Alcatel-Lucent Premium Reflexes Manuel utilisateur

Alcatel Premium Reflexes™
Alcatel
OmniPCX Office
ARCHITECTS OF AN INTERNET WORLD
Manuel utilisateur
how
En choisissant un téléphone de la gamme Reflexes, vous faites confiance à
Alcatel : nous vous en remercions.
Votre poste numérique vous apporte tous les avantages de sa nouvelle ergonomie,
pour une communication plus conviviale.
Ergonomique, votre poste vous offre :
un combiné confort : forme ergonomique et zone de maintien en matière
souple(1),
des touches audio (écoute amplifiée, main libres(2),...) pour vous faciliter la vie,
un clavier alphabétique confortable pour appeler vos correspondantspar leur
nom(3),
des touches transparentes à effet loupe(4) pour une lecture immédiate de vos
programmations (appels directs, fonctions,...).
Convivial, votre poste vous propose :
2
un écran pour voir le numéro ou le nom de vos correspondants et guider vos
programmations,
des icônes de communication(5) (occupé, libre, en attente) pour vous guider
dans la gestion de vos appels (passer d’un correspondant à l’autre,...),
un ensemble complet de boitiers de connexions pour transmettre des données,
utiliser des applications de téléphonie assistée (CTI*) ou connecter des
terminaux analogiques (fax, répondeur, Minitel...) ou RNIS (PC avec carte RNIS,
fax G4...).
pour le poste Premium REFLEXES uniquement :
1)
2)
3)
4)
5)
Zones de matière souple
Mains libres
Clavier alphabétique
Touches transparentes
Icônes de communication
*CTI : Couplage Téléphonique/Informatique
2
Comment utiliser ce guide ?
how
• Actions
Écoute amplifiée.
Raccrocher.
Mains libres.
Description d’une action
ou d’un contexte.
Réglage “moins”.
Réglage “plus”.
• Afficheur
Dupond Guy
• Touches audios
Décrocher.
Vue partielle de
l’afficheur.
• Touches programmables et
• Autres touches fixes
icones
3
• Clavier
Touche d’appel.
Touche fixe.
Icone associée à une
touche.
Touche MENU.
Touche préprogrammée (fonction
symbolisée par son
icone).
Clavier numérique.
• Autres symboles utilisés
Autre alternative à la
séquence d’action.
Clavier alphabétique.
Touche spécifique du
clavier numérique.
Informations importantes.
De petits icones ou du texte peuvent venir enrichir ces symboles. Tous les codes
implicites ou personnalisés sont présentés dans le tableau des codes figurant dans
le feuillet annexe.
3
Sommaire
Toc
Découvrir votre téléphone Premium . . . . . . . p.8
Découvrir votre téléphone Easy. . . . . . . . . . . . p.10
1.
Téléphoner. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.12
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
4
1.11
1.12
1.13
1.14
1.15
1.16
1.17
1.18
4
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler à l’extérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler à l’intérieur de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire de
l’entreprise) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler par votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . .
Appeler un numéro du répertoire collectif . . . . . . . . . .
Recevoir un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtrage d’appel via la messagerie vocale. . . . . . . . . . . . .
Rappeler le dernier numéro composé (bis) . . . . . . . . . .
Mémoriser temporairement un numéro pour renouveler votre appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Demander un rappel automatique lorsque votre correspondant interne est occupé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recevoir un appel interne en interphonie . . . . . . . . . . .
Émettre en fréquences vocales. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler un correspondant RNIS . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Garder secrète votre identité (appel RNIS). . . . . . . . . .
Identifier un appelant malveillant (appel RNIS) . . . . . . .
Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Vous isoler de votre correspondant (secret). . . . . . . . .
p.12
p.13
p.13
p.14
p.15
p.16
p.16
p.16
p.17
p.17
p.18
p.19
p.19
p.20
p.21
p.21
p.22
p.22
En cours de communication . . . . . . . . . . . . . . . p.23
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
3.
5
Sommaire
2.
Appeler un second correspondant . . . . . . . . . . . . . . . . .
Recevoir un second appel en cours de communication
Transférer un appel. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient) . . . . .
Converser simultanément avec 2 correspondants internes et/ou externes (conférence) . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Mettre votre correspondant en attente (garde) . . . . . .
Mettre un correspondant externe en attente (parcage)
S’informer sur les appels en attente . . . . . . . . . . . . . . . .
Entrer en tiers dans une communication interne. . . . . .
p.23
p.24
p.24
p.25
p.26
p.27
p.28
p.29
p.30
L’Esprit d’Entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.31
3.1
3.2
3.3
3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11
3.12
3.13
3.14
3.15
Recevoir la sonnerie des appels supervisés . . . . . . . . . .
Répondre à la sonnerie générale . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Filtrage patron/secrétaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Intercepter un appel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Répondre momentanément à la place de l’opératrice . .
Devenir destinataire des appels d’autres postes . . . . . .
Groupement de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler un correspondant interne sur son récepteur
portatif (bip) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Appeler un correspondant sur son haut-parleur . . . . . .
Envoyer un message écrit à un correspondant interne .
Envoyer une copie d’un message vocal. . . . . . . . . . . . . .
Envoyer un message vocal à un destinataire / une liste
de diffusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un groupe
de postes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur portatif
Allouer une ligne extérieure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.31
p.31
p.32
p.32
p.33
p.34
p.35
p.36
p.36
p.37
p.40
p.41
p.42
p.42
p.43
5
4.
Rester en contact . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.44
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
6
4.12
4.13
4.14
4.15
5.
p.44
p.44
p.45
p.46
p.46
p.47
p.48
p.48
p.49
p.49
p.50
p.51
p.52
p.53
p.54
Gérer vos coûts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56
5.1
5.2
5.3
6
Choix des appels à renvoyer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi immédiat). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale . . . .
Activer/désactiver l’assistant personnel . . . . . . . . . . . . .
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous joindre . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de recherche de personne . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste . . . . . .
Effectuer un renvoi sélectif . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Renvoyer les appels de votre groupement. . . . . . . . . . .
A votre retour, annuler tous les renvois . . . . . . . . . . . .
Renvoyer les appels dès que vous êtes en communication (renvoi sur occupation) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Ne pas être dérangé . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
A votre retour, consulter votre messagerie vocale. . . .
Laisser un message d’absence à vos appelants internes.
Consulter les messages écrits laissés en votre absence.
Imputer directement le coût de vos appels sur des
comptes clients . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.56
Connaître le coût d’une communication externe établie
pour un usager interne depuis votre poste . . . . . . . . . . p.56
Imputer le coût d’une communication externe à votre
Société . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.57
Votre poste s’ajuste à vos besoins . . . . . . . . . . p.58
6.1
6.2
6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10
6.11
6.12
7
Sommaire
6.
Initialiser votre messagerie vocale . . . . . . . . . . . . . . . . .
Personnaliser votre accueil vocal . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Modifier votre mot de passe. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Choisir votre sonnerie et régler son volume. . . . . . . . .
Régler le contraste de votre écran. . . . . . . . . . . . . . . . .
Choisir la langue . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Programmer les touches d’appel direct . . . . . . . . . . . . .
Programmer votre répertoire personnel . . . . . . . . . . . .
Programmer un rappel de rendez-vous . . . . . . . . . . . . .
Connaître le numéro de votre téléphone . . . . . . . . . . .
Diffuser une musique d’ambiance sur votre haut-parleur
Verrouiller votre poste. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
p.58
p.59
p.60
p.60
p.61
p.61
p.62
p.62
p.64
p.65
p.66
p.67
Garantie et clauses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . p.68
7
So
Découvrir votre téléphone Premium
Telephone
Pour vous informer ou pour modifier votre
programmation.
Appeler par votre répertoire personnel.
Voyant lumineux
indiquant la présence
de messages.
Afficheur
Comporte plusieurs pages donnant des informations sur vot
communication en cours.
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer
A chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication :
Appel en cours (clignotant).
Communication en cours.
Communication en attente.
Touche secret pour
que votre correspondant
ne vous entende plus.
Interphonie pour que
votre poste réponde
automatiquement à un
appel sans que vous
n’ayez à décrocher.
Communication en garde commune.
Icones de fonction :
Fonction activée.
Fonction nécessitant une action.
Occupation du poste ou d’une ligne.
Touches de fonction pré-programmées d’origine :
Passer d’une page de l’afficheur à l’autre.
Touche raccrocher
pour terminer un appel
ou une programmation.
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Converser simultanément à trois (conférence).
Réémettre automatiquement le dernier numéro com
Touches audio
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation
pour diminuer le
pour augmenter
volume du HP
le volume du HP
ou du combiné
ou du combiné
Mains libres :
pour prendre une ligne ou répondre
à un appel sans décrocher.
8
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la
programmation.
Vous disposez d’une étiquette
autocollante “Mémo” à placer à
l’intérieur du rabat.
Accéder aux différents services de messagerie.
Transférer une conversation vers un autre corresp
modifier votre
Telephone
Voyant lumineux
indiquant la présence
de messages.
Afficheur
Comporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la
communication en cours.
e personnel.
rsation
pour augmenter
le volume du HP
ou du combiné
épondre
her.
Touches programmables et icones
Pour appeler un correspondant, activer un service ou gérer vos appels.
A chacune de ces touches sont associées des icones :
Icones de communication :
Appel en cours (clignotant).
Communication en cours.
Communication en attente.
Communication en garde commune.
Icones de fonction :
Fonction activée.
Fonction nécessitant une action.
Occupation du poste ou d’une ligne.
Touches de fonction pré-programmées d’origine :
Passer d’une page de l’afficheur à l’autre.
Renvoyer les appels vers un autre destinataire.
Converser simultanément à trois (conférence).
Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis).
Clavier alphabétique
Protégé par un rabat, permet l’appel par le nom, la messagerie et la
programmation.
Vous disposez d’une étiquette
autocollante “Mémo” à placer à
l’intérieur du rabat.
Accéder aux différents services de messagerie.
Transférer une conversation vers un autre correspondant.
9
Découvrir votre téléphone Easy
Telephone
AfficheurComporte plusieurs pages donnant des informations sur votre correspondant ou sur la communication en cours.
Touches programmables et diodes
Ces touches se répartissent en touches d’appel
associées à des diodes de communication et en
touches de fonction.
Diodes de communication
Communication en cours
Réception d'un appel (clignotement).
Rappel (clignotement).
Communication en attente (clignotement).
Diodes de fonction
Fonction activée.
Certaines touches de fonction sont préprogrammées :
Renvoyer les appels vers un autre
destinataire.
Accéder aux différents services de
messagerie.
Accéder à votre répertoire personnel.
Réémettre automatiquement le dernier numéro composé (bis).
Passer d’une page de l’afficheur à
l’autre.
Transférer un appel vers un autre
poste.
i
Touche raccrocher
Pour terminer un appel
ou une programmation.
Voyant lumineux indiquant la présence de
messages ou de demandes de rappel.
Touches audio
Haut-parleur (HP) :
pour partager une conversation
pour diminuer le
volume du HP ou
du combiné
10
pour augmenter
le volume du HP
ou du combiné
Placer les étiquettes des touches
programmables
How
Vous disposez d’étiquettes imprimées livrées avec le poste, à placer sous les
touches programmables.
1.
11
2.
3.
4.
Insérez un objet à bout plat dans l’encoche (1 encoche par bloc de
touches).
Soulevez le cache bloc de touches.
Glissez votre étiquette imprimée.
Remettez le cache en place.
11
1
Téléphoner
Other
1.1
Appeler ou répondre sans décrocher votre combiné
(mains libres) *
touche d’appel
n° de votre
correspondant
vous êtes en position mains libres
terminer votre
appel
En cours de conversation, vous pouvez décrocher votre
combiné sans interrompre l’appel.
12
vous êtes en communication
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
12
1.2
Appeler à l’extérieur de l’entreprise
• Établir un appel :
touche d’appel “N°
externe”
n° de votre
correspondant
Téléphoner
1
0155667000
vous informe sur l’état de
votre communication
0 est le code par défaut pour accéder au réseau
téléphonique public.
13
1.3
Appeler à l’intérieur de l’entreprise
n° de poste
code par défaut de la
fonction “Appel des
opératrices”
le nom et le n° de la personne appelée
s’affiche
touche d’appel n°
de poste
13
1
1.4
Appeler votre correspondant par son nom (annuaire
de l’entreprise)
Dupond Guy
premières lettres du
nom de votre
correspondant
propose un nom suivi de son
numéro
• Si le nom convient :
appeler votre correspondant
• Si le nom de votre correspondant ne vous convient pas :
14
Vous pouvez affiner votre recherche en complétant le nom par un nouveau
caractère ou en consultant les différentes propositions.
pour afficher le nom suivant ou précédent
pour afficher des informations complémentaires
pour effacer le nom affiché
Pour les postes Easy REFLEXES : cette fonction nécessite une touche
programmée “Appel par le nom”. Après avoir appuyé sur cette touche :
14
*
un nom est affiché
deux premières lettres
du nom de votre
correspondant
afficher le nom suivant ou
précédent
envoyer l’appel si le nom
convient
Téléphoner
1
effacer un nom affiché
* Entrer une lettre : les touches du clavier numérique comportent des lettres
que vous pouvez afficher par appui sur la touche.
15
un seul appui, que ce soit pour “A”, “B” ou “C”
1.5
Appeler par votre répertoire personnel
le système compose automatiquement
le numéro
numéro de répertoire
souhaité (0 à 9)
Pour programmer vos numéros voir 'Programmer votre
répertoire personnel'.
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre
répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée :
15
Tél
1
1.6
Appeler un numéro du répertoire collectif
Votre poste a accès à un répertoire collectif de numéros externes programmés.
n° abrégé
1.7
Recevoir un appel
votre poste sonne
Dupond Guy
nom ou numéro du
correspondant
• Pour répondre :
16
1.8
Filtrage d’appel via la messagerie vocale
Ce service permet de filtrer les appels arrivant sur votre messagerie vocale.
Lorsque la personne dépose son message vous pouvez entrer en communication
avec elle.
• Activer le filtrage :
touche programmée
'Filtrage MV'
16
entrer votre mot de
passe
• A la réception d’un appel :
0155667000
vous entendez la personne
déposer son message
nom ou n° de l’appelant
décrocher
1.9
mains libres pour
prendre l’appel
pour arrêter
l’écoute seulement
Téléphoner
1
même touche pour
arrêter l’écoute et
désactiver le filtrage
Rappeler le dernier numéro composé (bis)
17
touche programmée ou code de la
fonction “Réémission du dernier
numéro (bis)”
1.10
Mémoriser temporairement un numéro pour
renouveler votre appel
le poste de votre
correspondant ne répond pas
avant de raccrocher
touche programmée
“N° Temporaire”
le numéro reste mémorisé jusqu’à l’enregistrement
d’un autre numéro
17
Tél
1
• Rappeler ultérieurement le numéro mémorisé :
touche programmée “N° Temporaire”
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à votre
répertoire personnel utiliser la touche pré-programmée :
1.11
Demander un rappel automatique lorsque votre
correspondant interne est occupé
correspondant interne occupé
touche programmée ou code de la
fonction “Rappel automatique si
poste occupé”
18
l’acceptation du rappel s’affiche
• Pour annuler la demande de rappel :
touche programmée ou code de la
fonction “Annulation d’un rappel
automatique”
18
1.12
Recevoir un appel interne en interphonie *
Vous pouvez répondre sans avoir à décrocher. Lorsqu’un correspondant interne
appelle, votre poste sonne et vous êtes directement connecté en mode mains
libres. L’afficheur indique alors l’identité de l’appelant.
la diode associée s’allume
activer
l’interphonie
Téléphoner
1
désactiver l’interphonie
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
1.13
19
Émettre en fréquences vocales
En cours de communication, vous devez parfois émettre des codes en fréquences
vocales, par exemple dans le cadre d’un serveur vocal, d’un standard automatique
ou d’un répondeur consulté à distance.
vous êtes en cours de
communication
touche programmée ou code de la
fonction “Surnumérotation FV”
tous les chiffres composés sont alors émis en
fréquence vocale
même touche pour
annuler
La fonction est automatiquement annulée avec l’arrêt de la
communication.
19
Tél
1
1.14
Appeler un correspondant RNIS
l’écran affiche le n°
composé
touche
programmée
“ISDN”
n° du correspondant
• Pour corriger le numéro :
déplacer le curseur
• Pour envoyer l’appel :
20
la led associée à la touche “ISDN” reste allumée
pendant la communication
• Envoyer une sous-adresse :
Il peut être nécessaire d’ajouter au numéro de son correspondant une sousadresse de 4 chiffres (pour joindre directement son fax, son PC, son téléphone,...).
touche
programmée
“ISDN”
composer la
sous-adresse sur
le clavier
20
n° du correspondant
touche programmée
“Adresse”
valider et envoyer
l’appel
1.15
Garder secrète votre identité (appel RNIS)
Lorsque vous appelez un correspondant interne ou externe abonné RNIS, votre
numéro lui est automatiquement transmis.
Il est possible de masquer votre identité avant d’envoyer votre appel.
laisse le secret actif tant que l’icone de la touche
est allumé
Téléphoner
1
touche programmée
“Secret”
même touche pour
annuler
21
1.16
Identifier un appelant malveillant (appel RNIS)
Lors de la réception d’un appel, vous pouvez demander à l’opérateur public
d’enregistrer des informations relatives à la communication (numéros des deux
correspondants, date et heure de l’appel, sous-adresse,...).
vous êtes en communication
code de la fonction
'Identification d’appel
malveillant'
l’acceptation du service s’affiche
L’utilisation de ce service nécessite un abonnement
préalable auprès de l’opérateur du réseau.
21
Tél
1
1.17
Mettre le haut-parleur en cours de communication
(combiné décroché)
vous êtes en
communication
activer le hautparleur
régler le volume
(7 niveaux)
désactiver le haut-parleur
1.18
22
Vous isoler de votre correspondant (secret) *
• Vous entendez votre correspondant mais il ne vous
entendra plus :
la diode associée à la
touche s’allume
en communication
désactiver le
micro
reprendre la
conversation
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
22
2
En cours de communication
Other
2.1
Appeler un second correspondant
*
vous êtes en
communication
n° du second
correspondant
touche d’appel
23
nom du second
correspondant
n° du répertoire choisi
(0 à 9)
le premier correspondant est mis en attente
• Pour annuler votre second appel et retrouver le premier :
touche d’appel dont l’icone
clignote
En cas de fausse manœuvre, raccrochez : votre poste sonne et vous retrouvez
votre premier correspondant.
* Pour les postes Premium REFLEXES uniquement.
23
2
Recevoir un second appel en cours de
communication
• Un second correspondant cherche à vous joindre :
2.2
vous êtes en
communication
Dupond Guy
nom ou n° de l’appelant
clignotant pendant 3
secondes
touche d’appel dont
l’icone clignote
le premier correspondant est mis en attente
• Pour retrouver votre premier correspondant :
24
touche d’appel associée à
l’icone
Si vous raccrochez sans répondre au second appel, votre poste sera rappelé.
2.3
Transférer un appel
• Vous voulez transférer votre correspondant sur un autre
poste :
vous êtes en
communication
le premier correspondant est
mis en attente
n° du poste
24
• Si le destinataire du transfert répond :
si la configuration du système le permet
Vous pouvez aussi transférer votre appel immédiatement, sans attendre la
réponse de votre correspondant, par une des deux possibilités indiquées cidessus.
Le transfert entre deux correspondants externes n’est
généralement pas autorisé (dépend du pays concerné et de
la programmation du système).
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée :
25
2.4
En cours de communication
2
Passer d’un correspondant à l’autre (va-et-vient)
En communication, un deuxième correspondant est en attente.
Pour le reprendre :
le premier correspondant est mis en
attente
touche d’appel
associée à l’icone
25
En
2
2.5
Converser simultanément avec 2 correspondants
internes et/ou externes (conférence)
En communication avec un correspondant, un deuxième est en attente :
converser à trois
annuler la conférence et
reprendre votre premier
correspondant
raccrocher avec tous vos
correspondants
26
Si à l’issue de la conférence, vous voulez laisser vos deux
correspondants en liaison :
26
2.6
Mettre votre correspondant en attente (garde)
• Mise en garde exclusive :
Vous êtes en conversation avec un correspondant. Vous voulez le mettre en
attente et le reprendre ultérieurement sur le même poste.
votre correspondant est mis en attente
touche d’appel
• Reprendre le correspondant en garde :
touche d’appel associée à
l’icône
27
• Mise en garde commune :
En cours de communication
2
Pour retrouver votre correspondant, à partir de n’importe quel poste de votre
installation qui supervise la ligne.
votre correspondant est mis en attente et
perçoit la tonalité d’attente
touche programmée
“Garde”
• Reprendre le correspondant en garde à partir de n’importe
quel poste :
touche d’appel associée à l’icone
27
En
2
2.7
Mettre un correspondant externe en attente
(parcage)
Vous pouvez mettre un correspondant externe en attente afin de le reprendre à
partir d’un autre poste :
vous êtes en communication
touche programmée ou code de la
fonction “Parcage”
votre correspondant est mis en attente et perçoit la tonalité
d’attente
• Pour retrouver votre correspondant parqué :
28
touche programmée ou code de la
fonction “Reprise de parcage”
n° du poste à l’origine
du parcage
Si la communication mise en parcage n’est pas reprise dans
un temps donné (1mn 30 par défaut), elle est aiguillée vers
l’opératrice.
28
2.8
S’informer sur les appels en attente
• Un correspondant cherche à vous joindre :
vous êtes en communication, vous percevez
un bip
bip sonore
le correspondant est mis en attente
automatiquement
Dupond Guy
affichage momentané de son
identité
• Vous souhaitez lui répondre tout de suite :
votre premier correspondant est mis
automatiquement en attente
29
En cours de communication
2
touche d’appel
associée à l’icone
Si plusieurs appels arrivent simultanément, seul le dernier
appel est affiché.
29
En
2
2.9
Entrer en tiers dans une communication interne
Le poste de votre correspondant est occupé. Si ce poste n’est pas “protégé”, vous
pouvez, si vous y êtes autorisé, intervenir dans la conversation en cours :
touche
programmée
'Entrée en tiers'
code de la fonction
'Entrée en tiers'
même touche pour
annuler
• Se protéger contre l’entrée en tiers :
touche programmée ou code de la
fonction “Protection d’une
communication”
30
n° de votre
correspondant
La protection disparaît lorsque vous raccrochez.
30
3
L’Esprit d’Entreprise
Other
3.1
Recevoir la sonnerie des appels supervisés
Pour percevoir les bips correspondant aux appels destinés à un autre poste :
touche programmée
“Sonnerie d’appel
supervisé”
même touche pour
annuler
L’utilisation de ce service nécessite une programmation
préalable de votre installateur.
3.2
31
Répondre à la sonnerie générale
En l’absence de l’opératrice, les appels externes qui lui sont destinés aboutissent
à une sonnerie générale. Pour répondre :
touche programmée ou code de la
fonction “Réponse à la sonnerie
générale”
31
3
3.3
Filtrage patron/secrétaire
La programmation du système permet de constituer des groupes “patron/
secrétaires” permettant de diriger les appels du patron vers une ou plusieurs
secrétaires.
• A partir du poste patron ou secrétaire :
les appels du poste patron sont filtrés par la
personne choisie (secrétaire,...)
touche programmée
“Filtrage”
32
même touche pour
annuler
Le filtrage est indiqué sur l’écran-afficheur du poste patron
et sur les touches programmées des postes patrons et
secrétaires.
3.4
Intercepter un appel
Vous entendez un poste sonner dans un autre bureau où personne ne peut
répondre. Si vous y êtes autorisé, vous pouvez répondre à partir de votre poste.
• Si le poste qui sonne appartient au même groupe
d’interception que vous :
touche programmée ou code de la
fonction “Interception d’appel de
groupe”
32
• Si le poste n’appartient pas au même groupement que
vous :
touche programmée ou code de la
fonction “Interception d’appel de
poste”
n° du poste qui
sonne
Par programmation du système, certains postes peuvent
être protégés contre l’interception.
3.5
L’Esprit d’Entreprise
3
Répondre momentanément à la place de l’opératrice
A chaque communication externe destinée au standard, votre poste sonnera et
vous pourrez répondre à l’appel :
33
votre poste sonnera en même temps que le
standard
touche programmée
“Aide opératrice”
même touche pour
annuler
• A chaque appel pour le standard :
un appel pour le standard sonne sur votre
poste
touche programmée
“Aide opératrice”
33
L’Es
3
3.6
Devenir destinataire des appels d’autres postes
Chaque poste peut devenir destinataire des appels d’autres postes (8 numéros
maximum par touche programmée) :
votre poste sonnera en même temps que
les autres
touche programmée
“Pilotage d’appels”
même touche pour
annuler
34
34
3.7
Groupement de postes
• Appel de postes d’un groupement :
Certains postes peuvent faire partie d’un groupement, vous pouvez les joindre en
composant le numéro du groupement.
• Sortir temporairement de votre groupement de poste :
touche programmée ou code de la
fonction “Sortie de groupement”
n° de votre
groupement
• Réintégrer votre groupement :
35
touche programmée ou code de la
fonction “Retour dans le
groupement'
L’Esprit d’Entreprise
3
n° de votre
groupement
L’appartenance d’un poste à un groupement n’a aucune
incidence sur la gestion de ses appels directs. Vous pouvez
toujours joindre un poste précis du groupement par son
propre numéro.
35
L’Es
3
3.8
Appeler un correspondant interne sur son récepteur
portatif (bip)
Le poste de votre correspondant ne répond pas et vous savez qu’il dispose d’un
récepteur portatif :
n° du correspondant
touche programmée ou code de la
fonction “Recherche de
personne”
affichage de la recherche en cours
Votre correspondant peut répondre à partir de n’importe
quel poste de l’entreprise.
36
3.9
Appeler un correspondant sur son haut-parleur
Votre correspondant interne ne répond pas. Vous pouvez, si vous y êtes autorisé,
“décrocher” son poste à distance :
touche programmée
“Phonie”
vous êtes connecté sur le haut-parleur du poste de votre
correspondant (s’il possède la fonction mains libres)
36
3.10
Envoyer un message écrit à un correspondant interne
n° du poste
destinataire
message
saisir les premières
lettres du nom
Rappeler
premier message de la liste
(27 au total)
37
lire la totalité des
messages
envoyer le
message
sélectionné
faire défiler les messages
L’Esprit d’Entreprise
3
changer la langue
du message
sortir de la
messagerie
• Si le message choisi est à compléter :
saisie des
données
nécessaires
effacer la saisie
envoyer le message
sélectionné
37
L’Es
3
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” ou “Transfert” utiliser les touches
pré-programmées :
effacer la saisie
38
38
• Les 27 messages sont les suivants :
1
RAPPELEZ
15
REUNION LE xx xx xx (*)
2
RAPPELEZ DEMAIN
16
REUNION LE xx xx xx A xx
H xx (*)
3
RAPPELEZ A xx : xx (*)
17
ABSENT UN INSTANT
4
RAPPELEZ LE xx xx xx (*)
18
ABSENT POUR LA
JOURNEE
5
RAPPELEZ LE STANDARD
19
ABSENT, RETOUR A xx : xx
(*)
6
APPELEZ SECRETAIRE
20
ABSENT, RETOUR LE xx xx
xx A xx : xx (*)
7
JE RAPPELLERAI A xx H xx (*)
21
EN CONGES, DE RETOUR
LE xx xx xx (*)
8
JOIGNEZ PAR BIP
22
RENDEZ-VOUS EXTERIEUR
9
PASSEZ PRENDRE VOS
TELECOPIES
23
A L’EXTERIEUR, RETOUR LE
xx xx xx (*)
10
PASSEZ PRENDRE VOTRE
COURRIER
24
JE SUIS EN SALLE N° xxxx (*)
11
VEUILLEZ ANNULER VOTRE
RENVOI
25
EN REUNION - NE PAS
DERANGER
12
VISITEURS EN ATTENTE
26
EN PAUSE DEJEUNER
13
VOUS ETES ATTENDU A
L’ACCUEIL
27
MALADE
14
REUNION A xx : xx (*)
(*)Messages à compléter via le clavier
numérique
L’Esprit d’Entreprise
3
39
39
L’Es
3
3.11
Envoyer une copie d’un message vocal
affichage du nombre de nouveaux et d’anciens
messages
mot de passe
copier le
message
n° du poste
destinataire
choisir le message à copier
nom du
destinataire
valider
40
ajouter un
destinataire
enregistrer un
commentaire
envoyer le message
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
40
Envoyer un message vocal à un destinataire / une
liste de diffusion
3.12
mot de passe
n° du destinataire
ou de la liste
nom du destinataire
ou de la liste
valider
L’Esprit d’Entreprise
3
Prêt à enreg.
41
ajouter un
destinataire
enregistrer le message
Confirmez svp
:
Enregistrement..
enregistrement en cours
valider
fin de l’enregistrement
réécouter le message
réenregistrer un
message
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
41
L’Es
3
3.13
Diffuser un message sur les haut-parleurs d’un
groupe de postes
Ce message, ne nécessitant pas de réponse, est diffusé sur les haut-parleurs des
postes de votre groupe de diffusion :
parlez, vous disposez de 20 secondes
n° du groupe de
diffusion
Seuls les postes au repos et équipés de haut-parleurs
entendent le message.
3.14
42
Répondre au “bip” sonore de votre récepteur
portatif
Vous pouvez répondre au “bip” sonore en utilisant n’importe quel poste de
l’entreprise.
votre récepteur portatif
sonne
code de la fonction
“Réponse à la
recherche de personne”
42
n° de votre poste
3.15
Allouer une ligne extérieure
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez transférer une ligne extérieure à un autre
poste, lui permettant ainsi, d’établir une communication externe.
en communication avec le
correspondant interne
touche programmée
“Allocation externe”
votre correspondant interne est sur le réseau
public et peut numéroter
43
L’Esprit d’Entreprise
3
Si vous voulez connaître le coût de la communication,
appuyez sur la touche programmée “Allocation & taxation”
à la place de la touche “Allocation externe” pendant
l’allocation (reportez-vous au chapitre “Gérer vos coûts”).
43
L’Es
4
Rester en contact
Other
4.1
Choix des appels à renvoyer
Lors de l’activation d’un renvoi, vous pouvez choisir le type d’appels que vous
souhaitez renvoyer : externes, internes, tous...
le message “4-Renvoi” s’affiche
afficher “7-ExtLoc”
(appuis successifs)
44
renvoyer les
appels internes
4.2
renvoyer les appels
internes et externes
renvoyer les appels
externes
valider votre choix
Renvoyer les appels vers un autre numéro (renvoi
immédiat)
Ce numéro peut être celui d’un domicile, d’un portable, d’un téléphone de voiture,
de votre messagerie vocale ou bien celui d’un poste interne (opératrice, etc.).
touche renvoie ou code de la
fonction “Renvoi
immédiat”
n° du poste
destinataire
l’acceptation du renvoi s’affiche
votre poste revient au repos
44
le renvoi et le numéro ou le nom du destinataire
s’affichent
Remarque générale concernant les renvois : lors de la
programmation, vous pouvez choisir le destinataire du
renvoi. Toutefois, en l’absence de ce dernier, le choix se fera
lors de l’activation de la fonction.
Vous pouvez continuer à passer vos appels. Seul le poste
destinataire peut vous joindre.
4.3
Rester en contact
4
Renvoyer vos appels vers votre messagerie vocale
45
touche programmée ou code du
type de renvoi que vous souhaitez
effectuer
n° d’appel de la
messagerie vocale
45
Res
4
4.4
Activer/désactiver l’assistant personnel
affichage de l’état de l’assistant
personnel
assistant
personnel
pour activer l’assistant
personnel
4.5
pour désactiver
l’assistant personnel
valider
L’assistant personnel : un seul numéro pour vous
joindre
46
assistant
personnel
saisir le n° d’un
collègue ou de
votre assistante ou
autre
activer / désactiver le
transfert vers le
standard
46
saisir un numéro
externe
choisir le type de
renvoi
saisir le n° de votre
téléphone mobile ou
de votre DECT
4.6
Renvoyer les appels sur votre récepteur portatif de
recherche de personne
Vos correspondants pourront ainsi vous joindre lors de vos déplacements dans
l’entreprise :
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sur la recherche
de personne”
Rester en contact
4
l’acceptation du renvoi s’affiche
47
le message “4-Renvoi” s’affiche
l’acceptation du renvoi s’affiche
47
Res
4
4.7
Faire suivre vos appels à partir d’un autre poste
• Vous souhaitez que vos appels vous suivent :
Vous devez activer la fonction à partir du poste destinataire du renvoi.
n° de votre poste
touche programmée ou code de la
fonction “Faire suivre ses appels”
le message “4-Renvoi” s’affiche
48
n° de votre poste
4.8
Effectuer un renvoi sélectif
Vous pouvez renvoyer sélectivement vos appels en fonction de l’identité de
l’appelant :
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sélectif”
même touche pour
annuler
L’utilisation de cette fonction nécessite la programmation
préalable des listes de renvois sélectifs.
48
4.9
Renvoyer les appels de votre groupement
Vous pouvez renvoyer tous les appels destinés à votre groupement vers un
destinataire interne :
n° du destinataire du
renvoi
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi des appels de
groupement”
Rester en contact
4
l’acceptation du renvoi s’affiche
4.10
A votre retour, annuler tous les renvois
49
touche programmée ou code de la
fonction “Annulation de tout renvoi”
l’acceptation de l’annulation du renvoi s’affiche, votre poste
redevient disponible pour tous les appels
le message “4-Renvoi”
s’affiche
Vous pouvez également annuler un renvoi en programmant un autre type de
renvoi.
49
Res
4
4.11
Renvoyer les appels dès que vous êtes en
communication (renvoi sur occupation)
n° destinataire du
renvoi
touche programmée ou code de la
fonction “Renvoi sur occupation”
l’acceptation du renvoi s’affiche
le message “4-Renvoi” s’affiche
50
n° du destinataire du
renvoi
50
4.12
Ne pas être dérangé
Vous pouvez rendre votre poste momentanément inaccessible à tout appel.
touche programmée ou code de la
fonction “Ne pas déranger”
le message “Ne pas déranger” s’affiche
Rester en contact
4
le message “4-Renvoi” s’affiche
51
51
Res
4
4.13
A votre retour, consulter votre messagerie vocale
Le voyant lumineux indique la présence de messages.
mot de passe
affichage du nombre de nouveaux et
d’anciens messages
diffusion des
messages
réécouter le message
effacer le message
52
rappeler l’auteur du
message
sélectionner le message de votre
choix
copier le message
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
52
4.14
Laisser un message d’absence à vos appelants
internes
Vous pouvez laisser sur votre poste un message qui sera envoyé sur l’écranafficheur du poste qui vous appelle.
Rappeler
touche programmée
“Renvoi texte”
premier des 27 messages
Rester en contact
4
choix du message en suivant les indications
données
53
Le choix du message se fait de la même façon que dans :
'Envoyer un message écrit à votre correspondant interne'.
53
4
4.15
Consulter les messages écrits laissés en votre
absence
Le voyant lumineux indique la présence de messages.
le nombre de messages reçus s’affiche
le nom de la première personne à rappeler
s’affiche
le numéro de l’émetteur du message s’affiche
54
afficher la date et
l’heure du message
afficher le contenu du
message
lire la totalité du
message
passer au
message suivant
rappeler la personne
*
revenir au message
précédent
effacer le message
mettre fin à la
consultation
* Le fait de rappeler la personne efface également le message.
54
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
effacer un message affiché
Rester en contact
4
55
55
5
Gérer vos coûts
Other
5.1
Imputer directement le coût de vos appels sur des
comptes clients
Vous pouvez imputer le coût de vos communications externes sur des numéros
de comptes associés à vos clients.
touche programmée ou code de la
fonction “Code affaire”
n° du compte client
concerné
• Pour ajouter ou modifier un code affaire en cours de
communication :
touche programmée “Code affaire en cours de
communication”
56
5.2
Connaître le coût d’une communication externe
établie pour un usager interne depuis votre poste
en communication avec l’usager
interne
touche programmée ou code de la
fonction “Rappel de taxation”
votre correspondant est
mis en attente
n° externe
demandé
56
transfert de l’appel à
votre correspondant en
attente
• En fin de communication, vous êtes rappelé et vous pouvez :
1.lire les informations relatives
à la communication (coût,
durée, nombre de taxes...).
2.imprimer un ticket de taxation.
2 fois
Gérer vos coûts
5
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Transfert” utiliser la touche pré-programmée :
5.3
57
Imputer le coût d’une communication externe à
votre Société *
Si vous y êtes autorisé, vous pouvez, en cas de déplacement ou à partir de votre
domicile, appeler un abonné du réseau public et imputer le coût de la
communication à votre Société.
n° de votre société
n° du poste et le code
de contrôle
n° du réseau public
* Pour plus de détails, contacter le gestionnaire de votre système.
57
Gér
6
Votre poste s’ajuste à vos besoins
Other
6.1
Initialiser votre messagerie vocale
le voyant lumineux
clignote
entrer votre mot de passe puis enregistrer votre nom selon les
instructions du guide vocal
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie
vocale et pour verrouiller votre téléphone.
58
Pour les postes Easy REFLEXES : pour accéder à la
fonction “Message” utiliser la touche pré-programmée :
58
6.2
Personnaliser votre accueil vocal
Vous pouvez remplacer l’annonce d’accueil par défaut par une annonce
personnelle.
messagerie
vocale
Confirmez svp
:
Enregistrement..
enregistrement en cours
fin de l’enregistrement
59
valider
pour revenir à l’annonce par
défaut
Votre poste s’ajuste à vos besoins
6
59
Vot
6
6.3
Modifier votre mot de passe
Le mot de passe est utilisé pour accéder à votre messagerie vocale et pour
verrouiller votre téléphone.
options
ancien code
(4 chiffres)
nouveau code
(4 chiffres)
mot de passe
valider
Tant que votre messagerie vocale n’a pas été initialisée, le
mot de passe est 1515.
60
6.4
Choisir votre sonnerie et régler son volume
Vous pouvez choisir la sonnerie de votre poste (8 mélodies possibles) et régler
son niveau sonore (1 à 7).
le numéro et le volume de la mélodie s’affichent
appuis successifs
pour choisir la
sonnerie (8)
60
appuis successifs pour
choisir le volume (7)
finir
6.5
Régler le contraste de votre écran
le niveau du contraste “Écran - Icone”
s’affiche
appuis successifs
finir
Les niveaux de contraste proposés vont de 4 à 16.
61
6.6
Choisir la langue
options
choix de la langue
(touche 1 ou 2)
Votre poste s’ajuste à vos besoins
6
langue
valider votre choix
61
Vot
6
6.7
Programmer les touches d’appel direct
0_. . . . . . .
appuyer sur une touche
programmée
entrer le
numéro
6.8
valeur courante de la touche
sélectionnée
valider
Programmer votre répertoire personnel
62
Label :
n° du répertoire
(0 à 9)
effacer la valeur
actuelle
la valeur courante du label
s’affiche
saisir un nouveau label
0_. . . . . . .
le n° courant s’affiche
valider
62
effacer la valeur
actuelle
n° interne ou externe
à enregistrer
Pour effacer un caractère appuyer sur la touche '<-' du
clavier alphabétique.
• Pour les postes Easy REFLEXES :
Label :
n° du répertoire
(0 à 9)
la valeur courante du label
s’affiche
*
63
effacer la valeur actuelle
saisir un nouveau label
0_. . . . . . .
le n° courant s’affiche
effacer la valeur
actuelle
Votre poste s’ajuste à vos besoins
6
valider
n° interne ou externe
à enregistrer
* Entrer un label : les touches du clavier numérique comportent des lettres que
vous pouvez afficher par appuis successifs.
un appui pour “A” deux appuis pour “B” trois appuis pour “C”
déplacer le curseur à gauche ou à droite
63
Vot
6
6.9
Programmer un rappel de rendez-vous
• Pour programmer un rappel de rendez-vous temporaire
(rappel une fois dans les 24 heures suivantes) :
RdV
temporaire :
heure du rendez-vous
temporaire (2 chiffres
pour les heures,
2 chiffres pour les
minutes)
valider
64
RdV :
pour un rappel temporaire
• Pour programmer un rappel de rendez-vous permanent
(rappel tous les jours à la même heure) :
rendez-vous
permanent
valider
64
heure du rendez-vous
• A l’heure programmée votre poste sonne :
pour valider la réponse
Si vous êtes en ligne, l’afficheur clignote, une tonalité est
émise et vous percevez un bip. Après un troisième rappel
sans réponse, une demande de rappel temporaire sera
annulée mais un rappel permanent restera en mémoire.Si
votre poste est renvoyé sur un autre poste, le rappel ne suit
pas le renvoi.
• Pour annuler votre demande de rappel :
RdV
temporaire :
65
6.10
Connaître le numéro de votre téléphone
Votre poste s’ajuste à vos besoins
6
Appuyer deux fois sur cette touche.
65
6
77
6.11
Diffuser une musique d’ambiance sur votre hautparleur
Vous pouvez bénéficier de la diffusion d’une musique d’ambiance sur le hautparleur de votre poste (selon configuration) :
poste au repos, vous entendez la musique
même touche pour annuler
La diffusion de musique s’arrête dès que vous êtes en
communication et reprend dès que vous avez raccroché.
66
66
6.12
Verrouiller votre poste
Ce service vous permet d’interdire l’établissement de toute communication
externe ainsi que toute modification de programmation de votre poste :
touche programmée ou code de la
fonction “Verrouillage/
déverrouillage”
verrouiller votre
poste
n° de mot de passe
(4 chiffres)
déverrouiller votre
poste
67
n° de mot de passe
(4 chiffres)
verrouiller votre
poste
Votre poste s’ajuste à vos besoins
6
déverrouiller votre
poste
67
Vot
Garantie et clauses
howtoc
Indépendamment de la garantie légale dont il bénéficie, cet appareil est garanti un
an, pièces et main-d’œuvre, à compter de la date figurant sur votre facture.
Néanmoins, si la garantie légale en vigueur dans votre pays excède 1 an, la garantie
légale est alors seule applicable.
La présentation de la facture sera exigée lorsque la garantie sera invoquée.
Toutefois, cette garantie ne s’applique pas : en cas d’utilisation non conforme aux
instructions figurant dans ce manuel utilisateur, de défauts ou détériorations
provoqués par l'usure naturelle, de détériorations provenant d’une cause
extérieure à l’appareil (ex : choc, chute, exposition à une source d'humidité, etc.),
d’une installation non conforme ou de modifications ou de réparations réalisées
par des personnes non agréées par le fabricant ou le revendeur.
68
Déclaration de conformité
Nous, Alcatel Business Systems, déclarons que les produits Alcatel Premium
Reflexes et Alcatel Easy Reflexes sont présumés conformes aux exigences
essentielles de la Directive 1999/5/CE du Parlement Européen et du Conseil.
Toute modification non autorisée des produits annule cette déclaration de
conformité. Une copie de l'original de cette déclaration de conformité peut être
obtenue par courrier à :
Alcatel Business Systems - Technical Services - Customer Care
1, route du Dr. Albert Schweitzer - F 67408 Illkirch Cedex - France
Le marquage CE indique que ce produit est conforme aux directives suivantes :
- 89/336/CEE (compatibilité électromagnétique)
- 73/23/CEE (basse tension)
- 1999/5/CE (R&TTE)
Certaines fonctions de votre poste sont soumises à clé logicielle ou sont
accessibles après programmation par votre installateur.
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modifier sans préavis les caractéristiques de ses produits.
Alcatel Business Systems - 32, avenue Kléber, F-92707 Colombes Cedex
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68
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