Commander les Tickets Restaurant ® électroniques (commande de
cartes et de titres) via un fichier de commande.
A. Quel format de fichier utiliser ?
Pour des raisons de simplification et de qualité de traitement, nous utilisons un système qui
nous permet de traiter les commandes de manière automatisée.
Pour ce faire, nous fonctionnons sur base d’un fichier unique (mode d’emploi). Ce fichier
est également disponible sur votre Espace Client.
Les fichiers de commande non conformes (structure standard modifiée ou mauvais format)
ne pourront pas être traités.
Attention, il est indispensable de tenir compte des points suivants concernant votre
fichier de commande :
1. Nom du fichier
Le nom du fichier doit se composer comme ceci :
« NemoOrder_BE0123456789_20130315_103800 »
BE0123456789 : votre n° de TVA précédé de BE
20130315 : la date de l’envoi (année - mois - jour)
103800 : l’heure de l’envoi (heure - minute - seconde). Cette partie est facultative.
2. Contenu du fichier
Veuillez respecter la mise en page. Ne changez en aucun cas le format du
fichier. N’ajoutez ou ne supprimez aucune colonne.
Encodez toujours la commande dans la première feuille Excel nommée «
Import_Order » et ne modifiez pas le nom de cette feuille.
N’utilisez pas d’autres feuilles, elles ne seront pas lues.
Toutes les informations chiffrées doivent être au format numérique.
Les montants doivent être exprimés en centimes d’euro (exemple 7€ s’écrit 700).
Nous vous conseillons d’utiliser des majuscules pour les noms et prénoms.
B. Gestion des commandes de titres et de cartes
Vos bénéficiaires accèdent à leurs titres-repas grâce à la carte Ticket Restaurant ® qui leur
est fournie. Ces cartes peuvent être commandées de plusieurs manières via le fichier
unique (mode d’emploi):
1. Commande implicite (recommandée par Edenred)
Dans ce cas de figure :
Vous ne commandez que les titres (TRE) et vous ne devez pas vous
préoccuper de la commande de cartes.
Pour chaque bénéficiaire qui figure dans le fichier et qui n’est pas encore connu
dans notre système, une carte sera automatiquement commandée et
produite.
Attention : la livraison des cartes Ticket Restaurant® s’effectuera selon le mode de livraison
définie par défaut dans votre contrat.
2. Commande simultanée de titres et de cartes (2 lignes par bénéficiaire)
Dans votre premier fichier de commande de titres, prévoyez 2 lignes par bénéficiaire :
une ligne pour les titres-repas électroniques (« TRE ») ;
et une ligne supplémentaire pour la carte (« TRC »).
Voici un exemple :
A
B
C
D
E
F
G
H
I
NUM TVA
DATE DE
LIVRAISON
N°D’IDENTIFICATIO
N
N° DE
COMPTE TR
PRODUIT
QUANTITE
VALEUR
FACIAL
DISTRIBUTION
TITRE
BE0438801472
81080127990
TRE
20
700
A1
1
BE0438801472
81080127990
TRC
1
0
A1
1
Attention :
Les 2 lignes par bénéficiaire doivent être identiques, à l’exception des colonnes
E : « nom du produit », F : « quantité », et G : « valeur faciale » (en bleu).
Tenez compte également du délai de production des cartes. Le cas échéant, les
comptes pourraient être chargés avant que vous ne receviez les cartes. Mais
pour des raisons de sécurité, les cartes ne seront pas utilisables avant d’être
activées.
Le mode de livraison peut être défini dans la colonne P.
3. Commandes distinctes (2 fichiers séparés)
Dans ce cas de figure :
Vous commandez d’abord les cartes (un fichier de commande TRC).
Ensuite, minimum 2 ou 3 jours après, vous commandez les titres (un fichier de
commande TRE).
Cette solution requiert davantage de suivi (2 commandes à 2 dates distinctes) et
également un délai de traitement plus long que dans le cadre de la première solution.
N’hésitez pas à prendre contact avec votre délégué commercial ou avec notre Service
Client (cardcustomer-BE@edenred.com) pour toute information complémentaire.
C. Comment nous envoyer votre fichier de commande ?
Une commande mal formatée entraîne un retard de validation et donc un retard dans la
production des cartes ou la mise à disposition des titres.
Pour vous aider dans cette étape, nous vous proposons un outil vous permettant d’assurer
le bon formatage de votre fichier commande avant de nous le soumettre.
Cet outil est accessible via votre Espace Client.
Après l’envoi de votre commande via votre Espace Client, un pop-up affichera la
confirmation de bonne réception de votre commande ainsi qu’un récapitulatif contenant le
détail de votre commande.
Vous recevrez également un e-mail qui vous confirme la conformité et la bonne réception du
fichier de commande par nos services.
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