Lorsque vous créez une règle, vous devez procéder comme suit :
Attribuez un nom à la règle.
Sélectionnez un événement. L'événement sert de déclencheur à la règle.
Sélectionnez les types d'éléments qui seront concernés par la règle.
Ajoutez une opération. L'opération correspond à ce que vous voulez que la règle fasse lorsqu'elle est déclenchée.
Enregistrez la règle.
Vérifiez que la règle est activée.
Vous pouvez indiquer de nombreuses autres options pour limiter les éléments concernés par la règle.
Par exemple, vous pouvez appliquer une règle uniquement aux rendez-vous acceptés, aux éléments dont le champ Objet comporte un certain terme ou aux éléments de priorité élevée. Utilisez l'option
Définir les critères de recherche pour limiter davantage vos règles. Reportez-vous à
« Limitation des
éléments affectés par une règle » page 91 .
Cette section contient les rubriques suivantes :
« Opérations effectuées par une règle » page 85
« Événements qui déclenchent une règle » page 87
« Création d'une règle » page 88
« Création d'une règle de congé » page 89
« Création d'une règle pour faire suivre tous les messages vers un compte de messagerie privé » page 90
« Copie d'une règle pour créer une règle » page 90
« Modification d'une règle » page 90
« Suppression d'une règle » page 91
« Limitation des éléments affectés par une règle » page 91
« Exécution manuelle d'une règle » page 91
« Activation ou désactivation d'une règle » page 92
« Utilisation d'opérateurs de règle » page 92
« Présentation des champs de règle » page 94
6.6.1 Opérations effectuées par une règle
Tableau 6-5
Règles et opérations
Opération
Envoyer un message
Résultat
Envoie un message électronique préparé aux destinataires que vous avez indiqués lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous devez informer votre supérieur chaque fois que vous recevez un rapport mensuel d'un autre groupe de personnes, vous pouvez créer une règle pour lui envoyer un message dès que vous recevez le rapport.
Gestion de la boîte aux lettres
85
Opération Résultat
Faire suivre
Délégation
Répondre
Accepter
Supprimer/
Refuser
Supprimer l'élément
Placer dans un dossier
Transmet les éléments à un ou plusieurs utilisateurs lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous faites partie du « noyau principal » d'une
équipe, vous pouvez créer une règle qui fait suivre les comptes rendus des réunions à tous les membres de l'équipe.
Confie un rendez-vous, une note ou une tâche à un autre utilisateur lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si quelqu'un vous remplace lorsque vous n'êtes pas au bureau, vous pouvez créer des règles pour déléguer des rendez-vous, des tâches ou des notes à cette personne.
Envoie une réponse préparée à l'expéditeur lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous devez vous absenter du bureau pendant plusieurs jours, vous pouvez créer une règle qui envoie en réponse la date de votre retour aux éléments entrants.
Vous pouvez utiliser la fonction
Définir les conditions
pour éviter que des réponses ne soient envoyées à des serveurs de listes ou à d'autres grands groupes.
Accepte un rendez-vous, une note ou une tâche lorsque les conditions de la règle sont réunies. Vous pouvez par exemple définir une règle qui accepte tous les rendez-vous qui proviennent d'une personne en particulier.
Supprime ou refuse un élément lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui refuse un rendez-vous prévu un certain jour de la semaine si vous n'êtes jamais disponible pour assister à une réunion ce jour-là.
Supprime les éléments de la corbeille lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui supprime les éléments provenant d'une société qui vous envoie régulièrement du courrier qui ne vous intéresse pas.
Transfère les éléments dans un dossier lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez transférer dans un dossier commun tous les
éléments dont le champ
Objet
comporte certains termes.
Lier à un dossier Lie les éléments à un ou plusieurs dossiers lorsque les conditions de la règle sont réunies. Le fait de lier un élément à un dossier permet d'afficher cet élément à partir de plusieurs dossiers. Par exemple, si vous avez un élément qui concerne à la fois le marketing et le personnel, vous pouvez le placer dans le dossier Marketing, puis le lier au dossier Personnel. Vous pouvez ensuite ouvrir cet élément depuis l'un ou l'autre de ces dossiers.
Marquer Privé Marque tous les éléments qui remplissent les conditions de la règle comme étant privés. Lorsqu'un élément est marqué Privé, vous pouvez annuler les droits d'accès correspondants de vos mandataires. Par exemple, votre règle peut marquer comme Privé tous les éléments provenant des membres de votre famille.
Marquer comme
étant Lu
Marque comme étant lus tous les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Par exemple, si vous effectuez un suivi de réponse dans un dossier partagé et que vous voulez cesser cette activité, vous pouvez définir une règle qui marque tous les éléments comme étant lus de façon à ce qu'ils n'apparaissent pas en haut de la liste des éléments.
Marquer comme
étant Non lu
Marque comme étant non lus tous les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Par exemple, vous pouvez créer une règle activée par l'utilisateur pour marquer comme étant non lus tous les éléments envoyés par votre supérieur, et ce même si vous les avez déjà ouverts, de façon à vous rappeler de les relire ou d'agir en fonction.
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Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7
