Manuel de référence
Options - Documents - Etat des devis
Vous disposez de 10 zones pour définir l'état de vos devis. Par défaut, ces états sont renseignés de la façon suivante : En cours, A terminer, A réviser, Accepté, etc. Vous pouvez modifier ces libellés à votre convenance.
L'état pourra être choisi en entête du devis et permettra d’effectuer des tris suivant ce critère (dans la liste des documents ou les impressions, par exemple).
Remarque
Le libellé indiqué dans la zone Etat 4 sera automatiquement attribué au devis lorsqu'il sera transféré en bon de livraison, commande ou facture.
377
EBP Bâtiment Aide
Options - Comptabilité
Cette partie vous permet de définir le lien avec votre dossier comptable et de paramétrer vos principaux journaux et comptes.
EBP Compta
Vous devez renseigner les zones suivantes:
Dossier de comptabilité
Cliquez sur l'icône
Journaux
pour aller chercher le fichier *.ECP correspondant à votre dossier comptable.
A l'aide de l'icône , sélectionnez directement dans votre dossier comptable, les journaux de vente, achat, banque, valeurs à l'encaissement et décaissement sur lesquels vous souhaitez transférer vos
écritures comptables.
Remarque
Les journaux comptables doivent être définis en euros dans votre dossier comptable..
Indiquer le code de la devise Euro (EUR) lors du transfert
Cette option est cochée par défaut.
La devise EUR est indiquée dans le fichier des écritures générées lors du transfert comptable vers EBP
Compta. Si vous décochez cette option, la devise ne sera plus précisée, et par conséquent, c'est la devise du dossier de comptabilité qui sera prise en compte. Cela permet ainsi de considérer que la devise du dossier d' EBP Bâtiment est par exemple en francs suisse et de générer le transfert des
écritures en francs suisses.
Achats/Ventes
Recettes/ Produits
Saisissez les comptes de vente par défaut, pour chaque type d'élément.
Comptabiliser les postes complémentaires
Permet de choisir si l'écriture comptable détaillera les postes complémentaires sur les comptes spécifiés sur chaque poste dans le menu Données - Divers - Postes complémentaires.
Compléter les comptes à droite par des zéros
La sélection de cette case permet de compléter les comptes afin d’avoir le même nombre de caractères pour chaque compte.
Ces comptes seront complétés à la hauteur de la limite définie dans la longueur des comptes [ Menu
Comptabilité / transfert - Champ : « Longueur min/max].
Tiers
Saisissez les racines de comptes clients et fournisseurs et le paramétrage pour la création des comptes clients, ainsi que les comptes par défaut pour la retenue de garantie.
Remarque
Si vous cochez la zone "utiliser le compte de retenue de garantie comme racine", le compte de retenue de garantie sera complété lors du transfert, avec le même suffixe que le compte de TVA
Exemple
Si le compte de TVA est 445715, le compte de retenue de garantie sera le 445815
Comptes d'Acomptes*
* Option disponible depuis la version 5.1.0 d'EBP Bâtiment avec un nouveau code de débridage (contactez notre service commercial pour de plus amples renseignements au 01.34.94.80.20)
378
Manuel de référence
Acompte
Indiquez le compte Tiers pour le transfert de vos acomptes. Par défaut, le 4191 est indiqué.
TVA en attente indiquez le compte de TVA en attente qui sera utilisé pour le transfert en comptabilité de vos documents d'acomptes, selon le schéma de transfert indiqué dans le principe de fonctionnement des factures d'acomptes.
Numérotation comptes Tiers
Racine + code tiers
Cette option permet la création automatique du compte comptable du tiers par concaténation de la racine du tiers saisie dans « racines comptes tiers » et du code tiers.
Remarque
Dans le cas où l’association "racine + code tiers" est supérieure à la longueur maximum saisie dans la partie «
Transfert », il est possible de tronquer le compte par la gauche ou par la droite.
Exemple
Paramètrage des comptes sur 8 caractères avec Association "racine + code tiers" soit 411CL00001, de 10 caractères, on obtiendra 411CL000 si on tronque depuis la droite et 41100001 si on tronque depuis la gauche.
F Racine + nom tiers
Cette option permet la création automatique du compte comptable du tiers par concaténation de la racine du tiers saisie dans « racines comptes tiers » et du nom du tiers.
F Saisie libre
Le compte comptable sera à saisir dans la fiche du tiers.
La sélection de la case à cocher " Compléter les comptes à droite par des zéros" permet de compléter les comptes afin d’avoir le même nombre de caractères pour chaque compte. Ces comptes seront complétés à la hauteur de la limite définie dans la longueur des comptes [ Menu Comptabilité / transfert - Champ : « Longueur min/max].
Banques
Saisissez les comptes de banques par défaut.
La sélection de la case à cocher " Compléter les comptes à droite par des zéros" permet de compléter les comptes afin d’avoir le même nombre de caractères pour chaque compte. Ces comptes seront complétés à la hauteur de la limite définie dans la longueur des comptes [ Menu Comptabilité / transfert - Champ : « Longueur min/max].
Transfert
Transférer pour les factures de vente
Vous pouvez choisir entre trois possibilités pour le transfert de vos factures :
Le détail
L'écriture comptable détaillera tous les comptes de ventes paramétrés sur les fiches fourniture, maind'oeuvre, matériel et divers. Si plusieurs éléments ont le même compte comptable, les montants seront regroupés par compte.
Les ouvrages
Un compte de vente sera généré par ouvrage, dans l'écriture comptable. Si plusieurs ouvrages ont le même compte, les montants seront regroupés sur une seule ligne.
Le global
Un compte de vente sera généré pour une facture. Le compte de vente pour le transfert sera celui indiqué par défaut dans les options.
379
EBP Bâtiment Aide
Date utilisée lors du transfert des règlements
Date du règlement
Cochez cette zone si vous souhaitez que la date de l'écriture comptable pour le transfert des règlements corresponde à la date du (ou des) règlement(s) client(s).
Date de la remise en banque
Cochez cette zone si vous souhaitez que la date de l'écriture comptable pour le transfert des règlements corresponde à la date de la remise en banque.
Longueur des comptes / Longueur (Min/max)
La valeur saisie détermine la longueur maximale des comptes de tiers, de vente/achats et de banque.
Remarque
Si modification du champ de la longueur des comptes, un message d’avertissement apparaît dès sélection de la zone de saisie (avant toutes modifications).
« Attention, la modification de la longueur des comptes peut entraîner des doublons de compte dans la comptabilité. »
Attention
La longueur des comptes clients ne doit pas être supérieure à celle définie dans votre dossier comptable.
380
Manuel de référence
Libellés Transfert
EBP Bâtiment vous permet de choisir les libellés de vos écritures comptables. Vous devez donc indiquer les macros à appliquer pour chaque type d'écriture comptable: dans la partie Ventes, pour les factures et les documents d'acompte, et dans la partie Règlement, pour les tiers et la banque.
Pour cela, vous disposez des constantes de {0} à {4} pour les documents et des constantes {6} et {7} pour les règlements :
{0} = Type du document de vente (ex : Facture, Avoir..)
{1} = Numéro du document
{2} = Type de document acompte (Documents d'acompte)
{3} = Type de tiers (ex: Client, Fournisseur,...)
{4} = Civilité du tiers (Mr, Melle, SA, Sarl....)
{5} = Nom tiers
{6} = Terme 'Banque'
{7} = Code banque
Vos macros pourront alors avoir les formes suivantes :
En saisissant : {0} N° {1} dans le champ 'Documents' du cadre 'Ventes', vous obtiendrez : Facture N°
FA0001.
En saisissant : {2} N° {1} dans le champ Acomptes', vous obtiendrez : Document d'acompte N° FD0001.
En saisissant : {3} {4} {5} dans le champ 'Tiers' du cadre 'Règlement', vous obtiendrez : Client Monsieur
Dupont.
En saisissant : {6} {7} dans le champ Banque, vous obtiendrez : Banque xxxx.
Remarque
Par défaut, des macros sont proposées pour vos écritures comptables. Si vous les avez supprimées ou remplacées, vous pouvez les récupérer en cliquant sur le bouton Réinitialiser au bas de la fenêtre.
381
EBP Bâtiment Aide
Options - TVA / Comptes
Le taux 0 traite les exonérations. Vous ne pouvez pas le modifier.
Vous pouvez déterminer jusqu’à 5 taux de TVA différents, ainsi que les comptes de vente et d’achat, à associer.
Cochez l’option Taux par défaut, pour le taux le plus utilisé.
Cochez l’option Dom-Tom , lorsque la TVA est calculée, bien que non perçue et non inclue dans le TTC.
Vous pourrez définir des comptes de ventes différents dans la fiche des familles d’éléments et des éléments.
382
Manuel de référence
Options - Taux décimales
Nombre de décimales
Ce nombre peut être compris entre 0 et 4. Choisissez le nombre de décimales qui s'afficheront dans les zones de type montants, quantités et prix.
Frais Généraux (FG)
Le logiciel utilise ces pourcentages pour calculer à partir du déboursé sec, le prix de revient des fournitures, main d’œuvre, matériel et les éléments divers. Vous pourrez définir des FG différents dans les fiches des familles d’éléments et des éléments.
Bénéfices
Le logiciel utilise ces pourcentages pour calculer à partir du prix de revient, le prix de vente HT des fournitures, main d’œuvre, matériel et les éléments divers. Vous pourrez définir des pourcentages de bénéfice différents dans les fiches des familles d’éléments et des éléments.
Nombre d'heures par jour
Dans les fiches éléments, vous pouvez choisir l'unité de vente en Jour ou en Heure pour vos matériels et vos main-d'oeuvres. Indiquez ici le nombre d'heures équivalentes à une journée pour ces deux types d'éléments.
Dans vos documents de vente et suivis de chantiers, vous pourrez ainsi obtenir le total des jours saisis et l'équivalent en heures.
383
EBP Bâtiment Aide
Options - Styles
Détermine les propriétés d’affichage dans les documents des lignes suivantes : Tranches, Fournitures, Main d’œuvre, Ouvrages, Matériel, Textes, Éléments divers, Métrés-type, Sous-totaux, Composition de l’ouvrage.
Cochez ou décochez les styles de police que vous souhaitez appliquer à chaque type de ligne, et changez la couleur en utilisant les icônes ..., et augmentez ou diminuez la taille de la police avec les petites flèches.
Remarque
Ces styles ne s’appliquent pas en impression. Pour imprimer vos lignes de documents avec certaines propriétés, vous devrez personnaliser vos modèles d'impressions.
384
Manuel de référence
Options - Répertoires
Les répertoires d'installation standards du logiciel sont affichés. Si vous souhaitez les modifier, notamment dans le cadre d'une utilisation en réseau du logiciel, vous devez cliquer dans la zone Répertoires personnalisés et sélectionner, à l'aide de l'icône les nouveaux répertoires de travail.
Remarque
D'une façon générale, nous vous conseillons de conserver les répertoires standards.
385
EBP Bâtiment Aide
Options - Licence
Affiche les informations relatives à l'achat du logiciel : Le numéro de licence, la raison sociale, le nom du logiciel, et la version en cours.
Vous pouvez les modifier, en cliquant sur le bouton MODIFIER . Suivez la procédure de saisie du code d'activation.
386
Manuel de référence
Tableau de bord
A l’ouverture du dossier, le tableau de bord de votre société s'ouvre. Vous pouvez fixer quelques paramètres sur les données à afficher
Afficher le tableau de bord à l'ouverture du dossier
Par défaut, la zone est cochée. Si vous ne souhaitez plus que le tableau de bord s'affiche à l'ouverture de votre dossier, dé-cochez-là.
Nombre de jours pour l’alerte des échéances
Les factures dont l’échéance arrive bientôt à terme sont affichées dans la partie Echéances échues.
Précisez le nombre de jours avant la date d’échéance pour afficher l’alerte (30 jours maximum).
Nombre de jours pour l’alerte de validité des devis
Indiquez le nombre de jours avant la fin de validité des devis, pour afficher une alerte dans la partie
Devis à relancer (30 jours maximum).
Etat des devis à relancer
Sélectionnez l’état des devis à prendre en compte pour afficher la liste des devis à relancer.
Nombre de mois pour le graphe du chiffre d'affaires
Indiquez le nombre de mois (précédents) à afficher sur le graphique du CA apparaissant sur le tableau de bord.
387
EBP Bâtiment Aide
Maintenance / SAV
A l’ouverture du dossier, la liste des tâches à réaliser relatives aux contrats de maintenance et au SAV s'affichent. Vous pouvez fixer quelques paramètres sur les données à afficher.
Afficher les tâches à réaliser à l'ouverture du dossier
Par défaut, la zone est cochée. Si vous ne souhaitez plus que la fenêtre s'affiche à l'ouverture de votre dossier, dé-cochez-là.
Nombre de jours pour l'alerte des contrats arrivant à échéance
Indiquez, en nombre de jours, le délai de prévenance pour les contrats arrivant à échéance, et pour lesquels vous souhaitez imprimer une lettre de relance ou une lettre de reconduction tacite.
Modèle à imprimer par défaut
Sélectionnez le modèle de lettre à imprimer pour les contrats à renouveler
Nombre de jours pour l’alerte des contrats à facturer
Indiquez, en nombre de jours, le délai de prévenance pour les contrats à facturer.
Modèle à imprimer par défaut
Sélectionnez le modèle de lettre à imprimer pour les contrats en reconduction tacite
Nombre de jours pour les contrats à reconduire
Indiquez, en nombre de jours, le délai de prévenance pour les contrats à reconduire.
Nombre de jours pour l'alerte de préparation des interventions
Les fiches d'interventions sont générées automatiquement à la création d'un nouveau contrat. Elles sont dans l'état A réviser. Indiquez, en nombre de jours, le délai de prévenance pour les préparer, avant qu'elles soient à réaliser..
388
Manuel de référence
Planning
Type de RDV
Vous avez la possibilité de créer jusqu'à 10 types de RDV différents, et de définir pour chacun d'eux un libellé, et une couleur d'affichage dans le planning.
Cliquez dans le libellé pour le modifier, puis utilisez l'icône dans le champ couleur pour accéder à la palette.
Horaires
Horaires d'ouverture
Sélectionnez les heures d'ouverture de votre société dans une journée. Les heures d'ouverture apparaîtront en blanc dans votre planning. Les heures de fermeture apparaîtront en grisé, mais vous pourrez néanmoins planifier un rendez-vous si vous le souhaitez.
Heures de pause ou de déjeuner
Indiquez les heures de pause ou de déjeuner. L'intervalle indiqué sera représenté par une bande rouge dans votre planning. Vous pourrez toutefois prévoir un rendez-vous pendant l'horaire de déjeuner si nécessaire.
Jours ouverts
Cochez les jours de la semaine pendant lesquels votre société est ouverte.
389
