Tiptel VCM Guide d'installation

Mode d’emploi
(F/B/CH)
tiptel Module VCM
Module de messagerie vocale et de
gestion des appels
tiptel
Sommaire
Sommaire
Sommaire ..........................................................................................................3
Remarques........................................................................................................4
Conseils sur l’utilisation de l’équipement ....................................................4
Configuration ....................................................................................................5
Configuration des utilisateurs par ordinateur ..............................................5
Répondeur téléphonique ..............................................................................7
Commutation jour/nuit ...............................................................................7
Paramètres : Répondeur téléphonique ....................................................7
Transfert des annonces .............................................................................8
Paramètre interrogation à distance...........................................................8
Notification de messages ..........................................................................9
Messages.......................................................................................................11
Commande à distance .....................................................................................12
Activation de la commande à distance ........................................................12
Fonctions de commande à distance............................................................13
Fonction Lecture des messages...............................................................13
Fonction Commutation ..............................................................................14
Fonction Modifier les annonces ................................................................14
Fonction Notification de message ............................................................15
Fonction Désactivation de l'appareil.........................................................15
Activation à distance du répondeur .............................................................15
Index..................................................................................................................16
3
Remarques
Remarques
Toutes les informations contenues dans ce manuel ou dans le matériel ou le logiciel
de configuration sont susceptibles d’être modifiées sans préavis. Cette version du
manuel est également disponible en ligne sous format PDF sur le site suivant :
www.tiptel.org. La compilation des textes et figures de ce manuel a été réalisée avec
le plus grand soin. Toutefois, des erreurs ne peuvent pas être entièrement exclues.
La reproduction de données erronées et les problèmes qui en découlent n’engagent
pas la responsabilité de l’éditeur.
© 2006 Tiptel.com GmbH Business Solutions, Ratingen. Tous droits réservés.
Conseils sur l’utilisation de l’équipement
Avant la première utilisation du module VCM, veuillez vous familiariser avec les
symboles utilisés qui sont indiqués ci-dessous.
Dans le manuel, les symboles suivants sont utilisés pour la programmation du central
ou pour l’activation ou la désactivation de fonctions :
Décrocher le combiné
...... Introduction de codes et de séquences de
chiffres
.. Introduction de touches spéciales
Touche R : fonction Flash
Raccrocher le combiné
Remarques
4
Configuration
Configuration
Configuration des utilisateurs par ordinateur
Remarque :
Contactez l’administrateur ou l’installateur de votre central
téléphonique pour obtenir les informations relatives à l'accès à votre
central téléphonique.
Vous pouvez utiliser un ordinateur pour configurer les réglages pour les utilisateurs.
A cet effet, vous avez besoin d’un ordinateur avec accès au réseau local du tiptel
3011/3022 system/office, de votre nom d’utilisateur et de votre mot de passe.
Pour effectuer la configuration, lancez votre navigateur Internet et saisissez dans la
barre d’adresse votre adresse IP ou l’identification réseau de votre central
téléphonique.
Dans la configuration d’usine, les données requises sont est « 192.168.34.100 » pour
les tiptel 30xx office ou « 192.168.1.100 ».
Dans les paragraphes suivants, la programmation se base sur la configuration
d’usine.
Exemple : L’utilisateur « Analog50 » souhaite modifier sa configuration.
5
Configuration
Le nom d’utilisateur (« Analog50 ») est préprogrammé ; un mot de passe n’est pas
demandé.
Après l’enregistrement, la page Web suivante s’affiche:
6
Configuration
Répondeur téléphonique
Si votre administrateur vous a attribué un répondeur, vous pourrez le configurer dans
ce menu.
Commutation jour/nuit
Votre central téléphonique propose 6 profils de configuration différents. Ces profils
sont établis par l’administrateur et attribués à certains utilisateurs pour la
commutation. Vous pouvez ici permuter entre les différents profils. La programmation
horaire permet d’obtenir une commutation automatique.
Paramètres : Répondeur téléphonique
Activation
Cette option vous permet d’activer ou de désactiver votre répondeur téléphonique.
Choix de la langue
Sélectionnez ici la langue utilisée pour les communications vocales du répondeur.
Elle sera employée pour les fonctions suivantes :
•
• Pour l’annonce par défaut préprogrammée.
• Pour l’annonce lors de l’interrogation à distance.
Pour l’annonce lors de la notification des messages.
7
Configuration
Mémoire attribuée
L’espace mémoire disponible est affiché ici.
Sélection de l’annonce
Vous sélectionnez ici votre annonce personnalisée. En ce qui concerne la
transmission de l’annonce, reportez-vous à la section « Transmission des annonces »
dans ce chapitre.
Temporisation du déclenchement
Paramétrez ici le délai avant la prise de l’appel.
Durée maximale du message
Paramétrez ici la durée maximale du message. Lorsque la durée est écoulée, le
répondeur passe une annonce de fin puis s’arrête.
Transfert des annonces
Enregistrer/effacer une annonce
Vous enregistrez ici votre annonce sous forme de fichier WAV dans votre
ordinateur.
Vous effacez ici l’annonce du central téléphonique.
Nom de l’annonce
Cette option vous permet de donner un nom à votre annonce.
Type d’annonce
Vous définissez ici si l’appelant pourra laisser ou non un message après avoir écouté
l’annonce.
Paramètre interrogation à distance
Vous pouvez consulter ou configurer votre répondeur via un téléphone. Cette
commande requiert un téléphone avec la numérotation DTMF. Vous pouvez effectuer
l’interrogation à distance dans les circonstances suivantes :
•
Vous téléphonez de l’extérieur et le numéro MSN sortant de votre téléphone est
identique au numéro QRC de votre répondeur.
•
Vous avez activé la fonction « Interrogation à distance via 930 ». Un appel interne
au 930 déclenche directement l’interrogation à distance. La sélection du
répondeur est opérée via le numéro sortant de l’appelant (le poste 50 compose le
930 => le répondeur du poste 50 passe au mode interrogation à distance).
8
Configuration
•
Vous avez activé l'interrogation à distance dans la configuration et saisi un code
d'interrogation à distance. Après un appel, vous pouvez maintenant composer le
code d'interrogation à distance pendant l'annonce pour activer l'interrogation à
distance.
Quick Remote Control (QRC)
Le numéro QRC (Quick Remote Control) vous permet d’activer l’interrogation à
distance à partir de l’extérieur sans saisir de code d’interrogation à distance. Par
exemple, si vous avez entré le numéro de votre téléphone portable et l’utilisez pour
appeler le répondeur, vous serez reconnu et autorisé à commencer l'interrogation à
distance sans devoir saisir de code. Il est impossible de saisir le numéro d’un poste
interne. Les numéros QRC ne sont que des numéros externes.
Interrogation à distance via le 930
Vous paramétrez ici si vous pouvez consulter votre répondeur directement à partir de
votre poste interne en composant le numéro interne 930.
Code d’interrogation à distance
Vous devez saisir un code d’interrogation à 4 chiffres. Il servira d’identifiant pour
l’activation de l’interrogation à distance.
Interrogation à distance
Vous choisissez ici d’autoriser ou non l’interrogation à distance.
Activation à distance
Vous définissez ici si le répondeur peut être activé à distance. Si vous choisissez
« Oui », le répondeur prend l’appel après 50 secondes, même si le téléphone est
déconnecté, et attend la saisie du code d’interrogation à distance. Le répondeur peut
donc être activé à distance.
Remarque :
Le répondeur sonnera alors en même temps que le poste de
l’utilisateur. L’appelant obtient une tonalité libre même si le poste est
occupé et le signal de deuxième appel a été désactivé. La fonction
« Déviation d’appels sur occupation » ne sera pas déclenchée.
Effacement à distance
Vous choisissez ici d’autoriser ou non l’effacement à distance des messages.
Notification de messages
La fonction de notification de message vous permet d’être informé automatiquement
de l’arrivée de nouveaux messages.
9
Configuration
Notification de messages
Cette option vous permet d’activer ou de désactiver la notification des messages
reçus.
Mode de notification des messages
Vous définissez ici le mode de notification des messages.
Vous avez le choix entre les options suivantes :
•
SMS
La réception d’un message est automatiquement suivie de l'envoi d'un SMS.
L’administrateur doit avoir préalablement configuré la fonction SMS.
•
Appel
La réception d’un message déclenche automatiquement l’appel d’un numéro de
destination préprogrammé. Dès que la ligne est libre, le répondeur raccroche. Si
le numéro destinataire est occupé, le numéro est recomposé jusqu'à trois fois
dans un intervalle de trois minutes. Le destinataire de la notification peut, grâce
à l’information CLIP, voir dans la liste d’appels de son téléphone qu’il a reçu un
message sur son répondeur.
•
Annonce vocale
La réception d’un message est automatiquement suivie de l’appel d’un numéro
destinataire préprogrammé. Si le numéro destinataire prend l’appel, l’annonce
de notification de message est diffusée. Consultez les messages en entrant votre
code d’interrogation à distance. Si le numéro destinataire est occupé, le numéro
est recomposé jusqu'à trois fois dans un intervalle de trois minutes. A défaut
d‘interrogation à distance dans délai programmé pour le rappel (5 à 60 minutes),
le répondeur téléphonique recompose le numéro de destinataire. A défaut
d‘interrogation à distance, votre répondeur exécute, en fonction de la
configuration, aucun, un, ou deux rappels. Lorsque toutes les tentatives de
notification n’ont pas abouti, le répondeur met en attente la notification jusqu’à
l’arrivée d’un nouveau message. Les paramètres suivants s’appliquent à cette
fonction :
•
Numéro de destination
•
Répétition des annonces
•
Appel collectif
•
Nombre de rappels
•
Délai avant rappel
Numéro de destination
Vous indiquez ici le numéro de destination de la notification de messages.
Les options suivantes s’appliquent uniquement au mode « Notification de messages
par annonce vocale ».
10
Configuration
Répétition de l’annonce
Vous définissez ici le nombre de répétitions de l’annonce de notification. Vous
pouvez entrer une valeur comprise entre 1 et 8.
Nombre de messages (Annonce collective)
Vous définissez ici à partir de combien de messages le répondeur doit déclencher la
notification de messages. Vous pouvez entrer une valeur comprise entre 1 et 5.
Nombre de rappels
Sélectionnez ici le nombre maximal de rappels.
Délai avant rappel
Vous définissez ici le délai avant rappel. Vous pouvez entrer une valeur comprise
entre 5 et 60 minutes.
Messages
Si votre administrateur vous a attribué un répondeur, vous pouvez à partir de ce
poste consulter le journal de vos messages.
Vous enregistrez ici le message sous forme de fichier WAV dans votre
ordinateur.
Vous effacez ici le message du central téléphonique.
11
Commande à distance
Commande à distance
Vous pouvez commander votre répondeur à distance dans le monde entier via le
clavier d'un téléphone DTMF. Pour exécuter la commande à distance, vous avez
besoin de votre code personnel d'interrogation à distance. Vous pouvez paramétrer
ce code comme indiqué dans le paragraphe « Paramètres ».
Activation de la commande à distance
Appelez votre répondeur personnel.
Il est joignable en interne en
composant le 930 à partir du poste
associé ou en composant le
numéro de l’extension. En externe,
il faut composer le numéro
MSN/DDI.
Vous entendez l'annonce actuelle.
Entrez le code d'interrogation à
distance sur le clavier du téléphone.
En cas d'erreur, annulez l'entrée au
moyen de la touche étoile (*) et
recommencez.
L'identification de chaque chiffre est
confirmée par un message vocal.
Pour valider l'entrée, appuyez sur la
touche dièse ().
Si le code a été reconnu, votre module
VCM émet un message vocal. En cas de
code erroné, l'appareil coupe la ligne.
Remarque : Si vous avez activé la fonction QRC (cf. Manuel d’installation) pour le
numéro que vous utilisez pour appeler, votre répondeur personnel
émet directement un message vocal. Il est alors inutile d’entrer votre
code d’interrogation à distance.
Activez la fonction souhaitée en
appuyant sur la touche numérique
correspondante (par exemple, 2
pour lire tous les nouveaux
messages).
Chaque pression sur la touche est
confirmée.
Pour terminer une fonction,
appuyez sur la touche 8.
La fonction en cours est terminée.
Terminez la commande à distance
en appuyant successivement sur
les touches étoile et dièse.
12
Commande à distance
Fonctions de commande à distance
Fonction Lecture des messages
Lecture de tous les messages
Appuyez sur la touche 3.
La lecture commence au premier
message.
Lecture de nouveaux messages
Appuyez sur la touche 2.
La lecture des nouveaux messages non
encore écoutés commence.
Répétition
Appuyez sur la touche 5 pendant la
lecture.
Les 3 dernières secondes sont répétées.
Interruption de la lecture (pause)
Appuyez sur la touche 8.
La lecture est interrompue.
Reprise de la lecture après la pause
Appuyez sur la touche 5.
La lecture reprend au point où elle a été
interrompue.
Chercher (Skip)
Appuyez sur la touche 4 (recul) ou 6
(avance) pendant la lecture.
Le message en cours est répété ou ignoré.
Annonce du numéro d‘appel
Appuyez sur la touche 2 pendant la
lecture.
La lecture est interrompue et le numéro de
l‘appelant est présenté (à condition que la
présentation de la ligne appelante ait été
activée par l‘opérateur de réseau).
Effacer le message actuel
Appuyez sur la touche 7 pendant la
lecture.
Le message en cours est effacé.
Effacer tous les messages
Appuyez successivement sur les
touches * et 7.
Tous les messages sont effacés.
13
Commande à distance
Fonction Commutation
Activer/désactiver la notification
Appuyez successivement sur les
touches * et 4.
L'état actuel (activé ou désactivé) est
communiqué.
Attention : Le type de notification (par
SMS ou appel téléphonique) correspond
au dernier paramétrage effectué dans
l’interface Internet.
... Permuter les annonces
Appuyez successivement sur la touche
7 et sur l'annonce désirée (entre 0 ... et
9).
L'annonce sélectionnée est lue pour
contrôle. L'appareil répond au prochain
appel avec cette annonce.
Fonction Modifier les annonces
... Modifier les annonces
Appuyez successivement sur la touche
9 et l'annonce désirée (1 à 9).
Votre répondeur vous invite à parler.
Si vous avez composé le numéro
MSN d’un répondeur, vous pourrez
modifier uniquement les annonces
8 et 9.
Enregistrez l'annonce.
Dans le cas d‘une annonce avec
possibilité de laisser un message :
Appuyez sur la touche 8 après avoir
dicté votre annonce.
L'annonce est rediffusée pour contrôle. A
la fin, vous entendez une tonalité.
Dans le cas d'une annonce sans
possibilité d'enregistrement :
Appuyez sur la touche # après avoir
dicté votre annonce.
L'annonce est rediffusée pour contrôle. A
la fin, vous entendez deux tonalités.
ou
14
Commande à distance
Fonction Notification de message
Modifier le numéro destinataire pour
la notification
Appuyez successivement sur les
touches * et 9.
Le numéro de destination actuel est
diffusé. Ensuite, vous êtes invité de saisir
un nouveau numéro de destination.
Composez le nouveau numéro de
destination.
Chaque chiffre est confirmé.
Pour supprimer le numéro de
destination, appuyez sur la touche
étoile ().
Le numéro de destination est effacé.
Pour valider le numéro de destination,
appuyez sur la touche dièse ().
Le nouveau numéro de destination est
communiqué pour contrôle.
Fonction Désactivation de l'appareil
Désactivation de la fonction
Répondeur
Actionnez successivement les touches
* et 0.
Votre répondeur coupe la ligne et ne prend
plus d'autres appels.
Activation à distance du répondeur
Appelez le numéro de votre
répondeur.
L'appareil répond après 50 secondes en
émettant une tonalité.
Entrez le code d'interrogation à
distance sur le clavier du téléphone
et confirmez avec la touche #.
L'annonce est lue pour contrôle.
L'appareil peut être commandé à
distance (p. ex. pour dicter un nouveau
message). Votre répondeur est
maintenant prêt à fonctionner et à
prendre les appels.
Remarque : L’activation de la commande à distance exige qu’un code
d’interrogation à distance soit programmé dans votre central et que
vous ayez activé la fonction « Commande à distance » .
Si vous appelez l’appareil désactivé en composant un numéro
classé « QRC » dans votre central téléphonique, celui-ci répondra à
l’appel en diffusant l’annonce vocale habituelle. Il suffit de taper pour activer à tout moment la commande à distance de votre
répondeur. Vous obtenez une confirmation vocale (« Répondeur
activé »).
15
Index
N
Index
Nombre de messages ...................... 13
Nombre de rappels ........................... 13
Notification de message
annonce vocale ............................. 12
appel.............................................. 12
SMS ............................................... 12
Notification de messages ........... 11, 12
Numéro de destination...................... 12
A
Activation............................................. 9
Activation à distance................... 11, 17
Activation de la commande
à distance...................................... 14
Annonce
répondeur simple .......................... 10
répondeur-enregistreur ................. 10
Annonce collective ............................ 13
P
Paramètre interrogation à distance... 10
Paramètres
répondeur téléphonique.................. 9
Présentation de la ligne appelante ... 15
C
Chercher (Skip) ................................. 15
Choix de la langue .............................. 9
Code d’interrogation à distance . 11, 12
Code d'interrogation à distance........ 14
Commande à distance ..................... 14
Commutation jour/nuit ........................ 9
Configuration
par ordinateur.................................. 7
Q
QRC................................................... 11
Quick Remote Control....................... 11
R
Remarques.......................................... 5
Répétition de l’annonce .................... 13
Répondeur simple............................. 16
Répondeur téléphonique .................... 9
Répondeur-enregistreur.................... 16
D
Délai avant rappel ............................. 13
Désignation de l’annonce ................. 10
Durée maximale du message ........... 10
S
Sélection de l’annonce...................... 10
E
T
Effacement à distance ...................... 11
Effacer à distance ............................. 15
Effacer une annonce ......................... 10
Enregistrer une annonce................... 10
Temporisation du déclenchement .... 10
Transfert des annonces .................... 10
U
F
Utilisation de l’équipement.................. 5
Fonctions de commande à distance 15
I
Interrogation à distance .................... 11
Interrogation à distance via le 930 .... 11
M
Mémoire attribuée ............................. 10
Messages.......................................... 13
16
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