(impossible avec OpenScape Office). Unify myPortal for Outlook
Unified Communications
Appels
5.3.2.17 Comment contacter par e-mail un abonné que vous n'avez pas pu joindre
(impossible avec OpenScape Office)
Conditions préalables
•
Les fenêtres surgissantes pour les appels entrants ou sortants sont activées.
Etape par étape
1)
Dans la fenêtre surgissante Appel entrant ou dans la fenêtre surgissante
Appel sortant pour...
, cliquez sur l'icône Répondre avec un message.
2)
Ouverture d'Outlook avec un message e-mail. Le destinataire de l'e-mail est prédéfini en même temps que l'adresse e-mail de l'appelant.
INFO:
A l'aide de Configuration > Mes Préférences > Divers >
Répondre avec un message
, vous pouvez définir un texte qui sera affiché automatiquement comme texte d'e-mail.
3)
Si nécessaire, modifiez l'objet et complétez le texte de l'e-mail éventuellement défini par défaut.
4)
Cliquez sur Envoyer.
Rubriques apparentées
5.3.2.18 Comment quitter un appel
Etape par étape
›
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
INFO:
Sur un téléphone analogique ou un téléphone DECT, vous devez raccrocher le combiné.
•
Uniquement si vous êtes en communication entrante : dans la fenêtre surgissante Appel entrant, cliquez sur Raccrocher.
•
Dans la barre d'outils de myPortal for Outlook, cliquez sur l'icône
Raccrocher
.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels entrants
•
Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels sortants
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Unified Communications
Appels
5.3.3 Numérotation via le bureau et numérotation à partir du presse-papiers
Grâce à la numérotation via le bureau et la numérotation à partir du pressepapiers, vous pouvez appeler une destination sélectionnée ou une destination figurant dans le presse-papiers, par exemple à partir d'un éditeur ou d'un e-mail
Outlook.
En fonction du type de séquence de caractères utilisée, la numérotation fonctionne de la manière suivante.
•
Sélection d'un numéro au format canonique.
•
Un numéro de téléphone dans un format composable est sélectionné, dans la mesure où le système de communication est en mesure de décider s'il s'agit d'une destination interne ou externe. Si ce n'est pas le cas, l'utilisateur est invité à procéder à la sélection correspondante.
•
Une séquence de caractères contenant des lettres sert pour la recherche de prénom ou de nom de famille.
La numérotation via le bureau et la numérotation à partir du presse-papiers sont effectuées après un délai paramétrable. Durant ce délai, vous pouvez encore annuler la numérotation. Si vous modifiez la valeur de 3 s prédéfinie et indiquez
0 s, la numérotation a lieu immédiatement.
Les applications Windows, mises en place à l'aide de composantes Windows standard, supportent généralement la numérotation via le bureau et la numérotation à partir du presse-papiers, ce n'est toutefois pas le cas des applications 16 bits.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
5.3.3.1 Comment appeler avec la numérotation via le bureau ou avec la numérotation à partir du presse-papiers
INFO:
Avec les applications qui ne supportent pas la numérotation via le bureau, par ex. Microsoft Office 2010 64 bits, vous pouvez à la place essayer la numérotation à partir du pressepapiers.
Etape par étape
›
Si la séquence de caractères est un numéro d'appel, vous disposez des possibilités suivantes.
•
Si vous souhaitez utiliser la numérotation via le bureau, maintenez appuyée la combinaison de touches/boutons de souris configurée pour la
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69
Unified Communications
Appels numérotation via le bureau (par défaut : Ctrl + bouton droit de la souris) et marquez simultanément avec la souris la séquence de caractères.
•
Si vous voulez utiliser la numérotation à partir du presse-papiers, copiez la séquence de caractères dans le presse-papiers Windows et utilisez la combinaison de touches paramétrée pour la numérotation à partir du presse-papiers (par défaut : Maj + Ctrl +D).
INFO:
Si vous souhaitez annuler la numérotation d'un numéro d'appel, cliquez dans un délai de cinq secondes dans la fenêtre
Numérotation via le bureau
sur Fermer.
INFO:
Si la séquence de caractères se compose de lettres, la fenêtre de recherche s'ouvre et indique les noms correspondants
à la séquence de caractères qui figurent dans les répertoires. Si vous cliquez avec le bouton droit de la souris sur une entrée, le système ouvre un menu contextuel avec différents numéros de téléphone que vous pouvez appeler directement avec le bouton gauche de la souris.
Rubriques apparentées
5.3.3.2 Numérotation via le bureau et numérotation à partir du presse-papiers
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Touches de raccourci.
3)
Si vous souhaitez utiliser la numérotation via le bureau, procédez comme indiqué ci-après.
a)
Cochez la case Touche de raccourci activée sous via Desktop.
b)
Si vous souhaitez modifier la combinaison de touches/boutons de la souris pour la numérotation via le bureau, cliquez dans le champ rectangulaire de via Desktop. Maintenez appuyées une ou plusieurs des touches Commuter, Ctrl et Alt et cliquez en plus sur le bouton de la souris souhaité.
4)
Si vous souhaitez utiliser la numérotation à partir du presse-papiers, procédez comme indiqué ci-après.
a)
Cochez la case Touche de raccourci activée sous via Clipboard.
b)
Si vous souhaitez modifier la combinaison de touches pour la numérotation à partir du presse-papier, cliquez dans le champ rectangulaire de
via Clipboard
. Maintenez appuyées une ou plusieurs des touches
Commuter
, Ctrl et Ancien et appuyez en plus sur l'autre touche qui fait partie de la combinaison de touches.
5)
Dans le champ Desktop Dial Timeout (seconds) (temporisation de la numérotation via le bureau (secondes), modifiez si nécessaire la valeur
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Unified Communications
Appels paramétrée (par défaut 3). Durant le délai indiqué ici, vous pouvez encore annuler la numérotation. Lorsque 0 s est réglé, la numérotation est effectuée immédiatement.
6)
Cliquez sur Sauvegarder.
Désormais, la combinaison de touches définie servira à démarrer la numérotation.
Rubriques apparentées
5.3.4 Fenêtres surgissantes
Les fenêtres surgissantes vous offrent la possibilité confortable pour réagir par un clic, par ex. lors des appels entrants ou avec de nouveaux messages Voix.
La fenêtre surgissante est affichée dans le coin droit inférieur de l'écran, les autres fenêtres surgissantes éventuelles au-dessus. Vous pouvez activer ou désactiver différents types de fenêtres surgissantes. Certaines touches des fenêtres surgissantes se modifient en fonction de la situation. Dans les fenêtres surgissantes, vous pouvez gérer les fonctions à l'aide du clavier (TAB ou touches fléchées et Entrée). Vous pouvez réduire les fenêtres surgissantes à la taille d'une icône dans la barre des tâches.
Les fenêtres surgissantes peuvent aussi être représentées dans une nouvelle interface utilisateur. Les icônes décrites ci-après sont groupées de manière différente et ont une apparence légèrement modifiée. La nouvelle interface utilisateur peut représenter le correspondant en petite ou en grande taille. La nouvelle interface utilisateur n'est pas possible avec OpenScape Office.
INFO:
Sur un client Citrix, la barre de tâches Windows ne peut avoir qu'une unité de hauteur afin que les fenêtres surgissantes demeurent visibles et accessibles.
Fenêtre surgissante à la réception d'un appel entrant
La fenêtre surgissante affiche le numéro de téléphone de l'appelant, et si celui-ci figure dans un répertoire, elle affiche son nom. La recherche s'effectue dans les répertoires dans l'ordre suivant : contacts Outlook, répertoire interne, répertoire hors ligne externe, répertoire externe. Un éventuel premier résultat s'affiche dans la fenêtre surgissante. Vous pouvez indiquer si myPortal for Outlook doit fermer ou non ces fenêtres surgissantes à la fin de l'appel. Les fonctions suivantes sont disponibles :
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Unified Communications
Appels
Icône Fonction
• Durant un appel entrant: Prise
• En cours de communication : Raccrocher
Renvoi
vers boîte vocale
Mise en garde
Enregistrer
(dès l'activation dans le système)
Etendre une communication à une conférence
(possible seulement en cours de communication)
La communication peut être transférée dans une conférence Ad-hoc avec ajout de participants supplémentaires.
impossible avec OpenScape Office.
E-mail à l'appelant
Exemple : vous ne pouvez pas répondre à l'appel et vous voulez le faire savoir à l'appelant (par ex. "Rappel dans un instant").
Le destinataire de l'e-mail (À :) est prédéfini en même temps que l'adresse e-mail de l'appelant. A l'aide de Configuration > Mes Préfé-
rences > Divers > Répondre avec un message
, vous pouvez définir un texte qui sera affiché automatiquement comme texte d'e-mail.
E-mail à un abonné pour lui transmettre les données de l'appelant
Exemple : vous avez intercepté l'appel d'un collègue et vous voulez le faire savoir à ce collègue.
Le destinataire de l'e-mail (À :) n'est pas prédéfini. Dans le texte de l'email figurent les données de contact de l'appelant.
impossible avec OpenScape Office.
XMPP
au correspondant ; l'état Présence du correspondant est indiqué s'il est disponible
Web Collaboration
Ouvrir le contact Outlook à la réception d'un appel entrant
Vous pouvez indiquer si myPortal for Outlook doit ouvrir ou non automatiquement le contact Outlook correspondant lors des appels entrants. S'il n'existe pas de contact Outlook correspondant au numéro, il est ouvert un nouveau contact
Outlook avec ce numéro. Vous pouvez le compléter avec d'autres informations puis l'enregistrer.
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Unified Communications
Appels
INFO:
Pour ouvrir un contact Outlook lors d'un appel entrant, le numéro d'appel y figurant ne doit comporter aucun autre caractère entre les trois derniers chiffres.
Fermeture des fenêtres surgissantes à la fin de l'appel
Vous pouvez activer la fermeture automatique des fenêtres surgissantes à la fin de l'appel. Si vous souhaitez être informé des appels manqués au moyen de fenêtres surgissantes, vous devez désactiver cette fonction. Dès que plus de trois fenêtres surgissantes s'ouvrent pour les appels, ces fenêtres sont réduites et placées dans la barre de tâches.
Fenêtre surgissante à la réception d'un nouveau message Voix
La fenêtre surgissante indique le numéro de téléphone de l'appelant et, s'il est disponible dans un répertoire, son nom ainsi que la date et l'heure d'arrivée. Les fonctions suivantes sont disponibles.
• Diffusion par le téléphone
• Lecture par les haut-parleurs
et Pause
• Messagerie instantanée
Fenêtre surgissante à la réception d'un nouveau message Fax
La fenêtre surgissante indique le numéro de téléphone de l'expéditeur et, s'il est disponible dans un répertoire, son nom ainsi que la date et l'heure d'arrivée. Ce type de fenêtre surgissante est toujours activé. Les fonctions suivantes sont disponibles :
Icône Fonction
Afficher
Fermer
Fenêtre surgissante lors de l'envoi d'un message Fax
La fenêtre surgissante indique la date et l'heure ainsi que le nombre des transmissions réussies ou non réussies. Ce type de fenêtres surgissantes ne s'affiche que si myPortal for Outlook est ouvert lors de l'envoi d'un message fax. Les fonctions suivantes sont disponibles :
Icône Fonction
Afficher
Fermer
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Unified Communications
Appels
Fenêtre surgissante avec aperçu lors du démarrage de myPortal for Outlook
La fenêtre surgissante affiche au démarrage de myPortal for Outlook un aperçu avec le nombre respectif de :
•
nouveaux messages vocaux
•
Nouveaux messages Fax
•
appels ouverts
En cliquant l'élément correspondant, vous pouvez accéder aux détails correspondants.
Si votre état Présence n'est pas Bureau, une indication correspondante vous est fournie.
Fenêtre surgissante pour état Présence à fournir
La fenêtre surgissante est affichée lorsque votre état Présence n'est pas Bureau et que le moment de votre retour programmé est dépassé. Si vous fermez la fenêtre surgissante, elle s'affiche au bout d'une heure lorsque vous devez fournir votre état Présence. Les fonctions suivantes sont disponibles :
Icône Fonction
Modifier l'état Présence sur Bureau
Fermer
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Eléments de l'interface utilisateur
•
•
•
Comment ajouter un appel programmé
•
Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante en cas de modification de l'état Présence
•
Messages instantanés (UC Suite)
•
•
•
Comment démarrer Web Collaboration à partir d'une communication
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Unified Communications
Appels
5.3.4.1 Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels entrants
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les appels entrants, cochez la case Afficher une fenêtre barre système lors
d'appel entrant
.
•
Si vous souhaitez désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels entrants, décochez la case Afficher une fenêtre barre système lors
d'appel entrant
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
Comment renvoyer un appel vers la boîte vocale
•
Comment enregistrer un appel ou une conférence
•
5.3.4.2 Comment activer ou désactiver l'ouverture du contact Outlook pour les appels entrants
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer l'ouverture du contact Outlook pour les appels entrants, cochez la case Application Popup pour appels entrants.
•
Si vous souhaitez désactiver l'ouverture du contact Outlook pour les appels entrants, décochez la case Application Popup pour appels
entrants
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
75
Unified Communications
Appels
5.3.4.3 Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les appels sortants
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les appels sortants, cochez la case Afficher l'info-bulle barre système en cas
d'appel sortant
.
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les appels sortants, décochez la case Afficher l'info-bulle barre système pour les
appels sortants
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment mettre en garde un appel
•
Comment enregistrer un appel ou une conférence
•
5.3.4.4 Comment activer ou désactiver la fermeture des fenêtres surgissantes à la fin de la communication
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la fermeture des fenêtres surgissantes à la fin de la communication, cochez la case Fermer la fenêtre barre système
à la fin des appels
.
•
Si vous souhaitez désactiver la fermeture des fenêtres surgissantes à la fin de la communication, décochez la case Fermer la fenêtre barre
système à la fin des appels
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
76
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Appels
5.3.4.5 Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau message vocal
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les nouveaux messages Voix, cochez la case Afficher une fenêtre barre système en
cas de nouveau message Voix
.
•
Si vous souhaitez désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux messages Voix, décochez la case Afficher une fenêtre barre système
en cas de nouveau message Voix
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
•
•
5.3.4.6 Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux messages Voix
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer les fenêtres surgissantes pour les nouveaux messages Fax, cochez la case Afficher l'info-bulle barre système en
cas de nouveau message Fax
.
•
Si vous souhaitez désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux messages Fax, décochez la case Afficher la fenêtre barre système en
cas de nouveau message Fax
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
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Unified Communications
Appels
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
Comment activer ou désactiver l'ouverture de la fenêtre de messages en cas de nouveaux messages fax
5.3.4.7 Comment activer ou désactiver l'ouverture de la fenêtre de messages en cas de nouveaux messages vocaux
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer l'ouverture de la fenêtre de messagerie à la réception d'un message vocal, cochez la case Affichage de la fenêtre
de messagerie à la réception d’un nouveau message vocal
.
•
Si vous souhaitez désactiver l'ouverture de la fenêtre de messagerie à la réception d'un message vocal, décochez la case Affichage de la fenêtre
de messagerie à la réception d’un nouveau message vocal
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau message vocal
5.3.4.8 Comment activer ou désactiver l'ouverture de la fenêtre de messages en cas de nouveaux messages fax
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer l'ouverture de la fenêtre de messagerie à la réception d'un message fax, cochez la case Affichage de la fenêtre de
messagerie à la réception d’un nouveau message fax
.
•
Si vous souhaitez désactiver l'ouverture de la fenêtre de messagerie à la réception d'un message fax, décochez la case Affichage de la fenêtre
de messagerie à la réception d’un nouveau message fax
.
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Unified Communications
Appels
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux messages Voix
5.3.4.9 Comment activer ou désactiver une fenêtre surgissante avec aperçu lors du démarrage de myPortal for Outlook
Effectuez les opérations suivantes pour activer ou désactiver la fenêtre surgissante lors du démarrage de myPortal for Outlook avec aperçu sur le nombre respectif de nouveaux messages vocaux, nouveaux messages Fax, appels ouverts ainsi que l'indication d'une éventuelle absence.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la fenêtre surgissante avec aperçu lors du démarrage de myPortal for Outlook, cochez la case Afficher "l'aperçu"
lors du démarrage de l'application
.
•
Si vous souhaitez désactiver la fenêtre surgissante avec aperçu lors du démarrage de myPortal for Outlook, décochez la case Afficher
"l'aperçu" lors du démarrage de l'application
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.3.4.10 Comment activer ou désactiver la nouvelle interface utilisateur de la fenêtre surgissante
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Notifications.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez activer la nouvelle interface des fenêtres surgissantes, décochez la case Use legacy traypop.
•
Si vous voulez activer la nouvelle interface des fenêtres surgissantes, cochez la case Use legacy traypop.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
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79
Unified Communications
Conférences
5.4 Conférences
Dans une conférence, plusieurs participants (y compris externes) peuvent téléphoner les uns avec les autres simultanément. Grâce à la gestion des conférences de myPortal for Outlook, vous pouvez établir rapidement et simplement différents types de conférences et les planifier à l'avance.
Types de conférences
Les différents types de conférences présentent les caractéristiques suivantes :
Utilisation
Démarrer
Fin
Ad-hoc
• gestion par le téléphone
• géré(e) par l'application
• Manuelle
• Manuelle
programmé
• géré(e) par l'application
• selon calendrier
• selon calendrier
• Manuelle
Durée de réservation des canaux de la conférence
• par défaut 1 heure • selon calendrier
Prolongation
Récurrence
-
• Manuelle
Sens de l'établissement de la connexion du point de vue du système de communication
• Sortant
Groupe des participants • fixe
Authentification des participants à la conférence
x
• selon calendrier
• Sortant
• Entrant
• fixe
• ID de conférence individuel (option)
• Mot de passe
(option)
Permanent
• géré(e) par l'application
• Manuelle
• Manuelle
• fixe
• ID de conférence individuel (option)
• Mot de passe
(option)
ouverts
• géré(e) par l'application
• Manuelle
• Manuelle
-
-
• jusqu'à désactivation ou suppression de la conférence
• Entrant
-
-
• jusqu'à désactivation ou suppression de la conférence
• Entrant
• ouverts
• ID de conférence commun (option)
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Unified Communications
Conférences
Enregistrement aussitôt activé dans le système
Invitation par e-mail avec :
Rendez-vous Outlook comme pièce jointe d'email (.ics)
-
Ad-hoc
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
• Nom de la conférence
• Lien pour session
Web Collaboration
programmé
• automatique (Auto
Conference
Recording)
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
Permanent
• automatique (Auto
Conference
Recording)
• manuellement (On
Demand Conference Recording) x
• Nom de la conférence
• Numéro de sélection
• ID de conférence
• Mot de passe
• Date et heure du début et de la fin de conférence
• Lien pour session
Web Collaboration
-
• Nom de la conférence
• Numéro de sélection
• ID de conférence
• Mot de passe
• Lien pour session
Web Collaboration
-
ouverts
• automatique (Auto
Conference
Recording)
• manuellement (On
Demand Conference Recording)
• Nom de la conférence
• Numéro de sélection
• ID de conférence
• Mot de passe
Conférence gérée par l'application
En tant qu'abonné vous pouvez lancer, gérer et administrer une conférence à l'aide de la gestion des conférences de myPortal for Desktop ou myPortal for
Outlook.
Conférence gérée par téléphone
En tant qu'abonné, vous pouvez lancer une conférence gérée par le téléphone de la manière suivante et ensuite la gérer au téléphone :
•
appeler les participants souhaités et les associer à la conférence
•
Elargir un double appel en une conférence
•
Elargir un deuxième appel en une conférence
Salle de conférence virtuelle
Dans la salle de conférence virtuelle, vous pouvez suivre en temps réel une conférence avec le cercle des participants représenté de manière graphique et aussi la diriger en tant que directeur de conférence. La salle de conférence virtuelle indique le numéro de téléphone, le nom et l'état Présence des participants, pour autant qu'ils sont disponibles.
Icône Signification
Directeur de conférence
Système de communication – la conférence est arrêtée
Système de communication – démarrage de la conférence
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Unified Communications
Conférences
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Icône Signification
Système de communication – la conférence est démarrée
Système de communication – la conférence est enregistrée
Système de communication – la conférence est enregistrée et alternativement
Système de communication – la conférence est en cours d'arrêt participant à la conférence prévu (icône suivant état Présence actuel) participant à la conférence appelé participant à la conférence en train d'entrer participant à la conférence en train de s'authentifier participant à la conférence connecté
Chaque flèche entre le système de communication et un participant à la conférence ou le directeur de conférence indique la direction de l'établissement de la connexion du point de vue du système de communication :
• Sortant
:
Le système de communication est en train d'appeler. Pour les participants internes, uniquement toutefois lorsque le participant n'a pas activé de renvoi vers la boîte vocale
• Entrant
:
Le participant à la conférence ou le directeur de conférence entre à l'aide du numéro de sélection.
En cours de participation à une conférence le fait d'effectuer un autre appel ou de recevoir un autre appel coupe le participant de la conférence.
Numéro de sélection
L'administrateur peut modifier les numéros d'accès aux conférences définies lors de l'installation de base. Vous pouvez afficher le numéro de sélection d'une conférence.
Directeur de conférence
Jusqu'à présent, l'initiateur d'une conférence devient le directeur de conférence.
Celui-ci peut (en fonction du type de conférence) :
•
ajouter ou supprimer des participants à la conférence ;
Les participants supprimés ne restent pas dans la conférence.
•
déconnecter ou reconnecter des participants à la conférence :
Les abonnés déconnectés peuvent rester dans la conférence. Pendant que le directeur de conférence connecte un participant à la conférence, le parti-
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Unified Communications
Conférences cipant à la conférence unique entend la musique d'attente ou bien les autres participants à la conférence sont reliés les uns aux autres.
•
enregistrer la conférence
Les conférence où l'un des participants a été mis en garde ne peuvent pas
être enregistrées.
•
Définir un autre abonné interne comme directeur de conférence
•
quitter la conférence sans y mettre fin :
Le participant interne qui est connecté depuis le plus longtemps devient automatiquement directeur de conférence.
•
terminer la conférence
Participant à la conférence
Les participants à la conférence peuvent quitter la conférence ou bien y entrer de nouveau (conférence programmée et conférence permanente). Tant qu'une conférence ne comprend qu'un seul participant, celui-ci entend la musique d'attente. L'administrateur peut déterminer si plusieurs participants externes sont admis ou non dans la conférence.Le nombre maximum des participants à la conférence externes est limité notamment par le nombre des lignes réseau disponibles.
Tonalité de conférence
Lors de la connexion ou de la déconnexion d'un participant à la conférence, les autres participants à la conférence entendent une tonalité d'avertissement.
L'administrateur peut activer ou désactiver la tonalité de conférence.
Terminer automatiquement sans directeur de conférence
Lorsque seuls des participants externes demeurent dans la conférence, ils entendent au bout d'un certain temps une tonalité d'avertissement. Une fois qu'une seconde période de temps s'est écoulée, le système de communication met fin automatiquement à la conférence. L'administrateur peut modifier ces durées.
Notification par e-mail et rendez-vous Outlook
Le système peut informer les participants à la conférence automatiquement par e-mail ou, dans le cas de conférences programmées, en plus au moyen d'un rendez-vous Outlook en pièce jointe (.ics) :
Evénement participants à la conférence avertis
Nouvelle conférence
Effacer la conférence
Déplacer la conférence tout
Ajouter des participants à la conférence concernés
Supprimer des participants à la conférence
Rendez-vous Outlook
création automatique effacement automatique
Actualisation automatique création automatique
(concernés) effacement automatique
(concernés)
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Unified Communications
Conférences
La condition nécessaire est que l'administrateur ait configuré l'envoi d'e-mails. De plus, le participant à la conférence interne doit avoir défini son adresse e-mail.
Pour les participants à la conférence externes, l'initiateur de la conférence doit avoir entré leur adresse e-mail.
INFO:
Lors d'une notification par e-mail, il n'y a pas de retour en cas d'échec de l'envoi ou à propos des éventuels messages d'absence ; en effet, l'e-mail est envoyé directement par le système en raison de l'intégration de Web Collaboration.
Autres appels
En cours de participation à une conférence le fait d'effectuer un autre appel ou de recevoir un autre appel coupe le participant de la conférence.
Parcage, Va-et-vient
Dans une conférence, les fonctionnalités Parcage et Va-et-vient ne sont pas disponibles.
Taxes
Les taxes sont imputées au correspondant qui est à l'origine de la communication soumise à taxation. Lors de la transmission à une autre directeur de conférence, la suite des taxes sont imputées à ce dernier.
Transmission vidéo
Une transmission vidéo éventuellement en cours doit être terminée avant la participation à une conférence.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Eléments de l'interface utilisateur
•
Intégration de Web Collaboration
•
Comment définir votre adresse e-mail
5.4.1 Conférence Ad-hoc
Une conférence Ad-hoc s'établir de manière spontanée. Le directeur de conférence la démarre manuellement. Le directeur de conférence peut enregistrer les conférences Ad-hoc afin de les convoquer de nouveau à un moment ultérieur quelconque.
Démarrer la conférence
Le système ouvre automatiquement chez tous les participants internes à la conférence une fenêtre avec salle de conférence virtuelle si le participant a démarré myPortal for Desktop avec l'interface utilisateur classique ou myPortal for Outlook. Le système appelle simultanément tous les participants à la
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Unified Communications
Conférences conférence. Lors de l'entrée dans la conférence, les participants reçoivent un message d'accueil qui désigne le directeur de conférence.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer manuellement la conférence, pour lui et pour tous les participants internes connectés, à condition que l'enregistrement des communications soit activé dans le système. Les abonnés du propre noeud reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les abonnés d'autres noeuds par e-mail. La durée de l'enregistrement est uniquement limitée par la capacité de mémoire du système de communication.
Terminer la conférence
Le directeur de conférence peut terminer la conférence dans le client ou bien en raccrochant. Ou bien, la conférence est terminée lorsque tous les participants à la conférence l'ont quittée.
Extension d'une communication à une conférence
Un abonné interne en communication peut étendre la communication à une conférence Ad-hoc et associer d'autres abonnés. Pour cela, l'abonné doit posséder une licence UC Suite Conference.
Cette fonctionnalité n'est pas disponible avec OpenScape Office.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment enregistrer un appel ou une conférence
5.4.1.1 Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de conférence.
2)
Ajoutez les participants à la conférence, voir
Comment ajouter un participant
.
3)
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Démarrer
. Le système vous appelle ainsi que tous les autres participants à la conférence.
4)
Si vous souhaitez utiliser dans cette conférence OpenScape Web Collaboration, cliquez sur Collaboration > Démarrer la collaboration.
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Unified Communications
Conférences
5)
Si vous souhaitez refaire plus tard une conférence Ad-hoc avec le même groupe de participants, enregistrez-les maintenant.
a)
Cliquez sur Salle de conférence > Sauvegarder sous.
b)
Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
c)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
Comment quitter conférence Ad-hoc ou programmée
•
Comment répéter une conférence Ad-hoc
•
Comment supprimer une conférence Ad-hoc
•
Comment ajouter un participant à la conférence
5.4.1.2 Comment afficher une conférence propre Ad-hoc
Conditions préalables
•
Vous avez sauvegardé une conférence Ad-hoc.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Cliquez sur Affichage.
Rubriques apparentées
5.4.1.3 Comment ajouter un participant à la conférence
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence a été ouverte dont vous
êtes le directeur de conférence.
Etape par étape
›
Pour ajouter un participant à la conférence, vous pouvez procéder de l'une des manière suivantes.
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Unified Communications
Conférences
•
A partir de la liste des favoris :
A partir des Favoris faites glisser un abonné dans la fenêtre Conférence
AdHoc
. Dans la fenêtre Sélectionner le numéro de contact du parti-
cipant
, sélectionnez un numéro dans la liste déroulante Numéros à
contacter
et cliquez sur OK.
•
A partir d'un répertoire :
A l'aide de la souris, sélectionnez un abonné dans Répertoires pour le transférer dans la fenêtre Conférence AdHoc. Dans la fenêtre Sélec-
tionner le numéro de contact du participant
, sélectionnez un numéro dans la liste déroulante Numéros à contacter et cliquez sur OK.
•
A partir du résultat de la recherche :
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Abonnés > Ajouter des
participants
. Dans la fenêtre Ajouter le participant à la conférence,
participant listé dans le répertoire
, cliquez sur un répertoire et, dans le champ Rechercher par, fournissez les informations concernant l'abonné puis cliquez sur Rechercher. Dans la liste des résultats, cliquez sur l'abonné souhaité puis cliquez sur Ajouter et Fermer.
•
Abonné quelconque :
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Abonnés > Ajouter des
participants
. Dans la fenêtre Ajouter le participant à la conférence cliquez sur Nouveau participant et fournissez les informations suivantes concernant les participants : Nom du participant et Numéro, dans un format canonique ou sélectionnable, puis cliquez sur Ajouter et Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
•
Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
•
Comment configurer la conférence prévue
•
Comment configurer la conférence permanente
•
Comment supprimer le participant à la conférence
•
•
5.4.1.4 Comment déconnecter un participant à la conférence
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence se déroule dans laquelle vous êtes le directeur de conférence.
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Unified Communications
Conférences
Etape par étape
›
Dans le menu contextuel du participant à la conférences concerné, cliquez sur Déconnecter > Déconnecter le participant.
La connexion avec le participant est coupée, mais l'abonné reste dans la conférence.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment connecter de nouveau les participants à la conférence
•
5.4.1.5 Comment connecter de nouveau les participants à la conférence
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence se déroule dans laquelle vous êtes le directeur de conférence.
Etape par étape
›
Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, cliquez sur
Reconnecter le participant
.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment déconnecter un participant à la conférence
•
5.4.1.6 Comment supprimer le participant à la conférence
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence a été ouverte dont vous
êtes le directeur de conférence.
Etape par étape
›
Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si le participant à la conférence est actuellement actif dans la conférence, cliquez sur Enlever.
•
Si le participant à la conférence n'est pas actuellement actif dans la conférence, cliquez sur Déconnecter > Déconnecter et supprimer le parti-
cipant
.
La connexion avec le participant est coupée et l'abonné est retiré de la conférence.
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Unified Communications
Conférences
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
•
5.4.1.7 Comment étendre une communication à une conférence Ad-hoc (impossible avec OpenScape Office)
Conditions préalables
•
Vous êtes en communication.
•
La fenêtre surgissante pour les appels entrants ou sortants est activée.
•
Vous disposez d'une licence UC Suite Conference.
Etape par étape
1)
Dans la fenêtre surgissante Appel entrant ou dans la fenêtre surgissante
Appel sortant pour...
, cliquez sur l'icône Etendre la communication à une
conférence
. La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de conférence.
2)
Pour ajouter un participant à la conférence, vous pouvez procéder de l'une des manière suivantes.
•
A partir de la liste des favoris :
A partir des Favoris faites glisser un abonné dans la fenêtre Conférence
AdHoc
. Dans la fenêtre Sélectionner le numéro de contact du parti-
cipant
, sélectionnez un numéro dans la liste déroulante Numéros à
contacter
et cliquez sur OK.
•
A partir d'un répertoire :
A l'aide de la souris, sélectionnez un abonné dans Répertoires pour le transférer dans la fenêtre Conférence AdHoc. Dans la fenêtre Sélec-
tionner le numéro de contact du participant
, sélectionnez un numéro dans la liste déroulante Numéros à contacter et cliquez sur OK.
•
A partir du résultat de la recherche :
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Abonnés > Ajouter des
participants
. Dans la fenêtre Ajouter le participant à la conférence,
participant listé dans le répertoire
, cliquez sur un répertoire et, dans le champ Rechercher par, fournissez les informations concernant l'abonné puis cliquez sur Rechercher. Dans la liste des résultats, cliquez sur l'abonné souhaité puis cliquez sur Ajouter et Fermer.
•
Abonné quelconque :
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Abonnés > Ajouter des
participants
. Dans la fenêtre Ajouter le participant à la conférence cliquez sur Nouveau participant et fournissez les informations suivantes
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Unified Communications
Conférences
Rubriques apparentées
concernant les participants : Nom du participant et Numéro, dans un format canonique ou sélectionnable, puis cliquez sur Ajouter et Fermer.
5.4.1.8 Comment définir d'autres directeurs de conférence
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence a été ouverte dont vous
êtes le directeur de conférence.
•
Le nouveau directeur de conférence est un abonné interne du même noeud.
INFO:
Vous pouvez définir un autre directeur de conférence pour une éventuelle session Web Collaboration correspondante, uniquement à ce niveau.
Etape par étape
1)
Dans la salle de conférence virtuelle, dans le menu contextuel du participant de la conférence que vous souhaitez choisir comme directeur de conférence, cliquez sur Propriétés.
2)
Cliquez sur Définir comme directeur de conférence.
3)
Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
5.4.1.9 Comment quitter conférence Ad-hoc ou programmée
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence se déroule dans laquelle vous êtes le directeur de conférence.
INFO:
Vous pouvez aussi terminer une conférence Ad-hoc en raccrochant.
Etape par étape
1)
Cliquez sur Salle de conférence > Arrêter.
2)
Dans Fin dans, indiquez la durée d'attente en secondes jusqu'à la fin de la conférence et cliquez sur Arrêter.
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Conférences
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
•
5.4.1.10 Comment répéter une conférence Ad-hoc
Conditions préalables
•
Vous avez sauvegardé une conférence Ad-hoc sous un nom.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur une conférence.
4)
Cliquez sur Démarrer la conférence. Le système de communication vous appelle ainsi que les participants à la conférence.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
5.4.1.11 Comment supprimer une conférence Ad-hoc
Conditions préalables
•
Vous avez sauvegardé une conférence Ad-hoc sous un nom.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur une conférence.
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Unified Communications
Conférences
4)
Cliquez sur Supprimer. Si la conférence est déjà en cours, elle est arrêtée.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment configurer et démarrer la conférence Ad-hoc
5.4.2 Conférence programmée
Une conférence programmée (conférence Meet-Me) se déroule à une date ultérieur, pendant une durée définie, avec répétition éventuelle à la même heure.
Une conférence programmée demeure activée pendant toute la période prévue, indépendamment du fait que des abonnés soient connectés ou non. Le directeur de conférence enregistre la conférence programmée sous un nom qui lui est propre.
Options de configuration d'une conférence programmée
L'initiateur de la conférence peut définir les propriétés suivantes :
•
Heure de début et de fin
•
tenue régulière
•
Nécessité ou non de la présence du directeur de conférence
•
Authentification des participants à la conférence nécessaire lors de l'entrée dans la conférence (par saisie de l'ID de conférence et du mot de passe sur le clavier du téléphone).
INFO:
Les abonnés Mobility Entry doivent entrer l'indicatif pour
Numérotation MF avant leur authentification.
Le mot de passe par défaut pour les conférences est 123456. Le directeur de conférence peut le modifier individuellement pour chaque participant à la conférence.
•
Langue des annonces et des invitations par e-mail (par défaut, langue de la boîte vocale)
•
Sens d'établissement de la connexion pour chaque participant à la conférence (par défaut : Sortant)
Invitation par e-mail et rendez-vous Outlook
Le système peut inviter automatiquement les participants à la conférence par email ou par rendez-vous Outlook. La condition nécessaire est que l'administrateur ait configuré l'envoi d'e-mails. De plus, le participant à la conférence interne doit avoir défini son adresse e-mail. Pour les participants à la conférence externes, l'initiateur de la conférence doit avoir entré leur adresse e-mail. L'e-mail comprend en pièce jointe le rendez-vous Outlook correspondant (.ics).
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Unified Communications
Conférences
Démarrer la conférence
Le système ouvre automatiquement au moment programmé, pour tous les participants à la conférence internes, la fenêtre comportant la salle de conférence virtuelle, dans la mesure où le participant à la conférence a démarré myPortal for Desktop avec l'interface utilisateur classique ou myPortal for Outlook. Si la présence du directeur de conférence est nécessaire, le système l'appelle tout d'abord puis, une fois qu'il s'est authentifié, il appelle simultanément tous les autres participants à la conférence. Les participants à la conférence qui ont programmé un renvoi vers une boîte vocale ou dont l'état
Présence indique qu'ils sont absents ne sont pas appelés. Suivant le type d'établissement de la liaison configuré, le système appelle les participants à la conférence ou ceux-ci peuvent s'inviter eux-mêmes. Le système présente annonce chaque nouveau participant par l'annonce : "… participe à la conférence."
, à condition que l'initiateur ait enregistré son annonce de nom.
INFO:
Pour que les participants à une conférence que vous avez programmée entendent leur nom au début de la conférence, sans avoir à s'authentifier, vous devez avoir préalablement lancé une fois une conférence avec authentification.
Sélection
A l'aide du numéro de sélection, chaque participant à la conférence peut s'inscrire
à la conférence durant la période prévue, indépendamment du sens d'établissement de la liaison défini pour lui. Si la sélection est opérée en dehors de la période prévue, une annonce correspondante est diffusée.
Authentification forcée avec la touche *
Le directeur de conférence peut configurer la conférence de manière à ce que chaque participant doive au moins s'authentifier en appuyant sur la touche *. Cela garantit la connexion à la conférence d'abonnés présents, en éliminant les boîtes vocales.
Prolongation de la conférence
Dix minutes avant la fin de la conférence programmée, les participants à la conférence entendent une annonce indiquant que la conférence va bientôt se termine et qu'ils peuvent prolonger la conférence en sélectionnant un chiffre. Un participant à la conférence quelconque peut prolonger la conférence en sélectionnant le chiffre correspondant. Le directeur de conférence peut prolonger la conférence jusqu'à une heure quelconque dans.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer automatiquement ou manuellement la conférence, pour lui et pour tous les participants internes connectés, à condition que l'enregistrement des communications soit activé dans le système.
Les abonnés du propre noeud reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les abonnés d'autres noeuds par e-mail. La durée de l'enregistrement est uniquement limitée par la capacité de mémoire du système de communication.
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93
Unified Communications
Conférences
Terminer la conférence
La conférence se termine au moment de la fin programmée, mais elle peut être arrêtée avant lorsque le directeur de conférence la termine.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment déconnecter un participant à la conférence
•
Comment connecter de nouveau les participants à la conférence
•
Comment supprimer le participant à la conférence
•
Comment définir d'autres directeurs de conférence
•
Comment enregistrer un appel ou une conférence
•
Comment quitter conférence Ad-hoc ou programmée
5.4.2.1 Comment configurer la conférence prévue
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré un numéro de sélection pour les conférences.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de conférence.
2)
Ajoutez les participants à la conférence, voir
Comment ajouter un participant
3)
Si vous souhaitez modifier le sens d'établissement de la connexion pour un participant à la conférence, cliquez sur l'onglet Abonnés.
a)
Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, cliquez sur Propriétés.
b)
Dans Sens, dans le menu contextuel Sens : Sortant ou Sens : Entrant, sélectionnez l'entrée Entrant ou Sortant.
4)
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Sauvegarder sous
.
5)
Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
6)
Entrez la Date de démarrage.
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Unified Communications
Conférences
7)
Entrez l'Heure de démarrage.
8)
Entrez l'Heure de fin.
9)
Si la conférence doit se répéter périodiquement, cliquez sur Conférence
périodique
.
a)
Sélectionnez la Date de fin pour la série de conférences.
b)
Cliquez sur Récurrence quotidienne, sur Récurrence hebdomadaire, ou sur Récurrence mensuelle et sélectionnez le détail des autres options souhaitées.
10)
Si vous souhaitez effacer un rendez-vous de conférence d'une série de conférences, effectuez les opérations suivantes.
a)
Cliquez sur Exceptions.
b)
Cliquez sur Ajouter.
c)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d)
Cliquez sur Supprimer cette récurrence.
e)
Cliquez sur OK.
f)
Cliquez sur Annuler.
11)
Si vous souhaitez déplacer un rendez-vous de conférence d'une série de conférences, effectuez les opérations suivantes.
a)
Cliquez sur Exceptions.
b)
Cliquez sur Ajouter.
c)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d)
Cliquez sur Reprogrammer cette récurrence.
e)
Sélectionnez une Nouvelle date programmée.
f)
Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
g)
Cliquez sur OK.
h)
Cliquez sur Annuler.
12)
Cliquez sur Sauvegarder.
13)
Cliquez sur Avancé.
14)
Dans la liste déroulante Type de conférence, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide d'un mot de passe, sélectionnez Conférence Rendez-
vous
.
•
Si vous voulez renoncer à l'authentification des participants à la conférence par mot de passe, sélectionnez Conférence "Rendez-vous" (pas
de mot de passe)
.
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Unified Communications
Conférences
15)
Sélectionnez la Langue de la conférence souhaitée pour les annonces et les invitations par e-mail (par défaut, il s'agit de la langue de la boîte vocale).
16)
Cochez la case Cette conférence est une conférence active.
17)
Si vous voulez permettre la conférence uniquement avec la participation du directeur de conférence, cochez la case Cette conférence requiert la
présence du directeur
.
18)
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide de la touche *, cochez la case Obliger les participants à
taper sur "*" (étoile) pour entrer dans la conférence
.
INFO:
Cette option est recommandée lorsque les participant à la conférence ne doivent pas s'identifier au moyen d'un mot de passe. Ainsi, seuls les abonnés présents sont reliés à la conférence, à l'exclusion des boîtes vocales.
19)
Si vous souhaitez utiliser simultanément Web Collaboration dans cette conférence, cochez la case Démarrage automatique de la conférence télépho-
nique avec Web Collaboration
.
20)
Si vous souhaitez que le système enregistre automatiquement la conférence, cochez la case Enregistrer automatiquement cette conférence.
21)
Si vous souhaitez que les invitations par e-mail soient automatiquement envoyées aux participants à la conférence, cochez la case Envoyer automa-
tiquement l'e-mail d'invitation aux participants à la conférence
.
22)
Si vous souhaitez ajouter à l'e-mail d'invitation un texte introductif, indiquezle dans le champ de saisie.
23)
Cliquez sur Sauvegarder.
24)
Dans la fenêtre Envoyer des invitations à la conférence, cliquez sur Oui.
Les e-mail d'invitation sont maintenant envoyés.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment effacer une conférence programmée ou une conférence ouverte
5.4.2.2 Comment afficher une conférence propre programmée
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
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Unified Communications
Conférences
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Si vous voulez afficher la salle de conférence virtuelle, cliquez sur Affichage.
5)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez afficher le calendrier de la conférence, cliquez sur
Modifier
.
•
Si vous voulez afficher les paramètres généraux de la conférence, cliquez sur Modifier puis sur Avancé.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
5.4.2.3 Comment déterminer le numéro de sélection pour une conférence programmée, la conférence permanente ou la conférence ouverte
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
INFO:
En tant que participant à la conférence, vous pouvez consulter le numéro de sélection de l'e-mail dans l'invitation à la conférence.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Cliquez sur Modifier.
5)
Vous trouverez le numéro de sélection dans SDA conférence.
6)
Cliquez sur Annuler.
7)
Cliquez sur Fermer.
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Unified Communications
Conférences
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
5.4.2.4 Comment déterminer l'ID de la conférence pour une conférence programmée ou une conférence permanente
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
INFO:
En tant que participant à la conférence, vous pouvez consulter l'ID de la conférence dans l'e-mail d'invitation à la conférence.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur une conférence.
4)
Cliquez sur Modifier.
5)
Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, cliquez sur
Propriétés
. L'ID de conférence s'affiche.
6)
Cliquez sur Annuler.
7)
Cliquez sur Annuler.
8)
Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
98
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Unified Communications
Conférences
5.4.2.5 Comment modifier le mot de passe pour une conférence programmée ou une conférence permanente
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur une conférence.
4)
Cliquez sur Modifier.
5)
Dans le menu contextuel du participant à la conférence concerné, cliquez sur
Propriétés
.
6)
Entrez le nouveau mot de passe.
7)
Cliquez sur OK.
8)
Cliquez sur Sauvegarder.
9)
Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
5.4.2.6 Comment afficher la conférence programmée, la conférence permanente ou la conférence ouverte en tant que participant à la conférence
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Conférences auxquelles je suis associé(e).
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée et sur
Affichage
.
99
Unified Communications
Conférences
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment afficher une conférence propre programmée
5.4.2.7 Comment prolonger la conférence prévue
Conditions préalables
•
Dans la salle de conférence virtuelle, une conférence se déroule dans laquelle vous êtes le directeur de conférence.
Etape par étape
›
Dans Salle de conférence > Etendre la durée de la conférence, sélectionnez l'une des possibilités suivantes :
•
Cliquez sur l'une des entrées 10 Minutes, 20 Minutes, 30 Minutes, ou 1
Heure
.
•
Cliquez sur Davantage... …, indiquez dans Etendre de la durée souhaitée en minutes et cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
5.4.2.8 Comment déplacer une conférence programmée
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Cliquez sur Modifier.
5)
Sélectionnez une nouvelle Date de début.
6)
Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
7)
Sélectionnez une nouvelle Heure de fin.
8)
Cliquez sur Avancé.
9)
Cochez la case Envoyer automatiquement l'e-mail d'invitation aux parti-
cipants à la conférence
.
100
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
10)
Cliquez sur Sauvegarder.
11)
Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
5.4.2.9 Comment effacer une conférence programmée ou une conférence ouverte
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Si la conférence est démarrée, cliquez sur Arrêter la conférence.
5)
Cliquez sur Enlever puis sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment configurer la conférence prévue
5.4.2.10 Comment déplacer certains rendez-vous de conférence d'une série de conférences
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de la conférence prévue.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Cliquez sur Modifier.
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101
Unified Communications
Conférences
5)
Décochez la case Conférence périodique et l'activer de nouveau.
6)
Cliquez sur Exceptions.
7)
Cliquez sur Ajouter.
8)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine, sélectionnez le rendez-vous de conférence concerné.
9)
Cliquez sur Reprogrammer cette répétition.
10)
Cliquez sur OK.
11)
Sélectionnez une Nouvelle date programmée.
12)
Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
13)
Cliquez sur OK.
14)
Cliquez sur Annuler.
15)
Cliquez sur OK.
16)
Cliquez sur Avancé.
17)
Si vous souhaitez ajouter un texte d'introduction à l'e-mail d'invitation, cliquez dans le champ de saisie Remarques et entrez le texte souhaité.
18)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.4.2.11 Comment effacer certains rendez-vous de conférence d'une série de conférences
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de la conférence prévue.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Cliquez sur Modifier.
5)
Décochez la case Conférence périodique et l'activer de nouveau.
6)
Cliquez sur Exceptions.
7)
Cliquez sur Ajouter.
8)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine, sélectionnez le rendez-vous de conférence concerné.
102
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
9)
Cliquez sur Supprimer cette récurrence.
10)
Cliquez sur OK.
11)
Cliquez sur Annuler.
12)
Cliquez sur OK.
13)
Cliquez sur Avancé.
14)
Si vous souhaitez ajouter un texte d'introduction à l'e-mail d'invitation, cliquez dans le champ de saisie Remarques et entrez le texte souhaité.
15)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.4.3 Conférence permanente
Une conférence permanente est illimitée dans le temps. Les participants à la conférence peuvent s'inviter à tout moment.
Le directeur de conférence enregistre la conférence Permanente sous un nom qui lui est propre. Elle demeure établie jusqu'à ce qu'il l'efface.
Options de configuration d'une conférence permanente
L'initiateur de la conférence peut définir les propriétés suivantes :
•
Authentification des participants à la conférence nécessaire lors de l'entrée dans la conférence (par saisie de l'ID de conférence et du mot de passe sur le clavier du téléphone).
INFO:
Les abonnés Mobility Entry doivent entrer l'indicatif pour
Numérotation MF avant leur authentification.
Le mot de passe par défaut pour les conférences est 123456. Le directeur de conférence peut le modifier individuellement pour chaque participant à la conférence.
•
Langue des annonces et des invitations par e-mail (par défaut, langue de la boîte vocale)
Invitation par e-mail
Le système de communication peut inviter automatiquement par e-mail les participants à la conférence. La condition nécessaire est que l'administrateur ait configuré l'envoi d'e-mails. De plus, le participant à la conférence interne doit avoir défini son adresse e-mail. Pour les participants à la conférence externes, l'initiateur de la conférence doit avoir entré leur adresse e-mail. L'e-mail comprend en pièce jointe le rendez-vous Outlook correspondant (.ics).
Démarrer la conférence
Dès que le premier participant à la conférence se connecte, le système ouvre automatiquement chez tous les participants à la conférence interne la fenêtre de la salle de conférence virtuelle dans la mesure où le participant à la conférence myPortal for Desktop a démarré celle-ci avec l'interface utilisateur classique ou
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103
Unified Communications
Conférences myPortal for Outlook. Tous les participants à la conférence s'inscrivent euxmêmes. Le système de communication présente chaque nouveau participant par l'annonce : "… participe à la conférence."
Sélection
A l'aide du numéro de sélection, chaque participant à la conférence peut s'inviter
à tout moment dans la conférence.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer automatiquement ou manuellement la conférence, pour lui et pour tous les participants internes connectés, à condition que l'enregistrement des communications soit activé dans le système.
Les abonnés du propre noeud reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les abonnés d'autres noeuds par e-mail. La durée de l'enregistrement est uniquement limitée par la capacité de mémoire du système de communication.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment supprimer le participant à la conférence
•
Comment définir d'autres directeurs de conférence
•
•
Comment déterminer l'ID de la conférence pour une conférence programmée ou une conférence permanente
•
Comment modifier le mot de passe pour une conférence programmée ou une conférence permanente
5.4.3.1 Comment configurer la conférence permanente
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré un numéro de sélection pour les conférences.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de conférence.
104
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
2)
Ajoutez les participants à la conférence, voir
Comment ajouter un participant
.
3)
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Sauvegarder sous
.
4)
Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
5)
Cliquez sur Avancé.
6)
Dans la liste déroulante Type de conférence, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide d'un mot de passe, sélectionnez Conférence perma-
nente
.
•
Si vous voulez renoncer à l'authentification des participant à la conférence par mot de passe, sélectionnez Conférence permanente (pas de
mot de passe)
.
7)
Sélectionnez la Langue de la conférence souhaitée pour les annonces et les invitations par e-mail (par défaut, il s'agit de la langue de la boîte vocale).
8)
Cochez la case Cette conférence est une conférence active.
9)
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide de la touche *, cochez la case Obliger les participants à
taper sur "*" (étoile) pour entrer dans la conférence
.
INFO:
Cette option est recommandée lorsque les participant à la conférence ne doivent pas s'identifier au moyen d'un mot de passe. Ainsi, seuls les abonnés présents sont reliés à la conférence, à l'exclusion des boîtes vocales.
10)
Si vous souhaitez utiliser simultanément Web Collaboration dans cette conférence, cochez la case Démarrage automatique de la conférence télépho-
nique avec Web Collaboration
.
11)
Si vous souhaitez que le système enregistre automatiquement la conférence, cochez la case Enregistrer automatiquement cette conférence.
12)
Si vous souhaitez que les invitations par e-mail soient automatiquement envoyées aux participants à la conférence, cochez la case Envoyer automa-
tiquement l'e-mail d'invitation aux participants à la conférence
.
13)
Si vous souhaitez ajouter à l'e-mail d'invitation un texte introductif, indiquezle dans le champ de saisie.
14)
Cliquez sur Sauvegarder.
15)
Dans la fenêtre Envoyer des invitations à la conférence, cliquez sur Oui.
Les e-mail d'invitation sont maintenant envoyés.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
105
Unified Communications
Conférences
•
Comment ajouter un participant à la conférence
•
Comment supprimer la conférence permanente
5.4.3.2 Comment afficher votre propre conférence permanente ou ouverte
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez afficher la salle de conférence virtuelle, cliquez sur
Affichage
.
•
Si vous souhaitez afficher les paramètres généraux de la conférence, cliquez sur Modifier.
Rubriques apparentées
5.4.3.3 Comment supprimer la conférence permanente
Conditions préalables
•
Vous êtes directeur de conférence.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Gérer sa propre conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Gérer mes conférences.
2)
Cliquez sur l'onglet Mes conférences.
3)
Dans Nom de la conférence, cliquez sur la conférence concernée.
4)
Cliquez sur Arrêter la conférence.
5)
Cliquez sur Enlever puis sur Fermer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment configurer la conférence permanente
106
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Conférences
5.4.4 Conférence ouverte
Une conférence ouverte est pour un nombre défini d'abonnés quelconque.
Chaque abonné disposant des données d'accès peut y entrer.
Le directeur de conférence enregistre la conférence Permanente sous un nom qui lui est propre. Elle demeure établie jusqu'à ce qu'il l'efface.
Options de configuration d'une conférence ouverte
L'initiateur de la conférence peut définir les propriétés suivantes :
•
Nombre de participants à la conférence (maxi. 16).
•
Authentification des participants à la conférence nécessaire lors de l'entrée dans la conférence (par saisie de l'ID de conférence et du mot de passe sur le clavier du téléphone).
INFO:
Les abonnés Mobility Entry doivent entrer l'indicatif pour
Numérotation MF avant leur authentification.
Le mot de passe par défaut pour les conférences est 123456. Le directeur de conférence peut le modifier individuellement pour chaque participant à la conférence.
•
ID de conférence commun de tous les participants à la conférence.
•
Langue des annonces et des invitations par e-mail (par défaut, langue de la boîte vocale)
Démarrer la conférence
Tous les participants à la conférence s'inscrivent eux-mêmes. Le système de communication annonce chaque nouveau participant par l'annonce : "… participe à la conférence."
Sélection
A l'aide du numéro de sélection, chaque participant à la conférence peut s'inviter
à tout moment dans la conférence.
Enregistrer la conférence
Le directeur de conférence peut enregistrer automatiquement ou manuellement la conférence, pour lui et pour tous les participants internes connectés, à condition que l'enregistrement des communications soit activé dans le système.
Les abonnés du propre noeud reçoivent l'enregistrement dans la boîte vocale, les abonnés d'autres noeuds par e-mail. La durée de l'enregistrement est uniquement limitée par la capacité de mémoire du système de communication.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
107
Unified Communications
Conférences
5.4.4.1 Comment configurer une conférence ouverte
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré un numéro de sélection pour les conférences.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'icône Conférence > Démarrer une nouvelle conférence.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Démarrer la conférence.
La fenêtre Conférence AdHoc s'ouvre avec vous en tant que directeur de conférence.
2)
Ajoutez les participants à la conférence, voir
Comment ajouter un participant
3)
Dans la fenêtre Conférence AdHoc, cliquez sur Salle de conférence >
Sauvegarder sous
.
4)
Dans le champ de saisie, entrez un nom pour la conférence.
5)
Entrez la Date de démarrage.
6)
Entrez l'Heure de démarrage.
7)
Entrez l'Heure de fin.
8)
Si la conférence doit se répéter périodiquement, cliquez sur Conférence
périodique
.
a)
Sélectionnez la Date de fin pour la série de conférences.
b)
Cliquez sur Récurrence quotidienne, sur Récurrence hebdomadaire, ou sur Récurrence mensuelle et sélectionnez le détail des autres options souhaitées.
9)
Si vous souhaitez effacer un rendez-vous de conférence d'une série de conférences, effectuez les opérations suivantes.
a)
Cliquez sur Exceptions.
b)
Cliquez sur Ajouter.
c)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d)
Cliquez sur Supprimer cette récurrence.
e)
Cliquez sur OK.
f)
Cliquez sur Annuler.
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Unified Communications
Conférences
10)
Si vous souhaitez déplacer un rendez-vous de conférence d'une série de conférences, effectuez les opérations suivantes.
a)
Cliquez sur Exceptions.
b)
Cliquez sur Ajouter.
c)
Dans la liste déroulante Date/Heure d'origine sélectionnez le rendezvous concerné.
d)
Cliquez sur Reprogrammer cette récurrence.
e)
Sélectionnez une Nouvelle date programmée.
f)
Sélectionnez une nouvelle Heure de début.
g)
Cliquez sur OK.
h)
Cliquez sur Annuler.
11)
Cliquez sur Sauvegarder.
12)
Cliquez sur Avancé.
13)
Dans la liste déroulante Type de conférence, sélectionnez l'entrée Confé-
rence ouverte
.
14)
Sélectionnez la Langue de la conférence souhaitée pour les annonces et les invitations par e-mail (par défaut, il s'agit de la langue de la boîte vocale).
15)
Cochez la case Cette conférence est une conférence active.
16)
Si vous voulez que les participants à la conférence s'authentifient nécessairement à l'aide de la touche *, cochez la case Obliger les participants à
taper sur "*" (étoile) pour entrer dans la conférence
.
INFO:
Cette option est recommandée lorsque les participant à la conférence ne doivent pas s'identifier au moyen d'un mot de passe. Ainsi, seuls les abonnés présents sont reliés à la conférence, à l'exclusion des boîtes vocales.
17)
Si vous souhaitez que le système enregistre automatiquement la conférence, cochez la case Enregistrer automatiquement cette conférence.
18)
Si vous souhaitez définir vous-même l'ID de conférence, effectuez les opérations indiquées ci-après.
a)
Cochez la case Créer votre propre ID de conférence.
b)
Dans le champ de saisie, entrez l'ID de conférence souhaité (4 à 8 positions).
19)
Dans Nombre de canaux, sélectionnez le nombre maximum de participants
à la conférence.
20)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
109
Unified Communications
Conférences
5.4.5 Intégration de Web Collaboration
Avec myPortal for Desktop (Windows) et myPortal for Outlook pour les communications téléphoniques, les conférences téléphoniques à gestion téléphonique et les conférences téléphoniques à gestion par l'application, le système supporte l'intégration confortable du produit séparé Web Collaboration pour une collaboration multimédia simultanée. Cela vous assure un accès rapide aux fonctions comme validation bureau et application, validation de fichier, co-navigation, whiteboarding, URL-Push, IM-Chat et Video-Chat avec plusieurs participant.
Pour l'intégration de Web Collaboration, il faut que le système de communication dispose de l'adresse du serveur Web Collaboration.
Types de connexion supportés
La liaison Web Collaboration supporte les communications téléphoniques ainsi que les types suivants de conférences téléphoniques gérées par un application dans le système.
•
Conférence Ad-hoc
•
conférence programmée
•
conférence permanente
Il est possible de démarrer une Web Collaboration durant une communication téléphonique (une conférence) à partir de la fenêtre surgissante.
Lors de l'initialisation ou de la configuration d'une conférence téléphonique, le directeur de conférence peut lancer une session Web Collaboration pour utilisation simultanée avec les mêmes participants. En cas de déplacement, effacement ou terminaison d'une conférence téléphonique, la session Web Collaboration correspondante est automatiquement déplacée ou supprimée.
Lors du démarrage de Web Collaboration, le client Web Collaboration s'ouvre, il ne nécessite pas d'installation locale sur le bureau. Vous trouverez des informations supplémentaires dans la documentation produit Web Collaboration.
INFO:
Afin que les clients puissent démarrer automatiquement une Web Collaboration, il faut désactiver l'authentification Proxy sur le serveur.
Connexion avec la session Web Collaboration
Les participants à la conférence internes avec clients PC UC sont automatiquement reliés à la session Web Collaboration correspondante lors du démarrage de la conférence. Pour cela, FastViewer est automatiquement chargé en arrière-plan et ouvert, ce qui peut durer quelques secondes. Les participants externes avec adresse e-mail connue reçoivent par e-mail un lien correspondant pour la session Web Collaboration.
INFO:
Les utilisateurs sous Mac OS doivent copier dans le navigateur Web le lien pour la session Web Collaboration.
110
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Dans une conférence planifiée, la connexion avec la session Web Collaboration est possible à partir de 5 minutes avant le début planifié de la conférence.
ID de conférence et Mot de passe
ID de conférence et Mot de passe pour une session Web Collaboration sont identiques à l'ID de conférence et au mot de passe de la conférence téléphonique correspondante.
Messagerie instantanée et Web Collaboration
La messagerie instantanée du système et la messagerie instantanée de Web
Collaboration sont indépendantes l'une de l'autre : les messages instantanés en provenant d'un client UC n'apparaissent pas dans une session Web Collaboration du même participant et inversement.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment démarrer Web Collaboration à partir d'une communication
•
5.5 Messages Voix et Fax (UC Suite)
Les services Messages Voix et Fax intégrés dans le système permettent aux abonnés de recevoir et gérer les messages Voix et Fax, via myPortal for Desktop et myPortal for Outlook. Avec Fax Printer, les abonnés peuvent envoyer des messages Fax.
Rubriques apparentées
5.5.1 Boîte vocale
La boîte vocale enregistre de manière centralisée les messages Voix et les communications enregistrée. Vous pouvez y accéder à l'aide de .
Vous pouvez consulter ou modifier les paramètres de votre boîte vocale, par ex. sélectionner la langue de la boîte vocale, déterminer le numéro d'appel de la boîte vocale, sélectionner le mode enregistrement ou le mode annonce, gérer l'annonce de votre état Présence, enregistrer et importer des annonces. Lors de l'importation des annonces. Lors de l'importation des annonces, le système effectue automatiquement une limitation du niveau et une normalisation afin de répondre aux exigences de "USA / TIA 968 Signal Power Limitations".
INFO:
Pour que les appelants puissent accéder à votre boîte vocale si Occupé et Pas de réponse, l'administrateur doit configurer un renvoi d'appel temporisé vers votre boîte vocale. Ou bien, vous pouvez activer sur votre téléphone le renvoi temporisé.
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111
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Détermine le numéro d'appel de la boîte vocale
Vous pouvez déterminer sur quel poste vous pouvez atteindre la boîte vocale à partir de n'importe quel téléphone afin de manière à écouter les messages Voix ou modifier votre état Présence, par exemple, en vous servant du menu du téléphone.
INFO:
Vous trouverez des informations sur le menu téléphone dans la documentation UC Suite Interface utilisateur (TUI), mode d'emploi abrégé.
Sélection du mode d'enregistrement ou de diffusion
En mode enregistrement, les appelants peuvent, lorsqu'ils arrivent à votre boîte vocale, laisser un message comme sur un répondeur alors que, en mode de diffusion, ils entendent uniquement une annonce. Vous pouvez configurer séparément ce paramètre pour chaque état Présence.
Annonces
Vous pouvez enregistrer ou importer les types d'annonces suivants.
•
Annonce du nom
Dans les conférences où vous êtes l'initiateur, votre annonce de nom sert à vous annoncer au début ; elle sert aussi lorsque vous entrez dans une conférence. De plus, l'annonce du nom que vous avez enregistrée est utilisée comme message d'accueil, si vous avez activé pour l'appelant concerné votre
état Présence et que votre état Présence n'est ni Bureau, ni Appelle-moi ni
Ne pas déranger
.
•
Message d'accueil personnel général :
Cette annonce est diffusée aux appelants en fonctionnement standard (c.-àd. sans profils actifs de standard automatique personnel définis par les utilisateurs) lorsqu'ils arrivent à votre boîte vocale, par ex. :. "Je ne peux pas momentanément prendre votre appel…"
•
Annonce d'accueil personnelle si Occupé:
Cette annonce est diffusée aux appelants en fonctionnement standard (c.-àd. sans profils actifs de standard automatique personnel définis par les utilisateurs) lorsqu'ils arrivent à votre boîte vocale en cas d'occupation, par ex. :.
"Je ne peux pas momentanément prendre votre appel…". Si vous n'avez pas enregistré de message d'accueil personnel pour Occupé, les appelants entendent votre message d'accueil personnel général.
•
Annonce d'accueil personnelle pour Pas de réponse:
Cette annonce est diffusée aux appelants en fonctionnement standard (c.-àd. sans profils actifs de standard automatique personnel définis par les utilisateurs) en cas de renvoi temporisé vers votre boîte vocale ou en cas de renvoi manuel vers votre boîte vocale, par ex. :. "Je ne peux pas momentanément prendre votre appel…". Si vous n'avez pas enregistré de message d'accueil personnel pour Pas de réponse, les appelants entendent votre message d'accueil personnel général.
112
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Annonces personnelles pour les profils de standard automatique personnel définis par les utilisateurs :
La boite vocale n'utilise pas ces annonces en fonctionnement standard, mais uniquement en liaison avec le standard automatique personnel.
INFO:
Lorsque vous servez d'annonces ou de musique provenant d'une autre source, assurez-vous que vous ne violez aucun copyright.
La boîte vocale peut, en fonction de la situation, générer les annonces de votre
état Présence, sauf pour Bureau, Appelle-moi et Ne pas déranger, avec indication du moment prévu de votre retour, par ex. :. "est en réunion jusqu'à quatorze heures trente aujourd'hui."
. Vous pouvez activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence séparément pour certains appelants et pour tous les appelants externes.
En fonctionnement par défaut, la boîte vocale diffuse les annonces dans l'ordre suivant (de la gauche vers la droite) :
Profil
Occupé(e)
Pas de réponse
Réunion
Maladie
Pause
Déplacement
-
-
Annonce du nom Annonce concernant votre état Présence
-
-
Message d'accueil personnel
Pour Occupé
(si non enregistré:général)
Pour Pas de réponse
(si non enregistré:général)
Général x (si vous avez activé la diffusion de votre
état Présence pour l'appelant concerné) x (si vous avez activé la diffusion de votre
état Présence pour l'appelant concerné)
Congé
Déjeuner
A son domicile
Ne pas déranger
Général
Exemple : annonce de votre état Présence activée pour l'appelant
Profil
Réunion
Annonce du nom Annonce concernant votre état Présence
"Natalie Dubios"
Message d'accueil personnel
"est en réunion jusqu'à quatorze heures trente aujourd'hui."
"Je ne peux pas momentanément prendre votre appel…"
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
113
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
114
Exemple : annonce de votre état Présence désactivée pour l'appelant
Profil
Déplacement
-
Annonce du nom Annonce concernant votre état Présence
-
Message d'accueil personnel
"Je ne peux pas momentanément prendre votre appel…"
Standard automatique central
Grâce au standard automatique central, l'administrateur de votre système de communication permet aux appelants, quelle que soit l'heure, de disposer de possibilités de sélection pour le renvoi vers des numéros que vous avez programmé ou pour le renvoi vers votre boîte vocale. Comme avec le standard automatique personnel, les appelants font leur choix en entrant des chiffres sur le téléphone. Le standard automatique central peut, en plus des annonces décrites plus haut, diffuser d'autres annonces.
Annonce concernant votre état Présence
Vous pouvez définir si vous souhaitez ou non que l'appelant entende l'annonce correspondant à votre état Présence lorsqu'il arrive à votre boîte vocale. Pour pouvez l'autoriser ou l'interdire pour tous les appelants externes en commun ou seulement pour certains appelants.
Appel de vos messages vocaux par le poste opérateur
Avec myAttendant, vous pouvez, donner ou refuser au poste opérateur l'autorisation d'accéder à vos messages Voix et Fax. Dans le second cas, le pose opérateur peut uniquement savoir le nombre de messages que vous avez.
Contourner la demande du mot de passe
Lorsque vous appelez la boîte vocale à partir de l'un de vos numéros de téléphone supplémentaires, vous pouvez contourner la demande de mot de passe. Ce paramétrage s'applique aussi au service de notification téléphonique de la boîte vocale.
Langue de la boîte vocale
Vous pouvez déterminer la langue de diffusion du menu et des annonces propres au système par la boîte vocale.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
•
Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau message vocal
•
Comment renvoyer un appel vers la boîte vocale
•
Standard automatique personnel
•
Comment enregistrer votre annonce de nom
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Comment enregistrer le message d'accueil personnel
•
Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau message vocal
•
•
Service de notification pour les nouveaux messages
•
Comment définir un numéro supplémentaire
5.5.1.1 Comment déterminer le numéro d'appel de la boîte vocale
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3)
Vous trouverez le numéro de la boîte vocale dans la zone Détails de mon
contact
, dans le champ Tél. messagerie vocale..
4)
Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
5.5.1.2 Comment sélectionner le mode d'enregistrement ou mode de diffusion
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Communications > Paramètres de messagerie vocale.
3)
Dans la liste déroulante, sélectionnez pour l'état Présence concerné l'une des valeurs suivantes.
•
Si vous souhaitez que les appelants puissent laisser des messages sur votre boîte vocale, sélectionnez Active.
•
Si vous souhaitez que les appelants puissent uniquement écouter les annonces de votre boîte vocale sans pouvoir laisser de message, sélectionnez Non active.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.5.1.3 Comment enregistrer une annonce
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Profils et ensuite sur un profil quelconque.
3)
Cliquez sur Enregistrer.
4)
Dans la liste, cliquez sur l'annonce avec la désignation souhaitée.
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5)
Cliquez sur Enregistrer. La boîte vocale vous appelle désormais sur votre téléphone.
6)
Acceptez l'appel de la boîte vocale.
7)
Prononcer l'annonce après la tonalité.
INFO:
Lorsque vous vous servez d'annonces ou de musique provenant d'une autre source, assurez-vous avant de les utiliser que vous ne violez aucun copyright.
8)
Cliquez sur Arrêter.
9)
Si vous souhaitez écouter l'annonce au téléphone, cliquez sur Lecture. Pour quitter la boucle de lecture, cliquez sur Arrêter.
10)
Si vous désirez enregistrer de nouveau votre message, cliquez de nouveau sur Enregistrer.
11)
Cliquez sur Fermer puis sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Standard automatique personnel
•
Comment modifier le profil pour le standard automatique personnel
•
•
5.5.1.4 Comment importer une annonce
Conditions préalables
•
Le fichier audio est disponible au format PCM, avec les caractéristiques suivantes : 8 kHz, 16 bits, mono.
INFO:
Avant l'utilisation, assurez-vous que vous ne violez aucun copyright.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Profils et ensuite sur un profil quelconque.
3)
Cliquez sur Enregistrer.
4)
Cliquez sur Transfert.
5)
Sélectionnez le fichier souhaité et cliquez sur Ouvrir.
6)
Dans la fenêtre Attention !!!!!!, cliquez sur OK.
7)
Cliquez sur Fermer puis sur Sauvegarder.
116
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
INFO:
Lors de l'importation des annonces, le système effectue automatiquement une limitation du niveau et une normalisation afin de répondre aux exigences de "USA / TIA 968 Signal Power
Limitations".
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Standard automatique personnel
•
Comment modifier le profil pour le standard automatique personnel
•
Comment enregistrer une annonce
•
5.5.1.5 Comment effacer une annonce
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Profils et ensuite sur un profil quelconque.
3)
Cliquez sur Enregistrer.
4)
Dans la liste, cliquez sur l'annonce avec la désignation souhaitée.
5)
Cliquez sur Effacer.
6)
Cliquez sur Fermer puis sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment enregistrer une annonce
•
5.5.1.6 Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour les appelants externes
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Sensibilité > Etat de présence Messagerie vocale.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez activer l'annonce de votre état Présence de votre boîte vocale pour les appelants externes, cochez la case Mon état Présence
est communiqué aux appelants externes lorsqu'ils joignent ma messagerie vocale
.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
117
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Si vous voulez désactiver l'annonce de votre état Présence de votre boîte vocale pour les appelants externes, décochez la case Mon état
Présence est communiqué aux appelants externes lorsqu'ils joignent ma messagerie vocale
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
Comment modifier la visibilité de votre état Présence pour les autres
•
Standard automatique personnel
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour certains appelants
5.5.1.7 Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour certains appelants
Conditions préalables
•
Pour que vous puissiez désactiver l'annonce de votre état Présence de manière ciblée pour un certain numéro, il faut que ce numéro vous soit présenté lors de l'appel.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Sensibilité > Etat de présence Messagerie vocale.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez, pour un numéro, désactiver l'annonce de la boîte vocale concernant votre état Présence, cliquez sur Ajouter et entrez dans le champ de saisie le numéro d'appel souhaité et cliquez sur OK.
INFO:
Vous pouvez utiliser les caractères suivants comme joker afin de définir les zones du numéro d'appel : ? pour un chiffre quelconque et * pour un nombre quelconque de chiffres.
•
Si vous souhaitez, pour un numéro, supprimer l'annonce de la boîte vocale concernant votre état Présence, cliquez sur l'entrée correspondante et sur Enlever.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
Comment modifier la visibilité de votre état Présence pour les autres
118
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Standard automatique personnel
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour les appelants externes
5.5.1.8 Comment autoriser ou interdire l'appel de vos messages Voix et Fax par le poste opérateur
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Sensibilité > Sécurité et accès.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez autoriser la consultation de vos messages Voix et Fax par le poste opérateur, cochez la case Les réceptionnistes peuvent
consulter mes messages vocaux et lire mes fax
.
•
Si vous ne souhaitez pas autoriser la consultation de vos messages Voix et Fax par le poste opérateur, décochez la case Les réceptionnistes
peuvent consulter mes messages vocaux et lire mes fax
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
5.5.1.9 Comment activer ou désactiver la demande de mot de passe de la boîte vocale
AVIS:
Si vous désactivez la demande de mot de passe sur la boîte vocale, des tiers peuvent accéder par téléphone à votre boîte et par ex. écouter vos messages vocaux ou appeler à votre charge des destinations externes payantes.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Sécurité et accès > Sécurité et accès.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la demande du mot de passe lors de l'appel de votre boîte vocale, décochez la case Ne pas utiliser de mot de passe
lors d'appel de la messagerie vocale
.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
119
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
Si vous souhaitez désactiver la demande du mot de passe lors de l'appel de votre boîte vocale, cochez la case Ne pas utiliser de mot de passe
lors d'appel de la messagerie vocale
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.5.1.10 Comment sélectionner la langue de la boîte vocale
Etape par étape
1)
Cliquez sur Configuration.
2)
Cliquez sur Communications > Paramètres de messagerie vocale.
3)
Dans la liste déroulante, sélectionnez la Langue de la messagerie vocale.
4)
Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
5.5.2 Gestion des messages Voix
Vous pouvez par ex. écouter les messages Voix, les renvoyer, les déplacer dans un autre dossier, les enregistrer comme fichier WAV ou bien appeler l'expéditeur.
Dossier pour messages Voix
myPortal for Outlook organise les messages Voix dans les dossiers ci-après.
• Boîte de réception
• Lu(s)
• Sauvegardé(s)
• Supprimé(s)
Affichage des messages Voix
Les icônes suivantes identifient les différents types de messages Voix :
Icône
-
Signification
Message Voix adressé à un abonné
Message Voix adressé à un groupe appel enregistré conférence enregistrée
La liste des messages Voix fait apparaître les détails suivants :
•
Icône correspondant au type de message Voix
• Date/Heure
• Nom du groupe
, si disponible
• Numéro
, si disponible
120
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
• Nom de famille
, si disponible
Pour les conférences enregistrées : nom de la conférence, si disponible, sinon nom de famille du second participant à la conférences, si disponible.
• Prénom
, si disponible
• Société
, si disponible
• Priorité
Couleur d'identification : urgent (rouge), privé (bleu), normal (noir). Lors de l'écoute des messages arrivés dans la boîte vocale, une annonce vous informe du nombre de messages par priorité.
• Durée
Durée de conservation pour les messages vocaux
Le système de communication efface automatiquement les messages vocaux dont la durée de conservation est supérieure à celle configurée par l'administrateur.
Messages Voix pour groupes
L'administrateur peut paramétrer des groupes pour les messages Voix avec chacun un propre numéro d'appel Le système de communication transmet les messages Voix adressés à un groupe à chacun des membres du groupe. Dès qu'un abonné a écouté un message, ce message est identifié pour tous les autres membres du groupe comme ayant été écouté. Si un membre du groupe efface un message, ce message est également effacé chez tous les autres membres du groupe.
Ecouter les messages Voix
Vous pouvez écouter les messages Voix au choix sur le téléphone ou sur le PC.
Lors de la première écoute, le système de communication déplace les nouveaux messages Voix du dossier Boîte de réception vers le dossier Lus.
Appel de l'expéditeur d'un message Voix
Vous pouvez appeler l'expéditeur d'un message Voix.
Renvoi d'un message Voix
Vous pouvez renvoyer un message Voix à des abonnés internes.
Déplacer un message Voix
Vous pouvez déplacer un message Voix dans un autre dossier.
Sauvegarder un message Voix sous forme de fichier
AVIS:
Le système de communication sauvegarde les messages
Voix pendant une durée limitée, configurable par l'administrateur pour chacun des dossiers. Une fois cette période écoulée, le système de communication efface automatiquement les messages Voix.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
121
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Vous pouvez enregistrer un message Voix au format WAV dans le système de fichiers de votre PC afin de l'archiver durablement.
Envoi de messages Voix comme e-mail
Vous pouvez envoyer à un destinataire quelconque un message Voix par e-mail, au format WAV. Si possible, l'e-mail contient le numéro et le nom du correspondant.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Eléments de l'interface utilisateur
•
5.5.2.1 Comment écouter un message Voix au téléphone
Conditions préalables
•
Votre état Présence est Bureau ou Appelle-moi.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. Boîte de
réception
.
3)
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Lire le message > Lecture par le
téléphone
.
Étapes suivantes
Acceptez l'appel de la boîte vocale.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment écouter un message Voix sur le PC
122
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.2.2 Comment écouter un message Voix sur le PC
Conditions préalables
•
Votre PC doit être équipé d'une carte son correctement configurée et d'un haut-parleur/casque.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. Boîte de
réception
.
3)
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Lire le message > Lecture par les
haut-parleurs
.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment écouter un message Voix au téléphone
5.5.2.3 Comment rappeler l'expéditeur d'un message Voix
Conditions préalables
•
Le numéro de téléphone de l'appelant a été transmis.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur l'entrée Composer :... avec le numéro correspondant.
Rubriques apparentées
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123
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.2.4 Comment renvoyer le message vocal
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Renvoyer le message.
5)
Si vous souhaitez trier la liste des destinataires, cliquez sur un des titres de colonne Poste ou Nom afin de réaliser selon ce critère un tri alphanumérique ascendant.
6)
Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri de la liste des destinataires, cliquez une nouvelle fois sur le titre de la colonne.
7)
Cochez la case pour le ou les destinataires souhaités.
8)
Si vous souhaitez enregistrer un commentaire, suivez les étapes suivantes.
a)
Cliquez sur Commentaire.
b)
Cliquez sur Démarrer. La boîte vocale vous appelle désormais sur votre téléphone.
c)
Acceptez l'appel de la boîte vocale.
d)
Prononcer votre commentaire après la tonalité.
e)
Cliquez sur Arrêter.
f)
Si vous souhaitez écouter le commentaire au téléphone, cliquez sur
Ecouter
. Pour quitter la boucle de lecture, cliquez sur Arrêter.
g)
Si vous désirez enregistrer de nouveau votre commentaire, cliquez de nouveau sur Enregistrer.
9)
Cliquez sur Renvoyer.
Rubriques apparentées
5.5.2.5 Comment déplacer un message Voix
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
124
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, dans Déplacer le message vers > …, sélectionnez le dossier souhaité.
Rubriques apparentées
5.5.2.6 Comment sauvegarder au format WAV
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Enregistrer message Voix.
5)
Dans la fenêtre Sauvegarder le message Voix dans un dossier, entrez le
Nom de fichier
et cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.5.2.7 Comment envoyer le message Voix sous forme de e-mail
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Envoyer par e-mail ….
Étapes suivantes
Envoyer dans Outlook l'e-mail avec le fichier au format WAV joint au destinataire souhaité.
Rubriques apparentées
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125
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.2.8 Comment enregistrer l'expéditeur d'un message Voix comme contact d'Outlook
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Copier vers contacts Outlook.
Étapes suivantes
Enregistrer le contact dans Outlook.
Rubriques apparentées
5.5.2.9 Comment trier les messages Voix
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur l'un des titres de colonne Type, Date, Nom du groupe, N° appel,
Nom
, Prénom, Société, Priorité ou Durée afin de trier les messages Voix selon ce critères, par ordre alphanumérique croissant.
4)
Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre de la colonne.
Rubriques apparentées
5.5.2.10 Comment supprimer le message Voix
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages vocaux.
126
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages Voix.
2)
Dans messages Voix, cliquez sur un des dossiers Boîte de réception, Lus, ou Sauvegardés.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Cliquez sur le message Voix de votre choix.
•
Sélectionnez les messages Voix souhaités.
4)
Dans le menu contextuel sélectionnez Déplacer le message vers >
Supprimés
.
5)
Si vous voulez effacer définitivement :
a)
Dans messages Voix, cliquez sur le dossier Supprimés.
b)
Sélectionner le message Voix/les messages Voix souhaité(s).
c)
Dans le menu contextuel sélectionnez Déplacer le message vers >
Supprimer définitivement le message
.
Rubriques apparentées
5.5.3 Boîte Fax
La boîte Fax enregistre les messages Fax de manière centralisée. A l'aide de myPortal for Outlook, vous pouvez y accéder.
Vous pouvez afficher ou modifier les paramètres suivants de votre boîte Fax.
Déterminer votre propre numéro Fax :
Vous pouvez déterminer sous quel numéro Fax vous pouvez être joint.
Appel de vos messages Fax par le poste opérateur
Vous pouvez autoriser ou interdire au poste opérateur d'accéder à vos messages
Fax (et vos messages Voix) à l'aide de myAttendant. Dans le second cas, le pose opérateur peut uniquement savoir le nombre de messages que vous avez.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
Comment activer ou désactiver les fenêtres surgissantes pour les nouveaux messages Voix
•
Comment activer ou désactiver la fenêtre surgissante pour un nouveau message vocal
•
•
Comment autoriser ou interdire l'appel de vos messages Voix et Fax par le poste opérateur
•
•
Service de notification pour les nouveaux messages
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127
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.3.1 Comment déterminer son propre numéro Fax
Conditions préalables
•
Votre administrateur a configuré pour vous un numéro de fax.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur l'onglet Données personnelles > Mes détails personnels.
3)
Vous trouverez votre numéro de fax dans le champ N° Fax.
4)
Cliquez sur Fermer.
Rubriques apparentées
5.5.4 Gestion des messages Fax
Vous pouvez par exemple afficher vos messages Fax, les déplacer dans un autre dossier, les enregistrer au format PDF ou TIFF ou appeler l'expéditeur.
Dossier pour messages Fax
myPortal for Outlook organise les messages Fax dans les dossiers ci-après.
• Boîte de réception
• Lire
• Supprimé(s)
• Eléments envoyés
: contient les messages Fax déjà envoyés par le système de communication
• Eléments en cours d'envoi
: contient les messages Fax non encore envoyés, qui figurent dans la file d'attente d'expédition. Le système de communication essaie d'envoyer un message Fax jusqu'à cinq fois dans un délai de 25 minutes. Une barre indique la Progression de l'envoi pour chaque message fax.
Détails des messages Fax
La vue de la liste des messages Fax montre, selon le dossier, les différents détails suivants : Date /Heure, Groupe fax, Numéro, Nom de famille, Prénom,
Société
, Pages, Notes, Destination, Etat et Progression.
Durée de conservation pour messages fax
Le système de communication efface automatiquement les messages fax, dont la durée de conservation est supérieur à celle indiquée ci-après :
Message fax Durée de conservation (jours)
nouveaux 120
128
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite) lus envoyé(s) supprimé(s)
Message fax
365
365
60
Durée de conservation (jours)
Messages Fax pour les groupes
L'administrateur peut paramétrer des groupes pour les messages Fax avec chacun son propre numéro Fax. Le système de communication transmet les messages Fax adressés à un groupe à chacun des membres du groupe. Dès qu'un abonné a consulté un message, ce message est identifié pour tous les autres membres du groupe comme ayant été lu. Si un membre du groupe efface un message, ce message est également effacé chez tous les autres membres du groupe.
Appel de l'expéditeur d'un message Fax
Vous pouvez appeler l'expéditeur d'un message Fax.
Renvoi d'un message Fax
Vous pouvez renvoyer un message Fax à un abonné interne.
Sauvegarder un message Fax sous forme de fichier
Vous pouvez enregistrer un message Fax au format PDF ou TIFF dans le système de fichiers de votre PC afin de l'archiver durablement.
Votre administrateur peut, pour l'ensemble du système, déterminer si les messages fax sont enregistrés comme fichier PDF ou fichier TIFF (impossible avec OpenScape Office).
Envoi de messages Fax comme e-mail
Vous pouvez envoyer à un destinataire quelconque un message Fax par e-mail, au format PDF ou TIFF.
Afficher les messages Fax
Le système de communication déplace automatiquement les nouveaux messages Fax lors de la première consultation en les faisant passer du dossier
Boîte de réception
au dossier Lus.
Journal des envois
Vous pouvez afficher le journal d'envoi d'un message fax dans le navigateur web.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Eléments de l'interface utilisateur
•
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129
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
5.5.4.1 Comment afficher un message Fax
Conditions préalables
•
Les messages fax sont enregistrés comme fichiers PDF ou fichiers TIFF. Le type choisi doit être associé à une application qui permet de représenter ce fichier.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. Boîte de
réception
.
3)
Dans le menu contextuel du message Fax concerné, sélectionnez Afficher
le Fax
.
Rubriques apparentées
5.5.4.2 Comment appeler l'expéditeur d'un message Fax
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur le message Fax de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur l'entrée Composer :... avec le numéro correspondant.
Rubriques apparentées
5.5.4.3 Comment renvoyer un message Fax
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
130
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Dans le menu contextuel du message Fax concerné, sélectionnez Renvoyer
le message
.
4)
Dans la fenêtre Renvoyer le message, entrez le numéro de fax du destinataire au format canonique ou au format sélectionnable.
5)
Cliquez sur + pour ajouter ce destinataire au message fax.
6)
Si vous voulez envoyer le message fax à d'autres destinataires, cliquez dans le champ de saisie et répétez les étapes
.
INFO:
Vous pouvez sélectionner d'autres destinataires y compris par recherche dans un répertoire.
7)
Si vous souhaitez supprimer un destinataire, suivez les étapes suivantes.
a)
Dans la liste Destinataires, cliquez sur l'entrée correspondante.
b)
Appuyez sur la touche Suppr.
8)
Cliquez sur OK.
Rubriques apparentées
5.5.4.4 Comment déplacer un message Fax
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité par ex. Lus.
3)
Cliquez sur le message Fax de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, dans Déplacer le message vers > …, sélectionnez le dossier souhaité.
Rubriques apparentées
5.5.4.5 Comment enregistrer un message Fax
Conditions préalables
•
Votre administrateur peut, pour l'ensemble du système, déterminer si les messages fax sont enregistrés comme fichier PDF ou fichier TIFF.
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131
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur le message Fax de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Sauvegarder au format TIFF ou
Sauvegarder comme PDF
.
5)
Dans la fenêtre Sauvegarder le message fax sélectionnez un dossier, entrez dans le champ de saisie le nom du fichier souhaité et cliquez sur
Sauvegarder
.
Rubriques apparentées
5.5.4.6 Comment envoyer un message Fax sous forme d'e-mail
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. : Lus.
3)
Cliquez sur le message Fax de votre choix.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Envoyer par e-mail ….
Étapes suivantes
Envoyez l'e-mail avec le fichier TIFF joint dans Outlook.
Rubriques apparentées
5.5.4.7 Comment trier les messages Fax
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
132
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
2)
Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier souhaité, par ex. Lus.
3)
Cliquez sur l'un des titres de colonne Date, Nom de groupe, N° d'appel,
Nom de famille
, Prénom, Société, Pages ou Notes pour trier les messages
Fax selon ce critère, par ordre alphanumérique croissant.
4)
Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre de la colonne.
Rubriques apparentées
5.5.4.8 Comment afficher l'aperçu des messages Fax à envoyer
Conditions préalables
•
Vous avez envoyé des messages Fax avec Fax Printer.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments en cours d'envoi.
3)
Cliquez sur l'un des titres de colonne Date, Nom du groupe, Nom de famille,
Prénom
, Société, Destination ou Pages pour trier les messages Fax selon ce critère, par ordre alphanumérique croissant.
4)
Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre de la colonne.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment afficher l'aperçu des messages Fax envoyés
•
Comment annuler l'envoi d'un message fax
5.5.4.9 Comment annuler l'envoi d'un message fax
Conditions préalables
•
Vous avez envoyé un message Fax avec Fax Printer.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
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133
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments en cours d'envoi.
3)
Dans le menu contextuel du message Fax concerné, sélectionnez Annuler.
4)
Cliquez sur Oui.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment afficher l'aperçu des messages Fax à envoyer
5.5.4.10 Comment afficher l'aperçu des messages Fax envoyés
Conditions préalables
•
Vous avez envoyé des messages Fax avec Fax Printer.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments envoyés.
3)
Cliquez sur l'un des titres de colonne Date, Nom du groupe, Nom de famille,
Prénom
, Société, Destination, Pages ou Etat pour trier les messages Fax selon ce critère, par ordre alphanumérique croissant.
4)
Si vous souhaitez inverser l'ordre de tri, cliquez une nouvelle fois sur le titre de la colonne.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment afficher l'aperçu des messages Fax à envoyer
5.5.4.11 Comment envoyer de nouveau un message Fax
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
134
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments envoyés.
3)
Cliquez sur le message Fax concerné.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Envoyer de nouveau.
Rubriques apparentées
5.5.4.12 Comment afficher le rapport d'émission pour un message Fax
Conditions préalables
•
Vous avez envoyé un message Fax avec Fax Printer.
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Dans Boîte d'envoi, cliquez sur le dossier Eléments envoyés.
3)
Cliquez sur le message Fax concerné.
4)
Dans le menu contextuel, cliquez sur Préférences....
5)
Cliquez sur Journal d'envoi.
Le journal d'envoi du message fax concerné est affiché dans le navigateur web.
Rubriques apparentées
5.5.4.13 Comment supprimer un message Fax
Etape par étape
1)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Cliquez sur l'Icône Messages > Messages fax.
•
à partir de Outlook 2013 :
Cliquez sur Messages fax.
2)
Cliquez soit dans Messages fax, sur un des dossiers Boîte de réception ou
Lus
ou bien dans Boîte d'envoi, sur un des dossiers Eléments envoyés ou
Eléments en cours d'envoi
.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Cliquez sur le message Fax de votre choix.
•
Sélectionnez les messages Fax de votre choix.
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135
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
4)
Dans le menu contextuel sélectionnez Déplacer le message vers >
Supprimés
.
5)
Si vous voulez effacer définitivement :
a)
Dans Messages Fax, cliquez sur le dossier Supprimés.
b)
Sélectionner le/les message(s) Fax souhaité(s).
c)
Dans le menu contextuel sélectionnez Déplacer le message vers >
Supprimer définitivement le message
.
Rubriques apparentées
5.5.5 Envoi de messages Fax
Avec Fax Printer, vous pouvez envoyer des messages Fax sous Windows.
Vous trouverez des informations sur l'envoi de messages Fax dans Fax Printer,
Mode d'emploi.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
5.5.6 Service de notification pour les nouveaux messages
Le système de communication peut vous informer d'un nouveau message voix ou fax, au choix par e-mail, par téléphone ou par SMS.
Le service de notification travaille de la manière suivante.
136
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Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Notification
pour message Voix pour Message fax
Vous recevez un e-mail avec le message en tant que fichier WAV joint, la date et l'heure de la réception, la durée du message et, si disponibles, le numéro et le nom de l'expéditeur. Si la taille du fichier
WAV dépasse une certaine valeur, il n'est pas joint au e-mail. L'administrateur du système de communication peut modifier cette valeur
(valeur par défaut : 10 Mo). Les messages Voix de priorité "Urgent" sont transmis comme e-mails d'importance "haute". Les e-mails avec message voix sont identifiés par une icône spécifique dans Outlook. Si vous utilisez une messagerie IMAP, qui indique uniquement l'en-tête de l'e-mail, il apparaît alors
à sa place l'icône e-mail habituelle.
Vous recevez un e-mail avec le message en tant que fichier PDF ou
TIFF joint, la date et l'heure de la réception, le nombre de pages et, si disponibles, le numéro et le nom de l'expéditeur. Si la taille du fichier
PDF ou TIFF dépasse une certaine valeur, il n'est pas joint à l'e-mail.
L'administrateur du système de communication peut modifier cette valeur (valeur par défaut : 10 Mo).
Les e-mails avec message fax sont identifiés par une icône spécifique dans Outlook. Si vous utilisez une messagerie IMAP, qui indique uniquement l'en-tête de l'e-mail, il apparaît alors à sa place l'icône email habituelle.
SMS A la réception d'un message, vous recevez un SMS au numéro de téléphone que vous avez indiqué. téléphonique Votre boîte vocale vous appelle sous le numéro que vous avez défini vous-même et diffuse le message.
-
Vous pouvez activer ou désactiver séparément chaque type de notification pour chaque état Présence.
Vous pouvez limiter la notification téléphonique aux horaires de travail configurés par votre administrateur. Vous pouvez définir le nombre et l'intervalle des tentatives répétées de notification téléphonique.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
5.5.6.1 Comment activer ou désactiver la notification par e-mail
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a configuré l'envoi d'emails.
•
Votre adresse e-mail est configurée dans Données personnelles
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
137
Unified Communications
Messages Voix et Fax (UC Suite)
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer ou désactiver la notification des messages vocaux, cliquez sur Communications > Notification MV.
•
Si vous souhaitez activer ou désactiver la notification des messages Fax, cliquez sur Communications > Notification fax.
3)
Dans la ligne E-mail sélectionnez l'une des possibilités indiquées ci-après pour chaque ligne ayant l'un des états Présence suivants : Bureau, Réunion,
Maladie
, Pause, Déplacement, Congé, Déjeuner, A son domicile ou Ne
pas déranger
.
•
Si vous voulez activer la notification pour un état Présence, cochez la case correspondante.
•
Si vous voulez désactiver la notification pour un état Présence, decochez la case correspondante.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment définir votre adresse e-mail
5.5.6.2 Comment activer ou désactiver la notification téléphonique
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Communications > Notification MV.
3)
Dans la ligne Sortants sélectionnez l'une des possibilités indiquées ci-après pour chaque ligne ayant l'un des états Présence suivants : Bureau, Réunion,
Maladie
, Pause, Déplacement, Congé, Déjeuner, A son domicile ou Ne
pas déranger
.
•
Si vous voulez activer la notification pour un état Présence, cochez la case correspondante.
•
Si vous voulez désactiver la notification pour un état Présence, decochez la case correspondante.
4)
Dans le champ Numéro sortant, entrez le numéro d'appel souhaité au format canonique ou au format sélectionnable.
5)
Dans le champ Heures de notification externe sélectionnez l'une des possibilités suivantes :
•
Si vous ne voulez recevoir les notifications que durant les heures ouvrées, cliquez sur Uniquement pendant les heures ouvrées.
138
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Unified Communications
Messagerie instantanée (UC Suite)
•
Si vous voulez recevoir les notifications à tout moment, cliquez sur 24
heures sur 24
.
6)
Entrez, pour une répétition éventuelle de la notification, l'intervalle de temps souhaité et le nombre des répétitions
7)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
5.5.6.3 Comment activer ou désactiver la notification SMS
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a défini pour vous un modèle SMS correspondant
Etape par étape
1)
Cliquez sur Configuration.
2)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer ou désactiver la notification des messages vocaux, cliquez sur Communications > Notification MV.
•
Si vous souhaitez activer ou désactiver la notification des messages Fax, cliquez sur Communications > Notification fax.
3)
Dans le tableau Notification dans la ligne SMS pour chaque colonne avec
état Présence Bureau, Réunion, Maladie, Pause, Déplacement, Congé,
Déjeuner
, A son domicile ou Ne pas déranger, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si vous voulez activer la notification pour un état Présence, cochez la case correspondante.
•
Si vous voulez désactiver la notification pour un état Présence, decochez la case correspondante.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
5.6 Messagerie instantanée (UC Suite)
La messagerie instantanée est un moyen de communiqué directement (chat)
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
139
Unified Communications
Messagerie instantanée (UC Suite)
5.6.1 Messages instantanés (UC Suite)
Vous pouvez chatter avec d'autres partenaires de communication à l'aide des messages instantanés. Le système de communication supporte aussi bien un utilisateur de UC Suite qu'un partenaire de communication externe via XMPP et
Multi-User-Chat ainsi que les deux en combinaison.
Les messages instantanés envoyés et reçus sont affichés sous forme de dialogues chez vous et chez vos partenaires de communication.
Les menus contextuels avec l'option de menu Envoyer message instantané indiquent par une icône à gauche, si le participant concerné est connecté ou non actuellement :
Icône Etat
Connecté déconnecté
Si un partenaire de communication est hors ligne, la messagerie instantané réalise l'opération ci-après, en fonction du type de destinataire sélectionné.
Destinataires
Abonné individuels
Groupe dans Favoris
Comportement
Le message instantané est affiché lors de l'ouverture de session suivante.
Le message instantané n'est jamais affiché pour les abonnés qui sont hors ligne.
Messages instantanés externes
Vous pouvez discuter (chat) avec un partenaire de communication XMPP externe
(par exemple, utilisateur de Google Talk).
Chat multi utilisateur
Le chat multi utilisateur est l'échange de messages instantanés avec plusieurs partenaires de communication. Dans ce cas, le système de communication supporte aussi un partenaires de communication XMPP externe au maximum.
Messagerie instantanée et Web Collaboration
La messagerie instantanée du système et la messagerie instantanée de Web
Collaboration sont indépendantes l'une de l'autre : les messages instantanés en provenant d'un client UC n'apparaissent pas dans une session Web Collaboration du même participant et inversement.
Fenêtre Message instantané
La fenêtre Message instantané comprend les zones suivantes.
140
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Unified Communications
Messagerie instantanée (UC Suite)
2
1
3
•
Zone abonnés (1)
Indique chacun des partenaires de communication participant au chat, sous forme d'icône ou sous forme de photo, si disponible.
•
Zone messages (2)
Affiche les messages instantanés de tous les participants à ce chat
•
Zone de saisie (3) contient le champ de saisie pour les messages instantanés myPortal for Desktop avec interface utilisateur moderne présente les messages instantanés dans l'espace de travail de la fenêtre principale.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
5.6.1.1 Comment envoyer un message instantané
Conditions préalables
•
Les messages instantanés sont activés dans le système.
•
Votre alias XMPP a été paramétré (si vous souhaitez discuter avec un partenaires de communication externe).
Etape par étape
1)
Sélectionnez le destinataire de l'une des manières suivantes.
•
Dans Favoris, cliquez sur un contact ou sur une groupe puis, dans le menu contextuel sur Envoyer message instantané.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
141
Unified Communications
Messagerie instantanée (UC Suite)
•
jusqu'à Outlook 2007 :
Dans Répertoires > Interne ou Répertoires > Externe, cliquez sur un contact puis, dans le menu contextuel, sur Envoyer message
instantané
.
•
à partir de Outlook 2010 :
Dans Répertoire interne ou Répertoire externe, cliquez sur un contact puis, dans le menu contextuel, sur Envoyer message instantané.
•
à partir de Outlook 2010 :
Dans la boîte de réception d'Outlook, pour le nom correspondant, cliquez, dans le menu contextuel, sur myPortal > Envoyer message instantané.
•
à partir de Outlook 2010 :
Dans e-mail Outlook, pour le nom correspondant, cliquez, dans le menu contextuel, sur myPortal > Envoyer message instantané.
•
à partir de Outlook 2010 :
Dans les contacts Outlook, pour le contact correspondant, cliquez, dans le menu contextuel, sur myPortal > Envoyer message instantané.
INFO:
Vous pouvez aussi contacter votre correspondant actuel par message instantané à partir de la fenêtre surgissante de l'appel.
2)
Dans le menu contextuel, sélectionnez Envoyer message instantané.
3)
Si vous souhaitez ajouter au chat d'autres partenaires de communication
(chat multi-utilisateur), allez les chercher dans Favoris ou Répertoires et faites-les glisser dans la fenêtre Message instantané.
4)
Si vous souhaitez supprimer un partenaire de communication dans le chat multi-utilisateur sélectionnez Supprimer instantané dans la fenêtre
Messages instantanés
, dans la zone abonnés, menu contextuel de l'icône ou de l'image du partenaire de communication concerné.
5)
Dans la fenêtre Messagerie instantanée, entrez le texte dans la zone de saisie.
6)
Si vous souhaitez ajouter une émoticône au texte, sélectionnez l'une des possibilités présentées ci-après.
•
Cliquez sur l'icône Smile puis sur l'émoticône souhaitée.
•
Entrez le raccourci clavier de l'émoticône souhaitée, par ex. :).
7)
Cliquez sur Envoyer.
8)
Si vous souhaitez effacer dans la partie messages le chat qui s'est déroulé antérieurement, cliquez sur l'icône de la corbeille.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
142
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Standard automatique
•
Comment définir votre alias XMPP
5.7 Standard automatique
Le standard automatique donne aux appelants, en fonction de l'état Présence de l'abonné appelé, des possibilités de choix pour le renvoi des appels vocaux vers des numéros définis ou vers leur boîte vocale. Les appelants font leur choix en entrant des chiffres sur le téléphone.
Rubriques apparentées
5.7.1 Standard automatique personnel
Le standard automatique personnel fournit aux appelants, en fonction de votre
état Présence, différents choix pour le renvoi des appels vocaux en direction des numéros de téléphone que vous avez définis ou en direction de votre boîte vocale. Les appelants font leur choix en entrant des chiffres sur le téléphone.
Profils définis par l'utilisateur pour le standard automatique personnel
Pour chaque état Présence, il existe un profil spécifique du client, où vous pouvez définir les possibilités de sélection pour les appelants. Vous pouvez activer et désactiver séparément chaque profil. Par défaut, aucun profil n'est actif. Lorsque vous désactivez un profil, l'état Présence correspondant est géré selon le comportement par défaut de votre boîte vocale.
Annonces
Lorsque le profil est activé la boîte vocale diffuse les annonces suivantes.
•
Annonce du nom
Si vous avez activé les annonces dynamiques, l'annonce du nom que vous avez enregistrée est utilisée comme message d'accueil, sauf si votre état
Présence est Bureau, Appelle-moi ou Ne pas déranger.
•
Annonces dynamiques
Si vous avez activé les annonces dynamiques, la boîte vocale génère des annonces adaptées à la situation concernant votre état Présence (sauf pour
Bureau
, Appelle-moi et Ne pas déranger) avec indication du moment prévu de votre retour, par ex. : "est en réunion jusqu'à quatorze heures trente aujourd'hui."
. Vous pouvez activer ou désactiver la lecture des annonces dynamiques séparément pour chaque profil. Si les annonces dynamiques sont activées pour un profil, vous pouvez activer ou désactiver les annonces correspondant à votre état Présence séparément pour certains appelant ou pour tous les appelants externes.
•
annonce personnelle pour le profil :
Avant d'activer un profil, vous devez enregistrer une annonce personnelle pour ce profil, qui indique à vos appelants les chiffres correspondants aux possibilités de sélection, par ex. : "Pour laisser un message, tapez sur 1, pour
être mis en communication avec mon représentant, tapez sur 2, pour être
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
143
Unified Communications
Standard automatique renvoyé vers mon téléphone mobile, tapez sur 3." Lorsque vous désactivez les annonces dynamiques pour le profil, il est judicieux d'indiquer votre état
Présence au début de votre annonce personnelle.
La boîte vocale diffuse les annonces pour un profil dans l'ordre suivant (de gauche à droite) :
Profil
Occupé(e)
Pas de réponse
Réunion
Maladie
Pause
Déplacement
Congé
Déjeuner
A son domicile
Ne pas déranger
-
Annonce du nom annonce dynamique
-
-
x (si les annonces dynamiques sont activées) x (si les annonces dynamiques sont activées) x x x
Annonce personnelle pour le profil
x
Exemple : annonce dynamique activée
Réunion
Profil Annonce du nom annonce dynamique
Annonce personnelle pour le profil
"Natalie Dubois" "est en réunion jusqu'à quatorze heures trente aujourd'hui.
"
"Pour laisser un message, tapez sur un, pour être mis en communication avec mon représentant, tapez sur deux."
144
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Unified Communications
Standard automatique
Exemple : désactiver l'annonce dynamique
Déplacement
Profil
-
Annonce du nom
-
annonce dynamique
Annonce personnelle pour le profil
"Je suis momentanément en déplacement.
Pour laisser un message, tapez sur un, pour être mis en relation avec mon représentant, tapez sur deux. Pour
être renvoyé vers mon téléphone mobile, tapez sur trois."
Actions
Lors de la modification du profil, définissez les actions correspondant aux chiffres indiqués dans l'annonce.
• Enregistrer
L'appelant peut laisser un message dans votre boîte vocale.
• Transférer
L'appelant est renvoyé vers une destination que vous avez définie.
• - Néant -
Les annonces de ce profil sont répétées.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
•
Comment enregistrer une annonce
•
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour les appelants externes
•
Comment activer ou désactiver l'annonce de votre état Présence pour certains appelants
5.7.1.1 Comment modifier le profil pour le standard automatique personnel
Conditions préalables
•
Vous avez enregistré une annonce pour l'état correspondant.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
145
Unified Communications
Standard automatique
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Profils et ensuite sur le profil correspondant à l'état.
3)
Dans la ligne avec le chiffre correspondant à la l'Action souhaitée, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si l'appelant doit être renvoyé vers la boîte vocale après cette entrée, sélectionnez Enregistrer.
•
Si l'appelant doit être renvoyé vers une autre destination après cette entrée, sélectionnez Transférer.
•
Si aucune action ne doit intervenir après cette entrée, sélectionnez
- Néant-
.
4)
Si vous avez sélectionné Transférer, entrez dans le champ Destination le numéro au format canonique ou au format sélectionnable.
5)
Pour la fonction du profil, sélectionnez l'une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer le profil, cochez la case Profil actif.
•
Si vous souhaitez désactiver le profil, décochez la case Profil actif.
6)
Pour l'annonce correspondant à votre état Présence, sélectionnez l'une des possibilités suivantes.
•
Si vous souhaitez que votre boîte vocale indique votre état Présence, décochez la case Sauter le message d'accueil dynamique.
•
Si vous souhaitez que votre boîte vocale n'indique pas votre état
Présence, cochez la case Sauter le message d'accueil dynamique.
7)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
Comment enregistrer une annonce
•
146
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Standard automatique
6 Configuration
Vous pouvez configurer myPortal for Outlook en fonction de vos besoins, par ex. modifier les données personnelles ou les paramètres du programme.
Définir des numéros de téléphone supplémentaires
Vous pouvez utiliser vos numéros de téléphone supplémentaires, par ex. pour :
•
Renvoi d'appel en fonction de l'état
•
Service CallMe
Pour votre numéro de mobile, numéro externe 1, numéro externe 2 et votre numéro privé, vous pouvez indiquer si ces numéros doivent ou non être inscrits dans le répertoire interne. Les autres numéros de téléphone sont toujours affichés dans le répertoire interne.
Présenter sa propre photo
Si vous présentez votre propre photo, celle-ci est affichée pour les autres utilisateurs lorsqu'ils positionnent le pointeur de la souris dans le répertoire interne
(colonne Poste) ou sur votre entrée, dans la liste des favoris. Vous pouvez utiliser une image correspondant à une taille de fichier quelconque. Le système de communication sauvegarde une copie limitée à 200 pixels en largeur et en hauteur.
Connexion automatique
Si vous utilisez la connexion automatique, la fenêtre de connexion ne s'affiche pas. Avec les comptes utilisateur utilisés en commun, vous devriez renoncer à la connexion automatique pour des raisons de sécurité.
Touches de raccourci
Vous pouvez utiliser n'importe quelle touche en association avec Ctrl, Alt ou
Maj
comme touche de raccourci pour les fonctions suivantes :
• Répondre / Libérer appel
• Réacheminer / Transférer l'appel
• Icône de barre système pour appel
(Fenêtre surgissante pour les appels)
• Afficher / Masquer les favoris
• Numérotation via le Bureau activée
Condition : la touche ou la combinaison de touches ne doit pas déjà être occupée par une autre application.
Nom utilisateur
Vous pouvez modifier le nom d'utilisateur pour votre propre connexion.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
147
Configuration
Comment modifier son nom
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
6.1 Comment modifier son nom
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3)
Dans les champs Prénom et Nom de famille, indiquez votre nom.
INFO:
Tous les caractères Latin1 (ISO-8859-1, Europe occidentale) sont autorisés.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.2 Comment définir votre adresse e-mail
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a configuré l'envoi d'emails.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3)
Dans E-mail, entrez votre adresse e-mail.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
•
Comment activer ou désactiver la notification par e-mail
148
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Comment définir un numéro supplémentaire
6.3 Comment définir un numéro supplémentaire
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3)
Dans l'un des champs N° de mobile, Tél. externe 1, Tél. externe 2, Tél.
domicile
ou Tél. Assistant(e), entrez un numéro supplémentaire au format canonique ou au format sélectionnable.
4)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez que Tél. mobile., Tél. externe 1, Tél. externe 2 ou
Domicile
ne soient pas indiqués dans le répertoire interne, décochez la case Visible figurant à côté du numéro de téléphone.
•
Si vous souhaitez que Tél. mobile., Tél. externe 1, Tél. externe 2 ou
Domicile
ne soient pas indiqués dans le répertoire interne, décochez la case Visible figurant à côté du numéro de téléphone.
5)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
•
Comment activer le service CallMe
•
Renvoi d'appel en fonction de l'état
•
6.4 Comment définir votre alias XMPP
Conditions préalables
•
L'administrateur de votre système de communication a activé XMPP.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3)
DansID XMPP entrez votre alias XMPP, il s'agit de la partie gauche (par ex. john.public
) de votre ID XMPP complet (par ex. john.public@oso.example-domain.com
), donc, sans nom de domaine. L'alias XMPP doit être univoque à l'intérieur d'un même domaine.
INFO:
Communiquez toujours à vos partenaires de communication XMPP externes votre ID XMPP complet (par ex. xmpp:john.public@oso.example-domain.com
), donc
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149
Configuration
Comment présenter sa propre photo avec le nom de domaine. Si nécessaire, demandez le nom de domaine à l'administrateur de votre système de communication.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment envoyer un message instantané
6.5 Comment présenter sa propre photo
Conditions préalables
•
Vous disposez d'une photo dans l'un des formats suivants : BMP, GIF, JPG.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Données personnelles > Mon image.
3)
Cliquez sur Sélectionner.
4)
Sélectionnez un dossier et le fichier souhaité et cliquez sur Ouvrir.
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•
6.6 Comment supprimer ma photo
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Données personnelles > Mon image.
3)
Cliquez sur Effacer.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
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Rubriques apparentées
•
Comment présenter sa propre photo
150
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Configuration
Programmation des touches de fonction du téléphone
6.7 Programmation des touches de fonction du téléphone
A l'aide d'une application du navigateur web, vous pouvez adapter à vos besoins les touches de fonction de votre téléphone, de votre satellite ou de votre satellite de supervision avec .
Cela s'applique à la fois aux touche préprogrammées et aux autres touches de fonction. Ne sont pas concernées les touches d'application locales (Local App.).
L'interface utilisateur de la programme de touche est, lorsqu'elle disponible, ouverte dans la même langue que UC Desktop Client, sinon en anglais.
INFO:
Les touches de fonction d'un téléphone analogique ne peuvent pas être programmées avec UC Desktop Client.
Sur les téléphones avec écran, vous pouvez aussi programmer directement sur le téléphone certaines touches de fonction.
Configuration multiple des touches de fonction
Vous pouvez configurer les touches de fonction sur deux niveaux : le premier niveau peut correspondre aux fonctions offertes, le second niveau peut recevoir les numéros de téléphone externes. Pour accéder au deuxième niveau, il faut actionner sur le téléphone la touche de changement de niveau (touche MAJ). Le voyant (LED) de la touche de fonction correspond toujours au premier niveau.
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6.7.1 Comment programmer les touches de fonction du téléphone
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3)
Cliquez sur Programmer touches téléphoniques. Dans le navigateur web, une fenêtre servant à programmer les touches de fonction du téléphone s'ouvre.
a)
Lorsque s'affiche un message tel que Il existe un problème avec le certificat de sécurité du site web.
cliquez sur
Poursuivre le chargement de ce site web
.
4)
Dans l'icône du téléphone, cliquez sur la zone de touches que vous souhaitez configurer.
5)
Dans la représentation détaillée de la zone de touches, cliquez sur l'icône de touche à la fin de la ligne concernée. Le symbole de touche devient rouge, ce qui indique que la touche de fonction est activée pour une programmation.
a)
Si vous souhaitez afficher des détails sur la fonction actuelle d'une touche, placez le pointeur de la souris sur le champ d'identification, à gauche de la touche.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
151
Configuration
Comment changer le mot de passe
6)
Dans la liste déroulante Fonction Sélectionner, sélectionnez la fonction souhaitée.
a)
Lorsque une fonction nécessite des informations supplémentaires
(paramètres), sélectionnez-les ou entrez les données nécessaires.
INFO:
Si vous sélectionnez pour une touche de fonction la fonction Changement de niveau, vous disposez d'un deuxième niveau que vous pouvez configurer avec des numéros extérieurs.
7)
Cliquez sur Sauvegarder.
8)
Si vous disposez d'un téléphone avec identification automatique des touches, vous pouvez indiquer dans la colonne Etiquette le texte qui doit s'afficher sur la touche de fonction.
9)
Si vous avez paramétré le Changement de niveau sur une touche de fonction, cochez 2e niveau. Entrez les numéros de téléphone externes
comme indiqué dans les opérations 6 à 8 .
10)
Si vous souhaitez configurer d'autres touches de fonction, répétez les opéra-
11)
Fermez la fenêtre du navigateur web servant à la programmation des touches.
12)
Dans la fenêtre Configuration de myPortal for Outlook, cliquez sur Sauve-
garder
.
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•
Comment résoudre le problème : fenêtre de navigateur vide lors de la programmation de touche
6.8 Comment changer le mot de passe
152
AVIS:
Pour des raisons de sécurité, modifiez votre mot de passe après la première connexion. Sinon, des personnes étrangères disposant du mot de passe par défaut pourraient par ex. consulter vos messages Voix et Fax ou bien utiliser vos numéros pour appeler des destinations externes taxées, à votre charge.
INFO:
Vous pouvez aussi modifier le mot de passe à partir du menu téléphone de la boîte vocale.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Comment désactiver une connexion automatique
3)
Dans Mot de passe cliquez sur Changer le mot de passe.
4)
Dans le champ Actuel(le), entrez votre mot de passe actuel.
5)
Dans les champs Nouveau et Confirmer, entrez votre nouveau mot de passe. Le mot de passe doit être composé exclusivement de chiffres.
INFO:
Le mot de passe s'applique au myPortal for Outlook, myPortal for OutlookmyPortal for Desktop, Fax Printer Driver, à myAttendant et myAgent ainsi qu'à l'accès téléphonique à votre boîte vocale.
6)
Cliquez sur OK puis sur Sauvegarder.
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•
Comment démarrer myPortal for Outlook
6.9 Comment désactiver une connexion automatique
AVIS:
N'utilisez la connexion automatique que si vous êtes sûr que d'autres personnes ne peuvent pas accéder à votre compte utilisateur. Sinon, celles-ci pourraient par ex. consulter vos messages Voix et Fax ou bien utiliser vos numéros pour appeler des destinations externes taxées, à votre charge.
AVIS:
Pour activer la connexion automatique, vous devez utiliser l'option correspondante lors du démarrage de myPortal for
Outlook.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Sensibilité > Sécurité et accès.
3)
Décochez la case Mémoriser mon mot de passe et me connecter automa-
tiquement à Outlook
.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment démarrer myPortal for Outlook
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153
Configuration
Comment modifier votre nom d'utilisateur
6.10 Comment modifier votre nom d'utilisateur
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Données personnelles > Mes détails personnels.
3)
Dans le champ Nom d'utilisateur, entrez le nom d'utilisateur souhaité.
INFO:
Le nom utilisateur s'applique à la fois pour myPortal for Outlook, myPortal for OutlookmyPortal for Desktop,
Fax Printer Driver, myAttendant et myAgent.
4)
Cliquez sur OK puis sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.11 Comment sélectionner la langue de l'interface utilisateur
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Représentation.
3)
Sélectionnez la langue souhaitée.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Étapes suivantes
Arrêtez Outlook et démarrez myPortal for Outlook de nouveau.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Eléments de l'interface utilisateur
6.12 Comment modifier l'interface utilisateur
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Représentation.
3)
Cliquez sur l'icône avec l'interface utilisateur souhaitée.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Étapes suivantes
Arrêtez Outlook et démarrez myPortal for Outlook de nouveau.
154
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Comment activer ou désactiver une touche de raccourci
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Eléments de l'interface utilisateur
6.13 Comment activer ou désactiver une touche de raccourci
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Touches de raccourci.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer une touche de raccourci, cliquez dans le champ rectangulaire à côté de la fonction concernée et maintenez appuyées une ou plusieurs des touches Commuter, Ctrl et Alt, tout en appuyant sur la touche souhaitée pour cette combinaison de touches. Si la touche ou combinaison de touches peut être utilisée pour myPortal for Outlook, elle est affichée. Cochez la case correspondante Touche de raccourci
activée
.
•
Si vous souhaitez désactiver une touche de raccourci, décochez la case correspondante Touche de raccourci activée.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.14 Comment modifier l'adresse du serveur
INFO:
Ne modifiez l'adresse du serveur que sur instruction de l'administrateur de votre système de communication. Une adresse de serveur incorrecte ne permet pas d'utiliser myPortal for Outlook.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3)
Dans le champ Adresse du serveur, entrez l'adresse IP ou le nom du système de communication ou du serveur UC.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
155
Configuration
Comment configurer Transférer un appel
6.15 Comment configurer Transférer un appel
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3)
Dans la liste déroulante Méthode de transfert, sélectionner l'une des possibilités suivantes :
•
Si vous voulez transférer l'appel directement à un abonné, sans lui parler préalablement, sélectionnez Transfert aveugle.
•
Si vous souhaitez parler à l'abonné avant de transférer l'appel, sélectionnez Transfert supervisé.
4)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.16 Comment activer ou désactiver la numérotation par saisie d'un nom
Conditions préalables
•
Vous travaillez sous Windows.
Etape par étape
1)
Cliquez sur l'Icône Configuration.
2)
Cliquez sur Mes Préférences > Divers.
3)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si vous souhaitez activer la numérotation à l'aide de la saisie d'un nom, cochez la case Enable Live Search.
•
Si vous souhaitez désactiver la numérotation à l'aide de la saisie d'un nom, décochez la case Enable Live Search.
4)
Sélectionnez une des possibilités suivantes :
•
Si, lors de la numérotation à l'aide de la saisie d'un nom la recherche doit englober aussi les contacts LDAP, cochez la case Include LDAP
contacts in live search
(englober les contacts LDAP dans la recherche).
•
Si, lors de la numérotation à l'aide de la saisie d'un nom la recherche ne doit pas englober les contacts LDAP, décochez la case Include LDAP
contacts in live search
(englober les contacts LDAP dans la recherche).
5)
Cliquez sur Sauvegarder.
Rubriques apparentées
6.17 Résolution des problèmes
Résolution des problèmes
comprend une aide concernant les problèmes connus.
156
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Résolution des problèmes
Rubriques apparentées
6.17.1 Comment résoudre le problème : pas de connexion avec le système de communication (Windows)
Le pare-feu Windows est activé par défaut lors de l'installation de Windows. Le pare-feu empêche la connexion de votre application avec le système de communication. Adressez-vous à l'administrateur de votre réseau ou à l'administrateur de votre système de communication de manière à ce qu'il effectue les opérations suivantes :
Etape par étape
›
Ajouter l'application dans la liste des exceptions dans les paramètres du parefeu Windows, dans le panneau de configuration.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment démarrer myPortal for Outlook
6.17.2 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé (Outlook 2003)
Etape par étape
1)
Dans la barre d'outils Outlook, cliquez sur ? > Info.
2)
Cliquez sur Objets désactivés.
3)
Cliquez sur myPortal for Outlook puis sur Activer.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment démarrer myPortal for Outlook
6.17.3 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé (Outlook 2007)
Etape par étape
1)
Dans la barre d'outils Outlook, cliquez sur ? > Eléments désactivés.
2)
Cliquez sur myPortal for Outlook puis sur Activer.
Étapes suivantes
Arrêtez Outlook et démarrez myPortal for Outlook de nouveau.
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
157
Configuration
Résolution des problèmes
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment démarrer myPortal for Outlook
6.17.4 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé (Office 2007)
Etape par étape
1)
Dans Windows, cliquez sur Panneau de configuration > Ajout/
Suppression de programmes
.
2)
Dans Microsoft Office 2007, cliquez sur Modifier.
3)
Dans les options d'installation, sélectionnez toutes les composantes .NET et poursuivez l'installation.
4)
Dans Outlook, cliquez sur ? > Eléments désactivés....
5)
Cliquez sur OLI puis sur Activer.
Rubriques apparentées
6.17.5 Comment résoudre le problème : myPortal for Outlook n'est pas chargé (Outlook 2010/2013)
Etape par étape
1)
Dans Microsoft Outlook 2010 ou 2013, cliquez sur l'onglet Fichier.
2)
Cliquez sur l'option de menu Options.
3)
Dans la fenêtre Outlook-Options, cliquez sur l'option de menu Add-Ins.
4)
Dans la liste déroulante Gestion, sélectionnez l'entrée Eléments désactivés et cliquez sur le bouton Aller à....
5)
Dans la fenêtre Eléments désactivés, marquez les entrées éventuellement listées OLI2010 et Redemption (VSL) et cliquez sur Activer.
6)
Fermez la fenêtre avec Fermer. Vous êtes dans la fenêtre Outlook-Options.
7)
Dans la liste déroulante Gestion, sélectionnez l'entrée COM-Add-Ins et cliquez sur le bouton Aller à....
8)
Dans la fenêtre COM-Add-Ins, activez les entrées pour OLI2010 et
Redemption (VSL)
et confirmez avec OK.
Lorsque la connexion automatique est paramétrée, le plugin de myPortal for
Outlook est immédiatement chargé. Sinon, la fenêtre de connexion de myPortal for Outlook s'affiche et, une fois la connexion établie, myPortal for
Outlook est chargé.
Rubriques apparentées
158
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Configuration
Résolution des problèmes
6.17.6 Comment résoudre le problème : fenêtre de navigateur vide lors de la programmation de touche
Une fois que vous avez cliqué le lien Programmer touches téléphoniques, une fenêtre vide s'affiche dans votre navigateur.
Etape par étape
1)
Dans les paramètres de connexion de votre navigateur web, désactivez momentanément le serveur proxy.
2)
Dans votre navigateur web, actualisez la page de programmation des touches du téléphone et effectuez la programmation des touches.
Étapes suivantes
Dans votre navigateur web, activez de nouveau le serveur proxy.
Rubriques apparentées
Rubriques apparentées
•
Comment programmer les touches de fonction du téléphone
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
159
Annexe
Etat Présence - Mots-clé pour RDV
7 Annexe
L'annexe contient des informations complémentaires.
Rubriques apparentées
7.1 Etat Présence - Mots-clé pour RDV
Certains mot-clés dans les rendez-vous permettent l'actualisation automatique de l'état Présence. les mots-clés sont fonction de la langue de l'interface utilisateur.
Langue
Croate
(Croatie)
Ured
Tchèque
(République tchèque)
Kancelář
Danois
(Danemark)
Kontoret
Néerlandais
(Pays-Bas)
Kantoor
Anglais
(Royaume-
Uni)
Office
Anglais
(États-Unis)
Finlandais
(Finlande)
Français
(France)
Office
Paikalla
Bureau
Allemand
(Allemagne)
Büro
Hongrois
(Hongrie)
Iroda
Italien (Italie) Ufficio
Kontor Norvégien,
Bokmål
(Norvège)
Polonais
(Pologne)
Portugais
(Portugal)
Biuro
Escritório
Sastanak
Porada
Møde
Bespreking
Meeting
Meeting
Neuvottelussa
Réunion
Besprechung
Találkozó
Riunione
Møte
Bolovanje Pauza
Nemoc
Syg
Ziek
Sick
Sick
Sairaana
Maladie
Krank
Beteg
Malattia
Syk
Etat Présence - Mot-clé
Přestávka
Pause
Pauze
Break
Break
Tauolla
Pause
Pause
Szünet
Pausa
Pause
Spotkanie Chorobowe Przerwa
Reunião Doente Pausa
Odsutan
Mimo kancelář
Ikke på kontoret
Niet op kantoor
Vakantie
Out of Office Holiday
Out of Office Vacation
Matkoilla
Déplacement
Außer Haus Urlaub
Házon kívül van
Szünidő
Fuori sede Vacanza ikke på kontoret
Wyszedł
Fora
Odmor
Dovolená
Ferie
Lomalla
Congé
Ferie
Urlop
Férias
Ručak
Oběd
Frokost
Lunch
Lunch
Lunch
Mittagspause
Ebédidő
Pranzo
Lunsj
Gået for i dag
Thuis
Home
Lounaalla Poissa
Déjeuner
Lunch
Hora do almoço
Kuća
Domů
Home
Domicile
Zu Hause
Otthon
A casa
Startside
Dom
Em casa
160
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Annexe
Fonctionnalités des clients UC qui sont utilisés avec les téléphones SIP
Langue
Russe (Russie)
В офисе
Pisarna Slovène
(Slovénie)
Espagnol
(Espagne)
Oficina
Suédois
(Suède)
Turc (Turquie)
Kontor
Ofis
На совещании
Sestanek
Болен
Bolniška
Reunión
Möte
Toplantı
Enfermo
Sjuk
Hasta
Rubriques apparentées
Etat Présence - Mot-clé
На перерыве
Ушел
Odmor Odsoten
Выходной Обед
Dopust Kosilo
Pausa
Rast
Mola
Дома
Doma
Fuera de oficina
Vacaciones Pausa de mediodía
Domicilio borta från kontoret
Semester
Ofis Dışında Tatil
Lunch Hemma
Öğle yemeği Ev
Rubriques apparentées
•
7.2 Fonctionnalités des clients UC qui sont utilisés avec les téléphones SIP
Les fonctionnalités désignées ci-après des clients UC myAttendant, myPortal for
Desktop et myPortal for Outlook peuvent être utilisées sur les téléphones SIP.
Le téléphone SIP utilisé doit remplir les conditions suivantes.
•
3PCC suivant RFC 3725 est supporté.
•
La fonctionnalité "Avertissement" est supportée.
•
Le rejet des appels en instance est désactivé.
Il est également possible pour les abonnés avec téléphones SIP de paramétrer le rejet des appels en instance dans le système de communication.
INFO:
Le caractère complet des fonctionnalités dépend du téléphone SIP utilisé et ne peut pas être garanti.
Le test des fonctionnalité indiquées ci-après a été effectué avec
OpenStage 15 S.
•
Fonctionnalités orientées connexion/communication
–
Appeler
–
Rediriger l'appel
–
Reprendre l'appel
–
Conférence gérée par l'application
–
Mise en garde
–
Va-et-vient
–
Double appel
–
Déconnecter
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
161
Annexe
Fonctionnalités des clients UC qui sont utilisés avec les téléphones SIP
–
Transférer
•
Fonctionnalités orientées téléphone
–
Ne pas déranger
–
Renvoi d'appel
Rubriques apparentées
162
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Index
Index
Index
A
Abonnés mobiles conférence
état Présence
Absence
création automatique des rendez-vous
Outlook
Adresse du serveur
Annonce
Annonce du nom
,
,
Annonce dynamique
Annonce personnelle
Appel
manqué
prendre
programmé
répondre
Appeler l'expéditeur
message Fax
message Voix
Appelle-moi
,
Authentification
participant à la conférence
B
Boîte Fax
Boîte vocale
,
C
Concept
Concept de sécurité
Conditions renvoi d'appel basé sur une règle
Conférence
Conférence Ad-hoc
,
Conférence gérée par l'application
Conférence gérée par téléphone
Conférence ouverte
Conférence permanente
,
Conférence programmée
,
Configuration
Connexion automatique
Contact
Contact Outlook
appeler
expéditeur d'un message Voix
Conventions de présentation des informations
Couleur
interface utilisateur
Couleur de l'habillage
D
Démarrer Outlook Plug-in
Désinstallation
Données personnelles
Dossier messages Fax
messages Voix
E
E-mail définir l'adresse
invitation à la conférence
message Fax
message Voix
notification
Etat Présence
,
abonnés mobiles
actualisation automatique par les ren-
dez-vous Outlook
annonce
fenêtre surgissante
réinitialisation automatique
renvoi d'appel
visibilité
Exception renvoi d'appel basé sur une règle
F
FastViewer
Fenêtres surgissantes
Fichier PDF notification
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
163
Index
Fichier TIFF
message Fax
notification
Fichier WAV
messages Voix
notification
Fonctions
myPortal for Outlook
Fonctions d'appel
Format canonique de numéro d'appel
format des numéros d'appel
Format sélectionnable de numéro d'appel
G
Gestion des conférences
Groupe
message Fax
message Voix
H
Habillage
I
Image
fournir
supprimer
Installation
Instructions d'utilisation
Interface utilisateur
couleur
langue
Introduction
Invitation
conférence
J
Journal
appeler
durée de conservation
grouper les entrées
tri
L
Langue
boîte vocale
interface utilisateur
Liste des favoris
appeler
M
Message d'accueil personnel
,
Message d'accueil personnel général
Message Fax afficher
consultation par le poste opérateur
déplacer
envoyer
renvoyer
supprimer
Message instantané
,
Message Voix confidentiel
consultation par le poste opérateur
déplacer
écouter
renvoyer
supprimer
urgent
Message Voix confidentiel
Message Voix urgent
Messages Fax envoyés
Mise à jour automatique
,
Mise à niveau
Mode d'annonce
Mode d'enregistrement
Modifier le nom
Mot de passe boîte vocale
changer
myPortal for Outlook fonctions
N
Ne pas déranger
Notification message Fax
message Voix
Notification téléphonique
Numéro composer
visibilité
Numéro de sélection conférence
164
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
Index
Numéro de téléphone
boîte vocale
supplémentaire
Numéro fax
Numérotation via le bureau
Numéroter à partir du presse-papiers
P
Paramètres du programme
Premiers pas
Priorité
,
Profil pour standard automatique personnel
Profil spécifique du client
Programmation des touches
R
Raccourci clavier pour la numérotation via le
bureau
Rappel
journal
Règle
Rendez-vous Outlook
pour conférence
Renvoi d'appel basé sur une règle
en fonction de l'état
Renvoi d'appel en fonction de l'état
Répertoire
appeler
Répertoire externe
Résolution des problèmes
S
Salle de conférence virtuelle
Service CallMe
Service de notification
SMS notification
Standard automatique
central
personnel
,
Standard automatique personnel
T
Téléphone SIP
fonctionnalités des clients UC
Télétravail
Thèmes, types de
Touches de fonction programmer
Travailler hors connexion
Tri messages Fax
messages Voix
U
Unified Communications
W
Web Collaboration
A31003-P3010-U103-16-7719, 03/2014 myPortal for Outlook, Mode d'emploi
165
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