EBP Gestion Commerciale Open Line 2009 Mode d'emploi
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ドキュメント
EBP Gestion commerciale Open
Line 2009
Table des matières
Félicitations ! ........................................................................................................................................1
Convention d'utilisation d'EBP .................................................................................................................3
Préambule .........................................................................................................................................3
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 ) .....................................................3
Étendue des obligations de support d’EBP ..............................................................................................3
Assistance de proximité sur le site ........................................................................................................3
Sauvegarde des données .....................................................................................................................3
Limitation de garantie .........................................................................................................................3
Limitations de responsabilité ................................................................................................................4
Dispositions finales .............................................................................................................................4
Présentation de l'aide .............................................................................................................................5
L'arborescence ...................................................................................................................................5
Les pages ..........................................................................................................................................5
MISE EN ROUTE ....................................................................................................................................7
Configuration minimale requise ............................................................................................................7
Installation.........................................................................................................................................8
Le dossier de démonstration ................................................................................................................9
Activation du logiciel ......................................................................................................................... 10
Comment obtenir le code d'activation ?............................................................................................. 10
Introduction du code d'activation manuellement ................................................................................ 10
INFORMATIONS GÉNÉRALES ................................................................................................................. 11
Interface.......................................................................................................................................... 11
Présentation du volet de navigation..................................................................................................... 12
Détail des menus et fonctions associées............................................................................................ 12
Les Actions ...................................................................................................................................... 13
LES MASQUES DE SAISIE .................................................................................................................. 14
Les champs de saisie ...................................................................................................................... 14
Liste déroulante ............................................................................................................................. 15
La barre d'outils des textes enrichis.................................................................................................. 16
Barres d'outils du corps des documents ............................................................................................ 17
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION.............................................................................................. 18
La fenêtre principale de navigation ................................................................................................... 18
Menu contextuel des colonnes ......................................................................................................... 19
Export à partir de la fenêtre principale de navigation .......................................................................... 20
Les filtres ...................................................................................................................................... 21
Les vues ....................................................................................................................................... 22
GESTION D'UNE FICHE ...................................................................................................................... 23
Gestion d'une fiche......................................................................................................................... 23
Notes ........................................................................................................................................... 25
GUIDE................................................................................................................................................ 27
COMMENT COMMENCER ? .................................................................................................................. 27
Interface....................................................................................................................................... 27
Comment commencer ? .................................................................................................................. 28
Options à remplir dès maintenant .................................................................................................... 29
Les données de base ...................................................................................................................... 30
Comment créer les données principales ? .......................................................................................... 31
Tout est prêt ! ............................................................................................................................... 32
COMMENT GÉRER UN DEVIS ? ............................................................................................................ 33
Comment créer un devis ?............................................................................................................... 33
Comment accepter un devis ?.......................................................................................................... 34
Transférer un document.................................................................................................................. 35
Regrouper les documents................................................................................................................ 37
Comment imprimer un document ? .................................................................................................. 40
Comment envoyer un document par e-mail ? .................................................................................... 41
Comment relancer un devis ? .......................................................................................................... 42
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ? ............................................................................... 43
Saisir un acompte sur un devis ........................................................................................................ 43
Saisir une facture d'acompte ........................................................................................................... 43
Rattacher une facture d'acompte à une facture .................................................................................. 43
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ? ...................................................................................................... 44
Comment créer une facture ? .......................................................................................................... 44
Transférer un document.................................................................................................................. 45
Comment imprimer un document ? .................................................................................................. 47
Comment envoyer un document par e-mail ? .................................................................................... 48
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?............................................................................................................ 49
Comment créer un avoir ? ............................................................................................................... 49
Comment envoyer un document par e-mail ? .................................................................................... 50
Comment imprimer un document ? .................................................................................................. 51
iii
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Historique Clients/Articles .................................................................................................................. 52
Historique par documents ............................................................................................................... 52
Historique par Articles .................................................................................................................... 52
Comment gérer l'éco contribution ?..................................................................................................... 54
Création du barème........................................................................................................................ 54
Utilisation du barème éco-contribution.............................................................................................. 54
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?............................................................................. 55
Historique du document..................................................................................................................... 56
Présentation de l'historique ............................................................................................................. 56
Fonctionnement de l'historique ........................................................................................................ 56
Exemples ...................................................................................................................................... 56
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fourisseurs ?........................................................ 58
Consultation de l'échéancier ............................................................................................................ 58
Relances clients ............................................................................................................................. 58
Historique de la ligne......................................................................................................................... 59
Présentation de l'historique ............................................................................................................. 59
Fonctionnement de l'historique ........................................................................................................ 59
Exemples ...................................................................................................................................... 60
Le Transfert Comptable ..................................................................................................................... 61
Comment sauvegarder ?.................................................................................................................... 62
Comment restaurer ? ........................................................................................................................ 63
Comment consulter le journal des événements ? .................................................................................. 64
MANUEL ............................................................................................................................................. 65
FICHIER .......................................................................................................................................... 65
Nouveau dossier ............................................................................................................................ 65
Créer un nouveau raccourci............................................................................................................. 66
Ouvrir un dossier ........................................................................................................................... 67
Fermer un dossier .......................................................................................................................... 68
Quitter l'application ........................................................................................................................ 69
VENTES ........................................................................................................................................... 70
Ventes - Démarrer une tâche........................................................................................................... 70
DOCUMENTS DE VENTE .................................................................................................................. 71
TRAITEMENTS... ............................................................................................................................ 88
CLIENTS ....................................................................................................................................... 95
COMMERCIAUX ............................................................................................................................ 102
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 108
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 112
RÈGLEMENTS ................................................................................................................................. 113
Règlements - Démarrer une tâche.................................................................................................. 113
CLIENTS ..................................................................................................................................... 114
FOURNISSEURS ........................................................................................................................... 118
DONNÉES.................................................................................................................................... 122
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 127
ACHATS......................................................................................................................................... 128
Achats - Démarrer une tâche......................................................................................................... 128
DOCUMENTS D'ACHAT .................................................................................................................. 129
TRAITEMENTS... .......................................................................................................................... 146
FOURNISSEURS ........................................................................................................................... 153
RÈGLEMENTS .............................................................................................................................. 160
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 164
ARTICLES ...................................................................................................................................... 165
Articles - Démarrer une tâche........................................................................................................ 165
ARTICLES.................................................................................................................................... 166
STOCK........................................................................................................................................ 173
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 182
OPÉRATIONS.................................................................................................................................. 183
Opérations - Démarrer une tâche ................................................................................................... 183
Regrouper les documents.............................................................................................................. 184
Livrer une commande ................................................................................................................... 187
Le Transfert Comptable................................................................................................................. 189
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 190
PARAMÈTRES ................................................................................................................................. 191
Paramètres - Démarrer une tâche .................................................................................................. 191
TAXES ........................................................................................................................................ 192
DIVERS....................................................................................................................................... 197
Impression - Fenêtre principale de navigation.................................................................................. 205
OUTILS.......................................................................................................................................... 206
Sauvegarde rapide ....................................................................................................................... 206
Sauvegarde................................................................................................................................. 207
Restauration................................................................................................................................ 208
Assistant de maintenance des données ........................................................................................... 209
Supprimer un dossier ................................................................................................................... 210
iv
Table des matières
Editeur de modèle ........................................................................................................................ 211
Import/Export de la configuration .................................................................................................. 212
Archivage.................................................................................................................................... 213
Journal des événements................................................................................................................ 214
Import de données....................................................................................................................... 216
Export de données ....................................................................................................................... 221
OPTIONS .................................................................................................................................... 222
INFORMATIONS SOCIÉTÉ ................................................................................................................... 249
Assistance technique ....................................................................................................................... 249
Nous contacter ............................................................................................................................... 250
Glossaire .......................................................................................................................................... 251
Index ............................................................................................................................................... 253
v
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TM
2009 et donne toutes les informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
La touche F1 ou le bouton Aide pour une aide directe sur un écran précis,
Le menu ? - Aide + Nom du module ouvert, pour obtenir une aide générale est composée d’un Sommaire,
d’un Index qui affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la
totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
1
Convention d'utilisation d'EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS de
Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser
transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de dupliquer le progiciel
ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur
son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne
droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels
sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre
que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation ( loi Chatel du 3 janvier 2008 )
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale
sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la
commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution de sa
commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le territoire
métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut pas
exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la
mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution
commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et
automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des informations
relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à
fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait
rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une difficulté
technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire,
le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention pour
l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP
ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes de bonne
gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des
systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le
fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par
EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue
responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour l'essentiel,
au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de résultat.
La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite
y compris, de manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
3
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir
une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas responsables à raison
de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions d’activité, pertes
d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par
EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même qu’EBP ou ses
fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un
fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence de
fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront
responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le
CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat
d’assistance. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement ou bien
passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un
distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors
que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés. Conformément
à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux
données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
4
Présentation de l'aide
La fenêtre d'aide se compose de deux parties : l'arborescence et les pages.
L'arborescence
Sur la partie gauche, vous trouverez tous les chapitres et pages auxquelles vous pourrez accéder.
Les différents chapitres se reconnaissent grâce au petit l"Livre" qui apparaît devant le titre du chapitre. Vous
pouvez cliquer dessus à l'aide de la souris pour faire apparaître son contenu.
Remarque
Un chapitre peut contenir plusieurs autres chapitres.
Le guide d'utilisation vous permet de connaître les différentes étapes à suivre pour vous familiariser avec le
logiciel, mettre en place votre dossier, et savoir quelles sont les possibilités offertes par EBP Devis-Factures
Open Line TM Pratic .
L'aide contient également le manuel de référence. Il référence des pages, qui se réfèrent à des écrans précis
dans le logiciel. Ce sont ces pages qui apparaissent lorsque vous utilisez la touche F1 dans le programme.
L'arborescence de la partie manuel reflète l'arborescence de la barre de navigation dans le logiciel (Ventes,
Règlements, Articles, Opérations, Paramètres).
Vous disposez également d'un glossaire qui référence les définitions des termes les plus couramment utilisés
dans le logiciel.
Les pages
Les pages sont caractérisées par un petit icône avec un point d'interrogation dans l'arborescence.
Pour afficher le contenu d'une page, il suffit de cliquer à l'aide de la souris sur le titre de la page.
Son contenu s'affiche alors dans la partie droite de votre fenêtre d'aide.
Dans ces pages, vous trouverez :
Champs obligatoires
Les champs, dont la saisie est obligatoire pour la validation d'une fiche, seront matérialisés par une * derrière
le champ.
Des liens vers d'autres pages
Les mots soulignés en bleu sont des liens qui vous renvoient vers d'autres pages. Vous pouvez y accéder en
cliquant dessus avec la souris et revenir ensuite à la page précédente en utilisant le bouton Précédent en haut
de la fenêtre d'aide.
Devant les termes les plus couramment utilisés, vous aurez l'icône
ce terme.
permettant d'accéder à la définition de
Vous pouvez également accéder aux définitions des termes couramment utilisés par le Glossaire.
Des remarques, astuces, exemples, règles de calcul et avertissements.
Vous pouvez les reconnaître facilement car elles apparaissent toujours de la même façon :
Exemple... Remarque
Exemple...Astuce
Exemple...Exemples...
Exemple...Règles de calcul
Exemple...Avertissement
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Le fichier d'aide doit évoluer et s'étoffer au fûr et à mesure des versions du logiciel. Si des éléments vous
manquent, n'hésitez pas à nous le faire savoir !
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MISE EN ROUTE
Configuration minimale requise
La configuration minimale conseillée pour une utilisation optimale de votre logiciel est la suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go (2 Go pour Windows Vista)
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Systèmes d'exploitation supportés :
o Windows XP SP2
o Windows Vista SP1*
* Windows Vista version 32 bits
Windows XP et Vista sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l'acquisition préalablement à l’installation
du logiciel.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Installation
Lors de l'installation, la présence des composants ci-dessous est vérifiée :
Windows installer 3.1
Internet Explorer 6.0 SP1
Framework 2.0
S'ils ne sont pas présents sur le poste, ils sont automatiquement installés lors de la procédure.
SQL Server 2005 est également installé avec une instance "ebp".
L'instance "ebp" permet de réaliser des créations de dossier, sauvegarde et restauration simplifiée.
Ensuite, les éléments composants l'intégré sont installés.
8
MISE EN ROUTE
Le dossier de démonstration
Accès : Menu Fichier / Ouvrir
Le dossier Démonstration vous permet de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
De ce fait, nous vous conseillons vivement d'ouvrir le dossier afin de vous familiariser avec le logiciel avant de
créer votre propre dossier-société.
A l'ouverture du dossier de démonstration, une page d'accueil apparaît affichant une synthèse de l'activité
(tableau de bord).
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Activation du logiciel
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TM 2009 Pour
pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d'activation qui est fourni par EBP
Compta & Gestion Commerciale Open Line TM 2009 .
Tant que le code d'activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d'évaluation. Cela signifie que vous
pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours.
Au delà, le logiciel passe en version limitée en nombre de données : 20 articles, 20 documents, 100 écritures
comptables et les impressions porteront la mention "Démonstration". Après cette limite, vous devrez saisir
votre code d'activation pour ouvrir votre dossier.
Comment obtenir le code d'activation ?
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Activez votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet EBP, la connexion à notre site Web se fera
automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Vous n’aurez ensuite qu’à suivre les
instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera automatiquement
vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
Introduction du code d'activation manuellement
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activez votre logiciel. La fenêtre
d'activation s'ouvre et vous avez alors accès aux zones suivantes :
Le nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le courrier en
respectant la même syntaxe (points, majuscules).
La licence
Vous devez saisir ici le numéro de licence indiqué sur le courrier "Licence d’Utilisation" joint à la boîte
du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et vous permettra,
entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Le code d’activation
Vous devez saisir ici le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point, qu’EBP vous a
communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK.
Un message d'avertissement apparaît :
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du logiciel correspond ce
code.
Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est incorrect. Dans ce
cas, vous pouvez ressaisir votre code en passant par le menu ? - Activez votre logiciel.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Interface
EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TM 2009 évolue dans un environnement Windows XP ou
supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre
environnement de travail quotidien :
Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
Une barre d’état (en bas de l'écran) contient l'icône EBP.
Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc..)
Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Présentation du volet de navigation
Le volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de se déplacer rapidement entre les données.
Il est composé de 3 parties :
5 menus,
une barre de navigation qui contient les fonctions associées à chaque menu,
une barre de tâches qui contient les actions possibles pour chaque fonction.
Les menus et fonctions associées sont également disponibles à partir de la barre de menus située en haut
de l'application (Fichier, édition, affichage...)
Détail des menus et fonctions associées
Ventes : Démarrer une tâche, Documents de vente, Clients (Fiche, Famille, Historique, Statistiques),
Commerciaux (Fiche, Famille, Barèmes, Commissions), Règlements, Échéancier, Impressions ;
Règlements : Démarrer une tâche, Clients (Règlements, Échéancier), Fournisseurs (Règlements,
Échéancier), Données (Banques, Moyens de paiement, Modes de règlement), Impressions ;
Achats : Démarrer une tâche, Documents d'achat, Fournisseurs (Fiche, Famille, Historique, Statistiques),
Règlements, Échéancier, Impressions ;
Articles : Démarrer une tâche, Documents de stock (Bons de stock, Inventaire, Mouvements de stock),
Articles (Fiche, Famille, Historique clients, Statistiques), Tarifs (Tarifs et promotions, Catégories tarifaire),
Impressions ;
Opérations : Démarrer une tâche, Regrouper les documents, Livraison de commandes, Transfert en
comptabilité, Impressions;
Paramètres : Démarrer une tâche, Taxes (TVA, Territorialité, barèmes eco-contribution), Données diverses
(Civilités, Codes postaux, Départements, Pays, Codes NAF, Frais de port, Secteurs géographiques, Unités,
Localisation), Impressions.
Pour chaque menu, vous disposez en début de détail d'une entrée de menu "Démarrer une tâche". Cette
entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
En cliquant sur la barre de séparation entre les menus et les fonctions associées à chaque menu, vous avez
la possibilité de déplacer les menus uniquement en icônes, ainsi vous n'aurez plus d'ascenseur dans les
fonctions associées de chaque menu.
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Les Actions
Les Actions sont accessibles à partir :
de la barres de tâches située au dessus de la barre de navigations,
du menu contextuel (clic droit) des fenêtres principales de navigation,
du menu Actions de la barre de menus des fiches.
Les actions varient en fonction de la fenêtre principale de navigation ou de la fiche affichée.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
LES MASQUES DE SAISIE
Les champs de saisie
Afin de faciliter l'utilisation du logiciel, des champs de saisie ayant des caractéristiques particulières sont
proposés :
Ouvre la fiche de la donnée sélectionnée dans la zone.
Ouvre la liste des données.
Raccourci clavier [F4]
Ouvre une liste déroulante ou un calendrier.
Raccourci clavier [Flèche basse]
Zone de texte simple : Permet de saisir du texte (ex : zone Désignation d’une fiche article).
Pour une zone multi-lignes (exemple : Notes), utilisez les touches suivantes :
o [Entrée] pour passer à la ligne suivante.
o [Ctrl] + [flèche biais] et [Ctrl]+[Fin] pour accéder au début et à la fin du texte saisi.
o [flèche biais] et [Fin] pour accéder au début et à la fin de la ligne.
Les champs inaccessibles sont grisés.
14
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Liste déroulante
La liste déroulante est disponible à partir des champs de saisie contenant l'icône
Elle permet d'afficher la liste des données d'une table.
.
- Champ "Code Client" en entête de document
- Champ "Pays" dans les parties Adresses
- Champ "Article" dans le corps du document ...
Ouverture de la liste
Une liste peut être ouverte par :
la touche [F4],
l'icône ,
la touche [Flèche basse] du clavier.
Sélection des données
La sélection des données s'effectue soit :
par un clic dans la case à cocher située en première position dans la liste déroulante,
par un clic n'importe où sur une des lignes de la liste déroulante,
puis la touche [Entrée] ou bouton Sélectionner.
Elle peut également s'effectuer par la saisie de tout ou une partie du code ou libellé de la donnée souhaitée. La
liste s'ouvre alors et se filtre sur la 1ere ligne correspondante à la saisie.
Cette sélection peut être :
mono : sélection d'une seule donnée
choix d'un code client en entête de document
ou
multi : sélection de plusieurs données
choix de plusieurs articles dans le corps d'un document
Si la saisie effectuée ne correspond pas à une donnée existante, la liste déroulante s'affiche mais elle est
"vide".
Fonctions de la liste
La liste déroulante contient les fonctions suivantes :
Sélectionner
Ce bouton et la touche [Entrée] permettent de valider la sélection des données.
Fermer
Ce bouton et la touche [F4] permettent de fermer la liste sans sélectionner de données.
Ajouter
Ce bouton et la touche [Inser] permettent d'ouvrir une nouvelle fiche de données.
Modifier
Ce bouton et la touche [F2] sont disponibles uniquement si ou moins une donnée est cochée dans la liste.
Ils permettent d'ouvrir une fiche de données existante en mode modification.
Rafraîchir
Ce bouton et la touche [F5] permettent de mettre à jour la liste déroulante.
Si vous sélectionnez plusieurs lignes de données puis demandez à Rafraîchir, la sélection des données est
annulée.
Sélection d'une Vue
Cette liste permet de changer l'affichage de la liste.
Éditeur de vue
La sélection de ce bouton permet de réaliser une nouvelle vue des données.
15
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
La barre d'outils des textes enrichis
Dans tous les champs de type texte enrichis (dans les descriptions Articles, dans vos documents, dans l'onglet
Notes disponible dans toutes les fiches etc...) vous avez la possibilité d'appliquer aux textes différents attributs
:
Police
Sélectionnez dans la liste déroulante la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Nombre de caractères
Indiquez la taille de la police à appliquer sur le texte sélectionné.
Gras
Cliquez sur cet icône pour mettre en gras le texte sélectionné.
Italique
Cliquez sur cet icône pour mettre en italique le texte sélectionné.
Souligné
Cliquez sur cet icône pour souligner le texte sélectionné.
Barré
Cliquez sur cet icône pour barrer le texte sélectionné.
Aligné à gauche
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la gauche.
Centré
Cliquez sur cet icône pour centrer le texte sélectionné.
Aligné à droite
Cliquez sur cet icône pour aligner le texte sélectionné sur la droite.
Justifié
Cliquez sur cet icône pour justifier le texte sélectionné (toutes les lignes sont alignées à droite comme à
gauche).
Puce
Cliquez sur cet icône pour afficher le texte sélectionné sous forme de paragraphe commençant par une puce.
Diminuer le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la gauche (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la gauche).
Augmenter le retrait
Cliquez sur cet icône pour déplacer le texte sélectionné vers la droite (aligne le texte sur le précédent texte
positionné vers la droite).
Couleur de police
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte à saisir.
Couleur de sur-lignage
Cliquez sur cet icône pour choisir la couleur à appliquer au texte sélectionné.
Annuler
Cliquez sur cet icône pour annuler les dernières saisies, modifications réalisées.
Refaire
Cliquez sur cet icône pour remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Orthographe
Cliquez sur cet icône pour vérifier l'orthographe du texte saisi.
Les mots contenant des fautes seront automatiquement soulignés en rouge.
Un dictionnaire est livré avec le correcteur orthographique. Des mots synonymes à ceux saisis vous seront
proposés pour corriger les mots sur lesquels des erreurs ont été saisies. Vous pouvez donc choisir parmi les
synonymes proposés, ou bien ressaisir directement le bon mot, ou encore choisir d'ignorer la correction et
ajouter le mot à votre dictionnaire (afin que celui-ci ne soit plus souligné lors de la prochaine saisie).
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Barres d'outils du corps des documents
Dans l'onglet Corps d'un document, vous disposez d'une barre d'outils avec de nombreuses fonctions :
Insérer
Ce bouton permet d'insérer une ligne au dessus de la ligne ou vous êtes positionné.
Par la flèche à droite sur le bouton, vous avez la possibilité d'insérer :
o une ligne article de type Bien
o une ligne article de type Service (uniquement les documents de vente)
o un Saut de page
Il permet d'insérer un saut de page. Lors de l'impression, ce saut de page vous permettra d'avoir un
imprimé sur 2 pages.
o un Sous total
Il permet d'insérer un sous total contenant la somme des articles précédents cette ligne.
Le sous total est disponible uniquement pour les documents de vente.
Supprimer
Ce bouton permet de supprimer la ligne sélectionnée.
Vues
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la grille de saisie.
Saisissez le nom de ma nouvelle vue puis sélectionner les colonnes que vous souhaitez, la position et la taille de
chacune de celles-ci.
Monter/Descendre
Ces boutons permettent de modifier la position des lignes.
Couper/Copier/Coller
Ces boutons permettent de modifier des données par un couper ou copier et un coller.
Dans un même document ou dans un autre de même type ou pas.
Générer l'article
Ce bouton permet de créer automatiquement une nouvelle fiche article dans la base articles.
L'article généré contiendra les informations suivantes :
o
Code
Si l'utilisation des compteurs est sélectionnée, le code sera celui défini par le compteur.
Sinon, le code sera celui saisi dans le document de vente.
o
Libellé
Le libellé sera le texte saisi dans la zone description du document.
o
Type
Le type sera celui sélectionné lors de l'insertion de l'article dans le document.
Pour les documents de stock, l'article est obligatoirement de type "Bien".
Rappel : Il n'y a pas de gestion de stock pour les articles de type "service".
o
Description commerciale
La description commerciale sera le texte saisi dans la zone description du document.
o
Prix de revient
Le prix de revient sera la valeur unitaire saisie dans le document.
o
Quantité par défaut
La quantité par défaut sera 1.
Quelque soit la quantité saisie dans le document avant la demande de génération de l'article, la
quantité par défaut sur la nouvelle fiche article sera 1.
o
Unité
L'unité sera celle sélectionnée dans la zone unité du document.
Détail
Ce bouton permet d'accéder à :
o L'historique de la ligne : accessible uniquement depuis une ligne article de type bien ou service pour
les documents de vente (devis, commandes, bons de livraison, bons de retour, factures, avoirs).
o le détail du tarif appliqué.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
FENÊTRE PRINCIPALES DE NAVIGATION
La fenêtre principale de navigation
Dans toutes les fenêtres principales de navigation, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la
gestion de vos données, le déplacement dans la liste….
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fenêtre principale de navigation suivante.
Rafraîchir
Permet de mettre à jour l'affichage de la fenêtre principale de navigation.
Il est conseillé de cliquer sur ce bouton suite à la modification de différentes fiches de la fenêtre principale
de navigation.
Ajouter
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche vierge.
Pour certaines fenêtres principales de navigation (documents, clients...), vous devez sélectionner au
préalable le type de fiche que vous souhaitez ajouter.
Fenêtre principale de navigation Client/Prospect, cliquez sur le bouton Ajouter, choisissez entre créer un
Client ou créer un Prospect.
Modifier
Permet d'ouvrir la/les fiche(s) sélectionnée(s) afin de les visualiser, modifier...
Supprimer
Permet de supprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Dupliquer
Permet de créer une copie conforme de la/les fiche(s) sélectionnée(s).
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…).
Rechercher
Permet de rechercher un texte ou une donnée précise dans tous les champs de la fenêtre principale de
navigation.
Vous n'avez pas l'obligation de cliquer dans la zone de recherche pour saisir le texte, la donnée ou la valeur
que vous recherchez. Vous pouvez saisir dans la fenêtre principale de navigation et automatiquement le champ
rechercher se renseignera. L'affichage des données de la fenêtre principale de navigation se modifiera en
fonction du texte de votre recherche.
Imprimer
Permet d'imprimer la/les fiche(s) sélectionnée(s).
Exporter
Permet d'exporter la sélection, la vue ou tout.
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Vue
Permet d'avoir un affichage personnalisé de la fenêtre principale de navigation .
Pour plus d'explications, cliquez ici.
Sauvegarde rapide
Permet de sauvegarder rapidement le dossier en fonction des modifications réalisées et des personnalisations
de listes (vues).
Vous pouvez accéder également à ces différents fonctions, par le menu contextuel (clic droit) de la fenêtre
principale de navigation.
Ce menu permet en plus de réaliser un filtre sur la valeur sélectionnée "Filtrer sur cette valeur".
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INFORMATIONS GÉNÉRALES
Menu contextuel des colonnes
A partir de la barre d'entête des colonnes des fenêtres principales de navigation ou grille de saisie, vous avez la
possibilité de :
Trier
Choisissez le tri (ascendant ou descendant) que vous souhaitez sur au moins une colonne de la liste en cliquant
sur l'une des fonctions ci-dessous :
o Trier par ordre croissant
o Trier par ordre décroissant
o Annuler le tri
Permet de revenir au tri précédent.
Par un simple clic sur " l'intitulé de la colonne", vous pouvez trier en croissant ou décroissant.
Les tris appliqués se remarquent par l'apparition d'un petit triangle ascendant ou descendant à côté de
l'intitulé de la colonne triée.
Regrouper
o Grouper sur cette colonne
Cette fonction permet de regrouper les données en fonction de la colonne sélectionnée.
Ce groupe se matérialise par une ligne pour chaque donnée de la colonne avec un petit "+" pour voir les
données associées.
Si le panneau de regroupement est affiché, la colonne est automatiquement transférée dans celui ci.
o
Panneau de regroupement
Les boîtes de regroupement permettent de classer rapidement le contenu de vos listes selon les
colonnes de votre choix.
Pour l'activer, vous devez ouvrir à l'écran la liste que vous souhaitez classer et vous placer sur la barre
d'entête des colonnes + menu contextuel (clic droit).
Une bande grisée apparaît alors au dessus de votre liste et vous permet de tirer-glisser, à l'aide de la
souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à appliquer.
Ajuster la taille des colonnes
o
o
Ajustement automatique
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement la colonne sur laquelle vous
êtes positionné en fonction des données qu'elle contient.
Ajustement automatique de toutes les colonnes
La sélection de cette option permet de redimensionner automatiquement toutes les colonnes en fonction
des données qu'elles contiennent.
Filtrer
Le filtre permet d'afficher uniquement les données de la colonne qui correspondent à une condition.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Export à partir de la fenêtre principale de navigation
Les données affichées peuvent être exportées sous différents formats (xml, xls, htm, html, txt).
Pour cela, il suffit de sélectionner la commande "Export" depuis le menu contextuel de la fenêtre principale de
navigation (clic droit).
Vous devez ensuite donner un nom au fichier à générer.
Le fichier sera généré par défaut sur "//mes documents/gestion commerciale/Data..." mais vous pouvez saisir
un répertoire précis.
En fonction de la fenêtre principale de navigation ouverte, vous disposez de différents exports :
"Exporter la sélection" consiste à exporter uniquement les lignes de la fenêtre principale de navigation
sélectionnées.
"Exporter Tout" consiste à exporter tous les éléments de la fenêtre principale de navigation qu'ils soient
visibles ou pas dans la vue.
20
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Les filtres
Le filtrage permet de rechercher et de manipuler rapidement et aisément un sous-ensemble de données dans
une liste.
Une liste filtrée affiche uniquement les lignes répondant aux critères spécifiés pour une colonne.
Contrairement au tri, le filtrage ne réorganise pas la liste, mais masque momentanément les lignes que
vous ne souhaitez pas afficher.
Filtre automatique
Il correspond au filtrage par sélection pour des critères simples.
Pour accéder au filtre automatique, vous devez cliquer sur l'icône en haut à droite dans le champ en entête de
colonne.
Vous voyez apparaître une liste de chaque élément visible dans la colonne, y compris les éléments vides
(constitué uniquement d'espaces). En sélectionnant un élément dans la liste d'une colonne, vous pouvez
masquer instantanément toutes les lignes qui ne contiennent pas la valeur sélectionnée.
En sélectionnant "Personnalisé", vous avez la possibilité de créer un filtre personnalisé à une ou deux conditions
pour la colonne.
Pour créer un filtre, vous devez choisir :
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaité,
une condition (Et, Ou),
l'opérateur souhaité,
la valeur souhaité.
L'icône de filtrage automatique apparaît en bleu dans la colonne qui contient une valeur sélectionnée.
Vous avez la possibilité de définir des filtres et de les enregistrer à partir de la gestion des vues.
Effacer le filtre
Pour effacer le filtre appliqué, vous devez faire un clic droit dans la liste page puis sélectionner la fonction
"Effacer le filtre".
21
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Les vues
L'éditeur de vues est disponible à partir de la barre d'outils de toutes les fenêtres principales de navigation et
des Listes déroulantes.
Il contient la liste des affichages disponibles et permet de réaliser de nouveaux affichages.
Les vues contenant le mot "(système)" ne sont pas modifiables.
Si vous souhaitez réaliser une nouvelle vue à partir d'une vue "système", vous devez dupliquer la vue
"système" puis lui donner un autre nom.
Si vous modifiez le tri, regroupement d'une fenêtre principale de navigation ou d'une liste déroulante ; dès que
vous confirmerez la modification (en cliquant sur le bandeau), ces modifications seront prises en compte dans
la vue. Si cette vue est une vue "système", une copie de la vue avec le même nom mais sans le mot système
sera automatiquement créée.
Il est possible de définir une vue en "affichage par défaut" en cliquant sur le bouton "Défaut"
Les modifications de la vue s'effectuent à l'aide de l'éditeur de requêtes.
Cet éditeur permet :
d'ajouter une requête : une requête s'effectue sur une ou plusieurs tables, elle est la base de la vue ;
d'ajouter une colonne : les colonnes permettent de visualiser les données de la table ;
d'ajouter une condition ou un groupe de conditions (filtres) : une condition permet de sélectionner les
données à afficher ;
d'ajouter une requête de détail : une requête de détail permet de réaliser un lien entre de 2 tables
(requêtes).
de supprimer un élément : permet de supprimer un requête, colonne, condition, relation... ;
d'importer ou exporter une requête (fichier qry).
Ci-dessous quelques exemples :
Définir une vue par défaut
Ajouter une colonne dans une vue
Supprimer des colonnes dans une vue
Ajouter une condition
Ajouter une requête de détail
Ajouter une somme
22
INFORMATIONS GÉNÉRALES
GESTION D'UNE FICHE
Gestion d'une fiche
Dans tous les masques de saisie ou fiches, vous avez accès à des fonctions spécifiques pour faciliter la gestion
de vos données, le déplacement dans le fichier….
Certaines fonctions décrites ci-dessous sont accessibles directement depuis un bouton de la barre d'outils
située en dessous de la barre de menu de la fiche.
Création d'une fiche
Fichier - Nouveau ou Ctrl + I
Permet de créer une nouvelle fiche vierge.
Fichier - Dupliquer
Permet de créer une copie conforme à la fiche d’origine.
En fonction de la fiche dupliquée, le code sera ou non affecté automatiquement (client, article, document…).
Sauvegarde d'une fiche
Fichier - Sauvegarder ou Ctrl + S
Permet d'enregistrer la saisie sans fermer la fenêtre ouverte.
Dans le corps d’un document, il est recommandé de valider de temps en temps si vous saisissez beaucoup
de données.
Fichier - Sauvegarder et Nouveau
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et d’ouvrir une nouvelle fiche.
Fichier - Sauvegarder et Fermer
Permet d'enregistrer la saisie effectuée et de fermer la fenêtre pour revenir à l'écran précèdent.
Autres
Fichier - Supprimer ou Ctrl D
Permet de supprimer la fiche.
Fichier - Imprimer ou Ctrl I
Permet d'imprimer la fiche sélectionnée.
Fichier - Fermer
Permet de fermer la fenêtre de saisie sans enregistrer.
Gestion des données
Edition - Annuler ou Ctrl Z
Permet d’annuler la dernière saisie, modification effectuée sur la fiche.
Edition - Refaire ou Ctrl Y
Permet de remettre les dernières saisies, modifications réalisées.
Edition - annuler tout ou Ctrl V
Permet d’annuler toutes les modifications effectuées sur la fiche depuis le dernier enregistrement.
Edition - Couper ou Ctrl + X
Permet de couper la partie du texte sélectionnée.
Edition - Copier ou Ctrl + C
Permet de copier la partie du texte sélectionnée.
Edition - Coller ou Ctrl + V
Permet de coller à l'endroit sélectionné la partie du texte précédemment copiée ou coupée (dans le logiciel ou
dans une autre application).
Navigation
Action -...
Ce menu permet d'accéder aux opérations liées à la fiche.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Une fiche Client a pour actions associées : Historique client, échéancier...
Une Facture a pour actions associées : Afficher la fiche client, Régler la facture...
Vue - Précédent
Permet d’accéder à la fiche précédente.
Vue - Suivant
Permet d’accéder à la fiche suivante.
Fenêtre - Fermer tout
Permet de fermer toutes les fiches ouvertes en une seule fois, y compris celle qui appelle cette fonction.
Fenêtre – liste des fenêtres
Permet de naviguer entre les fiches/listes ouvertures.
Aide
? - Aide
Permet d’appeler l’aide en ligne de la fiche ouverte.
24
INFORMATIONS GÉNÉRALES
Notes
La saisie d'un commentaire est possible à partir d'un onglet ou d'une partie Notes sur toutes les fiches.
La zone de saisie libre vous permet de saisir des renseignements complémentaires sur votre fiche.
Vous pouvez utiliser tous les attributs disponibles dans la barre d'outils.
25
GUIDE
COMMENT COMMENCER ?
Interface
EBP Compta & Gestion Commerciale Open Line TM 2009 évolue dans un environnement Windows XP ou
supérieur. Ainsi, les règles de fonctionnement à l'intérieur du logiciel restent les mêmes que votre
environnement de travail quotidien :
Des menus déroulants avec une liste de commandes à exécuter.
Des barres d'outils et d'application permettent l’accès rapide aux commandes les plus utilisées par simple
clic sur les icônes.
Un volet de navigation (sur le côté gauche de l'écran) permet de naviguer rapidement entre les données.
Une barre d’état (en bas de l'écran) contient l'icône EBP.
Une gestion des fenêtres principales de navigation associée à de nombreuses possibilités de recherches
(avec les tris, filtres, colonnes, etc..)
Des champs de saisies avec des caractéristiques particulières dans les masques de saisie.
Des barres d'outils pour vous permettre de personnaliser vos textes (choix de la couleur, la police, etc.).
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment commencer ?
Une fois le programme démarré, l'écran de bienvenue vous propose :
d'Ouvrir le dernier dossier,
de Créer un nouveau dossier,
d'Ouvrir le dossier de démonstration,
d'Ouvrir l'aide en ligne.
Si vous sélectionnez la création de dossier, nous vous conseillons de renseigner ensuite les options principales.
28
GUIDE
Options à remplir dès maintenant
Après la création d'un nouveau dossier, il est fortement recommandé de vérifier le paramétrage des options à
partir du menu Outils - Options.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie
des options, et sur la partie droite, les options correspondantes, à saisir.
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Options comptables : Permet de définir la méthode de comptabilisation, les comptes de tiers, le libellé des
écritures et les journaux et comptes divers utilisés pour le transfert comptable.
Numérotation : Permet de déterminer vos numéros de documents de vente (devis, factures, etc..) ainsi que
la codification des autres fiches (clients, articles, familles...).
Articles : Permet d'indiquer le type d’article et les marges que vous souhaitez appliquer par défaut sur vos
articles.
Paramétrage : Permet de déterminer vos décimales pour l'ensemble des prix unitaire, quantités et montants
pour l'ensemble de vos articles, ainsi que le taux de conversion entre la devise du dossier et la devise de
contre-valeur.
29
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Les données de base
Un certain nombre de données peuvent être créées au fur et à mesure de l'utilisation du logiciel.
Toutefois, nous vous conseillons de renseigner quelques unes d'entre elles, qui seront utilisées notamment dans
vos fiches clients :
Les familles clients,
Les modes de règlements,
Les banques.
D'autres, vous aideront dans la saisie de vos fiches articles :
Les unités,
Les familles articles,
Les localisations,
Les barèmes éco-contribution,
Les fournisseurs.
Par ailleurs, certaines données peuvent être créées dès la création du dossier :
Les civilités,
Les codes postaux,
Les départements,
Les pays,
Les codes NAF.
30
GUIDE
Comment créer les données principales ?
Après avoir créer les données de base, vous pouvez vous lancer dans la création de vos articles et clients.
Création d'un article
Vous pouvez accéder à la liste des articles depuis le menu Articles - Articles.
La liste des articles répertorie l'ensemble des articles que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les articles de types Biens et ceux de type Services.
Pour créer un article, utilisez la touche [Inser] ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter puis
sélectionnez si vous souhaitez insérer un article de type bien ou service.
Remplissez alors les principales informations concernant votre article contenues dans l'onglet Détail.
Création d'un Client / Prospect
Vous pouvez accéder à la liste des clients depuis le menu Ventes - Clients.
La liste des clients/prospects répertorie l'ensemble des clients/prospect que vous possédez.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects (clients potentiels). Dès que
vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci est transféré en client.
Vous pourrez aussi transférer votre fiche prospect en fiche client, d'un simple clic sur l'option Transférer
en client, disponible dans la barre de d'outils de la fiche prospect ou dans la partie Tâche de la barre de
navigation lorsque vous êtes sur la liste des prospects.
Pour créer un client ou prospect, utilisez la touche Inser ou menu contextuel Ajouter ou le bouton Ajouter
puis sélectionnez si vous souhaitez insérer un client ou prospect.
Remplissez alors les principales coordonnées concernant votre client/prospect contenues dans l'onglet
Facturation.
L'onglet Liste des contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à votre client. Vous
pourrez également en ajouter.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Tout est prêt !
Si vous avez suivi les différentes étapes décrites depuis le début de ce guide d'utilisation, vous avez donc créé
votre dossier avec les principales données nécessaires pour commencer à travailler.
Dans les étapes suivantes, vous allez donc découvrir :
Comment rédiger un devis ?
Comment relancer un devis ?
Comment transférer un devis en facture ?
Comment rédiger une facture ?
Comment saisir un acompte ?
Comment saisir un règlement client ?
Comment transférer vos données vers la comptabilité ?
Comment imprimer vos données ?
Comment gérer l'eco-contribution ?
Comment consulter le journal des événements ?
Comment sauvegarder un dossier ?
Comment restaurer un dossier ?
32
GUIDE
COMMENT GÉRER UN DEVIS ?
Comment créer un devis ?
Pour créer un nouveau devis, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Devis.
Le menu Ventes - Documents de vente - Devis puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche
"Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
33
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment accepter un devis ?
Pour passer un devis en état "Accepté", vous avez 2 possibilités :
changer l'état du devis dans l'entête du document (dans ce cas le devis reste modifiable) ;
transférer le devis dans un état supérieur, le devis passe en état accepté et n'est plus modifiable (grisé)
Le libellé de " l'état accepté " du devis peut être défini dans les Options -Documents de vente - Devis.
34
GUIDE
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document passe par un assistant composé de 3 écrans (Bienvenue, sélection des paramètres et
résumé des éléments avant transfert).
Après avoir passer le 1er écran de Bienvenue..., cliquez sur Suivant pour passer à l'étape "Sélection des
paramètres.
Dans cette étape, vous devez choisir :
le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison/réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
Suite à la sélection des paramètres passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.
La dernière étape résume les paramètres sélectionnés, pour lancer le transfert, vous devez cliquer sur le bouton
Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés ainsi
que l'état du traitement terminé ou échoué.
35
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
La dernière ligne du traitement, vous informe du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert
demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
l’intégralité des informations du document d'origine.
en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document, un mouvement de stock
sera généré :
pour une Commande : Pas de mouvement.
Pour un Bon de livraison/réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
36
GUIDE
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
Même type de document,
Même code client ou fournisseur,
Même civilité,
Même nom de client ou fournisseur,
Même adresse de facturation,
Même adresse de livraison,
Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
Même remise en pied,
Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis, Commande, BL ou BR) et cliquer
sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
Les Devis,
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Les Commandes,
Les Bons de livraison,
Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2007", après les
articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
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GUIDE
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent, suivant les options sélectionnées :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
pour l'option "générer un sous total par document" pour chaque document regroupé, vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
39
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
40
GUIDE
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera
automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le
destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment relancer un devis ?
Vos devis ont une date de validité, calculée à partir de la date de création du document et de la durée de
validité indiquée dans les options du dossier.
Le logiciel vous offre la possibilité d'imprimer la liste des devis dont la date de validité arrive bientôt à échéance
et vous propose un modèle de lettres à envoyer à votre client ou prospect.
Pour relancer vos devis, placez-vous dans le menu Ventes - Impressions.
La boîte d'impression s'ouvre. Sélectionnez la catégorie Document de vente - Relance devis puis le modèle
que vous souhaitez et cliquez sur le bouton Imprimer disponible dans la barre d'outils.
42
GUIDE
Comment saisir un acompte client ou fournisseur ?
La saisie d'un acompte est possible depuis :
un devis,
une facture d'acompte,
une facture.
Le montant d'acompte saisi se déduit du "Total TTC" pour obtenir le "Net à payer" du document.
Saisir un acompte sur un devis
Pour saisir un acompte sur un devis, vous devez vous placer dans le PIED de votre document, et saisir le
montant souhaité dans la zone Acompte.
Ce montant ne génère pas de règlement.
Si vous souhaitez réaliser le règlement d'un acompte et que seul un devis a été réalisé, vous devez réaliser une
facture d'acompte qui elle génèrera un règlement.
Saisir une facture d'acompte
La création de la facture d'acompte doit s'effectuer dès lors que vous recevez un acompte d'un client.
Pour saisir une facture d'acompte, vous devez vous placer dans le menu Ventes - Documents de vente Factures d'acompte ou Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte.
La liste des factures d'acompte déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter puis
sélectionner Facture d'acompte de la barre d'outils, ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter une nouvelle
facture d'acompte.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre client ou fournisseur et le montant de l'acompte.
A la validation de la facture d'acompte, la fenêtre d'ajout d'un nouveau règlement s'affiche avec le montant de
votre acompte. Si le moyen de paiement indiqué (chèque par défaut) vous convient, saisissez le code banque et
validez.
Rattacher une facture d'acompte à une facture
Lorsque la vente a été réalisé, vous allez établir la facture finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s)
d'acomptes qui ont été enregistrées.
Pour rattacher une factures d'acompte à une facture, vous devez :
ouvrir la facture,
aller sur l'onglet Acompte,
cliquer sur le bouton Affecter,
sélectionner la facture d'acompte à associer.
43
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
COMMENT GÉRER UNE FACTURE ?
Comment créer une facture ?
Pour créer une nouvelle Facture, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Factures.
Le menu Ventes - Documents de vente - Factures puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche
"Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
44
GUIDE
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document passe par un assistant composé de 3 écrans (Bienvenue, sélection des paramètres et
résumé des éléments avant transfert).
Après avoir passer le 1er écran de Bienvenue..., cliquez sur Suivant pour passer à l'étape "Sélection des
paramètres.
Dans cette étape, vous devez choisir :
le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison/réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
Suite à la sélection des paramètres passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.
La dernière étape résume les paramètres sélectionnés, pour lancer le transfert, vous devez cliquer sur le bouton
Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés ainsi
que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
45
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
La dernière ligne du traitement, vous informe du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert
demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
l’intégralité des informations du document d'origine.
en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document, un mouvement de stock
sera généré :
pour une Commande : Pas de mouvement.
Pour un Bon de livraison/réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
46
GUIDE
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
47
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera
automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le
destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
48
GUIDE
COMMENT GÉRER UN AVOIR ?
Comment créer un avoir ?
Pour créer un nouvel Avoir, vous pouvez utiliser :
La barre de navigation Ventes - Documents de vente - bouton Ajouter puis Avoirs.
Le menu Ventes - Documents de vente - Avoirs puis la touche [Inser].
La gestion de la fiche
"Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de l'avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
49
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment envoyer un document par e-mail ?
Vous avez la possibilité d'envoyer directement vos documents par e-mail à vos clients.
Pour cela, vous avez deux possibilités :
En sélectionnant Envoyer par e-mail accessible depuis la barre de navigation lorsqu'un document, ou la liste
des documents sont à l'écran.
En utilisant le bouton Envoyer par e-mail disponible dans la boîte d'impression.
Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
A la validation, l'impression du document se prépare et votre messagerie électronique s'ouvre sur un nouveau
message, avec le destinataire et le document en pièce jointe.
Si vous avez renseigné l'adresse e-mail de votre client dans la fiche client ou dans le document, elle sera
automatiquement reprise dans l'entête du message. Dans le cas contraire, vous pourrez sélectionner le
destinataire du message dans le carnet d'adresse de votre messagerie.
50
GUIDE
Comment imprimer un document ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions de devis ou facture : avec
ou sans sous-détail, HT ou TTC etc...
Les modèles de document sont entièrement paramétrables (police, insertion de logo etc...)
L'impression d'un document peut être activée :
Depuis le bouton "Imprimer" de la barre d'outils du document (Devis, Commande, Bon de livraison, Bon
de retour, Facture, Avoir...) (à condition que vous ayez déjà enregistré votre document).
Dans la fenêtre principale de navigation des documents de vente (Ventes-Documents de ventes-Tous), en
sélectionnant votre document dans la liste des documents et en cliquant sur le bouton "Imprimer".
Par le menu Ventes- Impressions puis la catégorie Documents de vente - ...
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner vos différents critères
d'impression.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options /
Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
52
GUIDE
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options /
Synchronisation).
53
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment gérer l'éco contribution ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée également éco-taxe ou DEEE est à appliquer pour les
Déchets d'Equipements Électriques et Électroniques.
Quatre organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Eco-systèmes et de Recylum pour les lampes.
Les producteurs ont le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en échange de la prestation
effectuée par les éco organismes (DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco organismes et seront amenées à évoluer avec le
temps.
Cette eco-contribution n’est applicable que pour les opérations réalisées en France (DOM & Corse inclus).
Dans le logiciel, le paramétrage de la gestion de l'éco-contribution s'effectue en plusieurs étapes.
Création du barème
Lors de la création du dossier le barème eco-contribution est automatiquement importé.
Vous avez la possibilité de :
saisir de nouvelle fiche par le menu Paramètres - Taxes - Barème eco-contribution,
d'importer un nouveau barème depuis le menu Outils - Importation de données.
Utilisation du barème éco-contribution
L'utilisation du barème peut s'effectuer en ajoutant le montant de l'eco-contribution au total TTC de l'article ou
en définissant que le montant de l'eco contribution est déjà présent dans le prix TTC de l'article.
Pour définir cette utilisation, vous devez sélectionner (ajout du montant de l'eco au montant TTC) ou non (dont
montant eco-contribution) l'option "Inclure le montant de l'eco-contribution au Total TTC".
Depuis la fiche article, vous pouvez affecter un barème. Le montant de l’éco-contribution est repris
automatiquement et est en TTC.
Dans les documents, à chaque fois que vous appelez un article (Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le
barème de l'éco-contribution associé à cet article sera automatiquement repris. Le montant total écocontribution TTC sera calculé en fonction du nombre d'articles vendus.
En fonction de l'option définie précédemment, en pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution sera inclus ou non dans le Total TTC du document.
Par le menu Ventes - Impressions puis la catégorie Documents de ventes - Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes d'éco-contribution utilisés dans les documents.
54
GUIDE
Comment saisir un règlement client ou fournisseur ?
Pour saisir un règlement client, vous devez vous placer dans le menu Règlements - Clients - Règlements ou
Règlements - Fournisseurs - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît, et vous devez cliquer sur le bouton Ajouter de la barre d'outils,
ou utiliser la touche [Inser] pour ajouter un nouveau règlement.
Vous renseignerez alors les informations concernant votre client ou fournisseur et le montant du règlement
reçu. Ensuite, vous pouvez affecter le montant de ce règlement à une ou plusieurs échéances dûes.
Afin de pouvoir transférer un règlement en comptabilité, vous devez saisir une banque sur la fiche règlement.
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une échéance. Il pourra être transféré
en comptabilité et vous pourrez par la suite l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir des actions des documents de vente ou
achat.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Les documents d'acompte n'apparaîtront pas dans l'historique des documents de type Commande, BL,
Facture.
Toutefois, si une facture d'acompte est transférée en Avoir d'acompte, celle-ci apparaîtra dans l'historique de
l'avoir d'acompte. (voir exemple)
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Documents précédents" et "Documents suivants".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Type de document
Ce champ contient le type de document d'origine et les suivants ou précédents.
Code du client ou Code du fournisseur
Ce champ contient le code du client/fournisseur affecté sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Nom du client ou Nom du fournisseur
Ce champ contient le nom du client/fournisseur présent sur du document d'origine et les suivants ou
précédents.
Net à payer
Ce champ contient le montant net à payer du document d'origine et les suivants ou précédents.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'un document est accessible dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre
document ou transféré/regroupé vers un autre type de document.
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique du document d'origine
mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Documents suivants" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Documents précédents" contiendra une ligne avec les renseignements
du document d'origine.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique du document à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture,
Création d'un bon de retour puis transfert en Avoir
Création d'une facture puis transfert en avoir,
56
GUIDE
Création d'une Facture d'acompte puis transfert en Avoir d'acompte,
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment consulter l'échéancier et relancer les clients/fourisseurs ?
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet ECHEANCES des commandes clients/fournisseurs, bon de
livraison/réception ou factures) et de vos règlements clients vous permet d'obtenir deux états très intéressants
pour le suivi de votre activité financière : les échéanciers et les relances clients.
Consultation de l'échéancier
La consultation des échéances s'effectue à partir :
de la liste des clients menu Ventes - Clients - Clients ou Achats - Fournisseurs- Fournisseurs,
de la fiche client ou fournisseur,
du menu Règlements - Clients - Échéanciers ou Règlements - Fournisseurs - Échéanciers
du menu Ventes - Règlements - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers.
L'échéancier récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients ou fournisseurs (y compris les
acomptes). Vous pouvez utiliser les filtres clients et les filtres de date pour connaître votre situation à une date
donnée.
Vous pouvez imprimer l'échéancier, en cliquant sur le bouton Imprimer de la liste, ou bien en passant par le
menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie Règlements clients- Echéancier Client ou
Règlements fournisseurs- Echéancier.
Relances clients
Il s'agit de lettres de réclamation, imprimées en fonction des échéances clients arrivées à terme à une date
donnée.
Pour relancer les clients, placez-vous dans le menu Règlement - Impressions puis sélectionnez la catégorie
Règlements clients- Relances Clients.
58
GUIDE
Historique de la ligne
L'historique de la ligne d'un document permet de visualiser le parcours d'un article dans une chaîne de
documents.
Il peut être appelé à tout moment à partir du corps d'un document de vente.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
L'historique de la ligne ne concerne pas les documents d'acompte.
Présentation de l'historique
L'historique est composé de 2 zones "Lignes précédentes" et "Lignes suivantes".
Chaque zone contient les champs :
N° de document
Ce champ contient le n° de document d'origine et les suivants ou précédents.
Date du document
Ce champ contient la date de réalisation du document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité
Ce champ contient la quantité saisie sur le document d'origine et les suivants ou précédents.
Quantité livrée
Ce champ contient les quantités livrées, il est renseigné uniquement à partir de la livraison, transfert d'une
commande en document supérieur.
Reliquat
Ce champ contient les quantités en attente de livraison (non livrées), il est renseigné uniquement à partir de la
livraison, transfert d'une commande en document supérieur.
La colonne "Reliquat" est renseignée uniquement sur les documents qui suivent la commande :
Exemple :
- Sur une ligne de Bon de livraison s'il est créé à la suite d'un transfert d'une Commande.
- Sur une ligne de Facture si elle est créée à la suite d'un transfert d'une Commande.
La colonne "Reliquat" ne sera pas renseignée sur la ligne Facture si celle-ci est créée à partir d'un transfert de
Bon de livraison.
En fonction du statut de document, les champs sont plus ou moins renseignés.
Le bouton "Afficher le document" permet d'afficher le document associé à la ligne sélectionnée.
Si la ligne sélectionnée correspond au document à partir duquel vous avez appelé l'historique, celui-ci ne
s'ouvrira pas. Vous devez fermer l'historique pour consulter le document.
Fonctionnement de l'historique
L'historique d'une ligne article (référencé ou pas dans la base Articles) de type bien ou service est accessible
dès lors qu'un document est enregistré/validé ou issu d'un autre document ou transféré/regroupé vers un autre
type de document.
Les champs renseignés dans l'historique sont au minimum le "N° du document", la "date du document" et la
"Quantité de l'article".
Lors d'un transfert ou regroupement de documents en document supérieur, l'historique des lignes du document
d'origine mais également du nouveau document obtenu seront mis à jour.
En cliquant sur le petit "+" devant la ligne du document en cours, vous obtiendrez :
Pour le document d'origine : la zone "Lignes suivantes" contiendra une ligne avec les renseignements du
nouveau document,
Pour le nouveau document : la zone "Lignes précédentes" contiendra une ligne avec les renseignements du
document d'origine.
59
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Dans le cas d'une livraison partielle d'une commande, les champs "Quantité livrée" et "Reliquat" seront
renseignés.
Exemples
Exemples de consultation de l'historique d'une ligne article à différentes étapes de réalisation de documents de
vente :
Création d'un Devis,
Transfert d'un Devis en Commande,
Réalisation d'un BL par la Livraison partielle d'une Commande,
Réalisation d'un BL en 2ème Livraison partielle d'une Commande,
Regroupement de Bons de livraison en Facture.
60
GUIDE
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel", vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et
sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est historisé dans la page "Historique des transferts".
61
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment sauvegarder ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données. En fonction de la taille de votre
dossier, nous vous conseillons d'effectuer des sauvegardes sur des supports contenant davantage de données,
et plus fiables, comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été malencontreusement
supprimée ou endommagée.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner
les options de sauvegardes et lancer la procédure.
Une fois la première sauvegarde effectuée, vous avez la possibilité de lancer uniquement la sauvegarde
rapide.
62
GUIDE
Comment restaurer ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou sur votre disque
dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde seront effacées.
Par le menu Outils - Restauration, vous accédez à l'assistant de restauration qui vous permet de sélectionner
le dossier à restaurer et lancer la procédure.
63
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Comment consulter le journal des événements ?
Vous pouvez consulter le journal des événements à partir du menu Outils - Journal des événements
Il stocke chaque information concernant :
la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation
le manque d'un n° TVA intracommunautaire
la suppression de documents
la dévalidation d'inventaire
le changement de code.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Il est possible d'imprimer le journal des événements à partir du menu Ventes - Impressions puis Journal des
événements.
64
MANUEL
FICHIER
Nouveau dossier
Accès : Fichier - Nouveau
Pour créer un nouveau dossier, vous devez suivre les différentes étapes proposées par l'assistant de création du
dossier.
Ces étapes consistent à :
Saisir le nom de la base de données,
Saisir l'identification et les coordonnées de la société,
Saisir d'autres informations et les informations de TVA,
La territorialité est obligatoire car elle détermine un certain nombre de fonctionnalités dans l'application
comme par exemple les taux de TVA pour le dossier.
Vous avez également le choix d'importer tous les codes postaux (coché par défaut) ou une liste simplifiée
(codes postaux des préfectures et arrondissements de Paris).
Saisir les dates d'exercice et le type de plan comptable général.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création de dossier.
Pour lancer la création du dossier, vous devez cliquer sur le bouton Lancer.
Vous allez alors voir une barre de progression qui permet d'ouvrir un nouveau dossier et d'importer les tables
par défaut.
A la fin du traitement, le nouveau dossier est ouvert automatiquement. Nous vous conseillons ensuite d'ouvrir
les options de votre dossier afin de les renseigner.
65
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Créer un nouveau raccourci
Accès : Fichier - Créer un nouveau raccourcis
Cette fonction permet de réaliser le lien entre la base de données et l'application.
La création d'un raccourci de la base passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de création d'un raccourci.
La 1ère étape vous présente l'assistant de création ;
L'étape suivante vous demande d'indiquer le nom de la base de données que vous souhaitez ouvrir ;
Enfin, les paramètres que vous avez saisi sont proposés. Vous devez cliquer sur le bouton Lancer pour
créer le raccourci.
Le traitement va alors créer le raccourci et ouvrir la base de données.
Vous pouvez à tout moment stopper la création du raccourci en cliquant sur le bouton Annuler.
66
MANUEL
Ouvrir un dossier
Accès : Fichier - Ouvrir
Cette fonction permet d'ouvrir un dossier.
Suite à l'appel de la fonction, une fenêtre contenant une liste des fichiers à l'emplacement sélectionné s'affiche.
Vous devez sélectionner le répertoire des données de Gestion commerciale et sélectionner le raccourci de la
base que vous souhaitez ouvrir.
Si le raccourci n'est pas disponible, fermer la fenêtre par le bouton Annuler et appeler la fonction "Créer un
nouveau raccourci" du menu Fichier.
67
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Fermer un dossier
Accès : Fichier - Fermer
Cette fonction permet de fermer le dossier en cours sans fermer l'application.
Vous pouvez ensuite ouvrir un autre dossier.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture du dossier, vous
aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
68
MANUEL
Quitter l'application
Accès : Fichier - Quitter
Cette fonction permet de fermer l'application.
Si au moins une fiche est en cours de modification lorsque vous demandez la fermeture de l'application,
vous aurez un message vous proposant une sauvegarde des modifications.
69
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
VENTES
Ventes - Démarrer une tâche
Accès : Ventes - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche
Client.
Devis
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Devis". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Devis.
Factures
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents de vente sur l'onglet "Factures". Double
cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Factures.
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
70
MANUEL
DOCUMENTS DE VENTE
Documents de vente - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Documents de vente - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Devis, Commandes, Bons de livraison,
Bons de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le client
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document.
Cette validation permet de pouvoir transférer le document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Livrer
Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
71
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
72
MANUEL
Devis / Demandes de prix
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion du document "Demande de prix" (Achat) est identique à un Devis.
Toutefois les champ "Etat du devis" et "Date de validité" sont présents uniquement sur les Devis (Vente)
La gestion de la fiche
"Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en
bon de livraison, commande ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis.
Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de
statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
73
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
74
MANUEL
Commandes
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion du document "Commande" (Achat) est identique à une commande (Vente).
La gestion de la fiche
"Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
75
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
76
MANUEL
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion du document "Bon de réception" (Achat) est identique à un Bon de livraison (Vente).
La gestion de la fiche
"Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
78
MANUEL
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion du document "Bon de retour" (Achat) est identique à un Bon de retour (Vente).
La gestion de la fiche
"Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
79
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
80
MANUEL
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion du document "Facture" (Achat) est identique à une Facture (Vente).
La gestion de la fiche
"Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
81
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Permet de valider définitivement un document.
Cette validation permet de pouvoir transférer le document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
82
MANUEL
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion du document "Avoir" (Achat) est identique à un Avoir (Vente).
La gestion de la fiche
"Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants :
Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Valider
83
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
84
MANUEL
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche
"Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
85
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche
"avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
86
MANUEL
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
87
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
son mode de règlement,
ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
modifier la date,
changer de client ou fournisseur,
ajouter, modifier ou supprimer des articles
...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
88
MANUEL
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
Même type de document,
Même code client ou fournisseur,
Même civilité,
Même nom de client ou fournisseur,
Même adresse de facturation,
Même adresse de livraison,
Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
Même remise en pied,
Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis, Commande, BL ou BR) et cliquer
sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
89
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
Les Devis,
Les Commandes,
Les Bons de livraison,
Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
90
MANUEL
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2007", après les
articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent, suivant les options sélectionnées :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
pour l'option "générer un sous total par document" pour chaque document regroupé, vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
91
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce
document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
92
MANUEL
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document passe par un assistant composé de 3 écrans (Bienvenue, sélection des paramètres et
résumé des éléments avant transfert).
Après avoir passer le 1er écran de Bienvenue..., cliquez sur Suivant pour passer à l'étape "Sélection des
paramètres.
Dans cette étape, vous devez choisir :
le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison/réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
Suite à la sélection des paramètres passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.
La dernière étape résume les paramètres sélectionnés, pour lancer le transfert, vous devez cliquer sur le bouton
Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés ainsi
que l'état du traitement terminé ou échoué.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
La dernière ligne du traitement, vous informe du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert
demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
l’intégralité des informations du document d'origine.
en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document, un mouvement de stock
sera généré :
pour une Commande : Pas de mouvement.
Pour un Bon de livraison/réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
94
MANUEL
CLIENTS
Clients / Prospects - Fenêtre principale de navigation
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la liste des clients / prospects est commune à toutes les listes.
La liste des clients/prospects contient les onglets :
Tous : Les tiers de type client et prospect sont affichés,
Clients,
Prospects.
Les actions ci-dessous varies en fonction de l'onglet sélectionné. Elles sont disponibles en début du menu
contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de tâches située au dessus de la barre de navigation :
Transférer en client
Permet de transformer une fiche de type "Prospect" en fiche de type "Client". Cliquer ici pour avoir plus de
renseignements.
Action disponible uniquement pour une fiche prospect.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du client ou prospect" sélectionné.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options /
Synchronisation).
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre client renseigné par le "code du
client" sélectionné.
Les 2 dernières actions sont disponibles uniquement sur la fiche client.
Créer un document de vente
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le client/prospect (coordonnées, mode de règlement,
n° de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Changer un code client
Permet de recodifier le code d'un client (fiches, documents, échéances, règlements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Clients.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Clients / Prospects
Accès : Ventes - Clients - Clients ou Ventes - Clients - Prospects
La gestion de la fiche "Client/Prospects" est commune à toutes les fiches.
La fiche
client et la fiche
prospect se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille client / prospects
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le client ou prospect.
Si la famille que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
client en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre client/prospect (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre client/prospect (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
.
La fiche du client se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du client.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du client.
Si l'adresse de livraison du client est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir l'adresse
de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Liste des adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Liste des Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du client et les informations administratives.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
A partir de la fiche client ou prospect, vous avez à votre disposition les actions définis également dans la
fenêtre principale de navigation des clients/prospects.
96
MANUEL
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
97
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
98
MANUEL
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche
"Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
99
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options /
Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
100
MANUEL
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options /
Synchronisation).
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
COMMERCIAUX
Commercial
Accès : Ventes - Commerciaux - Commerciaux
La gestion de la fiche "Commercial" est commune à toutes les fiches.
La fiche commercial se compose d'une entête et d'onglets.
Le commercial peut être rattaché soit, à la fiche des clients soit, à un document de ventes (onglet
Compléments) ou encore, à une ligne d’article dans le document.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille commercial
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le commercial.
Si la famille que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
commercial en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre commercial (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
.
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Prénom
Ce champ permet de saisir le nom de votre commercial (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Secteur géographique
Ce champ permet de saisir ou sélectionner le secteur géographique de votre commercial (au maximum 10
caractères alphanumériques).
Si le secteur géographique que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez le conserver dans le
fichier des secteurs géographiques, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche secteur géographique en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
La fiche du commercial se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Onglet Coordonnées
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées du commercial.
Adresse
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
102
MANUEL
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Contact
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du commercial.
Onglet Barèmes
La sélection d'un barème permet de définir le calcul des commissions pour ce commercial.
L'affectation d'un "Barème" à une fiche "Commercial", affecte automatiquement le "Commercial" à la fiche
"Barème".
Onglet Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Familles commerciaux
Accès : Ventes - Commerciaux - Familles commerciaux
La gestion de la fiche "Famille Commerciaux" est commune à toutes les fiches.
L'entête de la fiche famille se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La fiche famille commerciaux se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Barème
La sélection d'un barème permet de définir un barème de calcul de commissions pour un ensemble de
commerciaux dont cette famille est affectée.
Règles sur la modification ou suppression d'un barème
- Si changement du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial.
- Si suppression du barème attaché à la famille, laquelle est attachée au commercial, un message propose
d’appliquer le changement au commercial
- Si suppression du barème dans la famille (sans suppression du barème lui même), laquelle est attachée au
commercial, un message propose d’appliquer le changement au commercial
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
104
MANUEL
Barèmes
Accès : Ventes - Commerciaux - barèmes
La gestion de la fiche "Barème" est commune à toutes les fiches.
La fiche barème permet de couvrir un maximum de cas possible, et facilite le paramétrage des éléments
constituants le calcul des commissions.
Le/les barèmes sont affectés aux commerciaux ou familles commerciaux depuis la fiche commercial ou famille
de commerciaux.
Soit le commercial ou la famille de commerciaux sont affectés à la ou les fiches barèmes depuis la fiche
barème.
La fiche barème se compose d'une entête et d'onglets.
Entête
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Indiquez un code barème.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Saisissez le libellé du barème (au maximum 40 caractères).
Objectif basé sur
Il permet d’indiquer à partir de quelle donnée des lignes de document la commission doit être calculée.
Les types d'objectif possibles sont Chiffre d'affaires, Chiffre d'affaires encaissé, Quantité et Marge.
Champ d'application
Il permet d’indiquer à partir de quel type de documents les lignes doivent être récupérées.
Les types de document disponibles sont Commande, Bon de livraison et Facture.
Mode de calcul
Il permet d’indiquer si la valeur extraite des lignes de documents (en fonction de l’objectif) doit correspondre
strictement à un intervalle (Calcul global), ou entrer dans plusieurs intervalles (Tranche).
Les modes de calcul disponibles sont donc Tranche ou Global.
Type d'objectif
Il permet de regrouper les commissions par date.
Les regroupements disponibles sont Vide, Année, Trimestre, Mois, Semaine, Jour.
Valide du... Au...
Ces 2 champs permettent de définir une période de validité de la commission et notamment de gérer des
opérations ponctuelles.
Onglets
La fiche barème se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Définition des paliers
La définition des paliers s'effectue suivant les critères suivants :
- Jusqu’à : Permet de sélectionner la valeur maximal de l'intervalle.
La saisie de 3 dans ce champ signifie de 0 à 3.
- Formule : Permet de sélectionner l'un des critères suivants pour déterminer le calcul de la commission :
o % sur CA,
o Montant,
o Montant * Qté,
o % marge,
o Montant + %CA ,
o % montant.
Règles entre le type d’objectifs et les formules
Si le type d’objectif est "Quantité", seules les formules "Montant", "Montant * Qté" sont acceptées.
- Montant : Permet de saisir une valeur en fonction de la formule sélectionnée.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
- % : Permet de saisir un pourcentage en fonction de la formule sélectionnée.
Règles entre les formules et les champs de saisie 'Montant" et "%"
- Si formule "Montant" ou "Montant*Qté", le champ "%" n'est pas accessible,
- Si formule "% sur CA" ou "%marge", le champ 'Montant" n'est pas accessible,
- Si formule "Montant + %CA", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles,
- Si formule "% montant", les champs "Montant" et "%" sont tous les deux accessibles.
Sélection
La sélection permet de déterminer les critères à prendre en compte sur les lignes des documents : les
documents de tels familles clients ou des tels clients, avec tels ou tels articles ou familles articles, pour tels ou
tels commerciaux.
La sélection s'effectue en fonction des champs suivants :
o
o
o
o
Type: Cette liste permet de déterminer la sélection. Les types disponibles sont Familles articles, articles,
familles clients, clients, familles commerciaux, commercial ;
Du : liste déroulante permettant de sélectionner la première donnée, correspondante au type, à prendre
en compte ;
Au : liste déroulante permettant de sélectionner la dernière donnée, correspondante au type, à prendre
en compte.
Exclusion de la sélection : Cette case permet de considérer les éléments indiqués dans les champs DU /
AU comme à exclure du calcul de la commission ;
Commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche commercial.
L'affectation d'un "commercial" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la fiche
"Commercial".
Familles commerciaux
Cet onglet permet d’affecter les familles commerciaux sur lesquels le barème va s’appliquer.
Vous pouvez également réaliser cette opération depuis la fiche Famille commerciaux.
L'affectation d'une "famille commerciaux" à une fiche "Barème", affecte automatiquement le "barème" à la
fiche "Commercial".
Si vous souhaitez qu'une famille de commerciaux soit prise en compte pour un barème sauf un commercial
précis, vous devez :
- bouton Famille commerciaux, sélectionner le code de la famille,
- bouton "Sélection", saisir le code du commercial à exclure puis cliquer dans la case à cocher de la colonne
"Exclusion de la sélection".
Notes
L'onglet notes permet de saisir un commentaire.
La gestion du commentaire est commune à toutes les fiches.
106
MANUEL
Commissions
Accès : Ventes - Commerciaux - Commissions
La page Commissions vous permet d'obtenir le montant des commissions de chaque commercial.
La gestion de la page est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents ventes.
Le calcul des commissions s'effectue grâce à la combinaison de différents données (Commercial, Barèmes,
Clients, onglet compléments des documents de ventes, lignes des documents de ventes...).
Les filtres
Avant de lancer le calcul des commissions (bouton Actualiser la liste), vous devez définir dans votre entête
le ou l’intervalle :
Famille commerciaux
Sélectionnez la famille commerciaux pour laquelle vous souhaitez obtenir le montant des commissions de
chaque commercial.
Commerciaux (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de commerciaux sur lequel vous souhaitez obtenir le commissionnement.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte pour le calcul du commissionnement. Par
l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Sur chaque document rattaché à un commercial, le logiciel calcule une commission.
Liste des commissions
Le contenu qui s’affiche est le résultat fidèle du paramétrage effectué dans les fiches des barèmes, des
Commerciaux et des lignes d’articles.
Vous obtenez pour chaque commercial, le détail des documents entrant dans le domaine d’application de
chaque barème.
La liste des commissions contient les éléments suivants :
o une ligne pour chaque commercial de la base qu'ils aient ou non un barème affecté. Cette ligne
contient le chiffre d'affaires et le montant total de la commission du commercial ;
o une ligne comportant les caractéristiques du barème et notamment le code du barème et le montant
de commission provenant de ce barème ;
o une ou plusieurs ligne contenant le détail des lignes de document prises en compte dans le calcul de la
commission.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur, d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées manuellement
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Client ou fournisseur
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
108
MANUEL
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche client ou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements client ou fournisseur.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur, d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Client ou fournisseur
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au règlement.
110
MANUEL
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
111
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifié avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle : ouverture de la page de filtres et aperçus,
affecter un mot clé,
définir le modèle comme utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
112
MANUEL
RÈGLEMENTS
Règlements - Démarrer une tâche
Accès : Règlements - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Clients
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Clients. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche Client.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
CLIENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur, d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées manuellement
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Client ou fournisseur
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
114
MANUEL
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche client ou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
115
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements client ou fournisseur.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur, d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Client ou fournisseur
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au règlement.
116
MANUEL
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
117
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
FOURNISSEURS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur, d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées manuellement
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Client ou fournisseur
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
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MANUEL
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche client ou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
119
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Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements client ou fournisseur.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur, d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Client ou fournisseur
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au règlement.
120
MANUEL
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
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DONNÉES
Banque
Accès : Règlements - Données - Banques
La gestion de la fiche "Banque" est commune à toutes les fiches.
Une banque s'identifie par les éléments suivants :
Le code banque *
Saisissez un identifiant unique pour votre banque.
Cet identifiant est limité à 5 caractères alphanumériques.
Le nom de la banque *
Saisissez le nom de votre banque (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Onglet Adresse
Les informations ci-dessous correspondent aux coordonnées de la banque.
Adresse
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (Fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Pays
Champ saisissable
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
122
MANUEL
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir le site web lié à cette adresse.
Contact
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre contact (au maximum 25 caractères alphanumérique).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône
.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Fonction
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Service/Bureau
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
E-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Permet de saisir l'e-mail du contact.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir :
Le compte de banque *
Le journal de banque *
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection du compte de banque et du journal de
banque s'effectuera dans le plan comptable et la liste des journaux de la comptabilité.
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Moyens de paiement
Accès : Règlements - Données - Moyens de paiement
La gestion de la fiche "Moyen de paiement" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Moyen de paiement" se compose des éléments suivants :
un code *
Indiquez un code moyen de paiement
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé du moyen de paiement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
une nature *
Sélectionnez un type de nature dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
une Banque
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
La création du dossier propose par défaut une liste de moyens de paiement.
La banque par défaut n'est pas renseignée dans les fiches moyens de paiement.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
124
MANUEL
Modes de règlement
Accès : Règlements - Données - Modes de règlement
La gestion de la fiche "Mode de règlement" est commune à toutes les fiches.
La fiche
"Modes de règlement" se compose des éléments suivants :
Le code *
Indiquez un code pour votre mode de règlement.
Ce code est limité à 6 caractères alphanumériques.
Le libellé *
Saisissez le libellé du mode de règlement (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Nous vous conseillons d'indiquer un libellé explicite qui reprenne le type de paiement et l'échéance.
La création du dossier propose par défaut une liste de modes de règlement.
Onglet détail
Cet onglet est divisé en 2 parties :
Création des lignes "d'échéances" pour le mode de règlement
Test des lignes créées
Création des lignes
Pour valider une fiche mode de règlement, vous devez avoir au minimum une ligne.
Une ligne contient les renseignement suivants :
%
Il sert à calculer le montant de l'échéance par rapport au montant TTC de la facture multipliée par le
pourcentage défini. Par défaut, elle est égale à 100%.
Nbre de jours
Saisissez le nombre de jours pour le calcul de l'échéance, à partir de la date du document (de 1 à 365).
La zone nombre de jours n'est pas accessible pour un règlement de type Comptant.
Type de Règlement
Choisissez dans la liste proposée, le mode de calcul d'échéance que vous souhaitez appliquer.
Jour de règlement
Indiquez le jour pour lequel vous souhaitez le règlement (de 1 à 31).
Cette zone est accessible uniquement pour les types de règlement : Fin de mois le ou Net le.
Mois comptable
Cochez cette case si vous souhaitez faire fonctionner le mode de règlement en mois comptable pour le calcul de
la date d'échéance.
Cette fonction sert pour considérer un nombre de jours en nombre de mois (31 jours devient 1 mois, 60 jours
devient 2 mois, etc …).
Moyen de paiement
Indiquez ici le moyen de paiement de votre client.
Cette liste déroulante est paramétrable depuis la liste des moyens de paiement.
Vous pouvez modifier, créer plusieurs lignes d'échéances pour un mode de règlement. Pour cela, cliquez sur
l'icône Ajouter pour insérer une ligne et saisissez les différents critères que vous souhaitez.
La somme des % des lignes créées doit être égale à 100%.
Test des lignes créées
Pour tester les lignes que vous venez de créer, vous devez indiquer :
une date qui correspond à la date du document
125
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
un montant qui correspond au montant du document
Dans le tableau à droite de ces zones, vous trouverez le résultat du calcul des échéances (Date échéance,
Montant et Moyen de paiement)
L'échéance, le règlement et le jour s'enchaînent pour le calcul de l'échéance de la facture.
Exemple 1
Mode de règlement : CH30
Paramétrage d'une ligne échéance :
%
NB jours
100
30
Type
règlement
Net
Jour
règlement
Mois
comptable
Moyen de
paiement
Chèque
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100
Votre date d'échéance sera calculée ainsi :
01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net, ce qui donnera le 31/01/2008, ce qui donnera une date
d'échéance au 31/01/2008 pour un montant de 100.
Exemple 2
Mode de règlement :Prel4
Paramétrage de 4 lignes d'échéances:
%
NB jours
25
25
25
25
30
60
90
Type
règlement
Comptant
Net le
Net le
Net le
Jour
règlement
15
15
15
Mois
comptable
Moyen de
paiement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Prélèvement
Date de facture : 01/01/2008,
Montant : 100 €
Les dates d'échéance seront calculées ainsi :
1ère ligne : 01/01/2008 + 0J soit le 01/01/2008, puis Comptant, ce qui donnera le 01/01/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
2ème ligne : 01/01/2008 + 30J soit le 31/01/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/02/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
3ème ligne : 01/01/2008 + 60J soit le 01/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/03/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
4ème ligne : 01/01/2008 + 90J soit le 31/03/2008, puis Net le, 15, ce qui nous donne le 15/04/2008 pour un
montant de 25 (25% du montant soit 100).
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
126
MANUEL
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifié avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle : ouverture de la page de filtres et aperçus,
affecter un mot clé,
définir le modèle comme utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
127
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
ACHATS
Achats - Démarrer une tâche
Accès : Achats - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Fournisseurs
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des fournisseurs. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche Fournisseur.
Demande de prix
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Demande de prix".
Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une fiche Demande de prix.
Factures
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des documents d'achat sur l'onglet "Factures". Double cliquer
sur une ligne pour ouvrir une fiche Facture.
Règlements
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des règlements sur l'onglet "Tous". Double cliquer sur une
ligne pour ouvrir une fiche Règlements.
Transfert en comptabilité
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert comptable.
128
MANUEL
DOCUMENTS D'ACHAT
Documents d'achat - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Documents d'achat - Tous
La liste des documents de vente a les mêmes propriétés, possibilités de recherche, de tris et filtres que sur les
autres listes (Voir le chapitre sur la gestion de la fenêtre principale de navigation).
La liste des documents de vente contient différents onglets.
A partir de chaque onglet, vous pouvez créer de nouveaux documents : Demande de prix, Commande, Bon de
réception, Bon de retour, Factures, Avoirs, Factures d'acompte, Avoirs d'acompte.
Pour chaque onglet, une liste d'actions est disponible :
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique fournisseurs/articles avec le filtre client
renseigné par le "code du fournisseur" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou :
- le document n'a pas déjà été transféré
- le type de document est transférable (ce n'est pas le cas pour les avoirs et les avoirs d'acompte).
Regrouper
Permet d'ouvrir l'assistant de regroupement de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document, la
date et les options souhaités pour le/les document/s à générer.
Cette action est disponible uniquement dans le cas ou 2 documents de même type sont sélectionnés.
Les types de document facture, avoir et documents d'acompte ne peuvent pas être regroupés.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Envoyer par mail
L'envoi par mail permet de générer un fichier sous un format précis et de pré-paramétrer l'envoi avec l'adresse
e-mail du contact de l'adresse de facturation du document.
Valider
Permet de valider définitivement un document.
Cette validation permet de pouvoir transférer le document en comptabilité.
Cette action est accessible uniquement pour les factures, avoirs et documents d'acompte.
Actions spécifiques
Les actions ci-dessous sont disponibles pour un type de document unique :
Commandes
Livrer
Permet de livrer globalement ou partiellement la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée partiellement" en "Commande réceptionnée totalement" (sans
générer de bon de réception). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande réceptionnée totalement" en "Commande non réceptionnée" ou "Partiellement
réceptionnée".
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Les 2 dernières actions sont accessibles dans la liste des documents/onglet "Tous" lorsqu'un document de
type commande est sélectionné.
Factures
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code fournisseur, le montant de la facture, la date du jour (système), le
moyen de paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
130
MANUEL
Devis / Demandes de prix
Accès : Ventes - Documents de vente - Devis
La gestion du document "Demande de prix" (Achat) est identique à un Devis.
Toutefois les champ "Etat du devis" et "Date de validité" sont présents uniquement sur les Devis (Vente)
La gestion de la fiche
"Devis" est commune à toutes les fiches.
Le devis se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du devis.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer :
o L'état du devis
Sélectionnez ici l'état du devis.
Les état sont définis dans les options du dossier.
Le libellé de l'état 1 est renseigné par défaut.
Le libellé indiqué dans la zone "Etat 4" sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en
bon de livraison, commande ou facture.
o La date de validité
Indiquez ici la date de validité du devis.
Cette date vous permettra de réaliser des relances de devis si ceux-ci ne sont pas conclus.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Date par défaut = Date du document + Durée de validité des devis (jours) définie dans les options du
dossier.
Date du document : 15/02/2008
Durée de validité des devis (jours) : 10
Date de validité : 25/02/2008
Si le client est de type PROSPECT, il reste en prospect lors de la validation du DEVIS. Son changement de
statut intervient dès la création de la commande (par ajout ou par transfert/regroupement)
Le corps
Vous retrouvez le corps du devis dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire votre
devis :
En définissant votre masque de saisie du devis : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre devis et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
131
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un devis
A partir d'un devis, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
132
MANUEL
Commandes
Accès : Ventes - Documents de vente - Commandes
La gestion du document "Commande" (Achat) est identique à une commande (Vente).
La gestion de la fiche
"Commande" est commune à toutes les fiches.
La commande se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la commande
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Vous pouvez également indiquer la date de livraison prévue :
Livraison le : Indiquez ici la date de livraison de la commande.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La modification de la date de livraison en entête peut automatiquement être reportée sur les lignes du
document.
Pour cela, vous devez confirmer le message.
Le corps de la commande
Vous retrouvez le corps de la commande dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre commande :
En définissant votre masque de saisie de la commande: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la commande
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre commande et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une commande
A partir d'une commande, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
133
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Livrer
Permet d'ouvrir l'assistant de livraison globale ou partielle la/les commandes.
Solder
Permet de passer la "Commande livrée partiellement" en "Commande livrée totalement" (sans générer de bon
de livraison). Toutefois, le reliquat reste présent.
Dé-Solder
Permet de passer la "Commande livrée totalement" en "Commande non livrée" ou "Partiellement livrée".
134
MANUEL
Bons de livraison
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de livraison
La gestion du document "Bon de réception" (Achat) est identique à un Bon de livraison (Vente).
La gestion de la fiche
"Bon de livraison" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de livraison se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de
livraison.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de livraison
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps du bon de livraison
Vous retrouvez le corps du bon de livraison dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de livraison :
En définissant votre masque de saisie du Bon de livraison: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de livraison
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de livraison et de le modifier
en appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures et avoirs d'acompte associée au document
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de livraison
A partir d'un bon de livraison, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
135
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
136
MANUEL
Bons de retour
Accès : Ventes - Documents de vente - Bons de retour
La gestion du document "Bon de retour" (Achat) est identique à un Bon de retour (Vente).
La gestion de la fiche
"Bon de retour" est commune à toutes les fiches.
Le Bon de retour se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Bon de retour.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête du bon de retour
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps du bon de retour
Vous retrouvez le corps du bon de retour dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir
construire votre Bon de retour :
En définissant votre masque de saisie du Bon de retour: Plus de 25 colonnes sont à votre dispositions.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied du bon de retour
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre bon de retour et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un bon de retour
A partir d'un bon de retour, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Historique du document
137
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
138
MANUEL
Factures
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures
La gestion du document "Facture" (Achat) est identique à une Facture (Vente).
La gestion de la fiche
"Facture" est commune à toutes les fiches.
La Facture se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la facture.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente.
Le corps de la facture
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre facture :
En définissant votre masque de saisie de la facture: Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de la facture
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre facture et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Echéances
Cet onglet permet de planifier les échéances de votre client pour le règlement de la facture.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants : Prix
de revient total, Marge en % et montant.
Acomptes
Cet onglet contient la liste des factures d'acompte et avoirs d'acompte associée au document.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'une facture
A partir d'une facture, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Transférer
139
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Permet de valider définitivement un document.
Cette validation permet de pouvoir transférer le document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
Régler la facture
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de la facture, la date du jour (système), le moyen de
paiement de la 1ère échéance de la facture, et les échéances de la facture sont pointées.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il a été généré automatiquement.
140
MANUEL
Avoirs
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs
La gestion du document "Avoir" (Achat) est identique à un Avoir (Vente).
La gestion de la fiche
"Avoir" est commune à toutes les fiches.
L'Avoir se décompose en trois parties essentielles : L'entête, le corps, et le pied du Avoir.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente à l'exception du mode
de règlement qui n'est pas présent.
Le corps de l'avoir
Vous retrouvez le corps de l'avoir dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez pouvoir construire
votre Avoir :
En définissant votre masque de saisie de l'avoir : Plus de 25 colonnes sont à votre disposition.
En insérant des articles issus du fichier article et vous pouvez également saisir des articles non référencés. La
saisie de texte est illimitée. Vous pouvez modifier vos prix comme vous le souhaitez.
Le pied de l'avoir
Le pied de l'onglet détail vous permet d'obtenir le montant HT global de votre avoir et de le modifier en
appliquant éventuellement une remise complémentaire.
Le montant « Net à payer » de l’avoir génère une échéance négative.
Cette échéance n’est pas visible dans le document, vous pouvez la consulter dans l'échéancier.
Les autres onglets
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client, le détail de la TVA, ainsi que les montants :
Prix de revient total, Marge en % et montant.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir
A partir d'un avoir, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre client renseigné
par le "code du prospect/client" sélectionné.
Valider
141
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
142
MANUEL
Factures d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Factures d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Factures d'acompte
La gestion de la fiche
"Facture d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
La Facture d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de la facture d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les factures d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire.
Le corps de la facture d'acompte
Vous retrouvez le corps de la facture dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir le montant
de votre facture d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'une facture d'acompte
A partir d'une facture d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Transférer
Permet d'ouvrir l'assistant de transfert de documents. Vous devez ensuite choisir le type de document et la date
souhaités pour le/les document/s à générer.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
143
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Avoirs d'acompte
Accès : Ventes - Documents de vente - Avoirs d'acompte
ou
Achats - Documents d'achat - Avoirs d'acompte
La gestion de la fiche
"avoir d'acompte" est commune à toutes les fiches.
Nous vous invitons à consulter le principe de fonctionnement des avoirs d'acomptes.
L'avoir d'acompte se décompose d'une entête et d'onglets.
Vous avez également la possibilité d'appeler des actions.
L'entête de l'avoir d'acompte
Les informations de l'entête sont identiques pour tous les types de documents de vente/achat à l'exception du
mode de règlement.
En effet, pour les avoirs d'acompte, seul le moyen de paiement est nécessaire et obligatoire pour définir le
règlement. Pour cela, vous devez sélectionner le moyen de paiement dans la liste dé-roulante.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche moyen de paiement en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Le corps de l'avoir d'acompte
Vous retrouvez le corps de l'avoir d'acompte dans l'onglet Détail. C'est à cet endroit que vous allez définir les
montants de votre avoir d'acompte.
Les autres onglets
A ces 2 parties essentielles, s'ajoutent les onglets :
Facturation
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de facturation du client ou fournisseur sélectionné.
Livraison
Cet onglet contient l'adresse principale et le contact principal de livraison du client ou fournisseur sélectionné.
Compléments
Cet onglet contient le n° de TVA intracommunautaire du client et le détail de la TVA.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
Les actions d'un avoir d'acompte
A partir d'un avoir d'acompte, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au document sélectionné.
Historique clients/articles ou Historique fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles ou Historique
fournisseurs/articles avec le filtre client/fournisseur renseigné par le "code du prospect/client ou fournisseur"
sélectionné.
Valider
Cette action est disponible uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
cochée dans les options comptables
Elle permet de valider définitivement un document avant le transférer du document en comptabilité.
Historique du document
L'historique du document peut être appelé à tout moment à partir du document.
144
MANUEL
En Fonction de l'évolution du statut des documents, il se complétera automatiquement.
145
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
TRAITEMENTS...
Dupliquer un document
Tous les documents de vente ou achat peuvent être dupliqués.
Cette fonction permet de recopier l'intégralité d'un de vos documents dans un autre.
Il est possible de dupliquer un document transféré, validé ou comptabilisé.
Les factures d'acompte et les avoirs d'acompte ne peuvent pas être dupliqués.
Préparation à la copie de document
Pour réaliser la duplication d'un document, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats / Tous (ou encore depuis le menu Ventes -Documents de vente - Tous
ou Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Dupliquer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Traitement de la duplication
Un message s'affiche pour vous demander si vous souhaitez reprendre les informations de la fiche client ou
fournisseur.
Ces informations sont :
les coordonnées postales de la fiche client ou fournisseur,
son mode de règlement,
ses conditions commerciales (remise accordée).
Si vous répondez "Oui", l'adresse, le mode de règlement seront repris de la fiche client ou fournisseur
et un contrôle sur les conditions commerciales (bloqué, ...) sera effectué.
Si vous répondez "Non", les informations de l'entête du document d'origine sont reprises dans le nouveau
document.
Si vous effectuez souvent les mêmes types de document, vous pouvez créer des "document -types" et les
dupliquer à chaque nouveau client ou fournisseur.
Conséquences de la duplication
Le nouveau document est à la date du jour.
Elle contient toutes les informations du document d'origine.
Dans chaque partie du nouveau document, vous pourrez :
modifier la date,
changer de client ou fournisseur,
ajouter, modifier ou supprimer des articles
...
Si un document d’acompte (facture et/ou avoir d’acompte) est affecté au document d’origine, il ne sera pas
repris dans le document final.
146
MANUEL
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
Même type de document,
Même code client ou fournisseur,
Même civilité,
Même nom de client ou fournisseur,
Même adresse de facturation,
Même adresse de livraison,
Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
Même remise en pied,
Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis, Commande, BL ou BR) et cliquer
sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
147
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
Les Devis,
Les Commandes,
Les Bons de livraison,
Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
148
MANUEL
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2007", après les
articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent, suivant les options sélectionnées :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
pour l'option "générer un sous total par document" pour chaque document regroupé, vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Supprimer un document
Un document de vente ou achat peut être supprimé si ce dernier :
n’est pas validé,
n’est pas transféré ou regroupé,
n’est pas comptabilisé.
Pour supprimer un document, vous devez :
soit sélectionner un document dans la liste des documents puis cliquer sur l'icône Supprimer ou clic droit +
supprimer ou touche "suppr" au clavier
soit ouvrir le document et cliquer sur l'icône Supprimer, Fichier + supprimer ou Ctrl + D.
Il est possible de supprimer un document précédemment transféré si le document réalisé lors du transfert
ou regroupement est supprimé auparavant.
Réalisation d'un devis ou demande de prix puis transfert du devis ou demande de prix en commande, la
suppression du devis ou demande de prix est impossible.
Si suppression de la commande, la suppression du devis ou de mande de prix est possible.
Après chaque demande de suppression possible, vous aurez le message :
« Êtes-vous certain de vouloir supprimer cette fiche ?
Cette suppression sera définitive. »
Après chaque demande de suppression impossible, vous aurez le message :
Pour un document déjà transféré ou regroupé :
« Ce document ne peut pas être supprimé car il a été transféré en "document"……. Supprimer d’abord ce
document ».
Pour un document transféré en comptabilité :
« Le document XX..... a été transféré en comptabilité. Il ne peut plus être supprimé ».
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message BOI
d'avertissement s'affichera.
La validation de ce message entraîne la création d'un événement dans le journal des événements.
Conséquences de la suppression d'un document
Le document supprimé n'apparaît plus dans la liste des documents de vente, la liste des documents d'achat,
l'historique client, l'historique fournisseur, les statistiques...
Les échéances liées au document (Facture) n'apparaissent plus dans l'échéancier
Si le document était réglé, le règlement est automatiquement dépointé, un message vous averti de cet état.
Le règlement est toujours présent pour le client/fournisseur, il faudra le supprimer manuellement si vous
souhaitez ne plus avoir ce règlement.
Si le stock est géré, les lignes de mouvements de stock liées aux articles présents dans le document supprimé
sont également supprimées.
Si vous supprimez un document d'acompte, le règlement associé sera automatiquement supprimé.
150
MANUEL
Transférer un document
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type de document.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois.
Un transfert permet de réaliser un seul nouveau document pour un document initial. Si vous souhaitez
assembler plusieurs documents en un seul, vous devez demander le regroupement.
Si le tiers sélectionné sur un Devis est un prospect, lors du transfert du devis en document supérieur, le
prospect passe automatiquement en client.
Préparation du transfert
Pour réaliser le transfert, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de navigation Ventes /
Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou Achats Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner le document initial et cliquer sur le bouton Transférer dans la barre de tâche
située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs documents du même type et ensuite demander le
transfert.
Fenêtre de transfert
La fenêtre de transfert référence, en entête, le type de document que vous souhaitez transférer.
Si un seul document est transféré, son numéro sera également indiqué.
Le transfert de document passe par un assistant composé de 3 écrans (Bienvenue, sélection des paramètres et
résumé des éléments avant transfert).
Après avoir passer le 1er écran de Bienvenue..., cliquez sur Suivant pour passer à l'étape "Sélection des
paramètres.
Dans cette étape, vous devez choisir :
le type de document que vous voulez générer
Les documents proposés varient en fonction du document sélectionné, et en fonction des transferts
précédents:
- Le devis peut être transféré en commande, bon de livraison/réception ou facture.
- La commande peut être transférée en bon de livraison/réception ou facture.
- Le bon de livraison/réception peut être transféré en bon de retour, facture ou avoir.
- Le bon de retour peut être transféré en avoir.
- La facture peut être transférée en avoir.
- La facture d'acompte peut être transférée en avoir d'acompte.
la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
Suite à la sélection des paramètres passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton Suivant.
La dernière étape résume les paramètres sélectionnés, pour lancer le transfert, vous devez cliquer sur le bouton
Lancer.
Pendant le traitement, vous visualisez les n° des documents transférés et les n° des documents générés ainsi
que l'état du traitement terminé ou échoué.
151
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
La dernière ligne du traitement, vous informe du nombre de transfert effectué sur le nombre de transfert
demandé.
Conséquences du transfert
Suite à la Fermeture de la fenêtre de transfert (bouton Fermer), un message vous demande si vous souhaitez
ouvrir le/les documents générés.
Le document initial ne peut alors plus être modifié, ni supprimé.
Le transfert d’un devis en un autre type de document passe le devis en état « Accepté ».
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent :
l’intégralité des informations du document d'origine.
en 1ère ligne la référence du document d'origine.
Suite au transfert d'un Bon de livraison en Facture, la 1ère ligne de l'onglet Détail de la Facture aura pour
description :
" Transféré de : Bon de livraison N° BL00000012 du 14/01/2008."
Pour chaque ligne article de type « Bien » (gérée en stock) du nouveau document, un mouvement de stock
sera généré :
pour une Commande : Pas de mouvement.
Pour un Bon de livraison/réception ou une Facture : Mouvement de stock positif.
pour un Bon de retour ou un Avoir : Mouvements de stock négatif.
Dans l'onglet Échéances
Le transfert d'un Devis, Commande/réception, ou Bon de livraison en Facture génère au moins une ligne
d'échéance dans l'onglet échéances de la facture.
Si un mode de règlement est présent sur le document d'origine, il est repris automatiquement sur la
nouvelle facture et les échéances sont calculées en fonction de celui-ci.
Le transfert d'un bon de retour ou d'une facture en Avoir génère une et une seule ligne d’échéance pour le
montant de l’avoir. Cette ligne aura pour montant, le montant de l’avoir en négatif.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les document générés par le transfert peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux documents
d’origine.
Les factures d'acompte se trouvent donc liées à la fois aux documents générés mais également aux documents
d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
152
MANUEL
FOURNISSEURS
Fournisseurs - Fenêtre principale de navigation
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la liste des fournisseurs est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique Fournisseurs/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique Fournisseurs/articles avec le filtre
Fournisseur renseigné par le "code du Fournisseur" sélectionné.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Échéancier avec le filtre Fournisseur renseigné par le
"code du fournisseur" sélectionné.
Créer un document d'achat
Permet d'ouvrir une fenêtre contenant les types des documents possibles à créer.
Sur la fiche document créée, les informations concernant le fournisseur (coordonnées, mode de règlement, n°
de TVA...) seront automatiquement renseignées.
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes ...
pour chaque Fournisseur.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Fournisseurs
Accès : Achats - Fournisseurs - Fournisseurs
La gestion de la fiche "Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche
fournisseur se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille fournisseur
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient le fournisseur.
Si la famille que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
fournisseur en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Nom *
Ce champ permet de saisir le nom de votre fournisseur (au maximum 60 caractères alphanumériques).
Civilité
Ce champ permet de saisir ou sélectionner la civilité de votre fournisseur (au maximum 25 caractères
alphanumériques).
Si la civilité que vous souhaitez, n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans votre fichier des
civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste
déroulante accessible par l'icône
.
La fiche du fournisseur se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Facturation
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de facturation du fournisseur.
Livraison
Permet de saisir les coordonnées et le contact principal de livraison du fournisseur.
Si l'adresse de livraison du fournisseur est la même que celle de facturation, vous n'avez pas à ressaisir
l'adresse de livraison. Il vous suffit de sélectionner la case "Identique à l'adresse de facturation".
Il en va de même pour le contact.
Liste des adresses
Permet de visualiser les adresses principales (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres adresses.
Liste des Contacts
Permet de visualiser les contacts principaux (Facturation et Livraison) ainsi que de créer d'autres contacts.
Gestion
Permet de saisir le compte comptable, les options de facturation (Facturation TTC, Taux de remise, Encours
autorisé...) ainsi que de visualiser le montant total des échéances échues ou pas.
Divers
Permet de renseigner le mode de règlement du fournisseur, les documents associés et les informations
administratives.
Notes
Permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commune à toutes les fiches.
154
MANUEL
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
156
MANUEL
Familles de tiers
Accès : Ventes - Clients - Familles clients/prospects ou Achats - Fournisseurs - Familles Fournisseurs
La gestion de la fiche "Famille Clients, Prospects ou Fournisseurs" est commune à toutes les fiches.
La fiche
"Famille" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
157
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Historique Fournisseurs/Articles
Accès :
Achats - Fournisseurs - Historique Fournisseurs/Articles
ou
Articles - Historique Fournisseurs/Articles
L'historique fournisseurs/articles vous permet de retrouver pour un fournisseur ou une famille de fournisseurs,
les documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents d'achat.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs
fournisseur(s), c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
Fournisseurs (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseurs
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille fournisseurs, le Code fournisseur, le Nom du fournisseur,
le Numéro du document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde
dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseurs
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseur du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options /
Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été acheté.
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
158
MANUEL
Fournisseur (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de fournisseurs sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille fournisseur
Sélectionnez la famille du fournisseur sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code fournisseur, Nom du fournisseur, la
Date du document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le fournisseur
Permet d'afficher la fiche du fournisseur affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille fournisseur
Permet d'afficher la fiche de la famille fournisseurs du fournisseur affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options /
Synchronisation).
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
RÈGLEMENTS
Échéancier
Accès : Règlements - Clients - Échéanciers ou Ventes - Règlements - Échéanciers
Règlements - Fournisseurs - Échéanciers ou Achats - Règlements - Échéanciers
L'enregistrement de vos échéances (depuis l'onglet échéances des factures) et de vos règlements
clients/fournisseurs vous permet d'obtenir un état très intéressant pour le suivi de votre activité financière :
l'échéancier.
Il s'agit d'une liste qui récapitule toutes les échéances enregistrées pour vos clients (y compris les acomptes).
La gestion de l'échéancier est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression des échéances qui s'effectue uniquement sur les documents ventes/achats.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur, d'onglets qui permettent de classer vos
échéances.
L'affichage et les actions de l'échéancier varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
L'échéancier peut être visualisé suivant le classement ci-dessous :
Onglet Toutes
Permet de voir la liste de toutes les échéances (non réglées, réglées partiellement, réglées, soldées...)
Onglet Réglées
Permet de voir les échéances totalement réglées.
Onglet Non réglées
Permet de voir les échéances partiellement réglées ainsi que les échéances pour lesquelles aucun règlement
n’est affecté.
Onglet Soldées manuellement
Permet de voir les échéances non réglées ou partiellement réglées et qui sont soldées manuellement.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Date de l’échéance,
Numéro document,
Montant échéance,
Soldées ?,
Code Client ou Fournisseur,
Nom Client ou Fournisseur,
Moyen de paiement,
Solde dû.
Il est impossible de modifier une donnée directement dans ces colonnes, elles sont ni saisissables, ni
modifiables...
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Client ou fournisseur
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances.
Période (Du... Au...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Moyen de paiement
Sélectionnez le moyen de paiement sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des échéances
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
160
MANUEL
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client/prospect ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche client ou fournisseur affectée au document sélectionné dans l'échéancier.
Afficher le document
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne sélectionnée de l'échéancier.
Nouveau règlement
Permet d'ouvrir en création une fiche de règlement.
Cette fiche contient par défaut le code client, le montant de l'échéance, la date du jour (système), le moyen de
paiement de l'échéance. L'échéance est pointée/affectée par défaut avec le règlement.
Vous pouvez ensuite modifier ce règlement ou le valider tel qu'il est.
Solder
Permet de solder manuellement une échéance.
Ce solde peut s'effectuer pour un "reste dû" mineur ou en cas de client ou fournisseur non solvable...
Dé-solder
Permet de dé-solder manuellement une échéance.
En fonction de l'état de l'échéance non réglée ou partiellement réglée, vous aurez accès soit à "Solder" soit
à "Dé-solder".
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Règlements - Fenêtre principale de navigation
Accès : Règlements - Clients - Règlements ou Ventes - Règlements - Règlements
Règlements - Fournisseurs - Règlements ou Achats - Règlements - Règlements
Cette fenêtre correspond à la liste des règlements client ou fournisseur.
La gestion de la liste des règlements est commune à toutes les listes.
Vous disposez, en plus d'un filtre sur le client ou fournisseur, d'onglets qui permettent de classer vos
règlements (partiellement pointés, pointés, tous)
L'affichage et les actions de la liste des règlements varient en fonction des onglets et des filtres appliqués.
Les onglets
La liste des règlements peut être visualisée suivant le classement ci-dessous :
Onglet Tous
Permet de voir la liste de tous les règlements (Pointés, Partiellement pointés, En banque...)
Onglet Pointés
Permet de voir les règlements totalement affectés à une ou des échéances.
Onglet Partiellement pointés
Permet de voir les règlements affectés en partie à une ou plusieurs échéances, ainsi que les règlements pour
lesquels aucun pointage n'a été réalisé.
Onglet En banque
Permet de voir tous les règlements pour lesquels une banque est renseignée qu'ils soient transférés ou pas en
comptabilité.
Onglet Avec écart
Permet de voir tous les règlements pour lesquels un écart a été constaté.
Quelque soit l’onglet, les colonnes ci-dessous sont proposées par défaut :
Nom du client ou fournisseur,
Montant,
Date du règlement,
Moyen de paiement,
Reste à affecter (Onglet "Tous" uniquement).
Pour chaque onglet, vous disposez d'une vue par défaut mais également d'une vue avec pièce (vue
permettant de visualiser les lignes d'échéances affectées au règlement).
Les filtres
Pour tous les onglets ci-dessus, vous avez la possibilité de filtrer les informations suivantes :
Client ou fournisseur
Sélectionnez le client sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des règlements.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Les actions
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le client ou fournisseur
Permet d'afficher la fiche du client ou fournisseur affectée au règlement.
162
MANUEL
Liste des modes de règlement
Permet d'afficher la liste des modes de règlement.
Afficher le(s) document(s)
Permet d'afficher le/les document/s associé/s à la ligne de règlement sélectionnée.
Échéancier
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'échéancier sur l'onglet "Non réglées".
Nouveau règlement pour ce client ou fournisseur
Permet d'ouvrir une nouvelle fiche règlement pour le client sélectionné.
Valider
Permet de valider définitivement un règlement afin de pouvoir le transférer en comptabilité.
Cette fonction est disponibles uniquement si l'option "Activer la validation des données à comptabiliser" est
sélectionnée dans les options du dossier.
163
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifié avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle : ouverture de la page de filtres et aperçus,
affecter un mot clé,
définir le modèle comme utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
164
MANUEL
ARTICLES
Articles - Démarrer une tâche
Accès : Articles - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des articles. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche article.
Bons d'entrée
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons d'entrée. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon d'entrée.
Bons de sortie
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des bons de sorties. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
un bon de sortie.
Mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des Mouvements de stock.
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ARTICLES
Articles - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Articles
La gestion de la liste des articles est commune à toutes les listes.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Historique clients/articles
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de l'Historique clients/articles avec le filtre article renseigné
par le "code de l'article" sélectionné.
Liste des mouvements de stock
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation de la Liste des mouvements de stock avec le filtre article
renseigné par le "code de l'article" sélectionné.
Créer un bon d'entrée
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon d'entrée à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Pour chaque ligne, la valeur de l'article correspond au prix de revient de la fiche article.
Créer un bon de sortie
Permet d'ouvrir en mode "création" une fiche bon de sortie à la date du jour (date système) avec la colonne
"code article" renseignée par le/les article/s sélectionné/s dans la liste page ou la fiche article.
Changer un code article
Permet de recodifier le code d'un article (fiches, documents, mouvements...).
Statistiques
Permet de visualiser les évolutions et palmarès du Chiffre d'Affaires, de la marge et du volume des ventes pour
chaque article.
166
MANUEL
Article
Accès : Articles - Articles
La gestion de la fiche "Article" est commune à toutes les fiches.
La fiche
article se compose d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Code *
IL peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 20 caractères alphanumériques.
Famille article
Ce champ permet de sélectionner la famille à laquelle appartient l'article.
Si la famille que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche famille
articles en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Libellé *
Zone de saisie du libellé "court" pour l'article (au maximum 80 caractères alpha-numérique).
Le libellé correspond au libellé de l’article qui apparaîtra dans les listes.
En création de la fiche, le libellé court sera automatiquement repris au début de la zone désignation
commerciale *.
Type *
Le type article peut être Bien ou Service.
Le type d'article défini dans les options du dossier sera proposé par défaut.
Du type choisi ici découle l’accès à certaines zones de la fiche.
La fiche article se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Permet de définir la description complète de l'article, le tarif, codes barres...
Stock
Permet de suivre le stock pour tous les articles de type Bien.
Comptabilité
Permet de visualiser les comptes comptables affectés à la fiche article (comptes de ventes, stock....)
Image
Permet d'insérer une image de l'article, qui sera automatiquement reprise sur les impressions de documents
avec images.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
A partir de la fiche article, vous avez la possibilité d'appeler les actions disponibles également sur la fenêtre
principale de navigation des articles.
167
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Familles articles
Accès : Articles - Familles articles
La gestion de la fiche "Famille d'articles" est commune à toutes les fiches.
La fiche
"Famille articles" se compose des éléments suivants :
un code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
un libellé *
Saisissez le libellé de la famille articles (au maximum 40 caractères alphanumériques).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
168
MANUEL
Historique Clients/Articles
Accès :
Ventes - Clients - Historique Clients/Articles
ou
Articles - Historique Clients/Articles
L'historique clients/articles vous permet de retrouver pour un client (ou prospect) ou une famille de clients, les
documents qui ont été réalisés, c'est l'historique par documents.
La gestion de l'historique est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout, de la duplication et de la
suppression qui s'effectue uniquement sur les documents de vente.
Vous pouvez aussi obtenir l'historique d'un ou plusieurs article(s) qui ont été vendus à un ou plusieurs client(s),
c'est l'historique par articles.
Historique par documents
L'historique par documents fait apparaître la liste des documents où l'(ou les) article(s) a(ont) été vendu(s).
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut la Famille Clients, le Code client, le Nom du client, le Numéro du
document, le Type du document, la Date du document, le Net à payer, la Marge HT et le Solde dû.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associé/s à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Consultation de compte
Permet de consulter le compte comptable du tiers.
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options /
Synchronisation).
Historique par Articles
L'historique par articles fait apparaître toutes les lignes des documents où l'article a été vendu.
Pour cela, vous disposez des options suivantes :
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Client (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle de clients (ou de prospects) sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir un historique.
Période (Du ... Au ...)
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date directement depuis le calendrier.
En cliquant sur le bouton Filtrage Avancé, vous disposez également des options suivantes :
Famille client
Sélectionnez la famille du client (ou du prospect) sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Famille article
Sélectionnez la famille article sur laquelle vous souhaitez obtenir un historique.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche de l'historique
s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut le N° de document, le Code client, Nom du client, la Date du
document, le Code article, le Libellé de la ligne, le PV Net HT et la Marge nette HT.
Les actions ci-dessous sont disponibles en début du menu contextuel (clic-droit sur la liste) ou dans la barre de
tâches située au dessus de la barre de navigation :
Afficher le document
Permet d'afficher le/les documents associés à la ligne de l'historique sélectionnée.
Afficher le client/prospect
Permet d'afficher la fiche du client affectée au document sélectionné dans l'historique.
Afficher la famille clients/prospects
Permet d'afficher la fiche de la famille clients/prospects du client affecté au document sélectionné dans
l'historique.
Afficher l'article
Permet d'afficher le/les fiche/s articles sélectionnée/s dans l'historique.
Afficher la famille article
Permet d'afficher la fiche de la famille articles de l'article sélectionné dans l'historique.
Consultation de compte
Cette action est disponible uniquement si un dossier de comptabilité est associé. (Menu Outils / Options /
Synchronisation).
170
MANUEL
Statistiques
Les statistiques proposées portent sur vos Clients, vos Fournisseurs, Articles, Documents et Finances.
Pour chacune de ces catégories, vous pouvez obtenir des statistiques sous forme de Donnée (tableau) ou de
Graphique.
Choix de la statistique et des filtres (onglet Sélection)
Pour visualiser un tableau de données statistiques ou un graphique, vous devez sélectionner une catégorie puis
une statistique...
Un descriptif de la statistique sélectionnée s'affiche au dessous du cadre de sélection.
... puis renseignez les zones de filtre suivantes :
Les filtres varient en fonction de la catégorie sélectionnée.
Date : Période du... au ...
Indiquez la période ou l'intervalle de date à prendre en compte.
Ce filtre est disponible pour "toutes les catégories".
Client
Sélectionnez le/les codes client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Client
Sélectionnez le/les codes famille client sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Fournisseur
Sélectionnez le/les codes fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Famille fournisseur
Sélectionnez le/les codes famille fournisseur sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Fournisseurs" et "Articles".
Article
Sélectionnez le/les codes article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Famille Article
Sélectionnez le/les codes famille article sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour les catégories "Clients" et "Articles".
Documents
Sélectionnez le/les types de documents sur lesquels vous souhaitez effectuer les statistiques.
Ce filtre est disponible pour la catégorie "Documents".
Vous pouvez ensuite naviguer vers l'onglet "Données" et "Graphique" pour consulter les résultats obtenus.
Des boutons "Afficher les données" et "Afficher le graphique" sont également disponibles dans le pied
de l'onglet Sélection.
Vous pouvez à tout moment annuler les filtres en cliquant sur le bouton "Réinitialiser les filtres"
L'onglet Données
Cet onglet affiche un tableau de données obtenues sur les critères sélectionnés précédemment.
En double cliquant sur l'une des données, vous obtiendrez le détail du calcul de cette donnée. Ce détail
varie en fonction de la statistique sélectionnée.
En entête de ces données, vous disposer des boutons suivants :
Actualiser : Ce bouton permet de mettre à jour les données.
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le tableau de données.
Exporter : Ce bouton permet de générer un fichier avec les données au format Excel, HTML, XML et PDF.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des colonnes/lignes.
Réinitialiser la vue : Ce bouton permet d'afficher les données statistiques suivant la vue initiale.
L'onglet Graphique
Cet onglet affiche un graphique obtenu sur les critères sélectionnés précédemment.
Vous disposez de plusieurs types de graphique (barre, aire, secteur....).
Choisissez le type du graphique correspondant à ce que vous souhaitez.
En entête de ce graphique, vous disposer des boutons suivants :
Imprimer : Ce bouton permet d'imprimer le graphique.
Inverser les légendes : Ce bouton permet d'inverser la légende avec les données en "abscisse" (si les axes
ne sont pas inversés)
Inverser les axes : Ce bouton permet d'inverser la position des axes.
172
MANUEL
STOCK
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche
Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Bons de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Bons...
La gestion de la fiche
Bon de stock est commune à toutes les fiches.
Les fiches Bons d'entrée et Bons de sortie se composent d'une entête et d'onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'entrée ou de la sortie du stock.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
La fiche d'un bon de stock se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles à entrer ou sortir en stock ainsi que la quantité reçue et le prix auquel
vous les avez achetés (bon d'entrée uniquement).
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon d'entrée, le stock des articles est incrémenté. C'est à dire
que le stock de chaque article augmente pour la quantité saisie dans le bon d'entrée, de même le PUMP est recalculé pour les prochaines sorties. Les informations de l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
A la validation (enregistrement) de la fiche Bon de sortie, le stock des articles est désincrémenté. C'est à
dire que le stock de chaque article diminue pour la quantité saisie dans le bon de sortie. Les informations de
l'onglet Stock de la fiche Article sont mises à jour.
Vous pouvez visualiser ce stock dans les mouvements de stock.
174
MANUEL
INVENTAIRES
Assistant d'inventaires
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
La création d'un inventaire passe par un assistant.
Cet assistant vous permet de pré-renseigner une feuille d'inventaire avec les articles de type "Bien" gérés en
stock.
Un article de type Service ne peut pas être inventorié.
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Bienvenue...
... dans l'assistant de l'inventaire.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour définir le contenu de l'inventaire.
Préparation des données d'inventaire
Cette première étape permet de définir le contenu de l'inventaire :
Date de l'inventaire
La date de l'inventaire est importante notamment lors de la validation de l'inventaire car elle détermine la prise
en compte au pas des mouvements de stock pour le calcul du stock actuel.
Contenu
Cette partie permet de définir le contenu de la feuille d'inventaire.
Celui-ci s'établi à l'aide d'une pré-sélection.
o Vide
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire vide.
La gestion des douchettes portatives sera donc possible car elles pourront déverser leur contenu
dans la grille. Sinon, parce que le logiciel ne permet pas d’insérer le même article plusieurs fois, elles
seraient obligées de supprimer les lignes avant le déversement.
o Sur la totalité des articles
Cette pré-sélection (sélectionné par défaut) permet de générer une feuille d'inventaire avec tous les
articles de type bien gérés en stock.
o Sur une sélection d'articles
Cette pré-sélection permet de générer une feuille d'inventaire en fonction d'une sélection d'articles,
familles articles, localisations ou fournisseurs.
Les 3 derniers points signifient que seuls les articles appartenant à tel ou tels type seront pris en compte
dans l'inventaire
Soit 3 articles A, B, C et une famille articles FAM
La famille articles FAM est affectée sur les fiches articles B et C
=> Lors de la sélection du contenu de l'inventaire pour la famille articles FAM, seuls les articles B et C
seront pré-renseignés dans la feuille d'inventaire.
Reprendre les quantités en stock des articles
Cette option, si elle est cochée, permet la reprise de la quantité en "Stock actuel" dans le champ "Quantité'.
Doit être transféré en comptabilité
Cette option permet d'indiquer que l'inventaire, une fois validé, pourra être transféré en comptabilité.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour continuer la définition du contenu de l'inventaire.
Classement des données préparées
Cette étape permet de définir le regroupement et le tri des données qui seront présentes dans la feuille
d'inventaire.
175
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Vous n'avez pas l'obligation de choisir un regroupement ou un tri, pour cela sélectionner "Aucun" pour
chaque zone
Regroupement
Le type de regroupement peut-être "Aucun", "Famille articles", "Localisation" ou "Fournisseurs".
Le regroupement "aucun" est sélectionné par défaut.
Tri
Les tris possibles varient en fonction du regroupement choisis. Ils peuvent être sur le "code famille articles", le
"code article", le "code de localisation", le "code du fournisseur".
Le tri par "code article" est sélectionné par défaut.
Suite à ces sélections, les articles de la feuille d'inventaire seront triés à l'intérieur de chaque type de
regroupement.
Cliquer sur le bouton "Suivant" pour visualiser le résumé des paramètres sélectionnés.
Résumé des paramètres
Cette dernière étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la génération, puis Fermer afin d'ouvrir la feuille d'inventaire.
176
MANUEL
Feuille d'inventaire
Accès : Articles - Documents de stock - Inventaires
Suite au traitement de l'assistant d'inventaire une feuille d'inventaire est ouverte.
Celle-ci peut ensuite être ouverte à tout moment à partir du menu Articles - Stock - Inventaires.
La gestion de la feuille d'inventaire est commune à toutes les fiches.
Il est impossible de dupliquer un inventaire.
Une feuille d'inventaire est composée d'une entête et des onglets.
Dans la partie entête, vous devez renseigner les champs suivants :
Numéro *
Le numéro peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur.
Dans ce dernier cas, la zone sera inaccessible.
Ce numéro est limité à 18 caractères alphanumériques (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe).
Date *
Indiquez la date de l'inventaire.
La date par défaut est la date système.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Etat de validation
L'état de validation n'est pas saisissable.
A la création de la feuille d'inventaire, l'état de validation est "En cours".
A la validation de la feuille d'inventaire, l'état est "Validé" (voir le chapitre : "Validation d'un inventaire").
Suite au transfert comptable, l'état sera "Transféré" (voir le chapitre : "Comptabilisation d'un inventaire").
Doit être transféré en comptabilité
Cette option permet de prendre en compte l'inventaire dans la comptabilité par l'intermédiaire du transfert
comptable.
L'information de la coche ou non est reprise automatiquement de la génération de l'inventaire. Vous pouvez à
tout moment cocher ou décocher la case.
La fiche d'inventaire se présente ensuite sous forme d'onglets, à remplir avec soin :
Détail
Cet onglet permet de saisir les articles en stock.
Notes
Cet onglet permet d'associer des documents et de saisir un commentaire.
La gestion d'un "Commentaire" est commue à toutes les fiches.
L'enregistrement de la feuille d'inventaire permet de sauvegarder les lignes saisies.
En état "En-cours", l'inventaire reste modifiable mais ne peut être transféré en comptabilité.
Suite à la génération et saisie d'un inventaire, vous devez le "valider" puis le "transférer en comptabilité".
Il est possible de générer plusieurs inventaires "En cours" mais uniquement pour des articles différents.
Tant que l'inventaire est en cours :
- les documents réalisés à une date avant la date de l'inventaire agissent sur l'inventaire.
- les modifications sur la fiche article (localisation, unité) agissent sur l"inventaire.
Un message à l'ouverture de l'inventaire indique le changement sur l'inventaire.
De même, si une famille articles est affectée ou modifiée sur une fiche article et que l'inventaire "en cours"
contient un regroupement par famille articles, l'inventaire sera mis à jour pour cet article avec la nouvelle
famille affectée.
Voir Exemple de mise à jour du stock suivant validation....
A partir de la feuille d'inventaire, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Valider
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EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Permet de confirmer l'inventaire et de le préparer à la comptabilisation.
Dévalider
Cette action est disponible uniquement si l'inventaire n'est pas comptabilisé.
Elle permet de modifier l'inventaire.
Lancer l'assistant
Permet de lancer l'assistant de création d'une fiche inventaire.
Si l'utilisateur appelle l'assistant depuis une fiche inventaire en cours, cette fiche sera remplacée par la
génération de lignes effectuée par l'assistant.
178
MANUEL
Stock - Fenêtre principale de navigation
Accès : Articles - Documents de stock - Tous
Cette fenêtre correspond à la liste des documents de stock.
La gestion de la liste des documents de stock est commune à toutes les listes.
La liste des documents de stock contient les onglets Tous, Bons d'entrée, Bons de sortie et Inventaires
Pour l'onglet Tous et l'onglet Inventaire, une liste d'actions est disponible :
Valider : Permet de valider les inventaires sélectionnés et en état "En cours"
Dévalider : Permet de dé-valider les inventaires sélectionnés en état "validé"
179
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Mouvements de stock
Accès : Articles - Documents de stock - Mouvements de stock
L'affichage des
mouvements de stock se présente sous la forme d'une fenêtre principale de navigation.
La gestion de la liste des mouvements de stock est commune à toutes les listes à l'exception de l'ajout et de la
duplication de mouvements qui s'effectue en fait en ajout de documents de stock ou ventes.
Chaque ligne article (sauf pour les devis et les documents d’acomptes) présente dans un document génère un
mouvement de stock à la condition que l’article gère le stock.
L'affichage de la liste des mouvements de stock varie en fonction des critères suivants :
Famille article
Cette sélection permet de consulter les mouvements de stock des articles liés à cette famille.
Article (Du ... Au ...)
Sélectionnez l'intervalle d'articles sur lequel vous souhaitez obtenir les mouvements de stock
La liste déroulante des articles est limitée aux articles de type BIENS
Si saisie manuel d’un code article de type service, le message suivant apparaît :
« L’article "code article" est un article de type service, il ne peut être ajouté dans une pièce de stock »
Période Du ... Au ...
Indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Documents
Cochez les différents types de documents sur lesquels vous souhaitez que la recherche des mouvements de
stock s'effectue.
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez pas de cliquer sur le
bouton "Actualiser la liste".
Pour chaque ligne, vous obtenez par défaut :
Date de mouvement
Date du document dont est issu le mouvement.
Code et libellé article
Éléments de l'article figurant sur la ligne du document créé pour lequel le mouvement est généré.
Numéro de document
Numéro du document dont est issu le mouvement.
Type de document
Le type sera :
o soit Stock,
o soit Vente.
Le type dépendra du document qui génère le mouvement.
Sous-type de document
Le sous type sera :
o pour les documents de stock : entrée, sortie...
o pour les documents de ventes : Bon de livraison, bon de retour, facture...
Quantité
La quantité saisie dans le document va générer le mouvement.
o Les quantités d’entrée en stock et les quantités des avoirs de ventes sont inscrites en positif dans
le mouvement.
o Les quantités de sortie de stock et les quantités des factures de ventes sont inscrites en négatif
dans le mouvement.
Il est possible de saisir des quantités négatives donc en fonction du document le mouvement sera inversé
(Ex : -1 dans une facture, le mouvement sera ajouté et non enlevé).
Prix unitaire du mouvement
Pour les documents d’entrée en stock, le prix unitaire est le prix figurant sur le document.
180
MANUEL
Pour les documents de sortie de stock ainsi que pour les documents de ventes (factures et avoirs), le prix
unitaire correspond au PUMP calculé sur le mouvement précédent.
Valeur du mouvement
La valeur du mouvement est le montant total du mouvement
Valeur du mouvement = Quantité du mouvement * prix unitaire du mouvement
Stock réel
Le stock réel correspond au stock physiquement présent dans le dépôt.
Stock réel = Stock réel du mouvement précédent + la quantité du mouvement encours
PUMP
Le PUMP est recalculé après chaque mouvement d’entrée.
(Valeur totale du stock + Valeur du mouvement de l’entrée) / (Stock total + Quantité du mouvement)
Valeur du stock
C'est le montant total de l'article en stock.
Valeur du stock = Stock réel * PUMP
A partir des mouvements de stock, vous avez la possibilité d'appeler les actions :
Afficher le document : Permet d'afficher le/les documents associés aux mouvements de stock sélectionnés.
Afficher l'article : Permet d'afficher le/les fiche/s articles associées aux mouvements de stock sélectionnés.
181
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifié avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle : ouverture de la page de filtres et aperçus,
affecter un mot clé,
définir le modèle comme utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
182
MANUEL
OPÉRATIONS
Opérations - Démarrer une tâche
Accès : Opérations - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche".
Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans chaque menu.
183
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Regrouper les documents
Accès : Opérations - Regrouper les documents
Le regroupement de documents permet de générer un nouveau document pour N documents sélectionnés.
Il s’oppose au transfert où un nouveau document est généré pour un document sélectionné.
Il est possible de regrouper n documents entre-eux qu’aux conditions suivantes :
Même type de document,
Même code client ou fournisseur,
Même civilité,
Même nom de client ou fournisseur,
Même adresse de facturation,
Même adresse de livraison,
Même taux de TVA sur les frais de port ,
S'il y a des frais de port dans les n documents sélectionnés pour le client ou fournisseur, il faut que le taux
de TVA appliqué soit le même sur tous les documents.
Même remise en pied,
Même mode de règlement.
Le nombre de Taux de TVA dans le corps du document final sera de 6 au maximum. Avant tout
regroupement, vous devez vérifier que le nombre des différents taux de TVA appliqués sur les documents à
regrouper est inférieur ou égal à 6.
Si le tiers sélectionné sur les Devis à regrouper est un prospect, lors du regroupement des devis en
document supérieur, le prospect passe automatiquement en client.
Préparation au regroupement de documents
Depuis la liste des documents
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez afficher la liste des documents, depuis le volet de
navigation Ventes / Tous ou Achats/Tous (ou encore depuis le menu Ventes, Documents de vente, Tous ou
Achats - Documents d'achat - Tous).
Ensuite, vous devez sélectionner au moins 2 documents du même type (Devis, Commande, BL ou BR) et cliquer
sur le bouton Regrouper dans la barre de tâche située au dessus de la barre de navigation à gauche.
Depuis la barre de navigation
Pour réaliser le regroupement de documents, vous devez accéder au volet de navigation "Opérations" puis
sélectionner l'option "Regrouper les documents".
Fenêtre de regroupement
Le regroupement passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de regroupement des documents
L'assistant de regroupement se présente d'une manière simplifiée depuis la liste des documents. Il ne
contient pas l'étape des critères de sélection (étape 3).
1ère étape : Bienvenue...
...dans l'assistant de regroupement des documents.
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage du regroupement.
2ème étape : Critères de sélection des documents à regrouper
Dans cette étape, vous devez sélectionner le type de document, la date et le(s) client(s) ou le(s) fournisseur(s)
concerné(s) par le regroupement.
Les types de documents disponibles sont :
Les Devis,
Les Commandes,
184
MANUEL
Les Bons de livraison,
Les Bons de retour.
La saisie d'une période et d'un/des client(s) ou le(s) fournisseur(s) n'est pas obligatoire
Si vous n'indiquez pas de période et/ou de client ou le(s) fournisseur(s), ils seront tous pris en compte par
défaut.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de regroupement.
3ème étape : Aperçu des documents à regrouper
Cette étape permet de visualiser les documents sélectionnés pour être regroupés dans la liste des documents
ou les documents résultant des critères de sélection saisis précédemment.
Vous avez la possibilité de modifier cette sélection :
en dé-sélectionnant la case à cocher de la ligne du document que vous ne souhaitez pas regrouper ;
en cliquant sur précédent pour changer les critères (si le regroupement est appelé depuis le menu Opération
uniquement).
Vous devez sélectionner au moins 2 documents pour pouvoir réaliser le regroupement.
4ème étape : Choix du document à générer
Cette étape permet de choisir :
le Type du document que vous voulez générer.
Les documents proposés varient en fonction des documents sélectionnés, et en fonction des regroupements
précédents :
- Les Devis ou Demandes de prix peuvent être regroupés en Commande ou Bon de livraison/réception ou
Factures,
- Les Commandes peuvent être regroupées en Bon de livraison/réception ou Factures,
- Les Bons de livraison/réception peuvent être regroupés en Factures,
- Les Bons de retour peuvent être regroupés en Avoirs.
la date du/des document/s à générer.
Par défaut, la date proposée est la date du jour (date système).
Si la date est inférieure à la date du dernier document généré alors un message du BOI s'affichera et si
vous confirmez la création du document, une ligne supplémentaire sera inscrite dans le journal des
événements.
Regrouper les articles
Permet de générer une seule ligne pour un article A à partir des N lignes pour l’article A présentes dans les
documents sélectionnés.
Ce regroupement est possible que si les conditions suivantes sont identiques :
o Code,
o Description,
o Prix unitaire brut,
o Montant de la remise,
o Taux de TVA,
o Unité.
Copier les lignes de texte
Cette option permet de recopier dans le document généré, toutes les lignes de type "Texte" provenant de
chaque document d'origine.
Générer un sous-total par document
La sélection de cette option rend inaccessible la sélection de l’option "Regrouper les articles".
Si l'option "Regrouper les articles" était sélectionnée, elle est automatiquement dé-sélectionnée.
Cette option permet de générer pour chaque document sélectionné lors du regroupement, une ligne de type
Sous-total montant net HT contenant le texte "Sous-total Devis N° DV 0036 du 01 octobre 2007", après les
articles appartenant au document.
Lancement du regroupement
Pour lancer le regroupement, vous devez ensuite cliquer sur Suivant, puis Lancer.
185
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Pendant le traitement, vous visualisez si les documents du/des client/s sélectionné/s sont regroupés avec
succès ou échec ainsi que l'état du traitement terminé ou échoué.
Dans le dernier cas, vous avez la possibilité de cliquer sur l'icône devant échoué pour visualiser les raisons
de l'échec du traitement.
Conséquences du regroupement
Suite à la Fermeture de la fenêtre de regroupement (bouton Fermer), un message vous demande si vous
souhaitez ouvrir le/les document/s généré/s.
Un document regroupé ne peut plus être modifié, ni transféré, ni supprimé.
Le regroupement des devis passe les devis en état « Accepté » (ni modifiable, ni supprimable).
Si parmi les documents à regrouper, il y a 1 document pour le client ou le fournisseur A et X documents
pour le client B, les documents générés seront :
- Un document pour le client ou le fournisseur A
- Autant de documents que de conditions respectées pour le client ou le fournisseur B (voir entête de la
rubrique)
Dans l'onglet Détail du document...
Les documents générés comportent, suivant les options sélectionnées :
o toutes les lignes de chaque document d'origine (aucune option sélectionnée),
o une ligne par article référencé dans chaque document (regrouper les articles),
o toutes les lignes de texte de tous les documents regroupés ( Copier les lignes de texte).
Pour les 2 options précédentes, suite au transfert d'une commande en Bon de livraison/réception, la 1ère
ligne de l'onglet Détail du BL aura pour description :
" Transféré de : Commande N° CM00000024 du 16/01/2008."
pour l'option "générer un sous total par document" pour chaque document regroupé, vous aurez :
o en 1ère ligne la référence du document d'origine,
o les articles du document d'origine,
o un sous total pour le document.
Dans l'onglet Échéances
Il n'y a aucun traitement particulier pour cet onglet.
Dans l'onglet Acompte
Le ou les documents générés par le regroupement peuvent contenir la/les factures d’acompte liées aux
documents d’origine.
Elles se trouvent donc liées à la fois au document généré mais également aux documents d’origine.
Le montant total des acomptes est alors reporté dans le champ "Acompte précédent" du pied du document
généré.
Si une facture est transférée en Avoir, le document d'acompte lié à la facture n'est pas repris sur l'avoir
généré.
186
MANUEL
Livrer une commande
Accès : Opérations - Livraison de commandes
La livraison d'une commande permet de réaliser des livraisons partielles c'est à dire de générer au fur et à
mesure des bons de livraisons (vente) ou bons de réception (achat) ou factures.
Cette fonction est accessible depuis :
la barre de navigation/Opération
la barre de tache "livrer" de la fenêtre principale de navigation des documents de vente ou achat
l'action "livrer" de la fiche Commande de vente ou Commande d'achat.
La livraison d'une commande peut également s'effectuer par un transfert vers un bon de livraison (vente)
ou bons de réception (achat) ou facture ou par un regroupement de commandes en BL ou facture.
Dans ces 2 cas, la commande sera obligatoirement totalement livrée en 1 fois.
La fenêtre de livraison d'une commande est divisée en 3 parties :
Filtres,
Pièce à générer,
Commandes.
Les filtres
Pour livrer une commande, vous avez la possibilité de déterminer une période, un client ou fournisseur et une
commande précise.
Période
Sélectionnez un type de période pré-défini ou indiquez la période ou un intervalle de date à prendre en compte.
Par l'icône, vous pouvez sélectionner la date depuis le calendrier.
Client ou fournisseur
Sélectionnez le client ou fournisseur sur lequel vous souhaitez obtenir la liste des commandes à livrer.
Commande
Sélectionnez la commande pour laquelle vous souhaitez réaliser la livraison (vente) ou réception (achat).
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s), n'oubliez pas de cliquer sur le bouton
"Appliquer le filtre".
Pièce à générer
Cette partie permet de définir les éléments qui seront repris, affichés sur le document généré.
Date
Sélectionnez la date souhaitée pour le nouveau document.
Nature
Sélectionnez le type de document à générer suite à la livraison ou réception de la commande (Bon de livraison
ou bon de réception ou Facture).
Regrouper les commandes
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les commandes
sélectionnées dans la zone "Commandes".
Regrouper les articles
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison regroupe les lignes d'articles
identiques.
Recopier les lignes articles déjà livrés
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison ou réception reprenne les lignes
d'articles ayant déjà fait l'objet d'une livraison ou réception précédemment.
Recopier les lignes articles non livrés
Cochez cette zone, si vous souhaitez que le document généré après la livraison ou réception reprenne les lignes
d'articles non livrés : la "Quantité à livrer" n'est pas renseignée dans la zone "Commandes".
Commandes
187
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Cette partie affiche les commandes qui correspondent aux filtres définis précédemment.
Elle est composée des lignes de commandes et du détail de chaque commande (ligne article de la commande
non livrée totalement ).
Une case à cochée "Afficher les lignes déjà livrées" permet de visualiser les lignes totalement livrées
d'une commande en plus de celles non livrées ou partiellement livrées.
Pour la ligne "Commande", vous disposez des colonnes suivantes par défaut :
Disponible ? : icône permettant de voir si la commande peut être totalement livrée (coche verte) ou pas
(croix rouge)
Livrer,
Numéro du document,
Date,
Code client ou fournisseur,
Nom du client ou fournisseur.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Disponible ?" de la ligne "Commande" vous permet de livrer
totalement la commande.
Pour toutes les lignes de la commande, la quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne
"Quantité à livrer".
Pour la ligne article (ligne de détail d'une commande), vous disposez des colonnes suivantes :
Disponible ? : icône permettant de voir si la ligne de commande peut être livrée (coche verte) ou pas (croix
rouge)
Livrer,
Code article,
Description,
Quantité,
Quantité livrée,
Quantité déjà livrée,
Quantité à Livrer,
Quantité Reliquat,
Stock réel.
Vous devez saisir dans la colonne "Quantité à livrer" le nombre d'articles que vous souhaitez livrer.
La quantité en reliquat sera automatiquement recalculée.
Un clic dans la case à cocher de la colonne "Disponible ?" d'une ligne article vous permet de livrer
totalement la ligne.
La quantité en "Reliquat" passe automatiquement dans la colonne "Quantité à livrer".
Pour valider la livraison, vous devez sauvegarder la saisie que vous venez d'effectuer par :
Ctrl + S
un clic sur le bouton "Sauvegarder et Fermer"
le menu Fichier + "Sauvegarder"
le menu Fichier + "Sauvegarder et Fermer"
Conséquences de la livraison
A la validation, un message de confirmation apparaît afin de confirmer la livraison ou réception de la
commande.
La confirmation positive affiche le message d'ouverture du document généré.
Les mouvements de stocks sont alors mis à jour.
Le nouveau document est réalisé à la date définie dans la partie "Pièce à générer".
Il contient les informations définies dans les parties "Pièce à générer" et "Commandes".
L'historique des lignes de la(des) commande(s) et du nouveau document contiennent les informations de
"quantité livrée" et "reliquat".
Pour avoir un exemple d'historique de lignes d'une commande ayant 2 bons de livraison associés, cliquez ici.
188
MANUEL
Le Transfert Comptable
Le transfert comptable permet d'émettre des écritures comptables dans la partie comptabilité.
Ces écritures concernent :
Les documents de ventes (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte),
Les échéances,
Les règlements ainsi que les écarts de règlement et les échéances soldées,
les inventaires.
Pour transférer des éléments en comptabilité, vous devez définir au préalable :
Les libellés des écritures,
Les journaux et les comptes divers (Tiers acompte, Ecart de règlement...),
Les comptes de ventes et de TVA sur chaque fiche TVA,
L'option de comptabilisation des stocks (inventaire),
Les comptes de stock,
La méthode de comptabilisation.
Deux méthodes de transfert comptable sont possibles. Il peut être Automatique ou Manuel. Ce choix est à
définir dans les options comptables.
En méthode de transfert "manuel", vous pouvez choisir de valider ou non les documents/règlements et
sélectionnant dans les options, la fonction "Activer la validation des données à comptabiliser".
Pour réaliser le transfert comptable, vous devez lancer l'assistant de transfert comptable.
En méthode de transfert automatique, cette case "Activer la validation des données à comptabiliser"
est automatiquement sélectionnée et non modifiable.
Chaque transfert comptable est historisé dans la page "Historique des transferts".
189
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifié avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle : ouverture de la page de filtres et aperçus,
affecter un mot clé,
définir le modèle comme utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
190
MANUEL
PARAMÈTRES
Paramètres - Démarrer une tâche
Accès : Paramètres - Démarrer une tâche
Pour chaque menu du volet de navigation, vous disposez en début des fonctions associées d'une entrée de
menu "Démarrer une tâche". Cette entrée permet de visualiser l'enchaînement des fonctions disponibles dans
chaque menu.
Les actions ci-dessous sont associées à cette entrée :
Taux de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des taux de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche taux de TVA.
Type de TVA
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des types de TVA. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche type de TVA.
Civilités
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des civilités. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir une
fiche civilités.
Codes postaux
Permet d'ouvrir la fenêtre principale de navigation des codes postaux. Double cliquer sur une ligne pour ouvrir
une fiche codes postaux.
191
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
TAXES
Taux de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Taux de TVA
La gestion de la fiche "TVA" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des taux de TVA est automatiquement généré.
Une fiche
TVA se compose des éléments suivants :
un Type *
Sélectionnez un type de TVA dans la liste déroulante.
une Territorialité *
Sélectionnez une territorialité dans la liste déroulante.
un Taux
Champ numérique permettant de définir le taux de TVA pour cette fiche.
Le taux et la territorialité ne sont plus modifiables dès lors que la fiche Taux de TVA est sauvegardée.
ainsi que des cases à cocher :
Par défaut pour la territorialité
Cliquez dans cette case afin que ce taux soit proposé par défaut lors de l'appel de la territorialité dans un
document.
Il est obligatoire de déclarer un taux et un seul par défaut par territorialité
TVA non perçue récupérable (DOM)(loi)
Cliquez dans cette case lorsque vous souhaitez que la TVA soit calculée, bien que non perçue et non incluse
dans le TTC.
Cette option est disponible uniquement pour les taux associés à la territorialité DOM, possibilité de cocher
l’option sur plusieurs taux, pour une même territorialité DOM.
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce taux de TVA dans les vues standard, listes
déroulante....
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondantes à la territorialité sélectionnée
dans le dossier.
Il est interdit de créer deux taux de même valeur, pour la même territorialité, peu importe le type.
Interdiction de créer deux taux à 19.6, l’un en tant que Normal France, l’autre en tant que Réduit France.
Par conséquent les taux livrés par défaut par l'application ne peuvent être ré-utilisés.
Onglet Comptabilité
Cet onglet vous permet de saisir les comptes de TVA et de gestion des ventes/achats par défaut pour toutes les
fiches articles.
Comptes de TVA
Les 2 zones permettent de saisir le compte de TVA sur débits et le compte de TVA sur encaissement pour ce
taux de TVA.
Comptes de gestion
Les zones de cette partie permettent de saisir les comptes de produit.
o Les champs Biens et Services concernent les comptes comptables pour les articles.
o Le champ Port concerne le compte comptable des frais de port affecté en pied de document.
Si votre dossier est lié à un dossier de comptabilité, la sélection des comptes s'effectuera dans le plan
comptable de la comptabilité.
192
MANUEL
Onglet Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
193
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Types de TVA
Accès : Paramètres - Taxes - Types de TVA
La gestion de la fiche "Type de TVA" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Type de TVA" contient :
un champ Libellé *,
un champ Nature *,
une zone de Note.
Cette notion de type de TVA sera reprise dans les fiches TVA.
Les natures de TVA disponibles sont :
Normal
Réduit
Super réduit
Exonéré
Ancien
Autre
La liste des natures de TVA est fixe, il n'est pas possible d'ajouter ou supprimer une nature de TVA.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
A la création du dossier, le fichier des types de TVA est automatiquement généré.
Il est possible de créer des types de TVA mais uniquement avec une nature Ancien ou Autre.
194
MANUEL
Territorialités
Accès : Paramètres - Taxes - Territorialité
La gestion de la fiche "Territorialité" est commune à toutes les fiches.
La territorialité définit une appartenance à un espace territorial mais surtout à régime fiscal particulier.
A la création du dossier, le fichier des territorialités est automatiquement généré.
Une fiche Territorialité contient un champ Libellé et une zone de Note.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Il est impossible d'ajouter, de modifier ou supprimer le libellé de la fiche territorialité.
Toutefois, vous pouvez Ajouter, Modifier ou Supprimer la note de la territorialité et enregistrer la fiche avec les
nouvelles informations.
Cette notion de territorialité est importante car elle sera reprise dans les options du dossier, les fiches tiers, les
fiches TVA et les documents de ventes.
195
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Barème Eco-contribution
Accès : Paramètres - Taxes - Barèmes éco-contribution
La gestion de la fiche "Barème éco-contribution" est commune à toutes les fiches.
Le barème d'éco-contribution est utilisé dans la fiche article et les documents de ventes.
La création du dossier propose par défaut une liste des barèmes d'éco-contribution.
Une description détaillée du barème est affectée par défaut dans la zone "Note".
La fiche "Barème éco-contribution" se compose des zones :
Code eco-contrib. *
Il peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur, dans ce
dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du barème.
Montant TTC
Indiquez le montant unitaire TTC de l'éco-contribution.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
196
MANUEL
DIVERS
Civilités
Accès : Paramètres - Divers - Civilités
La gestion de la fiche "Civilité" est commune à toutes les fiches.
Saisissez le libellé * de la civilité (au maximum 25 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de civilités.
Les civilités seront disponibles pour toutes les fiches relatives aux tiers (clients / prospects / fournisseurs …) et
aux documents de vente (entête de documents).
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
197
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Codes postaux
Accès : Paramètres - Divers - Codes postaux
La gestion de la fiche "Code postal" est commune à toutes les fiches.
Une fiche "Code postal" se compose de quatre zones à remplir :
Le code postal *
Saisissez le code postal.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Les caractères A à Z, 0 à 9, - (tiret) et espace sont autorisés.
La ville *
Saisissez le nom de la vile (au maximum 35 caractères alphanumériques).
Le pays *
Sélectionnez le pays associé au Code postal.
Le département
Sélectionnez le département associé au Code postal.
Lors de la saisie du département si celui-ci est associé à un pays différent de celui sélectionné
précédemment, c'est le pays du département qui sera repris dans la fiche.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes postaux.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
198
MANUEL
Départements
Accès : Paramètres - Divers - Départements
La gestion de la fiche "Département" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Département" se compose des champs suivants :
Le Numéro *
Saisissez le code du département.
Ce numéro est limité à 3 caractères alphanumériques.
Le Nom *
Saisissez le nom ou le libellé du département (au maximum 50 caractères alphanumériques).
Le Pays *
Sélectionnez le pays associé au département.
La création du dossier propose par défaut une liste de départements.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
199
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Pays
Accès : Paramètres - Divers - Pays
La gestion de la fiche "Pays" est commune à toutes les fiches.
La fiche "Pays" se compose des éléments suivants :
Le code ISO *
Indiquez le code ISO du pays, sur 3 caractères.
Le nom *
Saisissez le nom du pays (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La création du dossier propose par défaut une liste de pays.
Cette liste donne les noms de pays (formes courtes officielles des noms en français) par ordre alphabétique tels
qu'ils sont donnés dans l'ISO
3166-1 et les codes alpha-2 correspondants de l'ISO 3166-1.
Vous disposez également de 2 cases à cocher permettant des vues et classements rapides :
Inactif
Cliquez dans cette case si vous souhaitez ne pas afficher ce pays dans les vues standard, listes déroulante....
UE
Cliquez dans cette case pour noter que le pays appartient à l'union européenne.
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
200
MANUEL
Codes NAF
Accès : Paramètres - Divers - Codes NAF
La gestion de la fiche "NAF" est commune à toutes les fiches.
Le
code NAF est utilisé dans les Options/Identifications administratives, la fiche Client et la fiche fournisseur.
La création du dossier propose par défaut une liste de codes NAF.
La fiche "Code NAF" se compose des zones :
Code NAF *
Ce code est limité à 8 caractères alphanumériques.
Libellé *
Indiquez le libellé du code NAF.
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
201
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Secteurs géographiques
Accès : Paramètres - Divers - Secteurs géographiques
La gestion de la fiche "Secteur géographique" est commune à toutes les fiches.
La fiche secteur géographique se compose des éléments suivants :
Code *
Le code peut être saisi manuellement ou automatiquement si vous avez activé l’option Utiliser le compteur,
dans ce dernier cas la zone sera inaccessible.
Ce code est limité à 10 caractères alphanumériques.
Nom *
Saisissez le nom du secteur (au maximum 30 caractères alphanumériques).
Notes
La gestion d'une "Note" est commune à toutes les fiches.
Les secteurs pourront être sélectionnés dans la fiche Commercial.
202
MANUEL
Localisation
Accès : Paramètres - Divers - Localisation
La gestion de la fiche "Localisation" est commune à toutes les fiches.
Une localisation est l'emplacement physique de l'article.
La fiche localisation se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 8 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 50 caractères alphanumériques).
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Les localisations pourront être saisies dans la fiche article et l'inventaire.
203
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Unités
Accès : Paramètres - Divers - Unités
La gestion de la fiche "Unité" est commune à toutes les fiches.
Une unité est la quantité physique élémentaire qui sert de référence à la mesure des choses vendues.
La fiche unité se compose des éléments suivants :
Un Code *
Indiquez le code de l'unité, sur 4 caractères.
Un libellé *
Saisissez le libellé de l'unité (au maximum 40 caractères alphanumériques).
Un type *
Sélectionnez un type d'unité dans la liste déroulante.
Cette liste n'est pas paramétrable.
Une décimale
Saisissez le nombre de décimales que vous souhaitez (de 0 à 5).
La création du dossier propose par défaut une liste d'unités.
Les unités pourront être saisies dans la fiche article, les documents de ventes ou les documents de stock.
Si une unité est définie dans un article, dans une pièce de vente ou de stock, la quantité sera exprimée avec
le nombre de décimale défini dans la fiche unité.
La gestion de la "Note" est commune à toutes les fiches.
Exemple 1
Code unité : M3
Libellé : Mètre cube
Type : Volume
Décimale : 3
Exemple 2
Code unité : HEUR
Libellé : Heure
Type : Temps
Décimale : 2
Exemple 3
Code unité : KG
Libellé : Kilo Gramme
Type : Poids
Décimale : 3
204
MANUEL
Impression - Fenêtre principale de navigation
La fenêtre principale de navigation de l'impression est divisée en 3 zones :
Catégorie des modèles,
Modèles d'impression disponibles,
Image de l'aperçu du modèle sélectionné.
Catégories
Les catégories permettent de classer les modèles en fonction des types de documents et des données de bases,
des éléments financiers... Le logiciel est livré avec un classement par défaut, présent dans l'onglet Catégorie.
Dans la partie catégorie, vous pouvez avoir :
Catégorie principale : Document de ventes
Sous catégorie : Devis
Sous catégorie : Commande
Sous catégorie : Bon de livraison...
Catégorie principale : Clients
Sous catégorie : Clients
Sous catégorie : Famille clients
Sous catégorie : Journal des vente
Sous catégorie : Historique...
Catégorie principale : Règlements...
Pour voir un modèle, il faut impérativement se situer dans la catégorie ou la sous catégorie auxquelles il
appartient.
Vous avez la possibilité de personnaliser ces catégories en créant des mots-clés.
Modèles disponibles
Cette partie contient la liste des modèles proposés pour chaque catégorie.
Ces modèles peuvent être modifié avec l'éditeur de modèles à l'aide du bouton "Modifier le modèle".
A partir d'un modèle, dans la barre d'outils ou par le menu contextuel/clic droit, vous pouvez :
imprimer le modèle : ouverture de la page de filtres et aperçus,
affecter un mot clé,
définir le modèle comme utiliser par défaut pour les fiches,
définir le modèle à utiliser par défaut pour les listes.
Pour passer un modèle en modèle par défaut, vous devez sélectionner un modèle, puis cliquer dans la barre
d'outils "Utiliser par défaut pour les fiches" ou clic droit sur le modèle puis "Utiliser par défaut pour les
fiches".
Image de l'aperçu du modèle
Cette partie permet de visualiser le modèle que vous avez sélectionné.
Cette visualisation est une image, elle ne contient pas les informations concernant votre dossier.
Filtres et aperçu de l'édition
En double-cliquant sur le modèle, vous accédez à la fenêtre de sélection des filtres et visualisation de l'aperçu.
205
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
OUTILS
Sauvegarde rapide
Accès : Outils - Sauvegarde rapide
La sauvegarde rapide est possible uniquement si une première sauvegarde classique a été réalisée.
La sauvegarde rapide permet de sauvegarder le dossier avec les informations paramétrées dans la sauvegarde
"classique" effectuée précédemment.
Une seule étape "résumé des éléments" est affichée.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde rapide.
206
MANUEL
Sauvegarde
Accès : Outils - Sauvegarde
La sauvegarde passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de sauvegarde des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de sauvegarde des données.
Cet écran vous indique, en autre, l'importance de la réalisation régulière d'une sauvegarde
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage de la sauvegarde.
Choix des informations à inclure dans la sauvegarde
L'assistant de sauvegarde affiche automatiquement le nom du dossier dans lequel vous travaillez. Vous pouvez
éventuellement le modifier si vous avez plusieurs dossiers et vous souhaitez en sauvegarder un autre. Aidezvous de l'icône "..." pour sélectionner un autre dossier.
Par défaut, l'option "Inclure la configuration et l'environnement" n'est pas cochée. Si vous avez défini un
affichage spécifique sur votre poste de travail, la sauvegarde des informations de configuration est nécessaire.
Pour information, la sauvegarde des modèles s'effectue en même temps que la sauvegarde du dossier.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de l'application à sauvegarder
Par défaut, vous avez au minimun une application affichée. Cette application est celle à partir de laquelle vous
demandez la sauvegarde (application en cours de fonctionnement)
Si votre dossier est lié entre la Gestion commerciale et Comptabilité, vous aurez 2 lignes d'application.
Nous vous conseillons de sauvegarder toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Informations nécessaires à la sauvegarde
Sur le serveur SQL, un répertoire doit être créé et partagé pour la sauvegarde. Ce répertoire est alors
automatiquement détecté dans la zone intitulée "Chemin réseau partagé".
Indiquez, dans la zone "Chemin local correspondant sur le serveur", le chemin physique pour accéder au
répertoire partagé depuis le poste serveur.
Sur le serveur, j'ai créé à partir du disque C, un répertoire Sauvegarde.
Le chemin qui apparaît dans le "Chemin réseau partagé" correspond à \\NOMSERVEURSQL\Sauvegarde.
Dans le "chemin local correspondant sur le serveur", il faut saisir : C:\Sauvegarde.
Cliquez le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de sauvegarde.
Choix de la destination de la sauvegarde
Sélectionnez le chemin du dossier de sauvegarde que vous souhaitez.
Nous vous conseillons d'effectuer régulièrement des sauvegardes sur un support externe. Si votre disque
dur ou votre matériel est défectueux, vous aurez toujours possibilité de récupérer vos données sur un autre
ordinateur.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la sauvegarde.
207
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Restauration
Accès : Outils - Restauration
La restauration de dossier passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de restauration des données.
Bienvenue...
...dans l'assistant de restauration des données.
Cette opération est à effectuer uniquement en cas de nécessité absolue. Le contenu de la sauvegarde va
remplacer et écraser toutes vos données.
Il est recommandé d'effectuer une sauvegarde du dossier avant de réaliser une restauration de celui-ci.
Pour cela, cliquer sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant". L'assistant de sauvegarde du dossier
s'ouvre alors automatiquement.
Suite à la réalisation de la sauvegarde, cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Sélection de la sauvegarde à restaurer
Cet écran permet de sélectionner le chemin du "Fichier de sauvegarde du dossier" que vous souhaitez
restaurer.
Aidez-vous de l'icône "..." pour sélectionner la fichier à restaurer.
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix des informations à inclure dans la restauration
Sélectionnez les éléments que vous souhaitez restaurer (dossier ou informations de configuration).
Cliquer le bouton Suivant pour accéder à l'écran suivant de l'assistant de restauration.
Choix de l'application à sauvegarder
Par défaut, vous avez au minimun une application affichée.
Cette application et les éventuelles autres proviennent du fichier de sauvegarde.
Nous vous conseillons de restaurer toutes les applications liées à votre dossier.
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Choix de la destination de la restauration
Sélectionnez le chemin du dossier ou vous souhaitez restaurer les données.
Cliquer sur Suivant pour passer à l'étape suivante.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la restauration des données.
208
MANUEL
Assistant de maintenance des données
Accès : Outils - Maintenance de données
Entre chaque étape de l'assistant, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et
reculer dans l'assistant de maintenance des données.
Bienvenue...
Avant tout traitement de maintenance nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant
Choix du dossier
Sélectionnez le dossier à maintenir à l'aide de l'icône "..." puis cliquez sur le bouton Suivant.
Opérations de maintenance à effectuer
Cochez les différentes opérations que vous souhaitez effectuer sur votre dossier.
Base de donnée
Permet de vérifier/réparer votre base en cas de problèmes et de l'optimiser en cas de lenteur inhabituelle.
Utilisateurs
Permet de supprimer les connections de tous les utilisateurs.
Verrous
Permet de supprimer les verrous, notamment si vous avez quitté anormalement le logiciel et que vous n'arrivez
plus à accéder à votre dossier (message : utilisateur déjà connecté..)
Recalculer
Permet de recalculer tous les compteurs par rapport aux documents de vente saisis.
Configuration
Permet de supprimer toutes les vues personnalisées (vues non système).
Clients
Permet de recalculer les soldes clients (fiche client/onglet Gestion).
Stock
Permet de supprimer tous les mouvements de stocks et les regénérer par rapport aux bons d'entrées, bons de
sorties, inventaires et documents de vente.
Cette opération peut être longue.
Une fois les opérations sélectionnées, vous devez cliquer sur Suivant.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des opérations que vous avez sélectionnées précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
Traitement de la maintenance
En fin de traitement, la liste des opérations effectuées est affichée.
Dans le cas où la maintenance a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
209
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Supprimer un dossier
Accès : Outils - Supprimer un dossier
Pour supprimer un dossier, il vous suffit de suivre les différentes étapes proposées par l'assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant de suppression d'un dossier.
Bienvenue...
...dans l'assistant suppression de dossier.
Avant toute suppression de dossier, nous vous recommandons de réaliser une sauvegarde du dossier par
l'intermédiaire du bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant".
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre le paramétrage.
Choix du raccourci vers le dossier à supprimer
Cette étape consiste à sélectionner le raccourci du dossier à supprimer.
Par défaut, le dossier ouvert est sélectionné.
Pour sélectionner le dossier à supprimer, vous devez cliquer sur l'icône "...", puis sélectionner le fichier
raccourci (extension du fichier eha).
Cliquez sur le bouton Suivant, pour poursuivre.
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter la suppression du dossier.
210
MANUEL
Editeur de modèle
Accès : Outils - Éditeur de modèles Ou A partir d'un modèle et l'icône "Modifier le modèle"
EBP Compta et Gestion Commerciale Open line 2009 est livré avec un puissant générateur d'état. Grâce à
cet outil, vous pourrez personnaliser tous les modèles d'impressions que nous vous proposons dans le logiciel,
et en créer de nouveaux, en vous aidant de ceux existants.
Pour ouvrir l'éditeur de modèle à partir d'un modèle existant, positionnez-vous dans la fenêtre principale
d'impression, sélectionnez le modèle désiré puis accédez au générateur d'état en cliquant sur le bouton
Modifier le modèle disponible dans la barre d'outils : Vous arrivez alors automatiquement sur le paramétrage
de ce modèle.
Etant donné que les possibilités offertes par cet outil sont très importantes, le niveau de complexité peut varier
en fonction de ce que vous souhaitez obtenir. Dans ce cas, notre service technique peut créer vos modèles.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les tarifs de cette prestation.
211
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Import/Export de la configuration
Accès : Outils - Import/Export de la configuration
Cet assistant vous permet d'importer dans un dossier ou d'exporter d'un dossier des modèles d'impressions et
des vues personnalisées.
Bienvenue...
Avant tout traitement d'import ou d'export nous vous conseillons d'effectuer une sauvegarde de vos données en
cliquant sur le bouton "Sauvegarder mon dossier maintenant !"
Une fois la sauvegarde effectuée, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix de l'opération à effectuer
L'assistant affiche par défaut le dossier ouvert, vous pouvez changer de dossier et indiquer le dossier sur lequel
vous souhaitez effectuer le traitement, ainsi que l'opération souhaitée import ou export.
Une fois les paramètres définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Emplacement du fichier
Cette étape vous permet d'indiquer :
en import, l'emplacement du fichier à importer
en export, l'emplacement et le nom du fichier à exporter
Une fois les emplacements définis, cliquez sur le bouton Suivant.
Eléments à traiter
Les éléments à traiter sont les modèles d'impression et les vues personnalisées.
Choisissez le ou les éléments et cliquez sur le bouton Suivant
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
212
MANUEL
Archivage
Accès : Outils - Archivage
L'archivage permet de conserver toutes les données de votre dossier dans un seul fichier à un moment choisi.
Nous vous rappelons, d’après les articles 95 et 98 du bulletin officiel des impôts du 24/01/2006, que
l’archivage des données est une opération préconisée pour la conservation de vos documents, et que les
sauvegardes ne sauraient se substituer à cette opération.
Selon l’article 99 du Bulletin Officiel des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la clôture de l’exercice ou la
période comptable que la procédure d’archivage doit intervenir.
Traitement de l'archivage
L'archivage passe par un assistant.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'archivage des données.
Bienvenue...
Cette page est une page d'accueil, elle peut vous informer sur les obligations légales, les traitements que
l'assistant va réaliser....
Suite à la lecture de ces informations, cliquez sur le bouton Suivant.
Choix du dossier
Cette étape permet de choisir le dossier à archiver et l'emplacement de l'archivage.
Sélectionnez le dossier à archiver
Vous pouvez sélectionner le dossier à archiver à l'aide des icônes "...".
Par défaut, le dernier dossier ouvert s'affiche.
Emplacement du dossier d'archivage sur votre disque dur.
Vous devez indiquer l'emplacement du fichier archive (ZIP) à générer.
Par défaut, Le logiciel vous propose d'archiver vos données sur le disque dur, dans le répertoire du
logiciel.
Vous pouvez utiliser l'icône "..." pour changer l'emplacement du fichier sur votre disque dur.
Cliquez ensuite sur le bouton Suivant,
Résumé des paramètres
Cette étape vous permet d'avoir un résumé des répertoires que vous avez saisis précédemment.
Cliquez sur Lancer pour exécuter le traitement.
L'archivage de données est une opération qui peut être longue.
Format du fichier d'archive
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des fichiers au format texte (csv).
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type :
Archives_Nomdel'application_Nomdudossier_datedujour.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier Dictionary.xls, disponible dans l'archive.
Les fichiers texte (csv) contiennent en premières lignes la description des champs, et les champs RTF (notes)
apparaissent en clair.
Si deux archives sont lancées le même jour, le premier fichier sera écrasé.
213
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Journal des événements
Accès : Outils - Journal des événements
Le journal des événements stocke chaque information concernant :
- la validation de documents pour laquelle l’utilisateur a répondu par l’affirmative au message de rupture de la
numérotation ;
- le manque d'un n° TVA intracommunautaire ;
- la suppression de documents ;
- la dévalidation d'inventaire ;
- le changement de code.
Nous vous rappelons, d’après l’article 121 du Bulletin Officiel des impôts du 07/08/2003, que la facture doit
comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue.
Le journal des événements se présente sous forme de liste composée d'onglets :
o Rupture,
o TVA intracommunautaire,
o Suppression,
o Dévalidation d'inventaire,
o Changement de code (article ou client).
Chaque onglet est composé des colonnes suivantes :
o un type d'événement,
o une description,
o une date : Elle représente la date de génération de l'événement.
Les boutons Ajouter, Supprimer, Dupliquer, Modifier ne sont pas actifs.
Onglet "Rupture" de continuité des documents de vente
A la validation de la facture, dans le cas où la date de la facture est inférieure à la date de la dernière facture
et/ou le n° de facture est inférieur au dernier numéro de facture, un message d'avertissement s'affiche.
Le message est :
« La date de la facture est inférieure à la dernière facture enregistrée dans votre dossier et/ou le numéro de
facture est inférieur au dernier numéro de facture enregistré dans votre dossier.
Nous vous rappelons, d’après l’art. 121 du B.O des impôts du 07/08/2003, que la facture doit comporter un
numéro unique basé sur une séquence chronologique et continue. Voulez vous valider cette facture ? »
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Erreur de continuité : Document « N°doc » du « Date du document » /Document précédent « N° du dernier
doc » du « date du dernier doc »"
Onglet TVA intracommunautaire
Si vous avez sélectionné un tiers intracommunautaire n’ayant pas de N° de TVA intracommunautaire et si vous
acceptez l'enregistrement du document, un événement sera créé dans le journal des événements.
La description contient le message suivant :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a pour territorialité Intracommunautaire alors que le N° de TVA
intracommunautaire est absent de la fiche client."
Onglet Suppression
Si vous demandez la suppression d'un document positionné au milieu d'autres documents, un message
d'avertissement s'affiche.
Le message est :
"Vous supprimez une pièce de vente, ce qui déclenche une rupture dans la numérotation de vos documents,
pour justifier cette rupture, un événement va être créé dans le journal des événements."
La validation de ce message entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Le document « N° de doc » du « date du doc » a été supprimé le « date de suppression »."
214
MANUEL
Onglet Dévalidation d'inventaire
Si vous demandez la dévalidation d'un inventaire, cela entraîne la création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"Dévalidation de l'inventaire n° « N° de l'inventaire » du « date du doc » "
Onglet Changement de code
Si vous demandez la recodification d'un code article ou la recodification d'un code client, cela entraîne la
création d'un événement.
La description de cet événement contient :
"L'article X est devenu l'article Y " ou "Le client n° X est devenu le client n° Y "
215
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Import de données
Accès : Outils - Import de données
L'importation de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important
d'éléments à importer.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Si vous êtes en codification automatique (l'option "Utiliser le compteur" dans les Options du dossier /
Numérotation / Autre est sélectionnée) cette codification sera ignoré au profit du code présent dans le fichier
importé.
Le logiciel vous propose d'effectuer une sauvegarde. Si vous avez déjà saisi des données dans votre
nouveau dossier, nous vous conseillons d'effectuer cette sauvegarde. Dans le cas contraire, elle n'est pas
nécessaire.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Si une chaîne de caractères contient [;] cette chaîne doit être encadrée de guillemets ["]["].
Pour un fichier donné, le séparateur décimal doit être le même [.] ou [,]
Si le fichier contient des informations (codes) provenant d'autres fiches, ces fiches doivent exister dans le
dossier.
Import fiche article : le code de la famille article présent dans le fichier d'import de l'article doit être présent
dans la liste des "familles article" du dossier
Le fichier d'import devra contenir les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en
terme de données et en terme d’ordre des champs).
Le type de donné doit correspondre avec le type du champ importé valeur numérique, chaine de caractères …
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains n’existent pas dans le fichier à importer,
l’emplacement de ce champ dans le fichier à importer est matérialisé par 2 points virgules consécutifs [;;], ce
qui permet l’import même si le champ n'existe pas.
Si le code importé existe déjà dans la base, l’enregistrement est modifié par l’import (et non ignoré).
Structure des fichiers à importer
Les familles articles
Le fichier doit contenir :
o Code famille,
o Libellé famille.
Si le code famille fait moins de 4 caractères ou plus de 10 caractères (longueur maximum autorisée), la
famille n’est pas importée.
Si le libellé famille fait plus de 40 caractères, le libellé est tronqué.
Les unités
Le fichier doit contenir :
o Code,
o Libellé,
o Type,
o Décimales.
Si le type ne correspond pas à un type connu, l’import échoue.
216
MANUEL
Si le code fait plus de 4 caractères, l’import échoue.
Les Localisations
Le fichier doit contenir :
o Code,
o Libellé,
Si le code fait plus de 8 caractères, l’import échoue.
Les barèmes éco-contribution
Le fichier doit contenir :
o Code,
o Libellé,
o Montant TTC
Si le code fait plus de 10 caractères, l’import échoue.
Les articles
Le fichier doit contenir :
o Code,
o Libellé,
o Code famille,
o Prix de revient,
o Prix de vente HT,
o Taux de TVA,
o Description commerciale (en clair),
o Code barre,
o Unité,
o Type (biens ou services),
o Code localisation,
o Code fournisseur,
o Code éco-contribution.
Si le code article fait plus de 20 caractères (longueur maximum autorisée), l’article n’est pas importé.
Si le libellé fait plus de 80 caractères, le libellé est tronqué
Si le code famille n’existe pas dans la table des familles, l’import échoue.
Le libellé est copié au moment de l’import dans le champ Description commerciale s’il n’y a pas de
description commerciale dans le fichier à importer.
L’article est créé en tant que type bien si « Biens » est défini par défaut dans les options du dossier, si le fichier
ne contient pas le type d’article.
L’article est créé en tant que service si « services » est défini par défaut dans les options du dossier, si le
fichier ne contient pas le type d’article
L’option Gestion de stock dans la fiche article est cochée par défaut si c’est un "bien", non cochée si c’est un
"service".
Le taux de TVA repris est celui de la fiche TVA affecté à la fiche article.
Les familles clients
Le fichier doit contenir :
o Code famille,
o Libellé famille.
Si le code famille fait moins de 4 caractères ou plus de 10 caractères (longueur maximum autorisée), la
famille n’est pas importée.
Si le libellé famille fait plus de 40 caractères, le libellé est tronqué.
217
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Les clients
Le fichier doit contenir :
Code client,
o Nom,
o Code famille client,
o Civilité.
Adresse de facturation
o adresse,
o adresse (suite),
o adresse (suite),
o adresse (fin),
o code postal,
o ville,
o département,
o pays (code iso du pays),
o site web.
Contact de facturation
o civilité,
o prénom,
o nom,
o fonction,
o téléphone fixe,
o téléphone portable,
o fax,
o e-mail.
Adresse de livraison
o civilité,
o nom,
o adresse,
o adresse (suite),
o adresse (suite),
o adresse (fin),
o code postal,
o ville,
o département,
o pays (code iso du pays),
o site web.
Contact de livraison
o civilité,
o prénom,
o nom,
o fonction,
o téléphone fixe,
o téléphone portable,
o fax,
o e-mail.
Autres données
o compte comptable,
o N° de TVA intracommunautaire,
o Siren,
o Naf,
o Taux de remise.
Si le code client fait plus de 20 caractères (longueur maximum autorisée), le client n’est pas importé.
Si le nom du client fait plus de 60 caractères, le nom est tronqué.
Si code famille client n’existe pas dans la table, l’import échoue.
Les deux adresses importées sont stockées dans la fiche client, elles deviennent donc les adresses principales
de facturation et livraison.
218
MANUEL
Si le compte comptable fait plus de caractères que ceux défini dans les options du dossier, le compte
comptable est tronqué.
Si le compte comptable ne commence pas par la même racine que celle définie dans les options, l’import
échoue.
Le tiers est créé en tant que CLIENT par défaut.
Les familles fournisseurs
Le fichier doit contenir :
o
o
Code famille,
Libellé famille.
Si le code famille fait moins de 4 caractères ou plus de 10 caractères (longueur maximum autorisée), la
famille n’est pas importée.
Si le libellé famille fait plus de 40 caractères, le libellé est tronqué.
Les fournisseurs
Le fichier doit contenir :
Code,
o
o
o
Nom,
Civilité,
Code famille fournisseurs.
Adresse de facturation
o adresse,
o adresse (suite),
o adresse (suite),
o adresse (fin),
o code postal,
o ville,
o département,
o pays (code iso du pays),
o site web.
Contact de facturation
o civilité,
o prénom,
o nom,
o fonction,
o téléphone fixe,
o téléphone portable,
o fax,
o e-mail.
Adresse de livraison
o civilité,
o nom,
o adresse,
o adresse (suite),
o adresse (suite),
o adresse (fin),
o code postal,
o ville,
o département,
o pays (code iso du pays),
o site web.
Contact de facturation
o civilité,
o prénom,
o nom,
o fonction,
o téléphone fixe,
o téléphone portable,
o fax,
219
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
o
e-mail.
Autres données
o N° de TVA intracommunautaire,
o Siren,
o Naf.
Si le code fournisseur fait plus de 20 caractères (longueur maximum autorisée), le client n’est pas
importé.
Si le nom du fournisseur fait plus de 60 caractères, le nom est tronqué.
Les deux adresses importées sont stockées dans la fiche fournisseurs, elles deviennent donc les adresses
principales de facturation et livraison.
Sélection du fichier à importer
Suite à la sauvegarde du dossier, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez importer.
Vous devez ensuite définir le chemin où se trouve le fichier sur votre disque, en vous aidant de l'icône "..." pour
le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Aperçu du fichier
L'étape suivante vous permet d’avoir un aperçu avant l'importation du fichier. Il contient les 10 premières
lignes du fichier à importer avec une répartition de ces données dans chaque champ de la table de la base de
données.
Suite à l'aperçu du fichier à importer, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments d'import que vous avez sélectionné
précédemment :
o
o
o
Chemin et nom du fichier à importer,
Type de fichier,
Remplacement ou pas des données existantes.
Cliquez sur Lancer pour executer le traitement.
Traitement de l'import
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est affiché.
Dans le cas ou l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
220
MANUEL
Export de données
Accès : Outils - Export de données
L'export de données est une opération qui peut être longue, si vous avez un nombre important d'éléments à
exporter.
Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans
l'assistant d'export de données au format texte.
Format des fichiers
Les formats des fichiers sont de type txt et csv, avec séparateur de champ "point virgule (;)".
Le fichier généré contient les champs strictement identiques à ceux des tables de l'application (en terme de
données et en terme d’ordre des champs).
Si parmi les champs d’une table de l'application, certains ne sont pas renseignés dans la table,
l’emplacement de ce champ dans le fichier exporté est matérialisé par 2 points virgules consécutifs.
Structure des fichiers exportés
Cliquez sur les noms de fichier pour voir les données exportées :
Les familles fournisseurs
Les fournisseurs
Les familles articles
Les unités
Les localisations
Les barèmes eco-contribution
Les articles
Les familles clients
Les clients
Sélection du fichier à exporter
Suite à la page de bienvenue, vous devez cliquer sur Suivant.
Cette nouvelle étape consiste à sélectionner dans la liste proposée, la table que vous souhaitez exporter.
Vous devez ensuite définir le chemin où vous souhaitez exporter le fichier sur votre disque, en vous aidant de
l'icône pour le rechercher.
Suite à la sélection du fichier à exporter, cliquez sur Suivant.
Résumé des paramètres
L'étape suivante vous permet d'avoir un résumé des éléments que vous avez sélectionné précédemment :
Chemin et nom du fichier à exporter,
Type de fichier.
Cliquez sur Lancer pour exécuter l'export des données.
Traitement de l'export
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exportés est affiché.
Dans le cas ou l'export a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'exportation en cliquant sur le bouton "Afficher le détail".
221
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
OPTIONS
222
MANUEL
GÉNÉRAL
Options - Général
Accès : Outils - Options
Ces options s’appliquent à tous les dossiers.
Chemins
Les répertoires d'installation standard du logiciel sont affichés. Vous pouvez indiquer d'autres chemins de
sauvegarde des différents éléments de votre application :
Données
Zone de sélection/saisie de chemin
Fichiers de configuration
Zone de sélection/saisie de chemin
Sauvegardes
Zone de sélection/saisie de chemin
Apparence
Vous pouvez modifier l’organisation de l’interface utilisateur :
Barre de statut
Case à cocher permettant d'afficher ou non cette barre.
Barre d'outils
Case à cocher permettant d'afficher ou non cette barre.
Affichage des boîtes de dialogue
Vous pouvez modifier l'affichage automatiquement de l'écran d'accueil et le message de fermeture du dossier.
Ecran d'accueil
Case à cocher permettant d'afficher ou non l'écran d'accueil
Fermeture de l'application
Case à cocher permettant d'afficher ou non le message de demande de confirmation pour la fermeture de
l'application.
Police par défaut
Les champs ci-dessous permettent de définir la police appliquée par défaut dans les champs de type texte
(description commerciale de la fiche article, description dans les documents, onglet note...) :
Police par défaut
Taille par défaut
223
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Options - Coordonnées
Accès : Outils - Options
Les coordonnées à saisir sont celles de votre dossier-société. Il est important de les renseigner car ces
informations seront reprises sur certaines impressions de vos documents (devis, factures, etc..).
Identification
Forme juridique ou civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
.
Nom – Raison sociale
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Qualité de la personne
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse de la société
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
224
MANUEL
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Autres informations
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Télécopie/Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Site Web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
225
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
IDENTIFICATION
Options - Identification
Accès : Outils - Options
Saisissez les codes Siret, NAF, MSA, R.C.S et R.M de votre dossier-société. Ces informations pourront être
imprimées en pied de certains de vos documents (devis, factures, etc...)
Informations administratives
SIRET
Champ de type chaîne de 14 caractères.
Code NAF/APE
Champ permettant la sélection d’un Code NAF et affichage du libellé.
Si le code NAF que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
NAF en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
MSA
Champ alphanumériques de 50 caractères.
N° Identification RCS
Champ alphanumériques de 13 caractères.
N° Identification RM
Champ alphanumériques de 13 caractères.
Capital
Champ de type numérique de 18 caractères avec décimales.
Informations TVA
N° de TVA intracommunautaire
Champ alphanumériques de 14 caractères.
Territorialité de TVA
Champ permettant la sélection d’une fiche dans la liste des Territorialités.
Cette territorialité sera reprise par défaut dans les documents.
Elle détermine l'affichage des taux de TVA par défaut.
Taux de TVA
Champ permettant la sélection d’une fiche Taux de TVA et l'affichage du Taux.
Les TVA affichées par défaut dans la liste des TVA sont celles correspondant à la territorialité du dossier
(sélectionnée ci-dessus).
L'onglet "Liste des TVA" contient les taux de TVA des autres territorialités.
Si vous sélectionnez un taux de TVA qui ne correspond pas à la territorialité du dossier (sélectionnée cidessus), la territorialité est alors remplacée par celle correspondante au taux de TVA sélectionné.
Option de calcul de la TVA
Champ permettant de sélectionner le type de gestion de la TVA :
o Sur les débits,
o Sur les encaissements,
o Mixte.
Il n'est pas possible de modifier cette option dans Gestion, vous devez passer par les Options du module de
Compta.
Les changements d'option sont historiser. Cet Historique contient le type de gestion de TVA précédent avec la
date de changement.
Le changement de mode de calcul n’intervient pas sur les documents déjà émis, qu’ils soient validés ou non.
226
MANUEL
Options - Logo
Accès : Outils - Options
Vous pouvez insérer à cet emplacement le logo de votre société.
Il sera automatiquement repris sur vos impressions de documents (devis, facture...), sur les modèles de
document avec logo.
Pour insérer un logo, vous devez réaliser un clic droit puis Charger.
Ensuite, utilisez l'icône "..." pour rechercher le fichier qui contient votre logo.
Vous avez la possibilité de redimensionner celui-.
Les principaux formats acceptés sont : BMP, GIF, JPG/JPEG ...
227
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
EXPERT
Options - Expert- Cabinet
Accès : Outils - Options
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées du cabinet de votre expert comptable. Il est intéressant
de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés (Impressions Dossier Expert Comptable).
Cabinet
Identification
Forme Juridique ou Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la forme juridique ou civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le
fichier des civilités, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la
liste déroulante accessible par l'icône
.
Nom - Raison sociale
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
SIRET
Champ saisissable, limité à 14 caractères alphanumériques.
Adresse du cabinet
Adresse
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (suite)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Adresse (fin)
Champ saisissable, limité à 40 caractères alphanumériques.
Code Postal
Champ saisissable, limité à 10 caractères alphanumériques.
Lors de la saisie du code postal,
° si celui-ci existe et est unique dans la table des codes postaux, la ville et le pays sont renseignés par
défaut
° si celui-ci existe mais n’est pas unique, la liste des codes postaux est affichée, avec uniquement ceux
répondant à la saisie.
° si celui-ci n’existe pas, le code postal est conservé dans la fiche client mais n’est pas créé dans la table
des codes postaux.
Si le code postal que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche code
postal en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Ville
Champ saisissable, limité à 35 caractères alphanumériques.
Le champ ville sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
Il est toujours possible de modifier le libellé de la ville, par contre cela n'entraînera pas la création d’une
nouvelle fiche code postal.
Département
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ département sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des
codes postaux.
Si le département que vous souhaitez n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche
département en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Pays
Champ saisissable, limité à 50 caractères alphanumériques.
Le champ pays sera automatiquement rempli après la saisie d’un code postal existant dans la table des codes
postaux.
228
MANUEL
Si le pays que vous souhaitez, n'existe pas vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche pays en
sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Site web
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
229
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Options - Expert - Contacts
Accès : Outils - Options
Vous pouvez saisir à cet emplacement les coordonnées de votre expert comptable et d'un collaborateur. Il est
intéressant de les renseigner car ces informations seront reprises sur les documents qui lui sont destinés
(Impressions - Dossier Expert Comptable).
Contacts
Expert Comptable
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
Collaborateur
Civilité
Champ saisissable, limité à 25 caractères alphanumériques.
Si la civilité que vous souhaitez n'existe pas et que vous souhaitez la conserver dans le fichier des civilités,
vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche civilité en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante
accessible par l'icône
.
Nom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Prénom
Champ saisissable, limité à 60 caractères alphanumériques.
Téléphone fixe
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Téléphone portable
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
Fax
Champ saisissable, limité à 20 caractères alphanumériques.
e-mail
Champ saisissable, limité à 100 caractères alphanumériques.
230
MANUEL
OPTIONS COMPTABLES
Options - Options comptables - Méthode de comptabilisation
Accès : Outils - Options
Méthode de transfert
2 méthodes de transfert sont possibles :
o Manuelle (Transfert sur commande vers la comptabilité),
o Automatique (A chaque validation de document ou règlement).
La première méthode "Manuelle" est la méthode "classique" : suite à la réalisation de vos documents
(ventes/inventaires) et de vos règlements, vous pouvez demander le transfert comptable (Opérations-Transfert
en comptabilité).
La deuxième méthode "Automatique" consiste à comptabiliser automatiquement les documents
(ventes/inventaire) et les règlements dès lors que ceux-ci sont validés.
Pour plus d'explications sur le transfert comptable en fonction de chaque méthode, nous vous conseillons de
vous reporter au chapitre "Transfert comptable".
Activer la validation des données à comptabiliser
Cette option permet à l’utilisateur d'imposer une validation des documents (factures, avoirs, factures
d'acompte, avoirs d'acompte) et règlements.
Si l'option est active, tous document ou règlement créé est en mode provisoire (mention imprimée sur le
document) et reste donc modifiable.
L'utilisateur doit alors volontairement valider le document de vente, règlement pour le transformer en définitif
et dans ce cas, le document n'est plus modifiable.
Cette option ne concerne pas l'inventaire.
Celui-ci doit dans tous les cas être validé pour que les informations saisies soient prises en compte dans les
mouvements de stock.
Afficher le message d'information de validation
Cette option permet de ré-activer les messages dont vous avez sélectionné à un moment "Ne plus afficher".
231
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Options - Options comptables - Tiers
Accès : Outils - Options
Cette option permet de saisir la racine de comptes clients, fournisseurs et le paramétrage pour la création des
comptes clients et fournisseurs.
Longueur des comptes
Longueur des comptes généraux
Ce champ permet de définir la longueur maximale des comptes généraux. C'est à dire la longueur maximale
des comptes comptables de tiers
Compléter les comptes à droite par des 0
La sélection de la case à cocher permet de compléter les comptes par des zéros afin d’avoir le même nombre
de caractères pour chaque compte.
Ces comptes seront complétés à la hauteur de la limite définie dans la longueur des comptes généraux cidessus.
Clients
Racine de compte client
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches client
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte client
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte client :
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le client Durand avec le code client DUR0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 411DUR0001
Si "Racine + Nom tiers" : 411DURAND
Fournisseurs
Racine de compte fournisseur
Vous devez saisir dans cette zone la racine de compte des fiches fournisseur
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
la racine créée dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
Générer un compte fournisseur
Vous avez 2 possibilités de définir la génération automatique d'un compte fournisseur :
o Racine + code tiers
ou
o Racine + nom tiers
Pour le fournisseur Dubois avec le code fournisseur DUB0001, vous aurez le compte comptable :
Si "Racine + Code tiers" : 411DUB0001
Si "Racine + Nom tiers" : 411DUBOIS
232
MANUEL
Options - Options comptables - Libellé des écritures
Accès : Outils - Options
Ces options permettent de définir les libellés des écritures générées par le transfert comptable.
Pour certain libellé (ventes et règlement), vous avez la possibilité de saisir des
"macro".
Macro
EBP Gestion commerciale vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Vous devez donc
indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable : dans la partie Ventes, pour les
factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque.
Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} pour les documents et de la constante {5} pour les
règlements.
Les macros disponibles sont :
{0} = Type du document de vente ( ex : Facture, Avoir.. )
{1} = Numéro du document
{2} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...)
{3} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{4} = Nom tiers
{5} = Code banque
Macro pour afficher le type de document "Avoir" et son numéro "AV001111"
La macro à saisir est : {0} N° {1}
Le résultat est : Avoir N° AV001111
Macro pour afficher le type de tiers "Client", la civilité du tiers "Monsieur" et le nom du tiers "Dupont"
La macro à saisir est : {2} {3} {4}
Le résultat est : Client Monsieur Dupont
Ventes
La zone Document permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des documents (factures, avoirs, factures d'acompte et avoirs d'acompte).
Règlements
La zone Tiers permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation des
règlements.
La case à cocher « Utiliser la référence en tant que libellé » permet une variante dans le libellé du tiers qui
a effectué un règlement.
Si la case est cochée et si le règlement saisi comporte une référence, le libellé de l’écriture sur le compte de
Tiers est la REFERENCE
Si la case est cochée et si le règlement saisi ne comporte pas de référence, le libellé de l’écriture sur le
compte de TIERS est la macro
Si la case n'est pas cochée et que le règlement saisi comporte ou non une référence, le libellé de l’écriture sur
le compte de TIERS est la macro
La zone Banque permet de saisir le libellé d'écriture souhaité (texte libre ou macro) pour la comptabilisation
des règlements.
Vous avez la possibilité de sélectionner une macro pour la fiche banque. Cette macro permet de référencé le
code de la banque sur laquelle le règlement a été éffectué.
Banque {5}
233
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Stock
La comptabilisation du stock (Inventaire) peut être simplifiée ou détaillée.
Cette comptabilisation est définie dans l'onglet Stock des Options - Options Comptables
Cela signifie que vous comptabilisez :
uniquement les variations de stock (différences entre le stock précédent et le nouveau stock constaté), c'est
la méthode simplifiée : une zone de saisie de libellé pour la variation ;
ou
l'annulation du stock précédent et la constatation du nouveau stock, c'est la méthode détaillée : une zone de
saisie de libellé pour l'annulation, une zone de saisie de libellé pour la constatation.
234
MANUEL
Options - Options comptables - Stock
Accès : Outils - Options
Cette option permet de définir la méthode de comptabilisation du stock, ainsi que les comptes de stock...
Méthode de comptabilisation du stock
Vous disposez de 2 méthodes :
o
Simplifiée : comptabilisation des variations de stock uniquement (différences entre le stock précédent et le
nouveau stock constaté).
o
Détaillée : comptabilisation de l'annulation du stock précédent et de la constatation du nouveau stock.
Compte de stock
La comptabilisation du stock s'effectue en fonction de la destination de l'article.
Cette destination est définie sur la fiche Article onglet Comptabilité.
Vous devez renseigner les comptes de "variation" et de "stock et encours" pour les différents types de variation
afin de pouvoir comptabiliser l'inventaire validé.
Les libellés de cette comptabilisation sont définis dans la partie stock de la page Libellé des écritures des
Options - Options Comptables
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan comptable de la partie Comptabilité.
235
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Options - Options comptables - Journaux et comptes divers
Accès : Outils - Options
Cette option permet de définir le paramétrage nécessaire au transfert comptable des données.
Journaux
Vous devez saisir dans cette partie les journaux de ventes, trésorerie et opérations diverses nécessaire pour le
transfert comptable.
Le journal de vente contient les écritures qui correspondent à vos documents de vente (factures, avoirs,
factures d'acompte, avoirs d'acompte).
Le journal de trésorerie contient les écritures qui correspondent aux règlements, écarts de règlement...
Le journal des Opérations diverses dites OD, contient les écritures qui correspondent à l'inventaire
(méthode de comptabilisation simplifiée ou détaillée)
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les journaux créés dans la partie Comptabilité.
Tiers
Ces zones correspondent à la comptabilisation des documents d'acompte.
Le compte d'acompte correspond au compte tiers pour le transfert de vos acomptes.
Par défaut, le compte 419 est indiqué.
Le compte de TVA en attente est utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes,
selon le schéma de transfert.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Règlements
Les 2 zones ci-dessous correspondent à la comptabilisation des écarts de règlements constatés lors de la saisie
d'un règlement.
Le compte d'écart de règlement : Perte correspond à une échéance soldée manuellement.
Le compte d'écart de règlement : Profit correspond à un règlement supérieur à l'échéance
L'écart de règlement correspond au reste à affecter présent dans la fiche règlement.
Facture de 101.90 euros, règlement de 102 euros, écart de 0.10 euro.
Si votre dossier est lié à un dossier comptable, vous pouvez à l'aide des icônes du champ, aller sélectionner
les comptes créés dans le plan de comptable de la comptabilité.
Remises
En règle générale, les remises accordées sont comprises dans les comptes de produits (vente), on comptabilise
la vente HT remisée et pas la vente HT avant remise.
Dans le cas ou vous souhaitez distinguer la vente HT de la remise, il est possible de comptabiliser la remise :
Le compte de remise permet donc de définir le compte à utiliser pour la comptabilisation des remises
accordées sur les documents.
La case à cocher "Comptabiliser la remise" permet de définir si le transfert comptable des ventes tient
compte ou non des remises.
236
MANUEL
NUMÉROTATION
Options - Numérotation
Accès : Outils - Options
Pour chaque type de documents de vente, d'achat et de stock, vous pouvez préciser la syntaxe du numéro à
attribuer au document.
Vous pouvez choisir de créer vos documents avec une numérotation automatique ou non, en cochant ou non la
zone "Utiliser le compteur".
Le logiciel incrémente automatiquement de 1, le numéro situé en fin de préfixe.
Pour les documents de vente :
FA 0803001 pour les factures de l’année 2008 au mois de mars, le numéro suivant sera le FA 0803002.
Pour les documents d'achat :
FF 0801001 pour les facture de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le FF 0801002.
Pour les documents de stock :
BS 080101 pour les bons de sortie de l’année 2008 au mois de janvier, le numéro suivant sera le BS 080102.
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous allez
créer un document ou une fiche.
Si vos compteurs sont désorganisés, vous pouvez lancer un recalcul des compteurs depuis la maintenance
des données du menu Outils.
Ventes
Devis
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DE 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de livraison
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BL 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BR 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FA 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AV 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
237
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Achats
Demande de prix
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par DEM 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commande
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par CF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de réception
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de retour
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BRA 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par AF 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Facture d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FFD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Avoir d’acompte
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par FAD 000001.
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Stocks
Bon d'entrée
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BE 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Bon de sortie
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par BS 000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Inventaire
Champ de type chaîne de 18 caractères maximum (8 pour le préfixe, 10 pour le suffixe)
En création de dossier, le compteur commence par INV 00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Autres
Pour chacun des fichiers de données suivants, vous pouvez choisir de créer vos fiches avec une numérotation
automatique ou non, en cochant ou non la zone "Utiliser le compteur".
Si vous n'utilisez pas le compteur, vous saisirez vous-même le code à attribuer à chaque fois que vous créerez
une fiche.
238
MANUEL
Familles clients
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCL00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Clients
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CL000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles Fournisseurs
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FFR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Fournisseurs
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles articles
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FAR00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Articles
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par AR000001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Eco-contribution
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par D3E00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Commerciaux
Champ de type chaîne de 20 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Familles commerciaux
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par FCO00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Secteurs géographiques
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par SG00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Barèmes
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par CC00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
Tarif
Champ de type chaîne de 10 caractères maximum
En création de dossier, le compteur commence par TF00001
Case à cocher « Utiliser le compteur »
239
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Options - Articles
Accès : Outils - Options
Ces options permettent de paramétrer par défaut la création d'une fiche article.
Type d’article par défaut
Liste déroulante
permettant la sélection du type de l'article : Biens ou Services.
En création du dossier, le type par défaut est Biens.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le type d'article par défaut sera celui défini ici.
Taux de marge par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
Lors de la saisie d'un article non référencé ou de la saisie simple d'une description et d'un prix dans un
document de vente, le taux de marge par défaut de la ligne sera celui des options
Taux de marque par défaut
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux bien
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type bien, cette valeur est reprise par défaut.
% de frais généraux Service
Champ numérique exprimant un pourcentage, dont la saisie ne peut pas être supérieure à 999.
En création de la fiche article de type service, cette valeur est reprise par défaut.
240
MANUEL
DOCUMENTS DE VENTE
Options - Documents de vente - Options générales
Accès : Outils - Options
Ces options permettent de définir les avertissements, le paramétrage de taux, montants... des documents de
ventes.
Avertissement si le code article n’existe pas
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse dans vos documents, lorsque
vous saisissez dans la colonne "Code article" une référence qui n'existe pas dans votre fichier article.
Utiliser la TVA de l’article
Cocher cette case si vous souhaitez que la TVA de l'article soit toujours reprise dans les documents. Dans le cas
contraire, c'est la TVA de l'entête du document qui est affectée à toutes les lignes articles.
Avertissement sur les articles en rupture de stock
Cochez cette case si vous souhaitez qu'un message d'avertissement apparaisse en cas de rupture de stock,
lorsque vous validez la ligne de l'article ou lorsque vous enregistrez (ou transférez) un document qui
mouvemente les stocks (commande (stock virtuel), Bon de livraison et Facture).
Durée de validité des devis (jours)
Indiquez, en nombre de jours, la durée de validité de vos devis.
La date de validité des devis sera alors automatiquement calculée, dans l'entête du devis.
Par défaut, le nombre de jours est 3.
Afficher le paiement pour les factures d'acompte
Cette option si elle est décochée permet de ne pas afficher la fiche "Nouveau règlement" lors de la génération
d’une facture d'acompte ou d'un avoir d’acompte.
Inclure le montant de l'éco-contribution au Total TTC
Cette option, si elle est sélectionnée, permet d'ajouter au Total TTC du document le montant des écocontributions des lignes article.
Dans le cas contraire, le Total TTC ne varie pas en fonction des éco-contributions sélectionnées sur les lignes
article : Le total TTC comprend les montants éco-contributions.
Gestion des messages
Cette partie permet d'activer ou désactiver des messages d'information :
Afficher le message d'avertissement des avoirs d'acompte
Ce message apparaît lorsque vous réalisez un nouvel avoir d'acompte sans passer par une facture existante.
Il indique que la création d'un avoir d'acompte va généré automatiquement un règlement négatif au titre d'un
remboursement d'acompte versé par le client...
Afficher le message d'ouverture du règlement créé
Ce message apparaît suite à la validation d'une facture d'acompte ou un avoir d'acompte pour visualiser le
règlement généré automatiquement.
Si vous ne souhaitez plus voir apparaître ces message, vous pouvez cliquer sur "ne plus afficher" dans la
boite du message ou décocher la case à cet endroit.
241
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Options - Documents de vente - Devis
Accès : Outils - Options
Cette option permet de définir les états des devis encours, transféré, refusé par le client...
Etat Accepté
Le libellé indiqué dans ce champ sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en commande,
bon de livraison, ou facture.
La liste des états proposés correspond aux états définis dans les champs ci-dessous.
États des devis
Vous disposez de 10 zones (champ de type Alpha de 20 caractères) pour définir l'état de vos devis.
Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous
pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivants ce critère (dans la liste
des documents ou les impressions, par exemple).
Lors de la création d'un devis, l'état par défaut est " l'état 1 " (En cours).
242
MANUEL
Options - Documents de vente - Mentions légales des devis
Accès : Outils - Options
Les devis doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de devis fournis avec le logiciel.
Par défaut, nous vous proposons des mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
243
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Options - Documents de vente - Mentions légales des factures
Accès : Outils - Options
Les factures doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires d'un point de vue légal.
Nous vous donnons ici la possibilité d'indiquer ces mentions. Elles apparaîtront automatiquement dans tous les
modèles de factures fournis avec le logiciel.
Parmi les mentions obligatoires qui doivent figurer sur vos factures, vous avez notamment les conditions pour
l'escompte et les taux de pénalité en cas de retard de paiement.
Par défaut, nous vous proposons deux mentions, que vous pouvez bien entendu modifier.
La zone de saisie contient une barre d'outils de textes enrichis.
244
MANUEL
Options - Règlements
Accès : Outils - Options
Ces options permettent de définir le paramétrage par défaut d'un moyen de paiement, d'une banque pour la
saisie d'un nouveau règlement et des jours pour déclencher l'édition des relances clients.
Moyen de paiement par défaut
Ce champ correspond au moyen de paiement par défaut lorsque vous réglez une échéance.
La liste des moyens de paiement est disponible par le menu Règlements - Données -Moyen de paiement.
Si le moyen de paiement que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle
fiche en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
Banque par défaut
Ce champ correspond à la banque sélectionnée par défaut lorsque vous réalisez un règlement.
La liste des banques est accessible par le menu Règlements - Données - Banques.
Si la banque que vous souhaitez, n'existe pas, vous avez la possibilité de créer une nouvelle fiche banque
en sélectionnant Ajouter dans la liste déroulante accessible par l'icône
.
"Afficher le message d'avertissement en cas de banque non renseignée"
L'option permet d'être averti lorsque la banque n'est pas renseignée sur une facture d'acompte ou un avoir
d'acompte ou un règlement et que vous souhaitez valider l'un de ces éléments.
En effet, la validation d'un document d'acompte ou d'un règlement permet de transférer les échéances en
comptabilité et pour cela, il faut obligatoirement associé une banque.
245
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Options - Documents de stock - Options générales
Accès : Outils - Options
Cette option permet de justifier les écarts de stock dans un Bon de sortie ou un inventaire.
Vous avez à votre disposition 5 libellés d'écart possibles.
Les libellés par défaut sont :
Libellé 1 : Démarque inconnue,
Libellé 2 : Détérioriés,
Libellé 3 : Périmés,
Libellé 4 : Vols,
Libellé 5 : Autres.
246
MANUEL
Options - Paramétrages
Accès : Outils - Options
Décimales
Choisissez le nombre de décimales qui s'affichera dans les zones de type prix, quantités et montants.
Prix unitaire
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Quantités
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Montants
Possibilité de saisir une valeur comprise entre 0 et 5.
Devise
L’option Devise est présente pour permettre d’imprimer, la contre valeur en pied de facture (au moins), et
cela sans devoir paramétrer en dur dans le modèle.
Devise du dossier
Champ alphabétique de 50 caractères.
Saisissez le libellé complet de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, Euros est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise dans laquelle votre dossier est géré.
En création de dossier, € est indiqué par défaut.
Devise de contre valeur
Champ alphabétique de 50 caractères.
Si vous souhaitez afficher une devise de contre-valeur, saisissez ici le libellé complet de cette devise.
En création de dossier, Francs est indiqué par défaut.
Abréviation
Champ alphabétique de 5 caractères.
Saisissez le signe ou l'abréviation de la devise de contre-valeur de votre dossier.
En création de dossier, F est indiqué par défaut.
Taux de conversion
Champ numérique de 15 caractères dont 6 décimales.
Indiquez le taux de conversion entre la devise de votre dossier et la devise de contre-valeur.
En création de dossier, 6.55957 est indiqué par défaut.
247
INFORMATIONS SOCIÉTÉ
Assistance technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour y accéder,
munissez vous de votre numéro de licence, puis, au choix:
Par téléphone, au 0811 65 20 00 (Coût d'un appel local) : Un standard vous accueille. Si aucun
technicien n'est disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d'attente.
Nos services sont accessibles du lundi au jeudi de 8h à 19h et de 8h à 18h le vendredi.
Par e-mail, à l'adresse suivante : openline.support.fr@ebp.com. Nous nous engageons à vous
répondre dans les 48h.
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
Nous vous invitons à contacter notre service commercial pour connaître les différents types de contrats
d'assistance que nous proposons et choisir celui qui vous convient le mieux.
249
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
Nous contacter
EBP Informatique SA
ZA Du Bel Air
BP 95
Rue de Cutesson
78513 Rambouillet Cedex
Tel : 01.34.94.80.00.
Fax: 01.34.85.62.07.
Retrouvez-nous sur le www.ebp.com : Vous pourrez consulter la liste de nos produits, activer en ligne
votre produit, télécharger les dernières mises à jour, nous laisser un message, consulter les dernières
promotions, etc...
250
Glossaire
Ce chapitre contient les définitions de termes principaux d'une gestion commerciale.
Pour consulter la définition d'un terme précis, cliquer sur la 1ère lettre de ce terme puis sur le terme.
A, B, C, D, E, F, G, H, I, J, K, L, M, N, O, P, Q, R, S, T, U, V, W, X, Y, Z
A
Acompte
Articles
Avoirs
B
Bons de livraison
Bons de retour
Bons de stock
C
Clients
Commandes
Créditeurs
D
Débiteurs
Devis
E
Échéances
Échéancier
F
Factures
Factures d'acompte
Familles
Fournisseurs
I
INSEE
Inventaire
ISO
M
Macro
Modes de règlement
Mouvements de stock
N
N° TVA intracommunautaire
251
EBP Gestion commerciale Open Line 2009
NAF
P
Prospect
R
Règlements
S
SIREN
SIRET
Solde
Stock
T
Tarif
TVA
252
Index
A
Achats......................................................... 129
Aide ................................................................5
Archivage .................................................... 213
Articles........................................... 54, 167, 168
Avoir............................................................. 49
B
Banques ...................................................... 122
Barème ....................................................... 105
Barème éco-contribution ............................... 196
Barres d'outils ................................................ 16
Bons d'entrée........................................173, 174
C
Civilités ....................................................... 197
Clients.................... 52, 55, 96, 99, 100, 157, 169
Code activation .............................................. 10
Code NAF .................................................... 201
Code postal.................................................. 198
Codes Postaux.............................................. 198
Commercial ................................................. 102
Commerciaux........................................102, 105
Configuration requise ........................................7
Convention utilisation EBP .................................3
Création de dossier ................................... 28, 65
D
Démonstration .................................................9
Départements .............................................. 199
Devis ................................ 33, 34, 40, 42, 47, 51
Dossier.......................................................... 65
Dupliquer un document ............................88, 146
E
Échéances ..................................................... 58
Échéancier ........................58, 108, 114, 118, 160
Eco-contribution ............................................. 54
Editeur de filtres............................................. 21
Editeur de modèles ....................................... 211
E-mail ................................................41, 48, 50
F
Facture.......................................................... 44
Factures .............................................40, 47, 51
Famille commerciaux .................................... 105
Familles articles............................................ 168
Familles clients........................................99, 157
Familles prospects ...................................99, 157
Filtre automatique .......................................... 21
Filtres ........................................................... 21
Fournisseurs .........................................154, 158
G
Glossaire ..................................................... 251
H
Historique Clients/Articles ................. 52, 100, 169
Historique du document .................................. 56
Historique fournisseurs/articles ...................... 158
I
Import de données ....................................... 216
Impression ..............112, 127, 164, 182, 190, 205
Impressions ........................................40, 47, 51
Installation ......................................................8
Introduction.....................................................1
Inventaire.................................................... 175
J
Journal des événements ...........................64, 214
L
Liste déroulante.............................................. 15
Liste des documents d'achat .......................... 129
Liste des documents de ventes......................... 71
Livrer une commande ................................... 187
Localisation.................................................. 203
M
Mouvements de stock.................................... 180
Moyens de paiement ..............................124, 125
N
Notes ............................................................ 25
Nous contacter ............................................. 250
O
Objectifs...................................................... 105
Options ..................................................29, 223
P
Paliers......................................................... 105
Pays............................................................ 200
Présentation ....................................................5
Prospects.......................................... 96, 99, 157
R
Règlement ..................................................... 55
Règlements clients.......................................... 55
Regrouper des documents ...........37, 89, 147, 184
Relancer .................................................. 42, 58
Relances.................................................. 42, 58
Restauration de dossier ............................63, 208
S
Sauvegarde .................................... 62, 206, 207
Sauvegarde rapide...................................62, 206
Secteurs géographiques ................................ 202
Statistiques..................................... 97, 155, 171
Stock ...................................................173, 174
Supprimer ...................................... 92, 150, 210
Supprimer un document ...........................92, 150
Supprimer un dossier .................................... 210
T
Taux de TVA ................................................ 192
Territorialité................................................. 195
Textes enrichis ............................................... 16
Transférer un document ................35, 45, 93, 151
Transfert comptable.................................61, 189
Types de TVA ............................................... 194
U
Unités ......................................................... 204
V
Ventes .......................................................... 71
vues ............................................................. 22
253
">
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念のためお知らせします。ドキュメントはここで直接表示できます。しかし最も重要なことは、私たちのAIがすでにそれを読んでいるということです。複雑なことを簡単な言葉で説明したり、あらゆる言語で質問に答えたり、最も長く複雑なドキュメントでもすばやくナビゲートしたりできます。