Novell 7 Mode d'emploi

PDF Télécharger

Document

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Novell

GroupWise®

1 5 j u i n 2 0 0 6

G U I D E D E L ' U T I L I S A T E U R C L I E N T

M U L T I P L A T E - F O R M E w w w . n o v e l l . c o m

Mentions légales

Novell, Inc. exclut toute garantie relative au contenu ou à l'utilisation de cette documentation, notamment toute garantie, expresse ou implicite, que le logiciel présenterait des qualités spécifiques ou qu'il conviendrait à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de réviser cette publication à tout moment et sans préavis.

Par ailleurs, Novell, Inc. exclut toute garantie relative à tout logiciel, notamment toute garantie, expresse ou implicite, que le logiciel présenterait des qualités spécifiques ou qu'il conviendrait à un usage particulier. Novell, Inc. se réserve en outre le droit de modifier à tout moment tout ou partie des logiciels Novell, sans notification préalable de ces modifications à quiconque.

Tous les produits ou informations techniques fournis dans le cadre de ce contrat peuvent être soumis à des contrôles d'exportation aux États-Unis et à la législation commerciale d'autres pays. Vous acceptez de vous conformer à toutes les réglementations de contrôle des exportations et à vous procurer les licences requises ou la classification permettant d'exporter, de réexporter ou d'importer des biens de consommation. Vous acceptez de ne pas procéder à des exportations ou à des réexportations vers des entités qui figurent sur les listes d'exclusion d'exportation en vigueur aux États-Unis ou vers des pays terroristes ou frappés d'embargo par la législation d'exportation des États-

Unis. Vous acceptez de ne pas utiliser les produits livrables pour le développement prohibé d'armes nucléaires, de missiles ou chimiques et biologiques. Pour en savoir plus sur l'exportation des logiciels Novell, reportez-vous au site www.novell.com/info/exports/. Novell décline toute responsabilité dans le cas où vous n'obtiendriez pas les approbations d'exportation nécessaires.

Copyright © 2006 Novell, Inc. Tous droits réservés. Cette publication ne peut être reproduite, photocopiée, stockée sur un système de recherche documentaire ou transmise, même en partie, sans le consentement écrit explicite préalable de l'éditeur.

Novell, Inc. est titulaire des droits de propriété intellectuelle relatifs à la technologie réunie dans le produit décrit dans ce document. En particulier, et sans limitation, ces droits de propriété intellectuelle peuvent inclure un ou plusieurs brevets américains mentionnés sur la page http://www.novell.com/company/legal/patents/ (en anglais) et un ou plusieurs brevets supplémentaires ou en attente d'homologation aux États-Unis et dans d'autres pays.

Novell, Inc.

404 Wyman Street, Suite 500

Waltham, MA 02451

U.S.A.

www.novell.com

Documentation en ligne :

pour accéder à la documentation en ligne relative à ce produit et à d'autres produits Novell et obtenir des mises à jour, reportez-vous au site Web de documentation des produits

Novell à l'adresse www.novell.com/documentation.

Marques de Novell

Pour connaître les marques commerciales de Novell, reportez-vous à la liste des marques commerciales et des marques de service de Novell (http://www.novell.com/company/legal/trademarks/tmlist.html) .

Éléments tiers

Toutes les marques commerciales de fabricants tiers appartiennent à leur propriétaire respectif.

Tables des matières

À propos de ce guide 11

1 Mise en route

1.1

Installation du client multi plate-forme GroupWise. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.1.1

Installation du client multi plate-forme GroupWise sous Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

1.1.2

Installation du client multi plate-forme GroupWise sous Macintosh . . . . . . . . . . . . . 14

1.2

Se familiariser avec la fenêtre principale de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

1.2.1

Barre d'outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.2.2

En-tête Dossiers et liste des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.2.3

Liste de dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15

1.2.4

Liste des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

1.2.5

QuickViewer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.3

Utilisation de différents modes GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.3.1

Mode En ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.3.2

Mode Caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.4

Présentation de votre Boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1.4.1

Éléments en gras dans votre Boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

1.4.2

Icônes adjacentes aux éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda. . . . 20

1.4.3

Options d'affichage de votre boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

1.5

Utilisation de la barre d'outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

1.6

Utilisation des raccourcis clavier . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

1.7

Pour en savoir plus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1.7.1

Aide en ligne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1.7.2

Page Web de documentation de GroupWise 7 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1.7.3

Cool Solutions Web Community de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2 Login à GroupWise

2.1

Login à GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Assignation de mots de passe à votre Boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30

2.2.1

Ajout d'un mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

2.2.2

Changement de mot de passe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

2.2.3

Suppression du mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

3 Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

3.1

Présentation des types d'éléments GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33

3.2

Envoi et réception d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3.2.1

Envoi de messages électroniques. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

3.2.2

Envoi de messages téléphoniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35

3.2.3

Modification de la police des éléments que vous envoyez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

3.2.4

Ajout d'une signature ou d'une vCard aux éléments que vous envoyez . . . . . . . . . . 36

3.2.5

Correction orthographique des éléments que vous envoyez . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37

3.3

Ajout de fichiers joints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

3.3.1

Fichier joint à un élément . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3.3.2

Affichage des fichiers joints. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3.3.3

Ouverture des fichiers joints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41

3.4

Gestion des éléments envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

3.4.1

Confirmation de la distribution des éléments envoyés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

3.4.2

Affichage des éléments envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42

3.4.3

Renvoi d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.4.4

Retrait d'éléments envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.4.5

Vérification de l'état de vos éléments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43

3.4.6

Demande de réponse pour les éléments envoyés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

3.5

Gestion des éléments reçus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44

3.5.1

Lecture des éléments reçus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45

3.5.2

Réponse aux éléments reçus. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47

3.5.3

Réacheminement d'éléments à d'autres utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

3.5.4

Création d'une liste de contrôle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48

3.5.5

Délégation d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 50

3.5.6

Gestion du courrier non souhaité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51

3.5.7

Affichage et composition d'éléments au format HTML. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58

3.6

Modification du codage d'un élément . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

3.6.1

Modification du codage de tous les éléments envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

3.6.2

Modification du codage d'un élément que vous envoyez. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 59

3.6.3

Modification du codage d'un élément HTML que vous lisez . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

4 Planification des éléments de groupe ou publiés

4.1

Planification des rendez-vous. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4.1.1

Planification d'un rendez-vous pour d'autres utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 61

4.1.2

Replanification d'un rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62

4.1.3

Replanification de rendez-vous récurrents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

4.1.4

Annulation d'un rendez-vous . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

4.1.5

Planification d'un rendez-vous pour vous-même . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63

4.1.6

Vérification de la disponibilité de tous les participants . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64

4.2

Envoi de tâches . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

4.2.1

Assignation d'une tâche à d'autres utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

4.2.2

Assignation d'une tâche à vous-même . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66

4.2.3

Marquage des tâches comme étant effectuées . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

4.3

Envoi de notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

4.3.1

Planification d'une note pour vous-même . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67

4.3.2

Planification d'une note pour d'autres utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

4.4

Acceptation ou refus d'éléments planifiés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68

4.4.1

Acceptation ou refus de requêtes de ressources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69

5 Utilisation de l'agenda

5.1

Affichage de l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

5.1.1

Ouverture du dossier Agenda ou d'une vue Agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71

5.1.2

Présentation des icônes qui s'affichent à côté des éléments dans l'agenda . . . . . . . 72

5.1.3

Présentation de l'ombrage sur les rendez-vous dans l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

5.2

Lecture d'un élément de l'agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

5.3

Enregistrement d'un élément dans l'agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

5.4

Impression de votre agenda, de votre liste de tâches ou de votre liste de notes. . . . . . . . . . . 73

5.5

Affichage d'une autre date dans l'agenda . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

5.6

Affichage des événements Toute la journée dans l'Agenda. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73

6 Gestion de la boîte aux lettres

6.1

Utilisation de la liste des dossiers. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75

6.1.1

Attribution d'un nouveau nom aux dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

6.1.2

Suppression de dossiers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 76

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

6.1.3

Création d'un dossier personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

6.2

Utilisation des dossiers partagés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

6.2.1

Création d'un dossier partagé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 77

6.2.2

Partage d'un dossier existant avec d'autres utilisateurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

6.2.3

Publication d'un message dans un dossier partagé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

6.3

Gestion des contacts via la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78

6.3.1

Gestion des contacts. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 79

6.3.2

Gestion des groupes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

6.3.3

Gestion des ressources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80

6.3.4

Gestion des organisations. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

6.3.5

Modification du nom d'affichage d'un contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

6.4

Archivage des éléments dans la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81

6.4.1

Archivage d'un élément dans la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

6.4.2

Affichage des éléments archivés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

6.4.3

Récupération d'éléments archivés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82

6.4.4

Archivage automatique d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 83

6.5

Impression d'éléments de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

6.5.1

Impression d'éléments GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

6.5.2

Impression d'agendas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

6.6

Création de règles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84

6.6.1

Opérations effectuées par une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85

6.6.2

Événements qui déclenchent une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87

6.6.3

Création d'une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88

6.6.4

Création d'une règle de congé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 89

6.6.5

Création d'une règle pour faire suivre tous les messages vers un compte de messagerie privé. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

6.6.6

Copie d'une règle pour créer une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

6.6.7

Modification d'une règle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90

6.6.8

Suppression d'une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

6.6.9

Limitation des éléments affectés par une règle. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

6.6.10

Exécution manuelle d'une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91

6.6.11

Activation ou désactivation d'une règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

6.6.12

Utilisation d'opérateurs de règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92

6.6.13

Présentation des champs de règle . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 94

6.7

Octroi à d'autres utilisateurs de droits d'accès à votre boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

6.7.1

Réception de droits de mandataire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98

6.7.2

Attribution des droits de mandataire à un autre utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99

6.7.3

Ajout et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès . 99

6.7.4

Gestion de la boîte aux lettres ou de l'agenda d'un autre utilisateur . . . . . . . . . . . . 100

6.7.5

Ajout et suppression d'utilisateurs de votre liste de mandataires . . . . . . . . . . . . . . 100

6.8

Enregistrement d'éléments dans votre boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

6.9

Possession de ressources. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101

6.9.1

Acceptation ou refus de requêtes de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

6.9.2

Création d'une règle pour une ressource . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102

6.10 Ouverture et vidage de la corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

6.10.1

Ouverture de la corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

6.10.2

Annulation de la suppression d'un élément de la corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

6.10.3

Enregistrement d'un élément de la corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103

6.10.4

Vidage de la corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

6.10.5

Suppression d'éléments sélectionnés de la corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

6.10.6

Vidage automatique de la corbeille . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104

6.11 Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

6.11.1

Suppression d'un élément de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

6.11.2

Suppression et vidage d'éléments de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

6.12 Sauvegarde de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105

6.12.1

Sauvegarde de la boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

6.12.2

Restauration d'éléments à partir d'une sauvegarde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

6.13 Réparation de votre boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

6.14 Recherche d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

6.14.1

Recherche d'un élément à l'aide des critères de recherche. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

6.14.2

Limitation de la recherche . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

6.15 Filtrage des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

6.16 Utilisation des colonnes de votre boîte aux lettres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107

7 Utilisation du carnet d'adresses

109

7.1

Présentation des carnets d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 109

7.1.1

Utilisation du carnet d'adresses, du Sélecteur d'adresses et du dossier Contacts . 109

7.1.2

Carnet d'adresses système . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111

7.1.3

Carnet d'adresses Contacts fréquents . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

7.1.4

Carnets d'adresses personnels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

7.1.5

Carnets d'adresses partagés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 112

7.2

Recherche d'utilisateurs et de ressources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

7.2.1

Recherche d'adresses d'utilisateurs, de ressources, d'organisations et de groupes 113

7.3

Utilisation de groupes pour spécifier les destinataires des éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 113

7.3.1

Création et enregistrement d'un groupe personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114

7.3.2

Spécification d'un groupe comme destinataire d'un élément . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

7.3.3

Ajout et suppression de contacts d'un groupe personnel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115

7.3.4

Affichage des informations de groupe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

7.3.5

Suppression d'un groupe dans un carnet d'adresses personnel . . . . . . . . . . . . . . . 116

7.4

Impression de listes à partir du carnet d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116

7.5

Utilisation du Sélecteur d'adresses et du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages . . . . 117

7.5.1

Utilisation du Sélecteur d'adresses pour spécifier le destinataire d'un élément. . . . 117

7.5.2

Envoi de messages depuis le Carnet d'adresses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117

7.6

Utilisation de contacts fréquents. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

7.7

Gestion des carnets d'adresses personnels. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118

7.7.1

Création d'un carnet d'adresses personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

7.7.2

Suppression d'un carnet d'adresses personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

7.7.3

Modification d'un carnet d'adresses personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119

7.8

Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120

8 Utilisation du mode Caching

123

8.1

Configuration de votre boîte aux lettres de caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123

8.2

Synchronisation de votre boîte aux lettres de caching avec votre boîte aux lettres en ligne . 124

8.3

Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres de caching . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

8.4

État de la connexion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 124

9 Utilisation des documents

125

10 Personnalisation de GroupWise

127

10.1 Demande de réponse pour tous les éléments envoyés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 127

10.2 Confirmation de la suppression d'éléments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

10.3 Afficher les fichiers masqués . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

10.4 Spécification de l'emplacement de stockage des éléments archivés . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 128

10.5 Affichage des fuseaux horaires d'autres régions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

10.6 Calcul d'une date de début ou de fin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

10.7 Modification de la priorité des éléments envoyés. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129

10.8 Définition des options d'impression . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

10.9 Modification de la langue d'interface de GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

10.10 Configuration de votre format de réponse en texte brut par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

10.11 Configuration de votre format de réponse HTML par défaut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

10.12 Options Afficher/Masquer de la barre d'outils . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

10.13 Modification de votre nom d'affichage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

10.14 Utilisation des options de démarrage . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

10.14.1 Options de démarrage de GroupWise sous Linux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 132

10.14.2 Codes de langue dans GroupWise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133

10.14.3 Utilisation des options de démarrage de GroupWise sous Linux . . . . . . . . . . . . . . 134

10.14.4 Utilisation des options de démarrage de GroupWise sous Macintosh . . . . . . . . . . 134

11 Questions fréquentes sur GroupWise

137

A Mises à jour de la documentation 139

A.1

31 mai 2006 (Support Pack 1) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139

A.2

30 novembre 2005. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

À propos de ce guide

Ce Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme Novell®

GroupWise® 7

explique comment utiliser GroupWise sous Linux ou Macintosh. Ce guide comprend les chapitres suivants :

« Mise en route » page 13

« Login à GroupWise » page 29

« Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres » page 33

« Planification des éléments de groupe ou publiés » page 61

« Utilisation de l'agenda » page 71

« Gestion de la boîte aux lettres » page 75

« Utilisation du carnet d'adresses » page 109

« Utilisation du mode Caching » page 123

« Personnalisation de GroupWise » page 127

« Questions fréquentes sur GroupWise » page 137

Public

Ce guide est destiné aux utilisateurs GroupWise.

Commentaires

Nous souhaiterions connaître vos commentaires et suggestions sur ce guide et les autres documentations fournies avec ce produit. Utilisez la fonction Commentaires des utilisateurs au bas de chaque page de la documentation en ligne ou saisissez vos commentaires dans la page www.novell.com/documentation/feedback.html.

Mises à jour de la documentation

Pour obtenir la toute dernière version du

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme

GroupWise 7

, reportez-vous au site Web de Novell GroupWise 7 (http://www.novell.com/ documentation/gw7) .

Documentation complémentaire

Pour obtenir de la documentation supplémentaire sur GroupWise, reportez-vous aux guides suivants sur le site Web de documentation de Novell GroupWise 7 (http://www.novell.com/documentation/ gw7) :

Guide d'installation

Guide d'administration

Guide d'administration multisystème

Guide d'interopérabilité

Guides de dépannage

Guide de l'utilisateur du client WebAccess GroupWise

Guide de l'utilisateur du client multi plate-forme GroupWise

Questions fréquentes sur le client GroupWise (FAQ)

Conventions relatives à la documentation

Dans la documentation Novell, le symbole « supérieur à » (>) est utilisé pour séparer deux opérations dans une étape de procédure, ainsi que deux éléments dans un chemin de références croisées.

Un symbole de marque (®, ™, etc.) indique une marque de Novell. Un astérisque (*) indique une marque commerciale de fabricant tiers.

Lorsqu'un nom de chemin peut s'écrire avec une barre oblique pour certaines plates-formes et une barre oblique inverse pour d'autres, il sera toujours présenté avec une barre oblique inverse. Les utilisateurs des plates-formes nécessitant une barre oblique (Linux ou UNIX, par exemple) devront les utiliser en fonction de leurs logiciels.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Mise en route

GroupWise® est un système fiable et robuste de messagerie et de collaboration permettant de vous connecter à votre boîte aux lettres universelle partout et à tout moment. Cette section propose une présentation du client multi plate-forme GroupWise, afin de vous aider à utiliser rapidement et facilement ce système.

Section 1.1, « Installation du client multi plate-forme GroupWise », page 13

Section 1.2, « Se familiariser avec la fenêtre principale de GroupWise », page 14

Section 1.3, « Utilisation de différents modes GroupWise », page 19

Section 1.4, « Présentation de votre Boîte aux lettres », page 20

Section 1.5, « Utilisation de la barre d'outils », page 24

Section 1.6, « Utilisation des raccourcis clavier », page 24

Section 1.7, « Pour en savoir plus », page 27

1.1 Installation du client multi plate-forme

GroupWise

Pour commencer à utiliser GroupWise, vous, ou votre administrateur système, devez installer

GroupWise sur votre ordinateur. Vous pouvez exécuter le client multi plate-forme sur des postes de travail Linux ou Macintosh.

Section 1.1.1, « Installation du client multi plate-forme GroupWise sous Linux », page 13

Section 1.1.2, « Installation du client multi plate-forme GroupWise sous Macintosh », page 14

1.1.1 Installation du client multi plate-forme GroupWise sous

Linux

Dans une fenêtre de terminal, connectez-vous en tant que root en saisissant su

et le mot de passe de l'utilisateur root.

Passez à la racine du CD

GroupWise 7 for Linux Cross-Platform Client

Saisissez

./install

Sélectionnez la langue dans laquelle vous voulez exécuter le programme d'installation et installer le logiciel client multi plate-forme, puis cliquez sur

Dans l'assistant d'installation, cliquez sur

Installer les produits

Installer le client GroupWise

Une fois l'installation terminée, cliquez sur

Pour votre confort, une icône GroupWise est automatiquement créée sur votre bureau.

Pour démarrer GroupWise, cliquez sur l'icône GroupWise .

Indiquez le nom d'utilisateur, le mot de passe et les informations relatives au serveur, puis cliquez sur

Mise en route

1.1.2 Installation du client multi plate-forme GroupWise sous

Macintosh

Parcourez le

CD GroupWise 7 for Linux Cross-Platform Client

jusqu'au fichier

GroupWise.app.sit.

Double-cliquez sur le fichier GroupWise.dmg pour installer le logiciel client multi plate-forme.

Le processus d'installation ajoute à votre bureau une icône GroupWise .

Pour démarrer GroupWise, double-cliquez sur l'icône GroupWise .

Indiquez le nom d'utilisateur, le mot de passe et les informations relatives au serveur, puis cliquez sur

1.2 Se familiariser avec la fenêtre principale de

GroupWise

Dans GroupWise, la zone de travail principale est appelée « fenêtre principale ». À partir de la fenêtre principale de GroupWise, vous pouvez lire vos messages, planifier vos rendez-vous, afficher votre Agenda, gérer les contacts, modifier le mode d'exécution de GroupWise, ouvrir des dossiers ou des documents, etc.

Figure 1-1

Fenêtre principale de GroupWise

Liste de dossiers Barre d’outils

En-tête de liste d’éléments et de dossiers

Aperçu rapide Liste d’éléments

Vous pouvez ouvrir plusieurs fenêtres principales dans GroupWise ; cliquez pour cela sur Fenêtre, puis sur Nouvelle fenêtre principale. Cela est utile si vous êtes le mandataire d'un autre utilisateur.

Vous pouvez ainsi afficher votre fenêtre principale avec celle de la personne dont vous êtes mandataire. Vous pouvez aussi ouvrir un dossier dans une fenêtre donnée et afficher votre Agenda

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

dans une autre. Vous pouvez ouvrir autant de fenêtres principales que le permet la mémoire de votre ordinateur.

Ses composants de base sont détaillés ci-dessous.

1.2.1 Barre d'outils

La barre d'outils permet d'effectuer rapidement des tâches courantes dans GroupWise, telles qu'ouvrir le carnet d'adresses, envoyer des messages électroniques ou rechercher un élément. Pour

plus d'informations sur la barre d'outils, reportez-vous à la Section 1.5, « Utilisation de la barre d'outils », page 24 .

1.2.2 En-tête Dossiers et liste des éléments

Cet en-tête fournit une liste déroulante dans laquelle vous pouvez sélectionner le mode d'exécution de GroupWise (En ligne ou Caching), choisir d'ouvrir votre boîte aux lettres archivée ou de sauvegarde et sélectionner une boîte aux lettres de mandataire. Pour plus d'informations sur ces fonctions, reportez-vous à la

Section 1.3, « Utilisation de différents modes GroupWise », page 19 , à

la Section 6.4, « Archivage des éléments dans la boîte aux lettres », page 81 et à la

Section 6.7,

« Octroi à d'autres utilisateurs de droits d'accès à votre boîte aux lettres », page 98 .

1.2.3 Liste de dossiers

La liste des dossiers, située à gauche de la fenêtre principale, permet d'organiser les éléments

GroupWise. Vous pouvez créer des dossiers pour y stocker vos éléments. Le nombre d'éléments non lus s'affiche entre crochets à côté de chaque dossier (à l'exception des dossiers partagés). À côté du dossier Éléments envoyés, la valeur entre crochets indique le nombre d'éléments en attente d'envoi en mode Caching. Pour obtenir des informations sur les différents dossiers GroupWise, reportezvous à la

Section 6.1, « Utilisation de la liste des dossiers », page 75 .

Vous trouverez ci-dessous le contenu de chacun des dossiers par défaut :

« Dossier Utilisateur » page 15

« Dossier Boîte aux lettres » page 16

« Dossier Éléments envoyés » page 16

« Dossier Agenda » page 16

« Dossier Contacts » page 16

« Dossier Liste de contrôle » page 16

« Dossier Documents » page 17

« Dossier Corbeille » page 18

« Dossiers partagés » page 18

Dossier Utilisateur

Votre dossier Utilisateur (qui porte votre nom) représente votre base de données GroupWise.

Tous les dossiers de votre fenêtre principale sont des sous-dossiers de votre dossier Utilisateur.

Mise en route

Dossier Boîte aux lettres

La Boîte aux lettres affiche tous les éléments que vous avez reçus, à l'exception des éléments planifiés (rendez-vous, tâches et notes) que vous avez acceptés ou refusés. Les tâches et éléments planifiés acceptés sont déplacés dans l'Agenda.

Dossier Éléments envoyés

Le dossier Éléments envoyés contient tous les éléments envoyés depuis la Boîte aux lettres et l'Agenda. Dans les versions antérieures à GroupWise 6.5, le dossier Éléments envoyés était un dossier de requête, assez différent de l'actuel dossier Éléments envoyés.

Le tableau qui suit résume les caractéristiques du dossier de requête Éléments envoyés des versions précédentes par rapport au dossier Éléments envoyés actuel.

Tableau 1-1

Comparaison entre le dossier de requête Éléments envoyés et le dossier Éléments envoyés

Dossier Éléments envoyés (actuel) Dossier Éléments envoyés (ancien)

Éléments envoyés.

Ce dossier ne contient réellement aucun élément.

Il s'agit en fait d'un dossier Résultats de la recherche. Cela signifie qu'une recherche est effectuée chaque fois que vous cliquez sur ce dossier et que ce sont les résultats de cette recherche (de tous les éléments envoyés) qui s'affichent. Si vous supprimez un élément de ce dossier, l'élément d'origine demeure dans son dossier d'origine et s'affiche à la prochaine ouverture du dossier.

Vous pouvez renvoyer, replanifier et retirer des

éléments envoyés contenus dans ce dossier.

Vous pouvez renvoyer, replanifier et retirer des

éléments envoyés contenus dans ce dossier.

Dossier Agenda

Le dossier Agenda contient plusieurs options de vue Agenda.

Dossier Contacts

Par défaut, le dossier Contacts affiche les contacts fréquents du carnet d'adresses. Toute modification que vous apportez au dossier Contacts est également apportée au carnet d'adresses

Contacts fréquents.

À partir de ce dossier, vous pouvez afficher, créer et modifier des contacts, des ressources, des organisations et des groupes.

Vos mandataires n'ont pas accès à votre dossier Contacts.

Dossier Liste de contrôle

Le dossier Liste de contrôle sert à créer une liste de tâches. Vous pouvez déplacer tous les

éléments (messages électroniques, messages téléphoniques, notes, tâches ou rendez-vous) vers ce dossier et les organiser comme vous le souhaitez. Chaque élément est marqué d'une coche de façon à marquer les éléments une fois que vous les avez traités.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Le tableau qui suit résume les caractéristiques du dossier Liste de contrôle par rapport au dossier de requête Liste des tâches (des versions antérieures de GroupWise).

Tableau 1-2

Comparaison entre le dossier Liste de contrôle et le dossier Liste des tâches

Dossier Liste de contrôle Dossier Liste des tâches

Ce dossier contient les éléments suivants :

Les éléments que vous avez déplacés vers ce dossier.

Les éléments que vous avez placés dans ce dossier.

Les éléments qui font partie d'une liste de contrôle que vous avez créée dans un autre dossier.

Ce dossier ne contient réellement aucun élément. Il s'agit en fait d'un dossier Résultats de la recherche.

Cela signifie qu'une recherche est effectuée chaque fois que vous cliquez sur ce dossier et que ce sont les résultats de cette recherche (de toutes les tâches planifiées) qui s'affichent. Si vous supprimez un

élément de ce dossier, l'élément d'origine demeure dans son dossier d'origine et s'affiche à la prochaine ouverture du dossier.

Ce dossier peut contenir tout type d'élément.

Seules les tâches s'affichent dans ce dossier. Les tâches sont des éléments planifiés associés à une date d'échéance.

Pour marquer un élément comme Effectué, cochez la case située à côté de cet élément dans la Liste des éléments.

Pour marquer un élément comme Effectué, ouvrezle, puis cliquez sur Effectué.

Les éléments de la Liste de contrôle ne s'affichent pas dans la Liste des tâches de l'Agenda.

Les dates d'échéance sont définies par la personne qui envoie la tâche. Si vous publiez une tâche pour vous-même, vous pouvez définir une date d'échéance correspondante.

Pour définir la priorité d'un élément, ouvrez cet

élément, puis saisissez une priorité dans le champ

Priorité.

Les tâches s'affichent dans la Liste des tâches de l'Agenda et peuvent être marquées comme

Effectué(es) dans l'Agenda.

Les tâches dont la date d'échéance est passée s'affichent en rouge dans l'Agenda.

Dossier Documents

Les références de vos documents sont organisées dans le dossier Documents pour permettre de les retrouver facilement.

Le dossier Documents ne peut contenir que des documents. Si un autre type d'élément est déplacé dans ce dossier par un client GroupWise antérieur à la version 5.5, cet élément est supprimé.

Dossier Armoire

Le dossier Armoire contient tous vos dossiers personnels. Pour réorganiser et imbriquer les dossiers, cliquez sur

Éditer

Dossiers

. Vous pouvez changer le mode de tri des dossiers. Cliquez pour cela avec le bouton droit de la souris sur le dossier

Armoire

, cliquez sur

Propriétés

, puis sélectionnez le critère de tri.

Mise en route

Dossier Courrier indésirable

Tous les messages électroniques provenant d'adresses et de domaines Internet considérés comme indésirables par la fonction de gestion de courrier indésirable sont placés dans le dossier Courrier indésirable . Ce dossier n'est créé dans la liste des dossiers qu'au moment où vous activez une option de courrier indésirable.

Tant que des options de courrier indésirable restent activées, vous ne pouvez pas supprimer ce dossier. Cependant, il peut être renommé ou déplacé dans la liste des dossiers. Si toutes les options de courrier indésirable sont désactivées, le dossier peut être supprimé. Vous pouvez également le supprimer si la fonction de gestion de courrier indésirable est désactivée par l'administrateur système.

Pour supprimer des éléments du dossier Courrier indésirable, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, cliquez sur

Vider le dossier Courrier indésirable

, puis sur Oui.

Pour plus d'informations sur la gestion du courrier indésirable, reportez-vous à « Gestion du courrier non souhaité » page 51

Dossier Corbeille

Tous les messages téléphoniques et électroniques, les rendez-vous, les tâches, les documents et les notes qui ont été supprimés sont stockés dans le dossier Corbeille . Tant que la corbeille n'est pas vidée, les éléments qu'elle contient peuvent être affichés, ouverts ou renvoyés dans votre Boîte aux lettres. Une fois la corbeille vidée, les éléments qu'elle contient sont supprimés du système.

Vous pouvez vider la totalité de la corbeille ou ne supprimer que les éléments sélectionnés. Les

éléments de la corbeille peuvent être supprimés automatiquement en fonction des jours saisis dans l'onglet Nettoyage des options d'environnement, ou la corbeille peut être vidée manuellement.

L'administrateur système peut spécifier que votre corbeille soit vidée automatiquement, de façon régulière.

Dossiers partagés

Un dossier partagé se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès. Vous pouvez créer des dossiers partagés ou partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion. Vous ne pouvez pas partager les dossiers système, c'est-àdire les dossiers Armoire, Corbeille et Travail en cours.

1.2.4 Liste des éléments

La liste des éléments, située à droite de la fenêtre principale, liste vos messages électroniques et téléphoniques, rendez-vous, notes, tâches et références de documents. Pour trier la liste des

éléments, cliquez sur un titre de colonne. Pour inverser l'ordre de tri, cliquez de nouveau sur le titre de la colonne. Pour obtenir des informations sur les icônes utilisées pour les différents éléments,

reportez-vous à « Icônes adjacentes aux éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda » page 20

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

1.2.5 QuickViewer

L'Aperçu s'ouvre sous l'en-tête des dossiers et des listes d'éléments. Il permet d'analyser rapidement les éléments et leurs pièces jointes sans avoir à ouvrir chaque élément dans une fenêtre différente.

Pour plus d'informations sur l'Aperçu, reportez-vous à « Lecture des éléments dans l'Aperçu » page 46

1.3 Utilisation de différents modes GroupWise

Il existe deux façons d'exécuter le client GroupWise : le mode En ligne et le mode Caching.

Vous pouvez exécuter GroupWise dans l'un de ces deux modes ou l'administrateur système peut restreindre votre utilisation à l'un d'eux uniquement.

La plupart des fonctionnalités de GroupWise sont disponibles dans les deux modes GroupWise, à quelques exceptions près. La possibilité de recevoir les notifications d'autres utilisateurs n'est pas disponible en mode Caching.

1.3.1 Mode En ligne

Lorsque vous utilisez le mode En ligne, vous êtes connecté à votre bureau de poste sur le réseau.

Votre boîte aux lettres affiche les messages et les informations stockées dans votre boîte aux lettres réseau (également appelée boîte aux lettres en ligne). Le mode En ligne fournit une connexion en continu à votre boîte aux lettres réseau. En mode En ligne, si votre agent de bureau de poste s'arrête ou si votre connexion réseau est interrompue, la connexion à votre boîte aux lettres est temporairement interrompue.

Utilisez ce mode si le trafic réseau n'est pas important ou si vous utilisez plusieurs postes de travail et que vous ne voulez pas télécharger une boîte aux lettres locale sur chacun d'eux.

1.3.2 Mode Caching

Le mode Caching enregistre sur votre disque dur une copie de votre boîte aux lettres réseau, y compris vos messages et d'autres informations. Ce mode permet d'utiliser GroupWise que votre agent de bureau de poste ou votre réseau soit disponible ou non. Puisque vous n'êtes pas connecté au réseau en permanence, ce mode diminue le trafic réseau et offre les meilleures performances. Une connexion est établie automatiquement pour récupérer et envoyer les nouveaux messages. Toutes les mises à jour s'effectuent en arrière-plan, de sorte que votre travail n'est pas interrompu.

Pour utiliser le mode Caching, vous devez effectuer une installation de type standard et non une installation sur un poste de travail.

Utilisez ce mode si vous disposez de suffisamment d'espace disque sur votre disque dur pour stocker votre boîte aux lettres.

Plusieurs utilisateurs peuvent définir leur boîte aux lettres de caching sur un même ordinateur partagé.

Pour plus d'informations sur la configuration du mode Caching, reportez-vous au

Chapitre 8,

« Utilisation du mode Caching », page 123

Mise en route

1.4 Présentation de votre Boîte aux lettres

Tous les éléments que vous recevez ou que vous envoyez sont conservés dans votre Boîte aux lettres

GroupWise. Pour afficher rapidement uniquement les éléments reçus, les éléments envoyés, les

éléments publiés ou les brouillons, cliquez sur le paramètre correspondant dans la liste déroulante

Affichage. L'utilisation de filtres permet de restreindre davantage le type d'éléments qui apparaît

dans votre Boîte aux lettres. Pour plus d'informations, reportez-vous au Chapitre 6, « Gestion de la boîte aux lettres », page 75 .

Vous pouvez organiser vos messages en les déplaçant dans des dossiers de votre Armoire. Vous pouvez également créer de nouveaux dossiers si nécessaire. Pour plus d'informations, reportez-vous

à la Section 6.1, « Utilisation de la liste des dossiers », page 75

1.4.1 Éléments en gras dans votre Boîte aux lettres

Pour permettre d'identifier facilement les éléments et les documents de votre Boîte aux lettres que vous n'avez pas encore lus, ceux-ci s'affichent en gras. Une icône affichée à côté d'un élément indique également qu'il n'a pas été ouvert.

Les éléments envoyés apparaissent également en gras pour indiquer qu'ils ont été placés en file d'attente mais qu'ils n'ont pas encore été téléchargés, que les informations d'état de l'élément distribué n'ont pas été reçues ou qu'ils n'ont pas encore été transférés par Internet.

1.4.2 Icônes adjacentes aux éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda

Les icônes affichées à côté des éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda fournissent des informations sur ces éléments. Le tableau suivant donne la signification de chaque icône.

Tableau 1-3

Description des icônes

Icône Description

À côté d'un élément que vous avez envoyé en mode Caching, l'icône indique que l'élément a été placé en file d'attente mais que cette file n'a pas été téléchargée. Une fois l'élément téléchargé, cette icône indique que les informations d'état de distribution de l'élément au bureau de poste cible ou de transfert par Internet n'ont pas été reçues.

À côté du dossier Éléments envoyés, l'icône indique que le dossier contient au moins un élément dans la file d'attente mais que cette file n'a pas été téléchargée.

Apparaît à côté d'un élément que vous avez envoyé. Si l'élément a été ouvert par au moins une personne, cette icône reste affichée jusqu'à ce que tous les destinataires aient 1) ouvert le message, écouté le message téléphonique ou lu la note ; 2) accepté le rendez-vous ; ou 3) effectué la tâche.

Apparaît à côté d'un élément que vous avez envoyé. L'élément n'a pas pu être distribué au bureau de poste cible ou son transfert par Internet a échoué.

Apparaît à côté d'un élément que vous avez envoyé. À côté d'un rendez-vous ou d'une tâche, cette icône indique qu'au moins une personne a refusé/supprimé cet

élément. À côté d'un message électronique ou téléphonique, ou d'une note, cette icône indique qu'au moins une personne a supprimé cet élément sans l'ouvrir.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Icône Description

L'élément comporte une ou plusieurs pièce(s) jointe(s).

L'élément comporte une ou plusieurs annotation(s) sonore(s), ou bien l'élément est un message vocal.

Brouillon.

Apparaît à côté d'un élément que vous avez envoyé.

Apparaît à côté d'un élément auquel vous avez répondu.

Apparaît à côté d'un élément que vous avez fait suivre.

Apparaît à côté d'un élément que vous avez délégué.

Apparaît à côté d'un élément auquel vous avez répondu et que vous avez fait suivre.

Apparaît à côté d'un élément auquel vous avez répondu et que vous avez délégué.

Apparaît à côté d'un élément que vous avez fait suivre et délégué.

Apparaît à côté d'un élément auquel vous avez répondu et que vous avez fait suivre et délégué.

Élément publié.

Version spécifique d'un document.

Version officielle d'un document.

Message électronique à priorité faible, normale ou élevée, non ouvert.

Message électronique à priorité faible, normale ou élevée, ouvert.

Rendez-vous à priorité faible, normale ou élevée, non ouvert.

Rendez-vous à priorité faible, normale ou élevée, ouvert.

Tâche à priorité faible, normale ou élevée, non ouverte.

Tâche à priorité faible, normale ou élevée, ouverte.

Note à priorité faible, normale ou élevée, non ouverte.

Note à priorité faible, normale ou élevée, ouverte.

Message téléphonique à priorité faible, normale ou élevée, non ouvert.

Message téléphonique à priorité faible, normale ou élevée, ouvert.

L'expéditeur a exigé une réponse de votre part à cet élément. L'élément peut être de priorité faible, normale ou élevée.

Cette icône apparaît dans les plages disponibles. Si l'icône apparaît à gauche du nom d'un utilisateur ou d'une ressource, vous pouvez cliquer sur une heure planifiée

à côté de ces éléments dans l'onglet Agendas individuels pour afficher davantage d'informations sur ce rendez-vous dans la zone située en dessous. Toutefois, le propriétaire ou l'utilisateur de la ressource doit vous octroyer des droits de lecture sur ce rendez-vous dans sa liste d'accès pour que l'icône s'affiche. Reportez-vous à

« Ajout et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès » page 99 .

Mise en route

Icône Description

Cette icône apparaît dans votre agenda pour indiquer qu'une alarme est définie pour un élément.

Cette icône apparaît dans votre agenda pour indiquer que l'élément est une réunion, une note ou une tâche de groupe.

Cette icône apparaît dans votre agenda pour indiquer que l'élément est marqué comme privé.

Cette icône apparaît dans votre agenda pour indiquer que vous avez refusé l'élément mais que vous ne l’avez pas supprimé.

1.4.3 Options d'affichage de votre boîte aux lettres

Il existe cinq façons d'afficher les éléments dans votre boîte aux lettres, selon l'organisation des informations voulue. Les options Détails, Sous forme d'Agenda et Sous forme de liste de contrôle se trouvent toutes dans le menu Afficher.

Vous pouvez configurer les paramètres d'affichages pour qu'ils soient temporaires ou permanents.

Pour configurer votre affichage de manière permanente :

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier dont vous souhaitez modifier les paramètres d'affichage, puis cliquez sur

Propriétés

Cliquez sur l'onglet

Affichage

Sélectionnez le paramètre d'affichage dans la liste déroulante

Afficher par

Cliquez sur

Détails

L'option Détails affiche une liste des éléments et des informations connexes dans des colonnes, à savoir Objet, Date, CC, Priorité, Type de document, Échéance, Taille, Version# et plusieurs autres catégories. Détails représente la vue par défaut de la boîte aux lettres si vous n'avez pas changé les propriétés de cette dernière. Pour plus d'informations sur l'ajout ou la réorganisation de colonnes, reportez-vous à la

Section 6.16, « Utilisation des colonnes de votre boîte aux lettres », page 107

Figure 1-2

Vue Détails

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Sous forme d'Agenda

L'option Sous forme d'Agenda affiche tous les éléments planifiés enregistrés dans un dossier particulier. Elle est utile si vous organisez tous vos rendez-vous et les autres éléments d'un projet spécifique dans un dossier.

Figure 1-3

Vue Agenda

Sous forme de liste de contrôle

Cette option affiche une zone de liste de contrôle dans la partie supérieure de votre Liste d'éléments afin que vous puissiez y glisser-déposer des éléments de votre Liste d'éléments. Chaque élément déplacé vers la liste de contrôle s'affiche avec une case que vous pouvez cocher une fois la tâche terminée. Vous pouvez assigner des dates d'échéance, des priorités ou autre aux éléments de la liste de contrôle. Tout élément déplacé vers la zone de liste de contrôle s'affiche également dans le dossier Liste de contrôle de la liste des dossiers.

Mise en route

Pour plus d'informations, reportez-vous à « Création d'une liste de contrôle » page 48

Figure 1-4

Vue Liste de contrôle

Ctrl+A

Ctrl+B

Ctrl+C

Touche

1.5 Utilisation de la barre d'outils

La barre d'outils sert à accéder à de nombreuses fonctionnalités et options proposées par GroupWise.

La barre d'outils située en haut d'un dossier ou d'un élément est contextuelle ; elle change automatiquement pour vous fournir les options les plus utiles à cet endroit.

1.6 Utilisation des raccourcis clavier

GroupWise propose un certain nombre de raccourcis clavier pour faciliter l'accès à certaines opérations et accélérer leur exécution. Le tableau ci-dessous énumère une partie de ces touches, indique leur fonction, ainsi que l'environnement auquel elles s'appliquent.

Tableau 1-4

Raccourcis clavier

Opération Environnement d'application

Ouvre l'aide en ligne

Recherche du texte

Rafraîchit l'affichage

Fenêtre principale, agenda, élément, boîte de dialogue

Élément

Fenêtre principale, agenda

Ouvre le correcteur d'orthographe Élément

Marque l'élément sélectionné comme étant privé

Liste des éléments

Ouvre la boîte de dialogue des polices

Élément

Sélectionne tous les éléments ou le texte dans son intégralité

Liste d'éléments, texte

Met le texte en gras Texte

Copie le texte sélectionné Texte

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Touche Opération

Ctrl+F

Ctrl+G

Ctrl+I

Ctrl+L

Ctrl+M

Ctrl+O

Ctrl+P

Ctrl+Q

Ctrl+R

Ctrl+S

Ouvre la boîte de dialogue

Rechercher

Accède à la date du jour

Met le texte en italique

Joint un fichier à un message

Ouvre un nouveau message

électronique

Ouvre le message sélectionné

Ouvre la boîte de dialogue

Imprimer

Active/désactive l'Aperçu

Marque l'élément sélectionné comme étant non lu

Enregistre un brouillon dans le dossier Travail en cours

Souligne le texte Ctrl+U

Ctrl+V

Ctrl+X

Ctrl+Z

Ctrl+flèche vers le haut ou

Colle le texte sélectionné

Coupe le texte sélectionné

Annule la dernière opération

Ouvre l'élément précédent ou suivant

Ctrl+flèche vers le bas

Ctrl+Maj+flèche vers la gauche

Sélectionne le texte mot par mot ou

Ctrl+Maj+flèche vers la droite

Ctrl+Maj+A Ouvre un nouveau rendez-vous

Ctrl+Maj+T

Ctrl+Maj+R

Ctrl+Maj+P

Ouvre une nouvelle tâche

Ouvre une nouvelle note

Ouvre un nouveau message téléphonique

Environnement d'application

Fenêtre principale, agenda, élément, boîte de dialogue

Agenda

Texte

Élément

Fenêtre principale, agenda, élément, boîte de dialogue

Liste des éléments

Fenêtre principale, élément

Fenêtre principale, agenda

Liste des éléments

Élément

Texte

Élément

Texte

Fenêtre principale, agenda, élément, boîte de dialogue

Mise en route

Touche

Alt+F4

Alt + [lettre]

Alt+D

Alt+S

Alt+Entrée

Onglet

Maj+Tab

Ctrl+Tab

Alt+Flèche Haut

Alt+Flèche Bas

Opération

Ferme GroupWise à partir de la fenêtre principale ou de l'agenda

Ferme un élément à partir de cet

élément

Ferme une boîte de dialogue à partir de cette boîte de dialogue

Active la barre de menus (utilisez les lettres soulignées dans les noms de menus)

Envoyer un élément

Affiche les propriétés de l'élément sélectionné

Supprime un élément

Sélectionne le texte caractère par caractère

Environnement d'application

Fenêtre principale, agenda, élément, boîte de dialogue

Fenêtre principale, agenda, élément

Nouvel élément

Liste des éléments

Élément

Texte

Alt+Suppr

Maj+flèche vers la gauche ou

Maj+flèche vers la droite

Maj+Fin ou

Maj+Début

Maj + [lettre]

Sélectionne le texte jusqu'à la fin ou jusqu'au début d'une ligne

Texte

Dans la liste des dossiers,

Maj+initiale d'un sous-dossier accède directement à ce sousdossier

Liste de dossiers

Passe d'un(e) champ/bouton/zone

à l'autre

Fenêtre principale, agenda, boîte de dialogue, élément

Passe d'un(e) champ/bouton/zone

à l'autre dans l'ordre inverse

Fenêtre principale, agenda, boîte de dialogue, élément

Texte, boîte de dialogue Dans un texte, met le texte en retrait

Dans une boîte de dialogue à onglets, ouvre l'onglet suivant

Agrandit le corps du message d'un

élément

Élément

Réduit le corps du message d'un

élément

Élément

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

1.7 Pour en savoir plus

Les ressources suivantes peuvent vous apporter des informations complémentaires sur GroupWise :

« Aide en ligne » page 27

« Page Web de documentation de GroupWise 7 » page 27

« Cool Solutions Web Community de GroupWise » page 27

1.7.1 Aide en ligne

Une documentation utilisateur complète est disponible dans l'Aide. Dans la fenêtre principale, cliquez sur

Aide

Rubriques d'aide

, puis utilisez l'onglet Contenu, Index ou Rechercher pour localiser les rubriques souhaitées.

1.7.2 Page Web de documentation de GroupWise 7

Pour obtenir la toute dernière version de ce guide de l'utilisateur et une documentation complète sur l'administration de GroupWise, reportez-vous à la section GroupWise 7 sur le site Web de documentation de Novell (http://www.novell.com/documentation/gw7) .

Ce guide de l'utilisateur est également disponible à partir du client GroupWise via

Aide

Guide de l'utilisateur

1.7.3 Cool Solutions Web Community de GroupWise

Sur le site Web Cool Solutions de GroupWise, vous trouverez des conseils, des astuces, des articles sur des fonctions et des réponses aux questions fréquemment posées. Dans la fenêtre principale, cliquez sur

Aide

Cool Solutions Web Community

ou reportez-vous à la page http:// www.novell.com/coolsolutions/gwmag (http://www.novell.com/coolsolutions/gwmag) .

Mise en route

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Login à GroupWise

Cette section contient des informations sur les options de login et les mots de passe de GroupWise®.

Section 2.1, « Login à GroupWise », page 29

Section 2.2, « Assignation de mots de passe à votre Boîte aux lettres », page 30

2.1 Login à GroupWise

Lorsque vous démarrez GroupWise, vous pouvez être invité à saisir des informations telles qu'un mot de passe, l'adresse TCP/IP de votre agent de bureau de poste, etc. La boîte de dialogue

Démarrage peut varier en fonction des informations nécessaires à GroupWise pour ouvrir votre

Boîte aux lettres et du mode GroupWise choisi pour le login.

Votre administrateur système peut limiter les modes de login GroupWise qui vous sont accessibles.

« Login à votre Boîte aux lettres » page 29

« Login à votre Boîte aux lettres à partir du poste de travail d’un autre utilisateur » page 29

2.1.1 Login à votre Boîte aux lettres

Démarrez GroupWise.

Si vous n'avez pas spécifié de mot de passe pour votre Boîte aux lettres et si GroupWise ne nécessite pas d'informations complémentaires, vous pouvez afficher GroupWise sans passer par la boîte de dialogue Démarrage.

Pour forcer l'affichage de la la boîte de dialogue Démarrage de GroupWise sous Linux, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de GroupWise située sur le bureau, sélectionnez

Propriétés

, puis cliquez sur l'onglet

Exécuter

. Dans le champ

Commande

après le nom de l'exécutable GroupWise, saisissez un espace suivi de

-@u ?

, puis cliquez sur

Pour plus d'informations sur les autres options de démarrage, reportez-vous à la

Section 10.14,

« Utilisation des options de démarrage », page 132

Si vous êtes invité à saisir un mot de passe, saisissez-le dans le champ

Mot de passe

Cliquez sur le mode de login GroupWise et saisissez les autres informations nécessaires, telles que le chemin d'accès au bureau de poste, l'adresse TCP/IP et le port de l'agent de bureau de poste, ainsi que le chemin d'accès à votre boîte aux lettres de caching.

Si vous ne connaissez pas ces informations, contactez votre administrateur système.

Cliquez sur

2.1.2 Login à votre Boîte aux lettres à partir du poste de travail d’un autre utilisateur

Vous devez être dans le même bureau de poste que l'autre utilisateur pour être en mesure de vous loguer à votre propre Boîte aux lettres depuis son poste de travail.

Connectez-vous au réseau avec votre ID utilisateur.

Pour forcer l'affichage de la la boîte de dialogue Démarrage de GroupWise sous Linux, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de GroupWise située sur le bureau, sélectionnez

Propriétés, puis cliquez sur l'onglet Exécuter. Dans le champ Commande après le nom de l'exécutable GroupWise, saisissez un espace suivi de -@u ?, puis cliquez sur OK.

Démarrez GroupWise.

Saisissez votre ID utilisateur dans le champ

ID utilisateur

Cliquez dans le champ

Mot de passe

, saisissez votre mot de passe, puis cliquez sur

2.1.3 Login à votre Boîte aux lettres à partir d'un poste de travail partagé

Si vous utilisez le même poste de travail pour plusieurs utilisateurs, il est vivement recommandé que chacun dispose de son propre login. Lorsque GroupWise enregistre les paramètres d'affichage d'un utilisateur, ils sont enregistrés dans le registre de l'utilisateur actuel. Cela permet à GroupWise d'afficher les paramètres de l'utilisateur actuellement logué au poste de travail. Vous pouvez ainsi donner à GroupWise l'apparence que vous souhaitez sans la modifier pour les autres utilisateurs.

Lorsqu'un utilisateur a terminé d'utiliser le poste de travail, il doit se déloguer complètement du poste de travail. L'utilisateur suivant peut ainsi se loguer au système avec ses paramètres

GroupWise.

Il existe toutefois des circonstances spéciales dans lesquelles le fait de disposer d'un login individuel pour chaque utilisateur n'est pas une option viable. Dans de telles situations, vous devez suivre une

étape pour configurer GroupWise correctement.

« Utilisation du paramètre de démarrage de l'écran de login » page 30

Utilisation du paramètre de démarrage de l'écran de login

Pour que le paramètre de démarrage de l'écran de login fonctionne correctement, vous devez être sur le même bureau de poste que l'autre utilisateur pour pouvoir vous loguer à votre boîte aux lettres depuis son poste de travail.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de

GroupWise

située sur le bureau, cliquez sur

Propriétés

, sur l'onglet

Raccourci

, puis dans le champ

Cible

. Après l'exécutable

GroupWise, saisissez un espace suivi de

/@u-?

, puis cliquez sur

Démarrez GroupWise.

Saisissez votre ID utilisateur dans le champ

ID utilisateur

Cliquez dans le champ

Mot de passe

, saisissez votre mot de passe, puis cliquez sur

2.2 Assignation de mots de passe à votre Boîte aux lettres

Vous pouvez attribuer un mot de passe à votre Boîte aux lettres. Les mots de passe GroupWise respectent la casse (par exemple, mercredi et MERCREDI sont deux mots différents). Si vous oubliez votre mot de passe, vous ne pourrez pas accéder à vos éléments.

« Ajout d'un mot de passe » page 31

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

« Changement de mot de passe » page 31

« Suppression du mot de passe » page 31

2.2.1 Ajout d'un mot de passe

Dans la fenêtre principale, cliquez sur

Outils

Options

Cliquez sur

Sécurité

, puis sur l'onglet

Mot de passe

Cliquez sur

Changer le mot de passe

Dans le champ

Nouveau mot de passe

, saisissez votre mot de passe.

Dans le champ

Confirmer le nouveau mot de passe

, saisissez de nouveau ce mot de passe, cliquez sur

, puis sur

Fermer

2.2.2 Changement de mot de passe

Dans la fenêtre principale, cliquez sur

Outils

Options

Cliquez sur

Sécurité

, puis sur l'onglet

Mot de passe

Cliquez sur

Changer le mot de passe

Dans le champ

Ancien mot de passe

, saisissez le mot de passe que vous souhaitez changer, puis appuyez sur la touche Tab.

Dans le champ

Nouveau mot de passe

, saisissez le nouveau mot de passe.

Dans le champ

Confirmer le nouveau mot de passe

, saisissez de nouveau ce mot de passe, cliquez sur

, puis sur

Fermer

2.2.3 Suppression du mot de passe

Cliquez sur

Outils

Options

Cliquez sur

Sécurité

, puis sur l'onglet

Mot de passe

Cliquez sur

Changer le mot de passe

Saisissez votre ancien mot de passe, puis cliquez sur

Cliquez sur

Effacer le mot de passe

Cliquez sur

, puis sur

Fermer

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

GroupWise® propose de nombreuses options d'envoi et de réception de différents types de courrier.

Section 3.1, « Présentation des types d'éléments GroupWise », page 33

Section 3.2, « Envoi et réception d'éléments », page 34

Section 3.3, « Ajout de fichiers joints », page 40

Section 3.4, « Gestion des éléments envoyés », page 42

Section 3.5, « Gestion des éléments reçus », page 44

3.1 Présentation des types d'éléments

GroupWise

Tous les jours, vous communiquez de plusieurs manières. Pour répondre à ces besoins, GroupWise distribue vos éléments sous divers types. Chacun de ces types est décrit ci-dessous :

Message électronique

Un message électronique s'utilise pour une correspondance de base, telle qu'une lettre ou un mémo.

Rendez-vous

Un rendez-vous permet de planifier des ressources en vue d'une réunion ou d'un événement, et d'inviter des personnes. Vous pouvez planifier la date, l'heure et le lieu de la réunion. Vous pouvez utiliser des rendez-vous publiés pour planifier des événements personnels, tels qu'un rendez-vous chez le médecin, une note pour un appel téléphonique à passer à une certaine heure, etc. Les rendez-

vous s'affichent dans l'Agenda. Reportez-vous à la Section 4.1, « Planification des rendez-vous », page 61

Tâche

Une tâche permet d'inclure un élément à effectuer dans votre propre liste de tâches ou dans l'Agenda d'une autre personne lorsqu'elle a été acceptée. Vous pouvez planifier une date d'échéance pour une tâche et y assigner une priorité (telle que A1). Les tâches non effectuées sont reportées au jour

suivant. Reportez-vous à la Section 4.2, « Envoi de tâches », page 65 .

Suggestion :

vous pouvez également créer une liste de contrôle non associée à votre Agenda. Dans ce type de liste de contrôle, tout type d'élément (courrier, rendez-vous, tâche, note, message téléphonique) peut être utilisé. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Création d'une liste de contrôle » page 48 .

Note

Une note est publiée à une date donnée dans votre Agenda ou dans celui d'une autre personne. Vous pouvez utiliser des notes pour vous rappeler ou rappeler à d'autres personnes des dates d'échéance,

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

des vacances, des jours de congé, etc. Les notes publiées sont utiles pour vous rappeler des anniversaires, des vacances ou des jours de paie. Reportez-vous à la

Section 4.3, « Envoi de notes », page 67

Message téléphonique

Un message téléphonique permet d'informer quelqu'un d'un appel téléphonique ou de la présence d'un visiteur. Vous pouvez y inclure des informations telles que l'identité de l'interlocuteur, le numéro de téléphone, la société, le degré d'urgence de l'appel, etc. Vous ne pouvez pas répondre au

téléphone à partir d'un message téléphonique. Reportez-vous à « Envoi de messages téléphoniques » page 35

3.2 Envoi et réception d'éléments

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Envoi de messages électroniques » page 34

« Envoi de messages téléphoniques » page 35

« Modification de la police des éléments que vous envoyez » page 36

« Ajout d'une signature ou d'une vCard aux éléments que vous envoyez » page 36

« Correction orthographique des éléments que vous envoyez » page 37

3.2.1 Envoi de messages électroniques

Les messages électroniques comportent un destinataire principal, un en-tête et une date. Une copie carbone ou masquée peut être envoyée à d'autres utilisateurs. Vous pouvez également joindre à vos messages des fichiers, des références aux documents, des sons, des films et des objets OLE.

CC (Copie carbone)

Les destinataires en copie carbone (CC) reçoivent une copie de l'élément. Les informations contenues dans cet élément peuvent leur être utiles, sans toutefois les concerner directement ou relever de leur responsabilité. Tous les destinataires voient qu'une copie carbone a été expédiée. Ils voient également le nom des destinataires en copie carbone.

CM (Copie masquée)

Les destinataires en copie masquée (CM) reçoivent une copie de l'élément. Les autres destinataires ne sont pas informés sur les destinataires en copie masquée. Seuls l'expéditeur et le destinataire de la copie masquée savent qu'elle a été envoyée. Si un destinataire choisit Répondre à tous pour envoyer une réponse à l'expéditeur, le destinataire de la copie masquée ne reçoit pas cette réponse.

Cliquez sur l' dans la barre d'outils.

Pour sélectionner une autre vue de message, cliquez sur la flèche vers le bas dans

Dans le champ

Dest.

, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur

Adresse

, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur

Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis cliquez sur un nom.

Saisissez l'objet du message.

Saisissez le message.

Pour spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée au message ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet

Options d'envoi

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte du message. Pour plus

d'informations, reportez-vous à « Modification de la police des éléments que vous envoyez » page 36 .

Cliquez sur dans la barre d'outils pour inclure des pièces jointes.

Cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

3.2.2 Envoi de messages téléphoniques

Un message téléphonique est une note que vous pouvez envoyer pour informer d'autres utilisateurs

GroupWise des appels qu'ils ont reçus pendant qu'ils étaient absents de leur bureau ou indisponibles.

Les messages téléphoniques sont stockés dans la Boîte aux lettres du destinataire. Vous ne pouvez pas répondre au téléphone à partir d'un message téléphonique.

Vous pouvez transformer les messages téléphoniques que vous recevez en tâches, en notes ou en toute autre vue d'élément publié. De cette manière, vous pouvez garder un enregistrement de la conversation à la date où elle a eu lieu (note) ou créer un élément à traiter ultérieurement (tâche).

Cliquez sur

Fichier

Nouveau

Téléphone

Dans le champ

Dest.

, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs

Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur

Adresse

, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur

Saisissez le nom, la société et le numéro de téléphone de la personne qui a téléphoné.

Sélectionnez les cases à cocher qui s'appliquent à ce message téléphonique.

Saisissez le message dans le champ correspondant.

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Modification de la police des éléments que vous envoyez » page 36

Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis cliquez sur un nom.

Cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

Remarque :

dans la barre d'outils, vous pouvez insérer un bouton Nouveau message téléphonique.

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

3.2.3 Modification de la police des éléments que vous envoyez

Le destinataire d'un élément verra les changements que vous effectuez dans la vue Texte brut s'il affiche également l'élément dans la vue Texte brut. De même, il verra les changements que vous effectuez dans la vue HTML s'il affiche également l'élément dans la vue HTML. Vous pouvez permettre à l'utilisateur de savoir dans quelle vue vous avez composé l'élément.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Modification de la police dans la vue Texte brut » page 36

« Modification de la police dans la vue HTML » page 36

Modification de la police dans la vue Texte brut

Dans un élément ouvert que vous composez, cliquez sur

Afficher

Texte brut

Cliquez sur le champ

Message

Cliquez sur

Éditer

Police

, puis une nouvelle fois sur

Police

Sélectionnez une police et un style de police.

Sélectionnez une taille.

Sélectionnez les autres options que vous souhaitez modifier, puis cliquez sur

Vous pouvez également mettre en gras, en italique ou souligner certaines parties du texte via les boutons de la barre d'outils.

Modification de la police dans la vue HTML

Dans un élément ouvert que vous composez, cliquez sur

Afficher

HTML

Utilisez la barre d'outils HTML pour changer la police, ajouter des couleurs d'arrière-plan ou des images, etc.

Vous devrez peut-être redimensionner la vue d'élément horizontalement pour afficher tous les boutons dans la barre d'outils HTML.

Vous pouvez définir une police par défaut pour les éléments que vous composez dans la vue HTML.

Pour plus d'informations, reportez-vous à « Affichage et composition d'éléments au format HTML » page 58

3.2.4 Ajout d'une signature ou d'une vCard aux éléments que vous envoyez

Utilisez Signature pour insérer une signature ou vos références à la fin des éléments que vous envoyez. Vous pouvez, par exemple, demander à GroupWise d'ajouter automatiquement votre nom, votre numéro de téléphone et votre adresse électronique au bas de chacun des éléments que vous envoyez.

Vous avez également la possibilité de donner à GroupWise l'instruction d'ajouter automatiquement une carte de visite électronique (vCard*) à la fin de vos messages. GroupWise recherche les informations utilisateur vous concernant dans le carnet d'adresses et les insère à la fin de chaque message.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Présentation des fichiers vCard » page 37

« Ajout d'une signature ou d'une vCard à des éléments » page 37

Présentation des fichiers vCard

Les vCard sont des cartes de visite électroniques formatées en fonction des normes définies par l'Internet Mail Consortium. Un fichier vCard possède l'extension .vcf et peut être ajouté à vos messages électroniques sortants. Vous pouvez utiliser des logiciels d'éditeurs tiers pour créer des vCards qui peuvent comporter du texte, des images et du son. Lorsque vous générez votre vCard avec GroupWise, celui-ci utilise les informations des champs de votre carnet d'adresses.

Pour afficher une vCard jointe à un élément, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis cliquez sur

Afficher la pièce jointe

Ajout d'une signature ou d'une vCard à des éléments

Pour spécifier une signature générale pour tous les éléments, cliquez sur

Outils

Options

, puis sur

Envoyer

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

, puis sur

Envoyer

Cliquez sur l'onglet

Signature

Cliquez sur

Carte de visite électronique (vCard)

ou sur

Signature

Si vous avez sélectionné Signature, saisissez le texte que vous souhaitez utiliser en tant que signature dans le champ

Signature

Si vous avez sélectionné vCard, spécifiez un fichier .vcf ou laissez le champ vide pour que la vCard utilise les informations de la liste de votre carnet d'adresses.

Choisissez une option de signature.

Cliquez sur

Vous pouvez spécifier à la fois une signature et une vCard. Si vous choisissez les deux, la signature est utilisée par défaut.

3.2.5 Correction orthographique des éléments que vous envoyez

Il existe deux méthodes pour corriger l'orthographe des éléments que vous envoyez. Quick Speller vérifie le texte pendant la frappe et souligne les mots mal orthographiés. Le correcteur d'orthographe fonctionne séparément, manuellement ou en spécifiant son exécution automatique lorsque vous cliquez sur Envoyer.

Ces deux fonctions permettent de rechercher dans les éléments que vous créez, les mots mal orthographiés ou en double, ainsi que les majuscules injustifiées.

Lorsque Quick Speller détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre ou de l'ignorer dans tout le message. Vous pouvez également ajouter le mot à une liste de mots personnelle.

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

Lorsque le correcteur d'orthographe détecte un mot mal orthographié, il vous propose de le remplacer par un autre, de le modifier manuellement ou de l'ignorer.

Vous pouvez utiliser les options d'environnement pour configurer le correcteur d'orthographe de façon à ce qu'il vérifie automatiquement l'orthographe de vos messages avant leur envoi.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Correction orthographique d'un élément avec Quick Speller » page 38

« Désactivation de Quick Speller » page 38

« Correction orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe » page 38

« Correction orthographique automatique avec le correcteur d'orthographe » page 39

« Configuration du correcteur d'orthographe » page 40

« Configuration de la langue du correcteur d'orthographe » page 40

Correction orthographique d'un élément avec Quick Speller

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot mal orthographié dans le champ

Objet

Message

Sélectionnez la bonne orthographe.

Cliquez sur

Ignorer le mot

pour l'ignorer.

Cliquez sur

Intégrer le mot

pour ajouter le mot à votre dictionnaire.

Désactivation de Quick Speller

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le mot mal orthographié dans le champ

Objet

Message

Désélectionnez l'option

Vérifier l'orthographe pendant la frappe

Pour réactiver Quick Speller, cliquez avec le bouton droit de la souris dans le champ

Objet

Message

, puis sélectionnez l'option

Vérifier l'orthographe pendant la frappe

Correction orthographique d'un élément avec le correcteur d'orthographe

Cliquez dans le champ

Objet

ou dans le champ

Message

Sélectionnez le texte à vérifier.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Cliquez sur

Outils

Correcteur d'orthographe

Pour spécifier un dictionnaire, sélectionnez-le dans la liste déroulante

Dictionnaire

Lorsque le correcteur d'orthographe s'arrête sur un mot, cliquez sur une des options disponibles ou modifiez le mot manuellement.

Vous pouvez choisir parmi les options suivantes.

Remplacer :

remplace un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, double-cliquez sur le mot (vous pouvez

également cliquer dessus, puis cliquer sur Remplacer). Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans la zone Remplacer, puis cliquez sur Remplacer.

Remplacer tout :

remplace toutes les occurrences d'un mot mal orthographié par un mot suggéré par le correcteur d'orthographe. Pour procéder au remplacement, double-cliquez sur le mot (vous pouvez également cliquer dessus, puis cliquer sur Remplacer tout). Pour apporter vos propres corrections, modifiez le mot dans la zone Remplacer, puis cliquez sur Remplacer tout.

Ignorer :

ignore le mot une fois. Le correcteur d'orthographe s'arrêtera dessus la prochaine fois qu'il le rencontrera.

Ignorer tout :

ignore le mot chaque fois qu'il apparaît dans le document. Le correcteur d'orthographe l'ignore jusqu'à la fin de la vérification en cours.

Intégrer :

ajoute le mot à la liste de mots personnelle en cours, dans laquelle sont stockés des mots supplémentaires, afin que le correcteur d'orthographe puisse le reconnaître lors des vérifications orthographiques suivantes.

Cliquez sur Terminer une fois la correction orthographique terminée.

Correction orthographique automatique avec le correcteur d'orthographe

Vous pouvez vérifier automatiquement l'orthographe des éléments chaque fois que vous cliquez sur

Envoyer.

Cliquez sur

Outils

Options

, puis sur

Général

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

, puis sur

Général

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

Sélectionnez

Vérifier l'orthographe avant l'envoi

, puis cliquez sur

Configuration du correcteur d'orthographe

Cliquez dans le champ

Objet

ou dans le champ

Message

Sélectionnez le texte à vérifier.

Cliquez sur

Outils

Correcteur d'orthographe

Cliquez sur

Options

. Les options suivantes sont disponibles.

Ignorer la casse :

Ignore la casse des mots.

Ignorer les mots avec majuscules et minuscules :

ignore les mots qui contiennent une majuscule en plus de leur initiale (tels que « LEs »).

Ignorer les mots contenant des chiffres :

ignore les mots qui contiennent à la fois des lettres et des chiffres (tels que « 2ème »).

Ignorer les mots en double :

ignore les mots en double (tels que « le le »).

Ignorer les mots ressemblant à une URL :

ignore les mots qui ressemblent à des adresses URL.

Vérifier la ponctuation :

recherche les erreurs de ponctuation dans les phrases.

Activer le remplacement automatique :

remplace automatiquement les mots qui sont généralement mal orthographiés.

Activer les mots composés :

vérifie l'orthographe des noms composés.

Activer les préfixes généraux :

contrôle l'orthographe des préfixes.

Suggestions :

utilisez ce paramètre pour indiquer si la rapidité doit être prioritaire sur la qualité, si les deux sont égales ou si la qualité doit être prioritaire sur la rapidité. Tous ces paramètres ont une incidence sur la longueur de la liste des suggestions.

Configuration de la langue du correcteur d'orthographe

Cliquez dans le champ

Objet

ou dans le champ

Message

Sélectionnez le texte à vérifier.

Cliquez sur

Outils

Correcteur d'orthographe

Dans le champ

Dictionnaire

sélectionnez la langue du correcteur d'orthographe à utiliser, puis cliquez sur Terminé.

3.3 Ajout de fichiers joints

Utilisez la fonction Joindre un fichier pour envoyer un ou plusieurs fichiers à d'autres utilisateurs.

Vous pouvez joindre un fichier qui se trouve sur votre disque dur, sur une disquette ou sur une unité réseau. Les destinataires peuvent ouvrir le fichier joint, l'enregistrer, l'afficher ou l'imprimer. Si vous modifiez le fichier joint après l'avoir envoyé, les destinataires ne voient pas les modifications.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Si vous joignez un fichier protégé par un mot de passe, le destinataire ne peut pas ouvrir ou afficher la pièce jointe sans saisir le mot de passe.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Fichier joint à un élément » page 41

« Affichage des fichiers joints » page 41

« Ouverture des fichiers joints » page 41

3.3.1 Fichier joint à un élément

Ouvrez un nouvel élément.

Complétez les champs

Dest.

Objet

Message

Cliquez sur

Fichier

Joindre un fichier

, puis sélectionnez le ou les fichier(s) à envoyer.

Pour supprimer un fichier joint, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur

Supprimer

Cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

Le déplacement ou la suppression d'un fichier sur un disque ou une unité réseau n'affecte aucunement un fichier que vous avez joint à un élément et envoyé.

Lorsque vous supprimez un fichier joint, il n'est pas supprimé du disque ni de l'unité réseau ; il est simplement retiré de la liste des pièces jointes.

3.3.2 Affichage des fichiers joints

Lorsque vous cliquez sur une pièce jointe, cette dernière s'affiche dans le volet du message au moyen d'une visionneuse. Ce procédé est généralement plus rapide que d'ouvrir la pièce jointe, mais il arrive toutefois que cette dernière ne soit pas correctement formatée. Si le type de la pièce jointe n'est pas pris en charge, un message d'erreur apparaît.

Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.

Cliquez sur la pièce jointe.

Si vous recevez un message indiquant « La pièce jointe ne peut être visualisée qu'avec une application externe », vous devez ouvrir le fichier. Pour plus d'informations sur l'ouverture

d'une pièce jointe, reportez-vous à « Ouverture des fichiers joints » page 41

3.3.3 Ouverture des fichiers joints

Lorsque vous double-cliquez sur un fichier joint pour l'ouvrir, GroupWise détermine l'application à utiliser pour l'ouverture. Vous pouvez accepter l'application suggérée ou saisir le chemin d'accès et le nom de fichier d'une autre application.

Ouvrez l'élément contenant la pièce jointe.

Double-cliquez sur la pièce jointe.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la pièce jointe, puis sur

Ouvrir la pièce jointe

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

3.4 Gestion des éléments envoyés

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Confirmation de la distribution des éléments envoyés » page 42

« Affichage des éléments envoyés » page 42

« Renvoi d'éléments » page 43

« Retrait d'éléments envoyés » page 43

« Vérification de l'état d'un élément » page 44

« Demande de réponse pour les éléments envoyés » page 44

3.4.1 Confirmation de la distribution des éléments envoyés

GroupWise permet d'obtenir confirmation de la distribution de votre élément de trois manières différentes.

Suivi d'un élément que vous avez envoyé

Vous pouvez vérifier l'état de tout élément envoyé dans la fenêtre Propriétés. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Vérification de l'état de vos éléments » page 43 .

Réception d'une notification lors de l'ouverture ou de la suppression de l'élément

Vous pouvez recevoir une notification lorsque le destinataire ouvre ou supprime un message, refuse un rendez-vous ou effectue une tâche.

Demande de réponse

Vous pouvez informer le destinataire que vous souhaitez recevoir une réponse à un élément particulier. GroupWise ajoute une phrase à l'élément, indiquant qu'une réponse est demandée, et transforme l'icône de la boîte aux lettres du destinataire en double flèche. Pour plus d'informations,

reportez-vous à « Demande de réponse pour les éléments envoyés » page 44

3.4.2 Affichage des éléments envoyés

Vous pouvez afficher les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple lire un élément envoyé, le renvoyer avec ou sans corrections et, dans certains cas, le retirer (s'il n'a pas encore été ouvert par son destinataire).

Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

Tous les éléments envoyés se trouvent dans ce dossier sauf s'ils ont été déplacés vers un dossier autre que Boîte aux lettres ou Agenda. Si un élément envoyé est déplacé vers un autre dossier, il n'apparaît plus dans le dossier Éléments envoyés. Pour afficher les éléments envoyés et déplacés vers d'autres dossiers, ouvrez ces dossiers.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

3.4.3 Renvoi d'éléments

Utilisez l'option Réenvoyer pour envoyer un élément une seconde fois, par exemple avec des corrections.

Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément que vous souhaitez renvoyer, puis cliquez sur

Renvoyer

S'il s'agit d'un élément de rappel électronique, cliquez sur

Cette instance

ou sur

Toutes les instances

Modifiez cet élément si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

Cliquez sur

Oui

pour retirer l'élément d'origine.

Cliquez sur

Non

pour conserver cet original.

Vous pouvez vérifier les caractéristiques de l'élément d'origine pour savoir si GroupWise a pu le retirer. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément de votre choix dans la Boîte aux lettres, puis cliquez sur

Propriétés

. Les messages électroniques et téléphoniques ne peuvent pas être retirés s'ils ont déjà été ouverts.

3.4.4 Retrait d'éléments envoyés

Utilisez l'option Supprimer pour retirer un élément envoyé de la Boîte aux lettres du destinataire.

Vous pouvez retirer un message électronique ou téléphonique de la boîte aux lettres des destinataires qui n'ont pas encore ouvert l'élément. Vous pouvez retirer un rendez-vous, une note ou une tâche à tout moment.

Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément que vous souhaitez retirer, puis cliquez sur

Supprimer

Sélectionnez l'option appropriée.

Si vous avez choisi de retirer l'élément de la boîte aux lettres d'autres utilisateurs, vous pouvez saisir un commentaire afin d'expliquer à ces derniers le motif de la suppression.

Cliquez sur

Pour savoir quels destinataires ont ouvert votre message, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, puis cliquez sur

Propriétés

3.4.5 Vérification de l'état de vos éléments

La fonction Propriétés permet de vérifier l'état de tous les éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez par exemple afficher la date et l'heure de distribution d'un élément et savoir à quel moment le destinataire l'a ouvert ou supprimé. Si un destinataire a accepté ou refusé un rendez-vous et joint un commentaire, vous pourrez afficher ce commentaire dans la fenêtre Propriétés. Vous pourrez

également constater s'il a marqué une tâche comme étant effectuée.

La fonction Propriétés permet également d'obtenir des informations sur les éléments que vous recevez. Vous pouvez ainsi connaître les autres destinataires de l'élément (à l'exception de ceux qui l'ont reçu en copie masquée), la taille et la date de création des fichiers joints, etc.

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

Vous pouvez enregistrer et imprimer des informations d'état d'un élément.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Vérification de l'état d'un élément » page 44

« Enregistrement des informations d'état d'un élément » page 44

« Impression des informations d'état d'un élément » page 44

Vérification de l'état d'un élément

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément de votre Boîte aux lettres ou de votre

Agenda, puis cliquez sur

Propriétés

Les icônes situées à côté d'un élément peuvent également fournir des informations utiles sur son

état. Reportez-vous à « Icônes adjacentes aux éléments de votre Boîte aux lettres et de votre

Agenda » page 20

Enregistrement des informations d'état d'un élément

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur

Propriétés

Cliquez sur

Fichier

Enregistrer sous

GroupWise donne alors à l'élément un nom de fichier temporaire. Vous pouvez modifier le nom du fichier et le dossier par défaut.

Cliquez sur

Enregistrer

Impression des informations d'état d'un élément

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur

Propriétés

Cliquez avec le bouton droit de la souris dans la fenêtre Propriétés, puis cliquez sur

Imprimer

3.4.6 Demande de réponse pour les éléments envoyés

Pour demander une réponse pour un élément, ouvrez la vue d'élément, cliquez sur l'onglet

Options d'envoi

, puis sur

Général

Pour demander une réponse à tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur

Outils

Options

, puis sur

Envoyer

Cliquez sur

Réponse requise

, puis précisez à quel moment vous souhaitez recevoir la réponse.

Le destinataire de votre message voit s'afficher à côté du message. Si vous sélectionnez À votre convenance, « Réponse requise : à votre convenance » apparaît en haut du message. Si vous sélectionnez En moins de x jours, « Réponse requise : D'ici le xx/xx/xx » apparaît en haut du message.

Cliquez sur

3.5 Gestion des éléments reçus

GroupWise stocke tous les messages électroniques, les rendez-vous et autres éléments que vous recevez dans votre Boîte aux lettres.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Dans votre Boîte aux lettres, vous pouvez lire des éléments, y répondre et faire suivre des éléments reçus. Vous pouvez organiser les éléments en créant une liste de contrôle. Vous pouvez déléguer des tâches et des rendez-vous à d'autres utilisateurs. Vous pouvez gérer les messages Internet non souhaités à l'aide de la Gestion du courrier indésirable. Vous pouvez même convertir un élément, tel qu'un message électronique, en un autre type d'élément, tel qu'un rendez-vous.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Lecture des éléments reçus » page 45

« Réponse aux éléments reçus » page 47

« Réacheminement d'éléments à d'autres utilisateurs » page 48

« Création d'une liste de contrôle » page 48

« Délégation d'éléments » page 50

« Gestion du courrier non souhaité » page 51

« Affichage et composition d'éléments au format HTML » page 58

3.5.1 Lecture des éléments reçus

Vous pouvez lire les éléments que vous recevez dans votre boîte aux lettres ou dans votre agenda.

Votre Boîte aux lettres affiche la liste de tous les éléments que vous avez reçus de la part d'autres utilisateurs. Les tâches, les notes et les rendez-vous publiés s'affichent dans votre agenda, non pas dans votre boîte aux lettres.

Vous pouvez ouvrir et lire toutes sortes de nouveaux éléments dans votre boîte aux lettres. Toutefois, il se peut que vous vouliez lire des tâches et des notes dans votre Agenda de manière à afficher les nouveaux messages tout en affichant votre planning.

Les messages téléphoniques et électroniques restent dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les supprimiez. Les rendez-vous, les notes et les tâches restent également dans votre boîte aux lettres jusqu'à ce que vous les acceptiez, les refusiez ou les supprimiez. Lorsque vous acceptez l'un de ces trois types d'éléments, il est transféré dans votre agenda.

Tous les éléments de la Boîte aux lettres sont accompagnés d'icônes. Ces dernières changent selon que l'élément a été ouvert ou non. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Icônes adjacentes aux

éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda » page 20 .

En outre, tous les éléments non ouverts placés dans votre Boîte aux lettres apparaissent en gras pour permettre d'identifier facilement les éléments et documents non encore lus.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Lecture des éléments dans votre Boîte aux lettres » page 45

« Lecture des éléments HTML » page 46

« Lecture des éléments dans l'Aperçu » page 46

« Marquage d'un élément comme étant non lu » page 47

Lecture des éléments dans votre Boîte aux lettres

Pour lire un élément :

Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez lire.

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

Pour changer la police d'un élément que vous lisez :

Cliquez sur

Modifier

Police

, puis sélectionnez la police, ainsi que le style et la taille de la police.

Cliquez sur

pour appliquer les modifications.

Lecture des éléments HTML

Pour plus d'informations sur la lecture des éléments composés en HTML, reportez-vous à

« Affichage et composition d'éléments au format HTML » page 58 .

Lecture des éléments dans l'Aperçu

Utilisez l'Aperçu pour analyser le contenu de vos éléments. L'Aperçu vous fait gagner du temps car vous n'avez pas à ouvrir chaque élément. Pour les lire, il suffit de cliquer dessus ou d'appuyer sur la touche Bas. Si vous cliquez sur une référence à un document, ce dernier s'affiche dans l'Aperçu.

Pour afficher la pièce jointe à un élément, cliquez dessus dans la liste déroulante, dans la barre d'outils de l'Aperçu. Cependant, vous ne pouvez pas afficher les pièces jointes OLE dans l'Aperçu.

Lorsque vous lisez un élément dans l'Aperçu, l'icône change pour indiquer l'état ouvert. Par exemple, l'enveloppe fermée qui représente un message électronique laisse place à une enveloppe ouverte.

Vous pouvez indiquer que l'Aperçu s'affiche pour certains dossiers chaque fois que vous les ouvrez et jamais pour d'autres dossiers.

Cliquez sur l' dans la barre d'outils.

Choisissez d'activer l'Aperçu pour tous les dossiers ou uniquement pour le dossier sélectionné, puis cliquez sur

Dimensionnez la fenêtre Aperçu en faisant glisser l'un de ses angles ou en déplaçant la ligne de division horizontale vers le haut ou vers le bas.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Si vous fermez l'Aperçu après avoir redimensionné sa fenêtre, cette dernière prendra sa nouvelle taille lorsque vous l'ouvrirez de nouveau. Pour la dimensionner, faites glisser l'un de ses angles mais ne cliquez pas sur Agrandissement.

Dans la boîte aux lettres, cliquez sur chaque élément que vous souhaitez lire.

Pour afficher une pièce jointe, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête de l'Aperçu, puis cliquez sur la pièce jointe. L'Aperçu ne permet pas d'ouvrir des pièces jointes de type OLE.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur la fenêtre Aperçu pour sélectionner d'autres options.

Pour modifier l'affichage des informations dans l'en-tête, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'en-tête et choisissez des options.

Pour fermer l'Aperçu, cliquez sur dans la barre d'outils.

Marquage d'un élément comme étant non lu

Si vous ouvrez un élément pour le lire, et que vous décidez d'en reporter la lecture, vous pouvez marquer l'élément comme étant non lu. Ce marquage met l'élément en gras et son icône représente alors l'état Non ouvert.

Dans la fenêtre principale, cliquez sur l'élément voulu dans la Liste d'éléments.

Cliquez sur

Opérations

Lire plus tard

Le marquage d'un élément que vous avez ouvert comme étant non lu ne change en aucune manière son état dans la fenêtre Propriétés. Ainsi, si vous avez ouvert un élément et que vous l'avez marqué comme étant non lu, il reste ouvert dans la fenêtre Propriétés de l'expéditeur.

3.5.2 Réponse aux éléments reçus

Utilisez Répondre pour répondre à un élément. Vous pouvez répondre à toutes les personnes ayant reçu l'élément d'origine ou à l'expéditeur uniquement, sans avoir à créer un nouveau message ou à indiquer l'adresse du/des destinataires. Vous pouvez aussi inclure une copie du message d'origine dans votre réponse. Le champ Objet de votre réponse inclut la mention Rép: avant le texte de l'objet d'origine. Vous pouvez modifier ce texte si vous le souhaitez.

« Réponse à un élément » page 47

« Réponse à un élément d'un dossier partagé » page 48

Réponse à un élément

Ouvrez l'élément auquel vous souhaitez fournir une réponse.

Cliquez sur

Répondre

dans la barre d'outils.

Cliquez sur

Répondre à l'expéditeur

Cliquez sur

Répondre à tous (expéditeur et destinataires)

Pour inclure le texte du message dans votre réponse, vérifiez que

Inclure le message reçu de l'expéditeur

est sélectionné.

Cliquez sur

Saisissez votre message, puis cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

Si l'élément d'origine comportait des destinataires de copies carbone ou de copies masquées et que vous choisissez de leur répondre à tous, votre réponse est envoyée à tous les destinataires de copies carbone mais pas aux destinataires de copies masquées.

Réponse à un élément d'un dossier partagé

Ouvrez ou sélectionnez un élément dans le dossier partagé.

Cliquez sur

Répondre

dans la barre d'outils.

Cliquez sur une option de réponse.

Vous pouvez répondre à l'objet de conversation d'origine plutôt qu'à l'élément que vous lisez.

Sinon, vous pouvez répondre à tout élément que vous lisez, que ce soit l'objet de discussion d'origine ou la réponse d'un autre utilisateur. Dans les deux cas, ces réponses sont publiées dans le dossier partagé et ne sont pas envoyées aux utilisateurs.

Si vous répondez en privé à la personne qui a écrit l'élément, votre réponse n'est pas publiée dans le dossier partagé.

Cliquez sur

Saisissez votre réponse, puis cliquez sur

Publier

dans la barre d'outils.

3.5.3 Réacheminement d'éléments à d'autres utilisateurs

Utilisez Faire suivre pour envoyer à d'autres utilisateurs des éléments que vous recevez et des références à des documents. Lorsque vous faites suivre un élément, il est envoyé sous forme de pièce jointe à un message électronique. Ce dernier contient votre nom et tout commentaire supplémentaire que vous avez apporté.

Ouvrez l'élément que vous souhaitez faire suivre.

Cliquez sur

Faire suivre

dans la barre d'outils.

Cliquez sur

Opérations

Faire suivre sous forme de pièce jointe

Ajoutez le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez faire suivre l'élément.

(Facultatif) Saisissez un message.

Cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

Si vous êtes dans l'impossibilité d'accepter un rendez-vous, une tâche ou une note, vous pouvez déléguer l'élément concerné au lieu de le faire suivre. L'état Délégué est signalé dans la fenêtre

Propriétés de l'élément, ce qui permet à l'expéditeur de savoir que vous avez transmis la responsabilité de l'élément à un autre utilisateur.

3.5.4 Création d'une liste de contrôle

Utilisez ce dossier pour créer une liste des tâches. Vous pouvez déplacer tous les éléments (messages

électroniques, messages téléphoniques, notes, tâches ou rendez-vous) vers ce dossier et les organiser comme vous le souhaitez. Chaque élément est marqué d'une coche de sorte que vous pouvez désélectionner les éléments une fois que vous les avez traités.

Vous pouvez également organiser les autres dossiers de la même façon que le dossier Liste de contrôle.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Le dossier Liste de contrôle est un dossier système. Il remplace le dossier Liste des tâches. Pour obtenir une comparaison entre le dossier Liste de contrôle et le dossier Liste des tâches, reportezvous au dossier Liste de contrôle sous

« Liste de dossiers » page 15 .

Important :

si vous, ou votre administrateur système, avez configuré l'archivage automatique des

éléments dans votre Boîte aux lettres, les éléments de la liste de contrôle sont également archivés en fonction de la date d'origine de réception de l'élément, et non en fonction de la date d'échéance que vous lui avez assignée.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Création d'une liste de contrôle principale dans le dossier Liste de contrôle » page 49

« Création d'un élément dans le dossier Liste de contrôle » page 49

« Déplacement d'un élément vers le dossier Liste de contrôle » page 49

« Sélection ou désélection du marquage d'un élément de la liste de contrôle comme étant effectué » page 50

Création d'une liste de contrôle principale dans le dossier Liste de contrôle

Faites glisser les éléments vers le dossier Liste de contrôle .

Dans le dossier Liste de contrôle, les éléments s'affichent avec une case à cocher sur leur gauche. Lorsque vous achevez un élément dans la liste de contrôle, vous pouvez le marquer comme étant effectué en cochant la case.

Vous pouvez déplacer des éléments vers le dossier Liste de contrôle à partir d'un dossier partagé uniquement si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.

Pour organiser les éléments dans l'ordre souhaité, faites-les glisser vers l'emplacement voulu ou cliquez sur les éléments à déplacer, puis cliquez sur les boutons de la barre d'outils , , et .

Vous pouvez également créer une zone de liste de contrôle dans un autre dossier et y faire glisser les

éléments. Les éléments qui se trouvent dans la zone de liste de contrôle d'un dossier apparaissent

également dans le dossier Liste de contrôle principal, même s'ils se trouvent toujours dans leur dossier d'origine.

Création d'un élément dans le dossier Liste de contrôle

Cliquez sur le dossier Liste de contrôle.

Si le dossier Liste de contrôle ne contient pas d'élément, cliquez sur la flèche vers le bas en regard de , puis sur Message publié.

Saisissez un objet et un message, puis cliquez sur Publier dans la barre d'outils.

Déplacement d'un élément vers le dossier Liste de contrôle

Faites glisser l'élément vers le dossier Liste de contrôle.

Les éléments sont déplacés de leur dossier d'origine vers le dossier Liste de contrôle où vous pouvez les organiser dans l'ordre que vous voulez, assigner des dates d'échéance, les marquer comme étant effectués, etc.

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

Vous pouvez déplacer des éléments vers le dossier Liste de contrôle à partir d'un dossier partagé si vous êtes le propriétaire du dossier partagé.

Pour replacer un élément dans son dossier d'origine, faites-le glisser du dossier Liste de contrôle vers son dossier d'origine.

Sélection ou désélection du marquage d'un élément de la liste de contrôle comme

étant effectué

Cochez la case en regard de l'élément de liste de contrôle.

3.5.5 Délégation d'éléments

Utilisez la fonction Déléguer pour réaffecter un élément planifié à un autre utilisateur. L'expéditeur peut savoir à quel utilisateur vous avez délégué l'élément dans la fenêtre Propriétés de l'élément.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la fenêtre principale » page 50

« Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la vue Agenda » page 50

Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la fenêtre principale

Dans la fenêtre principale, cliquez sur une tâche, une note ou un rendez-vous.

Cliquez sur

Opérations

Déléguer

Dans le champ

Dest.

, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur

Adresse

, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur

Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.

Cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

Cliquez sur

Oui

si vous voulez que cet élément reste dans votre Agenda.

Cliquez sur

Non

si vous souhaitez que cet élément soit supprimé de votre Agenda.

Délégation d'un rendez-vous, d'une tâche ou d'une note à partir de la vue Agenda

Dans la vue Agenda, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une tâche, une note ou un rendez-vous, puis cliquez sur

Déléguer

Dans le champ

Dest.

, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée.

Pour sélectionner un nom d'utilisateur dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur

Adresse

, double-cliquez sur l'utilisateur, puis cliquez sur

Saisissez éventuellement un message complémentaire à l'attention de votre correspondant.

Cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Cliquez sur

Oui

si vous souhaitez que cet élément reste dans votre Agenda.

Cliquez sur

Non

si vous souhaitez le supprimer.

3.5.6 Gestion du courrier non souhaité

Utilisez la fonction Gestion du courrier indésirable pour décider du traitement des messages

électroniques Internet non souhaités qui sont envoyés à votre adresse électronique GroupWise. Les courriers Internet incluent tous les messages électroniques dont l'adresse de l'expéditeur se présente sous la forme nom@domaine.com, nom@domaine.org, etc.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de message provenant d'Internet :

Figure 3-1

Courrier Internet

La gestion du courrier indésirable ne s'applique pas au courrier interne. Le courrier interne représente le courrier dont l'expéditeur fait partie de votre système GroupWise et dont le champ De n'affiche que le nom de l'expéditeur, et non une adresse Internet comme expliqué plus haut. Si vous souhaitez bloquer des messages internes ou les rediriger vers le dossier de courrier indésirable, vous

pouvez utiliser des règles. (Pour plus d'informations, reportez-vous à la Section 6.6, « Création de règles », page 84 .)

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

Vous trouverez ci-dessous un exemple de message interne :

Figure 3-2

Courrier d'un utilisateur GroupWise

Vous disposez de trois options pour bloquer ou rejeter des courriers Internet :

Vous pouvez ajouter des adresses électroniques individuelles ou des domaines Internet entiers à une liste de blocage. Les messages qui proviennent de ces adresses ou domaines Internet sont bloqués et n'atteignent jamais votre boîte aux lettres.

Le domaine Internet correspond à la partie de l'adresse indiquée après @. Par exemple, dans l'adresse Henri@moncourrier.com, le domaine Internet est moncourrier.com.

Cependant, les messages de contacts qui figurent dans votre carnet d'adresses Contacts fréquents et votre carnet d'adresses d'entreprise ne sont pas bloqués.

Vous pouvez ajouter des adresses électroniques individuelles ou des domaines Internet entiers à une liste de courrier indésirable. Les messages qui proviennent de ces adresses ou domaines

Internet sont distribués dans le dossier Courrier indésirable de votre boîte aux lettres. Vous

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après <n> jours.

Vous pouvez spécifier que les messages électroniques qui proviennent d'utilisateurs dont les adresses ne figurent pas dans vos carnets d'adresses personnels (dont votre carnet d'adresses

Contacts fréquents et tout carnet d'adresses personnel que vous avez créé) soient envoyés vers le dossier Courrier indésirable. Elle est parfois appelée « liste rouge ».

Pour plus d'informations sur le dossier Courrier indésirable, reportez-vous à Dossier Courrier indésirable sous

« Liste de dossiers » page 15 .

Outre la liste de blocage et la liste de courrier indésirable, il existe également une liste d'approbation.

Utilisez cette liste pour ajouter des adresses électroniques ou des domaines Internet que vous ne souhaitez pas bloquer ou rediriger vers le dossier de courrier indésirable. Cette liste prime sur les deux autres listes. Par exemple, zcompany.com peut figurer dans votre liste de blocage, mais vous avez un ami dont l'adresse est monami@zcompany.com. Vous pouvez donc ajouter l'adresse de cet ami à la liste d'approbation.

Si vous spécifiez des options de gestion du courrier indésirable en mode Caching, assurez-vous d'effectuer la synchronisation avec votre boîte aux lettres en ligne afin d'avoir les mêmes options lorsque vous vous loguez à GroupWise sur un autre ordinateur.

Votre administrateur système peut désactiver la gestion du courrier indésirable afin qu'elle ne soit pas disponible.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Blocage ou redirection d'un message d'un utilisateur vers le dossier Courrier indésirable » page 54

« Blocage ou redirection d'un message d'un domaine Internet vers le dossier Courrier indésirable » page 55

« Redirection de messages d'utilisateurs qui ne figurent pas dans vos carnets d'adresses personnels vers le dossier Courrier indésirable » page 56

« Suppression d'éléments du dossier de gestion du courrier indésirable » page 56

« Désactivation du blocage ou de la redirection vers le dossier Courrier indésirable des messages électroniques d'un utilisateur ou d'un domaine Internet » page 57

« Modification des listes et paramètres de gestion du courrier indésirable » page 57

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

Blocage ou redirection d'un message d'un utilisateur vers le dossier Courrier indésirable

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément qui comporte une adresse Internet, puis cliquez sur

Courrier indésirable

Cliquez sur

Rejeter l'expéditeur

Cliquez sur

Bloquer l'expéditeur

Sélectionnez

Rejeter les messages provenant de cette adresse

Bloquer les messages provenant de cette adresse

Si vous choisissez de rejeter un message, l'adresse est ajoutée à la liste de courrier indésirable.

Tous les prochains messages provenant de cette adresse électronique seront distribués dans le dossier Courrier indésirable .

Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après

<n> jours. Ce dossier n'est créé dans votre Liste de dossiers que si une option de courrier indésirable est activée ou si une adresse ou un domaine Internet est ajouté(e) à la liste de courrier indésirable (ce qui active l'option Liste de courrier indésirable).

Si vous choisissez de bloquer un message, l'adresse est ajoutée à la liste de blocage. Aucun des prochains messages provenant de cette adresse électronique ne sera distribué dans votre boîte aux lettres.

Votre liste de courrier indésirable et votre liste de blocage peuvent contenir chacune jusqu'à

1 000 entrées. Si vous ajoutez plus de 1 000 entrées, les moins utilisées seront écrasées.

Si la liste de courrier indésirable ou de blocage n'est pas activée, sélectionnez

Activer la liste de courrier indésirable

Activer la liste de blocage

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

À tout moment, vous pouvez cliquer sur

Outils

Courrier indésirable

Liste de courrier indésirable

Liste de blocage

, puis sur

Nouveau

pour ajouter une adresse électronique à la liste de courrier indésirable ou à la liste de blocage.

Figure 3-3

Boîte de dialogue Gestion du courrier indésirable affichant l'onglet Liste de courrier indésirable

Blocage ou redirection d'un message d'un domaine Internet vers le dossier Courrier indésirable

Le domaine Internet correspond à la partie de l'adresse indiquée après @. Par exemple, dans l'adresse Henri@moncourrier.com, le domaine Internet est moncourrier.com.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément, puis cliquez sur

Courrier indésirable

Cliquez sur

Rejeter l'expéditeur

Cliquez sur

Bloquer l'expéditeur

Sélectionnez

Rejeter les messages de ce domaine Internet

Bloquer les messages de ce domaine Internet

Si vous choisissez de rejeter un message, le domaine Internet est ajouté à la liste de courrier indésirable. Tous les prochains messages provenant de ce domaine Internet seront distribués dans le dossier Courrier indésirable .

Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés automatiquement après

Si vous choisissez de bloquer un message, le domaine Internet est ajouté à la liste de blocage.

Aucun des prochains messages provenant de ce domaine Internet ne sera distribué dans votre boîte aux lettres.

Votre liste de courrier indésirable et votre liste de blocage peuvent contenir chacune jusqu'à

1 000 entrées. Si vous ajoutez plus de 1 000 entrées, les moins utilisées seront écrasées.

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

Si la liste de courrier indésirable ou de blocage n'est pas activée, sélectionnez

Activer la liste de courrier indésirable

Activer la liste de blocage

À tout moment, vous pouvez cliquer sur

Outils

Gestion du courrier indésirable

Liste de courrier indésirable

Liste de blocage

, puis sur

Nouveau

pour ajouter un domaine Internet à la liste de courrier indésirable ou à la liste de blocage.

Redirection de messages d'utilisateurs qui ne figurent pas dans vos carnets d'adresses personnels vers le dossier Courrier indésirable

Cliquez sur

Outils

Gestion du courrier indésirable

Sélectionnez

Activer le Courrier indésirable à l'aide des carnets d'adresses personnels

Cliquez sur

Les prochains messages provenant d'adresses électroniques qui ne figurent pas dans votre carnet d'adresses de contacts fréquents et les autres carnets d'adresses personnels seront distribués dans le dossier Courrier indésirable. Vous pouvez spécifier que les éléments de ce dossier soient supprimés après <n> jours.

Suppression d'éléments du dossier de gestion du courrier indésirable

Cliquez sur

Outils

Gestion du courrier indésirable

Cliquez sur

Supprimer automatiquement les éléments __ jours après la distribution (déplacer vers la Corbeille)

Spécifiez pendant combien de temps vous souhaitez conserver les éléments dans le dossier

Courrier indésirable.

Cliquez sur

Pour supprimer manuellement des éléments du dossier Courrier indésirable, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Courrier indésirable, cliquez sur

Vider le dossier Courrier indésirable

, puis sur

Oui

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Désactivation du blocage ou de la redirection vers le dossier Courrier indésirable des messages électroniques d'un utilisateur ou d'un domaine Internet

Cliquez sur

Outils

Gestion du courrier indésirable

Cliquez sur l'onglet

Liste d'approbation

Cliquez sur

Nouveau

, saisissez une adresse électronique ou un domaine Internet, puis cliquez sur

L'adresse ou le domaine Internet peut être en majuscules, en minuscules ou composé des deux.

Par exemple, annie@idomaine.com et ANNIE@IDOMAINE.COM sont équivalents.

Vous ne pouvez pas utiliser de caractères joker tels que * ou ? dans un nom de domaine

Internet. Cependant, un domaine Internet (par exemple, domainei.com) affecte tous les messages provenant de domainei.com et de tout sous-domaine en préfixe de ce domaine

Internet (par exemple, offres.domainei.com ou membres.domainei.com). Le domaine abcdomainei.com ne sera pas affecté.

Cliquez sur

Aucun des prochains éléments provenant de cette adresse électronique ou de ce domaine Internet ne sera bloqué ou distribué dans le dossier Courrier indésirable. La liste d'approbation prime sur les listes de blocage et de courrier indésirable.

Modification des listes et paramètres de gestion du courrier indésirable

Cliquez sur

Outils

Gestion du courrier indésirable

Dans l'onglet

Paramètres

, modifiez les paramètres souhaités.

Cliquez sur l'onglet de la liste que vous souhaitez modifier.

Pour ajouter une adresse électronique ou un domaine Internet à une liste, cliquez sur

Nouveau

, saisissez l'adresse électronique ou le domaine Internet, puis cliquez sur

L'adresse ou le domaine Internet peut être en majuscules, en minuscules ou composé des deux.

Par exemple, annie@idomaine.com et ANNIE@IDOMAINE.COM sont équivalents.

Vous ne pouvez pas utiliser de caractères joker tels que * ou ? dans un nom de domaine

Internet. Cependant, un domaine Internet (par exemple, domainei.com) affecte tous les

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

messages provenant de domainei.com et de tout sous-domaine en préfixe de ce domaine

Internet (par exemple, offres.domainei.com ou membres.domainei.com). Le domaine abcdomainei.com ne sera pas affecté.

Pour modifier une adresse électronique ou un domaine Internet, cliquez sur l'adresse ou le domaine Internet puis sur

Éditer

, effectuez les modifications, puis cliquez sur

Pour retirer une adresse électronique ou un domaine Internet d'une liste, cliquez dessus puis sur

Retirer

Cliquez sur

3.5.7 Affichage et composition d'éléments au format HTML

Dans GroupWise, vous pouvez afficher des éléments qui ont été composés en HTML par d'autres utilisateurs ou par des services d'informations Web. Vous pouvez cliquer sur n'importe quel lien inclus dans l'élément et accéder aux sites Web correspondants.

Si Mozilla™ ou Konqueror sont installés sur le même ordinateur que GroupWise, vous pouvez composer des messages en HTML. Une barre d'outils HTML située au-dessus de la zone Message permet de choisir des options HTML telles que le formatage et la couleur du texte, la création de listes, l'insertion de lignes, d'images, d'une image d'arrière-plan, ainsi que de liens.

Pour plus d'informations, reportez-vous à « Modification de la police des éléments que vous envoyez » page 36 .

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Définition de la vue par défaut » page 58

« Définition de la vue pour un élément » page 59

« Modification de la police par défaut de la vue HTML » page 59

Définition de la vue par défaut

Si vous n'êtes pas satisfait de la vue Lire ou Composer affichée par défaut (qu'elle soit au format

HTML ou Texte brut), vous pouvez la modifier.

Modification de la vue Lire par défaut

Cliquez sur

Outils

Options

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Général

, puis sur

Texte brut

HTML

sous

Vue Lire par défaut & Police

(Facultatif pour l'option texte brut uniquement) Sélectionnez la police et la taille de caractères à utiliser par défaut.

(Facultatif) Sélectionnez

Forcer

pour forcer l'affichage de tous les messages en texte brut.

Cliquez sur

Modification de la vue Rédiger par défaut

Cliquez sur

Outils

Options

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Général

, puis sur

Texte brut

HTML

sous

Vue Composer par défaut & Police

(Facultatif) Sélectionnez la police et la taille de caractères à utiliser par défaut.

Cliquez sur

Définition de la vue pour un élément

Vous pouvez modifier la vue d'un seul élément s'il a été composé en HTML.

Ouvrez un élément.

Cliquez sur

Afficher

Texte brut

HTML

Modification de la police par défaut de la vue HTML

Vous pouvez sélectionner une police différente pour vos messages sortants.

À partir d'une vue HTML, sélectionnez le style et la taille de la police que vous voulez utiliser par défaut pour vos messages.

3.6 Modification du codage d'un élément

Un grand nombre de langues nécessitent des jeux de caractères différents pour afficher correctement certains caractères. Dans GroupWise, vous pouvez changer le codage des éléments que vous envoyez et recevez. Cela est souvent nécessaire, pour vous ou pour le destinataire, afin de visualiser l'élément correctement.

Section 3.6.1, « Modification du codage de tous les éléments envoyés », page 59

Section 3.6.2, « Modification du codage d'un élément que vous envoyez », page 59

Section 3.6.3, « Modification du codage d'un élément HTML que vous lisez », page 60

3.6.1 Modification du codage de tous les éléments envoyés

Cliquez sur

Outils

Options

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Envoyer

Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante

Codage MIME

Cliquez sur

, puis sur

Fermer

3.6.2 Modification du codage d'un élément que vous envoyez

Dans la fenêtre Composer, cliquez sur l'onglet

Options d'envoi

Sélectionnez votre codage MIME dans la liste déroulante

Codage MIME

Cliquez sur

Envoyer

pour envoyer l'élément.

Utilisation des éléments dans votre Boîte aux lettres

3.6.3 Modification du codage d'un élément HTML que vous lisez

Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez lire.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le corps de l'élément, puis cliquez sur

Codage

Sélectionnez le codage approprié au message.

Actuellement, vous ne pouvez changer que le codage des messages HTML que vous lisez. Vous ne pouvez pas modifier le codage des messages texte. Pour la plupart des messages HTML, vous ne devriez pas avoir besoin de changer le codage.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Planification des éléments de groupe ou publiés

Vous pouvez planifier des rendez-vous, des tâches et des notes à votre attention ou à celle d'autres utilisateurs. Vous pouvez également réserver une plage horaire pour un rendez-vous.

Pour plus d'informations sur la différence entre les rendez-vous, tâches et notes, et les autres types

d'éléments, reportez-vous à la Section 3.1, « Présentation des types d'éléments GroupWise », page 33

Pour savoir si une personne a accepté une tâche ou assistera à votre réunion, vérifiez dans les propriétés de l'élément si son état est accepté ou refusé. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Vérification de l'état de vos éléments » page 43

Tous les éléments planifiés peuvent être retirés ou replanifiés, même s'ils ont déjà été ouverts et acceptés par leurs destinataires. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Retrait d'éléments envoyés » page 43 et à

« Replanification d'un rendez-vous » page 62

Pour plus d'informations sur la gestion des éléments après envoi ou réception, reportez-vous à la

Section 3.4, « Gestion des éléments envoyés », page 42

et à la Section 3.5, « Gestion des éléments reçus », page 44

Cette section contient les rubriques suivantes :

Section 4.1, « Planification des rendez-vous », page 61

Section 4.2, « Envoi de tâches », page 65

Section 4.3, « Envoi de notes », page 67

Section 4.4, « Acceptation ou refus d'éléments planifiés », page 68

4.1 Planification des rendez-vous

Utilisez les rendez-vous pour planifier les plages horaires d'une date spécifique ou de plusieurs dates.

Vous pouvez utiliser la fonction Plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle tous les utilisateurs et toutes les ressources que vous voulez réunir pour un rendez-vous sont disponibles.

« Planification d'un rendez-vous pour d'autres utilisateurs » page 61

« Replanification d'un rendez-vous » page 62

« Annulation d'un rendez-vous » page 63

« Planification d'un rendez-vous pour vous-même » page 63

« Vérification de la disponibilité de tous les participants » page 64

4.1.1 Planification d'un rendez-vous pour d'autres utilisateurs

Cliquez sur dans la barre d'outils.

Planification des éléments de groupe ou publiés

Dans le champ

Dest.

, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Indiquez également des ID de ressource (par exemple, une salle de conférence) dans le champ

Dest.

Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs

Pour sélectionner des noms d'utilisateur ou des ressources dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur

Adresse

, double-cliquez sur chaque utilisateur souhaité, puis cliquez sur

Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis cliquez sur un nom.

Saisissez la description du lieu dans le champ

Lieu

Indiquez une date de début.

Cliquez sur pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous.

Cliquez sur

Toute la journée

si l'événement doit durer toute la journée.

Indiquez une heure de début et une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

Saisissez l'objet et le contenu du message.

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Modification de la police des éléments que vous envoyez » page 36

Pour vous assurer que les personnes conviées au rendez-vous, ainsi que les ressources nécessaires, sont disponibles, cliquez sur sur Plages disponibles dans la barre d'outils pour

rechercher les plages disponibles. Reportez-vous à « Vérification de la disponibilité de tous les participants » page 64

Cliquez sur l'onglet

Options d'envoi

pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée au rendez-vous ou demander une réponse aux destinataires.

Cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

4.1.2 Replanification d'un rendez-vous

Pour vous assurer que les personnes conviées au rendez-vous, ainsi que les ressources nécessaires, sont disponibles pour une replanification, cliquez sur Plages disponibles dans la barre d'outils pour rechercher les plages disponibles.

Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

Cliquez sur les rendez-vous à replanifier.

Cliquez sur

Opérations

Réenvoyer

S'il s'agit d'un rendez-vous pour lequel un rappel automatique est défini, cliquez sur

Cette instance

ou sur

Toutes les instances

Effectuez les modifications, puis cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

Cliquez sur

Oui

pour retirer l'élément d'origine.

Pour replanifier un rendez-vous le même jour mais à un autre horaire, ouvrez votre Agenda et faites glisser le rendez-vous sur le nouvel horaire.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

4.1.3 Replanification de rendez-vous récurrents

Cliquez sur le dossier

Éléments envoyés

dans la liste des dossiers.

Cliquez sur le rendez-vous à replanifier.

Si vous ne replanifiez qu'un rendez-vous au sein d'une série de rendez-vous récurrents, sélectionnez-le sur le jour que vous voulez replanifier.

Cliquez sur

Opérations

Réenvoyer

Cliquez sur

Toutes les instances

pour tous les rendez-vous du rendez-vous récurrent.

Cliquez sur

Cette instance

pour un seul rendez-vous de la série de rendez-vous récurrents.

Effectuez les modifications, puis cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

Cliquez sur

Oui

pour retirer l'élément d'origine.

Pour replanifier un rendez-vous le même jour mais à un autre horaire, ouvrez votre Agenda et faites glisser le rendez-vous sur le nouvel horaire.

4.1.4 Annulation d'un rendez-vous

Vous pouvez annuler un rendez-vous si vous l'avez planifié vous-même ou si vous possédez les droits de mandataire nécessaires pour accéder à la Boîte aux lettres de l'utilisateur l'ayant planifié.

Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

Cliquez sur le rendez-vous à annuler.

Cliquez sur

Éditer

Supprimer

S'il s'agit d'un rendez-vous pour lequel un rappel automatique est défini, cliquez sur

Cette instance

ou sur

Toutes les instances

Cliquez sur

Toutes les boîtes aux lettres

, puis sur

4.1.5 Planification d'un rendez-vous pour vous-même

Si vous n'êtes pas disponible pour des réunions, planifiez un rendez-vous pendant les heures concernées. Lorsqu'un autre utilisateur vous convie à un rendez-vous, une recherche de plages disponibles lui permet de se rendre compte que vous n'êtes pas disponible au moment prévu mais il peut toujours fixer un créneau horaire qui chevauche votre rendez-vous.

Les rendez-vous publiés sont placés dans votre Agenda à la date que vous spécifiez. Ils ne sont pas stockés dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.

Dans la barre d'outils, cliquez sur la flèche du bouton

vous publié

, puis cliquez sur

Rendez-

Dans votre Agenda, ouvrez une vue avec la liste des rendez-vous, cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une heure.

(Facultatif) Indiquez l'objet et le lieu du rendez-vous.

Indiquez une date de début.

Planification des éléments de groupe ou publiés

Cliquez sur pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour le rendez-vous.

Cliquez sur

Toute la journée

si l'événement doit durer toute la journée.

Indiquez une durée. La durée peut être exprimée en minutes, en heures ou en jours.

(Facultatif) Saisissez un message.

Cliquez sur l'onglet Options pour spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour ce rendez-vous.

(Facultatif) Pour indiquer un type Afficher le rendez-vous comme étant, cliquez sur

Opérations

Afficher le rendez-vous comme étant

, puis sur un type.

Cliquez sur

Publier

dans la barre d'outils.

4.1.6 Vérification de la disponibilité de tous les participants

Utilisez la recherche de plages disponibles pour rechercher une heure à laquelle toutes les personnes et les ressources que vous voulez réunir sont disponibles.

Pour un rendez-vous que vous créez, spécifiez les noms d'utilisateurs et l'ID des ressources dans le champ

Dest.

Dans le champ

Date de début

, indiquez la première date à laquelle la réunion est susceptible d'avoir lieu.

Précisez la durée de la réunion.

Cliquez sur

Plages dispo

. dans la barre d'outils.

La légende située dans la partie inférieure de la boîte de dialogue Plages disponibles indique la signification des différents modèles Afficher le rendez-vous comme étant de la grille.

Si apparaît à gauche du nom de l'utilisateur ou de la ressource, vous pouvez cliquer sur une heure planifiée à côté de ces éléments dans l'onglet Agendas individuels pour afficher davantage d'informations sur le rendez-vous dans la zone inférieure. Cependant, l'utilisateur ou le propriétaire de la ressource doit vous donner les droits en lecture sur les rendez-vous de sa liste d'accès pour que apparaisse. Reportez-vous à

« Ajout et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès » page 99

Pour exclure une ressource ou un nom d'utilisateur de la recherche sans le supprimer, cliquez sur l'onglet

Heures disponibles

, puis cochez la case située à côté de la ressource ou de l'utilisateur concerné pour le désélectionner. Le fait d'exclure une personne ou une ressource d'une recherche est utile lorsqu'un utilisateur (tel qu'un destinataire CC) doit être invité à une réunion mais ne doit pas nécessairement y participer. Pour inclure un utilisateur ou une ressource exclu, cochez la case correspondante.

Pour supprimer un utilisateur ou une ressource de la liste Inviter à la réunion après avoir effectué la recherche, cliquez sur l'onglet

Heures disponibles

, cliquez sur le nom d'utilisateur ou sur la ressource à supprimer, appuyez sur la touche

Suppr

, puis cliquez sur

Oui

Cette procédure est utile si vous envisagez d'inclure plusieurs salles de conférence dans votre recherche de salles disponibles, puis d'éliminer celles que vous ne souhaitez pas retenir.

Complétez le rendez-vous, puis envoyez-le.

Cliquez sur

Outils

Plages disponibles

si vous souhaitez effectuer une recherche de plages disponibles avant d'ouvrir un rendez-vous. Indiquez les informations nécessaires dans la boîte

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

de dialogue Plages disponibles, puis cliquez sur

pour lancer la recherche. Lorsque vous trouvez une heure qui vous convient, cliquez sur

Réunion

pour transférer les informations vers une nouvelle vue de rendez-vous, puis complétez le rendez-vous.

Vous pouvez modifier la plage de recherche pour un rendez-vous en le planifiant via

Outils

Plages disponibles

et en modifiant le nombre indiqué dans le champ

Nombre de jours à examiner

4.2 Envoi de tâches

Une tâche est un élément qui doit être terminé à une heure et une date définies affichées dans l'Agenda. Lorsque vous assignez une tâche à un utilisateur, ce dernier peut l'accepter ou la refuser, mais tant qu'elle n'a pas été refusée ni terminée, elle s'affiche quotidiennement dans la Liste des tâches de l'utilisateur et dans son Agenda.

Une fois qu'elle a été acceptée, la tâche s'affiche dans l'agenda à sa date de début. Lorsque la date d'échéance est passée, la tâche apparaît en rouge dans l'Agenda. Lorsque vous marquez une tâche comme étant terminée, elle n'est plus reportée au jour suivant dans votre agenda.

Une fois la tâche terminée, vous pouvez la marquer comme Effectué(e). L'état « Effectué », indiquant la date et l'heure auxquelles la tâche a été marquée comme étant effectuée, s'affiche dans la fenêtre Propriétés.

Suggestion :

« Création d'une liste de contrôle » page 48 .

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Assignation d'une tâche à d'autres utilisateurs » page 65

« Assignation d'une tâche à vous-même » page 66

« Marquage des tâches comme étant effectuées » page 67

4.2.1 Assignation d'une tâche à d'autres utilisateurs

Cliquez sur dans la barre d'outils.

Dans le champ

Dest.

, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs

Pour sélectionner des noms d'utilisateur dans une liste, cliquez sur

Adresse

, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur

Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis sélectionnez un nom.

Saisissez la date à laquelle vous voulez que la tâche débute et la date à laquelle vous voulez que la tâche soit terminée. Vous pouvez aussi saisir la même date dans les deux champs.

Planification des éléments de groupe ou publiés

Cliquez sur pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre tâche.

Saisissez l'objet.

Saisissez une priorité pour la tâche.

La priorité de la tâche peut être composée d'un caractère suivi d'un chiffre, par exemple : A1,

C2 ou B3. Les priorités de tâche sont facultatives.

Saisissez une description pour la tâche.

Pour spécifier plusieurs options, par exemple attribuer une priorité élevée à cette tâche ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur Options d'envoi.

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Modification de la police des éléments que vous envoyez » page 36

Cliquez sur Envoyer dans la barre d'outils.

4.2.2 Assignation d'une tâche à vous-même

Cliquez sur la flèche située sur ou

, puis cliquez sur

Tâche publiée

Dans votre Agenda, ouvrez une vue comportant une Liste des tâches (par exemple, la vue Jour), cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une zone vide de la Liste des tâches.

Saisissez l'objet du message.

Saisissez une priorité pour la tâche.

La priorité de la tâche peut être composée d'un caractère suivi d'un chiffre, par exemple : A1,

C2 ou B3. Les priorités de tâche sont facultatives.

Saisissez la date à laquelle vous voulez que la tâche débute et la date à laquelle vous voulez que la tâche soit terminée. Vous pouvez aussi saisir la même date dans les deux champs.

Si nécessaire, cliquez sur pour indiquer des dates ou des rappels automatiques qui se rapportent à votre tâche.

Saisissez le message.

Vous pouvez spécifier de nombreuses options, telles qu'une priorité élevée pour cette tâche, via l'onglet

Options d'envoi

Cliquez sur

Publier

dans la barre d'outils.

Les tâches publiées sont placées dans votre Agenda. Elles ne sont pas stockées dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.

Suggestion :

« Création d'une liste de contrôle » page 48 .

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

4.2.3 Marquage des tâches comme étant effectuées

Lorsque vous terminez une tâche, vous pouvez la marquer comme étant effectuée. Les tâches ainsi marquées ne sont pas reportées au jour suivant dans votre agenda. Elles sont identifiées par une coche. Les tâches inachevées sont affichées en rouge.

Si vous marquez une tâche comme étant effectuée, puis que vous réalisez que vous avez omis d'en effectuer une partie, vous pouvez désélectionner cet attribut. De cette manière, les tâches concernées apparaissent à la date du jour dans votre Agenda.

Lorsque vous marquez une tâche comme étant « effectuée », GroupWise® envoie une notification à la personne qui est à l'origine de la tâche si celle-ci a sélectionné l'option correspondante dans les options d'envoi. L'état Effectué, y compris la date et l'heure auxquelles la tâche a été marquée comme étant effectuée, est affiché dans la fenêtre Propriétés du créateur de la tâche.

« Marquage d'une tâche comme étant effectuée » page 67

« Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche » page 67

Marquage d'une tâche comme étant effectuée

Cliquez sur le dossier Agenda dans la Liste des dossiers.

Cochez la case située à côté de la tâche.

Désélectionnez cette case pour désélectionner une tâche désignée comme étant « effectuée ».

Vérification de l'état d'achèvement d'une tâche

Cliquez sur le dossier Éléments envoyés dans la liste des dossiers.

Ouvrez la tâche que vous souhaitez vérifier.

Cliquez sur l'onglet

Propriétés

4.3 Envoi de notes

Les notes sont semblables aux messages électroniques, à cette exception près qu'elles sont programmées pour un jour précis et qu'elles s'affichent à la date correspondante dans l'agenda. Vous pouvez utiliser les notes pour signaler des absences, des vacances, les jours de paie, des anniversaires, etc.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Planification d'une note pour vous-même » page 67

« Planification d'une note pour d'autres utilisateurs » page 68

4.3.1 Planification d'une note pour vous-même

Les notes publiées sont placées dans votre agenda à la date spécifiée. Elles ne sont pas stockées dans votre boîte aux lettres ou dans celle d'un autre utilisateur.

Dans votre agenda, ouvrez une vue comportant une liste de notes (par exemple, la vue

Semaine).

Cliquez sur une date, puis double-cliquez sur une zone vide de la liste des notes.

Planification des éléments de groupe ou publiés

Si nécessaire, cliquez sur pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour cette note.

Saisissez l'objet et le texte de la note.

Pour spécifier de nombreuses options, notamment attribuer à la note une priorité élevée, cliquez sur

Options d'envoi

Cliquez sur

Publier

dans la barre d'outils.

Pour accéder ultérieurement aux informations, ouvrez votre agenda et sélectionnez la date à laquelle les informations doivent apparaître. Double-cliquez sur la note dans la liste.

4.3.2 Planification d'une note pour d'autres utilisateurs

Cliquez sur

Fichier

Nouveau

Note

Dans le champ

Dest.

, saisissez un nom d'utilisateur, puis appuyez sur Entrée. Répétez l'opération pour les utilisateurs supplémentaires. Si nécessaire, saisissez des noms d'utilisateurs dans les champs

Pour sélectionner des noms d'utilisateurs dans une liste, dans la barre d'outils, cliquez sur

Adresse

, double-cliquez sur chaque utilisateur, puis cliquez sur

Pour modifier le nom de l'expéditeur (et le remplacer par un autre compte ou mandataire), cliquez sur , puis sélectionnez un nom.

Saisissez l'objet (facultatif) et le texte de la note.

Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier la police du texte. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Modification de la police des éléments que vous envoyez » page 36

Dans le champ

Date de début

, saisissez la date à laquelle cette note doit apparaître dans l'agenda des destinataires.

Cliquez sur pour préciser la date de début ou un rappel automatique pour cette note.

Pour spécifier de nombreuses options, par exemple attribuer une priorité élevée à la note ou demander une réponse aux destinataires, cliquez sur l'onglet

Options d'envoi

Cliquez sur

Envoyer

dans la barre d'outils.

4.4 Acceptation ou refus d'éléments planifiés

Lorsque vous recevez un rendez-vous, une tâche ou une note, il se peut que vous ne puissiez pas l'accepter. Dans GroupWise, vous pouvez informer l'expéditeur de votre acceptation ou refus, indiquer un niveau d'acceptation ou de disponibilité, et ajouter d'autres commentaires. Vous pouvez

également déléguer l'élément à un autre utilisateur. L'expéditeur connaîtra votre réponse en affichant les propriétés de l'élément.

Ouvrez le rendez-vous, la tâche ou la note.

Cliquez sur

Accepter

ou sur

Refuser

dans la barre d'outils.

Cliquez sur la flèche vers le bas située à droite du bouton pour sélectionner un niveau de disponibilité Accepter ou pour sélectionner Refuser avec options.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Si vous avez sélectionné

Refuser avec options

, vous pouvez saisir un commentaire (facultatif), puis cliquer sur

Par défaut, l'expéditeur peut afficher votre commentaire via les propriétés de l'élément dans le dossier Éléments envoyés. Toutefois, il peut aussi choisir d'être notifié du refus d'un élément par le destinataire. Pour ce faire, sous

Outils

Options

Envoyer

> Rendez-vous/Tâche/Note, il peut sélectionner

Renvoyer une notification Après refus sur Récépissé

Notifier

, ou sélectionner ces

deux options

Si l'élément est un rappel automatique, cliquez sur

Cette instance

pour accepter ou refuser cet

élément précis, ou sur

Toutes les instances

pour accepter ou refuser toutes les occurrences de ce rappel automatique.

4.4.1 Acceptation ou refus de requêtes de ressources

Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources uniquement si vous en êtes le propriétaire et si vous disposez des droits Lire et Écrire.

Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur

Fichier

Mandataire

Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement

En ligne

Caching

pour indiquer le mode de GroupWise exécuté).

Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

Si la ressource que vous possédez n'est pas répertoriée, cliquez sur

Mandataire

, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans la zone Nom, puis cliquez sur OK.

Double-cliquez sur l'élément que vous devez accepter ou refuser.

Cliquez sur

Accepter

ou sur

Refuser

dans la barre d'outils.

Planification des éléments de groupe ou publiés

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Utilisation de l'agenda

Vous pouvez afficher votre planning de plusieurs façons et dans différents formats, par exemple par jour, par semaine, par mois, par année, par liste de tâches ou par agenda de projets. Le mode Mois permet d'afficher le planning sur un mois.

Vous pouvez choisir l'option Affichage graphique pour afficher la durée des rendez-vous sous forme de blocs, afin de visualiser le temps utilisé dans votre planning. La fonction Afficher le rendez-vous comme étant permet d'afficher les niveaux de disponibilité pour les rendez-vous dans la recherche de plages disponibles et dans votre agenda.

Si l'archivage automatique est configuré, les éléments archivés ne sont plus affichés dans votre agenda. Pour qu'ils apparaissent dans votre agenda, annulez l'archivage de ces éléments de votre agenda d'archive. Pour plus d'informations sur l'annulation de l'archivage d'un élément, reportezvous à

« Récupération d'éléments archivés » page 82 .

Différents types de vues et d'impressions d'agenda sont disponibles, ce qui permet de choisir le type approprié en fonction des informations dont vous avez besoin.

Section 5.1, « Affichage de l'agenda », page 71

Section 5.2, « Lecture d'un élément de l'agenda », page 72

Section 5.3, « Enregistrement d'un élément dans l'agenda », page 72

Section 5.4, « Impression de votre agenda, de votre liste de tâches ou de votre liste de notes », page 73

Section 5.5, « Affichage d'une autre date dans l'agenda », page 73

Pour plus d'informations sur l'agenda et la planification, reportez-vous au

Chapitre 4, « Planification des éléments de groupe ou publiés », page 61 .

5.1 Affichage de l'agenda

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Ouverture du dossier Agenda ou d'une vue Agenda » page 71

« Présentation des icônes qui s'affichent à côté des éléments dans l'agenda » page 72

5.1.1 Ouverture du dossier Agenda ou d'une vue Agenda

La vue Agenda dans la liste des dossiers possède une barre d'outils qui donne accès à plusieurs options d'affichage de l'agenda. Lorsque vous rouvrez le dossier Agenda, la vue affichée à la fermeture de l'agenda apparaît.

Cliquez sur

Agenda

dans la liste des dossiers, puis sur les boutons de la barre d'outils Agenda pour choisir différentes vues.

Cliquez sur

Fenêtre

Nouvelle fenêtre d'agenda

, puis sur une vue Agenda.

Utilisation de l'agenda

Vous pouvez afficher l'agenda sous différentes formes, y compris par semaine, par mois ou par année. Cliquez sur les différents boutons de la barre d'outils Agenda.

5.1.2 Présentation des icônes qui s'affichent à côté des

éléments dans l'agenda

Les icônes affichées dans votre agenda fournissent des informations supplémentaires sur les

éléments. Pour plus d'informations, reportez-vous à « Icônes adjacentes aux éléments de votre Boîte aux lettres et de votre Agenda » page 20 .

5.1.3 Présentation de l'ombrage sur les rendez-vous dans l'agenda

Un rendez-vous de l'agenda apparaît avec des ombrages différents selon qu'il s'affiche comme

Libre

Tentative

Occupé

Absent

. Si vous choisissez d'afficher un élément de l'agenda comme

Libre

, il apparaît en blanc. Si vous choisissez d'afficher un rendez-vous comme

Tentative

, il apparaît en gris avec des bandes grises et blanches sur le côté. Si vous choisissez d'afficher un rendez-vous comme

Occupé

, il apparaît en gris. Si vous choisissez d'afficher un rendez-vous comme

Absent

, il apparaît en gris foncé.

Pour changer un rendez-vous Afficher le rendez-vous comme étant :

Cliquez sur Opérations > Afficher le rendez-vous comme étant, puis sélectionnez

Libre

Tentative

Occupé

Absent

5.2 Lecture d'un élément de l'agenda

Cliquez sur

Agenda

dans la liste des dossiers.

Double-cliquez sur l'élément que vous souhaitez lire.

5.3 Enregistrement d'un élément dans l'agenda

Dans votre boîte aux lettres ou votre agenda, cliquez sur l'élément que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur

Fichier

Enregistrer sous

Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur l'élément et les pièces jointes que vous voulez enregistrer.

Choisissez d'enregistrer l'élément sur le disque.

Saisissez le nom de fichier à donner à l'élément dans le champ

Enregistrer le fichier sous

Pour enregistrer l'élément dans un autre répertoire que celui indiqué dans la zone

Répertoire actuel

, cliquez sur

Parcourir

, puis sélectionnez un nouveau répertoire.

Cliquez sur

Enregistrer

, puis sur

Fermer

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

5.4 Impression de votre agenda, de votre liste de tâches ou de votre liste de notes

Utilisez Impression de l'agenda pour imprimer des rendez-vous, des tâches et des notes dans divers formats, sur des pages de tailles diverses.

Cliquez sur

Fichier

Imprimer l'agenda

Cliquez sur un format d'agenda dans la zone

Sélectionner l'élément à imprimer

Cliquez sur une vue Agenda dans la zone

Sélectionner un formulaire d'impression disponible

Cliquez sur l'onglet

Contenu

, saisissez une date de début, puis sélectionnez d'autres options.

Cliquez sur

Aperçu

pour avoir un aperçu de la mise en page obtenue avec les options sélectionnées. Si nécessaire, modifiez ces options.

Cliquez sur

Imprimer

5.5 Affichage d'une autre date dans l'agenda

Si la barre d'outils Agenda apparaît dans la vue affichée, cliquez sur , puis cliquez sur une date.

Cliquez sur pour revenir à la date du jour.

Certaines vues ne permettent pas de passer à une autre date.

5.6 Affichage des événements Toute la journée dans l'Agenda

Les événements Toute la journée sont affichés en haut du panneau Événements Toute la journée.

Figure 5-1

Panneau Événements Toute la journée

Utilisation de l'agenda

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Gestion de la boîte aux lettres

GroupWise® fournit de nombreuses fonctions qui vous aideront à gérer votre boîte aux lettres.

Section 6.1, « Utilisation de la liste des dossiers », page 75

Section 6.2, « Utilisation des dossiers partagés », page 77

Section 6.3, « Gestion des contacts via la boîte aux lettres », page 78

Section 6.4, « Archivage des éléments dans la boîte aux lettres », page 81

Section 6.5, « Impression d'éléments de la boîte aux lettres », page 84

Section 6.6, « Création de règles », page 84

Section 6.7, « Octroi à d'autres utilisateurs de droits d'accès à votre boîte aux lettres », page 98

Section 6.8, « Enregistrement d'éléments dans votre boîte aux lettres », page 101

Section 6.9, « Possession de ressources », page 101

Section 6.10, « Ouverture et vidage de la corbeille », page 103

Section 6.11, « Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres », page 105

« Sauvegarde de la boîte aux lettres » page 106

Section 6.13, « Réparation de votre boîte aux lettres », page 106

Section 6.14, « Recherche d'éléments », page 107

Section 6.15, « Filtrage des éléments », page 107

Section 6.16, « Utilisation des colonnes de votre boîte aux lettres », page 107

6.1 Utilisation de la liste des dossiers

Les dossiers permettent de stocker et d'organiser vos éléments. Par exemple, vous pouvez regrouper tous les éléments associés à une tâche ou à un sujet précis.

Tous les dossiers de votre fenêtre principale sont des sous-dossiers de votre dossier utilisateur. Ce dernier correspond à votre base de données utilisateur et contient toutes les informations relatives à

GroupWise.

Pour plus d'informations sur chacun des dossiers présents dans votre Liste des dossiers, reportezvous aux rubriques suivantes :

« Dossier Utilisateur » page 15

« Dossier Boîte aux lettres » page 16

« Dossier Éléments envoyés » page 16

« Dossier Agenda » page 16

« Dossier Contacts » page 16

« Dossier Liste de contrôle » page 16

« Dossier Documents » page 17

« Dossier Corbeille » page 18

Gestion de la boîte aux lettres

« Dossiers partagés » page 18

Cliquez sur les signes + et - pour développer ou réduire les dossiers.

Le nombre d'éléments non lus s'affiche entre crochets en regard de chaque dossier (à l'exception des dossiers partagés). À côté du dossier Éléments envoyés, la valeur entre crochets indique le nombre d'éléments en attente d'envoi en mode Caching.

Vous pouvez déplacer les éléments de vos dossiers pour les organiser différemment. Lorsque vous déplacez un élément dans un dossier, il est amené d'un endroit vers un autre.

Vous pouvez définir des propriétés différentes pour chaque dossier de votre boîte aux lettres. Par exemple, vous pouvez trier les éléments d'un dossier selon la date et trier les éléments d'un autre dossier en fonction de la société.

Si vous utilisez Windows GroupWise sur un autre ordinateur, le client Linux ou Macintosh reprend les paramètres de tri de votre client Windows lors de l'installation du client multi plate-forme.

Cependant, une fois que le client GroupWise est ouvert sur deux plates-formes différentes, les paramètres de tri des deux clients sont définis indépendamment les uns des autres.

Vous pouvez stocker tous vos documents dans le dossier Documents. Vous pouvez également rendre

des dossiers publics en les partageant (Reportez-vous à la Section 6.2, « Utilisation des dossiers partagés », page 77 .)

Pour classer rapidement les dossiers par ordre alphabétique, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier Accueil, puis cliquez sur

Trier les sous-dossiers

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Attribution d'un nouveau nom aux dossiers » page 76

« Suppression de dossiers » page 76

« Création d'un dossier personnel » page 77

6.1.1 Attribution d'un nouveau nom aux dossiers

Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier, puis cliquez sur

Renommer

Saisissez le nouveau nom du dossier.

Vous ne pouvez pas renommer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste de contrôle, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille.

6.1.2 Suppression de dossiers

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier que vous souhaitez supprimer, puis sur

Supprimer

Cliquez sur

Éléments uniquement

ou sur

Dossier(s) et éléments

, puis sur

Vous ne pouvez pas supprimer les dossiers Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés, Liste de contrôle, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille.

Pour supprimer un dossier que vous partagez, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, cliquez sur

Supprimer

, puis sur

Oui

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

6.1.3 Création d'un dossier personnel

Dans la liste des dossiers, cliquez sur

Fichier

Nouveau

Nouveau dossier

Vérifiez que vous avez bien sélectionné

Dossier personnel

, puis cliquez sur

Suivant

Saisissez le nom et la description du nouveau dossier.

Définissez les paramètres d'affichage du dossier, puis cliquez sur

Terminer

Si, après avoir créé un dossier, vous décidez de le déplacer, il suffit de le faire glisser vers un nouvel emplacement dans la liste des dossiers.

6.2 Utilisation des dossiers partagés

Un dossier partagé se comporte comme n'importe quel dossier de votre armoire, si ce n'est que les autres utilisateurs y ont accès et qu'il s'affiche également dans leur armoire. Vous pouvez créer des dossiers partagés ou partager des dossiers personnels existants de votre dossier Armoire. Vous choisissez les personnes avec lesquelles vous souhaitez partager le dossier et les droits que vous souhaitez accorder à chaque utilisateur. Les utilisateurs peuvent ensuite publier des messages dans le dossier partagé, y faire glisser des éléments existants et créer des suivis de discussion. Vous ne pouvez pas partager les dossiers système Agenda, Documents, Boîte aux lettres, Éléments envoyés,

Liste de contrôle, Contacts, Armoire, Travail en cours et Corbeille.

Si vous placez un document dans un dossier partagé, les utilisateurs qui ont accès à ce dossier peuvent uniquement afficher le document.

En mode Caching, les modifications effectuées dans les dossiers partagés sont mises à jour chaque fois que vous vous connectez au système GroupWise principal.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Création d'un dossier partagé » page 77

« Partage d'un dossier existant avec d'autres utilisateurs » page 78

« Publication d'un message dans un dossier partagé » page 78

6.2.1 Création d'un dossier partagé

Dans la liste des dossiers, cliquez sur

Fichier

Nouveau

Nouveau dossier

Cliquez sur

Dossier partagé

, puis sur

Suivant

Saisissez le nom et la description du nouveau dossier, puis cliquez sur

Suivant

Dans le champ

Nom

, saisissez les premières lettres du nom d'un utilisateur.

Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans la zone, cliquez sur

Ajouter un utilisateur

pour le déplacer dans la liste de partage.

Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans cette liste.

Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

Répétez les étapes 6 à 9 pour définir chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

Une fois l'opération terminée, cliquez sur

Les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé le dossier sont informés automatiquement.

Gestion de la boîte aux lettres

6.2.2 Partage d'un dossier existant avec d'autres utilisateurs

Dans la fenêtre principale, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le dossier que vous souhaitez partager, puis cliquez sur

Partage

Cliquez sur

Partagé avec

Dans le champ

Nom

, commencez à saisir le nom d'un utilisateur ou cliquez sur Carnet d'adresses pour sélectionner ce nom dans la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses.

Lorsque le nom de l'utilisateur apparaît dans la zone, cliquez sur

Ajouter un utilisateur

pour le déplacer dans la liste de partage.

Cliquez sur le nom de l'utilisateur dans cette liste.

Sélectionnez les options d'accès que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

Répétez les étapes 3 à 6 pour définir chacun des utilisateurs avec lesquels vous souhaitez partager le dossier.

Cliquez sur

Les utilisateurs avec lesquels vous avez partagé le dossier sont informés automatiquement.

6.2.3 Publication d'un message dans un dossier partagé

Dans votre liste de dossiers, cliquez sur le dossier partagé pour l'ouvrir.

Cliquez sur

Fichier

Nouveau

Discussion/Note

Pour publier un autre type d'élément, par exemple une tâche, cliquez sur

Éditer

Passer à

, puis sélectionnez un type d'élément.

Saisissez l'objet du message.

Saisissez votre message.

Cliquez sur pour joindre des fichiers.

Cliquez sur

Publier

dans la barre d'outils.

Pour répondre à un élément existant dans un dossier partagé, ouvrez l'élément, cliquez sur

Répondre

, sélectionnez une option de réponse, puis cliquez sur

. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Réponse à un élément d'un dossier partagé » page 48 .

6.3 Gestion des contacts via la boîte aux lettres

GroupWise Contact Management permet d'accéder à vos contacts, groupes, ressources et organisations à partir du dossier Contacts dans la liste des dossiers.

Le dossier Contacts affiche, par défaut, toutes les entrées de votre carnet d'adresses Contacts fréquents.

Les modifications que vous effectuez dans le dossier Contacts sont également effectuées dans le carnet d'adresses correspondant (Contacts fréquents ou tout autre carnet d'adresses). Toute modification apportée au carnet d'adresses est reflétée dans le dossier Contacts. Pour plus d'informations sur les carnets d'adresses, reportez-vous au

Chapitre 7, « Utilisation du carnet d'adresses », page 109

Vos mandataires n'ont pas accès à votre dossier Contacts. Pour partager des contacts avec d'autres utilisateurs, vous devez partager votre carnet d'adresses. Pour plus d'informations sur le partage des

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

carnets d'adresses, reportez-vous à la Section 7.8, « Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur », page 120 .

Utilisez le dossier Contacts pour afficher, mettre à jour, supprimer et ajouter des informations relatives aux contacts, groupes, ressources et organisations dans le carnet d'adresses sélectionné.

Pour afficher les contacts, groupes, ressources et organisations d'un autre carnet d'adresses, changez le carnet d'adresses affiché par le dossier Contacts.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Gestion des contacts » page 79

« Gestion des groupes » page 80

« Gestion des ressources » page 80

« Gestion des organisations » page 81

« Modification du nom d'affichage d'un contact » page 81

6.3.1 Gestion des contacts

Chacun des contacts du dossier Contacts est signalé par l'icône Contact. Lorsque vous doublecliquez sur un contact, la vue d'élément de contact s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de chaque onglet de cette vue.

Tableau 6-1

Onglets de contact

Onglet

Contact

Bureau

Objet

Cette page permet de saisir le nom du contact, ses adresses électroniques, numéros de téléphone et ID de messagerie instantanée.

Cliquez sur la liste déroulante Affichage pour sélectionner la façon dont vous voulez que le nom s'affiche dans Achèvement de noms. Vous pouvez sélectionner

Nom

Prénom

Prénom Nom

, ou saisir le nom d'affichage de votre choix. Pour adresser un élément à ce contact, saisissez le nom d'affichage dans le champ d'adresse (

Dest.

) de l'élément.

Si vous double-cliquez sur une adresse électronique dans la page Contact, une nouvelle vue de message s'affiche, adressée à ce contact.

Vous pouvez spécifier plusieurs numéros de téléphone. Sélectionnez le bouton d'option correspondant au numéro de téléphone par défaut.

Cette page permet de saisir la fonction du contact, son service, son organisation, l'adresse et la boîte postale de sa société, ainsi que l'adresse de son site Web.

Saisissez le nom de l'organisation. S'il se trouve déjà dans votre carnet d'adresses, la fonction d'achèvement de noms le complète. Dans le cas contraire, le nom saisi est ajouté à votre carnet d'adresses. Utilisez les boutons fléchés pour ajouter des informations supplémentaires pour l'organisation.

Cliquez sur Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.

Gestion de la boîte aux lettres

Onglet

Personnel

Commentaires

Objet

Cette page permet de saisir l'adresse du domicile du contact et celle de son site

Web personnel.

Cliquez sur Site Internet pour lancer le navigateur et ouvrir le site Web.

Cette page permet de saisir des informations sur vos échanges avec ce contact.

Vous pouvez insérer un tampon horaire pour chaque entrée.

6.3.2 Gestion des groupes

Chacun des groupes du dossier Contacts est signalé par l'icône Groupe. Lorsque vous doublecliquez sur un groupe, la vue d'élément de groupe s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de cette vue.

Tableau 6-2

Vue d'élément de groupe

Onglet

Détails

Objet

Cette page permet de saisir le nom et la description d'un groupe et d'afficher ses membres. Pour supprimer le nom d'un membre du groupe, sélectionnez-le et appuyez sur Supprimer. Si vous cliquez sur un nom avec le bouton droit de la souris, vous pouvez afficher des détails, supprimer le nom ou modifier les informations des champs

Dest.

Le bouton

Membres

permet d'ajouter des entrées au groupe. Pour plus d'informations, reportez-vous à

« Ajout et suppression de contacts d'un groupe personnel » page 115 .

6.3.3 Gestion des ressources

Chacune des ressources du dossier Contacts est signalée par l'icône Ressource. Lorsque vous double-cliquez sur une ressource, la vue d'élément de ressource s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de cette vue.

Tableau 6-3

Vue d'élément de ressource

Onglet

Détails

Objet

Cette page permet de saisir le nom de la ressource, un numéro de téléphone, un type de ressource, une adresse électronique, un propriétaire, ainsi que des commentaires relatifs à la ressource.

Dans le champ

Propriétaire

, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

6.3.4 Gestion des organisations

Chacune des organisations du dossier Contacts est signalée par l'icône Organisation. Lorsque vous double-cliquez sur une organisation, la vue d'élément d'organisation s'affiche.

Le tableau suivant explique la fonction de cette vue.

Tableau 6-4

Vue d'élément d'organisation

Onglet

Détails

Personnes

Objet

Cette page permet de saisir le nom de l'organisation, un numéro de téléphone et de télécopie, le principal contact dans l'organisation, l'adresse, le site Web, ainsi que des commentaires relatifs à l'organisation.

Dans le champ

Contact principal

, vous pouvez saisir un contact déjà présent dans votre carnet d'adresses ou utiliser le bouton fléché pour créer un nouveau contact.

Liste les membres de l'organisation. Il s'agit des contacts dont l'onglet

Bureau

inclut cette organisation.

6.3.5 Modification du nom d'affichage d'un contact

Le nom d'affichage est celui qui s'affiche lorsque vous commencez à renseigner les champs

Dest.

d'un message. Lorsque vous commencez à saisir un nom, par exemple « Ta », la fonction d'achèvement de noms complète le reste du nom à partir du carnet d'adresses, par exemple « Tatiana

Humbert ». Cependant, s'il existe deux entrées Tatiana Humbert dans le carnet d'adresses, l'une dans

Comptabilité et l'autre dans Équipement, il est difficile de savoir quelle personne la fonction d'achèvement de noms a choisie, à moins de prendre le temps d'afficher le détail des propriétés.

Vous pouvez modifier le nom d'affichage pour différencier les deux personnes. Par exemple, si vous n'envoyez des messages qu'à Tatiana Humbert du service Comptabilité, vous pouvez remplacer le nom d'affichage par « Tatiana-Comptabilité ».

Cliquez sur le dossier

Contacts

Double-cliquez sur un contact.

Cliquez sur l'onglet

Contact

Cliquez sur le champ

Affichage

Saisissez un nouveau nom d'affichage.

Cliquez sur

Au prochain message que vous écrirez, la fonction d'achèvement de noms utilisera ce nom d'affichage.

6.4 Archivage des éléments dans la boîte aux lettres

La fonction d'archivage permet d'enregistrer des messages électroniques ou téléphoniques, des rendez-vous, des notes ou des tâches dans une base de données définie sur une unité locale.

Gestion de la boîte aux lettres

L'archivage des éléments libère de l'espace sur le réseau et n'encombre pas votre boîte aux lettres. Il

évite également que des éléments ne soient supprimés automatiquement.

Vous pouvez afficher les éléments archivés lorsque vous le souhaitez. Vous pouvez également récupérer tout élément archivé. Si vous avez archivé un élément que vous avez envoyé, vous ne pouvez pas effectuer le suivi de son état.

L'administrateur système peut spécifier que vos éléments soient archivés régulièrement et de façon automatique. L'archivage automatique se produit à chaque ouverture du client GroupWise . Les

éléments sont archivés à partir de la boîte aux lettres que l'utilisateur est en train d'utiliser. Cela signifie que si vous êtes en mode archivage, les éléments sont archivés depuis votre boîte aux lettres d'archivage, et que si vous êtes en mode en ligne, les éléments sont archivés depuis votre boîte aux lettres en ligne.

Lorsque vous déplacez un élément vers un dossier, il n'est pas archivé. Quel que soit leur dossier de stockage, tous les éléments sont affectés par les options de nettoyage que vous spécifiez dans les options générales et par toute option d'archivage ou de nettoyage spécifiée par votre administrateur.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Archivage d'un élément dans la boîte aux lettres » page 82

« Affichage des éléments archivés » page 82

« Récupération d'éléments archivés » page 82

« Archivage automatique d'éléments » page 83

6.4.1 Archivage d'un élément dans la boîte aux lettres

Si vous ne l'avez pas fait auparavant, spécifiez le chemin d'accès au répertoire d'archivage dans

la boîte de dialogue Options. Reportez-vous à la Section 10.4, « Spécification de l'emplacement de stockage des éléments archivés », page 128 .

Sélectionnez les éléments de votre boîte aux lettres à archiver.

Cliquez sur

Opérations

Déplacer vers Archives

Si vous avez archivé un élément que vous avez envoyé, vous ne pouvez pas effectuer le suivi de son

état.

6.4.2 Affichage des éléments archivés

Dans la fenêtre principale, cliquez sur

Fichier

Ouvrir les archives

Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement

En ligne

Caching

pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur

Archiver

6.4.3 Récupération d'éléments archivés

Cliquez sur

Fichier

Ouvrir les archives

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement

En ligne

Caching

pour indiquer le mode de GroupWise utilisé), puis cliquez sur

Archiver

Cliquez sur l'élément que vous souhaitez sortir des archives, puis cliquez sur

Opérations

Déplacer vers Archives

Cliquez sur

Fichier

Ouvrir les archives

pour fermer les archives et revenir à la fenêtre principale.

Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche

Archiver

), puis cliquez sur votre dossier utilisateur (votre nom) pour revenir au mode de GroupWise précédemment exécuté.

Les messages récupérés des archives sont replacés dans le dossier à partir duquel ils avaient été archivés. Si ce dossier a été supprimé, GroupWise en crée un nouveau.

Si votre administrateur système a défini un archivage automatique à intervalle régulier, vous ne pourrez peut-être pas modifier cette option.

Si vous, ou votre administrateur système, avez configuré l'archivage automatique des éléments dans votre boîte aux lettres, les éléments du dossier Liste de contrôle seront également archivés en fonction de la date de réception initiale de l'élément, et non en fonction de la date d'échéance que vous lui avez assignée.

6.4.4 Archivage automatique d'éléments

Cliquez sur

Outils

Options

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Général

, puis sur l'onglet

Nettoyage

Gestion de la boîte aux lettres

Sélectionnez

Archivage automatique après

pour le type d'élément de votre choix.

Indiquez le délai (en jours) entre la distribution ou la finalisation de l'élément et son archivage.

Cliquez sur

Si votre administrateur système a défini un archivage automatique à intervalle régulier, vous ne pourrez peut-être pas modifier cette option.

Si l'archivage automatique est configuré, les éléments ne sont archivés que sur un ordinateur. Si vous travaillez sur un ordinateur sur lequel l'archivage automatique n'est pas configuré, les éléments ne sont pas archivés sur celui-ci.

6.5 Impression d'éléments de la boîte aux lettres

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Impression d'éléments GroupWise » page 84

« Impression d'agendas » page 84

6.5.1 Impression d'éléments GroupWise

Dans la Liste d'éléments de votre boîte aux lettres, cliquez sur l'élément que vous souhaitez imprimer ou ouvrez-le.

Cliquez sur

Fichier

Imprimer

Sélectionnez les éléments dont vous voulez annuler l'impression.

Cliquez sur

Imprimer

6.5.2 Impression d'agendas

Utilisez Impression de l'agenda pour imprimer des rendez-vous, des tâches et des notes avec des tailles de page et des formats différents. Par exemple, vous pouvez imprimer un agenda du jour avec tous vos rendez-vous ou un agenda de la semaine qui affiche tous vos rendez-vous et toutes vos tâches.

Pour plus d'informations sur l'impression de votre agenda GroupWise, reportez-vous à la

Section 5.4, « Impression de votre agenda, de votre liste de tâches ou de votre liste de notes », page 73

6.6 Création de règles

Vous pouvez automatiser de nombreuses opérations GroupWise, telles qu'une réponse lorsque vous n'êtes pas au bureau, la suppression ou le tri d'éléments dans un dossier, via des règles pour définir un ensemble de conditions et d'opérations à effectuer lorsqu'un élément remplit ces conditions.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Lorsque vous créez une règle, vous devez procéder comme suit :

Attribuez un nom à la règle.

Sélectionnez un événement. L'événement sert de déclencheur à la règle.

Sélectionnez les types d'éléments qui seront concernés par la règle.

Ajoutez une opération. L'opération correspond à ce que vous voulez que la règle fasse lorsqu'elle est déclenchée.

Enregistrez la règle.

Vérifiez que la règle est activée.

Vous pouvez indiquer de nombreuses autres options pour limiter les éléments concernés par la règle.

Par exemple, vous pouvez appliquer une règle uniquement aux rendez-vous acceptés, aux éléments dont le champ Objet comporte un certain terme ou aux éléments de priorité élevée. Utilisez l'option

Définir les critères de recherche pour limiter davantage vos règles. Reportez-vous à

« Limitation des

éléments affectés par une règle » page 91 .

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Opérations effectuées par une règle » page 85

« Événements qui déclenchent une règle » page 87

« Création d'une règle » page 88

« Création d'une règle de congé » page 89

« Création d'une règle pour faire suivre tous les messages vers un compte de messagerie privé » page 90

« Copie d'une règle pour créer une règle » page 90

« Modification d'une règle » page 90

« Suppression d'une règle » page 91

« Limitation des éléments affectés par une règle » page 91

« Exécution manuelle d'une règle » page 91

« Activation ou désactivation d'une règle » page 92

« Utilisation d'opérateurs de règle » page 92

« Présentation des champs de règle » page 94

6.6.1 Opérations effectuées par une règle

Tableau 6-5

Règles et opérations

Opération

Envoyer un message

Résultat

Envoie un message électronique préparé aux destinataires que vous avez indiqués lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous devez informer votre supérieur chaque fois que vous recevez un rapport mensuel d'un autre groupe de personnes, vous pouvez créer une règle pour lui envoyer un message dès que vous recevez le rapport.

Gestion de la boîte aux lettres

Opération Résultat

Faire suivre

Délégation

Répondre

Accepter

Supprimer/

Refuser

Supprimer l'élément

Placer dans un dossier

Transmet les éléments à un ou plusieurs utilisateurs lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous faites partie du « noyau principal » d'une

équipe, vous pouvez créer une règle qui fait suivre les comptes rendus des réunions à tous les membres de l'équipe.

Confie un rendez-vous, une note ou une tâche à un autre utilisateur lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si quelqu'un vous remplace lorsque vous n'êtes pas au bureau, vous pouvez créer des règles pour déléguer des rendez-vous, des tâches ou des notes à cette personne.

Envoie une réponse préparée à l'expéditeur lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, si vous devez vous absenter du bureau pendant plusieurs jours, vous pouvez créer une règle qui envoie en réponse la date de votre retour aux éléments entrants.

Vous pouvez utiliser la fonction

Définir les conditions

pour éviter que des réponses ne soient envoyées à des serveurs de listes ou à d'autres grands groupes.

Accepte un rendez-vous, une note ou une tâche lorsque les conditions de la règle sont réunies. Vous pouvez par exemple définir une règle qui accepte tous les rendez-vous qui proviennent d'une personne en particulier.

Supprime ou refuse un élément lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui refuse un rendez-vous prévu un certain jour de la semaine si vous n'êtes jamais disponible pour assister à une réunion ce jour-là.

Supprime les éléments de la corbeille lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez définir une règle qui supprime les éléments provenant d'une société qui vous envoie régulièrement du courrier qui ne vous intéresse pas.

Transfère les éléments dans un dossier lorsque les conditions de la règle sont réunies. Par exemple, vous pouvez transférer dans un dossier commun tous les

éléments dont le champ

Objet

comporte certains termes.

Lier à un dossier Lie les éléments à un ou plusieurs dossiers lorsque les conditions de la règle sont réunies. Le fait de lier un élément à un dossier permet d'afficher cet élément à partir de plusieurs dossiers. Par exemple, si vous avez un élément qui concerne à la fois le marketing et le personnel, vous pouvez le placer dans le dossier Marketing, puis le lier au dossier Personnel. Vous pouvez ensuite ouvrir cet élément depuis l'un ou l'autre de ces dossiers.

Marquer Privé Marque tous les éléments qui remplissent les conditions de la règle comme étant privés. Lorsqu'un élément est marqué Privé, vous pouvez annuler les droits d'accès correspondants de vos mandataires. Par exemple, votre règle peut marquer comme Privé tous les éléments provenant des membres de votre famille.

Marquer comme

étant Lu

Marque comme étant lus tous les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Par exemple, si vous effectuez un suivi de réponse dans un dossier partagé et que vous voulez cesser cette activité, vous pouvez définir une règle qui marque tous les éléments comme étant lus de façon à ce qu'ils n'apparaissent pas en haut de la liste des éléments.

Marquer comme

étant Non lu

Marque comme étant non lus tous les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Par exemple, vous pouvez créer une règle activée par l'utilisateur pour marquer comme étant non lus tous les éléments envoyés par votre supérieur, et ce même si vous les avez déjà ouverts, de façon à vous rappeler de les relire ou d'agir en fonction.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Opération

Arrêter le traitement de la règle

Résultat

Interrompt l'exécution des autres règles sur les éléments qui réunissent les conditions de la règle. Les règles sont exécutées dans leur ordre d'apparition dans la boîte de dialogue Règles. Si d'autres règles affectent normalement ces

éléments, cette opération empêche leur exécution.

6.6.2 Événements qui déclenchent une règle

Tableau 6-6

Événements qui déclenchent une règle

Événement Résultat

Nouvel élément

Élément classé

Ouvrir un dossier

La règle est déclenchée lorsqu'un nouvel élément est placé dans votre boîte aux lettres GroupWise. Si vous cliquez sur

Reçu

, seuls les éléments entrants déclenchent la règle. Si vous cliquez sur Envoyé, seuls les éléments que vous envoyez déclenchent la règle. Si vous cliquez sur

Publié

, la création d'une note, d'une tâche ou d'un rendez-vous publié déclenche la règle. Si vous cliquez sur

Brouillon

, seuls les éléments marqués comme inachevés ou

éléments de brouillon déclenchent la règle.

La règle se déclenche lorsqu'un élément est placé dans un dossier spécifique.

Si vous n'indiquez aucun dossier, la règle est déclenchée lorsqu'un élément est déplacé vers n'importe quel dossier.

La règle se déclenche lorsque vous ouvrez un dossier spécifique. Si vous n'indiquez aucun dossier, la règle se déclenche lorsque vous ouvrez n'importe quel dossier.

Fermer un dossier

Démarrage

La règle se déclenche lorsque vous fermez un dossier spécifique. Si vous n'indiquez aucun dossier, la règle se déclenche lorsque vous fermez n'importe quel dossier.

La règle se déclenche lorsque vous démarrez GroupWise.

Quitter La règle se déclenche lorsque vous quittez GroupWise.

Activée par l'utilisateur Vous ne pouvez déclencher la règle que manuellement ; pour cela, sélectionnez-la dans la boîte de dialogue Règles, puis cliquez sur

Exécuter

Par exemple, au lieu de définir une règle qui déplace systématiquement certains éléments dans un dossier, vous pouvez accumuler les éléments dans votre boîte aux lettres et les déplacer tous en même temps au moment que vous jugez opportun. Pour déclencher une règle manuellement, vous devez d'abord sélectionner les éléments ou les dossiers concernés par la règle dans la vue Boîte aux lettres ou Agenda.

Gestion de la boîte aux lettres

6.6.3 Création d'une règle

Cliquez sur

Outils

Règles

, puis sur

Nouveau

Saisissez un nom dans le champ

Nom de la règle

Cliquez sur la liste locale

Type d'activité

, puis cliquez sur un événement pour déclencher la règle.

Si vous avez choisi

Nouvel élément

Démarrage

Quitter

Activée par l'utilisateur

, cliquez sur une ou plusieurs sources pour l'élément. Cliquez par exemple sur

Reçu

et sur

Publié

Si vous avez choisi

Élément classé

Ouvrir un dossier

Fermer un Dossier

, cliquez sur l'icône représentant un dossier, cliquez sur un dossier, puis sur

pour afficher son nom.

Dans la liste

Types d'éléments

, cliquez sur un ou plusieurs types d'éléments auxquels vous souhaitez que la règle s'applique.

Si vous souhaitez restreindre davantage le nombre des éléments concernés par la règle, cliquez sur

Définir les conditions

, cliquez sur les options appropriées, puis sur

. Pour plus

d'informations, reportez-vous à « Limitation des éléments affectés par une règle » page 91

Cliquez sur

Ajouter une opération

, puis cliquez sur l'opération que la règle doit accomplir.

Certaines opérations (

Envoyer un message

Répondre

, par exemple) exigent que vous fournissiez des informations complémentaires.

Cliquez sur

Enregistrer

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Pour qu'une règle puisse fonctionner, elle doit être activée. Reportez-vous à « Activation ou désactivation d'une règle » page 92

6.6.4 Création d'une règle de congé

Cliquez sur

Outils

Règles

, puis sur

Nouveau

Saisissez un nom dans le champ

Nom de la règle

, par exemple,

Règle de congé

Cliquez sur la liste locale

Type d'activité

, puis sur

Nouvel élément

En regard de

État des éléments

, sélectionnez

Reçu

. Vérifiez qu'aucun autre élément n'est sélectionné.

Ne sélectionnez rien sous

Types d'éléments

Utilisez Définir les conditions pour ajouter des informations spécifiques à la règle. Les exemples suivants illustrent l'utilisation de l'option Définir les conditions.

Pour définir les dates d'effet de la règle :

cliquez sur

Définir les conditions

, sur

Distribué

dans la première liste déroulante, sur

En date du ou après le

dans la seconde liste déroulante, puis dans le champ de date, sélectionnez la date de départ en congé.

Sélectionnez la liste déroulante

Fin

, puis cliquez sur

. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur

Distribué

dans la première liste déroulante, sur

En date du ou avant le

dans la seconde liste déroulante, dans le champ de date, sélectionnez la date de retour de congé, puis cliquez sur

Si vous voulez être certain de répondre uniquement aux éléments qui vous ont été envoyés personnellement (et non à des serveurs de listes ou à des groupes de discussion) :

sélectionnez

Définir les critères de recherche

. Si vous avez déjà spécifié des informations dans cette boîte de dialogue, cliquez sur la liste locale

Fin

, puis sur

. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur

Destinataire

dans la première liste déroulante, cliquez sur

[ ]

Contient

dans la seconde liste déroulante, puis dans le champ suivant, saisissez votre nom tel qu'il s'affiche dans la zone Dest. des messages.

Si vous voulez être certain de ne répondre à aucun élément envoyé par vous-même

(possible en raison des retards de distribution, des mandataires, etc.) :

sélectionnez

Définir les critères de recherche

. Si vous avez déjà spécifié des informations dans cette boîte de dialogue, cliquez sur la liste locale

Fin

, puis sur

. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur

Expéditeur

dans la première liste déroulante, cliquez sur

[x] Ne contient pas

dans la seconde liste déroulante, dans le champ suivant saisissez votre nom tel qu'il s'affiche dans le champ De des messages, puis cliquez sur

Si vous voulez répondre uniquement aux éléments internes :

sélectionnez

Définir les critères de recherche

. Si vous avez déjà spécifié des informations dans cette boîte de dialogue, cliquez sur la liste locale

Fin

, puis sur

. Sur la nouvelle ligne, cliquez sur

Expéditeur

dans la première liste déroulante, cliquez sur

[x] Ne contient pas

dans la seconde liste déroulante ; dans le champ suivant, saisissez

*@*

, puis cliquez sur

Sous

Alors les opérations sont les suivantes

, cliquez sur

Ajouter une opération

, puis sur

Répondre

La boîte de dialogue Répondre s'affiche avec l'option

Répondre à l'expéditeur

sélectionnée

(vous ne pouvez pas utiliser Répondre à tous). Si vous souhaitez que votre réponse inclue le message initial de l'expéditeur, sélectionnez

Inclure le message reçu de l'expéditeur

. Cliquez sur

Saisissez un message, par exemple :

Je serai absent du 3 au 10 septembre. En cas d'urgence, contactez Marthe Robin au poste 1234.

Gestion de la boîte aux lettres

Cliquez sur

Enregistrer

, vérifiez que la règle est cochée, et donc activée, puis cliquez sur

Fermer

Pour les règles qui déclenchent une réponse (comme cette règle de congé), un enregistrement de toutes les personnes auxquelles une réponse a été envoyée est effectué. Assurez-vous que la réponse n'est pas envoyée deux fois à la même personne.

6.6.5 Création d'une règle pour faire suivre tous les messages vers un compte de messagerie privé

Cliquez sur

Outils

Règles

, puis sur

Nouveau

Saisissez un nom dans le champ

Nom de la règle

, par exemple,

Règle de transfert

Cliquez sur la liste locale

Type d'activité

, puis sur

Nouvel élément

En regard de

État des éléments

, sélectionnez

Reçu

. Vérifiez qu'aucun autre élément n'est sélectionné.

Sélectionnez

Message

sous

Types d'éléments

Cliquez sur

Ajouter une opération

, puis sur Faire suivre.

Saisissez l'adresse vers laquelle vous souhaitez faire suivre les éléments dans le champ

Dest.

Saisissez l'objet à indiquer pour les éléments transférés, par exemple trans.

(Facultatif) Saisissez le nom du filtre à utiliser pour les éléments transférés.

(Facultatif) Saisissez un message pour tous les éléments transférés.

Cliquez sur

Enregistrer

, vérifiez que la règle est cochée, et donc activée, puis cliquez sur

Fermer

6.6.6 Copie d'une règle pour créer une règle

Cliquez sur

Outils

Règles

, puis sur

Nouveau

Cliquez sur la règle que vous souhaitez copier, puis sur

Copier

Saisissez le nom de la nouvelle règle.

Effectuez les modifications.

Cliquez sur

Enregistrer

6.6.7 Modification d'une règle

Cliquez sur

Outils

Règles

Cliquez sur la règle que vous souhaitez éditer, puis sur

Éditer

Effectuez les modifications.

Cliquez sur

Enregistrer

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

6.6.8 Suppression d'une règle

Cliquez sur

Outils

Règles

Cliquez sur la règle que vous souhaitez supprimer, sur

Supprimer

, puis sur

Oui

6.6.9 Limitation des éléments affectés par une règle

Utilisez Définir les conditions pour limiter davantage les types d'éléments concernés par une règle.

Dans la boîte de dialogue Règles, cliquez sur

Définir les critères de recherche

Cliquez sur la première liste déroulante, puis cliquez sur un champ.

Pour savoir ce que les champs représentent, reportez-vous à « Présentation des champs de règle » page 94

Cliquez sur la liste déroulante des opérateurs, puis sélectionnez un opérateur.

Pour apprendre à utiliser les opérateurs, reportez-vous à

« Utilisation d'opérateurs de règle » page 92 .

Saisissez les critères de filtrage.

Cliquez sur la liste déroulante si elle vous est proposée, puis cliquez sur des critères existants.

Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis sur

Fin

Cliquez sur la dernière liste déroulante, puis cliquez sur

ou sur

pour restreindre davantage le nombre d'éléments auxquels s'applique la règle.

6.6.10 Exécution manuelle d'une règle

Cliquez sur les éléments ou les dossiers concernés par la règle.

Cliquez sur

Outils

Règles

Cliquez sur la règle que vous souhaitez exécuter.

Cliquez sur

Exécuter

, puis sur

Fermer

Les opérations de la règle sont effectuées après la fermeture de la boîte de dialogue Règles.

Gestion de la boîte aux lettres

6.6.11 Activation ou désactivation d'une règle

Vous devez activer une règle avant de pouvoir la déclencher. Lorsque vous désactivez une règle, vous ne pouvez pas la déclencher. Toutefois, cette règle figure toujours dans la boîte de dialogue

Règles pour que vous puissiez l'activer lorsque vous en avez à nouveau besoin.

Cliquez sur

Outils

Règles

Cliquez sur la règle que vous souhaitez activer ou désactiver.

Cliquez sur

Activer

ou sur

Désactiver

Une coche apparaît dans la case correspondant à une règle activée.

6.6.12 Utilisation d'opérateurs de règle

Les opérateurs disponibles dépendent du champ que vous avez sélectionné dans la première liste déroulante.

Tableau 6-7

Opérateurs de règle

Opérateur

= Égal à

! Non égal à

< Inférieur à

Exemple

Type d'élément =

Message

Type ! Rendez-vous

Nombre accepté < 4

Éléments obtenus

Messages électroniques uniquement.

Tous les types d'éléments à l'exception des rendez-vous.

Éléments acceptés par moins de 4 destinataires.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Opérateur Exemple Éléments obtenus

<= Inférieur ou égal à

> Supérieur à

>= Supérieur ou égal à

= Egal au champ

! Différent du champ

Nombre accepté <= 4

Nombre lu > 6

Nombre lu >= 6

Nombre accepté = Total des dest.

Nombre lu ! Nombre accepté

Éléments acceptés au maximum par 4 destinataires.

Éléments lus par plus de 6 destinataires.

Éléments lus par au moins 6 destinataires.

Éléments acceptés par un nombre de destinataires égal au nombre total de destinataires.

Éléments lus par un nombre de destinataires différent du nombre de destinataires les ayant acceptés.

< Inférieur au champ

<= Inférieur ou égal au champ

Nombre ouvert < Total des dest.

Nombre ouvert <= Total des dest.

> Supérieur au champ

>= Supérieur ou égal au champ Nombre ouvert >=

Nombre supprimé

[ ] Comprend

Nombre ouvert > Nombre supprimé

Éléments ouverts par un nombre de destinataires supérieur au nombre de destinataires qui les ont supprimés.

État [ ] Effectué

Éléments ouverts par un nombre de destinataires supérieur ou égal au nombre de destinataires qui les ont supprimés.

Éléments qui ont été effectués.

! N'inclut pas

[ ] Contient

État ! Accepté

De [ ] Franck

Éléments ouverts par un nombre de destinataires inférieur au nombre total des destinataires.

Éléments ouverts par un nombre de destinataires inférieur ou égal au nombre total des destinataires.

[x] Ne contient pas

|-> Commence par

De [x] Franck

Dest. -> cli

Éléments qui n'ont pas été acceptés.

Éléments dont le champ

contient le prénom « Franck », par exemple

« Franck Jonet », « Franck Solier », etc. Cet opérateur ne prend pas en charge les caractères joker.

Éléments dont le champ

ne contient pas le prénom « Franck », par exemple « Franck Jonet », « Franck

Solier », etc. Cet opérateur ne prend pas en charge les caractères joker.

Éléments dont le champ

Destinataire

commence par « cli », comme

« Clientèle » ou « Cliché ».

= Correspond à

= En

Objet = rapport des ventes

Créé = Aujourd'hui

Éléments ayant pour

Objet

« Rapport des ventes ».

Éléments envoyés aujourd'hui.

Gestion de la boîte aux lettres

Opérateur

>= Le ou après le

> Après le

< Avant

<= Le ou avant le

-> En moins de

<- Précédent

= En date du

> Après le

>= En date du ou Après le

< Avant le

<= En date du ou Avant le

Exemple Éléments obtenus

Créé >= Hier

Créé > Hier

Éléments qui ont été envoyés hier ou à une date ultérieure.

Éléments envoyés depuis hier, à l'exception d'hier.

Échéance/Date de fin <

Demain

Tâches devant être effectuées avant demain.

Échéance/Date de fin <=

Demain

Tâches devant être effectuées demain au plus tard.

Échéance/Date de fin ->

3 jours

Tâches devant être effectuées d'ici à trois jours.

Échéance/Date de fin <-

3 jours

Créé =29/05/06

Tâches devant être effectuées entre aujourd'hui (compris) et les trois jours précédents.

Éléments créés le 29 mai 2006.

Créé > 29/05/06

Créé >=29/05/06

Créé <29/05/06

Créé <=29/05/06

Éléments créés après le 29 mai 2006.

Éléments créés le 29 mai 2006 ou à une date ultérieure.

Éléments créés avant le 29 mai 2006.

Éléments créés le 29 mai 2006 ou à une date antérieure.

6.6.13 Présentation des champs de règle

Le tableau suivant explique la plupart des champs disponibles lors de la création d'une règle.

D'autres champs définis par l'utilisateur peuvent également être disponibles.

Tableau 6-8

Champs de règle

Nom du champ Éléments concernés Critères valides

Compte

Date attribuée

Compte utilisé pour l'envoi ou compte dont provient l'élément.

Date de début d'une tâche.

Spécifiez GroupWise, POP3,

IMAP ou NNTP.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit la tâche, ou indiquer une date précise.

Liste des pièces jointes Types de pièces jointes telles que les fichiers, les bandes sonores, les films ou les objets OLE.

Pièces jointes Pièces jointes contenant un texte ou des locutions spécifiques.

Sélectionnez un type de pièce jointe dans la liste déroulante.

Indiquez le texte des pièces jointes.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Nom du champ Éléments concernés Critères valides

Auteur Nom de l'auteur d'un document.

Indiquez le nom de l'auteur du document.

Indiquez le nom d'une société.

Société du correspondant Texte affiché dans le champ

Société du correspondant

d'un message téléphonique.

Nom du correspondant Texte affiché dans le champ

Correspondant

d'un message téléphonique.

Date et heure auxquelles l'élément s'est affiché dans les boîtes aux lettres des destinataires.

Indiquez le nom d'un correspondant.

Numéro de téléphone du correspondant

Numéro de téléphone affiché dans le champ

Téléphone

d'un message téléphonique.

Catégorie Catégorie assignée à un élément.

Type de copie

Créé

Indiquez un numéro de téléphone.

Type de message reçu par un utilisateur

(

Dest.

Spécifiez une catégorie existante.

Sélectionnez

Dest.

dans la liste déroulante.

Date à laquelle vous avez cliqué sur

Envoyer

ou publié un élément dans votre agenda.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit l'élément, ou indiquer une date précise.

Date d'ouverture

Distribué

Date de la dernière ouverture d'un document.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit le document, ou indiquer une date précise.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit l'élément, ou indiquer une date précise.

Date de création du document

Date à laquelle le document a été créé.

Créateur du document

Numéro du document

Type de document

Date d'échéance/fin

Nom du créateur du document.

Numéro d'un document.

Type de document contenu dans la bibliothèque, tel qu'un formulaire, une note de frais ou un mémo.

Échéance à respecter pour l'exécution d'une tâche, ou date et heure de fin d'un rendez-vous.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit l'élément, ou indiquer une date précise.

Indiquez le nom de l'auteur du document.

Indiquez un nombre entier.

Indiquez un type de document.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit la tâche ou le rendez-vous, ou indiquer une date précise.

Gestion de la boîte aux lettres

Nom du champ

Extension de nom de fichier

Provenance

État

Type d'élément

Bibliothèque

Message

Mon Objet

Nombre accepté

Nombre effectué

Nombre supprimé

Nombre ouvert

Nombre répondu

Éléments concernés Critères valides

Extension du nom de fichier d'un document contenu dans une bibliothèque.

Indiquez une extension de nom de fichier (

.exe

par exemple).

Nom qui apparaît dans le champ

d'un

élément.

Nom qui apparaît dans le champ

d'un élément.

Indique s'il s'agit d'un élément reçu, envoyé ou publié, ou d'un brouillon.

Sélectionnez la provenance dans la liste déroulante.

État d'un élément : accepté, terminé, ouvert, lu, marqué comme étant privé, ou dont l'objet est masqué.

Sélectionnez l'état de l'élément dans la liste déroulante.

Types d'éléments tels que les messages

électroniques, les rendez-vous, etc.

Bibliothèque dans laquelle les documents sont stockés.

Sélectionnez une bibliothèque dans la liste déroulante.

Texte affiché dans le champ

Message

d'un élément.

Sélectionnez un type d'élément dans la liste déroulante.

Saisissez tout ou partie du texte qui figure dans le champ

Message

Texte qui apparaît dans le champ Mon

Objet de l'onglet Personnaliser.

Nombre de destinataires qui ont accepté l'élément que vous leur avez envoyé.

Spécifiez tout ou partie du texte qui figure dans le champ

Mon Objet.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.

Nombre de destinataires qui ont effectué l'élément que vous leur avez envoyé.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.

Nombre de destinataires qui ont supprimé l'élément que vous leur avez envoyé.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.

Nombre de destinataires qui ont ouvert un

élément que vous leur avez envoyé.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.

Nombre de destinataires qui ont répondu

à un élément que vous leur avez envoyé.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Nom du champ

Ouvert par

Lieu

Publié par

Priorité

Options d'envoi

Taille

Commencé

Sous-classe

Objet

Catégorie de tâche

Priorité de tâche

État du thread

Dest.

Total des dest.

Date de création de la version

Créateur de la version

Éléments concernés Critères valides

Nom de la dernière personne qui a ouvert cette version du document.

Indiquez un nom.

Texte affiché dans le champ rendez-vous.

Lieu

d'un Saisissez tout ou partie du texte qui figure dans le champ

Lieu

Nom qui apparaît dans le champ

d'un

élément publié.

Préciser le nom du champ

Priorité d'un élément : élevée, normale ou faible.

Sélectionnez une priorité dans la liste déroulante.

Éléments pour lesquels une réponse est requise.

Taille d'un élément, pièces jointes comprises.

Date de début d'une tâche. Lorsqu'une tâche est reportée au lendemain, la date de début est remplacée par la nouvelle date.

Sélectionnez l'option dans la liste déroulante.

Indiquez un nombre entier.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit la tâche, ou indiquer une date précise.

Autres éléments tels que les formulaires et les messages personnalisés.

Texte affiché dans le champ

élément.

Objet

d'un Spécifiez tout ou partie du texte qui figure dans le champ

Objet

Priorité alphabétique d'une tâche (A, B, C, etc.)

Indiquez une seule lettre.

Indiquez un nombre entier.

Priorité d'une tâche dans l'ordre numérique (1, 2, 3, etc.).

« État » assigné à un élément dans un thread de messages.

Nom de la personne affiché dans le champ

Dest.

d'un élément.

Nombre total des destinataires d'un

élément.

Spécifiez

Ignorer

Lire

Surveiller

Indiquez le nom du destinataire.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez indiquer un nombre entier ou sélectionner une variable dans la liste déroulante.

, ou

Date à laquelle une version spécifique d'un document a été créée.

Nom de la personne qui a créé cette version du document.

Selon l'opérateur choisi, vous pouvez spécifier un intervalle de temps dans lequel s'inscrit le document, ou indiquer une date précise.

Indiquez le nom de l'auteur du document.

Gestion de la boîte aux lettres

Nom du champ Éléments concernés Critères valides

Description de la version Description de la version du document.

Numéro de version

État de la version

Nom de la vue

Numéro de la version du document.

État actuel d'un document.

Indiquez la description de la version d'un document.

Sélectionnez la version dans la liste déroulante, ou cliquez sur

Sélection de la version

et indiquez son numéro.

Sélectionnez un état dans la liste déroulante.

Nom de la vue dans laquelle vous créez ou lisez un élément. Les noms de vues correspondent aux noms affichés lorsque vous cliquez sur la flèche vers le bas située à côté des boutons de vue d'élément dans la barre d'outils.

Indiquez le nom d'une vue.

6.7 Octroi à d'autres utilisateurs de droits d'accès à votre boîte aux lettres

La fonction Mandataire permet de gérer la boîte aux lettres et l'agenda d'un autre utilisateur. Cette fonction permet d'effectuer diverses opérations, telles que lire, accepter ou refuser des éléments au nom d'un autre utilisateur, dans les limites que celui-ci a définies.

Important :

vous pouvez servir de mandataire à un utilisateur d'un bureau de poste ou d'un domaine différent, à condition qu'il appartienne au même système GroupWise. Il est impossible de jouer le rôle de mandataire pour un utilisateur d'un autre système GroupWise.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Réception de droits de mandataire » page 98

« Attribution des droits de mandataire à un autre utilisateur » page 99

« Ajout et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès » page 99

« Gestion de la boîte aux lettres ou de l'agenda d'un autre utilisateur » page 100

« Ajout et suppression d'utilisateurs de votre liste de mandataires » page 100

6.7.1 Réception de droits de mandataire

Avant de pouvoir agir comme mandataire, deux conditions doivent être remplies. Premièrement, la personne dont vous envisagez d'être le mandataire doit vous octroyer des droits dans la liste d'accès accessible via Options. D'autre part, vous devez ajouter le nom de cet utilisateur à votre liste de mandataires de façon à pouvoir accéder à sa boîte aux lettres ou à son agenda.

Une fois ces deux conditions réunies, ouvrez votre liste de mandataires et cliquez sur le nom de la personne dont vous êtes mandataire chaque fois que vous devez gérer sa boîte aux lettres ou son agenda.

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

6.7.2 Attribution des droits de mandataire à un autre utilisateur

Utilisez la liste d'accès dans Options d'accès pour attribuer à d'autres utilisateurs le droit d'agir pour votre compte. Vous pouvez attribuer à chacun d'eux différents droits d'accès aux informations de votre agenda et de votre messagerie. Si vous voulez autoriser les utilisateurs à afficher des informations particulières sur vos rendez-vous lorsqu'ils recherchent les plages disponibles dans votre agenda, accordez-leur des droits d'accès en lecture à vos rendez-vous. Le tableau suivant décrit les droits que vous pouvez octroyer à d'autres utilisateurs :

Tableau 6-9

Droits d'utilisateur

Droit

Lire

Écrire

Recevoir mes alarmes

Recevoir mes notifications

Modifier les options/ dossiers

Lire les messages marqués comme

étant privés

Opération possible pour le mandataire

Lire les éléments que vous recevez. Ni ce droit ni aucun autre droit de mandataire ne permet aux mandataires d'afficher votre dossier Contacts.

Créer et envoyer des éléments en votre nom, en y intégrant votre signature

(si vous en avez défini une). Modifiez l'objet des éléments et utilisez des options de liste de contrôle sur les éléments.

Recevoir les alarmes qui vous sont envoyées. La réception des alarmes n'est possible que si le mandataire appartient au même bureau de poste que vous.

Recevoir une notification lorsque des éléments vous sont envoyés. La réception des notifications n'est possible que si le mandataire appartient au même bureau de poste que vous.

Changer les options de votre boîte aux lettres. Le mandataire peut modifier n'importe lequel de vos paramètres Options, y compris l'accès donné à d'autres utilisateurs. S'il dispose également de droits d'accès à votre boîte aux lettres, le mandataire peut créer ou modifier des dossiers.

Lire les éléments que vous avez marqués comme étant privés. Si vous n'octroyez pas à votre mandataire des droits Privé, il ne pourra pas afficher les éléments privés de votre boîte aux lettres.

6.7.3 Ajout et suppression de noms et de droits de mandataire dans votre liste d'accès

Cliquez sur

Outils

Options

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Sécurité

, puis sur l'onglet

Droits d'accès des mandataires

Pour ajouter un utilisateur à la liste, saisissez son nom dans la zone correspondante, puis lorsque le nom complet apparaît, cliquez sur

Ajouter un utilisateur

Choisissez un utilisateur dans la liste d'accès.

Sélectionnez les droits d'accès que vous souhaitez lui attribuer.

Répétez les étapes 4 et 5 pour attribuer des droits à chacun des utilisateurs de la liste d'accès.

Vous pouvez sélectionner Accès tous utilisateurs dans la liste d'accès pour assigner des droits d'accès par défaut à tous les utilisateurs du carnet d'adresses. Par exemple, si vous souhaitez

Gestion de la boîte aux lettres

que tous les utilisateurs puissent lire vos messages, vous pouvez assigner les droits Lire à

Accès tous utilisateurs.

Pour supprimer un utilisateur de cette liste, sélectionnez-le, puis cliquez sur

Supprimer un utilisateur

Cliquez sur

6.7.4 Gestion de la boîte aux lettres ou de l'agenda d'un autre utilisateur

Pour pouvoir agir en tant que mandataire d'un utilisateur, celui-ci doit vous attribuer les droits correspondants dans sa liste d'accès dans Options. L'accès dont vous disposez dépend des droits qui vous ont été attribués.

Si cela n'a pas déjà été fait, ajoutez le nom d'utilisateur de cette personne à votre liste de mandataires.

Reportez-vous à « Ajout et suppression d'utilisateurs de votre liste de mandataires » page 100

Dans la fenêtre principale, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Dossiers, puis cliquez sur

Mandataire

Cliquez sur le nom du propriétaire de la boîte aux lettres à laquelle vous souhaitez accéder.

Lorsque vous avez terminé votre travail dans la boîte aux lettres d'un autre utilisateur, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête du dossier, puis cliquez sur votre nom pour revenir à votre boîte aux lettres personnelle.

Vous pouvez travailler avec plusieurs boîtes aux lettres ouvertes à la fois en ouvrant une nouvelle fenêtre principale pour chaque boîte aux lettres (cliquez sur

Fenêtre

Nouvelle fenêtre principale

, puis basculez vers la boîte aux lettres souhaitée). Pour les différencier, reportez-vous au nom de leur propriétaire, qui apparaît sur le dossier racine de chacune des boîtes aux lettres.

6.7.5 Ajout et suppression d'utilisateurs de votre liste de mandataires

Pour que vous puissiez agir en tant que mandataire d'un utilisateur, ce dernier doit vous octroyer les droits de mandataire dans sa liste d'accès, sous Options, et vous devez ajouter le nom de cette personne à votre liste de mandataires. L'accès dont vous disposez dépend des droits qui vous ont été attribués.

Dans la fenêtre principale, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Dossiers, puis cliquez sur

Mandataire

Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement

En ligne

Caching

pour indiquer le mode de GroupWise exécuté), puis cliquez sur

Mandataire

Pour supprimer un utilisateur, cliquez sur son nom, puis sur

Supprimer

Pour ajouter un utilisateur, saisissez son nom dans le champ

Nom

, puis cliquez sur

La boîte aux lettres de l'utilisateur s'ouvre. Le nom de la personne dont vous êtes mandataire apparaît dans la partie supérieure de la liste des dossiers.

100

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Si l'utilisateur ne vous a pas encore accordé les droits de mandataire dans sa liste d'accès, le nom est ajouté à la liste des mandataires mais la boîte aux lettres de l'utilisateur ne s'ouvre pas.

Pour revenir à votre boîte aux lettres personnelle, cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête

Liste des dossiers, puis cliquez sur votre nom.

Vous pouvez travailler avec plusieurs boîtes aux lettres ouvertes à la fois en ouvrant une nouvelle fenêtre principale pour chaque boîte aux lettres (cliquez sur

Fenêtre

Nouvelle fenêtre principale

, puis basculez vers la boîte aux lettres souhaitée). Pour les différencier, reportez-vous au nom de leur propriétaire, qui apparaît sur le dossier racine de chacune des boîtes aux lettres.

La suppression d'un utilisateur de votre liste des mandataires ne vous enlève pas le droit d'intervenir en tant que mandataire de cet utilisateur. Le propriétaire de la boîte aux lettres à laquelle vous avez accès doit modifier vos droits dans sa liste d'accès.

6.8 Enregistrement d'éléments dans votre boîte aux lettres

Sélectionnez un élément.

Cliquez sur

Fichier

Enregistrer sous

GroupWise donne à l'élément un nom de fichier par défaut qui reprend l'objet sans les espaces.

Vous pouvez modifier le nom du fichier et le dossier par défaut.

Cliquez sur

Enregistrer

6.9 Possession de ressources

Les ressources sont des éléments dont l'utilisation peut être planifiée pour des réunions ou à d'autres fins. Les ressources peuvent être des salles, des rétroprojecteurs, des voitures, etc. L'administrateur système définit une ressource en lui donnant un nom d'identification et en l'affectant à un utilisateur.

Vous pouvez inclure des ressources dans une recherche de plages disponibles, tout comme vous pouvez y inclure des utilisateurs. Pour cela, il faut saisir leur ID dans le champ Dest. Un utilisateur affecté à la gestion d'une ressource est propriétaire de cette ressource.

Le propriétaire d'une ressource a la charge d'accepter ou de refuser des rendez-vous pour cette ressource. Pour ce faire, il doit disposer de tous les droits de mandataire sur cette ressource. Vous pouvez également créer une règle pour accepter ou refuser automatiquement des rendez-vous pour une ressource. Pour cela, agissez en tant que mandataire de la ressource et créez une règle pour accepter tous les rendez-vous s'il n'y a pas de conflit avec d'autres rendez-vous. Reportez-vous à la

Section 6.6, « Création de règles », page 84

pour plus d'informations sur la création et l'activation de règles.

Cette section contient les éléments suivants :

Section 6.9.1, « Acceptation ou refus de requêtes de ressources », page 102

Section 6.9.2, « Création d'une règle pour une ressource », page 102

Gestion de la boîte aux lettres

101

6.9.1 Acceptation ou refus de requêtes de ressources

Vous pouvez accepter ou refuser des requêtes de ressources uniquement si vous êtes le propriétaire et si vous disposez des droits Lire et Écrire.

Dans la fenêtre principale ou l'agenda, cliquez sur

Fichier

Mandataire

Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching pour indiquer le mode de GroupWise exécuté), puis cliquez sur

Mandataire

Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

Si cette ressource ne figure pas dans la liste déroulante des mandataires, cliquez sur

Mandataire

, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans le champ

Nom

, puis cliquez sur

Double-cliquez sur l'élément que vous devez accepter ou refuser.

Cliquez sur

Accepter

ou sur

Refuser

dans la barre d'outils.

6.9.2 Création d'une règle pour une ressource

En tant que propriétaire de la ressource, vous disposez des droits Mandataire complets sur celle-ci, y compris la possibilité de créer des règles la concernant. Les étapes ci-après détaillent la procédure de création d'une règle destinée à accepter toutes les requêtes relatives à une ressource disponible. Cet exemple illustre l'utilité des règles dans la gestion des ressources. Vous pouvez créer d'autres règles pour automatiser différentes opérations. Vous pouvez par exemple créer une règle qui refuse les requêtes concernant une ressource déjà planifiée.

Cliquez sur la liste déroulante de l'en-tête Liste des dossiers (la partie supérieure de la liste des dossiers affiche probablement En ligne ou Caching), puis cliquez sur

Mandataire

Cliquez sur

Fichier

Mandataire

Cliquez sur la ressource dont vous êtes propriétaire.

Si cette ressource ne figure pas dans la boîte de dialogue Mandataire, saisissez le nom de la ressource que vous possédez dans le champ

Nom

, puis cliquez sur

Cliquez sur

Outils

Règles

, puis sur

Nouveau

Saisissez le nom de la règle.

Cliquez sur

Rendez-vous

. Vérifiez que les autres types d'éléments ne sont pas sélectionnés.

Cliquez sur la liste déroulante

Conflits de rendez-vous

, puis sur

Non

Cliquez sur

Ajouter une opération

, sur

Accepter

, saisissez un commentaire si vous le souhaitez, puis cliquez sur

Les étapes 6 et 7 ordonnent à la règle de n'accepter le rendez-vous de la ressource que si celleci est disponible.

Cliquez sur

Enregistrer

, puis sur

Fermer

102

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

6.10 Ouverture et vidage de la corbeille

Tous les messages téléphoniques et électroniques, les rendez-vous, les tâches, les documents et les notes qui ont été supprimés sont stockés dans la corbeille. Tant que la corbeille n'est pas vidée, les

éléments qu'elle contient peuvent être affichés, ouverts ou renvoyés dans votre boîte aux lettres. Une fois la corbeille vidée, les éléments qu'elle contient sont supprimés du système.

Vous pouvez vider la totalité de la corbeille ou ne supprimer que les éléments sélectionnés. Les

éléments de la corbeille peuvent être supprimés en fonction des jours saisis dans l'onglet

Nettoyage

des options d'environnement ou la corbeille peut être vidée manuellement. L'administrateur système peut spécifier que votre corbeille soit vidée automatiquement à intervalles réguliers.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Ouverture de la corbeille » page 103

« Annulation de la suppression d'un élément de la corbeille » page 103

« Enregistrement d'un élément de la corbeille » page 103

« Vidage de la corbeille » page 104

« Suppression d'éléments sélectionnés de la corbeille » page 104

« Vidage automatique de la corbeille » page 104

6.10.1 Ouverture de la corbeille

Dans la liste des dossiers, cliquez sur .

Vous pouvez également ouvrir et enregistrer les éléments de la Corbeille. Vous pouvez également supprimer des éléments de façon permanente, les replacer dans la boîte aux lettres ou afficher des informations sur les éléments. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un élément de la corbeille pour afficher d'autres options.

6.10.2 Annulation de la suppression d'un élément de la corbeille

Dans la liste des dossiers, cliquez sur .

Sélectionnez les éléments dont vous voulez annuler la suppression.

Cliquez sur

Éditer

Restituer

L'élément restitué est placé dans le dossier duquel il avait été supprimé. Si ce dossier d'origine n'existe plus, l'élément est placé dans votre boîte aux lettres.

Vous pouvez aussi restaurer un élément en le faisant glisser de la corbeille vers un autre dossier.

6.10.3 Enregistrement d'un élément de la corbeille

Vous pouvez enregistrer des éléments qui se trouvent dans la corbeille comme vous le feriez pour n'importe quel autre élément.

Gestion de la boîte aux lettres

103

6.10.4 Vidage de la corbeille

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur , puis cliquez sur

Vider la corbeille

6.10.5 Suppression d'éléments sélectionnés de la corbeille

Dans la liste des dossiers, cliquez sur .

Sélectionnez un ou plusieurs éléments.

Cliquez sur

Éditer

Supprimer

, puis sur

Oui

6.10.6 Vidage automatique de la corbeille

Cliquez sur

Outils

Options

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Général

, puis sur l'onglet

Nettoyage

Sélectionnez le bouton

Suppression automatique après

dans la zone de groupe

Vider la corbeille

, puis indiquez le nombre de jours entre deux suppressions automatiques.

Cliquez sur

Si votre administrateur système a spécifié que la corbeille doit être vidée régulièrement et de façon automatique, vous ne pouvez pas modifier cette option.

104

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

6.11 Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres

Utilisez l'option Supprimer pour retirer les éléments sélectionnés de votre boîte aux lettres. Vous pouvez également utiliser cette option pour retirer des éléments que vous avez envoyés. Vous pouvez retirer des messages électroniques et téléphoniques si leur destinataire ne les a pas lus ou s'ils n'ont pas été envoyés sur Internet. Vous pouvez retirer des rendez-vous, des notes et des tâches quand vous le souhaitez.

« Suppression d'un élément de la boîte aux lettres » page 105

« Suppression et vidage d'éléments de la boîte aux lettres » page 105

6.11.1 Suppression d'un élément de la boîte aux lettres

Dans la fenêtre principale, sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis appuyez sur la touche

Suppr.

Si vous supprimez un élément envoyé, la boîte de dialogue Supprimer l'élément s'affiche.

Sélectionnez l'option

Supprimer de

appropriée, puis cliquez sur

Si vous supprimez de votre boîte aux lettres une référence au document, seule cette référence est supprimée. Le document reste dans la bibliothèque.

Les éléments supprimés sont déplacés vers votre corbeille et y demeurent jusqu'à ce que cette dernière soit vidée.

6.11.2 Suppression et vidage d'éléments de la boîte aux lettres

Dans la fenêtre principale, sélectionnez un ou plusieurs éléments, puis cliquez sur

Éditer

Supprimer et Vider

Si vous sélectionnez cette option, les éléments supprimés ne sont pas déplacés vers la corbeille ; ils sont irrécupérables.

6.12 Sauvegarde de la boîte aux lettres

En général, votre administrateur système sauvegarde régulièrement votre boîte aux lettres réseau.

Vous pouvez de votre côté sauvegarder votre boîte aux lettres locale si vous souhaitez conserver une copie supplémentaire de votre boîte aux lettres ou pour sauvegarder des informations qui ne se trouvent plus dans votre boîte aux lettres réseau.

Si l'administrateur système a créé une zone de restauration et a sauvegardé l'intégralité du système

GroupWise, ou si vous avez sauvegardé votre boîte aux lettres locale en mode Remote ou en mode

Caching, vous pouvez ouvrir une copie de sauvegarde de cette boîte aux lettres pour afficher et restaurer les éléments qu'elle contient. Vous devez toutefois disposer des droits d'accès en lecture et

écriture sur la zone de restauration si elle se trouve sur le réseau.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Sauvegarde de la boîte aux lettres » page 106

« Restauration d'éléments à partir d'une sauvegarde » page 106

Gestion de la boîte aux lettres

105

6.12.1 Sauvegarde de la boîte aux lettres

Pour sauvegarder manuellement votre boîte aux lettres locale en mode Remote ou en mode

Caching, cliquez sur

Outils

Sauvegarder la boîte aux lettres

Indiquez l'emplacement de la sauvegarde si vous y êtes invité, puis cliquez sur

Vous pouvez également définir une sauvegarde automatique :

En mode Remote ou Caching, cliquez sur

Outils

Options

, puis cliquez sur

Général

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

, puis sur

Général

Cliquez sur l'onglet

Options de sauvegarde

, puis sélectionnez

Sauvegarder la boîte aux lettres de caching

Indiquez l'emplacement de la sauvegarde. L'emplacement par défaut est c:\novell\groupwise\backup

Indiquez la fréquence à laquelle vous voulez que votre boîte aux lettres soit sauvegardée.

Si vous le souhaitez, sélectionnez

Ne pas confirmer avant d'effectuer la sauvegarde

6.12.2 Restauration d'éléments à partir d'une sauvegarde

Cliquez sur

Fichier

Ouvrir la sauvegarde

Saisissez le chemin complet d'accès à la boîte aux lettres sauvegardée ou sélectionnez-le, puis saisissez votre mot de passe si nécessaire.

Sélectionnez l'élément à restaurer, puis cliquez sur

Opérations

Restaurer

Pour quitter votre boîte aux lettres sauvegardée, cliquez sur

Fichier

Ouvrir la sauvegarde

6.13 Réparation de votre boîte aux lettres

Le programme GWCheck assure la maintenance de la base de données de votre boîte aux lettres. Si le programme GWCheck est disponible, vous pouvez effectuer la maintenance de la base de données de vos boîtes aux lettres Caching et d'archivage. GWCheck est généralement installé dans le répertoire

/opt/novell/groupwise/gwcheck

sous Linux et dans le répertoire

Desktop/GroupWise.app/Contents/Resources/gwcheck

sous Macintosh.

Par défaut, GWCheck s'installe avec le client lorsque vous utilisez le programme d'installation de

GroupWise. Si vous avez installé le client multi plate-forme GroupWise manuellement à partir du

RPM sous Linux, vous devez également installer GWCheck manuellement.

106

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Pour plus d'informations sur l'utilisation de GWCheck, reportez-vous à Standalone Database

Maintenance Programs (Programmes de maintenance de bases de données autonomes) dans le

GroupWise 7 Administration Guide (Guide d'administration de GroupWise 7)

6.14 Recherche d'éléments

Utilisez Rechercher pour trouver les éléments qui répondent aux critères spécifiés.

« Recherche d'un élément à l'aide des critères de recherche » page 107

« Limitation de la recherche » page 107

6.14.1 Recherche d'un élément à l'aide des critères de recherche

Cliquez sur dans la barre d'outils.

Pour rechercher un texte précis, saisissez-le dans les champs

Message

Objet

Pour rechercher un nom, saisissez-le dans les champs De ou

Dest./CC

Cliquez sur

Rechercher

pour lancer la recherche.

6.14.2 Limitation de la recherche

Dans les champs

Objet

Message

de la boîte de dialogue Rechercher, saisissez les mots peu communs que vous avez remarqués dans l'élément recherché. Si vous effectuez une recherche à l'aide de mots courants, elle risque de renvoyer trop d'éléments pour être utile.

Si vous ne trouvez pas le document ou le message, vérifiez que vos critères de recherche ne contiennent pas de fautes d'orthographe. Vérifiez ensuite la syntaxe de votre recherche afin de vous assurer que vous indiquez bien à la commande Rechercher de rechercher exactement ce que vous voulez.

6.15 Filtrage des éléments

Si votre boîte aux lettres ou votre agenda contient de nombreux éléments, la recherche d'un élément en particulier peut s'avérer longue et complexe. Grâce à la fonction Filtre , vous pouvez afficher les éléments selon des critères spécifiques : éléments reçus, éléments envoyés et/ou éléments publiés. En réalité, la fonction Filtre ne déplace ni ne supprime les éléments ; elle affiche certains

éléments sur la base des critères que vous indiquez.

6.16 Utilisation des colonnes de votre boîte aux lettres

La Liste d'éléments de la fenêtre principale est divisée en colonnes. Les informations relatives aux

éléments de cette liste apparaissent dans chaque colonne. Par exemple, l'objet et la date d'envoi apparaissent dans des colonnes différentes. Vous pouvez trier les éléments de votre boîte aux lettres par colonne.

Cliquez sur le dossier contenant les éléments que vous souhaitez trier.

Cliquez sur un en-tête de colonne. Pour inverser l'ordre de tri, cliquez de nouveau sur le titre de la colonne.

Gestion de la boîte aux lettres

107

108

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Utilisation du carnet d'adresses

Utilisez les carnets d'adresses comme des outils de gestion des contacts, des annuaires téléphoniques et des centres d'informations pour vos correspondances. Les carnets d'adresses peuvent stocker, entre autres, des noms, des adresses postales ou électroniques et des numéros de téléphone.

Un carnet d'adresses peut contenir différents types d'entrées : un contact, un groupe, une ressource ou une organisation. Pour plus détails sur les informations que vous pouvez stocker dans chaque

type d'entrée, reportez-vous à « Gestion des contacts » page 79 , à

« Gestion des groupes » page 80

, à

« Gestion des ressources » page 80

et à

« Gestion des organisations » page 81

Cette section contient les rubriques suivantes :

Section 7.1, « Présentation des carnets d'adresses », page 109

Section 7.2, « Recherche d'utilisateurs et de ressources », page 113

Section 7.3, « Utilisation de groupes pour spécifier les destinataires des éléments », page 113

Section 7.4, « Impression de listes à partir du carnet d'adresses », page 116

Section 7.5, « Utilisation du Sélecteur d'adresses et du Carnet d'adresses pour l'envoi de messages », page 117

Section 7.6, « Utilisation de contacts fréquents », page 118

Section 7.7, « Gestion des carnets d'adresses personnels », page 118

Section 7.8, « Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur », page 120

7.1 Présentation des carnets d'adresses

Pour plus d'informations sur les différents types de carnets d'adresses, cliquez sur l'un des liens cidessous.

« Utilisation du carnet d'adresses, du Sélecteur d'adresses et du dossier Contacts » page 109

« Carnet d'adresses système » page 111

« Carnet d'adresses Contacts fréquents » page 112

« Carnets d'adresses personnels » page 112

« Carnets d'adresses partagés » page 112

7.1.1 Utilisation du carnet d'adresses, du Sélecteur d'adresses et du dossier Contacts

Les informations du carnet d'adresses sont accessibles via : le

Carnet d'adresses

, le Sélecteur d'adresses

et le

dossier Contacts

Carnet d'adresses

Pour ouvrir le Carnet d'adresses GroupWise®, cliquez sur

Carnet d'adresses

la barre d'outils de la fenêtre principale. Le Carnet d'adresses s'ouvre et affiche un volet gauche dans

Utilisation du carnet d'adresses

109

lequel figurent le carnet d'adresses système, le carnet d'adresses Contacts fréquents et les carnets d'adresses personnels que vous avez créés.

Figure 7-1

Carnet d'adresses

Utilisation du Carnet d'adresses

Dans le Carnet d'adresses, vous pouvez ouvrir des contacts afin de visualiser les informations détaillées les concernant, sélectionner des noms de destinataires d'éléments, créer et modifier des groupes, et créer et supprimer des contacts.

Le carnet d'adresses offre également des options de carnet d'adresses avancées, telles que la création et la modification de carnets d'adresses personnels, la modification de l'ordre de la recherche par achèvement de noms, le partage de carnets d'adresses, etc.

Sélecteur d'adresses

Lorsque vous composez un nouvel élément et que vous cliquez sur

Adresse

la barre d'outils de la vue d'élément, le Sélecteur d'adresses s'affiche. Le Sélecteur d'adresses présente une vue simplifiée du Carnet d'adresses et propose les options qui permettent de sélectionner un nom et de créer un groupe.

Changement du carnet d'adresses affiché dans le Sélecteur d'adresses

Dans le Sélecteur d'adresses, un seul carnet d'adresses est visible à la fois. Pour changer de carnet d'adresses, cliquez sur un carnet dans la liste déroulante Rechercher dans.

Utilisation du Sélecteur d'adresses

Double-cliquez sur les entrées que vous voulez placer dans les champs Dest., CC ou CM de l'élément que vous envoyez. Vous pouvez filtrer des entrées par contact, groupe et ressource à l'aide de la liste déroulante .

110

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Vous pouvez modifier l'ordre des colonnes dans la liste des adresses, modifier l'ordre de tri de la liste en fonction des entrées de la colonne de votre choix ou redimensionner le Sélecteur d'adresses en faisant glisser un coin de la fenêtre. Pour ouvrir une entrée de contact et afficher ses détails, cliquez sur le contact, puis sur

Détails

Pour ajouter des contacts dans le volet droit et créer un groupe, cliquez sur Enregistrer le groupe. Si vous cliquez sur la flèche vers le bas du bouton Enregistrer le groupe, vous pouvez sélectionner le carnet d'adresses dans lequel le groupe sera enregistré. Sinon, il est enregistré dans le carnet d'adresses affiché dans le Sélecteur d'adresses.

Vous pouvez créer des contacts à l'aide du bouton Nouveau contact. Ce bouton n'est pas actif lorsque le carnet d'adresses système est affiché. Pour créer un contact, cliquez sur

Nouveau contact

, saisissez les informations relatives au contact dans les différents onglets, puis cliquez sur

. Pour plus d'informations, reportez-vous à la

Section 6.3, « Gestion des contacts via la boîte aux lettres », page 78

Contextes d'affichage du Sélecteur d'adresses

Le Sélecteur d'adresses s'affiche dans d'autres contextes via GroupWise, par exemple, lorsque vous sélectionnez des membres d'un groupe, des entrées d'un filtre ou d'une recherche, etc. Il peut être légèrement modifié pour afficher uniquement les options adaptées au contexte.

Dossier Contacts

Le dossier Contacts de la liste des dossiers GroupWise représente le carnet d'adresses Contacts fréquents du Carnet d'adresses.

Si vous voulez que le dossier Contacts affiche les entrées d'un carnet d'adresses différent, cliquez avec le bouton droit sur le dossier

Contacts

, cliquez sur

Propriétés

, cliquez sur le nom du carnet d'adresses dans la liste déroulante

Carnet d'adresses

, puis cliquez sur OK.

Les modifications que vous effectuez dans le dossier Contacts sont également effectuées dans le carnet d'adresses correspondant (Contacts fréquents ou tout autre carnet d'adresses).

Utilisation du dossier Contacts

Utilisez le dossier Contacts pour afficher, mettre à jour, supprimer et ajouter des informations relatives aux contacts dans le carnet d'adresses. Pour plus d'informations, reportez-vous à la

Section 6.3, « Gestion des contacts via la boîte aux lettres », page 78

7.1.2 Carnet d'adresses système

Le carnet d'adresses système est identifié par l'icône .

Le carnet d'adresses système est le carnet d'adresses configuré et géré par l'administrateur système.

Utilisez ce carnet d'adresses pour afficher les informations sur les utilisateurs de votre système

GroupWise.

Le carnet d'adresses système étant généralement volumineux, vous pouvez rechercher des noms ou utiliser des filtres prédéfinis pour rechercher des noms, plutôt que de faire défiler tout le carnet d'adresses. Reportez-vous à

« Recherche d'adresses d'utilisateurs, de ressources, d'organisations et de groupes » page 113

Utilisation du carnet d'adresses

111

Vous pouvez afficher les informations sur les contacts du carnet d'adresses système, mais vous ne pouvez pas les modifier.

7.1.3 Carnet d'adresses Contacts fréquents

Le carnet d'adresses Contacts fréquents est identifié par l'icône .

Utilisez le carnet d'adresses Contacts fréquents pour avoir accès aux entrées que vous utilisez le plus fréquemment ou à celles que vous avez utilisées tout dernièrement. Lorsque vous utilisez une adresse dans un message, elle est copiée dans le carnet d'adresses Contacts fréquents si le paramétrage des options du carnet le permet. Vous pouvez connaître la date et l'heure auxquelles vous avez utilisé l'entrée pour la dernière fois et le nombre d'utilisations.

Une entrée placée dans Contacts fréquents y demeure jusqu'à ce que vous la supprimiez. Elle reste

également dans le carnet d'adresses dont elle provient.

Bien que le carnet d'adresses Contacts fréquents soit créé par GroupWise, il est considéré comme un carnet d'adresses personnel car vous pouvez modifier les informations sur les contacts.

7.1.4 Carnets d'adresses personnels

Les carnets d'adresses personnels sont identifiés par l'icône .

Vous pouvez créer, modifier, enregistrer et renommer plusieurs carnets d'adresses pour votre usage personnel, et les partager avec d'autres utilisateurs.

Vous pouvez ajouter ou supprimer des noms et des renseignements relatifs aux contacts (personnes, sociétés ou ressources) qui figurent dans vos carnets d'adresses personnels. Vous pouvez aussi créer vos propres propriétés (champs). Lorsque vous créez un carnet d'adresses personnel, une icône représentant un livre est ajoutée dans la fenêtre principale du carnet d'adresses. Pour développer et réduire les carnets d'adresses ouverts, cliquez sur les signes + et -.

Si vous créez plusieurs carnets d'adresses, vous pouvez y inclure le même nom et la même adresse.

Si vous copiez l'entrée depuis un carnet d'adresses et que vous la modifiez dans l'un des carnets, la mise à jour est effectuée dans tous les carnets.

Les carnets d'adresses personnels présentent les adresses selon vos préférences. Par exemple, vous pouvez inclure des adresses Internet ou aucune adresse du tout pour les personnes que vous ajoutez

à vos carnets d'adresses personnels. Vous pouvez également créer des groupes personnels. Si vous enregistrez une liste de personnes sous forme de groupe, il suffit de saisir le nom du groupe dans le champ

Dest.

pour envoyer votre message à tous les membres du groupe. Reportez-vous à la

Section 7.3, « Utilisation de groupes pour spécifier les destinataires des éléments », page 113 .

7.1.5 Carnets d'adresses partagés

Les carnets d'adresses partagés sont identifiés par l'icône . Cette icône peut être légèrement différente selon que vous êtes ou non le créateur du carnet d'adresses.

Vous pouvez partager des carnets d'adresses personnels avec les autres utilisateurs. Vous pouvez accorder aux utilisateurs des droits en lecture seule ou leur permettre de lire, ajouter, éditer et supprimer les informations contenues dans le carnet d'adresses. Lorsque vous partagez un carnet d'adresses, les utilisateurs reçoivent une notification qu'ils peuvent accepter ou refuser. Reportezvous à la

Section 7.8, « Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur », page 120

112

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

7.2 Recherche d'utilisateurs et de ressources

À l'aide de la liste de recherche, vous pouvez facilement retrouver des entrées de carnet d'adresses.

Vous pouvez aussi spécifier des critères de recherche en définissant un ou plusieurs filtres.

Lorsque vous commencez à saisir un nom dans les champs Dest., CC ou CM d'un élément que vous créez, la fonction Achèvement de noms tente de compléter le nom à votre place. Elle parcourt les carnets d'adresses dans l'ordre indiqué dans la boîte de dialogue Ordre de recherche de l'achèvement de noms et recherche les entrées qui correspondent au nom que vous saisissez.

Si cette fonction retrouve le nom que vous recherchez, vous pouvez arrêter la saisie. Si, en revanche, aucune correspondance n'est trouvée, continuez votre saisie : la fonction Achèvement de noms poursuit ainsi sa recherche en fonction de chaque nouveau caractère saisi. Si elle trouve un nom similaire à celui que vous recherchez mais pas exactement identique, utilisez les touches Haut et Bas pour vous déplacer dans la liste des noms voisins dans le Carnet d'adresses.

Vous pouvez faire en sorte que la fonction Achèvement de noms parcoure vos carnets d'adresses selon un ordre défini. Toutefois, le carnet d'adresses du système sera toujours parcouru en dernier.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Recherche d'adresses d'utilisateurs, de ressources, d'organisations et de groupes » page 113

7.2.1 Recherche d'adresses d'utilisateurs, de ressources, d'organisations et de groupes

Dans la fenêtre principale, cliquez sur ou

dans la barre d'outils.

Cliquez sur sur la barre d'outils dans un élément que vous composez.

Sélectionnez le carnet d'adresses dans lequel vous souhaitez rechercher des adresses.

Commencez à saisir l'élément que vous recherchez.

La fonction d'achèvement de noms complète le nom.

7.3 Utilisation de groupes pour spécifier les destinataires des éléments

Un groupe est une liste de ressources ou d'utilisateurs auxquels vous pouvez envoyer des messages.

Utilisez un groupe pour envoyer un message à plusieurs utilisateurs ou ressources à la fois, en saisissant leur nom dans les champs Dest., CM ou CC. Il existe deux types de groupes : public et personnel.

Un groupe public est une liste d'utilisateurs créée par l'administrateur système et exploitable par tout utilisateur GroupWise. Un groupe public peut, par exemple, être créé pour le service Comptabilité. Il inclut chaque salarié de ce service. Les groupes publics sont répertoriés dans le carnet d'adresses système.

Un groupe personnel est un groupe que vous créez. Ainsi, si vous envoyez fréquemment à votre

équipe de travail des messages concernant des réunions, vous pouvez inclure dans un groupe

Utilisation du carnet d'adresses

113

personnel, le nom et l'adresse de chacun de vos collaborateurs et indiquer la salle de réunion

(ressource).

Les groupes sont identifiés par l'icône et sont affichés dans les volets de gauche et de droite du carnet d'adresses ouvert.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Création et enregistrement d'un groupe personnel » page 114

« Spécification d'un groupe comme destinataire d'un élément » page 115

« Ajout et suppression de contacts d'un groupe personnel » page 115

« Affichage des informations de groupe » page 116

7.3.1 Création et enregistrement d'un groupe personnel

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Cliquez sur le carnet d'adresses personnel dans lequel vous souhaitez ajouter ce groupe.

Cliquez sur

Nouveau

dans la barre d'outils, sur

Groupe

, puis sur

Saisissez le nom du groupe.

Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.

Cliquez sur

Membres

pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et afficher la liste d'adresses.

Cliquez sur

Dest.

, faites glisser les utilisateurs et les ressources de votre groupe après avoir double-cliqué dessus ou cliqué dessus tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée.

Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le carnet d'adresses dans la liste déroulante Rechercher dans.

Pour filtrer la liste des entrées par contact, groupe ou ressource, cliquez sur une option de la liste déroulante .

Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun carnet d'adresses existant, cliquez sur

Nouveau contact

, saisissez les informations requises, cliquez sur

, puis double-cliquez sur l'entrée.

Cliquez deux fois sur

pour enregistrer le groupe dans votre carnet d'adresses personnel.

Vous pouvez également créer et enregistrer un groupe personnel depuis le Sélecteur d'adresses lorsque vous indiquez le destinataire d'un message ou d'un autre élément.

Dans la vue d'un élément, cliquez sur dans la barre d'outils.

Double-cliquez sur les contacts pour les ajouter au volet droit.

Si l'utilisateur que vous voulez ajouter se trouve dans un autre carnet d'adresses, cliquez sur le carnet d'adresses dans la liste déroulante

Rechercher dans

Pour filtrer la liste des entrées par contact, groupe ou ressource, cliquez sur une option de la liste déroulante .

Pour ajouter une entrée qui ne figure dans aucun carnet d'adresses existant, cliquez sur

Nouveau contact

, saisissez les informations requises, cliquez sur

, puis double-cliquez sur l'entrée.

Sélectionnez

Enregistrer le groupe

114

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Si vous souhaitez enregistrer le groupe dans un carnet d'adresses différent du carnet affiché, cliquez sur la flèche à droite du bouton

Enregistrer le groupe

, puis sélectionnez le carnet d'adresses.

Saisissez le nom du groupe.

Saisissez des commentaires tels que la description du groupe.

Cliquez deux fois sur

7.3.2 Spécification d'un groupe comme destinataire d'un

élément

Dans la vue d'un élément, cliquez sur dans la barre d'outils.

Sélectionnez un groupe, puis cliquez sur

Dest.

Répétez l'opération autant de fois que nécessaire.

Pour afficher tous les membres du groupe, cliquez avec le bouton droit de la souris sur le groupe, puis cliquez sur

Étendre le groupe

Pour afficher plus d'informations sur le groupe, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur

Détails

Cliquez sur

pour revenir à la vue de l'élément.

7.3.3 Ajout et suppression de contacts d'un groupe personnel

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils. Dans le volet gauche, cliquez sur + pour développer le carnet d'adresses dans lequel se trouve le groupe, puis cliquez sur le nom du carnet d'adresses.

Cliquez sur sur la barre d'outils dans un élément que vous composez.

Cliquez sur le groupe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur

Détails

Les groupes sont identifiés par l'icône et sont affichés dans les volets de gauche et de droite du Carnet d'adresses.

Dans l'onglet

Détails

, cliquez sur

Membres

pour ouvrir la boîte de dialogue Sélecteur d'adresses et afficher la liste d'adresses.

Pour ajouter un contact, cliquez sur la liste déroulante Rechercher dans, puis cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel se trouve le contact.

Dans la liste déroulante

Correspond

, sélectionnez le moyen à utiliser pour localiser le contact

(par l'intermédiaire du prénom, du nom de famille ou du nom complet).

Dans le champ

Rechercher

, saisissez le contact que vous souhaitez ajouter.

La liste d'adresses défile jusqu'à la correspondance la plus proche.

Double-cliquez sur le contact dans la liste afin de l'ajouter à la liste

Sélectionné

Pour supprimer un contact, cliquez sur le nom dans la liste

Sélectionné

, puis cliquez sur

Supprimer

Cliquez sur

deux fois de suite pour enregistrer le groupe.

Utilisation du carnet d'adresses

115

7.3.4 Affichage des informations de groupe

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils. Dans le volet gauche, cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel se trouve le groupe. Cliquez sur le signe + pour développer le carnet d'adresses.

Cliquez sur sur la barre d'outils dans un élément que vous composez.

Cliquez sur le dossier

Contacts

dans la liste des dossiers.

Cliquez sur le groupe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur

Détails

. Les groupes sont signalés par l'icône .

Cliquez sur l'onglet

Détails

7.3.5 Suppression d'un groupe dans un carnet d'adresses personnel

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils. Dans le volet gauche, cliquez sur le carnet d'adresses dans lequel se trouve le groupe. Cliquez sur le signe

pour développer le carnet d'adresses.

Cliquez sur le groupe avec le bouton droit de la souris, puis cliquez sur

Supprimer

. Les groupes sont signalés par l'icône .

Cliquez sur

Oui

pour valider la suppression du groupe.

7.4 Impression de listes à partir du carnet d'adresses

Vous pouvez imprimer des adresses dans des listes à partir du Carnet d'adresses.

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Cliquez sur le carnet d'adresses qui contient les entrées que vous souhaitez imprimer.

Pour sélectionner des entrées particulières, cliquez sur chacune d'elles tout en maintenant la touche Ctrl+ ou la touche Maj+ enfoncée.

Ne sélectionnez aucune entrée si vous voulez imprimer le carnet d'adresses dans son intégralité.

Cliquez sur

Fichier

Imprimer

Vérifiez que l'onglet Formulaire est sélectionné.

Cliquez sur

Liste

dans la zone de groupe

Sélectionner l'élément à imprimer

Cliquez sur les éléments à imprimer dans la zone de liste

Sélectionner un formulaire d'impression disponible

Vous ne pouvez imprimer que les informations qui ont été entrées dans les champs du carnet d'adresses. Si un champ ne contient aucune donnée, rien ne sera imprimé à son sujet.

Cliquez sur l'onglet

Contenu

116

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Selon les éléments que vous avez sélectionnés à l'étape 7, vous pourrez sélectionner ou désélectionner les champs que vous voulez imprimer.

Cliquez sur

Prévisualiser

pour savoir à quoi ressemblera la liste.

Cliquez sur

Imprimer

7.5 Utilisation du Sélecteur d'adresses et du

Carnet d'adresses pour l'envoi de messages

Utilisez le Sélecteur d'adresses pour spécifier les destinataires des éléments que vous composez.

Pour plus d'informations sur le Sélecteur d'adresses, reportez-vous à

« Sélecteur d'adresses » page 110 .

Utilisez Message pour envoyer des éléments depuis un carnet d'adresses. Si vous avez ouvert le

Carnet d'adresses depuis la fenêtre principale, GroupWise et le Carnet d'adresses ne sont pas connectés. La fonction Message permet d'ouvrir la vue d'un élément depuis le carnet d'adresses.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Utilisation du Sélecteur d'adresses pour spécifier le destinataire d'un élément » page 117

« Envoi de messages depuis le Carnet d'adresses » page 117

7.5.1 Utilisation du Sélecteur d'adresses pour spécifier le destinataire d'un élément

Dans un élément que vous composez, cliquez sur dans la barre d'outils.

Sélectionnez un carnet d'adresses dans la liste déroulante

Rechercher dans

Double-cliquez sur le nom des destinataires principaux (ceux qui doivent apparaître dans le champ Dest.) de votre message.

Pour spécifier des destinataires en copie carbone, cliquez sur

, puis double-cliquez sur le nom de ces destinataires.

Pour spécifier des destinataires en copie masquée, cliquez sur

, puis double-cliquez sur le nom de ces destinataires.

Cliquez sur la liste déroulante pour afficher uniquement les contacts, les groupes ou les ressources dans votre liste.

Cliquez sur

Si vous connaissez le nom de la personne, commencez à le saisir dans la zone

Dest.

de la vue d'élément. La fonction Achèvement de noms examine le carnet d'adresses Contacts fréquents, le carnet d'adresses actuel et le carnet d'adresses système, s'ils figurent dans Ordre de recherche de l'achèvement de noms. Lorsque cette option a trouvé le nom de la personne à laquelle vous souhaitez envoyer un message, vous pouvez interrompre votre saisie. Si elle trouve un nom similaire à celui que vous recherchez mais pas exactement identique, vous pouvez utiliser les touches Haut et Bas pour vous déplacer dans la liste des noms voisins dans le Carnet d'adresses.

7.5.2 Envoi de messages depuis le Carnet d'adresses

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Utilisation du carnet d'adresses

117

Cliquez sur un carnet d'adresses.

Tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée, cliquez sur le nom des utilisateurs auxquels vous souhaitez envoyer un message.

Cliquez sur

Fichier

Envoyer un message

7.6 Utilisation de contacts fréquents

Une entrée placée dans Contacts fréquents y demeure jusqu'à ce que vous la supprimiez. Elle reste

également dans le carnet d'adresses dont elle provient.

Utilisez les propriétés des contacts fréquents pour choisir les éventuelles adresses à récupérer des

éléments reçus ou envoyés, et pour décider de la durée de conservation de ces adresses dans le carnet d'adresses.

Cliquez sur dans un élément que vous composez.

Sélectionnez Contacts fréquents dans la liste déroulante Rechercher dans.

Double-cliquez sur les noms souhaités, puis cliquez sur OK.

Vous pouvez fermer le carnet d'adresses Contacts fréquents, mais pas le supprimer.

7.7 Gestion des carnets d'adresses personnels

Vous pouvez créer, modifier, enregistrer et renommer plusieurs carnets d'adresses pour votre usage personnel, et les partager avec d'autres utilisateurs.

Si vous créez plusieurs carnets d'adresses, vous pouvez y inclure le même nom et la même adresse.

Si vous copiez l'entrée depuis un carnet d'adresses et que vous la modifiez dans l'un des carnets, la mise à jour est effectuée dans tous les carnets.

Dest.

pour envoyer votre message à tous les membres du groupe.

Cette section contient les rubriques suivantes :

« Création d'un carnet d'adresses personnel » page 119

« Suppression d'un carnet d'adresses personnel » page 119

« Modification d'un carnet d'adresses personnel » page 119

118

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

7.7.1 Création d'un carnet d'adresses personnel

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Cliquez sur

Fichier

Nouveau carnet

Saisissez le nom du nouveau carnet, puis cliquez sur

Pour ajouter des entrées au nouveau carnet d'adresses, cliquez sur le carnet d'adresses, puis cliquez sur

Nouveau

dans la barre d'outils.

Cliquez sur Type d'entrée, puis sur

Renseignez les champs relatifs au type d'entrée choisi.

Pour plus d'informations sur les différents champs, reportez-vous à

« Gestion des contacts » page 79

, à « Gestion des groupes » page 80

, à

« Gestion des ressources » page 80 et à

« Gestion des organisations » page 81

Cliquez sur

Pour copier des entrées dans le nouveau carnet d'adresses à partir de carnets d'adresses existants, cliquez sur le carnet d'adresses existant, cliquez sur une entrée, puis faites glisser l'entrée vers le nouveau carnet d'adresses.

Vous pouvez ajouter et modifier des enregistrements dans vos carnets d'adresses personnels.

L'administrateur système est cependant le seul à pouvoir ajouter et modifier des enregistrements dans le carnet d'adresses système.

7.7.2 Suppression d'un carnet d'adresses personnel

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Cliquez sur

Fichier

Supprimer le carnet

Cliquez sur le carnet que vous souhaitez supprimer ou cliquez sur plusieurs carnets tout en maintenant la touche Ctrl+ enfoncée, cliquez sur

, puis sur

Oui

Une fois qu'il a été supprimé, un carnet d'adresses personnel ne peut pas être récupéré.

7.7.3 Modification d'un carnet d'adresses personnel

Dans un carnet d'adresses personnel, vous pouvez ajouter ou supprimer des entrées, modifier des informations existantes ou copier des noms pour les coller dans un autre carnet. Vous pouvez

également modifier le nom d'un carnet ou créer vos propres champs de carnets d'adresses personnalisés.

« Suppression d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel » page 119

« Modification d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel » page 120

« Copie d'une entrée d'un carnet d'adresses personnel vers un autre » page 120

« Attribution d'un nouveau nom à un carnet d'adresses personnel » page 120

Suppression d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Cliquez sur un carnet d'adresses, puis cliquez sur le nom que vous souhaitez supprimer (ou cliquez sur les noms à supprimer tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée).

Utilisation du carnet d'adresses

119

Appuyez sur la touche Suppr, puis cliquez sur

Oui

Modification d'une entrée dans un carnet d'adresses personnel

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Cliquez sur un carnet d'adresses, puis double-cliquez sur le nom que vous souhaitez modifier.

Modifiez les informations dans les différents onglets, puis cliquez sur

Copie d'une entrée d'un carnet d'adresses personnel vers un autre

Vous ne pouvez pas copier de noms vers un carnet d'adresses fermé. Vous devez d'abord l'ouvrir.

Vous ne pouvez pas copier de noms vers le Carnet d'adresses système.

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Cliquez sur un carnet d'adresses, puis cliquez sur le nom que vous souhaitez copier (ou cliquez sur les noms à copier tout en maintenant la touche Ctrl enfoncée).

Cliquez sur

Éditer

Copier vers

Sélectionnez le carnet d'adresses vers lequel vous souhaitez copier les noms, puis cliquez sur

Attribution d'un nouveau nom à un carnet d'adresses personnel

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Cliquez sur le carnet d'adresses personnel que vous souhaitez renommer.

Vous ne pouvez pas renommer le carnet d'adresses Contacts fréquents.

Cliquez sur

Fichier

Renommer le carnet

Saisissez le nouveau nom, puis cliquez sur

7.8 Partage d'un carnet d'adresses avec un autre utilisateur

Dans la fenêtre principale, cliquez sur dans la barre d'outils.

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le carnet que vous voulez partager, puis cliquez sur

Partage

Si le carnet d'adresses n'apparaît pas, vous devez l'ouvrir via

Fichier

Ouvrir un carnet

Cliquez sur

Partagé avec

Saisissez le nom de la personne avec laquelle vous voulez partager le carnet d'adresses, puis cliquez sur

Ajouter un utilisateur

Vous ne pouvez pas partager des carnets d'adresses dans des domaines externes.

Cliquez sur le nom de chaque utilisateur dans la liste de partage, puis assignez-lui des droits dans la zone de groupe

Accès

Cliquez sur

pour enregistrer les modifications apportées et fermer la boîte de dialogue

Propriétés.

Lorsque vous cliquez sur

, la personne avec laquelle vous souhaitez partager le carnet d'adresses reçoit une notification. La colonne d'état affiche « En attente » jusqu'à ce que

120

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

l'utilisateur accepte ou refuse la requête de partage du carnet d'adresses, puis elle est mise à jour pour refléter le choix de l'utilisateur.

Dans le Carnet d'adresses, les carnets d'adresses partagés sont signalés par l'icône .

Vous, ainsi que les utilisateurs avec lesquels vous partagez un carnet d'adresses, pouvez organiser vos colonnes de carnet d'adresses différemment.

Utilisation du carnet d'adresses

121

122

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Utilisation du mode Caching

Le mode Caching enregistre sur votre disque dur une copie de votre boîte aux lettres réseau, y compris vos messages et d'autres informations. Ce mode permet d'utiliser GroupWise®, que votre agent de bureau de poste ou votre réseau soit disponible ou non. Puisque vous n'êtes pas connecté au réseau en permanence, ce mode diminue le trafic réseau et offre les meilleures performances. Une connexion est établie automatiquement pour récupérer et envoyer les nouveaux messages. Toutes les mises à jour s'effectuent en arrière-plan, de sorte que votre travail n'est pas interrompu.

Utilisez ce mode si vous disposez de suffisamment d'espace disque sur votre disque dur pour stocker votre boîte aux lettres.

Plusieurs utilisateurs peuvent définir leur boîte aux lettres de caching sur un même ordinateur partagé.

Votre administrateur système peut spécifier des paramètres qui ne permettent pas d'utiliser le mode

Caching ou qui requièrent que vous n'utilisiez que le mode Caching.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Section 8.1, « Configuration de votre boîte aux lettres de caching », page 123

Section 8.2, « Synchronisation de votre boîte aux lettres de caching avec votre boîte aux lettres en ligne », page 124

Section 8.3, « Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres de caching », page 124

Section 8.4, « État de la connexion », page 124

8.1 Configuration de votre boîte aux lettres de caching

La configuration d'une boîte aux lettres de caching requiert l'espace disque (sur votre disque dur local ou sur une autre unité réseau) nécessaire pour stocker toutes les données de votre boîte aux lettres.

Vérifiez que GroupWise est installé sur l'ordinateur sur lequel vous souhaitez configurer votre boîte aux lettres de caching.

Cliquez sur

Fichier

Mode

Caching

Cliquez sur

Caching

dans la liste déroulante au-dessus de la liste des dossiers.

Saisissez le chemin d'accès à votre boîte aux lettres de caching, puis cliquez sur

Vérifiez que vous avez un mot de passe pour votre boîte aux lettres en ligne.

GroupWise met à jour automatiquement la boîte aux lettres de caching avec une image de la boîte aux lettres en ligne. Le processus de mise à jour initiale ou « préparation » ne doit pas être interrompu avant la fin de son exécution. Vous serez invité à redémarrer GroupWise pour passer au mode Caching.

Une fois votre boîte aux lettres préparée, il se peut que vous souhaitiez exécuter GroupWise en mode Caching sans avoir à passer du mode En ligne au mode Caching.

Utilisation du mode Caching

123

Pour exécuter le mode Caching :

Cliquez sur

Fichier

Mode

Caching

Cliquez sur

Caching

dans la liste déroulante au-dessus de la liste des dossiers.

Si vous êtes invité à redémarrer GroupWise, cliquez sur

Oui

Au redémarrage de GroupWise, vous êtes en mode Caching.

Vous pouvez également ouvrir votre boîte aux lettres dans un autre mode et sélectionner Caching dans la liste déroulante Mode.

8.2 Synchronisation de votre boîte aux lettres de caching avec votre boîte aux lettres en ligne

Vous pouvez mettre à jour ou synchroniser les éléments, les adresses, les documents et les paramètres de votre boîte aux lettres de caching en fonction de votre boîte aux lettres en ligne.

Pour synchroniser les éléments, cliquez sur

Comptes

Envoyer/Récupérer

8.3 Suppression d'éléments de votre boîte aux lettres de caching

En mode Caching, vous pouvez supprimer et retirer des éléments, et vider la corbeille comme si vous utilisiez votre boîte aux lettres en ligne.

Cliquez sur l'élément dans votre boîte aux lettres.

Cliquez sur

Éditer

Supprimer

Si vous supprimez un élément sortant, cliquez sur l'une des options disponibles.

Pour libérer de l'espace sur le disque, cliquez sur

Éditer

Vider la corbeille

Cette opération retire définitivement de votre boîte aux lettres de caching les éléments supprimés.

Les modifications apportées dans vos boîtes aux lettres de caching et en ligne sont automatiquement synchronisées.

8.4 État de la connexion

Par défaut, la fenêtre État de la connexion ne s'affiche pas en mode Caching. Pour l'afficher quand même, cliquez sur

Comptes

Afficher la fenêtre d'état

124

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Utilisation des documents

Le client multi plate-forme n'est pas totalement intégré aux services de gestion des documents

GroupWise®. Dans ce client, les tâches suivantes peuvent être effectuées :

Répertorier les documents du dossier Bibliothèque par défaut.

Répertorier les documents du dossier Par auteur.

Joindre une référence à un document à un message électronique sortant.

Recevoir une référence à un document jointe à un message électronique entrant.

Enregistrer sur un disque un document associé à une référence.

Rechercher un texte donné dans les titres des documents à l'aide de la fonction Rechercher.

Afficher des propriétés limitées d'un document.

Dans le client multi plate-forme, les tâches suivantes ne peuvent pas être effectuées :

Sélectionner ou modifier la bibliothèque par défaut.

Créer un nouveau document et l'ajouter à une bibliothèque.

Modifier un document existant et le renvoyer dans une bibliothèque.

Importer des documents dans une bibliothèque.

Rechercher un texte donné dans le corps d'un document à l'aide de la fonction Rechercher.

Utilisation des documents

125

126

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Personnalisation de GroupWise

La boîte de dialogue Options permet de personnaliser GroupWise® en paramétrant des valeurs par défaut qui s'appliqueront au démarrage de GroupWise. Vous pouvez paramétrer des options pour rendre votre travail plus efficace, changer la présentation de GroupWise et effectuer des tâches spécifiques.

Par exemple, vous pouvez utiliser les options de langue pour changer la langue de l'interface de

GroupWise ou choisir Options d'envoi pour indiquer que vous souhaitez recevoir un accusé de réception pour chacun des messages que vous envoyez. Vous pouvez également utiliser Options pour spécifier un dossier d'archivage, etc.

Cette section contient les rubriques suivantes :

Section 10.1, « Demande de réponse pour tous les éléments envoyés », page 127

Section 10.2, « Confirmation de la suppression d'éléments », page 128

Section 10.3, « Afficher les fichiers masqués », page 128

Section 10.4, « Spécification de l'emplacement de stockage des éléments archivés », page 128

Section 10.5, « Affichage des fuseaux horaires d'autres régions », page 129

Section 10.6, « Calcul d'une date de début ou de fin », page 129

Section 10.7, « Modification de la priorité des éléments envoyés », page 129

Section 10.8, « Définition des options d'impression », page 130

Section 10.9, « Modification de la langue d'interface de GroupWise », page 130

Section 10.10, « Configuration de votre format de réponse en texte brut par défaut », page 131

Section 10.11, « Configuration de votre format de réponse HTML par défaut », page 131

Section 10.12, « Options Afficher/Masquer de la barre d'outils », page 131

Section 10.13, « Modification de votre nom d'affichage », page 132

Section 10.14, « Utilisation des options de démarrage », page 132

10.1 Demande de réponse pour tous les

éléments envoyés

Pour demander une réponse pour un élément, ouvrez la vue d'élément, cliquez sur l'onglet

Options d'envoi

, puis sur

Général

Pour demander une réponse à tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur

Outils

Options

, puis sur

Envoyer

Sous Macintosh, pour demander une réponse pour tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur

GroupWise

Préférences

, puis sur

Envoyer

Cliquez sur

Réponse requise

, puis précisez à quel moment vous souhaitez recevoir la réponse.

Personnalisation de GroupWise

127

Le destinataire de votre message voit l'icône s'afficher à côté du message. Si vous sélectionnez À votre convenance, « Réponse requise : à votre convenance » apparaît en haut du message. Si vous sélectionnez En moins de x jours, « Réponse requise : d'ici le xx/xx/xx » apparaît en haut du message.

Cliquez sur

Envoyer

10.2 Confirmation de la suppression d'éléments

Si vous sélectionnez l'option de confirmation de suppression d'éléments, GroupWise vous demande de confirmer la suppression de chaque élément.

Cliquez sur

Outils

Options

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Général

Cochez la case

Confirmation de suppression d'élément

, puis cliquez sur

ou sur

Appliquer

10.3 Afficher les fichiers masqués

Si vous utilisez Linux, il se peut que vous ne puissiez pas afficher les fichiers système masqués.

Pour afficher les fichiers système masqués :

Cliquez sur Outils > Options, puis sur Général.

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Sélectionnez

Afficher les fichiers masqués

10.4 Spécification de l'emplacement de stockage des éléments archivés

Cliquez sur

Outils

Options

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Général

Spécifiez l'emplacement de votre répertoire d'archivage dans le champ

Répertoire d'archivage

Cliquez sur

Pour plus d'informations sur l'archivage d'éléments dans votre boîte aux lettres, reportez-vous à la

Section 6.4, « Archivage des éléments dans la boîte aux lettres », page 81 .

128

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

10.5 Affichage des fuseaux horaires d'autres régions

La fonction de différence de fuseau horaire permet d'afficher le fuseau horaire correspondant à un paramètre régional en fonction d'un autre fuseau horaire. Si, par exemple, vous vous trouvez à New

York, vous pouvez utiliser cette fonction pour afficher l'heure de Londres.

Cliquez sur

Outils

Nombre d'heures de différence

Dans la zone

Fuseau horaire A

, sélectionnez le fuseau horaire d'origine.

Dans la zone

Fuseau horaire B

, sélectionnez le fuseau horaire de destination.

Une fois que vous avez terminé, cliquez sur

Fermer

10.6 Calcul d'une date de début ou de fin

Vous pouvez déterminer une date de début ou de fin en fonction d'une date et d'un nombre de jours donnés. Vous pouvez, par exemple, disposer d'un délai de 90 jours après une opération précise.

L'option Nombre de jours entre les dates permet de calculer la date de fin de ce délai.

Cliquez sur

Outils

Nombre de jours entre les dates

Pour calculer une date de début lorsque vous connaissez la date de fin, utilisez les flèches de défilement de façon à avancer ou à reculer d'un mois ou d'une année à la fois dans la zone de groupe

Date de fin

, puis cliquez sur une date.

Pour déterminer une date de fin lorsque vous connaissez la date de début, utilisez les flèches de défilement pour avancer ou reculer d'un mois ou d'une année à la fois dans la zone de groupe

Date de début

, puis cliquez sur une date.

Saisissez un nombre dans la zone de saisie

Nombre de jours différents

Cliquez sur

Calculer la date de début

, puis reportez-vous à la date de début calculée dans la zone de saisie

Date de début

et l'agenda.

Cliquez sur

Calculer la date de fin

, puis reportez-vous à la date de fin calculée dans la zone de saisie

Date de fin

et l'agenda.

10.7 Modification de la priorité des éléments envoyés

Pour modifier la priorité d'un élément, ouvrez une vue d'élément, cliquez sur l'onglet

Options d'envoi

, puis sur

Général

Pour modifier la priorité de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur

Outils

Options

, puis sur

Envoyer

Sous Macintosh, pour modifier la priorité de tous les éléments que vous envoyez, cliquez sur

GroupWise

Options

, puis sur

Envoyer

Personnalisation de GroupWise

129

Sélectionnez

Priorité élevée

Priorité normale

Priorité faible

Dans la boîte aux lettres, la petite icône qui figure à côté d'un élément est de couleur rouge si la priorité est élevée, blanche si la priorité est normale et grise si la priorité est faible.

Cliquez sur

10.8 Définition des options d'impression

La fonction Options d'impression permet de définir l'aspect des messages, des agendas et des carnets d'adresses imprimés.

Cliquez sur

Outils

Options

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Impression

Cliquez sur l'onglet

Général

, cochez la case

Imprimer le numéro de page

pour imprimer le numéro de page de l'élément, puis cliquez sur

…

à droite des champs de police d'impression de l'en-tête, du sous-en-tête et du texte brut pour modifier les polices sélectionnées.

Cliquez sur

Mise en page

pour mettre en forme la page imprimée en fonction de vos spécifications.

Pour définir les options d'impression des messages, cliquez sur l'onglet

Message

, puis cochez les cases correspondant aux composants du message à imprimer.

Pour définir les options d'impression des agendas, cliquez sur l'onglet

Agenda

, sélectionnez le nombre de jours de l'agenda à imprimer, puis cliquez sur les éléments et les composants à imprimer.

Pour définir les options d'impression des carnets d'adresses, cliquez sur l'onglet

Carnet d'adresses

, sélectionnez les colonnes du carnet d'adresses à imprimer, puis sélectionnez la taille de la zone d'impression (en nombre de lignes et de colonnes).

Cliquez sur

ou sur

Appliquer

10.9 Modification de la langue d'interface de

GroupWise

Cliquez sur

Outils

Options

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Général

Sélectionnez une langue dans la liste déroulante Langue de l'interface, puis cliquez sur

Pour changer la langue du correcteur d'orthographe, reportez-vous à « Configuration de la langue du correcteur d'orthographe » page 40 .

130

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

10.10 Configuration de votre format de réponse en texte brut par défaut

Cliquez sur

Outils

Options.

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Général

, puis sur l'onglet

Opérations par défaut

Indiquez si vous souhaitez utiliser le format classique de GroupWise, inclure les en-têtes ou utiliser le format Internet standard.

Si vous sélectionnez Internet standard, vous devez spécifier un séparateur. Par défaut, le séparateur est un signe « supérieur à » (>).

Si vous sélectionnez Inclure les en-têtes ou Internet standard, vous devez préciser si votre réponse doit s'insérer avant ou après le message initial.

Cliquez sur

10.11 Configuration de votre format de réponse

HTML par défaut

Cliquez sur

Outils

Options.

Sous Macintosh, cliquez sur

GroupWise

Préférences

Cliquez sur

Général

, puis sur l'onglet

Opérations par défaut

Indiquez si vous souhaitez utiliser le format classique de GroupWise ou le format HTML amélioré.

Si vous sélectionnez HTML amélioré, vous devez préciser si votre réponse doit s'insérer avant ou après le message initial et vous devez spécifier un séparateur. Par défaut, le séparateur est un signe « supérieur à » (>).

Cliquez sur

10.12 Options Afficher/Masquer de la barre d'outils

Sur le client multi plate-forme, vous pouvez afficher trois barres d'outils différentes.

Barre d'outils principale :

cette barre d'outils contient la plupart de vos fonctions les plus utilisées, telles que les boutons Nouveau rendez-vous et Nouveau message. La barre d'outils principale se situe sous la barre de menus.

Barre de contexte de l'élément :

cette barre d'outils contient des boutons contextuels en rapport avec l'élément affiché. La barre de contexte de l'élément se trouve dans la partie supérieure de la fenêtre Aperçu.

Barre de contexte du dossier :

cette barre d'outils contient des boutons contextuels en rapport avec les opérations que vous pouvez effectuer sur certains dossiers (pour l'instant, les seules

Personnalisation de GroupWise

131

possibilités sont le dossier Corbeille et le dossier Liste de contrôle). La barre de contexte du dossier est affichée au-dessus de la liste des dossiers.

Pour afficher ou masquer une barre d'outils :

Cliquez sur

Afficher > Barres d'outils

, puis cliquez sur la barre d'outils que vous souhaitez afficher ou masquer.

Lorsqu'une barre d'outils est affichée, une coche apparaît en regard de son nom dans le menu principal.

10.13 Modification de votre nom d'affichage

Vous pouvez changer le nom affiché dans les éléments que vous envoyez à partir de GroupWise.

Vous ne pouvez changer votre nom d'affichage que si le menu

Compte

est affiché. Le menu

Compte

est affiché si vous êtes en mode Caching ou si votre administrateur autorise POP et IMAP ou NNTP sur votre système GroupWise.

Cliquez sur

Compte

Options de compte

Cliquez sur l'onglet

Messagerie

, puis sur

Options générales

Saisissez votre nom d'affichage dans le champ

Nom d'affichage

Cliquez sur

, puis sur

Fermer

10.14 Utilisation des options de démarrage

Vous pouvez utiliser les commande GroupWise au démarrage du client multi plate-forme sur Linux.

Certaines de ces commandes sont conçues pour faciliter l'utilisation de GroupWise, tandis que d'autres sont nécessaires à son exécution sur votre matériel.

Section 10.14.1, « Options de démarrage de GroupWise sous Linux », page 132

Section 10.14.2, « Codes de langue dans GroupWise », page 133

Section 10.14.3, « Utilisation des options de démarrage de GroupWise sous Linux », page 134

Section 10.14.4, « Utilisation des options de démarrage de GroupWise sous Macintosh », page 134

10.14.1 Options de démarrage de GroupWise sous Linux

Tableau 10-1

Options de démarrage

Option de démarrage Résultat

-@u=?

Affiche une boîte de dialogue de login dès que vous ouvrez

GroupWise, et ce, afin de permettre de fournir toute information de login nécessaire.

-@u=

ID_utilisateur

Permet d'utiliser votre ID utilisateur GroupWise pour ouvrir

GroupWise sous votre nom sur l'ordinateur d'un autre utilisateur.

Ce dernier reste logué au réseau.

ipa=

adresse_ip_ou_nom_d'hôte

Permet d'indiquer l'adresse IP (x.x.x.x) ou son nom lorsque vous exécutez le programme en mode client/serveur.

132

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Option de démarrage Résultat

-ipp=

-l =

xx numéro_de_port

Permet d'indiquer le port IP lorsque vous exécutez le programme en mode client/serveur.

Ne s'applique que si vous avez installé au moins deux versions ou modules de langues différentes. Cette option donne à GroupWise l'instruction d'ignorer la langue d'environnement par défaut (définie dans l'onglet Général de la boîte de dialogue Environnement accessible via la commande Options) et d'utiliser la langue spécifiée à l'aide du code de langue (

). Les codes de langue sont indiqués dans le tableau ci-après.

Permet de spécifier le chemin d'accès au bureau de poste.

-ph =

demin_d'accès

pc=

chemin_vers_boîte_aux_lett res_caching

Ouvre GroupWise en mode Caching. Vous devez redémarrer

GroupWise lorsque vous passez du mode En ligne au mode

Caching.

-ui=gtk Utilise l'apparence GTK pour le client GroupWise. Pour que ce paramètre fonctionne sous Linux, vous devez utiliser le gestionnaire de bureau GNOME™.

10.14.2 Codes de langue dans GroupWise

Le tableau suivant répertorie les langues dans lesquelles le client GroupWise (GroupWise 5.5 et versions suivantes) a été traduit. Il se peut que certaines langues ne soient pas disponibles pour certaines versions. Pour obtenir des informations actualisées, adressez-vous à votre distributeur local.

Tableau 10-2

Codes de langue

Arabe

Chinois simplifié

Chinois traditionnel

Tchèque

Danois

Néerlandais

Anglais

Finnois

Français

Allemand

Hébreu

Hongrois

Italien

Personnalisation de GroupWise

133

Langue Code de langue

Japonais

Coréen

Norvégien NO

Polonais PL

Portugais

Russe

Espagnol ES

Suédois SV

10.14.3 Utilisation des options de démarrage de GroupWise sous Linux

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône GroupWise sur le bureau, puis cliquez sur

Propriétés

Cliquez sur l'onglet

Application

Dans le champ Commande, après le nom du fichier exécutable GroupWise, saisissez un espace et les options de démarrage, puis cliquez sur

Séparez les différentes options de démarrage par un espace, comme suit :

/opt/novell/groupwise/client/bin/groupwise -p

pathname

-@u ?

Dans cet exemple, -ph est l'option de démarrage utilisée pour spécifier le chemin d'accès au bureau de poste.

chemin_d'accès

correspond au chemin d'accès au bureau de poste. L'option

@u ? permet d'afficher une boîte de dialogue de login qu'un utilisateur peut compléter avec des informations de login lorsqu'il ouvre GroupWise. Cette option est utile dans le cas où deux ou plusieurs utilisateurs partagent un poste de travail mais possèdent des boîtes aux lettres

GroupWise distinctes.

Redémarrez GroupWise.

10.14.4 Utilisation des options de démarrage de GroupWise sous Macintosh

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le package de l'application GroupWise, généralement placé sur le bureau.

Cliquez sur

Show Package Contents (Afficher le contenu du package)

Sélectionnez le fichier info.plist

dans le répertoire

\Contents

, puis modifiez-le à l'aide d'un éditeur de texte.

Modifiez la chaîne de la clé Arguments avec les options de démarrage de votre choix. Par exemple :

<key>Argument</key> <string>-au=? -l=es</string>

134

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Cette commande démarre le client multi plate-forme Macintosh, demande un ID d'utilisateur et affiche le client en espagnol.

Lorsque vous avez terminé de modifier le fichier info.plist, enregistrez-le et redémarrez

GroupWise.

Personnalisation de GroupWise

135

136

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Questions fréquentes sur

GroupWise

Les

Questions fréquentes sur le client GroupWise 7 (FAQ)

s'adressent aux utilisateurs du client

GroupWise qui n'ont pas trouvé les informations recherchées dans l'aide en ligne ou les manuels d'utilisation du client GroupWise.

Les

Questions fréquentes sur le client GroupWise 7 (FAQ)

contiennent les sections suivantes :

" Comment trouver les informations dont j'ai besoin dans la documentation du client

GroupWise ?

Questions fréquemment posées sur le client Windows GroupWise

Questions fréquemment posées sur les clients non-GroupWise

" Comparaison avec le client GroupWise "

" Où trouver de l'aide supplémentaire ?

Questions fréquemment posées sur le client GroupWise multi plate-forme

Questions fréquemment posées sur le client GroupWise WebAccess "

Questions fréquentes sur GroupWise

137

138

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

Mises à jour de la documentation

Cette section répertorie les mises à jour du

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme

GroupWise 7

qui ont été effectuées depuis la version initiale de GroupWise® 7. Ces informations permettent de vous tenir informé des mises à jour de la documentation et, dans certains cas, des mises à jour logicielles (telles qu'une version de Support Pack).

Les informations sont regroupées en fonction de la date de nouvelle publication du

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7

a été mis à jour aux dates suivantes :

Section A.1, « 31 mai 2006 (Support Pack 1) », page 139

Section A.2, « 30 novembre 2005 », page 140

A.1 31 mai 2006 (Support Pack 1)

Tableau A-1

Saisissez le titre du tableau ici

Emplacement Mise à jour

Section 1.4.3, « Options d'affichage de votre boîte aux lettres », page 22

Ajout d'une section sur les nouvelles options d'affichage.

« Configuration de la langue du correcteur d'orthographe » page 40

« Lecture des éléments dans votre Boîte aux lettres » page 45

Ajout d'une section sur la configuration de la langue du correcteur d'orthographe.

Ajout d'informations supplémentaires sur la police de l'élément que vous lisez.

Section 5.1.3, « Présentation de l'ombrage sur les rendez-vous dans l'agenda », page 72

Ajout d'une section expliquant pourquoi des rendez-vous différents s'affichent avec des ombrages différents.

Section 6.4, « Archivage des éléments dans la boîte aux lettres », page 81

Section 7.3.5, « Suppression d'un groupe dans un carnet d'adresses personnel », page 116

Section 10.12, « Options Afficher/Masquer de la barre d'outils », page 131

Ajout d'informations supplémentaires à propos de l'archivage des éléments.

Ajout d'une section expliquant comment supprimer un groupe d'un carnet d'adresses personnel.

Ajout d'informations supplémentaires indiquant comment afficher ou masquer certaines barres d'outils.

Section 10.13, « Modification de votre nom d'affichage », page 132

Ajout d'une section expliquant comment changer votre nom d'affichage dans GroupWise pour les

éléments que vous envoyez.

Mises à jour de la documentation

139

A.2 30 novembre 2005

Tableau A-2

Mises à jour du 30 novembre 2005

Emplacement

« Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme

GroupWise 7 » page 1

« Dossier Armoire » page 17

Section 2.1.3, « Login à votre Boîte aux lettres à partir d'un poste de travail partagé », page 30

Section 4.1.3, « Replanification de rendez-vous récurrents », page 63

Chapitre 5, « Utilisation de l'agenda », page 71

Section 6.4.4, « Archivage automatique d'éléments », page 83

Section 6.9, « Possession de ressources », page 101

Mise à jour

Transition vers les normes de documentation révisées de Novell®. Outre une nouvelle apparence, vous trouverez différentes tailles de fichiers de documentation.

Ajout d'informations concernant l'utilisation du dossier Armoire.

Ajout d'une section expliquant comment se loguer à

GroupWise depuis un poste de travail partagé.

Ajout d'une section indiquant comment replanifier les rendez-vous récurrents.

Ajout d'un paragraphe expliquant que les éléments archivés ne sont plus affichés dans l'agenda.

Ajout d'informations concernant l'archivage automatique avec plusieurs ordinateurs.

Ajout d'une section concernant la possession de ressources.

140

Guide de l'utilisateur Client multi plate-forme GroupWise 7