GLAXOSMITHKLINE Facturation électronique Mode d'emploi

GlaxoSmithKline Biologicals
GlaxoSmithKline Biologicals SA (BELGIUM),
ID Biomédical of Québec dba GSK Vaccines (CANADA)
Corixa Corporation (US)
GlaxoSmithKline Biologicals kft. (GÖDÖLLÖ - HUNGARY)
GlaxoSmithKline Biologicals S.A.S. (SAINT AMAND - FRANCE)
GlaxoSmithkline Biologicals Branch of SmithKline Beecham Pharma GmbH & Co KG (GERMANY)
GlaxoSmithkline Biologicals, a division of Glaxo Wellcome Manufacturing Pte Ltd
GSK Biologicals en route vers la facturation électronique
Madame, Monsieur
GSK Biologicals s’est engagé à améliorer continuellement son niveau de service et d’efficacité. Un des
aspects de cet effort consiste en l’implémentation de la facture électronique dans la stratégie « d’achat et de
paiement. Pour 2014, GSK Biologicals a pour objectif de recevoir 100% de ses factures sous forme
électronique.
Avec la facturation électronique, nos fournisseurs s’assurent que leurs factures soient réceptionnées
endéans les 24 heures. Le statut de vos factures ainsi que vos commandes sera disponible via un portail.
Quels sont les avantages pour vous ?
 Amélioration de la gestion de la facturation et du processus de paiement :
o Disponiblité immédiate de vos factures dans notre système pour approbation.
o La date de réception de vos factures correspond à la date de création dans OB10.
 Suppression des pertes de facture papier.
 Diminution des coûts liés à l’impression et l’envoi d’une facture papier.
 Diminution des erreurs liées à une imputation manuelle.
 Possibilité de suivre vos commandes et vos factures [Reçue - Bloquée – Approuvée avec date
d’échéance – Payée avec la date de paiement] sur le portail OB10. Il ne vous sera donc plus
nécessaire de contacter GSK Biologicals pour obtenir cette information.
Que devez vous faire ?
GSK Biologicals travaille en partenariat avec OB10. GSK Biologicals demande à tous ses fournisseurs de
soumettre leurs factures de manière électronique via OB10. Une fois connecté au réseau OB10, il vous sera
possible d’envoyer des factures électroniques à d’autres clients que GSK.
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OB10 vous contactera au nom de GSK Biologicals afin de vous aider à comprendre la facture
électronique et ses choix.
Vous devez avoir choisi une solution pour le 13 décembre 2013 au plus tard.
Inscription online via le portail OB10 : www.OB10.com/GSKBiologicals.
Dès que votre inscription entrera en vigueur, GSK Biologicals soumettra sur le Portail OB10 les bons
de commandes à votre intention.
Soumission de vos factures électroniques et suppression de la facture papier.
Quel est le coût d’une facture électronique ?
Il y a un léger coût associé à l’utilisation d’OB10. Pour plus de renseignements vous pouvez consulter
www.OB10.com/GSKBiologicals. Nous croyons que ce coût sera couvert par les économies de temps, de
papier et de frais d’envoi.
Qui contacter en cas de questions ?
 OB10 : vous pouvez leur envoyer un email à frclientservices@ob10.com ou les appeler à un des
numéros locaux listés à la fin du document
 GSK Biologicals : vous pouvez envoyer un email à WW.GSK-EDI@GSK.COM.
Merci d’avance pour votre soutien à cette initiative. Nous sommes impatients de recevoir vos factures via
OB10 très prochainement.
Cordialement
Denis Dubru
Vice President Finance Shared Services
Stephane Masseran
Vice President Procurement
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Questions Fréquentes
Pourquoi utiliser OB10 pour envoyer mes factures?
A court terme, la facturation électronique deviendra l’unique moyen que GSK Biologicals acceptera pour
l’envoi de facture par les fournisseurs.
La facturation électronique est-elle un prérequis pour faire des affaires avec GSK Biologicals?
GSK Biologicals travaille activement à faire disparaître les factures papier afin de bénéficier des avantages
que procure la facturation électronique pour nos fournisseurs et à l’entreprise.
Résultats de l’enquête faite par OB10 (2011)
La facturation électronique sera-t-elle un prérequis pour les nouvelles offres et les nouveaux
fournisseurs ?
Oui. La facturation électronique sera incluse dans le processus d’évaluation pour les nouveaux fournisseurs
et nouvelles offres. Pour les nouveaux contrats, GSK Biologicals exigera que les fournisseurs utilisent le
système OB10 pour soumettre leur(s) facture(s) à GSK Biologicals.
Que se passe-t-il si je continue à envoyer des factures papier ?
Durant la mise en place de la connexion OB10, nous continuons volontiers à accepter vos factures papier.
Nous avons fixé 2014 comme échéance pour la transition de l’envoi des factures via le réseau OB10. Une
fois que vous envoyez vos factures via le réseau OB10, assurez-vous que vous cessez d’envoyer des
copies papier à GSK Biologicals.
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Y a-t-il des frais liés à ce service?
Si vous choisissez la Solution Intégrée, il y a une cotisation annuelle plus des frais par transaction. Référezvous au portail www.OB10.com/GSKBiologicals.
Si vous choisissez d’utiliser le formulaire Web, il ne faut pas payer de cotisation pour utiliser ce service. Il
faut juste payer des frais par transaction.
Que couvre la cotisation annuelle pour la Solution Intégrée?
Cette cotisation couvre les coûts d’OB10 pour votre mise en place sur le réseau d’OB10 ainsi que les frais
généraux pour la maintenance du réseau d’OB10. Il s’agit d’un coût annuel indépendant du nombre de client
à qui vous vous adressez via le réseau d’OB10.
Pourquoi GSK Biologicals ne paie-t-il pas les frais?
Pour utiliser le réseau OB10, aussi bien vous que GSK Biologicals paie des frais de la même manière que
nous bénéficions tous les deux des avantages du service. Tenez compte des économies réalisées en
papier, impression et courrier lors du passage vers la facturation électronique. Nos analyses montrent que le
passage vers la facturation électronique entraine des économies pour les fournisseurs par la rationalisation
de leurs flux et réduira de manière significative les délais de traitement de leurs factures.
GSK Biologicals effectuera-t-il ses paiements via OB10?
OB10 n’est pas une plateforme de paiement. GSK Biologicals continuera à utiliser ses méthodes de
paiement actuelles.
Dois-je signer un contrat avec OB10?
Oui, si vous choisissez la Solution Intégrée, vous signerez un contrat spécifique avec OB10. Si vous
choisissez d’utiliser le formulaire OB10, il vous sera demandé d’accepter les conditions générales
présentées par OB10.
Dois-je installer un logiciel?
Non. Pas de logiciel nécessaire. OB10 propose une solution simple à utiliser. Plutôt que de mettre en avant
des standards, la capacité « tout format » d’OB10 accepte les factures dans tout format et toute structure de
fichier.
J’envoie déjà des factures directement à d’autres fournisseurs; puis-je envoyer des factures EDI/XML
à GSK Biologicals?
EDI et XML sont juste des formats pour OB10; vous pouvez donc utiliser ce format préférentiel pour
transmettre les données à OB10 si vous choisissez d’utiliser la Solution Intégrée. GSK Biologicals
n’acceptera aucune donnée électronique en provenance directe des fournisseurs étant donné que nous
recevons un fichier consolidé unique d’OB10 qui contiendra les factures de tous nos fournisseurs.
Et si je n’ai pas de système capable de créer une facture électronique?
Vous pouvez accéder au portail sécurisé OB10 et créer des factures en ligne en utilisant le formulaire Web.
Aucun logiciel n’est nécessaire. Seulement une connexion internet et un navigateur standard.
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Puis-je envoyer des factures électroniques via OB10 à tous mes clients?
Oui. Une fois que vous êtes inscrits au réseau OB10, OB10 peut vous permettre d’envoyer des factures
électroniques à tout client qui est membre du réseau, y inclus d’autres entités de GSK Biologicals. Si vous
utilisez déjà OB10, vous devriez les contactez pour ajouter GSK Biologicals à votre liste de client. Le numéro
OB10 de GSK Biologicals est le :
Belgium
France
Germany
Hungary
Singapore
Canada
USA - Hamilton
USA - Marietta
AAA415957687
AAA395393176
AAA585053606
AAA262051600
AAA668072572
AAA807700687
AAA650414659
AAA697557171
Je planifie de changer bientôt de logiciel de facturation: puis-je attendre?
Le réseau OB10 accepte tous les formats, vous pouvez donc rejoindre le réseau d’OB10 maintenant et
envoyer vos factures en utilisant votre logiciel actuel d’envoi des factures. Ensuite, lorsque votre nouveau
logiciel est prêt à être utilisé, avertir simplement OB10 des changements concernant le fichier. OB10 fera les
changements nécessaires au réseau pour assurer la transition sans interruption du service.
OB10 Contacts
Agissant comme enrteprise mondiale, GSK Biologicals travaille de plus en plus en anglais. Cependant, si
vous avez besoin d’assistance pour la mise en place de votre compte OB10, vous pouvez appeler le numéro
local de votre pays et demander de l’aide dans les langues suivantes: Néerlandais, Français, Allemand,
Italien, Portugais et Espagnol.
OB10 dispose également de numéros locaux pour le support dans les pays suivants:
Australie +61 (1) 800 035399
UK +44 (0) 870 165 7420
Belgique +32 (0) 24 031 012
Danemark +45 808 858 18
Finlande +358 (0) 800 118 871
France +33 (0) 1707 081 09
Allemagne +49 (0) 69 2222 20293
Irlande +353 (0) 1 247 7710
Italie +39 02360 06341
Malaisie +60 (1) 800 813158
Pays-Bas +31 (0) 207 121 386
Nouvelle-Zélande +64 (0) 800 448121
Norvège +47 800 149 34
Pologne +48 2239 71851
Portugal +351 (1) 800 814549
Singapour +65 (8) 001 204757
Afrique du Sud +27 105008819
Espagne +34 914 141 473
Suède +46 (0) 85 057 8454
Suisse +41 0445801466
Royaume-Uni +44 (0) 870 165 7430
États-Unis et Canada +1 (0) 877 752 0900
US Datacenter +1 (0) 877 489 6135
Autres pays APAC +60 (3) 920 77877
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Où peut-on trouver des informations complémentaires sur le service OB10?
Oui, rendez-vous sur www.OB10.com/GSK Biologicals
Plus d’information sur OB10?
Rendez-vous sur www.OB10.com
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Facturation électronique et
aperçu de vos options
Rejoignez OB10 et bénéficiez des avantages suivants :
 Envoi de facture sécurisé et garanti : plus aucune facture perdue
 Paiement ponctuel : vos clients peuvent traiter vos factures plus rapidement
 Plus de retards : les factures ne peuvent pas être envoyées avec des informations
manquantes, et elles ne peuvent plus arriver sur le mauvais bureau ; aucun
traitement manuel n’est nécessaire
 Connexion en ligne sécurisée : envoyez facilement vos factures sans logiciel ni
matériel informatique supplémentaire
 Accès et reporting 24h/24 et 7j/7 : bénéficiez d'un traitement plus transparent et
d'une meilleure gestion des flux de trésorerie
 Conformité fiscale : conformité légale et fiscale garantie
 Facturation facile et économique à tout moment
OB10 propose deux méthodes principales pour envoyer des factures et des avoirs via
OB10. Vous pouvez soit envoyer un fichier de données directement à OB10 au moyen
de la Solution Intégrée, soit créer des factures en ligne à l'aide du Formulaire en
Ligne via le Portail OB10.
Le présent document explique comment fonctionne la facturation électronique et quelles
sont les options à votre disposition.
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protégées par la loi.
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Mode d'emploi
Fournisseur
Acheteur
En évitant l’envoi de factures en double et en assurant qu'elles contiennent les
informations exigées par le client, nous garantissons un traitement automatisé et direct
et permettons un paiement ponctuel. Le portail OB10 vous donne accès aux archives
d'OB10 et à un certain nombre de fonctionnalités de reporting.
Veuillez lire attentivement ce document afin de déterminer la meilleure option
d’utilisation pour votre société, entre la Solution Intégrée ou le Formulaire en Ligne.
1. Solution Intégrée : envoi d'un fichier d'extraction de données
Cette option est adaptée aux sociétés qui envoient un grand volume de factures. La
Solution Intégrée vous offre un processus totalement automatisé où les données de
facture sont directement extraites de votre système de facturation, puis directement
envoyées dans les systèmes de gestion de vos clients.
Cela signifie que :




nous traitons les données dans presque tous les formats souhaités et gérons la
conversion des données en fonction des besoins de vos clients
aucune installation de logiciel ou de matériel informatique n'est requise
vous pouvez envoyer un seul fichier de données consolidées pour toutes vos
factures
une fois sur le réseau, vous pouvez facilement vous connecter et envoyer des
factures à d'autres clients
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Coûts d’utilisation de la Solution Intégrée
Adhésion annuelle
1 100 €*
Frais de transaction par facture
De 1 à 20 factures par mois
1,00 €
De 21 à 100 factures par mois
0,80 €
De 101 à 500 factures par mois
0,60 €
De 501 à 2 000 factures par mois
0,44 €
À partir de 2 001 factures par mois
0,32 €
* Des frais de connexion acheteur seront facturés en sus. Les frais annuels couvrent la création et la maintenance
de votre compte pour une seule entité fiscale. Si vous avez des entités fiscales multiples, des frais supplémentaires
seront à envisager. Ces frais fluctueront en fonction du nombre de formats, de connexions distinctes, etc. Pour en
savoir plus, contactez votre représentant OB10. Remarque : les transactions sont facturées sur une base mensuelle
en fonction du volume.
Commencer à utiliser la Solution Intégrée
Lorsque votre client vous invite à rejoindre OB10, l'un de nos spécialistes vous guidera
à travers le processus d'inscription.
2. Formulaire en Ligne : envoi de factures électroniques via le
portail OB10
Le Formulaire en Ligne OB10 est conçu pour les sociétés qui envoient un faible volume
de factures à leurs clients chaque année. Le portail vous offre une connexion sécurisée
et garantit l'envoi de votre facture à votre client en quelques heures, ce qui lui permet de
traiter votre facture et de vous payer rapidement.
Coûts d'utilisation du Formulaire en Ligne
Plusieurs niveaux de tarification sont disponibles pour l‘envoi de factures via le
Formulaire en Ligne. À l'inscription, tous les fournisseurs utilisant cette option reçoivent
automatiquement 12 transactions gratuites.
Au bout d’un an, si vous n'avez pas utilisé toutes vos transactions gratuites, nous
recréditerons votre compte de 12 factures à utiliser dans les 12 mois suivants.
Si vous avez utilisé les 12 factures et avez besoin de factures supplémentaires pendant
votre première année, il vous sera demandé d'acheter votre premier lot de transactions
(25 factures minimum). Vous ne bénéficierez ensuite plus d’autres possibilités de
transactions gratuites.
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protégées par la loi.
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Structure tarifaire du Formulaire en Ligne**
Niveau de
Transactions
€
1
12
Gratuit*
2
25
35,00
3
50
65,00
4
125
150,00
transactions
* Les 12 transactions initiales gratuites sont automatiquement disponibles ; elles peuvent être utilisées sur une période de
12 mois et sont recréditées en fin d'année si elles n’ont pas été utilisées. Si vous avez besoin de réaliser plus de
12 transactions au cours de l'année, vous devrez acheter au moins 25 transactions. À partir de votre premier achat, vous
ne bénéficierez ensuite plus de possibilité de transactions gratuites.
** Options de paiement : vous pouvez payer par PayPal ou par Carte Bancaire. Nous acceptons les cartes Visa, Visa
Electron, MasterCard, Maestro, Solo et American Express. Nous pouvons également vous envoyer une facture mais vous
devrez acheter un minimum de 125 transactions et payer des frais d'administration de 15 %.
Commencer à utiliser le Formulaire en Ligne via le portail OB10
Dans le cadre de votre invitation à rejoindre le réseau OB10, vous recevrez un e-mail
expliquant comment vous inscrire. Une fois votre inscription terminée, nous vous
enverrons vos identifiants de connexion par e-mail afin que vous puissiez commencer à
envoyer des factures électroniques via OB10.
Pour en savoir plus sur OB10, sur la facturation électronique et les options à votre
disposition, visitez www.OB10.com ou envoyez-nous un e-mail à l'adresse
info@OB10.com.
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