EBP Gestion des 35 heures Manuel utilisateur

EBP Gestion des 35 heures
Pour Windows® XP et Vista
Manuel utilisateur
Félicitations ! .......................................................................................................................................................................................1
Convention d'utilisation ............................................................................................................................. Erreur ! Signet non défini.
Mise en place du dossier RTT.............................................................................................................................................................1
Création d'un dossier RTT ...............................................................................................................................................................1
Accès au dossier RTT .....................................................................................................................................................................1
Paramétrage du dossier ..................................................................................................................................................................1
Congés Payés.....................................................................................................................................................................................1
Exercice RTT ......................................................................................................................................................................................1
Bouton Clôturer...................................................................................................................................................................................2
Heures de travail par défaut ................................................................................................................................................................2
Onglets Etablissements et Services ....................................................................................................................................................2
Import des salariés d'EBP Paye.......................................................................................................................................................2
Création des salariés .......................................................................................................................................................................3
Matricule / Nom / Prénom / E-mail / Sexe ............................................................................................................................................3
Identifiant ............................................................................................................................................................................................3
Planning..............................................................................................................................................................................................3
Service / Etablissement.......................................................................................................................................................................3
Est responsable ..................................................................................................................................................................................3
Liste des salariés ................................................................................................................................................................................5
Création des salariés .......................................................................................................................................................................5
Matricule / Nom / Prénom / E-mail / Sexe ............................................................................................................................................5
Identifiant ............................................................................................................................................................................................5
Planning..............................................................................................................................................................................................5
Service / Etablissement.......................................................................................................................................................................5
Est responsable ..................................................................................................................................................................................5
Sélection multiple de salariés...........................................................................................................................................................5
Calcul des RTT et des Congés ........................................................................................................................................................6
Les filtres .........................................................................................................................................................................................6
Identifiant, responsabilité et droits....................................................................................................................................................7
Exports................................................................................................................................................................................................9
Autres exports .................................................................................................................................................................................9
Index.................................................................................................................................................................................................11
Installation du logiciel
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Cette aide en ligne et contextuelle présente le logiciel EBP Gestion des 35 heures et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
1
Installation du logiciel
CGV et Contrat de licence des progiciels EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée au RCS
de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou
laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins exclusives de
sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une licence d'utilisation.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un poste
de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une licence correspondante.
L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible
de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et
insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit.
EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf mention expresse
et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés
qui suivent la commande. A ce délai, s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de
téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre l’exécution
de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé accessible depuis le
territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il ne peut
pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la livraison du logiciel
dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de
licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est souscrit
dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon
concomitante et automatiquement avec son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet
est téléchargé par Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et des
informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et logicielles
requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de support d’EBP qui font
l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent
pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son site une
difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique
d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de
l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord
ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues dans cette
convention tierce.
3
EBP Aide
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en termes
de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24) heures à la
sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence d’une telle
sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui
pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut
réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de sa
responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération des données, fichiers
ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de
perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes, pour
l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à
une utilisation particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont
assumés par l'acheteur. En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à
l’exclusion de toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie.
EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non limitative, toute
garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la
fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la
disponibilité ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner, interruptions
d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un
manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support,
alors même qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels préjudices. EBP
ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme, d’un dysfonctionnement, d’une
inaptitude particulière ou d’une absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le
CLIENT reconnaît qu’EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à
gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre le
CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en
soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP
(ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
L’utilisateur reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test
réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites verbalement
ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service
clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le
client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue a cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses préposés.
Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès
et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant
les tribunaux du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.0: Janvier 2008
4
Mise en place du dossier RTT
Création d'un dossier RTT
La création d’un dossier s’effectue soit par la commande Dossier + Nouveau, soit par le raccourci
clavier Ctrl + N, soit encore par l’icône
de la barre d’outils.
Un dossier est défini par un nom et un répertoire dans lequel les fichiers de données vont être
enregistrés.


Le répertoire par défaut des dossiers est :
Program Files\EBP\Planning RTT\Dossiers,
Le dossier sera vide par défaut mais il est éventuellement possible d’en créer un à partir d’un
autre dossier RTT. Pour cela, pointez directement le fichier du raccourci dossier, d’extension
RTT.
Pour modifier le répertoire proposé par défaut, cliquez sur l’icône
votre choix.
et pointez le répertoire de
Accès au dossier RTT
A l’ouverture d’un dossier, un identifiant sera toujours demandé afin de sécuriser vos données.
En première utilisation, l’Administrateur est l’unique identifiant possible. Cliquez alors directement sur
le bouton OK.
Paramétrage du dossier
Seul l’administrateur est autorisé à paramétrer le dossier
Le paramétrage du dossier doit impérativement être effectué avant toute création de salariés. Le
paramétrage consiste à définir les différentes options indispensables au bon fonctionnement du logiciel.
Le paramétrage du dossier s’effectue par la commande Dossier + Paramètres généraux ou par
l’icône
de la barre d’outils.
Voici les différents champs proposés :
Congés Payés
Renseignez le mois de clôture de congés payés, ainsi que le nombre d’heures annuel de congés
payés par défaut, auquel les salariés ont droit : en effet, pour la gestion des RTT, les congés payés
seront gérés en heures. Un nombre d’heures annuel particulier à un salarié pourra bien entendu être
déterminé directement dans sa fiche.
Exercice RTT
1
Printed Documentation
La date de début d’exercice correspond à la date à partir de laquelle le logiciel va cumuler les heures
RTT +/- journalières pour calculer le solde RTT à une date donnée.
En création d’un nouveau dossier, cette date doit correspondre à la date de reprise des RTT et des
congés restant à prendre que vous saisirez dans les zones RTT(+) et CP(+).
La date de fin d’exercice correspond généralement à la date d’initialisation des RTT. En fonction du
mode de fonctionnement de votre société, cela peut correspondre à un changement de planning
horaire, une remise à zéro des RTT à prendre, ..
Bouton Clôturer
La clôture sert à redéfinir un nouvel exercice de calcul RTT avec ou sans report des RTT et avec report
automatique des congés à prendre dans CP(+).
Lorsque vous lancez la clôture, le logiciel vous propose de Reporter RTT dans RTT+ : Cochez cette
case si vous souhaitez conserver le solde RTT en fin d’exercice et le reporter sur le nouvel exercice. Le
solde apparaîtra sur RTT(+). Ne cochez pas cette case si vous souhaitez remettre à zéro le solde RTT.
Heures de travail par défaut
Le nombre d’heure de travail ( heures de référence ) pour chaque jour de la semaine s’appliquera à
tous les nouveaux salariés créés ou importés, mais pourra être déterminé salarié par salarié.
La case h/j correspond au nombre d’heures journalier moyen que le logiciel va utiliser pour convertir
les jours en heures et inversement, lors des éditions ou des soldes récapitulatifs.
Onglets Etablissements et Services
Les listes des établissements et des services sont créées ici, vous pourrez ensuite rattacher chaque
salarié à l’établissement et au service correspondant. Utilisez la petite barre de navigation pour ajouter
et enregistrer une ligne.
Import des salariés d'EBP Paye
Si vous êtes utilisateur d’EBP Paye, vous pouvez importer les fiches salariés définies dans votre
dossier de paye. s’opère par la commande Administration + Synchroniser avec EBP Paye, ou par
l’icône
.
Indiquez le chemin d’accès au dossier de Paye en cliquant sur l’icône
. Si vous avez conservé le
répertoire des dossiers proposé par défaut à l’installation de la paye, vos dossiers sont dans le
répertoire suivant :
C :\EBP\DOSSIERS\nomsociete\PayeX
Les différents exercices de paye (si vous avez plusieurs exercices) apparaissent dans des répertoires
distincts numérotés ainsi : PAYE.0, PAYE.1, …. PAYE.X. L’exercice courant est contenu dans le
répertoire dont le numéro est le plus élevé.
Ouvrez ce répertoire et sélectionnez le fichier SchPaye.dic:
2
Mise en place du dossier RTT
Cochez Mettre à jour la liste des salariés et les entrées / sorties, et indiquez une date limite : les
salariés sortis avant cette date ne seront pas importés.
L’import va récupérer : le matricule, le nom, le prénom, le sexe, le service, l’établissement et la date
d’entrée du salarié.
Création des salariés
Seul l’administrateur est autorisé à effectuer cette opération.
Vous devez vous placer dans l’onglet Fiches Salariés.
Cet onglet se divise en :


une partie haute qui contient la liste des salariés,
une partie basse qui propose les sous-onglets Fiches, Ventilation Hebdomadaire des heures, et
Notes.
Cliquez sur l’icône
: une nouvelle ligne apparaît dans la liste des salariés, et une nouvelle fiche
apparaît en bas d’écran, dans le sous-onglet Fiche.
Les différents éléments à renseigner sont les suivants :
Matricule / Nom / Prénom / E-mail / Sexe
Le matricule est sur 8 caractères maximum.
Identifiant
L'identifiant est indispensable pour les salariés autorisés à accéder au dossier. Il peut être (re)généré
automatiquement à partir du menu Administration + Générer les identifiants.
Planning
A renseigner après création des plannings collectifs.
Service / Etablissement
Utile pour appliquer un filtre sur les salariés.
Est responsable
A cocher si le salarié est responsable d’autres salariés. Certains salariés pourront ainsi lui être
rattachés, pour définir une hiérarchie dans la consultation de la liste des salariés.
3
Liste des salariés
Création des salariés
Seul l’administrateur est autorisé à effectuer cette opération.
Vous devez vous placer dans l’onglet Fiches Salariés.
Cet onglet se divise en :


une partie haute qui contient la liste des salariés,
une partie basse qui propose les sous-onglets Fiches, Ventilation Hebdomadaire des heures, et
Notes.
Cliquez sur l’icône
: une nouvelle ligne apparaît dans la liste des salariés, et une nouvelle fiche
apparaît en bas d’écran, dans le sous-onglet Fiche.
Les différents éléments à renseigner sont les suivants :
Matricule / Nom / Prénom / E-mail / Sexe
Le matricule est sur 8 caractères maximum.
Identifiant
L'identifiant est indispensable pour les salariés autorisés à accéder au dossier. Il peut être (re)généré
automatiquement à partir du menu Administration + Générer les identifiants.
Planning
A renseigner après création des plannings collectifs.
Service / Etablissement
Utile pour appliquer un filtre sur les salariés.
Est responsable
A cocher si le salarié est responsable d’autres salariés. Certains salariés pourront ainsi lui être
rattachés, pour définir une hiérarchie dans la consultation de la liste des salariés.
No Data
No Data
Sélection multiple de salariés
Pour sélectionner plusieurs salariés, appuyez sur la touche Ctrl tout en cliquant sur les lignes des
salariés à sélectionner. La multi-sélection permet d’appliquer un planning, un service, un établissement
à un groupe de salariés en une seule opération.
5
Printed Documentation
Calcul des RTT et des Congés
En initialisation d’un nouveau dossier, vous pouvez rapidement saisir les reports de RTT et de congés
à prendre de vos salariés en saisissant respectivement dans les colonnes RTT(+) et CP(+).
Les soldes s’affiche dans les colonnes RTT et CP, et sont valables pour un jour précis (date de calcul),
à indiquer en entête du logiciel. Les calculs s’effectuent en reprenant toutes les heures saisies depuis
le début d’exercice.
Des prévisions peuvent donc être obtenues, en fin de mois, fin d’année civile, dernier jour du mois de
clôture des congés ou des RTT, .. Dès que vous modifiez la date de calcul, il est nécessaire de
recalculer le tableau pour mettre à jour les RTT et les Congés. Lorsque les valeurs ne sont plus à jour,
le logiciel vous le signale par le point d’interrogation qui s’inscrit sur l’icône Calculer
.
Comment se calcule le solde RTT ?
Comment se calcule le solde des congés ?
Les filtres
Un filtre permet d’afficher uniquement les salariés répondant aux critères définis dans celui-ci.
Par défaut, le logiciel propose les critères : Tous les salariés, les Hommes, les Femmes
Vous pouvez bien entendu créer d’autres filtres qui s’ajouteront alors à cette liste.
Création d’un filtre :
Pour créer un filtre, cliquez sur l’icône
pour ouvrir la boîte de création. Si un filtre est déjà
sélectionné, ses paramètres apparaissent, cliquez alors sur le bouton Nouveau filtre pour initialiser la
boîte de dialogue.
Vous obtenez :

à gauche la liste des champs sur lesquels vous pouvez définir une condition (onglet Tous), et la liste des champs pour
lesquels vous avez déjà défini une condition (onglet Utilisés). Vous pouvez trier les champs par ordre alphabétique ou
Logique (c'est-à-dire par type : Numérique, Chaîne et Logique).

à droite, les zones permettant de définir la condition (par valeur ou par intervalle) à appliquer sur
le champ sélectionné.
Commencez par choisir un champ dans la partie gauche, puis une condition dans la partie droite :
-
6
onglet Par intervalle, indiquez les bornes inférieures et supérieures
onglet Par valeur, choisissez d’indiquer la Valeur exacte, les premiers caractères (Commençant
par), ou les caractères à trouver (Contenant).
Liste des salariés
Cliquez sur le bouton OK.
Le filtre est automatiquement appliqué, et le logiciel affiche <Nouveau Filtre> dans la liste des filtres. Si
vous souhaitez conserver ce filtre pour le réutiliser ultérieurement, enregistrez-le avec l’icône
nom apparaîtra alors dans la liste déroulante.
. Son
Identifiant, responsabilité et droits
Identification et mot de passe :
Au démarrage, un seul identifiant Administrateur donne tous les droits.
Si plusieurs salariés sont susceptibles d’accéder au dossier, il est indispensable de leur attribuer un
identifiant et un droit. L’identifiant et le mot de passe devront être saisis à l’ouverture du dossier.
L’identifiant peut être saisi manuellement dans l’onglet Fiche du salarié ou être généré
automatiquement à partir de Administration + Générer les identifiants.
L’identifiant est généré ainsi : une partie ou la totalité des caractères du prénom, un séparateur, suivi
d’une partie ou la totalité des caractères du nom.
Chaque salarié ayant accès au logiciel pourra se choisir un mot de passe à partir du bouton Modifier
proposé à l’ouverture d’un dossier.
En création d’un mot de passe, il suffira de saisir le mot de passe dans les zones Nouveau mot de
passe et Confirmation.
Pour modifier son mot de passe, il suffira de saisir le mot de passe actuel dans la zone Ancien mot de
passe puis de saisir le nouveau dans les deux zones Nouveau mot de passe et Confirmation.
L’administrateur pourra toujours supprimer le mot de passe d’un salarié si cela est nécessaire.
Responsable :
La notion de Responsable permet de définir une hiérarchie de salariés.
Grâce à cette hiérarchie :
-
un identifiant de type Administrateur verra tous les salariés ,
un identifiant de type Utilisateur verra uniquement les salariés sous sa responsabilité.
Après avoir défini les responsables et leurs droits, vous devez lancer l’option Administration +
Responsables et cliquer sur Ré-initialiser.
7
Exports
No Data
No Data
Autres exports
Vous allez pouvoir réaliser un export sous différents formats du planning collectif (onglet Gestion des
plannings) ou du tableau des salariés (onglet Fiches Salariés). Cet export contiendra toutes les
données de ces tableaux, et vous permettra d’utiliser les données saisies dans d’autres logiciels pour
d’autres utilisations.
Cliquez pour cela sur le bouton
de l’un ou l’autre onglet, indiquez l’emplacement et le
nom du fichier à générer, ainsi que le type du fichier :




Microsoft Excel (xls)
Page Web (html)
Texte (txt)
Fichier de donnée xml
Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer.
9
Index
A
Modification de planning
5
Accès au dossier RTT
1
Mot de passe
11
Application du planning aux salariés
5
Multi-sélection
9
Ouvrir un dossier
1
Paramétrage du dossier
1
C
Calcul des RTT et des Congés
10
Calcul du solde RTT
10
Clôturer l’exercice
Création d’un filtre
Création des salariés
2
10
3, 9
O
P
Planning
Application aux salariés
Création d'un dossier RTT
1
Création
Création d'un planning
5
Export
D
5, 13
5
5
13
Mise en place
5
Modification
5
1
Recopie
5
Dossier RTT
1
Remplissage
5
Création
1
Utilisation
5
Ouverture
1
Dossier
paramétrage
Paramétrage
Droits
E
Editions
Exercice RTT
Export
Au format texte
Autres
Des heures
F
1
Recherche d'un salarié
9
11
Recopie d'un planning
5
Remplissage du planning
Filtres
G
Gestion des heures
H
5
7
Responsabilité
11
1
Responsable
11
7, 13
7, 13
13
7, 13
Filtre
création
R
S
Salariés
Création
2, 3, 9, 13
3, 9
Export
13
Import
2
Liste
9
10
Multi-sélection
9
10
Recherche
9
Sauvegarde et restauration
7
Sélection multiple de salariés
Solde RTT
3
9
10
Hiérarchie
11
Synchronisation avec EBP Paye
Identifiant
11
Touches programmables
5
Import des salariés d'EBP Paye
2
Transfert vers EBP Paye
7, 13
Import salariés
2
Impressions
7
Utilisation du planning
5
Liste des salariés
9
Ventilations hebdomadaires des heures
7
Mise en place des planning
5
I
L
M
T
U
V
2
11
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