limite jusqu’à laquelle les
soumissionnaires peuvent demander
des éclaircissements;
– la monnaie de la soumission;
– la date de présentation de la soumission;
– la date d’ouverture des plis
(voir le Module K5);
– la durée de validité des soumissions.
Le modèle à utiliser définira la structure et la teneur
d’ensemble du dossier d’appel d’offres; il existe
toutefois quelques exigences génériques auxquelles
doit répondre tout dossier d’appel d’offres
concernant les biens. On citera notamment:
(i)
Les références, points de contact et
accords contractuels
Cet élément définit l’acquéreur global (par
exemple le ministère de XYZ), l’utilisateur final
(s’il est différent du précédent), les points de
contact concernant le processus d’appel d’offres
et le projet au titre duquel le marché doit être
passé. Aux fins d’identification, chaque activité
de passation de marché doit avoir son propre
numéro de référence, qui sera indiqué sur
le document.
(ii) La description et les spécifications
des biens requis
Cet élément est de toute évidence d’importance
capitale étant donné que sans une formulation
claire de l’énoncé des besoins et des
spécifications, la passation du marché risque
d’être vouée à l’échec. Le Module F2 fournit des
indications aidant à la préparation des énoncés
des besoins et des spécifications.
(iii) Les informations pertinentes
concernant la présentation des
soumissions
On abordera sous cette rubrique des points
tels que:
On trouve souvent dans les grands
dossiers d’appel d’offres une section
intitulée “informations à l’intention du
soumissionnaire” ou “instructions à l’intention
du soumissionnaire” (ITB), contenant des
données visant à aider le soumissionnaire.
(iv) Les règles régissant le processus de
passation des marchés
Il s’agit des règles régissant la totalité du
processus. Le niveau de détail sera fonction de
la valeur du marché concerné, mais il faudra au
minimum indiquer:
– la loi, la réglementation, les instructions ou
l’autorité d’ensemble en vertu desquelles la
passation des marchés est entreprise (par
exemple, la loi nationale sur la passation
des marchés);
– l’adresse à laquelle sera envoyée la
soumission, ainsi que les éventuelles
instructions spécifiques (par exemple
nombre d’exemplaires, copies papier ou
images vidéo, documents/brochures à
fournir, références);
– les exigences relatives au cautionnement ou
à la garantie de soumission27.
27 Voir le Module J.
FIDA
Manuel
deà concernant
passation
marchés
Module
H: Invitation
soumettredes
des
offres
Module H1: Dossier
d’appel
d’offres
les
biens
69
(v) Les critères d’évaluation et la méthode
qui seront appliqués
Les critères d’évaluation doivent être inclus
dans le dossier d’appel d’offres, pour plusieurs
raisons, et notamment parce que cela
permettra:
– de déterminer si les offres reçues répondront
aux besoins;
– de s’assurer que toutes les offres seront
évaluées en fonction des mêmes paramètres;
et
– de communiquer aux soumissionnaires
éventuels des précisions sur ces critères,
ainsi que sur les bases sur lesquelles sera
prise la décision d’adjudication du marché.
La communication de ces informations à
tous les soumissionnaires éventuels introduit
l’équité et la transparence dans le processus
et donne à tous les soumissionnaires la
possibilité d’examiner ces aspects lorsqu’ils
préparent leurs soumissions.
Les critères d’évaluation seront spécifiques à
chaque activité individuelle de passation des
marchés, mais certains critères, énumérés ciaprès, sont communs à tous les marchés:
– compétence/expertise technique;
– expérience/antécédents;
– coût;
– qualité/spécification;
– conformité avec les besoins de la
soumission.
Pour la majorité des marchés d’achat de biens,
le critère sera probablement le coût total le
plus bas qui réponde à la spécification et qui
soit conforme à tous les aspects du dossier
d’appel d’offres.
Si le facteur principal dans la décision
d’adjudication est le temps, et non pas le
coût (voir le Module F1 sur la question de la
définition des priorités), il faudra également
énoncer les éventuels besoins spécifiques
concernant la livraison et se rapportant au
temps (par exemple livraison à une date
donnée ou livraison fractionnée et échelonnée
sur une certaine période).
Lorsque le coût est le facteur principal, le coût
du transport est une composante significative
du coût global des produits achetés. C’est
donc un facteur important dans l’évaluation
des soumissions et il doit être abordé dans le
dossier d’appel d’offres. Les soumissionnaires
auront besoin de savoir quel pourcentage
du transport leur sera imputé, quels niveaux
d’assurance ils devront souscrire et quand la
livraison des biens sera censée être achevée. De
même, les acheteurs doivent savoir quels sont
les éléments inclus dans les prix proposés, afin
70
FIDA Manuel
de d’offres
passation des marchés
Dossier
d’appel
qu’ils puissent procéder à une comparaison
à égalité entre les différentes soumissions.
La manière la plus simple de saisir cette
information et d’éviter les incertitudes
d’interprétation entre les parties contractantes
consiste à utiliser les Incoterms, un ensemble
de règles destinées à l’interprétation des termes
commerciaux les plus couramment utilisés
dans les échanges internationaux, publiées
périodiquement par la Chambre de commerce
internationale.
L’objectif fondamental de chaque Incoterm
est de clarifier la manière dont les fonctions,
les coûts et les risques sont répartis entre
l’acheteur et le fournisseur dans le cadre de
la livraison des biens, suivant les exigences
du contrat. Chaque terme précise très
clairement les responsabilités du vendeur et
de l’acheteur; les termes couvrent un éventail
de situations, allant d’un extrême à l’autre,
c’est-à-dire d’une situation dans laquelle tout
relève fondamentalement de la responsabilité
de l’acheteur à une situation dans laquelle tout
relève fondamentalement de la responsabilité
du fournisseur.
Aux fins de la soumission et de l’évaluation,
il est demandé que les prix soient formulés
conformément à un ou plusieurs des Incoterms,
afin d’assurer une continuité entre toutes les
soumissions reçues. La version la plus récente
des Incoterms, ainsi que des instructions
complètes sur leur utilisation, est disponible
sur le site de la Chambre de commerce
internationale (http://www.iccwbo.org/
Incoterms).
On peut citer, parmi les autres critères
d’évaluation:
– disponibilité de pièces de rechange, d’un
agent local, d’installations de service;
– coût total de possession (prix, taux
d’utilisation des consommables,
périodicité d’entretien);
– conformité avec les échantillons (voir
ci-après);
– conditions et durée de la garantie;
– compatibilité avec les articles existants;
– questions environnementales (produits
ne portant pas atteinte à l’environnement,
niveau de recyclage employé dans la
fabrication, potentiel de recyclage après
utilisation);
– adaptations visant à accorder la préférence
aux soumissionnaires nationaux (si
l’on utilise les systèmes nationaux de
passation des marchés, cette disposition
peut être prévue dans un texte législatif
ou réglementaire national ayant pour
objectif de soutenir les soumissionnaires
nationaux).
La passation des marchés sur la base d’un
échantillon peut être efficace. Il existe un certain
nombre de variantes dans le fonctionnement
de ce système et l’acquéreur doit avoir des
idées très claires sur le rôle de l’échantillon
dans le processus de passation du marché.
Les possibilités sont au nombre de deux:
i) L’acquéreur dispose d’un échantillon du
produit, de la couleur ou du style auquel
les soumissionnaires doivent se conformer.
Cette situation s’observe généralement
lorsqu’interviennent des questions de
normalisation ou de style d’entreprise
(pour les couleurs, par exemple).
L’acquéreur indique dans le dossier
d’appel d’offres qu’un échantillon est
à la disposition des soumissionnaires
pour inspection, précise quand et où
il peut être examiné et annonce que la
compatibilité avec l’échantillon constituera
un facteur clé dans l’évaluation. Lorsqu’on
utilise cette approche, il est de bonne
pratique de demander aux soumissionnaires
de confirmer par écrit qu’ils ont examiné
l’échantillon, ou qu’ils ont eu la possibilité
de le faire, afin d’éviter toute réclamation
à un stade ultérieur du processus;
ii) L’acquéreur demande aux soumissionnaires
de soumettre un échantillon de leur
produit en même temps que leur offre.
Il est essentiel, dans ce cas, d’indiquer si les
échantillons fournis sont soit a) considérés
comme donnant une indication du type de
produit, de qualité, de couleur à fournir, soit
b) une représentation effective du produit
à fournir. Dans l’hypothèse a), l’échantillon
est d’abord examiné au stade de l’évaluation
de la soumission; il est ensuite restitué
au soumissionnaire ou conservé pour
information, suivant les dispositions
contenues dans le dossier d’appel d’offres28.
Dans l’hypothèse b), l’échantillon soumis
en même temps que l’offre est mise en
sécurité et constitue une partie du marché.
Les biens fournis au titre du marché sont
ensuite comparés à l’échantillon afin d’en
déterminer la conformité. Si les biens ne
correspondent pas à l’échantillon, ils sont
rejetés et le paiement est retenu. Cela se
produit fréquemment dans les marchés
d’habillement.
(vi) Les critères de sélection qui
seront appliqués
S’il n’y a pas eu de présélection29, il sera
nécessaire d’indiquer les documents que
les soumissionnaires devront fournir pour
démontrer qu’ils possèdent les qualifications
requises pour participer à l’appel d’offres.
Il s’agira notamment de:
– leur expérience et leurs antécédents
concernant l’exécution de marchés
similaires;
– leurs capacités en termes de fourniture ou
de livraison des biens;
– leur situation financière;
– leur statut juridique et/ou fiscal.
On énoncera les besoins minimaux à satisfaire
aux fins de l’évaluation.
(vii) Le type et les conditions du
contrat proposé
On considère très généralement qu’il est de
bonne pratique de mettre à la disposition
des soumissionnaires un modèle du contrat
proposé et des conditions contractuelles (y
compris les modalités et le calendrier de
paiement30) auxquelles ils seront soumis au
cas où ils remporteraient un marché. Cette
publication précoce des exigences contractuelles
offre un certain nombre d’avantages:
– elle donne aux soumissionnaires
la possibilité de décider, en pleine
connaissance du processus de passation
des marchés, s’ils souhaitent ou non
participer à un appel d’offres;
– en rendant publics dès le départ le modèle
de contrat et les conditions contractuelles,
on évitera d’éventuelles contestations
futures, les soumissionnaires ne pouvant
pas prétendre ne pas être informés des
dispositions ou obligations contractuelles
(aspect particulièrement pertinent du point
de vue des conditions de paiement);
– elle accélère le processus entre l’adjudication
du marché et la signature du contrat,
puisque le soumissionnaire a déjà pris
connaissance du format et des conditions
générales du contrat et les a acceptés,
ce dont témoigne le fait qu’il a soumis
une offre.
28 La restitution des échantillons aux soumissionnaires n’est habituellement pas pratiquée dans le cas des appels d’offres
internationaux à cause du coût de cette restitution. Elle convient davantage dans le cas des appels d’offres nationaux, où les coûts
seront moins élevés. Une autre solution consisterait à informer les soumissionnaires qu’ils peuvent retirer leur échantillon s’ils le
souhaitent; dans le cas contraire, l’échantillon sera conservé ou éliminé.
29 Voir le Module G.
30 Voir les modules du groupe J.
FIDA
Manuel
deà concernant
passation
marchés
Module
H: Invitation
soumettredes
des
offres
Module H1: Dossier
d’appel
d’offres
les
biens
71
Module H2: Dossier d’appel d’offres
concernant les travaux
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils d’ordre général sur
les éléments que devrait inclure le dossier d’appel d’offres.
Ce module ne fait pas référence à un modèle standard spécifique, mais aborde plutôt des questions
relatives aux bonnes pratiques à prendre en considération au cours de la préparation ou du réexamen
d’un dossier d’appel d’offres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spécifiques de la passation des marchés
concernant les travaux et qu’elle doit donc être lue parallèlement aux autres modules du groupe H
qui fournissent des conseils sur les questions génériques relatives au dossier d’appel d’offres.
Champ d’application
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module s’applique à tous les marchés de travaux.
Quels éléments inclure?
Le modèle à utiliser définira la structure et la teneur
d’ensemble du dossier d’appel d’offres; il existe
toutefois quelques exigences génériques auxquelles
doit répondre tout dossier d’appel d’offres
concernant les travaux. On citera notamment:
(i)
Les références, points de contact et
accords contractuels
Cet élément définit l’acquéreur global (par
exemple le ministère XYZ), l’utilisateur final
(s’il est différent du précédent), les points de
contact pour le processus d’appel d’offres et
le projet au titre duquel le marché doit être
passé. Aux fins d’identification, chaque activité
de passation de marché doit avoir son numéro
de référence spécifique, qui sera indiqué sur
le document.
(ii) La description et les spécifications
des biens requis
Cet élément est de toute évidence d’importance
capitale, étant donné que sans une formulation
claire de l’énoncé des besoins et des
spécifications, la passation du marché risque
d’être vouée à l’échec. Le Module F3 fournit des
indications aidant à la préparation des énoncés
des besoins et des spécifications.
72
FIDA Manuel
de d’offres
passation des marchés
Dossier
d’appel
(iii) Les informations pertinentes
concernant la présentation
des soumissions
On abordera sous cette rubrique des points
tels que:
– l’admissibilité des soumissionnaires;
– la date limite jusqu’à laquelle les
soumissionnaires peuvent demander
des éclaircissements;
– la monnaie de la soumission;
– la date de présentation de la soumission;
– la date d’ouverture des plis (voir le
Module K5);
– la durée de validité des soumissions.
On trouve souvent dans les grands
dossiers d’appel d’offres une section
intitulée “informations à l’intention du
soumissionnaire” ou “instructions à l’intention
du soumissionnaire” (ITB), contenant des
données visant à aider le soumissionnaire.
(iv) Les règles régissant le processus
de passation des marchés
Il s’agit des règles régissant la totalité du
processus. Le niveau de détail sera fonction de
la valeur du marché concerné, mais il faudra au
minimum indiquer:
– la loi, la réglementation, les instructions ou
l’autorité d’ensemble en vertu desquelles la
passation des marchés est entreprise (par
exemple, la loi nationale sur la passation
des marchés);
– l’adresse à laquelle sera envoyée la
soumission, ainsi que les éventuelles
instructions spécifiques (par exemple
nombre d’exemplaires, copies papier ou
images vidéo, dessins/plans à fournir,
références);
– les exigences relatives au cautionnement ou
à la garantie de soumission31.
– les possibilités de visites sur le site.
(v) Les critères d’évaluation et la méthode
qui seront appliqués
Les critères d’évaluation doivent être inclus
dans le dossier d’appel d’offres, pour plusieurs
raisons, et notamment parce que cela
permettra:
– de déterminer si les offres reçues répondront
aux besoins;
– de s’assurer que toutes les offres seront
évaluées en fonction des mêmes paramètres;
et
– de communiquer aux soumissionnaires
éventuels des précisions sur ces critères,
ainsi que sur les bases sur lesquelles sera
prise la décision d’adjudication du marché.
La communication de ces informations à
tous les soumissionnaires éventuels introduit
l’équité et la transparence dans le processus et
donne à tous les soumissionnaires la possibilité
d’examiner ces aspects lorsqu’ils préparent leurs
soumissions.
Les critères d’évaluation seront spécifiques à
chaque activité individuelle de passation des
marchés, mais certains critères, énumérés ciaprès, sont communs à tous les marchés:
– compétence/expertise technique;
– expérience/antécédents;
– coût;
– qualité/spécification;
– conformité avec les besoins de
la soumission.
On peut citer, parmi les autres critères
d’évaluation:
– qualifications du personnel essentiel;
– taux de salaire journalier (pour les chantiers
de construction à long terme, on pourrait
inclure les augmentations annuelles des
salaires et les congés payés);
– pourcentage de sous-traitance, étant donné
que les travaux seront réalisés en majorité
par l’entrepreneur principal;
– programme de travail/date d’achèvement;
– dessins de conception;
– chiffre d’affaires annuel en matière de
construction;
– matériel et équipement à fournir par
l’entrepreneur;
– gestion du site/capacité de sécurité;
– utilisation de main-d’œuvre, d’équipement
et/ou de matériaux locaux;
– coût total de possession (prix, taux
d’utilisation des consommables, périodicité
d’entretien);
– conditions et durée de la période de
garantie;
– questions environnementales prises en
compte dans la conception et, le cas
échéant, dans l’exploitation (par exemple,
utilisation de produits ne portant pas
atteinte à l’environnement, niveau de
recyclage employé dans la conduite des
travaux, utilisation de sources naturelles
d’énergie);
– marge éventuelle de préférence pour les
soumissionnaires nationaux.
(vi) Les critères de sélection qui
seront appliqués
Pour la majorité des marchés de travaux, le
critère sera probablement le coût de réalisation
le plus bas qui réponde aux exigences
techniques et qui soit conforme à tous les
aspects du dossier d’appel d’offres.
S’il n’y a pas eu de présélection32, il sera
nécessaire d’indiquer les documents que
les soumissionnaires devront fournir pour
démontrer qu’ils possèdent les qualifications
requises pour participer à l’appel d’offres.
Il s’agira notamment de:
Si le facteur principal dans la décision
d’adjudication est le temps, et non pas le
coût (voir le Module F1 sur la question de la
définition des priorités), il faudra également
énoncer les éventuels besoins spécifiques
concernant la livraison et se rapportant au
temps (par exemple achèvement à une date
donnée en vue d’un événement spécifique).
31 Voir le Module J.
32 Voir le Module G.
FIDA
Manuel de
marchés
Module
H: Invitation
à passation
soumettredes
des
offres
Module H2: Dossier
d’appel
d’offres
concernant
les
travaux
73
– leur expérience et leurs antécédents
concernant l’exécution de marchés
similaires;
– leur capacité d’achèvement des travaux;
– leur situation financière;
– leur statut juridique et/ou fiscal.
On énoncera les besoins minimaux à satisfaire aux
fins de l’évaluation.
(vii) Le type et les conditions du
marché proposé
On considère très généralement qu’il est de
bonne pratique de mettre à la disposition
des soumissionnaires un modèle du marché
proposé (marché à prix forfaitaire ou marché
sur devis quantitatif 33) et des conditions
contractuelles (y compris les modalités et
le calendrier de paiement34) auxquelles ils
seront soumis au cas où ils remporteraient un
marché. Cette publication précoce des exigences
contractuelles offre un certain nombre
d’avantages:
– elle donne aux soumissionnaires
la possibilité de décider, en pleine
connaissance du processus de passation des
marchés, s’ils souhaitent ou non participer à
un appel d’offres;
– en rendant publics dès le départ le modèle
de marché et les conditions contractuelles,
on évitera d’éventuelles contestations
futures, les soumissionnaires ne pouvant
pas prétendre ne pas être informés des
dispositions ou obligations contractuelles
(aspect particulièrement pertinent du point
de vue des conditions de paiement);
– elle accélère le processus entre l’adjudication
du marché et la signature du contrat,
puisque le soumissionnaire a déjà pris
connaissance du format et des conditions
générales du contrat et les a acceptés,
ce dont témoigne le fait qu’il a soumis
une offre.
Pour les marchés de valeur très élevée ou complexes
(c’est-à-dire d’un montant supérieur à 5 millions
d’USD), il est recommandé d’utiliser le dossier
d’appel d’offres et les formules de marché publiés
par la Fédération Internationale des ingénieurs-conseils
(FIDIC), afin de garantir une protection juridique
adéquate de l’employeur au cours de leur exécution.
33 Voir le Module I2.
34 Voir les modules du groupe J.
74
FIDA Manuel
de d’offres
passation des marchés
Dossier
d’appel
Module H3: Dossier d’appel d’offres
concernant les services de consultants
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA quelques conseils d’ordre général sur les
éléments que devrait inclure le dossier d’appel d’offres, ainsi qu’une explication des différentes méthodes
de sélection pouvant être utilisées.
Les marchés relatifs à des services de consultants doivent être passés selon des conditions spécialisées,
exigeant des procédures et des dossiers d’appel d’offres très différents de ceux concernant les biens et
les travaux. Le dossier d’appel d’offres standard en la matière est habituellement désigné par l’expression
“demande de proposition” (DP) et la plupart des systèmes nationaux de passation des marchés disposent
de leur propre version de ce document ou utilisent un modèle standard proposé par un donateur
international. Pour les services de valeur peu élevée et de courte durée (par exemple, une étude prenant
un ou deux jours), une autre formule est possible, utilisant un court document de type “demande de prix”,
dont il existe de nombreux modèles largement disponibles dans d’autres projets ou systèmes nationaux.
Ce module ne fait pas référence à un modèle standard spécifique, mais aborde plutôt des questions
relatives aux bonnes pratiques à prendre en considération au cours de la préparation ou du réexamen
d’un dossier d’appel d’offres.
On notera que cette fiche couvre seulement des aspects spécifiques de la passation des marchés
concernant les services de consultants et qu’elle doit donc être lue parallèlement aux autres modules du
groupe H qui fournissent des conseils sur les questions génériques relatives au dossier d’appel d’offres.
Champ d’application
En tant que guide de bonnes pratiques, ce module s’applique à tous les marchés de services de
consultants.
1. Quels éléments inclure?
Le modèle à utiliser définira la structure et la
teneur d’ensemble du dossier d’appel d’offres;
il existe toutefois quelques exigences génériques
auxquelles doit répondre tout dossier d’appel
d’offres concernant les services de consultants.
On citera notamment:
1.1 Les références, points de contact et
accords contractuels
Cet élément définit l’acquéreur global (par exemple
le ministère XYZ), l’utilisateur final des services
(s’il est différent du précédent), les points de contact
pour le processus d’appel d’offres et le projet au
titre duquel le marché doit être passé. Aux fins
d’identification, chaque activité de passation de
marché doit avoir son propre numéro de référence,
qui sera indiqué sur le document.
1.2 La description et les spécifications
des services requis
Cet élément est de toute évidence d’importance
capitale étant donné que sans une formulation
claire de l’énoncé des besoins et des spécifications,
la passation du marché risque d’être vouée à l’échec.
Le Module F4 fournit des indications aidant à la
préparation des énoncés des besoins (mandat)
relatifs aux services.
1.3 Les informations pertinentes
concernant la présentation des
soumissions
On abordera sous cette rubrique des points tels que:
- l’admissibilité des soumissionnaires;
- la date limite jusqu’à laquelle les
soumissionnaires peuvent demander des
éclaircissements;
- la monnaie de la soumission;
- la date de présentation de la soumission;
- la date d’ouverture des plis (voir le Module K5);
- la durée de validité des soumissions;
- l’adresse à laquelle sera envoyée la soumission,
ainsi que les éventuelles instructions spécifiques
(par exemple présentation sous double
enveloppe35, nombre d’exemplaires, copies
papier ou images vidéo, références).
35 Lorsque la qualité et le coût sont des facteurs d’évaluation dans un système de points de mérite, les soumissions technique et
financière sont remises dans des enveloppes scellées distinctes. Pour parer au risque de voir le prix proposé par le soumissionnaire
influencer l’évaluation technique, l’enveloppe financière ne sera ouverte qu’après la conclusion et l’approbation de l’évaluation
technique. Dans un souci de transparence, une seconde séance publique est consacrée à l’ouverture des soumissions financières
des soumissionnaires ayant franchi le stade de l’évaluation technique. On trouvera des informations plus détaillées dans le
Module L6.
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
Module H3: Dossier d’appel d’offres
concernant
les services
de consultants
Module
H: Invitation
soumettre
des
offres
75
1.4 Les règles régissant le processus
de passation des marchés
Il s’agit des lois, réglementations, instructions
ou autorités d’ensemble en vertu desquelles la
passation des marchés est entreprise (par exemple,
la loi nationale sur la passation des marchés) et qui
régiront la totalité du processus.
1.5 Les critères d’évaluation et la méthode
qui seront appliqués
Les critères d’évaluation doivent être inclus dans le
dossier d’appel d’offres, pour plusieurs raisons, et
notamment parce que cela permettra:
– de déterminer si les offres reçues répondront
aux besoins;
– de s’assurer que toutes les offres seront évaluées
en fonction des mêmes paramètres; et
– de communiquer aux soumissionnaires éventuels
des précisions sur ces critères, ainsi que sur
les bases sur lesquelles sera prise la décision
d’adjudication du marché.
La communication de ces informations à tous les
soumissionnaires éventuels introduit l’équité et
la transparence dans le processus et donne à tous
les soumissionnaires la possibilité d’examiner ces
aspects lorsqu’ils préparent leurs soumissions.
Les critères d’évaluation seront spécifiques à chaque
activité individuelle de passation des marchés, mais
certains critères, énumérés ci-après, sont communs
à tous les marchés:
– compétence/expertise technique;
– expérience/antécédents;
– coût;
– qualité/spécification;
– conformité avec les besoins de la soumission.
Contrairement à la majorité des marchés passés
pour des biens et des travaux, il est peu probable
que, dans le cas des marchés de services de
consultants, le coût le plus faible soit le principal
critère de sélection. La compétence générale
des consultants, leur expérience pertinente et la
qualité de la proposition technique soumise ont
habituellement une bien plus grande importance
que le simple coût des services, et l’évaluation est
par conséquent davantage un compromis entre la
qualité professionnelle des services fournis et le
prix de ces services.
Ce compromis est réalisé par le biais de l’utilisation
d’un système de notation basé sur des points de
mérite dans lequel des points sont attribués pour
les capacités techniques et le coût, suivant des
critères précisés dans la demande de proposition;
il est généralement recommandé d’attribuer le
marché au soumissionnaire ayant obtenu le plus
grand nombre de points.
Lorsqu’on utilise un système de notation basé
sur des points de mérite, la ventilation des critères
d’évaluation et du nombre de points à attribuer à
chaque critère est un facteur décisif pour le processus
d’évaluation et pour l’obtention d’un résultat
satisfaisant dans le choix de la soumission gagnante.
Plusieurs méthodes de sélection des consultants
ont été élaborées pour aider à la décision
concernant le niveau de compromis entre la qualité
professionnelle des services prestés et le coût des
services pour chaque cas spécifique. Chacune de
ces méthodes repose sur des priorités d’évaluation
légèrement différentes en fonction des circonstances
individuelles de l’activité, et il est essentiel que la
méthode de sélection utilisée soit révélée dans la DP.
Les méthodes de sélection sont les suivantes:
(i)
Sélection fondée sur la qualité et
le coût (SFQC)
On considère la SFQC comme la méthode de
sélection standard (ou par “défaut”) pour la
plupart des services de consultants. Elle devrait
être utilisée lorsque:
– un compromis est nécessaire entre la qualité
et le coût;
– l’ampleur du travail que représente la
mission peut être définie avec précision et
que le mandat est clair et précis; et
– le client et les consultants peuvent estimer
avec une précision raisonnable le temps
de travail du personnel ainsi que les autres
contributions et coûts attendus
des consultants.
Les aspects ponctuels, tant techniques que
financiers, de chaque soumission reçue sont
évalués et notés sur un total de 100 points.
Au cours de l’évaluation finale36, toutefois,
les notes sont ajustées par l’application d’un
pourcentage de pondération indiqué dans la
DP pour les notes techniques et financières,
avant d’être combinées pour obtenir la
note totale.
Le meilleur compromis entre qualité technique
et coût des services est souvent obtenu en
affectant de 70% à 80% du total des points aux
caractéristiques techniques de la proposition,
et les 20% à 30% restants à la note financière.
Quel que soit le ratio retenu, il est impératif
qu’il soit clairement indiqué dans la DP, afin
que les soumissionnaires soient informés de
la pondération appliquée et qu’ils puissent
en tenir compte dans la préparation de leurs
soumissions.
Les principaux critères d’évaluation techniques
(ou “critères primaires”) doivent aussi figurer
dans la DP. Il s’agira notamment de:
36 On trouvera dans les modules L6/L7 et L8 des informations sur l’évaluation des services de consultants.
76
FIDA Manuel
de d’offres
passation des marchés
Dossier
d’appel
– un montant défini d’expérience pertinente à
la mission 37;
– la qualité de la méthode proposée;
– les qualifications et l’expérience minimales
attendues du personnel essentiel proposé.
Suivant la nature de la mission, il pourra
s’agir également:
– de dispositions en vue de la formation/du
renforcement des capacités de personnel local 38;
– de l’ampleur de la participation de ressortissants
nationaux parmi le personnel essentiel affecté à
l’exécution de la mission39.
Une fois les critères choisis, le total de 100
points est réparti entre chaque critère technique
en fonction de son importance pour la mission.
Ces points doivent aussi être déclarés dans
la DP.
Le tableau ci-après donne un exemple de la
répartition habituelle des points. Veuillez
noter qu’il s’agit d’un simple exemple donné
à titre indicatif et que chaque cas devra être
examiné en fonction des critères choisis et des
circonstances spécifiques de la mission.
Critères primaires:
Habituellement
entre:
Expérience spécifique
0 et 10 points
pertinente40:
Réponse au mandat et 20 et 50 points
à la méthode proposés:
Personnel essentiel41:
30 et 60 points
Formation:
0 et 10 points
Participation de
ressortissants
nationaux:
Total
0 et 10 points
100 points
Note: le total DOIT être de 100.
Ces critères primaires couvrant un champ
assez vaste, il faut alors les sous-diviser en
critères secondaires pour a) mettre l’accent
sur les composantes importantes des critères
et b) contribuer à l’objectivité de l’évaluation
en faisant en sorte que les fourchettes des notes
attribuées par les divers évaluateurs soient plus
étroites que s’ils avaient à choisir une note
subjective entre, par exemple, 20 et 50 points.
Chaque critère secondaire est assorti d’une
note maximum par rapport à laquelle il
sera noté. Ces notes secondaires sont ensuite
additionnées pour obtenir une note totale pour
les critères primaires. Le nombre de critères
secondaires doit être réduit au strict minimum
et la DP doit en fournir tous les détails. Mais
on devra se méfier de l’adoption d’un trop
grand nombre de critères secondaires, étant
donné que l’attribution de moins de 5 points
à un critère primaire ou à un critère secondaire
risque de le rendre insignifiant du point de vue
de l’évaluation.
On peut citer quelques exemples de cette
utilisation des critères primaires présentés dans
le tableau ci-dessus:
– pour la réponse au mandat et à la méthode:
si l’on attribue 40 points au total, ils
pourraient être répartis comme suit:
• degré d’innovation = 25 points
• niveau de détail = 10 points
• programme de travail proposé = 5 points
mettant ainsi fortement l’accent sur une
proposition technique innovante – et moins
sur le programme de travail.
– pour le personnel essentiel: il est normal
d’utiliser des critères secondaires pour
le personnel essentiel, afin d’évaluer ses
qualifications, son expérience technique,
ses connaissances ou son expérience
nationale ou régionale et, si cet aspect est
pertinent, ses capacités linguistiques. Si
l’on attribue également 40 points à ce
critère primaire, ils pourraient être répartis
comme suit:
• qualifications générales42 = 10 points
• adéquation à la mission43 = 15 points
• expérience dans le pays/la région44
= 15 points
donnant une répartition assez équilibrée des
points entre les critères secondaires.
37 À moins qu’une évaluation ait déjà eu lieu dans le cadre d’un processus de présélection ou d’établissement d’une liste
restreinte. Voir le Module G.
38 Le transfert de connaissances peut être l’objectif principal de certaines missions; dans ces cas, sa pondération devra être
relevée pour souligner son importance.
39 Mesurée par le nombre de consultants nationaux parmi le personnel essentiel présenté par les sociétés étrangères
ou nationales.
40 Les points accordés à l’expérience peuvent être réduits si ce critère a déjà été pris en compte dans la présélection des
soumissionnaires.
41 Seul le personnel essentiel devrait normalement faire l’objet d’une évaluation, étant donné que c’est lui qui déterminera la
qualité de la performance. Un nombre accru de points devrait être attribué si la mission proposée est complexe.
42 Questions comme l’éducation et la formation générales, les qualifications professionnelles, les années d’expérience, les postes
occupés.
43 Expérience spécifique pertinente à la mission dans le secteur, le domaine, le sujet, le processus ou l’activité
44 Connaissance de la culture, des systèmes administratifs, des organisations et structures gouvernementales, etc.
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
Module H3: Dossier d’appel d’offres
concernant
les services
de consultants
Module
H: Invitation
soumettre
des
offres
77
On notera toutefois que c’est là le total
des points disponibles pour ce critère
secondaire. Ces points devront ensuite être
répartis entre le personnel essentiel pour
faire apparaître le montant maximum de
points disponible pour chaque personne.
Dans un scénario où il pourrait y avoir
trois personnes essentielles requises pour la
mission, les points pourraient être répartis
comme suit:
• chef d’équipe = 50%45
• Spécialiste 1 = 30%
• Spécialiste 2 = 20%
Cette répartition informe les
soumissionnaires que le poste de chef
d’équipe est considéré comme très
important pour cette mission et que
le spécialiste 1 est considéré comme
légèrement plus important que le
spécialiste 2. Elle précise également le
nombre maximum de points pouvant être
attribués à chacun des postes, comme suit:
leur prix par l’offre la plus basse et en
multipliant le résultat par 100, suivant
l’équation:
Note finale = 100 x Fz
Fy
où Fz = offre présentant le prix le plus bas
et Fy = prix de la proposition évaluée
L’Application du critère de l’évaluation,
l’attribution des points et le calcul des scores
techniques et financiers sont couverts par les
modules L6, L7 et L8.
Les procédures standards de la correction
arithmétique et de la correction des autres
erreurs des prix des offres s’appliqueront
pour ajuster les prix avant que les points
viennent attribués à chaque offre.
Critères secondaires
Poste
Points
(en %)
Qualifications
générales
(10 points)
Adéquation à
la mission (15
points)
Expérience
régionale/nationale
(15 points)
Note
maximum
Chef d’équipe
50
10x50% = 5
15x50% = 7,5
15x50% = 7,5
20
Spécialiste 1
30
10x30% = 3
15x30%= 4,5
15x30% = 4,5
12
Spécialiste 2
20
10x20% = 2
15x20%= 3
15x20% = 3
8
La DP doit aussi préciser la note technique
minimale que doit obtenir une proposition
technique pour pouvoir accéder au stade de
l’évaluation financière. La note minimale
requise dans ce contexte est habituellement
d’au moins 70%.
Enfin, outre la pondération des notes
technique et financière, la DP doit
aussi préciser la formule utilisée pour
l’attribution des points pour chaque prix
offert. Normalement, le prix offert le plus
bas reçoit 100 points et les autres offres
reçoivent des points calculés en divisant
En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SFQC sont les suivantes:
Convenir de
la pondération
technique
et financière
Définir les
critères
techniques
primaires
Déterminer le
nombre maximum
de points pour
chaque critère
technique
Définir les
critères
techniques
secondaires
Déterminer le
nombre maximum
de points pour
chaque critère
technique
secondaire
Déterminer
la pondération/le
nombre maximum
de points pour
chaque membre
de l'équipe
Déterminer
la note
technique
minimale
45 En tant que membre principal de l’équipe, le chef d’équipe doit normalement se voir attribuer davantage de points que tout
autre membre de l’équipe, sauf si la performance d’un autre spécialiste clé au sein de l’équipe est plus importante pour la mission;
dans ce cas, on attribuera davantage de points à cette personne pour tenir compte de son importance dans l’évaluation.
78
FIDA Manuel
de d’offres
passation des marchés
Dossier
d’appel
(ii) Sélection fondée sur la qualité (SFQ)
La sélection fondée sur la qualité (SFQ) peut
être adéquate pour les missions complexes
ou hautement spécialisées, ou pour celles qui
requièrent des innovations et où les meilleures
compétences disponibles sont nécessaires,
indépendamment du prix. Par exemple:
– dans les cas où il est difficile de définir un
mandat précis et la contribution requise
des consultants, ainsi que dans ceux où le
client attend des consultants qu’ils fassent
preuve d’innovation dans leurs propositions
(études économiques ou sectorielles du
pays, études de faisabilité multisectorielles,
conception d’une usine de traitement de
déchets dangereux ou d’un plan directeur
urbain, réformes du secteur financier,
par exemple);
– pour les missions ayant un impact à long
terme et dans lesquelles l’objectif est d’avoir
les meilleurs experts disponibles (par
exemple, faisabilité et conception de génie
structural d’importantes infrastructures
comme des grands barrages, études sur
les politiques d’importance nationale,
études de gestion de grands organismes
gouvernementaux); et
– dans les cas où les missions peuvent être
conduites de manières très diverses et
où il se peut, par conséquent, que les
propositions ne soient pas directement
comparables (par exemple, conseil en
gestion ou études sur les politiques dans
lesquelles la valeur des services dépend
de la qualité de l’analyse).
Étant donné que la sélection est fondée
uniquement sur la qualité de la proposition,
sans prise en compte du coût, elle n’est que
rarement utilisée pour la passation des marchés
financés par les projets.
Lorsqu’on utilise la SFQ, les étapes à suivre en
vue de la préparation des critères d’évaluation
sont en majorité les mêmes que pour la SFQC,
la différence principale étant qu’il n’est pas
nécessaire d’introduire une pondération entre
les notes financière et technique, puisque
l’adjudication du marché est exclusivement
fonction de la plus haute note technique.
La SFQ présente quelques autres aspects
spécifiques:
– La demande de propositions (DP) ne doit
pas indiquer le budget estimatif, mais
elle peut indiquer le nombre estimé de
personnes essentielles et de leurs heures de
travail, en précisant que cette information
n’est fournie qu’à titre indicatif et que les
consultants ont toute latitude pour proposer
leurs propres estimations.
– La DP peut exiger la soumission d’une
proposition technique seulement (sans
proposition financière), ou demander
que les deux propositions – technique
et financière – soient soumises en même
temps, mais sous double enveloppe. Seule
l’enveloppe financière de la proposition
technique ayant obtenu la note la plus
élevée sera ouverte.
– Si l’invitation ne concerne que des
propositions techniques, c’est après
l’évaluation des propositions techniques
que le consultant dont la proposition
aura obtenu la meilleure note sera invité
à soumettre une proposition financière
détaillée.
– L’entité acheteuse et le consultant
négocieront ensuite la proposition
financière et le contrat.
En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SFQC sont les suivantes:
Définir les
critères
techniques
primaires
Déterminer
le nombre
maximum de
points pour
chaque critère
technique
Définir les
critères
techniques
secondaires
Déterminer
le nombre
maximum de points
pour chaque
critère technique
secondaire
Déterminer la
pondération/ le
nombre maximum
de points pour
chaque membre
de l'équipe
Déterminer
la note
technique
minimale
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
Module H3: Dossier d’appel d’offres
concernant
les services
de consultants
Module
H: Invitation
soumettre
des
offres
79
(iii) Sélection dans le cadre d’un budget
déterminé (SCBD)
Cette méthode est utilisée lorsque:
– la mission est simple;
– la mission peut être définie de manière
précise; et
– le budget disponible pour les services est
strictement limité.
Elle est souvent utilisée vers la fin des
projets lorsqu’il ne reste que des montants
de financement finis sur le compte de prêt
et qu’on ne dispose par conséquent d’aucune
souplesse financière.
Les soumissionnaires sont invités à soumettre
leur meilleure proposition technique dans
la limite du prix déterminé et le contrat sera
adjugé à la proposition technique obtenant la
note la plus élevée dans le cadre de ce budget.
Lorsqu’on utilise la SCBD, les étapes à suivre en
vue de la préparation des critères d’évaluation
sont en majorité les mêmes que pour la SFQC,
la différence principale étant qu’il n’est pas
nécessaire d’introduire une pondération entre
les notes financière et technique, puisque
l’adjudication du marché est exclusivement
fonction de la plus haute note technique
obtenue dans la limite du budget.
La SCBD présente quelques autres aspects
spécifiques:
– La DP doit indiquer le budget disponible
et inviter les consultants à soumettre
leurs meilleures propositions technique
et financière dans des enveloppes scellées
distinctes, sans excéder le budget indiqué.
– Le budget étant prédéterminé, le mandat
devra être préparé avec soin pour faire
en sorte que le budget et le mandat soient
cohérents et réalistes et pour permettre
aux consultants d’exécuter toutes les tâches
prévues. On trouvera dans le Module F4
des conseils sur la préparation des mandats.
– Les propositions techniques seront évaluées
et les soumissionnaires qui obtiennent la
note technique minimale seront invités à
l’ouverture publique des plis renfermant
leur proposition financière.
– Les soumissionnaires dont les propositions
techniques n’obtiennent pas la note
technique minimale se verront renvoyer
leur enveloppe financière cachetée.
– Toute proposition financière excédant le
budget indiqué sera rejetée.
– Le consultant ayant soumis la proposition
technique à laquelle a été attribuée la
meilleure note dans la limite du budget sera
choisi comme adjudicataire du marché.
En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SCBD sont les suivantes:
Déterminer
le budget et
le vérifier par
rapport
au mandat
Définir
les critères
techniques
primaires
Déterminer le
nombre maximum
de points pour
chaque critère
technique
Définir
les critères
techniques
secondaires
(iv) Sélection au moindre coût (SMC)
Cette méthode s’applique à la sélection de
consultants pour des missions de valeur peu
élevée de caractère courant (audits, simple
conception technique ou supervision) pour
lesquelles il existe des pratiques et des normes
professionnelles bien établies. Il peut aussi
exister des contraintes ou des pressions
budgétaires rendant nécessaire l’adoption
du coût comme facteur principal46 dans la
passation de marchés relatifs à certains services.
L’examen des propositions techniques
permet de s’assurer qu’elles obtiennent la
note technique minimale spécifiée et le
soumissionnaire le moins disant parmi ceux
ayant obtenu la note de qualification technique
minimale sera choisi comme adjudicataire
du marché.
46
80
Voir le Module F1.
FIDA Manuel
de d’offres
passation des marchés
Dossier
d’appel
Déterminer le
nombre maximum
de points pour
chaque critère
technique
secondaire
Déterminer la
pondération/le
nombre maximum
de points pour
chaque membre
de l'équipe
Déterminer
la note
technique
minimale
L’avantage de cette méthode de sélection est
qu’elle permet à l’entité acheteuse d’obtenir
des services compétents au moindre coût. Son
inconvénient, toutefois, est que l’adjudication
se faisant sur la base du prix le moins élevé
parmi ceux des soumissions ayant obtenu
la note technique minimale, le processus
n’aboutira généralement pas à l’acquisition du
plus haut niveau de qualifications techniques,
d’expérience ou d’expertise disponibles. Cet
inconvénient peut certes être compensé par le
prix; cependant, si l’on souhaite un meilleur
équilibre entre aspects financiers et techniques,
et en tenant pour acquise l’existence des
ressources financières, il conviendra d’envisager
l’utilisation de la SFQC.
Dans le cas de la SMC, les étapes à suivre en
vue de la préparation des critères d’évaluation
sont en majorité les mêmes que pour la SFQC,
la différence principale étant qu’il n’est pas
nécessaire d’introduire une pondération entre
les notes financière et technique, puisque
l’adjudication du marché se fait sur la base
de l’offre la moins disante répondant au seuil
technique minimal.
En résumé, les étapes à suivre en vue de la préparation des critères d’évaluation pour la SMC sont les suivantes:
Définir les
critères
techniques
primaires
Déterminer
le nombre
maximum de
points pour
chaque critère
technique
Définir les
critères
techniques
secondaires
(v) Sélection fondée sur les qualifications
des consultants (QC)
Cette méthode peut être utilisée pour des
missions de très faible importance pour
lesquelles un processus complet de soumission
et d’évaluation de propositions concurrentes
détaillées n’est pas justifié.
Dans la mesure où il ne s’agit pas d’un
processus de soumission complet, il n’y a pas
d’annonce formelle des notations technique
et financière: les manifestations d’intérêt et
l’information sur l’expérience et la compétence
des consultants pertinentes à la mission sont
demandées par le biais d’une publicité. La date
limite et l’adresse à laquelle seront envoyées
la manifestation d’intérêt et les informations
requises seront indiquées dans la publicité,
comme le seront les éventuelles instructions
sur la forme de la soumission (nombre
d’exemplaires, copies papier ou images vidéo).
Bien que les notes techniques ne soient
pas rendues publiques, une commission
d’évaluation est chargée d’évaluer toutes les
soumissions sur la base de quelques critères,
afin de s’assurer que l’évaluation est aussi
objective que possible. Certains critères
techniques doivent donc être définis par
l’entité acheteuse, de préférence au moment
de la rédaction de la publicité et en tout état
de cause avant la date de clôture des
soumissions.
Comme pour les autres méthodes de sélection,
la définition des critères techniques doit
prendre en considération les éléments suivants:
– données de base pour déterminer le statut
juridique et l’expérience générale du
consultant (copies de patentes valables,
documents de décharge fiscale ou
comptes audités);
– éventuelles compétence, connaissance
ou expérience spécifiques requises pour
la mission;
Déterminer
le nombre
maximum
- de points
pour chaque
critère technique
secondaire
Déterminer la
pondération/ le
nombre maximum
de points pour
chaque membre
de l'équipe
Déterminer
la note
technique
minimale
– qualifications et expérience minimales
attendues du personnel essentiel proposé.
L’attribution des points se fera comme dans
les autres méthodes de sélection, la principale
différence étant qu’ils sont uniquement destinés
à un usage interne.
Après la réception des soumissions, leur
évaluation est entreprise sur la base des
critères préalablement agréés; sera retenue
la société ou la personne considérée par la
commission d’évaluation comme possédant
les qualifications et les références les plus
appropriées.
La société retenue est ensuite invitée à
soumettre une proposition plus détaillée –
aussi bien technique que financière. Si cette
soumission est jugée acceptable – sur les
plans technique et financier – par l’entité
acheteuse, le soumissionnaire est invité à
négocier le marché.
(vi) Sélection par entente directe (SED)
Comme dans le cas du processus à un seul
fournisseur (passation des marchés par entente
directe) pour n’importe quel type de passation
des marchés, la sélection de consultants par
entente directe ne procure pas les avantages
de la concurrence en termes de qualité et de
coût; elle manque de transparence et risque
d’encourager des pratiques inacceptables.
Elle ne doit donc être utilisée que dans des
circonstances exceptionnelles et uniquement
avec l’accord exprès du FIDA.
Toute demande de sélection par entente directe
de la part d’un emprunteur/bénéficiaire devra
être accompagnée d’une justification détaillée,
qui fera l’objet d’un examen attentif pour
permettre au FIDA de s’assurer qu’il n’existe
pas d’autres méthodes de sélection possibles
dans ce cas.
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
Module H3: Dossier d’appel d’offres
concernant
les services
de consultants
Module
H: Invitation
soumettre
des
offres
81
L’approbation ne peut être obtenue que s’il est
démontré que cette méthode présente un net
avantage par rapport à l’appel à la concurrence.
Cela peut se produire, par exemple:
– pour les missions qui sont dans le
prolongement naturel d’activités antérieures
menées par le consultant concerné;
– lorsqu’une sélection rapide est essentielle
(par exemple, dans une situation d’urgence);
Méthode
de
sélection
À utiliser lorsque l'on
recherche ….
Restrictions à
l'utilisation
– pour les marchés d’un montant très faible;
– lorsqu’une entreprise est la seule à posséder
les qualifications requises ou l’expérience
nécessaire pour la mission considérée.
On trouvera ci-après un tableau de synthèse
reprenant l’ensemble des différentes méthodes
de sélection, ainsi qu’un ordinogramme
indicatif qui servira au choix des méthodes:
Critères à révéler
Base de
l'adjudication
SFQC
L'équilibre entre la qualité et
le coût
Aucune
Techniques et financiers
Note combinée la plus
élevée
SFQ
La plus haute qualité
disponible, quel qu'en soit le
coût
Contraintes
budgétaires
Techniques uniquement
Note technique la plus
élevée
SMC
La compétence au moindre
coût
Aucune
Note technique minimale
Prix le plus bas pour une
note technique minimale
SCBD
La qualité dans le cadre d'un
budget déterminé
Aucune
Budget disponible
Note technique la plus
élevée dans la limite du
budget
QC
Les compétences, les
connaissances et l'expérience
Faible valeur
uniquement
Compétences,
connaissances et expérience
Plus haute qualification
SED
La continuité/la rapidité/
la compétence, les
connaissances ou une
expérience uniques
Faible valeur ou
circonstances
exceptionnelles
S.O.
Négociation
82
FIDA Manuel
de d’offres
passation des marchés
Dossier
d’appel
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
Module H3: Dossier d’appel d’offres
concernant
les services
de consultants
Module
H: Invitation
soumettre
des
offres
83
NON
Le coût sera-t-il
un facteur dans
votre décision
d'adjudication?
Qualité
Votre priorité
est-elle
A) le coût,
B) la qualité,
C) les deux?
NON
La valeur
est-elle
peu élevée?
OUI
NON
NON
Existe-t-il un
budget déterminé?
Reconfirmer: il n'y a pas de contraintes
et la qualité est l'unique critère d'évaluation
Les deux
coût
NON
OUI
Un équilibre
OUI
Le budget peut-il
être dépassé?
Voulez-vous
A) payer le prix le moins élevé
possible pour le service, ou
B) obtenir un équilibre entre une
bonne qualité et un prix
raisonnable?
OUI
Les services sont-ils de type
courant et à court terme?
NON
Existe-t-il une raison justifiant
le renoncement à un
processus concurrentiel?
Choisir une méthode de sélection pour les services de consultants
OUI
Prix le moins
élevé possible
NON
OUI
OUI
Sélection
fondée
sur la qualité
Sélection
fondée
sur la qualité
et le coût
Sélection au
moindre coût
Sélection dans
le cadre
d'un budget
déterminé
Qualifications
des
consultants
Sélection d'un
fournisseur
unique
1.6 Le budget?
Si la SCBD est la méthode de sélection retenue,
la communication du budget devient essentielle.
Avec d’autres méthodes, la DP présente
habituellement soit:
– une estimation du nombre de personnes
essentielles et de la durée de leur contribution,
soit
– le coût estimatif.
Mais il est inhabituel de présenter les deux éléments,
étant donné que prescrire le budget et le nombre
de jours de travail reviendrait essentiellement à
fixer les tarifs quotidiens des consultants et pourrait
par conséquent limiter la concurrence entre les
soumissionnaires dans ce domaine.
1.7 Les critères de sélection qui
seront appliqués
S’il n’y a pas eu de présélection47, il sera nécessaire
d’indiquer les documents que les soumissionnaires
devront fournir pour démontrer qu’ils possèdent
les qualifications requises pour participer à l’appel
d’offres. Il s’agira notamment de:
– leur expérience et leurs antécédents concernant
l’exécution de marchés similaires;
– leur capacité de mener à bien les services;
– leur situation financière (comptes audités
ou déclarations de solvabilité financière
émanant d’une banque);
– leur statut juridique et/ou fiscal (copies
de patentes valables ou documents de
décharge fiscale;
– d’un énoncé des besoins minimaux à
satisfaire aux fins de l’évaluation.
47 Voir le Module G1.
48 Voir les modules du groupe J.
84
FIDA Manuel
de d’offres
passation des marchés
Dossier
d’appel
1.8 Le type et les conditions du
contrat proposé
On considère très généralement qu’il est de
bonne pratique de mettre à la disposition des
soumissionnaires un modèle du contrat proposé
et des conditions contractuelles (y compris les
modalités et le calendrier de paiement48) auxquelles
ils seront soumis au cas où ils remporteraient un
marché. Cette publication précoce des exigences
contractuelles offre un certain nombre d’avantages:
– elle donne aux soumissionnaires la possibilité de
décider, en pleine connaissance du processus de
passation des marchés, s’ils souhaitent ou non
participer à un appel d’offres;
– en rendant publics dès le départ le modèle
de contrat et les conditions contractuelles, on
évitera d’éventuelles contestations futures, les
soumissionnaires ne pouvant pas prétendre ne
pas être informés des dispositions ou obligations
contractuelles (aspect particulièrement pertinent
du point de vue des conditions de paiement);
– elle accélère le processus entre l’adjudication
du marché et la signature du contrat, puisque
le soumissionnaire a déjà pris connaissance du
format et des conditions générales du contrat
et les a acceptés, ce dont témoigne le fait qu’il
a soumis une offre.
Les différents types de contrats utilisés dans les
marchés de services de consultants sont expliqués
de manière plus détaillées dans le Module I3.
Passation des
marchés
Process
management
Passation des
marchés
Module I1: Types de marchés
applicables aux biens
Objet du module
Ce module contient des avis d’ordre général sur les principaux types de marchés habituellement
rencontrés dans la passation des marchés concernant les biens et sur les conditions dans lesquelles
leur utilisation est appropriée.
Champ d’application
Ce module s’applique uniquement à la passation des marchés concernant les biens. D’autres modules,
dans ce même groupe, concernent les types de marchés relatifs aux travaux et aux services.
1. Considérations d’ordre général
Tout comme il existe de nombreuses méthodes de
passation des marchés et de sélection, il existe aussi
un certain nombre de types de marchés auxquels
on peut avoir recours en fonction de leur objet.
Les principales considérations, quant au type de
contrat, concernent:
– la nature et le niveau de définition du marché; et
– la répartition du risque entre les Parties
contractantes.
Une troisième considération, d’ordre moins
essentiel, se rapporte au niveau de supervision que
l’emprunteur/le bénéficiaire peut être en mesure
d’assurer.
Types de marché
(i)
Fourniture uniquement
Dans la majorité des cas, les marchés relatifs
aux biens concerneront uniquement leur
fourniture. Cela signifie que le marché sera
considéré comme achevé lorsque les biens
auront été “livrés” de manière satisfaisante,
conformément aux Incoterms49 prévus dans
le marché.
Le paiement intégral (ou le paiement final
si le marché prévoit un paiement anticipé 50)
sera effectué à la livraison; il est cependant
important de noter que les définitions de
“livré” et de “livraison” varient suivant les
Incoterms. Dans certains cas, “livré” signifie
matériellement remis entre les mains du client;
dans la plupart des Incoterms, toutefois, la
livraison est réputée intervenue lorsqu’il est
établi, sur une base documentaire, que les
produits ont été expédiés. Il est par conséquent
essentiel de comprendre parfaitement les
Incoterms et ce qu’ils impliquent.
Les marchés de fourniture uniquement
comporteront généralement les informations
suivantes:
– l’origine des fonds;
– le prix contractuel;
– les conditions de livraison prévues
au marché (par exemple, méthode
d’expédition, Incoterms);
– la date de livraison, calculée à partir de
la période de livraison du fournisseur;
– les conditions contractuelles applicables;
– la description/les spécifications des biens
conformément à la soumission;
– les modalités de paiement/la méthode
de paiement;
– la garantie d’achèvement, le cas échéant;
– les conditions relatives à la livraison/
l’expédition, lorsque l’expédition est
organisée par le fournisseur;
– les exigences en matière d’assurance, si les
dispositions en la matière doivent être prises
par le fournisseur;
– la documentation nécessaire;
– les précisions concernant la diffusion de
la documentation;
– les exigences en matière d’emballage; et
– les marques d’expédition/l’adresse du
destinataire.
(ii) Fourniture et service
Ce type de marché convient lorsque les biens
à fournir impliquent un certain élément de
service à entreprendre par le contractant après
la livraison. Il pourrait s’agir:
– de l’installation ou de la mise en service
(usines de transformation, par exemple);
– de l’assemblage final (dans le cas de
produits fournis partiellement assemblés
ou démontés aux fins de l’expédition);
49 Voir le Module H1.
50 Voir le Module J.
Manuel deàapplicables
passation
marchés
Module I1:
Module
TypesFIDA
H:
deInvitation
marchés
soumettredes
des
aux
offres
biens
85
– de la formation au fonctionnement et/ou
à la maintenance du produit (généralement
limité aux produits hautement spécialisés);
– de la prise en charge directe de l’entretien
courant ou de la maintenance.
Le paiement est souvent effectué séparément
pour les deux éléments (biens et services)
et le paiement final ne doit intervenir qu’à
l’achèvement de la prestation des services
conformément au marché.
Le marché doit comprendre toutes les
informations requises pour les marchés de
fourniture uniquement; mais il doit inclure
en outre:
– les dates de début de chaque élément
de service;
– la ventilation du prix global de manière
à faire apparaître le prix de chacun des
éléments de service;
– les modalités de paiement des
différents services;
– la responsabilité de chaque partie en
termes de fourniture de main-d’œuvre,
d’équipement et de services d’utilité
publique;
– la durée du service et le nombre nécessaire
de membres du personnel du contractant;
– les frais de déplacement aérien, les frais
de subsistance, assurances, etc., pour le
personnel du contractant;
– la documentation à fournir pour
démontrer l’achèvement de chaque service
(par exemple, Certificat d’achèvement
des travaux);
– les éventuels dessins et schémas pertinents.
(iii) Accords-cadres
Un accord-cadre (ou “marché à commandes”)
peut constituer un moyen efficace, économique
et souple de passation des marchés de biens,
de travaux ou de services requis de manière
continue ou répétitive sur un laps de temps
donné.
Les accords-cadres sont particulièrement utiles
pour les biens, travaux et services facilement
disponibles sur le marché local, ou pour les
biens à durée de conservation relativement
courte. Bien qu’il n’existe pas de règles établies
relatives à l’utilisation des accords-cadres,
on estime généralement que si le niveau des
dépenses annuelles cumulées est élevé, ou si
le nombre de processus de passation des
marchés entrepris au cours d’une même année
est supérieur à 10 ou 15 pour un groupe de
biens similaires, il conviendrait d’envisager
un accord-cadre.
86
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Passation
desde
marchés
Les accords-cadres ont pour objectif de
minimiser le gaspillage d’argent et d’effort
que représente la préparation de multiples
procédures de passation de petits marchés
similaires en convenant avec un fournisseur de
prix fixes pendant un laps de temps donné. Le
regroupement des besoins se traduira par une
concurrence accrue entre les fournisseurs pour
remporter le droit de fournir tous les besoins
correspondant à l’objet de l’accord-cadre.
Les pièces de rechange, fournitures de bureau
ou fournitures médicales figurent parmi
les types de biens dont des accords-cadres
permettraient l’acquisition de manière efficace.
2. Résumé
En résumé:
Caractéristiques du
contrat
Le contrat est achevé à la
livraison des biens
Utilisation
Fourniture uniquement
Le contrat inclut l'un ou
Fourniture et service
l'autre des services énumérés
ci-dessus
Fourniture répétée sur un laps Accord-cadre
de temps donné
Module I2: Types de marchés applicables
aux travaux
Objet du module
Ce module contient des avis d’ordre général sur les principaux types de marchés habituellement
rencontrés dans la passation des marchés concernant les travaux et sur les conditions dans lesquelles
leur utilisation est appropriée.
Champ d’application
Ce module s’applique uniquement à la passation des marchés concernant les travaux. D’autres modules,
dans ce même groupe, concernent les types de contrats passés dans les marchés relatifs aux biens et aux
services.
1. Considérations d’ordre général
Tout comme il existe de nombreuses méthodes de
passation des marchés et de sélection, il existe aussi
un certain nombre de types de marchés auxquels
on peut avoir recours en fonction de leur objet.
Les principales considérations, quant au type de
marché, se rapportent à:
– la nature et la complexité du besoin;
– l’envergure et la durée du marché;
– le niveau de définition du besoin et de l’élément
de risque/incertitude;
– la capacité technique de l’employeur, ainsi que
ses ressources en matière de conception et de
supervision;
– le budget;
– l’expérience antérieure;
– le niveau de définition du marché.
2. Types de marché
On considère de manière générale qu’il existe huit
types principaux de marchés de travaux:
– marchés à forfait (LS);
Les deux types
– marchés sur devis quantitatif
les plus courants
(DQ), à prix unitaires (UR)
ou au métré;
– marchés sur dépenses contrôlées;
– à prix forfaitaire;
– avec pourcentage;
– coût d’objectif (+ incitation ou prime);
– fourniture et érection/installation;
– conception et construction;
– contrats clés en main; et
– contrats de gestion.
La plupart des types de marché cités ci-dessus
connaissent des ajustements de prix au cours de
leur exécution, tenant compte d’aléas soit
de construction, soit de provisions pour hausse
des prix, soit des deux. Les provisions pour aléas
de construction se rapportent à des augmentations
ou des réductions du volume du projet (on les
désigne normalement sous le nom d’”ordres de
modification”) tandis que les provisions pour
hausse des prix se rapportent aux variations des prix
dues à l’inflation, à des décisions réglementaires ou
à la politique gouvernementale.
Les différents types de marchés sont décrits cidessous, avec de brèves observations sur leurs
utilisations, leurs avantages et leurs inconvénients.
On notera que, pour les marchés de travaux de génie
civil/construction complexes ou de valeur élevée
(d’un montant supérieur à 5 millions d’USD), il
est recommandé d’utiliser le dossier d’appel d’offres
et les formules de contrat publiés par la Fédération
internationale des ingénieurs-conseils (FIDIC) afin
de garantir une protection juridique adéquate de
l’acquéreur au cours de l’exécution de ces
grands marchés.
(i)
Marchés à forfait
Dans les marchés à forfait, le prix est déterminé
au début d’un projet et demeure inchangé tout
au long de son exécution. Cette formule est
adéquate si l’ampleur et le calendrier du projet
sont suffisamment définis pour permettre
d’en estimer les coûts avec un haut degré
de précision.
Module
I2:I1:
Types
de
marchés
travaux
FIDA
Manuel applicables
deàapplicables
passation
des
marchés
Module
Module
Types
H:
de
Invitation
marchés
soumettreaux
des
aux
offres
biens
87
Quand les utiliser Petits travaux ou constructions
bien définis de courte durée
Grandes usines de
transformation (clés en main)
Avantages pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Montant fixe pour la
budgétisation
Facilité de gestion
Quand les
utiliser
Utilisés pour la majorité des
projets de construction lorsque la
conception n'a pas été finalisée
au stade de l'appel d'offres
Avantages pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Bases équitables pour les
soumissions
Peu ou pas de devis quantitatif
Adaptables aux changements
Moins de documentation
Inconvénients
pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Facilitent la comparaison et
l'évaluation des offres
Aucune souplesse pour des
changements
Paiements périodiques suivant
les flux de trésorerie des
marchés
Risque accru pour les
entrepreneurs, entraînant des
prix plus élevés
Normalement, peu de différence
entre le prix offert et le prix final
du marché
(ii) Marchés sur devis quantitatifs (DQ)/
à prix unitaires (UR) ou au métré
Utilisés pour la majorité des projets de
construction, ces marchés reposent sur une
estimation du volume des lots de travaux et
sur des prix unitaires agréés, incluse dans le
marché sous la forme d’un métré d’évaluation.
Le paiement est fondé sur la mesure du volume
des travaux effectués, en appliquant les prix
unitaires agréés. Le prix définitif du marché
dépend par conséquent du volume total des
travaux effectués à la date d’achèvement.
Ce type de marché convient, en général, aux
projets de construction comportant plusieurs
lots pouvant être définis avec précision dans
les documents de marché. Il n’est pas rare
qu’on associe un marché sur DQ pour certaines
parties du projet et un marché à forfait pour
d’autres aspects (par exemple, main-d’œuvre
et matériaux sur la base de prix unitaires et
montant forfaitaire pour les frais de gestion).
Inconvénients
pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Problèmes liés aux offres/prix
unitaires déséquilibrés
La préparation et le suivi d'un
marché sur DQ détaillé peuvent
prendre beaucoup de temps
(iii) Marchés sur dépenses contrôlées
Dans la méthode des marchés sur dépenses
contrôlées, l’employeur convient de payer
à l’entrepreneur la totalité des dépenses
de main-d’œuvre et de matériaux, plus un
montant agréé destiné à couvrir les frais
généraux et le bénéfice.
Les honoraires pourraient représenter un
pourcentage fixe du coût de la main-d’œuvre
et des matériaux (honoraires variables) ou
un montant fixe agréé (honoraires fixes)
indépendant du coût total de la main-d’œuvre
et des matériaux. Dans le cas des honoraires
variables, la prime versée à l’entrepreneur
augmente avec le coût de la main-d’œuvre et
des matériaux. Elle reste par contre inchangée,
au montant prédéterminé, dans le marché à
honoraires fixes.
Ce type de marché est à préférer lorsque
le volume des travaux n’est pas déterminé
ou très incertain, et que les types de maind’œuvre, de matériaux et d’équipement
nécessaires sont tout aussi incertains. Il est
souvent pratiqué dans les situations d’urgence
où la rapidité est un facteur essentiel et qui
ne permettent pas d’élaborer une proposition
chiffrée en détail. Il est impératif, dans ce type
de marché, de conserver des relevés détaillés
et complets du temps et de tous les matériaux
et équipement utilisés par l’entrepreneur pour
les travaux; l’employeur se trouve chargé d’une
responsabilité accrue, celle de veiller à ce que
les dépenses soient surveillées et à ce que les
demandes de règlement soient justifiées.
88
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Passation
desde
marchés
Quand les
utiliser
Avantages pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Inconvénients
pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Situations d'urgence évolutives
(séismes et inondations) – avec
honoraires fixes
Les paiements dus à l’entrepreneur à
l’achèvement du marché sont résumés dans le
tableau ci-après.
Risque élevé et incertitude
(percement de tunnels) – avec
honoraires variables (%)
Si le coût final du
marché s'établit…
les paiements
représenteront…
Mobilisation précoce et
démarrage rapide
au coût d'objectif
agréé
le coût d'objectif plus
L'entrepreneur n'assume que
peu ou pas de risques et il n'y
a donc pas de paiement de
dépenses imprévues
à 20% en dessous
du coût d'objectif
agréé
(soit 20%
d'économies)
le coût définitif plus
à 20% au-dessus
du coût d'objectif
agréé
(soit 20% de
dépassement de
coûts)
le coût définitif plus
Quand les utiliser
Dans les situations de forte
incertitude et de risque non
mesurable
Ne convient pas aux appels
d'offres concurrentiels
Avec les honoraires fixes, pas
d'incitation en faveur d'un travail
de qualité et en temps opportun
Avec les honoraires avec
pourcentage, pas d'incitation à
limiter les dépenses
Personnel supplémentaire
nécessaire pour la surveillance
des dépenses
Un marché conclu sur la base d’un coût
d’objectif est essentiellement identique à
un marché sur dépenses contrôlées auquel
s’ajoutent des incitations financières. Dans ce
type de marché, l’employeur et l’entrepreneur
négocient et se mettent d’accord sur le
coût final du projet – le “coût d’objectif”.
Une rémunération sera en outre versée à
l’entrepreneur, en plus du coût d’objectif.
À titre d’encouragement à réaliser des
économies, les parties contractantes
conviendront également de partager les
économies ou les dépassements de coûts
éventuels, suivant un ratio prédéterminé
(par exemple, 50/50 ou 60/40).
la rémunération agréée plus
une prime de x% des 20%
d'économies
la rémunération agréée
moins
une pénalité de x% des 20%
de dépassement de coûts
Lorsqu'il est nécessaire
de choisir un marché avec
dépenses contrôlées, mais
avec des incitations
Du fait de l’incertitude relative au budget
définitif, ce type de marché n’est pas fréquent
dans les projets de développement.
(iv) Marchés conclus sur la base
d’un coût d’objectif
la rémunération agréée
Avantages
Économies ou
dépassements de coûts
partagés en fonction du coût
d'objectif définitif
Risque partagé par
l'employeur et l'entrepreneur
Inconvénients pour Ne convient pas aux appels
l'emprunteur/le
d'offres concurrentiels
bénéficiaire
Personnel supplémentaire
nécessaire pour la
surveillance des dépenses
(v) Marchés de fourniture & érection/
installation
Ces marchés combinent la fourniture de
biens et de travaux, puisqu’ils comportent la
fourniture et l’installation de matériels par
l’entrepreneur. La conception et la supervision
sont assurées par l’employeur ou par un agent
agissant en son nom.
Module
I2:I1:
Types
de
marchés
travaux
FIDA
Manuel applicables
deàapplicables
passation
des
marchés
Module
Module
Types
H:
de
Invitation
marchés
soumettreaux
des
aux
offres
biens
89
Quand les
utiliser
Ne sont habituellement utilisés
que pour les activités telles que
ponts de grandes dimensions,
bâtiments publics, stations de
pompage, pipelines et pylônes
de transmission
Avantages pour Marché concernant à la fois des
l'emprunteur/le biens et des travaux, avec une
bénéficiaire
forte composante d'équipement
Un seul entrepreneur responsable
du projet, d'où moins de gestion
du marché
Marché à forfait ou combinaison
marché à forfait/prix unitaires
ou DQ
Conception & construction
Permet l'innovation et
l'exploration des concepts de
pointe en matière de techniques
de conception et de construction
Inconvénients
pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
(vi) Marchés de conception
et construction
Dans un marché de conception et construction,
l’entrepreneur a une responsabilité accrue,
puisqu’il est responsable à la fois de la
conception et de la construction.
Ces marchés sont généralement limités à des
structures simples – bâtiments non complexes,
entrepôts et petits projets – pour lesquels
rien ne justifie des processus distincts de
conception et de construction. Les composantes
préfabriquées produites en grandes quantités et
à des dimensions standard sont courantes.
Quand les
utiliser
Évaluation très complexe
du fait des fluctuations des
coûts d'équipement et des
coûts de possession entre les
soumissionnaires
Pour des structures à ériger
assez rapidement et lorsque
l'employeur ne dispose pas d'un
délai suffisant pour entreprendre
le processus normal de
conception et d'appel d'offres
Habituellement utilisés pour
des besoins simples – entrepôts,
campements, installations de
stockage, et bâtiments de
bureaux
Habituellement caractérisés par
un degré élevé de fluctuation des
quantités et des prix, rendant
difficile la budgétisation
Souvent utilisés lorsque le
client ne possède pas de
capacité de conception
Avantages pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Peuvent être des marchés
à forfait
Un seul entrepreneur
responsable du projet, d'où
moins de gestion du marché
Permet l'innovation et le recours
aux techniques nouvelles ou de
pointe en matière de conception
et de construction
Solution rapide
Inconvénients
pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Absence de souplesse, la
plupart des composantes étant
fabriquées à des dimensions
et suivant des conceptions
standard
L'entrepreneur assume le risque
de la conception et réclamera
une indemnité supplémentaire à
cet effet
L'employeur doit souvent vérifier
les calculs de conception ou
employer un consultant
Difficiles à évaluer sur une base
comparable
90
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Passation
desde
marchés
(vii) Contrats clés en main
Les contrats clés en main ressemblent aux
marchés de conception et construction en
cela que l’entrepreneur est responsable à la
fois de la conception et de la construction.
La différence essentielle, toutefois, est que
les contrats clés en main sont généralement
employés dans des situations plus complexes,
où il n’est habituellement pas possible de
déterminer dès le départ toute l’envergure
du projet et ses spécifications détaillées.
On emploie souvent, pour les contrats clés
en main, un processus d’appel d’offres en
deux étapes. Dans la première étape, on
sollicite des concepts visant à concrétiser
la vision de l’employeur quant aux travaux
prévus, sur la base de réflexions initiales et
d’indications préliminaires. La demande
de propositions relatives au concept peut
être adressée à une liste d’entrepreneurs
présélectionnés. Le concept répondant le
mieux à la vision de l’employeur est acceptée,
et la deuxième étape consiste alors à solliciter
des propositions technique et financière
détaillées sur la base du concept retenu.
L’entrepreneur étant responsable de
l’achèvement de l’ensemble du projet, les
contrats clés en main sont normalement
exécutés sur une base forfaitaire. Suivant la
durée du contrat, il peut aussi y avoir une clause
de révision des prix pour couvrir les hausses
annuelles de salaires ou des fluctuations
extrêmes des prix du marché des matériaux.
Quand les utiliser Similaires aux marchés de
conception et construction,
mais beaucoup plus complexes
(par exemple, usines complexes
de transformation industrielle)
Avantages pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
L'entrepreneur est responsable
de l'ensemble des travaux pour
le produit final spécifique et la
contribution de l'employeur,
en termes de temps, est par
conséquent très limitée
Inconvénients
pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Très coûteux, car l'entrepreneur
assume tous les risques
(viii) Contrats de gestion ou PPP
Les contrats de gestion ou de partenariat publicprivé (PPP) sont pour l’essentiel des contrats
clés en main comportant un financement par
un investisseur dans les cas où le propriétaire
ne dispose que d’un budget ou d’une capacité
d’emprunt limités. Les contrats de gestion ou
PPP courants sont définis ci-après.
– BOT – Construction, exploitation
et transfert
– BOO – Construction, exploitation
et propriété
– BOOT – Construction, exploitation,
propriété et transfert
– DBOM – Conception, construction,
exploitation et maintenance
(habituellement désignés sous le nom
de DBO)
– DBMF – Conception, construction,
maintenance et financement
– DBOMF – Conception, construction,
exploitation, maintenance et financement
– BOLT – Construction, exploitation,
location et transfert.
Un certain nombre d’éléments doivent faire
l’objet d’un examen très attentif lorsqu’on
envisage d’avoir recours à ce type de contrat,
et notamment:
– le projet doit être économiquement viable
pour le secteur public;
– le projet doit être financièrement viable
pour le secteur privé;
– il faut un juste équilibre du risque et de
la récompense entre les secteurs public
et privé;
– le secteur public doit parvenir à une
optimisation des ressources.
Le tarif proposé (recettes pour l’investisseur) est
un élément de premier plan dans l’évaluation
de l’offre.
Comporteront souvent une
formule de révision des prix, ce
qui rend la budgétisation difficile
Module
I2:I1:
Types
de
marchés
travaux
FIDA
Manuel applicables
deàapplicables
passation
des
marchés
Module
Module
Types
H:
de
Invitation
marchés
soumettreaux
des
aux
offres
biens
91
Quand les utiliser Pour les projets producteurs
de recettes (routes à péage,
électricité, eau, transport, santé
et éducation)
Avantages pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Assortis d'un financement, et
donc relativement peu coûteux
en termes de dépenses
budgétaires
Apport de ressources et
d'expertise du secteur privé
Meilleure optimisation des
ressources dans la passation
de marchés de services publics
par le biais de la concurrence
Meilleure performance
opérationnelle et commerciale
Coût et risque à la charge de
l'investisseur
Inconvénients
pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Exigent une planification et un
examen attentifs
Le prix global est élevé parce
que l'entrepreneur assume la
plus grande partie du risque
Peut impliquer un risque très
élevé si les recettes attendues
ne se concrétisent pas
(ix) Accords-cadres
Un accord-cadre (ou “marché à commandes”)
peut constituer un moyen efficace, économique
et souple de passation des marchés de biens,
de travaux ou de services requis de manière
continue ou répétitive sur un laps de temps
donné.
Les accords-cadres sont particulièrement utiles
pour les travaux de faible ampleur qui peuvent
être facilement réalisés par des acteurs du
marché local. Bien qu’il n’existe pas de règles
établies relatives à l’utilisation des accordscadres, on estime généralement que si le niveau
des dépenses annuelles cumulées est élevé,
ou si le nombre de processus de passation
des marchés entrepris au cours d’une même
année est supérieur à 10 ou 15 pour un groupe
d’activités similaires, il conviendrait d’envisager
un accord-cadre.
Les accords-cadres ont pour objectif de
minimiser le gaspillage d’argent et d’efforts
que représente la préparation de multiples
procédures de passation de petits marchés
similaires en convenant avec un fournisseur de
prix fixes pendant un laps de temps donné. Le
regroupement des besoins se traduira par une
concurrence accrue entre les fournisseurs pour
remporter le droit de fournir tous les besoins
correspondant à l’objet de l’accord-cadre.
Les remises en état, réparation et/ou
maintenance de routine de bureaux ou de
terrains figurent parmi les types de travaux dont
des accords-cadres permettraient l’acquisition
de manière efficace.
92
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Passation
desde
marchés
Module I3: Types de marchés concernant
les consultants
Objet du module
Ce module contient des avis d’ordre général sur les principaux types de marchés habituellement passés
pour les services de consultants et sur les conditions dans lesquelles leur utilisation est appropriée.
Champ d’application
Ce module s’applique uniquement à la passation des marchés concernant les consultants. D’autres
modules, dans ce même groupe, concernent les types de marchés relatifs aux biens et aux travaux.
1. Considérations d’ordre général
Tout comme il existe de nombreuses méthodes
de passation des marchés et de sélection, il existe
aussi un certain nombre de types de marchés
auxquels on peut avoir recours en fonction
de l’objectif.
Les principales considérations, quant au type de
marché, concernent:
– la nature et le niveau de définition du marché;
et
– la répartition du risque entre les Parties
contractantes.
Une troisième considération, d’ordre moins
essentiel, se rapporte au niveau de supervision
que l’emprunteur/le bénéficiaire peut être en
mesure d’assurer.
2. Principaux types de marchés
Il existe essentiellement deux variantes des marchés
types pour les services de consultants:
(i)
Rémunération forfaitaire
Dans les marchés à rémunération forfaitaire,
le prix est déterminé au départ et demeure
inchangé au cours de l’exécution. La formule
convient dans les cas où l’ampleur et le
calendrier d’un projet sont définis assez
clairement pour permettre d’en estimer le coût
avec un haut degré de précision.
Quand les
utiliser
Missions relativement simples
et bien définies, ou missions
dans lesquelles il n'existe pas de
facteurs externes susceptibles
d'influencer les résultats et donc
échappant au contrôle
du consultant
Avantages
pour
l'emprunteur/
le bénéficiaire
Le montant du marché est fixe
et inclut les honoraires et les
dépenses professionnels
Le risque financier est transféré à
l'entrepreneur/consultant, et aucun
dépassement de coûts ne peut
être imputé au client
Il n'y a pas d'éléments
remboursables à prendre
en compte
Inconvénients
pour
l'emprunteur/
le bénéficiaire
Risque accru pour les
entrepreneurs, entraînant des prix
plus élevés
Les éventuelles économies
en termes d'honoraires ou de
dépenses ne bénéficient pas
au client
Le paiement du montant forfaitaire peut
intervenir selon diverses modalités:
– 100% à la fin de la mission (ou 10%
d’avance et 90% à l’achèvement);
– à de grandes étapes spécifiques au cours de
la mission; ou
–à l’obtention de résultats spécifiques
attendus au cours de la mission.
FIDA
Manuel
deàapplicables
passation
des
marchés
Module
Module
I3: Types
I1:
Module
Types
de marchés
H:
deInvitation
marchés
concernant
soumettre
les consultants
des
aux
offres
biens
93
(ii) Au temps passé
Comme dans tous les marchés, le moment
où les paiements sont effectués dépendra du
caractère spécifique du marché proprement
dit, de sa durée, du programme de travail et
des résultats attendus; il est toutefois normal,
pour ce type de marché, d’effectuer une petite
avance (un paiement maximum de 10% est
habituellement recommandé) couverte par une
caution de restitution d’avance51, suivie par des
paiements échelonnés, déclenchés par:
– l’expiration d’un délai donné (par exemple
un mois, un trimestre);
– l’achèvement d’une tâche spécifique; ou
– la présentation/la réception52 d’un résultat
attendu spécifique.
Un marché rémunéré au temps passé est
un marché dans lequel le consultant preste
des services sur la base de taux unitaires
préalablement convenus (taux horaire, taux
journalier, etc.) et calcule sa rémunération
en fonction du temps passé à l’exécution
de la mission. Les dépenses effectives sont
aussi imputées à l’emprunteur/au bénéficiaire,
et remboursées sur la base d’un budget
prévisionnel préalablement convenu. Ce
type de marché doit prévoir le montant
total maximum des paiements (plafond)
et pourra, mais pas nécessairement, inclure
une provision pour aléas d’exécution.
Quand les
utiliser
Largement utilisé pour les études
complexes, la supervision de
constructions, les services
consultatifs techniques et les
missions de formation
Utilisé lorsque la nature et la
portée des services ne peuvent
pas être établies de manière
assez précise, ou lorsque la
durée et l'étendue des services
sont soumises à des variables
échappant au contrôle du
consultant
Avantages pour Prix unitaires inférieurs, puisque
l'emprunteur/le le consultant prend un moindre
bénéficiaire
risque de dépassement de coûts
Les économies éventuelles
bénéficient à l'emprunteur/au
bénéficiaire
Inconvénients
pour
l'emprunteur/le
bénéficiaire
Le risque de dépassement
de coûts est à la charge de
l'emprunteur/du bénéficiaire
Le marché doit être suivi et
administré de près, pour garantir
que la mission se déroule de
manière satisfaisante et que
les paiements facturés par les
consultants soient corrects
Les bases sur lesquelles sont effectués les
paiements sont les suivantes:
– pour la rémunération, le taux unitaire
convenu multiplié par le nombre d’unités
prestées;
– pour les frais remboursables, les éléments
remboursables établis à partir des dépenses
effectives.
3. Autres types de marchés
Il existe un certain nombre d’autres types de
marchés, mais ils sont rarement utilisés dans la
cadre des projets financés par le FIDA. Dans un souci
d’exhaustivité, toutefois, ils sont très brièvement
décrits ci-après.
(i)
Accords-cadres
Un accord-cadre (ou “marché à commandes”)
peut constituer un moyen efficace, économique
et souple de passation des marchés pour
des services requis de manière continue ou
répétitive sur un laps de temps donné.
Les accords-cadres sont particulièrement utiles
pour les services de faible ampleur qui peuvent
être facilement réalisés par des acteurs du
marché local. Bien qu’il n’existe pas de règles
établies relatives à l’utilisation des accordscadres, on estime généralement que si le niveau
des dépenses annuelles cumulées est élevé,
ou si le nombre de processus de passation
des marchés entrepris au cours d’une même
année est supérieur à 10 ou 15 pour un groupe
d’activités similaires, il conviendrait d’envisager
un accord-cadre.
Les accords-cadres ont pour objectif de
minimiser le gaspillage d’argent et d’efforts
que représente la préparation de multiples
procédures de passation de petits marchés
similaires, en convenant avec un fournisseur de
prix fixes pendant un laps de temps donné. Le
regroupement des besoins se traduira par une
concurrence accrue entre les fournisseurs pour
remporter le droit de fournir tous les besoins
correspondant à l’objet de l’accord-cadre.
51 Voir le Module J.
52 La question de savoir si le paiement doit s’effectuer à la présentation d’un résultat attendu (un rapport) ou à sa réception par
le client peut être négociée (voir le Module M2). Les entrepreneurs préfèreront généralement que le paiement soit déclenché par
la présentation d’un produit parce qu’ils peuvent agir sur ce facteur et que cela élimine le risque de retards dans les paiements
imputables à l’absence d’une expression de réception par le client. Les acheteurs, quant à eux, préféreront que la réception du
produit attendu précède le paiement afin d’être assurés que ce produit réponde à leurs besoins. Il est fréquent de parvenir à une
solution de compromis, à savoir que: si un produit a été présenté sans qu’aucune observation n’ait été formulée par le client dans
un délai donné, le processus de paiement est déclenché.
94
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Passation
desde
marchés
(ii) Marchés avec provision et/ou
commission finale
(iv) Marchés à prestations indéterminées
Ce type de marché est utilisé lorsqu’on a
besoin de services spécialisés “à la demande”
pour obtenir des conseils ou des services dont
l’ampleur et le calendrier de réalisation ne
peuvent pas être définis à l’avance.
Ces marchés s’utilisent fréquemment dans
les cas où les consultants (banques ou
établissements financiers) sont chargés
d’entreprendre des activités financières
spécialisées comme la préparation de cessions
ou de fusions d’entreprises, ou des opérations
de privatisation.
On y fait couramment appel pour s’attacher
les services de “conseillers” en vue de
l’exécution de projets complexes tels que:
panels de médiateurs spécialisés pour le
règlement de différends, experts en matière de
réformes institutionnelles ou de passation des
marchés, experts pour résoudre des problèmes
techniques, etc., normalement pour une
période d’un an ou davantage.
La rémunération du consultant comprend
une provision et une commission finale, cette
dernière étant normalement exprimée en
pourcentage du prix de vente des actifs.
(iii) Marchés au pourcentage
Ces marchés sont communément utilisés
pour les services d’architectes. Mais ils peuvent
aussi s’appliquer, de la même manière, aux
spécialistes de la passation des marchés ou
aux agents des sociétés d’inspection.
L’entité acheteuse et l’entreprise se mettent
d’accord sur les taux unitaires de rémunération;
les paiements sont effectués sur la base
du temps de travail réel et des ressources
effectivement utilisées.
Dans les marchés au pourcentage, les
honoraires versés au consultant sont
directement liés au coût estimatif ou effectif
du projet de construction, ou au coût des
biens achetés ou inspectés.
Ces marchés sont négociés sur la base des
normes du marché applicables aux services
et/ou des taux de rémunération exprimés en
personnes-mois de ces services, ou bien font
l’objet d’un appel à la concurrence.
En ce qui concerne les services d’architecture
ou d’ingénierie, les marchés au pourcentage
n’incitent pas à une conception ou une
exécution économiques des projets. L’utilisation
de cette formule pour les services d’architectes
n’est recommandée que si les marchés reposent
sur un coût d’objectif fixe et couvrent des
services bien définis.
FIDA
Manuel
deàapplicables
passation
des
marchés
Module
Module
I3: Types
I1:
Module
Types
de marchés
H:
deInvitation
marchés
concernant
soumettre
les consultants
des
aux
offres
biens
95
Module J: Modalités de paiement,
cautions, retenues et garanties
Objet du module
Ce module fournit une explication des différentes modalités et méthodes de paiement et décrit les divers
types de cautions souvent utilisés dans la passation des marchés.
Champ d’application
Comme tous les marchés supposent un paiement, la section 1 de ce module s’applique à tous les
marchés passés. Étant donné toutefois que tous les marchés n’exigent pas de cautions et de garanties,
la section 2 s’appliquera uniquement aux cas où de tels instruments sont nécessaires.
1. Paiement
Lorsqu’on réfléchit au paiement, deux questions
principales doivent être prises en considération:
comment le paiement doit-il être effectué (méthodes
de paiement) et quand il doit l’être (modalités
de paiement). Ces deux aspects sont examinés
de manière plus approfondie dans les sections
suivantes de ce module.
Indépendamment des méthodes et des modalités,
le marché doit stipuler la monnaie de paiement, le
processus de calcul du taux de change, le cas échéant
et toute éventuelle formule de calcul des intérêts en
cas de retard des paiements.
1.1 Méthodes de paiement (comment
le paiement doit être effectué)
Il existe plusieurs méthodes applicables pour
effectuer des paiements aux fournisseurs,
entrepreneurs ou consultants. On citera notamment:
le fonds de petite caisse, utilisé uniquement pour
les transactions intervenant dans les opérations
quotidiennes d’un projet;
le paiement par chèque, utilisé pour le règlement
dans le pays de biens et de services, lorsqu’il existe
des possibilités d’émission de chèques sur des
comptes bancaires;
le virement bancaire, utilisé pour les versements
directs sur le compte du fournisseur. Cette méthode
est couramment utilisée pour les paiements
internationaux ou pour les paiements périodiques
au même bénéficiaire;
la lettre de crédit (L/C), qui est un document
émis par une institution financière (généralement
une banque de bonne réputation) et constitue
un engagement irrévocable de paiement à un
bénéficiaire sur présentation des documents
conformes mentionnés dans la lettre de crédit.
Les fournisseurs internationaux font souvent
53
appel à cette méthode de paiement, car une fois
émise, la L/C ne peut pas être révoquée: elle leur
fournit donc une garantie de paiement. Cette
méthode implique des coûts, liés aux frais facturés
par l’institution financière pour l’émission et la
gestion de la L/C; il est souvent possible, toutefois,
de négocier avec le fournisseur afin qu’il prenne
en charge ces frais, tant dans son propre pays que
dans le pays d’origine, étant donné que la L/C est
essentiellement émise à son avantage.
Les lettres de crédit ne sont généralement pas
utilisées pour les marchés concernant les services,
dans lesquels la définition de la bonne fin du
marché est plus subjective et peut donc difficilement
relever de l’appréciation d’une institution financière
indépendante.
On pourra trouver des précisions complémentaires
sur les lettres de crédit, leur utilisation et les
meilleures pratiques à l’adresse: http://www.sitpro.
org.uk/trade/lettcred.html
1.2 Modalités de paiement (quand
paiement doit être effectué )
Á ce titre, deux aspects secondaires se présentent:
combien de temps prendra le transfert du montant
à payer et quand le paiement peut-il être demandé?
Combien de jours faudra-t-il pour effectuer le
paiement?
Le délai standard de paiement dans la passation
des marchés publics varie généralement entre 30
et 60 jours à compter de la réception53 par l’entité
acheteuse des biens, travaux ou services.
Il convient, lors de l’accord sur les délais de
paiement, d’être réaliste. Les paiements aux
fournisseurs ou aux entrepreneurs impliquent
souvent de longs processus internes; il est par
conséquent nécessaire d’être le plus réalistes possible
dans l’accord sur les modalités de paiement retenues
au titre du marché.
Comme définie par le marché.
Manuel deàapplicables
passation
des
marchés
Module J: Modalités
Modulede
I1:
Module
paiement,
TypesFIDA
H:
deInvitation
marchés
cautions,
retenues
soumettreet
des
aux
garanties
offres
biens
97
Les flux de trésorerie constituent un facteur
important pour les fournisseurs et les entrepreneurs,
qui peuvent offrir des rabais en échange
d’un paiement rapide – cette formule étant
financièrement plus avantageuse pour eux. Il est
vrai que plus un fournisseur ou un entrepreneur
doit attendre pour être payé, plus s’élèvera le prix
des biens, travaux ou services. Aucune des deux
parties au marché n’a cependant avantage à ce que
soient promis des paiements rapides si les systèmes
ou les procédures qui existent au sein du système
national ou du projet n’en offrent pas la possibilité.
De telles fausses promesses ne peuvent que créer
des difficultés au cours de l’exécution lorsque le
paiement intervient au-delà de la date fixée dans
le marché, ce qui peut ternir la réputation, entraîner
une hausse des prix pour les marchés futurs, des
demandes d’intérêts ou, dans les cas les plus
extrêmes, des recours juridiques contractuels.
Quand les paiements peuvent-ils être demandés?
Il n’est pas systématique que le paiement soit
intégralement effectué à la fin du marché. En fait,
ce cas ne se présente souvent que dans les marchés
les plus simples de fourniture.
Les paiements peuvent être effectués:
– à 100% à l’achèvement du marché;
– à des étapes chronologiques du marché;
– sur la base de pourcentages ou de montants
convenus, suivant les précisions contenues
dans le marché;
– à l’achèvement de manifestations, de grandes
étapes, de livraisons ou de résultats attendus.
Paiements anticipés
Dans cette formule, très appréciée par les
fournisseurs et les entrepreneurs, des paiements sont
effectués au démarrage d’un marché avant même la
fourniture des biens ou la réalisation des travaux ou
des services.
Ils constituent une composante standard de
nombreux processus d’appel d’offres et font souvent
l’objet d’une négociation préalable à la signature
du contrat. Les fournisseurs, entrepreneurs et
consultants demandent fréquemment un paiement
anticipé pour les raisons suivantes:
– s’agissant des biens: pour couvrir le coût des
matériaux de production,
– s’agissant des travaux: pour couvrir les coûts
de location et/ou d’acquisition d’installations
ou d’équipements spécialisés,
– s’agissant des services: pour couvrir les coûts
de mobilisation (voyages aériens, visas).
98
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Passation
desde
marchés
Ils s’assurent ainsi que leur flux de trésorerie ne sera
pas négatif pendant les premiers stades d’exécution
du marché.
Bien que cette démarche soit, dans son principe,
généralement acceptable, un bon agent de passation
des marchés demandera des explications et
examinera les demandes de paiement anticipé pour
s’assurer que le montant du paiement anticipé est
justifié et authentique. Il demandera par exemple
à cet effet au fournisseur, à l’entrepreneur ou au
consultant d’apporter des preuves de la dépense
initiale qu’ils affirment devoir engager et il s’assurera
que le montant de l’avance demandée correspond
bien à la dépense effective.
En règle générale, les biens achetés dans le
commerce auprès d’un négociant ou d’un
concessionnaire ne devraient normalement pas
exiger de paiement anticipé. Le fournisseur n’aura
pas de dépenses initiales excessives à supporter et
pourrait même bénéficier d’un crédit sur ces biens,
ce qui signifie qu’il n’aura en fait effectué aucune
dépense au moment où il livrera les biens.
Des paiements anticipés ne devront jamais être consentis
pour couvrir les dépenses normales liées à une activité ou
aux “outils du métier” – on ne donnera pas une avance à
un charpentier pour qu’il s’achète un nouveau marteau.
On observe souvent que les paiements anticipés
sont présentés sous la forme d’un pourcentage du
prix global du marché. Cette présentation sous la
forme d’un pourcentage n’est certes pas totalement
incorrecte, mais il serait plus clair, dans le cadre
d’un marché, d’indiquer plutôt le montant exact à
payer. La raison en est simple: si le chiffre est basé
sur un pourcentage et si le prix de la composante
du marché servant de base au calcul du pourcentage
augmente, la valeur de l’avance augmente également,
alors que son augmentation pourrait ne pas
être justifiée.
Si le montant à payer est présenté sous la forme
d’un pourcentage, il n’est pas toujours approprié
d’utiliser le prix global du marché comme base du
pourcentage. Il doit au contraire être calculé en
pourcentage de la composante du marché
en question.
Exemple:
Il existe généralement deux types de retenues:
Le prix global du marché (PGM) d’un
équipement, dont la livraison interviendra
dans six mois, est de 20 000 USD.
Ce montant est ventilé comme suit:
– équipement: 15 000 USD
– coût d’expédition: 5 000 USD
Garantie: lorsque la retenue est liée à l’expiration
de la période de garantie concernant les éventuelles
malfaçons des articles achetés. Le montant de la
retenue varie normalement entre 2,5 et 10% de la
valeur des articles.
L’entrepreneur demande un paiement
anticipé de 10% pour couvrir certains
coûts initiaux de production, ce qui est
accepté par le responsable des acquisitions.
L’entrepreneur demande donc 10% du
PGM, soit 2 000 USD.
Les 2 000 USD représentent bien 10%
du PGM, mais ils correspondent en fait à
13,3% du prix de l’équipement. Le prix de
l’équipement étant la seule composante du
marché pour laquelle le paiement anticipé
devrait s’appliquer, le montant demandé n’est
donc pas correct.
Le montant correct de l’avance pour les coûts
initiaux de production devrait être de 10% de
15000 USD, soit 1 500 USD).
En acceptant de payer 10% du PGM, le client
aurait également payé une avance sur le coût
d’expédition, ce qui n’est pas justifié.
Les éventuels paiements anticipés doivent toujours
être couverts par une garantie émise par une
institution financière avant le paiement (voir ciaprès). Effectuer des paiements anticipés sans une
garantie constitue un risque financier significatif
pour l’acquéreur et n’est pas recommandé.
Une fois effectué, un paiement anticipé peut être
recouvré par tranches ou amorti sur une période
de six à douze mois. Cette période est normalement
convenue au cours des négociations contractuelles.
Retenues
Les retenues sont l’inverse des paiements anticipés:
l’entité acheteuse retient un pourcentage ou une
somme forfaitaire spécifique en attendant une action
ou un événement comme:
– une déduction des paiements proportionnels,
– une mise en réserve de l’échéancier des
paiements.
Réception définitive: lorsque la réception provisoire
a eu lieu, mais sous réserve de la réception définitive,
de l’installation ou du démarrage des articles acquis.
Elle est plus fréquente dans les marchés concernant
les travaux.
Dispositions en matière de révision des prix
Les révisions de prix ne sont autorisées que si
elles ont été expressément prévues par le marché
ou par un texte réglementaire; on doit y avoir
recours uniquement pour prendre en compte les
changements dans les “circonstances économiques”.
Ces dispositions s’appliquent souvent aux marchés
relatifs à l’emploi de consultants d’une durée
supérieure à une année, ou aux marchés de travaux
lorsque les prix des matières premières connaissent
des augmentations annuelles.
Les modifications des prix devront être approuvées
par l’acquéreur ou, dans le cas de marchés de
travaux, par “l’ingénieur”. Dans de nombreux pays,
toutefois, l’approbation doit être obtenue à un
niveau élevé au sein du ministère compétent.
Les arrangements concernant la révision des
prix doivent être exposés en détail dans le marché,
et la méthode ainsi que la formule clairement
énoncées. La méthode s’appuie normalement sur
les statistiques relatives à l’inflation publiées par
le service central gouvernemental responsable
des statistiques.
Il est normalement plus économique d’utiliser
une méthode de révision des prix que de verser
une indemnité à l’entrepreneur/au consultant
pour qu’il accepte tous les risques d’une éventuelle
augmentation des coûts; le marché devra néanmoins
préciser la limite supérieure de toute révision
des prix.
Les retenues peuvent être libérées plus rapidement
en échange d’une garantie ou d’un cautionnement
de paiement garantissant la restitution du paiement
au cas où l’entrepreneur venait à manquer à ses
responsabilités ou obligations.
Manuel deàapplicables
passation
des
marchés
Module J: Modalités
Modulede
I1:
Module
paiement,
TypesFIDA
H:
deInvitation
marchés
cautions,
retenues
soumettreet
des
aux
garanties
offres
biens
99
2. Obligations et garanties
2.1 Formes et types
Une obligation est une garantie écrite remise par une
partie (la caution) à une autre partie (le bénéficiaire)
afin de garantir l’exécution de certaines obligations
contractuelles entreprises par une troisième partie
(le fournisseur). Elle est utilisée pour protéger les
fonds publics/du projet en fournissant une garantie
financière en cas d’inexécution par un fournisseur,
un entrepreneur ou un consultant.
En matière d’obligations, la terminologie distingue
les “formes” et les “types”.
Les deux formes d’obligations sont les suivantes:
Cautionnements conditionnels. Dans cette forme,
c’est à l’entité acheteuse qu’il incombe de démontrer
l’inexécution par l’entrepreneur et la perte associée.
Le paiement est le montant de la perte effective de
l’acheteur à concurrence de la valeur de l’obligation
ou de la garantie.
Cautionnements sur demande. Ils sont payables
“sur demande”, à tout moment et intégralement,
indépendamment de l’ampleur de la perte de
l’acheteur. La demande peut donc toujours être
formulée, que l’exportateur ait ou non rempli
ses obligations contractuelles. L’entité acheteuse
peut toutefois être confrontée à une demande
reconventionnelle si la demande est formulée
de manière non appropriée.
Les principaux types d’obligations et garanties sont:
le cautionnement de soumission (ou “garantie
de soumission”)
Ce cautionnement offre à l’entité acheteuse une
protection pour le cas où elle serait contrainte de
lancer un nouvel appel d’offres si l’adjudicataire
décide de ne pas exécuter le marché qui lui
a été adjugé, ou s’il ne fournit pas les autres
cautionnements prévus au titre du marché.
Il garantit que la soumission est “sérieuse” et
qu’elle répond aux exigences de la soumission.
Les cautionnements de soumission sont restitués à
l’adjudicataire et à tous les autres soumissionnaires
lors de l’entrée en vigueur du marché.
la garantie de paiement anticipé
Elle est utilisée pour garantir tout paiement anticipé
effectué par l’entrepreneur. Le paiement n’est pas
effectué avant que la garantie ne soit reçue et le
montant de la garantie est toujours égal à la somme
à payer. Dans l’idéal, elle devrait se réduire à mesure
que le travail est exécuté et que le paiement anticipé
est “gagné”.
100
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Passation
desde
marchés
la garantie de bonne exécution
Elle sert de protection pour le cas où l’entrepreneur
manquerait à son obligation d’exécution du marché
et elle constitue souvent une conditionnalité de
l’entrée en vigueur du marché. Si l’entrepreneur
manque à son obligation d’exécution, l’entité
acheteuse peut “demander” la garantie et utiliser
l’argent pour couvrir le coût supplémentaire
qu’entraînera la nécessité d’achever le marché.
Les garanties de bonne exécution s’élèvent en
général à 5 ou 10% du prix du marché.
2.2 Principes généraux
Le format et la formulation de l’obligation/
de la garantie doivent être conformes au projet
contenu dans le dossier d’appel d’offres. Si le
système national de passation des marchés n’a pas
son propre format et sa propre formulation, des
modèles peuvent être trouvés auprès des institutions
financières et des donateurs.
Le garant doit jouir d’une bonne réputation et
être acceptable pour l’entité acheteuse. Certains
pays exigent qu’il soit confirmé par une institution
financière “locale”.
Le montant, la monnaie et la durée/validité
doivent être exacts. La date d’expiration doit être
au minimum d’un mois après la date d’expiration
prévue de l’événement ou de la période, afin de
laisser un délai suffisant pour la présentation
des demandes. Toute modification de la date
d’achèvement du marché exige une prorogation
parallèle de l’obligation.
Les cautionnements de soumission et les garanties
de bonne exécution ne sont généralement pas
recommandés pour les services de consultants.
Les cautionnements de soumission sont controversés
parce que lorsque les négociations échouent,
les raisons de l’échec peuvent être complexes
et imputables à égalité à l’entité acheteuse et
à l’entrepreneur. L’utilisation des garanties de
bonne exécution est difficile dans le cas des
marchés concernant les services de consultants,
car l’évaluation de l’exécution est un processus
très subjectif et peut entraîner une contestation
judiciaire dans laquelle il est difficile de démontrer
que la performance du consultant est l’unique
raison d’une médiocre exécution. Les consultants
internationaux peuvent renoncer, en raison des
risques encourus, à participer à un appel d’offres
pour un travail où des garanties de bonne exécution
sont nécessaires, réduisant ainsi la concurrence
sur le marché.
Toutes les obligations coûtent de l’argent au
fournisseur, étant donné qu’il doit payer une
redevance à la caution pour son cautionnement.
Les coûts sont généralement calculés par la caution
sur une base trimestrielle et souvent facturés comme
un pourcentage de la valeur des obligations. Même
si ces coûts ne sont pas extrêmes, ils constituent un
engagement financier de la part du fournisseur qui
peut par conséquent chercher à récupérer ce coût
en pratiquant des taux légèrement plus élevés.
2.3. Gestion des obligations et garanties
Une obligation peut faire l’objet:
– d’une prorogation, pour les raisons suivantes:
a) l’adjudication d’un marché a été retardée
(cautionnements de soumission
uniquement). Dans de telles circonstances,
tous les soumissionnaires doivent être invités
à proroger leur cautionnement pour une
période précisée;
b) la date contractuelle de livraison/d’achèvement
a été modifiée. On demandera à l’entrepreneur
de proroger son cautionnement pour une
période coïncidant avec la nouvelle date.
Enfin, les obligations et garanties sont des
instruments financiers (liquidités) et doivent
toujours:
– être correctement enregistrées;
– être conservées dans un coffre-fort ou un autre
lieu sûr dans les locaux de l’entité acheteuse;
– demeurer vierges de toute annotation;
– être suivies et gérées afin de s’assurer qu’elles
ne parviennent pas trop tôt à expiration;
– être restituées à la date d’expiration si elles
n’ont pas été utilisées;
– être enregistrées et conservées dans le dossier;
– être assorties d’un mécanisme permettant de
surveiller les dates d’expiration et de prendre
les dispositions en vue de leur renouvellement.
Cette opération devra intervenir quatre semaines
au moins avant la date d’expiration prévue.
– d’une restitution, pour les raisons suivantes:
a) le marché a été adjugé à un autre
soumissionnaire (cautionnements de
soumission uniquement);
b) les tâches couvertes par l’obligation/
la garantie ont été exécutées de manière
satisfaisante;
c) la période de garantie est arrivée à expiration;
d) la valeur du paiement a été recouvrée
(garantie de paiement anticipé uniquement).
– d’une demande, pour les raisons suivantes:
a) l’entrepreneur s’est retiré de l’appel
d’offres (cautionnements de soumission
uniquement);
b) l’entrepreneur n’a pas exécuté le marché;
c) l’entrepreneur n’a pas respecté la garantie
concernant les éventuelles malfaçons;
d) l’entrepreneur a rejeté une demande valable
de prorogation de la garantie (ne s’applique
pas aux cautionnements de soumission).
Une demande de paiement doit être adressée par
écrit à la partie émettrice une semaine au moins
avant la date d’expiration, et si possible et de
préférence, au moins un mois avant.
Manuel deàapplicables
passation
des
marchés
Module J: Modalités
Modulede
I1:
Module
paiement,
TypesFIDA
H:
deInvitation
marchés
cautions,
retenues
soumettreet
des
aux
garanties
offres
biens
101
Processus de
soumission
Process
management
Processus de
soumission
Module K1: La publication du dossier
d’appel d’offres
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procédures
acceptables en matière de publication du dossier d’appel d’offres.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts, et qu’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés
et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions.
1. Introduction
Le dossier d’appel d’offres doit être publié
rapidement afin que les soumissionnaires disposent
d’un temps suffisant pour préparer et soumettre leurs
offres. Des retards dans la publication du dossier
d’appel d’offres peuvent avoir pour conséquence
une réduction de la concurrence, laquelle pourrait
elle-même conduire à l’annulation d’un processus
d’appel d’offres ou à une augmentation du prix payé
pour les biens, les travaux ou les services.
Les soumissionnaires doivent recevoir les mêmes
informations (c’est-à-dire exactement le même
document) au même moment, afin de garantir
l’impartialité du processus de passation des marchés.
Il est essentiel de conserver un exemplaire de
tous les documents publiés, pour le cas où les
soumissionnaires formuleraient des questions
ou des réclamations.
2. Quand et comment
La publication d’un dossier d’appel d’offres est
une tâche revenant à l’entité acheteuse, mais il
faut d’abord, pour cela, que le document ait été
approuvé:
– par le FIDA, dans le cas où il procède à un
examen préalable; ou,
– lorsqu’il n’y a pas d’examen préalable,
conformément aux niveaux d’autorité déterminés
au sein de l’entité acheteuse ou de la structure
nationale.
opération “commerciale”, ni d’un moyen de création
de recettes pour l’entité acheteuse. La question
principale est donc de savoir si le dossier d’appel
d’offres sera diffusé sous forme électronique ou sous
forme de copie papier. La diffusion des documents
par voie électronique supprime toute justification à
leur vente.
Si le choix est fait d’imprimer les documents et de
les vendre, l’entité acheteuse devra veiller à ce que:
1. un nombre suffisant de copies soit imprimé
et que des dispositions soient prises pour
une réimpression rapide des exemplaires
commandés;
2. des arrangements aient été pris pour recevoir
les paiements et en rendre compte (à savoir
installations sécurisées de manipulation
des fonds, compte désigné pour recevoir les
redevances, établissement de reçus officiels,
délégation de personnel familiarisé avec
le processus);
3. un contrat soit établi avec les services qui
se chargeront de l’expédition du document
par envoi postal recommandé ou, plus
probablement, par service de courrier,
en particulier pour les soumissionnaires
internationaux.
Les dossiers d’appel d’offres peuvent être vendus
ou remis à titre gracieux. Le choix de l’une ou
l’autre formule sera arrêté par l’entité acheteuse
et le FIDA. Si les dossiers d’appel d’offres sont
vendus, c’est uniquement pour récupérer les frais
occasionnés par l’impression de volumineux
documents et leur expédition par service de
courrier aux soumissionnaires – il ne s’agit ni d’une
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
H: Invitation
soumettre
des
offres
Module K1:Module
La publication
du dossier
d’appel
d’offres
103
3. Le processus d’appel d’offres ouvert
4. Le processus d’appel d’offres restreint
1. Prendre les dispositions en vue de la publication
de l’avis (appel d’offres ouvert uniquement).
Cette publicité peut se faire par l’intermédiaire
du site Web des Nations Unies “Development
Business” et des journaux locaux, régionaux
et internationaux.
1. Lorsque les documents sont communiqués aux
soumissionnaires figurant sur une liste restreinte
ou une liste de présélection, l’expédition des
documents à tous les soumissionnaires doit se
faire simultanément.
2. Les soumissionnaires peuvent demander une
consultation préalable des documents avant
d’en faire l’acquisition. S’il est prévu d’autoriser
cette consultation préalable, il faudra prendre
des dispositions pour la rendre possible, et
notamment indiquer dans l’avis publié l’adresse
et les horaires de cette consultation.
3. Les documents doivent être expédiés rapidement
à tous ceux qui répondent à un avis. Si
les documents sont vendus, ils doivent être
envoyés à la seconde de deux dates, celle de la
réception de la demande ou celle du paiement
de la redevance.
4. Les redevances reçues doivent être intégralement
comptabilisées et déposées sur un compte
désigné.
5. On tiendra un registre de tous les
soumissionnaires ayant reçu un document, ce
qui permettra de les contacter au cas où il serait
nécessaire de diffuser un éclaircissement ou une
extension de l’offre. Les informations minimales
suivantes devront figurer dans le registre:
– le titre et le numéro de référence du dossier
d’appel d’offres, ainsi que la date à laquelle
il a été mis en vente et sa date de clôture;
– le numéro de référence assigné à chaque
soumissionnaire achetant le document;
– le nom, l’adresse et les coordonnées de
l’acquéreur (téléphone, téléphone mobile,
télécopieur et adresse de courriel).
6. Dans tous les cas, les soumissionnaires seront
tenus d’accuser réception du document.
104
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Processus
dede
soumission
2. On tiendra un registre de la communication de
tous les documents.
Module K2: Séances d’information à
l’intention des soumissionnaires
éventuels et visites de site
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA – comme outils au cours du processus
d’appel d’offres – des informations concernant le moment, les raisons et les modalités de l’organisation
de séances d’information et de visites de site à l’intention des soumissionnaires éventuels.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts et qu’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés
et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions.
1. Introduction
Les séances d’information ou les visites de site
à l’intention des soumissionnaires ne sont pas
obligatoires, mais elles constituent une technique
utile dans les cas où la passation du marché est
d’une haute technicité – cas où on peut s’attendre
à recevoir un nombre significatif de demandes
d’éclaircissements et où la connaissance du site
est importante pour la préparation de l’offre.
Au cours d’une séance d’information à l’intention
des soumissionnaires, l’entité acheteuse présente
aux soumissionnaires un exposé concernant le
besoin et répond aux questions afin d’aider les
soumissionnaires à préparer leurs soumissions.
Dans une visite de site, les soumissionnaires ont
la possibilité d’inspecter le site sur lequel les biens
seront installés, ou les travaux ou les services
exécutés.
Une séance d’information ou une visite de site
peuvent offrir les avantages suivants:
– l’entité acheteuse est en mesure de fournir
des informations complémentaires aux
soumissionnaires, de sorte que tous les
soumissionnaires reçoivent les mêmes
informations;
– les soumissionnaires bénéficient d’une aide
dans la préparation des offres qui devraient être
fondées sur des informations plus détaillées et
plus précises, réceptives aux besoins de l’entité
acheteuse et moins susceptibles de comporter des
réserves, des conditions ou des avertissements;
– l’entité acheteuse peut être informée de questions
ou de problèmes imprévus, à un stade précoce
où il est encore temps de modifier, si nécessaire,
le document d’invitation;
– les demandes probables d’éclaircissements
peuvent être, pour la plupart, traitées en
même temps;
– la possibilité de différends contractuels résultant
d’une mauvaise compréhension, de la part
d’un soumissionnaire, des besoins de l’entité
acheteuse est réduite.
Lorsqu’on prévoit la tenue d’une séance
d’information à l’intention des soumissionnaires
et une visite de site, il conviendrait, si possible, de
les faire coïncider – en particulier s’il est probable
que des soumissionnaires internationaux doivent
voyager pour y participer. Le besoin de séances
d’information ou de visites de site à l’intention
des soumissionnaires doit être envisagé au stade
de la planification de la passation des marchés et
les dispositions adéquates doivent être prévues
dans le dossier d’appel d’offres.
Les séances d’information ou les visites de site ne
devraient normalement pas être nécessaires dans la
méthode de la demande de prix, étant donné qu’elle
n’est utilisée que pour la passation des marchés
simples de valeur peu élevée.
Des séances d’information et/ou des visites de site
peuvent être nécessaires pour des marchés de biens,
de travaux, de services de consultants ou de services
autres que des services de consultants.
2. La séance d’information à
l’intention des soumissionnaires
Il est recommandé, pour toutes les missions
complexes, d’organiser une séance d’information
à l’intention des soumissionnaires. Ce, afin que ces
derniers puissent demander des éclaircissements à
propos de la demande de propositions et recueillir
des informations concernant la mission auprès de
l’entité acheteuse ou de l’organisme d’exécution.
Une telle séance profitera aussi bien à l’entité
acheteuse qu’au soumissionnaire, étant donné que
le processus peut faire apparaître des erreurs ou
omissions aux premiers stades de la procédure.
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
Module
H: Invitation
soumettre
des
offres
Module
La publication
du
dossier
d’appel
d’offres
Module K2: Séances d’information à l’intention
desK1:
soumissionnaires
éventuels
et
visites
de
site
105
Il est également recommandé, pour les missions
complexes, que les soumissionnaires aient la
possibilité de visiter le site du projet avant la datede
clôture des soumissions, afin qu’ils se familiarisent
avec les conditions locales. Cette visite peut
coïncider, par souci de commodité, avec une séance
d’information à l’intention des soumissionnaires.
Un processus de sélection transparent améliore
la qualité de la concurrence en créant un climat
de confiance entre les parties concernées, en
réduisant les risques professionnels perçus et réels
pour les consultants et en réduisant l’apparition
de plaintes et de réclamations. La transparence
dissipe les soupçons de discrétion et d’injustice
dans le processus de sélection.
2.1 Notes pour les séances d’information
à l’intention des soumissionnaires
1. La décision d’organiser une séance d’information
à l’intention des soumissionnaires doit être
mentionnée dans le dossier d’appel d’offres, en
même temps que le lieu où elle se tiendra, ainsi
que la date et l’heure.
2. Les séances d’information doivent se tenir au
début de la période d’invitation, pour donner
aux soumissionnaires le temps de prendre en
compte l’information dans la préparation de
leurs offres.
séance d’information devra être informé
de ses responsabilités et des questions et
réponses prévues.
2.2 Mesures à prendre après la
séance d’information à l’intention des
soumissionnaires
– L’entité acheteuse devra établir un procès-verbal
autorisé des débats; il sera communiqué à toutes
les organisations ayant reçu un exemplaire du
dossier d’appel d’offres.
– L’entité acheteuse devra déterminer s’il est
nécessaire de publier, outre le procès-verbal, des
éclaircissements formels à propos de l’offre.
– L’entité acheteuse devra déterminer s’il est
nécessaire, compte tenu des éclaircissements, de
modifier la date de clôture de l’appel d’offres. La
décision de reporter la date de clôture devra être
prise rapidement. On économiserait du temps et
des efforts si elle était communiquée en même
temps que les éclaircissements.
3. Visites de site
Les soumissionnaires devraient être encouragés,
dans le cas de missions complexes, à effectuer
une visite de site pour se familiariser avec les
conditions locales et le contexte professionnel qu’ils
rencontreront au cours de l’exécution du marché.
3. Le lieu de la réunion doit être réservé à l’avance;
il doit être assez vaste pour accueillir tous les
soumissionnaires intéressés. Il se peut que
certains soumissionnaires arrivant à la réunion
n’aient pas encore acheté le dossier d’appel
d’offres – si celui-ci est vendu : il faudra donc
prendre des dispositions pour qu’ils puissent
l’acquérir.
Après une visite de site, les soumissionnaires sont
mieux informés et donc plus en mesure de formuler
une offre plus précise et plus adaptée: ainsi, les
offres basées sur des hypothèses et des données
secondaires cèdent la place à des offres basées sur
des faits et des informations directes. Cela améliore
la qualité des offres et devrait, en conséquence,
faciliter le processus d’évaluation.
4. Le lieu de la réunion doit comprendre des
installations permettant à l’entité acheteuse
de présenter, en cas de besoin, un exposé aux
soumissionnaires et d’installer un ordinateur
pour l’établissement d’un compte-rendu des
débats qui deviendra ensuite le
procès-verbal formel de la séance.
La gestion précise d’une visite de site sera déterminée
par la nature et la taille du site et par le type de
marché qu’il est envisagé de passer. Toutefois,
l’entité acheteuse doit s’assurer que les mesures
ci-après soient prises avant toute visite de site:
5. En règle générale, une séance d’information
à l’intention des soumissionnaires pourrait
inclure les points suivants:
– ouverture et accueil par l’entité acheteuse;
– bref exposé, de la part de l’entité acheteuse,
concernant le besoin;
– questions des soumissionnaires et clôture.
Si des demandes d’éclaircissement ont été
reçues avant la séance d’information, elles
peuvent être utilisées pour déterminer l’ordre du
jour et préparer les réponses. Le personnel chargé
de la passation des marchés participant à la
106
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Processus
dede
soumission
1. des dispositions ont été prises pour garantir la
santé et la sûreté de tous les visiteurs du site;
2. tout le personnel est informé de la nécessité
de donner à tous les soumissionnaires un égal
accès au site;
3. les soumissionnaires doivent pouvoir visiter
la plus grande partie possible du site et être
autorisés à observer les installations mises à
disposition par l’entité acheteuse;
4. le personnel ne doit pas fournir des informations
différentes à différents soumissionnaires, car
cela donnerait à certains d’entre eux un avantage
indu et exposerait l’entité acheteuse à des
réclamations.
Module K3: Éclaircissements,
modifications et annulations des
appels d’offres
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les pratiques
générales à suivre au cours du processus d’appel d’offres lorsqu’ils sont confrontés à la nécessité de
clarifier un appel d’offres, de le modifier ou de l’annuler.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts, et qu’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés
et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions.
1. Introduction
Dans l’idéal, les éclaircissements, modifications
et prorogations de la date limite des soumissions
ne devraient pas être nécessaires. Il est toutefois
important, lorsque de telles interventions sont
requises, qu’elles soient communiquées rapidement
et suffisamment avant la date de clôture des offres. Il
est également essentiel que les mêmes informations
soient communiquées en même temps à tous les
soumissionnaires.
Un usage incorrect des éclaircissements,
modifications et prorogations peut entraîner des
réclamations de la part des soumissionnaires,
d’inutiles retards dans le processus d’invitation ou
une réduction du nombre des soumissions.
La présente section définit par conséquent quelques
procédures opérationnelles standard concernant
les réponses aux demandes d’éclaircissement
des soumissionnaires, la communication de
modifications à un document d’invitation, et
l’approbation de reports de la date limite de remise
des offres.
2. Éclaircissements de l’appel
d’offres
Il est fait ici référence aux demandes émanant des
soumissionnaires à propos d’un quelconque aspect
de l’appel d’offres et pouvant avoir été formulées
au cours d’une séance d’information à l’intention
des soumissionnaires ou dans une communication
écrite. L’entité acheteuse ne doit ni préparer ni
diffuser d’éclaircissement en réponse à une demande
verbale d’un soumissionnaire.
après cette date doivent être rejetées, à moins que
l’entité acheteuse ne juge que ce rejet pourrait être
préjudiciable au processus d’appel d’offres. Dans
une situation de ce type, il peut être nécessaire de
reporter la date limite de remise des offres.
2.1 Procédures à suivre à la réception
d’une demande d’éclaircissement:
1. Inscrire la demande dans un registre.
2. Vérifier si elle a été reçue dans le délai indiqué
dans le document d’appel d’offres. Dans la
négative, la demande devra être ignorée, à
moins qu’elle ne fasse apparaître, dans le dossier
d’appel d’offres, une faille sérieuse susceptible
d’aller à l’encontre du but de l’appel d’offres.
3. Élaborer une réponse à la demande
d’éclaircissement et la transmettre dans le délai
spécifié dans le dossier d’appel d’offres. Veiller
à ce que toutes les autorisations requises soient
obtenues avant de publier la réponse.
4. Communiquer la demande d’éclaircissement
et la réponse simultanément à tous les
soumissionnaires, sans révéler la source originale
de la demande. La réponse doit être adressée
à tous par la même méthode. Le courrier
électronique constitue, à l’heure actuelle, la
méthode la plus rapide.
5. Conserver une copie dans le dossier de l’appel
d’offres.
Le dossier d’appel d’offres doit normalement
indiquer une date limite de soumission des
demandes d’éclaircissements; les demandes reçues
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
H:etInvitation
soumettre
des
offres
Module
K1:Module
La publication
du dossier
d’offres
Module K3: Éclaircissements,
modifications
annulations
desd’appel
appels
107
Les considérations ci-après devront être prises en
compte dans la préparation de la réponse:
1. L’éclaircissement exige-t-il une modification
de la spécification ou des conditions du
dossier d’appel d’offres?
2. La réponse impose-t-elle aux soumissionnaires
d’entreprendre un travail supplémentaire ou
d’apporter à leurs offres des modifications
profondes qui ne pourraient raisonnablement
pas être achevées avant la date de soumission?
Dans l’affirmative, il faudra envisager de reporter
la date limite de soumission des offres.
Si tel est le cas, on se reportera à la section suivante
sur les modifications des appels d’offres.
3. Modifications des appels d’offres
Les modifications sont des amendements formels
que l’entité acheteuse peut choisir d’apporter au
document d’invitation, en réponse à une demande
d’éclaircissement d’un soumissionnaire ou de sa
propre initiative.
Elles peuvent être rendues nécessaires par trois
facteurs: des erreurs dans le document original;
des ajustements à l’une ou l’autre partie des
spécifications ou des conditions du dossier d’appel
d’offres (pouvant résulter d’un éclaircissement de
l’appel d’offres, d’une visite sur site, ou d’une séance
d’information à l’intention des soumissionnaires);
ou un report de la date limite de soumission des
offres – destiné à donner aux soumissionnaires
davantage de temps pour préparer leurs offres au
cours de la période de l’invitation à soumissionner.
Il est nécessaire, lorsqu’on annonce une
modification, de s’interroger sur le point de savoir si
elle exige un report de la date limite de soumission
des offres. En effet, toutes les modifications
n’exigeront pas un report automatique de la période
de l’invitation à soumissionner, mais certaines
raisons peuvent justifier ce report:
– modifications du dossier d’appel d’offres
pouvant exiger des soumissionnaires qu’ils
modifient leurs soumissions et qu’ils
entreprennent un travail complémentaire pour
se mettre en conformité;
– demandes de prorogation des délais formulées
par plus d’un soumissionnaire, si une réponse
négative pourrait réduire la concurrence;
– événements imprévus rendant inadéquate la
date de clôture originellement fixée.
Avant de prendre une décision sur la prorogation
de la période de l’invitation à soumissionner, l’entité
acheteuse devra consulter:
– l’utilisateur final, pour s’assurer que la révision
du calendrier est adéquate; et
– les personnes participant à l’ouverture des plis et
à l’évaluation des soumissions, pour s’assurer de
leur disponibilité. Ce point est d’une importance
particulière dans les cas où des personnes
spécifiques doivent participer à l’évaluation en
raison de leur compétence, connaissance ou
expérience spécifiques.
Lorsqu’on annonce une modification qui n’exige pas
de report de la date limite de soumission des offres,
on doit:
1. communiquer la modification à tous les
soumissionnaires simultanément et par la même
méthode. Le courrier électronique constitue, à
l’heure actuelle, la méthode la plus rapide;
2. conserver une copie dans le dossier de l’appel
d’offres.
Lorsqu’on annonce une modification prévoyant un
report de la date limite de soumission des offres, on
doit – outre les mesures 1 et 2 ci-dessus:
3. annoncer les nouvelles date et heure de toute
ouverture publique des plis, afin d’éviter tout
malentendu;
4. veiller à ce que les dispositions prises pour
la réception des soumissions et pour toute
ouverture publique des plis soient révisées et
donner notification à cet effet à la personne
responsable de la coordination de l’ouverture
des plis; et
5. veiller à ce que la commission d’évaluation
soit officiellement informée des modifications
apportées au calendrier de passation des marchés
ainsi que du nouveau calendrier.
4. Annulation de l’appel d’offres
Un processus d’appel d’offres peut être annulé avant
sa date de clôture.
Toute décision d’annulation d’un processus d’appel
d’offres revêt une grande importance, car elle
entraîne des conséquences pour l’entité acheteuse
(gaspillage de ressources et perte potentielle
de confiance du marché) ainsi que pour les
soumissionnaires (gaspillage de temps et d’efforts
jusqu’au moment de l’annulation). Il faut aussi
prendre en compte le temps perdu pour le projet.
Compte tenu des conséquences négatives énoncées
ci-dessus, la décision d’annuler un processus de
passation des marchés doit être formellement
autorisée par l’entité acheteuse et par le FIDA.
108
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Processus
dede
soumission
Plusieurs causes peuvent justifier l’annulation:
– le besoin n’existe plus;
– le besoin a changé de manière significative,
au point que le processus de passation des
marchés doit recommencer;
– le financement n’est plus disponible;
– il est établi qu’il existe une collusion entre
les soumissionnaires;
– l’annulation est considérée comme nécessaire,
dans l’intérêt de la sécurité nationale.
Lorsque l’annulation du processus d’appel d’offres
intervient après la publication de l’avis mais avant
l’ouverture des plis, l’entité acheteuse doit:
– donner notification de l’annulation à tous
les soumissionnaires qui ont acheté ou reçu
le dossier d’appel d’offres;
Motif d'annulation
– rembourser toutes les redevances provenant de la
vente du dossier d’appel d’offres (le cas échéant);
– renvoyer aux soumissionnaires, sans les ouvrir,
les soumissions reçues;
– donner notification au FIDA ainsi qu’à tous les
départements, unités et commissions impliqués
dans le processus d’appel d’offres.
Les mesures à prendre après l’annulation
dépendront de la raison de cette annulation. Le
tableau ci-après contient quelques suggestions
quant aux mesures ultérieures, sur la base des
justifications énoncées ci-dessus:
Étape suivante possible …..
Le besoin n'existe plus
Aucune mesure nécessaire
Changement significatif du besoin
Adapter les documents et réémettre l'appel d'offres
Le financement n'est plus disponible
Aucune mesure nécessaire
Collusion établie entre les soumissionnaires
Réémettre l'appel d'offres à l'intention
d'un nouveau groupe de soumissionnaires
Sécurité nationale
Envisager une autre approche
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
H:etInvitation
soumettre
des
offres
Module
K1:Module
La publication
du dossier
d’offres
Module K3: Éclaircissements,
modifications
annulations
desd’appel
appels
109
Module K4: Réception des soumissions
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procédures
acceptables concernant:
– la réception des soumissions;
– la clôture du processus d’appel d’offres lorsque la date limite est atteinte; et
– la conservation en lieu sûr des plis jusqu’au moment de leur ouverture.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts et que l’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés et
qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions.
1. Introduction
La procédure de réception officielle des soumissions,
de clôture du processus d’appel d’offres et de
conservation en lieu sûr des soumissions est
essentielle à la garantie de l’intégrité du processus,
pour plusieurs raisons:
– elle garantit que les offres soumises demeurent
cachetées jusqu’au moment de l’ouverture des
plis54, afin de favoriser une concurrence loyale;
– elle garantit que la clôture des soumissions
intervient à la date limite, au jour et à l’heure
précis et qu’aucune soumission tardive ne
sera acceptée;
– elle garantit qu’un registre sera tenu de toutes
les soumissions reçues dans les délais prescrits,
ce qui contribuera à éviter l’ouverture de
soumissions tardives le jour de l’ouverture.
Il appartient à l’entité acheteuse de prendre les
dispositions requises pour la réception et la
conservation en lieu sûr des soumissions jusqu’à
l’heure d’ouverture désignée.
La méthode d’entreposage préférée consiste à utiliser
un conteneur verrouillé. Cette méthode pourrait
toutefois ne pas être adaptée:
– pour les missions complexes, où les documents
sont volumineux; ou
– pour les très petits appels d’offres conduits selon
la méthode de l’achat au meilleur prix sur le
marché national (voir le Module F5).
Il est nécessaire, dans ce cas, d’adopter une méthode
formelle de récépissés des soumissions, et de prévoir
un local sécurisé pour les entreposer.
54 Voir le Module K5.
110
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Processus
dede
soumission
En tout état de cause, les décisions concernant les
méthodes et les modalités de réception des offres
auront dû être prises dans le cadre de la préparation
du dossier d’appel d’offres et incluses dans ce
dossier d’appel d’offres au titre des instructions aux
soumissionnaires.
2. Instructions point par point
2.1 En cas d’utilisation d’un conteneur
pour les soumissions
(i) Lorsque la méthode choisie consiste à utiliser
un conteneur, on mettra à la disposition des
soumissionnaires, pendant la période de
l’invitation à soumissionner, un conteneur
pouvant être verrouillé, dans lequel ils
déposeront leurs offres.
(ii) Le conteneur devra comporter une ouverture
assez large pour qu’on puisse y insérer la
plupart des soumissions, mais suffisamment
étroite – afin qu’il ne soit pas possible d’en
atteindre l’intérieur et d’en extraire une
soumission.
(iii) Les soumissions ou les échantillons dont les
dimensions sont trop importantes pour pouvoir
être placés dans le conteneur devront être remis
à l’entité acheteuse qui délivrera en échange un
récépissé signé précisant la date et l’heure de la
soumission et le nom du fonctionnaire qui l’a
reçue. Le consignataire aura pour responsabilité
d’entreposer la soumission dans un local
sécurisé – ou de manière sécurisée – jusqu’à
l’ouverture des plis; il placera une copie du
récépissé dans le conteneur afin de garantir que
la soumission soit prise en compte au moment
de l’ouverture des plis.
(iv) Le conteneur sera verrouillé pendant toute
la durée de la période de l’invitation à
soumissionner.
(v) Le conteneur sera placé dans un local accessible
au public pendant l’horaire de travail normal.
Il pourra devoir être marqué d’une étiquette
portant le numéro de référence du marché,
au cas où plusieurs conteneurs seraient utilisés
simultanément, pour des appels d’offres ayant
différentes dates de clôtures.
(vi) On veillera à ce que du personnel ait été
désigné pour prendre en charge la gestion de
la clôture de l’appel d’offres et à ce qu’il soit
informé de la date, de l’heure et du lieu de
la clôture.
(vii) L’ouverture du conteneur sera scellée à la date et
l’heure limites précises de dépôt des soumissions.
L’apposition de sceaux ou la fermeture du
conteneur doit se faire de manière à interdire à
quiconque d’y déposer une soumission tardive.
(viii) La date et l’heure de réception de toute
soumission reçue au-delà de la date limite
seront immédiatement inscrites sur l’enveloppe,
sur laquelle sera également apposé un cachet
ou une mention “Réception tardive – Ne
pas ouvrir”.
(ix) Il est recommandé que le président de
l’équipe chargée de l’ouverture des plis (voir
le Module K5) soit présent à l’heure précise de
la clôture pour en vérifier l’heure et s’assurer
qu’aucune soumission tardive ne soit acceptée.
Il est également important que le fonctionnaire
chargé de la fermeture du conteneur procède à
cette opération au moment exact – ni avant,
ni après.
(x) Le conteneur scellé renfermant les soumissions,
ainsi que les soumissions et autres articles
trop grands pour entrer dans le conteneur,
seront alors transportés jusqu’au lieu où
s’effectuera l’ouverture des plis et confiés à la
garde de l’équipe chargée de cette ouverture.
Le conteneur ne doit ni être ouvert, ni être
laissé sans surveillance, entre la clôture des
soumissions et l’ouverture des plis.
2.2 À défaut de conteneur pour les
soumissions (méthode de réception
formelle)
(i) Dans le cadre de cette méthode, les
soumissionnaires remettent leurs offres
à l’adresse indiquée dans le document
d’invitation. Un ou plusieurs fonctionnaires
devront être désignés comme responsables de
la réception et de la conservation en lieu sûr des
offres cachetées jusqu’à l’ouverture des plis. Un
récépissé indiquant la date et l’heure du dépôt
sera délivré au soumissionnaire, comme preuve
de remise de la soumission avant la date limite.
(ii) L’entité acheteuse conserve une copie du
récépissé, dont le contenu détaillé est repris
sur un registre des entrées (exemple joint à
la fin de ce module). Ce registre des entrées est
ensuite remis au président de l’équipe chargée
de l’ouverture des plis, lorsque les soumissions
lui sont transmises en vue de cette ouverture,
afin de vérifier que toutes les soumissions ont
été comptabilisées. Le registre peut aussi être
utilisé comme annexe au rapport d’évaluation.
(iii) La clôture des soumissions sera gérée par
le(s) fonctionnaire(s) désigné(s) qui devra
(devront) être sur place, à l’adresse de réception
des offres avant l’heure de la clôture des
soumissions. Pour des raisons pratiques, il est
recommandé que tout le personnel participant
à la clôture soit sur place, pour apporter son
aide, une heure au moins avant la clôture.
(De nombreuses soumissions seront remises
au cours de la dernière heure de la période
de l’invitation à soumissionner, et il n’est pas
inhabituel de voir une file d’attente se former
au cours des 15 dernières minutes précédant
la clôture).
(iv) Toutes les soumissions doivent être transférées
au lieu d’ouverture des plis à temps pour cette
ouverture.
FIDA
Manuel
deà passation
des
marchés
H: Invitation
soumettre
des
offres
Module K1:Module
LaModule
publication
du dossier
d’appel
d’offres
K4:
Réception
des
soumissions
111
Exemple de Registre des Entrées: soumissions ou échantillons
Numéro de référence du marché:
Nom et adresse
du fournisseur/
consultant d’où
provient le colis
112
Heure & date Nombre de
de réception colis reçus
(mois en
toutes
lettres)
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Processus
dede
soumission
N° du
récépissé
Contenu (s’il
est connu)
(documents/
échantillons)
Nom et
État
(endommagé signature du
co signataire
/intact,
cacheté/
décacheté)
Module K5: Ouverture des plis
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des informations sur les procédures
acceptables pour l’ouverture des plis.
Champ d’application
Ce module s’applique lorsque des orientations sont nécessaires à propos des thèmes couverts et qu’on
ne dispose pas d’autres sources de référence. S’il existe un système national de passation des marchés
et qu’il contient des dispositions acceptées sur ces questions, on utilisera plutôt ces instructions. Lorsque
la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures
de la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront.
1. Introduction
Les plis renfermant les offres reçues en temps utile
sont généralement ouverts en public, en présence
des soumissionnaires. Cette étape est importante
dans le processus d’appel d’offres, car:
– l’ouverture publique des plis contribue à
démontrer la transparence du processus
d’appels d’offres et renforce la confiance des
soumissionnaires en l’impartialité du système;
– la lecture publique des notes techniques et des
prix, lors de l’ouverture des offres financières,
devrait exclure tout différend ultérieur
concernant des changements de prix ou des
résultats de l’évaluation;
– la procédure formelle, coïncidant avec la clôture
des soumissions, devrait prévenir l’inclusion
des soumissions tardives dans l’évaluation.
Le document d’appel d’offres indiquera si l’ouverture
des plis sera publique et donnera le cas échéant
toutes les précisions sur le lieu de cette ouverture,
ainsi que sur sa date et son heure.
L’entité acheteuse est chargée de veiller à ce que la
salle désignée soit disponible à l’heure fixée et à ce
que sa taille et sa configuration soient adéquates.
Divers éléments sont à prendre en considération
dans le choix d’une salle:
– combien d’offres prévoit-on et combien de
représentants des soumissionnaires seront
présents? Il n’est pas rare qu’un soumissionnaire
soit représenté par deux ou trois personnes;
– quelle devra être la taille de la salle? Les
représentants des soumissionnaires doivent
être séparés des membres de la commission
d’ouverture des plis;
– quels objets d’ameublement sont nécessaires
dans la salle? Le mobilier doit être suffisant pour
permettre de déballer facilement les offres, de
les distribuer à tous membres de la commission
d’ouverture des plis, de permettre à chacun de
les examiner et d’en lire les conclusions. Il est de
pratique normale que tous les soumissionnaires
disposent d’un siège;
– un ordinateur sera-t-il utilisé pour enregistrer
les détails des offres? Utilisera-t-on un projecteur
pour afficher les informations relatives à chaque
offre? Cette pratique est désormais courante,
car elle constitue un processus transparent
permettant aux soumissionnaires de voir et
d’enregistrer avec précision les détails de chaque
offre, réduisant ainsi le risque d’erreur et de
plaintes ultérieures.
2. Une enveloppe ou deux
enveloppes
On distingue essentiellement deux types de
procédures d’appels d’offres:
– une procédure à une seule enveloppe, dans
laquelle les offres technique et financière sont
placées dans la même enveloppe et ouvertes en
même temps. Il est donné lecture d’un résumé
des détails, y compris les notes techniques et les
prix, qui sont ensuite inscrits au compte-rendu;
– un processus à deux enveloppes, dans lequel
une enveloppe (extérieure) renferme deux
autres enveloppes contenant des offres séparées,
technique et financière. L’enveloppe contenant
les offres reçues en temps utile est ouverte
en public pour en extraire les propositions
technique et financière distinctes qu’elles
renferment. Les propositions techniques sont
également ouvertes et la synthèse des détails
est lue et inscrite au compte-rendu. Les
propositions financières demeurent cachetées
jusqu’à l’achèvement et l’approbation de
l’évaluation technique.
FIDA
Manuel
deàK5:
passation
des
marchés
H: Invitation
soumettre
des
offres
Module K1:Module
La publication
du dossier
d’appel
d’offres
Module
Ouverture
des
plis
113
Les propositions financières, qui seront ensuite
soumises à l’évaluation financière, seront
ouvertes publiquement à une séance distincte
d’ouverture des plis, à une date et à une heure
qui seront annoncées après l’évaluation
technique. Il sera également donné lecture
d’un résumé des détails, y compris les notes
techniques et les prix, qui sont enregistrés.
Le processus à deux enveloppes n’est généralement
utilisé que pour les marchés relatifs aux services de
consultants, le système à une seule enveloppe étant
utilisé pour la plupart des autres passations
de marchés.
3. La cérémonie d’ouverture des plis
3.1 Préparatifs en vue de l’ouverture
La salle doit être préparée avant le moment de
l’ouverture des plis. Le personnel devra veiller
à ce que les ressources adéquates, matérielles
et humaines, soient disponibles pour gérer
efficacement cette ouverture.
(i) On citera, parmi les ressources matérielles
nécessaires à une séance efficace d’ouverture
des plis:
– une salle accessible aux soumissionnaires,
disposée de manière à ce que les
représentants des soumissionnaires soient
assis à courte distance de la table où il sera
procédé à l’ouverture. Il est important que
les soumissionnaires soient témoins de
la procédure d’ouverture des plis – plutôt
que d’y participer;
– des fournitures de bureau (ciseaux,
marqueurs) pour l’ouverture et le marquage
des offres;
– un exemplaire du dossier d’appel d’offres,
au cas où il serait nécessaire de se référer
aux instructions de l’invitation ou à
d’autres détails;
– des formulaires vierges pour
l’enregistrement des détails des offres;
– des feuilles de présence vierges et des stylos,
pour que tous les soumissionnaires et les
autres personnes présentes puissent
y apposer leur signature;
– il faudra aussi disposer d’un accès à une
photocopieuse pour distribuer des copies
du procès-verbal de l’ouverture des plis.
(ii) Les ressources humaines devront être suffisantes
pour un déroulement efficace de l’ouverture
des plis:
– l’équipe/commission chargée de l’ouverture
des plis sera composée d’au moins trois
personnes. Des membres du comité
d’évaluation désigné pourraient en faire
partie, mais on préférera, dans la mesure
du possible, que l’identité des membres
114
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Processus
dede
soumission
du comité demeure inconnue des
soumissionnaires;
– outre les membres de la commission,
devront être présents quelques agents
administratifs ayant pour tâches
d’enregistrer toutes les informations dont
il sera donné lecture, de replacer les offres
dans leur emballage d’origine et de s’assurer
que la feuille de présence a bien été remplie.
3.2 La procédure d’ouverture des plis
Tous les représentants des soumissionnaires
souhaitant être présents doivent signer un registre,
en indiquant leur nom ainsi que le nom et l’adresse
de la société qu’ils représentent. Dans certains cas,
les représentants des soumissionnaires pourront être
tenus de présenter une procuration confirmant leur
statut avant d’être admis.
Le président de la commission procédera à
l’ouverture formelle de la séance, en présentant
les membres de la commission et leur rôle dans
les débats et en expliquant les modalités du
déroulement de la séance d’ouverture des plis. Il
sera rappelé aux représentants des soumissionnaires
qu’ils ne doivent pas interrompre la séance.
Les autres étapes sont les suivantes:
1. vérifier, d’après les marques portées sur les
offres, qu’elles correspondent bien à la séance
d’ouverture des plis ;
2. vérifier s’il y a eu des retraits et en confirmer
l’authenticité;
3. vérifier que l’emballage des offres ne présente
aucun signe de manipulation indue. En cas
de dommages, l’observation sera relevée et
mentionnée dans le procès-verbal;
4. ouvrir les plis un par un. On donnera lecture,
pour chaque soumission, des détails suivants:
(i) nom et adresse du soumissionnaire et noms
de toutes les parties à une co-entreprise, un
consortium ou une association;
(ii) confirmation de ce que la soumission est,
ou semble être, complète;
(iii) éventuelles observations initiales concernant
la prise en compte des exigences. Elles
porteront notamment sur les questions
suivantes:
– la soumission a-t-elle été remise
en retard?
– l’enveloppe était-elle cachetée?
– la signature de l’offre est-elle correcte?
– le nombre d’exemplaires requis a-t-il
été fourni?
– le cas échéant, une garantie de
soumission adéquate était-elle jointe au
reste de la documentation requise?
– le cas échéant, les échantillons requis
étaient-ils joints à la soumission?
– si le système utilisé est celui des deux
enveloppes, y a-t-il une enveloppe
cachetée renfermant la proposition
financière (on notera que l’enveloppe
financière doit rester fermée);
(iv) dans le processus à une seule enveloppe, la
monnaie de la soumission et son prix total;
(v) normalement, il ne devrait être
donné lecture d’aucune information
complémentaire, sauf disposition expresse
contenue dans le dossier d’appel d’offres;
5. attribuer un numéro de référence unique à
chaque offre et inscrire ce numéro sur chaque
exemplaire du dossier de soumission;
6. tous les exemplaires du dossier sont signés par
tous les membres de la commission d’ouverture;
7. la présidence peut choisir d’ouvrir la réunion
par les questions des soumissionnaires, mais
cela n’est pas obligatoire. Si cette formule
est adoptée, les réponses données devront
normalement être limitées aux informations
incluses dans le dossier d’appel d’offres.
La commission ne devra ni répondre aux
questions relatives à l’acceptation ou au rejet de
propositions, ni discuter de détails spécifiques
d’une proposition ou d’un prix. Elle pourra
utiliser, en réponse à de telles questions, la
formule standard “la décision sera prise par la
commission d’évaluation”;
8. la présidence prononcera ensuite la clôture de
la séance d’ouverture des plis, en rappelant aux
soumissionnaires qu’ils ne devront pas chercher
à influencer le processus d’évaluation et que
la proposition retenue sera annoncée en temps
opportun;
9. des copies du procès-verbal de l’ouverture des
plis seront distribuées aux soumissionnaires.
L’original du procès-verbal sera versé au dossier
du marché;
10. toutes les propositions seront immédiatement
transportées en lieu sûr jusqu’à ce que la
commission d’évaluation soit prête à se réunir
pour entamer son travail;
11. lorsque deux ou plusieurs séances d’ouverture
de plis concernant plusieurs appels d’offres
se déroulent à la même date, elles devront
être conduites l’une après l’autre: une séance
d’ouverture devra être achevée et enregistrée –
et les propositions retirées de la salle –, avant
le début de la séance suivante.
3.3 Orientations complémentaires
concernant l’ouverture des propositions
financières dans le système à deux
enveloppes
Lorsqu’on utilise un système à deux enveloppes,
les propositions financières ne sont ouvertes
qu’après l’achèvement et l’approbation/l’avis
de non-objection de l’évaluation technique.
La première étape consiste à s’assurer que tous les
soumissionnaires dont les propositions atteindront
le stade de l’ouverture de la proposition financière
auront été informés – dans un délai suffisant55 avant
la séance d’ouverture – de l’heure, de la date et du
lieu de cette séance.
Bien que la plupart des autres étapes à suivre soient
généralement les mêmes que dans les processus
ci-dessus, il existe quelques légères différences. Le
processus est le suivant:
1. la présidence accueille les soumissionnaires
à la séance d’ouverture des plis contenant les
propositions financières, et les invite tous à
signer la feuille de présence;
2. la présidence explique brièvement la procédure
qui sera suivie, qui comporte normalement:
a. la lecture des notes techniques;
b. l’ouverture des propositions financières;
c. la lecture et l’enregistrement des informations
financières par l’entité acheteuse;
d. la possibilité pour les soumissionnaires
de poser des questions;
e. la clôture de la réunion; et
f. le transfert des propositions pour
conservation en lieu sûr et évaluation;
3. on procède à la lecture des noms et des notes
techniques de tous les soumissionnaires dont
les propositions suivent le processus conduisant
à l’évaluation financière. La commission
d’ouverture des plis ne doit discuter en aucune
manière les notes techniques ou les résultats de
l’évaluation technique;
4. on vérifie, d’après les marques portées sur les
offres, qu’elles correspondent bien à la séance
d’ouverture des plis; on vérifie s’il y a eu des
retraits et on en confirme l’authenticité;
5. on vérifie que l’enveloppe financière ne présente
aucun signe de manipulation indue. En cas
de dommages, l’observation sera relevée et
mentionnée dans le procès-verbal;
6. on ouvre les plis un par un. On donnera lecture,
pour chaque soumission, des détails suivants:
55 On recommande habituellement un préavis minimum d’une semaine pour s’assurer que les soumissionnaires peuvent prendre
les dispositions nécessaires pour être présents. À moins que tous les soumissionnaires ne soient très proches du lieu où se
déroulera la séance d’ouverture, tout préavis inférieur à une semaine risque d’être défavorable à certains d’entre eux et donc d’aller
à l’encontre du principe d’impartialité.
FIDA
Manuel
deàK5:
passation
des
marchés
H: Invitation
soumettre
des
offres
Module K1:Module
La publication
du dossier
d’appel
d’offres
Module
Ouverture
des
plis
115
(i) le nom et l’adresse du soumissionnaire
et les noms de toutes les parties à une
co-entreprise, un consortium ou une
association;
4. Règles principales à respecter
à l’occasion de chaque séance
d’ouverture de plis
(ii) le nombre d’exemplaires de la proposition
financière reçus;
2. Les soumissions tardives doivent être rejetées.
(iii) la monnaie et le montant total de la
proposition financière. La commission
d’ouverture des plis ne doit formuler aucune
observation quant au prix ou à l’évaluation
financière;
(iv) normalement, il ne devrait être
donné lecture d’aucune information
complémentaire, sauf disposition expresse
contenue dans le dossier d’appel d’offres;
7. lorsque toutes les propositions financières
pertinentes ont été ouvertes, lues et enregistrées,
ainsi que signées par tous les membres de la
commission d’ouverture des plis, la présidence
peut autoriser les soumissionnaires à poser
des questions;
8. la présidence prononce ensuite la clôture de
la séance d’ouverture des plis, en rappelant
aux soumissionnaires qu’ils ne devront pas
chercher à influencer l’évaluation financière
et que la proposition retenue sera annoncée
en temps opportun;
9. des copies du compte-rendu de l’ouverture
des plis sont distribuées aux soumissionnaires.
L’original du compte-rendu sera versé au
dossier du marché;
10. toutes les propositions financières seront
immédiatement transportées en lieu sûr
jusqu’à ce que la commission d’évaluation
soit prête à se réunir;
11. lorsque deux ou plusieurs séances d’ouverture
de plis concernant plusieurs appels d’offres
se déroulent à la même date, elles devront
être conduites l’une après l’autre : une séance
d’ouverture devra être achevée et enregistrée –
et les propositions retirées de la salle –, avant
le début de la séance suivante.
3.4 Procès-verbal de l’ouverture des plis
Le procès-verbal est préparé par la commission
d’ouverture des plis sur la base des informations
enregistrées au cours de la cérémonie. Grâce à
l’utilisation de logiciels et de matériel informatique
moderne, certaines organisations peuvent désormais
remettre aux représentants des soumissionnaires le
procès-verbal de l’ouverture des plis immédiatement
après la clôture de la réunion. Le procès-verbal doit
aussi être expédié à l’adresse de contact de chaque
soumissionnaire.
116
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Processus
dede
soumission
1. Être bien organisé.
3. Une fois commencée, la séance d’ouverture des
plis ne doit, dans un souci de transparence, être
ni interrompue, ni reportée.
4. Également dans un souci de transparence, toutes
les activités en rapport avec l’ouverture des plis
concernant la passation d’un marché donné
doivent être menées à terme en une seule séance.
5. Aucun soumissionnaire ne pourra faire, sans y
être invité, de communication au cours de la
séance d’ouverture des plis.
6. Aucun soumissionnaire ne sera autorisé à
interférer avec le processus d’ouverture des plis,
avec la commission d’ouverture des plis ou avec
la commission d’évaluation.
7. Toutes les objections que souhaiterait formuler
un soumissionnaire à propos des procédures
ou des décisions résultant de l’ouverture des
plis devront être communiquées par écrit au
fonctionnaire désigné dans les procédures de
plainte appropriées.
5. Modèles d’enregistrement
des ouvertures de plis
On trouvera dans les pages ci-après quelques
modèles génériques utiles relatifs aux:
– comptes rendus des ouvertures de plis (pour
les méthodes à une et deux enveloppes); et
– feuilles de présence.
FIDA
Manuel
deàK5:
passation
des
marchés
H: Invitation
soumettre
des
offres
Module K1:Module
La publication
du dossier
d’appel
d’offres
Module
Ouverture
des
plis
117
7
6
5
4
3
2
1
Numéro
Date
Retraits ou
modifications
Nom de la présidence
Garantie de
soumission?
Valeur?
Présidence de l’ouverture des plis
Montant de la
soumission
……………………………………..
Monnaie de la
soumission
………………………..........................
Nombre
d’exemplaires
de la
soumission
Heure et date de l’ouverture:
………………………………………….....
Signé:
Nom & adresse
abrégée du
soumissionnaire
Numéro de référence du marché:
Enregistrement des ouvertures de plis (méthode à une enveloppe seulement)
Divergences
observées
Page n˚:
sur
118
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Processus
dede
soumission
7
6
5
4
3
2
1
Numéro
Retraits ou
modifications
Proposition
financière
reçue
cachetée?
Date
Page n˚:
Divergences observées
Nom de la présidence
Retraits ou
modifications
Présidence de l’ouverture des plis
Garantie de
soumission?
Valeur?
………………………........................ ………………………..........................
Nombre
d’exemplaires
des propositions
techniques
Heure et date de l’ouverture:
………………………………………….....
Signé:
Nom & adresse
abrégée du
soumissionnaire
(ou co-entreprise,
consortium ou
association)
Numéro de référence du marché:
Enregistrement des ouvertures de plis (méthode à deux enveloppes – Propositions techniques uniquement)
sur
FIDA
Manuel
deàK5:
passation
des
marchés
H: Invitation
soumettre
des
offres
Module K1:Module
La publication
du dossier
d’appel
d’offres
Module
Ouverture
des
plis
119
7
6
5
4
3
2
1
Numéro
Page n˚:
Divergences observées
Date
Nombre
d’exemplaires
de la
proposition
financière
Nom de la présidence
Retraits ou
modifications
Présidence de l’ouverture des plis
Montant de la
soumission
………………………..........................
Monnaie
de la
soumission
………………………..........................
Note
technique
Heure et date de l’ouverture:
………………………………………….....
Signé:
Nom & adresse
abrégée du
soumissionnaire
(ou co-entreprise,
consortium ou
association)
Numéro de référence du marché:
Enregistrement des ouvertures de plis (méthode à deux enveloppes – Propositions financières uniquement)
sur
Feuille de présence
Page n˚:
sur
Heure et date de l’ouverture:……………………………………..................................................
Type d’ouverture:
une enveloppe
deux enveloppes: Technique / Financière
Numéro de référence du marché:
Nom du participant
120
FIDA
Manuel
passation des marchés
Dossier
d’appel
d’offres
Processus
dede
soumission
Représentant (Société)
Titre ou fonction
Évaluation des
soumissions
Process
management
Évaluation des
soumissions
Module L1: Comités d’évaluation56 et
règles générales d’évaluation
Objet du module
Ce module énonce les bonnes pratiques à suivre de manière générale pour l’évaluation par un comité.
L’évaluation a pour but d’évaluer et de comparer de manière objective toutes les soumissions reçues,
conformément aux méthodes préétablies, afin de déterminer le soumissionnaire auquel sera attribué un
marché. Une évaluation réalisée dans de bonnes conditions devra faire en sorte que:
– la concurrence soit loyale et que tous les soumissionnaires aient une égale possibilité de remporter
des marchés;
– les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants achetés dans le cadre
du marché soient de qualité satisfaisante; et
– l’entité acheteuse optimise au mieux ses ressources.
La désignation d’un comité chargé de l’évaluation est une pratique courante: on considère qu’elle offre
un certain nombre d’avantages par rapport à l’attribution des marchés décidée par une seule personne.
On retiendra, parmi ces avantages:
– une plus grande responsabilité des membres d’un groupe;
– une approche plus transparente;
– la moindre probabilité qu’une influence injustifiée s’exerce sur un comité que sur une personne.
Champ d’application
La plupart des systèmes nationaux de passation des marchés comporteront sans doute des dispositions
relatives à une forme ou une autre d’évaluation par un comité. Lorsque les évaluations utilisent un système
national, ces dispositions devront être respectées. Si aucune disposition n’existe dans les procédures
nationales, on trouvera dans le présent module quelques avis génériques sur la question. Lorsque la
méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de
la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront.
1. Règles générales d’évaluation
En matière d’évaluation, les règles générales
suivantes sont d’application:
– une évaluation utilisera exclusivement la
méthode et les critères d’évaluation énoncés
dans le document d’invitation et tous les critères
s’appliqueront de la même manière à toutes
les soumissions, en vue de déterminer celle
qui obtiendra la plus haute évaluation;
– aucune autre méthode ni aucun autre critère
d’évaluation que ceux stipulés dans le document
d’invitation ne seront utilisés ou introduits;
– la détermination par le comité d’évaluation
du niveau de prise en compte des besoins sera
fondée sur le contenu même de la soumission,
sous réserve des éventuels éclaircissements reçus;
– le comité d’évaluation peut demander par
écrit aux soumissionnaires d’apporter des
éclaircissements sur leurs soumissions afin de
faciliter l’évaluation, mais aucune modification
sur le fond des soumissions, y compris une
modification de prix, ne sera admise au-delà
56
–
–
–
–
de la date et de l’heure de clôture de l’appel
d’offres (voir les précisions ci-après);
l’absence de réponse d’un soumissionnaire à
une demande d’éclaircissement suffit à justifier
le rejet de son offre;
une soumission répondant pour l’essentiel aux
besoins est une soumission conforme à toutes les
instructions, exigences, modalités et conditions
énoncées dans le dossier d’appel d’offres, sans
dérogations, réserves ou omissions matérielles;
lorsqu’une soumission répond pour l’essentiel
aux besoins, le comité d’évaluation peut ne pas
tenir compte de tout défaut de conformité, erreur
ou omission ne constituant pas une dérogation
matérielle, ou y apporter des éclaircissements ou
des corrections;
le défaut de conformité, l’erreur ou l’omission de
caractère non matériel seront mesurés en termes
monétaires dans toute la mesure du possible et
pris en compte dans l’évaluation financière et la
comparaison des soumissions;
Parfois également appelés Commissions d’évaluation.
passation
desdu
marchés
A:FIDA
VueetManuel
d’ensemble
du cycle
projet
Module L1: ComitésModule
d’évaluation
règlesde
générales
d’évaluation
121
– le comité d’évaluation peut corriger des erreurs
purement arithmétiques apparaissant dans les
soumissions, conformément à la procédure
énoncée dans le document d’invitation;
– les soumissionnaires seront informés de toute
correction arithmétique et invités, par écrit, à
approuver cette correction;
– tout soumissionnaire qui n’acceptera pas la
correction d’une erreur arithmétique sera
exclu et la garantie de soumission57 de ce
soumissionnaire pourra être perdue;
– aucune communication concernant l’acceptation
ou le rejet d’une soumission, ou désignant
l’adjudicataire, ne doit être adressée à l’un
quelconque des soumissionnaires avant que
cette approbation ne soit obtenue.
2. Le comité d’évaluation
2.1. Composition
Les comités d’évaluation sont généralement des
comités ad hoc, désignés pour chaque marché à
passer par le fondé de pouvoir58 de l’entité
acheteuse passant le marché.
Ils doivent inclure des membres possédant les
compétences, les connaissances et l’expérience
pertinentes en rapport, dans la mesure du possible,
avec les exigences du marché à passer, et par
exemple:
– compétences techniques;
– représentants de l’utilisateur final;
– compétences en matière de marchés et de
contrats;
– compétences en matière de gestion financière
ou d’analyse;
– expertise dans le domaine juridique.
Le nombre de membres du comité d’évaluation
dépendra de la valeur et de la complexité du marché
à passer, mais ne devra jamais être inférieur à trois.
Les membres du comité d’évaluation auront un
niveau adéquat d’ancienneté et d’expérience, en
fonction de la valeur et de la complexité du marché
à passer.
Si les compétences ou l’expérience requises ne
sont pas disponibles au sein de l’entité acheteuse,
le comité d’évaluation pourra inclure un membre
extérieur; ce dernier devra toujours déclarer, le cas
échéant, l’existence dans le marché à passer d’un
conflit d’intérêt qui pourrait avoir une incidence sur
son impartialité dans le processus d’évaluation.
57 Voir le Module J.
58 Ou le fonctionnaire exerçant l’autorité de contrôle.
122
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
2.2 Rôle du président
Il est fréquent que les membres du comité
choisissent l’un d’entre eux comme président.
Dans certains cas, toutefois, le président est
désigné au moment de la constitution du comité.
Ces deux approches présentent des avantages et
des inconvénients et elles sont donc toutes deux
acceptables.
Le président du comité d’évaluation joue un rôle
important, étant donné qu’il a généralement pour
tâches de:
– veiller à ce que tous les membres comprennent
de la même manière la méthode et les critères
d’évaluation à utiliser;
– superviser et coordonner l’activité des membres
du comité au cours du processus d’évaluation,
mais sans donner aux membres d’instructions
sur les décisions relatives à l’évaluation ni plaider
auprès d’eux en faveur d’un résultat spécifique
sur quelque question que ce soit;
– veiller à ce que l’évaluation soit conforme
à toutes les exigences et dispositions du
document d’invitation;
– présider toutes les réunions du comité
d’évaluation et faire en sorte que les débats
soient productifs, ouverts et participatifs;
– veiller à ce que tous les membres soient
conscients de leurs responsabilités et notamment
de la nécessaire confidentialité;
– veiller à la sécurité des soumissions et de toute
autre documentation;
– veiller à ce que les décisions soient prises en
temps opportun;
– gérer les communications entre le comité
d’évaluation et le soumissionnaire;
– s’assurer que le comité d’évaluation dispose
des ressources adéquates;
– veiller à ce que le rapport final d’évaluation soit
établi de manière exacte et en temps utile.
Le président désigné devra être informé de toutes
ces tâches avant d’accepter la mission.
2.3 Quand désigner le comité
Le moment de la désignation du comité
d’évaluation est souvent l’une des questions les plus
couramment posées en rapport avec l’évaluation.
Cette désignation peut intervenir à divers stades du
processus d’appel d’offres, chacun présentant ses
avantages et ses inconvénients, résumés dans
le tableau ci-après:
Quand
Aspects positifs
Aspects négatifs
Au cours de la
préparation du dossier
d'appel d'offres,
afin que le comité
puisse apporter une
contribution aux
critères d'évaluation
Les membres peuvent être choisis à l'avance; le
comité est pleinement informé des critères et des
raisons pour lesquelles ils ont été retenus. Cela permet
de limiter les éventuels désaccords ou malentendus,
au cours de l'évaluation, entre le comité et les auteurs
du dossier d'appel d'offres
On peut faire valoir que le comité n'est plus
totalement indépendant, et que la séparation
des tâches est compromise
Lorsque le dossier
d'appel d'offres est
soumis à l'approbation
interne ou à la demande
d'avis de non objection
du FIDA
Les membres peuvent être choisis à l'avance et la date
de clôture peut être fixée en fonction de la disponibilité
de l'ensemble du comité. Cela donne également au
comité un délai suffisant pour se familiariser avec le
dossier d'appel d'offres, les besoins et les critères
La date de clôture peut être fixée en fonction de la
disponibilité du comité
La composition du comité peut être revue et examinée
comme partie de la soumission
Immédiatement après
Les membres peuvent être choisis à l'avance et le
la publication du dossier comité dispose d'un délai suffisant pour se familiariser
d'appel d'offres
avec le dossier d'appel d'offres, les besoins et les
critères
Juste avant la clôture
des soumissions
La possibilité d'actions de lobbying auprès des
membres du comité est minimale s'ils ne sont connus
qu'au dernier moment
On craint aussi, souvent, que plus la désignation
du comité est précoce, plus nombreuses seront
les possibilités de voir ses membres être l'objet
de manipulations ou d'actions de lobbying
Bien que le comité soit maintenant indépendant
de l'élaboration du dossier d'appel d'offres,
on ne peut exclure le risque qu'il soit en
désaccord avec les critères d'évaluation fixés
dans le dossier d'appel d'offres ou qu'il n'en
comprenne pas les intentions
La seconde préoccupation exprimée ci-dessus
s'applique encore dans ce cas
La question est habituellement de savoir qui est
disponible pour siéger au comité plutôt que de
savoir qui est le mieux placé ou le plus qualifié
à cet effet
Le comité ne dispose pas d'un délai suffisant
pour se familiariser avec le dossier d'appel
d'offres, les besoins et les critères
Comme le montre le tableau ci-dessus, il n’existe
pas de solution unique à cette question. Il est
souhaitable d’adopter une attitude proactive en
termes de choix des membres du comité, de leur
participation et du temps disponible pour leur
préparation; il est donc préférable de les désigner
le plus tôt possible. Cette formule augmente
toutefois le risque des “interférences” potentielles
dont pourraient être l’objet les membres du comité.
En pratique, la décision devrait être prise au cas
par cas, en tenant compte de la complexité et de
la valeur du marché et d’une estimation équilibrée
du risque potentiel associé à cette décision, comme
indiqué ci-dessus. Ainsi, quel est le risque d’une
manipulation potentielle du comité si la valeur
du marché est peu élevée? Ou encore, si le marché
est hautement spécialisé et que le comité a besoin
d’une contribution technique, peut-on prendre le
risque de ne pas désigner parmi ses membres un
spécialiste qualifié?
Comme pour la plupart des questions en rapport
avec la passation des marchés, la décision à prendre
relève donc de l’atténuation du risque, en prenant en
compte les circonstances et les exigences uniques de
chaque activité.
2.4 Les travaux du comité
Avant d’entamer le processus d’évaluation, les
membres du comité d’évaluation devront tenir
une réunion initiale pour examiner la méthode et
les critères d’évaluation précisés dans le document
d’invitation et s’assurer qu’ils sont parfaitement
compris par chacun d’entre eux.
L’évaluation des soumissions est ensuite un
processus séquentiel comprenant trois étapes
décrites ci-après:
(i) Examen préliminaire, pour éliminer les
soumissions ne répondant pas aux exigences
fondamentales du document d’invitation et
les soumissionnaires ne remplissant pas les
conditions impératives d’admissibilité.
On consultera les modules L2 et L6 pour une
explication de l’adéquation aux besoins et de
l’examen préliminaire.
(ii) Estimation de l’adéquation aux besoins et
conduite d’une évaluation technique détaillée,
afin de déterminer si les soumissions répondent
pour l’essentiel aux exigences techniques et
commerciales du document d’invitation.
La demande d’éclaircissements fait partie de
cette étape.
passation
desdu
marchés
A:FIDA
VueetManuel
d’ensemble
du cycle
projet
Module L1: ComitésModule
d’évaluation
règlesde
générales
d’évaluation
123
L’évaluation technique détaillée des
soumissions variera selon que l’évaluation
utilise:
a) une estimation visant à déterminer si
la soumission est conforme à toutes les
conditions du document d’invitation, ou un
simple système de notation réussite/échec; ou
b) un système de notation basé sur des points
de mérite.
Dans l’hypothèse a) ci-dessus, l’évaluation
détaillée sera normalement réalisée
collectivement par le comité d’évaluation,
à moins qu’elle ne soit considérée comme
particulièrement longue et complexe, auquel
cas les membres du comité peuvent d’abord
procéder individuellement à une évaluation
détaillée, avant un examen et un accord sur
les résultats à une réunion de l’ensemble
des membres.
Dans l’hypothèse b), l’évaluation détaillée devra
toujours être conduite suivant les modalités
décrites dans le Module L2.
Si, au cours de l’évaluation, le comité a
besoin d’éclaircissements de la part des
soumissionnaires, il sera procédé suivant
les modalités décrites dans le Module L2.
(iii) Évaluation financière, pour comparer les
coûts des soumissions répondant aux besoins,
déterminer l’adjudicataire et recommander
que le marché lui soit attribué.
La comparaison financière devra toujours
être réalisée collectivement par le comité
d’évaluation.
2.5 Dossiers et rapports
Tous les dossiers se rapportant à l’évaluation seront
conservés dans le dossier de l’appel d’offres aux fins
d’audit. Il s’agit notamment:
– des copies de tous les échanges de
correspondance avec les soumissionnaires,
comme des courriers relatifs aux éclaircissements;
– des éventuelles corrections des erreurs
arithmétiques;
– des prorogations de la validité des offres;
– des fiches individuelles de notation signées
dans le cas de l’évaluation basée sur des points
de mérite; et
– des procès-verbaux de toutes les réunions, signés
par tous les membres du comité d’évaluation,
pour confirmer que les procès-verbaux
constituent un compte-rendu précis et complet
de chaque réunion.
59 Y compris la désignation des membres du comité.
124
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Le comité doit aussi préparer un rapport
d’évaluation, signé par toutes les personnes ayant
participé à l’évaluation. Bien qu’il n’existe pas
de modèle spécifique du FIDA pour le rapport
d’évaluation, ce document devra comporter, au
minimum, les informations suivantes:
– un historique de la procédure d’appel d’offres;
– le document d’invitation relatif au marché qui
a fait l’objet de l’évaluation;
– la publication de l’appel d’offres, les
prorogations et les réponses aux demandes
d’éclaircissements reçues des soumissionnaires;
– la clôture des soumissions et l’ouverture des plis;
– un résumé des offres reçues et ouvertes, et
notamment les prix dont il a été donné lecture
pour chaque offre;
– la sélection et la composition59 du comité
d’évaluation;
– les résultats de l’examen préliminaire des
soumissions;
– les ajustements et corrections;
– les résultats des évaluations technique et
financière détaillées et leur comparaison;
– les détails de toutes dérogations, erreurs ou
omissions non matérielles acceptées, clarifiées
ou corrigées et, le cas échéant, la manière dont
les dérogations ou omissions ont été valorisées
et prises en compte dans l’évaluation financière;
– les raisons pour lesquelles certaines soumissions
auraient été déclarées irrecevables et rejetées;
– le prix évalué de chaque soumission, faisant
apparaître les éventuelles révisions ou
ajustements à leur prix et la conversion en une
monnaie commune;
– le classement des soumissions en fonction du
prix évalué; des copies des procès-verbaux des
réunions du comité d’évaluation (habituellement
jointes en annexe);
– un énoncé de la soumission évaluée la plus
avantageuse, pour chaque lot le cas échéant;
– les résultats d’une éventuelle post-sélection ;
– un énoncé des désaccords éventuels et
notamment les raisons de ces désaccords, les
discussions tenues à ce propos et les noms des
membres ayant exprimé une opinion divergente;
– une recommandation concernant l’attribution
du ou des marché(s) à la soumission, ou
à la combinaison de soumissions, ayant
été évaluée la plus avantageuse, ou toute
autre recommandation appropriée, comme
l’annulation du processus d’acquisition ou le
lancement d’un nouvel appel d’offres; et
– les éventuelles questions ou points à éclaircir
avant la passation du marché.
Dans le cadre du processus de supervision, le FIDA
cherchera à répondre, lorsqu’il examinera un rapport
d’évaluation, aux questions suivantes:
– les informations énumérées ci-dessus sontelles présentes?
– le comité d’évaluation est-il parvenu à un
consensus?
– l’évaluation a-t-elle été conduite uniquement
sur la base des critères énoncés?
– si l’évaluation a été basée sur les points de
mérite, la procédure a-t-elle été appliquée de
façon précise et cohérente?
– le fournisseur/entrepreneur est-il adéquat
(post-sélection)?
– quel est l’état d’avancement des éventuelles
demandes d’éclaircissements?
– la durée de validité de l’appel d’offres doitelle être prorogée?
– toutes les questions logistiques ont-elles été
abordées?
– certaines soumissions ont-elles été rejetées
au cours de l’évaluation détaillée; dans
l’affirmative, ce rejet était-il justifié?
– tous les soumissionnaires sont-ils traités sur
un pied d’égalité?
– l’un ou l’autre des principes énoncés dans les
Directives du FIDA concernant la passation
des marchés a-t-il été compromis?
2.6 Autres dispositions générales
– Les réunions du comité d’évaluation ne doivent
normalement se tenir qu’en présence de
tous ses membres, sauf s’il est impossible ou
matériellement difficile qu’ils puissent être
tous présents.
– Lorsqu’un des membres du comité d’évaluation
n’a pas été présent à une réunion, il ou elle sera
informé(e) des débats et des décisions prises
à cette réunion. Si le membre absent n’est pas
d’accord avec l’une quelconque des décisions
prises, il ou elle en informera immédiatement
le président du comité d’évaluation, qui
convoquera une nouvelle réunion pour résoudre
le point de désaccord.
– L’ordre du jour de la réunion sera déterminé
par la méthode d’évaluation indiquée dans
les documents d’invitation et coordonné par
le président.
– Les décisions du comité d’évaluation seront
prises à l’unanimité, sauf lorsque des notes
individuelles sont requises pour respecter la
méthode d’évaluation.
– Lorsque le comité d’évaluation ne parvient
pas à une décision unanime, les conclusions
et recommandations de la majorité seront
indiquées dans le rapport d’évaluation.
– Lorsque le comité d’évaluation n’est pas en
mesure de parvenir à un accord sur une partie
de l’évaluation et que le désaccord est significatif
et susceptible d’affecter les résultats d’une
évaluation, le comité devra consulter l’autorité
chargée de l’approbation.
passation
desdu
marchés
A:FIDA
VueetManuel
d’ensemble
du cycle
projet
Module L1: ComitésModule
d’évaluation
règlesde
générales
d’évaluation
125
Module L2: Procédures générales
d’évaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que
les services de consultants
Objet du module
Le présent module contient des orientations générales sur l’évaluation des offres concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services de consultants. Il doit être lu parallèlement au module
pertinent à la méthode particulière d’évaluation à utiliser. Il s’agira de l’un des trois modules ci-après:
– Module L3: évaluation des offres concernant les biens;
– Module L4: évaluation des offres concernant les travaux; ou
– Module L5: évaluation des offres concernant les services autres que les services de consultants.
L’évaluation a pour but d’évaluer et de comparer de manière objective toutes les soumissions reçues, sur
la base d’une méthode et de critères préétablis, afin de déterminer le soumissionnaire auquel devrait être
attribué un marché. Une évaluation réalisée dans de bonnes conditions devra faire en sorte que:
– la concurrence soit loyale et que tous les soumissionnaires aient une égale possibilité de remporter
des marchés financés par le gouvernement;
– les biens, les travaux et les services achetés dans le cadre du marché soient de qualité satisfaisante; et
– l’entité acheteuse optimise au mieux ses ressources.
Les évaluations seront différentes selon qu’elles concernent des biens, des travaux ou des services
autres que les services de consultants, mais la méthode d’évaluation comportera toujours un certain
nombre d’étapes:
– un examen préliminaire, pour éliminer les soumissions ne répondant pas aux exigences fondamentales
du document d’invitation et les soumissionnaires ne remplissant pas les conditions impératives
d’admissibilité;
– une évaluation technique et commerciale, afin de déterminer si les soumissions répondent pour
l’essentiel aux exigences techniques et commerciales du document d’invitation;
– une évaluation financière; pour comparer les coûts des soumissions répondant aux besoins,
déterminer l’adjudicataire et recommander que le marché lui soit attribué.
Un ordinogramme récapitulant cette méthode d’évaluation est joint à la fin du présent module.
Champ d’application
Les principes généraux énoncés dans ce module s’appliquent à l’évaluation des offres concernant les
biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. Les aspects techniques des
méthodes applicables dans chaque cas sont exposés, respectivement, dans les modules L3, L4 et L5.
On notera que lorsque la méthode de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international,
ce sont les procédures de la Banque mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui
s’appliqueront.
L’évaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la méthode de demande
de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8.
1. Instructions point par point
1.1 Examiner et énumérer les exigences,
instructions et critères d’évaluation
Le comité d’évaluation devra examiner et énumérer
les exigences, instructions et critères d’évaluation
énoncés dans le document d’invitation, s’assurer
qu’ils sont clairement compris et demander le
cas échéant des éclaircissement à la (ou aux)
personne(s) responsable(s) de l’établissement
du document d’invitation. L’évaluation doit
126
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
s’appuyer sur les critères spécifiés dans le document
d’invitation et aucun critère nouveau ou modifié ne
doit être introduit.
1.2 Procéder à un examen préliminaire
Cet examen a pour objet de déterminer si les
soumissions reçues respectent les instructions et les
exigences fondamentales du document d’invitation.
Il permet aux évaluateurs d’éliminer les soumissions
les plus faibles, sans y consacrer le temps et l’effort
que demande la conduite d’une évaluation détaillée.
Lorsqu’il n’y a pas eu de présélection, l’examen
préliminaire peut aussi servir à apprécier si les
soumissionnaires répondent aux exigences.
Le test d’examen préliminaire est réalisé sur la base
d’un système de notation réussite/échec, dans lequel
les soumissions qui ne sont pas pour l’essentiel
conformes sont rejetées. Les critères à utiliser pour
l’examen préliminaire dépendent des exigences et
des instructions du document d’invitation, de sorte
que l’examen préliminaire doit toujours débuter par
une analyse du document d’invitation afin d’établir
la liste des exigences à satisfaire. À titre indicatif
uniquement, l’examen préliminaire pourra inclure,
en règle générale, une vérification par laquelle on
s’assurera que:
– l’offre a été soumise suivant le format prescrit;
– toute éventuelle garantie de soumission a été
soumise, sous la forme et du montant requis et
valable pendant au moins la période requise;
– l’offre a été soumise sans réserves ou dérogations
matérielles par rapport aux conditions du dossier
d’appel d’offres;
– l’offre a été correctement signée et autorisée;
– le nombre prescrit d’exemplaires de l’offre a
été soumis;
– l’offre est valable pendant au moins la période
requise;
– tous les documents et informations essentiels
ont été soumis;
– les éventuels échantillons demandés ont été
soumis;
– l’offre répond à toute autre besoin essentiel
du document d’invitation; et
– aucune altération ou modification n’a été
apportée au dossier d’appel d’offres, à l’exception
de celles requises dans le cadre des besoins
de l’offre.
On éliminera les offres qui ne répondent pas à
toutes ces exigences.
1.3 Estimer la prise en compte des
besoins
Dans le cadre de l’évaluation des soumissions,
les évaluateurs ont pour mission de décider si la
soumission “répond aux attentes”60 (c’est-à-dire
qu’elle répond aux besoins de l’entité acheteuse)
ou si elle “ne répond pas aux attentes” (c’est-àdire qu’elle ne répond pas aux besoins de l’entité
acheteuse).
En pratique, peu d’offres sont parfaites et le test
clé consistera donc à déterminer si une offre
“répond pour l’essentiel” aux besoins. Une offre
“répondant pour l’essentiel” aux besoins est
définie comme une offre conforme à toutes les
instructions, exigences et conditions du document
d’invitation, sans dérogations, réserves ou omissions
matérielles. Autrement dit, les erreurs ou problèmes
d’importance mineure (ou “non matériels”) peuvent
être acceptés par les évaluateurs ou corrigés par le
soumissionnaire, alors que les offres comportant des
erreurs ou des problèmes d’importance majeure (ou
“matériels”) doivent être rejetés.
En règle générale, une dérogation, réserve ou
omission matérielle:
– affecterait de manière non négligeable l’ampleur,
la qualité ou la performance des biens, travaux
ou services; ou
– limiterait de manière non négligeable les droits
de l’entité acheteuse ou les obligations des
soumissionnaires au titre du marché; ou
– affecterait injustement la position concurrentielle
d’autres soumissionnaires s’il n’y était pas
remédié.
C’est aux évaluateurs qu’il appartient de déterminer
si une dérogation est ou non “matérielle” et cette
décision doit être fondée uniquement sur le contenu
même de l’offre. Des informations complémentaires
ou une connaissance antérieure d’un produit ou
d’un soumissionnaire ne doivent pas être prises
en compte.
La définition de la nature d’une dérogation –
matérielle ou non matérielle – variera selon les
différentes procédures d’appel d’offres, en fonction
des besoins particuliers de chacune. Toutefois, les
décisions quant à ce qui constitue une dérogation
matérielle ou non matérielle doivent être appliquées
de manière cohérente à toutes les offres faisant
partie du même processus d’évaluation.
Lorsqu’ils devront décider si une dérogation est
ou non matérielle, les évaluateurs prendront en
compte l’impact sur les facteurs essentiels comme
le coût, le risque, le temps et la qualité du marché.
À titre indicatif uniquement, on placera sans doute
dans la catégorie des dérogations, réserves ou
omissions matérielles:
– les calendriers inacceptables de livraison
ou d’achèvement;
– les détails techniques inacceptables, concernant
par exemple la conception, les matériaux, la
qualité d’exécution, les spécifications, normes
ou méthodes; et
– les contre-propositions inacceptables sur les
conditions essentielles du marché, concernant
par exemple les modalités de paiement, les
révisions de prix, les pénalités, la sous-traitance
ou la garantie.
60 Les modes d’évaluation de la prise en compte des besoins présenteront des différences considérables selon que les
évaluations concernent les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants. On trouvera par conséquent des
indications complémentaires sur l’évaluation technique dans les modules L3, L4 et L5 respectivement.
FIDA
passation
des
marchés
Module L2: Procédures générales d’évaluation concernant les biens,
les travaux
et lesModule
servicesA:autres
que
lesde
services
ded’évaluation
consultants
VueetManuel
d’ensemble
du cycle
du
projet
Module
L1: Comités
d’évaluation
règles
générales
127
À titre indicatif uniquement, on placera sans doute
dans la catégorie des dérogations, réserves ou
omissions non matérielles:
– les différences minimes dans les calendriers de
livraison ou d’achèvement, lorsque le temps n’est
pas un facteur décisif;
– l’omission d’articles d’importance mineure;
– les erreurs arithmétiques;
– d’autres détails techniques, concernant par
exemple la conception, les matériaux, la qualité
d’exécution, les spécifications, normes ou
méthodes, qui répondent pour l’essentiel aux
besoins et sont jugés acceptables par l’entité
acheteuse; et
– des modifications d’importance mineure aux
conditions du marché jugées acceptables par
l’entité acheteuse.
Lorsque les évaluateurs estiment qu’une offre répond
pour l’essentiel aux besoins, ils peuvent renoncer à
prendre en compte un défaut de conformité, une
erreur ou une omission contenus dans cette offre, ou
y apporter un éclaircissement ou une correction – on
trouvera plus bas des précisions complémentaires.
1.4 Entreprendre une évaluation
technique et commerciale
Elle concernera uniquement les offres ayant
“réussi” au test de réponse aux attentes.
L’évaluation technique proprement dite est
habituellement du type réussite/échec; seules
les offres qui répondent entièrement, ou pour
l’essentiel, aux besoins énoncés dans le document
d’invitation sont retenues en vue de l’évaluation
financière ultérieure. Les offres qui ne répondent
pas aux besoins sont éliminées de l’évaluation.
On trouvera dans les modules L3, L4 et L5 des
précisions complémentaires sur les aspects
spécifiques de l’évaluation des biens, des travaux et
des services autres que les services de consultants.
Dans le cadre de l’évaluation commerciale, on
détermine si l’offre est totalement ou essentiellement
conforme à toutes les conditions et exigences du
document d’invitation. Les critères dépendront
par conséquent du document d’invitation, mais ils
pourraient inclure:
– l’acceptation des conditions essentielles du
marché, comme le paiement, la garantie et
les pénalités en cas de retard;
– le calendrier de livraison des biens dans les
délais spécifiés;
– le calendrier d’achèvement des services
secondaires dans les délais spécifiés, lorsqu’une
installation et une mise en service ou une
formation de l’utilisateur sont nécessaires;
128
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
– la disponibilité de pièces de rechange et
d’articles consommables;
– les arrangements de service, comme le besoin
d’un agent local.
Comme pour ce qui concerne l’évaluation
technique, la norme commerciale doit être fixée
par les conditions du document d’invitation et
l’évaluation des offres doit servir à déterminer si
elles répondent ou non aux besoins définis par cette
norme. Aucun avantage supplémentaire ne sera
accordé aux offres dépassant la norme requise, sauf
lorsque cela se fait par l’application d’autres critères
que le prix – voir les modules L3 et L4).
1.5 Corriger les offres ou demander des
éclaircissements aux soumissionnaires
suivant les besoins
Lorsque l’information contenue dans une
soumission n’est pas claire, le comité peut demander
des éclaircissements au soumissionnaire. Les
éclaircissements ne peuvent pas être utilisés pour
modifier le prix de l’offre (sauf en cas d’erreurs
arithmétiques), pour corriger des dérogations
matérielles ou pour apporter d’autres changements
significatifs à un aspect quelconque de l’offre.
Les demandes d’éclaircissement doivent être
adressées au soumissionnaire par écrit; la demande
doit indiquer qu’une réponse écrite est requise
avant une date donnée. Elle doit aussi signaler au
soumissionnaire que l’absence de réponse de sa
part peut entraîner un rejet de sa soumission.
Lorsqu’une offre comporte des dérogations, erreurs
ou omissions non matérielles, l’évaluateur peut
choisir de les accepter ou de les corriger. Afin que
l’évaluation traite tous les soumissionnaires de
manière impartiale, le défaut de conformité doit
être valorisé et exprimé en termes monétaires, dans
la mesure du possible. Ce montant doit ensuite être
ajouté au prix de l’offre, uniquement aux fins de
l’évaluation financière pour refléter le prix ou le
coût de l’article manquant ou non conforme.
Ainsi, lorsqu’une offre n’inclut pas le prix d’une
pièce de rechange ou d’un article consommable, le
prix de l’article manquant devra être ajouté au prix
de l’offre, en utilisant le prix le plus élevé cité pour
le même article dans les autres soumissions.
À titre d’autre exemple, si une soumission propose
une date de livraison légèrement plus tardive que
la date requise par le document d’invitation et que
ce retard est jugé acceptable par l’entité acheteuse,
le retard de livraison pourrait être valorisé et exprimé
en termes monétaires, sur la base des pénalités
monétaires prévues en cas de retard, mentionnées
dans le projet de marché.
1.6 Réaliser une évaluation financière
Seules les offres ayant surmonté le stade l’évaluation
technique font ensuite l’objet d’une évaluation
financière qui déterminera l’offre la moins disante.
À moins que les instructions contenues dans le
document d’invitation n’en disposent autrement,
la procédure de détermination du prix évalué de
chaque offre est habituellement la suivante:
– partir du prix total de l’offre lu publiquement à
l’ouverture des plis, à l’inclusion ou à l’exclusion
de coûts particuliers, suivant les indications du
document d’invitation (le document d’invitation
peut, par exemple, donner des instructions
particulières sur l’inclusion de tous les droits et
taxes dans le prix de l’offre, ou sur la déduction
de sommes provisionnelles et de dépenses
imprévues, mais l’inclusion de tarifs du travail
à la journée fixés à des prix concurrentiels dans
les offres relatives à des travaux);
– corriger les éventuelles erreurs arithmétiques.
La procédure à suivre pour la correction
des erreurs arithmétiques est normalement
mentionnée dans les documents d’invitation,
et c’est cette procédure qui doit être utilisée.
Lorsqu’aucune procédure spécifique n’est
indiquée dans le document d’invitation et que
l’on constate que le prix total cité diffère du
prix total obtenu en multipliant le prix unitaire
par la quantité, on retiendra comme valable
le prix unitaire et on corrigera le prix total en
conséquence. Les soumissionnaires devront
être informés de toute correction arithmétique
effectuée; ils seront invités à faire part de leur
accord par écrit;
– appliquer les éventuels rabais inconditionnels
offerts par les soumissionnaires. Les
soumissionnaires peuvent être autorisés à
proposer des rabais sur les prix de leurs offres.
Les rabais – ou toute autre modification des
prix –, ne sont pas autorisés après la date de
clôture des soumissions et seuls les rabais
inconditionnels devront être pris en compte
dans le prix évalué des soumissions. Les
rabais conditionnels – par exemple les rabais
offerts pour un paiement rapide par l’entité
acheteuse – ne doivent pas être pris en compte
dans l’évaluation financière: ils doivent être
inclus, en tant que condition contractuelle,
si la soumission est acceptée. Si le document
d’invitation le prévoit, les soumissionnaires
peuvent être autorisés à offrir des rabais
conditionnels (ou croisés), c’est-à-dire des
rabais conditionnés par l’attribution simultanée
de marchés pour plus d’un lot. Les rabais
conditionnels devraient toutefois être exclus de
l’évaluation financière principale. Au terme de
l’évaluation financière et après la détermination
de la ou des soumission(s) gagnante(s), une
nouvelle comparaison financière devra être
effectuée pour la prise en compte des éventuels
rabais conditionnels. Cette comparaison
devra déterminer l’utilisation optimale des
ressources pour l’entité acheteuse, c’est-à-dire la
combinaison d’attributions de marchés offrant
le coût total le moins élevé;
– convertir toutes les offres de manière à ce
qu’elles soient exprimées dans la même monnaie
d’évaluation aux fins de la comparaison, en
utilisant la monnaie ainsi que la source et la date
du taux de change spécifié dans le document
d’invitation;
– appliquer une éventuelle marge de préférence; et
– déterminer le prix total évalué de chaque
soumission.
1.7 Classer les soumissions
Cette opération a pour objet de déterminer l’offre
la moins disante.
1.8 Procéder à une post-sélection
Le cas échéant, procéder à une post-sélection
du soumissionnaire le moins disant – voir le
Module L10.
1.9 Préparer un rapport d’évaluation
Ce rapport sera soumis à l’organisme d’approbation.
Le Module L1 contient des précisions sur la teneur
d’un rapport d’évaluation.
FIDA
passation
des
marchés
Module L2: Procédures générales d’évaluation concernant les biens,
les travaux
et lesModule
servicesA:autres
que
lesde
services
ded’évaluation
consultants
VueetManuel
d’ensemble
du cycle
du
projet
Module
L1: Comités
d’évaluation
règles
générales
129
Procédure d’évaluation des offres concernant les biens, les travaux et les
services autres que les services de consultants
Ouverture des plis
Examen
préliminaire
RÉPONDANT
AUX BESOINS
Clarifier
(par écrit)
PAS CLAIR
Confirmer
les
corrections
(par écrit)
ERREURS
ARITHMÉTIQUES
Évaluation
technique
et
commerciale
Répondant pour
l'essentiel aux besoins
Évaluation
financière
Meilleur
prix évalué
Rapport
d'évaluation
y compris
la recommandation
d'attribution
du marché
130
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Ouverture des plis: l'évaluation porte sur les offres
énumérées dans le compte-rendu d'ouverture des
plis, reçues en temps utile, ouvertes et lues. Les
soumissions tardives ne sont pas incluses.
Examen préliminaire a pour objet d'éliminer les
offres ne répondant pas aux besoins. Les critères
généralement retenus portent sur:
- l'inclusion de tous les documents requis sous
un format correct
- l'autorisation correcte de l'offre
- une garantie de soumission acceptable
- une durée suffisante de validité de l'offre
- le nombre exact d'exemplaires requis
- l'inclusion des documents et besoins essentiels
NE RÉPONDANT
PAS AUX BESOINS
Rejeter
Évaluation technique et commerciale: elle porte
sur le respect des exigences techniques et commerciales
du document d'invitation, et par exemple:
- l'acceptation des conditions clés du marché
- l'absence de dérogations matérielles
- la conformité technique au calendrier des besoins
- une date de livraison/d'achèvement acceptable
- la compréhension de la mission
- la dotation en personnel et une supervision/gestion
adéquates
NE RÉPONDANT
PAS AUX BESOINS
Rejeter
Évaluation financière pour
- corriger les erreurs arithmétiques
- évaluer les dérogations non matérielles
- ajuster pour tenir compte des défauts de
conformité non matériels
- ajuster pour tenir compte d'éventuels critères
d'évaluation supplémentaires
- convertir en une monnaie commune (sur la base
du taux de change indiqué dans le document d'invitation)
- appliquer la marge de préférence éventuelle indiquée
- comparer les coûts totaux
- classer les prix en attribuant le n° 1 au prix le plus bas
AUTRES
Rejeter
Recommandation: recommandation d'attribution
du marché à la soumission offrant le meilleur prix
évalué, répondant pour l'essentiel aux besoins,
sous réserve de l'éventuelle post-sélection requise.
La recommandation est soumise dans le rapport
d'évaluation.
Module L3: Évaluations spécifiques
concernant les biens
Objet du module
On a présenté, dans le Module L2, les composantes de l’évaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants réparties en trois étapes:
– un examen préliminaire;
– une évaluation technique et commerciale détaillée;
– une évaluation financière.
Le présent module propose des indications pratiques complémentaires à prendre en considération dans
l’évaluation concernant les biens. Il doit être lu parallèlement au Module L1 (comités d’évaluation et règles
générales d’évaluation) et au Module L2 (Procédures générales d’évaluation concernant les biens, les
travaux et les services autres que les services de consultants).
L’offre obtenant la meilleure évaluation sera l’offre la moins disante et répondant pour l’essentiel aux
besoins énoncés dans le document d’invitation.
Champ d’application
Le présent module s’applique uniquement aux évaluations concernant les biens. Lorsque les évaluations
utilisent un système national, ces dispositions devront être respectées. On notera que lorsque la méthode
de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de la Banque
mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront, au lieu de ce module et
des procédures nationales.
Les évaluations des offres concernant les travaux et les services autres que les services de consultants
font l’objet des modules L4 et L5 respectivement. L’évaluation des propositions concernant les services de
consultants, suivant la méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8.
1. Évaluation par rapport à la
spécification
L’évaluation technique concernant les biens est
conduite par rapport à la spécification contenue
dans le document d’invitation. Cette spécification
décrit une norme ou un besoin minimaux,
auxquels les offres doivent répondre. Les offres
qui n’atteignent pas cette norme sont considérées
comme ne répondant pas aux besoins. Les offres
égales ou supérieures à la norme répondent
aux besoins.
L’évaluation est réalisée sur la base d’un système
de notation réussite/échec, de sorte qu’aucun crédit
ou avantage supplémentaire ne sera accordé aux
offres dépassant la norme requise, sauf lorsque
cela se fait par l’application d’autres critères que
le prix (voir ci-dessous). Les offres répondant pour
l’essentiel aux besoins peuvent être considérées
comme ayant surmonté l’évaluation technique.
Prenons l’exemple d’un document d’invitation
spécifiant, pour une photocopieuse, une vitesse
de 25 pages par minute:
– l’offre A propose une vitesse de copie de 15 pages
par minute et ne répond donc pas au besoin;
– l’offre B propose une vitesse de copie de 24
pages par minute et pourrait donc répondre
pour l’essentiel au besoin, si les évaluateurs en
décident ainsi;
– l’offre C propose une vitesse de copie de 25
pages par minute et répond donc au besoin;
– l’offre D propose une vitesse de copie de 33
pages par minute et répond donc au besoin,
mais elle ne bénéficierait d’aucun avantage
supplémentaire dans l’évaluation par rapport à
l’offre proposant 25 pages par minute.
Examinons quelle serait la différence si la
spécification prévoyait une vitesse minimale de
25 pages par minute:
– l’offre A ne répondrait toujours pas au besoin;
– l’offre B sera aussi considérée à 100% comme
ne répondant pas au besoin, puisqu’elle n’atteint
pas la norme minimale standard;
– les offres C et D répondent toujours au besoin.
passation
desdu
marchés
A:FIDA
Vue
d’ensemble
du cycle
projet
Module
L3: Module
Évaluations
spécifiques
concernant
les
biens
Module L1:
Comités
d’évaluation
etManuel
règlesde
générales
d’évaluation
131
Un troisième scénario est possible, dans lequel la
spécification prévoit une vitesse de 20 à 25 pages
par minute:
– l’offre A ne répondrait toujours pas au besoin;
– l’offre B deviendra aussi considérée comme
répondant à 100% au besoin, puisqu’elle se
situe dans la fourchette requise;
– les offres C et D répondent toujours au besoin.
Il est par conséquent important, lors de l’évaluation
technique, que tous les aspects de la spécification
technique soient pris en considération et qu’un avis
technique soit sollicité, le cas échéant. En particulier,
un avis technique et un avis de l’utilisateur final
sur le but précis et l’utilisation des biens seront
nécessaires pour déterminer si les dérogations par
rapport à la spécification sont matérielles ou non
matérielles. Ainsi:
– ne pas offrir un moteur de la taille spécifiée
serait à peu près certainement une dérogation
matérielle dans l’évaluation d’un véhicule;
– ne pas offrir la couleur spécifiée d’un véhicule
pourrait constituer une dérogation non
matérielle si le véhicule est destiné à un usage
général, mais pourrait être une dérogation
matérielle si le véhicule est destiné à être utilisé
par la police ou l’armée et qu’il doit avoir une
couleur ou des marques particulières à des fins
d’identification ou de camouflage.
132
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
2 Application de critères autres
que le prix
En matière de biens, la soumission gagnante est
normalement l’offre la moins disante répondant
aux besoins techniques et commerciaux de l’entité
acheteuse, telle qu’elle a été déterminée par
l’évaluation technique. Les entités acheteuses sont
toutefois habilitées à appliquer d’autres critères que
les prix, pour autant que cela soit spécifié dans le
document d’invitation.
Il convient d’attribuer un poids relatif aux critères
autres que le prix, ou de les exprimer en termes
monétaires à chaque fois que cela est possible.
On peut citer, comme exemples de critères autres
que le prix:
– une pénalité pour les retards de livraison et/
ou une prime pour une livraison anticipée, sur
la base du calendrier de livraison énoncé dans
le document d’invitation. Les pénalités et les
primes pourraient être exprimées en termes
monétaires, en augmentant ou en réduisant le
prix évalué d’un montant spécifié par jour ou par
semaine d’avance ou de retard dans la livraison.
Le montant pourrait être calculé en utilisant les
taux de pénalités normalement appliqués pour
les retards de livraisons;
– une pénalité pour les conditions de paiement,
exigeant un paiement avant la date spécifiée dans
le document d’invitation. La pénalité pourrait
être exprimée en termes monétaires, en calculant
l’intérêt qu’aurait rapporté l’argent, sur la base
d’un taux d’intérêt défini;
– l’inclusion du coût estimatif des pièces de
rechange et/ou des articles consommables pour
une période de fonctionnement spécifiée. Cela
pourrait être exprimé en termes monétaires,
en demandant aux soumissionnaires de
communiquer les prix d’une liste spécifiée
d’articles, qui serait ajouté au prix évalué
de l’offre;
– l’inclusion des dépenses de fonctionnement et
de maintenance de l’équipement pendant sa
durée de vie prévue;
– une pénalité ou une prime pour la productivité
ou la performance d’un équipement au-dessous
ou au-dessus d’un niveau spécifié.
Module L4: Évaluations spécifiques
concernant les travaux
Objet du module
On a présenté, dans le Module L2, les composantes de l’évaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants réparties en trois étapes:
– un examen préliminaire;
– une évaluation technique et commerciale détaillée;
– une évaluation financière.
Le présent module propose des indications pratiques complémentaires à prendre en considération dans
l’évaluation concernant les travaux. Il doit être lu parallèlement au Module L1 (comités d’évaluations et
règles générales d’évaluation) et au Module L2 (Procédures générales d’évaluation concernant les biens,
les travaux et les services autres que les services de consultants).
L’offre obtenant la meilleure évaluation sera l’offre la moins disante et répondant pour l’essentiel aux
besoins énoncés dans le document d’invitation.
Champ d’application
Le présent module s’applique uniquement aux évaluations concernant les travaux. Lorsque les évaluations
utilisent un système national, ces dispositions devront être respectées. On notera que lorsque la méthode
de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les procédures de la Banque
mondiale, telles qu’elles sont exposées dans ses directives, qui s’appliqueront, au lieu de ce module et
des procédures nationales.
Les évaluations des offres concernant les biens et les services autres que les services de consultants font
l’objet des modules L3 et L5 respectivement. L’évaluation des propositions concernant les services de
consultants, suivant la méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8.
1. Évaluation par rapport à la
spécification
La méthode appliquée pour l’évaluation concernant
les travaux a pour objet de déterminer l’offre
obtenant la meilleure évaluation et répondant aux
besoins énoncés dans le document d’invitation.
Elle garantit que l’entité acheteuse fasse l’acquisition
uniquement de travaux répondant aux normes
requises et qu’elle ne paie pas plus que nécessaire
pour l’exécution de ces travaux.
L’évaluation technique consiste à déterminer si
la soumission est conforme – ou conforme pour
l’essentiel – à toutes les modalités, conditions et
besoins du document d’invitation. Les critères
dépendront par conséquent du document
d’invitation et pourraient inclure:
– l’acceptation de conditions contractuelles
essentielles, portant sur le paiement, la révision
de prix, la garantie, l’assurance, les pénalités, le
règlement des différends, la responsabilité et
la garantie de bonne exécution, ou l’inclusion
uniquement de dérogations de moindre
importance lorsqu’elles sont jugées acceptables
par l’entité acheteuse et valorisables dans le cadre
de l’évaluation;
– un calendrier d’achèvement des travaux rempli
dans les délais spécifiés et/ou le respect des
grandes étapes du programme de construction;
– l’équipement, le matériel, la qualité d’exécution
et la conception des normes ou codes spécifiés
dans le document d’invitation ou un document
équivalent;
– l’utilisation des méthodes de construction
spécifiées dans le document d’invitation ou
d’autres solutions acceptables;
– l’adéquation du personnel clé de l’entrepreneur,
en prenant en compte ses qualifications et son
expérience;
– une soumission basée sur la conception spécifiée
dans le document d’invitation ou une autre
conception acceptable, lorsque les solutions
de rechange sont autorisées par le document
d’invitation;
– la conformité avec la réglementation en vigueur,
comme les dispositions concernant la maind’œuvre; et/ou
– une sous-traitance conforme aux montants et à
la manière autorisée par le document d’invitation
et des sous-traitants qui répondent aux besoins
spécifiés dans le document d’invitation.
passation
des
marchés
Module
A:FIDA
VueetManuel
d’ensemble
du cycle
projet
L4: Évaluations
spécifiques
concernant
lesdu
travaux
ModuleModule
L1: Comités
d’évaluation
règlesde
générales
d’évaluation
133
La norme en matière de “réponse aux besoins”
doit être définie par les modalités, conditions et
besoins énoncés dans le document d’invitation et
les soumissions doivent être considérées comme
“répondant aux besoins” ou “ne répondant pas aux
besoins” par rapport à cette norme. Les soumissions
répondant pour l’essentiel aux besoins peuvent être
acceptées, mais les dérogations, erreurs ou omissions
d’importance mineure devront être valorisées et
prises en compte dans l’évaluation financière. Aucun
avantage supplémentaire ne sera accordé aux offres
dépassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait
par l’application d’autres critères que le prix – voir
ci-dessous.
L’évaluation technique des soumissions concernant
des travaux exigera une contribution technique de la
part de personnel qualifié dans le domaine pertinent
et de personnel représentant l’utilisateur final.
134
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
2. Application de critères autres
que le prix
En matière de travaux, la soumission gagnante est
normalement l’offre la moins disante répondant
aux besoins techniques et commerciaux de l’entité
acheteuse, telle qu’elle a été déterminée par
l’évaluation technique. Les entités acheteuses sont
toutefois habilitées à appliquer d’autres critères que
le prix, pour autant que cela soit spécifié dans le
document d’invitation.
Il convient d’attribuer un poids relatif aux critères
autres que le prix, ou de les exprimer en termes
monétaires à chaque fois que cela est possible.
On peut citer, comme exemples de critères autres
que le prix:
– une pénalité pour les retards d’achèvement et/
ou une prime pour un achèvement anticipé,
sur la base du calendrier d’achèvement énoncé
dans le document d’invitation. Les pénalités et
les primes pourraient être exprimées en termes
monétaires, en augmentant ou en réduisant le
prix évalué d’un montant spécifié par jour ou par
semaine d’avance ou de retard dans la livraison.
Le montant pourrait être calculé en utilisant les
taux de pénalité normalement appliqués pour
les retards de livraisons;
– une pénalité pour les conditions de paiement,
exigeant le paiement de tout montant avant la
date spécifiée dans le document d’invitation.
La pénalité pourrait être exprimée en termes
monétaires, en calculant l’intérêt qu’aurait
rapporté l’argent, sur la base d’un taux
d’intérêt défini.
Module L5: Évaluations spécifiques
concernant les services autres que les
services de consultants
Objet du module
On a présenté, dans le Module L2, les composantes de l’évaluation concernant les biens, les travaux et
les services autres que les services de consultants réparties en trois étapes:
– un examen préliminaire;
– une évaluation technique et commerciale détaillée;
– une évaluation financière.
Le présent module propose quelques indications à prendre en considération dans l’évaluation concernant
les services autres que les services de consultants. Il doit être lu parallèlement au Module L1 (comités
d’évaluations et règles générales d’évaluation) et au Module L2 (Procédures générales d’évaluation
concernant les biens, les travaux et les services autres que les services de consultants).
L’offre obtenant la meilleure évaluation sera l’offre la moins disante et répondant pour l’essentiel aux
besoins énoncés dans le document d’invitation.
Champ d’application
Le présent module s’applique uniquement aux évaluations concernant les services autres que les services
de consultants.
Les évaluations des offres concernant les biens et les travaux font l’objet des modules L3 et L4
respectivement. L’évaluation des propositions concernant les services de consultants, au titre de la
méthode de demande de propositions, est analysée dans les modules L6, L7 et L8.
1. Évaluation technique et
commerciale détaillée
La méthode appliquée pour l’évaluation concernant
les services autres que les services de consultants a
pour objet de déterminer l’offre la moins disante et
répondant aux besoins énoncés dans le document
d’invitation. Elle garantit que l’entité acheteuse fasse
l’acquisition uniquement de services répondant
aux normes requises et qu’elle ne paie pas plus
que nécessaire pour la prestation de ces services.
L’évaluation technique consiste à déterminer si
la soumission est conforme, ou conforme pour
l’essentiel, à toutes les modalités, conditions
et besoins du document d’invitation et répond
de manière adéquate au mandat. Les critères
dépendront par conséquent du document
d’invitation et pourraient inclure:
– l’acceptation de conditions contractuelles
essentielles, portant sur le paiement, l’assurance,
le règlement des différends et la responsabilité
ou l’inclusion uniquement de dérogations de
moindre importance lorsqu’elles sont jugées
acceptables par l’entité acheteuse et valorisables
dans le cadre de l’évaluation;
– l’adéquation du personnel clé de l’entrepreneur,
en prenant en compte ses qualifications et
son expérience;
– l’équipement, le matériel et la qualité d’exécution
des normes spécifiées dans le document
d’invitation ou un document équivalent;
– la méthode acceptable pour la prestation
des services;
– la conformité avec la réglementation en vigueur,
comme les dispositions concernant la maind’œuvre; et/ou
– la sous-traitance qui ne dépasse pas les montants
et qui soit conforme à la manière autorisés par
le document d’invitation et les sous-traitants
qui répondent aux besoins spécifiés dans le
document d’invitation.
La norme en matière de “réponse aux besoins” doit
être définie par les modalités, conditions, besoins
et mandat énoncés dans le document d’invitation
et les soumissions doivent être considérées comme
“répondant aux besoins” ou “ne répondant pas aux
besoins” par rapport à cette norme. Les soumissions
répondant pour l’essentiel aux besoins peuvent être
acceptées, mais les dérogations, erreurs ou omissions
d’importance mineure devront être valorisées et
prises en compte dans l’évaluation financière. Aucun
avantage supplémentaire ne sera accordé aux offres
dépassant la norme requise, sauf lorsque cela se fait
par l’application d’autres critères que le prix.
Manuel
de
passation
desdu
marchés
Module
A:FIDA
Vueet
d’ensemble
du cycle
projet
Module L5: Évaluations spécifiques
concernant
les services
autres
que
les services
ded’évaluation
consultants
Module
L1: Comités
d’évaluation
règles
générales
135
Module L6: Procédures générales
d’évaluation concernant les services
de consultants
Objet du module
Les procédures exactes d’évaluation concernant les services de consultants varient en fonction des
différentes méthodes de sélection (voir le Module H3), mais elles comportent toutes les trois étapes
suivantes:
– un examen préliminaire, pour éliminer les soumissions ne répondant pas aux exigences fondamentales
du document d’invitation et les consultants ne remplissant pas les conditions impératives de
qualification;
– une évaluation technique pour estimer, à partir d’un système de notation basé sur des points de
mérite, la qualité technique des soumissions par rapport aux critères d’évaluation, pour établir la note
technique de chaque proposition technique et pour déterminer lesquelles, parmi les propositions,
ont obtenu la note technique minimale pour passer au stade suivant de l’ouverture des propositions
financières et de leur évaluation;
– une évaluation et une comparaison financières, pour déterminer la proposition ayant obtenu la meilleure
évaluation sur la base des procédures de sélection spécifiques et la proposition gagnante qu’il
conviendrait de recommander comme adjudicataire du marché.
Ce module présente les procédures générales à suivre pour évaluer les offres relatives aux services
de consultants. On trouvera ci-après deux modules parallèles, mettant l’accent sur les deux méthodes
d’évaluation les plus courantes et qu’il conviendra de lire en liaison avec le présent module, à savoir:
– le Module L7 sur la sélection fondée sur la qualité et le coût (SFQC);
– le Module L8 sur la sélection au moindre coût (SMC).
Le Module L1 présente par ailleurs une description de la méthode de sélection d’un comité d’évaluation
et des règles générales applicables en matière d’évaluation.
Champ d’application
Les principes généraux contenus dans ce module s’appliquent à toutes les évaluations réalisées suivant
la méthode de la demande de propositions (DP).
1. Introduction
2. Instructions point par point
Les évaluations concernant les services de
consultants ont pour but d’évaluer et de comparer
de manière objective toutes les soumissions reçues,
sur la base d’une méthode et de critères préétablis,
afin de déterminer le consultant adjudicataire du
marché. Une évaluation relative aux services de
consultants réalisée dans de bonnes conditions
devra faire en sorte que:
– la concurrence soit loyale et que tous les
consultants aient une égale possibilité de
remporter des marchés financés par
le gouvernement;
– le consultant choisi dispose du personnel et de
l’expérience appropriés pour la prestation réussie
des services; et
– les services de consultants achetés dans le cadre
du marché offrent à l’entité acheteuse un juste
équilibre entre le coût et la qualité, en fonction
des objectifs et des circonstances du besoin
à satisfaire.
On lira cette section parallèlement aux instructions
point par point détaillées des modules L7 ou L8,
selon le cas.
136
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
2.1 Examiner les besoins
Le comité d’évaluation devra examiner la liste
des besoins, instructions, mandat et critères
d’évaluation spécifiés dans le document de DP et
le nombre maximum de points alloués à chaque
critère. Il faudra s’assurer que ces éléments sont
clairement compris et demander si nécessaire des
éclaircissements à la personne responsable de la
rédaction du document de DP.
L’évaluation doit appliquer les critères et les notes
spécifiés dans le document de DP et aucun critère
nouveau ou différent ne peut être introduit.
Le comité d’évaluation devra aussi examiner la
méthode spécifiée dans le document de DP et
s’assurer qu’elle est comprise.
2.2 Procéder à un examen préliminaire
L’examen préliminaire a pour objet de déterminer
si les propositions reçues sont conformes aux
instructions et exigences fondamentales du
document de DP. Il permet aux évaluateurs
d’éliminer les soumissions les plus faibles, sans
y consacrer le temps et l’effort que demande la
conduite d’une évaluation basée sur les points
de mérite. L’examen préliminaire peut aussi servir
à apprécier si les consultants répondent aux
exigences en matière d’admissibilité.
Le test d’examen préliminaire est réalisé sur la
base d’un système de notation réussite/échec,
dans lequel les propositions qui ne sont pas pour
l’essentiel conformes sont rejetées. Les critères à
utiliser pour l’examen préliminaire dépendent des
exigences et des instructions du document de DP,
de sorte que l’examen préliminaire doit toujours
débuter par une analyse de ce document afin
d’établir la liste des exigences à satisfaire. À titre
indicatif uniquement, l’examen préliminaire pourra
inclure, en règle générale, une vérification
par laquelle on s’assurera que:
– la proposition a été soumise suivant le format
prescrit (incluant tous les formulaires et
documents requis, et en particulier le formulaire
de soumission de la proposition);
– la proposition a été soumise sans réserves
ou dérogations matérielles par rapport aux
conditions du document de DP;
– la proposition a été correctement signée et
autorisée (y compris l’éventuelle procuration
requise par le document de DP);
– l’original et le nombre prescrit d’exemplaires
ont été soumis;
– une proposition financière distincte cachetée
a été soumise et que la proposition technique
ne comporte aucun détail d’ordre financier;
– la proposition est valable pendant au moins
la période requise;
– des curriculum vitae signés des consultants
proposés ont été soumis;
– toute documentation supplémentaire demandée
dans le document de DP a été soumise.
On éliminera les offres qui ne surmontent pas
l’examen préliminaire.
2.3 Procéder à une évaluation
technique détaillée
On ne soumettra à une évaluation détaillée que les
propositions dont on a estimé au cours de l’examen
préliminaire qu’elles répondent pour l’essentiel
aux besoins.
Les critères effectifs d’évaluation, ainsi que le
nombre maximum de points pour chaque critère,
sont déterminés et décrits dans le document de DP.
Lorsqu’une évaluation technique détaillée utilise un
système basé sur des points de mérite, la procédure
suivante sera appliquée:
(i)
le comité d’évaluation examinera
collectivement les critères et les éventuels
critères secondaires pour s’assurer que tous les
membres comprennent de la même façon les
critères et leur importance relative. Il s’agira en
particulier:
– de convenir du système de notation à
utiliser pour l’évaluation technique,
– de convenir des notes à utiliser dans le
système de notation,
– de décider des définitions des notes.
Les modules L7 et L8 contiennent des
précisions spécifiques sur ces aspects;
(ii)
le comité d’évaluation préparera les feuilles
de notation et les tableaux qui seront utilisés
au cours de l’évaluation pour garantir
l’uniformité de l’information et des données
de notation;
(iii) chacun des membres du comité d’évaluation
procédera à une évaluation de manière
indépendante, en examinant chaque
soumission et en attribuant des notes
pour chacune au regard de chaque critère;
l’évaluateur inscrira ses notes et signera sa
feuille de notation;
(iv)
le président du comité d’évaluation
convoquera une réunion ayant pour objet la
collecte, le collationnement et la comparaison
des notes. Les notes individuelles ne pourront
pas être recueillies par le président ou par tout
autre membre de l’équipe en dehors d’une
réunion du comité d’évaluation;
(v)
les notes attribuées par chaque évaluateur
seront regroupées au cours de la réunion afin
d’établir une feuille de notation pour chaque
soumission et la note moyenne sera ensuite
calculée pour chaque soumission;
(vi)
le comité d’évaluation procédera
collectivement à une comparaison des
notes de chaque évaluateur, pour chaque
soumission, afin de s’assurer qu’il y a eu une
cohérence dans l’approche de l’évaluation et
une compréhension commune des critères de
chaque soumission par tous les membres du
comité d’évaluation;
de
passation
desdu
marchés
Module
A:FIDA
VueetManuel
d’ensemble
du cycle
projet
Module L6: Procédures
générales
d’évaluation
concernant
les services
ded’évaluation
consultants
Module
L1: Comités
d’évaluation
règles
générales
137
(vii) le comité d’évaluation prendra note de
tout écart significatif par rapport à la note
moyenne ou des manques de cohérence dans
la notation; ces aspects seront examinés et
chaque évaluateur expliquera et justifiera ses
notes, le cas échéant;
(viii) lorsque le comité d’évaluation convient
qu’il y a eu un manque de cohérence dans
l’approche, ou lorsque les débats font
apparaître un manque de compréhension
d’un critère ou d’une soumission, un ou
plusieurs des évaluateurs pourront être
autorisés à réviser leurs notes individuelles;
(ix)
aucun évaluateur ne sera contraint de réviser
ses notes.
Le comité d’évaluation décidera quel membre du
comité d’évaluation sera autorisé à réviser ses notes
et quels soumissions ou critères pourront faire
l’objet d’une telle révision.
Une révision ne sera autorisée que dans la mesure
où elle sera nécessaire pour corriger un éventuel
manque de cohérence de l’approche ou une
véritable erreur de compréhension d’un critère
ou d’une soumission; seule sera autorisée une
révision spécifiquement approuvée par le comité
d’évaluation.
En cas de révision d’une note, la feuille de notes
originale sera conservée dans le dossier de
l’évaluation et la note révisée sera enregistrée sur
une nouvelle feuille de notation.
La révision d’une note devra intervenir le plus tôt
possible après la réunion originale et une nouvelle
réunion sera convoquée; en attendant cette
convocation d’une nouvelle réunion, le président
du comité d’évaluation conservera en lieu sûr
tous les exemplaires des feuilles de notations
individuelles et regroupées.
Une fois finalisées les notations individuelles, le
calcul de la note technique finale pour chaque
soumission et tous les autres aspects de l’évaluation
seront réalisés collectivement par le comité
d’évaluation.
Le total des notes moyennes pour chaque
proposition est ensuite comparé à la note minimale
de qualification indiquée dans le document de DP.
Les propositions n’obtenant pas cette note minimale
sont éliminées et ne feront plus l’objet d’aucun
examen.
138
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
2.4 Conduire des entretiens,
le cas échéant
Des entretiens peuvent être conduits dans le cadre
d’une évaluation basée sur le système des points
de mérite, à condition que cela soit expressément
mentionné dans le document de DP. Les consultants
devront être prévenus dans un délai raisonnable des
dispositions prises en vue d’une entrevue. Dans des
limites raisonnables, le comité d’évaluation devrait
faire preuve de souplesse quant à la date et l’heure
exactes de l’entrevue, afin de donner au consultant
une possibilité suffisante d’y participer. Ce point est
particulièrement important lorsque des consultants
étrangers sont invités à une entrevue.
Les entretiens doivent être menés après l’évaluation
par rapport à tous les autres critères d’évaluation
technique. Dans les cas de la SFQC et de la SMC,
seuls les consultants capables d’atteindre le seuil
technique minimal devront être invités à des
entretiens.
Les entretiens seront conduits uniquement avec
le personnel ou les consultants essentiels, comme
le chef d’équipe.
Ils devront être gérés par le président du comité
d’évaluation; mais les membres du comité
responsables de l’évaluation basée sur les points
de mérite participeront également. Les questions
à aborder au cours des entretiens devront être
planifiées et convenues à l’avance par tous les
membres concernés par l’évaluation basée sur les
points de mérite.
Un procès-verbal détaillé sera établi à propos de
l’entretien, ainsi qu’au sujet de la discussion et
de la décision qui l’ont suivi concernant le nombre
de points à attribuer. Ce procès-verbal devra faire
partie du rapport d’évaluation technique.
2.5 Déterminer la ou les soumission(s)
pouvant passer au stade de l’ouverture
des propositions financières et de
l’évaluation, selon la méthode d’évaluation
utilisée
2.6 Préparer un rapport d’évaluation
technique pour soumission et approbation
Le rapport d’évaluation technique devra inclure
les informations suivantes:
– le compte-rendu de l’ouverture des plis
contenant les propositions techniques (ainsi
que le procès-verbal, s’il en a été établi un);
– les résultats de l’examen préliminaire, avec une
indication des raisons pour lesquelles certaines
soumissions ont été rejetées et déclarées comme
ne répondant pas à d’importants aspects du
mandat;
– les notes techniques attribuées par chaque
évaluateur à chaque proposition;
– une synthèse des points forts et des points
faibles relatifs de chaque proposition;
– une analyse de toutes les différences ou écarts
significatifs dans la notation et une explication
des éventuelles révisions des notes;
– la note technique totale pour chaque
proposition;
– une liste des propositions ayant obtenu la
note technique qualificative minimale et une
recommandation d’ouverture des propositions
financières de ces soumissionnaires; et
– une recommandation de rejet de toutes les
autres propositions.
2.7 Informer les consultants
Une fois le rapport d’évaluation technique accepté,
l’acquéreur peut aborder la phase suivante du
dialogue avec les soumissionnaires. Il s’agira:
– d’informer les consultants dont les propositions
financières seront ouvertes de la date, de l’heure
et du lieu où se déroulera l’ouverture des offres
financières et de procéder à l’ouverture des
plis – le Module K5 contient des indications
complémentaires sur l’ouverture des propositions
financières;
– d’informer les consultants dont les propositions
ont été rejetées, en indiquant que les enveloppes
renfermant leurs propositions financières
leur seront renvoyées non décachetées après
l’achèvement du processus d’évaluation.
2.8 Procéder à l’évaluation financière
Les propositions de procéder à l’évaluation
financière seront déterminées par la méthode
pertinente (voir le Module H3) pour l’évaluation
technique.
L’évaluation financière a pour but de déterminer
le prix évalué des propositions, de comparer
ces dernières et de déterminer la proposition
gagnante – c’est-à-dire celle qui fera l’objet d’une
recommandation d’adjudication du marché.
L’évaluation financière et la détermination de la
proposition gagnante varieront en fonction des
méthodes d’évaluation utilisées; les modules L7
et L8 contiennent des précisions sur la conduite
de l’évaluation financière pour deux méthodes de
sélection, à savoir la sélection fondée sur la qualité
et le coût (SFQC) et la sélection au moindre coût
(SMC).
n’en soit disposé autrement par un système national
de passation des marchés qui aurait été adopté pour
le projet:
– déterminer si les propositions financières sont
complètes et ont évalué le coût de tous les
intrants correspondants dans la proposition
technique; évaluer le coût des éventuels articles
manquants et les ajouter au prix total de la
proposition; déterminer le prix total de la
proposition; le document de DP, par exemple,
pourrait stipuler que tous les droits et taxes
doivent être inclus dans l’évaluation;
– corriger les éventuelles erreurs arithmétiques
conformément à la procédure exposée dans
le document de DP. Lorsqu’aucune procédure
spécifique n’est indiquée dans le document
de DP et qu’on constate que le prix total cité
diffère du prix total obtenu en multipliant le prix
unitaire par la quantité, on retiendra comme
valable le prix unitaire et on corrigera le prix total
en conséquence. Les soumissionnaires devront
être informés de toute correction arithmétique
effectuée et être invités à faire part de leur accord
par écrit;
– déterminer si tous les articles ont été inclus dans
la proposition de prix et ajouter le coût de tout
article manquant;
– convertir toutes les offres de manière à ce
qu’elles soient exprimées dans la même monnaie
d’évaluation aux fins de la comparaison, en
utilisant la monnaie ainsi que la source et la date
du taux de change spécifié dans le document
de DP;
– appliquer une éventuelle marge de préférence
de prix; et
– déterminer le prix total évalué de chaque
soumission.
2.9 Préparer un rapport combiné
d’évaluation pour soumission et
approbation
Un rapport d’évaluation combiné est un rapport
où sont regroupées les précisions concernant les
deux évaluations, technique et financière. Le rapport
d’évaluation technique ayant déjà été publié, il est
d’usage de préparer un rapport financier spécifique
et de le joindre en annexe au rapport technique.
Indépendamment de la teneur de ces modules
spécifiques, il existe un certain nombre de bonnes
pratiques d’ordre général, qui sont présentées ciaprès et qu’il conviendra d’adopter à moins qu’il
de
passation
desdu
marchés
Module
A:FIDA
VueetManuel
d’ensemble
du cycle
projet
Module L6: Procédures
générales
d’évaluation
concernant
les services
ded’évaluation
consultants
Module
L1: Comités
d’évaluation
règles
générales
139
Le rapport d’évaluation financière devra inclure les
informations suivantes:
– le compte-rendu de l’ouverture des plis
contenant les propositions financières (ainsi
que le procès-verbal, s’il en a été établi un), y
compris les prix totaux des propositions et les
notes techniques dont il a été donné lecture à
l’ouverture des plis contenant les propositions
financières;
– le prix évalué de chaque proposition, après
corrections ou révisions éventuelles des prix
et conversion en une monnaie unique;
– les notes financières de chaque proposition et
la méthode d’attribution des notes financières;
– la pondération des notes technique et financière;
– la note totale pour chaque proposition;
– une recommandation d’attribution du marché
au soumissionnaire ayant obtenu la note
totale la plus élevée, sous réserve d’éventuelles
négociations nécessaires;
– la monnaie et le prix du marché proposé, sous
réserve des modifications pouvant intervenir
après les négociations.
Il serait de bonne pratique d’inclure dans le rapport
d’évaluation financière les domaines ou questions
exigeant des négociations.
Tous les rapports d’évaluation doivent être signés
par tous les membres du personnel ayant participé
à l’évaluation.
Étapes suivantes
– Passer au Module L10 (Post-sélection), si les
consultants n’ont pas été présélectionnés, puis;
– Passer au Module M2 (Conduite des
négociations relatives aux services de
consultants), lorsque ces négociations sont
nécessaires;
– Passer au Module M1 (Envoi d’une lettre
d’acceptation de la soumission), lorsque des
négociations ne sont pas nécessaires.
140
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Module L7: Évaluation des propositions
de services de consultants par le biais
de la sélection fondée sur la qualité et
le coût (SFQC)
Objet du module
Ce Module présente la procédure opérationnelle standard à suivre pour l’évaluation de propositions
de services de consultants, en utilisant la méthode SFQC. Il doit être lu parallèlement au Module L6
(Procédures générales d’évaluation concernant les services de consultants).
Une annexe, jointe au présent module, contient des indications détaillées quant à la manière de définir
la notation des critères d’évaluation.
Champ d’application
Les principes généraux énoncés dans ce module s’appliquent à toutes les évaluations effectuées au
titre de la méthode de demande de propositions (DP) lorsque la SFQC est utilisée comme méthode de
sélection (voir le Module H3).
1. Introduction
Pour les évaluations utilisant la SFQC, le comité
d’évaluation combine les points techniques et
financiers pour faire apparaître la proposition ayant
obtenu le plus grand nombre de points. Ce système
d’évaluation est présenté sous forme graphique dans
un ordinogramme à la fin du module.
L’évaluation comporte une pondération en faveur
de la qualité par rapport au prix. Le facteur de
pondération relatif aux aspects techniques est de 70
(ou 80), tandis que celui des aspects financiers est
de 30 (ou 20). Le total des poids des évaluations
technique et financière doit être de 100; par
conséquent, si l’on décide que les aspects techniques
doivent avoir un poids de 70, le poids des aspects
financiers sera de 30. De même, si le poids de
la technique est de 80, les aspects financiers ne
pèseront que 20. La pondération du rapport qualité/
prix devrait être proche de 80/20 respectivement.
2. Instructions point par point
2.1 Le comité d’évaluation examine les
critères d’évaluation et établit la feuille de
notation
L’évaluation technique des services de consultants
doit comporter l’examen des critères requis par le
dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-après en donne
un exemple:
Nombre maximum
de points
Critères
(i) Expérience spécifique des consultants pertinente à la mission
20
(ii) Adéquation de la méthode et du programme de travail proposés pour répondre au mandat:
30
a)
approche technique et méthode
10
b)
programme de travail
10
c)
organisation et dotation en personnel
10
(iii) Qualifications et compétence du personnel professionnel essentiel du point de vue de la
mission:
40
a)
chef d'équipe
15
b)
spécialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement
10
c)
expert des questions juridiques et institutionnelles
10
d)
spécialiste des questions socio économiques
5
(iv) Participation de ressortissants nationaux à l'équipe proposée
10
Total
100
FIDA
passation
desdu
marchés
A:fondée
VueetManuel
d’ensemble
duetcycle
projet
Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants
par L1:
le biais
de laModule
sélection
sur la de
qualité
led’évaluation
coût
(SFQC)
Module
Comités
d’évaluation
règles
générales
141
L’attribution des notes techniques doit se faire
uniquement au moyen des critères spécifiés dans
le dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-dessus
constitue donc la base de l’évaluation technique, de
sorte que la feuille de notes individuelle type d’un
évaluateur pourrait être la suivante:
cela établit un lien avec la note qualificative. Il est
ensuite important de recenser les propositions dont
la réponse aux besoins est considérée comme bonne
ou très bonne. Enfin, il est seulement nécessaire de
recenser les réponses insuffisantes. Il est de pratique
[Nom du
[Nom du
[Nom du
[Nom du
consultant 1] consultant 2] consultant 3] consultant 4]
Noms des consultants
Max
Notes
Notes
Notes
Notes
2
3
1
4
Critères
(i) Expérience spécifique
20
(ii) Méthode et programme de travail
a) Approche technique et méthode
10
b) Programme de travail
10
c) Organisation & dotation en personnel
10
(iii)
Personnel proposé
a) Chef d'équipe
15
b) Spécialiste de l'approvisionnement
en eau et de l'assainissement
10
c) Spécialiste des questions juridiques
et institutionnelles
10
d) Spécialiste des questions
socio-économiques
5
(iv)
Participation de nationaux
Note totale
10
100
Classement
Note: les critères réels, pour n’importe quelle évaluation, seront extraits du dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-dessus n’est
qu’une illustration.
2.2 Le comité d’évaluation finalise
la méthode de notation technique
Une pratique couramment utilisée s’est
progressivement instaurée pour la notation des
services de consultants; elle repose sur un système
préétabli de catégories et de notations qui normalise
la notation des propositions techniques par les
différents évaluateurs.
Avant de recevoir les propositions techniques, les
membres du comité d’évaluation devront se mettre
d’accord sur la définition de chaque catégorie pour
chaque critère (ou critère secondaire). Autrement
dit, le comité devra convenir des catégories à utiliser
et définir la notation pour chacune des catégories.
Pour faciliter l’attribution des notes et en assurer
la transparence, il est recommandé que l’échelle
de notation soit divisée en un certain nombre
de catégories distinctes. Cette démarche a pour
but de permettre la détermination d’une réponse
satisfaisante dans une proposition, étant donné que
142
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
normale d’attribuer des notes sur la base des
catégories suivantes:
Catégorie
Notation*
Médiocre
40%
Satisfaisant
70%
Bon
90%
Excellent
100%
* la notation représente le pourcentage de la note maximum
disponible
Ces catégories peuvent être modifiées, mais un
accord sur ce point devra intervenir avant que
toute évaluation ne soit entreprise par le comité
d’évaluation. Le système de notation devra être
décrit et expliqué dans le rapport d’évaluation
technique.
Une notation de zéro n’est pas réaliste, car elle
signifierait que le consultant n’a pas du tout
répondu au mandat au regard des critères en
question et elle n’est donc pas utilisée.
2.3 Définir des catégories pour
chaque critère
La définition des catégories est un exercice difficile,
qui exige une connaissance approfondie du mandat,
des principales questions techniques couvertes par
la mission du consultant ainsi que des qualifications
que devraient posséder les consultants. Elle devrait
toutefois améliorer très sensiblement la qualité
de l’évaluation. Noter les propositions sans avoir
recours à des catégories de réponse aux besoins
préalablement définies laisse à chaque évaluateur
la responsabilité de la définition des catégories,
ce qui aura très probablement pour effet de rendre
la notation subjective et les résultats difficiles à
comparer.
Étant donné que chacun des critères (ou des critères
secondaires) se rapporte à un aspect différent de
la proposition, la définition des catégories doit être
prise en considération, afin que chaque évaluateur
attribue ses notes sur la base d’une définition
normalisée. Une évaluation type pourrait par
conséquent aboutir, pour un évaluateur, à une
feuille de notation technique semblable à celle
présentée ci-dessous:
Nom du consultant
Note
maxi
mum
Critères
Expérience spécifique de la société
20
Méthode & programme de travail
30
a) Approche technique et méthode
b) Programme de travail
c) Organisation & dotation
en personnel
Consultant 1
Consultant 2
Consultant 3
Consultant 4
Notation Notes Notation Notes Notation Notes Notation
Notes
90%
18,0
70%
14,0
100%
20,0
40%
8,0
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
10
40%
4,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
Personnel proposé
40
a) Chef d’équipe
15
90%
13,5
70%
10,5
100%
15,0
40%
6,0
b) Spécialiste de l’approvisionnement
en eau et de l’assainissement
10
90%
9,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
c) Spécialiste des questions
juridiques et institutionnelles
10
90%
9,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
d) Spécialiste des questions
socioéconomiques
5
70%
3,5
70%
3,5
100%
5,0
40%
2,0
Participation de nationaux
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
2,0
Note totale
Classement
Ces chiffres représentent les notes d’un évaluateur et
doivent être combinés aux notes d’autres évaluateurs
afin d’établir une moyenne et de parvenir à une note
technique finale pour l’évaluation.
La notation des propositions techniques au moyen
de cette méthode offre les avantages suivants:
(i) elle fournit au comité d’évaluation une
définition partagée des catégories, rendant
l’évaluation plus facile et comparable;
(ii) elle minimise le risque de notations manquant
de cohérence ou discrétionnaires;
(iii) elle oblige chaque membre du comité à
justifier son évaluation individuelle sur la base
d’une définition commune des catégories,
ce qui a un effet dissuasif sur les évaluations
intentionnellement biaisées;
(iv) elle renforce la transparence et l’impartialité
du processus d’évaluation.
78,0
70,0
100,0
40,0
2
3
1
4
Les notations ne doivent pas être trop rigides. Dans
le cas, probable, où une société ne remplit pas toutes
les conditions énoncées dans les définitions de l’une
des catégories, alors que cette catégorie particulière
semble mieux refléter l’expérience globale spécifique
de la société que ne le fait la catégorie inférieure, on
pourra la classer dans la catégorie supérieure.
Des indications supplémentaires sur la définition
des catégories applicables pour chaque critère sont
présentées dans l’Annexe A à ce module.
2.4 Attribuer les notes financières
Les notes financières doivent être attribuées en
utilisant la méthode spécifiée dans le document de
DP. Cette méthode est normalement la suivante:
– la note financière de 100 est attribuée à la
proposition la moins disante;
– toutes les autres propositions se voient attribuer
une note financière proportionnelle à la
première, par le biais de la formule:
FIDA
passation
desdu
marchés
A:fondée
VueetManuel
d’ensemble
duetcycle
projet
Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants
par L1:
le biais
de laModule
sélection
sur la de
qualité
led’évaluation
coût
(SFQC)
Module
Comités
d’évaluation
règles
générales
143
Note finale = 100 x Fz
Fy
où Fz = proposition la moins disante et
Fy = prix de la proposition évaluée
Ainsi, si les prix sont les suivants:
Proposition
Prix évalué de la proposition
A
500 000 USD
B
450 000 USD
C
600 000 USD
la proposition B est la moins disante et il lui sera
attribué 100 points;
– la formule sera appliquée à la proposition A
comme suit:
100 x (450 000/500 000) = 90 points;
– la formule sera appliquée à la proposition C
comme suit:
100 x (450 000/600 000) = 75 points.
Proposition
Prix évalué de la
proposition
Note financière
A
500 000 USD
90
B
450 000 USD
C
600 000 USD
prix le plus bas
75
2.5 Pondérer les notes pour calculer la
note totale
Les notes technique et financière doivent
être pondérées en utilisant les coefficients de
pondération énoncés dans le document de DP. Ils
se situent normalement entre 70 et 90% pour la note
technique et entre 10 et 30% pour la note financière.
Le total des deux coefficients doit toujours être
égal à 100%. [La pondération peut être exprimée
de deux manières, également acceptables: sous forme
de pourcentage ou de fraction décimale, par exemple
80%/20% ou 0,8/0,2].
Nom du
consultant
100
Consultant 1
Note
pondérée
Pour déterminer les notes pondérées, on multiplie
les notes technique et financière effectives par
les coefficients de pondération indiqués dans le
document de DP.
Pour déterminer la note totale, il suffit d’additionner
les notes technique et financière pondérées.
Dans le tableau ci-dessous, l’exemple présente
les notes technique et financière obtenues par une
proposition, les coefficients de pondération indiqués
dans le document de DP, le calcul nécessaire, les
notes pondérées et la note totale:
Consultant 2
Note
pondérée
Consultant 3
Poids
Note
Technique
80%
78%
62,4
70,0
56,0
100,0
Financière
20%
90%
18,0
100,0
20,0
75,0
Total
144
80,4
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Note
76,0
Note
Note
pondérée
Consultant 4
Note
Note
pondérée
80,0
40,0
Éliminé
15,0
N/A
95,0
S.O
Procédure d’évaluation des offres concernant les services de consultants
(Sélection fondée sur la qualité et le coût)
Ouverture des
propositions techniques
Ouverture des offres techniques: l'évaluation porte
sur les propositions reçues en temps utile, ouvertes
et lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses.
Les offres financières restent cachetées.
Tri préliminaire: a pour objet d'éliminer les propositions
ne répondant pas aux besoins. Les critères généralement
retenus portent sur:
Tri
préliminaire
Répondant
aux besoins
Clarifier
(par écrit)
PAS CLAIR
Évaluation
technique
Égal ou
supérieur à la
note de qualification
Recommandation
d'ouverture
des propositions
financières
Ouverture des
propositions
financières
Confirmer les
corrections
(par écrit)
ERREURS
ARITHMÉTIQUES
Évaluation
financière
Note totale
la plus élevée
Recommandation
d'attribution
du marché
–
–
–
–
–
–
l'inclusion de tous les documents requis sous
un format correct
l'autorisation correcte de l'offre
une garantie de soumission acceptable
une durée suffisante de validité de l'offre
le nombre exact d'exemplaires requis
l'inclusion des documents et besoins essentiels
NE RÉPONDANT
PAS AUX BESOINS
Rejeter
Évaluation technique détaillée, utilisant le système
des points de mérite, pour:
– attribuer des points sur la base des critères
énoncés dans le document de DP, et
– comparer les notes au seuil technique minimal
indiqué dans le document de DP
INFÉRIEUR À LA NOTE
DE QUALIFICATION
Rejeter
Rapport d'évaluation technique: recommande les
propositions obtenant la note qualificative technique
minimale recommandée pour le passage au stade de
l'ouverture des propositions financières et de
l'évaluation financière
Recommandation soumise pour approbation dans
le rapport d'évaluation technique
Ouverture des propositions financières: ouverture des
plis renfermant les propositions financières. Lecture des
notes techniques et des prix
Évaluation financière pour:
corriger les erreurs arithmétiques
convertir en une monnaie commune (sur la base du
taux de change indiqué dans le document de DP)
– attribuer les notes financières
– pondérer les notes techniques et financières pour
obtenir la note totale de chaque proposition
–
–
AUTRES
Rejeter
Rapport d'évaluation financière: Recommande, en
vue de l'attribution du marché, la proposition ayant
obtenu la note totale la plus élevée, sous réserve
d'éventuelles négociations requises
FIDA
passation
desdu
marchés
A:fondée
VueetManuel
d’ensemble
duetcycle
projet
Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants
par L1:
le biais
de laModule
sélection
sur la de
qualité
led’évaluation
coût
(SFQC)
Module
Comités
d’évaluation
règles
générales
145
Annexe A au Module L7
Cette annexe présente des indications détaillées
sur la définition des catégories applicables pour
chacun des critères d’évaluation décrits dans la
section 2.3 de ce module.
Critère: Expérience spécifique
de la société
(aspects à prendre en considération
pour l’évaluation)
Le comité d’évaluation devra prendre en
considération les aspects suivants dans l’évaluation
de ce critère:
• Expérience acquise dans des projets similaires.
Démonstration de succès dans la conduite de
missions similaires.
• Expérience acquise dans des zones et des
conditions similaires. Les consultants ont travaillé
dans des régions ou des pays présentant des
caractéristiques physiques, culturelles, sociales
et institutionnelles comparables à celles du pays
où sera conduite la mission.
• Taille, organisation et gestion. Les consultants
possèdent la capacité requise, par exemple
en termes de personnel, d’organisation et
d’aptitudes à la gestion, pour mener à bien la
mission. Pour certaines missions, on examinera
le nombre d’années d’existence de la société
de consultants.
• Spécialisation. Il peut être important, pour
certaines missions, d’évaluer les compétences
spécialisées des consultants et leur accès à des
technologies spécifiques en rapport avec
la mission.
• Expérience en matière de transfert de
connaissances et de formation. L’expérience
des consultants en matière de transfert de
connaissances et de formation du personnel
du client (si ces informations sont pertinentes).
On trouvera ci-après un exemple de définition de
ces catégories, sur la base des points spécifiques
énumérés ci-dessus (les définitions peuvent varier,
d’un cas à l’autre, suivant les caractéristiques de la
mission). Ces définitions doivent faire l’objet d’un
accord avant le début de l’évaluation.
• Médiocre. Les consultants n’ont pas – ou peu
– d’expérience récente dans le domaine de
la mission et n’ont pas abordé les questions
essentielles spécifiques à cette dernière. Les
consultants n’ont pas une expérience suffisante
de l’utilisation des approches et des méthodes
standard requises par la mission. Le personnel
permanent des consultants est insuffisant pour
la mission.
146
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
• Satisfaisant. Les consultants ont une expérience
pertinente dans le domaine de la mission, mais
n’ont pas abordé les questions essentielles
spécifiques à cette dernière, comme les délicates
questions sociales ou environnementales. Les
consultants ont une parfaite expérience de
l’utilisation des approches et des méthodes
standard requises par la mission. Le personnel
permanent des consultants est suffisant.
• Bon. Les consultants ont une vaste expérience
du domaine de la mission et ont travaillé dans
des pays présentant des conditions physiques
et institutionnelles similaires, y compris sur le
plan des questions essentielles. Le personnel
permanent est suffisant et hautement spécialisé
pour répondre aux besoins de la mission et la
société dispose de ressources supplémentaires
qu’elle peut mobiliser pour faire face à
des besoins imprévus. Les consultants ont
l’expérience des approches et des méthodes
de pointe utilisées pour faire face aux besoins
spécifiques de la mission.
• Excellent. Les consultants possèdent des
compétences de pointe exceptionnelles dans
des missions similaires à celle envisagée. La
qualité et la composition du personnel des
consultants couvrent aisément les besoins de
la mission et garantissent un excellent niveau
d’adossement et ce personnel inclut des experts
de haut niveau dans le domaine de la mission.
Les consultants sont considérés comme des
spécialistes de renommée internationale des
approches et des méthodes utilisées pour aborder
les questions spécifiques en rapport avec la
mission. Les consultants déploient leurs activités
conformément aux procédures bien établies de
gestion de la qualité.
Critère: Adéquation de la méthode et
du programme de travail
proposés
(aspects à prendre en considération
pour l’évaluation)
Le comité d’évaluation devra prendre en
considération les aspects suivants dans l’évaluation
de ce critère:
• Comprendre les objectifs de la mission. Dans
quelle mesure l’approche technique et le
programme de travail des consultants répondentils aux objectifs indiqués dans le mandat?
• Exhaustivité et réponse aux besoins. La
proposition répond-elle de manière exhaustive
à tous les besoins cités dans le mandat?
• Clarté. Les divers éléments sont-ils cohérents
et les points de décision bien définis?
• Créativité et innovation. La proposition
comporte-t-elle de nouvelles approches de
la mission ou de nouvelles méthodes qui
contribueraient à obtenir de meilleurs résultats?
• Opportunité des produits. Le calendrier d’activité
proposé est-il réaliste? Les produits demandés
seront-ils fournis à temps?
• Qualité de l’utilisation des ressources. Le
calendrier de mobilisation des effectifs est-il
approprié, sans un trop grand nombre d’experts
à court terme, ni trop de généralistes? Le
personnel proposé est-il permanent ou composé
de consultants externes? Dans la seconde
hypothèse, il faudra vérifier si les consultants
externes ont déjà travaillé sur des missions
précédentes avec le personnel permanent des
consultants. Cet aspect devra toujours être pris
en considération.
• Souplesse et adaptabilité. La méthode et le
programme de travail sont-ils souples et
susceptibles de s’adapter facilement aux
changements qui pourraient se produire au
cours de l’exécution de la mission? Cet aspect
est particulièrement pertinent lorsque la mission
se déroule dans des contextes potentiellement
changeants.
• Niveau technologique. La méthode propose-telle l’utilisation de technologies de pointe et
l’adoption de solutions innovantes?
• Logistique. Si les consultants sont appelés à
travailler sur des sites éloignés, leur approche
des questions logistiques pourrait aussi être
examinée.
• Gestion de la qualité. En particulier pour les
grandes missions complexes, le mandat pourrait
inclure la nécessité de fournir un plan de gestion
de la qualité ou une liste détaillée de son
contenu.
Ce critère est habituellement évalué par le biais
de l’examen des trois critères secondaires ci-après
(uniquement comme indiqué dans le document
de DP):
a) Approche technique et méthode
b) Programme de travail
c) Organisation et dotation en personnel
On trouvera ci-après un exemple de définition des
quatre catégories pour les trois critères secondaires
cités ci-dessus (les définitions peuvent varier,
d’un cas à l’autre, suivant les caractéristiques de la
mission.
a) Approche technique et méthode
• Médiocre. L’approche technique ou la méthode
(ou les deux) envisagées pour l’exécution
d’importantes activités citées dans le mandat
sont inadéquates ou très mal présentées, ce qui
donne à penser que le consultant n’a pas compris
des aspects importants de la portée des travaux.
La liste du contenu du plan de gestion de la
qualité (si elle est requise par le mandat) est
manquante.
• Satisfaisant. Le mode d’exécution des différentes
activités citées dans le mandat est examiné de
manière générale. L’approche est standard et non
pas conçue spécifiquement pour la mission. Bien
que l’approche et la méthode soient adéquates,
elles ne comportent pas d’examen de la manière
dont le consultant se propose de prendre en
compte les caractéristiques vitales de la mission.
Une liste du contenu du plan de gestion de la
qualité (si elle est requise par le mandat) est
présente, mais elle est de nature générale et
ne prend pas en compte les caractéristiques
spécifiques de la mission.
• Bon. L’approche proposée est analysée de façon
détaillée; la méthode est spécifiquement adaptée
aux caractéristiques de la mission et assez souple
pour s’adapter aux changements qui pourraient
se produire au cours de la prestation des services.
La liste du contenu du plan de gestion de la
qualité (si elle est requise par le mandat) est
adaptée aux caractéristiques spécifiques de la
mission.
• Excellent. Outre les exigences énumérées cidessus (“Bon”), d’importantes questions sont
abordées de manière innovante et efficace,
montrant que les consultants ont compris
les principaux problèmes de la mission et
qu’ils ont une connaissance exceptionnelle de
nouvelles solutions. La proposition précise les
moyens d’améliorer les résultats et la qualité
de la mission par le recours à des approches,
méthodes et connaissances de pointe. Une
description détaillée du plan de gestion de la
qualité est fournie, outre la liste de son contenu
(si nécessaire).
b) Programme de travail
• Médiocre. Le calendrier des activités omet
des tâches importantes; la chronologie des
activités et la corrélation entre elles ne sont pas
compatibles avec l’approche ou la méthode
proposées. La séquence manque de clarté et de
logique.
• Satisfaisant. Toutes les activités essentielles
figurent dans le calendrier des activités, mais
elles ne sont pas détaillées. Il existe quelques
discordances mineures entre la chronologie, les
produits de la mission et l’approche proposée.
FIDA
passation
desdu
marchés
A:fondée
VueetManuel
d’ensemble
duetcycle
projet
Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants
par L1:
le biais
de laModule
sélection
sur la de
qualité
led’évaluation
coût
(SFQC)
Module
Comités
d’évaluation
règles
générales
147
• Bon. Le programme de travail répond bien
au mandat; toutes les activités importantes
figurent dans le calendrier des activités et leur
chronologie est adéquate et cohérente avec les
produits de la mission. En outre, les relations
d’interdépendance entre les diverses activités
sont réalistes et conformes à l’approche
proposée. Les précisions fournies sont suffisantes
pour faciliter la compréhension du programme
de travail proposé.
• Excellent. Outre les exigences énumérées
ci-dessus (“Bon”), les points de décision, ainsi
que la séquence et la chronologie sont très
bien définis, montrant que les consultants
ont optimisé l’utilisation des ressources. Un
chapitre spécifique de la proposition explique le
programme de travail en relation avec l’approche
proposée. Le programme de travail possède la
souplesse requise pour la prise en compte
des imprévus.
c) Organisation et dotation en personnel
• Médiocre. L’organigramme est de pure forme,
le plan de dotation en personnel présente
des faiblesses dans d’importants secteurs et
le calendrier de dotation en personnel est
incompatible avec la chronologie des produits
les plus importants de la mission. La répartition
des tâches et des responsabilités manque de
clarté. Les spécialistes proposés n’ont jamais
travaillé au sein d’une même équipe.
• Satisfaisant. L’organigramme est complet
et détaillé, les dispositions en matière de
dotation en personnel sont adéquates – en
ce qui concerne tant le niveau technique que
la composition – et la dotation en personnel
est compatible aussi bien avec la chronologie
qu’avec les produits de la mission.
• Bon. Outre la définition donnée à l’alinéa
“Satisfaisant” ci-dessus, le personnel est bien
équilibré (c’est-à-dire: bonne coordination,
définition claire et précise des tâches et des
responsabilités, pas trop d’experts à court terme
et pas trop de généralistes, correspondance
précise entre les compétences du personnel et
les besoins et enfin, bon soutien logistique).
Certains membres de l’équipe de projet ont déjà,
dans une certaine mesure, travaillé ensemble.
• Excellent. L’équipe proposée – outre qu’elle
répond à toutes les exigences d’une notation
“Bon” – est intégrée; plusieurs de ses membres
ont abondamment travaillé ensemble par le
passé; le rôle de l’emprunteur/du bénéficiaire et
son intégration dans la mission sont expliqués
de façon détaillée. La proposition contient
un examen approfondi, montrant que les
consultants ont optimisé l’utilisation et le
déploiement du personnel avec efficacité
et économie, sur la base des moyens
logistiques proposés.
148
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Critère: Personnel essentiel proposé
(aspects à prendre en considération
pour l’évaluation)
Ce critère est habituellement évalué par le
biais de l’examen des trois critères secondaires
ci-après (uniquement comme indiqué dans le
document de DP):
a) Qualifications générales
b) Adéquation à la mission
c) Expérience de la région et de la langue
Le comité d’évaluation évaluera le personnel
essentiel (le personnel subalterne, de bureau ou
administratif ne sera pas évalué). Il conviendra
de prendre en considération les aspects suivants:
• Qualifications générales. Il est important
d’examiner le nombre d’années d’expérience
professionnelle des consultants dans le domaine
technique dans lequel ils auront à travailler dans
le cadre de la mission. Aux fins de l’évaluation,
la valeur de la formation universitaire antérieure
diminue avec l’âge. Les experts possédant plus
de dix années d’expérience devront être évalués
sur la base des diplômes universitaires obtenus.
Étant donné que l’expérience s’accumule avec
l’âge, les membres du personnel âgés de 60
ans ou plus sont souvent employés avec succès
dans des missions complexes ou sensibles. Une
longue expérience acquise dans des missions
de consultation peut constituer un avantage,
mais les évaluateurs ne devront pas attribuer
des points aux candidats plus âgés lorsque
l’âge n’est pas spécialement pertinent pour la
mission. Lorsque la connaissance d’approches,
de méthodes et de technologies modernes est
essentielle, les experts plus jeunes pourraient
être préférables ou plus souhaitables.
• Adéquation à la mission. Cet aspect, le plus
important, doit faire l’objet d’une évaluation
attentive. Les éléments essentiels de l’évaluation
devront toujours concerner les capacités
appropriées, les compétences professionnelles
adéquates et l’expérience. Alors que l’aspect
précédent, “qualifications générales”, évalue
l’expérience générale des membres du personnel
dans le domaine technique dans lequel ils auront
à travailler dans le cadre de la mission, l’aspect
“adéquation à la mission” a pour objet de
déterminer leur capacité d’exécuter les fonctions
spécifiques qui leur sont confiées. L’expert a-til récemment occupé des postes similaires? Si
oui, ces postes avaient-ils une pertinence par
rapport à des missions comme celle actuellement
envisagée? Le chef d’équipe proposé a-t-il déjà
exercé les mêmes fonctions? Si oui, a-t-il eu à
gérer une équipe semblable à l’équipe envisagée
(taille, disciplines techniques concernées,
combinaison semblable de personnel national
et expatrié, etc.)? Dans quelle mesure les
connaissances et les compétences du personnel
proposé répondent-elles aux besoins de
la mission?
• Expérience de la région et de la langue. Dans
le contexte de l’évaluation de l’expérience dans
la région, on prendra en compte des facteurs
comme le nombre de missions effectuées dans
le pays ou dans des pays dont les cultures, les
systèmes administratifs et les organisations
gouvernementales sont comparables. Pour
le personnel expatrié, le document de DP
devrait préciser, si nécessaire, les connaissances
linguistiques (langues nationales/locales)
requises pour une communication adéquate
dans le pays de la mission. Des points seront
seulement attribués pour la langue locale.
Dans la notation des consultants nationaux, il
conviendra d’évaluer leur connaissance de l’une
des principales langues de travail du FIDA, au
lieu de la langue locale.
Pour autant que les membres essentiels du personnel
soient admissibles61, ils devront être évalués sur la
base de leur compétence et des qualités requises
pour le poste, indépendamment de leur nationalité.
Les qualifications du chef d’équipe seront évaluées
très attentivement, parce que ce poste joue un rôle
clé dans la mission. Si le chef d’équipe doit exercer
à la fois les fonctions de chef de projet et d’expert,
ses qualifications devront être évaluées pour
chacune des deux fonctions et les notes attribuées
aux deux fonctions proportionnellement au temps
consacré à chacune d’elles (si les deux fonctions
se chevauchent). Des notes complètes ne seront
attribuées à chaque fonction que si elles peuvent être
clairement distinguées l’une de l’autre sans affecter
la qualité des services.
Le comité d’évaluation devra déterminer, pour
chacun des trois critères secondaires, la définition
de chacune des catégories indiquées.
On trouvera ci-après un exemple de définition des
quatre catégories pour chacun des trois critères
secondaires cités ci-dessus.
a) Qualifications générales
Médiocre. L’expert proposé possède moins de dix
années d’expérience pertinente.
Satisfaisant. L’expert proposé possède dix années ou
plus d’expérience professionnelle globale pertinente
à la mission, ainsi que les diplômes universitaires et
la formation pertinents.
Bon. L’expert proposé possède plus de 15 années
d’expérience professionnelle globale; une grande
partie de cette expérience a été acquise dans le
cadre de missions de consultation semblables à
celle envisagée; les réalisations professionnelles de
l’expert, comme sa position au sein de la société
et son niveau de responsabilité, ont régulièrement
progressé au fil du temps.
Excellent. L’expert proposé possède plus de 20
années d’expérience spécialisée dans le domaine
de la mission et il est reconnu comme expert de
haut niveau dans son domaine. Le spécialiste est
pleinement informé des dernières avancées dans
sa discipline.
b) Adéquation à la mission
Médiocre. L’expert proposé n’a jamais, ou seulement
de façon occasionnelle, occupé un poste similaire
à celui prévu dans la mission. Ses qualifications ne
correspondent pas étroitement au poste qui lui est
assigné. (Par exemple, le poste exige un directeur
de projet très expérimenté, alors que la personne
proposée est d’un niveau relativement moins élevé
et peu expérimentée).
Satisfaisant. L’expérience de l’expert proposé
correspond au poste qui lui est assigné; au cours des
dix années précédentes, voire davantage, il a occupé
avec succès des postes semblables à celui offert dans
cette mission, dans au moins un projet de même
nature. Les compétences de l’expert proposé (dans le
domaine professionnel ou dans celui de la gestion,
selon les exigences du poste offert) sont adéquates
pour le poste.
Bon. Les qualifications de l’expert sont adéquates
pour le poste offert; au cours des dix années
précédentes, il a occupé plusieurs postes semblables
dans des missions similaires; les compétences de
l’expert proposé (dans le domaine professionnel
ou dans celui de la gestion) coïncident parfaitement
avec le poste et avec les caractéristiques de la
mission.
Excellent. Outre qu’il répond aux critères énumérés
à l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert possède des
qualifications et une expérience sensiblement
supérieures à celles requises pour des postes
semblables au poste envisagé.
c) Expérience de la région et de la langue (cet
exemple concerne le personnel expatrié):
Médiocre. L’expert proposé n’a jamais, ou seulement
de façon occasionnelle, travaillé dans des pays
semblables à celui où doit se dérouler la mission et
sa connaissance de la langue locale est insuffisante
pour lui permettre de communiquer correctement,
oralement et par écrit.
Satisfaisant. L’expert a travaillé dans des pays
dont les cultures, les systèmes administratifs et les
organisations gouvernementales sont comparables à
celles du pays en question; sa connaissance de l’une
des langues officielles du FIDA est adéquate.
Bon. Au cours des dernières années, l’expert a
travaillé pendant au moins un an dans la région où
se déroulera la mission; il parle couramment une
des langues officielles du FIDA, ainsi que la
langue locale.
61 Suivant la définition qui en est donnée dans les Directives du FIDA concernant la
passation des marchés.
FIDA
passation
desdu
marchés
A:fondée
VueetManuel
d’ensemble
duetcycle
projet
Module L7: Évaluation des propositions de services de consultants
par L1:
le biais
de laModule
sélection
sur la de
qualité
led’évaluation
coût
(SFQC)
Module
Comités
d’évaluation
règles
générales
149
Excellent. Outre qu’il répond à la définition de
l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert possède une
connaissance directe et approfondie du pays et de
la langue, résultant de plusieurs années d’expérience
professionnelle dans le pays.
Si le personnel essentiel proposé par les consultants
ne remplit pas pleinement toutes les conditions
énoncées dans la définition de l’une des catégories,
alors que cette catégorie particulière semble mieux
refléter l’adéquation globale du personnel essentiel
que ne le fait la catégorie inférieure, on pourra le
classer dans la catégorie supérieure
Critère: Participation de consultants
nationaux parmi le personnel
essentiel proposé
(aspects à prendre en considération
pour l’évaluation)
Dans le contexte de l’évaluation, la répartition
de ces points entre les propositions se fera
proportionnellement au pourcentage de
ressortissants nationaux parmi le personnel essentiel
total proposé. (Par exemple, si 10 points sont
attribués à ce critère et si 50% du nombre total de
mois-personne ou d’heures-personne sont alloués
par les consultants à des experts ou des consultants
nationaux, la proposition recevra 5 points).
Ce critère ne couvre que l’aspect quantitatif de
la participation de ressortissants nationaux; les
aspects qualitatifs tels que l’expérience du personnel
essentiel national sont pris en compte par les critères
“Qualifications du personnel professionnel essentiel
proposé” et “Adéquation à la mission”.
La participation de consultants nationaux en cette
qualité – en tant que filiales locales de consultants
étrangers ou en tant qu’experts individuels – devrait
également être prise en considération.
150
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Module L8: Évaluation des propositions
de services de consultants par le bais
de la sélection au moindre coût (SMC)
Objet du module
Ce module présente la procédure opérationnelle standard à suivre pour l’évaluation de propositions
de services de consultants, en utilisant la méthode SMC. Il doit être lu parallèlement au Module L6
(Procédures générales d’évaluation concernant les services de consultants).
Une annexe, jointe au présent module, contient des indications détaillées quant à la manière de définir
la notation des critères d’évaluation.
Champ d’application
Les principes généraux énoncés dans ce module s’appliquent à toutes les évaluations effectuées au titre
de la méthode de demande de propositions (DP) lorsque la SMC est utilisée comme méthode de sélection
(voir le Module H3).
1. Introduction
L’évaluation de la SMC ne comporte pas, à la
différence de la méthode SFQC, de pondération.
Bien que la notation, dans l’évaluation technique,
utilise la même méthode de notation que la SFQC,
toutes les propositions ayant obtenu la note
qualificative minimale sont examinées et le marché
est attribué à la proposition la moins disante.
Le système basé sur les points de mérite est le même
que celui utilisé dans la méthode SFQC: comme
dans cette dernière, les sociétés de consultants sont
également tenues de présenter simultanément deux
propositions distinctes, technique et financière.
Les propositions financières associées aux offres
ayant obtenu la note qualificative minimale sont
ouvertes en séance publique et il est donné lecture
des prix ainsi que des notes techniques. Dans le
cas de la SMC, l’évaluation financière de chaque
proposition en détermine le prix évalué et le marché
est attribué à l’offre la moins disante.
Ce système d’évaluation est présenté sous forme
graphique dans un ordinogramme à la fin
du module.
2. Instructions point par point
2.1 Le comité d’évaluation examine les
critères d’évaluation et établit la feuille de
notation
L’évaluation technique des services de consultants
doit comporter l’examen des critères requis par le
dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-après en donne
un exemple:
Critères
(i)
Nombre maximum
de points
Expérience spécifique des consultants pertinente à la mission
20
(ii) Adéquation de la méthode et du programme de travail proposés pour répondre au mandat:
30
a) approche technique et méthode
10
b) programme de travail
10
c) organisation et dotation en personnel
10
(iii) Qualifications et compétence du personnel professionnel essentiel du point
de vue de la mission:
40
a) chef d'équipe
15
b) spécialiste de l'approvisionnement en eau et de l'assainissement
10
c) expert des questions juridiques et institutionnelles
10
d) spécialiste des questions socio économiques
5
iv) Participation de ressortissants nationaux à l'équipe proposée
10
Total
passation
des
marchés
A:FIDA
Vue
d’ensemble
du cycle
du
projet
Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule
de consultants
par Module
led’évaluation
bais de
la
sélection
au
moindre
coût
(SMC)
L1: Comités
etManuel
règlesde
générales
d’évaluation
100
151
L’attribution des notes techniques doit se faire
uniquement au moyen des critères spécifiés dans
le dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-dessus
constitue donc la base de l’évaluation technique,
de sorte que la feuille de notes individuelle type
d’un évaluateur pourrait être la suivante:
Noms des consultants
cela établit un lien avec la note qualificative. Il est
ensuite important de recenser les propositions dont
la réponse aux besoins est considérée comme bonne
ou très bonne. Enfin, il est seulement nécessaire de
recenser les réponses insuffisantes. Il est normal
Nom du
consultant 1
Nom du
consultant 2
Nom du
consultant 3
Nom du
consultant 4
Notes
Notes
Notes
Notes
Max
Critères
(i) Expérience spécifique
20
(ii) Méthode et programme de travail
a) Approche technique et méthode
10
b) Programme de travail
10
c) Organisation & dotation en personnel
10
(iii) Personnel proposé
a) Chef d'équipe
15
b) Spécialiste de l'approvisionnement
en eau et de l'assainissement
c) Spécialiste des questions juridiques
et institutionnelles
d) Spécialiste des questions
socio-économiques
10
10
Evaluating Proposals for Con-
(iv) Participation de nationaux
Note totale
5
10
sulting
Services using Least
100
Classement
Cost Selection (LCS)
Note: les critères réels, pour n’importe quelle évaluation, seront extraits du dossier d’appel d’offres. Le tableau ci-dessus n’est
qu’une illustration.
2.2 Le comité d’évaluation finalise la
méthode de notation technique
Une pratique couramment utilisée s’est
progressivement instaurée pour la notation des
services de consultants; elle repose sur un système
préétabli de catégories et de notations qui normalise
la notation des propositions techniques par les
différents évaluateurs.
Avant de recevoir les propositions techniques, les
membres du comité d’évaluation devront se mettre
d’accord sur la définition de chaque catégorie pour
chaque critère (ou critère secondaire). Autrement
dit, le comité devra convenir des catégories à utiliser
et définir la notation pour chacune des catégories.
Pour faciliter l’attribution des notes et en assurer
la transparence, il est recommandé que l’échelle
de notation soit divisée en un certain nombre
de catégories distinctes. Cette démarche a pour
but de permettre la détermination d’une réponse
satisfaisante dans une proposition, étant donné que
152
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
d’attribuer des notes sur la base des catégories
suivantes:
Catégorie
Notation*
Médiocre
40%
Satisfaisant
70%
Bon
90%
Excellent
100%
* la notation représente le pourcentage de la note maximum
disponible
Ces catégories peuvent être modifiées, mais un
accord sur ce point devra intervenir avant que
toute évaluation ne soit entreprise par le comité
d’évaluation. Le système de notation devra être
décrit et expliqué dans le rapport d’évaluation
technique.
Une notation de zéro n’est pas réaliste, car elle
signifierait que le consultant n’a pas du tout
répondu au mandat au regard des critères en
question: elle n’est donc pas utilisée.
2.3 Définir les catégories pour
chaque critère
Étant donné que chacun des critères (ou des critères
secondaires) se rapporte à un aspect différent de
la proposition, la définition des catégories doit être
prise en considération, afin que chaque évaluateur
attribue ses notes sur la base d’une définition
normalisée. Une évaluation type pourrait par
conséquent aboutir, pour un évaluateur, à une
feuille de notation technique semblable à celle
présentée ci-dessous:
Nom du consultant
Note
Consultant 1
maximum Notation Notes
Critères
Expérience spécifique de la société
20
Méthode & programme de travail
30
a)
Approche technique et méthode
b) Programme de travail
c)
La définition des catégories est un exercice difficile,
qui exige une connaissance approfondie du mandat,
des principales questions techniques couvertes
par la mission du consultant et des qualifications
que devraient posséder les consultants. Elle devrait
toutefois améliorer très sensiblement la qualité
de l’évaluation. Noter les propositions sans avoir
recours à des catégories préalablement définies de
réponse aux besoins laisse à chaque évaluateur la
responsabilité de la définition des catégories, ce
qui aura très probablement pour effet de rendre la
notation subjective et les résultats difficiles
à comparer.
Organisation & dotation en
personnel
Consultant 2
Consultant 3
Consultant 4
Notation
Notes
Notation
Notes
Notation
Notes
90%
18,0
70%
14,0
100%
20,0
40%
8,0
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
10
40%
4,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
Personnel proposé
40
a)
15
90%
13,5
70%
10,5
100%
15,0
40%
6,0
10
90%
9,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
10
90%
9,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
4,0
d) Spécialiste des questions
socio économiques
5
70%
3,5
70%
3,5
100%
5,0
40%
2,0
Participation de nationaux
10
70%
7,0
70%
7,0
100%
10,0
40%
2,0
Chef d'équipe
b) Spécialiste de
l’approvisionnement en eau et
de l’assainissement
c)
Spécialiste des questions
juridiques et institutionnelles
Note totale
78,0
70,0
100,0
40,0
Classement
2
3
1
4
Ces chiffres représentent les notes d’un évaluateur et
doivent être combinés aux notes d’autres évaluateurs
afin d’établir une moyenne et de parvenir à une note
technique finale pour l’évaluation.
La notation des propositions techniques au moyen
de cette méthode offre les avantages suivants:
– elle fournit au comité d’évaluation une définition
partagée des catégories, rendant l’évaluation plus
facile et comparable;
– elle minimise le risque de notations manquant
de cohérence ou discrétionnaires;
– elle oblige chaque membre du comité à
justifier son évaluation individuelle sur la base
d’une définition commune des catégories,
ce qui a un effet dissuasif sur les évaluations
intentionnellement biaisées;
– elle renforce la transparence et l’impartialité
du processus d’évaluation.
Les notations ne doivent pas être trop rigides. Dans
le cas, probable, où une société ne remplit pas toutes
les conditions énoncées dans les définitions de l’une
des catégories, alors que cette catégorie particulière
semble mieux refléter l’expérience globale spécifique
de la société que ne le fait la catégorie inférieure, on
pourra la classer dans la catégorie supérieure.
Des indications supplémentaires sur la définition
des catégories applicables pour chaque critère sont
présentées dans l’Annexe A à ce module.
2.4 Attribuer les notes financières
Une fois déterminées les propositions qui
obtiennent la note qualificative minimale ou
une note supérieure (représentant au moins
les propositions satisfaisantes), le processus
d’évaluation financière comportera, afin de
parvenir au prix évalué:
passation
des
marchés
A:FIDA
Vue
d’ensemble
du cycle
du
projet
Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule
de consultants
par Module
led’évaluation
bais de
la
sélection
au
moindre
coût
(SMC)
L1: Comités
etManuel
règlesde
générales
d’évaluation
153
154
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Révision pour extension erronée dans le Tableau 3 de la proposition (Chef d’équipe)
Révision pour extension erronée dans le Tableau 5 de la proposition (Personnel administratif)
Révision pour absence de la formation ou du développement des capacités requises dans la proposition
(valeur extrait des coûts du Consultant 2)
Révison pour…
D
E
F
1460 000,00
1452 000,00
1458 637,20
C
1460 000,00
1457 300,00
75 000,00
Total
révisé
1436 362,00
Révision pour extension erronée dans le Tableau 1 de la proposition
1,00
1,90
1458 637,20
1377 000,00
Valeur
B
1 460 000,00
767 000,00
2,70
2,70
1436 362,00
Total révisé
Révision pour extension erronée dans le Tableau 2 de la proposition
0,00
87 000,00
540 236,00
1,90
Taux
Omissions non
matérielles
A
1 460 000,00
680 000,00
510 000,00
755 980,00
Total révisé
Conversion en une
monnaie unique
Évaluation financière
1460 000,00
1452 000,00
1458 637,20
1436 362,00
Total révisé
Prix évalué
Dans l’exemple ci-dessus, le prix évalué pour le Consultant 1 est le plus bas et c’est à cette proposition que le rapport d’évaluation financière
recommandera l’adjudication du marché.
Notes:
Consultant 5
F
SAR
US$
Consultant 4
E
£
Consultant 3
30 000,00
D
-39 764,00
-8 900,00
5 980,00
-60 864,00
580 000,00
750 000,00
C
£
US$
Erreurs (+/-)
Erreurs arithmétiques
B
Consultant 2
A
Consultant 1
Nom des
consultants
(Notes)
Ouverture des offres
financières
Monnaie
Montant
– l’examen de la proposition de prix pour
repérer les éventuelles erreurs arithmétiques,
– la conversion en une monnaie d’évaluation
commune, et
– la révision des prix pour prendre en compte
les omissions et erreurs non matérielles,
conformément aux dispositions du dossier
d’appel d’offres.
L’offre la moins disante est alors placée au
premier rang.
Le tableau ci-après illustre un examen financier
typique des propositions et représente le type
de tableau qui devrait être au centre du rapport
d’évaluation financière.
Ouverture des
propositions techniques
Ouverture des offres techniques: l'évaluation porte
sur les propositions reçues en temps utile, ouvertes et
lues. Les soumissions tardives ne sont pas incluses.
Les offres financières restent cachetées.
Tri préliminaire: a pour objet d'éliminer les propositions
ne répondant pas aux besoins. Les critères généralement
retenus portent sur:
–
Tri
préliminaire
Clarifier
(par écrit)
PAS CLAIR
Répondant
aux besoins
NE RÉPONDANT
PAS AUX BESOINS
Évaluation
technique
Évaluation technique détaillée, utilisant le système
des points de mérite, pour:
– attribuer des points sur la base des critères énoncés
dans le document de DP, et
– comparer les notes au seuil technique minimal indiqué
dans le document de DP.
Égal ou
supérieur à la
note de qualification
Recommandation
d'ouverture
des propositions
financières
Ouverture des
propositions
financières
Confirmer les
corrections
(par écrit)
ERREURS
ARITHMÉTIQUES
–
–
–
–
–
l'inclusion de tous les documents requis sous un
format correct
l'autorisation correcte des propositions
les CV signés
une durée suffisante de validité de l'offre
une proposition financière distincte cachetée
pas de réserves ou de dérogations matérielles
par rapport au document de DP.
Évaluation
financière
Prix évalué
le plus bas
Recommandation
d'attribution
du marché
INFÉRIEUR À LA
NOTE DE
QUALIFICATION
Rejeter
Rejeter
Rapport d'évaluation technique: recommande les
propositions obtenant la note qualificative technique
minimale recommandée pour le passage au stade de
l'ouverture des propositions financières et de
l'évaluation financière.
Recommandation soumise pour approbation dans le
rapport d'évaluation technique.
Ouverture des propositions financières: ouverture des
plis renfermant les propositions financières. Lecture des
notes techniques et des prix.
Évaluation financière pour:
corriger les erreurs arithmétiques
convertir en une monnaie commune (sur la base du
taux de change indiqué dans le document de DP)
– attribuer les notes financières
– déterminer la proposition présentant le prix évalué
le plus bas
–
–
AUTRES
Rejeter
Rapport d’évaluation financière: recommande, en vue
de l’attribution du marché, la proposition dont le prix
évalué est la plus bas, sous réserve d’éventuelles
négociations requises.
passation
des
marchés
A:FIDA
Vue
d’ensemble
du cycle
du
projet
Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule
de consultants
par Module
led’évaluation
bais de
la
sélection
au
moindre
coût
(SMC)
L1: Comités
etManuel
règlesde
générales
d’évaluation
155
Annexe A au Module L8
• Satisfaisant. Les consultants ont une expérience
pertinente dans le domaine de la mission, mais
n’ont pas abordé les questions essentielles
spécifiques à cette dernière, comme les délicates
questions sociales ou environnementales. Les
Critère: Expérience spécifique
consultants ont une parfaite expérience de
l’utilisation des approches et des méthodes
de la société
standard requises par la mission. Le personnel
(aspects à prendre en considération
permanent des consultants est suffisant.
pour l’évaluation)
• Bon. Les consultants ont une vaste expérience
Le comité d’évaluation devra prendre en
du domaine de la mission et ont travaillé dans
considération les aspects suivants dans l’évaluation
des pays présentant des conditions physiques
de ce critère:
et institutionnelles similaires, y compris sur le
• Expérience acquise dans des projets similaires.
plan des questions essentielles. Le personnel
Démonstration de succès dans la conduite de
permanent est suffisant et hautement spécialisé
missions similaires.
pour répondre aux besoins de la mission et la
• Expérience acquise dans des zones et des
société dispose de ressources supplémentaires
conditions similaires. Les consultants ont travaillé
qu’elle peut mobiliser pour faire face à
dans des régions ou des pays présentant des
des besoins imprévus. Les consultants ont
Evaluating
caractéristiques physiques, culturelles,
sociales Proposals for Conl’expérience des approches et des méthodes
et institutionnelles comparables à celles du pays
de pointe utilisées pour faire face aux besoins
où sera conduite la mission.
spécifiques
sulting Services using
Leastde la mission.
• Taille, organisation et gestion. Les consultants
• Excellent. Les consultants possèdent des
possèdent la capacité requise, par exemple
compétences de pointe exceptionnelles dans des
en termes de personnel, d’organisation et
missions similaires à celle envisagée. La qualité
d’aptitudes à la gestion, pour mener à bien la Cost Selection (LCS)
et la composition du personnel des consultants
mission. Pour certaines missions, on examinera
couvrent aisément les besoins de la mission et
le nombre d’années d’existence de la société
garantissent un excellent niveau d’adossement; ce
de consultants.
personnel inclut des experts de haut niveau dans
• Spécialisation. Il peut être important, pour
le domaine de la mission. Les consultants sont
certaines missions, d’évaluer les compétences
considérés comme des spécialistes de renommée
spécialisées des consultants et leur accès à des
internationale des approches et des méthodes
technologies spécifiques en rapport avec la
utilisées pour aborder les questions spécifiques
mission.
en rapport avec la mission. Les consultants
• Expérience en matière de transfert de
déploient leurs activités conformément aux
connaissances et de formation. L’expérience
procédures bien établies de gestion de la qualité.
des consultants en matière de transfert de
connaissances et de formation du personnel
Critère: Adéquation de la méthode et
du client (si ces informations sont pertinentes).
Cette annexe présente des indications détaillées
sur la définition des catégories applicables pour
chacun des critères d’évaluation décrits dans la
section 2.3 de ce module.
On trouvera ci-après un exemple de définition de
ces catégories, sur la base des points spécifiques
énumérés ci-dessus (les définitions peuvent varier,
d’un cas à l’autre, suivant les caractéristiques de la
mission). Ces définitions doivent faire l’objet d’un
accord avant le début de l’évaluation.
• Médiocre. Les consultants n’ont pas ou peu
d’expérience récente dans le domaine de la
mission et n’ont pas abordé les questions
essentielles spécifiques à cette dernière. Les
consultants n’ont pas une expérience suffisante
de l’utilisation des approches et des méthodes
standard requises par la mission. Le personnel
permanent des consultants est insuffisant pour
la mission.
156
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
du programme de travail
proposés
(aspects à prendre en considération
pour l’évaluation)
Le comité d’évaluation devra prendre en
considération les aspects suivants dans l’évaluation
de ce critère:
• Comprendre les objectifs de la mission. Dans
quelle mesure l’approche technique et le
programme de travail des consultants répondentils aux objectifs indiqués dans le mandat?
• Exhaustivité et réponse aux besoins. La
proposition répond-elle de manière exhaustive
à tous les besoins cités dans le mandat?
• Clarté. Les divers éléments sont-ils cohérents
et les points de décision bien définis?
• Créativité et innovation. La proposition
comporte-t-elle de nouvelles approches de
la mission ou de nouvelles méthodes qui
contribueraient à obtenir de meilleurs résultats?
• Opportunité des produits. Le calendrier d’activité
proposé est-il réaliste? Les produits demandés
seront-ils fournis à temps?
• Qualité de l’utilisation des ressources. Le
calendrier de mobilisation des effectifs est-il
approprié, sans un trop grand nombre d’experts
à court terme, ni trop de généralistes? Le
personnel proposé est-il permanent ou composé
de consultants externes? Dans la seconde
hypothèse, il faudra vérifier si les consultants
externes ont déjà travaillé sur des missions
précédentes avec le personnel permanent des
consultants. Cet aspect devra toujours être pris
en considération.
• Souplesse et adaptabilité. La méthode et le
programme de travail sont-ils souples et
susceptibles de s’adapter facilement aux
changements qui pourraient se produire au
cours de l’exécution de la mission? Cet aspect
est particulièrement pertinent lorsque la mission
se déroule dans des contextes potentiellement
changeants.
• Niveau technologique. La méthode propose-telle l’utilisation de technologies de pointe et
l’adoption de solutions innovantes?
• Logistique. Si les consultants sont appelés à
travailler sur des sites éloignés, leur approche
des questions logistiques pourrait aussi être
examinée.
• Gestion de la qualité. En particulier pour les
grandes missions complexes, le mandat pourrait
inclure la nécessité de fournir un plan de gestion
de la qualité ou une liste détaillée de son
contenu.
Ce critère est habituellement évalué par le biais
de l’examen des trois critères secondaires
ci-après (uniquement comme indiqué dans le
document de DP):
a) Approche technique et méthode
b) Programme de travail
c) Organisation et dotation en personnel
On trouvera ci-après un exemple de définition des
quatre catégories pour les trois critères secondaires
cités ci-dessus (les définitions peuvent varier, d’un
cas à l’autre, suivant les caractéristiques de
la mission).
a) Approche technique et méthode
• Médiocre. L’approche technique ou la méthode
(ou les deux) envisagées pour l’exécution
d’activités importantes citées dans le mandat
sont inadéquates ou très mal présentées, ce qui
donne à penser que le consultant n’a pas compris
des aspects fondamentaux de la portée des
travaux. La liste du contenu du plan de gestion
de la qualité (si elle est requise par le mandat)
est manquante.
• Satisfaisant. Le mode d’exécution des différentes
activités citées dans le mandat est examiné de
manière générale. L’approche est standard et non
pas conçue spécifiquement pour la mission. Bien
que l’approche et la méthode soient adéquates,
elles ne comportent pas d’examen de la manière
dont le consultant se propose de prendre en
compte les caractéristiques vitales de la mission.
Une liste du contenu du plan de gestion de la
qualité (si elle est requise par le mandat) est
présente, mais elle est de nature générale et
ne prend pas en compte les caractéristiques
spécifiques de la mission.
• Bon. L’approche proposée est analysée de façon
détaillée; la méthode est spécifiquement adaptée
aux caractéristiques de la mission et elle est
assez souple pour s’adapter aux changements
qui pourraient se produire au cours de la
prestation des services. La liste du contenu du
plan de gestion de la qualité (si elle est requise
par le mandat) est adaptée aux caractéristiques
spécifiques de la mission.
• Excellent. Outre les exigences énumérées cidessus (“Bon”), d’importantes questions sont
abordées de manière innovante et efficace,
montrant que les consultants ont compris
les principaux problèmes de la mission et
qu’ils ont une connaissance exceptionnelle de
nouvelles solutions. La proposition précise les
moyens d’améliorer les résultats et la qualité
de la mission par le recours à des approches,
méthodes et connaissances de pointe. Une
description détaillée du plan de gestion de la
qualité est fournie, outre la liste de son contenu
(si nécessaire).
b) Programme de travail
• Médiocre. Le calendrier des activités omet
des tâches importantes; la chronologie des
activités et la corrélation entre elles ne sont pas
compatibles avec l’approche ou la méthode
proposées. La séquence manque de clarté et
de logique.
• Satisfaisant. Toutes les activités essentielles
figurent dans le calendrier des activités, mais
elles ne sont pas détaillées. Il existe quelques
discordances mineures entre la chronologie, les
produits de la mission et l’approche proposée.
passation
des
marchés
A:FIDA
Vue
d’ensemble
du cycle
du
projet
Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule
de consultants
par Module
led’évaluation
bais de
la
sélection
au
moindre
coût
(SMC)
L1: Comités
etManuel
règlesde
générales
d’évaluation
157
• Bon. Le programme de travail répond bien
au mandat; toutes les activités importantes
figurent dans le calendrier des activités et leur
chronologie est adéquate et en accord avec
les produits de la mission. En outre, les relations
d’interdépendance entre les diverses activités sont
réalistes et conformes à l’approche proposée.
Les précisions fournies sont suffisantes pour
faciliter la compréhension du programme
de travail proposé.
• Excellent. Outre les exigences énumérées cidessus (“Bon”), les points de décision ainsi
que la séquence et la chronologie sont très
bien définis, montrant que les consultants
ont optimisé l’utilisation des ressources. Un
chapitre spécifique de la proposition explique le
programme de travail en relation avec l’approche
proposée. Le programme de travail possède
la souplesse requise pour la prise en compte
des imprévus.
c) Organisation et dotation en personnel
• Médiocre. L’organigramme est de pure forme,
le plan de dotation en personnel présente
des faiblesses dans d’importants secteurs;
le calendrier de dotation en personnel est
incompatible avec la chronologie des produits
les plus importants de la mission. La répartition
des tâches et des responsabilités manque de
clarté. Les spécialistes proposés n’ont jamais
travaillé au sein d’une même équipe.
• Satisfaisant. L’organigramme est complet et
détaillé; les dispositions en matière de dotation
en personnel sont adéquates, en ce qui concerne
tant le niveau technique que la composition;
la dotation en personnel est compatible aussi
bien avec la chronologie qu’avec les produits
de la mission.
• Bon. Outre la définition donnée à l’alinéa
“Satisfaisant” ci-dessus, le personnel est bien
équilibré (bonne coordination, définition claire
et précise des tâches et des responsabilités,
pas trop d’experts à court terme et pas trop de
généralistes, correspondance précise entre les
compétences du personnel et les besoins, et
bon soutien logistique). Certains membres de
l’équipe de projet ont déjà, dans une certaine
mesure, travaillé ensemble.
• Excellent. L’équipe proposée, outre qu’elle
répond à toutes les exigences d’une notation
“Bon”, est intégrée; plusieurs de ses membres
ont abondamment travaillé ensemble par le
passé; le rôle de l’emprunteur/du bénéficiaire
et son intégration dans la mission sont
expliqués de façon détaillée. La proposition
contient un examen approfondi, montrant que
les consultants ont optimisé l’utilisation et le
déploiement du personnel avec efficacité et
économie, sur la base des moyens logistiques
proposés.
158
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Critère: Personnel essentiel proposé
(aspects à prendre en considération
pour l’évaluation)
Ce critère est habituellement évalué par le biais
de l’examen des trois critères secondaires ci-après
(uniquement comme indiqué dans le document
de DP):
a) Qualifications générales
b) Adéquation à la mission
c) Expérience de la région et de la langue
Le comité d’évaluation évaluera le personnel
essentiel: le personnel subalterne, de bureau ou
administratif ne sera pas évalué. Il conviendra de
prendre en considération les aspects suivants:
• Qualifications générales. Il est important
d’examiner le nombre d’années d’expérience
professionnelle des consultants dans le domaine
technique dans lequel ils auront à travailler dans
le cadre de la mission. Aux fins de l’évaluation,
la valeur de la formation universitaire antérieure
diminue avec l’âge. Les experts possédant plus
de dix années d’expérience devront être évalués
sur la base des diplômes universitaires obtenus.
Étant donné que l’expérience s’accumule avec
l’âge, les membres du personnel âgés de 60
ans ou plus sont souvent employés avec succès
dans des missions complexes ou sensibles. Une
longue expérience acquise dans des missions
de consultation peut constituer un avantage,
mais les évaluateurs ne devront pas attribuer
des points aux candidats plus âgés lorsque
l’âge n’est pas spécialement pertinent pour la
mission. Lorsque la connaissance d’approches,
de méthodes et de technologies modernes est
essentielle, les experts plus jeunes pourraient être
préférables ou plus souhaitables.
• Adéquation à la mission. Cet aspect, le plus
important, doit faire l’objet d’une évaluation
attentive. Les éléments essentiels de l’évaluation
devront toujours concerner les capacités
appropriées, les compétences professionnelles
adéquates et l’expérience. Alors que l’aspect
précédent, “qualifications générales”, évalue
l’expérience générale des membres du personnel
dans le domaine technique dans lequel ils auront
à travailler dans le cadre de la mission, l’aspect
“adéquation à la mission” a pour objet de
déterminer leur capacité d’exécuter les fonctions
spécifiques qui leur sont confiées. L’expert a-til récemment occupé des postes similaires? Si
oui, ces postes avaient-ils une pertinence par
rapport à des missions comme celle actuellement
envisagée? Le chef d’équipe proposé a-t-il déjà
exercé les mêmes fonctions? Si oui, a-t-il eu à
gérer une équipe semblable à l’équipe envisagée
(taille, disciplines techniques concernées,
combinaison semblable de personnel national
et expatrié, etc.)? Dans quelle mesure les
connaissances et les compétences du personnel
proposé répondent-elles aux besoins de la
mission?
• Expérience de la région et de la langue. Dans le
contexte de l’évaluation de l’expérience dans
la région, on prendra en compte des facteurs
comme le nombre de missions effectuées
dans le pays ou dans des pays dont les cultures,
les systèmes administratifs et les organisations
gouvernementales sont comparables. Pour
le personnel expatrié, le document de DP
devrait préciser, si nécessaire, les connaissances
linguistiques (langues nationales/locales)
requises pour une communication adéquate
dans le pays de la mission. Des points seront
seulement attribués pour la langue locale.
Dans la notation des consultants nationaux,
il conviendra d’évaluer leur connaissance de
l’une des principales langues de travail du
FIDA, au lieu de la langue locale.
Pour autant que les membres essentiels du personnel
soient admissibles62, ils devront être évalués sur la
base de leur compétence et des qualités requises
pour le poste, indépendamment de leur nationalité.
Les qualifications du chef d’équipe seront évaluées
très attentivement, parce que ce poste joue un rôle
clé dans la mission. Si le chef d’équipe doit exercer
à la fois les fonctions de chef de projet et d’expert,
ses qualifications devront être évaluées pour
chacune des deux fonctions, et les notes attribuées
aux deux fonctions proportionnellement au temps
consacré à chacune d’elles (si les deux fonctions
se chevauchent). Des notes complètes ne seront
attribuées à chaque fonction que si elles peuvent être
clairement distinguées l’une de l’autre sans affecter
la qualité des services.
Le comité d’évaluation devra déterminer, pour
chacun des trois critères secondaires, la définition
de chacune des catégories indiquées.
On trouvera ci-après un exemple de définition des
quatre catégories pour chacun des trois critères
secondaires cités ci-dessus.
a) Qualifications générales
• Médiocre. L’expert proposé possède moins de dix
années d’expérience pertinente.
• Satisfaisant. L’expert proposé possède dix années
ou plus d’expérience professionnelle globale
pertinente à la mission, ainsi que les diplômes
universitaires et la formation adéquats.
62
• Bon. L’expert proposé possède plus de 15 années
d’expérience professionnelle globale, dont une
grande partie a été acquise dans le cadre de
missions de consultation semblables à celle
envisagée; ses réalisations professionnelles,
comme sa position au sein de la société et son
niveau de responsabilité, ont régulièrement
progressé au fil du temps.
• Excellent. L’expert proposé possède plus de 20
années d’expérience spécialisée dans le domaine
de la mission et il est reconnu comme expert de
haut niveau dans son domaine. Le spécialiste est
pleinement informé des dernières avancées dans
sa discipline.
b) Adéquation à la mission
• Médiocre. L’expert proposé n’a jamais – ou
seulement de façon occasionnelle – occupé un
poste similaire à celui prévu dans la mission.
Ses qualifications ne correspondent pas
étroitement au poste qui lui est assigné. (Par
exemple, le poste exige un directeur de projet
très expérimenté, alors que la personne proposée
est d’un niveau relativement moins élevé et peu
expérimentée).
• Satisfaisant. L’expérience de l’expert proposé
correspond au poste qui lui est assigné; au cours
des dix années précédentes, voire davantage, il
a occupé avec succès des postes semblables à
celui offert dans cette mission dans au moins
un projet de même nature. Les compétences de
l’expert proposé (dans le domaine professionnel
ou dans celui de la gestion, selon les exigences
du poste offert) sont adéquates pour le poste.
• Bon. Les qualifications de l’expert sont adéquates
pour le poste offert; au cours des dix années
précédentes, il a occupé plusieurs postes
semblables dans des missions similaires; ses
compétences (dans le domaine professionnel ou
dans celui de la gestion) coïncident parfaitement
avec le poste et avec les caractéristiques de
la mission.
• Excellent. Outre qu’il répond aux critères
énumérés à l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert
possède des qualifications et une expérience
sensiblement supérieures à celles requises pour
des postes semblables au poste envisagé.
c) Expérience de la région et de la langue
(cet exemple concerne le personnel expatrié):
• Médiocre. L’expert proposé n’a jamais – ou
seulement de façon occasionnelle –, travaillé
dans des pays semblables à celui où doit se
dérouler la mission et sa connaissance de la
langue locale est insuffisante pour lui permettre
de communiquer correctement, oralement et
par écrit.
Suivant la définition qui en est donnée dans les Directives du FIDA concernant la passation des marchés.
passation
des
marchés
A:FIDA
Vue
d’ensemble
du cycle
du
projet
Module L8: Évaluation des propositions de servicesModule
de consultants
par Module
led’évaluation
bais de
la
sélection
au
moindre
coût
(SMC)
L1: Comités
etManuel
règlesde
générales
d’évaluation
159
• Satisfaisant. L’expert a travaillé dans des pays
dont les cultures, les systèmes administratifs
et les organisations gouvernementales sont
comparables à celles du pays en question; sa
connaissance de l’une des langues officielles
du FIDA est adéquate.
• Bon. Au cours des dernières années, l’expert a
travaillé pendant au moins un an dans la région
où se déroulera la mission; il parle couramment
une des langues officielles du FIDA, ainsi que la
langue locale.
• Excellent. Outre qu’il répond à la définition de
l’alinéa ci-dessus (“Bon”), l’expert possède une
connaissance directe et approfondie du pays
et de la langue, résultant de plusieurs années
d’expérience professionnelle dans le pays.
Si le personnel essentiel proposé par les consultants
ne remplit pas pleinement toutes les conditions
énoncées dans la définition de l’une des catégories,
alors que cette catégorie particulière semble mieux
refléter l’adéquation globale du personnel essentiel
que ne le fait la catégorie inférieure, on pourra le
classer dans la catégorie supérieure
160
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Critère: Participation de consultants
nationaux parmi le personnel
essentiel proposé
(aspects à prendre en considération
pour l’évaluation)
Dans le contexte de l’évaluation, la répartition
de ces points entre les propositions se fera
proportionnellement au pourcentage de
ressortissants nationaux parmi le personnel essentiel
total proposé. (Par exemple, si 10 points sont
attribués à ce critère et si 50% du nombre total de
mois-personnes ou d’heures-personnes sont alloués
par les consultants à des experts ou des consultants
nationaux, la proposition recevra 5 points).
Ce critère ne couvre que l’aspect quantitatif de
la participation de ressortissants nationaux; les
aspects qualitatifs tels que l’expérience du personnel
essentiel national sont pris en compte par les critères
“Qualifications du personnel professionnel essentiel
proposé” et “Adéquation à la mission”.
La participation de consultants nationaux en cette
qualité, en tant que filiales locales de consultants
étrangers ou en tant qu’experts individuels, devrait
également être prise en considération.
Module L9: Prorogation de la validité
des offres
Objet du module
Ce module cite quelques unes des principales questions à envisager lorsqu’on demande aux
soumissionnaires de proroger la validité de leurs offres.
Champ d’application
Tous les cas où la prorogation de la validité des offres devra être demandée.
La durée de validité des offres mentionnée dans
le document d’invitation devrait normalement être
suffisante pour permettre au comité d’évaluation
d’entreprendre les évaluations technique et
financière ainsi que de les faire approuver et
à l’entité acheteuse de passer un marché. Par
conséquent, la validité des offres ne devrait
normalement pas être prorogée.
Si, toutefois, une telle prorogation s’avère nécessaire,
tous les soumissionnaires encore concernés par le
processus d’évaluation devront être invités, par écrit,
à proroger la validité de leurs offres pour une durée
supplémentaire spécifiée. Cette demande devra être
formulée dans un délai raisonnable avant la date
d’expiration de la validité des offres, pour laisser un
temps suffisant à la réception des réponses.
La demande sera formulée de telle manière qu’une
absence de réponse sera considérée comme un refus
de prorogation de la validité de l’offre. Un modèle
de demande de prorogation est joint, pour référence,
au présent module.
Les soumissionnaires doivent accepter ou refuser
de proroger la validité de leurs offres, mais ils ne
sont pas autorisés, s’ils acceptent la prorogation,
à modifier leur proposition financière, ni aucun
autre élément de leur proposition.
Si un consultant ne souhaite pas proroger la validité
de son offre, elle sera retirée de l’évaluation.
Dans les cas où une garantie de soumission est
requise, les soumissionnaires qui prorogent la
validité de leurs offres doivent également proroger,
de la même durée, la validité de leur garantie de
soumission. Un soumissionnaire est libre de refuser
de proroger la validité de son offre, sans perdre son
éventuelle garantie de soumission.
Dans un souci d’impartialité et de transparence,
la date limite des réponses aux demandes de
prorogation de la validité des offres devra être traitée
de la même manière que la date de clôture des
offres. Seules les réponses positives reçues par écrit
avant la date limite seront prises en considération.
Les réponses parvenant après cette date ne seront
pas retenues.
passation
des
marchés
Module
A:FIDA
VueetManuel
d’ensemble
cycle
du
projet
Module
L9:
Prorogation
de
la du
validité
des
offres
Module L1: Comités
d’évaluation
règlesde
générales
d’évaluation
161
*** Modèle de demande de prorogation de la validité ***
Nous faisons référence à votre offre ci-après et nous demandons par la présente de
proroger la validité de cette offre, ainsi que la garantie de soumission [supprimer si l’appel
d’offres ne prévoyait pas de garantie de soumission], afin de nous permettre de mener à bien
le processus d’évaluation.
Référence du marché:
Objet du marché:
Référence de votre offre:
Validité originale de l'offre :
Nouvelle date de validité de l'offre
demandée:
N° de la garantie de soumission:
Date d'expiration de la garantie de
soumission demandée:
Indiquer la nouvelle date de validité proposée
Supprimer si la garantie de soumission n'était pas
requise
Veuillez noter que, dans le cas où vous ne souhaiteriez pas proroger la validité de votre offre:
1) votre offre sera retirée du processus d’évaluation;
2) vous ne perdrez pas votre garantie de soumission, qui vous sera restituée à sa date originale
d’expiration. [supprimer s’il n’était pas prévu de garantie de soumission]
Nous vous serions reconnaissants de bien vouloir confirmer votre décision en remplissant la Partie A ou
la Partie B du projet de lettre ci-joint et en nous la faisant parvenir avant le _________________________
[indiquer la date limite de réception des réponses]. Si nous ne recevons pas, d’ici à cette date, votre
confirmation de la prorogation de validité, nous considérerons que vous ne souhaitez pas proroger la
validité de votre offre et votre offre sera retirée du processus d’évaluation.
PARTIE A: Nous acceptons de proroger la validité de notre offre et celle de la garantie de soumission
[supprimer si l’appel d’offres ne prévoyait pas de garantie de soumission], comme demandé et nous
reconfirmons comme suit:
Nouvelle date de validité de l'offre:
N° de la garantie de soumission:
Date d'expiration de la garantie de
soumission demandée:
Nom
Supprimer si la garantie de soumission n'était pas requise
Signature
Fonction
Date
---------------------------------------------------------------------------------------------------------PARTIE B: Nous ne sommes pas en mesure de proroger la validité de notre offre comme demandé.
Ce faisant, nous comprenons que l’éventuelle garantie de soumission déposée en rapport avec cette
offre ne sera pas perdue et qu’elle nous sera restituée à sa date originale d’expiration.
Nom
Signature
Fonction
162
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Date
Module L10: Post-sélection
Objet du module
Fournir à l’emprunteur/au bénéficiaire et au personnel du FIDA des avis sur le processus de post-sélection
dans le cadre du processus d’évaluation des offres.
Champ d’application
Ce module s’applique à la passation des marchés concernant les biens, les travaux et les services autres
que les services de consultants.
1. Qu’est-ce que la post-sélection?
La post-sélection sert à vérifier si le soumissionnaire
retenu possède les ressources, l’expérience et les
qualifications requises pour exécuter un marché de
manière satisfaisante avant que le marché ne lui
soit attribué.
Le préfixe “post” dans le nom de cette procédure fait
référence au fait qu’elle intervient après le processus
d’évaluation. La situation est donc l’inverse de celle
de la “présélection”, réalisée avant le processus
d’appel d’offres, traitée dans le Module G.
2. Quand est-elle utilisée?
La post-sélection est principalement utilisée dans la
méthode de passation des marchés sur appel d’offres
ouvert, lorsqu’il n’y a pas eu de présélection ou
d’établissement d’une liste restreinte.
Présélection
a) S’il y a eu une présélection, l’offre évaluée la
moins disante répondant aux besoins devra être
recommandée en vue de l’attribution du marché
à moins que, depuis la date de la présélection:
– les qualifications du soumissionnaire, son
propriétaire ou son statut juridique ne se
soient matériellement détériorés;
– le soumissionnaire n’ait été chargé de travaux
supplémentaires réduisant sa capacité
disponible; ou
– le soumissionnaire n’ait été placé sur une
liste de fournisseurs radiés.
b) S’il n’y a pas eu de présélection, l’offre évaluée
la moins disante répondant aux besoins devra
être soumise à une post-sélection, conformément
aux procédures décrites dans le dossier d’appel
d’offres.
La décision d’utiliser la présélection ou la postsélection est généralement prise au stade de la
planification de la passation des marchés et le
facteur temps en est souvent le fondement. Un
certain nombre de facteurs, présentés dans le tableau
ci-dessous, doivent être pris en considération.
Avantages
Inconvénients
– aide à l'établissement de la liste restreinte
– retarde la publication initiale des appels d'offres
– permet de réduire le temps d'évaluation, puisque
tous les soumissionnaires inscrits sur la liste
restreinte répondent aux critères minimaux
– permet aussi une économie de temps au stade
de l'attribution du marché, puisqu'il peut aller
rapidement de l'avant sans que soit nécessaire
une longue post-sélection
Post-sélection
– les appels d'offres peuvent être publiés
rapidement, sans passer par le processus de
présélection
– une évaluation peut être entreprise à propos de
soumissionnaires dont il s'avère ensuite qu'ils ne
conviennent pas
– peut entraîner des retards entre l'attribution
du marché et la passation du contrat en cours
d'exécution
de
passation
desdu
marchés
A:FIDA
VueetManuel
d’ensemble
du cycle
projet
Module
L10:
Post-sélection
Module L1: ComitésModule
d’évaluation
règles
générales
d’évaluation
163
La post-sélection ne sera normalement pas requise
dans la méthode de la demande de prix, étant donné
que la valeur et la complexité des marchés seront
relativement réduites et que les demandes de prix
seront adressées à des fournisseurs connus.
De même, la post-sélection ne sera normalement
pas requise dans la méthode de la demande de
propositions, puisque l’expérience et le personnel
de l’adjudicataire ont été pris en compte dans
l’établissement d’une liste restreinte ou dans le
processus d’évaluation.
3. Qui doit l’effectuer?
La post-sélection sera normalement effectuée
par le comité d’évaluation. [Le cas échéant, un
avis technique sera sollicité, en principe auprès
du membre du personnel ayant fourni les
contributions techniques à l’évaluation].
4. Comment procéder?
A: On trouvera ci-après quelques instructions
générales sur la conduite de la post-sélection
lorsqu’il n’y a pas eu de présélection. Les systèmes
nationaux de passation des marchés peuvent
comporter leurs propres variantes sur ces points:
a) avant l’émission de l’appel d’offres, déterminer
les critères de post-sélection 63;
b) déterminer le soumissionnaire obtenant la
meilleure évaluation par le biais du processus
d’évaluation;
c) examiner le document d’invitation pour y
trouver des précisions sur l’ensemble de critères
de post-sélection et sur les éléments de preuve
que les soumissionnaires devront fournir en vue
de la post-sélection;
d) examiner les éléments fournis par l’adjudicataire
et déterminer s’ils répondent aux critères.
Demander, le cas échéant, au soumissionnaire de
fournir des éclaircissements ou des informations
actualisées (lorsque la post-sélection exige
une visite à l’adjudicataire ou toute autre
vérification susceptible d’entraîner des
dépenses significatives, il conviendra d’obtenir
l’approbation du rapport d’évaluation avant
l’acceptation du marché);
e) lorsqu’il est établi que le soumissionnaire ayant
obtenu la meilleure évaluation est qualifié,
on inclura cette information dans le rapport
d’évaluation et on passera à l’achèvement du
rapport, avec la recommandation d’attribution
du marché;
f) si le marché est soumis à l’examen préalable
du FIDA, on soumettra le rapport d’évaluation
au FIDA;
g) si l’adjudicataire n’est pas considéré comme
qualifié, on procédera à une nouvelle postsélection du soumissionnaire classé au
deuxième rang dans l’évaluation du prix, et on
recommencera le processus jusqu’à ce qu’un
soumissionnaire qualifié soit trouvé. Les résultats
de toutes ces vérifications seront repris dans
le rapport d’évaluation, avec une indication
des motifs pour lesquels l’un ou l’autre des
soumissionnaires a été considéré comme non
qualifié et avec une recommandation claire
d’attribution du marché. Les soumissionnaires
ne devront pas être informés de leur rejet au
stade de la post-sélection avant que les résultats
de la post-sélection ne soient approuvés.
B: Lorsqu’une présélection a été réalisée, il subsiste
quelques aspects mineurs de reconfirmation à
prendre en compte, comme indiqué au point 2
ci-dessus. Dans ce cas:
a) examiner le document de présélection – pour
y trouver des précisions sur l’ensemble de critères
de post-sélection – et le document d’invitation
pour les informations actualisées demandées
aux soumissionnaires;
b) examiner les informations actualisées soumises
par l’adjudicataire et déterminer si elles
répondent encore aux critères originaux de
présélection. Demander, le cas échéant, au
soumissionnaire des éclaircissements ou de
nouvelles actualisations;
c) si l’adjudicataire est toujours qualifié, inclure
cette confirmation dans le rapport d’évaluation
et passer à l’achèvement du rapport, avec la
recommandation d’attribution du marché;
d) si le marché est soumis à l’examen préalable
du FIDA, on soumettra le rapport d’évaluation
au FIDA;
e) si l’adjudicataire n’est plus considéré comme
qualifié, vérifier les informations de présélection
du soumissionnaire par rapport à l’offre
classée au deuxième rang dans l’évaluation
du prix et répéter le processus jusqu’à ce
qu’un soumissionnaire qualifié soit trouvé.
Les résultats de toutes les vérifications sur les
soumissionnaires présélectionnés seront repris
dans le rapport d’évaluation, avec une indication
des motifs pour lesquels l’un ou l’autre des
soumissionnaires n’est plus considéré comme
qualifié et avec une recommandation claire
d’attribution du marché. Les soumissionnaires
ne devront pas être rejetés avant que les résultats
de la post-sélection ne soient approuvés.
63 Les critères reposeront sur la capacité et les ressources dont dispose l’adjudicataire pour exécuter le marché en question de
manière satisfaisante, compte tenu a) de son expérience et de sa performance antérieure dans le cadre de marchés similaires, b) de
ses capacités en termes de fourniture des biens, travaux ou services nécessaires, et c) de sa situation financière. On énoncera les
besoins minimaux à satisfaire aux fins de l’évaluation. Des références devront également être demandées.
164
FIDA
Manuel
passation des marchés
Vue
d’ensemble
Évaluation
desdesoumissions
Module L11: Annulation de la procédure
de passation des marchés après
l’ouverture des plis
Objet du module
Ce module présente une procédure opérationnelle standard pour l’annulation de la procédure de passation
des marchés avant l’adjudication d’un marché.
S’il s’avère nécessaire d’annuler un besoin après l’adjudication du marché, on utilisera le Module N3.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les types de passation de marchés. On notera que lorsque la méthode
de passation des marchés est celle de l’appel d’offres international, ce sont les Directives de la
Banque mondiale concernant l’annulation de la passation des marchés après l’ouverture des plis qui
s’appliqueront.
1. Introduction
Il faut éviter, dans toute la mesure du possible,
d’annuler une procédure de passation des marchés,
car une telle annulation représente une perte de
temps et de ressources, aussi bien pour l’entité
acheteuse que pour les soumissionnaires. Cela est
particulièrement vrai lorsqu’elle intervient après
la clôture de l’appel d’offres, étant donné que
d’importantes ressources ont déjà été dépensées à
ce stade.
Néanmoins, et s’il existe de bonnes raisons pour
cela, la procédure de passation des marchés peut
être annulée à n’importe quel stade précédant
l’adjudication d’un marché.
On trouvera ci-après des informations sur les
bonnes pratiques à suivre pour s’assurer que les
annulations jugées inévitables soient traitées de
manière appropriée et équitable pour tous les
soumissionnaires.
2. Instructions point par point
Reconnaître la nécessité d’annuler une procédure
de passation des marchés et les motifs qui
pourraient justifier cette annulation.
Les motifs d’annulation d’une procédure de
passation des marchés doivent être approuvés par
le FIDA et, le cas échéant, par l’éventuelle autorité
nationale chargée des approbations. On peut en
citer quelques-uns:
– le marché en question ne répond plus à aucun
besoin;
– les éléments techniques, contractuels ou autres
ont changé au point qu’il est préférable de lancer
un nouvel appel d’offres plutôt que de modifier
le document d’invitation existant;
– le besoin peut être satisfait par un article
sensiblement moins coûteux;
– on possède des preuves de collusion entre les
soumissionnaires;
– on ne dispose plus d’un financement adéquat
pour répondre au besoin;
– aucune offre répondant au besoin n’a été reçue.
Il est important que l’annulation soit débattue et
agréée avec toutes les parties concernées avant une
décision définitive.
Préparer un avis d’annulation d’une procédure de
passation des marchés et le communiquer dans
des termes identiques à tous les soumissionnaires
ayant soumis des offres. Cet avis devra normalement
indiquer les motifs de l’annulation, pour éviter
que de nombreux soumissionnaires ne formulent
des demandes de renseignements. Il ne sera
pas nécessaire, toutefois, qu’il contienne une
justification de l’annulation.
Renvoyer rapidement les offres non décachetées
(y compris les propositions financières cachetées
sous pli séparé en cas d’utilisation de la méthode
de demande de propositions) et les éventuelles
garanties de soumission.
Au cas où l’annulation interviendrait après
l’ouverture des plis mais avant l’évaluation des
offres, informer le comité d’évaluation de cette
annulation.
3. Documents/dossiers à conserver
Un relevé des avis d’annulation envoyés à tous
les soumissionnaires, ainsi que l’approbation de
cette annulation par le FIDA et, le cas échéant,
par l’éventuelle autorité nationale chargée des
approbations, devront être conservés dans le dossier
de l’appel d’offres. Ce dossier contiendra également
des informations sur la décision d’annuler la
procédure de passation des marchés, ainsi que
sur les motifs de l’annulation.
de
passation
desdu
marchés
Module
A:FIDA
Vue
d’ensemble
du cycle
projet
Module L11: Annulation de Module
la procédure
de passation
des
marchés
après
l’ouverture
des
plis
L1: Comités
d’évaluation
etManuel
règles
générales
d’évaluation
165
Attribution du
marché
Process
management
Attribution du
marché
Module M1: Lettres d’acceptation
des offres
Objet du module
Ce module établit la procédure à suivre pour l’envoi d’une lettre d’acceptation, qui établira le lien
contractuel en acceptant l’offre ou la proposition de l’adjudicataire. Il est extrêmement important que cette
procédure se déroule de manière correcte et appropriée, étant donné que l’avis d’acceptation constitue
normalement un instrument juridiquement contraignant, ayant pour effet l’entrée en vigueur d’un contrat.
Il est important de noter que ce module présente la procédure la plus couramment utilisée pour l’envoi
de l’avis d’acceptation d’une offre. Si le système national de passation des marchés ou le document
d’invitation stipulent une autre procédure pour l’avis ou un autre mode d’entrée en vigueur du marché,
ce sont les modalités indiquées par le document d’invitation qui prévaudront.
Champ d’application
Ce module s’applique aux marchés concernant les biens, les travaux, les services de consultants et les
services autres que les services de consultants.
1. Introduction
L’envoi d’un avis d’acceptation de l’offre à
l’adjudicataire constitue un moyen rapide de
formation d’un contrat, plutôt que d’attendre
l’établissement de la totalité du document
contractuel. Cette formule offre plusieurs avantages
potentiels:
• le marché entre en vigueur plus rapidement,
de sorte que les périodes de livraison ou
de mobilisation démarrent plus tôt et que
l’achèvement d’ensemble du marché devrait
aussi intervenir plus tôt;
• lorsque la validité de l’offre approche de sa
date limite, elle peut être acceptée rapidement
sans qu’il soit nécessaire d’avoir recours à une
demande de prorogation de la validité, le risque
étant que le soumissionnaire peut ne pas être
disposé à proroger cette validité.
2. Processus de base
Lorsqu’il est jugé nécessaire, l’avis d’acceptation
de l’offre sera émis par l’entité acheteuse après
obtention de l’approbation de l’autorité compétente.
Au cours de la préparation de l’avis, l’entité
acheteuse devra:
1. s’assurer que l’approbation de la décision
d’attribution du marché a fait l’objet d’une
communication écrite. La recommandation
d’adjudication du marché est contenue dans le
rapport d’évaluation et il est donc indispensable
de recevoir l’approbation écrite de ce rapport;
2. obtenir toute autre approbation nécessaire, y
compris l’approbation financière d’engagement
des fonds requis;
3. s’assurer que l’offre de l’adjudicataire est toujours
valide et que les éventuelles modifications à
l’appel d’offres ont été acceptées par écrit par
le soumissionnaire;
4. rédiger l’avis d’acceptation de l’offre – voir plus
bas les directives sur son contenu;
5. s’assurer que l’avis est signé par le signataire
autorisé de l’entité acheteuse;
6. adresser l’avis à l’adjudicataire, en conservant une
preuve de cet envoi, par exemple un récépissé
postal. Le marché est dès lors entré en vigueur
(sauf si le document d’invitation contient une
indication contraire, si l’offre n’est plus valide,
ou si l’avis d’acceptation de l’offre contient des
dispositions contraires à l’offre, c’est-à-dire une
contre-offre);
7. s’assurer de la confirmation, par le
soumissionnaire, de sa réception de la lettre
d’acceptation de l’offre.
3. Contenu de l’avis
Le contenu de l’avis présentera, selon la nature du
marché, de légères différences.
Pour ce qui concerne les biens, les travaux et les
services autres que les services de consultants,
la lettre d’acceptation de l’offre devra inclure au
minimum,
– le nom et l’adresse de l’entité acheteuse, qui est
partie au contrat;
– le nom et l’adresse du soumissionnaire/
fournisseur;
FIDA
Manuel
de passation
des
marchés
Module
ModuleA:M1:
VueLettres
d’ensemble
d’acceptation
du cycle
des
du
projet
offres
167
– la date de la lettre d’acceptation de l’offre;
– le numéro de référence de la transaction et
une description succincte des biens, travaux
ou services à acheter;
– la date et l’éventuel numéro de référence de
l’offre du soumissionnaire;
– une référence aux éventuelles modifications
de l’offre résultant d’éclaircissements ou de
corrections et aux éventuels articles exclus du
marché ou aux révisions des quantités, ou à
tout autre détail;
– la monnaie et le prix total du marché;
– la formule: “la lettre d’acceptation de l’offre
constitue un contrat entre l’entité acheteuse et le
soumissionnaire jusqu’au moment où un contrat
formel sera signé et où le soumissionnaire signera
un contrat et fournira l’éventuelle garantie de bonne
exécution requise dans un délai n’excédant pas
14 jours à compter de la date de la lettre
d’acceptation de l’offre”.
La lettre devra être signée par le signataire
autorisé de l’entité acheteuse et préciser que le
soumissionnaire devra accuser réception de la lettre
d’acceptation de l’offre et confirmer qu’il entreprend
l’exécution du marché.
Dans le cas des services de consultants, la lettre
d’acceptation de l’offre devra inclure:
– le nom et l’adresse de l’entité acheteuse, qui
est partie au contrat;
– le nom et l’adresse du soumissionnaire/
consultant;
– la date de la lettre d’acceptation de l’offre;
– le numéro de référence de l’offre acceptée;
– la formule: “la lettre d’acceptation de l’offre
constitue un contrat entre l’entité acheteuse et le
soumissionnaire sous réserve de la conclusion des
négociations à leur satisfaction mutuelle”;
– la date et l’heure des négociations proposées.
La lettre devra être signée par le signataire
autorisé de l’entité acheteuse et préciser que le
soumissionnaire devra accuser réception de la lettre
d’acceptation de l’offre et confirmer qu’il participera
aux négociations à la date et l’heure spécifiées
dans l’avis.
4. Documents à conserver
Une copie de la lettre d’acceptation de l’offre,
ainsi qu’une copie de l’approbation de la lettre par
l’autorité habilitée, devront être conservées dans
le dossier de l’appel d’offres. La preuve de l’envoi
de l’avis doit aussi être conservée dans le dossier
de l’appel d’offres; ce point est d’une importance
capitale, étant donné que le marché entre en vigueur
au moment de l’expédition de l’avis.
168
FIDAd’ensemble
Manuel
passation des marchés
Attribution
Vue
dude
marché
Module M2: Négociation relative aux
services de consultants
Objet du module
Les indications présentées dans ce module concernent les conditions dans lesquelles des négociations
sont permises, les domaines pouvant faire l’objet de négociations et la procédure à suivre pour engager
des négociations avec un consultant.
Champ d’application
Ce module s’applique uniquement aux marchés relatifs aux services de consultants.
1. Introduction
Les négociations ont pour but d’examiner et
de finaliser avec l’adjudicataire certains détails
du contrat, avant l’attribution du marché. Les
négociations doivent aboutir à un contrat acceptable
pour les deux parties, ce qui réduira la probabilité
de différends ou la nécessité d’amendements.
Les négociations n’ont pas pour but d’apporter
des modifications sur le fond ou d’obtenir de
l’adjudicataire qu’il réduise son prix, sauf dans
deux cas:
– la méthode de passation des marchés utilisée
a été celle du marché de gré à gré; ou
– le prix n’a pas été l’un des facteurs retenus dans
le processus d’évaluation des offres (sélection
fondée sur la qualité64).
2. L’équipe de négociation
L’équipe de négociation, à qui en incombe la
responsabilité d’ensemble, est aussi chargée de
formuler des recommandations sur les résultats des
négociations, en vue de leur approbation. Toutefois,
les négociations devront toujours être conduites
par trois personnes au minimum, parmi lesquelles
un agent possédant une connaissance technique
des services faisant l’objet du marché et capable de
représenter les besoins de l’utilisateur final.
Les négociations doivent normalement être gérées
par un membre expérimenté de l’équipe, mais
d’autres spécialistes des marchés ayant une plus
grande expérience ou des compétences particulières
peuvent aussi y être associés. Cet agent sera ensuite
responsable de la coordination des contributions
d’autres agents et veillera à ce que les négociations
soient conduites dans le respect de toutes les règles
et procédures applicables; il rédigera également
les procès-verbaux des négociations, de même
que les recommandations qui seront soumises à
l’approbation de l’autorité compétente.
Si cette participation offre des avantages en termes
de continuité ou de réduction significative des
travaux préparatoires requis, on pourra faire appel
au personnel ayant contribué à l’évaluation: il
sera déjà familiarisé avec les besoins de l’entité
acheteuse, tels qu’ils sont définis dans le document
d’invitation, ainsi qu’avec avec la teneur de la
soumission gagnante, les raisons pour lesquelles des
négociations ont été recommandées, les domaines
dans lesquels des négociations sont nécessaires et les
objectifs de ces négociations. Le nombre et le type
adéquats d’agents dépendront du type, de la valeur
et de la complexité du marché, des domaines devant
faire l’objet des négociations et de l’ampleur de ces
dernières.
Dans la détermination des membres qui feront
partie de l’équipe de négociation, l’entité acheteuse
devra prendre en considération les types de
compétences, de connaissances ou d’expérience
nécessaires. Il pourrait s’agir:
– de compétences en matière de passation
de marchés, y compris une expérience des
négociations;
– de connaissances techniques;
– de compétences juridiques;
– de représentation par l’utilisateur final.
Il est important que les membres de l’autorité
compétente chargée de délivrer les autorisations
ne soient pas impliqués dans la conduite des
négociations, mais qu’ils se limitent à approuver les
résultats et les recommandations, afin qu’ils ne se
retrouvent pas en situation de juges et parties.
64 Voit le Module H3.
FIDA
Manuel
de passation
des
marchés
Module M2: Négociation
Module
ModuleA:M1:
relative
VueLettres
d’ensemble
auxd’acceptation
services
du cycle
de consultants
des
du
projet
offres
169
3. Domaines pouvant faire l’objet
de négociations
Excepté dans les cas prévus à la section 1 ci-dessus,
les négociations ne doivent concerner ni le prix
ni le fond des offres ou propositions, mais porter
uniquement sur des détails d’importance mineure
d’ordre technique, contractuel ou logistique. À
titre indicatif uniquement, on notera que les
négociations pourront normalement concerner
les domaines suivants:
– modifications mineures de détails techniques,
comme le mandat, la méthode d’attribution des
propositions ou la dotation en personnel;
– amendements mineurs aux Conditions spéciales
du marché;
– dispositions en matière de mobilisation;
– contributions requises de l’entité acheteuse;
– finalisation des modalités de paiement;
– accord sur les calendriers définitifs d’achèvement
pour prendre en compte les éventuels
changements demandés par l’entité acheteuse;
– clarification de détails qui n’étaient pas apparents
ou n’avaient pas pu être finalisés au moment
de l’appel d’offres;
– dette fiscale du soumissionnaire.
On n’aura pas recours aux négociations pour:
– modifier sur le fond la qualité technique ou des
détails de la proposition, y compris les tâches
ou les responsabilités du soumissionnaire;
– introduire des modifications matérielles dans les
modalités et conditions contractuelles énoncées
dans le document d’invitation;
– réduire les tarifs (voir plus haut) ou les dépenses
remboursables, sauf lorsque des modifications
sont nécessaires pour prendre en compte
les éventuels changements agréés dans la
proposition technique; ou
– modifier sur le fond n’importe quel élément
constituant un facteur décisif dans l’évaluation
des propositions.
Le soumissionnaire ne devra pas être autorisé à
remplacer du personnel essentiel, sauf si l’entité
acheteuse et le soumissionnaire conviennent que
des retards dans le processus de passation du
marché, des modifications du mandat ou d’autres
circonstances échappant au contrôle qu’elle peut
raisonnablement exercer rendent ce remplacement
nécessaire et inévitable.
170
FIDAd’ensemble
Manuel
passation des marchés
Attribution
Vue
dude
marché
4. Le processus de négociation
Le comité d’évaluation aura formulé dans le
rapport d’évaluation des recommandations
quant à l’éventuelle nécessité de négociations et
aux questions à négocier. La recommandation
de négocier devra être approuvée par l’autorité
compétente avant le début de tout préparatif.
Après l’approbation du lancement des négociations:
1. l’entité acheteuse désignera une équipe chargée
de gérer les négociations – voir les notes cidessus sur la sélection des membres de l’équipe;
2. l’adjudicataire devra être invité aux négociations,
pour lesquelles on lui proposera une heure,
une date et un lieu. La lettre d’invitation pourra
indiquer que l’offre du soumissionnaire a été
évaluée comme la soumission gagnante, mais il
est important qu’aucun engagement contractuel
ne soit pris à l’égard du soumissionnaire à ce
stade (la lettre ne doit faire aucune référence à
une acceptation de l’offre ou à l’attribution
d’un marché);
3. les négociateurs devront, pour se préparer,
examiner le document d’invitation, l’offre de
l’adjudicataire et le rapport d’évaluation, afin
de repérer les domaines dans lesquels des
négociations sont nécessaires. Pour chacun de
ces domaines, l’entité acheteuse devra recenser
et valoriser les objectifs qu’elle souhaite atteindre
par le biais des négociations et, dans la mesure
du possible, définir les paramètres maximaux et
minimaux de la négociation;
4. dans le cadre des négociations avec
l’adjudicataire, il sera important que les
négociateurs s’abstiennent d’engager l’entité
acheteuse à de quelconques arrangements ou
accords pendant la négociation;
5. il est important qu’un compte-rendu des points
agréés au cours des négociations soit, à leur
conclusion, signé par le soumissionnaire;
6. il conviendra d’établir un compte-rendu
des négociations et de formuler des
recommandations sur la marche à suivre;
7. on sollicitera l’approbation des
recommandations et on suivra la démarche
appropriée. S’il est recommandé de poursuivre
les négociations avec l’adjudicataire, ou
d’entreprendre des négociations avec le
soumissionnaire suivant, on reprendra ce
processus à partie de l’étape 2.
Après les négociations, les recommandations
adressées à l’autorité compétente peuvent inclure
l’une ou l’autre des propositions suivantes:
1. passer à l’attribution du marché à l’adjudicataire,
en y intégrant les révisions agréées au cours des
négociations;
2. réviser les objectifs des négociations et les
poursuivre sur des domaines spécifiés;
3. mettre un terme aux négociations, lorsqu’elles
n’ont pas permis de parvenir à un contrat
acceptable, rejeter le soumissionnaire et
attribuer le marché au soumissionnaire classé au
deuxième rang ou entreprendre des négociations
avec lui;
4. annuler la procédure de passation du marché,
lorsqu’on estime que le document d’invitation
original présentait des failles, que le besoin a
changé, ou que le budget est insuffisant par
rapport au besoin (voir le Module L11).
Les résultats des négociations et les
recommandations qui en découlent, doivent être
approuvés à l’échelon compétent au sein de l’entité
acheteuse, avant que le marché ne soit attribué ou
que tout autre engagement ne soit pris vis-à-vis
d’un soumissionnaire.
5. Documents à conserver
Toutes les négociations doivent faire l’objet
d’un compte-rendu qui devra être conservé dans
le dossier de l’appel d’offres détenu par l’entité
acheteuse. Ce compte-rendu devra inclure, au
minimum:
– le nom du soumissionnaire avec lequel se
sont tenues les négociations et les noms de ses
représentants;
– les noms de tous les agents de l’entité acheteuse
ayant participé aux négociations;
– le lieu, la date et l’heure des négociations;
– les domaines ayant fait l’objet d’une négociation
et les principaux points ou demandes formulés
par les deux parties;
– l’accord final réalisé dans chaque domaine
de négociation;
– les points éventuels sur lesquels l’accord n’a
pas pu se faire, ou qui exigent une poursuite
des discussions.
Le compte-rendu des négociations doit être signé
par tous les agents de l’entité acheteuse ayant
participé aux négociations et par le représentant
du soumissionnaire.
Toute autre correspondance ou information en
rapport avec les négociations devra également être
conservée dans le dossier d’appel d’offres, y compris
les lettres invitant le soumissionnaire à négocier et
la préparation, par l’entité acheteuse, de sa position
de négociation.
FIDA
Manuel
de passation
des
marchés
Module M2: Négociation
Module
ModuleA:M1:
relative
VueLettres
d’ensemble
auxd’acceptation
services
du cycle
de consultants
des
du
projet
offres
171
Module M3: Préparation et publication
des documents de marché
Objet du module
Ce module présente des indications sur la préparation, l’approbation et la publication des documents
de marché.
Champ d’application
Ce module s’applique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que
les services de consultants.
1. Introduction
Le document de marché confirme par écrit le
contrat conclu et formé entre l’entité acheteuse et
le fournisseur, l’entrepreneur ou le consultant. Il
définit les biens, travaux ou services à fournir, le
prix à payer pour ces biens, travaux ou services; il
détermine les droits et obligations de chaque partie.
Le contrat est le statut régissant l’administration
du marché.
Il est par conséquent important que le document
de marché soit préparé de manière claire et précise
et qu’il soit prêté attention aux détails, étant donné
que n’importe quelle erreur ou ambiguïté peut faire
obstacle à l’exécution efficace du marché.
C’est à l’entité acheteuse qu’il appartient de préparer
les documents de marché, de les faire approuver et
de les publier.
2. Contenu du document de marché
Le contenu du document de marché dépendra du
modèle de contrat inclus dans le dossier d’appel
d’offres. Le contenu du contrat et l’ordre de priorité
sont normalement énumérés dans la formule de
contrat ou dans les conditions spéciales du contrat.
À titre indicatif uniquement, la liste des documents
de marché comprendra habituellement les éléments
suivants:
– les Conditions générales du marché – un énoncé
des conditions générales qui s’appliqueront;
– les Conditions spéciales du marché;
– une déclaration précisant que les conditions
spéciales du marché prévaudront sur les
conditions générales et sur l’ordre de priorité
des autres documents de marché;
172
FIDAd’ensemble
Manuel
passation des marchés
Attribution
Vue
dude
marché
– une description précise des biens, travaux ou
services achetés au titre du marché, y compris les
exigences techniques, la quantité et le calendrier
de livraison ou d’achèvement sur la base de
l’énoncé des besoins figurant dans le document
d’invitation, et l’offre du fournisseur, compte
tenu des éventuelles modifications agréées;
– le prix total du marché et, le cas échéant, les
conditions applicables à la révision, l’ajustement,
la modification ou le nouveau calcul du prix
effectif à payer;
– les conditions de paiement, y compris la période
de paiement, la monnaie prévue à l’échéancier et
la documentation requise;
– les garanties de bonne exécution, si elles sont
nécessaires;
– la procédure convenue pour le règlement des
différends.
3. Préparation du document
de marché
La “création” concrète du document de marché
comportera habituellement les étapes suivantes:
1. s’assurer que toutes les approbations nécessaires
au passage à la phase contractuelle ont été
obtenues;
2. s’assurer que l’offre qui va être acceptée est
encore valide;
3. recueillir des exemplaires de tous les documents
qui feront partie du document de marché;
4. compiler le document de marché complet, en
incluant tous les documents nécessaires dans
le bon ordre. S’assurer que le contrat n’inclut
aucune nouvelle modalité ou condition qui ne
faisait pas partie du dossier d’appel d’offres ou
qui n’aient pas été ensuite discutées et agréées
avec le soumissionnaire. Il appartient au fondé
de pouvoir signant le contrat de s’assurer que le
document est conforme à la recommandation
contenue dans le rapport d’évaluation approuvé;
5. préparer le nombre requis d’exemplaires
du contrat approuvé et relier ou fixer les
pages de telle manière qu’elles ne puissent
pas être remplacées ou perdues. Le nombre
d’exemplaires sera au minimum de deux – un
pour le fournisseur et un pour l’entité acheteuse.
(La bonne pratique veut qu’une fois les deux
exemplaires signés par l’entité acheteuse, une
photocopie soit faite du document de marché,
afin qu’il y ait un enregistrement des deux
exemplaires envoyés au soumissionnaire. Cette
photocopie sera conservée dans le dossier jusqu’à
ce que l’un des exemplaires soit contresigné et
renvoyé par le soumissionnaire);
6. le signataire autorisé signera, au nom de l’entité
acheteuse, tous les exemplaires du contrat;
7. envoyer tous les exemplaires du contrat au
fournisseur, accompagnés d’une lettre de
couverture lui donnant pour instruction de
contresigner tous les exemplaires, d’en conserver
un pour ses dossiers et de renvoyer tous les autres
exemplaires signés à l’entité acheteuse.
Le document de marché original signé et renvoyé
par le fournisseur doit être conservé en lieu sûr et
une copie placée, pour référence, dans le dossier
de l’appel d’offres.
FIDA
Manuel
de
passation
des
marchés
Module M3: Préparation
Module
Module
et publication
A:M1:
VueLettres
d’ensemble
desd’acceptation
documents
du cycle
de
des
du
marché
projet
offres
173
Module M4: Rejet des offres et
compte-rendu aux soumissionnaires
non retenus
Objet du module
Ce module donne des indications générales sur la notification aux soumissionnaires du fait qu’ils n’ont
pas remporté un marché.
Il donne également des indications sur le compte-rendu aux soumissionnaires non retenus, lorsqu’ils en
font la demande.
Champ d’application
Ce module s’applique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les
services de consultants.
1. Introduction
Pour les contrats de valeur élevée, la publication des
informations sur l’attribution des marchés accroît la
transparence dans la passation des marchés publics.
Il est important de notifier aux soumissionnaires
non retenus qu’ils n’ont pas remporté un marché
et de le faire le plus tôt possible après l’entrée en
vigueur du contrat, mais aussi de les informer,
s’ils le demandent, des raisons de leur échec. Cette
pratique de notification et de compte-rendu aux
soumissionnaires non retenus présente plusieurs
avantages:
– la communication ouverte devrait encourager
les soumissionnaires non retenus à soumettre à
nouveau des offres lors d’occasions ultérieures
et les aider à soumettre des offres répondant
davantage aux besoins ou plus concurrentielles.
Cela contribue à accroître la concurrence, ce qui
devrait aboutir, pour l’entité acheteuse, à une
meilleure optimisation des ressources;
– elle offre aux soumissionnaires non retenus une
occasion équitable d’introduire une réclamation,
conformément aux procédures d’examen
administratif en vigueur, s’ils estiment que la
passation du marché n’a pas été conduite suivant
les règles. Les demandes d’examen administratif
devant habituellement être formulées dans un
délai prescrit courant à partir du moment où le
soumissionnaire est informé des circonstances
suscitant la réclamation, cette notification
officielle constitue un point précis de début
de cette période, rendant moins probable des
demandes intervenant longtemps après la
décision faisant l’objet de la réclamation.
174
FIDAd’ensemble
Manuel
passation des marchés
Attribution
Vue
dude
marché
2. La lettre aux soumissionnaires
non retenus
La procédure standard, pour ce qui concerne la lettre
aux soumissionnaires non retenus, est la suivante:
1. s’assurer que le contrat est entré en vigueur avec
l’adjudicataire et que l’éventuelle garantie de
bonne exécution a été reçue;
2. rédiger une lettre standard pour notifier aux
soumissionnaires non retenus que le marché a
été attribué. Cette lettre devra indiquer le nom
de l’adjudicataire et le prix du contrat;
3. adresser une copie de la lettre à chacun des
soumissionnaires non retenus;
4. lorsqu’un soumissionnaire non retenu formule
une demande de compte-rendu, préparer et
expédier une lettre de compte-rendu dans les
sept jours suivant la réception de cette demande.
3. Contenu des lettres de
compte-rendu
Lorsqu’un soumissionnaire non retenu a demandé
un compte-rendu plus détaillé à propos de sa
soumission, l’entité acheteuse peut préparer une
lettre à cet effet. Les lettres de compte-rendu devront
être assez détaillées pour fournir au soumissionnaire
non retenu une explication des raisons pour
lesquelles le marché ne lui a pas été attribué, sans
toutefois contenir trop de précisions ni exiger une
longue préparation.
Les lettres de compte-rendu doivent être préparées
individuellement pour chaque soumissionnaire
non retenu, car elles ne doivent pas révéler
d’informations sur d’autres offres, à l’exception de
la simple information sur l’offre retenue.
Les lettres de compte-rendu devront préciser le
stade du processus d’évaluation auquel l’offre a été
rejetée: examen préliminaire, évaluation détaillée
ou évaluation financière.
3.1 Si l’offre a été rejetée au cours de
l’examen préliminaire
La lettre contiendra un bref énoncé de la ou des
raison(s) du rejet. Par exemple:
– votre garantie de soumission n’a pas été émise
par une institution acceptable;
– votre offre n’a pas été signée et autorisée; ou
– votre offre n’était pas valide pour la période
requise.
3.2 Si l’offre concernant des biens, des
travaux ou des services autres que les
services de consultants a été rejetée au
cours de l’évaluation détaillée
La lettre contiendra un bref énoncé des motifs pour
lesquels l’offre n’a pas répondu à la norme ou à la
spécification technique requise ou était inacceptable
du point de vue commercial. Par exemple:
– votre offre ne répondait pas à la spécification,
étant donné que la taille du moteur était
insuffisante;
– votre offre ne répondait pas à la spécification,
étant donné que la vitesse du processeur était
insuffisante;
– les modalités de paiement proposées dans votre
offre ne correspondaient pas aux conditions
énoncées dans le document d’invitation et
n’ont pas été jugées acceptables par le comité
d’évaluation; ou
– votre personnel de supervision ne possède pas
les qualifications adéquates ou l’expérience
suffisante pour le marché.
3.4 Si la proposition a été rejetée au cours
de l’évaluation financière
La lettre indiquera:
– pour les biens, les travaux ou les services
autres que les services de consultants, que le
soumissionnaire n’a pas présenté l’offre la plus
avantageuse répondant au besoin;
– pour les services de consultants évalués par la
méthode SFQC, que le soumissionnaire n’a
pas soumis la proposition offrant la meilleure
combinaison de qualité et de prix;
– pour les services de consultants évalués par la
méthode SMC, que le soumissionnaire n’a pas
présenté l’offre la plus avantageuse ayant obtenu
la note qualificative minimale.
Le prix du contrat aura déjà été communiqué dans
la lettre de notification aux soumissionnaires non
retenus et, pour les services de consultants, les
notes techniques et les prix auront été lus lors de
l’ouverture des plis contenant les offres financières.
L’entité acheteuse pourra néanmoins reproduire ces
détails dans les lettres de compte-rendu, par souci
d’exhaustivité.
Une fois envoyée la lettre de compte-rendu, aucun
autre débat ou discussion ne devra être entrepris
avec le soumissionnaire.
3.3 Si la proposition de services de
consultants évaluée par les méthodes
SFQC ou SMC a été rejetée au cours de
l’évaluation technique détaillée
La lettre indiquera que la proposition n’a pas obtenu
la note qualificative minimale et contiendra un bref
énoncé de ses principales faiblesses. Par exemple:
– le personnel essentiel mentionné dans votre
proposition ne possédait une expérience
suffisante de ce type de travail ou du travail dans
les conditions régnant en (pays ou région);
– votre chef d’équipe ne possédait pas une
expérience suffisante en matière de gestion ou
d’expérience professionnel à ce niveau; ou
– votre méthode ne prenait pas en compte de
manière adéquate la composante renforcement
des capacités du mandat, ou n’aurait pas permis
un transfert de connaissances suffisant.
FIDA
Manuel
de passation
des
marchés
Module M4: Rejet des offres et compte-rendu
Module
ModuleA:M1:
Vue
aux
Lettres
d’ensemble
soumissionnaires
d’acceptation
du cycle
non
des
du
retenus
projet
offres
175
Module M5: Passation du marché, entrée
en vigueur et prise d’effet
Objet du module
Ce module présente la procédure générale de prise d’effet d’un marché, après la publication d’un document
de marché ou l’émission d’un bon de commande.
Champ d’application
Ce module s’applique aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres que les
services de consultants.
1. Introduction
3. Qu’est-ce que la prise d’effet?
Trois étapes importantes se succèdent
habituellement après l’attribution d’un marché:
• passation du marché (traitée dans le
Module M3);
• entrée en vigueur du marché;
• prise d’effet du marché.
La prise d’effet du marché correspond souvent à
la date ou la période suivant l’entrée en vigueur et
à laquelle on considère que le marché a pris effet.
Pour les travaux de génie civil et les missions de
consultants, elle est également liée à la période de
mobilisation, mais son importance tient au fait
qu’elle détermine le calendrier de démarrage des
activités ou des tâches principales pour lesquelles
le marché est passé. Par exemple:
Il est important, après l’attribution d’un marché, que
les conditions nécessaires soient mises en place pour
permettre aux parties contractantes de remplir leurs
obligations et leurs devoirs.
2. Qu’est-ce que l’entrée en vigueur?
Il n’est pas rare, dans le cadre de nombreux marchés,
que certaines conditions doivent être réunies pour
que le marché entre en vigueur.
L’une des plus courantes concerne la clause de
paiement anticipé. Il est de bonne pratique, pour
l’entité acheteuse, d’effectuer un paiement anticipé
uniquement à la réception d’une garantie pour
paiement anticipé. Le paiement anticipé sera
généralement l’une des conditions de l’entrée
en vigueur et il en ira par conséquent de même
pour la garantie pour paiement anticipé.
La fourniture d’une garantie de bonne exécution
par le fournisseur ou l’entrepreneur fera également
partie des conditions d’entrée en vigueur. L’ouverture
d’une lettre de crédit pourra aussi figurer parmi
ces conditions.
Il peut y avoir d’autres conditions, qui seront
précisées au titre des conditions du marché
(indiquées dans le document d’invitation original),
mais celles citées ci-dessus sont les plus fréquentes.
Les conditions d’entrée en vigueur sont par
conséquent des conditions qui doivent être remplies
pour que l’une des parties au contrat, ou les deux,
puissent passer à l’exécution du marché.
176
Manuel
de du
passation
Attribution
Vue
d’ensemble
marchédes marchés
Attribution du marché:
1er février
Passation du marché:
14 février
[réalisation en
2 semaines]
Entrée en vigueur
du marché:
10 mars
[3 semaines et demi
pour recevoir la
garantie pour
paiement anticipé et
effectuer le paiement
anticipé]
Mobilisation du marché:24 mars
[2 semaines plus tard]
Prise d’effet du marché: 24 mars
[L’équipe du
consultant est prête
à démarrer ses
activités]
L’exemple ci-dessus représente un calendrier
raisonnable pour la mise en place d’un important
marché de services de consultants. Il serait possible
de raccourcir une grande partie des calendriers si
les relations entre l’entité acheteuse et la société de
consultants étaient plus étroites.
Il n’est pas irrationnel de fixer, dans un marché,
des périodes limites pour l’entrée en vigueur, la
mobilisation et la prise d’effet comme cibles à
atteindre par l’entrepreneur/consultant.
3.1 Mobilisation du marché
4. Processus de base
Les marchés de services de consultants et de
travaux comprennent souvent une période de
mobilisation débutant à l’entrée en vigueur du
marché. Cette période va de l’entrée en vigueur au
début effectif des activités ou des objectifs premiers
du marché. Dans le cas des services de consultants,
la mobilisation consisterait à rassembler l’équipe
de consultants désignés, à organiser, en prenant les
dispositions à cet effet, leur transfert vers le pays
d’affectation et à leur permettre de se constituer en
équipe opérationnelle dans le pays avant d’entamer
le travail pour lequel ils ont été choisis. Pour les
marchés de travaux, il s’agirait du délai nécessaire,
à partir de l’entrée en vigueur, pour la mise en place
et l’organisation des ressources nécessaires au début
des travaux en termes de spécialistes, d’équipes
et d’équipement sur le site. Il est rare qu’une
mobilisation fasse partie des caractéristiques des
marchés concernant les biens.
1. S’assurer que le marché a été attribué
correctement et conformément à la procédure
mentionnée dans le document d’invitation.
2. S’assurer qu’un exemplaire signé du marché ou
qu’une confirmation de la commande a été reçue
du fournisseur et que la passation du marché a
été correctement effectuée.
3. S’assurer que la réalisation des conditions
d’entrée en vigueur a été achevée, ou au moins
entamée, par l’entité acheteuse (garantie de
bonne exécution ou garantie pour paiement
anticipé reçue du fournisseur).
4. S’assurer que l’entité acheteuse répond aux
éventuelles conditions immédiates d’entrée
en vigueur (versement d’un paiement anticipé,
ouverture d’une lettre de crédit ou aide à
l’obtention de visas pour le personnel étranger
du fournisseur, etc.).
5. Aborder les éventuels problèmes de mobilisation
que rencontreraient le fournisseur/l’entrepreneur
ou les consultants (accès au site des travaux,
mise à disposition d’un bureau pour les
consultants/entrepreneurs, préparation de
lettres d’introduction à l’attention des services
gouvernementaux parties à une étude/enquête,
etc.).
6. Préparer tout autre élément qui pourrait
être nécessaire en vue du début des tâches
contractuelles effectives et qui permettra au
fournisseur/entrepreneur ou au consultant de
produire les résultats attendus.
Tous les documents se rapportant à l’attribution
du marché, à sa passation, à son entrée en vigueur
et, le cas échéant, à sa mobilisation devront être
conservés dans le dossier de l’appel d’offres de
l’entité acheteuse.
FIDA
Manuel
devigueur
passation
des
marchés
Module M5: PassationModule
Module
du marché,
A:M1:
Vue
entrée
Lettres
d’ensemble
en
d’acceptation
du cycle
et prise
des
du
d’effet
projet
offres
177
Gestion du
contrat
Process
management
Gestion du
contrat
Module N1: Gestion du marché65
Objet du module
Ce module présente une procédure générale de gestion/administration des marchés après la publication
d’un document de marché ou l’émission d’un bon de commande.
Les procédures d’administration des marchés sont largement déterminées par les modalités et conditions
de chaque marché et par la description des besoins concernant les biens, les travaux ou les services. Ce
module ne propose par conséquent que des règles et des principes généraux et le personnel devra se
laisser guider par le contenu de chaque marché.
Champ d’application
Une bonne gestion est nécessaire pour tous les marchés; c’est pourquoi les conseils qu’il contient
s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de consultants et aux services autres
que les services de consultants.
1. Introduction
Une gestion efficace des marchés est essentielle
pour la réussite de l’exécution et pour la réalisation
des objectifs du marché à passer. Les procédures
de gestion des marchés sont conçues en vue de
garantir que:
– le fournisseur exécute le marché conformément
aux modalités et conditions spécifiées dans
le marché;
– l’entité acheteuse remplisse ses obligations et
ses devoirs au titre du marché; et
– des mesures préventives ou correctives soient
rapidement prises si des problèmes surgissent
ou sont prévus.
L’entité acheteuse assume la responsabilité
d’ensemble de la gestion du marché, mais elle
fera également appel à d’autres ressources, comme
l’expertise technique, les services de paiements,
les services juridiques et les systèmes de gestion
des approvisionnements, suivant les besoins. Si
d’autres services et systèmes sont ainsi utilisés,
l’entité acheteuse demeurera responsable du suivi
de leur performance et veillera à ce que leurs
activités en rapport avec le marché soient achevées
en temps utile et conformément aux règles de la
passation des marchés. La gestion courante du
marché sera souvent assignée à un utilisateur final
ou un expert technique.
2. Fonctions de gestion du marché
2.1 Déterminer la responsabilité de la
gestion du marché
L’entité acheteuse conservera toujours la
responsabilité d’ensemble de la gestion du
marché, mais pas nécessairement celle de l’activité
fonctionnelle courante, qui peut souvent être
entreprise à l’extérieur de l’entité acheteuse si cette
formule est jugée adéquate.
65
Ainsi, l’entité acheteuse conservera normalement
le contrôle des modifications du marché, des
paiements et du règlement des différends, mais
elle pourra charger l’utilisateur final des liaisons
courantes avec le fournisseur, l’entrepreneur ou
le consultant.
Avant de décider quelle sera la personne ou l’équipe
la plus qualifiée pour gérer le marché, l’entité
acheteuse devra examiner un certain nombre
de questions:
– la supervision doit-elle être assurée par
une personne disposant de compétences
techniques appropriées, dans le cas par exemple
de marchés de construction ou de l’installation
d’usines et de machines complexes? Dans
l’affirmative, l’administration du marché sera
de préférence confiée à l’utilisateur final ou à
un consultant externe;
– si la gestion du marché risque de prendre
beaucoup de temps ou si elle exige des
compétences qui ne sont pas disponibles au
sein de l’entité acheteuse, il conviendra de
nommer un administrateur externe du marché,
comme un directeur de projet pour un important
marché de construction;
– si des biens doivent être directement livrés à
l’utilisateur final, l’administration du marché
sera de préférence attribuée à l’utilisateur final ou
au personnel chargé de la passation du marché;
– si un consultant est appelé à travailler avec
l’utilisateur final dans la conduite d’une étude,
dans la fourniture d’avis ou dans le renforcement
des capacités, il sera préférable de confier la
gestion du marché à l’utilisateur final; un
personnel particulier de contrepartie pourra
devoir être désigné pour travailler avec
le consultant;
Les termes “gestion” et “administration” sont utilisés indifféremment dans ce module et ont la même signification.
Manuel
de
des
marchés
Module A:FIDA
VueModule
d’ensemble
N1:passation
Gestion
du cycle
dudu
marché
projet
179
– si des services sont prestés à l’appui de la gestion
ou de l’administration générale de l’entité
acheteuse, il sera préférable de confier la gestion
du marché au membre du personnel responsable
de cette fonction.
2.2 Gérer les questions de démarrage
du marché
Le gestionnaire ou l’équipe de gestion du marché
désignés devront procéder à un examen du marché
pour bien s’imprégner des détails des besoins et du
programme visant à y répondre, et notamment:
i) s’assurer qu’un exemplaire signé du marché
soit reçu du fournisseur, de l’entrepreneur ou
du consultant;
ii) s’assurer que la garantie de bonne exécution
ou la garantie pour paiement anticipé qui
pourraient être nécessaires soient reçues du
fournisseur, de l’entrepreneur ou du consultant;
iii) s’assurer que l’entité acheteuse s’acquitte de
ses éventuelles obligations immédiates, comme
le versement d’un paiement anticipé, l’ouverture
d’une lettre de crédit ou l’aide à l’obtention
de visas pour le personnel étranger du
fournisseur, etc.;
iv) pour les marchés de grande importance,
préparer un plan d’exécution du marché faisant
apparaître les grandes étapes – comme les dates
de mobilisation, de livraison ou d’achèvement
de certains résultats attendus ou de certaines
portions du travail – et les obligations de l’entité
acheteuse – comme assurer l’accès au site des
travaux, les paiements ou l’approbation
des rapports.
Le plan d’exécution du marché est un outil de
gestion décisif pour garantir que le marché est
exécuté conformément aux prévisions et dans la
limite des obligations contractées à ce titre par les
deux parties. Il permet au gestionnaire de formuler
un plan d’activation du marché afin de s’assurer de
manière proactive que les résultats attendus soient
reçus en temps utile.
2.3 Suivre l’exécution
La tâche de suivi du marché consiste à s’assurer
que les deux parties au marché remplissent leurs
obligations conformément à ce marché et prennent
les mesures nécessaires pour aborder tout problème
ou tout retard, effectif ou prévu.
Pour les marchés concernant les biens, cette tâche vise
principalement à faire en sorte que les biens soient
livrés à temps, qu’ils soient acceptables pour l’entité
acheteuse – en termes de quantité, de qualité et de
documentation d’appui – et que l’entité acheteuse
respecte son obligation de payer les biens livrés.
180
FIDAd’ensemble
Manuel
de passation des marchés
Gestion
Vue
du contrat
La gestion des marchés de travaux est souvent
complexe et prend beaucoup de temps, puisqu’elle
implique la supervision de l’avancement des travaux,
la commande de variantes lorsqu’apparaissent
des conditions imprévues et la mesure du travail
accompli en vue des paiements. Pour les marchés
de grande importance, l’entité acheteuse fera
normalement appel à un ingénieur surveillant ou
un directeur de projet à plein temps, qui exercera
le contrôle et la supervision du marché au nom de
l’entité acheteuse.
Dans la gestion des marchés de services, l’objectif
principal est de veiller à ce que les services
soient fournis à temps et soient d’une qualité
acceptable. Cela peut être compliqué, étant donné
que l’appréciation de la qualité des services, en
particulier des services de consultants, peut être
subjective et difficile à mesurer. Il est par conséquent
important d’instaurer une bonne relation de travail
avec le consultant et d’exercer un suivi permanent
des services, afin d’assurer le succès de l’exécution du
marché. L’entité acheteuse doit aussi veiller à remplir
ses obligations, en particulier lorsque la prestation
des services de consultants dépend de certaines
contributions ou de certaines informations à fournir
par l’entité acheteuse, ou lorsque le personnel doit
être disponible pour pouvoir profiter des initiatives
de renforcement des capacités.
Les tâches spécifiques à ces trois types de marchés
sont décrites à la fin de ce module, dans les annexes
A, B et C.
2.4 Gestion des réclamations
Des réclamations peuvent être formulées dans
n’importe quel type de marché et pour de multiples
raisons. Les types les plus courants concernent:
– les réclamations en cas de livraisons incomplètes
ou de livraisons excédentaires: des réclamations
seront formulées en cas de défaut de conformité
entre les états établis par les fournisseurs
attestant du contenu d’une expédition et le
contenu constaté à l’arrivée du chargement.
Ces différences peuvent consister en un
défaut (livraison incomplète) ou un excédent
(livraison excédentaire) par rapport aux
quantités mentionnées dans le marché et/ou les
documents accompagnant l’expédition;
– les réclamations au titre de la garantie: elles
dépendent des dispositions de la clause de
garantie contenue dans le marché. En général,
une clause de garantie a pour objet de protéger
contre les défauts dans les matériaux et/ou
les malfaçons; ces défauts n’apparaissent,
habituellement, que lors de l’utilisation des
biens ou après les travaux de construction.
Les réclamations au titre de la garantie sont par
conséquent adressées au fournisseur, au fabricant
ou à l’entrepreneur pour qu’ils remédient
aux défauts;
– les demandes d’indemnisation sont des
réclamations adressées à la compagnie
d’assurance en cas de perte d’articles ou de
réception d’articles endommagés.
L’action à entreprendre dans l’un ou l’autre de ces
cas de réclamations devra être envisagée en fonction
de leurs propres mérites, mais elle comportera en
général les tâches suivantes:
– détermination d’un motif de réclamation: à
la réception d’un rapport de défaillance ou
de manque de conformité, l’entité acheteuse
devra déterminer s’il y a lieu de formuler une
réclamation et, dans l’affirmative, déterminer
la catégorie de réclamation (soit relevant de
l’assurance, soit livraison incomplète, étant
donné qu’il est peu probable que ces rapports
puissent révéler des défauts relevant de la
clause de garantie). Les rapports devront faire
l’objet d’une analyse plus poussée, et être
examinés ou discutés avec l’utilisateur final avant
qu’une réclamation ne soit adressée à la partie
concernée;
– dépôt d’une réclamation: lorsque l’on considère
que la réclamation doit prendre la forme d’une
demande d’indemnisation, les dispositions
nécessaires seront prises pour fournir à l’agent
local de la compagnie d’assurance des précisions
sur cette demande et des données factuelles à
l’appui de la demande;
– si la réclamation se rapporte à une livraison
incomplète ou excédentaire, une communication
sera adressée au fournisseur exposant les faits
concernant la livraison incomplète et demandant
ses propositions de mesures correctives;
– si la réclamation est formulée au titre de la
garantie, une communication sera adressée au
fournisseur exposant les faits et demandant ses
propositions de mesures correctives;
– règlement d’une réclamation: les fournisseurs
apporteront dans leur majorité une réponse
à une réclamation lorsqu’ils sont à l’évidence
fautifs. Le règlement de chaque réclamation
dépendra de la précision et de la solidité des faits
et de l’exhaustivité des spécifications techniques
figurant dans le marché.
Le règlement d’une réclamation peut aussi résulter
d’une négociation, selon la raison ou l’origine
de la défaillance ou du manque de conformité.
Les fournisseurs remédieront habituellement aux
erreurs qui leur sont imputables; on peut s’attendre
à ce que l’entité acheteuse doive, dans certains cas,
reconnaître ses propres défaillances s’il semble
qu’elle puisse en être en partie responsable.
Si un règlement amiable n’est pas possible, on
pourra faire appel à des modes plus formels de
résolution des différends, évoqués dans le
Module O.
2.5 Modifications du marché
Lorsque des modifications doivent être apportées
au marché, à un stade quelconque, on consultera le
Module N2 pour davantage de précisions.
2.6 Achèvement du marché
Le Module N3 présente des indications sur les
questions en rapport avec l’achèvement du marché.
3. Dossiers à conserver
Toute la correspondance et la documentation
relative à la gestion du marché devra être conservée
dans le dossier de l’appel d’offres. On conservera,
en particulier:
– toutes les factures et autres documents de
paiement;
– toute la documentation relative à l’exécution
du marché, comme les bons de livraison, les
rapports d’activité et autres produits attendus;
– toutes les révisions du marché;
– toutes les modifications du marché;
– tous les documents se rapportant aux
réclamations formulées au titre du marché, y
compris les réclamations au titre de la garantie;
– tous les documents se rapportant aux différends
liés au marché et à leur résolution.
Manuel
de
des
marchés
Module A:FIDA
VueModule
d’ensemble
N1:passation
Gestion
du cycle
dudu
marché
projet
181
Annexe A au Module N1: Tâches relatives
à la gestion des marchés de biens
Dans le cadre des marchés concernant les biens,
le gestionnaire du marché sera généralement
responsable des tâches suivantes:
– s’assurer que les dates auxquelles les livraisons
doivent effectivement avoir lieu sont fixées en
accord avec le fournisseur, sur la base de la date
d’entrée en vigueur du marché;
– s’assurer, au cours de la période de livraison,
que la fabrication, le transport et les livraisons
respectent le calendrier;
– s’assurer que le fournisseur mène à bien toutes
les livraisons, cibles ou résultats attendus; la
tenue d’un registre des livraisons effectuées
dans le cadre du marché est un bon moyen
de contrôler et de suivre les résultats attendus
du marché;
– assister aux essais ou approuver les échantillons,
le cas échéant;
– prendre les dispositions en vue de la collecte,
du transport, du dédouanement ou de la
livraison dans les cas où l’entité acheteuse est
responsable de l’une ou l’autre de ces tâches;
– prendre les dispositions en vue de la réception
et de l’inspection des biens;
– vérifier toute la documentation relative aux
biens (les bons de livraison, par exemple), et
s’assurer que cette documentation est correcte
avant de signer;
– établir une liste de tous les articles manquants,
endommagés ou ne correspondant pas à
la commande et introduire une demande
d’indemnisation à l’encontre de la compagnie
d’assurance ou du fournisseur;
182
FIDAd’ensemble
Manuel
de passation des marchés
Gestion
Vue
du contrat
– signaler à l’entité acheteuse tout problème
contractuel ou toute demande de modification
du marché;
– s’assurer que les factures à payer et les pièces
justificatives sont exactes et prendre les mesures
en vue du paiement;
– gérer toutes les garanties, comme la garantie
de bonne exécution ou les garanties de paiement,
en s’assurant qu’elles sont conservées en lieu
sûr, que les prorogations de leurs dates de
validité sont obtenues en temps opportun, le
cas échéant, en réduisant leur valeur si nécessaire
et en les libérant rapidement une fois que toutes
les obligations ont été remplies;
– s’assurer que toute la documentation et les
informations relatives aux garanties et aux
réclamations au titre de la garantie sont en
bon ordre;
– s’assurer que tous les actifs sont inventoriés
et étiquetés, le cas échéant;
– s’assurer que tous les guides d’utilisation,
manuels, licences, etc. sont conservés avec
les biens ou en un lieu approprié; et
– s’assurer que les biens sont inventoriés
dans le registre des éléments d’actif de
l’entité acheteuse et remis à l’utilisateur final
conformément aux procédures nationales
ou institutionnelles de gestion en matière
de magasins et d’approvisionnement qui
pourraient être d’application.
Annexe B au Module N1: Tâches relatives
à la gestion des marchés de travaux
Lorsqu’il est fait appel à un directeur de projet,
l’entité acheteuse doit:
– veiller à ce que le rôle du directeur de projet
soit clairement défini et en particulier les
pouvoirs dont il dispose pour décider de
révisions du marché ayant pour résultat des
changements dans le coût total du marché, sa
date d’achèvement, la qualité et la conception
des travaux et le règlement des différends;
– prendre les dispositions nécessaires pour se
tenir informée de l’avancement du marché, des
révisions décidées et des éventuels différends; et
– désigner en son sein un gestionnaire du
marché, qui sera le point de contact du directeur
de projet.
Ce gestionnaire du marché sera généralement
responsable des tâches suivantes:
– s’assurer que les dates effectives de mobilisation
et d’achèvement sont fixées en accord avec le
fournisseur, sur la base de la date d’entrée en
vigueur du marché;
– suivre l’avancement général des travaux et la
performance du directeur de projet;
– soumettre à l’autorité désignée, pour
approbation, les éventuelles demandes de
révision du marché ne relevant pas de l’autorité
du directeur de projet;
– signaler à l’entité acheteuse tout problème
contractuel ou toute demande de modification
du marché;
– s’assurer que les factures à payer et les pièces
justificatives sont exactes et prendre les mesures
en vue du paiement;
– gérer toutes les garanties, comme la garantie de
bonne exécution ou les garanties de paiement,
en s’assurant qu’elles sont conservées en lieu
sûr, que les prorogations de leurs dates de
validité sont obtenues en temps opportun, le cas
échéant, en réduisant leur valeur si nécessaire et
en les libérant rapidement une fois que toutes les
obligations ont été remplies;
– s’assurer que toutes les dispositions concernant
la réception définitive et la mise à disposition
sont menées à bien et documentées de façon
satisfaisante; et
– s’assurer que tous les dessins définitifs, manuels,
etc. sont reçus et conservés en un lieu approprié.
Manuel
de
des
marchés
Module A:FIDA
VueModule
d’ensemble
N1:passation
Gestion
du cycle
dudu
marché
projet
183
Annexe C au Module N1: Tâches relatives
à la gestion des marchés de services
Dans le cadre des marchés concernant les services,
le gestionnaire du marché sera généralement
responsable des tâches suivantes:
– s’assurer que les dates effectives concernant la
mobilisation, les grandes étapes ou les résultats
attendus et l’achèvement sont fixées en accord
avec le fournisseur, sur la base de la date d’entrée
en vigueur du marché;
– suivre l’exécution du marché pour s’assurer que
les niveaux de service sont maintenus et que les
résultats attendus sont soumis ou achevés en
temps voulu;
– s’assurer que tous les rapports requis sont soumis
en temps voulu;
– veiller à ce que, si nécessaire, l’entité acheteuse
fournisse en temps opportun des observations ou
des approbations écrites à propos des résultats
attendus ou des rapports;
– veiller à ce que les ressources, l’assistance ou le
personnel de contrepartie à fournir par l’entité
acheteuse soient mis à disposition en temps
utile;
184
FIDAd’ensemble
Manuel
de passation des marchés
Gestion
Vue
du contrat
– s’assurer que les factures à payer et les pièces
justificatives sont exactes et prendre les mesures
en vue du paiement;
– gérer toutes les garanties, comme la garantie
de bonne exécution ou les garanties de paiement,
en s’assurant qu’elles sont conservées en lieu sûr
et que les prorogations de leurs dates de validité
sont obtenues en temps opportun – le cas
échéant –, en réduisant leur valeur si nécessaire
et en les libérant rapidement une fois que toutes
les obligations ont été remplies;
– notifier par écrit au prestataire de service
toute défaillance dans l’exécution ou dans la
réalisation des objectifs; et
– s’assurer que tous les rapports ou résultats
attendus sont conservés en un lieu approprié
et diffusés ou mis en œuvre selon les besoins.
Module N2: Modifications du marché
Objet du module
Ce module présente des indications générales relatives aux modifications à apporter à un marché, le cas
échéant, au cours de sa période d’exécution.
Champ d’application
Les conseils que contient ce module s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de
consultants et aux services autres que les services de consultants.
1. Introduction
Dans l’idéal, un marché ne devrait pas avoir
besoin d’être modifié après sa passation, mais il
peut parfois s’avérer nécessaire d’introduire des
changements dans ses modalités et conditions ou
dans la description des besoins. Les modifications
du marché offrent une méthode juridique formelle
qui permet d’introduire ces changements et de
s’assurer que les deux parties les ont approuvés.
C’est l’entité acheteuse qui est responsable de
la préparation des modifications du marché et
de l’obtention de l’approbation de l’autorité
compétente et, dans le cas de l’examen préalable,
du FIDA.
2. Instructions de base
1. Déterminer le besoin d’une modification
du marché: cette tâche revient normalement
au gestionnaire/administrateur du marché.
Une modification du marché est nécessaire
lorsqu’il convient de changer l’une quelconque
des modalités ou conditions du marché,
et par exemple la période de livraison ou
d’achèvement, la description technique des
biens, travaux ou services, la quantité d’un
article acheté, le prix, etc.
2. Communiquer à l’entité acheteuse tous les
détails de la modification requise.
3. L’entité acheteuse devra discuter de la
modification avec le fournisseur, le cas échéant.
4. Préparer la modification du marché. La teneur
d’une modification du marché sera déterminée
par les motifs de cette modification et de la
modalité ou de la condition qui sera modifiée.
Quoi qu’il en soit, toutes les modifications
du marché devront inclure au moins les
précisions suivantes:
– le numéro de référence du marché, sa date,
et une brève description de son objet;
– le numéro de la modification, par exemple
“Modification du marché n° 1, 2, 3”;
– la date de la modification du marché;
– une indication claire de la partie du marché
qui est modifiée, y compris les numéros
pertinents des clauses ou annexes;
– une indication claire de la modification
introduite, par exemple “la période
d’achèvement est prolongée, par la présente,
d’une semaine, portant à treize semaines
la période d’achèvement révisée” ou “la
quantité prévue pour l’article 3 est accrue par
la présente de deux (2) unités, portant à cinq
(5) la quantité totale révisée”;
– lorsque le prix du marché est modifié, une
indication claire du montant correspondant
à l’augmentation ou à la diminution du
prix et le prix total révisé du marché, par
exemple “le prix du marché est augmenté par
la présente de 5 000 USD, portant à 135 000
USD le prix total révisé du marché”;
– une déclaration indiquant que toutes les
autres modalités et conditions du marché
demeurent inchangées; et
– une demande adressée au fournisseur,
à l’entrepreneur ou au consultant, les
invitant à faire part de leur acceptation
de la modification. On trouvera ci-après,
pour information, un modèle proposé de
Modification du marché.
5. Obtenir l’approbation de la modification du
marché par l’autorité compétente.
6. Obtenir toutes les autres approbations
nécessaires, y compris l’approbation financière
pour l’engagement de fonds supplémentaires.
FIDA
Manuel
de
des
marchés
Module A:
Module
VueModule
d’ensemble
N2: Modifications
N1:passation
Gestion
du cycle
dudu
marché
projet
185
7. Préparer le nombre requis d’exemplaires de la
modification du marché approuvée. Le nombre
d’exemplaires sera d’au moins deux – un pour le
fournisseur et un pour l’entité acheteuse.
8. Tous les exemplaires de la modification du
marché devront être signés par le signataire
autorisé au nom de l’entité acheteuse.
9. Envoyer tous les exemplaires de la modification
du marché au fournisseur, accompagnés d’une
lettre de couverture lui donnant pour instruction
de contresigner tous les exemplaires, d’en
conserver un pour ses dossiers et de renvoyer
tous les autres exemplaires signés à l’entité
acheteuse.
186
Manuel
de
Vue d’ensemble
Gestion
du passation
contrat des marchés
3. Dossiers à conserver
Une copie de toutes les modifications du marché,
signée par les deux parties, ainsi que l’approbation
de chaque modification par l’autorité compétente,
devront être conservées dans le dossier de l’appel
d’offres.
*** Modèle proposé de modification du marché ***
Modification du marché Numéro 1
Date de la modification:..................................................................................................................................
Objet:..................................................................................................................... ………………………………
Référence du marché:.....................................................................................................................................
Nous faisons référence au marché cité ci-dessus passé entre [nom du fournisseur/entrepreneur/
consultant] et le Gouvernement de ………………. en date du ………………. pour [la fourniture/la
construction/la prestation] de [inscrire l’objet du marché] et annonçons par la présente la modification
suivante:
[Indiquer ici les détails de la modification – voir l’exemple ci-dessous]
Les articles énumérés ci-après doivent être ajoutés au marché et y constituent de nouveaux articles:
Nouvel
article
Description
Prix unitaire
USD
Prix total USD
1
74 000,00
74 000,00
Quantité
25
Pompes pour réseau d’assainissement (spécification
identique à celle de l’article 15)
26
Raccords, tuyaux et accessoires (spécification
identique à celle de l’article 16)
jeu
12 000,00
12 000,00
27
Pièces de rechange et consommables (spécification
identique à celle de l’article 17)
jeu
3 500,00
3 500,00
Total
89 500,00
Le prix total du marché est, par la présente, [augmenté/diminué] de [indiquer le montant de l’augmentation/
la diminution de la valeur du marché], ce qui, en conséquence, [augmente/diminue] le prix total du marché
par rapport à son montant actuel de [indiquer le prix du marché avant la modification] pour le porter au
nouveau montant de [indiquer le nouveau prix du marché] [inclure les Incoterms si le marché porte sur
des biens].
Toutes les autres modalités et conditions du marché demeurent inchangées.
Nous vous prions de bien vouloir signer un exemplaire de cette modification et nous le renvoyer, en signe
d’acceptation de cette modification.
Avec nos meilleures salutations:
Accepté au nom de (le fournisseur)
.................................................................................
.................................................................................
Signataire autorisé pour
Signataire autorisé pour et au nom de (le fournisseur)
.................................................................................
FIDA
Manuel
de
des
marchés
Module A:
Module
VueModule
d’ensemble
N2: Modifications
N1:passation
Gestion
du cycle
dudu
marché
projet
187
Module N3: Achèvement du marché
Objet du module
Ce module présente un bref aperçu général de la procédure à suivre pour achever un contrat et procéder
à la clôture du dossier de l’appel d’offres une fois remplies toutes les obligations contractuelles des deux
parties.
Champ d’application
Les conseils que contient ce module s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de
consultants et aux services autres que les services de consultants.
1. Introduction
Il est important, une fois menées à bien toutes
les activités et obligations contractuelles, que les
marchés fassent l’objet d’un examen formel et que
le dossier de l’appel d’offres soit officiellement
clos. Il est nécessaire de s’assurer que le marché a
été effectivement conduit à son terme et qu’aucun
élément en suspens – produit attendu, réclamation,
paiements, retenues ou garanties – n’a été oublié.
2. Instructions de base
Le gestionnaire du marché, en liaison avec
l’administrateur désigné du marché, est responsable
de l’achèvement du marché et de la clôture du
dossier de l’appel d’offres.
Avant la clôture du dossier de l’appel d’offres,
le gestionnaire ou l’administrateur du marché
doit s’assurer:
– que tous les biens ont été livrés, les travaux
achevés et mis à disposition, les services prestés
et les produits attendus du marché reçus;
– qu’il ne subsiste pas de cautionnements ou
garanties encore en place;
– qu’il ne subsiste aucune réclamation en cours,
contre le fournisseur ou contre une compagnie
d’assurance, concernant des articles manquants
ou endommagés;
– que tous les paiements nécessaires ont été
effectués;
188
FIDAd’ensemble
Manuel
de passation des marchés
Gestion
Vue
du contrat
– que le montant du paiement total est exact,
compte tenu des éventuelles modifications
du marché, révisions, variations des prix
et amortissement des éventuels paiements
anticipés;
– que toutes les garanties et titres ont été restitués;
– que toute la documentation nécessaire est en
place et exacte; et
– que l’exécution d’ensemble du marché a été
examinée et que les éventuelles défaillances
sérieuses ont été repérées et résolues.
3. Documents retenus
L’entité acheteuse est tenue de conserver toutes les
archives relatives à un marché, aux fins d’audit,
pendant la période définie par les Conditions
générales applicables au financement du
développement agricole adoptées par le FIDA.
Module N4: Résiliation d’un marché
Objet du module
Ce module présente la procédure générale à suivre en vue de la résiliation d’un marché après son
adjudication.
Lorsqu’un appel d’offres doit être annulé avant l’attribution d’un marché, la procédure à appliquer est celle
décrite dans le Module L11.
Champ d’application
Les conseils que contient ce module s’appliquent au même titre aux biens, aux travaux, aux services de
consultants et aux services autres que les services de consultants.
Introduction
En règle générale, les marchés ne doivent pas être
résiliés, sauf si cette décision est inévitable. La
résiliation doit être considérée comme une mesure
“de dernier recours”, mais elle est parfois nécessaire
et inévitable:
– pour éviter ou minimiser de nouvelles pertes
pour l’entité acheteuse ou une performance
insuffisante de la part du fournisseur;
– lorsque l’exécution du marché est devenue
impossible; ou
– lorsqu’un fournisseur ne possède plus les
qualifications requises ou se livre à des actes
de corruption.
La responsabilité de la résiliation des marchés
incombe à l’entité acheteuse, sous réserve de
l’approbation de cette résiliation par l’autorité
compétente.
2. Principaux motifs de résiliation
Les motifs de résiliation d’un marché dépendront
des modalités et conditions particulières du marché
concerné. Les notes ci-dessous présentent des
orientations sur les motifs type de résiliation d’un
marché, mais il est essentiel que l’entité acheteuse
s’appuie sur le document de marché lui-même.
– Résiliation pour raisons de commodité: la plupart
des marchés comportent une clause permettant
à l’entité acheteuse de résilier le marché pour
raisons de commodité, sans qu’il y ait eu faute
de la part du fournisseur. Lorsque l’entité
acheteuse résilie pour raisons de commodité,
elle doit payer tous les biens, travaux ou services
achevés de manière satisfaisante avant la date
de résiliation, ainsi que toutes autres dépenses
encourues par le fournisseur.
– Résiliation pour inexécution: la plupart des
marchés comportent une clause permettant
à l’entité acheteuse de résilier le marché
lorsque le fournisseur a failli à ses obligations
contractuelles ou ne s’est pas conformé à un
accord conclu dans le cadre d’un arbitrage
ou d’un autre mécanisme de résolution des
différends. Le marché prescrit souvent la
procédure par laquelle l’entité acheteuse devra
formellement notifier le défaut au fournisseur et
lui donner le temps nécessaire pour y remédier
avant la résiliation effective du marché. Lorsque
l’entité acheteuse résilie le marché pour défaut
d’exécution de la part du fournisseur, elle est
normalement autorisée à acheter les biens, les
travaux ou les services auprès d’une autre source
et à imputer au fournisseur original les dépenses
supplémentaires encourues.
– Résiliation pour actes de corruption: la plupart
des marchés comportent une clause permettant
à l’entité acheteuse de résilier le marché si le
fournisseur s’est livré à des actes de corruption
ou à des manœuvres frauduleuses pour obtenir
le marché ou dans le cadre de son exécution.
Comme dans le cas de la résiliation pour
inexécution, l’entité acheteuse est normalement
autorisée à acheter les biens, les travaux ou
les services auprès d’une autre source et à
imputer au fournisseur original les dépenses
supplémentaires encourues.
– Résiliation pour faillite: la plupart des marchés
comportent une clause permettant à l’entité
acheteuse de résilier le marché si le fournisseur
fait faillite ou devient insolvable. Dans de telles
circonstances, aucune compensation n’est
normalement due au fournisseur.
FIDA
Manuel
de
des
marchés
Module A:Module
VueModule
d’ensemble
N4: Résiliation
N1:passation
Gestion
du cycle
d’un
dudu
marché
projet
189
– Résiliation pour force majeure: la plupart des
marchés comportent une clause permettant
à l’entité acheteuse de résilier le marché si le
fournisseur n’a pas été en mesure de l’exécuter
pendant une période de temps donnée, par suite
d’un événement constituant un cas de force
majeure. Dans ces cas, l’entité acheteuse doit
normalement payer tous les biens, travaux ou
services achevés de manière satisfaisante avant
la date de résiliation, ainsi que toutes autres
dépenses encourues par le fournisseur.
L’entité acheteuse doit noter qu’un marché donne
aussi au fournisseur des motifs de résiliation,
parmi lesquels on trouvera notamment le défaut
de paiement par l’entité acheteuse de montants en
souffrance depuis une période de temps spécifiée,
la force majeure, ou le fait que l’entité acheteuse
ne se soit pas conformée à un accord conclu dans
le cadre d’un arbitrage ou d’un autre mécanisme
de résolution des différends.
3. Étapes de base
Si la résiliation d’un marché est envisagée, on suivra
les étapes de base ci-après.
1. Analyser le marché ou le bon de commande,
pour confirmer les dispositions du marché
relatives à la résiliation. Déterminer lequel des
motifs de résiliation sera utilisé et s’assurer que
l’entité acheteuse est suffisamment justifiée à
utiliser le motif choisi. Solliciter un avis juridique
avant de poursuivre.
2. Évaluer le montant qui sera dû, le cas échéant,
au fournisseur après la résiliation.
3. Préparer une note officielle annonçant
clairement la résiliation du marché et indiquant
les motifs invoqués pour cette résiliation.
4. Obtenir de l’autorité compétente qu’elle
approuve la note et les motifs de la résiliation.
S’assurer que l’autorité compétente est informée
des éventuelles dépenses liées à la résiliation
du marché.
5. Consulter le FIDA à propos de la résiliation et
obtenir son accord.
190
FIDAd’ensemble
Manuel
de passation des marchés
Gestion
Vue
du contrat
6. Émettre l’avis de résiliation et s’assurer qu’il
est bien reçu par le fournisseur.
7. Prendre les éventuelles mesures de suivi
nécessaires – et notamment effectuer les
paiements dus au fournisseur en vertu du
marché – et signaler au FIDA et aux autorités
nationales compétentes l’inexécution ou les
actes de corruption accomplis par le fournisseur,
l’entrepreneur ou le consultant.
8. Si un fournisseur conteste l’avis de résiliation,
la question relèvera alors d’un processus de
règlement des différends, traité dans le
Module O.
4. Dossiers à conserver
Une copie de l’avis de résiliation du marché, ainsi
qu’une copie de l’approbation de cette résiliation
par l’autorité compétente devront être conservées
dans le dossier de l’appel d’offres.
On devra également conserver dans le dossier de
l’appel d’offres toute autre correspondance ou
documentation relative à la résiliation.
5. Étapes suivantes
Aucune autre mesure n’est nécessaire après la
résiliation d’un marché.
Toute nouvelle procédure de passation des marchés
destinée à remplacer le marché résilié devra être
traitée comme un processus de passation des
marchés totalement distinct et démarrer au stade
de la demande. On analysera les causes de la
résiliation du marché et on veillera à ce qu’elles ne
se reproduisent pas dans tout nouveau processus
de passation des marchés.
Module O: Plaintes et différends
Objet du module
Ce module présente des indications générales relatives au traitement des plaintes. Les plaintes peuvent
avoir de nombreuses causes, mais le présent module s’intéressera aux deux types les plus courants de
plaintes ou de différends, à savoir:
– ceux émanant de soumissionnaires non retenus ou mécontents; et
– ceux surgissant entre les parties au marché.
Si d’autres types de plaintes se manifestent, les principes généraux de ce module peuvent toujours être
adoptés de manière générique.
Champ d’application
Ce module s’applique si, en cas de plainte ou de différend, il n’existe pas de dispositions nationales ou si
l’on a estimé que ces dispositions ne conviennent pas au projet.
1. Plaintes émanant des
soumissionnaires non retenus
Dans cette procédure, les soumissionnaires éventuels
ou effectifs peuvent se plaindre d’un manquement
à une obligation de la part de l’entité acheteuse
dans la mise en œuvre d’une passation de marché
spécifique au titre des règles applicables en matière
de passation des marchés ou du dossier d’appel
d’offres.
De nombreux pays ont créé un organisme
d’exécution pour les marchés publics, auquel
est confiée la responsabilité de la supervision
indépendante des procédures de plaintes qui
ne peuvent pas être résolues entre les parties
principales.
Demande d’examen. Une demande d’examen devra
normalement comporter:
– des précisions sur le processus de passation de
marché pertinent;
– des précisions sur les dispositions contenues
dans la réglementation en matière de passation
des marchés ou sur les procédures d’appel
d’offres qui n’ont pas été respectées;
– des précisions sur l’omission ou la contravention;
– toute pièce justificative.
Enfin, une plainte peut être déposée devant un
tribunal si une solution n’a pas pu être trouvée
par la procédure officielle.
Le processus type, en cas de plainte, comportera
deux étapes.
Étape 1 – Entité acheteuse
Si un marché n’est pas encore entré en vigueur,
aucune attribution de marché ne peut intervenir tant
que le processus de règlement de la plainte n’a pas
été achevé.
L’entité acheteuse devra s’efforcer de trouver une
solution sur la base d’un accord mutuel; en cas
d’échec de cette tentative, le processus de passation
du marché devra être suspendu et la plainte fera
l’objet d’une enquête. Une période est souvent
définie pour la conduite de l’enquête et la prise
d’une décision. La durée de cette période suggérée
pourrait être de 5 jours ouvrables.
Si la plainte est jugée fondée, le processus de
passation du marché peut être annulé et la
procédure d’appel d’offres reprise; il peut aussi être
nécessaire de procéder à une nouvelle évaluation
des offres.
Étape 2 – Autorité de régulation
Les demandes d’examen devront normalement être
soumises dans un délai de 5 à 15 jours ouvrables à
partir du moment où sont connues les circonstances
en rapport avec la plainte.
Si une décision écrite n’est pas communiquée dans
le délai prescrit, ou si le plaignant n’est pas satisfait
de la décision, une nouvelle plainte peut alors être
déposée devant l’Autorité de régulation.
À qui adresser la plainte?
La demande d’examen par l’Autorité de régulation
doit être soumise dans un délai de dix jours
ouvrables à compter de la publication de la décision
de l’entité acheteuse. Une redevance est souvent
exigée, pour dissuader le dépôt de plaintes peu
sérieuses.
Dans un premier temps, les plaintes devront être
adressées au bureau principal de l’entité acheteuse.
Il existe toutefois dans de nombreux pays une
autorité indépendante de régulation des marchés
publics à laquelle est attribuée la responsabilité de se
prononcer, en dernier ressort, sur toutes les plaintes.
Manuel
de
passation
marchés
Module A:FIDA
VueModule
Module
d’ensemble
O:
N1:
Plaintes
Gestion
du cycle
etdes
du
différends
du
marché
projet
191
L’Autorité de régulation ne prendra normalement
pas en compte une plainte si:
– elle n’est pas accompagnée de la redevance
requise (le cas échéant);
– elle n’est pas conforme aux exigences de la loi
ou de la réglementation applicables;
– rien ne prouve qu’elle repose sur des faits;
– elle n’a pas été présentée dans les délais requis;
– elle se rapporte à l’exécution du marché et non
à son attribution;
– elle se rapporte aux qualifications d’un
soumissionnaire concurrent.
Les plaintes jugées recevables auront pour effet de
suspendre le processus de passation du marché à
moins qu’il ne soit “d’intérêt public urgent”. Une
décision écrite devra être communiquée dans un
délai prescrit suivant la réception de la plainte.
Solutions:
– publication d’une instruction interdisant à
l’entité acheteuse d’agir de manière non
autorisée à l’avenir;
– l’Autorité de régulation annule tout ou partie de
la décision de l’entité acheteuse, à l’exception de
l’action ou de la décision ayant abouti à l’entrée
en vigueur du marché;
– annulation de la décision d’achat, à l’exception
de la partie de la décision ayant abouti à l’entrée
en vigueur du marché;
– attribution des dépens au plaignant.
2. Plaintes/différends impliquant
les entrepreneurs
On parle souvent, à propos de cet aspect, de
“règlement des différends”, étant donné que les
entrepreneurs sont souvent en désaccord au cours
de l’exécution des marchés. On peut citer, parmi les
causes fréquentes de différends:
– un manque de compréhension des risques se
rattachant à l’exécution d’un marché, qui peut
être le fait de l’une ou l’autre des parties au
marché, voire des deux;
– un manque de préparation approfondie pour
le marché;
– l’absence de communication entre les parties;
192
FIDAd’ensemble
Manuel
de passation des marchés
Gestion
Vue
du contrat
– des hypothèses erronées sur les implications
du marché;
– des événements inattendus ayant une incidence
matérielle sur la capacité d’exécuter entièrement
le marché;
– des erreurs de supervision de la part de l’entité
acheteuse;
– des changements dans les besoins après le début
des travaux.
Gestion des plaintes/différends
On devra s’efforcer de résoudre tous les différends
de manière amiable, par des discussions et un
accord raisonnables; au cas toutefois où le différend
ne pourrait pas être réglé, toute plainte formelle
devra être adressée au chef de l’entité acheteuse
pour qu’il autorise la poursuite d’un échange de
correspondance ou d’une négociation.
Mesures à prendre
L’entité acheteuse examinera le contrat pour
s’assurer de la validité de la plainte ou du différend.
Il faudra à cet effet procéder à un examen détaillé
des Conditions du marché pour déterminer la
position contractuelle.
L’entité acheteuse devra inviter l’entrepreneur à des
entretiens formels en vue de parvenir à une solution
amiable du différend. Ces entretiens et les éventuels
accords qui en résulteront devront faire l’objet
de procès-verbaux et être approuvés par les deux
parties; les décisions éventuelles devront être notées
par écrit et approuvées au cours de la réunion.
Si ces discussions échouent, on devra faire appel à
un conciliateur ou un arbitre indépendant, suivant
les indications contenues dans le marché. Tous les
marchés de travaux et de services devront inclure des
clauses standard de conciliation et d’arbitrage.
La clôture du marché a des conséquences
importantes – et potentiellement coûteuses – pour
les deux parties et on devra déployer tous les efforts
possibles pour régler le différend avant d’atteindre
ce stade.
Participation de
la communauté
Participation de
la communauté
Module P: Passation des marchés avec
la participation des communautés
Objet du module
Les Directives du FIDA concernant la passation des marchés prévoient la possibilité de passation de
marchés avec la participation des communautés et fournissent des indications générales sur les diverses
approches susceptibles d’être adoptées.
Ce module fait fond sur ces informations qu’il complète par des précisions sur:
– les avantages de la participation communautaire;
– les considérations devant intervenir dans la conception des projets;
– les modalités de passation des marchés et les fonctions des communautés.
Champ d’application
Ce module s’applique à tous les projets financés par le FIDA.
1. Introduction
L’expérience acquise en matière de projets de
développement agricole et rural, pour lesquels
le FIDA a été un prêteur de premier plan, a montré
qu’il est très souhaitable que les communautés
concernées participent à la conception et à
l’exécution des projets. La nature et l’ampleur de
la participation des communautés aux projets
de développement ont évolué au fil des ans,
depuis la fourniture de main-d’œuvre volontaire
ou l’aide d’ONG à la création initiale de capacité
jusqu’à un rôle plus direct et actif pouvant aller
de la détermination de la nature des sous-projets
à, plus récemment, un rôle d’agent d’exécution de
ces projets. En conséquence, il est de plus en plus
fréquent que les communautés reçoivent, emploient
et gèrent une part importante des fonds alloués à
un projet et interviennent activement dans le
processus de passation des marchés.
Comme indiqué dans les Directives du FIDA
concernant la passation des marchés, la passation
des marchés avec la participation de la communauté
n’est pas une méthode distincte de passation des
marchés, mais plutôt la simplification et l’adoption
de méthodes d’usage courant (essentiellement
l’appel à la concurrence nationale, l’achat au
meilleur prix sur le marché local ou national
et la passation des marchés de gré à gré) et leur
application par le biais de la participation de la
communauté bénéficiaire ou de ses institutions, soit
en qualité d’agents d’achat ou d’agents d’exécution,
soit en qualité d’entrepreneurs et de fournisseurs
pour des marchés de fournitures, de travaux et de
services connexes.
Dans les projets exécutés avec la participation
des communautés, le rôle de la direction du projet
ou d’autres parties concernées est d’examiner, de
superviser et d’encadrer la passation des marchés,
les décaissements et l’exécution des activités confiées
à la communauté, de façon à garantir le respect des
principes et des normes énoncées dans les Directives
du FIDA concernant la passation des marchés.
La passation des marchés avec la participation de
la communauté ne doit pas être la seule méthode
de passation des marchés admise dans un projet et,
en particulier, l’appel à la concurrence nationale ne
doit pas être exclu, dans la mesure où les principes
fondamentaux de la concurrence, de la transparence
et de l’équité doivent être mis en balance
avec les avantages qu’apporte la participation
communautaire.
La passation des marchés avec la participation des
communautés, comme toute autre méthode de
passation des marchés employée dans le cadre de
projets financés par le FIDA, doit être prévue dans
les documents de projet et dans l’accord de prêt
conclu entre le FIDA et l’emprunteur/le bénéficiaire.
Manuel
de passation
desdu
marchés
Module P: Passation des marchés
Module
avec
A:FIDA
Vue
la participation
d’ensemble
des
du cycle
communautés
projet
193
2. Avantages de la participation
communautaire
L’économie, l’efficacité et la justice sociale sont les
principes devant régir les projets financés par le FIDA
au sein des communautés rurales et relativement
pauvres concernées. Dans ce contexte, on a noté que
la participation de la communauté à la passation
des marchés apportait les avantages suivants:
– meilleure pertinence de l’aide fournie par le
projet au niveau de la communauté bénéficiaire
et activités du projet induites par la demande;
– pour la communauté, meilleure appropriation
et autonomisation accrue contribuant à la
viabilité à long terme du projet et à la réduction
de la pauvreté;
– économie et efficacité accrues de la passation
des marchés, grâce à la réduction des frais de
transport et à la disponibilité en temps utile des
matériaux là où ils doivent être mis en œuvre;
– renforcement des capacités et des compétences
de la communauté;
– création d’emplois et de possibilités
économiques au sein de la communauté;
– réduction de la charge administrative de
l’exécution des projets pour l’UCP, grâce à la
décentralisation et à la délégation; et
– plus grande probabilité d’atteindre les buts et
objectifs du projet.
3. Considérations devant intervenir
dans la conception des projets
L’environnement du projet et les capacités
institutionnelles collectives dont dispose la
communauté pour participer activement et
contribuer à son exécution sont des éléments
essentiels pour faire participer la communauté
à la passation des marchés. Étant donné que le
contexte économique et socioculturel dans lequel
fonctionnent les communautés a une grande
influence sur la réussite des projets, il convient
de consulter, lors de la préévaluation, les chefs
communautaires, les institutions, les organisations
de base et, lorsqu’il y en a, les ONG locales
qui opèrent dans la zone.
Les responsables de la conception du projet
sont invités à examiner les points ci-après afin
de déterminer à première vue si et comment la
communauté pourra jouer un rôle constructif
et bénéfique dans la passation des marchés
prévus par le projet.
194
FIDAd’ensemble
Manuel de
de la
passation
des marchés
Participation
Vue
communauté
(i)
Cadre réglementaire de l’emprunteur/
du bénéficiaire
Dans le cadre de l’évaluation du système
national de passation des marchés (voir
le Module D), on aura évalué le contexte
général juridique, politique et réglementaire
dans lequel sont exécutés les projets de
développement, ainsi que le degré de
décentralisation admis et existant dans le pays
en faveur des groupes communautaires, des
organisations de base et des ONG pour leur
permettre de fonctionner efficacement au
niveau du projet.
(ii) Capacités organisationnelles
Il conviendra aussi, toujours à partir des
résultats de l’évaluation, de vérifier:
(a) s’il existe ou non des organisations
communautaires formelles ou informelles
et si elles sont représentatives des intérêts
de la communauté;
(b) la capacité institutionnelle des organisations
communautaires à assumer des
responsabilités en matière de gestion des
ressources;
(c) l’homogénéité de la communauté des
bénéficiaires et les possibilités d’interaction
harmonieuse au sein de cette communauté
et avec l’UCP; et
(d) l’existence de mécanismes visant à assurer
le respect des obligations redditionnelles
au sein de la communauté ou, en leur
absence, la possibilité d’en concevoir et
d’en introduire.
(iii) Capacités et compétences techniques
On analysera à ce propos:
(a) les occupations principales des membres de
la communauté et leur production agricole
ou les autres produits de leur activité, à
la lumière des activités envisagées pour le
projet, en vue d’exploiter les possibilités
d’intégration;
(b) les moyens et méthodes employés pour
la passation des marchés de fournitures
et de travaux répondant aux besoins de la
communauté;
(c) la disponibilité de main-d’œuvre inoccupée
dans la communauté et les périodes
durant lesquelles cette main-d’œuvre est
disponible.
(iv) Compétences administratives
et comptables
Évaluer les capacités de la communauté à
recevoir, à préserver, à utiliser et à justifier
l’utilisation de ressources collectives de façon
fiable et déterminer les éventuels besoins de
formation et de renforcement des capacités.
(v) Intermédiaires
Déterminer la présence et la fonction
des intermédiaires (tels que centres
communautaires, coopératives, ONG, antennes
de banques de développement rural, etc.) qui
opèrent au sein de la communauté.
Cette information aidera à déterminer les méthodes
de passation des marchés les plus appropriées et
le rôle et les responsabilités de la communauté dans
le processus. Dans la détermination des besoins,
on établit habituellement une distinction entre les
biens, les travaux et les services. Il faut ensuite définir
la nature, la quantité et le fournisseur pour chaque
catégorie de marché.
Dans certains projets, le plan d’achats de la
communauté peut faire partie d’un microplan établi
par la communauté pour l’exécution du projet au
niveau local. En pareil cas, le plan d’achats devra être
examiné et approuvé par l’UCP en même temps que
les microplans de la communauté.
5. Quantité et valeur des marchés
(vi) Analyse coût-avantages
Établir le coût additionnel résultant de
l’association de la communauté, et notamment
le coût de la formation, ainsi que les risques et
avantages quantifiables, tels que l’amélioration
de la viabilité des activités du projet, une
plus grande efficacité de l’exploitation et de
l’entretien des équipements construits dans
le cadre des projets, et le partage des coûts.
(vii) Contribution de la communauté
des bénéficiaires
Déterminer les possibilités de contribution
de la communauté et recenser les éléments
matériels et financiers de cette contribution
pour en tenir dûment compte dans l’estimation
du coût et le plan de financement durant la
conception du projet.
4. Modalités de passation
des marchés
Une fois qu’on a établi qu’il est viable et souhaitable
d’associer les groupes communautaires à la
passation des marchés dans le cadre du projet,
l’étape suivante consiste à déterminer, aussi
clairement que possible, dans le cadre du projet ou
de la composante du projet pour laquelle on prévoit
une participation communautaire, les éléments
ci-après:
Il est essentiel, pour la planification et la préparation
des marchés, d’estimer les quantités de biens ainsi
que la nature et le montant des travaux et services
qui devront être achetés avec la participation de
la communauté (voir le Module E). Si l’on prévoit
des marchés d’un montant important, il ne sera
peut-être pas économique, rentable ou possible
de respecter le principe général de l’ouverture à
la concurrence prescrit par les Directives du FIDA
concernant la passation des marchés. Il ne faut
envisager de participation communautaire que
lorsque le montant des marchés est approprié, en
fonction des capacités administratives et financières
estimées de la communauté cible.
Il est fréquent que, dans de nombreux projets
concernant l’agriculture et le secteur social, les
quantités à acheter soient déterminées par la
demande, et qu’elles ne soient par conséquent pas
définies avant que le projet ne soit exécuté par le
biais de sous-projets d’initiative communautaire.
En pareil cas, il peut être acceptable d’affecter une
partie du prêt à des “marchés indéterminés”, à
condition qu’il existe un arrangement institutionnel
bien défini en vertu duquel on pourra déterminer
les différents besoins devant être financés par cette
partie du prêt et assurer le respect de l’obligation
de rendre compte de l’emploi des fonds (projets
d’entraide entrepris à l’initiative de la communauté
bénéficiaire).
(i) les biens, travaux et services connexes à acheter;
(ii) le programme de passation des marchés, fondé
sur le calendrier et les objectifs d’exécution; et
(iii) le rôle à jouer par la communauté et/ou ses
représentants.
Manuel
de passation
desdu
marchés
Module P: Passation des marchés
Module
avec
A:FIDA
Vue
la participation
d’ensemble
des
du cycle
communautés
projet
195
6. Fournisseurs
L’identification des fournisseurs est une étape
importante. Les communautés ne peuvent être
associées à la passation des marchés en tant que
fournisseurs ou entrepreneurs que lorsque les biens,
travaux ou services correspondent à ceux qu’elles
produisent ou fournissent couramment. De même,
elles ne peuvent être des agents d’achat que lorsque
les biens sont facilement disponibles sur le marché
local ou lorsque les travaux sont similaires à ceux
exécutés par les entrepreneurs de la zone du projet,
ou encore lorsque les services sont similaires à ceux
fournis par des personnes ou des groupes opérant
à proximité.
7. Les groupes communautaires
en tant qu’agents d’exécution
Lorsque des groupes communautaires informels
sont appelés à jouer le rôle d’agents d’exécution
chargés de passer des marchés, il faut examiner et
évaluer leurs capacités institutionnelles. Il faut se
poser, durant la conception du projet ou en tout
cas avant son démarrage, les questions ci-après, afin
de déterminer les investissements en matière de
renforcement des capacités que devront consentir
les groupes communautaires:
(i)
Capacité organisationnelle du groupe
Le groupe peut-il se constituer en personne
morale? Dans l’affirmative, existe-t-il une
procédure réglementaire à cet effet?
(ii) Règlement intérieur
Le groupe a-t-il des règles régissant l’adhésion,
un règlement intérieur régissant ses activités et
une information transparente de ses membres?
(iii) Responsabilité des dirigeants
du groupe
Les dirigeants sont-ils élus? À qui doivent-ils
rendre des comptes? Ont-ils les compétences
nécessaires pour administrer les procédures
et rendre compte de l’emploi des ressources?
(iv) Aptitude à recevoir des fonds publics
L’emprunteur/le bénéficiaire est-il soumis
à une réglementation qui empêcherait les
groupes communautaires de recevoir des fonds?
Quelles sont les éventuelles dispositions en
matière de vérification des comptes? Y a-t-il
un établissement bancaire commercial et,
dans l’affirmative, quelles sont les procédures
permettant au groupe d’avoir accès aux fonds?
196
FIDAd’ensemble
Manuel de
de la
passation
des marchés
Participation
Vue
communauté
(v) Capacité de contracter
Le groupe a-t-il le statut juridique nécessaire
lui permettant de contracter? Dans la négative,
est-il possible de créer cette capacité dans le
cadre du projet?
(vi) Règlement des différends
Quels sont les processus formalisés de
règlement des différends disponibles?
Comment seront réglés les différends au sein
du groupe, entre le groupe et des intervenants
extérieurs et entre le groupe et l’UCP? Existet-il des méthodes locales de règlement des
différends plus rapides et plus simples que
la communauté respecterait et accepterait?
(vii) Situation financière de la communauté
Quelles sont les capacités contributives de
la communauté, en espèces ou en nature?
Comment fera-t-on pour que la contribution
de tous les membres soit équitable? Le groupe
peut-il offrir des sûretés ou garanties pour
toutes les avances perçues dans le cadre
du projet?
8. Les intermédiaires en tant
qu’agents d’exécution
Si la communauté bénéficiaire du projet n’a
pas les capacités institutionnelles requises pour
recevoir des fonds, rendre compte de leur emploi et
administrer correctement la passation des marchés,
l’intervention d’intermédiaires agissant en son nom
peut s’avérer indispensable. Ces intermédiaires
peuvent être des organisations de la société civile
(OSC), des coopératives, des entreprises privées ou
d’autres entités. La direction du projet veillera à ce
que les intermédiaires aient les capacités requises
pour s’acquitter de leurs tâches.
Lorsqu’on fait intervenir des OSC ou d’autres
entités comme agents d’exécution pour le compte
de groupes communautaires faibles, il convient
d’examiner, durant la conception du projet, les
aspects suivants:
(i)
Statut juridique de l’intermédiaire
Réglementation régissant l’enregistrement
(auprès de l’État ou de la communauté locale),
le fonctionnement dans tel ou tel secteur,
l’aptitude à recevoir des fonds publics et à
rendre compte de leur emploi et l’aptitude à
participer au projet.
(ii) Rôle de l’intermédiaire (entrepreneur
ou consultant)
Si l’intermédiaire a uniquement un rôle
de formation ou de supervision du groupe
communautaire, il peut être engagé en qualité
de consultant conformément aux directives
relatives aux consultants. S’il doit faire fonction
d’agent d’exécution pour participer activement
à la construction d’infrastructures avec
l’emploi d’une main-d’œuvre communautaire,
il peut être préférable de l’engager en tant
qu’entrepreneur, soit au moyen d’un appel à
la concurrence transparent (s’il y a plusieurs
intermédiaires disponibles) conformément
aux Directives du FIDA en matière de passation
des marchés, soit de gré à gré (s’il n’existe
qu’un seul intermédiaire opérant dans la
zone du projet).
(iii) Viabilité financière et capacités
administratives
Il convient d’examiner les principales
sources de financement de l’intermédiaire,
son personnel, sa direction, ses capacités
administratives et son obligation de rendre
compte par le biais d’audits indépendants, etc.,
afin de sécuriser la gestion des fonds publics
pour le compte de la direction du projet et de
la communauté.
9. Procédures et documentation
Les concepteurs de projets devront veiller à mettre
en place des mécanismes simples mais fiables
pour suivre les différentes étapes de la procédure
de passation des marchés, tels que publicité
transparente pour les appels d’offres, ouverture à
la concurrence (même au sein de la communauté),
ouverture publique des plis, adjudication au moinsdisant, etc., de façon à préserver dans toute la
mesure du possible l’intégrité du processus. Il peut
être nécessaire de simplifier et/ou d’uniformiser
les dossiers d’appel d’offres, les contrats, etc., pour
faciliter leur compréhension et leur utilisation par
les membres de la communauté. Il faut autoriser
l’emploi de la ou des langues officielles de
l’emprunteur pour la rédaction des documents et
des comptes rendus, mais ces documents devront
être traduits pour les besoins des examens
indépendants faits par le FIDA ou par des
commissaires aux comptes. Il conviendra de prévoir
des procédures appropriées pour le suivi et le
contrôle régulier des activités communautaires
de passation des marchés et pour l’établissement
des comptes-rendus pertinents par la direction
du projet.
Manuel
de passation
desdu
marchés
Module P: Passation des marchés
Module
avec
A:FIDA
Vue
la participation
d’ensemble
des
du cycle
communautés
projet
197
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