EBP OL Technology CRM PRO Manuel utilisateur

EBP CRM PRO
(OL Technology)
pour Windows XP ou Vista ou 7
Guide d’installation et d’initiation
Édité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2013 EBP Informatique, édition Juin 2013
Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A.
CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition du droit non exclusif de
l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client
ne peut transférer ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur
sauf à des fins exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau
local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou
analogue.Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows
Server, licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou d’un
hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage, sauf mention
expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les progiciels au plus tard dans
les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de téléchargement, les progiciels sont
disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises.
EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les
problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du
progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont disponibles
aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
3
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux attentes de
l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude particulière à un besoin
spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans l'un de ses progiciels. En
outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison
d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée
ou intentée contre le CLIENT par un tiers.
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En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause
ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à
son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
B.
Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières.
Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications
tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet
www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque
année pour une prise d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont
enfin rappelés sur la facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du
contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de tout autre
document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément.
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Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :
•
•
L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :
•
•
le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel ( par
exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les changements de niveau de
6
•
•
•
•
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas.
Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation.
EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en sa
possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers sont bien
effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-comptable. Elles sont
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complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP.
Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique » une
convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut d’accord
ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des parties convenues
dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
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En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C.
Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :
•
l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A
•
la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D.
Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
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Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :
•
un compte
•
une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :
•
avec une limite à 2 pages par document
•
avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP :
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
10
Responsabilité du Client :
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur.
De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux
individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute
responsabilité en cas de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à
l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires
techniques sous-traitant à première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise
en cause par une autorité publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus
généralement, le Client est seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP
Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs
3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
•
en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
•
PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter.
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP.
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
11
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service.
EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations nominatives qu’elle
traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le
secret des correspondances privées.
Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des informations le
concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant a la Sté EBP. EBP
se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles informations
recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
Version 1 – Février 2012
E.
Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
•
fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
•
fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
•
Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
Version 3-1 : 29 Mai 2013
12
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP CRM PRO (OL Technology) et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
•
Le menu ? + Aide sur le module de logiciel EBP pour obtenir une aide générale
composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des informations
traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la totalité des mots
utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
13
Table des matières
INSTALLATION .................................................................................................... 17 1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................... 17 1.1. Accès au service technique ........................................................................... 17 1.2. Configuration minimale conseillée ................................................................. 17 2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ..................................................... 18 3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? .......................................................... 19 4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ......................................................... 19 4.1. Version d’évaluation ....................................................................................... 19 4.2. Comment obtenir mon code d’activation ? ..................................................... 19 4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ? ......................... 20 5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ? ............................................................ 21 5.1. La gestion des fenêtres .................................................................................. 21 6. ÉCRAN DE TRAVAIL ........................................................................................ 22 PRISE EN MAIN ................................................................................................... 23 1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE ............................................................................... 24 2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ? ................................................................... 25 3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ? .............................................................. 26 4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ? ................................................................ 26 5. COMMENT GÉRER LES ACTIVITÉS ? ........................................................... 27 5.1. Création d’une activité .................................................................................... 27 5.2. Rappel ............................................................................................................ 27 5.3. Suivre une activité .......................................................................................... 28 6. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ?.................................................. 28 6.1. Comment créer une opportunité ? ................................................................. 28 6.2. Comment suivre une opportunité ? ................................................................ 28 7. COMMENT CRÉER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 29 8. COMMENT CRÉER UN ARTICLE ? ................................................................. 29 9. COMMENT GÉRER LES DEVIS ? ................................................................... 30 9.1. L'entête du devis ............................................................................................ 30 9.2. Le corps ......................................................................................................... 30 9.3. Le pied ........................................................................................................... 30 14
9.4. Les autres onglets .......................................................................................... 31 9.5. Les actions d'un devis .................................................................................... 31 10. COMMENT GÉRER L’AGENDA ? .................................................................. 31 11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ? ........................................................... 32 12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ........................................... 32 13. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES DROITS ?
..............................................................................................................................33 13.1. Les groupes d’utilisateurs ............................................................................ 33 13.2. Les utilisateurs ............................................................................................. 33 13.3. Les droits utilisateurs ................................................................................... 34 14. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ? ............................. 34 15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ? ............... 35 LES FONCTIONS AVANCÉES ............................................................................ 36 1. LE TABLEAU DE BORD ................................................................................... 36 2. LA GESTION DES FAVORIS ........................................................................... 36 3. OPEN GUIDE .................................................................................................... 37 3.1. Création d’un Open Guide ............................................................................. 37 3.2. Fenêtre de personnalisation ........................................................................... 37 La fenêtre de personnalisation contient : .............................................................. 37 3.3. Enregistrement de l’Open Guide .................................................................... 37 4. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ? ................................................ 37 5. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ? ......................... 38 6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ? ....................... 38 6.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook. ....................... 38 6.2. Import/Export du calendrier ............................................................................ 39 7. COMMENT DÉMARRER MES ACTIVITÉS ? ................................................... 39 8. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE ? ......................................................... 39 8.1. Comment préparer une campagne ? ............................................................. 39 8.2. Comment suivre une campagne ? ................................................................. 40 9. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ? ................................................. 41 9.1. Publipostage par courrier ............................................................................... 42 9.2. E-mailing (Publipostage par e-mail) ............................................................... 42 10. COMMENT ENVOYER UN MAIL ? ................................................................ 43 15
11. COMMENT ENVOYER DES SMS ? ............................................................... 43 12. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ? ..................................................... 43 13. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ? ............................................... 44 14. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ?.................................... 44 15. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ? ....................................................... 44 16. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ? ............................ 44 17. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ? ............................ 45 18. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS ........................................................... 46 19. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR ............................................................ 46 19.1. Des articles .................................................................................................. 46 19.2. Des pistes .................................................................................................... 46 19.3. Des contacts ................................................................................................ 47 19.4. Des comptes ................................................................................................ 47 19.5. Des activités ................................................................................................. 47 20. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES ................... 48 20.1. Duplication de fiche ...................................................................................... 48 20.2. Archivage/Désarchivage .............................................................................. 48 21. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES .................... 49 21.1. La solvabilité ................................................................................................ 49 21.2. La géolocalisation ........................................................................................ 49 22. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ? ................................................. 49 INDEX ................................................................................................................... 50 16
0BINSTALLATION
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service technique*. Pour
y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au choix :
•
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
0821 61 2000 (0,09 €/min)
•
Exposez votre problème par e-mail
openline.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
Le vendredi
8h00 à 19h00
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) :
ƒ
Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
ƒ
Mémoire : 3 Go
ƒ
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
ƒ
Espace disque libre : 3 Go
(1)
Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur P4 2Ghz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à l’utilisation de SQL Serveur ). Contactez notre réseau de
revendeurs
Les systèmes d'exploitation supportés sont Windows® XP SP3, Windows® Vista SP1(32 bits
& 64 bits), Windows® 7 (32 bits & 64 bits).
Remarque
Windows® XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire l’acquisition
préalablement à l’installation du logiciel.
17
Comment installer mon logiciel ?
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours d’exécution.
1.
Placez le support d’installation de votre logiciel dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran
d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, exécutez la commande :
X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez
sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la présentation
et à l’installation d’EBP CRM PRO (OL Technology).
3.
Sélectionnez l’installation du logiciel.
4.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît.
5.
Dans un premier temps, l’installation va rechercher les prérequis nécessaires au
fonctionnement du logiciel. S’ils n’existent pas, l’installation de chacun sera
automatiquement lancée.
6.
Suivez les étapes une à une, le contrat de licence que vous devez obligatoirement lire
s’affiche. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
7.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la convention
d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre. Cliquez
sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
8.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons,
pour une première installation de choisir le bouton Installation Complète.
9.
Éventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur Installation
Personnalisée.
10.
Le répertoire d’installation par défaut est C:\Program Files\EBP\ « Nom du module ».
Sous Vista : C:\Programmes\… Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur
le bouton Parcourir.
11.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre disque.
12.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer l’assistant.
18
0BINSTALLATION
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau. Vous pouvez directement
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par Démarrer +
Programmes + EBP + « Nom du module ».
Il est possible de lancer simultanément 5 instances (dossiers) pour une même session
Windows. En revanche, un même dossier ne peut être ouvert plusieurs fois.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version d’évaluation. Cela
signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours,
puis il sera limité en nombre de données : 20 contacts, 20 comptes, 20 activités, 20
opportunités et les impressions porteront la mention "Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir l’ensemble des
fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les fonctions du
logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option Activer votre logiciel du menu ?
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel
manuellement.
19
Comment activer mon logiciel ?
4.3. Comment introduire mon code d’activation manuellement ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option Activer votre
logiciel du menu ?. La fenêtre Activation s'ouvre, cliquez sur le bouton « Activer
Manuellement » et vous avez alors accès aux zones suivantes :
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez communiqué sur le
COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe (points, majuscules ou
minuscules).
•
Numéro de licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint avec la boîte
du logiciel.
•
Clé WEB
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger les
mises à jour de votre logiciel.
•
Code d’activation
Saisissez en majuscules le code que l'on vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton « Activer votre logiciel ».
Pour ressaisir le code, vous devez passer par le menu ? - Activer votre logiciel.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus visible.
20
0BINSTALLATION
5. COMMENT CRÉER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier, cliquez sur « Créer un nouveau dossier » depuis l’écran d’accueil ou en
passant par le menu Fichier - Nouveau.
L’assistant de création s’ouvre. Entre chaque étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent
pour respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
Vous devez ensuite renseigner le nom de la base, les coordonnées et informations de votre
société. Cliquez sur Lancer pour réaliser la création de la base.
Après la création de votre dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre des Options du
menu Outils, puis de sélectionner les chemins souhaités pour la sauvegarde de vos données
et choisir les apparences afin de personnaliser l’interface utilisateur.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie gauche
pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options correspondantes à saisir.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis chaque écran de l’assistant.
5.1. La gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel : les listes (fenêtres principales
de navigation) ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes (vues),
filtres et tris dans les listes.
Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans la partie
Informations générales ou dans le détail des fonctionnalités ou bien en utilisant la touche
F1 sur chaque fenêtre.
21
Écran de travail
6. ÉCRAN DE TRAVAIL
Quelque soit l’endroit dans lequel vous vous trouvez dans le logiciel, votre écran de travail se
présente de la même manière que la capture ci-dessous. Cela vous permet de vous orienter
facilement et d’accéder rapidement aux fonctionnalités voulues.
1
3
2
4
1 - Menus : les menus vous permettent d’accéder à toutes les fonctionnalités du logiciel.
2 - Barre de navigation : la barre de navigation vous donne un accès rapide aux menus les
plus courants du logiciel.
3 - Actions contextuelles de la barre de navigation : les actions contextuelles représentent
les opérations que vous pouvez mener sur le menu ouvert.
Exemple : lorsque la liste des Contacts est affichée, dans la zone des actions contextuelles,
vous pouvez afficher le compte lié au contact, créer un compte pour le contact sélectionné,
faire du publipostage courrier et des e-mailings, archiver des fiches contacts.
4 - Barre de statut : la barre de statut vous donne le nombre d’entrées et de sélections dans
la liste et affiche le nom du dossier ouvert. Le logo EBP vous permet d’accéder directement au
site Internet www.ebp.com
22
1BPRISE EN MAIN
PRISE EN MAIN
Le logiciel EBP CRM PRO (OL Technology) vous permet d’assurer une traçabilité maximale
de tous vos échanges commerciaux (activités et opportunités) avec vos comptes prospects ou
clients, et d’avoir un suivi personnalisé et de qualité afin de mieux les fidéliser.
Du prospect non qualifié (piste) au client (compte) en passant par la connaissance des
différents interlocuteurs (contacts), EBP CRM PRO (OL Technology) vous permet de tracer
toutes les étapes du suivi commercial. Qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’une offre de
prix envoyée par e-mail ou encore d’une visite externe par l’un de vos représentants, toutes
ces différentes actions sont soigneusement reprises au sein même de ce logiciel.
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales fonctionnalités du
produit, en détaillant comment créer vos principales données, et en vous guidant dans le suivi
de vos actions commerciales.
23
Écran de démarrage
1. ÉCRAN DE DÉMARRAGE
Rappel : Nous vous conseillons de paramétrer votre résolution écran en 1024*768 minimum.
L’écran d’accueil vous permet d’accéder facilement aux principales fonctionnalités de votre
logiciel :
-
Pistes (Leads) : ce sont des suspects dans leur premier état. Il s’agit de pistes
commerciales et par conséquence de clients potentiels. Elles peuvent provenir de
diverses origines : formulaire contact de votre site Internet, campagnes
marketing…
-
Contacts (Interlocuteurs) : ce sont des interlocuteurs. Ils peuvent être issus de la
conversion d’une piste qui a été qualifiée.
-
Comptes (Clients/Prospects) : ce sont des clients, prospects, partenaires,
concurrents, …
-
Activités (Appel/Rendez-vous….) : elles représentent les actions commerciales
(ou suivi commercial) effectuées auprès des pistes, contacts et/ou comptes
(appelés aussi Tiers) et vous permettent d’historiser les échanges que vous pouvez
avoir avec eux.
24
1BPRISE EN MAIN
-
Opportunités (Affaires) : elles représentent les affaires (ventes) potentielles que
vous pensez conclure avec vos comptes.
-
Campagnes : elles regroupent l’ensemble des opérations marketing réalisées.
-
Démarrer mes activés : permet d’accéder à la liste des activités à traiter pour un
collaborateur.
-
Agenda (Planning) : il reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il
vous permet d’avoir une vue d’ensemble des actions à venir.
Vous pouvez accéder à tout moment à l’écran d’accueil depuis le menu Affichage – Ecran de
démarrage.
2. COMMENT CRÉER UNE PISTE ?
Vous trouverez la définition de la piste page 24, dans la présentation de l’écran de démarrage
(Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer une nouvelle piste, vous devez cliquer sur l’icône Pistes (Leads) de l’écran
d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Pistes - Pistes. Ensuite, utilisez la
touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Piste s’ouvre.
Remplissez alors les informations que vous avez sur la piste puis enregistrez la fiche.
Vous avez également la possibilité d’importer vos pistes, pour cela reportez-vous à la page
Erreur ! Signet non défini. de ce guide.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette piste. Vous
pourrez également en ajouter.
L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités
de la piste.
Remarque
Une fiche piste doit obligatoirement contenir un nom de contact, un nom de société, une
adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour pouvoir être enregistrée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les pistes.
25
Comment créer un contact ?
3. COMMENT CRÉER UN CONTACT ?
Vous trouverez la définition du contact page 24, dans la présentation de l’écran de démarrage
(Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer un contact, vous devez cliquer sur l’icône Contacts (Interlocuteurs) de l’écran
d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Contacts - Contacts divers ou
Contacts Clients/Prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une
nouvelle fiche Contact s’ouvre.
Remplissez alors les informations liées au contact puis enregistrez la fiche.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce contact. Vous
pourrez également en ajouter.
L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au contact. Dès
qu’un contact sera rattaché à un compte, vous pourrez ajouter de nouvelles opportunités
depuis cet onglet.
L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités
du contact.
Remarque
Pour enregistrer une fiche contact, vous devez renseigner le champ « Nom ».
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les contacts.
4. COMMENT CRÉER UN COMPTE ?
Vous trouverez la définition du compte page 24, dans la présentation de l’écran de démarrage
(Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer un compte, vous devez cliquer sur l’icône Comptes (Clients/Prospects) de l’écran
d’accueil ou accéder à la liste des tiers par le menu Tiers - Comptes - Comptes. Ensuite,
utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Compte s’ouvre.
Remplissez alors les informations liées au compte puis enregistrez la fiche.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur ce compte. Vous
pourrez également en ajouter.
L’onglet Opportunités vous permet de consulter la liste des opportunités liées au compte.
Vous pourrez également en ajouter depuis cet onglet.
26
1BPRISE EN MAIN
L’onglet Campagnes vous permet de consulter la liste des campagnes associées aux activités
du compte.
L’onglet Liste de contacts vous permet d’accéder direct à tous les contacts rattachés au
compte. Depuis cet onglet, vous pouvez également en créer de nouveaux ainsi que d’en
afficher.
Remarque
Pour enregistrer une fiche compte, vous devez renseigner les champs « Nom » et « Code ».
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les comptes.
5. COMMENT GÉRER LES ACTIVITÉS ?
Vous trouverez la définition de l’activité page 24, dans la présentation de l’écran de démarrage
(Affichage – Écran de démarrage).
5.1. Création d’une activité
Pour créer une activité, vous devez cliquer sur l’icône Activités (Appels/Rendez-vous…) de
l’écran d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions - Activités. Ensuite,
utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type d’activité que vous
souhaitez créer parmi tâches, événements, e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche
Activité s’ouvre.
Choisissez un sous-type d’activité et remplissez les informations liées à l’activité puis
enregistrez la fiche.
5.2. Rappel
Sur chaque fiche activité, vous trouverez une option à cocher Rappel. Une fois cochée, cela
vous permet de programmer une alerte sur l’activité sélectionnée. Une fenêtre de rappel
s’affichera alors à l’écran à la date et heure choisies pour vous avertir de la prochaine
échéance de l’activité.
Lorsque la fenêtre de rappel s’ouvre, vous avez la possibilité d’annuler ou de reporter (bouton
Répéter) les alertes mais également d’ouvrir les fiches activités correspondantes.
Remarque
Vous pouvez à tout moment faire apparaître la fenêtre des rappels depuis le menu Affichage Afficher les rappels.
27
Comment gérer les opportunités ?
5.3. Suivre une activité
Pour suivre une activité, ouvrez la fiche correspondante, le champ Statut vous permet de
préciser où en est votre activité, si elle est en cours, terminée…
Vous pouvez également lui attribuer une priorité.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les activités.
6. COMMENT GÉRER LES OPPORTUNITÉS ?
Vous trouverez la définition de l’opportunité page 24, dans la présentation de l’écran de
démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
6.1. Comment créer une opportunité ?
Pour créer une opportunité, vous devez cliquer sur l’icône Opportunités (Affaires) de l’écran
d’accueil ou accéder à la liste des actions par le menu Actions – Affaires – Opportunités de
ventes. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche
opportunité s’ouvre, remplissez les informations souhaitées puis enregistrez.
Remarque
Pour enregistrer une opportunité, vous devez renseigner le champ « Nom ».
6.2. Comment suivre une opportunité ?
Les champs Étape en cours, Motif de clôture et % Probabilité vous permettent de suivre
vos opportunités de la détection (prospection) à l’aboutissement (vente ou échec) en précisant
le motif.
Ainsi, dès lors que vous décelez une opportunité, vous pouvez la notifier en phase de
prospection (10%) ; lorsque vous aurez obtenu des informations complémentaires,
l’opportunité passera en phase de qualification (20%).
Vous ferez par la suite l’analyse des besoins (40%) de votre client/prospect, ce qui vous
amènera à l’élaboration d’une proposition commerciale à l’aide d’un devis (60%).
Suite à cette proposition, vous pourrez apporter certaines corrections (80%) qui vous
permettront de finaliser votre affaire soit par un échec (perdue - 0%) soit par une réussite
(gagnée – 100%).
Chaque opportunité étant suivie de la même façon, vous retrouverez toutes les statistiques de
suivi de vos affaires dans le Tableau de bord (page 44). De la sorte, le suivi de vos affaires
devient totalement transparent et vous savez à tout moment où vous en êtes dans votre
activité commerciale.
28
1BPRISE EN MAIN
Vous pourrez également indiquer le montant estimé de votre opportunité et le montant réalisé
lorsqu’elle aura aboutie. Grâce au pourcentage de probabilité le montant estimé pondéré
pourra être calculé.
L'onglet Activités vous permet de consulter la liste des activités menées sur cette opportunité.
Vous pourrez également en ajouter.
L’onglet Devis vous permet de consulter les devis associés à l’opportunité.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les opportunités.
7. COMMENT CRÉER UNE CAMPAGNE ?
Vous trouverez la définition de la campagne page 24, dans la présentation de l’écran de
démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Pour créer une campagne, vous devez cliquer sur l’icône Campagnes de l’écran d’accueil ou
accéder à la liste des actions par le menu Actions – Campagnes – Campagnes. Ensuite,
utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter, sélectionnez le type de campagne que vous
souhaitez créer parmi e-mails, appels, fax et courriers. Une nouvelle fiche Campagne s’ouvre.
Remplissez les informations souhaitées puis enregistrez la fiche.
La date de début de la campagne est par défaut la date du jour de création de la campagne,
vous pouvez la modifier.
Par défaut votre campagne a le statut « En Préparation », ce qui interdit la création d’une
activité ou d’une opportunité associée à cette campagne.
Remarque
Pour enregistrer une campagne, vous devez renseigner les champs « Libellé », « Type » et
« Code ».
Pour plus de détails sur la préparation d’une campagne, reportez-vous à la page 40 de ce
guide.
8. COMMENT CRÉER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, vous devez passer par le menu Actions - Affaires - Articles. Ensuite,
utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une nouvelle fiche article s’ouvre.
Sélectionner le type Bien ou Service et remplissez alors les informations liées à l’article puis
enregistrez la fiche.
29
Comment gérer les devis ?
9. COMMENT GÉRER LES DEVIS ?
Les devis sont disponibles à partir du menu Actions
Pour créer un devis, vous devez passer par le menu Actions – Affaires – Devis. Ensuite,
utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Un nouveau devis apparaît à l'écran.
Le devis se compose de trois parties essentielles : l'entête, le corps et le pied.
9.1. L'entête du devis
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à votre opportunité de vente, le compte client sera
automatiquement renseigné en fonction de celui sélectionné dans votre opportunité.
Le collaborateur associé peut y être renseigné.
Vous pouvez consulter et/ou modifier la fiche client et la fiche opportunité.
L’opportunité peut être créée directement depuis le devis.
Remarque
La date du devis ne doit pas être antérieure à la date de création de l’opportunité associée.
9.2. Le corps
Le corps du devis (onglet détail) est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles de type
bien ou service qui composeront le devis.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
•
D'une barre d'outils juste au-dessus de la grille (Touche F1 pour plus de détails).
•
D'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plusieurs colonnes sont à votre
disposition (remise, prix de revient….).
•
D'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés où vous le souhaitez dans la
grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre fichier (puis les
générer dans votre liste d’article à l’aide du bouton Générer l’article).
•
D’une barre d’outils pour le texte enrichi de la description : vous pouvez appliquer
différents attributs (gras, couleur, souligné..) à vos descriptions articles et bénéficier
d’un correcteur orthographique comme dans un traitement de texte.
9.3. Le pied
Le pied de l’onglet Détail représente la partie totalisation du devis, avec un minimum
d’informations (le taux de TVA à appliquer au devis, le montant HT, le montant de la TVA et le
montant TTC).
30
1BPRISE EN MAIN
9.4. Les autres onglets
À ces trois parties essentielles, les onglets suivants s’ajoutent :
•
L’onglet Facturation contient l’adresse principale et le contrat principal de
facturation du client sélectionné.
•
L’onglet Livraison contient l’adresse principale et le contact principal de livraison
du client sélectionné.
•
L’onglet Notes permet de saisir une référence et un commentaire
•
L’onglet Documents associés permet d’ajouter des documents ou fichier et de
saisir des adresses web ou URL.
9.5. Les actions d'un devis
À partir d'un devis, vous avez la possibilité d’accéder aux actions suivantes :
•
•
•
•
Afficher l’opportunité : Permet d’afficher l’opportunité associée au devis
Afficher le compte : Permet d'afficher la fiche du client/prospect affecté au
document sélectionné et à l’opportunité.
Impression sous Microsoft Word : Permet d’imprimer le devis dans un document
Word qui peut être personnalisé.
Envoyer par e-mail : Permet d’envoyer en pièce jointe le devis au format Word
par e-mail à l’adresse mail renseignée dans le compte client. Une activité sera
créée avec le document associé.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur ces traitements.
10. COMMENT GÉRER L’AGENDA ?
L’Agenda reprend toutes les activités par date et par collaborateur. Il vous permet d’avoir une
vue d’ensemble des opérations à venir et ainsi de pouvoir les suivre parfaitement. L’agenda
vous permet également d’organiser votre emploi du temps.
Pour accéder à l’agenda, cliquez sur l’icône Agenda (Planning) de l’écran d’accueil ou passez
par le menu Actions - Agenda.
Vous pouvez personnaliser l’affichage du planning :
•
En choisissant la vue par jour, semaine, semaine de travail, mois ou chronologique
(en paramétrant l’échelle temps depuis le menu contextuel).
•
En affichant un ou plusieurs collaborateur(s) en sélectionnant l’option Grouper par
Collaborateur et choisir la liste des collaborateurs à afficher.
•
En filtrant la liste des tâches à afficher.
Vous pouvez également créer des activités directement depuis l’agenda. Pour ce faire, vous
avez plusieurs possibilités :
•
Ajoutez un événement en sélectionnant un créneau horaire, puis par le menu
contextuel, sélectionnez l’option rendez-vous ou événement à la journée.
Renseignez les différentes zones puis enregistrez la fiche. L’événement apparaît
sur le créneau horaire sélectionné.
•
Ajouter une activité en sélectionnant un créneau horaire, puis dans la liste des
tâches, cliquez sur le bouton Ajouter, et sélectionnez le type de tâche à ajouter.
31
Comment imprimer une fiche ?
11. COMMENT IMPRIMER UNE FICHE ?
Le logiciel vous offre la possibilité de choisir entre plusieurs modèles d'impressions.
L'impression d'une fiche ou d’une liste peut être activée :
•
Depuis le bouton Imprimer de la barre d'outils d’une fiche. Ceci à condition que
vous ayez déjà enregistré votre fiche.
•
Dans la fenêtre principale de navigation, en sélectionnant une ligne de la liste
affichée et en cliquant sur le bouton Imprimer.
•
Par l’un des menus de l’application puis Impressions puis la catégorie souhaitée.
Vous accédez alors à la page Impressions dans laquelle vous pouvez sélectionner différents
critères d'impression.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur les
impressions.
12. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données de votre logiciel
afin de ne pas perdre votre travail en cas de problème.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a été
malencontreusement supprimée ou endommagée.
Nous vous conseillons donc d’effectuer une sauvegarde quotidienne de vos données (de
préférence en fin de journée) sur votre disque dur et/ou sur un disque amovible. Puis une
sauvegarde hebdomadaire sur un CD-ROM que vous conserverez dans un autre lieu que celui
où se trouve votre ordinateur. De cette façon, même en cas de vol, d’incendie…il vous restera
toujours une sauvegarde vous permettant de récupérer vos données.
Par le menu Outils - Sauvegarde, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet
de sélectionner les options de sauvegardes et de lancer la procédure.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
32
1BPRISE EN MAIN
13. COMMENT GÉRER LES GROUPES, LES UTILISATEURS ET LES
DROITS ?
Cette option est disponible uniquement en version réseau. Vous pouvez gérer les utilisateurs
et les groupes d’utilisateurs depuis le menu Paramètres – Utilisateurs.
Vous pouvez créer des utilisateurs, attachés ou non un groupe à chacun et définir une gestion
de droits pour chaque utilisateur ou groupe d’utilisateurs.
Ainsi lors de l'ouverture du dossier, vous vous connecterez avec un nom d'utilisateur et son
mot de passe.
Pour plus de détail sur la gestion des droits sur une fiche groupe d’utilisateurs, fiche
utilisateur, reportez- vous à l’aide en ligne (F1).
13.1. Les groupes d’utilisateurs
Les groupes d'utilisateurs permettent de faciliter la saisie de la gestion des droits. Vous pouvez
imaginer qu'un groupe corresponde à un service dans l'entreprise, qui a tels ou tels droits...
Pour définir un groupe utilisateur, vous devez saisir un code et un nom.
À partir de la fiche groupe utilisateur, vous pouvez affecter un ou plusieurs utilisateurs.
Les droits du groupe seront automatiquement affectés à cet utilisateur.
Les droits que vous définissez pour un groupe d'utilisateurs prévalent sur les droits définis pour
un utilisateur.
Remarque
L'utilisateur ADM ne peut être affecté à un groupe, car il a tous les droits par défaut.
13.2. Les utilisateurs
Pour définir un utilisateur, vous devez saisir un code, un nom et lui affecter éventuellement un
mot de passe ainsi que la confirmation du mot de passe.
L'utilisateur connecté apparait dans la barre d'état (statut). Un clic sur cet utilisateur permet de
changer d'utilisateur.
Vous avez également la possibilité d’associer un utilisateur du domaine à un utilisateur de la
gestion commerciale en sélectionnant l’option « Utiliser l’Active Directory pour authentifier
l’utilisateur ». Ainsi, à l’ouverture du dossier, le code utilisateur et le mot de passe ne sont pas
demandés sous réserve s’être connecté avec le même utilisateur de la session Windows.
Remarque
Vous pouvez « Bloquer » un utilisateur, il ne pourra plus se connecter à la base que ce soit en
CRM, Gestion Commerciale ou en Comptabilité (en cas de dossiers liés).
Vous avez également la possibilité d’« interdire la connexion » de l’utilisateur uniquement sur
un module CRM, Gestion commerciale ou Compta (en cas de dossiers liés).
33
Comment gérer les champs personnalisés ?
À partir de la fiche utilisateur, vous pouvez affecter un groupe d’utilisateurs.
Si vous sélectionnez un groupe sur une fiche utilisateur, les droits de l'utilisateur
correspondront par défaut à ceux du groupe. Vous pouvez les modifier en autorisant ou pas le
droit.
Pour chaque utilisateur, vous pouvez définir une gestion des droits.
A la création d'une fiche, tous les droits sont autorisés par défaut.
13.3. Les droits utilisateurs
Les droits utilisateurs peuvent être affectés à un groupe d'utilisateurs ou un utilisateur
particulier.
Des droits peuvent être autorisés sur les menus principaux de chaque module.
Il existe trois types de droit :
•
Visualisation et Modification
•
Exécution
•
Création, Visualisation, Modification, Suppression, Impression
Pour le dernier type, la "duplication d’une fiche" découle du droit "Création".
Le droit "Impression" concerne l’impression de la liste/fiche à partir de la liste-page
14. COMMENT GÉRER LES CHAMPS PERSONNALISÉS ?
Les champs personnalisés (simples ou calculés)
Paramètres - Champs personnalisés.
sont accessibles depuis le menu
Vous pouvez créer des champs personnalisés pour les tables Contact, Piste, Famille client,
Famille
fournisseur, Client, Fournisseur, Opportunité, Activité, Collaborateur, Article,
Document de vente (Devis) et Ligne de document de vente (Devis).
Les types de champs personnalisés disponibles sont Mémo, Texte enrichi, Texte, Entier,
Décimal, Heure, Date, Date/heure, Booléen.
34
1BPRISE EN MAIN
15. COMMENT LIER UN DOSSIER D’UNE AUTRE APPLICATION* ?
À partir du menu Paramètres - Société, vous pouvez lier un dossier d’une autre application*,
consulter et modifier les dossiers liés par application.
Vous pouvez associer un dossier en sélectionnant le bouton Lier de nouveaux dossiers pour
d'autres applications.
Suite à la sélection de ce bouton, une fenêtre de sélection de dossiers pour chaque application
s'affiche. Les applications proposées sont celles qui peuvent être liées entre-elles.
Si vous souhaitez supprimer la liaison entre les dossiers des applications, cliquez sur le bouton
supprimer la liaison.
Un nouveau raccourci sera créé pour le dossier délié.
* sous réserve de compatibilité entre applications
35
le tableau de bord
LES FONCTIONS AVANCÉES
Vous trouverez ci-dessous la description des fonctions avancées dont vous disposez dans
EBP CRM PRO (OL Technology).
L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur
chaque écran.
1. LE TABLEAU DE BORD
Le tableau de bord vous permet d’avoir une vue d’ensemble de votre activité.
Vous y trouverez les prochaines activités à traiter, les opportunités en cours, l’évolution de
votre chiffre d’affaires par mois…
Le tableau de bord se met à jour automatiquement lorsque vous enregistrez de nouvelles
activités et opportunités.
Pour accéder à votre tableau de bord, allez dans le menu Affichage - Afficher le tableau de
bord ou depuis la barre de navigation Opérations - Afficher le tableau de bord.
Votre tableau de bord est personnalisable.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
2. LA GESTION DES FAVORIS
A partir du volet de navigation, le menu Favoris vous permet d’ajouter, d’organiser et de
renommer comme vous le souhaitez les fonctionnalités du volet de navigation.
Pour cela, il faut ajouter des entrées de la barre de navigation via un clic droit sur l’entrée
choisie. Par exemple, à partir de la barre de navigation du menu Ventes, sur Devis, réalisez un
clic droit et cliquez sur « Ajouter au favoris ».
Une fois dans les favoris, il est possible d’ajouter des dossiers pour organiser ses favoris (via
le clic droit), de renommer les actions/dossiers, de les déplacer ou de les supprimer.
Remarque
Une action peut être ajoutée qu’une seule fois dans les favoris.
36
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
3. OPEN GUIDE
Vous avez la possibilité de personnaliser un Open Guide pour chaque menu Favoris, Tiers,
Actions, Opérations et Paramètres.
3.1. Création d’un Open Guide
Suite à la sélection d’un menu de la barre de navigation puis Démarrer une tâche, au dessus
de l’Open Guide, vous disposez d’une barre d’outils permettant de :
•
Choisir l’Open Guide à afficher : une liste déroulante contient les Open Guide
système
•
Editer la liste des Open Guides disponibles et créer votre Open Guide
•
Voir/Cacher les Open Guides des autres utilisateurs
3.2. Fenêtre de personnalisation
La fenêtre de personnalisation contient :
•
Une barre de menus permettant de saisir le nom de l’Open Guide, gérer les
éléments et enregistrer l’Open Guide
•
Une liste des propriétés permet de changer les propriétés du ou des éléments
sélectionnés. Par exemple : la taille, la position, la forme d’une flèche ….
•
Les éléments qui contiennent tous ce qui peut être mis sur un Open Guide (des
formes prédéfinies (trait, flèche …), des boutons de l’Open Guide d’origine, des
actions du volet de navigation)
•
L’Open guide en cours de personnalisation
Vous pouvez également utiliser des raccourcis clavier pour personnaliser l’Open Guide.
3.3. Enregistrement de l’Open Guide
Une fois votre Open Guide réalisé vous devez l’enregistrer. Pour cela, cliquez sur le bouton
Fermer ou sur la « croix » en haut à droite. Un message vous demande si vous souhaitez
enregistrer les modifications, répondez Oui.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’Open Guide.
4. COMMENT CRÉER UN COLLABORATEUR ?
Les collaborateurs sont les différents membres de votre entreprise. Votre logiciel permet de
gérer un nombre illimité de collaborateurs auxquels peuvent être associés des tiers, des
activités, des opportunités et un planning (agenda).
Pour créer un collaborateur, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers Collaborateurs - Collaborateurs. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le bouton Ajouter. Une
nouvelle fiche Compte s’ouvre.
37
Comment importer ou Exporter les contacts ?
Remplissez alors les informations liées au collaborateur puis enregistrez la fiche.
Remarque
Pour enregistrer une fiche collaborateur, vous devez renseigner les champs « Nom » et
« Code ».
5. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER LES CONTACTS ?
Vous pouvez importer ou exporter des contacts d’un fournisseur externe, pour y accéder
passez par le menu Outils - Import/Export de contacts, un assistant s’ouvre et il vous suffit
de suivre les instructions.
Au cours de cet assistant, vous pourrez choisir le fournisseur de contacts à utiliser, ainsi que le
type d’opération : import ou export.
Vos contacts seront ainsi synchronisés avec ceux de votre autre fournisseur.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur l’import et l’export
de contact.
6. COMMENT IMPORTER OU EXPORTER UN CALENDRIER ?
6.1. Synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook.
Vous pouvez synchroniser les événements de l’agenda de votre logiciel avec votre calendrier
Outlook. Pour cela, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton Sync
Outlook
Un assistant vous permettant de synchroniser les événements de votre agenda avec ceux de
Microsoft Office Outlook s’affiche.
Sélectionnez les éléments suivants :
La période à synchroniser ;
Votre code collaborateur ;
Votre calendrier Microsoft Office Outlook ;
La règle de synchronisation à prendre en compte.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la
synchronisation du calendrier avec Microsoft Office Outlook
38
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
6.2. Import/Export du calendrier
Vous gérez un calendrier chez un autre fournisseur que Microsoft Office Outlook, ou votre
calendrier n’est pas sur le même ordinateur que votre logiciel. Vous pouvez mettre à jour vos
calendriers en passant par l’importation ou l’exportation au format icalendar (ICS) ou
vCalendar (VCS).
Depuis votre logiciel CRM, passez par le menu Actions – Agenda et cliquez sur le bouton
icalendar/vCalendar. Vous pouvez choisir entre Exporter ou Importer un fichier au format
ICS ou VCS.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur la l’import/export
du calendrier
7. COMMENT DÉMARRER MES ACTIVITÉS ?
Vous trouverez la définition de l’option Démarrer mes activités page 24, dans la présentation
de l’écran de démarrage (Affichage – Écran de démarrage).
Cette option permet de traiter vos activités par ordre de priorité et de date. Pour cela, vous
devez cliquer sur l’icône Démarrer mes activités de l’écran d’accueil ou accéder à la liste des
actions par le menu Actions – Démarrer mes activités.
Utilisez la touche Démarrer la prochaine activité afin d’ouvrir votre prochaine activité à
traiter.
8. COMMENT GÉRER UNE CAMPAGNE ?
Accédez à vos campagnes en passant par le menu Actions – Campagnes, créez ensuite la
fiche en choisissant le type de la campagne.
8.1. Comment préparer une campagne ?
8.1.1. Ciblage
Effectuez le ciblage de votre campagne en sélectionnant l’onglet Cibles.
Ajoutez les clients potentiels (pistes, contacts, comptes) en fonction de certains critères, pour
cela vous devez passer par le bouton Ajouter - Filtre Avancé.
Afin d’affiner votre ciblage, vous pouvez exclure vos cibles en fonction de certains critères,
pour cela vous devez passer par le bouton Exclure - Filtre Avancé.
Votre logiciel vous permet également d’ajouter ou d’exclure vos cibles en les sélectionnant
dans les listes de piste, contact et/ou compte, pour cela vous devez passer par le bouton
Ajouter - Choisir les cibles ou Exclure - Choisir les cibles.
Détectez les doublons ou les cibles invalides en passant par le bouton Vérifier les cibles.
39
Comment gérer une campagne ?
Remarque
Si vous effectuez une campagne de type e-mail :
- Si les cibles possèdent la même adresse e-mail, elles seront détectées comme doublons.
- Si des cibles ne possèdent pas d’adresse e-mail, elles seront considérées comme invalides.
Dans ces deux cas, vous avez la possibilité de modifier ou de supprimer ces cibles de votre
sélection.
8.1.2. Paramétrage du coût de la campagne
Paramétrez les coûts des activités sortantes en sélectionnant l’onglet Paramètres, puis en
renseignant :
Le coût à la minute d’un appel sortant,
Le coût d’un envoi d’e-mail, fax et courrier,
Le coût additionnel qui est un coût fixe pour la campagne.
Remarque
Ces éléments vous sont utiles pour le calcul des statistiques de votre campagne (coûts et
chiffre d’affaires).
8.1.3. Affectation du modèle de publipostage
Choisissez le modèle associé à votre campagne en sélectionnant l’onglet Documents
associés.
Vous avez alors le choix :
-
d’ajouter un document Word, à l’aide du bouton Ajouter et de l’attribuer en tant que
Modèle de campagne ;
de sélectionner un modèle de publipostage existant à l’aide du bouton Choisir un
modèle ;
de créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un document vierge à l’aide
des boutons Choisir un modèle et Créer un nouveau modèle.
Remarque
Cette étape est obligatoire pour générer les campagnes de type Courrier, Fax et E-mail.
8.2. Comment suivre une campagne ?
8.2.1. Génération de la campagne
Après avoir préparé votre campagne marketing, vous devez la générer. Pour cela, passez par
le menu Actions - Générer
Le statut qui était à En préparation passe à En cours.
40
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
Une activité du type de votre campagne est créée pour chacune des cibles.
8.2.2. Gestion du statut
Vous avez la possibilité de modifier le statut de votre campagne par le menu Actions. Les
statuts suivants sont proposés :
En préparation, statut par défaut à la création de votre campagne ; à ce stade,
vous ne pouvez ni créer d’activités, ni d’opportunités associées à votre campagne ;
En cours, à ce stade votre campagne a démarré ;
Terminé, à renseigner lorsque vous n’avez plus d’activité en cours et que votre
campagne est terminée ;
Suspendu, vous avez la possibilité de reporter toutes les activités (qui n’ont pas le
statut Terminé) liées à la campagne ou uniquement celles créées lors de la
génération de la campagne.
Annuler, il est possible d’annuler une campagne qui a déjà été démarrée. Ce statut
permet de supprimer les activités non terminées associées à la campagne.
8.2.3. Gestion des affaires
Les onglets Activités et Opportunités de ventes recensent toutes les activités et les
opportunités associées à votre campagne.
Depuis ces onglets vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des fiches.
8.2.4. Statistiques
L’onglet Statistiques vous permet de visualiser rapidement le pour d’avancement de la
campagne ou même le chiffre d’affaires réalisés. Pour cela les graphiques suivants sont
proposés :
Avancement en %
Coût et chiffre d’affaires
Taux de retour
Activités par statut
Activités par type
9. COMMENT UTILISER LE PUBLIPOSTAGE ?
L’option publipostage vous permet de préparer et d’envoyer simplement par courrier ou mail
des informations à vos clients. Ce traitement est possible en nombre depuis les listes des tiers
comme individuellement depuis une fiche tiers.
En fonction du type de publipostage sélectionné, une Activité de type courrier (sortant) ou email (sortant) sera généré pour tous les destinataires du publipostage.
Vous avez également la possibilité de créer ou non une campagne recensant la liste des cibles
et des activités associées. Pour cela, une question vous sera posée lorsque votre publipostage
sera lancé. Pour activer ou descativer l’affichage de cette question, vous devez le paramétrer
dans les Paramètres de la société dans la partie Campagnes.
41
Comment utiliser le publipostage ?
Vous pouvez accéder au publipostage, depuis le menu Opérations - Assistant de
publipostage, par le panneau des tâches de la barre de navigation ou directement depuis une
fiche tiers ouverte en cliquant sur les boutons Publipostage par courrier et e-mailing.
9.1. Publipostage par courrier
Vous pouvez effectuer du publipostage courrier individuel depuis n’importe quelle fiche tiers
(pistes, contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers.
À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton Publipostage par courrier, un assistant de
publipostage s’ouvre. Vous avez alors le choix de créer un nouveau modèle de publipostage à
partir d’un document vierge ou vous pouvez également utiliser un modèle existant parmi les
modèles proposés dans le logiciel ou un modèle que vous avez créé. Enfin, choisissez le
document de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre document à publiposter s’affiche à
l’écran.
À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un courrier par
publipostage. Cliquer sur la tâche Publipostage par courrier puis l’opération à effectuer est
ensuite la même que pour le publipostage depuis une fiche tiers expliqué ci-dessus.
Remarque
Le publipostage courrier nécessite au préalable l’installation de Microsoft Office Word 2003 ou
supérieur.
9.2. E-mailing (Publipostage par e-mail)
Vous pouvez créer des e-mailings individuels depuis n’importe quelle fiche tiers (pistes,
contacts et comptes) et par lot depuis les listes des tiers.
À partir d’une fiche tiers, cliquez sur le bouton E-mailing, un assistant de publipostage s’ouvre.
Vous avez alors le choix entre créer un nouveau modèle de publipostage à partir d’un
document vierge et utiliser un modèle existant parmi les modèles proposés dans le logiciel ou
un modèle que vous avez créé. Enfin, renseignez le sujet de l’e-mail et choisissez le document
de destination et cliquez sur le bouton Ok. Votre e-mailing s’affiche à l’écran.
À partir des listes des tiers, sélectionnez les tiers à qui vous souhaitez envoyer un e-mailing.
L’assistant de publipostage s’ouvre. L’opération à effectuer est ensuite la même que pour la
création d’e-mailing depuis une fiche tiers expliqué auparavant.
Remarque
Pour utiliser l’option e-mailing, Microsoft Office Word 2003 et Microsoft Office Outlook 2003 ou
supérieur doivent être installés sur votre ordinateur.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur le publipostage
courriers, l’e-mailing et les modèles types.
42
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
10. COMMENT ENVOYER UN MAIL ?
Dès lors que l’adresse mail d’une piste ou d’un contact est renseignée, vous pouvez lui
envoyer un e-mail. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se situe à droite de l’adresse e-mail.
Une fenêtre d’envoi d’e-mail s’ouvre et vous pouvez rédiger puis envoyer votre mail.
11. COMMENT ENVOYER DES SMS ?
L’envoi de SMS est disponible sur les fiches/listes des pistes, contacts, comptes et
collaborateurs.
Pour utiliser cette fonction, vous devez acquérir :
•
Un contrat de service EBP approprié. Veuillez contacter votre Revendeur ou le
Service Clients EBP au 0811 65 80 20.
•
Un abonnement ou une offre d’essai auprès d’un fournisseur d’accès SMS (tel que
Eco Sms, SMS-To-B et SMS Envoi).
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements sur cette
fonctionnalité.
12. COMMENT ENVOYER UN PDF SIGNÉ ?
Les signatures numériques peuvent être utilisées pour authentifier des documents et aviser les
destinataires de la moindre modification du document.
Les certificats peuvent être fournis par une autorité de certification (facturé) ou auto-signés
(gratuit).
Dans la pratique, ces certificats auto-signés n'offrent pas au destinataire, une preuve de
l'identité du signataire. Seul, le signataire est garant de son certificat auto-signé.
Pour envoyer un PDF signé depuis votre logiciel, vous devez donc disposer d’un certificat
fournis par une autorité de certification (facturé), ou auto-signé (gratuit).
Dans le cas où vous ne possédez pas de certificat fournis par une autorité de certification,
vous avez la possibilité de :
•
Créer un certificat
•
Exporter puis importer le certificat afin qu’il soit reconnu comme « Autorités de
certification de racine de confiance ».
Quel que soit le type de certificat, vous devez le renseigner dans l’application EBP pour qu’il
soit pris en compte lors de l’envoi d’email.
Remarque
Un seul certificat peut être affecté à l’application.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous permet d’avoir plus de détail sur le
paramétrage à réaliser dans votre logiciel pour paramétrer et envoyer votre PDF signé.
43
Comment gÉrer les fournisseurs ?
13. COMMENT GÉRER LES FOURNISSEURS ?
Vous avez la possibilité de créer des pistes ayant le type fournisseur de renseigné, des
comptes fournisseurs ainsi que des contacts associés aux comptes fournisseurs.
Des opportunités d’achats peuvent être créées, pour cela passez par le menu Actions –
Affaires – Opportunités d’achats.
14. COMMENT CRÉER UNE FAMILLE DE COMPTES ?
Les familles de comptes servent à grouper les comptes de façon à pouvoir par exemple les
traiter en nombre.
Pour créer une famille de comptes, vous devez accéder à la liste des tiers par le menu Tiers Familles de comptes – Famille clients/prospects. Ensuite, utilisez la touche [Inser] ou le
bouton Ajouter. Une nouvelle fiche Famille de compte s’ouvre.
Remplissez alors le nom de la famille et son code.
15. COMMENT CONVERTIR LES PISTES ?
La conversion de piste sert à transformer une piste en nouveau contact et/ou compte ou même
rattacher une piste à un compte existant.
Pour convertir une piste depuis une fiche piste ouverte, cliquez sur le bouton Convertir du
menu. Une boîte de dialogue s’ouvre et il vous suffit de suivre les instructions et de choisir
votre mode de conversion.
Vous pouvez également convertir vos pistes en nombre. Pour ce faire, sélectionnez vos pistes
à convertir depuis la liste des pistes puis cliquez sur Convertir dans le panneau des tâches de
la barre de navigation. Une boîte de dialogue s’ouvre et de nouveau, vous pouvez choisir votre
mode de conversion.
16. COMMENT RÉALISER UN IMPORT PARAMÉTRABLE ?
Par le menu Outils - Imports paramétrables, vous accédez à l'assistant d'importation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à importer et de lancer
la procédure d’importation.
Vous pouvez importer les données suivantes :
•
Articles
•
Pistes clients/prospects
•
Pistes fournisseurs
•
Contacts
•
Comptes clients/prospects
44
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Famille clients/prospects
Comptes fournisseurs
Familles fournisseurs
Collaborateurs
Familles collaborateur
Groupes
Secteurs géographiques
Origine d’une piste
Activités : Tâches, Événements, Emails, Fax, Courriers, Appels
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à importer sur votre disque, vous devez
définir :
•
le paramétrage de codage du fichier texte (type de séparation des champs, type de
Codage du fichier...),
•
le séparateur de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte,
•
les liens entre les champs de la table et les champs du fichier à importer.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à importer que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements Ajoutés, Modifiés et Non importés est
affiché.
Dans le cas où l'import a échoué, un message contenant les raisons de l'échec est affiché.
Il est possible de visualiser le rapport d'importation en cliquant sur le bouton Afficher le détail.
17. COMMENT RÉALISER UN EXPORT PARAMÉTRABLE ?
Par le menu Outils - Exports paramétrables, vous accédez à l'assistant d’exportation
paramétrable de données qui vous permet de sélectionner les données à exporter et de lancer
la procédure d’exportation.
Vous pouvez exporter les données suivantes :
•
Articles
•
Pistes clients/prospects
•
Pistes fournisseurs
•
Contacts
•
Comptes clients/prospects
•
Famille clients/prospects
•
Comptes fournisseurs
•
Familles fournisseurs
•
Collaborateurs
•
Familles collaborateur
•
Groupes
•
Secteurs géographiques
•
Origine d’une piste
Suite à la sélection du chemin où se trouve le fichier à exporter sur votre disque, vous devez :
•
filtrer les données à exporter si nécessaire,
45
Notes et documents associÉs
•
•
exporter les champs souhaités (ou exporter tous les champs),
indiquer les séparateurs de champs ainsi que l'identificateur des zones de texte.
Après avoir visualisé un résumé des éléments à exporter que vous avez sélectionné
précédemment, vous devez cliquer sur Lancer pour exécuter le traitement.
En fin de traitement, le nombre d'enregistrements exporté est affiché.
18. NOTES ET DOCUMENTS ASSOCIÉS
Dans chaque fiche Tiers (pistes, contacts, comptes, collaborateurs) et Actions (activités,
opportunités), vous trouverez un onglet Notes et un onglet Documents associés.
L’onglet Notes vous permet d’historiser toutes les informations complémentaires que vous
souhaitez sur la fiche concernée. Il s’agit d’une zone de saisie libre.
L’onglet Documents associés vous permet de garder une trace de tous les documents
concernant la fiche. Vous pouvez ainsi joindre n’importe quel document à vos fiches.
19. LES ASSISTANTS DE MISE À JOUR
19.1. Des articles
L’assistant de mise à jour des articles vous permet d’affecter en nombre le Type d’article et le
taux de TVA.
Pour modifier vos articles par lot, sélectionnez les articles à modifier depuis la liste des articles
puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des articles, un assistant s’ouvre et vous
pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour.
Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise
à jour – Articles. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :
ƒ
Filtrer vos Articles selon des critères précis ;
ƒ
Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;
ƒ
Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;
ƒ
Lancer la modification par lot.
19.2. Des pistes
L’assistant de mise à jour des pistes vous permet d’affecter en nombre le nom de la société,
un type de piste, une origine de piste, un statut de piste l’évaluation de la piste et un
collaborateur.
Pour modifier vos pistes par lot, sélectionnez les pistes à modifier depuis la liste des pistes
puis cliquez sur le bouton Assistant de mise à jour des pistes, un assistant s’ouvre et vous
pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre Mises à jour.
Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise
à jour – Pistes. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :
46
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Filtrer vos pistes selon des critères précis ;
Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;
Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;
Lancer la modification par lot.
19.3. Des contacts
L’assistant de mise à jour des contacts vous permet d’affecter en nombre une origine du
contact et un collaborateur.
Pour modifier vos contacts par lot, sélectionnez les contacts à modifier depuis la liste des
contacts puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des contacts, un assistant
s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre depuis la fenêtre de
Mises à jour.
Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise
à jour – Contacts. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :
ƒ
Filtrer vos contacts selon des critères précis ;
ƒ
Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;
ƒ
Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;
ƒ
Lancer la modification par lot.
19.4. Des comptes
L’assistant de mise à jour des comptes vous permet d’affecter en nombre une famille de
compte, une origine du compte, un collaborateur, une ville de facturation,.
Pour modifier vos comptes (clients/prospects ou fournisseurs) par lot, sélectionnez les
comptes à modifier depuis la liste des comptes (clients/prospects ou fournisseurs) puis cliquez
sur le bouton Assistants de mise à jour des Comptes (clients/prospects ou fournisseurs),
un assistant s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre.
Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise
à jour – Comptes clients/prospect (ou Comptes fournisseurs). Depuis l’assistant, vous
avez la possibilité de :
ƒ
Filtrer vos comptes selon des critères précis ;
ƒ
Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;
ƒ
Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;
ƒ
Lancer la modification par lot.
19.5. Des activités
L’assistant de mise à jour des activités vous permet d’affecter en nombre une nouvelle Date
de début, Date de fin, Heure de début, Heure de fin, repousser en nombre de jours, de
mois d’années la date d’une activité (grâce au Mode Différence), une priorité, un statut et
un collaborateur.
47
Actions pratiques communes à toutes les fiches
Pour modifier vos activités par lot, sélectionnez les activités à modifier depuis la liste des
activités puis cliquez sur le bouton Assistants de mise à jour des activités, un assistant
s’ouvre et vous pouvez alors choisir les données à affecter en nombre.
Vous pouvez également y accéder en passant par le menu Opérations – Assistants de mise
à jour – Activités. Depuis l’assistant, vous avez la possibilité de :
ƒ
Filtrer vos comptes selon des critères précis ;
ƒ
Renseigner la nouvelle valeur à appliquer dans le champ à modifier par lot ;
ƒ
Contrôler et modifier au cas par cas les différentes fiches ;
ƒ
Lancer la modification par lot.
20. ACTIONS PRATIQUES COMMUNES À TOUTES LES FICHES
20.1. Duplication de fiche
La duplication permet de réaliser la copie exacte d’une fiche.
Pour pouvez réaliser une duplication de deux façon différentes :
•
Depuis une liste, sélectionnez la (les) fiche(s) à dupliquer et cliquez sur le bouton
Dupliquer du menu. La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la
modifier si besoin puis à l’enregistrer.
•
Depuis une fiche ouverte, allez dans le menu Fichier puis cliquez sur Dupliquer.
La fiche dupliquée s’ouvre. Il vous reste maintenant à la modifier si besoin puis à
l’enregistrer.
Remarque
Lors de la duplication des fiches Tiers, les activités et opportunités ne sont pas reprises.
Seules les informations de la fiche sont dupliquées.
20.2. Archivage/Désarchivage
Pour toutes les fiches Tiers et Actions, vous avez la possibilité d’archiver ou de désarchiver
les données.
Les données archivées ne sont pas supprimées mais elles n’apparaissent plus dans la vue
Actifs (Système), vue par défaut. Pour retrouver ces informations, sélectionnez la vues Tous
(Système), toutes les fiches actives et archivées sont alors visibles.
Pour archiver une fiche, deux méthodes sont possibles :
•
Depuis une liste, sélectionnez les fiches à archiver et cliquez sur Archiver depuis
la barre des tâches.
•
Depuis une fiche ouverte, cochez la case Archivé.
Pour désarchiver une fiche, procédez de la même manière sur les fiches archivées :
48
2BLES FONCTIONS AVANCÉES
•
•
Depuis une liste, sélectionnez les fiches à désarchiver et cliquez sur Désarchiver
depuis la barre des tâches.
Depuis une fiche ouverte, décochez la case Archivé.
21. INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES SUR LES COMPTES
21.1. La solvabilité
Vous pouvez obtenir des informations sur l’activité de vos clients et prospects (informations
juridiques, coordonnées, bilans…) directement depuis la fiche compte en cliquant sur le bouton
Solvabilité qui apparaît dans le menu.
En cliquant sur ce bouton, vous êtes renvoyé vers différents sites Internet qui vous permettront
de juger si, en fonction de leur activité, il est judicieux ou risqué de faire des affaires avec vos
comptes.
21.2. La géolocalisation
Depuis la Liste d’adresses de votre fiche compte, les boutons Plan et Itinéraire vous donnent
accès à plusieurs sites de géolocalisation.
Ces options vous permettent d’obtenir rapidement un itinéraire pour vous rendre à l’adresse de
votre compte ou d’avoir un plan de son emplacement.
22. COMMENT RESTAURER MON DOSSIER ?
Ce traitement vous permet de récupérer les données sauvegardées sur un support externe ou
sur votre disque dur.
Toutes les données qui auront été saisies après que vous ayez enregistré votre sauvegarde
seront effacées.
Pour restaurer votre dossier, allez dans le menu Outils - Restauration, vous accédez alors à
l’assistant de restauration qui vous permet de sélectionner le dossier à restaurer et lancer la
procédure. Il vous suffit de suivre les instructions de l’assistant.
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
49
3BINDEX
INDEX
A Accès au service technique ..................................................................................................... 17
Actions .................................................................................................................................... 27
Actions contextuelles ............................................................................................................... 22
Activités ....................................................................................................................... 23, 24, 31
Agenda .................................................................................................................................... 25
Archivage ................................................................................................................................ 48
Articles .............................................................................................................................. 29, 30
Assistant de Mise à jour
Activités .............................................................................................................................. 47
Articles ................................................................................................................................ 46
Comptes ............................................................................................................................. 47
Contacts..............................................................................................................................47
Pistes .................................................................................................................................. 46
B Barre de navigation ................................................................................................................. 22
Barre de statut ......................................................................................................................... 22
C Campagnes
Activités .............................................................................................................................. 41
Ciblage................................................................................................................................ 39
Coûts .................................................................................................................................. 40
Fiche ....................................................................................................................... 25, 29, 39
Modèles .............................................................................................................................. 40
Opportunités de ventes ....................................................................................................... 41
Statistiques ......................................................................................................................... 41
Vérifier les cibles ................................................................................................................. 40
Champs personnalisés ............................................................................................................ 34
Clients ..................................................................................................................................... 26
Code d'activation ..................................................................................................................... 19
Collaborateurs ......................................................................................................................... 37
Comptes
Clients ................................................................................................................................. 23
Fournisseurs ....................................................................................................................... 44
Comptes clients ....................................................................................................................... 26
Comptes Clients ...................................................................................................................... 24
Comptes prospects.................................................................................................................. 26
Configuration minimale ............................................................................................................ 17
50
3BINDEX
Contacts ...................................................................................................................... 23, 24, 26
Conversion .............................................................................................................................. 44
Création de dossier ................................................................................................................. 21
D Démarrer mes activités ............................................................................................................ 25
Désarchivage .......................................................................................................................... 48
DEVIS ..................................................................................................................................... 30
Documents associés ............................................................................................................... 46
Droits utilisateurs ..................................................................................................................... 34
Duplication...............................................................................................................................48
E Ecran de démarrage ................................................................................................................ 24
ÉCRAN de travail .................................................................................................................... 22
E-mailing ................................................................................................................................. 42
Envoi d'e-mail .......................................................................................................................... 43
Evénements ............................................................................................................................ 31
F Familles de comptes ................................................................................................................ 44
Favoris .................................................................................................................................... 36
Fonctions avancées................................................................................................................. 36
G Géolocalisation ........................................................................................................................ 49
Gestion des fenêtres ............................................................................................................... 21
Groupe d'utilisateurs ................................................................................................................ 33
I Import paramétrable .......................................................................................................... 44, 45
Import/Export de contacts ........................................................................................................ 38
Imprimer .................................................................................................................................. 32
Installation ......................................................................................................................... 17, 18
Itinéraire .................................................................................................................................. 49
L Lancement du logiciel .............................................................................................................. 19
Liaison de dossier.................................................................................................................... 35
M Menus ..................................................................................................................................... 22
N Notes ....................................................................................................................................... 46
51
3BINDEX
O Open Guide ............................................................................................................................. 37
Opportunités
% Probabilité ....................................................................................................................... 28
Etapes en cours .................................................................................................................. 28
Montant estimé ................................................................................................................... 29
Montant réalisé ................................................................................................................... 29
Motif de clôture ................................................................................................................... 28
Opportunités d’achats .............................................................................................................. 44
Opportunités de ventes ......................................................................................... 23, 25, 28, 30
Options .................................................................................................................................... 21
Ouverture de l'application ........................................................................................................ 19
P PDF Signé ............................................................................................................................... 43
Pistes .................................................................................................................... 23, 24, 25, 44
Plan ......................................................................................................................................... 49
Prise en main .......................................................................................................................... 23
Prospects ................................................................................................................................ 26
Publipostage...................................................................................................................... 41, 42
Publipostage par courrier......................................................................................................... 42
Publipostage par e-mail ........................................................................................................... 42
R Rappel ..................................................................................................................................... 27
Restaurer mon dossier ............................................................................................................ 49
S Sauvegarde ............................................................................................................................. 32
SMS ........................................................................................................................................ 43
Solvabilité ................................................................................................................................ 49
T Tableau de bord ................................................................................................................ 28, 36
Tiers .................................................................................................................................. 25, 26
U Utilisateurs...............................................................................................................................33
52
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