Xerox WORKCENTRE C2424 Manuel utilisateur

Scan to PC Desktop: Image Retriever
5.2 pour Xerox WorkCentre C2424
Scan to PC Desktop comprend Image Retriever, un module
conçu pour surveiller l'enregistrement d'images numérisées dans
un dossier spécifique, sur un lecteur local ou un serveur de
fichiers en réseau. La version Professional Edition du programme
permet également de surveiller l'arrivée de fichiers joints dans
une boîte de réception de courrier électronique. Image Retriever
convertit les images numérisées détectées dans le dossier et/ou
la boîte de réception surveillés, puis les transfère vers le bureau
de PaperPort.
La fonction de surveillance d'une boîte de réception de courrier électronique
n'est disponible que dans la version Professional Edition
Après avoir installé les modules logiciels de la famille Scan to PC
Desktop (dont Image Retriever), vous devez redémarrer votre
système. Image Retriever est alors activé, et s'exécute sous la
forme d'une icône située à droite de la barre des tâches de
Windows :
Image Retriever
(Icône de la version
Professional Edition)
État de surveillance du
dossier
État de surveillance du
courrier électronique
En fonction de la version du programme dont vous disposez, un
ou deux voyants apparaîtront sous l'icône du programme. Ces
voyants donnent des informations sur l'état de surveillance du
dossier ou de votre boîte de réception. Dans la mesure où la
fonction de surveillance d'une boîte de réception n'est disponible
que dans la version Professional Edition de Image Retriever, le
voyant correspondant (gauche) ne figurera pas dans la version
Special Edition du programme. Pour plus d'informations à ce
sujet, reportez-vous à la section : Affichage de l'activité de
Image Retriever.
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Si vous cliquez avec le bouton droit sur cette icône, le menu
contextuel de Image Retriever s’affiche à l’écran, vous proposant
les six commandes suivantes :
•
•
•
•
•
•
Traiter maintenant
Valeurs par défaut
Réglages
Afficher le journa
À propos de
Fermer
Commande Réglages
Avant de pouvoir utiliser Image Retriever, vous devez configurer
le programme par l'intermédiaire de la boîte de dialogue
"Réglages de Image Retriever ".
À l'issue de l'installation, le programme s'exécute lors du
démarrage de votre PC et réside dans la barre des tâches de
Windows.
Pour configurer Image Retriever, cliquez avec le bouton droit sur
l'icône de Image Retriever pour afficher le menu du programme.
Sélectionnez ensuite la commande "Réglages" pour afficher une
boîte de dialogue contenant toutes les commandes de Image
Retriever :
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SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 5.2 POUR XEROX WORKCENTRE C2424
Surveillance du courrier électronique
Cette fonctionnalité de Image Retriever (uniquement disponible
dans la version Professional Edition) vous permet de surveiller
l'arrivée, dans une boîte de réception Microsoft Outlook ou Lotus
Notes, de nouveaux messages auxquels sont joints des fichiers
PDF ou TIFF générés par un périphérique Xerox. Désactivez
cette fonction si vous ne souhaitez pas surveiller votre courrier
électronique. Utilisez les commandes suivantes pour configurer la
fonction de surveillance du courrier électronique de Image
Retriever.
Surveiller l'arrivée de fichiers numérisés dans votre boîte de
réception
Cliquez sur cette case à cocher pour activer la surveillance du
courrier électronique.
Bouton Options
Cliquez sur le bouton "Options..." pour modifier la configuration
actuelle de la fonction de surveillance du courrier électronique.
Si Microsoft Outlook et Lotus Notes sont tous deux installés sur
votre système, la boîte de dialogue suivante s'affiche à l'écran,
vous permettant de sélectionner le client de messagerie que vous
souhaitez surveiller. Cliquez sur “OK” pour confirmer votre
sélection, ou cliquez sur “Annuler” pour fermer la boîte de
dialogue.
3
Si vous sélectionnez Microsoft Outlook, la boîte de dialogue
"Choisir le compte" s'affiche à l'écran, vous permettant de
sélectionner le compte Microsoft Outlook dont Image Retriever
doit surveiller la boîte de réception. Sélectionnez votre compte
Microsoft Outlook et cliquez sur “OK”.
Dans la boîte de dialogue "Réglages de Image Retriever", le nom
du compte Microsoft Outlook sélectionné s'affiche dans le champ
correspondant.
Les utilisateurs de Microsoft Outlook ne peuvent activer la surveillance du
courrier électronique et choisir un compte Microsoft Outlook que si le module
Objets de données de collaboration pour Microsoft Outlook a été installé et
activé. Dans le cas contraire, Image Retriever affichera un message d'erreur.
Pour installer le module Objets de données de collaboration avec Microsoft
Outlook 2000, 2002 ou 2003 :
•
•
•
Réalisez une installation personnalisée.
Affichez ensuite les options d'installation détaillées pour chaque application.
Sélectionnez et activez l'installation du module Objets de données de
collaboration.
Les utilisateurs de Microsoft Outlook 98 devront sélectionner l'option Installation
complète.
Pour plus d'informations sur le module Objets de données de collaboration,
veuillez consulter votre documentation Microsoft Outlook.
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SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 5.2 POUR XEROX WORKCENTRE C2424
Si vous définissez Lotus Notes en tant que client de messagerie
devant être surveillé par Image Retriever, vous devez saisir votre
mot de passe. Si vous laissez la case à cocher "Mémoriser le mot
de passe" vide, vous devrez saisir votre mot de passe à chaque
démarrage de Image Retriever. Si vous activez la case à cocher,
votre mot de passe sera conservé sous forme cryptée, et le
programme ne vous invitera plus à le saisir.
Si Lotus Notes a été installé, mais que cette application n'a pas
été configurée correctement (ou si aucun utilisateur n'a été
défini), la fonction de surveillance du courrier électronique ne
pourra pas fonctionner. Image Retriever affichera un message
d'erreur (lors de la configuration du programme) ou le voyant
gauche situé sous l'icône du programme sera rouge (lors de la
surveillance).
Périphériques Xerox pris en charge par la fonction de
surveillance du courrier électronique
Image Retriever peut détecter la présence de certains types de
fichiers joints à des e-mails et générés par les périphériques
Xerox suivants. En outre, tous les périphériques (excepté le
modèle Document Centre 265/255/240) autorisent la surveillance
de fichiers joints générés par la fonction Numérisation dans un email des périphériques.
Document Centre 265/255/240
Document Centre 490/480/470/460 ST
Document Centre 440/432/425/420 ST
Document Centre 420/432/440 ST
Document Centre 426/430
Document Centre 555/545/535
WorkCentre Pro 55/45/35
WorkCentre 55/45/35
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WorkCentre Pro 90/75/65
WorkCentre Pro 40 Color/32 Color*
WorkCentre Pro 165/175
WorkCentre 165/175
WorkCentre Pro C2128/C2636/C3545*
WorkCentre C2128/C2636/C3545*
WorkCentre Pro 232/238/245/255/265/275
WorkCentre 232/238/245/255/265/275
Document Centre 430/426
WorkCentre C226*
XePDF
* Les fichiers joints au format JPEG créés à l'aide de la fonction
Numériser dans un e-mail de ces périphériques ne seront pas détectés
par la fonction de surveillance du courrier électronique de Image
Retriever
Surveillance de dossier
Activez ce réglage pour surveiller l'enregistrement d'images
numérisées générées par un périphérique Xerox dans un dossier
spécifique, sur un lecteur local ou un serveur de fichiers en
réseau.
Surveiller le dossier de stockage
Cliquez sur cette case à cocher dans la boîte de dialogue
"Réglages de Image Retriever" pour sélectionner ensuite le
dossier devant être surveillé par Image Retriever.
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SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 5.2 POUR XEROX WORKCENTRE C2424
Bouton Parcourir
Cliquez sur le bouton “Parcourir...” pour afficher la boîte de
dialogue "Recherche du dossier". Celle-ci vous permet de
rechercher et sélectionner le dossier devant être surveillé par
Image Retriever:
Recherchez le
serveur
de
réseau contenant le dossier
à
surveiller,
sélectionnez le
dossier
puis
cliquez
sur
“OK”.
Lorsque vous avez sélectionné le dossier à surveiller, cliquez sur
“OK” pour fermer la boîte de dialogue "Recherche du dossier".
Dorénavant, Image Retriever examinera régulièrement le contenu
de ce dossier afin de déterminer si des images numérisées y ont
été enregistrées par les systèmes Xerox.
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Intervalle de vérification
Pour définir la fréquence à laquelle Image Retriever examinera la
boîte de réception ou le dossier surveillé, sélectionnez le réglage
de votre choix dans la liste déroulante "Intervalle de vérification".
La liste déroulante vous propose les choix suivants:
1, 2, 5, 10 ou 30 secondes
1, 2, 3, 5, 10, 30 ou 60 minutes
En plus des valeurs décrites ci-dessus, vous pouvez également
sélectionner le réglage "Jamais". Dans ce cas, Image Retriever
reste actif, mais la fonction de surveillance est désactivée.
Nous vous suggérons de sélectionner une valeur équivalant à la
moitié du temps nécessaire pour vous déplacer du périphérique
de numérisation dans votre entreprise à votre bureau.
S'il vous faut 60 secondes pour parcourir ce trajet, réglez
l'intervalle sur 30 secondes. Ainsi, dès votre retour, le document
que vous venez de numériser sera à votre disposition sur le
bureau de PaperPort!
Bouton Valeurs par défaut
Pour restaurer les réglages de surveillance d’usine de Image
Retriever, cliquez sur le bouton “Valeurs par défaut”. Ceci aura
pour effet de restaurer l.intervalle de vérification par défaut (30
secondes), et de rediriger la surveillance vers le dossier défini au
moment de l.installation.
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SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 5.2 POUR XEROX WORKCENTRE C2424
Bouton Traiter maintenant
Cliquez sur le bouton “Traiter maintenant” pour numériser
immédiatement le dossier ou la boîte de réception de votre choix.
Image Retriever surveille le composant que vous avez
sélectionné. Concrètement, cela signifie que si vous avez coché
la case "Surveiller le dossier de stockage", Image Retriever
examinera immédiatement le dossier sélectionné ; en revanche,
si vous avez coché la case "Surveiller l'arrivée de fichiers
numérisés dans votre boîte de réception", Image Retriever
analysera votre boîte de réception de Microsoft Outlook ou Lotus
Notes à la recherche de nouveaux fichiers joints générés par un
périphérique Xerox au format PDF ou TIFF.
La fonction de surveillance d'une boîte de réception de courrier électronique
n'est disponible que dans la version Professional Edition.
Dans les deux cas, l'icône Image Retriever dans la barre de
notification reflétera l'état "Traitement" (vert clair). Pour une
description détaillée des différentes couleurs des voyants de
l'application et de leur signification, reportez-vous à la section
Affichage de l'activité de Image Retriever.
Image Retriever transfère les nouveaux éléments enregistrés
dans la boîte de réception ou le dossier surveillé vers le bureau
de PaperPort, et démarre l'application PaperPort (sauf si vous
avez sélectionné l'option "Ne pas lancer PaperPort" dans la boîte
de dialogue "Réglages de Image Retriever").
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Réglage Action sur récupération de documents
En plus des paramètres de surveillance d'Image Retriever, vous
pouvez également définir le comportement de l'application lors de
la récupération de documents. Le réglage “Action sur
récupération de documents” propose trois options :
Sélectionnez ce
réglage:
Pour obtenir ce résultat:
Lancer PaperPort
dans une fenêtre
Dès que Image Retriever détecte un
nouveau document dans le dossier et/ou la
boîte de réception surveillés, le programme
le convertit et le transfère vers PaperPort ;
l'application s'ouvre alors sur votre bureau
Windows. Image Retriever supprime
ensuite le document numérisé original du
dossier surveillé. Si le document transféré
vers le bureau de PaperPort est un fichier
au format PDF ou TIFF, le message original
est conservé dans la boîte de réception de
courrier électronique, mais son état est
défini en "Lu"
Lancer PaperPort
en icône
Image Retriever réalise la même action que
ci-dessus, mais PaperPort ne s'exécute
pas. (Vous pourrez ouvrir PaperPort
ultérieurement pour accéder à tous les
documents numérisés; ceux-ci sont
conservés sur le bureau de PaperPort).
Ne pas lancer
PaperPort
Les documents sont transférés vers le
dossier Documents ScanSoft, mais ne
seront transférés vers le bureau de
PaperPort que lorsque vous démarrerez
PaperPort.
Pour définir le dossier dans lequel Image Retriever doit placer les
fichiers récupérés, lancez PaperPort, cliquez sur “Options”,
choisissez l'onglet “Divers” puis définissez le dossier de
destination à la section “Dossier de démarrage pour le bureau
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SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 5.2 POUR XEROX WORKCENTRE C2424
supérieur”. Si vous ne modifiez pas ce réglage, Image Retriever
placera toujours les documents qu'il récupère dans votre dossier
Mes documents (dossier utilisé par défaut).
Bouton OK
Cliquez sur “OK” dans la boîte de dialogue "Réglages de Image
Retriever" pour confirmer les réglages de Image Retriever.
Commande Traiter maintenant
Cette commande a la même action que le bouton du même nom
de la boîte de dialogue "Réglages de Image Retriever". Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section Bouton Traiter
maintenant.
Commande Valeurs par défaut
Cette commande a la même action que le bouton du même nom
de la boîte de dialogue "Réglages de Image Retriever". Pour plus
d'informations, reportez-vous à la section Bouton Valeurs par
défaut.
Afficher le journal
Pour afficher des informations sur les événements relatifs au
programme, cliquez avec le bouton droit sur l’icône Image
Retriever, puis choisissez la commande “Afficher le journal” dans
le menu contextuel qui s’affiche alors. Cliquez sur “OK” pour
refermer cette fenêtre ou sur “Effacer le journal” pour effacer la
liste des événements consignés dans le journal.
Commande À propos de
Pour afficher le numéro de version et les informations de
copyright de Image Retriever, cliquez avec le bouton droit sur
l'icône de Image Retriever pour afficher le menu du programme.
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Cliquez sur la commande "À propos de". Vous pouvez
sélectionner "À propos de..." dans la boîte de dialogue "Réglages
Image Retriever".
Commande Fermer
Pour fermer Image Retriever, cliquez avec le bouton droit sur
l'icône de Image Retriever pour afficher le menu du programme.
Cliquez sur la commande "Fermer".
Affichage de l'activité de Image Retriever
L'icône Image Retriever de la barre de notification de Windows
affiche l'état actuel du programme, à l'aide d'un ou de deux
voyants. Dans la version Professional Edition (voir l'illustration
suivante), deux voyants sont disponibles : le voyant de gauche
indique l'état de l'interrogation du courrier électronique, celui de
droite indique l'état d'interrogation du dossier. Ces voyants
peuvent prendre les couleurs suivantes :
Couleur du
voyant
État
vert foncé
surveillance en
cours
vert clair
traitement en
cours
vert
inactif
rouge
erreur
Ces informations sont également disponibles dans l'info bulle de
l'icône du programme, qui indique le nom de l'application (Image
Retriever), l'état de surveillance du courrier électronique, puis
l'état de surveillance du dossier.
Dans la version Special Edition de Image Retriever, l'icône du
programme ne dispose que d'un seul voyant (indiquant l'état de
surveillance du dossier).
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SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 5.2 POUR XEROX WORKCENTRE C2424
Veuillez noter que l'exécution de Image Retriever se poursuivra
même si une erreur persiste (par exemple, en cas de rupture de
connexion avec un dossier ou une boîte de réception). Dans ce
cas, le voyant correspondant de l'icône de Image Retriever reste
rouge jusqu'à ce que l'erreur rencontrée soit résolue. Une fois
l'erreur corrigée, le voyant reprend la couleur correspondant à
l'état d'activité de Image Retriever.
Les erreurs de configuration du programme à l’aide de la boîte de
dialogue “Réglages de Image Retriever” sont toujours notifiées
sous la forme de messages d’erreur.
Pour afficher des informations sur les erreurs rencontrées par le
programme, cliquez avec le bouton droit sur l'icône Image
Retriever, puis choisissez la commande “Afficher le journal” dans
le menu contextuel qui s'affiche alors.
Autres informations sur Image Retriever
Vous avez à présent défini le dossier surveillé, l.intervalle de
vérification et l.action effectuée par PaperPort en cas de détection
de nouveaux fichiers. Voici maintenant d.autres informations
relatives à Image Retriever.
• Dossier utilisateur verrouillé. Seul un utilisateur peut surveiller
un dossier « verrouillé ». Cette protection est assurée par
l.ajout d.un fichier nommé REPWATCH.XSW dans le dossier
surveillé. L.ajout de ce fichier permet de s.assurer qu.aucun
autre utilisateur de Image Retriever ne sera en mesure de
surveiller ce dossier.
• Systèmes d’exploitation pris en charge. Image Retriever est
compatible avec un grand nombre de systèmes d.exploitation
courants, y compris Microsoft Windows NT 4.0, Windows 2000
et Windows 2003 Server.
• Systèmes d’exploitation client pris en charge. Microsoft
Windows 98, ME, NT 4.0, 2000 et XP.
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Remarques sur l’utilisation de Image Retriever
avec un périphérique Xerox WorkCentre C2424
Image Retriever présente certaines caractéristiques spécifiques,
relatives à l’utilisation du programme avec des périphériques
Xerox C2424. Ces caractéristiques sont les suivantes :
• Installation de Image Retriever. Pour assurer un parfait
fonctionnement entre PaperPort, Image Retriever et votre
périphérique C2424, assurez-vous d’installer le pilote de
numérisation du périphérique C2424 en premier. Ceci
permettra d’installer l’utilitaire de numérisation Xerox. Lancez
ensuite une numérisation pour laquelle la destination est votre
ordinateur local. Cette procédure garantira que vous pourrez
ultérieurement installer PaperPort et Image Retriever sans
rencontrer de problème.
• Dossier utilisateur verrouillé. L’utilitaire de numérisation
Xerox créé un dossier utilisateur protégé, nommé « Mes
images numérisées ». Ce dossier sera le dossier surveillé par
défaut par Image Retriever. Grâce à ce dossier, tous les
documents numérisés à l’aide de votre périphérique seront
automatiquement transférés vers le bureau PaperPort.
• Utilisateurs multiples. Tous les utilisateurs du périphérique
C2424 devront dans un premier temps lancer une numérisation
vers leur ordinateur afin de permettre la création de leur propre
dossier « Mes images numérisées ».
• Fonction Affichage automatique (Auto Pop-up) de
l’utilitaire de numérisation Xerox. Pour restaurer la fonction
Affichage automatique de l’utilitaire de numérisation Xerox,
vous devez quitter Image Retriever. Pour ce faire, cliquez avec
le bouton droit de la souris sur l’icône Image Retriever, puis
choisissez Fermer dans le menu contextuel qui s’affiche alors.
Pour empêcher l’exécution automatique de Image Retriever au
démarrage de votre ordinateur, retirez Image Retriever du
groupe de programmes Démarrage.
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SCAN TO PC DESKTOP: IMAGE RETRIEVER 5.2 POUR XEROX WORKCENTRE C2424
• Formats d'images pris en charge. Image Retriever est
compatible avec les formats de fichiers suivants :
BMP
GIF
JPEG
PDF
TIFF.
Veuillez noter que Image Retriever copie les types de fichiers
précédents vers le bureau PaperPort, sans aucune
modification ou conversion.
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