Fédération Française de Triathlon Espace Tri 2.0 Manuel utilisateur
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29/08/2013 Menu d’un club non (ré)affilié En début de saison et par rapport au menu d’un club déjà affilié ou réaffilié, un bouton supplémentaire apparaît, le bouton « s’affiler/se réaffilier ». Ce bouton disparaîtra dès que la demande d’affiliation ou de réaffiliation aura été effectuée. Mode opératoire « clubs » 1 2 Demande d’affiliation / réaffiliation Demande d’affiliation / réaffiliation Renseignez la composition de votre équipe technique (directeur technique, entraîneur 1, entraineur 2, etc…) Renseignez les données administratives de votre club. Les données saisies l’année précédente sont remises à zéro afin d’être certain de disposer, chaque année, de données réactualisées. 3 4 1 29/08/2013 Demande d’affiliation / réaffiliation Demande d’affiliation / réaffiliation Envoyez votre demande à la ligue. Transmettez vos statuts 5 6 Demande d’affiliation / réaffiliation Menu d’un club (re)affilié 1. Accueil (ou « dashboard ») Page 9 2. Le club (visualisation de données et mises à jour du bureau) Page 10 3. Les licenciés (gestion des licences, des demandes de licences Page 11 et de mutation) En début de saison et par rapport au menu d’un club déjà affilié ou réaffilié, un bouton supplémentaire apparaît, le bouton « s’affiler/se réaffilier ». Ce bouton disparaîtra dès que la demande d’affiliation ou de réaffiliation aura été effectuée. 7 Le montant du droit d’affiliation est calculé en fonction du nombre de vos licenciés au 31 août. Un bordereau comptable est généré automatiquement. 4. Pass club Page 34 5. Bordereaux Page 35 6. Affiliation/Réaffiliation Page 36 7. Docs utiles Page 37 8. Nous contacter Page 38 8 2 29/08/2013 Accueil ou « dashboard » Le club Ce menu permet de : 1. Consulter les coordonnées et renseignements saisis au moment de la réaffiliation du club Informations synthétiques et raccourcis pour accéder aux actions à réaliser 9 2. Modifier les noms, prénoms et dates de naissance du Président, Trésorier et Secrétaire du club 10 Les licenciés Les licenciés Ce menu permet de gérer les licences et les demandes de licences Consulter la liste de vos licenciés, modifier leur profil, télécharger une/des licences, se connecter sur l’espace personnel d’un licencié. 11 Ce menu permet de gérer les licences et les demandes de licences Page 16 Valider les demandes de licences et sauver vos réponses Page 17 12 3 29/08/2013 Les licenciés Les licenciés Ce menu permet de gérer les licences et les demandes de licences Après avoir validé des demandes de licences, il faut ensuite les transmettre à la ligue et adresser à la ligue le règlement correspondant. Ce menu permet de gérer les licences et les demandes de licences Page 18 Vous retrouvez ici les « packs de licences » en attente de validation par la ligue, vous pouvez visualiser ou télécharger le bordereau de facturation correspondant à ce « pack ». 13 Page 20 14 Les licenciés Liste des licenciés Ce menu permet de gérer les licences et les demandes de licences Vous retrouvez ici les demandes de mutation à valider. 15 Page 22 Modifier les données d’un licencié Télécharger la licence Se connecter à la place du licencié 16 4 29/08/2013 Licences à valider Licences à envoyer à la ligue Explications complémentaires Pour valider une demande de licence, renseigner tous les champs, puis cliquer sur VALIDER et sauvegarder vos réponses en cliquant sur SAUVER : • • • • 17 Le demandeur a-t-il droit à un ½ tarif ? Le certificat médical est il conforme (moins de un an, loisir/compétition/aucun certificat)? La demande de licence est elle bien signée? Le demandeur a-t-il remis l’attestation de refus des garanties facultatives Atteinte Corporelle et Assistance ? Quand vous jugez que le nombre de licences validées est suffisant, sélectionner les demandes de licences puis cliquer sur ENVOYER A LA LIGUE. 18 Licences à envoyer à la ligue Pack en attente Vous venez de constituer un « pack de licences » qui a été envoyé à la ligue. Un bordereau de facturation a automatiquement été généré. Il vous suffit de l’adresser à la ligue avec le règlement correspondant. Montant à régler à la ligue Nombre de licences dans le « pack » Date d’envoi du « pack » 19 Afficher ou télécharger le bordereau de Bordereau facturation page suivante Visualiser le détail des demande de licences (noms, prix…) 20 5 29/08/2013 Pack en attente Liste des mutations Vous retrouvez ici le mode de calcul des droits de formation Vous retrouvez la liste des personnes souhaitant intégrer (mutation entrante) ou quitter (mutation sortante) votre club 21 22 Mutations sortantes Nom et prénom du licencié 23 Indiquer les éventuels droits de formation demandés en vous référant au mode de calcul. Les droits de mutation seront déjà renseignés Contact téléphonique du club d’accueil Mutations sortantes Valider ou refuser la demande de mutation Dans cet exemple, le club quitté demande 100 € de droits de formation Puis valide la demande de mutation Date de validation du club quitté 24 6 29/08/2013 Mutations sortantes Mutations entrantes La demande de mutation apparaît dans le compte du club « d’accueil » La demande de mutation a été validée par le club « quitté » et elle a automatiquement été transmise au club « d’accueil ». Le club « d’accueil » va devoir ensuite valider ou refuser cette demande de mutation. Possibilité de contacter le club quitté par téléphone 25 Bordereau Page suivante Possibilité de visualiser ou télécharger le bordereau de facturation 26 Bordereau de facturation Mutations entrantes Le club « d’accueil » va pouvoir valider ou refuser cette demande : 27 1. Valider Page 31 2. Refuser Page 29 28 7 29/08/2013 Mutation entrante refusée Après avoir indiqué le motif du refus, la demande de mutation retourne dans le compte du club quitté, qui pourra réduire éventuellement les droits de formation demandés, et valider une nouvelle fois la demande. « Club d’accueil » Mutation entrante refusée Cette demande peut faire plusieurs aller/retour entre les clubs Il est recommandé aux clubs de se contacter téléphoniquement pour accélérer le processus. « Club quitté » 29 Lorsque les deux clubs valident la demandent la mutation est acceptée. 30 Mutation entrante acceptée Mutation entrante acceptée A réception du règlement de la mutation avec une copie du bordereau (20 € dans cet exemple) : • la ligue validera la demande de mutation NB : Si des droits de formation avait été également réglés par le club d’accueil, la ligue les auraient ensuite reversés au club quitté. Dans cet exemple le club quitté n’a pas demandé de droits de formation Après avoir validé la demande de mutation, le club d’accueil peut visualiser ou télécharger le bordereau de facturation à envoyer à la ligue avec le règlement de la mutation (20 € dans cet exemple). 31 32 8 29/08/2013 Mutation entrante acceptée Pass club Saisir ou recopier une demande de pass club Une fois la demande de mutation validée par la ligue, il faut que le club d’accueil valide la demande de licence et suive la procédure « classique ». Visualiser les pass club saisis, imprimer les pass pour les faire signer aux athlètes concernés Retournez au menu « Les licenciés » puis cliquez sur l’onglet « Licences à valider ». 33 Le renseignement des pass club manuscrits et signés des deux parties est toujours possible, toutefois les conditions d’assurance ne pourront s’appliquer qu’aux pass club également saisies sur Espace Tri 2.0 et dont l’original signé sera conservé au club. 34 Bordereaux de facturation Affiliaton/Réaffiliation Visualiser les bordereaux réglés Visualiser les bordereaux en attente de règlement Ce menu permet de consulter l’état d’avancement de la demande d’affiliation ainsi que l’historique des demandes 35 36 9 29/08/2013 Docs utiles Nous contacter Vous pouvez nous faire remonter vos questions au travers de l’interface suivante : Liste des documents qui seront mis à la disposition des clubs. 37 38 Merci de votre attention 39 39 10 ">

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