Sharp MX-6240N / MX-7040N / MX-FR36U Manuel utilisateur

MX-FR36U
KIT DE SECURITE DES DONNEES
GUIDE D'UTILISATION
Description
Introduction....................................................................................................................................2
Lorsque le kit de sécurité des données est installé.......................................................................4
● Réglages de sécurité du kit de sécurité des données .............................................................4
● Fonction Contrôle de document...............................................................................................4
● Archivage de documents .........................................................................................................4
● Ecran d'enregistrement du groupe d'autorité ...........................................................................5
● Protection des mots de passe .................................................................................................5
● Restrictions concernant la copie et l'impression en tandem....................................................7
● Réglages de sécurité de la fonction Impression FTP ..............................................................8
● Transfert de données copiées..................................................................................................8
● Clés produit..............................................................................................................................9
Réglages de sécurité...................................................................................................................10
● Utilisation des réglages de sécurité en mode réglages (administrateur) ...............................10
● Réglages ajoutés aux réglages de sécurité...........................................................................10
● Effacer la zone de données ...................................................................................................12
● Autre réglages........................................................................................................................15
Réglage du contrôle de document ..............................................................................................20
● Contrôle de document ...........................................................................................................20
● Modes auxquels la fonction de contrôle de document peut être ajoutée...............................21
● Activation de la fonction de contrôle de document ................................................................21
● Utilisation de la fonction de contrôle de document ................................................................24
Garantie
Une attention toute particulière a été portée à ce document de manière à ce qu'il soit le plus
exact et le plus pratique possible. En outre, SHARP Corporation ne peut en aucun cas être
tenu responsable du contenu de ce document. Le contenu du présent manuel est
susceptible d'être modifié sans avis préalable. SHARP ne peut en aucun cas être tenu
responsable de pertes ou dommages, directs ou indirects, consécutifs à l'utilisation de ce
manuel d'utilisation.
© Copyright SHARP Corporation 2012. Tous droits réservés. La reproduction, l'adaptation
et la traduction du contenu du présent manuel sont interdites sans autorisation écrite
préalable, sauf dans le cadre permis par la loi sur les droits d'auteur.
Remarque :
Dans ce manuel "Réglages (Administrateur)" font référence au mode réglages que vous ne
pouvez configurer qu'en vous connectant en tant qu'administrateur. Quant aux "Réglages
(Général)", ils font référence au mode réglages que n'importe quel utilisateur peut
configurer (y compris l'administrateur).
Icônes utilisées dans les différents manuels
Les icônes utilisées dans les différents manuels indiquent les informations suivantes :
Fournit une explication complémentaire au sujet d'une fonction ou d'une
procédure.
Explique comment annuler ou modifier une opération.
Le contenu des photos écran, les messages et les noms des touches utilisés dans le
manuel pourraient être différents de ceux utilisés sur la machine en cas d'améliorations
ou de modifications du produit.
1
Introduction
Le kit MX-FR36U propose en plus une fonction de sécurité au multifonction numérique
couleur SHARP.
Lors de l'utilisation de la fonction copieur, imprimante ou fax d'un multifonction numérique couleur
SHARP avec la fonction de sécurité, les données d'image générées pour le travail correspondant
sont codées et une fois le travail terminé, ces données codées sont immédiatement effacées de
la mémoire et du disque dur.
■ Remarque :
Afin de vous assurer que la fonction de sécurité des données de la machine offre le
maximum de sécurité, veuillez respecter ce qui suit :
● L'administrateur joue un rôle majeur dans le maintien d'une sécurité constante.
Apportez un soin particulier quant aux choix de la personne qui assumera le rôle
d'administrateur.
● Veillez à changer le mot de passe de l'administrateur chaque fois qu'une nouvelle
personne est nommée administrateur.
● Modifiez régulièrement le mot de passe de l'administrateur (au moins tous les 60
jours).
● Ne choisissez pas un mot de passe administrateur qui puisse facilement être deviné.
● Le mode réglages (administrateur) occupe une place importante dans la gestion de la
sécurité. Si vous arrêtez d'utiliser la machine alors que vous êtes en train d'utiliser le
mode réglages (administrateur), veillez à appuyer sur la touche [Déconnexion] pour
quitter le mode réglages (administrateur). L'administrateur de la machine doit signifier
aux utilisateurs qu'il ne leur est pas permis d'accéder au mode réglages
(administrateur) sans autorisation.
● Le client est considéré comme responsable du contrôle des copies de documents
effectuées avec la machine ainsi que des fax reçus sur celle-ci.
● Même une fois le kit de sécurité des données installé, les données de fax contenues
dans la boîte mémoire de relève utilisées par la fonction fax peuvent être lues.
■ Restaurer et effacer les données enregistrées à l'aide de la
fonction d'archivage de document
Lors de l'installation du kit de sécurité des données, les données préalablement
enregistrées dans la machine à l'aide de la fonction d'archivage de document sont
effacées. C'est pourquoi toutes les données que vous avez besoin de conserver sont
copiées vers un ordinateur avant l'installation du kit de sécurité des données. Après
l'installation et la suppression des données antérieures, celles-ci sont renvoyées vers la
machine (cette opération est normalement effectuée par un technicien au moment de
l'installation du kit de sécurité des données).
Après l'installation du kit de sécurité des données, seuls les dossiers confidentiels
peuvent être utilisés pour renvoyer les données de l'ordinateur sur la machine. Avant de
renvoyer les données d'un ordinateur sur la machine, créez des dossiers confidentiels si
nécessaire.
2
■ A propos des mots de passe pour la page Web
Si les mots de passe "users" et/ou "admin" incorrects sont entrés au maximum trois fois
de suite lorsque vous essayez d'accéder aux pages Web de la machine équipée d'un kit
de sécurité des données, alors l'accès aux pages nécessitant la saisie d'un mot de
passe "users" ou "admin" sera interdit pendant 5 minutes.
Certaines procédures d'utilisation de la machine sont différentes une fois le kit
de sécurité des données installé. Les manuels de la machine expliquent les
procédures d'utilisation de la machine avant installation du kit de sécurité des
données. Ce manuel décrit les modifications des dites procédures après
installation du kit de sécurité des données.
3
1
Lorsque le kit de sécurité des
données est installé
Une fois le kit de sécurité des données installé, l'icône suivante apparaît sur l'écran
tactile. Appuyez sur l’icône ( ) pour afficher l’écran suivant, puis appuyez sur l’icône
( ) pour visionner les informations concernant la version du kit de sécurité des
données.
Une fois le kit de sécurité des données installé, les données conservées dans la machine
sont automatiquement effacées après chaque travail.
Lorsque la suppression des données démarre, le message "Les données sont
effacées." apparaît à l’écran pendant 6 secondes*.
* Le temps d'affichage de cet écran peut être modifié via "Réglage durée des messages"
dans le mode réglages (administrateur).
(➞Réglages (Administrateur) > "Réglages système" > "Réglages de fonctionnement" >
"Réglage durée des messages")
Si la machine est mise hors tension alors que des données d'image sont en cours
de suppression du disque dur ou avant que le travail en cours soit terminé, il est
possible que les données ne soient pas totalement effacées. Si vous ne souhaitez
pas que les données ne soient que partiellement effacées, il est conseillé d'utiliser
le programme "Effacer toute la mémoire" (page 12 de ce manuel) afin que les
données soient intégralement supprimées avant la mise hors tension.
Réglages de sécurité du kit de sécurité des données
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, des réglages permettant d'améliorer la
sécurité peuvent être ajoutés. Pour plus d'informations, reportez-vous à la section
"Réglages de sécurité" (page 10 de ce manuel).
Fonction Contrôle de document
La fonction de contrôle de document est utilisée pour appliquer un modèle de contrôle de
document sur le papier pendant une copie ou une impression (de fax, par exemple).
Le modèle de contrôle de document intégré empêche le lancement d'une seconde copie,
d'un second fax et de toute autre opération pour un document imprimé. Pour plus
d'informations, consultez "Réglage du contrôle de document" (page 20 de ce manuel).
Archivage de documents
Pour utiliser la fonction archivage de documents afin de stocker des travaux d'impression
dans la machine lorsque le kit de sécurité des données est installé, définissez la propriété
du fichier sur "Confidentiel".
Les fichiers définis selon les propriétés "Partage" ou "Protéger" ne peuvent pas être
stockés. En outre, pour lancer une impression à partir d'un ordinateur à l'aide de la fonction
rétention, saisissez un mot de passe dans les réglages du pilote d'imprimante (lorsque le
réglage usine par défaut est activé).
4
Lorsque le kit de sécurité des données est installé
Ecran d'enregistrement du groupe d'autorité
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, les éléments suivants sont ajoutés à
l'écran du menu "Enregistrement de groupe d'autorité" dans le mode réglages
(administrateur). Vous pouvez faire apparaître cet écran en sélectionnant "Réglages
(Administrateur)" > "Contrôle de l'utilisateur" > "Liste des groupes d'autorité".
●
Autoriser des travaux d'impression autres que les travaux maintenus
Si vous appuyez sur la touche [OK], les travaux d'impression autres que les travaux
maintenus sont autorisés dans l'enregistrement d'un groupe d'autorité lorsque la
fonction Authentif. utilisateur est activée.
Une fois les cases de votre choix cochées, appuyez sur la touche [OK].
●
Réglage de l'autorisation de l'archivage de document
Lors de l'enregistrement d'un groupe d'autorité pour l'authentification utilisateur,
appuyez sur cette touche pour sélectionner l'autorisation ou non de l'archivage de
documents pour chaque mode d'archivage et pour chaque type de travail.
Pour activer un mode d'archivage, cochez la case du mode de votre choix pour la
sélectionner.
Une fois les cases de votre choix cochées, appuyez sur la touche [OK].
L'archivage de document doit être autorisé dans les réglages suivants.
Par défaut, l'archivage de document n'est autorisé qu'en mode confidentiel.
● Autoriser l'archivage de document lors de l'enregistrement du groupe
d'autorité (ce réglage)
● Désactiver l'archivage de documents dans les réglages de sécurité (page 17
de ce manuel)
Protection des mots de passe
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, les mots de passe entrés sur le tableau
de bord de la machine ou sur les pages Web peuvent être protégés.
■ Mot de passe administrateur/Mot de passe utilisateur
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, la saisie du mot de passe est
bloquée pendant 5 minutes si un mot de passe administrateur incorrect est entré 3 fois
de suite et que la fonction Authentification utilisateur est activée ou pas.
5
Lorsque le kit de sécurité des données est installé
■ Dossiers confidentiels et fichiers confidentiels de la fonction
d'archivage de document
Si un mot de passe incorrect d'un dossier ou d'un fichier confidentiel est entré 3 fois de
suite, le dossier ou le fichier est verrouillé. Pour déverrouiller le dossier ou le fichier,
consultez la section "Déverrouiller le fichier/dossier" (page 19 de ce manuel).
● Tous
les fichiers avec le même nom d'utilisateur et le même mot de passe
peuvent être imprimés simultanément via Impression par lots de la fonction
d'archivage de document.
Les fichiers dont le mot de passe est différent de celui entré au moment de la
recherche seront traités comme des fichiers pour lesquels un mot de passe
incorrect a été entré. C'est pourquoi, il est recommandé de limiter au
maximum les recherches si vous avez appuyé sur les touches [Tous util.] et
[Utilis. inconnu].
● Lorsque l'utilisation d'un fichier est interdite, les conditions suivantes
s'appliquent, avec la fonction d'archivage de document activée :
● Lors d'une impression par lots, le fichier interdit n'est pas imprimé sauf s'il
correspond aux critères de recherche.
■ Ecran de recherche de fichier pour l'archivage de document
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, le réglage de saisie du mot de passe
n'apparaît pas dans l'écran de recherche de l'archivage de document.
■ PDF crypté
Lorsqu'un PDF crypté est imprimé par impression directe, le travail apparaît dans la liste
des travaux différés de l'écran d'état des travaux et vous devez entrer un mot de passe
pour lancer l'impression.
Si un mot de passe incorrect est entré 3 fois de suite lorsque le kit de sécurité des données
est installé, le message "Opération désactivée. Veuillez consultez votre administrateur pour
assistance." s'affiche pendant 6 secondes et l'impression est verrouillée.
Si vous appuyez sur la touche d'un fichier de l'écran des travaux différés pour lequel un
mot de passe incorrect a été entré 3 fois, le message "Impression de ce travail
désactivée. Effacer le travail ?" apparaît.
● Appuyez sur la touche [Oui] pour supprimer l'impression.
● Appuyez sur la touche [Non] pour annuler la suppression du travail d’impression.
Pour déverrouiller l'impression, consultez la section "Déverrouiller le fichier/dossier"
(page 19 de ce manuel).
■ Impression FTP
Lorsque la fonction Impression FTP est utilisée pour imprimer directement un fichier
depuis un serveur FTP, un "Nom d'util." et un "Mot de passe" doivent être entrés une fois
le serveur FTP sélectionné. Lorsque le kit de sécurité des données est installé, la saisie
est verrouillée pendant 5 minutes si un "Nom d'util." ou un "Mot de passe" incorrect est
entré trois fois de suite.
6
Lorsque le kit de sécurité des données est installé
■ Identification lorsque Authentification utilisateur est activée
Lorsque "Authentif. utilisateur" dans le mode réglages (administrateur) est activé, vous
devez vous identifier dans l'écran de connexion pour pouvoir utiliser la machine. Si le
réglage "Un avertissement quand la connexion échoue" (Réglages (Administrateur) >
"Contrôle de l'utilisateur" > "Réglages par défaut") est activé, la machine se bloque
pendant 5 minutes si la connexion échoue 3 fois de suite.
Le réglage "Un avertissement quand la connexion échoue" est toujours activé lorsque le
kit de sécurité des données est installé.
Restrictions concernant la copie et l'impression en tandem
La copie et l'impression en tandem fonctionnent de la manière suivante selon la configuration de la
machine maître et de la machine esclave (que le kit de sécurité des données soit installé ou non).
■ Copie en tandem
Machine esclave
Machine maître
Kit de sécurité des données :
Oui
Kit de sécurité des données :
Non
Kit de
sécurité des
données :
Oui
La fonction tandem peut être
utilisée. Les données sont
cryptées et supprimées des
machines maître et esclave.
La fonction tandem ne peut
pas être utilisée.
Kit de
sécurité des
données :
Non
La fonction tandem peut être
utilisée. Les données sont
cryptées et supprimées de la
machine esclave.
La fonction tandem de base
peut être utilisée.
■ Impression en tandem
Machine esclave
Machine maître
Kit de sécurité des données :
Oui
Kit de
sécurité des
données :
Oui
Kit de
sécurité des
données :
Non
Kit de sécurité des données :
Non
La fonction tandem peut être
utilisée. Les données sont
cryptées et supprimées des
machines maître et esclave.
La fonction tandem peut être
utilisée.
Les données sont cryptées et
supprimées de la machine
esclave.
La fonction tandem peut être
utilisée. Les données sont
cryptées et supprimées de la
machine esclave.
La fonction tandem de base
peut être utilisée.
7
Lorsque le kit de sécurité des données est installé
Réglages de sécurité de la fonction Impression FTP
Lorsque la machine sert d'imprimante réseau et que la fonction Impression FTP est utilisée, le
kit de sécurité des données active l'authentification de l'utilisateur via la saisie d'un "Nom d'util."
et d'un "Mot de passe" pour accéder au serveur FTP (la fonction Impression FTP permet
d'imprimer directement un fichier stocké sur un serveur FTP depuis le tableau de bord de la
machine sans utiliser le pilote d'imprimante).
L'authentification de l'utilisateur est activée en cochant la case [Activer l'authentification de
l'utilisateur] sur la machine afin de configurer les réglages d'impression FTP. La coche
apparaît lorsque le kit de sécurité des données est installé et la case est sélectionnée par
défaut (une coche apparaît).
■ Procédure d'impression directe d'un fichier depuis un serveur
FTP (une fois Authentification utilisateur activée)
Après sélection du serveur FTP contenant le fichier à imprimer à partir de l'écran tactile
de la machine, vous devez entrer votre nom d'utilisateur ainsi que votre mot de passe.
Lorsque le serveur FTP est sélectionné à l'étape 3 de "IMPRESSION D'UN FICHIER
DIRECTEMENT À PARTIR D'UN SERVEUR FTP" dans "IMPRIMANTE" du Manuel
utilisateur (PC), un écran apparaît pour vous inviter à entrer votre nom d'utilisateur et
votre mot de passe pour le serveur FTP.
Appuyez sur la touche [Nom d'util.] afin d'entrer ce dernier puis sur la touche [Mot de
passe] pour entrer votre mot de passe. Un écran de saisie s'affiche à chaque fois.
Une fois votre nom d'utilisateur et votre mot de passe entrés, appuyez sur la touche
[OK].
Après avoir entré votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, continuez à partir de
l'étape 4 de "IMPRESSION D'UN FICHIER DIRECTEMENT À PARTIR D'UN SERVEUR
FTP" dans "IMPRIMANTE" du Manuel utilisateur (PC).
Transfert de données copiées
Lorsque le kit de sécurité des données est installé et que la page Web est utilisée afin de
copier les données mémorisées à l'aide de la fonction d'archivage de document vers un
ordinateur, les données copiées peuvent uniquement être renvoyées vers la machine d'origine.
Elles ne peuvent pas être transférées vers une autre machine même si cette dernière est
de configuration identique.
La touche [Restitution depuis le PC] s'affiche uniquement sur la page Web et le renvoi des
données sur la machine sera uniquement possible si un dossier confidentiel est sélectionné.
8
Lorsque le kit de sécurité des données est installé
Clés produit
Pour activer la fonction de sécurité des données, vous devez utiliser les "Réglages
système" du mode réglages (administrateur) afin d'entrer la clé produit (mot de passe). Le
réglage système correspondant s'appelle "KIT DE SÉCURITÉ DES DONNÉES". Veuillez
demander la clé produit à votre revendeur. (Cette opération est effectuée par un technicien
au moment de l'installation du kit de sécurité des données.)
9
2
Réglages de sécurité
Cette section explique les éléments des "Réglages de sécurité" qui sont ajoutés lorsque le
kit de sécurité des données est installé.
Utilisation des réglages de sécurité en mode
réglages (administrateur)
Suivez la procédure de "Mode réglages" du Manuel utilisateur (PC) pour configurer les
paramètres du mode réglages (administrateur).
Pour plus d'informations concernant chaque réglage, reportez-vous aux pages suivantes.
Si un mot de passe administrateur incorrect est entré 3 fois de suite sur une
machine équipée du kit de sécurité des données, la saisie du mot de passe
administrateur est verrouillée pendant 5 minutes.
Réglages ajoutés aux réglages de sécurité
Lorsque le kit de sécurité des données est installé, les réglages en rapport avec la sécurité
sont ajoutés aux "Réglages de sécurité".
Réglage
Page
Effacer la zone de données
● Effacer
toute la mémoire*
12
12
● Eff.
13
● Effacer
13
● Eff.
14
données de liste travaux
terminés*
les données d'archivage de
documents*
répertoire et données
enregistrées*
Autre réglages
● Retour
à l'état initial à la mise sous
Explication
Permet d'effacer manuellement les
données enregistrées dans chaque
zone de la mémoire et du disque dur
de la machine.
15
15
tension
● Nombre
16
● Nombre
16
● Nombre
16
de répétition de l'effacement
des données*
de répét. du prog
d'effacement auto au démarrage*
de répét. du prog. d'eff. auto.
en fin de tâche*
● Désactiver
l'archivage de documents
17
● Désactiver
l'impression de liste
17
● Désactiver
les travaux d'impression
autres que les travaux maintenus
10
18
Sélectionnez les éléments et le nombre
de répétitions pour l'effacement des
données.
Définissez les éléments que vous
souhaitez désactiver. Permet de
désactiver des opérations spécifiques
afin d'empêcher l'impression de
données sensibles.
Réglages de sécurité
Page
Réglage
● Régl.
d'affichage liste travaux
terminés
● Réglage
18
Permet de sélectionner si l'écran d'état
des travaux terminés doit ou non
s'afficher.
19
Permet de sélectionner si les noms de
fichier des travaux d'impression et les
noms de destination des travaux
d'envoi d'images s'affichent ou non
dans l'écran d'état des travaux.
19
Permet de déverrouiller les fichiers et
les dossiers.
affichage de l'état des
travaux
● Déverrouiller
*
le fichier/dossier
Explication
Lorsque l'authentification de l'utilisateur est activée, il est impossible qu'un utilisateur
configure ce réglage, même lorsque le groupe d'autorité lui a accordé l'autorité de
configuration des réglages de sécurité.
(Cette opération peut être uniquement effectuée par un administrateur.)
Les "Autres réglages" des réglages ci-dessus peuvent être également
configurés via la page Web de la machine.
11
Réglages de sécurité
Effacer la zone de données
Cette fonction est utilisée pour supprimer manuellement les données enregistrées dans
chaque zone de la mémoire et du disque dur de la machine.
■ Effacer toute la mémoire
Ce programme sert à supprimer manuellement toutes les données de la mémoire et du
disque dur de la machine.
Cependant, avec ce réglage, les types de données suivants ne sont pas supprimés.
Consultez la section "Eff. répertoire et données enregistrées" (page 14 de ce manuel)
pour savoir comment effacer les types de données suivants.
● Informations utilisateur
● Individuel/Groupe/Programme (Adresse seulement)/Boîte mémoire d'émission relais*/
Renvoyer
● Boîte mémoire relève/Boîte mémoire confidentielle*
● Données émetteur
● Permettre/Rejeter les données de réglage de réception(y compris numéro de mot de
passe d'invitation à émettre)
● Transfert de l'information
* Les données d'image enregistrées dans la boîte mémoire sont supprimées via l'option
"Effacer toute la mémoire".
Etape 1 : Appuyez sur la touche [Effacer].
Le message de confirmation "Effacer toute la mémoire. (sauf répertoire/informations
utilisateur)" apparaît.
● Pour revenir à l'écran du menu précédent, appuyez sur la touche [Annuler].
Etape 2 : Appuyez sur la touche [OK].
Le message "Veuillez patienter" s’affiche, puis le message "Effacement de toute la
mémoire" s’affiche.
● L'avancement de la suppression est représenté par un pourcentage ainsi que le
nombre de répétitions.
● Lorsque
l’effacement est terminé, le message de confirmation apparaît.
Si vous souhaitez annuler l'effacement des données...
Appuyez sur la touche [Annuler]. L'écran de saisie du mot de passe
administrateur apparaît. Entrez le mot de passe administrateur. Dès que le mot
de passe correct a été entré, l'effacement des données s'arrête et la machine
est mise brièvement hors tension, puis remise sous tension.
● Même
après avoir annulé la libération des données, la disponibilité des données n’est
pas assurée.
Etape 3 : Appuyez sur la touche [OK] pour redémarrer la machine.
12
Réglages de sécurité
■ Eff. données de liste travaux terminés
Utilisez cette fonction pour effacer toutes les données des éléments ci-dessous qui
apparaissent dans l'écran d'état des travaux terminés.
(Pour ouvrir l'écran d'état des travaux terminés, appuyez sur la touche [Terminé] de
l'écran d'état des travaux (touche de sélection de l'écran d'état des travaux).)
● Noms des utilisateurs du mode imprimante
● Destinataires des images envoyées
● Expéditeurs des fax reçus
Etape 1 : Appuyez sur la touche [Effacer].
Un message de confirmation vous invite à sélectionner "Oui" ou "Non".
Etape 2 : Appuyez sur la touche [OK].
Les données sont effacées.
(L'opération est la même que lorsque "Effacer toute la mémoire" (page 12 de ce manuel)
est sélectionné. Toutefois, il n'est pas possible d'annuler l'opération pendant qu'elle est
en cours.)
■ Effacer les données d'archivage de documents
Cette fonction sert à effacer les données enregistrées avec la fonction d'archivage de
document.
Les données dont la propriété est définie sur "Protéger" ou "Confidentiel" sont
également effacées.
●
Case [Données d'archivage (y compris fichiers protégés/confidentiels)] :
Sélectionnez cette case pour effacer tous les fichiers enregistrés avec la fonction
"Fichier" dans le dossier principal et les dossiers personnalisés.
● Case [Données de fichier temporaire (y compris les fichiers protégés)] :
Sélectionnez cette case pour effacer tous les fichiers enregistrés avec "Fichier temp.".
Etape 1 : Appuyez sur la touche [Effacer].
Un message de confirmation vous invite à sélectionner "Oui" ou "Non".
Etape 2 : Appuyez sur la touche [OK].
Les données sélectionnées sont effacées.
(L'opération est la même que lorsque "Effacer toute la mémoire" (page 12 de ce manuel)
est sélectionné.)
13
Réglages de sécurité
■ Eff. répertoire et données enregistrées
Cette fonction sert à effacer les éléments ci-dessous, ne pouvant pas être effacés ou
initialisés avec le programme "Effacer toute la mémoire" (page 12 de ce manuel) ou
"Rétablir les réglages par défaut" (➞Réglages (Administrateur) > "Rétention/Appel des
régl. système" > "Rétablir les réglages par défaut").
Les types de données suivants peuvent être effacés.
●Informations utilisateur
●Individuel/Groupe/Programme (Adresse seulement)/Boîte mémoire d'émission relais/
Renvoyer*1
*2
●Boîte mémoire relève/Boîte mémoire confidentielle
●Données émetteur
●Permettre/Rejeter les données de réglage de réception(y compris numéro de mot de
passe d'invitation à émettre)*1, *3
*4
●Transfert de l'information
*1
Le nom peut varier en fonction des options installées.
*2
Peut uniquement être sélectionnée lorsque la fonction fax est activée.
*3 Peut être sélectionné lorsque la fonction fax ou la fonction fax internet est activée.
("notamment les numéros de mot de passe d'invitation à émettre" s'affiche
uniquement lorsque la fonction fax est activée.)
*4
Sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez uniquement effacer les
informations de transfert stockées.
Etape 1 : Sélectionnez les cases des éléments que vous souhaitez effacer.
Etape 2 : Appuyez sur la touche [Effacer].
Un message de confirmation vous invite à sélectionner "Oui" ou "Non".
Etape 3 : Appuyez sur la touche [OK].
Les données sélectionnées sont effacées.
(L'opération est la même que lorsque "Effacer toute la mémoire" (page 12 de ce manuel)
est sélectionné. Toutefois, il n'est pas possible d'annuler l'opération pendant qu'elle est
en cours.)
14
Réglages de sécurité
Autre réglages
Ce système permet différents réglages tels que le réglage de la synchronisation et du
nombre de répétitions de l'effacement automatique des données, ainsi que le réglage des
éléments permettant d'interdire des opérations et des affichages.
■ Retour à l'état initial à la mise sous tension
Cette fonction sert à effacer automatiquement toutes les données de la machine lors de
la mise sous tension.
Les types de données suivants peuvent être effacés.
● Toute la mémoire
● Données d'archivage (y compris fichiers protégés/confidentiels)
● Données de fichier temporaire (y compris les fichiers protégés)
● Liste d'état des travaux terminés
Sélectionnez les cases à cocher des données devant être effacées automatiquement au
moment où l'interrupteur d'alimentation est mis en position de marche. Une fois que
vous avez fini de sélectionner les cases à cocher, appuyez sur la touche [Soumettre].
Aucune case n'est sélectionnée par défaut.
Lorsqu'un travail d'envoi d'image est enregistré (fax, scanner réseau, ou I-fax)*,
le "Retour à l'état initial à la mise sous tension" ne se produit pas
automatiquement lors de la mise sous tension.
*
Cela inclut les fax reçus, les I-fax qui n'ont pas encore été imprimés, mais pas
les données d'une boîte mémoire de fax (sauf boîte mémoire confidentielle).
Si vous souhaitez annuler l'effacement des données...
Reportez-vous aux explications de "Etape 2" et "Si vous souhaitez annuler
l'effacement des données..." de la section "Effacer toute la mémoire", page 12
de ce manuel.
15
Réglages de sécurité
■ Nombre de répétitions de l'effacement des données/Nombre de
répét. du prog d'effacement auto. au démarrage/Nombre de
répét. du prog. d'effacement auto. en fin de tâche
Pour renforcer les réglages de sécurité, vous pouvez répéter l'effacement des données
un certain nombre de fois dans chaque zone.
Appuyez sur la touche
de chaque élément et sélectionnez le nombre de répétitions
souhaité pour l'effacement des données. Quand vous avez terminé, appuyez sur la
touche [Soumettre].
● Nombre
de répétition de l'effacement des données
Le nombre de répétitions de l'effacement des données lors de l'exécution de "Effacer
toute la mémoire", "Effacer les données d'archivage de documents", "Eff. données de
liste travaux terminés" ou "Eff. répertoire et données enregistrées" peut varier de 1 à 7.
Le réglage par défaut est 1.
● Nombre
de répét. du prog d'effacement auto au démarrage
Le nombre de répétitions de "Retour à l'état initial à la mise sous tension" peut être
défini de 1 à 7. Le réglage par défaut est 1.
Ce réglage est actif uniquement lorsque la case à cocher [Retour à l'état initial à
la mise sous tension] est sélectionnée.
● Nombre
de répét. du prog. d'eff. auto. en fin de tâche
Le nombre de répétitions de l'effacement automatique après chaque travail peut être
défini de 1 à 7. Le réglage par défaut est 1.
A propos du réglage de répétition
Lorsque le réglage de répétition (nombre de répétitions) est augmenté afin d'accroître la
fonction de sécurité, le temps nécessaire à l'effacement des données augmente.
Il est conseillé de sélectionner des réglages de répétition pour "Nombre de répétition de
l'effacement des données", "Nombre de répét. du prog d'effacement auto au
démarrage" et "Nombre de répét. du prog. d'eff. auto. en fin de tâche" adaptés à vos
besoins de sécurité et conditions d'utilisation.
16
Réglages de sécurité
■ Désactiver l'archivage de documents
Ce programme sert à restreindre les modes d'archivage de la fonction d'archivage de
document.
Les modes d'archivage de document (Mode fichier temp., Mode de partage et Mode
confidentiel) peuvent être désactivés pour chaque mode dans lequel l'archivage se fait
(Copie, Imprimante, Num. vers disque dur, et Env. d'image).
● Appuyez
sur les cases à cocher des modes d'archivage que vous voulez désactiver.
Une fois que vous avez fini de sélectionner les cases à cocher, appuyez sur la touche
[Soumettre].
● La propriété d'un fichier déjà stocké ne peut être définie via "Changement de
propriété" ( ☞ Manuel utilisateur (PC) "Modification des propriétés" dans
"ARCHIVAGE DE DOCUMENTS") sur un mode d'archivage désactivé.
Si une certaine propriété est désactivée dans "Désactiver l'archivage de
documents" et qu'un fichier a été enregistré avec cette propriété, celle du fichier
stocké peut être modifiée.
Lorsque vous imprimez à l'aide de la fonction imprimante, même les formats de
stockage de fichiers qui ont été désactivés avec ce programme apparaissent dans
l'écran Gestion travaux du pilote d'imprimante (voir ☞ Manuel utilisateur (PC)
"ENREGISTREMENT ET UTILISATION DES FICHIERS D'IMPRESSION (forcer la
rétention/archivage de documents)" dans "IMPRIMANTE"). Cependant, si un format de
fichier désactivé est sélectionné lors de l'impression d'un fichier, il ne sera pas enregistré
(seule l'impression a lieu).
■ Désactiver l'impression de liste
Ce programme sert à désactiver l'impression d'une des listes suivantes imprimées via
"Impression listes (utilis.)" dans le mode réglages (général).
"Liste des réglages personnalisés", "Liste des adresses d'envoi", "Liste des dossiers
d'archivage de document"
Sélectionnez les cases à cocher des listes pour lesquelles vous souhaitez désactiver
l'impression. Une fois les cases de votre choix cochées, appuyez sur la touche
[Soumettre].
17
Réglages de sécurité
■ Désactiver les travaux d'impression autres que les travaux maintenus
Il est possible d'interdire les travaux d'impression en mode imprimante autres que ceux
effectués à partir du tableau de bord de la machine. Ce réglage permet d'éviter que
n'importe qui puisse prendre des documents sensibles restés sur le plateau de sortie et
divulguer ces informations.
● Pour interdire les
travaux d'impression autres que ceux effectués à partir du tableau de
bord, sélectionnez cette case. Pour imprimer un travail lorsque ce réglage est activé,
procédez comme suit.
Etape 1:Sélectionnez [Maintien uniquement] dans le champ "Rétention" du pilote
d'imprimante puis exécutez l'impression.
Le travail d'impression s'affiche sur le tableau de bord de la machine.
Etape 2: Sélectionnez le travail souhaité et lancez l'impression.
( ☞ Manuel utilisateur (PC) "IMPRESSION DE FICHIER" dans
"ARCHIVAGE DE DOCUMENTS")
Si "Maintien après impression" ou "Impression de contrôle" est sélectionné
avant exécution de la commande d'impression, l'impression n'a pas lieu.
Cependant, le travail est maintenu dans la machine et peut être imprimé à
partir du tableau de bord à l'aide de la fonction d'archivage de document
comme avec "Maintien uniquement".
■ Régl. d'affichage liste travaux terminés
Vous pouvez sélectionner si l'écran d'état des travaux terminés (touche de sélection de
l'écran d'état des travaux) doit ou non s'afficher.
Si, pour des raisons de sécurité, vous ne souhaitez pas que les informations
enregistrées et affichées dans l'écran d'état des travaux terminés (noms des utilisateurs
du mode imprimante, destinataires des images envoyées, expéditeurs des fax reçus,
etc.) apparaissent, utilisez ce réglage pour masquer l'écran.
● Pour
masquer l'écran d'état des travaux terminés, appuyez sur la case de chaque
mode ([Imprimer], [Numérisation], [Fax] et [I-Fax]) pour la décocher.
Quand vous avez terminé, appuyez sur la touche [Soumettre].
18
Réglages de sécurité
■ Réglage affichage de l'état des travaux
Vous pouvez sélectionner si les noms de fichier des travaux d'impression et les noms de
destination des travaux d'envoi d'images s'affichent ou non dans l'écran d'état des
travaux de l'écran tactile. Si, pour des raisons de sécurité, vous ne voulez pas que ces
informations s'affichent, cochez les cases appropriées.
■ Déverrouiller le fichier/dossier
Cette fonction sert à déverrouiller les dossiers et les fichiers d'archivage de document,
ainsi que les PDF cryptés, verrouillés suite à la saisie d'un mot de passe incorrect.
Appuyez sur la touche [Déverrouiller] pour débloquer tous les éléments verrouillés. Une
fois déverrouillés, les éléments peuvent être manipulés. Lorsqu'ils ne sont pas
verrouillés, la touche [Déverrouiller] est grisée.
19
3
Réglage du contrôle de document
Contrôle de document
La fonction de contrôle de document est utilisée pour appliquer un modèle de contrôle de
document sur le papier pendant une copie, une impression, la réception d'un fax ou
l'impression d'une liste.
Si une personne tente de numériser un document muni d'un modèle de contrôle de
document intégré sur une machine SHARP, où la fonction de contrôle de document est
activée, le message "Le modèle de contrôle de document a été détecté. Ce travail est
annulé." apparaît et un e-mail est envoyé à l'administrateur.
Cela empêche le lancement d'une seconde copie ou d'un second fax de documents importants.
Le contrôle de document peut ne pas être efficace si certains types, formats
d'originaux, types ou formats de papier ou certains réglages sont utilisés.
Pour effectuer un contrôle de document efficace, veuillez respecter ce qui suit.
● Original
● Cette fonction peut ne pas s'exécuter correctement si le document original
consiste en un grand nombre de photographies.
● La fonction de contrôle de document vise à protéger les données texte. Elle
peut donc rencontrer des dysfonctionnements dans le cas d'une protection
de données graphiques.
● Couleur du modèle de contrôle de document
● Sélectionnez une couleur dans une famille de couleurs différente de la
couleur du papier.
● Papier sur lequel est imprimé le modèle de contrôle de document
● Pour autoriser la sélection des couleurs noir, cyan et jaune, utilisez le papier
recommandé par Sharp.
● Le papier blanc est recommandé. Si vous utilisez un autre papier, il est
possible que le modèle de contrôle de document ne soit pas détecté et que
la fonction ne s'exécute pas correctement.
● Utilisez le format B5 ou tout autre format de papier supérieur.
Vous pouvez également utiliser les formats suivants :
A3W (12" x 18"), A3, B4, A4, B5, 11" x 17", 8-1/2" x 14", 8-1/2" x 13",
8-1/2" x 11", 7-1/4" x 10-1/2"R, 8K, 16K
(lorsque vous utilisez un format A4 ou tout autre format inférieur, vous
pouvez orienter votre feuille aussi bien horizontalement que verticalement).
Avis de non-responsabilité
Sharp ne garantit pas la bonne exécution continue de la fonction de contrôle de document.
Cette fonction peut connaître des dysfonctionnements dans certaines instances.
20
Réglage du contrôle de document
Modes auxquels la fonction de contrôle de document
peut être ajoutée
La fonction de contrôle de document peut être utilisée pour imprimer avec un modèle de
contrôle de document intégré dans les modes suivants :
● Copie (couleur / noir et blanc)
● Imprimante (couleur / noir et blanc)
● Impression archivage doc. (couleur / noir et blanc)
● Réception fax internet (noir et blanc uniquement)
● Réception SMTP directe (noir et blanc uniquement)
● Réception fax (noir et blanc uniquement)
● Impression listes (noir et blanc uniquement)
Activation de la fonction de contrôle de document
Pour activer la fonction de contrôle de document, suivez ces étapes.
Appuyez sur la touche [RÉGLAGES], puis sur [Réglages de sécurité] et sur [Autres
réglages] pour afficher "Réglage du contrôle de document" et configurer les réglages.
■ Réglages de l'impression des fichiers stockés via la fonction
archivage de document
Ces réglages concernent l'impression des données des travaux de copie et d'impression
ayant été enregistrés sur le disque dur de la machine via la fonction archivage de
document. Pour toujours imprimer un modèle de contrôle de document lorsqu'un fichier
enregistré est imprimé et qu'un modèle de contrôle de document était imprimé lorsque le
travail a été exécuté au départ, sélectionnez la case [Toujours ajouter le modèle si vous
imprimez tel qu'il est enregistré.]
.
21
Réglage du contrôle de document
■ Réglages des modes Copie/Imprimante/Impression archivage doc.
Vous pouvez configurer les réglages des modes Copie, Imprimante et Impression
d'archivage de document dans les champs "Copie", "Imprimante" et "Impr. (Archiv.
doc.)" de l'écran de réglage du contrôle de document.
● Sélection
d'impression de contrôle de document (Sélectionnez la méthode d'impression)
Appuyez sur la touche
pour afficher la liste des éléments, puis appuyez sur l'un des
éléments pour le sélectionner.
Pas d'impression :
Le modèle de contrôle de document n'est pas imprimé.
Toujours imprimer :
Le modèle de contrôle de document est toujours imprimé.
Permettre à l'utilisateur de sélectionner :
L'utilisateur peut décider d'imprimer le modèle de contrôle de document chaque fois qu'il
configure un travail d'impression.
● Réglage du modèle d'impression (Sélectionnez le modèle à imprimer)
Vous pouvez sélectionner "Toujours imprimer" ou "Permettre à l'utilisateur de sélectionner"
dans "Sélection d'impression de contrôle de document" pour sélectionner un modèle.
Pour sélectionner un des modèles allant de 1 à 5, appuyez sur la touche
. Appuyez sur
l'un des éléments pour le sélectionner.
Si vous ne parvenez pas à utiliser la fonction de contrôle de document pour une image
imprimée spécifique, essayez de modifier les réglages du modèle (modèles 1 à 5).
● Réglage
de la couleur d'impression (Sélectionnez la couleur)
Vous pouvez sélectionner "Toujours imprimer" ou "Permettre à l'utilisateur de sélectionner" dans
"Sélection d'impression de contrôle de document" pour sélectionner la couleur d'impression.
Pour sélectionner la couleur d'impression, appuyez sur la touche
. Appuyez sur l'un des
éléments pour le sélectionner.
Touche [Bk(Noir)] :
Le modèle de contrôle de document est toujours imprimé en noir.
Touche [C(Cyan)] :
Le modèle de contrôle de document est toujours imprimé en cyan (Uniquement si le
mode couleur est sélectionné).
Touche [Y(Jaune)] :
Le modèle de contrôle de document est toujours imprimé en jaune (Uniquement si le
mode couleur est sélectionné).
Case [Autoriser utilisateur sélec. couleur d'impression] :
Lorsque cette case est cochée (
), la couleur sélectionnée sera celle du modèle de
contrôle de document sélectionnée par défaut. L'utilisateur peut modifier la couleur
chaque fois qu'il exécute un travail d'impression.
22
Réglage du contrôle de document
■ Réglages des modes Réception fax internet/Réception fax/Impression listes
Vous pouvez configurer les réglages des modes Réception fax internet, Réception fax et
Impression listes dans les champs "Réception fax internet", "Réception fax" et
"Impression listes" de l'écran de réglage du contrôle de document.
● Sélection d'impression de contrôle
de document (Sélectionnez la méthode d'impression)
Appuyez sur la touche
pour afficher la liste des éléments, puis appuyez sur l'un des
éléments pour le sélectionner.
Pas d'impression :
Le modèle de contrôle de document n'est pas imprimé.
Toujours imprimer :
Le modèle de contrôle de document est toujours imprimé.
Si "Toujours imprimer" est activé en mode Réception fax internet / Réception
fax, il est recommandé de désactiver la fonction de suivi de chaque mode.
● Réglage du modèle d'impression (Sélectionnez le modèle à imprimer)
Si "Toujours imprimer" est activé dans "Sélection d'impression de contrôle de document",
vous pouvez sélectionner un modèle.
Pour sélectionner un des modèles allant de 1 à 5, appuyez sur la touche
. Appuyez sur
l'un des éléments pour le sélectionner.
Si vous ne parvenez pas à utiliser la fonction de contrôle de document pour une image
imprimée spécifique, essayez de modifier les réglages du modèle (modèles 1 à 5).
23
Réglage du contrôle de document
Utilisation de la fonction de contrôle de document
Lorsque la fonction de contrôle de document est utilisée, un modèle de contrôle de
document est imprimé sur le papier sur lequel les copies, les travaux d'impression, les fax
reçus ou les listes sont imprimés.
■ Pages sur lesquelles un modèle de contrôle de document est
imprimé (tout mode confondu)
● Le
modèle de contrôle de document est imprimé sur toutes les pages si la machine
Sharp est équipée de la fonction de contrôle de document, y compris le verso si vous
imprimez en recto verso.
● Lorsqu'une page blanche sort car vous avez imprimé en mode recto verso un nombre de
pages impair, aucun modèle de contrôle de document n'est imprimé sur la page blanche.
● Lors de l'utilisation de la fonction couvertures/intercalaires (y compris les intercalaires
pour transparents), un modèle de contrôle de document n'est imprimé que sur les
couvertures et les intercalaires sur lesquels du texte est copié. Si ce n'est pas le cas,
aucun modèle de contrôle de document n'est imprimé sur la couverture ou l'intercalaire.
Après avoir activé la fonction de contrôle de document, suivez ces étapes pour utiliser la
fonction.
■ Utilisation du contrôle de document en mode copie
Appuyez sur la touche [Autres>>] en mode de copie.
Etape 1 : Appuyez sur la touche [Contrôle document].
L'affichage de la touche [Contrôle document] et les étapes qui suivent varient en
fonction des réglages configurés pour la fonction de contrôle de document.
24
Réglage du contrôle de document
Réglages de la fonction de contrôle
Ecran "Autres"
de document.
Réglage Sélection
Etat de la case
Affichage de la touche
d'impression de
Etapes suivantes
Paramètres de couleur
[Contrôle document]
contrôle de
d'impression (copie)
document (Copie)
[Pas d'impression]
Grisé
Pas disponible
[Toujours imprimer]
En surbrillance
Passez à l'étape 2
En surbrillance
[Permettre à
l'utilisateur de
sélectionner]
Affichage normal
Affichage normal
Lorsqu'une touche est
sélectionnée, un signal
sonore est émis pour
indiquer que la touche
n'est pas disponible.
Passez à l'étape 2
Lorsque vous appuyez
sur cette touche, elle est
mise en surbrillance et
la fonction est activée.
Etape 2 : Appuyez sur la touche [Bk(Noir)], [C(Cyan)] ou [Y(Jaune)].
Etape 3 : Appuyez sur la touche [Démarrer couleur] ou [Démarrer N/B].
● Si
vous appuyez sur la touche [C(Cyan)] ou [Y(Jaune)] à l'étape 2, la touche
[Démarrer N/B] ne peut pas être sélectionnée.
● Lorsque le mode de couleur est défini sur une couleur unique, l'impression du
modèle de contrôle de document est impossible.
● Lorsque
la fonction de contrôle de document est combinée à d'autres
fonctions (par exemple, N/B inversé, Image miroir), le même modèle de
contrôle de document est toujours imprimé, quels que soient les réglages des
autres fonctions. Par exemple, la fonction N/B inversé inverse le noir et le
blanc de l'image copiée, mais elle n'inverse pas l'impression du modèle de
contrôle de document.
25
Réglage du contrôle de document
■ Utilisation de la fonction de contrôle de document en mode imprimante
● Lorsque
l'option [Toujours imprimer] est activée dans [Sélection d'impression de
contrôle de document] du mode réglages, un modèle de contrôle de document est
toujours imprimé.
● Si [Permettre à l'utilisateur de sélectionner] est activé, suivez la procédure ci-dessous
pour imprimer un modèle de contrôle de document.
Etape 1 : Sélectionnez la case [Kit de sécurité des données] dans l'écran des
réglages initiaux (écran des propriétés) du pilote d'imprimante.
Etape 2 : Avant de lancer l'impression, cliquez sur l'onglet [Avancé] de la fenêtre des
propriétés du pilote d'imprimante et cliquez sur le bouton [Contrôle de
document].
Etape 3 : Cochez la case [Contrôle de document] et sélectionnez [Noir], [Cyan], ou
[Jaune] à partir de l'option [Couleur d'impression].
■ Utilisation de la fonction de contrôle de document en mode
archivage de document
Une fois un fichier stocké par archivage de documents via les réglages configurés dans
"Réglage du contrôle de document", suivez les étapes ci-dessous pour imprimer un
modèle de contrôle de document. (Pour plus de détails concernant l'utilisation des fichiers
mémorisés par l'archivage de documents, reportez-vous au Manuel utilisateur (PC).)
Sélection d'impression de contrôle de document
Si la case [Permettre à l'utilisateur de sélectionner] est cochée, la touche
[Contrôle document] peut être sélectionnée pour imprimer ou pas le modèle de
contrôle de document. Toutefois, si la case [Toujours ajouter le modèle si vous
imprimez tel qu'il est enregistré] est cochée (
), l'impression du modèle de
contrôle de document ne peut pas être annulée, que [Permettre à l'utilisateur de
sélectionner] soit sélectionné ou pas.
Etape 1 : Appuyez sur la touche [Autres>>] dans l'écran des réglages d'impression et
sur la touche [Contrôle document].
Lorsque "Pas d'impression" est sélectionné dans "Sélection d'impression de
contrôle de document" dans les réglages de contrôle de document, la touche
[Contrôle document] est grisée pour empêcher la sélection. (Toutefois, pour les
fichiers sur lesquels des modèles de contrôle de document ont été imprimés
lorsque les fichiers ont été sauvegardés, vous pouvez appuyer sur le bouton
[Contrôle document] si la case à cocher [Toujours ajouter le modèle si vous
imprimez tel qu'il est enregistré.] a été sélectionnée (
) dans les réglages de
contrôle de document.)
26
Réglage du contrôle de document
Etape 2 : Si la case [Autoriser l'utilisateur à choisir la couleur d'impression] est
sélectionnée (
) dans [Sélection d'impression de contrôle de document]
des réglages de contrôle de document, appuyez sur la touche [Bk(Noir)],
[C(Cyan)] ou [Y(Jaune)].
Si le mode de couleur du fichier stocké est autre que couleur, la touche [Bk(Noir)] est
sélectionnée et il ne sera pas possible de définir la touche sur [C(Cyan)] ou [Y(Jaune)].
Etape 3 : Appuyez sur la touche [Imprimer et effacer les données] ou [Imprimer et
sauvegarder les données].
■ Utilisation de la fonction de contrôle de document avec les
modes Réception fax internet/Réception fax/Impression listes
Aucune opération particulière n'est nécessaire. Lors de l'impression d'un document, un
modèle de contrôle de document noir et blanc est incorporé selon les réglages de la
fonction de contrôle de document.
■ Commandes de corps de texte pour l'impression de courrier
électronique
La commande ci-dessous peut être entrée dans le corps de texte d'un e-mail destiné à être
imprimé directement afin de spécifier ou pas l'impression d'un modèle de contrôle de
document.
Fonction
Nom de commande
Valeur
Exemple de saisie
Impression de
modèle ON/OFF
DOCUMENTCONTROL
ON
OFF
DOCUMENTCONTROL=ON
27
FR1
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