Filemaker Bento 2 Manuel utilisateur

Bento® 2
Guide de l'utilisateur
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Édition: 01
1
Table des matières
Préface
7
7
15
16
16
Bienvenue dans Bento
Regroupement des informations
Résumé
À propos de ce manuel
Ressources supplémentaires
Chapitre 1
19
19
21
Présentation de Bento
Fenêtre d'accueil
Bento Fenêtre
Chapitre 2
33
34
35
36
37
37
37
Utilisation des bibliothèques
À propos des bibliothèques
Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento
Créer une nouvelle bibliothèque vierge
Création d'une bibliothèque par importation
Suppression d'enregistrements d'une bibliothèque
Suppression d'une bibliothèque
Chapitre 3
39
39
40
43
Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
Bibliothèque Carnet d'adresses
Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal
Chapitre 4
47
47
48
49
49
49
50
51
51
Utilisation des collections
À propos des collections
Création de collections
Suppression d'enregistrements d'une collection
Suppression d'une collection
À propos des collections intelligentes
Création de collections intelligentes
Gestion des collections intelligentes
Modification d'une collection intelligente
3
4
Chapitre 5
53
53
54
54
55
55
56
56
57
57
57
57
58
58
58
59
59
Utilisation de la vue formulaire
À propos des formulaires
Consulter un formulaire et un tableau en même temps
Création d'enregistrements en vue formulaire
Modification d'enregistrements en vue formulaire
Duplication d'enregistrements en vue formulaire
Suppression d'enregistrements en vue formulaire
Création de formulaires
Suppression de formulaires
Duplication de formulaires
Attribution d'un nouveau nom aux formulaires
Ajout de champs à un formulaire
Navigation entre les champs
Déplacement de champs et d'objets dans les formulaires
Redimensionnement de champs et d'objets
Suppression de champs d'un formulaire
Personnalisation de la présentation des formulaires
Chapitre 6
63
63
64
65
65
67
67
68
68
71
Utilisation de la vue tableau
À propos de la vue tableau
Sélection d'enregistrements en vue tableau
Création d'enregistrements en vue tableau
Modification d'enregistrements en vue tableau
Duplication d'enregistrements en vue tableau
Suppression d'enregistrements en vue tableau
Tri d'enregistrements
Gestion des champs et des colonnes en vue tableau
Traitement global des données d'une colonne
Chapitre 7
73
73
76
83
84
86
88
Utilisation des champs
À propos des champs
Création de champs
Recherche d'enregistrements associés
Utilisation du volet des champs
Gestion des champs de liste
Gestion des champs Média
Chapitre 8
91
92
94
101
104
Importation, exportation et impression
À propos des fichiers CSV et TAB
Importation de données dans Bento
Exportation de données issues de Bento
Impression de données
Table des matières
Chapitre 9
107
108
109
109
110
110
111
Sauvegarde et restauration de données
À propos des fichiers de sauvegarde Bento
Utilisation du rappel de sauvegarde
Modification du rappel de sauvegarde
Création d'un fichier de sauvegarde
Restauration à partir d'un fichier de sauvegarde
Utilisation conjointe de Time Machine et de Bento
Annexe A
113
Raccourcis clavier
Index
117
Table des matières
5
6
Table des matières
Préface
Bienvenue dans Bento
Le logiciel Bento® vous permet d'organiser vos
informations, aussi puissant qu'une base de données, il
est d'une utilisation beaucoup moins complexe.
Bento est une base de données simple d'utilisation qui gère vos contacts, vos tâches
et d'autres informations importantes pour vous. Dans la mesure où Bento est une
base de données, vous pouvez établir des relations entre les données et vous
bénéficiez d'un plus large choix d'affichages qu'avec un tableur.
Bento a été conçu pour Mac OS X. La fenêtre Bento présente des fonctions qui vous
paraîtront familières si vous utilisez déjà le Carnet d'adresses, iCal, Keynote ou iTunes.
Regroupement des informations
Avec Bento, vous pouvez centraliser vos données essentielles et ainsi mieux vous
organiser. Vous pouvez gérer vos contacts, coordonner des événements, effectuer le
suivi de projets, classer les tâches selon leur priorité, et bien davantage encore.
Imaginons, par exemple, que vous soyez propriétaire d'un club de vacances et que
vous planifiiez des événements pour celui-ci. Les informations de contact des
membres du club sont répertoriées dans votre application Carnet d'adresses et
quelques événements figurent également dans le calendrier de votre application iCal.
Vous suivez par ailleurs certaines dépenses liées aux membres à l'aide d'une feuille de
calcul. Pour gérer l'ensemble de ces informations de manière centralisée, vous pouvez
recourir à Bento.
7
Utilisation des données du Carnet d'adresses
Au démarrage de Bento, la fenêtre d'accueil est affichée ; elle vous montre comment
commencer à utiliser l'application. En faisant vos premiers pas avec Bento, vous
pouvez constater que la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento comporte les
enregistrements de contact de l'application Carnet d'adresses.
Un contact dans
l'application Carnet
d'adresses.
Affichez tous les
enregistrements en vue tableau
en cliquant sur Tableau.
Affichez vos données dans plusieurs
vues formulaire. Bento vous propose
les formulaires Aperçu et Détails.
Le même contact
dans la
bibliothèque Carnet
d'adresses de Bento.
8
Préface Bienvenue dans Bento
Utilisation des données d'iCal
La bibliothèque Événements iCal de Bento comprend les événements qui figurent
dans l'application iCal.
Un événement figurant
dans l'application iCal.
Affichez les données des
enregistrements en vue tableau
ou formulaire.
Le même
événement dans
la bibliothèque
Événements iCal
de Bento.
Préface Bienvenue dans Bento
9
Gestion des données des bibliothèques
Bento fournit plus de 20 modèles de bibliothèque qui peuvent vous servir de base
pour créer facilement une bibliothèque. Vous pouvez par exemple créer une
bibliothèque Dépenses pour le suivi de vos dépenses et une bibliothèque
Planification d'événements dans laquelle vous indiquerez les événements en rapport
avec votre club de vacances.
10
Préface Bienvenue dans Bento
Bento contient une bibliothèque Projets que vous pouvez employer pour commencer
à gérer les projets pour votre club de vacances.
Bibliothèques
Champs
Vous pouvez ajouter des champs à n'importe quelle bibliothèque, y compris les
bibliothèques Carnet d'adresses de Bento et iCal.
Préface Bienvenue dans Bento
11
Importation des données d'applications tierces
Comment ajouter votre feuille de calcul répertoriant vos dépenses dans Bento ? Vous
devez importer les données issues de cette application tierce soit dans une bibliothèque
que vous créez au moment de l'importation, soit dans une bibliothèque existante.
Enregistrez votre feuille de calcul sous la forme d'un fichier CSV (fichier de valeurs
séparées par des virgules), TAB (fichier de valeurs séparées par une tabulation) ,
Numbers ou Excel, puis importez ce fichier dans Bento. Bento crée les champs
nécessaires au stockage des données ainsi que les enregistrements pour chaque ligne
de données dans le fichier.
Importation des
données de la feuille
de calcul dans une
bibliothèque Bento.
12
Préface Bienvenue dans Bento
Création de collections
Supposons que vous ayez constitué une équipe chargée d'organiser le prochain
événement qui se déroulera dans votre club de vacances. Tous les membres de l'équipe
figurent dans la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, mais vous aimeriez créer un
groupe plus restreint composé seulement de ces personnes et non de l'ensemble des
contacts stockés dans la bibliothèque. La solution consiste à créer une collection.
La procédure de création d'une collection est aussi simple que celle d'un groupe dans
le Carnet d'adresses ou d'une liste de lecture dans iTunes. Ouvrez la bibliothèque
Carnet d'adresses de Bento en vue tableau. Sélectionnez les enregistrements relatifs
aux membres de l'équipe et choisissez l'option de menu Sélection, puis Nouvelle
collection; vous pouvez également faire glisser les enregistrements sélectionnés vers
le volet des bibliothèques.
Faites glisser les
enregistrements
sélectionnés vers le
volet des
Nommez la collection « Membres de l'équipe » ; Bento la crée.
Préface Bienvenue dans Bento
13
Création de relations
Bento vous permet de relier aisément vos bibliothèques d'informations grâce aux
listes d'enregistrements associés.
Supposons, par exemple, que vous souhaitiez suivre les dépenses pour chaque
membre de l'équipe. Pour créer une liste d'enregistrements associés, faites glisser la
collection Membres de l'équipe vers le formulaire Dépenses.
14
Préface Bienvenue dans Bento
Il vous est aussi possible de créer une liste d'enregistrements associés indiquant les
dépenses pour chacun des membres de l'équipe. Faites glisser Dépenses vers le
formulaire Membres de l'équipe.
Résumé
Avec Bento, vous pouvez afficher les données du Carnet d'adresses et d'iCal, créer des
bibliothèques afin de regrouper vos données, importer des données issues
d'applications tierces et créer des relations uniques entre les données des
bibliothèques et des collections.
Préface Bienvenue dans Bento
15
À propos de ce manuel
Le tableau ci-dessous vous précise où trouver les informations qui vous intéressent
dans le présent manuel.
Informations recherchées
Voir
Les fonctions de Bento
Chapitre 1, « Présentation de Bento » page 19
L'utilisation de bibliothèques en vue de la gestion
de vos informations
Chapitre 2, « Utilisation des bibliothèques » page 33
L'utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et
iCal pour visualiser les données des applications
Carnet d'adresses et iCal
Chapitre 3, « Utilisation des bibliothèques Carnet
d'adresses et iCal » page 39
La création d'un sous-ensemble d'enregistrements
provenant d'une bibliothèque
Chapitre 4, « Utilisation des collections » page 47
L'affichage d'un enregistrement à la fois, la création Chapitre 5, « Utilisation de la vue formulaire »
de formulaires, la modification de la présentation
page 53
des formulaires et l'ajout de champs aux formulaires
L'affichage de tous les enregistrements d'une
bibliothèque ou d'une collection dans un tableau
Chapitre 6, « Utilisation de la vue tableau » page 63
Tous les types de champ fournis par Bento et
l'utilisation du volet des champs
Chapitre 7, « Utilisation des champs » page 73
Le partage de données par importation,
exportation et impression
Chapitre 8, « Importation, exportation et impression »
page 91
La création d'une sauvegarde de vos données Bento Chapitre 9, « Sauvegarde et restauration de données »
page 107
L'utilisation des raccourcis clavier
Annexe A, « Raccourcis clavier » page 113
Ressources supplémentaires
Pour exploiter Bento au mieux, consultez les ressources répertoriées ci-après.
Guide de l'utilisateur
Le Guide de l'utilisateur de Bento est le présent document PDF ; il contient des
informations détaillées concernant l'utilisation de Bento.
Pour ouvrir ce Guide de l'utilisateur :
Choisissez Aide > Guide de l'utilisateur de Bento.
Aide de l'application
Pour obtenir de l'assistance depuis Bento, sélectionnez Aide > Aide Bento. Vous
pouvez rechercher une rubrique particulière dans le sommaire ou saisir une question
dans le champ de recherche.
Didacticiel
Pour visualiser une démonstration de l'utilisation de Bento, consultez les didacticiels.
16
Préface Bienvenue dans Bento
Pour accéder aux didacticiels en ligne :
Choisissez Aide > Vidéo didacticielle, puis suivez les instructions affichées.
Forum Bento
Rendez-vous sur le forum Bento pour obtenir du support technique, des trucs et
astuces, rapporter des problèmes ainsi que pour partager avec d'autres votre
expérience de Bento.
Pour accéder au forum Bento :
Sélectionnez Aide > Forum Bento.
Ressources Web
Pour en savoir plus sur Bento, consultez Internet.
Pour accéder à des informations en ligne sur Bento :
1 Choisissez Aide > Aide Bento.
2 Cliquez sur le lien renvoyant au site Web de Bento.
Support technique
Pour en savoir plus sur les options de support offertes aux utilisateurs de Bento,
reportez-vous aux informations de service et de support.
Pour consulter les informations de service et de support :
Choisissez Aide > Service et support.
Préface Bienvenue dans Bento
17
18
Préface Bienvenue dans Bento
1
Présentation de Bento
1
Ce chapitre présente les fonctionnalités de Bento.
Il décrit les éléments qui apparaissent au démarrage de Bento. La fenêtre d'accueil,
ainsi que les sections de la fenêtre Bento, notamment le volet des bibliothèques, le
volet des champs et la zone d'enregistrements (qui vous permet d'afficher les
données soit dans des tableaux, soit dans des formulaires, soit en vue fractionnée),
sont présentées.
Fenêtre d'accueil
Lorsque vous lancez Bento pour la première fois, vous pouvez utiliser la fenêtre
d'accueil pour apprendre à vous servir de Bento, pour afficher les enregistrements du
Carnet d'adresses et d'iCal dans Bento, et pour créer votre première bibliothèque.
Pour apprécier la simplicité d'utilisation
de l'application, visualisez la
démonstration vidéo de Bento.
Vous pouvez afficher dans Bento les
informations du Carnet d'adresses et
d'iCal et utiliser les données dans d'autres
bibliothèques.
Bento stocke les informations dans des
bibliothèques. Lorsque vous utilisez
Bento pour la première fois, vous pouvez
commencer par créer une bibliothèque.
Après avoir examiné toutes les
possibilités offertes par la fenêtre
d'accueil, cliquez sur ce bouton afin de
commencer à utiliser Bento.
19
Conseil : Vous pouvez décider d'afficher la fenêtre d'accueil à chaque démarrage de
Bento. Si vous estimez que cela n'est pas nécessaire, choisissez Bento > Préférences et
désélectionnez l'option Afficher la fenêtre d'accueil.
Désactivez cette case si
vous ne souhaitez pas
afficher la fenêtre
d'accueil au démarrage.
20
Chapitre 1 Présentation de Bento
Bento Fenêtre
La fenêtre Bento comporte deux sections principales :
1 Le côté gauche de la fenêtre comporte le volet des bibliothèques et le volet des champs.
1 Le côté droit de la fenêtre affiche les enregistrements dans Bento. Ces
enregistrements peuvent être affichés soit dans des tableaux, soit dans des
formulaires, soit en vue fractionnée.
Volet des Bibliothèques
Zone d'enregistrements
Volet des champs
Par défaut, les deux sections de la fenêtre Bento sont affichées. Pour masquer les
volets des Bibliothèques et des Champs, choisissez Présentation > Masquer le volet
Bibliothèques & Champs.
Chapitre 1 Présentation de Bento
21
Volet des bibliothèques
Le volet des bibliothèques répertorie les bibliothèques et collections disponibles
dans Bento.
1 Une bibliothèque permet de classer les données selon le contenu. Bento possède
plusieurs bibliothèques par défaut. Les bibliothèques Carnet d'adresses, Tâches iCal
et Événements iCal contiennent des données issues du Carnet d'adresses et d'iCal.
La bibliothèque Projets, dans laquelle sont stockées les données relatives aux
projets, est une bibliothèque test qui comporte des exemples de données. Vous
avez la possibilité de créer d'autres bibliothèques pour y stocker d'autres catégories
de données.
Pour ajouter une bibliothèque au volet des bibliothèques, cliquez sur le bouton
Nouvelle bibliothèque.
Voir Chapitre 2, « Utilisation des bibliothèques » page 33.
1 Une collection est un ensemble d'enregistrements provenant d'une bibliothèque.
Elle est similaire à un groupe dans Carnet d'adresses ou à une liste de lecture dans
iTunes. Elle inclut les enregistrements de sa bibliothèque parent. Un enregistrement
de la bibliothèque peut faire partie de plusieurs collections. Par exemple, une
connaissance peut être à la fois l'un de vos amis et l'un de vos collègues. Si vous
disposez d'une collection nommée « Amis » et d'une autre collection nommée
« Collègues », vous pouvez ajouter l'enregistrement correspondant à ce contact aux
deux collections dans la bibliothèque Carnet d'adresses.
Pour ajouter une collection au volet des bibliothèques, cliquez sur le bouton
Nouvelle collection.
22
Chapitre 1 Présentation de Bento
Voir Chapitre 4, « Utilisation des collections » page 47.
Bibliothèque Carnet
d'adresses
Collections
d'enregistrements
du Carnet d'adresses
Bibliothèque Événements
iCal
Bibliothèque Tâches iCal
Collection
d'événements iCal
Bibliothèque Projets
Collection
d'enregistrements issus
de la bibliothèque
Projets
Nouvelle collection
Nouvelle bibliothèque
Bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
Bento affiche les données que vous avez déjà saisies dans les applications Mac OS X
Carnet d'adresses et iCal par le biais des bibliothèques suivantes : Carnet d'adresses,
Événements iCal et Tâches iCal.
Bibliothèque Carnet d'adresses
La bibliothèque Carnet d'adresses comporte les informations de contact de l'application
Carnet d'adresses de Mac OS X; elle vous évite donc de devoir saisir à nouveau vos
données de contact. Lorsque vous entrez de nouveaux contacts dans le Carnet
d'adresses ou dans Bento, les informations sont enregistrées dans les deux applications.
Voir « Bibliothèque Carnet d'adresses » page 40.
Chapitre 1 Présentation de Bento
23
Bibliothèque Événements iCal
La bibliothèque Événements iCal contient les informations concernant les
événements qui figurent dans l'application iCal de Mac OS X. Vous pouvez consulter
ces événements dans Bento et les utiliser avec d'autres données que vous stockez
dans Bento. Vous pouvez, par exemple, afficher les événements iCal liés à un projet
particulier en créant une relation avec les événements iCal stockés dans une
bibliothèque Projets.
Lorsque vous entrez de nouveaux événements dans iCal ou dans Bento, les
informations sont enregistrées dans les deux applications.
Voir « Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal » page 43.
Bibliothèque Tâches iCal
La bibliothèque Tâches iCal comprend les informations relatives aux tâches d'iCal.
Vous pouvez employer lesdites tâches dans vos bibliothèques et collections Bento.
Vous pouvez, par exemple, afficher les tâches iCal liées à un projet spécifique en
créant une relation avec les tâches iCal stockées dans une bibliothèque Projets.
Lorsque vous entrez des tâches dans iCal ou des enregistrements de tâche dans
Bento, les informations sont enregistrées dans les deux applications.
Voir « Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal » page 43.
Collections
Si vous souhaitez constituer un sous-ensemble d'enregistrements à partir d'une
bibliothèque, vous pouvez créer une collection. Il existe deux sortes de collections :
1 Pour former une collection, vous devez ajouter à une nouvelle des enregistrements
provenant de la bibliothèque. La procédure de création d'une collection est aussi
simple que celle d'une liste de lecture dans iTunes. Sélectionnez les
enregistrements voulus dans la bibliothèque, choisissez l'option de menu Sélection,
puis Nouvelle collection à partir de la sélection; vous pouvez également faire glisser
les enregistrements sélectionnés vers le volet des bibliothèques.
1 Pour former une collection intelligente, définissez les critères à lui appliquer. Les
enregistrements répondant à ces derniers seront regroupés dans la collection
intelligente.
Voir Chapitre 4, « Utilisation des collections » page 47.
24
Chapitre 1 Présentation de Bento
Création de bibliothèques
Bento possède plus de vingt modèles de bibliothèque prédéfinis dont vous pouvez
vous servir pour créer facilement des bibliothèques d'informations. Un modèle définit
les champs d'information utilisés dans chacun des enregistrements d'une
bibliothèque ; vous pouvez modifier ces champs en fonction de vos besoins.
Sélectionnez le modèle de bibliothèque qui correspond le mieux à la catégorie de
données à stocker.
Voir « Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento » page 35.
Chapitre 1 Présentation de Bento
25
Zone d'enregistrements
Dans la partie droite de la fenêtre Bento, vous pouvez afficher les informations stockées
dans Bento soit dans un tableau, soit dans un formulaire, soit en vue fractionnée.
1 La vue tableau présente les informations dans une bibliothèque ou collection
complète, sous la forme d'un tableau s'apparentant à une feuille de calcul, chaque
ligne du tableau représentant un enregistrement de la bibliothèque.
1 La vue formulaire contient quant à elle les champs issus d'un enregistrement
unique ; différentes présentations sont disponibles et vous pouvez les personnaliser
en utilisant de magnifiques thèmes.
1 La vue fractionnée présente l'enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau
et dans un formulaire en même temps.
Dans la vue tableau, chaque enregistrement
constitue une ligne du tableau.
La vue formulaire présente les champs d'un
enregistrement unique.
La vue fractionnée vous permet de voir un enregistrement dans une ligne d'un tableau et sur une page
en même temps.
26
Chapitre 1 Présentation de Bento
Vue tableau
Pour afficher les informations d'une bibliothèque ou collection complète sous la
forme d'un tableau s'apparentant à une feuille de calcul, utilisez la vue tableau.
En vue tableau, vous pouvez gérer les enregistrements de différentes manières,
notamment :
1 Sélectionner les colonnes (champs) que vous souhaitez afficher.
1 Disposer celles-ci dans l'ordre qui vous convient.
1 Trier les enregistrements en sélectionnant une colonne donnée.
1 Analyser les données à l'aide d'une ligne récapitulative.
Voir Chapitre 6, « Utilisation de la vue tableau » page 63.
Vue formulaire
Pour afficher un seul enregistrement à la fois, utilisez la vue formulaire. En vue
formulaire, il vous est possible de créer plusieurs formulaires pour chaque collection
ou bibliothèque, en attribuant à chacun d'eux un nom différent. Par exemple, vous
pouvez créer dans la bibliothèque Carnet d'adresses un formulaire qui répertorie les
dates d'anniversaire et vous permet de garder la trace des cartes de voeux ou des
cadeaux que vous avez envoyés.
Vous pouvez personnaliser les formulaires de diverses façons et en particulier :
1 Sélectionner les champs que vous souhaitez afficher.
1 Agencer les champs dans le formulaire.
1 Modifier leur taille.
1 Employer des thèmes afin de changer l'apparence du formulaire.
Voir Chapitre 5, « Utilisation de la vue formulaire » page 53.
Vue fractionnée
Pour voir l'enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau et dans un formulaire
en même temps, utilisez la vue fractionnée.
Chapitre 1 Présentation de Bento
27
Thèmes de formulaire
Bento fournit un large choix de superbes thèmes que vous pouvez appliquer aux
formulaires. Chaque thème inclut des couleurs, une disposition, des polices et des
attributs de texte coordonnés. Vous pouvez modifier facilement et à tout moment le
thème d'un formulaire.
Voir « Personnalisation de la présentation des formulaires » page 59.
28
Chapitre 1 Présentation de Bento
Barre de navigation
La barre de navigation comporte plusieurs commandes d'affichage des informations
dans Bento.
1 Pour afficher les enregistrements dans une vue de type feuille de calcul, cliquez sur
le bouton Tableau.
1 Si vous préférez afficher un seul enregistrement à la fois, dans une page, cliquez sur
l'un des boutons de vue formulaire. Dans l'exemple ci-dessous, deux boutons de
vue formulaire sont fournis : « Aperçu » et « Détails ». Vous pouvez afficher autant
de vues formulaire que vous le désirez.
1 Cliquez sur
pour afficher ou masquer les enregistrements à la fois dans un
tableau et dans un formulaire en même temps.
1 Pour parcourir les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection, cliquez sur
les boutons Enregistrement précédent et Enregistrement suivant (boutons fléchés).
Pour atteindre le premier enregistrement, cliquez sur le bouton Enregistrement
précédent tout en appuyant sur la touche Option. Pour atteindre le dernier
enregistrement, utilisez la touche Option et le bouton Enregistrement suivant.
Enregistrement
précédent
Vue tableau
Boutons de vue formulaire
Enregistrement
suivant
Nouveau
formulaire
Champ
Recherche
Supprimer le
formulaire
Montrer ou masquer
la vue fractionnée
Champ Recherche et recherche avancée
1 Le champ Recherche permet d'effectuer une recherche simple de texte dans tous
les types de champs, à l'exception des champs media, liste d'enregistrements
associés, liste de fichiers et liste de messages.
1 Pour rechercher un ensemble d'enregistrements, faites appel à la recherche
avancée, qui consiste à définir des valeurs et des critères de recherche pour des
champs spécifiques.
Pour utiliser le champ Recherche :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection voulue.
2 Saisissez une chaîne de texte dans le champ Recherche.
Chapitre 1 Présentation de Bento
29
Bento procède à une recherche dans tous les champs d'application de la bibliothèque
ou collection sélectionnée. Bento indique, à mesure que vous saisissez la chaîne à
rechercher, les enregistrements qui correspondent. Il précise le nombre
d'enregistrements correspondants et met à jour la vue active en affichant
uniquement ces derniers pour les champs sélectionnés en vue tableau ou qui ont été
ajoutés à un formulaire en vue formulaire. Comme Bento lance une recherche dans
tous les champs, le nombre d'enregistrements trouvés peut ne pas correspondre avec
le nombre d'enregistrements affichés.
30
1. Entrez « M »; 29 enregistrements sont renvoyés.
2. Entrez « Ma »; 12 enregistrements sont renvoyés.
3. Continuez avec « Mar »; les résultats se réduisent à
6 enregistrements.
4. Entrez le prénom complet, « Mary »; seuls 2
enregistrements correspondent.
Chapitre 1 Présentation de Bento
Pour utiliser la recherche avancée :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection désirée.
2 Dans le champ de recherche, cliquez sur
et sélectionnez Recherche avancée, ou
appuyez simultanément sur les touches Commande-F.
3 Précisez l'objet de votre recherche. Ajoutez ou supprimez des critères suivant vos besoins.
4 Cliquez sur Rechercher.
Bento lance la recherche et affiche les enregistrements correspondants.
1 Pour enregistrer ceux-ci en tant que collection intelligente, cliquez sur Enregistrer.
Voir « À propos des collections intelligentes » page 49.
1 Pour fermer le panneau de recherche avancée, cliquez sur le signe X situé en regard
de « Recherche avancée » ou employez la combinaison de touches Commande-F.
Une fois le panneau fermé, Bento affiche l'ensemble des enregistrements.
Chapitre 1 Présentation de Bento
31
Volet des Champs
Le volet des Champs figurant dans la partie gauche de la fenêtre Bento répertorie les
champs définis pour la bibliothèque ou collection sélectionnée.
1 Le volet des champs vous permet, en vue formulaire, d'ajouter des champs au
formulaire actif en faisant glisser un nom de champ avec
vers le formulaire.
1 En vue tableau, le volet des champs permet de sélectionner les colonnes à afficher.
1 En vue fractionnée, le volet des champs indique les champs qui peuvent être
ajoutés au formulaire actif ou qui peuvent être affichés en vue tableau.
Vue tableau
Vue formulaire
Les champs dont
les cases sont
cochées figurent
déjà en tant que
colonnes dans la
vue tableau.
Il est impossible
d'ajouter des souschamps d'adresse au
formulaire
individuellement.
Pour afficher un
champ non coché
dans une colonne
à la vue tableau,
sélectionnez-le.
Ces champs sont
déjà présents dans
le formulaire actif.
Faites glisser ces
champs pour les
ajouter au
formulaire actif.
Voir « Utilisation du volet des champs » page 84.
32
Chapitre 1 Présentation de Bento
2
Utilisation des bibliothèques
2
Dans Bento, les bibliothèques servent à organiser les
informations. Vous pouvez utiliser celles fournies par Bento
et créer vos propres bibliothèques sur la base de modèles.
Bento contient trois bibliothèques dans lesquelles sont stockées des données issues
d'autres applications Mac OS X :
1 La bibliothèque Carnet d'adresses, qui comporte les enregistrements de contacts
de l'application Carnet d'adresses
1 La bibliothèque Événements iCal, qui comporte les événements de
l'application iCal
1 La bibliothèque Tâches iCal, qui comporte les tâches de l'application iCal.
Pour obtenir des informations concernant ces bibliothèques, voir Chapitre 3,
« Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal » page 39.
Vous pouvez également créer des bibliothèques pour stocker vos données :
1 Par le biais de la boîte de dialogue Nouvelle bibliothèque
1 En important des données provenant d'un fichier CSV (valeurs séparées par des
virgules), séparées par une tabulation (TAB), Numbers, Excel ou modèle de
bibliothèque
Le présent chapitre vous explique comment organiser et gérer vos informations à
l'aide de bibliothèques.
33
À propos des bibliothèques
Bento stocke les informations dans des bibliothèques. Les bibliothèques sont
constituées d'enregistrements et sont déterminées par les champs figurant dans
les enregistrements.
Par exemple, la bibliothèque Carnet d'adresses contient des enregistrements de
contacts. Ceux-ci se composent des champs employés pour stocker les informations
relatives aux contacts et mettre à jour l'application Carnet d'adresses ; il peut s'agir
notamment des noms, des numéros de téléphone et des adresses.
De même, la bibliothèque Projets inclut des enregistrements dont les champs servent
à gérer les projets (statut du projet, dates de début et de fin et membres de l'équipe,
par exemple).
Dans Bento, les enregistrements d'une bibliothèque peuvent être affichés de
plusieurs façons :
1 La vue formulaire présente les champs d'un enregistrement unique. Chaque page
détaille un seul enregistrement, par exemple un enregistrement de contact de la
bibliothèque Carnet d'adresses. Plusieurs vues formulaire peuvent être disponibles
pour la bibliothèque. Voir Chapitre 5, « Utilisation de la vue formulaire » page 53.
1 La vue tableau présente les enregistrements dans un tableau, par exemple la liste
des contacts de la bibliothèque Carnet d'adresses. Chaque ligne du tableau
représente un enregistrement particulier de la bibliothèque. Voir Chapitre 6, «
Utilisation de la vue tableau » page 63.
1 La vue fractionnée présente un enregistrement à la fois dans un tableau et dans un
formulaire en même temps.
Dans ce chapitre, nous allons à présent nous intéresser aux méthodes de création et
d'utilisation des bibliothèques :
1 Vous pouvez créer des bibliothèques personnalisées en vous basant sur des
modèles. Voir la section suivante : “Création d'une bibliothèque à l'aide des
modèles Bento.”
1 Vous pouvez en outre créer une bibliothèque en important vos propres données.
Voir « Importation de données dans Bento » page 94.
34
Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques
Création d'une bibliothèque à l'aide des modèles Bento
Avant de créer une bibliothèque, vous devez réfléchir au type d'informations qu'elle
devra vous permettre de gérer. Souhaitez-vous pouvoir gérer des plannings et des
dates ? Ou bien des informations de contact ? Cherchez-vous à regrouper des tâches
et affectations dans un planificateur d'événements ? Ou voulez-vous gérer des listes
(inventaire ou liste de matériel, par exemple) ?
Bento possède des modèles de bibliothèque composés de champs grâce auxquels
vous pouvez gérer des catégories d'informations données. Ces modèles associent
également des thèmes préconçus aux vues formulaire.
Pour créer la bibliothèque dont vous avez besoin sans perdre de temps, il vous suffit
de sélectionner le modèle de bibliothèque le mieux adapté au type d'informations
que vous souhaitez gérer. Si aucun modèle ne semble convenir aux informations à
stocker, vous pouvez utiliser le modèle « Vierge » pour créer la bibliothèque de votre
choix. Une fois la bibliothèque créée, vous avez la possibilité de personnaliser la vue
formulaire en ajoutant ou supprimant des champs et en changeant de thème.
Conseil : Si vous voulez inclure dans Bento des informations provenant d'une autre
application, voir « Importation de données dans Bento » page 94.
Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques
35
Pour créer une bibliothèque à l'aide des modèles Bento :
1 Sélectionnez Fichier > Nouvelle bibliothèque à partir d'un modèle.
2 Dans la boîte de dialogue Nouvelle bibliothèque, dans la colonne de gauche,
choisissez une catégorie de modèles, puis le modèle souhaité.
Si aucun des modèles ne vous convient, sélectionnez « Vierge ». Avec la bibliothèque
Vierge, vous êtes libre de créer vous-même tous les champs.
3 Attribuez un nom à la nouvelle bibliothèque, puis cliquez sur Choisir.
Bento crée la bibliothèque et l'ouvre en vue formulaire.
Si vous avez sélectionné un modèle différent du modèle « Vierge », vérifiez les
champs définis pour la nouvelle bibliothèque.
1 Si vous êtes satisfait des champs et vues formulaire proposés pour celle-ci, vous
pouvez commencer à ajouter des enregistrements et à entrer des informations. Voir
« Modification d'enregistrements en vue formulaire » page 55.
1 Dans le cas contraire, vous pouvez ajouter des champs supplémentaires afin de
personnaliser la bibliothèque. Voir « Ajout de champs à un formulaire » page 57.
1 Si certains des champs définis vous paraissent inutiles, supprimez-les.
Voir « Suppression de champs d'un formulaire » page 59.
1 Pour modifier la disposition des champs dans la vue formulaire, voir «
Personnalisation de la présentation des formulaires » page 59.
1 Si vous voulez modifier la présentation de cette vue, vous pouvez sélectionner un
autre thème. Voir « Personnalisation de la présentation des formulaires » page 59.
Si vous utilisez une bibliothèque qui a été créée sur la base du modèle « Vierge », la
vue par défaut est un formulaire sans titre composé des champs par défaut et auquel
a été appliqué le thème de bibliothèque par défaut. Pour renommer le formulaire, y
ajouter des champs ou personnaliser sa présentation, double-cliquez sur son nom
dans la barre de navigation. Pour plus d'informations, voir Chapitre 5, « Utilisation de
la vue formulaire » page 53.
Créer une nouvelle bibliothèque vierge
Il est possible de créer une bibliothèque vierge, et ce de manière rapide puis d'y
ajouter des données de la même manière que vous le feriez dans un tableau type
feuille de calcul.
Pour créer une nouvelle bibliothèque vierge :
1 Sélectionnez Fichier> Nouvelle bibliothèque vierge.
Bento crée une bibliothèque avec un nom par défaut et l'ouvre en vue tableau.
2 Double-cliquez le nom de la bibliothèque pour la renommer.
36
Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques
3 Cliquez dans la cellule sélectionnée pour y entrer ou coller des données.
Voir « Modification d'enregistrements en vue tableau » page 65 et « Copier et coller
des données en vue tableau » page 66.
Création d'une bibliothèque par importation
Si vous voulez inclure dans Bento des informations provenant d'une autre application,
vous devez créer une bibliothèque et des enregistrements au sein de cette dernière
en important lesdites informations. Voir « Importation de données dans Bento »
page 94.
Suppression d'enregistrements d'une bibliothèque
Pour supprimer des enregistrements d'une bibliothèque :
1 Sélectionnez la bibliothèque concernée.
2 Sélectionnez les enregistrements et appuyez sur la combinaison de touches
Commande-Supprimer.
Lorsque vous appuyez sur la combinaison de touches Commande-Supprimer, les
enregistrements sont supprimés définitivement de la bibliothèque et de toute
collection ou liste d'enregistrements associés dans lesquels ils figurent.
Suppression d'une bibliothèque
Pour supprimer une bibliothèque :
Sélectionnez la bibliothèque et appuyez sur la touche Supprimer.
Cette opération a pour effet de supprimer la bibliothèque ainsi que tous les
enregistrements qu'elle contient.
Les champs Liste d'enregistrements associés d'autres bibliothèques connexes sont
également supprimés.
Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer les bibliothèques Carnet d'adresses,
Événements iCal et Tâches iCal. Pour savoir comment masquer ces dernières, voir
« Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal » page 39.
Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques
37
38
Chapitre 2 Utilisation des bibliothèques
3
Utilisation des bibliothèques
Carnet d'adresses et iCal
3
Bento fournit des bibliothèques qui incluent les données
issues des applications Carnet d'adresses et iCal de
Mac OS X. Ces bibliothèques vous permettent de gérer
conjointement les contacts, les événements et les tâches
et les éléments qu'elles contiennent sont affichés en tant
qu'enregistrements associés dans d'autres bibliothèques
de Bento.
Bento contient trois bibliothèques dans lesquelles sont stockées des données issues
d'autres applications Mac OS X :
1 la bibliothèque Carnet d'adresses, qui comporte les données de l'application Carnet
d'adresses ;
1 la bibliothèque Événements iCal, qui comporte les événements de l'application iCal
1 la bibliothèque Tâches iCal, qui comporte les tâches de l'application iCal.
Dans ce chapitre, nous verrons comment utiliser ces bibliothèques pour organiser les
informations relatives aux contacts, aux événements et aux tâches et comment
ajouter les informations de ces bibliothèques à vos propres bibliothèques.
Affichage des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
Bento possède trois bibliothèques par défaut : Carnet d'adresses, Événements iCal et
Tâches iCal. Les données des applications Carnet d'adresses et iCal sont visibles dans
Bento même lorsque celles-ci ne sont pas exécutées.
L'affichage des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal est facultatif. Lorsque vous
lancez Bento pour la première fois, ces bibliothèques sont affichées par défaut.
Si vous désactivez leur affichage dans Bento, les enregistrements qu'elles contiennent
n'apparaissent plus dans Bento, mais demeurent visibles dans les applications Carnet
d'adresses et iCal.
39
Affichage des données de l'application Carnet d'adresses
Pour afficher les données du Carnet d'adresses dans Bento:
1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d'adresses et d'iCal.
2 Sélectionnez l'option Afficher les données du Carnet d'adresses dans Bento.
Pour désactiver l'affichage des données du Carnet d'adresses dans Bento:
1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d'adresses et d'iCal.
2 Désélectionnez l'option Afficher les données du Carnet d'adresses dans Bento.
Une fois que vous avez cliqué sur OK, la bibliothèque Carnet d'adresses disparaît
dans Bento.
Si des champs Liste d'enregistrements associés reposent sur la bibliothèque
Carnet d'adresses, ils ne sont plus visibles dès lors que vous désactivez l'affichage
de cette bibliothèque.
Affichage des données de l'application iCal
Pour afficher les données d'iCal dans Bento :
1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d'adresses et d'iCal.
2 Sélectionnez l'option Afficher les données iCal dans Bento.
Pour désactiver l'affichage des données d'iCal dans Bento:
1 Dans Bento, choisissez Fichier > Configuration du Carnet d'adresses et d'iCal.
2 Désélectionnez l'option Afficher les données iCal dans Bento.
Une fois que vous avez cliqué sur OK, les bibliothèques iCal disparaissent dans Bento.
Si des champs Liste d'enregistrements associés reposent sur les bibliothèques iCal, ils
ne sont plus visibles dès lors que vous désactivez l'affichage de ces bibliothèques.
Bibliothèque Carnet d'adresses
Par défaut, Bento affiche les informations et groupes de contacts de l'application
Carnet d'adresses de Mac OS X. Lorsque vous modifiez les enregistrements de la
bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, en réalité, vous mettez à jour ces
enregistrements dans l'application du même nom.
Vous pouvez, à l'aide de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, modifier les
données de toute application ou de tout périphérique synchronisé avec l'application
Carnet d'adresses.
40
Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
Si vous choisissez d'afficher la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento, cela vous
offre la possibilité d'ajouter des contacts à Bento et de garder les informations
concernant ceux existant à jour, quel que soit l'endroit où vous modifiez les données
(application Carnet d'adresses ou Bento).
1 Si vous ajoutez un enregistrement à la bibliothèque Carnet d'adresses, celui-ci est
en fait ajouté à l'application du même nom.
1 De même, si vous supprimez un enregistrement de la bibliothèque Carnet
d'adresses, celui-ci est en fait supprimé de l'application du même nom.
1 Pour chacun des groupes que vous créez dans l'application Carnet d'adresses,
Bento crée une collection dans la bibliothèque Carnet d'adresses.
1 Pour chacune des collections que vous créez dans la bibliothèque Carnet
d'adresses, l'application du même nom crée un groupe de Carnet d'adresses.
Si vous supprimez une collection dans la bibliothèque Carnet d'adresses, le groupe
correspondant dans le Carnet d'adresses est lui aussi supprimé. De même, si vous
supprimez un groupe dans l'application Carnet d'adresses, la collection
correspondante dans la bibliothèque du même nom est supprimée.
La bibliothèque Carnet
d'adresses comporte les
informations de contact de
l'application Carnet d'adresses.
Les groupes du
Carnet d'adresses se
présentent sous la
forme de collections
dans Bento.
Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
41
Vous pouvez utiliser les enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses de
Bento de la même manière que les enregistrements de n'importe quelle autre
bibliothèque ou collection de Bento. La seule différence réside dans le fait que les
modifications apportées à cette bibliothèque sont répercutées dans l'application
Carnet d'adresses.
Remarque : Bento n'affiche pas les groupes intelligents issus de l'application Carnet
d'adresses. Et inversement, les collections intelligentes de la bibliothèque Carnet
d'adresses de Bento ne sont pas ajoutées à l'application du même nom.
Champs de Bento donnant lieu à la mise à jour de l'application
Carnet d'adresses
Les champs de la bibliothèque Carnet d'adresses qui donnent lieu à la mise à jour des
informations de l'application du même nom sont indiqués dans le tableau ci-dessous.
Adresse : Domicile, Travail, Autre
Liste d'adresses
Date de naissance
Entreprise
Service
Adresse e-mail : Domicile, Travail,
Autre
Liste d’adresses e-mail
Prénom
Page d'accueil
Compte IM : Domicile, Travail, Autre
Liste de comptes IM
Est de l'entreprise
Profession
Nom
Nom de jeune fille
Second prénom
Surnom
Remarque
Liste de numéros de téléphone :
Travail, Domicile, Portable, Principal,
Fax domicile, Fax travail, Bipeur, Autre
Liste de numéros de
téléphone
Prénom phonétique
Nom phonétique
Second prénom phonétique
Titre
Suffixe
URL
Liste d'URLS
Il vous est possible d'ajouter d'autres champs aux enregistrements de la bibliothèque
Carnet d'adresses dans Bento, mais ceux-ci ne seront pas inclus dans l'application
Carnet d'adresses. (Pour obtenir des informations concernant l'ajout de champs, voir
Chapitre 7, « Utilisation des champs ».)
Les champs personnalisés que vous avez pu définir dans l'application Carnet
d'adresses ne sont pas non plus affichés dans la bibliothèque Carnet d'adresses
dans Bento.
Résolution des problèmes liés aux mises à jour du Carnet d'adresses
Cette section expose certains problèmes fréquemment rencontrés lors de l'affichage
des données de l'application Carnet d'adresses.
1 Pourquoi mes groupes intelligents de l'application Carnet d'adresses
n'apparaissent-ils pas dans Bento?
Bento n'affiche pas les groupes intelligents du Carnet d'adresses car il ne dispose
pas des critères qui ont été utilisés pour leur création.
42
Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
1 Pourquoi mes collections intelligentes de la bibliothèque Carnet d'adresses
n'apparaissent-elles pas dans l'application Carnet d'adresses?
Les critères ayant servi à créer les collections intelligentes de Bento ne peuvent pas
être transmis à l'application Carnet d'adresses car ils font référence à des champs
disponibles uniquement dans Bento.
Autres points relatifs au Carnet d'adresses
1 Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, les données de l'application
Carnet d'adresses ne sont pas incluses dans ce dernier. Pour sauvegarder ces
données, utilisez l'application Carnet d'adresses.
Si vous ajoutez des champs à la bibliothèque Carnet d'adresses, les informations
qu'ils comportent sont incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Pour obtenir
des informations concernant la création d'un fichier de sauvegarde Bento, voir
Chapitre 9, « Sauvegarde et restauration de données » page 107.
1 Vous pouvez procéder à des importations et exportations de données dans la
bibliothèque Carnet d'adresses. Les enregistrements importés dans la
bibliothèque Carnet d'adresses donnent lieu à la mise à jour de l'application du
même nom. Pour obtenir des informations sur l'importation et l'exportation, voir
Chapitre 8, « Importation, exportation et impression » page 91.
Bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal
iCal est une application pratique qui vous permet d'assurer le suivi des événements et
de vos tâches.
Par défaut, Bento extrait les informations de calendrier de l'application iCal et met à
jour les données des bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal en fonction des
modifications apportées à iCal. Par ailleurs, toute modification effectuée dans Bento
est également répercutée dans l'application iCal.
Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
43
Bento crée un enregistrement pour chacun des événements ou tâches de
l'application iCal, pour les calendriers iCal stockés sur votre ordinateur. Par défaut, les
événements ou tâches que vous créez dans Bento sont ajoutés au calendrier Bento
dans iCal et vous pouvez les réaffecter à d'autres calendriers iCal.
La bibliothèque Événements iCal
comprend les enregistrements
d'événement issus de l'application iCal.
Vous pouvez utiliser les enregistrements des bibliothèques Événements iCal et Tâches
iCal de la même manière que les enregistrements de n'importe quelle autre
bibliothèque ou collection de Bento. La seule différence réside dans le fait que les
modifications apportées à ces bibliothèques sont répercutées dans l'application iCal.
Remarque : Bento n'affiche pas dans l'application iCal les informations figurant dans
les calendriers auxquels vous êtes abonné.
Champs d'événement de Bento donnant lieu à la mise à jour de
l'application iCal
Les champs suivants de la bibliothèque Événements iCal de Bento entraînent la mise
à jour de l'application iCal.
1 Toute la journée
1 Calendrier
1 Date de fin
44
Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
1 Lieu
1 Remarque
1 Date de début
1 Titre
1 URL
Remarque : Dans l'application iCal, le champ URL est un champ de texte. Pour que sa
valeur apparaisse correctement dans Bento, la bibliothèque Événements iCal utilise
aussi un champ de texte, et non un champ d'URL Bento.
Il vous est possible d'ajouter d'autres champs aux enregistrements d'événement dans
Bento, mais ceux-ci ne seront pas inclus dans l'application iCal. Pour obtenir des
informations concernant l'ajout de champs, voir Chapitre 7, « Utilisation des champs ».
Champs de tâche de Bento donnant lieu à la mise à jour de
l'application iCal
Les champs suivants de la bibliothèque Tâches iCal de Bento entraînent la mise à jour
de l'application iCal.
1 Calendrier
1 Date de finalisation
1 Échéance
1 Remarque
1 Priorité
1 Titre
1 URL
Remarque : Dans l'application iCal, le champ URL est un champ de texte. Pour que sa
valeur apparaisse correctement dans Bento, la bibliothèque Tâches iCal utilise aussi
un champ de texte, et non un champ d'URL Bento.
Il vous est possible d'ajouter d'autres champs aux enregistrements de tâche dans Bento,
mais ceux-ci ne seront pas inclus dans l'application iCal. Pour obtenir des informations
concernant l'ajout de champs, voir Chapitre 7, « Utilisation des champs ».
Résolution des problèmes liés aux mises à jour d'iCal
Cette section expose certains problèmes fréquemment rencontrés lors de l'affichage
des données de l'application iCal.
1 Pourquoi les collections des bibliothèques Événements iCal ou Tâches iCal
n'apparaissent-elles pas dans l'application iCal?
L'application iCal n'est pas en mesure d'afficher un sous-ensemble d'événements
ou de tâches provenant d'un calendrier spécifique.
Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
45
1 Pourquoi les événements ou les tâches des calendriers auxquels je suis abonné ne
sont-ils pas visibles?
Les calendriers auxquels vous êtes abonné sont stockés sur un serveur externe ;
Bento affiche uniquement les informations figurant dans les calendriers stockés au
niveau local.
1 Comment créer un calendrier dans Bento ?
Les calendriers que vous créez dans l'application iCal peuvent être sélectionnés
pour devenir des calendriers dans Bento. Vous ne pouvez pas créer un calendrier
directement dans Bento.
Autres remarques concernant iCal
1 Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, les données de l'application
iCal ne sont pas incluses dans ce dernier. Pour sauvegarder ces données, utilisez
l'application iCal.
Si vous ajoutez des champs aux bibliothèques iCal, les informations qu'ils
comportent sont incluses dans le fichier de sauvegarde Bento. Pour obtenir des
informations concernant la création d'un fichier de sauvegarde Bento, voir
Chapitre 9, « Sauvegarde et restauration de données » page 107.
1 Vous pouvez procéder à des importations et exportations de données dans les
bibliothèques iCal. Les enregistrements importés dans ces bibliothèques donnent
lieu à la mise à jour de l'application iCal. Pour obtenir des informations sur
l'importation et l'exportation, voir Chapitre 8, « Importation, exportation et
impression » page 91.
46
Chapitre 3 Utilisation des bibliothèques Carnet d'adresses et iCal
4
Utilisation des collections
4
Le présent chapitre vous explique comment mieux organiser
vos enregistrements dans Bento à l'aide de collections.
Dans Bento, vos enregistrements sont stockés dans des bibliothèques (voir
Chapitre 2, « Utilisation des bibliothèques »). Si vous souhaitez les classer de
différentes façons ou gérer un sous-ensemble d'enregistrements d'une bibliothèque,
vous pouvez créer une collection.
À propos des collections
Une collection est un ensemble d'enregistrements provenant d'une bibliothèque.
Vous pouvez créer une collection pour :
1 générer un ensemble d'enregistrements dans un but spécifique. Vous pouvez
par exemple créer une collection regroupant les personnes invitées à un
événement donné.
1 trier les enregistrements dans un autre ordre. Vous pouvez par exemple créer une
collection destinée à trier vos contacts suivant leur nom.
1 exporter les données de quelques enregistrements (ceux de la collection ainsi
créée) plutôt que de l'ensemble des enregistrements de la bibliothèque.
Une collection Bento est semblable à une liste de lecture iTunes. Si vous avez eu
l'occasion d'utiliser iTunes, vous savez combien il est commode de créer une liste de
lecture pour compiler vos chansons et vos vidéos. Dans Bento, les collections sont
elles aussi très pratiques, car elles permettent de regrouper certains enregistrements
d'une bibliothèque.
47
Une collection inclut les enregistrements d'une seule bibliothèque. Par exemple, vous
pouvez regrouper certains enregistrements de la bibliothèque Carnet d'adresses dans
une collection de Carnet d'adresses dénommée Vendeurs. Cette collection Vendeurs
ne pourra pas contenir d'enregistrements provenant d'une autre bibliothèque.
Collection Vendeurs de la
bibliothèque Carnet
d'adresses
Cependant, il est possible d'ajouter un enregistrement d'une bibliothèque à plusieurs
collections d'une bibliothèque. Par exemple, si vous disposez d'une bibliothèque
«DVD» qui comporte une collection «Films préférés» et une collection «Classiques»,
vous pouvez inclure un enregistrement dans les deux collections à la fois.
Deux sortes de collections sont disponibles :
1 collections
1 collection intelligente
Pour créer une collection simple, sélectionnez les enregistrements à inclure dans
celle-ci, puis choisissez, dans l'option de menu Nouvelle collection à partir de la
sélection; vous pouvez également faire glisser les enregistrements sélectionnés vers
une collection existante ou vers le volet des bibliothèques.
Les collections intelligentes sont créées selon des critères que vous définissez. Elles sont
mises à jour lorsque le contenu de la bibliothèque est modifié. Les enregistrements
répondant aux critères définis sont inclus dans la collection intelligente.
Création de collections
Lorsque vous voulez établir une liste d'enregistrements particulière, vous pouvez
créer une collection.
Pour créer une collection :
1 Sélectionnez la bibliothèque dans laquelle vous souhaitez créer une collection.
2 Cliquez sur
ou choisissez Fichier > Nouvelle collection.
3 Attribuez un nom à la collection, puis appuyez sur la touche Retour.
4 Sélectionnez de nouveau la bibliothèque choisie à l'étape 1.
5 Pour afficher la bibliothèque en vue tableau, cliquez sur Tableau dans la barre de
navigation ou choisissez Présentation > Vue tableau.
48
Chapitre 4 Utilisation des collections
6 Sélectionnez l'enregistrement à ajouter à la collection. Afin de l'ajouter à la
collection, faites-le glisser vers celle-ci, ou bien cliquez sur
et choisissez l'option
Ajouter à la collection.
Pour sélectionner plusieurs enregistrements, appuyez sur la touche Commande ou
Maj et, tout en la maintenant enfoncée, cliquez sur les enregistrements souhaités.
Conseil : Pour créer rapidement une collection regroupant les enregistrements que
vous avez choisis, commencez par sélectionner lesdits enregistrements, puis cliquez
sur Fichier > Nouvelle collection à partir de la sélection ou faites glisser les
enregistrements vers un emplacement vide du volet des bibliothèques.
Suppression d'enregistrements d'une collection
Pour supprimer des enregistrements d'une collection :
1 Sélectionnez la collection concernée.
2 Sélectionnez les enregistrements et appuyez sur la combinaison de touches
Commande-Supprimer.
Si vous cliquez sur Effacer de la collection, les enregistrements sont supprimés de la
collection, mais demeurent dans la bibliothèque associée. En revanche, si vous
cliquez sur Supprimer, ils sont définitivement supprimés à la fois de la bibliothèque et
de la collection.
Suppression d'une collection
Pour supprimer une collection :
Sélectionnez la collection et appuyez sur la touche Supprimer. Les enregistrements
sont supprimés de la collection, mais pas de la bibliothèque.
Remarque : Si vous supprimez une bibliothèque ou une collection sur laquelle sont
basées une ou plusieurs listes d'enregistrements associés, ces dernières sont
également supprimées.
À propos des collections intelligentes
Lorsque vous voulez regrouper des enregistrements qui répondent aux critères de
votre choix, créez une collection intelligente. Les collections intelligentes présentent
tous les enregistrements correspondant aux critères définis.
Chapitre 4 Utilisation des collections
49
Par exemple, vous pouvez créer une collection intelligente regroupant vos contacts
qui résident dans la même ville. Lorsque vous ajoutez un nouvel enregistrement
relatif à un contact qui habite cette ville, Bento l'inclut automatiquement dans la
collection intelligente.
Vous pouvez aussi créer une collection intelligente regroupant les événements qui
doivent avoir lieu au cours d'une même semaine. Si vous ajoutez ou modifiez un
enregistrement de sorte qu'il corresponde aux critères, celui-ci apparaît dans la
collection intelligente une fois que vous avez cliqué sur la collection dans le volet
des bibliothèques.
Étant donné qu'une collection intelligente constitue un ensemble d'enregistrements
correspondant à des critères définis, elle se distingue d'une collection simple sur les
points suivants :
1 Vous ne pouvez pas ajouter ou supprimer manuellement des enregistrements dans
les collections intelligentes. Pour supprimer certains enregistrements de la
collection intelligente, vous devez modifier les critères ou bien les valeurs des
enregistrements afin que celles-ci ne soient plus conformes aux critères.
1 Vous pouvez créer des collections intelligentes dans la bibliothèque Carnet
d'adresses, mais celles-ci n'apparaîtront pas dans l'application du même nom.
1 Vous pouvez créer des collections intelligentes dans les bibliothèques Événements
iCal et Tâches iCal, mais celles-ci n'apparaîtront pas dans l'application iCal.
1 Vous ne pouvez pas importer des enregistrements dans une collection intelligente.
Création de collections intelligentes
Vous pouvez créer une collection intelligente qui a pour fonction d'ajouter ou de
supprimer des enregistrements dans une collection en fonction des critères que
vous définissez.
Pour créer une collection intelligente :
1 Sélectionnez Fichier > Nouvelle collection intelligente.
2 Attribuez un nom à la collection intelligente, puis appuyez sur la touche Retour.
Indiquez les critères à appliquer à la collection intelligente à l'aide des menus contextuels
et des champs de saisie. Cliquez sur
pour ajouter des critères supplémentaires.
50
Chapitre 4 Utilisation des collections
Par exemple, pour créer une collection intelligente qui affiche uniquement les tâches
iCal inachevées, choisissez les critères L'ensemble, Date de finalisation et Est vide.
Sélectionnez les critères.
3 Cliquez sur Enregistrer.
Conseil : Pour créer une collection intelligente, vous pouvez aussi préciser vos critères
en utilisant la recherche avancée, puis cliquer sur Enregistrer. Voir « Champ Recherche
et recherche avancée » page 29.
Gestion des collections intelligentes
Après avoir créé votre collection intelligente, vous pouvez modifier ou dupliquer les
enregistrements qu'elle contient. Voir « Modification d'enregistrements en vue
tableau » page 65 et « Duplication d'enregistrements en vue tableau » page 67.
Modification d'une collection intelligente
Lorsque vous modifiez une collection intelligente, Bento la met à jour selon les
critères que vous établissez.
Pour modifier une collection intelligente :
1 Sélectionnez la collection intelligente désirée et choisissez Fichier > Modifier la
collection intelligente.
2 Modifiez, ajoutez ou supprimez des critères à l'aide des menus contextuels et des
champs de saisie.
3 Cliquez sur Rechercher afin de vérifier que les nouveaux critères renvoient
effectivement les enregistrements escomptés.
4 Cliquez sur Enregistrer.
Remarque : Pour annuler les modifications que vous avez apportées aux critères,
cliquez sur un autre élément dans le volet des bibliothèques.
Chapitre 4 Utilisation des collections
51
52
Chapitre 4 Utilisation des collections
5
Utilisation de la vue formulaire
5
Dans Bento, la vue formulaire permet d'afficher un
enregistrement de bibliothèque ou de collection unique.
Ce chapitre vous explique comment créer et modifier des enregistrements en vue
formulaire, comment créer et modifier les formulaires et enfin comment personnaliser
la présentation des formulaires.
À propos des formulaires
En vue formulaire, il vous est possible de créer et de gérer des formulaires affichant
chacun, dans une page, un seul enregistrement de bibliothèque ou de collection.
Vous pouvez, par exemple, afficher un contact de la bibliothèque Carnet d'adresses
ou une tâche de la bibliothèque Tâches iCal.
Le même enregistrement, affiché dans une
autre vue formulaire dans laquelle les champs
sont organisés différemment
Un enregistrement affiché dans une vue
formulaire donnée
Avec les formulaires, vous pouvez visualiser les champs qui s'appliquent à chacun des
enregistrements. Il est possible de créer et d'utiliser plusieurs formulaires, ou pages,
pour afficher différentes sortes d'informations sur l'enregistrement.
53
Pour une bibliothèque ou une collection spécifique, vous pouvez inclure tous les
champs disponibles que vous souhaitez dans tous les formulaires.
Si vous voulez consulter plus d'un enregistrement à la fois ou scanner et trier vos
informations rapidement, il est toutefois préférable d'opter pour la vue tableau. Voir
Chapitre 6, « Utilisation de la vue tableau ».
Dans les formulaires, les enregistrements issus d'autres bibliothèques ou collections
peuvent aussi être affichés dans les champs Liste d'enregistrements associés. Par
exemple, vous pouvez afficher une liste de gens qui assistent à un événement sur un
formulaire dans la bibliothèque Événements iCal. Voir « Création de champs Liste
d'enregistrements associés » page 80.
Consulter un formulaire et un tableau en même temps
Vous pouvez consulter un enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau et
dans un formulaire en même temps. Sélectionnez l'enregistrement puis choisissez
Présentation > Vue fractionnée.
Création d'enregistrements en vue formulaire
Vous pouvez créer des enregistrements soit en vue formulaire, soit en vue tableau.
Voir « Création d'enregistrements en vue tableau » page 65 pour des instructions sur
la vue tableau.
Pour créer un enregistrement pour une bibliothèque ou une collection :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter
un enregistrement.
2 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire .
3 Choisissez Enregistrements > Nouvel enregistrement.
4 Entrez des valeurs dans les champs.
5 Dans un même enregistrement, pour atteindre le champ suivant, utilisez la touche
de tabulation. Pour revenir au champ précédent, utilisez la combinaison de touches
Maj-Tab.
Conseil : Pour créer rapidement un enregistrement, maintenez la touche Contrôle
enfoncée et cliquez sur une zone vierge du formulaire et choisissez Nouvel
enregistrement dans le menu contextuel.
54
Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire
Modification d'enregistrements en vue formulaire
Pour modifier un enregistrement :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection comportant l'enregistrement à modifier.
2 Accédez à l'enregistrement souhaité.
Pour vous déplacer entre les champs, utilisez les touches Tab ou Maj-Tab.
3 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
4 Cliquez sur le champ que vous désirez changer, modifiez les données, puis cliquez en
dehors du champ ou utilisez la touche de tabulation pour enregistrer la modification.
Ajout de la date et de l'heure actuelles à un champ
Lors de la modification d'un enregistrement, vous pouvez ajouter la date et l'heure
actuelles à un champ de date, d'heure ou de texte.
Pour ajouter la date et l'heure actuelles à un champ :
1 Cliquez sur le champ de date, d'heure ou de texte.
2 Choisissez Insérer > Date et heure actuelles.
Si le champ est de
type
L'élément affiché est
Date
la date actuelle. Paramétrez l'option « Afficher l'heure » de façon que l'heure soit
également visible.
Heure
Heure
Texte
la date et l'heure actuelles.
Duplication d'enregistrements en vue formulaire
Pour ajouter rapidement un enregistrement possédant des données
identiques ou similaires à celles d'un enregistrement existant :
1 Accédez à l'enregistrement que vous voulez dupliquer.
2 Choisissez Enregistrements > Dupliquer l'enregistrement.
Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire
55
Suppression d'enregistrements en vue formulaire
Pour supprimer de façon définitive un enregistrement sélectionné d'une
bibliothèque :
1 Sélectionnez la bibliothèque concernée.
2 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
3 Sélectionnez l'enregistrement.
4 Choisissez Enregistrements > Supprimer l'enregistrement ou utilisez la combinaison
de touches Commande-Supprimer.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer.
Pour supprimer un enregistrement sélectionné d'une collection :
1 Sélectionnez la collection concernée.
2 Accédez à l'enregistrement que vous voulez supprimer.
3 Choisissez Enregistrements > Effacer l'enregistrement.
Si vous cliquez sur Effacer de la collection, l'enregistrement est supprimé de la
collection, mais demeure dans la bibliothèque associée. En revanche, si vous cliquez sur
Supprimer, il est définitivement supprimé à la fois de la bibliothèque et de la collection.
Remarque : Si vous supprimez un enregistrement de la bibliothèque Carnet
d'adresses, celui-ci est également supprimé de l'application du même nom. Si vous
supprimez un enregistrement de la bibliothèque Événements iCal ou Tâches iCal,
celui-ci est également supprimé de l'application iCal.
Création de formulaires
Pour créer un formulaire :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter un
formulaire.
2 Cliquez sur
dans la barre de navigation ou choisissez Formulaires >
Nouveau formulaire .
Dans la boîte de dialogue Nom du formulaire, indiquez un nom, puis cliquez sur OK.
3 Ajoutez des champs au formulaire vierge.
Voir « Ajout de champs à un formulaire » page 57.
4 Créez des enregistrements.
Voir « Création d'enregistrements en vue formulaire » page 54.
56
Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire
Suppression de formulaires
Pour supprimer un formulaire :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection de laquelle vous souhaitez supprimer un
formulaire.
2 Cliquez sur
dans la barre de navigation ou choisissez Formulaires >
Supprimer le formulaire.
S'il n'y a qu'un seul formulaire, vous ne pouvez pas le supprimer.
Duplication de formulaires
Pour dupliquer un formulaire :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Choisissez Formulaires > Dupliquer le formulaire.
Attribution d'un nouveau nom aux formulaires
Pour renommer un formulaire :
1 Dans la partie supérieure de la fenêtre, double-cliquez sur le nom du formulaire.
2 Dans la boîte de dialogue Nom du formulaire, indiquez un nouveau nom, puis cliquez
sur OK.
Ajout de champs à un formulaire
Pour ajouter un champ à un formulaire :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection voulue.
2 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
3 Faites glisser un champ du volet des champs vers l'emplacement souhaité dans le
formulaire.
Pour déplacer un champ, voir « Déplacement de champs et d'objets dans les
formulaires » page 58 : Pour redimensionner un champ, voir « Redimensionnement de
champs et d'objets » page 58. Pour créer un champ, cliquez sur Insérer > Nouveau
champ. Voir « Création de champs » page 76.
Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire
57
Navigation entre les champs
Pour vous déplacer d'un champ du formulaire à un autre :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection voulue.
2 Choisissez un formulaire.
3 Cliquez sur un champ, puis appuyez sur la touche de tabulation afin de vous déplacer
vers le suivant et dans la même colonne si vous avez ajouté un separateur de colonnes.
Pour revenir au champ précédent, utilisez la combinaison de touches Maj-Tab.
Remarque : Pour permettre à la touche de tabulation de naviguer vers tous les
réglages, assurez-vous d'avoir sélectionné « tous les réglages » dans les préférences
Mac OS X Clavier et Souris (onglet Raccourcis clavier).
Déplacement de champs et d'objets dans les formulaires
Pour déplacer un champ ou un objet :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Déplacez votre souris près de l'étiquette du champ ou des bords du champ ou de
l'objet. Quand le curseur devient une main, cliquez pour sélectionner le champ ou
l'objet, puis faites-le glisser vers son nouvel emplacement.
Dans Bento, il est possible de faire glisser les champs au-dessus, au-dessous, à côté ou
entre d'autres objets d'un formulaire.
Pour déplacer plusieurs champs ou objets :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Tout en maintenant la touche Commande ou Maj enfoncée, cliquez sur plusieurs
champs ou objets pour les sélectionner.
Conseil : Pour rapidement sélectionner plusieurs champs et objets, cliquez sur une
partie vide du formulaire et tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé faitesla glisser sur les éléments désirés.
Redimensionnement de champs et d'objets
Tous les champs et objets peuvent être redimensionnés.
Pour redimensionner un champ :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Sélectionnez le champ ou objet voulu.
58
Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire
3 Déplacez le curseur sur une des poignées. Quand le curseur devient une double
flèche, faites-la glisser pour modifier la taille.
Suppression de champs d'un formulaire
Pour supprimer un champ d'un formulaire :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Sélectionnez le champ, puis appuyez sur la touche Supprimer ou faites glisser le
champ en dehors du formulaire.
Les données du champ restent dans Bento même si ce dernier n'est plus visible dans
le formulaire.
Personnalisation de la présentation des formulaires
Vous avez la possibilité de modifier la présentation d'un formulaire, et ce de
manière rapide.
Changement de thème
Vous pouvez à tout moment changer le thème (couleurs, disposition et attributs de
texte coordonnés) d'un formulaire. Par exemple, vous pouvez utiliser un thème de
couleur claire pour l'impression des enregistrements.
Pour changer de thème dans un formulaire:
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Choisissez Formulaires > Choisir Thème.
3 Sélectionnez un thème dans le Sélectionneur de thème puis cliquez sur OK.
Un effet d'entraînement est visible durant le changement de thème. Si vous ne voulez
pas d'effet d'entraînement, choisissez Bento > Préférences, puis désélectionnez
l'option « Afficher l'animation ».
Si vous voulez avoir un aperçu d'un thème avant de l'appliquer à votre formulaire,
cliquez sur Essayez-le.
Modification de la largeur des colonnes
Il vous est possible de modifier la largeur des colonnes. Vous pouvez les élargir afin
d'y insérer des champs plus longs ou augmenter l'espace entre les colonnes.
Pour modifier la largeur d'une colonne :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire
59
2 Placez le curseur sur un separateur de colonnes puis faites glisser celui-ci à gauche
ou à droite.
Pour redimensionner les champs accolés à la bordure droite d'une colonne, maintenez
la touche Option enfoncée lorsque vous déplacez le separateur de colonnes.
Changement de position et de taille des étiquettes
Vous pouvez changer la position des étiquettes de champs dans un formulaire.
Pour changer la position des étiquettes adjacentes aux champs :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Cliquez sur Formulaires > Étiquettes.
3 Sélectionnez Au-dessus ou À côté.
Pour modifier la taille du texte inclus dans les étiquettes :
1 Cliquez sur Formulaires > Étiquettes .
2 Sélectionnez Petite, Moyenne, ou Grande.
Modification de la taille du texte
Vous pouvez modifier la taille du texte figurant dans les champs.
Pour modifier la taille du texte inclus dans les champs :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Sélectionnez les champs voulus.
3 Cliquez sur Formulaires > Taille du texte .
4 Choisissez une taille dans la liste fournie : La plus petite, Petite, Moyenne, Grande, La
plus grande.
Modification de l'ombres des champs
Vous pouvez modifier le degré d'ombres en fond des champs.
Pour modifier l'ombres des champs :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Sélectionnez les champs voulus.
3 Cliquez sur Formulaires > Ombres .
4 Choisissez un degré d'ombres : Aucun, Clair, ou Foncé.
60
Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire
Alignement des bords droits des champs
Au sein d'une colonne, vous pouvez aligner les bords droits des champs que
vous sélectionnez.
Pour aligner les bords droits des champs :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Dans une colonne, sélectionnez les champs dont vous souhaitez aligner les
bords droits.
Tout en maintenant la touche Commande ou Maj enfoncée, cliquez sur plusieurs
champs pour les sélectionner.
Conseil : Pour rapidement aligner les bords droits de plusieurs champs, cliquez sur
une partie vide du formulaire et tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé
faites-la glisser sur les éléments désirés.
3 Cliquez sur Formulaires > Aligner les bords droits .
Ajout de zones de texte
Pour pouvoir inclure du texte, par exemple un titre, dans votre formulaire, il vous faut
ajouter une zone de texte.
Pour ajouter une zone de texte :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Cliquez sur Insérer > Zone de texte.
Une zone sans titre est insérée au bas de la dernière colonne.
3 Faites-la glisser vers l'emplacement souhaité, double-cliquez à l'intérieur, puis entrez
votre texte.
Ajout de séparateurs horizontaux
Un séparateur horizontal est l'un des objets que vous pouvez ajouter à un formulaire.
Les séparateurs permettent d'organiser visuellement le contenu des formulaires
puisque certains éléments sont placés au-dessus et d'autres en dessous. Le type de
séparateur horizontal utilisé dépend du thème appliqué au formulaire. Vous pouvez
modifier sa largeur, mais pas sa hauteur.
Pour ajouter un séparateur horizontal :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Cliquez sur Insérer > Séparateur horizontal.
3 Faites glisser le séparateur horizontal vers l'emplacement souhaité dans le formulaire.
Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire
61
Ajout de separateurs de colonnes
Utilisez les separateurs de colonnes pour décomposer un formulaire en colonnes.
Pour ajouter un separateur de colonnes :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Cliquez sur Insérer > Separateur de colonnes.
3 Faites glisser le separateur de colonnes vers l'emplacement souhaité dans le
formulaire.
Ajout d'espaces
Pour que les différents éléments d'un formulaire ne se touchent pas, utilisez un
espace. Vous pouvez, par exemple, ajouter un espace pour séparer des groupes de
champs. Durant l'édition du formulaire, vous pouvez modifier la largeur, la hauteur et
l'ombres de l'espace.
Pour ajouter un espace :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Cliquez sur Insérer > Espace.
3 Faites glisser l'espace vers l'emplacement souhaité dans le formulaire.
Pour modifier sa largeur ou sa hauteur, faites glisser, respectivement, son bord droit
ou son bord inférieur.
4 Cliquez sur Formulaires > Ombres.
5 Choisissez un degré d'ombres.
62
Chapitre 5 Utilisation de la vue formulaire
6
Utilisation de la vue tableau
6
Dans Bento, la vue tableau vous permet d'afficher vos
données dans un format identique à une feuille de
calcul, les lignes représentant les enregistrements et les
colonnes les champs.
Ce chapitre vous explique comment créer, modifier et trier des enregistrements en vue
tableau et comment classer, récapituler et afficher les données dans des colonnes.
À propos de la vue tableau
En vue tableau, les enregistrements constituent les lignes et les champs les colonnes
(format similaire à une feuille de calcul).
Enregistrement
Champ
Pour accéder à la vue tableau, choisissez Présentation > Vue tableau.
Dans la vue tableau, la gestion de vos données est plus flexible. Par exemple,
vous pouvez :
1 afficher simultanément plusieurs enregistrements
1 choisir les champs à afficher sous forme de colonnes
1 trier les enregistrements en ordre croissant ou décroissant avec les commandes de
triage du menu contextuel en-tête de colonne
1 dupliquer un ou plusieurs enregistrements
1 supprimer plusieurs enregistrements
63
1 sélectionner plusieurs enregistrements que vous ferez ensuite glisser vers d'autres
collections de la même bibliothèque.
1 entrer, sélectionner, copier et coller des valeurs dans une ou plusieurs cellules
comme dans une feuille de calcul
1 récapituler et afficher des données
1 sélectionner et faire glisser plusieurs enregistrements pour créer des nouvelles
collections dans une bibliothèque
En vue tableau, les champs Média et les champs de liste suivants ne sont pas visibles :
adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, compte IM, URL, liste
d'enregistrements associés, liste de fichiers et liste de messages. Voir « Gestion des
champs Média » page 88 et « Champs de liste » page 75.
Consulter un formulaire et un tableau en même temps
Vous pouvez consulter un enregistrement sélectionné à la fois dans un tableau et
dans un formulaire en même temps. Sélectionnez l'enregistrement puis choisissez
Présentation > Vue fractionnée.
Réglage de la taille du texte en vue tableau
Il est possible de modifier la taille du texte pour afficher les enregistrements en
vue tableau.
Pour modifier la taille du texte utilisée en vue tableau :
1 Choisissez Bento > Préférences.
2 Pour « Texte de vue tableau », sélectionnez Petite ou Grande.
Sélection d'enregistrements en vue tableau
Pour sélectionner un enregistrement en vue tableau :
Cliquez sur un numéro de ligne.
Pour sélectionner plusieurs enregistrements en vue tableau :
Cliquez sur un numéro de ligne, puis tout en maintenant la touche Maj enfoncée,
cliquez sur la dernière ligne que vous voulez inclure dans la sélection. Vous pouvez
aussi maintenir la touche Commande enfoncée et cliquez sur chaque ligne que vous
voulez inclure dans la sélection.
64
Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau
Création d'enregistrements en vue tableau
Vous pouvez créer des enregistrements en vue tableau ou en vue formulaire.
Pour créer un enregistrement pour une bibliothèque ou une collection :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter
un enregistrement.
2 En vue tableau, choisissez Enregistrements > Nouvel enregistrement. Vous pouvez
aussi cliquer dans la dernière ligne vide et entrer votre texte.
Le nombre d'enregistrements indiqué au bas de la fenêtre augmente.
3 Entrez des données dans les colonnes.
Si vous entrez des données dans la dernière colonne, Bento crée a nouveau champ
avec Champ comme nom par défaut.
4 Dans un même enregistrement, pour atteindre le champ suivant, utilisez la touche
de tabulation. Pour revenir au champ précédent, utilisez la combinaison de touches
Maj-Tab.
Pour ajouter les enregistrements existants à une autre collection de la
même bibliothèque :
Sélectionnez les enregistrements, cliquez sur Édition > Ajouter à, puis choisissez
une collection dans la liste. Les enregistrements sélectionnés sont alors ajoutés
à celle-ci.
Modification d'enregistrements en vue tableau
Pour modifier un enregistrement :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection comportant l'enregistrement à modifier.
2 Double-cliquez sur un champ (une cellule du tableau). Dans un même
enregistrement, pour atteindre le champ suivant, utilisez la touche de tabulation.
Pour revenir au champ précédent, utilisez la combinaison de touches Maj-Tab.
Utilisez la combinaison de touches Commande-Retour pour insérer un saut de ligne
dans un champ texte.
Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau
65
Copier et coller des données en vue tableau
Vous pouvez copier et coller des données entre des enregistrements Bento au sein
d'une ou de plusieurs bibliothèques ainsi qu'entre Bento et des applications de type
feuille de calcul comme Numbers et Excel.
Pour copier des données :
1 Vous avez le choix suivant :
1 Dans Bento, sélectionnez une ou plusieurs lignes de données en cliquant le numéro
de ligne. Pour sélectionner des lignes adjacentes, sélectionnez-en une, puis tout en
maintenant la touche Maj enfoncée, sélectionnez des lignes adjacentes. Pour
sélectionner des lignes non-adjacentes, maintenez la touche Commande enfoncée
tout en sélectionnant les lignes en question.
1 Faites glisser un bloc sélectionné de données d'une application de type feuille de
calcul vers Bento.
Remarque : Dans votre application de type feuille de calcul, il est possible que vous
deviez préalablement transformer des lignes de cellules en colonnes ou des colonnes
en lignes avant de copier des données.
2 Choisissez Édition > Copier.
Bento copie les données sélectionnées dans le presse-papiers.
Pour coller des données :
1 Cliquez dans une cellule.
2 Choisissez Édition > Coller.
Bento crée autant d'enregistrements et de colonnes supplémentaires que nécessaire.
Remarque : Lorsque vous collez des données dans des champs existants, Bento colle
le plus de valeurs possible. Les données sont rejetées si elles ne peuvent pas être
collées dans un certain type de champ.
Pour coller des données dans des nouvelles colonnes :
1 Cliquez n'importe quelle cellule dans la première colonne vide suivant la dernière
colonne de données.
2 Choisissez Édition > Coller.
Bento crée autant de nouveaux champs texte et d'enregistrements supplémentaires
que nécessaire.
66
Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau
Duplication d'enregistrements en vue tableau
Pour ajouter rapidement un enregistrement possédant des données
identiques ou similaires à celles d'un enregistrement existant :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou collection voulue.
2 Choisissez un ou plusieurs enregistrements, puis cliquez sur Enregistrements >
Dupliquer l'enregistrement.
Si vous avez dupliqué un enregistrement dans une collection, l'enregistrement est
créé dans la bibliothèque parent et affiché dans la collection.
Suppression d'enregistrements en vue tableau
Pour supprimer de façon définitive des enregistrements d'une
bibliothèque que vous avez sélectionnés :
1 Sélectionnez la bibliothèque concernée.
2 Choisissez les enregistrements, puis cliquez sur Enregistrements >
Supprimer les enregistrements sélectionnés ou utilisez la combinaison de
touches Commande-Supprimer.
Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer.
Pour supprimer de façon définitive des enregistrements d'une collection
que vous avez sélectionnés :
1 Sélectionnez la collection concernée.
2 Choisissez les enregistrements, puis cliquez sur Enregistrements >
Supprimer les enregistrements sélectionnés ou utilisez la combinaison de touches
Commande-Supprimer.
Dans la boîte de dialogue, si vous cliquez sur Supprimer , les enregistrements sont
définitivement supprimés à la fois de la bibliothèque et de la collection. Si vous
cliquez sur Effacer de la collection , ils sont effacés de la collection, mais demeurent
dans la bibliothèque.
Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau
67
Tri d'enregistrements
Pour trier des enregistrements :
Cliquez sur le menu contextuel d'un en-tête de colonne, puis choisissez Ordre
croissant ou Ordre décroissant.
Si vous désirez trier plus de deux champs, triez d'abord en fonction du champ le
moins important puis triez en fonction du ou des champs plus importants. Par
exemple, pour trier des enregistrements en fonction du nom et du prénom, triez
d'abord en fonction du champ prénom, puis en fonction du champ nom.
Gestion des champs et des colonnes en vue tableau
Création d'enregistrements en vue tableau
Pour créer un champ en vue tableau :
1 Dans des bibliothèques vierges, le premier champ est automatiquement créé avec
Nouveau champ comme nom par défaut.
2 Double-cliquez l'en-tête de colonne et entrez un nouveau nom de champ, puis
appuyez sur la touche Retour.
3 Entrez des données dans les champs.
Bento crée un champ texte par défaut. Vous pouvez modifier le type de champ.
Voir« Modification du type de champ » page 69.
4 Appuyez sur la touche Tab pour créer un autre champ où vous pouvez continuer à
entrer des données dans le même enregistrement.
5 Répétez les opérations 2 à 4 pour créer autant de champs que vous le désirez.
Ajout d'enregistrements en vue tableau
Pour ajouter un champ avant ou après une colonne :
1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne.
2 Choisissez Ajouter un champ avant ou Ajouter un champ après.
Une nouvelle colonne dont le nom par défaut est Champ est insérée avant ou après la
colonne actuelle.
3 Modifiez le nom du champ.
68
Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau
Modification des options d'un champ
Pour modifier les options d'un champ :
1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne.
2 Choisissez Modifier le champ.
3 Modifiez le nom du champ ou définissez les options.
Duplication des champs
Pour dupliquer un champ :
1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne.
2 Choisissez Dupliquer le champ.
Modification du type de champ
Vous pouvez modifier le type de champ. Pour plus d'informations, voir « Modification
de type d'un champ existant » page 85.
Pour modifier le type de champ :
1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne.
2 Choisissez Modifier, puis sélectionnez un type de champ dans la liste.
Affichage ou masquage des colonnes
Pour masquer les colonnes :
1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne.
2 Choisissez Masquer le champ.
Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau
69
Pour afficher ou masquer les colonnes avec le volet des champs :
Pour qu'un champ soit affiché en vue tableau, cochez la case correspondante dans le
volet des champs. Pour le masquer, désactivez cette même case. Lorsque vous
masquez un champ en vue tableau, ni celui-ci ni les données qu'il contient ne sont
supprimés de la bibliothèque ou de la collection.
Pour afficher ces
champs, cochez les
cases
correspondantes.
Conseil : Pour afficher plus de données, cachez le volet des bibliothèques et des
champs. Choisissez Présentation > Masquer le volet Bibliothèques & Champs.
Effacement d'enregistrements en vue tableau
Pour effacer un champ en vue tableau :
1 Cliquez sur sur un en-tête de colonne.
2 Choisissez Supprimer le champ.
3 Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Supprimer.
Les champs et leurs données sont effacés définitivement de la bibliothèque.
Réorganisation des colonnes
Pour réorganiser une colonne :
Faites glisser l'en-tête de la colonne vers la gauche ou la droite jusqu'à son nouvel
emplacement.
Pour déplacer la
colonne, faites glisser
son en-tête.
70
Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau
Redimensionnement des colonnes
Pour redimensionner une colonne :
Au niveau de l'en-tête, faites glisser le bord de la colonne jusqu'à ce que vous
obteniez la largeur souhaitée.
Pour redimensionner
la colonne, faites
glisser son bord au
niveau de l'en-tête.
Remplissage automatique des colonnes
Bento vous permet d'ajouter ou de remplacer automatiquement des enregistrements
sous les champs sélectionnés avec le contenu d'une ou de plusieurs lignes.
Pour remplir des champs automatiquement :
1 Sélectionnez au moins un champ dans au moins un enregistrement.
2 Faites glisser la poignée de remplissage pour copier les valeurs des champs vers le bas
aussi loin que vous le désirez.
Poignée de
remplissage
Traitement global des données d'une colonne
La ligne récapitulative permet de facilement réaliser certaines opérations de base sur
les valeurs d'une colonne et afficher les résultats. Elle est située au bas de la vue
tableau et au bas des champs Liste d'enregistrements associés.
Pour afficher ou masquer la ligne récapitulative, sélectionnez Présentation > Afficher
la ligne récapitulative ou Masquer la ligne récapitulative.
Selon le type de champ, les fonctions ci-après sont disponibles.
Nom
Fonction
Somme
Permet de calculer le total des valeurs incluses dans le champ
sélectionné.
Décompte
Indique le nombre d'éléments ayant une valeur dans le champ
sélectionné.
Moyenne
Indique la moyenne des valeurs incluses dans le champ sélectionné.
Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau
71
Nom
Fonction
Maximum
Indique la valeur la plus élevée parmi celles incluses dans le champ
sélectionné.
Minimum
Indique la valeur la plus faible parmi celles incluses dans le champ
sélectionné.
Vous pouvez appliquer la fonction Décompte à n'importe quel type de champ. Les
fonctions Somme, Moyenne, Maximum et Minimum peuvent quant à elles être
appliquées aux types de champ suivants : Nombre, Devise, Durée, Classement,
Compteur automatique et Calcul (lorsque le résultat est un nombre, un montant en
devise ou une durée). Vous pouvez en outre exécuter les fonctions Minimum et
Maximum sur les champs Date et Heure.
Pour calculer la valeur globale des éléments d'une colonne :
Dans la colonne voulue, cliquez sur la ligne récapitulative et choisissez une fonction
dans le menu contextuel. Le nom de la fonction et les résultats apparaissent sur la
ligne récapitulative.
Pour calculer le total des montants
de la colonne Budget, choisissez
Somme sur la ligne récapitulative.
Lorsque vous effectuez une recherche simple ou avancée, le montant total est
recalculé en fonction des enregistrements trouvés.
72
Chapitre 6 Utilisation de la vue tableau
7
Utilisation des champs
7
Bento propose un large choix de types de champ pour
stocker les informations courantes.
Ces types de champ très divers vous permettent d'effectuer le suivi notamment de
noms, d'adresses, de dates, d'heures, de prix, d'images, de films, de chansons et de
listes de fichiers.
Ce chapitre décrit la fonction des types de champ et explique comment créer et
modifier les champs, utiliser le volet des champs et gérer les champs Liste de fichiers,
de messages et Média.
À propos des champs
Chaque bibliothèque contient un ensemble de champs. Chaque champ permet de
stocker un type de données particulier. L'enregistrement illustré ci-dessous comporte
plusieurs champs. Le champ Nom du projet inclut du texte. Les champs Début et Fin
incluent des dates. Les champs Statut et Priorité contiennent des menus contextuels
répertoriant diverses options. Le champ Budget indique un montant. Le champ
Vendeurs contient une liste de fournisseurs ayant travaillé sur un projet particulier. Le
champ Numéro de téléphone stocke les numéros de téléphone.
Vous pouvez insérer un champ que vous avez créé dans plusieurs formulaires d'une
même bibliothèque ou collection.
73
Vous pouvez envoyer un e-mail, établir un itinéraire vers l'adresse du champ
sélectionné ou afficher un numéro de téléphone en plus gros depuis les champs
adresse, adresse e-mail, compte IM, numéro de téléphone et URL.
Vue formulaire
Vue tableau
Champs
Champ Texte
Champ Date
Champ Liste
Champ Devise
Champ Liste
d'enregistrements
associés
Afficher le
numéro de
téléphone en
plus gros
Types de champ
Dans Bento, vous avez la possibilité de créer les types de champ ci-dessous :
74
Type de champ
Fonction
Texte
Pour stocker tout ce que vous saisissez au clavier*
Nombre
Pour stocker des données numériques**
Choix
Pour créer un menu contextuel comportant différents éléments
Case à cocher
Pour un choix de type oui/non
Média
Pour stocker des fichiers image, vidéo et audio
Liste de fichiers
Pour stocker les alias d'autres fichiers ou dossiers situés sur votre ordinateur
Liste de messages
Pour afficher des e-mails, des notes et des articles RSS de l'application Mac
OS X Mail
Liste d'enregistrements
associés
Pour stocker les enregistrements d'une autre bibliothèque ou collection qui
sont associés à l'enregistrement actif
Chapitre 7 Utilisation des champs
Type de champ
Fonction
Heure
Pour indiquer une heure (jour, heures, minutes et secondes, AM ou PM)
Date
Pour indiquer une date. Par défaut, il s'agit de la date du jour ; elle peut être
accompagnée de l'heure.
Durée
Pour indiquer une durée en semaines, jours, heures, minutes et secondes
Calcul
Pour afficher le résultat d'un calcul donné. Les opérations possibles sont
l'addition, la soustraction, la multiplication, la division et la concaténation
(fait de joindre au moins deux mots ou phrases).
Devise
Pour stocker un montant
Compteur automatique
Pour attribuer un nombre incrémentiel à chaque nouvel enregistrement
Classement
Pour définir la valeur de classement d'un élément (en cliquant sur le nombre
d'étoiles approprié dans le champ)
Adresse
Pour stocker les différentes parties d'une adresse postale
Numéro de téléphone
Pour stocker un numéro de téléphone, indicatif régional compris
Adresse e-mail
Pour stocker une adresse e-mail
URL
Pour stocker une adresse de site Web, de site FTP ou de site AFP***
Compte IM
Pour stocker un nom de service et compte IM
Remarques :
* La taille maximale autorisée pour le champ de texte est d'environ 2 Go.
** Le nombre maximal pris en charge est 263.
*** Le champ URL ne prend pas en charge les adresses URL comportant des
caractères japonais.
Pour obtenir la liste des types de champ dans lesquels vous pouvez importer des
données, voir « Types de champ pris en charge pour l'importation » page 99.
Champs de liste
Lorsque vous créez des champs Adresse, Numéro de téléphone, Adresse e-mail, URL
et Compte IM, Bento génère un champ de liste associé, dans lequel vous pouvez
inclure plusieurs adresses, numéros de téléphone, etc. pour un même enregistrement.
Lorsque vous entrez des données dans l'un de ces types de champ, Bento affiche des
données identiques dans le champ de liste associé.
Chapitre 7 Utilisation des champs
75
Par exemple, si vous créez un champ de type Numéro de téléphone dénommé
«Numéro de téléphone du domicile» dans une bibliothèque ne contenant pas encore
ce type de champ, Bento génère un champ de liste nommé «Liste de numéros de
téléphone». Ainsi, si vous ajoutez ensuite d'autres champs Numéro de téléphone à la
bibliothèque, Bento affiche les données que vous y entrez dans le champ « Liste de
numéros de téléphone ».
Formulaire 1
Champs
Numéro
de
téléphone
Formulaire 2
Champ Liste de numéros de téléphone
Dans le formulaire 1, vous saisissez des données
dans les champs Numéro de téléphone.
Dans le formulaire 2, Bento affiche dans le
champ Liste de numéros de téléphone les
données que vous avez saisies dans les champs
Numéro de téléphone.
Il vous est possible d'importer et d'exporter les valeurs figurant dans les champs
standard (par exemple, « Numéro de téléphone du domicile » dans le formulaire
illustré ci-dessus), mais pas d'importer ou d'exporter les valeurs figurant dans les
champs de liste. Vous pouvez afficher les valeurs stockées dans les champs Liste de
fichiers en vue formulaire, mais pas en vue tableau.
Création de champs
Pour créer tout type de champ, à l'exception des champs Calcul, Liste de fichiers et de
messages, et Liste d'enregistrements associés, suivez la procédure ci-dessous. Pour
plus d'informations sur ces types de champ, voir « Création de champs Calcul »
page 77, « Création de champs Liste de fichiers » page 78, « Création de champs Liste
de messages » page 79 et « Création de champs Liste d'enregistrements associés »
page 80.
Pour créer des champs :
1 Cliquez sur Insérer > Nouveau champ.
2 Choisissez un type de champ.
3 Attribuez un nom au champ.
76
Chapitre 7 Utilisation des champs
Ce nom doit être unique au sein de la bibliothèque.
4 Définissez les options éventuelles du champ.
5 Cliquez sur « Créer et continuer » ou appuyez sur Commande-Entrée.
6 Pour créer des champs supplémentaires, répétez les opérations 2 à 5.
7 Cliquez sur Fermer.
Les champs sont ajoutés au volet des champs.
8 Ajoutez ou affichez des champs dans le volet des champs.
Opération à effectuer dans le volet des
champs
Pour
Ajouter un champ à un formulaire en vue formulaire ou
fractionnée
Faites glisser
vers le formulaire.
Afficher un champ dans une colonne en vue tableau ou
fractionnée
Sélectionnez la case à cocher du champ.
Remarque : En vue tableau, les champs Média et les champs de liste suivants ne sont
pas visibles : adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone, compte IM, URL, liste
d'enregistrements associés et liste de fichiers.
Une fois que vous avez créé un champ, vous pouvez y saisir des données,
enregistrement par enregistrement.
Création de champs Calcul
Pour créer un champ Calcul :
1 Cliquez sur Insérer > Nouveau champ.
2 Choisissez Calcul.
3 Cliquez sur Continuer.
4 Attribuez un nom au champ.
5 Élaborez une formule de calcul.
Élément à
ajouter
Opération à effectuer
Référence à un
champ
Dans la liste Champs disponibles, double-cliquez sur le nom d'un champ.
Opérateur
mathématique
ou de texte
Cliquez sur le bouton correspondant à un opérateur ou entrez un opérateur dans la
formule.
Date actuelle
Pour insérer la date du jour, cliquez sur Today.
Heure actuelle
Pour insérer l'heure actuelle, cliquez sur Now.
Valeur préformatée
Cliquez sur Valeur, puis sélectionnez une valeur dans la liste fournie. Remplacez la
valeur pré-formatée par celle de votre choix.
Chapitre 7 Utilisation des champs
77
Choisissez le type de données adéquat pour le résultat que vous souhaitez obtenir et
définissez les autres options éventuelles.
Boutons d'opérateur
Formule de calcul
Contenu affiché dans
le champ de calcul.
6 Cliquez sur Créer.
Le nouveau champ est ajouté au volet des champs.
Conseil : Si vous n'avez pas l'habitude de créer des formules de calcul, cliquez sur
Afficher des exemples afin de consulter des exemples et de vous exercer.
Création de champs Liste de fichiers
Un champ Liste de fichiers vous permet de stocker une liste d'alias renvoyant à des
fichiers ou dossiers sur votre ordinateur. Chaque alias comporte un chemin d'accès à
un fichier ou dossier spécifique situé à un emplacement donné sur votre disque dur.
Si vous déplacez ou renommez un fichier ou un dossier auquel fait référence un alias,
celui-ci n'est plus valide. Pour pouvoir ouvrir ce fichier ou dossier, vous devez alors
soit y accéder directement, soit supprimer l'alias de la liste.
Vous pouvez ouvrir rapidement les fichiers ou les applications inclus dans les champs
Liste de fichiers. Par exemple, vous pouvez stocker dans l'enregistrement relatif à un
candidat à un poste le curriculum vitae de ce dernier au format PDF.
Pour obtenir un aperçu des fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers, utilisez
Aperçu rapide. Voir « Aperçu des fichiers avec Aperçu rapide » page 87.
Pour créer un champ Liste de fichiers et y ajouter des fichiers :
1 Cliquez sur Insérer > Nouveau champ.
2 Choisissez Liste de fichiers.
3 Attribuez un nom au champ.
4 Cliquez sur Créer, puis sur Fermer.
Le nouveau champ est ajouté au volet des champs.
78
Chapitre 7 Utilisation des champs
5 En vue formulaire, faites glisser le champ vers un formulaire.
Voir « Ajout de champs à un formulaire » page 57.
Remarque : Vous pouvez afficher les champs Liste de fichiers en vue formulaire, mais
pas en vue tableau.
6 Dans le coin inférieur gauche du tableau correspondant au champ Liste de fichiers,
cliquez sur
ou sélectionnez Insérer > Fichier.
7 Dans la boîte de dialogue Ouvrir, recherchez le fichier à inclure dans le champ Liste de
fichiers, puis cliquez sur Sélectionner.
Vous pouvez également faire glisser les fichiers du Finder vers le champ Liste
de fichiers.
8 Cliquez sur
ou double-cliquez sur un alias dans le champ Liste de fichiers pour
ouvrir le fichier auquel il fait référence.
Création de champs Liste de messages
Un champ Liste de messages vous permet de stocker des alias renvoyant à des
messages Mac OS X Mail, des notes et des articles RSS associés à un enregistrement
en particulier. Par exemple, vous pouvez tenir un journal de la correspondance
associée à un projet ou un événement.
Pour créer un champ Liste de messages :
1 Cliquez sur Insérer > Nouveau champ.
2 Choisissez Liste de messages.
3 Attribuez un nom au champ.
4 Cliquez sur Créer, puis sur Fermer.
Le nouveau champ est ajouté au volet des champs.
5 En vue formulaire, faites glisser le champ vers un formulaire.
Voir « Ajout de champs à un formulaire » page 57.
Remarque : Vous pouvez afficher les champs Liste de messages en vue formulaire,
mais pas en vue tableau.
6 Ajout d'éléments Mac OS X Mail (messages, notes et articles RSS) au champ.
Voir « Ajout d'éléments Mac OS X Mail à un champ Liste de messages » page 86.
Chapitre 7 Utilisation des champs
79
Création de champs Liste d'enregistrements associés
Pour afficher les enregistrements associés à l'enregistrement actif, utilisez un champ
Liste d'enregistrements associés. Ces enregistrements associés proviennent d'une
autre bibliothèque ou collection.
Par exemple, si vous avez créé une bibliothèque Projets en vue de gérer l'organisation
d'une fête à l'occasion des vacances et avez choisi de faire figurer certains
fournisseurs sur un formulaire, vous pouvez créer un champ Liste d'enregistrements
associés pour afficher les fournisseurs engagés pour la fourniture des équipements de
la fête. Ces enregistrements proviennent de la collection Vendeurs dans la
bibliothèque Carnet d'adresses. Si vous ajoutez un enregistrement à la liste
d'enregistrements associés, celui-ci apparaît dans ce champ, mais est en réalité stocké
dans la collection Vendeurs.
1. Faites glisser la
collection Vendeurs vers
le formulaire Projets.
2. Bento crée un champ Liste
d'enregistrements associés dans le
formulaire.
3. Ajoutez le fournisseur sélectionné à la liste
d'enregistrements associés.
Pour créer une liste d'enregistrements associés, faites glisser une bibliothèque ou une
collection vers un formulaire, comme dans l'illustration ci-dessus, ou bien utilisez les
commandes de menu spécifiées plus bas.
Vous pouvez afficher les listes d'enregistrements associés en vue formulaire, mais pas
en vue tableau.
80
Chapitre 7 Utilisation des champs
Pour créer un champ Liste d'enregistrements associés :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection à laquelle vous souhaitez ajouter des
enregistrements associés.
2 Cliquez sur Insérer > Nouveau champ.
3 Sélectionnez Liste d'enregistrements associés.
4 Attribuez un nom au champ.
5 Choisissez la source de données appropriée dans la liste.
Il ne peut être utilisé qu'un seul exemplaire de la source de données pour une
bibliothèque donnée.
La source de données peut être une bibliothèque, une collection ou une collection
intelligente. Si vous sélectionnez une bibliothèque, vous avez la possibilité d'ajouter
n'importe lequel de ses enregistrements au champ Liste d'enregistrements associés.
Si vous sélectionnez une collection, vous ne pouvez y ajouter que les enregistrements
issus de cette collection.
6 Cliquez sur Créer, puis sur Fermer.
Le nouveau champ est ajouté au volet des champs.
7 Faites glisser le champ vers le formulaire souhaité.
Un champ Liste d'enregistrements associés vide doté d'en-têtes de colonne apparaît.
En-têtes de colonne
Champ Liste
d'enregistrements associés
pour afficher les enregistrements de la source de données que vous
8 Cliquez sur
avez indiquée à l'étape 5.
Si la source de données est une collection intelligente,
est désactivé puisqu'il est
impossible d'ajouter des enregistrements à une collection intelligente.
Chapitre 7 Utilisation des champs
81
9 Sélectionnez l'enregistrement à ajouter, et faites-le glisser vers la liste
d'enregistrements associés ou cliquez sur Ajouter à la liste.
10 Appuyez sur la touche Échap pour fermer la fenêtre de la bibliothèque ou collection.
1 Pour supprimer un enregistrement de la liste d'enregistrements associés, cliquez
sur
. Cette opération ne fait que supprimer l'enregistrement de la liste
d'enregistrements associés. Celui-ci demeure dans la source de données
(bibliothèque ou collection) sur laquelle repose cette liste.
1 Si vous supprimez une bibliothèque ou une collection sur laquelle est basée une
liste d'enregistrements associés, le champ Liste d'enregistrements associés est lui
aussi supprimé.
1 Si un enregistrement qui apparaît dans une liste d'enregistrements associés est
effacé de sa source de données, il l'est également de toutes les listes
d'enregistrements associés dans lesquelles il figurait.
Utilisation de la bibliothèque Carnet d'adresses ou iCal comme source de données
Vous pouvez créer des listes d'enregistrements associés comprenant des
enregistrements issus de la bibliothèque Carnet d'adresses de Bento ou d'une
collection Carnet d'adresses. Si vous ajoutez des enregistrements de la bibliothèque
Carnet d'adresses à la liste d'enregistrements associés et les modifiez, en fait, vous
mettez à jour ces données dans l'application Carnet d'adresses.
Si vous supprimez un enregistrement de contact de l'application Carnet d'adresses,
celui-ci est supprimé de toutes les listes d'enregistrements associés dans lesquelles il
figurait dans Bento.
Vous pouvez créer des listes d'enregistrements associés comprenant des
enregistrements issus des bibliothèques Événements iCal et Tâches iCal de Bento. Si
vous modifiez un enregistrement de la bibliothèque Événements iCal ou Tâches iCal
dans une liste d'enregistrements associés, en fait, vous mettez à jour ces données
dans l'application iCal.
82
Chapitre 7 Utilisation des champs
Si vous supprimez un enregistrement d'événement ou de tâche de l'application iCal,
celui-ci est supprimé de toutes les listes d'enregistrements associés dans lesquelles il
figurait dans Bento.
Recherche d'enregistrements associés
Vous pouvez afficher les détails d'un enregistrement particulier stocké dans une liste
d'enregistrements associés et vous pouvez aussi rapidement rechercher des
enregistrements stockés dans des listes d'enregistrements associés différentes.
Pour rechercher des enregistrements associés :
1 Cliquez sur un enregistrement dans un champ Liste d'enregistrements associés.
2 Cliquez sur
pour accéder à l'enregistrement dans sa bibliothèque ou collection et
afficher ses détails.
Vous pouvez modifier l'enregistrement affiché.
3 Lors de la recherche d'enregistrements dans des listes d'enregistrements associés
différentes, accédez rapidement au dernier enregistrement associé affiché en
cliquant .
Cependant, Bento n'assure plus le suivi des enregistrements associés affichés si vous
sélectionnez un élément dans le volet des bibliothèques et disparaît.
Chapitre 7 Utilisation des champs
83
Utilisation du volet des champs
Le volet des champs répertorie dans l'ordre alphabétique les champs disponibles pour
la bibliothèque ou collection sélectionnée. Vous pouvez y sélectionner les champs à
ajouter au formulaire actif (en vue formulaire) ou à afficher en tant que colonnes (en vue
tableau). En vue fractionnée, le volet des champs indique les champs qui peuvent être
ajoutés au formulaire actif ou qui peuvent être affichés en vue tableau.
Vue tableau
Vue formulaire
Il est impossible
d'ajouter des souschamps d'adresse au
formulaire
individuellement.
Ce champ n'est
pas affiché
dans la vue
tableau.
Ce champ n'a pas
été ajouté au
formulaire actif.
Ce champ est
affiché dans la
vue tableau.
Ce champ a été
ajouté au
formulaire actif.
Aucune case à
cocher n'est
associée à ce
champ de liste
car celui-ci ne
peut pas être
affiché dans la
vue tableau.
Dans le volet des champs, vous pouvez :
1 créer un champ en cliquant sur
1 faire glisser un champ avec
.
vers un formulaire.
1 cocher la case correspondant à un champ pour afficher celui-ci dans la vue tableau.
1 double-cliquer sur les noms des champs afin de les renommer et de modifier les
paramètres. Certains champs sont verrouillés et signalés par l'icône . Vous ne
pouvez pas les renommer ni modifier leurs paramètres, car ils sont communs aux
applications Carnet d'adresses et iCal ou sont réservés par Bento.
1 dupliquer un champ en cliquant sur
84
Chapitre 7 Utilisation des champs
et choisir Dupliquer.
1 supprimer un champ et ses données en cliquant sur . Les champs que vous
supprimez disparaissent à la fois de la bibliothèque et des collections concernées et
des champs Liste d'enregistrements associés qui l'utilisent. Vous ne pouvez pas
supprimer les champs servant à afficher les données des applications Carnet
d'adresses et iCal, les champs verrouillés, les sous-champs d'adresse (par exemple,
Rue, Ville et Pays) et les champs Date de création et Date de modification.
Remarque : Dans le volet des champs de la vue tableau, aucune case à cocher n'est
associée aux champs Média ni à aucun des champs de liste (adresse, adresse e-mail,
numéro de téléphone, compte IM, URL, liste d'enregistrements associés, liste de fichiers
et liste de messages), car ces champs ne peuvent pas être affichés dans la vue tableau.
Modification de type d'un champ existant
Vous pouvez modifier le type de plusieurs champs. Voir le tableau ci-après.
Nouveau
type :
Type
initial :
Texte
Case à
Nombre Choix cocher
1
Texte
1
1
1
1
Nombre
1
Choix
1
1
Case à
cocher
1
1
Heure
1
1
Date
1
1
Durée
1
Devise
1
1
1
Classement
1
1
1
1
Heure
Date
Autres
champs
Durée Devise Classement Téléphone de liste
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
Pour modifier le type d'un champ existant :
1 Sélectionnez un nom de colonne en vue tableau.
2 Cliquez sur
.
3 Choisissez Modifier, puis sélectionnez un type de champ dans la liste.
Chapitre 7 Utilisation des champs
85
Gestion des champs de liste
Il est possible d'afficher un numéro de téléphone en gros caractères, d'établir un
itinéraire depuis ou vers une adresse sélectionnée ainsi que d'afficher une carte de
celle-ci depuis le menu contextuel de n'importe quel champ liste.
Envoi d'e-mails
Dans la vue formulaire, vous pouvez envoyer rapidement des e-mails à votre famille,
vos amis ou vos collègues.
Pour envoyer un e-mail :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Cliquez sur
Si
en regard du champ Adresse e-mail.
apparaît, l'adresse e-mail n'est pas valide.
3 L'application de messagerie par défaut est lancée et elle affiche un e-mail vide préadressé au nom apparaissant dans le champ Adresse e-mail.
4 Rédigez votre message et envoyez-le.
Ajout d'éléments Mac OS X Mail à un champ Liste de messages
Les champs Liste de messages vous permettent de stocker des alias renvoyant à des
messages Mac OS X Mail, des notes et des articles RSS associés à un enregistrement
en particulier. Pour des instructions sur la façon de créer des champs Liste de
messages, voir « Création de champs Liste de messages » page 79.
Pour ajouter des messages Mac OS X Mail, des notes ou des articles RSS à
un champ Liste de messages :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Dans le coin inférieur gauche du champ Liste de messages, cliquez sur
l'application Mac OS X Mail.
pour ouvrir
3 Dans Mac OS X Mail, sélectionnez un dossier contenant des messages, des notes ou
des articles RSS.
4 Faites glisser un ou plusieurs éléments vers le champ Liste de messages, .
Conseil : Cliquez sur
pour afficher les champs pour le champ Liste de messages
dans le volet des champs.
Pour ouvrir les éléments dans Mac OS X Mail, voir « Ouverture des fichiers stockés
dans les champs Liste de fichiers et Liste de messages » ci-dessous.
86
Chapitre 7 Utilisation des champs
Ouverture des fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers et
Liste de messages
Lorsque vous parcourez les enregistrements, il vous est possible d'ouvrir rapidement les
fichiers ou les applications inclus dans les champs Liste de fichiers ainsi que les messages
Mac OS X Mail, les notes et les articles RSS inclus dans les champs Liste de messages.
Pour ouvrir des fichiers stockés dans un champ Liste de fichiers ou un
champ Liste de messages :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Choisissez un ou plusieurs éléments dans le champ Liste de fichiers ou dans le champ
Liste de messages.
3 Cliquez sur
ou double-cliquez sur les fichiers à ouvrir.
4 L'application associée à chaque élément démarre et elle affiche leurs contenus.
Par exemple, si vous double-cliquez sur un fichier PDF et un fichier vidéo QuickTime,
les applications Aperçu et QuickTime Player de Mac OS X démarrent et elles affichent
le fichier PDF ainsi que le fichier vidéo QuickTime. Si vous double-cliquez un message
e-mail, une note ou un article RSS, l'application Mac OS X Mail démarre et elle affiche
l'élément Mac OS X Mail.
Aperçu des fichiers avec Aperçu rapide
Utilisez Aperçu rapide pour afficher rapidement le contenu d'un élément dans un
champ Liste de fichiers ou Liste de messages sans l'ouvrir.
Pour avoir un aperçu d'un fichier :
1 Cliquez sur le nom d'un formulaire dans la barre de navigation ou sélectionnez
Présentation > Vue formulaire > Nom du formulaire.
2 Choisissez un ou plusieurs éléments dans un champ Liste de fichiers ou Liste de messages.
3 Cliquez sur
ou appuyez sur la barre d'espacement .
Le contenu affiché dépend du type de fichier. S'il s'agit d'une image, vous en verrez
une vignette. S'il s'agit d'un document texte, vous pourrez le lire et le faire défiler.
Utilisez les boutons le long du bas de la fenêtre pour passer d'un élément à un autre.
Chapitre 7 Utilisation des champs
87
Gestion des champs Média
Vous pouvez ajouter plusieurs types de fichiers image, audio et vidéo à un champ
Média, notamment des fichiers JPEG, QuickTime et MP3.
Si vous ajoutez un fichier audio que vous avez acheté dans l'iTunes Store, il se peut
que vous deviez entrer le nom et le mot de passe associés au compte que vous avez
utilisé pour effectuer cet achat.
Remarque : Vous ne pouvez pas ajouter des fichiers vidéo achetés dans l'iTunes Store.
Photos
Si votre ordinateur est muni d'un appareil photo interne ou externe iSight, vous
pouvez l'utiliser pour prendre des photos que vous insérerez ensuite dans vos
formulaires.
Pour prendre une photo :
1 Cliquez sur un champ Média vide.
Pour obtenir des informations concernant la création d'un champ Média, voir
« Création de champs » page 76.
2 Cliquez sur
.
3 Dans la fenêtre qui apparaît, cliquez sur
4 Facultatif : Cliquez sur
, puis attendez que l'image apparaisse.
, puis sélectionnez un effet spécial à appliquer à la photo.
5 Cliquez sur Définir pour enregistrer l'image et la charger dans le champ Média.
Conseil : Pour sauvegarder une photo, exportez-la. Pour plus d'informations, voir
« Exportation d'images » page 90.
Ajout de fichiers multimédia
Vous pouvez ajouter des fichiers audio, image et vidéo aux champs Média dans
chaque enregistrement. Les fichiers image contiennent des images provenant
d'Internet ou d'autres applications.
Pour ajouter un fichier multimédia :
1 Cliquez sur le champ Média.
2 Faites glisser un fichier de données du Finder, d'iPhoto ou d'iTunes vers le champ
Média ou cliquez sur pour choisir un fichier.
A l'exception des fichiers iTunes, lorsque vous ajoutez un fichier de données, Bento le
copie dans le fichier bento.bentodb. Lorsque vous ajoutez un fichier iTunes à un
champ Média, Bento crée un alias renvoyant au fichier.
88
Chapitre 7 Utilisation des champs
Si vous ne voulez pas copier le fichier multimédia dans Bento, appuyez sur la touche
Option et maintenez-la enfoncée après avoir fait glisser le fichier de données vers le
champ Média. Une flèche
apparaît sur la vignette. Bento crée un alias comportant
un chemin d'accès à un fichier spécifique situé à un emplacement donné sur votre
disque dur. Si vous utilisez un alias qui fait référence au fichier de données d'origine et
que vous déplaciez ou renommiez ce fichier, l'alias n'est plus valide.
3 Sélectionnez l'image que vous désirez ajouter dans la boîte de dialogue ouverte, puis
cliquez sur Ouvrir.
Lecture d'un fichier vidéo ou audio
La lecture d'un fichier vidéo ou audio dans Bento est semblable à celle d'un fichier de
même type dans QuickTime Player.
Pour lire un fichier de séquence ou audio :
1 Cliquez sur le champ Média.
2 Cliquez sur
dans la bande de défilement.
Faites glisser le curseur vers le haut ou vers le bas afin de régler le volume.
de nouveau. Pour
3 Pour arrêter la lecture du fichier vidéo ou audio, cliquez sur
suspendre la lecture du fichier de séquence ou audio, cliquez sur .
Positionnement d'images
Vous pouvez déplacer une image dans n'importe quelle direction dans un champ Média.
Pour positionner une image :
1 Cliquez sur le champ Média.
2 Faites glisser l'image à l'intérieur du champ.
Si vous faites glisser l'image en dehors du champ de vision, cliquez sur
ramener dans le champ de vision.
pour la
Redimensionnement d'images
Vous avez la possibilité de redimensionner une image à l'intérieur du champ Média
ou bien de l'ajuster à ce champ.
Pour redimensionner une image :
1 Cliquez sur le champ Média.
2 Faites glisser la barre de zoom afin d'effectuer un zoom avant ou arrière sur l'image.
3 Cliquez sur
pour ajuster l'image à la taille exacte du champ.
Chapitre 7 Utilisation des champs
89
Exportation d'images
Vous pouvez exporter (enregistrer) tout fichier image sous un nom différent ou à un
emplacement différent. Le fichier exporté est enregistré dans le format d'origine.
Pour exporter une image :
1 Cliquez sur le champ Média.
2 Cliquez sur .
3 Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, recherchez le dossier dans lequel vous
souhaitez enregistrer le fichier image.
4 Indiquez un nom, puis cliquez sur Enregistrer.
Suppression de fichiers Média
Lorsque vous supprimez un fichier Média d'un enregistrement, celui-ci est supprimé
de manière définitive de la bibliothèque associée et des collections qu'elle contient.
Pour supprimer le contenu d'un champ Média :
1 Cliquez sur le champ Média.
2 Appuyez sur la touche Supprimer ou sélectionnez Édition > Effacer.
90
Chapitre 7 Utilisation des champs
8
Importation, exportation et
impression
8
Ce chapitre décrit les différentes manières d'importer et
d'exporter des données pour que d'autres personnes les
voient ou les utilisent. Vous pouvez par ailleurs imprimer
vos données pour les partager avec des tiers.
Lors de votre première utilisation de Bento, vous pouvez commencer par importer
des informations. Bento prend en charge l'importation de données dans une grande
variété de formats de fichiers : fichier CSV (valeurs séparées par des virgules), séparées
par une tabulation (TAB), Numbers, Excel, Excel 2008 ou modèle de bibliothèque.
Vous pouvez, par exemple, importer des fichiers CSV créés dans des tableurs,
exportés d'autres bases de données ou téléchargés à partir de sites Web
d'établissements bancaires ou financiers.
Si vous devez partager vos données Bento, vous pouvez les exporter sous la forme
d'un fichier CSV, TAB, Numbers, Excel 2008 ou modèle de bibliothèque. Il est possible
d'exporter des enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection, de même
qu'un groupe d'enregistrements renvoyés par la fonction de recherche (simple ou
avancée). Si vous créez une bibliothèque avec des formulaires que vous voulez
donner à un autre utilisateur Bento, il vous est possible de l'exporter comme modèle
de bibliothèque.
Dans Bento, tant les informations des vues formulaire, tableau et vue fractionnée
que les résultats renvoyés par la fonction de recherche (simple et avancée) peuvent
être imprimés.
91
À propos des fichiers CSV et TAB
Un fichier CSV (fichier de valeurs séparées par des virgules) ou TAB (séparées par une
tabulation), est un fichier représentant un tableau de données. Les valeurs indiquées
dans chaque colonne/champ sont séparées par une virgule ou un point-virgule (CSV)
ou par une tabulation (TAB). Chaque ligne du fichier reprend un enregistrement. En
général, la première ligne de données du fichier est composée des en-têtes de
colonne du tableau.
Remarque : Pour certaines langues, le séparateur utilisé dans les fichiers CSV peut être
différent de la virgule. Le séparateur est défini par vos paramètres régionaux.
Exportation de fichiers CSV et TAB issus d'autres applications
Pour des résultats optimaux lors de l'importation de données dans Bento, suivez les
directives ci-dessous :
1 Exportez les données issues de l'application tierce en tant que fichier CSV ou TAB.
1 Si votre feuille de calcul Excel contient plusieurs tableaux, décomposez-la en
plusieurs feuilles de calcul, chacune correspondant à un tableau et assurez-vous
que les en-têtes de colonnes soient sur la première ligne.
1 Vérifiez si le fichier CSV ou TAB comprend une ligne qui représente les en-têtes de
colonne. Bento peut employer les valeurs de cette ligne comme noms de champ
durant l'importation des informations dans une nouvelle bibliothèque. Dans Bento,
ces noms de champ apparaissent sous la forme d'étiquettes en vue formulaire et
d'en-têtes de colonne en vue tableau.
1 Notez l'ordre des champs dans le fichier CSV ou TAB. Si ce dernier n'inclut pas de
ligne avec les en-têtes de colonne, vous pouvez vous référer à vos notes pour
nommer les champs de façon manuelle au moment de son importation.
1 ClarisWorks et AppleWorks créent des fichiers séparés par une tabulation
lorsque vous sélectionnez l'option Texte ASCII dans la boîte de dialogue
Enregistrer sous. Assurez-vous de bien ajouter l'extension TAB au nom du fichier
sauvé dans AppleWorks 6 que vous désirez importer dans Bento. Par exemple,
un fichier AppleWorks nommé « Mes_données », devra être sauvegardé sous le
nom « Mes_données.tab » pour que Bento le considère en tant que fichier TAB.
Correction de fichiers CSV
Si vous n'arrivez pas à importer un fichier CSV, ouvrez-le dans un éditeur de texte et
procédez comme suit :
1 Lorsque les valeurs des champs comportent des virgules intégrées, vous pouvez les
indiquer entre guillemets doubles.
Exemple : "10.000 donateurs"
1 Lorsque les valeurs des champs sont précédées ou suivies d'espaces, vous pouvez
les indiquer entre guillemets doubles.
92
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
1 Lorsque les valeurs des champs contiennent des sauts de ligne incorporés, vous
pouvez les indiquer entre guillemets doubles.
1 Lorsque les valeurs des champs contiennent des guillemets doubles, vous pouvez
les indiquer entre guillemets doubles. En d'autres termes, vous pouvez remplacer
les guillemets doubles incorporés par une paire de guillemets doubles consécutifs.
Exemple : “Elle écrivit ““Je serai présente”” dans son message.“
Exemple de fichier CSV (valeurs séparées par des virgules)
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
93
Importation de données dans Bento
Lorsque vous importez des informations dans Bento, vous avez le choix entre
créer une bibliothèque et importer ces informations dans une bibliothèque ou
collection existante.
Création d'une bibliothèque lors de l'importation
Si les informations que vous importez ne figurent pas déjà dans une bibliothèque
existante, vous pouvez créer une bibliothèque lors de l'importation du fichier.
Sélectionnez un fichier.
Les options affichées ici
dépendent du format du
fichier sélectionné.
Attribuez un nom à la
nouvelle bibliothèque.
Cliquez sur le type de
champ désiré pour le
définir. Si vous ne
souhaitez pas créer de
champ, sélectionnez Ne
pas créer.
Naviguez avec les flèches
jusqu'à la ligne qui
contient les en-têtes de
colonne, puis
sélectionnez la case
Utiliser les valeurs de cet
enregistrement comme
noms de colonne.
94
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
Pour créer une bibliothèque lors de l'importation :
1 Cliquez sur Fichier > Importer > Fichier.
2 Cliquez sur Choisir et sélectionnez le fichier à importer dans l'un des formats suivants :
.csv, .tab, .tsv, .numbers, .xls, .xlsx.
1 Pour des fichiers .csv, .tab, ou .tsv, cliquez sur Cliquez sur le format, puis choisissez
Séparé par des virgules, Séparé par des points-virgules, ou Séparé par une
tabulation.
1 Pour les fichiers Numbers, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une
feuille puis un tableau.
1 Pour les fichiers Excel, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une feuille
de travail.
3 Dans la section Choisir une cible, sélectionnez Nouvelle bibliothèque et entrez un
nom unique pour la bibliothèque.
4 Indiquez si le fichier comporte une ligne dont les valeurs seront utilisées comme
noms de champ.
1 Si le fichier contient effectivement une ligne d'en-têtes de colonne, cliquez sur les
boutons fléchés afin d'y accéder et cochez la case Utiliser les valeurs de cet
enregistrement comme noms de colonne.
Bento emploie alors les valeurs de cette ligne en tant que noms de champ.
1 Si le fichier ne contient pas de ligne d'en-têtes de colonne, désactivez la case
Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne.
Bento assigne des noms par défaut à chaque nouveau champ. Pour choisir un autre
nom, double-cliquez sur le nom du champ et saisissez un nom unique.
5 Bento utilise par défaut le type Texte pour les champs. Pour choisir un autre type,
cliquez sur le menu contextuel et sélectionnez un nouveau type de champ.
1 Si vous ne souhaitez pas importer l'une des colonnes, cliquez sur le menu
contextuel et choisissez Ne pas créer.
1 Pour obtenir des informations sur les types de champ pris en charge pour
l'importation, voir « Types de champ pris en charge pour l'importation » page 99.
6 Cliquez sur Importer.
À l'issue de l'importation, Bento ouvre les enregistrements en vue tableau, formulaire,
ou fractionnée.
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
95
Importation dans une bibliothèque existante
Si vous souhaitez stocker les informations dans une bibliothèque existante, importez le
fichier dans celle-ci. Bento crée les enregistrements appropriés dans la bibliothèque.
Vous pouvez en outre importer un fichier dans une collection. Lorsque vous
choisissez une collection comme cible de l'importation, Bento crée des
enregistrements dans la bibliothèque comprenant cette collection, puis les ajoute à
la collection.
Sélectionnez un fichier.
Les options affichées ici
dépendent du format du
fichier sélectionné.
Cliquez sur la flèche et
sélectionnez un nom de
champ pour mapper
manuellement les
champs paramétrés sur
Ne pas importer.
Naviguez avec les flèches
jusqu'à la ligne qui
contient les en-têtes de
colonne, puis
sélectionnez la case
Utiliser les valeurs de cet
enregistrement comme
noms de colonne.
Pour importer des données dans une bibliothèque ou une collection existante :
1 Cliquez sur Fichier > Importer > Fichier.
2 Cliquez sur Choisir et sélectionnez le fichier à importer dans l'un des formats suivants :
.csv, .tab, .tsv, .numbers, .xls, .xlsx.
96
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
1 Pour des fichiers CSV ou TSV, cliquez sur Cliquez sur le format, puis choisissez
Séparé par des virgules, Séparé par des points-virgules, ou Séparé par une
tabulation.
1 Pour les fichiers Numbers, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une
feuille puis un tableau.
1 Pour les fichiers Excel, utilisez les menus contextuels pour sélectionner une feuille
de travail.
3 Dans la section Choisir une cible, sélectionnez la bibliothèque ou collection dans
laquelle vous voulez inclure les données.
Dans l'exemple ci-dessus, la bibliothèque « Carnet d'adresses » est utilisée comme
bibliothèque cible.
4 Indiquez si le fichier comporte une ligne dont les valeurs seront employées comme
en-têtes de colonne.
1 Si le fichier contient effectivement une ligne d'en-têtes de colonne, cliquez sur les
boutons fléchés afin d'y accéder et cochez la case Utiliser les valeurs de cet
enregistrement comme noms de colonne.
Bento lit les en-têtes de colonne dans le fichier CSV et tente de les mettre en
correspondance avec les noms de champ déjà définis dans la bibliothèque ou
collection que vous avez sélectionnée. Lorsque les en-têtes et les noms de champ
correspondent parfaitement, Bento les mappe. S'ils sont différents, Bento
paramètre le nom du champ sur Ne pas importer et vous devez mapper
manuellement les champs sur les colonnes. Vous pouvez aussi mapper de façon
manuelle les valeurs d'enregistrement que Bento a associées.
1 Si le fichier ne contient pas de ligne d'en-têtes de colonne, désactivez la case
Utiliser les valeurs de cet enregistrement comme noms de colonne.
En l'absence d'en-têtes de colonne, Bento n'est pas en mesure de mapper les
valeurs d'enregistrement sur les en-têtes de colonne. L'application paramètre les
en-têtes sur Ne pas importer et il vous appartient de mapper manuellement les
champs sur les colonnes.
5 Si le nom du nouveau champ correspond à un en-tête de colonne du fichier, Bento
mappe les valeurs d'enregistrement de cette colonne sur le champ. Dans le cas
contraire, vous pouvez mapper les valeurs de la colonne sur le nouveau champ de
façon manuelle.
Pour les valeurs de l'enregistrement définies sur Ne pas importer, cliquez sur le menu
contextuel et sélectionnez l'en-tête de colonne ou la valeur de l'enregistrement et
mappez-les manuellement ceux-ci sur le nom de champ adjacent.
6 S'il n'existe aucun champ que vous pouvez mapper avec un champ donné, vous pouvez
en créer un. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter un champ. Bento ouvre la boîte de
dialogue Créer un champ pour vous permettre d'ajouter un champ à la bibliothèque.
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
97
7 (Facultatif ) Pour vérifier le mappage des valeurs de l'enregistrement sur les noms de
champ, parcourez le contenu de l'enregistrement en vous aidant des boutons fléchés.
8 Cliquez sur Importer.
À l'issue de l'importation, Bento ouvre les enregistrements en vue tableau, formulaire,
ou fractionnée.
Importation d'un modèle de bibliothèque
Un modèle de bibliothèque contient tous les formulaires, collections, collections
intelligentes, les réglages en vue tableau ainsi que les bibliothèques associées (si elles
existent) d'une bibliothèque exportée mais aucun enregistrement.
Sélectionnez un
modèle de
bibliothèque.
Pour importer un modèle de bibliothèque :
1 Cliquez sur Fichier > Importer > Modèle.
2 Sélectionnez un modèle de bibliothèque.
3 Cliquez sur Ouvrir.
4 Bento ajoute la bibliothèque, les collections ainsi que les collections intelligentes
contenues dans le modèle de bibliothèque au volet des bibliothèques. Si le modèle
de bibliothèque contient plusieurs bibliothèques, elles sont toutes ajoutées au volet
des bibliothèques à l'exception des bibliothèques par défaut (Carnet d’adresses,
Événements iCal et Tâches iCal). En ce qui concerne les bibliothèques par défaut, tous
les champs qui avaient été ajoutés sont importés.
98
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
Autres méthodes d'importation de données
Outre l'option de menu Fichier > Importer , Bento propose les méthodes
d'importation de données suivantes :
1 Sélectionnez Fichier > Nouvelle bibliothèque à partir d'un modèle afin d'ouvrir la
boîte de dialogue Nouvelle bibliothèque. Cliquez ensuite sur Importer des
données.
1 Faites glisser un modèle de bibliothèque ou un fichier de données (format texte,
Numbers, Excel) vers le volet des bibliothèques dans Bento.
1 Faites glisser un modèle de bibliothèque ou un fichier de données (format texte,
Numbers, Excel) vers une bibliothèque ou collection spécifique du volet des
bibliothèques dans Bento.
1 Faites glisser un modèle de bibliothèque ou un fichier de données (format texte,
Numbers, Excel) vers l'icône de l'application Bento.
Types de champ pris en charge pour l'importation
Vous pouvez effectuer une importation dans les champs des types suivants : texte,
choix, case à cocher, nombre, classement, devise, heure, date, durée, adresse, numéro
de téléphone, adresse e-mail, URL et compte IM.
Type de champ
Données pouvant être importées
texte
choix
adresse
numéro de téléphone
Compte IM
Tout texte
adresse e-mail
Tout texte, à condition que l'adresse soit valide et inclue le caractère @.
URL
Tout texte, sachant toutefois que ce champ ne prend pas en charge les
adresses URL comportant des caractères japonais.
case à cocher
1 lorsque la case est cochée, 0 lorsqu'elle ne l'est pas
Vrai lorsque la case est cochée, Faux lorsqu'elle ne l'est pas
Oui lorsque la case est cochée, Non lorsqu'elle ne l'est pas
nombre
devise
Données numériques
classement
Nombre compris entre 0 et 10
heure
Données numériques au format HH, HH:MM ou HH:MM:SS, avec en
option la mention « AM » ou « PM », où :
1 HH indique l'heure (de 0 à 24 si le format 24 heures est utilisé, de 0 à 12
si le format AM/PM est utilisé) ;
1 MM indique les minutes (de 0 à 59) ;
1 SS indique les secondes (de 0 à 59).
Exemple : 12:59:59 PM
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
99
Type de champ
date
Données pouvant être importées
Données numériques au format JJ, MM/JJ ou MM/JJ/AAAA, où :
1 JJ représente le jour (de 1 à 31, suivant la durée du mois) ;
1 MM représente le mois (de 1 à 12) ;
1 AAAA représente l'année (de 1 à 9999).
Un champ Date peut également contenir une heure (voir description du
champ Heure).
Remarque : Ces formats dépendent des réglages actuels de la date du
système.
durée
Texte précisant une durée en semaines, jours, heures, minutes et
secondes. Les abréviations suivantes peuvent être utilisées :
1 s pour les semaines ;
1 j pour les jours ;
1 h pour les heures ;
1 min pour les minutes ;
1 $$s pour les secondes.
Par exemple, les indications de durée suivantes sont toutes valides :
1 8 jours, 5 heures ;
1 8j,5h ;
1 $$8j5h.
Vous ne pouvez pas effectuer d'importation dans les champs des types suivants : liste
de fichiers, média, compteur automatique, calcul, liste d'enregistrements associés ou
liste de messages.
Lors de l'importation dans un champ Adresse, Numéro de téléphone, Adresse e-mail,
URL ou Compte IM, les données sont automatiquement ajoutées au champ Liste
d'adresses, Liste de numéros de téléphone, Liste d'adresses e-mail, Liste d'URLs ou
Liste de comptes IM associé.
Pour plus d'informations sur les types de champ, voir Chapitre 7, « Utilisation des
champs » page 73.
Remarque : Le message «Certaines valeurs de certains enregistrements ne peuvent pas
être importées» signifie qu'au moins une valeur de l'enregistrement n'est pas valide
pour le type de champ sélectionné pour l'importation. Par exemple, vous ne pouvez pas
importer un texte dans un champ Nombre ou un champ Date. Modifiez le type du
fichier afin qu'il corresponde aux données ou bien poursuivez l'importation. Si vous
optez pour cette dernière solution, les valeurs invalides ne seront pas importées. Vous
avez également la possibilité de modifier le contenu du fichier ou d'importer les
données dans un champ texte. Les champs texte acceptent toutes les valeurs.
100
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
Exportation de données issues de Bento
Bento peut exporter sous la forme d'un fichier CSV, TAB, Numbers ou Excel 2008 les
données issues d'une bibliothèque, d'une collection, d'une collection intelligente ou
encore les résultats d'une recherche simple ou avancée.
Bento peut exporter une bibliothèque sous la forme d'un modèle de bibliothèque. Il
s'agit d'une manière judicieuse de préserver la structure d'une bibliothèque ou de
transmettre une bibliothèque à un utilisateur Bento. Un modèle de bibliothèque
contient tous les formulaires, collections, collections intelligentes, les réglages en vue
tableau ainsi que les bibliothèques associées (si elles existent) d'une bibliothèque
exportée mais aucun enregistrement. Il est possible de donner le modèle de
bibliothèque à d'autres utilisateurs Bento ou de l'importer plus tard.
Exportation des données d'une bibliothèque, collection ou
collection intelligente
Lorsque vous exportez les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection,
vous pouvez choisir d'exporter toutes les valeurs de tous les champs en vue tableau
ou uniquement les champs affichés actuellement en vue tableau.
Pour exporter les données d'une bibliothèque, collection ou collection
intelligente :
1 Sélectionnez la bibliothèque, collection ou collection intelligente comportant les
informations à exporter.
2 Choisissez Fichier > Exporter.
3 Cliquez sur Numbers, Excel, Texte, ou Modèle.
Exporter un fichier Texte pour exporter un fichier compatible avec des versions
antérieures d'Excel 2008.
1 Pour Numbers, Excel, ou Texte, choisissez Tous les enregistrements ou Seulement
les enregistrements actuels.
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
101
1 Pour Modèle, choisissez les bibliothèques associées que vous souhaitez inclure (s'il
y en a).
Il est possible d'inclure des
bibliothèques associées provenant
d'une autre bibliothèque.
4 Sélectionnez la manière d'exporter les données.
1 Pour Numbers, Excel, ou Texte, choisissez Tous les champs des vues tableau ou
Uniquement les champs affichés dans la vue tableau.
1 Pour Texte, choisissez Séparé par des virgules (.csv), Séparé par des points-virgules
(.csv), ou Séparé par une tabulation (.tab).
5 Cliquez sur Suivant, puis indiquez le nom et l'emplacement du fichier.
Bento exporte les données affichées en vue tableau des champs de la bibliothèque,
collection ou collection intelligente vers un fichier portant le nom défini.
Exportation des résultats d'une recherche simple ou avancée
Si vous souhaitez exporter un sous-ensemble d'enregistrements, vous pouvez faire
appel à la fonction de recherche (simple ou avancée) de manière à déterminer ce
sous-ensemble au sein d'une bibliothèque ou d'une collection, puis exporter les
enregistrements du sous-ensemble.
Pour exporter un sous-ensemble d'enregistrements :
1 Déterminez le sous-ensemble d'enregistrements voulu à l'aide du champ de
recherche ou de la fonction de recherche avancée.
Voir « Champ Recherche et recherche avancée » page 29.
1 Avec le champ de recherche, l'ensemble d'enregistrements correspondant aux
critères s'affiche à mesure que vous saisissez la chaîne à rechercher.
1 Avec la fonction de recherche avancée, cliquez sur Rechercher pour afficher
l'ensemble d'enregistrements répondant aux critères.
2 Répétez les opérations 2 à 5 dans « Exportation des données d'une bibliothèque,
collection ou collection intelligente » page 101.
102
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
Bento exporte les données affichées en vue tableau des champs du sous-ensemble
d'enregistrements vers un fichier portant le nom défini.
Autres méthodes d'exportation de données
En plus de l'option de menu Fichier > Exporter , Bento propose une autre méthode
pour l'exportation de données sous la forme d'un fichier :
1 Faites glisser l'icône représentant une bibliothèque ou une collection du volet des
bibliothèques dans Bento vers le bureau ou vers un dossier d'une fenêtre du Finder.
Bento exporte les données des champs de tous les enregistrements de la
bibliothèque ou de la collection vers un fichier qu'il nomme de la même manière
que la bibliothèque ou la collection. Le format de fichier correspond au réglage
actuel Exporter Format défini dans la boîte de dialogue Préférences.
Sélectionnez un
format pour les
fichiers exportés en
les faisant glisser
vers le Finder.
Remarques relatives à l'exportation de types de fichier particuliers
Il est impossible d'exporter :
1 le contenu des champs Liste d'adresses, Liste de numéros de téléphone, Liste
d'adresses e-mail, Liste d'URLs, Liste de comptes IM ou Liste de messages. En
revanche, les données des champs Adresse, Numéro de téléphone, Adresse e-mail,
URL et Compte IM affichées en vue tableau peuvent être exportées.
1 les informations affichées dans un champ Liste d'enregistrements associés.
1 les alias de fichiers stockés dans les champs Liste de fichiers.
1 Les fichiers vidéo et audio que vous avez ajoutés aux champs Média. Pour
l'exportation des images, voir « Exportation d'images » page 90.
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
103
Impression de données
Vous pouvez imprimer les données provenant d'une bibliothèque ou d'une collection
ou encore les résultats d'une recherche simple ou avancée.
Impression des données provenant des bibliothèques et des collections
Lorsque vous imprimez les enregistrements d'une bibliothèque ou d'une collection, le
résultat de l'impression diffère selon la vue dans laquelle les enregistrements sont
ouverts. En vue fractionnée, l'emplacement du curseur au moment de l'impression
détermine l'apparence des enregistrements imprimés.
Pour imprimer les enregistrements d'une bibliothèque ou collection :
1 Sélectionnez la bibliothèque ou la collection comportant les données à imprimer.
2 Choisissez la vue formulaire ou tableau contenant les champs à imprimer.
3 Cliquez sur Fichier > Imprimer.
4 Indiquez les options d'impression.
1 Pour imprimer seulement l'enregistrement actif (en vue formulaire) ou tous les
enregistrements sélectionnés (en vue tableau), choisissez l'option Enregistrements
sélectionnés uniquement.
1 Pour imprimer l'intégralité des enregistrements de la bibliothèque ou collection
actuelle, sélectionnez Tous les enregistrements affichés.
1 Pour imprimer sans le fond en vue formulaire ou sans les couleurs d'alternance de
lignes en vue tableau, sélectionnez Ne pas imprimer le fond. Cette option imprime
en noir et blanc sans aucune couleur de fond pour des économies d'encre.
1 Lors de l'impression de données en vue tableau, pour faire tenir les colonnes sur
une seule page, sélectionnez l'option Ajuster en largeur.
1 Lors de l'impression de données en vue formulaire, pour imprimer un
enregistrement par page, sélectionnez l'option Imprimer un enregistrement
par page.
1 Choisissez d'autres options pour inclure, par exemple, la bannière titre, les numéros
de page ou la date et l'heure.
Impression des résultats d'une recherche simple ou avancée
Si vous souhaitez imprimer un sous-ensemble d'enregistrements, vous pouvez faire
appel à la fonction de recherche (simple ou avancée) de manière à déterminer ce
sous-ensemble au sein d'une bibliothèque ou d'une collection, puis imprimer les
enregistrements du sous-ensemble.
Pour imprimer un sous-ensemble d'enregistrements :
1 Déterminez le sous-ensemble d'enregistrements voulu à l'aide du champ de
recherche ou de la fonction de recherche avancée.
Voir « Champ Recherche et recherche avancée » page 29.
104
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
1 Avec le champ de recherche, l'ensemble d'enregistrements correspondant aux
critères s'affiche à mesure que vous saisissez la chaîne à rechercher.
1 Avec la fonction de recherche avancée, cliquez sur Rechercher pour afficher
l'ensemble d'enregistrements répondant aux critères.
2 Cliquez sur Fichier > Imprimer.
3 Indiquez quels enregistrements du sous-ensemble imprimer.
1 Pour imprimer seulement l'enregistrement actif (en vue formulaire) ou tous les
enregistrements sélectionnés (en vue tableau), choisissez l'option Enregistrements
sélectionnés uniquement.
1 Pour imprimer la totalité des enregistrements du sous-ensemble actuel,
sélectionnez Tous les enregistrements affichés.
Impression d'étiquettes d'adresses
Lorsque vous modifiez les enregistrements de contact de la bibliothèque Carnet
d'adresses de Bento, les données de l'application Carnet d'adresses sont mises à jour.
Pour imprimer des étiquettes d'adresses :
1 Ouvrez l'application Carnet d'adresses.
2 Dans l'application, sélectionnez, dans la colonne Groupe, l'option Toutes ou bien un
groupe ou choisissez les contacts spécifiques que vous voulez imprimer.
Tout en maintenant la touche Commande ou Maj enfoncée, cliquez sur plusieurs
contacts pour les sélectionner.
3 Cliquez sur Fichier > Imprimer.
4 Dans le menu contextuel Style, choisissez Étiquettes d'adresses, puis définissez les
options d'impression.
1 Onglet Marges : Choisissez un type d'étiquette dans les menus contextuels Page.
Sélectionnez Personnaliser pour définir les marges des pages et le blanc de fond
entre les étiquettes et indiquer le nombre d'étiquettes à imprimer sur chaque page.
1 Onglet Étiquette : Dans le menu contextuel Adresses, choisissez les adresses à
utiliser. Dans le menu contextuel Imprimer, sélectionnez l'ordre dans lequel les
étiquettes doivent être imprimées. Pour ajouter à celles-ci un petit graphique,
cliquez sur le bouton Définir l'image. Cliquez sur le bouton Définir la police pour
modifier la police.
Pour plus d'informations, voir l'aide de l'application Carnet d'adresses.
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
105
106
Chapitre 8 Importation, exportation et impression
9
Sauvegarde et restauration de
données
9
Ce chapitre décrit la procédure de création d'une copie de
sauvegarde de vos données Bento. Une copie de
sauvegarde vous permet de récupérer les informations
d'origine en cas de modification accidentelle ou suite à un
problème tel qu'un dysfonctionnement du disque dur.
Un fichier de sauvegarde Bento contient les données présentes dans Bento au
moment de l'exécution de la commande de sauvegarde. Cette commande est simple
à utiliser ; il vous suffit d'indiquer un nom et un emplacement pour le fichier de
sauvegarde. La commande de restauration est tout aussi simple d'utilisation ; vous
n'avez qu'à sélectionner le fichier de sauvegarde à partir duquel vous souhaitez
restaurer les données.
Il est recommandé de sauvegarder régulièrement vos données. Dans cette optique,
Bento peut vous envoyer un rappel facultatif vous incitant à sauvegarder vos données
de temps à autre.
Remarque : Les fonctions de sauvegarde et de restauration s'appliquent à toutes les
données figurant dans Bento. Si vous voulez enregistrer les données d'une
bibliothèque ou collection spécifique, utilisez la fonction d'exportation décrite à la
section « Exportation de données issues de Bento » page 101.
Pour sauvegarder et restaurer vos données Bento, vous pouvez en outre faire appel à
la technologie de l'application Mac OS X appelée Time Machine.
Conseil : Pour enregistrer une copie de votre fichier de sauvegarde, copiez-le à un
autre endroit, par exemple sur un disque dur externe ou un CD.
107
À propos des fichiers de sauvegarde Bento
Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, vous générez en fait une copie
des données stockées dans Bento. Le fichier de sauvegarde contient les données
figurant dans les bibliothèques et collections au moment de l'exécution de la
commande de sauvegarde.
Important : Le fichier de sauvegarde Bento ne comprend pas les données des
applications Carnet d'adresses et iCal. Il vous est conseillé de sauvegarder ces
données lors des sauvegardes de vos données Bento.
1 Pour créer une sauvegarde des données du Carnet d'adresses, utilisez la fonction
d'archivage de l'application.
1 Pour créer une sauvegarde des données iCal, utilisez la fonction de sauvegarde
de l'application iCal.
Cependant, si vous ajoutez des champs aux enregistrements de la bibliothèque
Carnet d'adresses, Événements iCal ou Tâches iCal, les informations qu'ils comportent
sont incluses dans le fichier de sauvegarde Bento.
Sauvegarde de divers types de champ
Lorsque vous sauvegardez des champs Liste de fichiers, Média ou Liste
d'enregistrements associés, tenez compte des points ci-dessous.
108
Type de champ
Éléments sauvegardés par Bento
Champs Liste de
fichiers
Les noms et emplacements des fichiers répertoriés, mais pas leur contenu.
Champs Média
Bento sauvegarde le contenu (de la plupart des champs Média), car il stocke des
copies des fichiers Média.
Toutefois, si vous employez des alias faisant référence aux fichiers multimédia au lieu
de copier ces fichiers dans bento.bentodb, Bento sauvegarde les noms et
emplacements des fichiers ajoutés aux champs Média, mais non leur contenu. Il est
recommandé de sauvegarder ces fichiers multimédia dans le Finder.
Liste
d'enregistrements
associés, champ
Les données figurant dans les listes d'enregistrements associés, car ces champs
comprennent des données extraites des bibliothèques et collections.
Néanmoins, Bento ne sauvegarde pas les données des bibliothèques Carnet
d'adresses, Événements iCal et Tâches iCal. Si vous utilisez des listes d'enregistrements
associés faisant référence à ces bibliothèques, les données dépendent de ce qui est
disponible dans les applications Carnet d'adresses et iCal.
Chapitre 9 Sauvegarde et restauration de données
Utilisation du rappel de sauvegarde
Par défaut, Bento vous rappelle de créer un fichier de sauvegarde chaque semaine.
Pour créer un fichier de sauvegarde Bento à partir de la boîte de dialogue
du rappel de sauvegarde :
1 Cliquez sur Sauvegarder.
2 Dans la boîte de dialogue qui apparaît, conservez le nom et l'emplacement par défaut
ou entrez un nom et un emplacement différents pour le fichier de sauvegarde.
Modification du rappel de sauvegarde
Vous avez la possibilité de modifier la fréquence d'envoi par défaut du rappel de
sauvegarde ou de désactiver ce dernier.
Pour activer le rappel de sauvegarde ou modifier sa fréquence d'envoi :
1 Choisissez Bento > Préférences.
2 Sélectionnez l'option Afficher un rappel pour la sauvegarde et définissez la fréquence
d'envoi de rappels de sauvegarde de vos données. Un rappel peut être envoyé
chaque semaine ou chaque mois.
Pour désactiver le rappel de sauvegarde :
1 Choisissez Bento > Préférences.
2 Désélectionnez la case à cocher Afficher un rappel pour la sauvegarde.
Chapitre 9 Sauvegarde et restauration de données
109
Création d'un fichier de sauvegarde
Lors de la création d'un fichier de sauvegarde Bento, vous générez en fait une copie des
données stockées dans Bento. Il est préférable de sauvegarder vos données Bento avant
d'effectuer des modifications importantes, par exemple avant d'importer des données,
de supprimer des bibliothèques ou de modifier radicalement des formulaires.
Pour créer un fichier de sauvegarde :
1 Sélectionnez Fichier > Sauvegarder les données de Bento.
2 Conservez le nom et l'emplacement par défaut ou entrez un nom et un emplacement
différents pour le fichier de sauvegarde.
3 Cliquez sur Enregistrer.
4 (Facultatif) Si vous affichez les données des applications Carnet d'adresses et iCal
dans Bento, il vous est conseillé de les sauvegarder ensuite dans ces applications. En
effet, le fichier de sauvegarde Bento n'inclut pas lesdites données.
Restauration à partir d'un fichier de sauvegarde
Lorsque vous restaurez des données à partir d'un fichier de sauvegarde Bento, les
données figurant dans Bento sont remplacées par le contenu du fichier de
sauvegarde. Les ajouts éventuels que vous avez pu effectuer dans Bento depuis la
création de ce fichier sont perdus. Les enregistrements qui avaient été supprimés
sont récupérés.
Pour restaurer des données à partir d'un fichier de sauvegarde :
1 (Facultatif) Si vous affichez les données des applications Carnet d'adresses et iCal
dans Bento, il vous est conseillé de d'abord les restaurer à partir des fichiers de
sauvegarde (iCal) ou archives (Carnet d'adresses) de ces applications. En effet, le
fichier de sauvegarde Bento n'inclut pas lesdites données.
2 Sélectionnez Fichier > Revenir à la sauvegarde Bento et recherchez le fichier de
sauvegarde.
3 Cliquez sur Ouvrir.
4 Lorsque Bento affiche une boîte de dialogue de confirmation, cliquez sur Continuer.
Bento charge le contenu du fichier de sauvegarde Bento.
110
Chapitre 9 Sauvegarde et restauration de données
Utilisation conjointe de Time Machine et de Bento
Time Machine est l'application Mac OS X sauvegardant les données de votre
ordinateur (dont les données Bento) de façon régulière. Vous pouvez avoir recours à
Time Machine pour restaurer les données Bento telles qu'elles se présentaient au
moment précis d'une sauvegarde spécifique.
Lorsque vous restaurez des données à partir d'une sauvegarde Time Machine, les
données figurant dans Bento sont remplacées par le contenu du fichier de sauvegarde.
Pour définir les options de Time Machine :
1 Dans le menu Apple, choisissez Préférences Système, puis cliquez sur Time Machine.
2 Dans les préférences de Time Machine, basculez sur Activé et choisissez un disque
de sauvegarde.
3 Assurez-vous que le dossier Bibliothèque de l'utilisateur est sauvegardé par Time
Machine (Par défaut, Time Machine sauvegarde tout votre disque dur.)
Pour restaurer les données Bento à l'aide de Time Machine :
1 Quitter Bento.
2 (Facultatif) Si vous affichez les données des applications Carnet d'adresses et iCal
dans Bento, restaurez-les d'abord à partir des fichiers de sauvegarde de ces
applications. En effet, le fichier de sauvegarde Bento n'inclut pas lesdites données.
3 Ouvrez une fenêtre du Finder et accédez au dossier Bibliothèque de Bento :
Bibliothèque/Application Support/Bento/
4 Ouvrez Time Machine à partir du Dock ou du dossier Applications.
5 Parcourez les sauvegardes créées par Time Machine en vous aidant des flèches ou de
la timeline sur le côté droit de l'écran.
6 Une fois que vous avez trouvé la date à utiliser pour la restauration des données,
sélectionnez le fichier bento.bentodb et cliquez sur Restaurer.
7 Cliquez sur Remplacer dans la boîte de dialogue de confirmation.
Le fichier bento.bentodb restauré est copié dans le dossier Bibliothèque/Application
Support/Bento/ et toutes les données présentes dans Bento sont remplacées.
8 Ouvrez Bento. Bento charge le contenu du fichier bento.bentodb restauré.
Chapitre 9 Sauvegarde et restauration de données
111
112
Chapitre 9 Sauvegarde et restauration de données
A :A
Raccourcis clavier
A
Cette section présente les raccourcis clavier.
Vous pouvez utiliser le clavier et la souris pour réaliser rapidement de nombreuses
opérations dans Bento. Vous trouverez les raccourcis associés aux commandes de menu
les plus courantes dans les menus (ou dans la liste des raccourcis clavier fournie ici).
Pour effectuer une action, appuyez sur les touches de raccourci dans l'ordre indiqué.
Remarque : Pour pouvoir accéder au champ suivant (à l'aide de la touche de
tabulation) et au champ précédent (à l'aide de Maj-Tab) en vues formulaire et tableau,
vous devez définir l'option «tous les réglages» pour activer l'accès au clavier complet.
Pour activer l'accès au clavier complet avec l'option « tous les réglages » :
1 Ouvrez Préférences Système (dans le menu Apple, choisissez Préférences Système).
2 Ouvrez Clavier et souris.
3 Cliquez sur l'onglet Raccourcis clavier.
4 Sous Accès au clavier complet, sélectionnez « Tous les réglages ».
Action
Raccourci
En vue formulaire
Afficher ou masquer les outils de
formulaire.
Option-Commande-C
Accéder au champ suivant
Onglet
Revenir au champ précédent
Maj-Tab
Renommer le formulaire
Double clic sur le nom du formulaire
Sélectionner plusieurs champs
Cliquez en-dehors du premier champ, puis faites glisser le rectangle
de sélection à travers les autres champs que vous souhaitez
sélectionner.
Étendre la sélection de champs
Avec des champs déjà sélectionnés, maintenez la touche Maj ou
Commande enfoncée, puis cliquez sur les éléments à ajouter ou
supprimer des champs sélectionnés.
Sélectionner tous les champs.
Commande-A
Désélectionner tous les champs
Maj-Commande-A
113
Action
Raccourci
En vue tableau
Quand une cellule est sélectionnée
Modifier une valeur
Option-Retour
Sauvegarder et passer à la cellule
suivante
Retour
Insérer un retour chariot dans un
champ texte
Commande-Retour
Accéder à la cellule supérieure
Flèche vers le haut
Accéder à la cellule inférieure
Flèche vers le bas
Accéder au champ suivant
Onglet
Revenir au champ précédent
Maj-Tab
En vue tableau
Quand au moins une cellule est
sélectionnée
Étendre la sélection vers le haut
Maj-flèche vers le haut
Étendre la sélection vers le bas
Maj-flèche vers le bas
En vue tableau
Quand des enregistrements sont
sélectionnés
Sélectionner un enregistrement
Cliquez sur le numéro de ligne. Tout l'enregistrement est
sélectionné.
Sélectionner plusieurs
enregistrements
Sélectionnez un enregistrement, appuyez sur la touche Maj, puis,
tout en la maintenant enfoncée, cliquez sur un autre enregistrement;
tous les enregistrements situés entre ces deux enregistrements sont
alors sélectionnés.
Étendre la sélection
d'enregistrements
Après avoir défini une sélection d'enregistrements, tout en appuyant
sur la touche Commande, cliquez sur un enregistrement non
sélectionné pour l'ajouter à la sélection ou sur un enregistrement
sélectionné pour le supprimer de la sélection.
Accéder à l'enregistrement
supérieur
Flèche vers le haut
Accéder à l'enregistrement
inférieur
Flèche vers le bas
Gestion des enregistrements
114
Ajouter un enregistrement
Commande-N
Dupliquer l'enregistrement
Maj-Commande-D
Supprimer l'enregistrement (de la
bibliothèque)
Effacer l'enregistrement (de la
collection)
Commande-Supprimer
Annexe A Raccourcis clavier
Action
Raccourci
Accéder à l'enregistrement suivant
Commande-parenthèse fermante ")"
Revenir à l'enregistrement
précédent
Commande-parenthèse ouvrante "("
Accéder au premier enregistrement Option-Commande-parenthèse ouvrante "("
Accéder au dernier enregistrement
Option-Commande-parenthèse fermante ")"
Gestion de texte et d'objets
Sélectionner tout le texte du
champ modifié
Commande-A
Désélectionner tout le texte du
champ modifié
Maj-Commande-A
Couper
Commande-X
Copier
Commande-C
Coller
Commande-V
Dupliquer
Commande-D
Supprimer
Supprimer
Vérifier l'orthographe
Commande-point-virgule (;)
Afficher la fenêtre du correcteur
d'orthographe
Commande-deux-points (:)
Afficher la fenêtre des caractères
spéciaux
Option-Commande-T
Général
Créer une bibliothèque à partir
d'un modèle (ouvre la boîte de
dialogue Nouvelle bibliothèque)
Commande-L
Créer une collection
Maj-Commande-N
Créer une collection intelligente
Option-Commande-N
Ajouter un champ
Contrôle-N
Afficher ou masquer la recherche
avancée
Commande-F
Aperçu rapide des éléments
sélectionnés
Commande-Y
Utiliser le champ Recherche
Option-Commande-F
Vue tableau
Commande-1
Vue fractionnée
Commande-2
Vue formulaire (répéter le raccourci Control-Commande-3
pour passer au formulaire suivant)
Afficher ou masquer les
bibliothèques et le volet des
champs.
Annexe A Raccourcis clavier
Control-Commande-4
115
116
Action
Raccourci
Accéder à la zone suivante de la
fenêtre principale
Contrôle-Option-flèche vers la droite
Accéder à la zone précédente de la
fenêtre principale
Contrôle-Option-flèche vers la gauche
Afficher ou masquer la ligne
récapitulative
Commande-5
Importer un fichier
Maj-Commande-I
Exporter la bibliothèque ou
collection actuelle.
Maj-Commande-E
Imprimer la bibliothèque ou
collection actuelle de la vue active
Commande-P
Annuler la dernière action
Commande-Z
Rétablir la dernière action annulée
Maj-Commande-Z
Fermer la fenêtre
Commande-W
Réduire la fenêtre
Commande-M
Afficher les préférences
Commande-virgule (,)
Afficher l'Aide de Bento
Commande-point d'interrogation (?)
Masquer Bento
Commande-H
Masquer les autres fenêtres
Option-Commande-H
Quitter Bento
Commande-Q
Annexe A Raccourcis clavier
A
abonné, calendrier 44
actuelle, date 55
alias de fichiers ou dossiers 78, 79, 88
alignement des champs dans les formulaires 61
aperçu des fichiers avec Aperçu rapide 87
Aperçu rapide 87
appareil photo iSight 88
AppleWorks, exportation 92
application iCal 9, 23
affichage des données 39
B
barre de navigation 29
base de données, importation 92
bento.bentodb 88, 111
bibliothèque iCal, masquage 40
bibliothèques 11
affichage de données différentes 53
affichage des champs 32
ajout au volet des bibliothèques 22
association d'enregistrements issus de plusieurs
collections 80
création à l'aide de modèles 35, 98
création lors de l'importation 37, 94
description 22, 33, 39
existante, importation 96
exportation 101
suppression 37
C
Calcul, champ 75
création 77
calcul, configuration 77
calendriers
abonné 44
affichage 43
Carnet d'adresses, application 8, 23
affichage des données 39
groupe du Carnet d'adresses 41
Carnet d'adresses, bibliothèque 8
Index
Index
champ mis à jour dans l'application Carnet
d'adresses 42
description 23, 33, 40
masquage 40
champ
ajout à un formulaire 57
alignement dans les formulaires 61
bibliothèque actuelle 32
calcul des données 75, 77
champs liste de messages 79
création 76, 84
déplacement entre 58
description 73
duplication 84
en vue tableau 63, 73
issu d'iCal 44
issu du Carnet d'adresses 42
liste 75
Média 88
Ombres, ajout 60
redimensionnement 58
remplissage automatique 71
sélection 58
suppression d'un formulaire 59
suppression des données 85
verrouillé 84
vue formulaire 73
vues formulaire diverses 53
champ Liste 74
champs liste de messages 74, 79
ClarisWorks, exportation 92
collection intelligente 42
création 50
description 24, 49
collections 13
affichage de données différentes 53
affichage des champs 32
ajout au volet des bibliothèques 22
association d'enregistrements issus de plusieurs
collections 80
création 48
description 24, 47
groupe du Carnet d'adresses 41
117
importation dans une collection 96
suppression 49
colonnes en vue tableau Voir aussi champs
affichage ou masquage 70
description 63
données, récapitulation 71
redimensionnement 71
réorganisation 70
contact
affichage 40
associé 80
Carnet d'adresses, application 39
envoi d'e-mail 86
copie d'enregistrements 55, 67
couleur de formulaire, modification 59
création
bibliothèques 35
champ 76, 84
collection intelligente 50
collections 48
enregistrement en vue formulaire 54
enregistrement en vue tableau 65
formulaire 56
CSV, fichier 12
description 92
D
date
actuelle 55
affichage 43
date et heure actuelles 55
Décompte, fonction 72
description de la vue fractionnée 27, 54
didacticiel 16
separateurs de colonnes 62
E
éléments Mac OS X Mail 79
e-mails, envoi 86
enregistrement
ajout 54, 65, 96
ajout à une collection 49
ajout de fichiers de données 88
associé 80
calcul des données 75
duplication 55, 67
en vue tableau 63
recherche 29
sélection en vue tableau 64
suppression 37, 49, 56, 67
tri 68
vue formulaire 53
en-tête de colonne 95
envoi d'e-mails 86
espace 62
118
Index
espaces flexibles 62
étiquette
adresse 105
champ 53, 60
étiquette d'adresse 105
étiquette de champ 53
déplacement 60
texte, modification de la taille 60
événement
affichage 43
application iCal 39
Événements iCal, bibliothèque 9
champ mis à jour dans l'application iCal 44
description 24, 33, 43
exportation
en faisant glisser des fichiers 103
format CSV 101
format Excel 2008 101
format modèle de bibliothèque 101
format Numbers 101
format TAB 101
F
fenêtre d'accueil 19
masquage 20
fichier audio 89
fichier de valeurs séparées par des virgules 12
description 92
fichier de valeurs séparées par une tabulation,
description 92
fichier Média
ajout 88
suppression 90
fichier TAB, description 92
fichier TSV, description 92
film 89
formulaire
ajout d'objets 61
ajout de champs 57
ajout de fichiers de données 88
changement de thème 59
création 56
separateurs de colonnes, ajout 62
duplication 57
modifier la largeur des colonnes 59
personnalisation 58
renommer 57
suppression 57
formule 77
G
groupe, Carnet d'adresses
collection Bento 41
groupe intelligent 42
I
O
image 88
déplacement et redimensionnement 89
enregistrement 90
importation 12
dans une bibliothèque existante 96
dans une nouvelle bibliothèque 94
description 91
modèle de bibliothèque 98
préparation 92
impression 104
enregistrement sélectionné 104
étiquette d'adresse 105
iTunes
ajout de fichiers aux champs Média 88
Listes de lecture 47
objet
déplacement sur formulaire 58
redimensionnement 58
sélection dans le formulaire 58
zone de texte 61
opération 77
J
JPEG 88
L
largeur de colonne (formulaires) 59
ligne récapitulative 71
liste 75
liste d'enregistrements associés 14, 80
et application Carnet d'adresses 82
et application iCal 82
recherche 83
Liste d'enregistrements associés, champ 74
création 80
Liste de fichiers, champ 74
création 78
ouverture de fichiers 87
M
mappage de champs 97
Maximum, fonction 72
Média 88
Minimum, fonction 72
modèle 10
description 25
utilisation pour la création de bibliothèques 35
Vierge 36
modification des types de champs 85
Moyenne, fonction 72
MP3, fichier 88
musique 89
N
nom de champ 76
changement en vue tableau 68
configuration durant l'importation 95
volet des champs, modification 84
Index
P
PDF, fichier 78
personnalisation de formulaires 58
photo 88
Q
QuickTime 88
R
raccourci clavier 113
recherche 29
Recherche avancée 31
recherche d'enregistrements 29
relation 14, 80
résolution des problèmes
mise à jour d'iCal 45
mise à jour du Carnet d'adresses 42
restauration de données 110
S
sauvegarde
désactivation du rappel 109
description 107
sauvegarde, restauration 110
séparateur horizontal 61
Somme, fonction 72
source de données, indication pour les
enregistrements associés 81
support technique 17
suppression
bibliothèques 37
champ d'un formulaire 59
champs et données 85
collections 49
enregistrement 37, 56, 67
fichier Média 90
formulaire 57
suppression d'enregistrements d'une collection 49
T
tableur, importation 92
tâche
affichage 43
application iCal 39
Tâches iCal, bibliothèque
champ affiché dans l'application iCal 45
description 24, 33, 43
119
texte, modification de la taille 60
thème
changement dans un formulaire 59
description 28
Time Machine 107, 110
tri d'enregistrements 68
type de champ
description 74
exportation 103
modification 85
pris en charge pour l'importation 99
sélection 76
V
verrouillé, champ 84
Vierge 36
Volet des Bibliothèques
description 22
masquage 21
120
Index
Volet des champs 21
description 32, 84
masquage 21, 70
utilisation pour le masquage des champs en vue
tableau 70
vue, description 26
vue formulaire
boutons Aperçu et Détails 29
description 27, 34, 53
vue tableau
description 27, 34, 63
données, copier et coller 66
enregistrements, sélection 64
taille du texte 64
Z
zone d'enregistrements 21
zone de texte 61
">