Océ
®
PRISMA access
5.2
Le pouvoir
d'attraction!
o
Gestion de flux de
travaux pour
augmenter les
volumes d’impression
de production
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Une soumission aisée de documents et produits structurés
Des flux de travaux PDF pour un traitement plus rapide et plus fluide
Une meilleure communication avec les clients
Une vue unique de tous les travaux en production
Une Console Opérateur personnalisable pour chaque opérateur
Une maîtrise totale des coûts avec estimation de prix, devis, gestion de quotas
et approbation de budget
• Plus de services à valeurs ajoutées suivant l’évolution de votre activité
Le pouvoir d'attraction!
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Océ PRISMAaccess 5.2
Solution de gestion de flux de travaux pour augmenter les volumes
d’impression de production
La solution logicielle Océ PRISMAaccess 5.2 transforme votre Centre de Production en un
véritable pôle d’attraction pour toutes les commandes d’impression.Côté clients, il facilite
l’envoi des travaux au Centre de Production au point de rendre son utilisation aussi simple
et aisée qu’une impression sur votre imprimante locale. Côté opérateurs, il vous permet
d’informer aisément les clients sur l’état d’avancement de leurs commandes.Avec Océ
PRISMAaccess 5.2, vous pouvez en outre traiter les travaux plus rapidement tout en
contrôlant les coûts, et étendre l’accès à votre Centre de Production à mesure que votre
activité se développe, et proposer de nouveaux services. Doté d’une telle qualité de service,
vous fidélisez vos clients et attirez davantage de commandes.
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Un processus simplifié pour attirer les travaux
et fidéliser les clients
Optimisez l’efficacité opérationnelle de votre
Centre de Production
Avec Océ PRISMAaccess 5.2, les clients soumettent leurs
documents au Centre de Production directement à partir de
leur poste de travail et réalisent des commandes de travaux
aussi facilement que s’ils utilisaient leur imprimante personnelle
locale. Les travaux peuvent être soumis via une interface Web,
un pilote Web téléchargeable, une numérisation via un scanner
réseau ou un multifonction ou simplement via e-mail.
Avec le logiciel Océ PRISMAaccess 5.2, le traitement des
travaux est plus fluide : la console opérateur donne une vue
unique de l’ensemble des travaux reçus et informe l’opérateur
de l’arrivée des nouvelles commandes. Il est possible de
fusionner les fichiers PDF et de les visualiser ce qui permet de
travailler plus rapidement et sereinement.
Grâce à la soumission de documents structurés (produits), les
clients peuvent visualiser en un coup d'œil l'ensemble des
produits qui leur sont proposés sur le portail web (vitrine). La
commande se fait en 3 étapes simples. D'abord, les clients
sélectionnent le type de document désiré: relié ou plié par
exemple. Ensuite, ils précisent les supports et la finition requis
pour le ou les documents. Enfin, ils peuvent demander un
certain nombre d'informations, telles qu'une estimation des
coûts, un devis, une épreuve PDF, des informations sur la
livraison ou encore des notifications par e-mails, puis ils
finalisent la commande en l'envoyant au Centre de Production.
Grâce à la notification automatique par e-mail et à la vue
personnalisée de l'ensemble des travaux en cours, le ou les
opérateurs peuvent tenir informés à tout moment les clients
de l'état de leur commande. Résultats : aucune confusion sur
les spécifications du travail et instructions de la commande,
une diminution des travaux externalisés, une confiance accrue
dans les services du Centre de Reprographie et une plus grande
satisfaction des clients internes ou externes.
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Le contrôle en amont des fichiers est plus rapide et aisé. Grâce
à l'intégration des fonctionnalités principales d'Enfocus PitStop
Pro, le client ou l'opérateur peuvent vérifier que les PDF
contiennent toutes les polices requises et qu'ils ne contiennent
pas d'images en faible résolution, le tout dans la même
application. Les règles du contrôle en amont peuvent être
prédéfinies et permettent ainsi aux opérateurs d'effectuer
précisément et directement le contrôle en amont des fichiers
PDF reçus, pour un gain de temps précieux afin de respecter
des délais plus serrés. Une fois le contrôle en amont effectué,
le logiciel génère un résumé de toutes les anomalies détectées
afin que l'opérateur les corrige ou d'en informer le client.
Afin de réduire le nombre d'erreurs et de gagner encore plus
de temps, les paramètres des tickets de travail sont transférés
automatiquement au logiciel Océ PRISMAprepare en option.
Pour une préparation entièrement automatisée des documents,
il est même possible de faire appel directement dans l'interface
de la Console Opérateur à des modèles de programmations
automatisées créés via PRISMAprepare.
Les opérateurs peuvent également envoyer aux clients des
courriers électroniques personnalisés contenant un lien pour
la prévisualisation de leurs travaux. Toutes ces fonctionnalités
offrent à l'opérateur un contrôle total sur la production, tandis
que les clients gardent en permanence la maîtrise de leurs
travaux.
Océ PRISMAaccess 5.2
Solution de gestion de flux de travaux pour augmenter les volumes
d’impression de production
Gestion plus flexible des commandes
Le logiciel Océ PRISMAaccess 5.2 vous offre une flexibilité
incomparable en termes de gestion des travaux. Le traitement
des travaux est rapide et simple, même pour les soumissions
en pièce jointe via e-mail. L'intégration de la messagerie
électronique permet aux opérateurs d'ouvrir les courriers
électroniques et de créer des tickets de travail directement dans
Microsoft Outlook. Les informations de base telles que le nom
et l'adresse du propriétaire du travail sont renseignées
automatiquement. L'opérateur n'a plus qu'à ajouter les
instructions pour traiter et produire le travail.
Si nécessaire, tous les fichiers entrants peuvent être convertis
automatiquement au format PDF pour les envoyer vers toutes
les imprimantes du Centre de Production. L'interface de la
Console Opérateur peut être personnalisée selon les besoins
de chaque opérateur. Il est également possible attribuer des
travaux à un employé donné, pour une répartition des tâches
claire. Pour des réimpressions plus faciles, les opérateurs
peuvent créer leurs propres archives locales dans l'interface de
la Console Opérateur. Une option supplémentaire permet par
ailleurs de créer des archives de réimpression interrogeable et
consultable à distance, avec une gestion des droits d'accès pour
les clients et pour d'autres opérateurs.
Dès qu'un travail est imprimé, le logiciel vérifie qu'aucune
erreur n'a été signalée pour s'assurer que le document imprimé
correspond bien au résultat attendu.
Enfin, les imprimantes prenant en charge le protocole SNMP
en standard (Printer MIB) peuvent être surveillées à distance.
Leur état de fonctionnement et les alertes sont alors affichés
dans l'interface de la Console Opérateur.
Jusqu'à 10 opérateurs peuvent accéder simultanément au
serveur central, ce qui permet de maintenir un rythme de
production soutenu même en période de forte activité ou de
pic de production. Avec le logiciel Océ PRISMAaccess 5.2,
vous n'aurez aucun problème pour accepter les travaux urgents,
gérer les priorités et réagir rapidement à toute modification de
dernière minute.
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Océ PRISMAaccess 5.2
Solution de gestion de flux de travaux pour augmenter les volumes
d’impression de production
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Gardez la maîtrise des coûts d’impression
Un centre d’impression bien géré peut permettre d’économiser
entre 20 et 40 % sur les frais de gestion de documents de votre
organisation. Le logiciel Océ PRISMAaccess 5.2 a été développé
pour vous garantir une transparence parfaite des coûts. Une
fonction automatique d’estimation des prix vous permet de
donner aux clients une bonne indication du coût des travaux
confiés. Et si votre client souhaite mixer des travaux couleur
et monochrome, il obtient une estimation pour la partie
couleur et la partie monochrome.
Pour un contrôle plus strict des coûts dans les entreprises, des
limites d’approbation de budget peuvent être aisément fixées
par utilisateur ou groupe d’utilisateurs. Lorsqu’un travail
soumis dépasse un coût prédéfini, un e-mail est envoyé pour
approbation au gestionnaire du budget et il n’est traité qu’après
réception d’un bon pour accord. Il est possible également fixer
un quota total pour un groupe d’utilisateurs. Une notification
est automatiquement adressée au gestionnaire du budget
lorsque ce quota est atteint ou dépassé.
Les clients désireux d’obtenir une cotation précise de leurs
travaux peuvent demander un devis. La console opérateur dotée
d’une fonction de calcul avancée, intégrant la
technologiePDFTron, permet à l’opérateur de générer un devis
précis suivant les instructions fournies pour le travail. Il peut
ensuite déclencher l’envoi via e-mail du devis correspondant,
que le client peut accepter ou faire réviser en modifiant les
paramètres du travail.
La gestion financière est également plus aisée, la facturation
étant basée directement sur les informations disponibles depuis
les tickets de travaux. Et avec les fonctions étendues de
comptabilisation et les rapports personnalisés, tout le monde
est mieux informé sur les coûts d’impression. Cette fonction
de comptabilité évoluée facilite la ventilation des coûts et
garantit la maîtrise globale des coûts pour évoluer d’un centre
de coûts vers un centre de profit.
Serveur Central
Centre de Production
Opérateur 1
Opérateur 2 à 10
Pare-feu
Serveur Web 1
Clients externes
Ajoutez de nouveaux services au rythme de
vos besoins
Océ PRISMAaccess 5.2 est conçu pour évoluer au fur et à
mesure que se développe votre base clients ainsi qu'à
l'augmentation de leurs exigences. Vous pouvez connecter
jusqu'à 5 serveurs Web à votre serveur central, ce qui vous
permet de prendre en charge un nombre croissant de clients
sans aucune interruption de service.
Pour faire bénéficier les clients du Centre de Production d’une
plus grande flexibilité, des fonctions issues du logiciel Océ
PRISMAarchive permettent aux opérateurs de créer leurs
propres archives locales et de définir des droits d’accès. Les
documents archivés peuvent ensuite être consultés et récupérés
pour un usage personnel ou partagés entre collègues. Et via
l’outil de soumission Web, les clients peuvent aussi effectuer
des recherches dans des archives documentaires définies et
spécifier les paramètres du ticket de travail pour des demandes
de réimpression.
Serveur Web 2 à 5
Clients internes
Le logiciel Océ PRISMAaccess 5.2 s’intègre en toute
transparence à la gamme logicielle Océ PRISMA pour
rationaliser vos flux de travaux et offrir à vos clients de
nouveaux services à valeurs ajoutées. Les logiciels Océ PRISMA
reposent sur l’interface mainte fois primée Océ OCEAN qui
permet aux opérateurs de passer aisément d’une application à
l’autre. En outre, le logiciel Océ PRISMAaccess 5.2 est doté
d’une interface JDF ouverte qui permet de le connecter à des
logiciels tiers afin de bénéficier d’encore plus de services.
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Beyond the Ordinary
Printing for
Professionals
Océ et Canon, leader mondial du marché
de l’impression
En s’associant, Canon et Océ donnent le jour au leader mondial
de l’industrie de l’impression. Nos clients bénéficient ainsi de la
plus large gamme de systèmes d’impression Canon et Océ ainsi
que des organisations de premier ordre de service et de support
sur les marchés de :
• L’impression bureautique et centres de reprographie intégrés
• L’impression grand format pour les documents techniques,
la communication visuelle couleur
• L’impression de production pour l’éditique, le marketing direct
et les industries graphiques
• L’externalisation de la gestion documentaire
Océ-France S.A.
12, avenue de l’Europe
77144 Montévrain
Tél. : 0820 12 04 10
Télécopie : 0820 12 05 10
© Juillet 2012 Océ-France S.A. Printing for Professionals - L’Impression Professionnelle.
Les illustrations et spécifications ne correspondent pas nécessairement à la livraison standard
sur tous les marchés. Océ se réserve le droit de modifier toutes spécifications sans notification
Pour plus d’informations sur les produits et services Océ,
préalable. Toutes les marques mentionnées sont la propriété de leurs détenteurs respectifs.
visitez le site : www.oce.fr
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