Xerox Digital Alternatives Manuel utilisateur
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Version du logiciel 2.0.xx Octobre 2016 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives ©2016 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox® et Xerox avec la marque figurative® et DocuShare® sont des marques de commerce de Xerox Corporation aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. BR17727 Android™ et Google Play™ sont des marques de commerce de Google Inc. DocuSign® est une marque commerciale de DocuSign, Inc. aux États-Unis et/ou dans d'autres pays. InstallShield® est une marque de commerce ou une marque déposée d’Acresso Software Inc. IOS est une marque de commerce ou une marque déposée de Cisco (utilisée sous licence) aux États-Unis d’Amérique et dans d’autres pays. Microsoft®, le système d’exploitation Windows®, SQL Server®, Windows Server®, Windows Vista® et Microsoft®.NET sont des marques de commerce ou des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis d’Amérique et/ou dans d’autres pays. Linux® est une marque déposée de Linus Torvalds. Mac®, Macintosh®, iPad®, Retina®, iWork®, Pages®, Numbers® et Keynote® sont des marques déposées d’Apple Inc. aux États-Unis d’Amérique et dans d’autres pays. iPad mini™ et iPad Air™ sont des marques de commerce d’Apple Inc. UNIX® est une marque déposée de The Open Group. Version du document : 2.0.xx (Octobre 2016). Historique des révisions Version Date Description 2.0.xx Octobre 2016 Retirer pilote d’imprimante pour PC 2.0 Janvier 2016 • Ajout de la prise en charge des tablettes Apple et Android. Ajout de fonctionnalités DocuSign®, de la plate-forme de gestion de contenu Xerox® DocuShare® et de workflows. Prise en charge de formats supplémentaires par l'iPad, outre les PDF. Mise à jour des icônes. 1.2 Août 2015 • Traduction en japonais 1.1 Mai 2015 • Actualisation du nom de l’application dans le texte et les images • Actualisation des attributions des marques commerciales Ajout de la prise en charge des fonctionnalités de la version 1.1 (prise en charge d’iOS 8, option des formes dans les annotations, capacité de supprimer des dossiers, vérification orthographique dans le texte des annotations et mise à jour de .NET Framework) 1.0 Août 2014 Version initiale. Sommaire Introduction ................................................................................ 1 Aperçu du produit ......................................................................................... 1 Configuration requise ................................................................................... 2 Pour Microsoft Windows® .................................................................... 2 Pour l’iPad® d’Apple ............................................................................. 2 Pour Mac®............................................................................................ 2 Pour les tablettes Android™ ................................................................ 3 Configurations non prises en charge ................................................... 3 Configuration de base de données requise ......................................... 3 Glossaire ...................................................................................................... 4 Installation du logiciel ................................................................. 5 Installation sur PC Windows® ....................................................................... 5 Se connecter pour la première fois sur un PC Windows® ................... 7 Désinstaller l’application ...................................................................... 8 Installation sur Apple iPad® ou Mac® ............................................................ 9 Première connexion sur un iPad ou un Mac ........................................ 9 Désinstaller l’application .................................................................... 10 Installation sur une tablette Android™ ....................................................... 10 Première connexion sur une tablette Android ................................... 10 Désinstallation de l'application........................................................... 10 Intégration terminée ................................................................................... 11 Initiation ................................................................................... 12 Présentation de Xerox® Digital Alternatives ............................................... 12 Fonctionnalités clés ........................................................................... 12 Mini visite guidée ........................................................................................ 13 Utilisation de l’interface ............................................................ 15 Importer des documents ............................................................................. 15 Documents stockés au format PDF ................................................... 15 Importation d'un document sur un PC et un Mac .............................. 15 Importation sur un Apple iPad®.......................................................... 17 Importation sur une tablette Android™ .............................................. 18 Après l'importation d'un document .................................................... 19 Sélectionner des vues ................................................................................ 19 Vues de document............................................................................. 19 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives iii Liste de lecture .................................................................................. 22 Mes dossiers ..................................................................................... 22 Utilisation des documents ........................................................ 25 Ouvrir et fermer des documents ................................................................. 25 Sauvegarde automatique et signets .................................................. 25 Afficher l’en-tête et le pied de page d’un document ................................... 25 Utiliser le sélecteur de page de document ........................................ 27 Annoter des documents ............................................................................. 28 Widget d’annotation ........................................................................... 28 Partager des documents ............................................................................ 30 Partager ............................................................................................. 30 Exporter ............................................................................................. 33 Demander .......................................................................................... 33 Configuration des paramètres système ................................... 38 Paramètres ................................................................................................. 38 Informations utilisateur ...................................................................... 38 Préférences (PC uniquement) ........................................................... 40 Stockage............................................................................................ 40 Signature et initiales .......................................................................... 42 Résolution des problèmes ....................................................... 43 Résolution des problèmes d’installation ..................................................... 43 Fichiers journaux – PC client ............................................................. 43 Fichiers logs – Mac............................................................................ 43 Contacter le support ................................................................ 45 États-Unis et Canada ................................................................................. 45 Comptes EPS (Enterprise Print Services) ......................................... 45 Xerox® Print Services Accounts......................................................... 45 Europe, Amérique latine, Europe de l’Est .................................................. 45 Comptes EPS (Enterprise Print Services) ......................................... 45 Xerox® Print Services Accounts......................................................... 45 iv Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Introduction Ce chapitre fournit une présentation de Xerox® Digital Alternatives. Il décrit la configuration système requise pour les différentes installations, ainsi que les configurations non prises en charge et les exigences en matière de bases de données. Il intègre enfin un glossaire. Aperçu du produit Xerox® Digital Alternatives (DA) est un outil personnel de productivité et de collaboration qui offre une alternative à l’utilisation de documents papier. Cet outil vient renforcer la stratégie Xerox « Imprimer moins et moins cher » en offrant une alternative plus avantageuse à l’impression de documents. Utilisez DA pour importer, lire, annoter, signer, enregistrer, organiser et partager des documents au sein d'une seule application. DA peut être utilisé simultanément sur un ordinateur de bureau Windows®, un ordinateur portable, un Apple iPad®, un Mac® et des tablettes Android™. Utilisez DA comme solution alternative au papier pour gérer vos documents. Cette application vous permet d'annoter, de signer et de partager simplement des documents à partir d'une interface efficace et intuitive. Cet outil offre les fonctionnalités suivantes : • Stockage de documents personnel • Synchronisation de documents inter-périphérique • Accès aux documents hors ligne • Interface facile d’emploi pour lire, annoter, signer et partager des documents Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 1 Introduction Configuration requise Les spécifications système requises minimales sont les suivantes. Pour de meilleures performances, nous vous recommandons d'installer les versions de service et les correctifs les plus récents sur votre appareil. Pour Microsoft Windows® Microsoft Windows® Composants matériels Processeur 1 GHz ou supérieur 32 bits (x86) ou 64 bits (x64) Mémoire système 2 Go (4 Go recommandé) Disque dur Espace libre minimum de 4 Go environ Écran Résolution minimale : 1024 x 768 Composants logiciels Système d’exploitation • Windows® 7 (32 et 64 bits) • Windows® 8, • Windows® 10 Pour l’iPad® d’Apple iPad® d’Apple Composants matériels Périphériques • iPad Air™ • iPad 2® ou version ultérieure • iPad mini™ • iPad mini™ (avec écran Retina®) Capacité de stockage Espace libre minimum de 1 Go environ Composants logiciels Système d’exploitation iOS 7.x / iOS 8.x Pour Mac® Mac Composants matériels Périphériques • iMac 2007 et versions ultérieures • MacBook 2007 et versions ultérieures • Mac mini 2007 et versions ultérieures Composants logiciels 2 Système d'exploitation • 10.10 (Yosemite) (32 et 64 bits) • 10.11 (El Capitan) Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Introduction Pour les tablettes Android™ Android Composants matériels Périphériques • Asus Memo Pad 7 • Google (Asus) Nexus 9 • Google (Asus) Nexus 7 • Samsung Galaxy Tab 4 • Samsung Galaxy Tab S Capacité de stockage Espace de stockage libre : environ 1 Go Composants logiciels Système d'exploitation • Android 4.4 (Kit Kat) • Android 5.0, 5.1 (Lollipop) Configurations non prises en charge L’installation de l’application sur un ordinateur doté des configurations suivantes n’est pas prise en charge. • • Toute version de ce qui suit : – Système d’exploitation UNIX® – Système d’exploitation Linux® – Windows NT® 4.0 – Windows Media® Center – Windows® 2000 – Windows Vista® Cette application a été testée dans un environnement de poste de travail VMware® Lab Manager ; les autres environnements virtuels ne sont pas pris en charge. Configuration de base de données requise Sur un PC Windows®, l’application installe un moteur de base de données et des fichiers de base de données Microsoft SQL Server® Compact Edition 4.0, qui stockent les métadonnées de document. Aucun logiciel de base de données n'est installé sur un iPad, un Mac ou une tablette Android. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 3 Introduction Glossaire Acronyme ou terme Définition DA Xerox® Digital Alternatives Intégration Processus de connexion d'un nouvel utilisateur au logiciel client qui enregistre la solution pour cet utilisateur, configure son espace de travail et décompte les volumes en licence. Un compte utilisateur est intégré lorsqu'un utilisateur se connecte à un client DA pour la première fois après avoir installé celui-ci lors de l'implémentation. 4 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Installation du logiciel Cette section vous explique comment installer le logiciel Xerox® Digital Alternatives, comment annuler son installation et comment le supprimer. Les instructions peuvent varier en fonction du type de périphérique que vous utilisez. • PC Windows® • iPad® d’Apple • Mac® • Tablette Android™ Installation sur PC Windows® Cette section s’adresse aux utilisateurs dotés d’un PC Windows®. Remarque Vous devez vous connecter avec des droits d'administration pour pouvoir installer l'application. Pour installer le logiciel : 1. Connectez-vous en tant qu’administrateur. 2. Double-cliquez sur le fichier d’installation. L’écran Select Language (Sélectionner une langue) apparaît. 3. Sélectionnez une langue dans la zone déroulante. 4. Sélectionnez Oui. L’assistant d’installation de Xerox® prépare votre PC pour l’installation. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 5 Installation du logiciel 5. Pour poursuivre l’installation, cliquez sur Suivant. 6. Sélectionnez Afficher le fichier Lisez-moi. Le fichier Lisez-moi s’affiche. 7. Sélectionnez Suivant. L’écran Dossier de destination apparaît. 8. Procédez au choix comme suit : – Si l’application est installée pour la première fois, passez à l’étape suivante. – Si une version précédente de l’application est installée, il est recommandé de la désinstaller avant d’installer la version ultérieure. 9. Procédez au choix comme suit : a. Pour accepter l’emplacement par défaut du dossier de destination, cliquez sur Suivant (recommandé). Remarque : Si vous installez l’application sur un système d’exploitation dans une langue autre que l’anglais où le nom du répertoire « Program Files » est localisé, le chemin d’installation par défaut est affiché en anglais. L’application sera néanmoins installée dans le répertoire localisé correspondant à la langue que vous avez sélectionnée. b. Pour modifier l’emplacement par défaut, cliquez sur Modifier. La boîte de dialogue Rechercher un dossier s’affiche. • Sélectionnez le dossier souhaité ou créez-en un. • Sélectionnez OK. La boîte de dialogue se ferme. • Sélectionnez Suivant. Remarque : Vous ne pouvez pas installer votre application dans le répertoire racine. 10. Sur l’écran Options d’installation, cliquez sur Installer. La progression de l’installation est visible sur l’écran Installation du client Xerox® Digital Alternatives. À la fin de l’installation, l’écran Installation terminée apparaît. 6 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Installation du logiciel 11. Sélectionnez Terminer. Se connecter pour la première fois sur un PC Windows® La première fois que vous vous connectez à Xerox® Digital Alternatives, vous êtes invité à saisir des informations sur votre compte utilisateur afin de configurer votre compte client sur le serveur Xerox® Digital Alternatives. Le processus d’intégration interagit avec un serveur basé sur Internet, qui gère les licences logicielles attribuées à votre entreprise. Le processus d’intégration utilise les mêmes paramètres de serveur proxy Internet que ceux de votre navigateur par défaut. Il est donc essentiel que vous disposiez d’un accès Web illimité à cette source Internet. Pour vous connecter pour la première fois : 1. Sélectionnez Xerox® Digital Alternatives dans la barre d’état système. Remarque : Vous pouvez également vous connecter à partir du menu Démarrer de Windows® Sélectionnez Xerox® Digital Alternatives.. . 2. Sélectionnez Se connecter maintenant. L’écran Bienvenue dans Xerox® Digital Alternatives s’affiche. 3. Saisissez l’adresse électronique de votre entreprise. 4. Sélectionnez Suivant. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 7 Installation du logiciel 5. Saisissez les références de connexion suivantes : a. Domaine : nom du domaine réseau de votre entreprise. b. Nom de l’utilisateur : compte utilisateur que vous utilisez pour vous connecter sur un périphérique géré par l’entreprise. c. Mot de passe du compte utilisateur saisi ci-dessus. 6. Sélectionnez Connexion. Annuler l’installation Vous pouvez annuler le processus d’installation à tout moment. Pour interrompre l’installation : 1. Cliquez sur Annuler dans un des écrans d’installation. L’écran Annuler l’installation s’affiche. 2. Sélectionnez Oui. L’écran Install Failed (Échec de l’installation) s’affiche pour indiquer que l’application n’est pas installée. 3. Sélectionnez Terminer. Remarque : Pour installer l’application, vous devez reprendre l’installation depuis le début. Désinstaller l’application Pour désinstaller DA de votre PC Windows® : 1. Allez à Démarrer > Panneau de configuration > Programmes > Programmes et fonctionnalités > Désinstaller un programme, et suivez les invites en ligne. 2. Sur l’écran Options de désinstallation, sélectionnez Xerox® Digital Alternatives. 8 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Installation du logiciel Installation sur Apple iPad® ou Mac® Les versions iPad et Macintosh du logiciel client DA sont des applications gratuites disponibles au téléchargement sur l'Apple® App Store. Recherchez l'application Xerox® Digital Alternatives, puis téléchargez-la. Première connexion sur un iPad ou un Mac La première fois que vous vous connectez à Xerox® Digital Alternatives, vous êtes invité à saisir des informations sur votre compte utilisateur afin de configurer votre compte client sur le serveur DA. Le processus d’intégration interagit avec un serveur basé sur Internet, qui gère les licences logicielles attribuées à votre entreprise. Le processus d’intégration utilise les mêmes paramètres de serveur proxy Internet que ceux de votre navigateur par défaut. Il est donc essentiel que vous disposiez d’un accès Web illimité à cette source Internet. Vous pouvez vous connecter au logiciel à l'aide d'un iPad ou d'un Mac, même si vous n'avez jamais utilisé Xerox® Digital Alternatives sur un PC. Se connecter pour la première fois : 1. Procédez au choix comme suit : – Lancez l’application Xerox® Digital Alternatives sur l’écran d’accueil. – Sélectionnez un fichier PDF et appuyez sur Ouvrir dans Alternatives. 2. Sur l’écran Bienvenue, saisissez l’adresse électronique de votre entreprise. 3. Sélectionnez Suivant. 4. Saisissez les références de domaine suivantes : a. Domaine : nom du domaine réseau de votre entreprise. b. Nom de l’utilisateur : compte utilisateur de domaine que vous utilisez pour vous connecter sur un périphérique géré par l’entreprise. c. Mot de passe du compte utilisateur saisi ci-dessus. 5. Sélectionnez Connexion. Remarque : Si vous vous êtes déjà connecté à votre compte à l’aide d’un PC, vous pourrez afficher sur votre iPad/Mac les documents que vous aviez précédemment téléchargés depuis votre PC. Remarque : L'appareil doit effectuer une synchronisation des documents avant que le PC puisse accéder à ceux-ci. En règle générale, la synchronisation est automatique et démarre immédiatement après la connexion. Intégration terminée Une fois connecté au logiciel client DA sur un périphérique, vous disposez d’un compte utilisateur sur le serveur local DA de votre entreprise. Ce compte de serveur local vous Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 9 Installation du logiciel permet de commencer à utiliser des documents et à les partager avec d’autres utilisateurs DA. Si vous voulez utiliser DA sur d’autres périphériques, vous devez répéter le processus d’installation et d’intégration pour chacun d’eux. Désinstaller l’application Pour désinstaller l’application Xerox® Digital Alternatives de votre iPad : 1. Maintenez votre doigt appuyé sur une icône de l’iPad jusqu’à ce que toutes les icônes se mettent à bouger. Vous pouvez alors supprimer l’application iPad de votre choix. 2. Appuyez sur la croix X dans l’angle en haut à gauche de l’application DA. 3. Suivez les invites pour supprimer l’application et tous les fichiers et données associés. Pour désinstaller l'application Xerox® Digital Alternatives de votre Mac : 1. Dans la barre latérale du Finder, cliquez sur Applications. 2. Faites glisser l'application depuis le dossier Applications vers la corbeille (située à l'extrémité du Dock). Installation sur une tablette Android™ La version Android du logiciel client DA est une application gratuite disponible au téléchargement sur Google Play™. Recherchez l'application Xerox® Digital Alternatives, puis téléchargez-la. Première connexion sur une tablette Android La procédure de première connexion sur Android est identique à celle utilisée pour les périphériques iPad et Mac. Reportez-vous à la section Première connexion sur un iPad ou un Mac. Désinstallation de l'application Pour désinstaller l'application Xerox® Digital Alternatives app de votre tablette Android : 1. Maintenez appuyée l'application sur l'appareil. 2. Faites glisser l'icône vers l'icône de désinstallation. 3. Cliquez sur Désinstaller dans la fenêtre de confirmation. 10 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Installation du logiciel Intégration terminée Une fois connecté au logiciel client DA sur un périphérique, vous disposez d’un compte utilisateur sur le serveur local DA de votre entreprise. Ce compte de serveur local vous permet de commencer à utiliser des documents et à les partager avec d’autres utilisateurs DA. Si vous voulez utiliser DA sur d’autres périphériques, vous devez répéter le processus d’installation et d’intégration pour chacun d’eux. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 11 Initiation Initiation Ce chapitre présente les fonctionnalités clés de Xerox® Digital Alternatives (DA) et propose quelques informations de base sur la mini visite guidée disponible après la première connexion. Présentation de Xerox® Digital Alternatives Xerox® Digital Alternatives est une solution de flux de production qui s’adresse aux professionnels mobiles de l’information. Elle offre les fonctionnalités suivantes : • Stockage des documents dans un cloud personnel avec synchronisation interpériphérique et accès hors ligne L'expérience est la même sur votre PC, Mac, iPad ou tablette Android. • • Lecture, annotation, sauvegarde, organisation et partage de documents dans une application unique Fonctionnalités clés Xerox® Digital Alternatives inclut les fonctionnalités clés suivantes : Icône Fonctionnalité Description Lecture • Lisez vos documents à la manière d’un livre numérique • Plein écran • La dernière page lue est sauvegardée sur les différents périphériques et se rouvre automatiquement • La liste de lecture vous permet de marquer un document pour lecture ultérieure Annotation • Annotez vos documents avec un stylo, un surligneur et des notes de texte • Vérifiez l’orthographe des notes • Signez vos documents • Complétez un formulaire • Les modifications sont sauvegardées automatiquement • Vous permet de marquer un document pour lecture ultérieure 12 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Initiation Icône Fonctionnalité Description Partage • Révisez, marquez et faites des commentaires sur vos documents • Partagez vos documents avec d’autres utilisateurs tout en conservant une copie • Partagez vos documents et notes de réunion avec tous les participants • Envoyez des documents pour examen, approbation ou signature • Envoyez vos documents par voie électronique à une personne qui n’a pas DA Pour plus d’informations sur ces fonctionnalités, reportez-vous à la section Utilisation des documents. Mini visite guidée La première fois que vous ouvrez l’application après l’avoir installée sur un périphérique, la mini visite guidée s’affiche. Cette présentation en cinq parties présente les fonctionnalités globales de Xerox® Digital Alternatives. Pour naviguer dans la présentation, procédez comme suit : • Sur un PC ou un Mac, cliquez sur > pour avancer ou sur < pour revenir en arrière. • Sur un iPad ou une tablette Android, balayez l'écran pour feuilleter la présentation comme un livre ou tapez sur les points de suspension au bas de la présentation. À la fin de la présentation, sélectionnez une des options suivantes : • Sélectionnez En savoir plus pour accéder à des informations sur DA et Xerox® Managed Print Services. • Sélectionnez Terminé. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 13 Utilisation de l’interface L’interface de Xerox® Digital Alternatives (DA) est une interface conviviale. Il vous suffira de suivre quelques conseils pour utiliser de manière productive vos documents et ceux partagés par d’autres utilisateurs de votre groupe. Ce chapitre vous présente les différentes manières d’importer des documents dans DA et vous explique comment sélectionner des vues de document, comprendre les informations des indicateurs de graphique, utiliser la liste de lecture et organiser vos documents dans Mes dossiers. Importer des documents Vous devez importer des documents dans votre compte DA afin de les utiliser dans l'application et sur vos appareils. Périphérique Possibilité d'importer des documents PDF Possibilité d'importer des documents non PDF PC Oui Oui Mac Oui Oui iPad Oui Oui Android Oui Non Documents stockés au format PDF Tous les documents figurant dans DA sont stockés au format PDF. • Lorsque vous importez un document PDF, il est directement envoyé vers votre compte DA. • Lorsque vous importez un document dans un autre format, le programme d'installation DA crée une version PDF avant de la télécharger vers votre compte. Lorsque vous importez un document dans un autre format sur un périphérique pouvant effectuer une conversion (PC, Mac, iPad), celui-ci devient, après synchronisation, disponible sous forme de fichier PDF sur tous les appareils. Importation d'un document sur un PC et un Mac Importation dans Xerox® Digital Alternatives (sur PC) 1. Sélectionnez l'icône documents. ou cliquez sur Importer un document dans l'écran Tous les 2. Sélectionnez la source d'importation. – Mon ordinateur : passez à l'étape suivante. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 15 Utilisation de l’interface – DocuShare® : passez à l'étape Error! Reference source not found.. 3. Si vous avez sélectionné Mon ordinateur, sélectionnez le fichier à importer. 4. Sélectionnez Ouvrir. Passez à l'étape Error! Reference source not found.. 5. Si vous avez sélectionné DocuShare®, vous devez être connecté à Internet et à DocuShare®. – L'écran de connexion apparaît s'il s'agit de votre première connexion à DocuShare® sur ce périphérique ou si votre session a expiré. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur Connexion. – Si vous êtes connecté, accédez directement à l'explorateur de fichiers. 6. Cliquez sur un dossier pour l'ouvrir. Vérifiez le ou les fichiers à importer. Cliquez sur Importer. Passez à l’étape suivante. 7. Patientez jusqu'à la création et l'importation du fichier PDF. – Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour importer un autre document. – Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le fichier à annoter. Importation via Fichier > Imprimer (pris en charge sur Mac) Lorsque le logiciel DA est installé sur votre Macintosh, le pilote d’imprimante DA est installé. Ce pilote vous permet d'ajouter dans DA des documents pris en charge à partir de votre ordinateur. 1. Ouvrez un document dans une application. 2. Sélectionnez Envoyer à Digital Alternatives. 3. Sélectionnez Imprimer. Xerox® Digital Alternatives s'affiche. 16 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation de l’interface 4. Patientez jusqu'à la création et l'importation du fichier PDF. – Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour importer un autre document. – Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le fichier à annoter. Importation sur un Apple iPad® Importation d'un fichier 1. Ouvrez le fichier que vous souhaitez importer. 2. Tapez sur Partager. 3. Si nécessaire, balayez vers la droite et tapez Ouvrir dans Alternatives pour importer le document. Cette opération peut également être intitulée Copier vers Alternatives. Xerox® Digital Alternatives s'affiche. 4. Patientez jusqu'à ce que le fichier soit copié et importé. L'importation des types de fichier qui ne sont pas au format PDF peut durer quelques instants en raison de leur conversion vers ce format. – Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour importer un autre document. – Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le fichier à annoter. Importation d'une pièce jointe à un courrier électronique 1. Ouvrez le courrier électronique contenant la pièce jointe. 2. Tapez sur la pièce jointe pour prévisualiser le document. 3. Tapez sur Partager. 4. Tapez sur Ouvrir dans. . . . 5. Tapez sur Ouvrir dans Alternatives pour importer la pièce jointe. Cette opération peut également être intitulée Copier vers Alternatives. Xerox® Digital Alternatives s'affiche. 6. Patientez jusqu'à ce que le fichier soit copié et importé. L'importation des types de fichier qui ne sont pas au format PDF peut durer quelques instants en raison de leur conversion vers ce format. – Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Hide pour importer un autre document. – Une fois l'importation terminée, sélectionnez Open Now pour ouvrir le fichier à annoter. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 17 Utilisation de l’interface Importation à partir d'autres applications 1. Tapez sur Partager. 2. Tapez sur Ouvrir dans Alternatives pour importer le document. Cette opération peut également être intitulée Copier vers Alternatives. Xerox® Digital Alternatives s'affiche. 3. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé. – Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour importer un autre document PDF. – Une fois l'importation terminée, sélectionnez Open Now pour ouvrir le fichier à annoter. Importation depuis l'application iWork® 1. Dans un fichier Pages®, Numbers® ou Keynote®, tapez sur Share . 2. Tapez sur Ouvrir dans une autre application. 3. Tapez sur Choisir une application. 4. Tapez sur Ouvrir dans Alternatives pour importer le document. Cette opération peut également être intitulée Copier vers Alternatives. Xerox® Digital Alternatives s'affiche. 5. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé. – Pendant l'importation de ce document, vous pouvez sélectionner Masquer pour importer un autre document PDF. – Une fois l'importation terminée, sélectionnez Open Now pour ouvrir le fichier à annoter. Importation sur une tablette Android™ Vous pouvez uniquement importer des fichiers PDF sur une tablette Android. Importation d'un document PDF 1. Ouvrez un fichier PDF. 2. Ouvrez le menu . Plus, puis tapez sur Envoyer un fichier. 3. Si nécessaire, balayez vers la droite et tapez Ouvrir dans Alternatives pour importer le document. Xerox® Digital Alternatives s'affiche. 4. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé. – Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le fichier à annoter. Importation d'un PDF joint à un courrier électronique 1. Ouvrez le courrier électronique contenant la pièce jointe. 2. Tapez sur la pièce jointe pour prévisualiser le document. 18 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation de l’interface 3. Ouvrez le menu . Plus, puis tapez sur Envoyer un fichier. 4. Tapez surOuvrir dans Alternatives pour importer la pièce jointe. Xerox® Digital Alternatives s'affiche. 5. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé. – Une fois l'importation terminée, sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le fichier à annoter. Importation d'un fichier PDF à partir d'autres applications 1. Tapez sur Envoyer un fichier. 2. Tapez sur Ouvrir dans Alternatives pour importer le document. Xerox® Digital Alternatives s'affiche. 3. Patientez jusqu'à ce que le fichier PDF soit copié et importé. – Sélectionnez Masquer pour importer un autre document PDF. – Sélectionnez Ouvrir maintenant pour ouvrir le fichier à annoter. Après l'importation d'un document Une fois le document importé, les options suivantes s'offrent à vous : lecture du document, annotation, partage avec d'autres utilisateurs et envoi pour examen, signature ou approbation. Sélectionner des vues Vous pouvez rechercher rapidement un document ou un dossier en sélectionnant une vue. Vues de document Sélectionnez Menu pour ouvrir le menu. Les options du menu sont décrites ci-dessous. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 19 Utilisation de l’interface Sélectionner Pour afficher Activité récente Les six principaux documents importés et partagés. Recherche La recherche dans tous les fichiers. Tous les documents Tous les documents. Partagé avec vous Les documents que d’autres utilisateurs ont partagé avec vous. Liste de lecture Les documents à lire que vous avez sélectionnés. Mes dossiers Vos dossiers actuels et les documents importés qui n’ont pas été déplacés vers un dossier. Sélectionnez Mes dossiers pour créer un nouveau dossier. Options dans une vue de document Sélectionnez Options dans une vue pour modifier le format ou l’ordre : Sélectionner Pour modifier Liste ou Grille Le format d’affichage. • Liste : les documents sont affichés horizontalement. (Non disponible pour Android.) • Grille : les documents sont affichés verticalement (par défaut). Ordre de tri L’ordre de tri par défaut est Les plus récents. (Non disponible pour Android.) • Les plus récents : trie les documents les plus récents en premier. • Les plus anciens : trie les documents les plus anciens en premier. Alphabétique : trie par ordre alphanumérique. 20 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation de l’interface Exemple de grille Exemple de liste Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 21 Utilisation de l’interface Indicateurs de graphique dans une vue de document Vous pouvez établir une distinction entre les documents au moyen de ces indicateurs visuels. Indicateur de graphique Description L’icône des lunettes et du pourcentage indique un document que vous avez lu ainsi que le pourcentage de lecture du document. Les nouveaux documents et les documents non lus que vous avez importés ou que d’autres utilisateurs ont partagés avec vous sont indiqués par ce drapeau bleu. Le document figure dans la liste de lecture. Le document ne figure pas dans la liste de lecture. Liste de lecture Avec la liste de lecture, Xerox® Digital Alternatives vous permet de gérer les documents que vous souhaitez lire ultérieurement. • Pour ajouter un document à la liste de lecture, ouvrez-le et sélectionnez • Pour supprimer un document de la liste de lecture, sélectionnez . . Lorsqu’un document a été ajouté à la liste de lecture, vous pouvez y accéder rapidement et reprendre à la page où vous l’aviez laissé. • Pour ouvrir un document qui a été ajouté à la liste de lecture, sélectionnez Menu et sélectionnez la liste de lecture. Remarque : Si vous avez installé DA sur plusieurs périphériques, tels qu’un iPad® et un portable ou un ordinateur de bureau, chaque périphérique sauvegarde la même liste de lecture synchronisée. Mes dossiers Avec la fonctionnalité Mes dossiers, Xerox® Digital Alternatives vous permet de vous organiser et de travailler de manière efficace. Vous pouvez créer autant de dossiers que vous le souhaitez afin d’organiser vos documents. Les documents importés ou partagés peuvent être ajoutés à vos dossiers. Les documents figurant dans les dossiers sont répertoriés dans la vue Tous les documents. Pour déplacer un document vers un dossier : 1. Cochez la case en regard du document. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents à la fois. 2. Sélectionnez . La boîte de dialogue Déplacer vers le dossier s’affiche. 3. Effectuez une des opérations suivantes : – 22 Sélectionnez un dossier dans Mes dossiers. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation de l’interface – Sélectionnez Ajouter au nouveau dossier pour créer un nouveau dossier où placer le document sélectionné. Pour supprimer un dossier : 4. Dans la vue Mes dossiers, cliquez sur . 5. Dans la fenêtre de confirmation, sélectionnez Supprimer pour supprimer le dossier et son contenu de Digital Alternatives. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 23 Utilisation des documents Ce chapitre présente toutes les fonctionnalités de Xerox® Digital Alternatives qui vous permettront d’améliorer votre expérience du logiciel. Ouvrir et fermer des documents Sélectionnez ou appuyez sur un document pour l’ouvrir. Si vous venez d’importer le document, vous pouvez aussi sélectionner Ouvrir maintenant. Sélectionnez ou appuyez sur référence. pour fermer un document et revenir à la page de Sauvegarde automatique et signets Lorsque vous fermez un document, il est sauvegardé automatiquement. Ainsi, vous n’avez pas à sauvegarder le document ni à répondre à des boîtes de dialogue contextuelles. Sachant que tous les documents dans DA sont des copies PDF de l’original, il est inutile d’utiliser les fonctions « Enregistrer » ou « Enregistrer sous ». L’application effectue une sauvegarde automatique pendant votre travail de sorte que vos annotations ne sont jamais perdues. Quel que soit le périphérique sur lequel vous rouvrez le fichier, DA se souvient de la dernière page que vous avez consultée. Afficher l’en-tête et le pied de page d’un document Lorsque vous ouvrez un document à lire ou annoter, l’affichage maximal ou le mode plein écran est utilisé. La barre des tâches au niveau de l’en-tête et la barre de navigation au niveau du pied de page s’affichent. Les zones d’en-tête et de pied de page vous permettent d’accéder à tous les outils dont vous avez besoin pour utiliser un document. Pour fermer l’en-tête et le pied de page d’un document, sélectionnez . Pour afficher l’en-tête et le pied de page, sélectionnez ou appuyez n’importe où sur le document. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 25 Utilisation des documents Le tableau ci-dessous répertorie chaque outil et son emplacement en mode plein écran. En-tête de document Icône Description Renvoie à l’écran de référence. Permet de lire le document ; ferme l’en-tête et le pied de page. Ouvre le signet d’annotation sur le côté. Ouvre le menu Sharing (Partage). Affiche des informations sur le document et permet de modifier le nom du document. Le document a été ajouté à la liste de lecture. Lance la synchronisation des documents. Sous Android uniquement : cliquez sur cette icône de menu pour accéder aux autres icônes de l'en-tête. Panneaux latéraux Outil Description Affiche le widget d’annotation, qui fournit un ensemble complet d’outils pour l’annotation des documents. L’outil en cours d’utilisation est affiché dans le grand cercle, au milieu de la palette d’annotation. Barre de zoom Glissez pour effectuer un zoom avant et arrière. Remarque : • Ordinateurs de bureau et portables: vous pouvez aussi utiliser la molette de défilement de la souris pour zoomer. • Tablettes : vous pouvez aussi utiliser le pincement à deux doigts ou appuyer deux fois pour zoomer. 26 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation des documents Pied de page de document Icône Description Sélecteur de page de document Permet de naviguer rapidement dans un document. Flèches vers la gauche ou vers la droite sur chaque côté de l’écran Pour avancer ou reculer. Remarque : • Ordinateurs de bureau et portables: vous pouvez aussi utiliser la touche de direction gauche ou droite. • Tablettes : balayez la page vers la gauche ou vers la droite. Utiliser le sélecteur de page de document Les icônes d’aperçu de page sont affichées dans le sélecteur de page de document au niveau du pied de page. Dans les petits documents, une icône d’aperçu est affichée pour chaque page. Dans les documents plus volumineux, les icônes d’aperçu sont affichées pour certaines pages uniquement. Pointez la souris sur une icône d’aperçu pour afficher le numéro de la page et une vue un peu plus grande de la page. Cette vue permet d’afficher plus de détails sur le format et la structure de la page et de sélectionner plus facilement la page souhaitée. Pour aller à une page donnée, sélectionnez l’icône d’aperçu lorsque le numéro de la page est affiché. Pour aller à la page précédente ou suivante, pointez la souris sur le côté gauche ou droit du document afin d’afficher la flèche de navigation. Exemple d’en-tête et de pied de page de document Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 27 Utilisation des documents Annoter des documents Xerox® Digital Alternatives offre un ensemble complet d’outils pour l’annotation des documents. Ces outils sont affichés de la gauche vers la droite comme suit : • Outil Main • Outil de texte • Outil de signature • Outil de coche • Outil de surlignage • Outil Stylo • Outil des formes Lorsque vous annotez un document, vous marquez une copie PDF du document que vous avez importé, tout comme lorsque vous surlignez et écrivez sur la copie papier d’un original. Widget d’annotation Lorsqu’un document est ouvert pour la première fois, il est en mode d’édition Annotation et le widget d’annotation est affiché. Vous pouvez agrandir ou réduire la palette d’outils flottante et la déplacer dans l’écran. L’outil d’annotation en cours d’utilisation est affiché dans le grand cercle, au milieu de la palette. Sélectionnez ou appuyez sur le cercle central pour ouvrir ou fermer le menu Annoter. Chaque outil du widget d’annotation est décrit dans le tableau suivant. Icône de la palette d’outils Description L’outil Main permet de faire un panoramique de la page en mode zoom avant. Vous pouvez sélectionner, déplacer ou supprimer du texte, une signature ou des coches sur la page. L’outil de texte permet d’insérer des zones de texte sur la page. Vous pouvez contrôler la taille de la police et la transparence de l’arrière-plan. 28 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation des documents Icône de la palette d’outils Description L’outil de signature vous permet de signer numériquement un document ou d’y apposer vos initiales. Sélectionnez l’icône de signature ou d’initiale lorsque l’outil de signature est sélectionné. Si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devez créer vos initiales ou votre signature dans Paramètres la première fois que vous utilisez l’outil de signature. Reportez-vous à la section Configuration des paramètres système. L’outil de coche permet de cocher des cases sur des formulaires. Lorsque vous sélectionnez ou appuyez sur une zone à proximité d’une case à cocher avec l’outil de coche sélectionné, il coche automatiquement la case. L’outil de surlignage est doté de quatre couleurs et d’une gomme. L’outil Stylo est doté de cinq couleurs et de deux épaisseurs de ligne. Vous pouvez sélectionner la gomme pour effacer les traits de stylo ou de surligneur. L’outil des formes propose une flèche, une ligne, un ovale et un rectangle. Vous pouvez déplacer, redimensionner et supprimer les formes. Les formes peuvent être noires, bleues, rouges, vertes ou blanches. Vous pouvez définir l’épaisseur des contours et tracer des lignes en continu ou en pointillés. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 29 Utilisation des documents Partager des documents Cette section traite des options et outils permettant de partager des documents et de transférer ceux-ci entre les étapes d'examen et d'approbation. Présentation des options de partage Sélectionnez ou appuyez sur pour afficher le menu Partager le document. Les options de partage sont les suivantes : • Partager... • Partager avec la réunion... • Exporter – Mon ordinateur (PC) – Autres applications (Android et Mac) DocuShare® • Demander – Connexion avec DocuSign® – Signature – Révision – Approbation Remarque : Si vous utilisez un iPad ou une tablette Android, il vous est également possible de partager des documents avec d'autres applications. Partager Remarque : Si vous utilisez un iPad®, une troisième option vous permet de partager un document avec une autre application de votre iPad®. Partager un document par voie électronique 1. Sélectionnez un document. 2. Sélectionnez ou appuyez sur . 3. Sélectionnez Partager…. La boîte de dialogue Composer s'affiche. L'objet est prérempli et le document joint. 30 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation des documents 4. Dans le champ À, sélectionnez une des options suivantes : a. Saisissez l’adresse électronique. Si vous avez déjà envoyé un message au destinataire, des suggestions d’adresses s’affichent. b. Sélectionnez pour ouvrir un carnet d’adresses. La boîte de dialogue Address book (Carnet d’adresses) s’affiche. c. • Sélectionnez Personnel pour effectuer une recherche dans votre carnet d’adresses local ou Global pour effectuer une recherche dans le carnet d’adresses de votre entreprise. Remarque : l’option Global est disponible uniquement si la recherche LAG est activée pour votre entreprise dans les paramètres du serveur. • Sélectionnez un nom du carnet d’adresses pour l’insérer. • Pour effectuer une recherche plus rapide, sélectionnez la première lettre du nom sur le côté droit du carnet d’adresses ou saisissez un nom dans la zone de recherche et sélectionnez l’icône de recherche en bleu pour afficher les correspondances possibles. Pour supprimer une adresse du message, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer ou appuyez sur la touche Retour arrière. d. Pour recevoir une copie de votre message, ajoutez votre adresse. 5. Pour modifier l’objet, cliquez dans le champ Objet et saisissez un nouvel objet. 6. Vous pouvez aussi ajouter un message dans le corps de texte. 7. Une fois terminé, sélectionnez Envoyer. Remarque : Si le destinataire dispose d’un compte utilisateur DA, le document est identifié comme étant « Partagé avec vous ». Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 31 Utilisation des documents Partage d'un document avec la réunion… 1. Sélectionnez un document. 2. Sélectionnez ou appuyez sur . 3. Sélectionnez Partager avec la réunion…. La boîte de dialogue Choisir une réunion qui s’ouvre affiche les réunions et les rendez-vous de votre calendrier. 4. Sélectionnez une réunion du jour ou choisissez une réunion dans votre calendrier. Le contenu de l’avis de réunion s’affiche. La section Invités est préremplie. 5. Sélectionnez ou appuyez sur Partager. La boîte de dialogue Composer s’affiche. Les champs À et Objet sont préremplis et le document est joint au message. 6. Pour supprimer une adresse du message, sélectionnez-la et cliquez sur Supprimer ou appuyez sur la touche Retour arrière. 32 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation des documents 7. Pour modifier l’objet, cliquez dans le champ Objet et saisissez un nouvel objet. 8. Vous pouvez aussi ajouter un message dans le corps de texte. 9. Une fois terminé, sélectionnez Envoyer. Remarque : Si le destinataire dispose d’un compte utilisateur DA, le document est identifié comme étant « Partagé avec vous ». Exporter L'option Exporter vous permet d'envoyer des documents vers votre ordinateur ou DocuShare, si cette fonction est activée. Remarque : Vous pouvez uniquement partager des documents avec votre ordinateur si vous utilisez un ordinateur de bureau ou portable. Cette fonction n'est pas disponible pour les tablettes iPad ou Android. 1. Sélectionnez Mon ordinateur ou DocuShare. – Si vous avez sélectionné Mon ordinateur, la boîte de dialogue Accéder au dossier s'affiche. Sélectionnez un dossier existant ou cliquez sur Créer un nouveau dossier. Cliquez sur OK lorsque vous avez terminé. – Si vous avez sélectionné DocuShare, vous devez être connecté à Internet et à DocuShare. L'écran de connexion apparaît s'il s'agit de votre première connexion à DocuShare sur cet appareil ou si votre session a expiré. Saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Cliquez sur Connexion. Dans l'écran d'exportation, vous pouvez modifier le titre du fichier et choisir un dossier. Cliquez sur Exporter. Demander L'option Demander vous permet d'envoyer à un seul utilisateur les documents pour examen et approbation. Il n'est pas nécessaire que le destinataire soit un utilisateur de Digital Alternatives. Vous pouvez envoyer un document pour les types de demande suivants : Signer avec DocuSign : obtenez une signature certifiée grâce à l'outil de gestion des transactions numériques. Signature : demandez une signature via courrier électronique. Examen : demandez un examen via courrier électronique. Approbation : demandez une approbation via courrier électronique. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 33 Utilisation des documents Le tableau ci-dessous décrit les icônes utilisées lors de la procédure de demande. Ces icônes s'affichent dans la partie supérieure de la ligne du document et dans la fenêtre du document. Celles-ci fournissent des indications visuelles rapides sur l'état d'une demande. Pour plus d'informations, ouvrez le document puis cliquez sur l'icône. Icône Description Exemple Action requise. Alerte le destinataire qu'une demande de tâche est associée au document partagé (signature, examen, approbation). Opération terminée. Indique que vous avez terminé une tâche demandée. Renvoyé. Indique que le destinataire a bien effectué la demande qu'il a reçue de votre part. 34 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation des documents Workflow DocuSign Utilisez cette option pour obtenir une signature certifiée sur un document à l'aide de DocuSign. Vous pouvez envoyer le document à un seul destinataire. Une fois le document envoyé, vous pouvez suivre l'état de la signature avec DocuSign. Envoi d'une demande de signature avec DocuSign : 1. Dans un document ou l'une des fenêtres du document, cliquez sur Partager Accédez à Demander>Signer avec DocuSign. . 2. L'écran de connexion s'affiche s'il s'agit de votre première connexion à DocuSign à partir de Digital Alternatives. Entrez votre adresse électronique et votre mot de passe. Cliquez sur Connexion. 3. Dans la boîte de dialogue Signer avec DocuSign, renseignez le champ Vers. Vous pouvez également modifier l'objet et le contenu. Cliquez sur Soumettre. 4. Une boîte de dialogue vous avertit que la demande a été envoyée. Cliquez sur Fermer. Finalisation d'une demande de signature avec DocuSign 1. Vous recevez un courrier électronique via DocuSign vous demandant de signer un document. Remarque : Les documents envoyés pour signature avec DocuSign n'apparaissent pas dans la liste Partagé avec vous de Digital Alternatives. 2. Cliquez sur Examiner le document pour accéder à DocuSign. 3. Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour utiliser le site Web DocuSign, accédez à la page https://support.docusign.com/ ou contactez votre représentant DocuSign. Workflow de signature Suivez les étapes ci-dessous pour envoyer et finaliser des demandes de signature. Envoi d'une demande de signature 1. Dans un document ou l'une des fenêtres du document, cliquez sur Partager Accédez à Demander>Signature. . 2. Dans la boîte de dialogue Demande de signature, renseignez le champ Vers. Vous pouvez également modifier l'objet et le contenu. Cliquez sur Envoyer. 3. Lorsque le destinataire aura signé le document, vous recevrez un courrier électronique contenant ses commentaires et le document apparaîtra dans la liste Partagé avec vous. L'état est indiqué dans la ligne du document. Finalisation d'une demande de signature 1. Vous recevez un courrier électronique vous avertissant de la demande. Si vous possédez Digital Alternatives, le document sera disponible dans la section Partagé avec vous. Le document est également joint au courrier électronique. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 35 Utilisation des documents 2. Ouvrez le document dans Digital Alternatives. 3. Examinez et signez le document. 4. Lorsque vous avez terminé, accédez au menu Demande de signature dans l'en-tête, puis cliquez sur Renvoyer le document signé. 5. La boîte de dialogue Retour de signature s'affiche. Le champ Vers est prérempli avec l'adresse électronique de l'utilisateur ayant envoyé la demande. Apportez toutes modifications nécessaires et cliquez sur Envoyer. Workflow d'analyse Suivez les étapes ci-dessous pour envoyer et recevoir des demandes d'examen. Envoi d'une demande d'examen 1. Dans un document ou l'une des fenêtres du document, cliquez sur Partager Accédez à Demander>Examiner. . 2. Dans la boîte de dialogue Demande d'examen, renseignez le champ Vers. Vous pouvez également modifier l'objet et le contenu. Cliquez sur Envoyer. 3. Lorsque le destinataire aura terminé de consulter le document, vous recevrez un courrier électronique contenant ses commentaires et le document apparaîtra dans la liste Partagé avec vous. L'état est indiqué dans la ligne du document. Finalisation d'une demande d'examen 1. Vous recevez un courrier électronique vous avertissant de la demande. Si vous possédez Digital Alternatives, le document sera disponible dans la section Partagé avec vous. Le document est également joint au courrier électronique. 2. Ouvrez le document dans Digital Alternatives. 3. Examinez et annotez le document. 4. Lorsque vous avez terminé, accédez au menu Demande d'examen dans l'en-tête, puis cliquez sur Renvoyer les commentaires. 5. La boîte de dialogue Retour d'examen s'affiche. Le champ Vers est prérempli avec l'adresse électronique de l'utilisateur ayant envoyé la demande. Apportez toutes modifications nécessaires et cliquez sur Envoyer. Workflow d'approbation Suivez les étapes ci-dessous pour envoyer et recevoir des demandes d'approbation. Envoi d'une demande d'approbation 1. Dans un document ou l'une des fenêtres du document, cliquez sur Partager Accédez à Demander>Approbation. . 2. Dans la boîte de dialogue Demande d'approbation, renseignez le champ Vers. Vous pouvez également modifier l'objet et le contenu. Cliquez surEnvoyer. 36 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Utilisation des documents 3. Lorsque le destinataire aura refusé ou approuvé les commentaires, vous recevrez un courrier électronique contenant sa décision et le document apparaîtra dans la liste Partagé avec vous. L'état est indiqué dans la ligne du document. Finalisation d'une demande d'approbation 1. Vous recevez un courrier électronique vous avertissant de la demande. Si vous possédez Digital Alternatives, le document sera disponible dans la section Partagé avec vous. Le document est également joint au courrier électronique. 2. Ouvrez le document dans Digital Alternatives. 3. Lorsque le destinataire aura finalisé la demande, le document apparaîtra dans la liste Partagé avec vous. 4. Dans la fenêtre Demande d'approbation, cliquez Refuser ou Approver. 5. La boîte de dialogue Retour d'approbation s'affiche. Le champ Vers est prérempli avec l'adresse électronique de l'utilisateur ayant envoyé la demande. L'état de refus ou d'approbation s'affiche sous l'objet. Celui-ci ne peut pas être modifié. Apportez toutes modifications nécessaires et cliquez sur Envoyer. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 37 Configuration des paramètres système Configuration des paramètres système Utilisez le panneau Paramètres pour indiquer vos préférences dans cinq zones de Xerox® Digital Alternatives (DA). Ce chapitre présente le panneau Paramètres et les options suivantes : • Informations utilisateur • Préférences • Stockage • Signature ou initiales Paramètres Pour accéder au panneau Paramètres : Sélectionnez , puis Paramètres en bas de la liste. Informations utilisateur Votre compte utilisateur de domaine est indiqué dans le champ Compte utilisateur. Il s’agit du compte utilisateur qui a été configuré lors de votre première connexion. DA peut avoir besoin d’informations supplémentaires pour pouvoir accéder à vos contacts, votre messagerie et vos éléments de calendrier. Remarque : Les champs Contacts et Calendrier s'affichent dans les paramètres sur un PC uniquement. 38 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Configuration des paramètres système Autoriser l’accès (PC uniquement) Si vous voulez utiliser les contacts et le calendrier d’un autre compte utilisateur, vous pouvez configurer un nouveau compte ou saisir des références de compte différentes et y associer votre compte. Pour associer votre compte utilisateur de domaine à un nouveau compte, procédez comme suit : 1. Cliquez n’importe où dans le champ Contacts, Calendrier. La boîte de dialogue Autoriser l’accès s’affiche. 2. Saisissez l’adresse Email de votre nouveau compte. Cette adresse doit être prise en charge par les services du domaine réseau de votre entreprise. 3. Saisissez le Domaine réseau de votre entreprise (ce champ peut demeurer vide si votre serveur Exchange ne requiert aucun domaine). 4. Saisissez le Nom de l’utilisateur associé à la nouvelle adresse électronique. 5. Saisissez le Mot de passe associé à ce compte. 6. Sélectionnez Valider. Si ces références sont acceptées, un cercle et une coche en vert apparaissent sous le champ Mot de passe avec le message « Références acceptées ». Le bouton Valider passe à Sauvegarder. 7. Sélectionnez Sauvegarder pour sauvegarder les contacts et les informations du calendrier. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 39 Configuration des paramètres système Préférences (PC uniquement) La section Préférences vous permet de déterminer la fréquence de synchronisation de votre compte DA avec le serveur DA. Pour modifier la fréquence de synchronisation : 1. Sélectionnez Préférences. La boîte de dialogue Synchronisation automatique s’affiche. 2. Sélectionnez la fréquence de synchronisation souhaitée. 3. Cliquez n’importe où en dehors de la boîte de dialogue pour sauvegarder votre modification. Stockage Le quota de stockage de chaque utilisateur est défini par un administrateur. Le quota inclut les documents que vous avez ajoutés et ceux qui ont été partagés avec vous. La fonction de nettoyage de votre espace de stockage est uniquement disponible sur PC et sur iPad. Remarque : Vous pouvez procéder aux étapes ci-dessous pour déterminer combien d’espace peut être libéré sans pour autant supprimer les documents. 40 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Configuration des paramètres système Pour libérer de l’espace de stockage : 1. Sélectionnez Stockage. Une liste des documents figurant dans votre compte s’affiche. 2. Pour trier la liste par date ou taille, sélectionnez Plus ancien ou Plus volumineux. 3. Effectuez une des opérations suivantes : a. Cochez la ou les cases correspondant aux documents à supprimer. b. Pour sélectionner tous les documents affichés, cochez ou appuyez sur la case TOUT. 4. Une fois votre sélection terminée, sélectionnez Supprimer. La boîte de dialogue Supprimer les documents ? s’affiche en vous indiquant l’espace de stockage que vous pourriez libérer. 5. Sélectionnez avec soin une des options proposées : – Pour sauvegarder les documents, sélectionnez Annuler. – Pour supprimer les documents de manière définitive, sélectionnez Supprimer. Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 41 Configuration des paramètres système Signature et initiales Vous pouvez signer et apposer vos initiales sur les sections d’un document à l’aide du widget d’annotation après avoir ajouté votre signature et vos initiales aux paramètres de votre compte. Une fois saisie, votre signature sera partagée entre tous vos périphériques connectés. Pour créer une signature et des initiales, procédez comme suit : 1. Sélectionnez Signature ou initiales. La boîte de dialogue Ajouter une signature ou Ajouter des initiales s’affiche. Remarque : L'option d'importation est uniquement disponible sur PC. 2. Sélectionnez un des modes suivants pour créer votre signature ou vos initiales : – Dessiner – Saisie (PC et iPad uniquement) – Importer (PC uniquement) Exemple : ajoutez vos initiales à l’aide du mode Dessiner. Exemple : ajoutez votre signature à l’aide du mode Taper. Une fois votre signature et vos initiales créées dans le menu Paramètres, vous pouvez signer numériquement un document ou y apposer vos initiales en sélectionnant l’outil de signature dans le widget d’annotation. 42 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives Résolution des problèmes Résolution des problèmes d’installation Le programme d’installation du client Xerox® Digital Alternatives (DA) sauvegarde les fichiers journaux qui peuvent être fournis au support DA en vue de résoudre les problèmes d’installation et de configuration. Fichiers journaux – PC client Répertoire et fichiers journaux C:\Program Data\Xerox\Install Logs • Xerox_InstallerLog_ XDigitalA_V • XRXCleanup C:\users\<username>\AppData\Local\Xerox\DigitalDocuments\Server\ – Où <username> est le nom d’utilisateur servant à se connecter au PC • XrxDigitalAlternative.Viewer – Dresse la liste des étapes de configuration de l’intégration client suivies après l’installation du logiciel Fichiers logs – Mac Répertoire /Users/<nom d'utilisateur>/Library/Containers/com.xerox.XDA/Data/Library/Logs/XDA Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 43 Contacter le support États-Unis et Canada Comptes EPS (Enterprise Print Services) Les comptes EPS reçoivent chacun un numéro de contact unique dans le cadre de leur contrat de services d’impression gérés. Les clients sont invités à utiliser ce numéro de téléphone pour joindre l’équipe de support. Xerox® Print Services Accounts Numéro de téléphone pour l’anglais :1-866-237-9728 / pour l’espagnol : 1-888-668-7868 / pour le français 1-866-487-4239. Europe, Amérique latine, Europe de l’Est Comptes EPS (Enterprise Print Services) Les comptes EPS reçoivent chacun un numéro de contact unique dans le cadre de leur contrat de services d’impression gérés. Les clients sont invités à utiliser ce numéro de téléphone pour joindre l’équipe de support. Si un client souhaite envoyer un message au Centre d’assistance de Dublin, l’adresse électronique est la suivante : XOS@support.xerox.com. Xerox® Print Services Accounts Pays de départ Numéro de téléphone Heures d’ouverture (Heure locale) Autriche 0820200118 08:30 - 18:00 Belgique 080080308 08:30 - 18:00 Danemark 70128499 08:30 - 18:00 Finlande 10804818 08:30 - 18:00 France 825540107 08:30 - 18:00 Irlande 35315171476 08:00 - 18:00 Allemagne 069 999915661 08:30 - 18:00 Allemagne 069 999915667 08:30 - 18:00 Italie 199751918 08:30 - 18:00 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives 45 Contacter le support Pays de départ Numéro de téléphone Heures d’ouverture (Heure locale) Luxembourg 3420808594 08:30 - 18:00 Pays-Bas 0900-7777738 08:30 - 18:00 Norvège 23162299 08:30 - 18:00 Portugal 707200872 08:30 - 17:00 Suisse 848000159 08:30 - 18:00 Suède 0771404110 08:30 - 18:00 Suède 0771551111 08:30 - 18:00 Espagne 902021888 08:30 - 18:00 Royaume-Uni 08708507680 08:00 - 18:00 Royaume-Uni 08708507832 08:00 - 18:00 Pologne 8004421097 08:00 - 18:00 Hongrie 17779050 08:00 - 18:00 Émirats arabes unis 80004441199 08:30 - 17:00 Afrique du Sud 860122343 08:00 - 18:00 Qatar 35315171496 08:00 - 18:00 Koweït 35315171508 08:00 - 18:00 Mexique 0800 0834933 08:30 - 18:00 Brésil 0800 047 4775 08:30 - 18:00 Égypte 08000000528 08:00 - 18:00 Arabie saoudite 8008448380 08:00 - 18:00 Inde 0008004402273 08:00 - 18:00 Bahreïn 80081303 08:00 - 18:00 Jordanie 80022957 08:00 - 18:00 Chypre 80092548 08:00 - 18:00 46 Guide d’utilisation du logiciel client Xerox® Digital Alternatives ">
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