EBP Devis & Facturation Pratic Manuel utilisateur

EBP Devis &
Facturation Pratic
pour Windows XP, Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl
Avenue des Cerisiers 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02/737 95 90 - Fax :02/737 95 91 - Site web : www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Business Software sprl, édition 2010
Convention d’Utilisation d’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser à
des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne
pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est
strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la loi en
vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde. Chaque
poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat d'un
produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la
version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences réseau
x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP. Toute
duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles
et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit. EBP se
réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable
d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques
des
parties
convenues
dans
cette
convention
tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
EBP Devis & Facturation
3
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute hypothèse,
EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute obligation de
résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie. EBP exclut
toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative,
toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le
CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le
cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité ininterrompue des moyens
de communication et que EBP ne peut garantir une telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité de EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP pour la fourniture des produits et/ou
services au titre du contrat d’assistance. Le programme est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux
résultats et à la performance de ce programme sont assumés par l'acheteur.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Bruxelles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
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EBP Devis & Facturation
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Devis & Facturation Pratic et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
•
Le menu ? + Aide sur EBP Devis & Facturation Pratic pour obtenir une
aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche
l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche
qui génère la totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très
approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Devis.rtf qui sera proposé à l’installation du
logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce
manuel y seront consignées.
EBP Devis & Facturation
5
TABLE DES MATIERES
Table des matières
INSTALLATION
8
1. AVANT DE COMMENCER
8
1.1. Accès au service technique .....................................................................8
1.2. Configuration minimale conseillée ...........................................................8
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
9
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
10
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
10
4.1. Version d’évaluation ..............................................................................10
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................10
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
12
6. ECRAN DE TRAVAIL
13
PRISE EN MAIN
14
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
14
1.1. Les options à remplir dès maintenant ....................................................15
1.2. Les autres options .................................................................................15
1.3. Gestion des fenêtres..............................................................................15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
16
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
17
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
18
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
19
5.1. L'entête du devis....................................................................................20
5.2. Le corps.................................................................................................20
5.3. Le pied...................................................................................................20
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
21
7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ?
21
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
21
8.1. Transfert de documents.........................................................................21
8.2. Duplication .............................................................................................22
8.3. Impression des documents....................................................................22
8.4. Envoi par mail ........................................................................................22
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
23
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
23
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
25
11.1. Le tableau de bord..............................................................................25
11.2. L’historique des ventes ........................................................................25
11.3. L’historique Recupel ............................................................................25
12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
26
12.1. Les données à renseigner avant transfert ...........................................26
12.2. Le transfert ..........................................................................................26
6
EBP Devis & Facturation
TABLE DES MATIERES
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
27
LES FONCTIONS AVANCEES
29
1.
2.
3.
4.
5.
6.
29
29
29
29
30
30
L’ECHEANCIER CLIENT
LES RELANCES
LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE?
LES EPURATIONS
LES STATISTIQUES
LE MENU INTERNET
EBP Devis & Facturation
7
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
•
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente.
02/737 95 95
•
Exposez votre problème par mail
support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
9h00 à 17h00
Pause
12h30 à 13h30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
Les systèmes d’exploitation supportés sont :
•
•
8
Windows XP SP2
Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit
EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
•
Windows 7 32 bit & 64 bit
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Devis & Facturation Pratic.
3.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
4. L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une,
cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
5.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son
acceptation.
6.
Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit,
autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
7.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète.
8.
Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des
répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
9.
Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM FILES\EBP\VENTES
6.0. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur le bouton
Parcourir.
10. Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP.
Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.
EBP Devis & Facturation
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11. Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de
lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.
12. Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite
présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur Suivant
pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces paramètres,
cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.
13. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer
l’ordinateur.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel
peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + Devis &
Facturation Pratic.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code
d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
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EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer
votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès
aux zones suivantes :
•
•
•
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la
même syntaxe (points, majuscules).
Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les
dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement
apparaît :
• Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle
version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
• Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code
saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en
passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus
visible.
EBP Devis & Facturation
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5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci souris
Raccourci clavier [Ctrl]+[N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il
s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous
pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos
documents (devis, factures, avoirs..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
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EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de fenêtres
Cliquez ici pour
accéder
rapidement aux
menus les plus
courants.
La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé
, l’utilisateur courant, …
par un cadenas
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1064*768.
EBP Devis & Facturation
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PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales
fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier,
comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation d’un
devis, d’une facture ou d’un avoir, et dans la saisie d’un règlement.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie
gauche pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes à saisir.
14
EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
Numérotation : Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui
s'incrémenteront ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles,
clients etc..
Sauvegarde : Permet que l'assistant de sauvegarde vous
automatiquement à la fermeture de votre dossier.
soit proposé
Articles : Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer
par défaut sur vos articles.
Décimales : Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les
montants, quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Comptabilité : Permet d'établir le lien avec votre dossier comptable, pour
rechercher vos journaux et comptes clients, et pour le transfert comptable.
TVA : Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous
permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des
paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents,
vous pouvez indiquer une durée de validité pour vos devis…et dans la partie Expert
Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les retrouver sur tous
les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les
fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris
dans les listes. Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques
générales, ou bien en utilisant la touche F1 sur chaque fenêtre.
EBP Devis & Facturation
15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de
navigation, puis cliquez sur
pour créer un nouvel article.
Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente,
et indiquer une description succincte.
à l’aide de l’icône
Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à
l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes
correspondants (gras, italique, souligné..).
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée.
Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque
indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables,
vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique comment sont calculés
tous les montants affichés.
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EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous
souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et
le libellé du barème sont automatiquement affichés.
L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône
Ajouter/Modifier pour l’importer.
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de navigation,
Activer le menu Données + Clients / Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects
(clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci
est transféré en client.
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre
clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre
client contenue dans l'onglet Détail et validez par OK.
EBP Devis & Facturation
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L'onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches contacts associés à
votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône
Nouveau.
4. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de
règlement. Ils incluent à la fois le moyen de paiement utilisé et l’échéance à
générer.
Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Vous devez renseigner le code, le libellé du mode de règlement, le mode de
paiement, et le nombre de jours pour calculer la date d’échéance à partir de la date
de création du document.
Remarque
Si vous choisissez le règlement Net le ou Fin de mois le, saisissez le jour du
règlement.
Exemple:
Code : 01
Mode de paiement : Chèque
Echéance : 30 jours.
Règlement : Net le
Le : 15
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EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
Ainsi, pour une facture du 01/01/2009, le calcul suivant sera effectué : 01/01 + 30
jours, soit 31/01, puis Net le 15, ce qui donnera une date d’échéance au
15/02/2009.
La date d’échéance sera automatiquement calculée à la validation de vos factures.
5. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :
L'option
Nouveau devis depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements et
cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces différentes
parties sont affichées sur une seule et même fenêtre.
EBP Devis & Facturation
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5.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre client, à l'aide de l'icône
, et
utiliser l'icône
pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier
directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner votre mode de
règlement et indiquer l'état de votre devis (en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en fonction du nombre
de jours indiqués dans les options du dossier.
5.2. Le corps
Le corps du devis est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui
composeront votre devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
•
•
•
•
D'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de
détails). Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique
lorsque vous avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de
document.
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir
aide en ligne) sont à votre disposition.
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez
dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre
fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller
de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre.
D’une barre d’outils pour les textes enrichis : vous pouvez appliquer
différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et
bénéficier d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de
texte.
5.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la possibilité de saisir
une remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC), et d’indiquer un montant
d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton TVA permet
d'afficher le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, et le bouton
Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contrevaleurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client.
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EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
6. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d'une facture, vous pouvez utiliser :
L’option
Nouvelle facture depuis la barre de navigation,
Le menu Traitements + Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis le menu Traitements et
cliquer sur le bouton Ajouter.
Une facture peut également être créée par transfert d'un devis.
La facture se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces parties ont
les mêmes propriétés de fonctionnement que dans le devis (voir plus haut). Tous
les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1, dans
chaque partie de la facture.
Remarque
Vous disposez d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture d’acompte
à votre document. Consultez l’aide en ligne pour connaître le mode de
fonctionnement de cette partie.
7. COMMENT ENREGISTRER UN NOTE DE CREDIT ?
Une note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif
dans vos règlements.
Vous pouvez créer un document de type avoir depuis le transfert d'une facture, ou
bien, en utilisant le menu Traitements + Nouvel Note de crédit.
Un document de type avoir s'ouvre. Vous disposez alors des mêmes options qu'en
création de facture. A la validation du document, le montant net à payer génère une
échéance en négatif dans la liste de vos règlements clients.
8. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en note de crédit.
EBP Devis & Facturation
21
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera
conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements
+ Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton
Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en
utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos
documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du
document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
•
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression.
Un onglet Aperçu avant impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans
l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
8.4. Envoi par mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez
envoyer votre document directement par mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran. Vous
pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez
l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
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EBP Devis & Facturation
Error! Style not defined.
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué
avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée.
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu
Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la
prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture
finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été
enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés
avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux
du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes de TVA en
attente, et le compte de Tiers pour les acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour
connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement
des documents d’acompte.
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements + Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au
bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
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Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du
règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
•
•
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante,
ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les
lignes d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite
l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
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11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
11.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes :
•
•
•
•
les derniers documents
les devis à relancer
les échéances échues
des statistiques et un graphique représentant votre chiffre d’affaire par
mois.
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
11.2. L’historique des ventes
Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Devis &
Facturation Pratic vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients
ou prospects, sous forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en
choisissant la période souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez
pas de cliquer sur le bouton Actualiser
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
11.3. L’historique Recupel
Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité
d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents.
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12. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de
règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain
nombre de données.
12.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Devis & Facturation Pratic a
besoin de plusieurs renseignements :
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), le chemin d’accès du dossier
comptable dans lequel vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les
journaux comptables et les comptes de TVA.
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez utiliser, à
renseigner dans les fiches articles ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à renseigner
dans la fiche banque ou dans les options.
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués dans les fiches
articles, banques et fiches clients. Si ceux-ci n'existent pas, ce sont ceux des
options qui seront utilisés pour le transfert des écritures.
12.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et
lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer.
Remarque
Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures
comptable aux formats suivants: EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB,
Popsy, Winbooks et Pro Acc.
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Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous
donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Devis & Facturation Pratic
doit correspondre à la longueur des comptes dans EBP Compta (voir aide en ligne
du logiciel de comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi.
13. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de
tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables,
comme les disques ZIP, ou CD-ROM*.
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Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de
navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
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LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Devis & Facturation Pratic. L’utilisation de ces fonctions est détaillée
dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos
clients, filtrées selon les dates souhaitées.
2. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de
validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de
règlement échues ou arrivant à terme.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE?
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes
les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LES EPURATIONS
Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une
partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..).
Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser
une sauvegarde de vos données avant de la lancer
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5. LES STATISTIQUES
EBP Devis & Facturation Pratic vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques
clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de
tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les
exporter au format Microsoft Excel.
.
6. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version d'EBP Devis
& Facturation Pratic, d'accéder au support technique sur le Web, de consulter la
liste des sauvegardes en ligne que vous avez effectuées, de débrider en ligne votre
programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez
ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
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