Code de Conduite Xxxxxxxx Le Code de Conduite de Vodafone 1 Travailler à la Manière de Vodafone Code de Conduite Xxxxxxxx “La confiance est au coeur de tout ce que nous faisons.” 2 Code de Conduite Xxxxxxxx Un message de notre directeur 2 Pourquoi avons-nous un Code de Conduite 4 Les Principes de Notre Entreprise6 Faites Entendre Votre Voix 8 Comportement individuel La sécurité des personnes, des biens, et des informations 10 Eviter les conflits d'intérêts 12 Cadeaux et invitations 14 Déplacements et dépenses15 Gérer nos informations et nos documents 15 Respecter la loi Délit d'initiés 16 Lois sur la concurrence17 Corruption et paiements illégaux 18 Santé et sécurité20 Intégrité financière Intégrité financière S’engager pour les contrats et les dépenses Considérations sociales et environnementales Protéger notre marque et d'autres actifs 21 22 22 23 Politique publique25 Communications Parler au nom de Vodafone Confidentialité Utiliser les médias sociaux 26 26 27 Clients Nos Engagements Concernant la Vie Privée 28 employés Diversité et intégration Prévenir le harcèlement et l'intimidation Drogue et alcool 31 32 33 Communautés et societé34 Environnement36 Définitions clés 1 37 Code de Conduite Xxxxxxxx Si notre entreprise est admirée, ce n'est pas uniquement pour nos résultats et nos réalisations, c'est également parce que nous agissons de façon responsable, déontologique et légale. Nous faisons partie des leaders mondiaux, aussi devons-nous gagner la confiance de nos clients, des collègues et des communautés où nous travaillons. Notre Code de Conduite établit des principes d'affaires et détermine la façon dont chacun, à Vodafone, doit les appliquer. Nous appelons cela Travailler à la Manière de Vodafone. Je suis fier de travailler pour une entreprise ayant les normes les plus élevées en matière d'intégrité et qui protège avec passion son personnel, ses actifs et sa réputation. Veuillez prendre le temps de comprendre notre Code de Conduite, de vous faire entendre lorsque vous avez des inquiétudes et travaillez toujours à la Manière de Vodafone. Vittorio Colao Directeur général du groupe Vodafone 2 Code de Conduite Xxxxxxxx "Si notre entreprise est admirée, ce n'est pas uniquement pour nos résultats et nos réalisations, c'est également parce que nous agissons de façon responsable, déontologique et légale." 3 Pourquoi avons-nous un Code de Conduite La confiance est au coeur de tout ce que nous faisons. Travailler à la Manière de Vodafone signifie que nous devons toujours agir avec intégrité afin de garantir la confiance de nos clients, nos collègues, nos partenaires commerciaux et les communautés au sein desquelles nous travaillons. Notre Code de Conduite définit ce que nous attendons de chaque personne travaillant pour et avec Vodafone. Il met en évidence les responsabilités qui nous incombent envers le personnel, les partenaires et les actionnaires. Ce Code de Conduite nous aide à prendre des décisions éclairées et nous informe de la marche à suivre si nous voulons plus d'informations. La voie Vodafone La voie Vodafone définit les valeurs fondamentales qui conditionnent la façon dont nous travaillons afin que nous soyons admirés par nos clients, nos actionnaires, les personnes avec lesquelles nous travaillons et les communautés dans lesquelles nous travaillons. Les Principes de Notre Entreprise Les principes de notre entreprise sont le fondement qui conditionne la façon dont nous travaillons partout où nous sommes présents et sont au coeur de notre Code de Conduite. Admiration Ce que ressentent les clients… Comment les clients nous perçoivent-ils… Parce que nous travaillons avec… 4 Priorité au client Rapidité Soif d’innovation Ambition et compétition Simplicité Une entreprise avec une forte présence locale Confiance Qu'est-ce que le Code de Conduite ? Le Code de Conduite est un document dans lequel figure notre politique centrale, qui met en évidence les exigences auxquelles chaque personne qui travaille pour et avec Vodafone doit se conformer, indépendamment du lieu. Bien sûr, il existe d'autres politiques auxquelles vous devez vous conformer, elles sont propres aux fonctions que vous occupez ou à votre marché local. A qui s'adresse le Code de Conduite ? Notre Code de conduite s'adresse à tous ceux qui travaillent pour et avec Vodafone : les employés, les parties contractantes, les filiales, les joint ventures et les fournisseurs. Nos fournisseurs et nos partenaires commerciaux sont tenus de respecter les mêmes normes et de se conformer à notre Code Ethique des Achats. Il est disponible sur vodafone.com et sur la page intranet consacrée au Code de Conduite. Quelles sont les conséquences du non-respect de ce Code ? Des conséquences fâcheuses peuvent découler du non-respect de notre Code de Conduite. Nous pourrons prendre des mesures disciplinaires et même renvoyer la personne concernée, le cas échéant. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Agissiez de façon éthique, et avec fierté dans vos actions et vos décisions • Agissiez conformément aux principes et règles de notre Code de conduite et respectiez vos obligations légales et réglementaires • Compreniez la Manière de faire de Vodafone et appliquiez les principes de notre entreprise à votre travail • Vous fassiez entendre si vous estimez qu'une pratique ou une méthode de travail n'est pas déontologique ou qu'elle n'est pas sans danger ou qu'elle constitue une infraction à notre Code de conduite Si vous n'êtes pas sûr de ce que vous devez faire, posez-vous les questions suivantes : • Est-ce légal ? • Est-ce juste ? Suis-je équitable et honnête ? • Mon action résistera-t-elle à l'épreuve du temps ? • Comment vais-je me sentir après cela ? • De quoi cela aura-t-il l'air en première page des journaux ? • Pourrai-je justifier mon action auprès de ma famille ? Si vous répondez "non" ou "je ne suis pas sûr" à ces questions, nous vous invitons à demander de l'aide. Vous pouvez vous adresser à votre supérieur hiérarchique ou à un collègue en qui vous avez confiance, ils seront à même de vous conseiller. Vous pouvez également prendre contact avec l'équipe locale en charge de la conformité. Le respect de la loi Vodafone est présent dans plus de 25 pays. Notre Code de Conduite ne peut pas couvrir toutes les lois et réglementations de tous ces pays. Tenez-vous au courant des dispositions législatives et réglementaires qui sont en vigueur dans le pays où vous travaillez. S'il existe une différence entre une disposition législative locale et notre Code de Conduite, appliquez les normes les plus strictes. En cas de doute, contactez votre supérieur hiérarchique, le service juridique, le service des ressources humaines, ou votre équipe locale chargée de la conformité. Si vous occupez les fonctions d'un supérieur hiérarchique, vous jouez un rôle important de vous assurer que notre Code de Conduite est à la fois compris et appliqué par votre équipe. Notamment, nous attendons de vous que vous : • Soyiez un modèle, respectueux des valeurs professionnelles de Vodafone • Vous assuriez que les membres de votre équipe sont familiers avec notre Code et le comprennent • Rendiez les membres de l'équipe responsables du respect de notre Code 5 Les Principes de Notre Entreprise Comportement individuel Nous agirons en toute honnêteté, intégrité et équité lors de nos échanges internes et externes. Nous ne tolérerons aucune forme de corruption, y compris les offres d'argent ou les cadeaux inconvenants à destination ou provenant de nos employés. Nous éviterons tout contrat pouvant conduire à, ou suggérant, un conflit d'intérêt entre des activités personnelles et celles de l'entreprise. Nous ne donnerons ni n'accepterons de cadeau ou d'invitation en échange de certaines obligations. Nous continuerons d'entretenir des relations mutuellement bénéfiques et tenterons de promouvoir les principes de l'entreprise auprès de nos partenaires commerciaux et de nos fournisseurs. Respecter la loi Nous respecterons les dispositions de toutes les lois nationales et internationales ainsi que les normes et principes en vigueur. Santé et sécurité Nous protégerons la santé, la sécurité et le bien-être de nos clients, nos employés, nos partenaires et les communautés au sein desquelles nous sommes présents et divulguerons toute information qui selon nous, constituerait une preuve évidente que l'un de nos produits ou services constitue une infraction aux normes ou directives de sûreté internationalement reconnues. Intégrité financière Nous fournirons le meilleur retour possible à nos actionnaires à long terme. Nos décisions en matière d'investissements, nos acquisitions et nos relations professionnelles seront basées sur des critères économiques mais elles prendront également en compte les considérations environnementales et sociales. Politique publique Nous formulerons nos opinions sur la base de propositions gouvernementales et de sujets susceptibles de concerner Vodafone et nos parties prenantes. Nous ne ferons pas de cadeaux ni de donations à des partis politiques ni ne nous intéresserons aux affaires des partis politiques. 6 Communications Nous communiquerons ouvertement et de façon transparente avec toutes nos parties prenantes dans le respect de la confidentialité commerciale. Nous protégerons les informations confidentielles contre toute divulgation inopportune et toute communication autorisée d'informations confidentielles doit se limiter au seul besoin de personnes qui ne peuvent effectuer leur travail sans ces informations. Clients Nous apprécions la confiance que nos clients nous accordent et protégerons les informations qui nous sont confiées. Employés Les relations avec et entre les employés sont basées sur le respect des individus et de leurs droits fondamentaux et nous condamnons le travail des enfants. Nous n'accepterons aucune forme de discrimination, de harcèlement ou d'intimidation. Nous continuerons de faire la promotion de l'égalité des chances et de l'intégration de tous les employés par le biais de notre politique et nos pratiques en matière d'emploi. Communautés et société Nous nous engagerons auprès des communautés locales afin de nous aider à comprendre et à répondre à leurs inquiétudes, par exemple celles qui se rapportent au déploiement du réseau. Nous garantirons à nos parties prenantes un accès constant à des informations pertinentes, exactes et actualisées et la confiance reposera sur l’intégrité, la transparence, l'honnêteté et l'objectivité. Nous investirons dans la société de façon à rendre efficace l'utilisation des ressources, y compris en soutenant les organisations caritatives. "Nous agirons en toute honnêteté, intégrité et équité lors de nos échanges internes et externes." Environnement Nous nous engagerons à protéger l'environnement. Nous réduirons notre utilisation de ressources limitées (comme l'énergie, l'eau et les matières premières) et le rejet d'émissions nocives à l'environnement (y compris les déchets, les émissions atmosphériques et les rejets dans l'eau). Nous chercherons à améliorer la performance environnementale des produits et services que nous proposons, et à soutenir ceux qui offrent des avantages sociaux et environnementaux à nos clients. 7 Faites Entendre Votre Voix Si vous êtes témoin, sur le lieu de travail, d'un comportement que vous estimez en infraction avec notre Code de Conduite ou qui vous semble illégal ou contraire à l'éthique, veuillez le signaler. Vous devez signaler tout comportement que vous estimez illégal ou criminel. Il peut s'agir de corruption, de fraude, d'accords illégaux sur les prix, ou d'une atteinte à la confidentialité des données. Vous devez également signaler la violation de nos systèmes, procédures ou règlements. Il peut s'agir de corruption ou de harcèlement, d'un conflit d'intérêt potentiel, d'un danger pour la santé et la sécurité des employés ou du public, de violations possibles des droits de l'homme ou de problèmes environnementaux sérieux. Vodafone a une politique de non-représailles à l'égard de ceux qui signalent une inquiétude. Aucune mesure ne sera prise contre vous si vous signalez de telles inquiétudes, même s'il s'avère qu'elles ne constituent pas une infraction à la conformité. Q&R 8 Q : Je suis un fournisseur qui travaille sous contrat pour Vodafone et je souhaite signaler une inquiétude. Puis-je utiliser la ligne téléphonique Expolink pour signaler mon problème ? R : Oui. La ligne Expolink est destinée aux employés et aux prestataires et fournisseurs, partenaires commerciaux, partenaires de joint venture et agents de Vodafone. Les coordonnées sont les mêmes que celles qui figurent dans cette rubrique. Andre Ballista Q : Si je fais part de mes inquiétudes, j'ai peur que mes collègues l'apprenent. Ma démarche restera-t-elle confidentielle ? R : Protéger l'identité de personnes innocentes est notre priorité. Vodafone ne saurait tolérer toutes formes de représailles envers un employé qui signale une véritable inquiétude. Au cours de l'enquête, tout ce que vous nous direz restera confidentiel, conformément à nos obligations légales. Toutes les lignes téléphoniques permettent de signaler un problème en toute confidentialité si tel est votre souhait. En outre, vous pouvez signaler un fait de façon anonyme par le biais d'Expolink. Faites vous entendre Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Il existe trois façons de se faire entendre 1 Signalez vos inquiétudes à votre supérieur hiérarchique : Nous savons qu'il n'est pas toujours facile de s ignaler vos inquiétudes. Pour faciliter les choses, nous avons mis en place une politique de communication ouverte, par c onséquent, nous vous invitons à faire part des problèmes ou problèmes potentiels qui vous concernent à votre supérieur hiérarchique. 2 Parlez-en à votre équipe de RH présente sur place : S'il n'est pas approprié de parler de votre problème avec votre supérieur hiérarchique, vous devriez aborder le problème avec votre équipe locale de RH. 3 Signalez votre problème à Expolink en toute confidentialité : Il se peut que vous souhaitiez signaler votre inquiétude à une personne plus en retrait. Il peut parfois s'avérer inopportun de signaler une inquiétude en interne ou que l'approche ne semble pas appropriée. Tous les employés et fournisseurs ont accès à une procédure de signaler de problème de l’extérieur : Que se passe-t-il ensuite ? Les étapes ci-dessous décrivent notre procédure quand une personne fait part d'une inquiétude : • Quand vous faites part d'une inquiétude, une décision sera prise afin de déterminer lequel de nos services se chargera de votre demande : Ressources humaines, sécurité de l'entreprise ou les équipes juridiques ou des équivalents du groupe. • Ensuite, nous contacterons la personne qui a soulevé le problème (cela peut être fait de façon anonyme via Expolink en vous fournissant un code d'accès) afin de s'assurer que nous avons toutes les informations dont nous avons besoin et de discuter des prochaines étapes. • Si nous décidons de mener une enquête, un expert qualifié mènera l'enquête, en tenant la personne qui a soulevé le problème au courant, et ce tout au long du processus. • Nous conserverons des dossiers précis et transparents de toutes les divulgations et des actions menées. Téléphone : Numéro global : +44 (0)1249 661 795 Cliquez sur "Speak Up" sur l'intranet afin d'accéder Q : Je suis préoccupé par aux numéros d'appels gratuits les agissements d'un collègue. Comment dois-je En ligne : le signaler ? Cliquez sur "Speak Up" sur l'intranet afin de signaler un problème en ligne. R : La chose la plus importante est de signaler votre inquiétude. Au bout du compte, le mode de signalement n'a pas d'importance. Si vous préférez Q : Si je signale quelque en parler à votre supérieur chose de suspect qui s'avère hiérarchique, alors faites-le. ne pas être une infraction à la Votre supérieur hiérarchique conformité ? est là pour vous soutenir et peut vous aider à choisir la bonne R : Du moment que votre façon de procéder. démarche était le résultat d'une réelle inquiétude, nous ne prendrons aucune mesure contre vous. 9 Comportement individuel La sécurité des biens, des personnes et des informations Vodafone gère de grandes quantités d'informations chaque jour. Les systèmes et les réseaux qui hébergent les données de nos clients et de nos employés doivent être sécurisés. Les informations que nous utilisons (qu'elles soient écrites ou orales, numériques ou physiques) ont besoin d'être protégées afin que l'on puisse garantir les éléments suivants : La confidentialité : nos informations ne sont pas divulguées à des personnes non autorisées. L'intégrité : nos informations sont précises, complètes et authentiques. La disponibilité : nos informations sont accessibles lorsque nous en avons besoin. “Nous apprécions la confiance que nous accordent nos clients et nous protégerons les informations qui nous sont confiées.” 10 Q : Un collègue va me remplacer pendant mes congés et il a besoin d'un accès aux systèmes que j'utilise. La procédure pour obtenir un identifiant et un mot de passe est un peu compliquée, puis-je lui donner mes identifiants ? R : Non. Vous ne devez jamais donner vos identifiants de connexion à d'autres personnes. Nous devons conserver des enregistrements précis de ceux qui ont eu accès à nos systèmes. Toute personne qui a accès à nos systèmes doit y être autorisée. Q : Je travaille de chez moi et j'ai des difficultés à accéder au réseau Vodafone. Puis-je demander à mon collègue de m'envoyer les informations dont j'ai besoin à mon adresse e-mail personnelle ? R : Non. Les informations envoyées à des adresses électroniques personnelles ne sont pas protégées de la même façon que les informations sur le réseau Vodafone. Vous ne devez en aucun cas envoyer des informations à un compte personnel ni les télécharger sur un ordinateur personnel ou un autre appareil. Comportement individuel Suivez ces étapes simples pour protéger les informations qui nous sont confiées : 1 Evaluez les informations et classez-les • C4 Vodafone Secret: Informations critiques qui pourraient influer sur le cours de l'action • C3 Vodafone Confidentiel : Informations sensibles qui ne seront partagées qu'avec les personnes qui ont besoin de les connaître • C2 Vodafone Restreint : Informations quotidiennes que nous partageons avec des collègues ainsi que des tiers autorisés • C1 Vodafone Public : Informations que nous partageons avec le public – bien que l'approbation préalable du service des Communications externes soit requise 2 Rangez votre bureau et verrouillez votre écran • Verrouillez votre écran si vous laissez votre ordinateur sans surveillance et assurez-vous que les informations classées secrètes sont stockées en toute sécurité si vous quittez votre bureau • Eteignez votre ordinateur à la fin de la journée et mettez les ordinateurs portables sous clé • Rangez votre bureau si vous vous absentez pour la journée • Rangez convenablement les informations classées secrètes et supprimez-les de façon sécurisée lorsqu'elles sont obsolètes 3 Protégez votre mot de passe • Ne partagez pas votre mot de passe avec qui que ce soit ni n'écrivez votre mot de passe sur quelque support que ce soit • Ne laissez pas votre ordinateur "se souvenir" de vos mots de passe • Choisissez des mots de passe qui contiennent au moins huit caractères avec un mélange de majuscules et de minuscules, de nombres et de caractères spéciaux 4 Réfléchissez avant de cliquer • Faites attention lorsque vous ouvrez des pièces jointes envoyées par des expéditeurs inconnus • N'utilisez que les logiciels autorisés. • Ne cliquez pas sur des liens qui peuvent vous envoyer sur des sites Internet non sécurisés • Veuillez ne pas utiliser nos systèmes pour consulter des contenus obscènes, indécents, insultants, diffamatoires, illégaux ou inappropriés sur le lieu de travail 5 Protégez les données à tout moment • Veuillez toujours mettre en évidence votre laissez-passer lorsque vous êtes dans les locaux ou sur le site de Vodafone • Veuillez faire attention aux ordinateurs portables et à tout autre équipement professionnel lorsque vous n'êtes pas au bureau • Evitez de laisser des documents originaux dans les imprimantes ou les photocopieurs • Utilisez "l'impression sécurisée" Pour en savoir plus, allez sur l'intranet et consultez "Global Corporate Security Portal" (Le portail dédié à la sécurité de l'entreprise) ou contactez l'équipe de la sécurité de l'entreprise. Q : Puis-je laisser mon visiteur sortir seul du bâtiment ? R : Non. Les visiteurs que vous invitez dans les locaux de Vodafone sont sous votre responsabilité. Surveillez vos visiteurs en permanence et ne partagez ni ne prêtez votre carte d'accès. 11 Eviter les conflits d'intérêts Si vous vous retrouvez dans une situation où vos intérêts personnels et professionels entrent en conflit, vous devez en parler au service de RH. Pour vous aider à déterminer si vous êtes confronté à un conflit d'intérêt, imaginez-vous en train d'expliquer vos actions à des amis, un collègue ou les médias et demandez-vous si vous vous sentiriez à l'aise. Voici des exemples où vous pourriez être confronté à des conflits d'intérêts : 1 Investissements ou activités à l'extérieur Il se peut que des fournisseurs, des concurrents ou des clients de Vodafone qui ont un lien avec l'entreprise, présentent un intérêt particulier à vos yeux. Cet intérêt peut prendre la forme d'un investissement, d'une implication dans des activités opérationnelles, ou d'une relation avec la direction. 2 Les relations avec des amis, des parents et des collègues Les relations professionnelles avec des parents, des conjoints, des proches ou des amis peuvent conduire à des conflits d'intérêts qui peuvent être difficiles à résoudre. De la même façon, les relations intimes entre collègues peuvent, selon le poste occupé par l'un et l'autre, créer un conflit évident ou réel d'intérêt. Si vous êtes confronté à la possibilité de ce type de relation professionnelle ou personnelle, vous devriez en parler à votre responsable. 3 Implication politique L'utilisation des ressources de Vodafone telles que le temps de travail, les locaux, l'argent, l'équipement ou le nom de la marque pour des activités politiques peut causer un conflit d'intérêt. Q : Je travaille à mi-temps dans l'entreprise familiale. Dois-je déclarer un intérêt ? R : Oui. Même si l'entreprise n'a pas de lien avec Vodafone. Dans certains pays, le nombre autorisé d'heures de travail est limité. Le non-respect de la réglementation peut nuire à votre santé et à la qualité de votre travail. Cela peut également donner lieu à une amende dont Vodafone devra s'acquitter. 12 Q : Un ami proche veut postuler à un poste à Vodafone, est-ce possible ? R : Nous vous invitons à recommander Vodafone en tant qu'employeur de premier choix. Cependant, vous devez vous assurer que vous ne participerez pas au processus de recrutement et que la personne en question ne travaillera pas sous vos ordres. Comportement individuel Vous devez prévenir votre manager et le service des ressources humaines dans les situations suivantes : Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que : • Agissez dans le meilleur intérêt de Vodafone, identifiant les conflits d'intérêts potentiels • Discutez de vos inquiétudes avec votre supérieur hiérarchique et signaliez des conflits à votre équipe locale de RH • Evitez les secteurs d'activités où vous avez un intérêt personnel • Ne fournissez pas d'informations sensibles à un concurrent ou une tierce partie – veuillez consulter la rubrique consacrée aux Lois sur la concurrence • Ne faites pas de donations à des partis politiques pour le compte de Vodafone • Vérifiez les lois locales et la réglementation de Vodafone avant de faire des investissements • Vous avez un autre travail ou êtes membre d'un conseil d'administration • Vous avez des relations proches avec des personnes de la hiérarchie • Vous avez des relations proches avec des personnes impliquées dans le processus de recrutement, si vous avez la moindre influence sur les décisions de recrutement ou d'attribution de contrat. • Vous avez des relations proches avec des personnes qui travaillent pour des concurrents, d'importants clients, des fournisseurs ou d'autres partenaires commerciaux. Cela est particulièrement important si vous avez accès à des informations sensibles. Vous ne devez pas : • Etre impliqué dans le recrutement, l'encadrement, la direction ou la planification de carrière d'un parent ou d'un partenaire • Laisser vos relations personnelles vous influencer, ni donner l'impression qu'elles influencent votre jugement dans le cadre de décisions professionnelles. • Donner d'informations confidentielles et sensibles à toute personne extérieure à Vodafone • Utiliser les ressources de Vodafone pour promouvoir des activités politiques • Traiter avec vos précédents employeurs tant que vous n'avez pas travaillé pendant un an pour Vodafone Q : Je suis membre d'un parti politique Dois-je déclarer un intérêt ? R : Non. Vous n'avez pas besoin de déclarer vos affiliations politiques personnelles à moins que vous ne soyez candidat à une élection, auquel cas vous devez avertir votre équipe locale de RH. Mike Bakke 13 “Vous devez toujours respecter les lois et réglementations locales relatives à l'offre et à la réception de cadeaux et d'invitations.” Cadeaux et invitations Nous cautionnons l'offre et la réception raisonnable et proportionnée de cadeaux et d'invitations dans le cadre d'une relation commerciale normale. Cependant, nous interdisons l'offre et la réception decadeaux ou d'avantages importants (par exemple : des invitations, des remises et autres avantages qui ne sont pas disponibles pour tous les employés). Nous devons nous assurer que nous ne sommes jamais influencés, nous ne devons pas non plus donner l'impression que nous le sommes, en acceptant des cadeaux ou des invitations. Par exemple, nous ne devons pas donner ni recevoir de cadeaux ou d'invitations pendant un processus d'appel d'offres ou dans le cadre de la signature d'un nouveau contrat. La Politique de l'Entreprise relative aux cadeaux et aux invitations des entreprises répertorie les principes que nous devons tous suivre, y compris la nécessité d'obtenir une approbation et de consigner les objets donnés ou reçus. Vous devez également consulter sur l'intranet votre politique locale concernant les déplacements pour avoir plus de détails sur les dépenses remboursables. Q : J'ai été invité à dîner par un fournisseur potentiel qui cherche à décrocher un nouveau contrat. Que dois-je faire ? R : Vous devez décliner. Il est inapproprié d'aller déjeuner/ dîner ou d'accepter une invitation d'un fournisseur pendant une procédure d'appel d'offres ou une demande de proposition. Q : Un cadeau de grande valeur m'a été envoyé par un fournisseur et je ne veux pas l'offenser en le lui renvoyant. Que dois-je faire ? R : Il est important que vous avertissiez votre supérieur hiérarchique et que vous demandiez conseil à votre équipe locale de RH ou de service juridique. L'idéal serait de refuser poliment et de renvoyer le cadeau. Si cela n'est pas possible alors le cadeau doit être donné à un organisme de bienfaisance. La rubrique consacrée à la corruption et aux paiements illégitimes dans ce document explique la marche à suivre lorsqu'il est question des agents de Services Publics. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que: 14 • Evitez de donner ou d'accepter tout ce qui a une valeur inappropriée • Evitez de donner ou d'accepter des cadeaux ou des invitations pendant une procédure d'appel d'offres • Réfléchissez au contexte dans lequel s'inscrit ce cadeau ou cette invitation: Imaginez ce que pourrait penser une personne extérieure à Vodafone • Ne donnez ni n’acceptez jamais d'argent liquide ou quelque chose d'équivalent • N’acceptez jamais de cadeaux offerts par des concurrents ou des agents de Services Publics • Ne demandez jamais de cadeaux ni d'invitations • Demandez l'autorisation et consignez ces cadeaux ou ces invitations le cas échéant • Parlez de vos inquiétudes à votre supérieur hiérarchique • Prenez connaissance et comprenez la politique de l'Entreprise relative aux cadeaux et aux invitations des entreprises Comportement individuel Déplacements et dépenses Votre politique locale en matière de déplacements et dépenses énonce les règles que vous devez suivre. Elle renferme toutes les informations pertinentes, y compris une liste des hôtels homologués, et des instructions sur la façon d'utiliser notre agence de voyage attitrée et de réserver en ligne. Les réservations d'hébergements et de transports effectuées d'une autre façon ne seront pas remboursées. Lorsque vous planifiez un déplacement, essayez de trouver le bon équilibre entre les besoins de l'entreprise, l'impact environnemental, la charge financière ainsi que votre santé et bien-être. Q : Mes frais de déplacement pour me rendre au bureau sont élevés. Puis-je demander un remboursement partiel ? R : Le déplacement vers ou depuis votre lieu de travail ne peut faire l'objet d'un remboursement. Des exceptions sont envisageables dans le cas d'un déplacement en dehors des heures ouvrées ; consultez votre réglementation locale pour plus de détails. Q : Puis-je faire une demande de remboursement pour mon/ma partenaire ou époux/se si celui ou celle-ci voyage avec moi ? R : Si votre partenaire, un ami ou un membre de votre famille voyage à vos côtés lors d'un voyage d'affaires, vous ne pourrez pas vous faire rembourser ses frais. La seule exception concerne les affectactions internationales où nous proposons un accompagnement et un remboursement des frais de déplacement. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Respectiez la réglementation locale relative aux déplacements et aux dépenses • Utilisiez uniquement nos agences de voyage et outil de réservation en ligne homologués • Réserviez une classe de voyage appropriée et un hôtel issu de notre liste préalablement approuvée • Déterminiez si le coût de votre déplacement et de vos frais est approprié • Réfléchissiez à votre impact sur l'environnement et privilégiez l'utilisation d'outils audio/web/vidéo plutôt que de vous déplacer, le cas échéant • Obteniez les autorisations nécessaires pour vos frais • Fournissiez les justificatifs nécessaires à vos demandes de remboursement Gérer nos informations et nos documents Si aucune raison professionnelle ou légale ne justifie la conservation d'un document, il doit être détruit dans le cadre du respect de l'environnement Conserver des informations plus longtemps que prévu ne fait qu'augmenter nos besoins en stockage. Qu'est-ce que cela signifie pour moi? Nous attendons de vous que vous : • Vous conformiez aux procédures qui vous concernent, qui sont énoncées dans les procédures et réglementations locales consacrées à la Gestion et la conservation de documents • Conserviez les documents pendant la durée prévue par votre calendrier local de conservation des documents • Consultiez votre équipe juridique locale si vous avez des questions Q : Je pense que je vais conserver tous mes documents, au cas où ils s'avèreraient utiles par la suite. Puis-je le faire ? R : Vous devez être sélectif. Certains documents ont besoin d'être conservés à des fins d'audit, légales ou fiscales. Par exemple, les documents qui peuvent être nécessaires à une enquête ou un procès doivent être conservés jusqu'à la clôture de l'enquête ou du procès. En revanche, une invitation à une réunion qui a déjà eu lieu est un exemple de document que vous devez détruire. 15 Respecter la loi "Nous respecterons les dispositions de toutes les lois nationales et internationales ainsi que les normes et principes en vigueur." Délit d'initiés Dans de nombreux pays, le délit d'initiés et les avantages qui en résultent sont illégaux. Le délit d'initiés signifie que l'on se sert d'informations privilégiées qui ne sont généralement pas disponibles, mais auxquelles vous avez accès par le biais de vos relations professionnelles, pour acheter ou vendre des actions ou des valeurs mobilières. De telles informations peuvent avoir un impact sur la valeur de ces actions ou valeurs mobilières si elles sont rendues publiques. La négociation de valeurs mobilières ou la manipulation des actions sur la base d'informations que nous pourrions avoir à notre disposition dans le cadre de notre travail à Vodafone est interdite. Ces règles s'appliquent même si vous ne travaillez plus pour Vodafone. Q : Mon ami envisage de vendre des actions Vodafone dans les prochains jours. Je sais que Vodafone doit faire une annonce qui aura un impact positif sur le cours de l'action. Puis-je conseiller mon ami d'attendre avant de vendre ses actions ? 16 Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Le délit d'initiés entraîne des sanctions sévères dans la plupart des pays et les personnes qui y ont pris part doivent s'acquitter d'une lourde amende, ou d'une peine d'emprisonnement ou parfois même les deux. Veuillez parler de vos inquiétudes ou renseignez-vous auprès du Secrétariat général du groupe. Nous attendons de vous que vous : • N’achetiez ni ne vendiez ou négociez de valeurs mobilières de Vodafone si vous avez des informations privilégiées. • Ne vendiez ni ne négociiez les valeurs mobilières d'aucune entreprise si vous avez des informations privilégiées. • Ne communiquiez pas d'informations privilégiées à des tiers. Il ne s'agit pas uniquement d'une violation de la confidentialité, mais vous commettez également un délit. R : Non. Vous ne devez jamais communiquer d'informations confidentielles concernant Vodafone qui ne sont pas disponibles au public. Vous ne devez pas non plus utiliser des informations privilégiées pour influencer les décisions d'investissement des autres. Respecter la loi Lois sur la concurrence Les informations confidentielles ne doivent pas faire l'objet de discussions ou d'échanges avec les concurrents. Les pratiques anticoncurrentielles peuvent nuire à notre activité. Vous ne devez jamais encourager les clients, les fournisseurs ou d'anciens employés de nos concurrents à fournir des informations qu'ils sont tenus de garder confidentielles. Nous croyons à la concurrence libre et équitable. La plupart des marchés sur lesquels nous sommes présents sont régis par des lois visant à garantir une concurrence libre et équitable. Ces lois interdisent les arrangements passés avec des concurrents qui affectent les échanges sur le marché et s'appliquent à Vodafone et aux autres organisations. Q : Mon collègue m'a envoyé un e-mail contenant des informations sur un concurrent qui pourraient être facilement mal interprétées. Que dois-je faire? R : Vous devriez prévenir votre collègue qu'il ou elle ne doit pas écrire quoi que ce soit qui puisse être mal interprété. Tout ce que nous écrivons (ou disons) peut être utilisé comme preuve légale. En fait, les e-mails constituent la forme la plus courante de preuves légales. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Pour s'assurer que Vodafone respecte pleinement les lois sur la concurrence et afin d'identifier les infractions potentielles, veuillez suivre les trois étapes suivantes : 1 Ayez une connaissance de base des lois sur la concurrence et de la façon dont elles s'appliquent à vous Voici des exemples de pratiques anti- concurrentielles : • Le partage d'informations sensibles avec les concurrents (comme les prix, les coûts et les volumes de ventes). L'accord avec les concurrents sur le prix des produits ou des services, y compris les remises, les rabais et les commissions. L'accord avec les concurrents sur le partage de certains comptes, régions et marchés. L'accord avec les revendeurs sur le prix minimum de revente des produits ou services au détail. • • • 2 Soyez vigilent lors de vos relations d'affaires avec des tiers Notamment, n'oubliez pas que : • • Les pratiques anticoncurrentielles incluent des accords informels et le partage d'informations avec des concurrents, ainsi que les contrats formels. Il n'est pas toujours facile d'identifier ses concurrents. Certains de nos fournisseurs, clients et partenaires commerciaux sont des concurrents sur certains marchés. 3 Si vous avez des doutes, veuillez vous adresser à votre équipe juridique. Q : Lors d'une conférence, un directeur des ventes d'une autre entreprise a commencé à me parler des perspectives économiques en Europe et de ce que cela signifiait pour nos futurs plans tarifaires. Que dois-je faire ? R : Mettez fin à la conversation et partez. Vous ne devez pas communiquer d'informations confidentielles ou tarifaires à nos concurrents. 17 “Vous ne devez jamais offrir ni accepter aucune forme de pot-de-vin.” Corruption et paiements illégitimes La loi interdit la corruption dans tout genre d'environnement commercial. Nous nous engageons à lutter contre toutes les formes de corruption. Un pot-de-vin peut revêtir différentes formes. Les paiements incitatifs et les pots-de-vin sont des formes de corruption. Offrir ou accepter des cadeaux ou des invitations peut également s'apparenter à de la corruption dans certaines situations. Les paiements incitatifs sont illégaux. Vodafone ne saurait tolérer ce type de paiement à moins que la sécurité personnelle d'un employé ne soit en danger, auquel cas le problème doit être signalé au service juridique aussitôt que possible. De nombreux pays interdisent l'offre de quoi que ce soit de valeur à des agents de service public afin de ne pas influencer leurs actions. C'est ce que l'on appelle de la corruption active. Afin qu'une telle situation ne se produise pas, il suffit de ne pas faire de donations à des partis politiques. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Soyiez vigilant lorsque vous offrez ou recevez un cadeau ou une invitation, surtout lorsqu'un agent de service public y est impliqué. Consultez la rubrique consacrée auxCadeaux et invitations (page 14) pour plus d'informations • Vous assuriez que tous les cadeaux et invitations sont autorisés par la loi locale en vigueur • Sachiez que Vodafone peut être responsable des actions de tierces parties • Soyiez conscient que même les dons de bienfaisance peuvent être perçus comme des pots-de-vin si les paiements sont effectués dans le but de faciliter un processus ou de garantir un avantage transactionnel • Refusiez d’effectuer des paiements incitatifs • Discutiez de questions ou de problèmes avec votre équipe locale chargée de la conformité • Suiviez une formation anticorruption Les méthodes de travail locales ne font pas exception à la règle. Nos règles s'appliquent également aux pots-de-vin remis indirectement par des intermédiaires comme les agents. Sherif Elnaggar 18 Respecter la loi Lorraine Schmidt Q: Je dois me rendre à l'étranger à la fin du mois et j'ai besoin d'un visa de travail rapidement. La personne qui va traiter ma demande à l'embassade m'a dit qu'elle pouvait accélérer la procédure si j'accepte de payer une petite somme en espèces. Puis-je le faire ? R : Non. Il s'agit d'un paiement incitatif, ce qui s'apparente à de la corruption active, cela est illégal. Si ce paiement correspond à des frais réels – comme une procédure accélérée de services, disponible pour tous – alors, dans ce cas, vous pouvez avancer des frais. Cependant, il reste préférable de consulter votre service juridique pour demander conseil, afin de ne pas exposer Vodafone et vous-même à des risques de poursuite. 19 Santé et sécurité “Nous protégerons la santé, la sécurité et le bien-être de nos clients, nos employés, nos partenaires et les communautés au sein desquelles nous sommes présents.” Nous attendons de tous ceux qui travaillent à Vodafone qu'ils se comportent de façon responsable et sécurisée à tout moment. Nous interviendrons rapidement si la santé ou la sécurité est compromise. Q : Vous voyagez avec un nouveau collègue de travail, vous prenez un taxi à l'aéroport. Au moment où le taxi démarre, votre collègue n'a pas mis sa ceinture de sécurité, que devez-vous faire ? R : Rappelez-lui la Règle absolue et expliquez-lui pourquoi elle est importante pour sa sécurité. Attachez votre ceinture de sécurité. Q : Lorsque je circule dans les bureaux, je perçois tout ce qui est potentiellement dangereux, je ne parle pas de ce qui pourrait potentiellement tuer quelqu'un mais de tout ce qui pourrait engendrer des blessures. Je ne sais pas si j'ai l'autorité nécessaire pour arrêter quelqu'un et lui dire que ce qu'il fait est dangereux ? R : Tout le monde à Vodafone a l'autorité nécessaire pour intervenir et arrêter quelque chose de dangereux. Une personne peut ne pas réaliser que ce qu'elle fait est dangereux jusqu'à ce qu'on le lui fasse remarquer. En général, tout ce qui semble dangereux, l'est probablement. C'est grâce à la responsabilité collective que nous pouvons garantir la sécurité de nos produits et services à nos clients. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Respectiez les Règles absolues de façon systématique. • Interveniez rapidement si vous voyez quelqu'un qui se comporte de façon dangereuse. • Réfléchissiez à l'impact de vos décisions et actions sur la santé et la sécurité des autres. • Ne compromettiez jamais la santé et la sécurité. Règles absolues Nous conduisons toujours en toute sécurité et en toute légalité : nous portons toujours une ceinture de sécurité. Nous conduisons toujours en toute sécurité et en toute légalité :nous respectons toujours les limitations de vitesse. Nous conduisons toujours en toute sécurité et en toute légalité : nous n'utilisons jamais d'appareil portable au volant lorsque nous conduisons. Nous ne travaillons jamais sous l'emprise de l'alcool ou de drogues. N'effectuez jamais un travail sur un équipement électrique à moins d'être habilité à le faire. Lorsque vous travaillez en hauteur, veuillez toujours porter un équipement de protection, portez un harnais de sécurité et un équipement anti-chute. 20 Code de conduite Xxxxxxxx Intégrité financière “Nous fournirons le meilleur retour possible à nos actionnaires à long terme.” Nos décisions en matière d'investissements, nos acquisitions et nos relations professionnelles seront basées sur des critères économiques mais elles prendront également en compte les considérations environnementales et sociales. Intégrité financière Vous n'êtes autorisé à dépenser l'argent de l'entreprise que lorsqu'il s'agit d'un besoin commercial légitime et lorsque le coût justifie les bénéfices. Vous êtes tenu de connaître le plafond local des dépenses et les règlements financiers qui s'appliquent directement à vos fonctions. Nos managers ont la responsabilité supplémentaire de s'assurer que leurs équipes gèrent les budgets correctement et dépensent l'argent de l'entreprise avec précaution. Consultez la rubrique qui s'intitule "Les contrats et les dépenses" pour plus d'informations sur les approbations et les accords. Pour évaluer le rapport qualité-prix, il est important de considérer : la qualité, le service, la fiabilité, la pérennité et la conformité à notre Code éthique des achats et aux conditions générales. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Compreniez et appliquiez les règlements relatifs aux dépenses et à la finance qui s'appliquent à vos fonctions • Vous efforciez de trouver le meilleur rapport qualité-prix lorsque vous dépensez l'argent de l'entreprise • Compreniez quand vous pouvez et quand vous ne pouvez pas engager les fonds de Vodafone, consultez la rubrique "Les contrats et les dépenses" pour plus d'informations. • Signaliez les violations présumées via le processus de signalement mis à votre disposition Q: Je crois que mon collègue demande régulièrement le remboursement de trajets en taxi lorsqu'il travaille tard le soir alors qu'en fait, il utilise les transports publics. Que dois-je faire ? R : Vous devez en parler à votre responsable hiérarchique en premier lieu. Vous pouvez également utiliser les autres procédures, comme le processus de signalement en ligne si vous pensez que cela est plus approprié. Colin Richard Menzies 21 S’engager sur les contrats et les dépenses Vous ne devez pas signer un contrat au nom de Vodafone ni engager de dépenses en son nom sans autorisation préalable. Vodafone a besoin de contrats exécutoires, liant les deux parties, avant d'engager ses ressources. Sans de tels accords, Vodafone s'expose à des risques financiers, commerciaux, fiscaux et légaux. La Délégation de pouvoir explique le niveau d'autorité dont vous avez besoin avant d'engager la responsabilité de Vodafone dans le cadre d'un contrat ou de dépenses. Il est impératif que les uns et les autres comprennent comment les règles de la délégation de pouvoir s'appliquent à leur tavail. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Vous ne pouvez engager la responsabilité de Vodafone qu'aux conditions suivantes : • Etre autorisé à le faire conformément au processus local d'approbation • Avoir demandé des conseils juridiques auprès de personnes compétentes, le cas échéant • Avoir examiné avec soin le contrat, compris les conditions générales et décidé que conclure ce contrat sert au mieux les intérêts de Vodafone. Q : J'ai une procuration pour signer un contrat sur mon marché local, cela me confère plus de responsabilités que dans le cadre d'une délégation de pouvoir. Puis-je signer le contrat dans la mesure où je dispose d'une procuration, même s'il ne s'agit pas d'une délégation de pouvoir ? R : Non. Vous devez vous conformer à la fois à la délégation de pouvoir et à la procuration. Idéalement, les deux doivent aller de pair. Q : Je suspecte un fournisseur d'avoir violé le Code éthique des achats. Que dois-je faire ? R : Vous devez le signaler immédiatement à votre équipe en charge de la chaîne d'approvisionnement. Il vous est également possible d'utiliser la procédure de signalement pour faire remonter l'information. Considérations sociales et environnementales Q : Où puis-je trouver tous les détails concernant les limites de ma Délégation de pouvoir ? Toutes nos procédures d'achats sont basées sur notre Code éthique des achats. Cet engagement veille à ce que l'on réfléchisse au plus large impact de l'entreprise sur les communautés, la société et l'environnement. Le Code éthique des achats est disponible sur l'intranet et vodafone.com. R : Vous trouverez toutes les informations sur la Délégation de pouvoir sur notre intranet. Nous voulons également que nos fournisseurs, les prestataires et les tiers se conforment à notre Code, et nous travaillons en étroite collaboration avec eux afin de nous assurer que nos normes font partie intégrante de leurs propres opérations et chaînes d'approvisionnement. 22 Intégrité financière Protéger notre marque et d'autres actifs Notre marque Nous sommes l'une des plus grandes marques de télécommunications du monde. Nous devons protéger cet atout majeur en l'utilisant de façon cohérente Vous pouvez nous aider à protéger la marque Vodafone en respectant les directives de la marque, la marque du groupe et la politique relative au nom de domaine qui sont disponibles sur l'intranet Cela nous permettra de nous assurer que la marque est bien gérée, protégée et renforce la confiance, la fidélité et l'admiration Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Vous conformiez aux directives de la marque et de la marque du groupe et à la politique relative au nom de domaine • Signaliez tout usage impropre des marques, logos ou autre violation de droit de propriété intellectuelle (DPI) de Vodafone, y compris, les biens de contrefaçon à votre équipe juridique locale et à Trade.Marks@vodafone.com • Ne permettiez pas à des tiers d'utiliser la marque ou le logo de Vodafone sans en avoir préalablement discuté avec votre équipe juridique locale Droits de propriété intellectuelle (DPI) Nos DPI sont un atout majeur qui nous différencie de nos concurrents. Si nous sommes incapables de protéger et d'archiver nos DPI, nous perdons cet atout. Nous obtenons des brevets pour protéger nos idées, y compris les avancées technologiques, les nouveaux produits et services. Chacun d'entre nous s'engage à gérer nos DPI et à empêcher leur utilisation illégale. Il est tout aussi important que nous respections les DPI de tierces parties. Il nous incombe également de mettre en place les bons cadres juridiques avec nos partenaires et fournisseurs car ils sous-tendent les objectifs de l'entreprise et permettent de gérer efficacement les avantages et les risques. Plus d'informations sur les DPI et les coordonnées des spécialistes des DPI de Vodafone sont disponibles sur la page intranet consacrée au Code de Conduite. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que : • Lorsque vous créez ou mettez en service de nouveaux produits ou services, assurez-vous que les nouvelles idées sont protégées par des brevets • Ne divulguez pas de nouvelles idées ou projets à l'extérieur avant d'avoir protégé les DPI • Transmettez toutes les questions relatives aux DPI à votre équipe juridique locale ou à celle du groupe Biens matériels Conservez les biens de Vodafone en toute sécurité Veuillez ne pas utiliser les biens de Vodafone pour des activités personnelles, à moins d'en avoir reçu l'autorisation. Si l'équipement de Vodafone (y compris les mots de passe, les coordonnées des comptes et autres données) est perdu ou volé, vous devez le signaler à votre équipe locale en charge de la sécurité de l'entreprise. 23 Code de conduite Xxxxxxxx Q : Parfois, je vois des produits sur lesquels figure le logo Vodafone à un stand, au marché local. Je pense qu'il s'agit d'une contrefaçon. Dois-je le faire savoir à quelqu'un ? Q&R R : Oui. Vous devez signaler vos doutes à l'équipe juridique locale et envoyer autant d'informations que possible à Trade.Marks@vodafone. com. Il est important que nous protégions notre marque et notre réputation. Il se peut qu'on vous demande d'acheter un exemplaire de l'article dans le cadre de l'enquête. Stephen Deadman, Melanie Johnson & Andre Ballista Q : Dans mon équipe, nous avons des idées de développement de nouveaux produits et services mais nous n'avons pas trouvé d'endroit pour soumettre nos idées. Est-ce qu'un tel endroit existe ? R : Oui – une boîte à idées est disponible sur l'intranet, ce qui permet facilement de partager une idée, un nouveau concept ou une proposition. Q : Je ne sais pas si l'idée que j'ai eue vaut quelque chose. Puis-je en parler à nos fournisseurs afin de connaître leurs opinions ? R : Non. Vous devez d'abord partager vos idées avec votre équipe. Si vous voulez plus d'échanges, veuillez contacter votre équipe juridique locale. 24 Politique publique Code de Conduite Xxxxxxxx “Formulons nos opinions.” Q : Un journaliste local m'a contacté par le biais d'un ami commun pour me poser des questions sur le rapport annuel d'activité. Puis-je en parler avec lui ? R : Non. Vous devez expliquer que vous n'êtes pas autorisé à commenter publiquement les résultats de l'activité de Vodafone. En revanche, proposez-lui d'entrer en contact avec l'équipe locale chargée des relations avec les médias. Nous formulerons nos opinions sur la base de propositions gouvernementales et de sujets susceptibles de concerner Vodafone et nos parties prenantes ; Nous ne ferons pas de cadeaux ni de donations à des partis politiques ni ne nous intéresserons aux affaires des partis politiques. Nous devons bâtir la réputation de Vodafone sur la base d'un engagement proactif avec les décideurs gouvernementaux et autres parties prenantes comme les médias, les ONG, les analystes commerciaux et les institutions internationales. Les leaders de Vodafone formuleront des opinions sur les questions importantes qui concernent notre entreprise. Nos services chargés des affaires externes et de la réglementation proposeront une réponse coordonnée aux nouvelles propositions gouvernementales. Toutes les déclarations publiques faites aux médias, aux analystes commerciaux,aux courtiers et analystes institutionnels doivent être claires et cohérentes et ne doivent être faites que par le personnel autorisé. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Ne fassiez pas de commentaires au nom de Vodafone à moins d'en avoir l'autorisation préalable, en conformité avec la politique relative aux relations avec les médias et le public. • N’usiez jamais de vos responsabilités à Vodafone pour essayer d'influencer une personne (au sein ou à l'extérieur de Vodafone) pour contribuer au financement des partis politiques ou pour soutenir des partis ou des politiciens. • Ne financiez ni n’engagiez de dépenses en utilisant le compte de Vodafone dans le cadre d'une campagne politique, pour un parti politique, un candidat ou pour tout autre organisme affilié. • N’abusiez pas de vos fonctions pour permettre à d'autres d'utiliser les ressources de l'entreprise, comme le temps de travail, les téléphones, les communications, les services ou les salles de réunion pour soutenir une campagne politique, un parti politique, un candidat ou tout autre organisme affilié. 25 Communications Nous communiquerons ouvertement et de façon transparente avec toutes nos parties prenantes dans le respect de la confidentialité commerciale. Nous protégerons les informations confidentielles contre toute divulgation inopportune et toute communication autorisée d'informations confidentielles doit se limiter au seul besoin de personnes qui ne peuvent effectuer leur travail sans ces informations. Parler au nom de Vodafone Nous devons communiquer des informations pertinentes à nos équipes rapidement et de façon claire. La communication interne doit toujours être professionelle, même lorsqu'elle n'est pas officielle. Personne ne doit faire de commentaires au nom de Vodafone, sauf accord préalable, conformément à la politique relative aux relations avec les médias et le public. Nous devons garder à l'esprit que nous sommes tous les représentants de Vodafone et que quoi que nous fassions et disions en public, représente l'entreprise. Confidentialité Il nous incombe de protéger les informations confidentielles de Vodafone. Reférrez-vous à la rubrique consacrée à La sécurité des biens, des personnes et des informations pour plus d'aide. Les informations confidentielles non sollicitées que vous recevez doivent être retournées à l'expéditeur ou supprimées. Cela ne peut être utilisé. Le cas échéant, vous pouvez contacter l'expéditeur pour lui demander d'arrêter d'envoyer des informations confidentielles. “Communiquez systématiquement des informations claires et honnêtes dans un langage facile à comprendre.” 26 Communications Utiliser les médias sociaux Nous avons mis au point un guide sur les bonnes pratiques d'utilisation des médias sociaux afin de vous aider à utiliser les médias sociaux de façon productive et responsable. Ce guide est disponible sur l'intranet et inclut des conseils sur l'utilisation des blogs, des forums, des réseaux sociaux et des wikis. Nous voulons permettre à nos employés d'être de bons ambassadeurs de notre marque. Cependant, nous ne voulons pas que vous disiez quoi que ce soit qui puisse avoir des conséquences indésirables. C'est la raison pour laquelle, nous voulons que vous connaissiez ce guide sur les bonnes pratiques d'utilisation des médias sociaux, qui est disponible sur l'intranet. Q : Suis-je autorisé à dire où je travaille sur mon profil de réseau social ? R : Oui. Vous pouvez préciser sur votre page "A propos de moi" ou sur votre bio, que vous êtes un employé de Vodafone. Soyez précis concernant le secteur de l'organisation que vous représentez et vos responsabilités. Vous pouvez inclure un lien vers votre site web local Vodafone. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Vous assuriez que vos communications internes et externes sont professionnelles, judicieuses et, le cas échéant, approuvées. • Agissiez de façon professionnelle quand vous représentez Vodafone, notamment quand vous portez l'uniforme Vodafone, ou lorsque vous utilisez l'un de nos véhicules ou lorsque vous participez à des événements pour le compte de l'entreprise. • Ne fassiez aucune déclaration qui pourrait avoir un impact négatif sur la réputation ou la marque Vodafone. • Ne fassiez aucun commentaire personnel qui pourrait être interprété, même par erreur, comme un commentaire ou une déclaration de Vodafone. • Les informations confidentielles demeurent confidentielles • Ne divulguiez aucune information financière ou information concernant les nouveaux produits ou services sans approbation – vous ne laissiez filtrer des messages incorrects ou mensongers qui pourraient nuire gravement à la réussite d'un produit ou d'un service. • Compreniez et vous conformiez à notre "Guide sur les bonnes pratiques d'utilisation des médias sociaux". Q : De nombreuses règles doivent être respectées lorsque vous utilisez des médias sociaux, pouvezvous les résumer ? R : De façon générale ; "Soyez vous-même", "Utilisez votre bon sens" et "Respectez la loi". "Nous voulons permettre à nos employés d'être de bons ambassadeurs de notre marque". 27 Code de Conduite Xxxxxxxx Clients "Le respect de la vie privée est essentiel si vous souhaitez mériter et conserver la confiance qu'inspire Vodafone." Nos engagements concernant la vie privée Le respect de la vie privée est essentiel si vous souhaitez mériter et conserver la confiance qu'inspire Vodafone, et si vous souhaitez être un citoyen responsable et respectueux de l'éthique. Nous réfléchirons toujours à l'impact de nos décisions sur la vie privée de nos clients et de nos employés. Quand nous concevons des produits, lançons des campagnes, engageons des prestataires, collectons des informations et partageons de telles informations avec nos partenaires et d'autres, nous respectons et nous nous conformons aux engagements de Vodafone concernant la vie privée : Respect Nous attachons de l'importance à la vie privée car elle est importante pour les personnes. Il ne s'agit pas juste de conformité légale – il s'agit de bâtir une culture qui respecte la vie privée et justifie la confiance que l'on nous accorde. Ouverture et honnêteté Nous communiquons clairement au sujet des actions ayant un impact sur la vie privée, nous nous assurons que nos actes sont en accord avec nos dires, et nous sommes ouverts au dialogue en ce qui concerne nos actions. Choix Nous donnons aux gens la possibilité de faire des choix simples et importants concernant leur vie privée. 28 Vie privée, un choix motivé Le respect de la vie privée est une composante clé dans la conception et le développement de produits et la prestation de services. Clients Equilibre Pour trouver un équilibre entre le droit à la vie privée et d'autres obligations nécessaires pour une société libre et sécurisée, nous oeuvrons à la réduction des impacts sur la vie privée Lois et normes Nous nous conformons aux lois privées, et nous travaillerons avec les gouvernements, les régulateurs, les décideurs et les leaders d'opinions pour proposer des lois et des normes plus constructives et meilleures sur la vie privée. Responsabilité Il nous incombe de nous montrer à la hauteur de ces principes dans l'ensemble des entreprises, y compris lorsque nous travaillons avec nos partenaires et fournisseurs. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous devons être à la hauteur des engagements de Vodafone en matière de vie privée. Selon les fonctions que vous occupez, certains engagements peuvent être particulièrement importants pour vous. Par exemple: • Si vous êtes impliqué dans le marketing, la gestion de base ou la prospection de clientèle, consultez les paragraphes suivants: Ouverture & Honnêteté et Choix. • Si vous êtes impliqué dans le développement de produits, R&D ou la technologie et l'ingénierie, consultez les paragraphes suivants : Ouverture & Honnêteté et Choix et Vie privée, un choix motivé. • Si votre rôle implique de travailler avec des gouvernements, des régulateurs, des décideurs et de respecter scrupuleusement la loi, consultez les paragraphes suivants : l'équilibre et les Lois & normes. Tout le monde devrait prêter une attention particulière à nos premiers et derniers engagements ; le respect et la responsabilité. Ils sont notamment très importants pour les DG et les responsables hiérarchiques du groupe, qui doivent s'assurer que la société Vodafone est dirigée conformément aux engagements pris en matière de vie privée. Votre responsable local de la vie privée Vos responsables de la vie privée peuvent vous aider à comprendre comment appliquer les engagements en matière de vie privée. Ils peuvent expliquer : • Ce que les engagements envers la vie privée signifient pour vous et votre équipe • Les procédures et les directives spécifiques que vous devez respecter • Comment se former et où trouver d'autres documentations Consultez la page consacrée au Code de conduite sur l'intranet afin de savoir qui est votre responsable de la vie privée. Vous pouvez devenir défenseur de la vie privée en rejoignant notre Communauté de défenseurs de la vie privée 29 Q : Je travaille sur un projet qui implique l'utilisation d'informations sur les clients qui ne sont pas encadrées par la loi. Dois-je quand même me soucier de la vie privée? Ashley Peck R : Oui. Notre premier engagement est de respecter la vie privée des clients. Qu'il y ait une loi ou non, tout ce que nous faisons doit être conforme à nos engagements envers la vie privée. Q : J'ai été contacté par les autorités policières de mon pays qui veulent accéder à des informations personnelles. Que dois-je faire ? R : Nous sommes légalement tenus de nous conformer aux autorités gouvernementales et judiciaires, si celles-ci exigent qu'on leur communique des informations, il existe également d'autres critères à prendre en compte. Assurez-vous de respecter l'équilibre entre nos obligations légales de coopération avec les autorités, et les droits fondamentaux des clients et le respect de la loi. Plus d'informations sont disponibles dans nos rubriques consacrées à la Vie privée et le respect de la loi. 30 Q : Je conçois une application Vodafone qui utilisera des informations personnelles. Comment puis-je m'assurer que la vie privée est protégée – puis-je simplement ajouter une politique de protection de la vie privée à l'application? R : Non. Notre engagement envers la vie privée signifie que nous nous assurons que le respect de la vie privée est pris en compte en amont lors de la création de nos applications et de nos services, il ne s'agit pas d'un simple ajout. Pour plus d'informations, consultez nos directives sur la Conception d'applications mobiles favorables à la vie privée et autres conseils sur le développement de produits dans la bibliothèque des questions relatives à la vie privée sur l'intranet. Employés “Les relations avec et entre les employés sont basées sur le respect des individus et de leurs droits fondamentaux et nous ne tolérons pas le travail des enfants." Diversité et intégration Nous continuerons de faire la promotion de l'égalité des chances et de l'intégration de tous les employés par le biais de nos politiques et pratiques en matière d'emploi. Notre objectif est de créer un environnement d'intégration où tout le monde se sent respecté et valorisé. Ce principe s'applique également à nos clients et partenaires commerciaux. Nous reconnaissons et insistons sur l'importance de la diversité sur nos lieux de travail afin d'être aussi divers que les clients que nous servons. Nous ne tolérerons aucune forme de discrimination. Nos relations avec et entre nos employés sont basées sur le respect des individus et de leurs droits fondamentaux. Nous devons tous lutter contre les comportements discriminatoires lorsque nous y sommes confrontés. Nous voulons que tout le monde se sente capable de signaler le moindre problème. En premier lieu, veuillez vous adresser aux personnes concernées avant de consulter votre contact RH ou d'utiliser la procédure de signalement. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Vous conformiez aux règles sur lesquelles sont fondées les principes d'entreprise de Vodafone • Agissiez équitablement et fassiez preuve de respect envers les autres dans tous vos échanges avec eux • Compreniez les responsabilités que vous imposent les lois locales • Luttiez contre les comportements discriminatoires • Signaliez la moindre inquiétude en vous adressant à votre équipe locale de RH ou en utilisant la procédure de signalement • Basiez toute décision relative à l'emploi uniquement sur le mérite de la personne Q : Un collègue recrute un nouveau membre d'équipe. J'ai peur que certains candidats ne soient victimes de discriminations. Dois-je m'opposer à lui ? R : Vous avez raison de signaler vos inquiétudes car nous ne tolérons aucune forme de discrimination. Invitez votre collègue à évoquer ses critères de sélection avec son contact local de RH. Si vous n'observez aucun changement, vous devez signaler le problème à votre supérieur hiérarchique ou à votre contact de RH. 31 Prévenir le harcèlement et l'intimidation Vodafone ne tolérera aucune forme de harcèlement ou d'intimidation. Le harcèlement et l'intimidation peuvent revêtir différentes formes et avoir de sérieuses répercussions. Il nous incombe à tous de garantir que cela n'arrive pas à Vodafone. Nous prendrons des mesures disciplinaires ou mènerons une action en justice contre les personnes qui harcèlent ou intimident d'autres personnes. Nous traiterons chaque individu avec respect et lutterons contre les comportements injustes. Des conseils sont disponibles dans les règlements de votre RH local. Qu'est-ce que cela signifie pour moi? Nous attendons de vous que vous : • Instauriez la confiance au sein de vos équipes en traitant chaque personne avec respect • Ne soyiez jamais désobligeant ou injurieux envers ou à propos de vos collègues • Vous assuriez que toute votre communication se conforme à ce Code, même s'il ne s'agit pas de communications officielles • Avertissiez quelqu'un si vous pensez qu'un collègue est harcelé ou intimidé Claire Hammond 32 "Nous n'accepterons aucune forme de discrimination, de harcèlement ou d'intimidation". Q : J'ai remarqué que certains membres de l'équipe s'en prennent constamment à un collègue. Je veux le signaler mais j'ai peur d'être leur prochaine victime. Que dois-je faire ? R : Vous devez toujours lutter contre un comportement inapproprié ou inacceptable. Parlez-en à votre supérieur hiérarchique ou au responsable local de RH. Si vous ne vous sentez pas à l'aise de faire ceci, veuillez utiliser la procédure de signalement. employés Drogue et alcool Toute utilisation, vente ou distribution de substances illégales sera traitée avec sérieux et fermeté. Veuillez aider vos collègues en dénonçant toute violation de ce Code à votre équipe locale de RH. Nous accorderons une aide à ceux qui sont concernés par les problèmes d'alcool ou de drogue. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Ne travailliez jamais sous l'emprise de drogues illégales ou de l'alcool • Signaliez toute inquiétude concernant l'usage d'alcool ou de drogues d'un collègue au service des ressources humaines • Vous familiarisiez avec les lois, les cultures et les coutumes locales lorsque vous êtes en déplacement. "Nous ne tolérerons personne sous l'emprise de l'alcool ou de drogues illégales au travail." Steven Jebb Q : Mon collègue arrive régulièrement au travail en étant sous l'emprise de l'alcool. Je sais qu'il a des problèmes personnels. Que dois-je faire ? R : Il est important que vous discutiez de ce problème avec votre supérieur hiérarchique. L'usage d'alcool est susceptible de nuire à son bien-être et à la qualité de son travail. Votre collègue a besoin d'aide et de soutien pour surmonter ses problèmes. 33 Communautés et société "Nous nous engagerons auprès des communautés locales afin de nous aider à comprendre et à répondre aux inquiétudes qu'ils peuvent avoir." Notre objectif est de proposer des produits et des services qui peuvent transformer les vies des personnes et contribuer à une vie décente en responsabilisant les individus, en contribuant à des objectifs de développement plus importants et en réduisant les impacts environnementaux. Pour ce faire, nous devons agir de façon responsable partout où nous sommes présents pour conserver la confiance de la société. Communautés locales En faisant preuve d'ouverture et d'honnêteté, en respectant les cultures et traditions locales, notre objectif est de gagner la confiance et le soutien de nos communautés locales. Nous écoutons toujours les inquiétudes de nos communautés locales, notamment en ce qui concerne le déploiement du réseau, et cherchons toujours à répondre aux questions soulevées. Nous serons ouverts et ferons toujours de notre mieux pour nous assurer que tout le monde est entendu. 34 Actions de bienfaisance La Fondation Vodafone propose un soutien et un partenariat à de nombreuses communautés au sein desquelles nous travaillons. Droits de l'Homme Vodafone a la responsabilité de respecter les droits fondamentaux de l'être humain, conformément à la Déclaration Universelle des Droits de l'Homme. Partout où nous sommes présents, nous oeuvrons afin de garantir le respect des droits de l'homme à travers nos opérations ou nos relations commerciales. Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Soyiez attentif aux besoins de vos communautés locales – écoutiez et réagissiez à leurs préoccupations concernant les opérations de Vodafone • Vous assuriez que chaque frange de la communauté a la possibilité de signaler des inquiétudes et de poser des questions • Soyiez impliqué dans la communauté locale via la Vodafone Foundation Code de Conduite Xxxxxxxx Q&R Q : Mon équipe veut lever des fonds pour un organisme local de bienfaisance, y a-t-il des restrictions concernant les types d'organismes auxquels nous pouvons faire des donations? R : Il n'y a pas de restrictions à faire des donations personnelles. Toute donation faite au nom de Vodafone doit toujours être effectuée via la Fondation Vodafone Q : Je pensais que les droits fondamentaux des êtres humains étaient la responsabilité du gouvernement ? Pourquoi doisje m'en soucier ? R : Bien que les gouvernements ont la responsabilité unique des droits fondamentaux de leurs citoyens, il incombe cependant aux entreprises de respecter les droits de l'homme. Vodafone oeuvre afin de garantir le respect des droits de l'homme partout où nous sommes présents. 35 Environnement “Nous nous engageons à protéger l'environnement.” Dans la mesure du possible, nous réduirons notre utilisation de ressources et interromprons les émissions nocives dont nous sommes responsables. Nous réutiliserons et recyclerons notre équipement de télécommunications et autres déchets. Nous nous conformerons à la législation environnementale pertinente et aux normes internationales. Dans les pays où la législation environnementale n'est pas évidente ni appliquée, nous nous assurerons que des pratiques responsables de gestion des impacts environnementaux sont appliquées. Nous continuerons de chercher des solutions innovantes pour améliorer la performance environnementale de nos produits et services. Nous développerons de nouveaux services qui donneront la possibilité à nos clients de faire des choix qui durent longtemps. 36 Qu'est-ce que cela signifie pour moi ? Nous attendons de vous que vous : • Vous familiarisiez avec les lois, les réglementations et les politiques environnementales. • Réduisiez vos déchets le cas échéant • Utilisiez l'équipement de recyclage le cas échéant • Evitiez les déplacements inutiles – utilisiez au lieu de cela l'équipement de conférences téléphoniques ou de vidéoconférence, le cas échéant. • Marchiez ou utilisiez les transports publics, le cas échéant. Considérez la possibilité de faire du covoiturage avec un collègue si vous avez besoin d'une voiture. • Considériez toujours l'environnement lorsque vous prenez des décisions d'achats Glossaire Définitions clés utilisées dans ce Code Q : Qu'est-ce qu'un arrangement ? (p17) R : Exemples types : • Le partage d'informations comme les prix, les coûts ou les volumes de ventes avec les concurrents. • Se mettre d'accord avec les concurrents pour fixer le prix des produits ou services, y compris les remises, les rabais et les commissions. • Se mettre d'accord avec les concurrents pour ne pas être en concurrence sur certains comptes ou régions, ou se mettre d'accord sur des parts de marché. • Se mettre d'accord avec les revendeurs pour fixer le prix minimum de revente des produits ou services au détail. Q: R : • • • • Que sont des informations privilégiées ? (p16) Ce sont des informations qui : Sont précises N'ont pas été rendues publiques Se rapportent à Vodafone Si ces informations sont rendues publiques, elles auront un impact important sur le prix des valeurs mobilières de Vodafone. Q : A: Qu'est-ce qu'un pot-de-vin ? (p18) Un pot-de-vin implique l'offre ou l'acceptation d'argent, ou de tout autre objet de valeur, afin de forcer quelqu'un à agir "de façon inconvenante" (donnant généralement lieu à des gains déloyaux). Il n'est pas nécessaire qu'un objet de valeur change de mains, seule l'offre ou la promesse suffit à enfreindre la loi. Q : Qu'est-ce qu'un fonctionnaire ? (p18) R : Un individu qui occupe un poste législatif, administratif ou judiciaire ou qui exerce une fonction publique pour un organisme public ou une entreprise publique, y compris les médias publics et des organismes de réglementation. Q : Que sont les paiements incitatifs et les bakchichs ? (p18) R : Un paiement incitatif correspond généralement à une petite somme d'argent en espèces versée de façon non officielle pour accélérer une action gouvernementale de routine, par exemple en payant 10 $ à un fonctionnaire pour accélérer une demande de visa. Un bakchich est un paiement effectué à un individu en échange d'un marché, d'une transaction ou d'un contrat avec une autre personne. Q : Que signifie "raisonnable et proportionné" ? (p14) R : En général, cela fait référence à des objets de faible valeur sur lesquels figure le nom de Vodafone souvent utilisés pour promouvoir, montrer ou expliquer nos produits et nos services. Il peut également s'agir d'invitations offertes dans un cadre professionnel clair, par exemple, lorsqu'il s'agit d'inviter un groupe de prospects à un événement, à condition qu'il ne soit pas trop "excessif". Q : R : Qu'est-ce qu'un cadeau ou un avantage important ? (p14) Quelque chose de valeur en dehors des limites financières fixées dans la procédure standard du groupe. Il peut également s'agir de quelque chose qui a de la valeur pour la personne, ce qui peut donner l'impression que cela suffit à influencer une décision commerciale. Q : R : Qu'est-ce qu'une relation proche ? (p12) Une relation "proche" inclut un membre de la famille, un partenaire ou un ami ou une connaissance professionnelle. Q: Que sont des informations "sensibles" ? (p11, 13, 17) R : Des informations sensibles peuvent inclure des accords légaux, des spécifications techniques ou toute information qui est susceptible de ne pas être révélée au grand public et qui peut avoir une valeur commerciale. Q: R : Qu'entendons-nous par "discrimination" ? (p31) La "discrimination" est un traitement moins favorable basé sur le genre, l'âge, le handicap, la sexualité, les croyances religieuses ou l'origine ethnique. Q : R : Qu'entendons-nous par "harcèlement" et "intimidation" ? (p32) Le harcèlement et l'intimidation sont des comportements indésirables que l'on observe chez une autre personne qui est intimidante, malveillante, insultante, humiliante ou dégradante. Les commentaires peuvent faire référence, mais pas de façon exclusive, à l'âge, au genre, à l'orientation sexuelle, à la race, à un handicap, à la religion ou aux croyances, et il peut s'agir d'un comportement répété ou isolé. Cela peut être verbal, non-verbal, physique et ne se fait pas toujours en face à face. 37 Code de Conduite Xxxxxxxx Vodafone Group Plc Vodafone House The Connection Newbury Berkshire RG14 2FN Angleterre Tél 38 : +44 (0)1635 33251 ">
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