EBP Mon Association Manuel utilisateur

Mon Association
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 01 34 94 80 00, Fax : 01 34 85 62 07, site Web http://www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Informatique, édition Juin 2009
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un
réseau local ou via Internet en mode "terminal server" (TSE) ou analogue. L'achat
d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur
un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte ou réseau nécessite une
licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites
judiciaires civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils
ne peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3 janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la Consommation, EBP s’engage, sauf
mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. A ce délai,
s’ajoutent les délais postaux en vigueur. En cas de téléchargement, les progiciels
sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut
suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non
surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son installation.
Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les
configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que le
CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel, mais
EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services de
EBP Mon Association
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support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes conditions sont
disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée
ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît
conclure avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique une convention
pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les conditions
d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable d’un défaut
d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations réciproques des
parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir être informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers
de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière significative
ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter d’une
irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut réduire
la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît qu’il est de
sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la récupération
des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation particulière, tous les risques
relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par l'acheteur.
En toute hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de
toute obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre
garantie. EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de
manière non limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin
particulier. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et qu’EBP ne peut garantir une telle
disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu’EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une absence
de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît qu’EBP
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EBP Mon Association
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner subi
par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée contre
le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la responsabilité d’EBP ou de ses
fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au
total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la
fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance. L’utilisateur
reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un
test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses besoins.
Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire
électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La
validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV
dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou
ses préposés. Conformément à Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le
Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour
tout litige, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de
Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Version 2.1 : Mai 2009
EBP Mon Association
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FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Mon Association et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans
le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci
est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous
pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
La touche F1 pour un accès direct à l’aide.
•
Le menu ? + Aide pour obtenir une aide générale. Sélectionnez l’icône de
la fonction pour laquelle vous souhaitez obtenir de l’aide.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Nouveau.rtf qui sera proposé à l’installation
du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis l’impression de ce
manuel y seront consignées.
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EBP Mon Association
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION
9
1. AVANT DE COMMENCER
9
1.1. Accès au service technique .....................................................................9
1.2. Configuration minimale conseillée ...........................................................9
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
10
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
11
3.1. Lancement du produit ............................................................................11
3.2. Ecran d’accueil ......................................................................................11
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
11
4.1. Version d’évaluation ..............................................................................11
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................11
4.3. Comment introduire mon code d’activation ? .........................................12
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
12
6. ECRAN DE TRAVAIL
13
PRISE EN MAIN
14
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
14
1.1. Les options à renseigner dès maintenant ..............................................14
1.2. Les autres options .................................................................................15
1.3. Les tables annexes ................................................................................15
1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche .....................................................15
2. COMMENT CREER UNE COTISATION ?
16
3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ?
17
4. COMMENT CREER UN MATERIEL ?
18
5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?
19
6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?
19
7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ?
21
7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité ...............................................21
7.2. Les règlements divers............................................................................22
7.3. Les remboursements .............................................................................22
7.4. La validation d’un règlement / remboursement ......................................22
7.5. La liste des règlements / remboursements ............................................22
7.6. Les lignes de règlements / remboursements .........................................23
8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ?
23
8.1. La fiche remise ......................................................................................23
8.2. La liste des remises ...............................................................................23
9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS
24
9.1. Généralités ............................................................................................24
9.2. Les boutons d’accès ..............................................................................24
9.3. Les onglets ............................................................................................25
10. LE TABLEAU DE BORD
26
EBP Mon Association
7
11. LES GRAPHIQUES
26
12. LE PLANNING
27
12.1. Planning matériels ...............................................................................27
12.2. Planning activités .................................................................................27
12.3. Planning activités par adhérent ...........................................................27
13. LES IMPRESSIONS
27
13.1. Impression des fiches et listes de données .........................................27
13.2. Impression des règlements et des remises .........................................27
13.3. Impression des reçus de dons .............................................................28
13.4. Impression des Recettes / Dépenses ..................................................28
13.5. Lettres de relance ................................................................................28
13.6. Export des états ...................................................................................28
13.7. Modèles personnels.............................................................................28
14. LES COURRIERS
29
15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL
29
16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES
29
17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER
30
18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER
30
19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER
30
20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER
31
21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER
31
LES FONCTIONS AVANCEES
32
1. EDITEUR D’ETAT
2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS
3. EXPORT DES ECRITURES
4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
5. EBP WEB ASSO
6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS
32
32
33
33
33
33
INDEX
35
8
EBP Mon Association
Avant de commencer
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence puis au
choix :
•
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez
patienter vous êtes sur une file d'attente.
0811 65 20 00
« Coût d’un appel local »
•
Exposez votre problème par e-mail
association.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
Le vendredi
8h00 à 19h00
8h00 à 18h00
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
•
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
•
Mémoire : 1 Go
•
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
•
Espace disque libre : 1.5 Go
•
Une imprimante avec un driver Windows* (Jet d’encre ou laser).
Les systèmes d'exploitation supportés sont :
•
Windows XP SP2
•
Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit
EBP Mon Association
9
•
Windows 7 32 bit & 64 bit
Remarque
Windows® XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
10
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe
où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur
OK.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Produits pour accéder à la
présentation et à l’installation d’EBP Mon Association.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une, le
texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son
acceptation.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence pour accepter la
convention d’utilisation de ce produit, autrement, l’installation ne pourra pas se
poursuivre. Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Installation
Complète.
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers, cliquez sur
Installation Personnalisée. Le répertoire d’installation par défaut est :
C:\PROGRAM FILES\EBP\Asso14.0. Pour éventuellement modifier ce
répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des fichiers sur votre
disque.
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer pour fermer
l’assistant.
EBP Mon Association
Comment lancer mon logiciel ?
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
3.1. Lancement du produit
Suite à l’installation du produit, un icône a été créé sur le bureau, vous pouvez
lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel peut également être lancé par
Démarrer + Tous les programmes + EBP + EBP Mon Association 2010 14.0.
3.2. Ecran d’accueil
Au lancement du produit, un écran d’accueil vous permet :
•
D’évaluer le logiciel,
•
D’activer le logiciel.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours, puis ensuite il sera limité en nombre de données
notamment 10 adhérents, Champ Association des propriétés avec la Mention «
Logiciel non enregistré », il est impossible de saisir des dépenses, d'imprimer,
d'exporter, de réaliser des modèles personnalisés …
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités de celui-ci. De ce fait, nous vous conseillons
vivement d’ouvrir le dossier de Démonstration afin de vous familiariser avec le
logiciel avant de créer votre propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l'acquisition d'un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Vous pouvez obtenir ce code d’activation soit :
•
En vous connectant sur le site web d'EBP, en passant par le menu Internet +
Code d’activation (www.ebp.com/enr/). Vous obtiendrez ainsi votre code
d’activation instantanément.
•
En nous envoyant par voie postale le coupon détachable de la carte
d'enregistrement, complété avec soin. Après réception et traitement de votre
courrier, EBP vous communiquera votre code d’activation.
EBP Mon Association
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4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l’écran d’introduction apparaît. Choisissez l’option Activez
votre logiciel, afin d’ouvrir la fenêtre « Activation du logiciel »
Vous avez alors accès à quatre zones :
•
•
•
•
Nom de l’entreprise (association)
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le COUPON A RETOURNER en respectant la même syntaxe
(points, majuscules ou minuscules).
Licence
Saisissez le numéro de licence indiqué sur le CARTON DE LICENCE joint
avec la boîte du logiciel.
Clé WEB
Votre clé web vous sera demandée lors de l'accès à l'espace client sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les dernières
nouveautés, de télécharger les dernières mises à jour du logiciel, etc…
Code d’activation
Saisir le code sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement
apparaît.
- Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle version du
logiciel (Ex : version standard) correspond ce code.
- Si le code saisi n'est pas valide, vous avez le message suivant : le code saisi est
incorrect. Dans ce cas, vous pourrez ressaisir votre code.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code d’activation ne sera plus
visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Dossier + Nouveau ou les
touches de raccourci clavier [Ctrl]+[N].
La boîte de dialogue de création d’un nouveau dossier apparaît.
Notez que si un dossier était déjà ouvert, il vous sera demandé l’autorisation de le
fermer avant d’accéder à la boite de dialogue.
Pour créer un dossier complètement vide, saisissez simplement le nom de celui-ci
puis cliquez sur Créer. Une fois le dossier créé, le logiciel ouvre celui-ci
automatiquement et vous propose de saisir les informations qui lui sont spécifiques
dans les propriétés du dossier.
Le plan comptable du dossier créé est « Le plan comptable des associations loi
1901. »
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EBP Mon Association
Ecran de travail
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Barre d’outils
Appel du Tableau
de bord
Barre de
regroupement
La liste des
adhérents
Fiche
adhérent
La barre d’état ou de statut affiche le nombre
d’adhérents de votre association, le filtre
adhérent appliqué, des messages d’aide, …
EBP Mon Association
Barre de
navigation
13
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales
fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre dossier, comment
créer vos principales données, comment les gérer, comment les imprimer,
comment paramétrer les nouveaux modèles, courriers, publipostage-Email,
enveloppes et étiquettes.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, la fenêtre des propriétés du dossier s’ouvre
automatiquement. Nous vous conseillons de remplir celle-ci avec soin car certaines
options vont déterminer le mode de fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
Cette boîte de dialogue peut être ouverte à tout moment par le menu Dossier +
Propriétés du dossier ou le bouton « Dossier » de la barre principale ou «
Propriétés du dossier » de la barre de navigation.
1.1. Les options à renseigner dès maintenant
Il est important de remplir les parties suivantes :
•
Association : Ce champ n’est plus modifiable à partir du moment où le code
d’activation est saisi.
•
Exercice : Les dates de début et de fin d’exercice ne sont prises en compte
que pour le tableau de bord.
•
Dossier : Le nom du dossier peut être modifié.
•
Objet : Cette zone permet de saisir l’objet de l’association. Celui-ci est utilisé et
est obligatoire pour l’édition du reçu des dons aux œuvres au format PDF.
•
Onglets Coordonnées / Bureau : Les champs de ces onglets peuvent être
saisis et modifiés à tout moment.
•
Immatriculation : Cet onglet permet de renseigner les différentes informations
administratives de l’association (N° déclaration, N ° agrément, Siret…).
•
Banques : Les champs de cet onglet permettent de saisir les coordonnées
bancaires de l’association. Le RIB et l’IBAN de l’association peuvent également
être renseignés et contrôlés par les boutons « Vérifier la clef » et « Contrôler la
clef ».
•
Types : Cet onglet définit le type de Cerfa qui va être utilisé, la nature et la
qualité de l’association. Ces informations sont utiles pour l’édition du reçu des
dons aux œuvres au format PDF.
•
Logo : Cet onglet permet de charger le logo de l’association. Il est utilisé
notamment lors de l’impression des cartes d’adhérents.
•
Codes : Cet onglet permet d’indiquer les prochains codes des adhérents, des
cotisations, des activités, des règlements, des remboursements, des remises,
14
EBP Mon Association
Comment initialiser mon dossier ?
•
•
•
des recettes, des dépenses, des virements (bancaires, recettes, dépenses) et
des contacts / partenaires.
Préférences : Cet onglet permet de définir l’affichage du tableau de bord , le
nombre d’année pour les statistiques et l’impression du nom du dossier et / ou
de l’association pour les différentes impressions.
Fiches en sommeil : Cet onglet permet de définir l’affichage de la liste des
adhérents.
Divers : Cet onglet permet de définir la date d’expiration avec application à
tous les adhérents ou aux adhérents n’ayant pas de date, d’appliquer la
gestion des places et de créer les comptes inexistant
1.2. Les autres options
D’autres options sont pratiques comme l’onglet Mot de passe qui vous permet de
sécuriser l’ouverture de votre dossier ou l’onglet Notes qui vous permet de saisir
des informations concernant les modifications générales à effectuer sur le dossier.
1.3. Les tables annexes
Par le menu Dossier + Tables annexes ou le bouton « Tables annexes» de la
barre de navigation, vous pouvez gérer les tables Titres, Types d’adhérent,
Familles, Sources, Natures, Villes et CP, Pays, Types détails règlement, Types
d'activité, Types de contact / partenaire, Action de matériel.
Pour chaque table, vous pouvez visionner (bouton premier, suivant, précédent,
dernier) et gérer (insérer, supprimer, valider ou annuler les enregistrements) la liste.
1.4. La gestion des fenêtres Liste / Fiche
La présentation de toutes les fenêtres est identique : le haut de la fenêtre contient
la liste du fichier et le bas la fiche en cours.
Pour toutes les listes, la commande Affichage… du menu contextuel permet
d’indiquer les colonnes que vous souhaitez voir dans la liste : cochez les colonnes
et cliquez sur OK.
Toutes les Listes / Fiches possèdent un comportement commun pour ajouter,
modifier ou supprimer des enregistrements. Les boutons situés en pied de la liste
servent à gérer les enregistrements et à naviguer entre
chaque fiche.
Une bande grisée placée au-dessus de la liste vous permet de tirer-glisser, à l'aide
de la souris, le titre de la colonne correspondant au groupe de classement à
appliquer. De même, un clic sur le titre de la colonne permet de trier celle-ci.
La navigation dans les différents champs de la fiche se fait avec la touche Tab du
clavier ou à l’aide de la souris.
La recherche d'une donnée est disponible uniquement si vous êtes sur une liste.
Pour réaliser une recherche, vous devez vous positionner sur la page souhaitée
puis effectuer la commande Edition + Rechercher... ou le raccourci clavier Ctrl+F.
EBP Mon Association
15
Cette fonction permet de rechercher dans un champ déterminé de la liste un
enregistrement contenant la donnée recherchée.
Pour plus d’informations sur les points précédents, nous vous conseillons de
consulter l’aide en ligne.
2. COMMENT CREER UNE COTISATION ?
Pour créer une cotisation, cliquez sur l’icône « Cotisations » de la barre principale,
de la barre de navigation ou utilisez la commande Cotisations depuis le menu
Edition, puis cliquez dans la liste des cotisations et enfin sur la touche Inser du
clavier ou sur le bouton
qui se situe à gauche dans le pied de la liste.
La fiche cotisation permet de définir un prix unitaire de cotisation pour une période
et de visualiser la liste des adhérents affectés à celle-ci.
Il est possible de rattacher un adhérent à la cotisation sélectionnée à l’aide de cette
liste en utilisant la touche Inser ou le bouton
présent dans le pied de la liste.
A droite de la liste des « adhérents rattachés à cette cotisation », vous disposez
d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter en une fois,
plusieurs adhérents à la cotisation sélectionnée avec un nombre de cotisation pour
une période définie,
Tous les rattachements sont automatiquement reportés dans la fiche Adhérent,
onglet Cotisations.
Pour le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une
cotisation, vous devez renseigner les champs Poste Recette, Compte, Journal et /
ou Poste analytique suivant le mode d’enregistrement des opérations que vous
avez choisi.
Remarque
Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir
les différents modes possibles.
Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle cotisation à partir d’une
fiche existante.
Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportezvous à l’aide en ligne de la liste des cotisations.
16
EBP Mon Association
Comment créer une activité ?
3. COMMENT CREER UNE ACTIVITE ?
Pour créer une activité, cliquez sur l’icône « Activités » de la barre principale, de la
barre de navigation ou utilisez la commande Activités depuis le menu Edition, puis
cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton
se situe en bas à gauche de la liste.
qui
La fiche activité est composée d’une entête et d’onglets :
•
L’entête permet de définir un code, une description de l’activité, la date de
début et de fin ainsi qu’un type (à définir dans les tables annexes), la demande
éventuelle d’Arrhes et la présence ou non de l’activité sur le site de
l’association.
•
L’onglet Coordonnées permet de saisir l’adresse complète de l’activité.
•
L’onglet Contacts / Partenaires permet d’affecter au maximum 4 contacts /
partenaires à l’activité.
•
L’onglet Places permet de gérer le nombre de places et éventuellement la surréservation.
•
L’onglet Tarifs permet de définir la durée de validité du tarif ainsi que les
différents tarifs de l’activité. La gestion des tarifs s’effectue par les boutons qui
se situent en bas à gauche de la liste.
•
L’onglet Adhérents rattachés à cette activité affiche la liste des adhérents
attachés à l’activité. Cette liste permet d’ajouter un adhérent à l’activité en
utilisant la touche Inser ou le bouton
qui se situe en bas à gauche de la
liste. Ce rattachement sera automatiquement reporté dans l’onglet Activités de
la fiche Adhérent.
Dans le pied de la liste des « adhérents rattachés à cette activité », vous
disposez d’un bouton « Rattacher des adhérents… » permettant d’affecter pour
un tarif et un nombre de places définis, en une fois, plusieurs adhérents à
l’activité.
•
L’onglet Horaires permet de définir les horaires de l’activité sélectionnée. La
gestion des horaires s’effectue par les boutons qui se situent en bas à gauche
de la liste.
Dans le pied de la liste des horaires, vous disposez d’un bouton « Ajouter des
horaires permettant de définir en une seule fois la fréquence de l’activité avec
une heure de début et de fin et d’un bouton « Supprimer des horaires »
permettant de supprimer des horaires entre deux dates.
•
L’onglet Notes / Photos permet de saisir un commentaire et de joindre une
photo.
Le paramétrage des enregistrements des opérations concernant une activité
s’effectue dans l’onglet Tarifs (partie Recettes / Dépenses). Vous devez renseigner
les champs Poste Recette, Compte, Journal et Poste analytique suivant le mode
d’enregistrement des opérations que vous avez choisi.
EBP Mon Association
17
Remarque
Reportez-vous au chapitre Enregistrement des opérations / Généralités pour voir
les différents modes possibles.
Vous avez également la possibilité de créer une nouvelle activité à partir d’une fiche
existante.
Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportezvous à l’aide en ligne de la liste des activités.
4. COMMENT CREER UN MATERIEL ?
Pour créer un matériel, cliquez sur l’icône « Matériels » de la barre principale, de la
barre de navigation ou utilisez la commande Matériels depuis le menu Edition,
puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche Inser du clavier ou sur le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste.
La page matériel est composée des éléments suivants :
•
La liste des matériels, objets ou mobiliers disponibles,
•
La description de chaque matériel,
•
Les actions effectuées ou à venir avec ce matériel,
•
Les Contacts / Partenaires.
Pour affecter une action à un matériel, vous devez cliquer dans la liste des actions
effectuées puis sur la touche Inser ou sur le bouton
qui se situe en bas à
gauche de la liste. Affectez alors un adhérent, une action ainsi qu’une date de
début et / ou de fin, une heure de début et / ou de fin et un commentaire puis
validez avec la touche Entrée.
Les différents types d’actions sont saisissable à partir de la grille ou paramétrables
en cliquant sur le bouton Actions…. La liste des actions vous permet de gérer des
opérations.
L’onglet Contacts / Partenaires permet d’affecter au maximum 4 contacts /
partenaires au matériel.
Vous avez également la possibilité de créer un nouveau matériel à partir d’une fiche
existante.
Pour plus d’informations sur la duplication et les données reprises, reportezvous à l’aide en ligne de la liste du matériel.
18
EBP Mon Association
Comment créer un Contact / partenaire?
5. COMMENT CREER UN CONTACT / PARTENAIRE?
Pour créer un contact, cliquez sur l’icône « Contacts / Partenaires » de la barre
principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Contacts /
Partenaires depuis le menu Edition, puis cliquez dans la liste et enfin sur la touche
Inser du clavier ou sur le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste.
La liste des contacts / partenaire permet de référencés ceux-ci sur les fiches
Activités et Matériels.
La page Contact / Partenaire est composée de 2 parties :
•
La liste des Contacts / Partenaires : elle contient tous les
contacts/partenaires de votre association.
•
La fiche Contacts / Partenaires : elle contient les coordonnées des contacts,
les activités et les matériels liés, et éventuellement une note.
Pour plus d’informations sur les contacts, reportez-vous à l’aide en ligne.
6. COMMENT CREER UN ADHERENT ?
Pour créer un adhérent, cliquez sur l’icône « Adhérents » de la barre principale, de
la barre de navigation ou utilisez la commande Adhérents depuis le menu Edition,
puis cliquez dans la liste des Adhérents et enfin sur la touche Inser du clavier ou
sur le bouton
qui se situe en bas à gauche de la liste.
La fiche adhérent est composée d’une entête et d’onglets :
Dans l’entête vous pouvez saisir le code, le titre, le nom, le prénom de
l’adhérent ainsi que sa date de naissance, sa date d’adhésion et la date
d’expiration de sa carte d’adhérent.
Le titre est paramétrable à partir des tables annexes.
La case à cocher « Adhérent en sommeil » est à sélectionner si vous ne
souhaitez plus voir cet adhérent dans les listes (voir les propriétés du dossier).
La zone « Arriéré initial » permet d’indiquer le montant du solde qui n’a pas
été réglé par l’adhérent.
La case à cocher « Rattachement payeur » est à cocher si vous souhaitez
rattacher l’adhérent à un autre adhérent. Vous devez sélectionner l’adhérent à
partir de la liste déroulante qui pourrait régler des cotisations, activités, arriérés
appartenant à cette adhérent.
La sélection de l’adhérent payeur permet de dire que les cotisations, les
activités ou les arriérés peuvent être réglés par cet adhérent.
Dans la partie « Reste dû » ou « Reste dû payeur », vous avez les soldes des
arriérés, des cotisations et des activités qui n’ont pas été réglés.
EBP Mon Association
19
Remarque
Un adhérent qui a un adhérent payeur de sélectionner, peut régler lui-même ses
cotisations, ses activités ou ses arriérés.
Les soldes sur l’adhérent et sur l’adhérent payeur seront mis à jour selon si c’est
l’adhérent ou l’adhérent payeur qui règle les cotisations, les activités ou les arriérés.
L’onglet Coordonnées permet de saisir les adresses postales, Internet et les
numéros de téléphone de l’adhérent.
L’option « Cochez cette case si l’adresse est erronée » vous permet de définir
l’adresse de l’adhérent comme inexacte.
Dans l’onglet Etat-civil, vous pouvez indiquer le sexe de l’adhérent ainsi que
les renseignements relatifs à sa famille (conjoint, enfant…).Il est également
possible d’insérer une photo d’identité de l’adhérent dans différents formats.
Dans l’onglet Infos complémentaires, vous pouvez cocher la case « Membre
du bureau » puis sélectionner le statut du membre à partir de la liste des
statuts.
Les fichiers suivants peuvent aussi être renseignés : le type, la famille, la
source et la nature de l’adhérent. (voir les tables annexes).
Dans l’onglet Médical, les éléments à renseigner sont répartis en 3 zones :
Général (Certificat médical, autorisation parentale), Médecin, Personnes à
prévenir.
L’onglet Cotisations donne accès à la consultation, l’affectation, la
modification ou la suppression des cotisations. Pour ajouter une cotisation à la
fiche adhérent, vous devez utiliser la touche Inser ou sur le bouton
qui se
situe à gauche dans le pied de la liste.
Vous devez ensuite sélectionner un code cotisation, saisir la quantité et le prix
unitaire ainsi que le montant total de celle-ci seront automatiquement repris. La
colonne « Reste du » affiche le montant non encore réglé pour cette cotisation.
La saisie d’une cotisation dans cet onglet renseigne automatiquement
l’adhérent dans la fiche cotisation (voir point 2 de la partie Prise en main).
Pour générer le règlement d’une cotisation, vous devez sélectionner la ligne de
la cotisation à régler et cliquer sur le bouton Régler la cotisation.
Pour avoir une explication sur le règlement d’une cotisation, reportez-vous à la
partie Comment saisir un règlement / remboursement ?.
Le fonctionnement de l’onglet Activités est identique à celui des Cotisations.
Pour ajouter une activité, vous devez sélectionner un code activité, saisir la
quantité et sélectionner le tarif (prédéfini dans la fiche activité). Le montant total
se calculera automatiquement mais reste modifiable. La colonne « Reste du »
affiche le montant non encore régler pour cette activité. Comme pour les
cotisations, l’adhérent est renseigné automatiquement sur la fiche activité.
La génération d’un règlement pour l’activité est identique à la saisie d’un
règlement pour la cotisation. Il suffit de sélectionner l’activité puis cliquer sur le
bouton Régler l’activité.
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EBP Mon Association
Comment saisir un règlement / Remboursement ?
Pour avoir une explication sur le règlement d’une activité, reportez-vous à la
partie Comment saisir un règlement / remboursement ?.
L’onglet Règlements / Remboursement donne accès à la consultation, la
création, la modification ou la suppression des règlements / remboursements
et lignes de règlements / remboursements pour un adhérent.
Pour avoir une explication sur la saisie d’un règlement / remboursement,
reportez-vous à la partie Comment saisir un règlement / remboursement ?.
L’onglet Remises donne accès à la consultation, la création, la modification ou
la suppression de remises et ligne de remise pour un adhérent.
Pour avoir une explication sur la saisie d’une remise, reportez-vous à la partie
Comment saisir une remise ?.
La création et le renseignement d’un champ spécifique à votre association
s’effectuent dans l’onglet ‘Champs Personnalisés’.
Pour créer un nouveau champ, cliquez sur le bouton Créer… puis saisissez le
nom du champ et sélectionnez son type et sa taille s’il s’agit d’une chaîne de
caractères. Enfin, cliquez sur Ok pour valider la création de ce champ dans la
table adhérents. Cette validation peut prendre plusieurs secondes.
Remarque
Il est important de les définir avec soin et notamment de choisir judicieusement
la taille des chaînes. Vous pouvez changer le nom d’un champ personnalisé en
cliquant sur le bouton « Renommer… ».
Dans l’onglet Notes, vous pouvez saisir des commentaires pour chaque
adhérent.
7. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT / REMBOURSEMENT ?
Pour saisir un règlement / remboursement, vous devez au préalable déterminer si
le règlement / remboursement correspond à une cotisation, à une activité ou autres
(dons, arriérés…).
7.1. Le règlement d’une cotisation ou activité
Le règlement d’une cotisation ou activité s’effectue à partir de l’onglet Cotisations
ou Activités puis par le bouton régler la cotisation… ou régler l’activité…
de la fiche adhérent.
La fenêtre ‘’Régler …’’ affiche automatiquement le montant de la ligne de cotisation
ou d’activité. Vous pouvez modifier celui-ci et y ajouter une observation.
Dans l’onglet Créer un nouveau règlement, le code du règlement est
automatiquement renseigné ainsi que sa date. Vous pouvez indiquer le mode de
règlement et la trésorerie qui sera créditée.
EBP Mon Association
21
L’onglet Ajouter à un règlement existant vous permet d’affecter l’opération à un
règlement créé antérieurement. Dans ce cas, une ligne de règlement
supplémentaire sera rattachée au règlement sélectionné.
7.2. Les règlements divers
La création d’un règlement par l’onglet Règlements de la fiche adhérent permet
d’enregistrer les règlements exceptionnels (dons, arriérés, …).
Le fonctionnement suit le même principe que celui du règlement d’une cotisation.
7.3. Les remboursements
La création d’un remboursement par l’onglet Règlements / Remboursements de
la fiche adhérent permet d’enregistrer les remboursements exceptionnels.
La sélection du type de remboursement est important notamment si vous avez un
remboursement d’activité ou cotisation (le code de chacune doit être renseigné).
7.4. La validation d’un règlement / remboursement
Les règlements / remboursements sont destinés à être validés. La colonne
nommée V indique si le règlement / remboursement est validé ou non.
La validation entraîne la création dans la fiche Recettes / Dépenses d’une ligne de
recette (règlement) ou dépense (remboursement) qui sera automatiquement ou non
validée pour générer une ligne d’écriture.
Un règlement / remboursement validé ne peut plus être modifié. Vous pouvez
presser à nouveau la touche Espace pour invalider le règlement / remboursement
et le modifier ensuite.
La colonne nommée RF indique si le règlement doit donner lieu à l’édition d’un reçu
fiscal pour l’adhérent. Pour marquer un règlement en reçu fiscal, vous devez
sélectionner le règlement, puis aller dans la colonne RF et cocher la case ou
presser sur la touche R.
La colonne Forme de don vous permet de sélectionner la forme de don pour
l’impression du Cerfa 11580*03.
Le type de Cerfa, que vous utilisez, est défini dans l’onglet Types des Propriétés
du dossier.
7.5. La liste des règlements / remboursements
Pour consulter et modifier un règlement / remboursement, cliquez sur l’icône
« Règlements / Remboursements » de la barre principale, de la barre de
navigation ou utilisez la commande Règlements / remboursements depuis le
menu Edition.
Il n’est pas possible de générer des règlements / remboursements depuis cette
liste, vous devez le faire depuis la fiche Adhérent.
Il est possible de modifier les règlements / remboursements à condition qu’ils ne
soient pas validés.
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EBP Mon Association
Comment saisir une remise ?
Les touches Espace et R sont utilisables dans cette liste de la même manière que
dans l’onglet règlements / remboursements de la fiche Adhérent.
La sélection de la forme de don est possible dans cette liste de la même manière
que dans l’onglet règlements / remboursements de la fiche Adhérents
La case à cocher Règlements / remboursements non validés permet
d’afficher uniquement les règlements / remboursements non confirmés.
Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée. Ils peuvent être utilisés
indépendamment les uns des autres en cochant leurs cases respectives.
Le bouton Modes de règlements… vous permet de créer, modifier, supprimer des
modes de règlements. Pour cela, vous devez saisir un code, une description, une
trésorerie et un type. Cliquez sur Fermer pour valider la fiche.
7.6. Les lignes de règlements / remboursements
Elles se rapportent à la ligne du règlement / remboursement sélectionné. Vous ne
pouvez pas les modifier si le règlement / remboursement est validé.
Tant que le règlement / remboursement n’est pas validé, vous pouvez modifier ou
supprimer des lignes de règlement / remboursement avec les boutons qui se situent
en bas à gauche de la liste.
8. COMMENT SAISIR UNE REMISE ?
8.1. La fiche remise
La création d’une remise par l’onglet Remise de la fiche adhérent permet
d’enregistrer des remises exceptionnelles pour une cotisation ou une activité.
La sélection du type de remise est importante, car il détermine le choix du code de
la cotisation ou de l’activité à sélectionner.
8.2. La liste des remises
Pour consulter et modifier une remise, cliquez sur l’icône « Remises » de la barre
principale, de la barre de navigation ou utilisez la commande Remises depuis le
menu Edition.
Il n’est pas possible de générer des remises depuis cette liste, vous devez le faire
depuis la fiche Adhérent.
Le bouton Filtrer… autorise une sélection plus avancée.
EBP Mon Association
23
9. ENREGISTREMENT DES OPERATIONS
9.1. Généralités
EBP Mon Association vous donne la possibilité de gérer l’enregistrement des
opérations de recettes et dépenses suivant trois méthodes bien distinctes
(Simplifiée, En partie double, Avec un logiciel de comptabilité externe ).
Toutes ces méthodes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 ou le menu ? + Aide.
Pour accéder à la page Recettes / Dépenses, cliquez sur l’icône « Recettes
Dépenses » de la barre principale ou de la barre de navigation.
/
Cette page est composée de boutons d’accès aux fichiers.
9.2. Les boutons d’accès
9.2.1. Les postes de recettes et dépenses
Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont
également disponibles : la description, le compte, le journal, le montant (N) et le
montant (N-1).
9.2.2. Les postes analytiques
Vous devez renseigner obligatoirement le code du poste analytique. Les champs
suivants sont également disponibles : la description, le montant, le budget prévu,
le montant (N-1) pour les recettes et dépenses analytiques.
9.2.3. Les modes de règlements
Vous devez renseigner obligatoirement le code et le type. La description et la
trésorerie sont également disponibles.
9.2.4. Les trésoreries
Vous devez renseigner obligatoirement le code. Les champs suivants sont
également disponibles : la description, le compte, le solde et le solde (N-1).
9.2.5. Les comptes
Vous devez renseigner le compte et l’intitulé. Le bouton Personnaliser vous
permet d’enrichir le plan comptable de votre dossier avec des comptes du plan
comptable des associations - Loi 1901. Les comptes sont utiles uniquement si
vous souhaitez visualiser vos enregistrements en partie double ou si vous
utilisez un logiciel de comptabilité externe.
24
EBP Mon Association
Enregistrement des opérations
9.2.6. Les chéquiers
Vous devez renseigner obligatoirement le nom du chéquier. Les champs
suivants sont également disponibles : la trésorerie, les dates d’ouverture et de
fermeture, les numéros de début et de fin du chéquier.
9.3. Les onglets
Les onglets de la fiche Recettes / Dépenses permettent de visualiser les recettes et
les dépenses ainsi que les écritures mais également de générer de nouvelles lignes
de recettes, de dépenses ainsi que des virements entre trésoreries ou entre postes
de recettes ou de dépenses.
Spécificités des onglets :
1.
2.
3.
Les modifications des lignes des onglets Recettes et Dépenses sont
possibles uniquement pour les lignes non validées (La validation et dévalidation de la ligne s’effectuent par la touche Espace).
Dans l’onglet Ecritures, le bouton Générer les écritures… permet de
reconstruire la liste des écritures entre deux dates à partir des lignes de
recettes et de dépenses validées.
Pour la fonction des boutons Exporter les écritures…, et
Communication Entreprise expert reportez-vous aux fonctions
avancées.
Les onglets Virements permettent de réaliser des virements entre
trésoreries ou entre postes de recettes ou de dépenses. Comme les
onglets recettes et dépenses, vous devez valider les virements pour qu’ils
soient pris en compte au niveau des écritures.
EBP Mon Association
25
10. LE TABLEAU DE BORD
EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce
au Tableau de bord.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Tableau de bord » dans la barre principale ou
de navigation ou sélectionnez le menu Dossier puis Tableau de bord.
La boite de dialogue « Tableau de bord » apparaît et vous permet de visualiser les
compteurs des principales fiches, les statistiques avec les adhésions, les
expirations, les adhérents présents et l’évolution d’une année à l’autre, des alertes,
les notes du dossier et la situation financière de l'association.
Pour avoir des informations complémentaires sur le Tableau de bord, reportezvous à l’aide en ligne.
11. LES GRAPHIQUES
EBP Mon Association vous permet de suivre la situation de votre association grâce
aux graphiques paramétrables.
Pour y accéder, cliquez sur l’icône « Graphiques » de la barre principale ou de la
barre de navigation. Différents types de graphiques sont disponibles.
Si vous souhaitez imprimer le graphique, cliquez sur le bouton Imprimer dans la
barre d’outils principale.
26
EBP Mon Association
Le planning
12. LE PLANNING
EBP Mon Association vous permet de visualiser le planning des matériels, activités
et des activités par adhérent.
Pour y accéder, cliquez sur l'icône « Planning » dans la barre principale ou de
navigation ou sélectionnez le menu Edition puis Planning.
A partir du planning matériel et planning activité, vous avez la possibilité d'ajouter,
de modifier ou supprimer un événement.
Chaque planning est défini à partir des fiches Matériels et Activités.
12.1. Planning matériels
Pour visualiser les informations dans le planning Matériels, vous devez avoir défini
des actions avec dates et heures dans la fiche Matériel.
12.2. Planning activités
Pour visualiser les informations sur le planning Activités, vous devez créer une
activité et définir les horaires de celle-ci.
12.3. Planning activités par adhérent
Pour visualiser les informations sur le planning Activités par adhérent, vous devez
créer une activité, définir des horaires et affecter des adhérents à cette activité.
Pour avoir des informations complémentaires sur le Planning, reportez-vous à
l’aide en ligne.
13. LES IMPRESSIONS
Pour imprimer des fiches, trois possibilités vous sont offertes :
•
Activez la fiche souhaitée à l’aide de la barre d’outils et cliquez sur le bouton
« Imprimer » de la barre principale.
•
Sélectionnez l’option que vous souhaitez imprimer dans la barre de navigation.
Utilisez directement le menu Imprimer quelle que soit la fiche sur laquelle vous
vous trouvez.
13.1. Impression des fiches et listes de données
Utilisez la commande Adhérents…, Cotisations…, Activités…, Matériel… ou
contact… du menu Impression ou de la barre de navigation pour appeler la boite
d’impression.
Choisissez d’imprimer la fiche courante, toutes les fiches ou la liste et sélectionnez
enfin les éléments que vous souhaitez imprimer puis cliquez sur Aperçu ou sur
Imprimer pour lancer l’édition.
13.2. Impression des règlements et des remises
Utilisez la commande Règlements / Remboursements… du menu Impression ou
de la barre de navigation pour appeler la boite d’impression des règlements.
EBP Mon Association
27
Pour les onglets Règlements / Remboursements et Remises, le fonctionnement
est le même que celui de l’impression des adhérents.
13.3. Impression des reçus de dons
Vous avez la possibilité d’imprimer les reçus de don individuels (un reçu pour un
don pour un adhérent) et annuels (un reçu pour la somme des dons d’un adhérent
pour l’année).
Par la commande Reçus fiscaux du menu Impressions, vous pouvez demander
l’impression ou personnaliser le modèle en cliquant sur le bouton Modifier le
modèle d’impression…..
La commande Reçus dons aux œuvres du menu Impressions, vous permet
de sélectionner les adhérents et la période pour lesquels vous souhaitez l’édition du
reçu fiscal à la norme Cerfa.
Le Cerfa utilisé sera celui que vous avez défini dans l’onglet Types des
Propriétés du dossier.
13.4. Impression des Recettes / Dépenses
Utilisez la commande Recettes / Dépenses du menu Impression. Ensuite,
choisissez la période ainsi que les éléments à imprimer.
Vous pouvez imprimer les recettes, les dépenses, les trésoreries ou les éléments
analytiques, ainsi que les journaux comptables, le grand-livre ou la balance pour les
opérations en partie double. Une fois les choix effectués, lancez l’édition en cliquant
sur Aperçu ou sur Imprimer.
13.5. Lettres de relance
Utilisez la commande Lettres de relance… du menu Impression ou de la barre de
navigation pour appeler la boite d’impression des lettres de relance.
Choisissez d’imprimer la fiche courant ou toutes les fiches et saisissez le texte de la
lettre. Les retours à la ligne sont pris en compte.
Lancez l’édition en cliquant sur Aperçu ou sur Imprimer.
13.6. Export des états
Vous pouvez exporter tous les états pré-paramétrés en cliquant sur le bouton
Exporter de la fenêtre d’aperçu avant impression.
Sélectionnez le format d’exportation désiré dans le menu déroulant puis donnez le
nom du fichier d’export à créer. Notez que selon le format d’export choisi, tout ou
partie des données de l’état seront exportées.
13.7. Modèles personnels
Utilisez la commande Modèles personnels du menu Impression ou de la barre de
navigation pour appeler la boite d’édition des modèles personnels.
Sélectionnez un modèle dans la liste (ou créez un nouveau) puis cliquez sur le
bouton Modifier... pour ouvrir l'éditeur de modèle.
Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un modèle, reportezvous à l’aide en ligne de l’éditeur de modèle.
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EBP Mon Association
Les courriers
14. LES COURRIERS
EBP Mon Association dispose d’un éditeur de courriers intégré qui vous permettra
de réaliser des lettres personnalisées et de les imprimer ou même de les envoyer
via le réseau Internet sous forme de courriers électroniques.
Pour afficher l’éditeur de courriers, utilisez la commande Courriers… du menu
Impression ou cliquez sur l’icône « Courrier » de la barre principale ou celui de la
barre de navigation.
Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser un courrier, reportezvous à l’aide en ligne de l’éditeur des courriers.
Remarque
Afin de vous permettre de rédiger plus aisément vos courriers, vous disposez d’une
cinquantaine de lettres types.
15. LE PUBLIPOSTAGE EMAIL
Pour réaliser un envoi de publipostage Email, vous devez utiliser la commande
Impression + Publipostage Email... ou cliquer sur l'icône « Publipostage » ou
« Publipostage Email » de la barre de navigation.
La fenêtre d'envoi d'un publipostage Email est découpée en 3 onglets :
•
Destinataires : permet de sélectionner les adhérents concernés,
•
Message : permet de saisir l’objet, le texte et de sélectionner les pièces jointes,
•
Connexion : permet de paramétrer le compte de l’expéditeur.
Une fois les éléments renseignés dans chaque onglet, vous devez cliquer sur le
bouton Envoyer.
Pour plus d’informations sur l’envoi d’un publipostage, reportez-vous à l’aide en
ligne.
16. LES ENVELOPPES & ETIQUETTES
EBP Mon Association dispose d’un module d’impression des enveloppes et des
étiquettes qui complète le module de réalisation des courriers.
Pour afficher l’éditeur, utilisez la commande Enveloppes & étiquettes… du menu
Impression ou cliquez sur l’icône « Etiquettes » de la barre principale ou de
navigation. Choisissez l’onglet approprié à l’édition que vous souhaitez réaliser.
Vous pouvez demander à éditer les enveloppes ou étiquettes selon une cotisation
ou une activité.
Pour plus d’informations sur la façon de personnaliser une enveloppe ou une
étiquette, reportez-vous à l’aide en ligne de l’éditeur d’enveloppes et étiquettes.
EBP Mon Association
29
17. LA SAUVEGARDE D’UN DOSSIER
La sauvegarde d’un dossier est une opération qui consiste à copier tous les
éléments du dossier sous une forme compressée sur un support identique (disque
dur) ou différent (disquette) de celui ou réside le dossier habituellement.
Les éléments sauvegardés sont les données du dossier, les courriers, les filtres et
les modèles personnalisés.
C’EST UNE ACTION FONDAMENTALE QUI DOIT ETRE EFFECTUEE
REGULIEREMENT afin de se prémunir contre les dommages que pourraient subir
les informations sur le disque dur.
IL EST DONC CONSEILLE DE TOUJOURS CONSERVER DEUX JEUX DE
SAUVEGARDE DE SES DOSSIERS en les ré-écrasants alternativement.
Pour appeler la boite de dialogue de sauvegarde des dossiers, utilisez la
commande Sauvegarder… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton
« Sauvegarder » de la barre d’outils.
Choisissez le dossier à sauvegarder, saisissez le nom du fichier de sauvegarde
puis cliquez sur Sauvegarder.
EFFECTUEZ CETTE OPERATION AUSSI SOUVENT QUE POSSIBLE.
18. LA RESTAURATION D’UN DOSSIER
Pour appeler la boite de dialogue de restauration des dossiers, utilisez la
commande Restaurer… du menu Dossier. Vous pouvez aussi utiliser le bouton
« Restaurer » de la barre d’outils principale.
Indiquez l’emplacement du fichier de sauvegarde à restaurer et choisissez le
dossier dans lequel doit s’effectuer la restauration. Cliquez sur Restaurer pour
démarrer.
19. LA RECOPIE D’UN DOSSIER
Il est possible de créer votre nouveau dossier en recopiant les informations d’un
autre. Pour cela, cochez la case Recopier les données d’un dossier existant,
dans la fenêtre de création d’un nouveau dossier.
Vous devez choisir dans la liste le dossier à partir duquel vous souhaitez recopier
des informations, puis sélectionner les informations à recopier à l’aide des cases à
cocher.
Pour la reprise du plan comptable, vous avez le choix entre le Plan comptable des
associations 'Loi 1901' ou reprendre le plan comptable existant. Dans ce cas, le
nouveau dossier aura le même plan comptable que le dossier recopié et vous
pourrez sélectionner la reprise des données (activités, cotisations…).
Lors de la recopie, vous récupérez aussi les courriers, les filtres et les modèles
personnalisés qui ont été créé dans le dossier sélectionné.
30
EBP Mon Association
La suppression d’un dossier
20. LA SUPPRESSION D’UN DOSSIER
Pour supprimer un dossier, utilisez la commande Supprimer… du menu Dossier.
Sélectionnez le dossier à supprimer puis cliquez sur Supprimer. Une confirmation
vous sera demandée avant que la suppression ne soit effectuée.
CETTE SUPPRESSION EST IRREVERSIBLE.
Il est fortement recommandé d’effectuer une sauvegarde du dossier avant de le
supprimer.
21. LA VERIFICATION ET REPARATION DU DOSSIER
Utilisez la commande Vérifier / Réparer… du menu Dossier pour lancer
l’application de vérification et de réparation des dossiers.
Aucun dossier ne doit être ouvert durant l’utilisation de cet outil.
IMPORTANT : Sauvegardez toujours le ou les dossiers avant de les vérifier ou de
les réparer.
Choisissez le dossier à vérifier puis cliquez sur le bouton Vérifier.
Si le dossier est endommagé, vérifiez que vous en possédez une copie de
sauvegarde, puis essayez de le réparer en cliquant sur le bouton Reconstruire.
Cliquez sur le bouton Fermer pour fermer l’outil de maintenance des dossiers.
EBP Mon Association
31
LES FONCTIONS AVANCEES
LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Mon Association. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide
en ligne, accessible à partir de l’aide du menu ?.
1. EDITEUR D’ETAT
La commande Modèles personnels… du menu Impression vous permet
d’accéder à la liste de vos modèles d’impressions personnels.
Pour éditer un de vos modèles, sélectionnez-le puis cliquez sur « Aperçu » ou sur
« Imprimer ».
Pour modifier le modèle sélectionné et accéder à l’éditeur d’état proprement dit,
cliquez sur « Modifier ».
Le bouton « Nouveau » crée un état vierge, « Copier » duplique l’état sélectionné,
« Renommer » permet de changer son nom et « Supprimer » détruit le modèle
sélectionné.
Le champ d’édition situé à côté du bouton « Créer » permet de créer un nouveau
classeur pour regrouper vos modèles.
Vous pouvez glisser-déplacer un modèle d’un classeur vers un autre avec votre
souris.
Pour plus de renseignements sur l’éditeur d’état, reportez-vous à l’aide en
ligne.
2. EXPORT ET IMPORT DES ADHERENTS
Utilisez la commande Exporter des adhérents… du menu Outils pour accéder à
la boite de dialogue d’export des adhérents.
Le format d’export est le format texte.
Utilisez la commande Importer des adhérents… du menu Outils pour accéder à
la boite de dialogue d’import des adhérents.
Le fichier à importer doit être au format texte.
Pour plus de renseignements sur l’export et l’import des adhérents, reportezvous à l’aide en ligne.
32
EBP Mon Association
Export des écritures
3. EXPORT DES ECRITURES
Utilisez la commande Exporter des écritures… du menu Outils pour accéder à la
boite de dialogue d’export des écritures.
L’export se réalise uniquement au format texte.
Choisissez le nom du fichier de destination et le format de l’export en fonction du
logiciel dans lequel vous comptez importer ces écritures.
Remarques
Si vous possédez EBP Compta, vous pouvez cocher la case Générer un fichier de
transfert au format EBP Compta afin de simplifier la procédure.
Si vous souhaitez exporter les données analytiques, vous devez cocher la case
Exportes les informations analytiques.
4. COMMUNICATION ENTREPRISE EXPERT
Utilisez la commande Communication entreprise expert… du menu Outils pour
accéder à la boite de dialogue d’export des écritures. Sélectionnez la période des
opérations, les journaux puis cliquez sur OK pour lancer la génération de l’export
vers communication entreprise expert.
5. EBP WEB ASSO
La solution EBP WEB Asso permet de gérer un site vitrine de votre association sur
Internet (création, administration, consultation...) de manière simple et rapide.
Ce module peut être essayé en toute liberté, sans aucun engagement
d'abonnement et cela pendant une durée de 3 mois. Aussi, n'hésitez pas à vous
lancer.
EBP Mon Association vous permet de mettre à jour automatiquement sur votre site
les activités de votre association.
Pour plus de renseignements sur WEB Asso, reportez-vous à l’aide en ligne.
6. EBP CARTOGRAPHIE & DECISIONS
Le logiciel EBP Cartographie & Décisions est un outil cartographique, qui exploite
les coordonnées des adhérents d'EBP Mon Association.
Vous devez avoir effectué l'achat d'EBP Cartographie & Décisions pour pouvoir
exploiter le fichier exporté d'EBP Mon Association.
Pour pouvoir exporter les coordonnées des adhérents afin de les exploiter dans
EBP Cartographie & Décisions, vous devez renseigner le code postal, la ville et le
pays sur chaque fiche adhérent.
EBP Mon Association
33
LES FONCTIONS AVANCEES
Utilisez la commande Outils + Exporter des données vers le logiciel de
Cartographie pour effectuer l'export des données. L'export est réalisé
automatiquement au format csv.
Pour plus de renseignements sur EBP Cartographie & Décisions, reportezvous à l’aide en ligne.
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EBP Mon Association
Index
INDEX
A
Accès au service technique ...................................................................................... 9
Activités ............................................................................................................ 17, 20
Adhérent ................................................................................................................. 19
Affichage des colonnes ........................................................................................... 15
Aide sur Association ................................................................................................. 6
C
Cartographie & Décisions ....................................................................................... 33
Champs personnalisés ........................................................................................... 21
Chéquiers ............................................................................................................... 25
Code d’activation .................................................................................................... 11
Code d'activation .................................................................................................... 11
Comptes comptables .............................................................................................. 24
Configuration minimale ............................................................................................. 9
Contacts...................................................................................................... 17, 18, 19
Cotisations ........................................................................................................ 16, 20
Courriers ................................................................................................................. 29
Création dossier...................................................................................................... 12
D
Dons aux oeuvres ................................................................................................... 28
E
Ecran d'accueil........................................................................................................ 11
Ecran de travail ....................................................................................................... 13
Editeur d'état........................................................................................................... 32
En sommeil ............................................................................................................. 19
Enregistrements des opérations (généralités) ........................................................ 24
Enveloppes - Etiquettes .......................................................................................... 29
Export des adhérents .............................................................................................. 32
Export des écritures .......................................................................................... 25, 33
Export des états ...................................................................................................... 28
G
Générer les écritures .............................................................................................. 25
Graphiques ............................................................................................................. 26
I
Import des adhérents .............................................................................................. 32
EBP Mon Association
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INDEX
Impression des lettres de relance ........................................................................... 28
Impressions ............................................................................................................ 27
Initialisation du dossier ........................................................................................... 14
L
Lancement du logiciel ............................................................................................. 10
Liste de règlements/remboursements ..................................................................... 22
Logo ........................................................................................................................ 14
M
Matériels ................................................................................................................. 18
Modèles personnels ................................................................................................ 28
Modes de règlements ....................................................................................... 23, 24
Mot de passe .......................................................................................................... 15
P
Partenaires ................................................................................................. 17, 18, 19
Payeur .................................................................................................................... 19
Planning .................................................................................................................. 27
Postes de Recettes / Dépenses / Analytiques ........................................................ 24
Publipostage Email ................................................................................................. 29
R
Recopier un dossier ................................................................................................ 30
Reçu fiscal .................................................................................................. 14, 22, 28
Règlements............................................................................................................. 21
Régler une activité / cotisation ................................................................................ 20
Remboursements ................................................................................................... 21
Remise.................................................................................................................... 23
Réparer un dossier ................................................................................................. 31
Restaurer un dossier .............................................................................................. 30
S
Sauvegarder un dossier .......................................................................................... 30
Supprimer un dossier.............................................................................................. 31
T
Tableau de bord...................................................................................................... 26
Trésorerie ............................................................................................................... 24
V
Vérifier un dossier ................................................................................................... 31
Virements................................................................................................................ 25
W
Web Asso ............................................................................................................... 33
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EBP Mon Association
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