Check-Out
À partir de ce menu (Figure 18) vous pouvez produire des rapports à donner au client, soit pour qu’il vérifie sa facture courante ou pour effectuer leur sortie du système à la fin de leur séjour.
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Le menu affiche une liste de toutes les chambres, l'état actuel et le nom du client principal. Vous pouvez parcourir les chambres, soit en saisissant son numéro dans la case en haut à droite, en utilisant le curseur du clavier pour parcourir la liste, soit en utilisant la souris pour utiliser la barre de défilement à droite de la liste.
Le bouton Select All [Tout Sélectionner] sélectionnera toutes les chambres dans la liste.
Il y a cinq rapports que vous pouvez exécuter à partir de ce menu.
Visualisation [Preview]
Ce rapport extraira toutes les données attribuées à la chambre sélectionnée et les compilera dans un rapport sur l'écran qui peut être sauvegardé, imprimé ou envoyé par email (si un programme d'email MAPI conforme est installé). Le rapport ne marque pas les appels comme
étant audités (vérifiés).
Audit Final [Final Audit]
Ce rapport est identique à celui de la visualisation, cependant, lorsqu’il est exécuté, les données qu’il compile sont marquées comme étant auditées (vérifiées) et le client sera retiré du système.
La chambre retournera à son état de « libre ». Le rapport peut être sauvegardé, imprimé ou envoyé par email (si un programme d'email MAPI conforme est installé). Si la chambre est en crédit ou en dette, dès lors avant que le check-out soit conclu, le système vous incitera à régler le compte (Figure 19). Un rapport d'exemple (Figure 20) est présenté sur cette page.
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Audit Provisoire [Interim Audit]
Ce rapport est identique à l’Audit Final, cependant, il n'effectue pas le check-out de la chambre du client. Il est utilisé quand un client reste pendant une longue période de temps mais il désire néanmoins être facturé toute les semaines ou tous les mois.
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Audits Précédents [Previous Audits]
Quand un Audit Final ou un Audit Provisoire est exécuté dans le système, les dates qui ont été incluses dans ce rapport sont mémorisées et à travers ce menu le rapport peut être recréé à une date ultérieure (Figure 21).
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21
Intervalle de Dates [Date Range]
Ce rapport permet à l'utilisateur de saisir un intervalle de dates De/Jusqu’à (Figure 22) et le rapport inclura toutes les transactions dans cet intervalle. Le rapport peut être sauvegardé, imprimé ou envoyé par email (si un programme d'email MAPI conforme est installé).
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Détails du Compte [Account Details]
L'écran de détails du compte (Figure 23) permet à l'utilisateur d'ajouter des crédits à la chambre.
Vous pouvez utiliser un nombre de méthodes de paiement prédéfinies.
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Pour ajouter un crédit, cliquez sur New Credit [Nouveau Crédit]. Ceci ouvre une autre fenêtre
(Figure 24).
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Sélectionnez une méthode de paiement à partir du menu déroulant et saisissez la somme que vous souhaitez créditer.
Cliquez sur le bouton OK pour sauvegarder vos changements et retourner au menu Check-In.
Cliquez sur Cancel [Annuler] pour retourner au menu Check-In sans sauvegarder vos changements.
Afin de confirmer que ce crédit a été reçu, il faut le signaler. Pour cela, cliquez sur le bouton Post
[Signaler]. Vous remarquerez que l'icône à gauche du crédit change comme le montre les
Figures 25 et 26.
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Si vous souhaitez supprimer un crédit, vous devez l’annuler. Pour annuler un crédit vous devez connaitre le code d'autorisation et spécifier également la raison de cette annulation.
Pour annuler, sélectionnez le crédit que vous souhaitez annuler. Cliquez sur Void [Annuler] et une nouvelle fenêtre apparaîtra (Figure 27). Saisissez votre code et la raison. Cliquez sur OK pour entamer le processus d'annulation ou Cancel pour retourner au menu de Détails du
Compte.
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De la même façon que vous ajoutez un crédit, pour en annuler un vous devez le signaler. Pour cela, cliquez sur le bouton Post. Vous remarquerez que l'icône à gauche du crédit change comme le montre les Figures 28 et 29.
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Si vous essayez de sortir du menu de détails du compte sans signaler le travail non-signalé, le système vous incitera à signaler les changements. Vous perdrez tous les travaux non signalés si vous choisissez d'ignorer ce message.
Les informations en haut à droite des fenêtres vous indiqueront la limite de budget, le total des frais de téléphone, le total des coûts additionnels et le total des crédits. Ces informations sont ensuite calculées pour produire un chiffre de crédit disponible.
S'il y a plus d'un client dans une chambre, vous devez sélectionner chaque nom pour voir les informations concernant leur propre niveau de crédit.
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