Autonomie et mobilité : Comment
améliorer la productivité et le service à la
clientèle
Le monde d’aujourd’hui est mobile et tous ses habitants, ou presque, sont maintenant connectés.
Dans les transports en commun, au centre commercial ou même à une table de restaurant,
regardez autour de vous et vous verrez probablement une personne qui a les yeux rivés sur son
téléphone, ou qui essaie d'y jeter un regard discret.
Les téléphones sans fil et autres appareils portables ont transformé nos vies personnelles en
mettant à notre disposition une quantité illimitée d’information au bout de nos doigts et en nous
assurant une connexion en temps réel avec nos êtres chers, nos amis et nos collègues. La
technologie a également transformé notre façon de travailler en créant de nouvelles occasions de
garder le contact et de partager des expériences avec nos équipes et nos clients, ce qui améliore
la productivité, la satisfaction et, au final, les résultats d’affaires.
L’utilisation accrue de la technologie numérique pourrait entraîner des gains de productivité de
1,36 mille milliards de dollars au cours des cinq prochaines années, dont
38 milliards de dollars au Canada, selon le rapport sur le paysage médiatique
numérique de Canadian Digital Media Network.
Des outils mobiles adaptés peuvent avoir des retombées positives considérables sur la manière
dont vous dirigez vos activités. Ils peuvent aussi vous aider à relever bon nombre des défis que
vous rencontrez, que les membres de votre équipe travaillent en déplacement, à la maison ou
dans des bureaux éloignés.
Nous avons démystifié pour vous des
idées reçues sur les outils mobiles, et
nous vous donnons quelques conseils
utiles sur les technologies mobiles et la
manière dont elles peuvent vous aider à
améliorer l'efficacité et gagner du temps
et de l'argent.
IDÉE REÇUE No 1 :
Les équipes ne peuvent pas communiquer
et collaborer efficacement à distance.
Les outils de vidéoconférence et de messagerie instantanée, en plus
EN RÉALITÉ : du partage d’écran et de documents, simplifient plus que jamais la
collaboration entre les équipes, peu importe l’endroit où elles se
trouvent.
Assurez-vous que tous les membres de votre équipe ont
accès à un service Internet haute vitesse fiable par l’entremise
d’un réseau Wi-Fi ou cellulaire.
Conseils
d’experts pour
améliorer la
collaboration
Les plateformes de vidéoconférence comme Skype pour
entreprises et Google Hangouts simplifient la
communication face à face entre collègues, où qu’ils soient.
De nombreuses plateformes permettent aux utilisateurs de
voir les écrans des autres, pour favoriser la collaboration en
temps réel des équipes.
Les calendriers partagés donnent à toutes les personnes
concernées de l’information sur les emplois. Google
Calendar est un moyen facile de partager des calendriers.
D’autres outils, comme UpTo, permettent toutefois de créer
un calendrier web des réunions, des événements et des
dates importantes à partager à l’échelle de votre entreprise.
Ne négligez pas les interactions face à face. Bien qu’il soit
plus simple que jamais de favoriser la communication à
distance, il est encore important pour les membres des
équipes de se rencontrer en personne de temps à autre pour
consolider les relations et promouvoir la culture d’entreprise.
IDÉE REÇUE No 2 :
Au Canada, les solutions mobiles sont trop
chères en raison des coûts élevés des forfaits
de données.
EN RÉALITÉ :
Il existe plusieurs options flexibles qui aident les entreprises à rester
connectées et à gérer les coûts.
Choisissez un forfait qui permet aux employés de partager
des données. L’utilisation de tous vos employés sera déduite
du même lot de données, ce qui signifie qu’un seul forfait
vous permet d'équiper plusieurs employés, y compris ceux
qui utilisent beaucoup de données.
Conseils
d’experts pour
réduire les
coûts liés à la
connectivité
Les employés déplacer à l’étranger peuvent facilement
connectés et utiliser leur téléphone comme ils le feraient au
Canada grâce à Partout chez vous, maintenant offert dans 100
destinations.Vous pouvez aussi opter pour un forfait sans fil
qui s’ajuste à votre utilisation tous les mois. Ainsi, si vous ou
vos employés avez besoin de plus de données au cours d’un
mois donné, vous paierez un montant moins élevé pour les
données additionnelles et éviterez des frais d’utilisation
excédentaire exorbitants.
Des services de stockage en nuage sûrs comme Dropbox ou
Google Drive donnent la possibilité aux employés d’accéder
aux documents dont ils ont besoins sans utiliser un réseau
privé virtuel (RPV) complexe. C’est une solution abordable et
plus simple.
Au lieu d’installer un service Internet traditionnel dans des
lieux de travail temporaires et de payer les frais connexes,
optez pour des centrales de service Internet sans fil qui offrent
des connexions rapides et ne requièrent ni installation ni
configuration aux endroits où elles sont utilisées.
IDÉE REÇUE No 3 :
Les entreprises ne peuvent pas protéger leurs
données lorsque les employés travaillent à
distance.
EN RÉALITÉ :
Les entreprises peuvent limiter l’accès à l’information et de protéger
leurs données de nombreuses façons, des nuages privés au cryptage
des données.
Conseils
d’experts
protéger vos
données
Utilisez les fonctions de sécurité et de verrouillage
évoluées des téléphones et des tablettes. Les lecteurs
d’empreinte digitale, les mots de passe évolués et le
cryptage peuvent assurer la sécurité des données des
appareils sans fil.
Rappelez aux employés de changer régulièrement les
mots de passe de leurs téléphones et tablettes.
Mettez des protecteurs d’écran à la disposition des
employés qui travaillent avec des ordinateurs portables
dans des endroits publics, comme des cafés ou des
avions.
Gérez activement l’accès aux documents partagés et aux
autres services en ligne. Lorsqu’un employé quitte
l’entreprise, n’oubliez pas de retirer son nom des
comptes de stockage partagés.
Utilisez des logiciels de cryptage comme Boxcryptor
pour protéger les documents confidentiels stockés au
moyen des services en nuage.
IDÉE REÇUE no 4 :
Les employés qui ne sont pas au bureau n’ont pas
accès aux documents ni aux renseignements dont
ils ont besoin.
EN RÉALITÉ :
Les outils de l’informatique en nuage permettent de donner aux
employés l’accès à ce dont ils ont besoin, où qu’ils soient, de
manière simple et économique.
Les services en nuage comme Dropbox ou Microsoft
Office 365 sont des solutions économiques pour conserver
des documents. Les employés peuvent utiliser ces
applications de n’importe quel appareil connecté à Internet.
Conseils
d’experts
pour
améliorer
l’accessibilité
Les applications de numérisation comme Genius Scan
permettent aux employés de téléverser des copies de
documents papier, y compris les fiches d’information sur les
clients, qu’ils recueillent lorsqu’ils sont en déplacement.
Certaines applications se connectent à Dropbox et à
d’autres applications de stockage similaires, ce qui facilite le
partage de documents numérisés et l’accès à ces
documents par la suite.
Les employés n’ont pas besoin de transporter de lourds
ordinateurs pour accéder à tout ce dont ils ont besoin sur la
route. Légères et portables, les tablettes se connectent aux
applications de stockage et de productivité.
N’oubliez pas de vous assurer que tous les employés à
l’extérieur du bureau profitent d’une connexion optimale,
que ce soit par l’entremise d’un réseau Wi-Fi, d’un réseau
cellulaire, d’un service Internet portable ou d’une option de
données en itinérance. Cette connexion leur permettra
d’accéder aux documents dont ils ont besoin, partout.
IDÉE REÇUE no 5 :
Les équipes mobiles ne peuvent pas servir les
clients aussi bien que celles qui travaillent dans
un bureau.
EN RÉALITÉ :
Un effectif éparpillé à de nombreux endroits n’est pas moins efficace que
des employés qui travaillent tous dans le même bureau. Tout est une
question d’accès aux bons outils afin que vos employés puissent offrir le
meilleur service à la clientèle qui soit, où qu’ils soient.
Conservez les documents sur les processus et d’autres
fichiers en nuage afin que les employés y accèdent
facilement où qu’ils soient, quand ils en ont besoin.
Conseils
d’experts
pour
collaborer et
améliorer le
service à la
clientèle
Pour les employés qui recueillent des paiements par carte
de crédit à des points de vente, transformez les téléphones
et les tablettes en terminaux de cartes de crédit portables
au moyen de Square.
Favorisez des interactions transparentes et améliorez les
transferts de clients entre les employés, grâce à un logiciel
de gestion des relations avec la clientèle.
Les applications de facturation comme Freshbooks
simplifient le suivi automatique des contributions des
employés à un seul projet afin de gérer la facturation et les
paiements.
Êtes-vous prêt à en apprendre davantage sur les
outils mobiles qui favorisent l’autonomie de
votre équipe?
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