Ciel GESTION COMMERCIALE 11 Manuel utilisateur

Compagnie Internationale d’Edition de Logiciels
Ciel Gestion Commerciale
pour Windows
Avenue Van Volxem 79 – 1190 Bruxelles
Tel. 0032/2/346.55.07 - Fax : 0032/2/346.18.77
Site Internet : http://www.ciel.be
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Edito
Félicitations ! Vous venez d’acquérir
un programme CIEL dernière génération, alliant les
qualités de puissance et de facilité d’utilisation.
Ce programme de la gamme CIEL vous permettra
de faciliter la gestion de votre entreprise, vous soulageant
considérablement dans votre travail.
Une demi-journée devrait vous suffire pour vous familiariser
avec les principales commandes du logiciel.
Important !
Référencez-vous dès aujourd’hui auprès de notre Département Services.
Et pour vous accompagner au quotidien dans l'utilisation de votre
logiciel, Ciel vous propose une gamme de services adaptés à vos
besoins : formations, contrat d'Assistance et de maintenance...
N’hésitez pas à nous communiquer vos remarques par écrit ; nous nous
efforcerons d’en tenir compte lors de nos mises à jour régulières.
Très sincèrement,
L’équipe CIEL.
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Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Bénéficiez d'une assistance téléphonique gratuite à l’installation
Dès le référencement de votre logiciel auprès de notre Département Services, vous
bénéficiez d'une assistance téléphonique gratuite à l’installation.
Si vous avez acquis Ciel Gestion Commerciale pour Windows chez Ciel, vous êtes
automatiquement enregistré comme client et, à ce titre, vous trouverez votre code client
sur votre facture.
En revanche, si vous avez acquis le logiciel sur l'un des points de vente Ciel, vous devez
impérativement suivre la procédure d'installation et de référencement de l'application pour
obtenir votre code client par retour du courrier.
Dans tous les cas, dès que vous êtes en possession de votre code client, nous vous
invitons à le mentionner ci-après.
Code client : ___________________________
Avant de nous contacter, nous vous invitons à préparer votre appel :

Ayez votre code client à disposition

Notez vos questions

Autant que possible, soyez proche de votre ordinateur lors de l'appel
Vous accédez au Département Services CIEL :
par téléphone au 0032/2/346.38.19
de 9h00 à 12h00 et de 14h00 à 17h00 les jours ouvrables
Horaires modulables selon l'activité
Aucune réponse ne pourra vous être donnée sur nos lignes administratives et commerciales.
par fax au 0032/2/346.18.77
Si vous nous faites parvenir un fax, merci de préciser :

Votre code client

Un descriptif précis de votre problème

Le nom de votre logiciel, l'environnement (Windows 98 second edition, 2000, NT4
ou XP)

Eventuellement, le nom du technicien contacté
Nous sommes convaincus que vous apprécierez la qualité de nos services et nous vous
remercions de votre confiance.
Le Département Services
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Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Sources d'informations sur le produit
Le Lisez-moi
Il contient des informations de dernière minute.
Vous pouvez le consulter à la fin de la procédure d’installation de Ciel Gestion
Commerciale pour Windows. Vous pourrez aussi le consulter ultérieurement en
cliquant sur l’icône correspondante, placée dans le groupe de programmes Ciel.
L’aide intégrée
Vous trouvez dans l’aide intégrée à l’application, le descriptif exhaustif de tous les
traitements et commandes.
Vous l’ouvrez en cliquant sur le bouton [Aide], présenté dans certaines fenêtres, en
appuyant sur la touche <F1> ou en activant la commande AIDE par le menu ?(AIDE).
Le Conseiller
Il contient des astuces et conseils sur la commande en cours.
Le Conseiller ne pouvant être ouvert quand une fenêtre type boîte de dialogue est
active, sélectionner préalablement la commande CONSEILLER du menu ? (AIDE) pour
l’ouvrir.
Le manuel
Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour créer votre dossier et les
données de base nécessaires à Ciel Gestion Commerciale.
Il est également destiné à vous montrer les principales commandes de l’application.
Vous pouvez le consulter à partir du support papier ou du manuel électronique.
La formation multimédia (option)
Avec la formation multimédia, découvrez les séquences vidéos sur les principales
commandes de Ciel Gestion Commerciale pour Windows, de la prise en main rapide à
la création de vos pièces commerciales.
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Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Conventions utilisées dans la documentation
Nous vous rappelons ci-après les conventions utilisées dans ce manuel d’utilisation.
Notez toutefois que pour utiliser correctement l’application Ciel Gestion Commerciale
pour Windows, vous devez maîtriser l’environnement Windows dont les
caractéristiques de fonctionnement sont communes à toutes les applications
supportées par cette interface graphique.
Les touches du clavier
LA
QUE NOUS NOMMONS
PERMET DE...
EGALEMENT
TOUCHE
APPELEE
E
<Entrée>
Enter
Retour chariot
Retour
valider une fenêtre
confirmer la sélection d’une option, d’un bouton
X
<Echap>
Escape
Esc
Echappement
quitter une fenêtre
annuler l’action en cours
T
<Tab>
Tabulation
passer à la zone suivante
Tab
A
<Alt>
ouvrir un menu, activer une commande,
en combinaison avec la touche de raccourci
B
<Majuscule>
taper du texte en majuscules (maintenez la touche
enfoncée lors de la saisie du texte)
C
<Ctrl>
Contrôle
Utilisation de la souris
CLIQUER
appuyez sur le bouton gauche de la souris
DOUBLE-CLIQUER
appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la
souris
CLIC DROIT
appuyez sur le bouton droit de la souris
Lecteur de disquettes et disque dur
Nous convenons de nommer :
•
le lecteur de disquettes
A:
•
le disque dur
C:
•
le lecteur de CD-Rom
D:
Les symboles du manuel
SYMBOLES
UTILISES POUR
indiquer qu’il s’agit d’un menu, suivi du nom de la commande à activer
ª
attirer votre attention sur un point particulier
renvoyer à un autre paragraphe dans le manuel d’utilisation
§
6
indiquer qu’il s’agit d’un renvoi à un autre paragraphe
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
renvoyer à l’aide intégrée pour le détail de la procédure
7
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Sommaire
BENEFICIEZ D'UNE ASSISTANCE TELEPHONIQUE GRATUITE A L’INSTALLATION ....................................4
SOURCES D'INFORMATIONS SUR LE PRODUIT ...........................................................................5
SOMMAIRE ............................................................................................................... 9
PARTIE 1 ................................................................................................................ 15
NOUVELLE INSTALLATION OU MISE A JOUR ........................................................................... 16
Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Gestion Commerciale ............................. 16
Si vous êtes déjà utilisateur de Ciel Gestion Commerciale .................................. 17
INSTALLATION .............................................................................................................. 18
Configuration matériel conseillé....................................................................... 18
Procédure d'installation .................................................................................. 18
MISE A JOUR DE L'APPLICATION ......................................................................................... 21
Procédure d’installation/Sauvegarde des données ............................................. 21
Installez la mise à jour de Ciel Gestion Commerciale pour Windows ................... 21
PREMIER DEMARRAGE DE L’APPLICATION/REFERENCEMENT ........................................................ 23
Ouvrez l’application........................................................................................ 23
Référencez-vous auprès de notre Service Référencement .................................. 23
Saisissez les informations nécessaires au référencement ................................... 23
Renvoyer les informations par disquette ou Email ............................................. 23
Enregistrez ces informations sur la disquette de référencement ......................... 24
Envoyez la disquette à notre Service Référencement ......................................... 24
DEMARRAGES SUIVANTS / ENREGISTREZ VOTRE CLE DE DEBRIDAGE ............................................. 25
Ouvrez l’application........................................................................................ 25
Vous n’avez pas encore reçu votre clé de débridage ......................................... 25
Vous avez reçu votre clé de débridage............................................................. 26
Saisissez le mot de passe utilisateur ................................................................ 26
Ouvrez le dossier Exemple.............................................................................. 26
PARTIE 2 ................................................................................................................ 27
LES PRINCIPALES ETAPES DE CREATION ET DE SUIVI DE VOTRE DOSSIER ........................................ 28
ENVIRONNEMENT .......................................................................................................... 29
La fenêtre principale de l'application ................................................................ 29
Menu Contextuel - Clic droit ............................................................................ 31
CREATION ET MISE EN PLACE D'UN DOSSIER .......................................................................... 32
Les préférences d'utilisation ............................................................................ 32
Créer les bases .............................................................................................. 32
Vérifier les paramétrages de votre imprimante ................................................. 32
SAISIES ET TRAITEMENTS DES PIECES COMMERCIALES .............................................................. 33
9
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Les saisies .................................................................................................... 33
Traitements des pièces commerciales.............................................................. 34
Le marquage des pièces................................................................................. 35
ETATS ET STATISTIQUES ................................................................................................. 36
Les états....................................................................................................... 36
Les statistiques ............................................................................................. 36
COMMUNIQUER PAR MESSAGERIE ELECTRONIQUE ET INTERNET .................................................. 37
Communiquez via la messagerie électronique .................................................. 37
Effectuez vos échanges via Internet ................................................................ 39
OPERATIONS REGULIERES ET EXCEPTIONNELLES ..................................................................... 40
La sauvegarde d'un dossier ............................................................................ 40
Régulation des stocks .................................................................................... 40
Mise à jour des prix articles ............................................................................ 40
FERMER CIEL GESTION COMMERCIALE POUR WINDOWS ........................................................... 41
PARTIE 3.................................................................................................................43
CREER UN DOSSIER ....................................................................................................... 44
Créer un dossier ............................................................................................ 44
Définir les paramètres de la société................................................................. 45
Récupération des données d'une autre application ........................................... 48
LES PREFERENCES D'UTILISATION ...................................................................................... 49
LES DONNEES DE BASES DE VOTRE DOSSIER .......................................................................... 52
Présentation.................................................................................................. 52
Les fenêtres Liste .......................................................................................... 53
LES TABLES ................................................................................................................. 61
LES REPRESENTANTS ...................................................................................................... 64
LES FOURNISSEURS ....................................................................................................... 66
La fiche fournisseur ....................................................................................... 66
La liste des fournisseurs................................................................................. 69
LES FAMILLES D'ARTICLES ................................................................................................ 70
LES ARTICLES .............................................................................................................. 72
La fiche Article .............................................................................................. 72
La liste des articles ........................................................................................ 77
DEPOTS (UNIQUEMENT VALABLE POUR LA VERSION EVOLUTION) ................................................. 78
Enregistrement de vos différents dépôts.......................................................... 78
Affectation d'un article à un dépôt .................................................................. 79
Approvisionnement de vos dépôts................................................................... 80
Mouvements de stocks manuels et automatiques ............................................. 82
Analyse de vos dépôts ................................................................................... 82
LES CLIENTS ................................................................................................................ 83
La fiche Client ............................................................................................... 83
La liste des clients ......................................................................................... 84
10
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Relations clients (uniquement valable pour la version Evolution) ........................ 84
Rappels (uniquement valable pour la version Evolution) .................................... 87
PARTIE 4 ................................................................................................................ 89
INTRODUCTION ............................................................................................................ 90
Les différents modes de saisie d’une pièce commerciale .................................... 90
LA SAISIE DES PIECES DE VENTES ....................................................................................... 92
LES DEVIS / PRO FORMA .................................................................................................. 93
La fiche Devis / Pro forma .............................................................................. 93
Les traitements communs aux pièces commerciales .......................................... 96
Les traitements propres aux devis / pro forma.................................................. 97
LES COMMANDES CLIENTS................................................................................................ 99
La fiche Commande client............................................................................... 99
Les traitements des commandes clients ......................................................... 101
LES BONS DE LIVRAISON ................................................................................................ 105
La fiche Bon de livraison............................................................................... 105
Les traitements des bons de livraison ............................................................ 107
LES FACTURES CLIENTS ................................................................................................. 108
La fiche Facture client .................................................................................. 108
Les traitements des factures clients ............................................................... 110
Ventes – gestion multi échéances (uniquement valable pour la version Evolution)
111
Gestion d’abonnements (uniquement valable pour la version Evolution)............ 114
LES NOTES DE CREDIT CLIENTS........................................................................................ 116
La fiche note de crédit client ......................................................................... 116
Traitements sur les notes de crédit clients...................................................... 117
Assistant Top Facture................................................................................... 118
LES REGLEMENTS CLIENTS.............................................................................................. 123
La fiche Règlement client.............................................................................. 123
Les traitements des règlements..................................................................... 125
Importation du solde comptable clients.......................................................... 126
LA SAISIE DES PIECES D'ACHATS ...................................................................................... 127
PARTIE 5 .............................................................................................................. 129
PRINCIPES GENERAUX ................................................................................................... 130
Les différents types d’impression................................................................... 130
Configurer votre imprimante ......................................................................... 130
Choisir une imprimante ................................................................................ 131
L'impression en différé ................................................................................. 131
Le mode Aperçu avant impression ................................................................. 131
IMPRIMER UNE LISTE OU UN DOCUMENT ............................................................................. 134
Modifier la présentation de la liste à imprimer ................................................ 134
11
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Choisir les données à imprimer ......................................................................134
Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document .............................134
Modifier le format d’impression d’une liste ......................................................138
Valider l’impression ou l’aperçu de la liste ou du document ..............................139
IMPRIMER UN ETAT .......................................................................................................140
Définir les marges d’impression des états .......................................................140
Choisir les données à imprimer ......................................................................140
Valider les critères de sélection ......................................................................140
L'IMPRESSION A PARTIR D'UN MODELE DU GENERATEUR DE DOCUMENTS ......................................141
Choisir un format..........................................................................................141
Les options d'utilisation .................................................................................141
Définir les paramètres généraux du document ................................................141
LA FENETRE IMPRIMER ..................................................................................................142
IMPRESSION SUR IMPRIMANTES MATRICIELLES A 24 AIGUILLES..................................................143
Sous environnement Windows 95, Windows 98 ou 2000 ..................................143
Sous environnement NT4 ..............................................................................143
PARTIE 6...............................................................................................................145
LES ETATS .................................................................................................................146
Présentation générale ...................................................................................146
Choix des données à imprimer.......................................................................146
LES EDITIONS RELATIVES AUX CLIENTS OU FOURNISSEURS ......................................................147
Le portefeuille des commandes......................................................................147
Les commandes non livrées...........................................................................147
Relevé de comptes .......................................................................................148
Echéancier des factures ................................................................................148
Suivi des échéances de factures.....................................................................149
LES EDITIONS RELATIVES AUX ARTICLES .............................................................................150
Inventaire des articles...................................................................................150
Catalogue des articles ...................................................................................150
Envoyer le catalogue articles par messagerie électronique ........................................151
Nomenclatures des articles............................................................................152
Capacité de fabrication .................................................................................152
Analyse par famille .......................................................................................153
Suivi des stocks............................................................................................153
LES STATISTIQUES .......................................................................................................155
Les statistiques globales................................................................................155
Les statistiques croisées................................................................................156
Evolution des ventes.....................................................................................157
Objectifs......................................................................................................158
LES ANALYSES .............................................................................................................159
L'analyseur commercial des ventes et achats ..................................................159
12
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Le tableau de bord....................................................................................... 160
Les graphiques ............................................................................................ 161
PARTIE 7 .............................................................................................................. 163
LES TRAITEMENTS ....................................................................................................... 164
La régulation des stocks ............................................................................... 164
La mise à jour du prix des articles ................................................................. 166
Mise à jour des quantités en commande ........................................................ 167
Recalcul du prix des articles.......................................................................... 167
Déclenchement des commandes d'articles en rupture de stock ........................ 167
Recopie des désignations article.................................................................... 168
Mise à jour du taux de TVA des pièces commerciales ...................................... 169
Recalcul des en-têtes des pièces commerciales............................................... 169
LES MOUVEMENTS DE STOCK........................................................................................... 170
Créer une entrée de stock ............................................................................ 170
Créer une sortie de stock.............................................................................. 171
Valider les entrées et sorties de stock manuelles ............................................ 172
LA GESTION DES NOMENCLATURES ................................................................................... 173
Créer un ordre d'assemblage ........................................................................ 173
Créer un ordre de désassemblage ................................................................. 174
Créer un ordre de commande fournisseur ...................................................... 175
LE JOURNAL COMPTABLE ................................................................................................ 176
Générer un journal comptable....................................................................... 176
Exporter le journal en comptabilité ................................................................ 176
PARTIE 8 .............................................................................................................. 179
PRESENTATION GENERALE .............................................................................................. 180
La fenêtre Générateur de documents............................................................. 180
Définir les paramètres généraux du document................................................ 182
LA FEUILLE DE TRAVAIL ................................................................................................. 183
Les objets graphiques .................................................................................. 183
Les objets texte ........................................................................................... 184
Les objets champs ....................................................................................... 187
L'objet image .............................................................................................. 189
L'objet liste ................................................................................................. 190
Les options auxiliaires .................................................................................. 190
PARTIE 9 .............................................................................................................. 193
LA GESTION DES UTILISATEURS ....................................................................................... 194
Créer un utilisateur ...................................................................................... 194
Définir l'accès d'un utilisateur à un ou plusieurs dossiers ................................. 195
Définir l’accès d’un utilisateur aux menus et aux commandes........................... 195
13
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Détruire la fiche d’un utilisateur .....................................................................196
Valider les traitements ..................................................................................196
LES TRAITEMENTS SUR LES FICHIERS .................................................................................197
Les outils fichiers..........................................................................................197
La purge sélective des fichiers .......................................................................198
Infos +........................................................................................................199
Informations sur les transactions ...................................................................199
LA TENUE DE VOS DOSSIERS ............................................................................................201
La sauvegarde..............................................................................................201
La restauration.............................................................................................202
Supprimer un dossier....................................................................................203
Assistant Top Clôture....................................................................................203
AIDES ET ASSISTANTS ...................................................................................................205
L'agent intelligent Eurêka ..............................................................................205
Les assistants...............................................................................................205
DESINSTALLATION DE L'APPLICATION .................................................................................206
Phase de désinstallation ................................................................................206
Suppression du répertoire .............................................................................206
PARTIE 10.............................................................................................................207
LE LIEN WORD ............................................................................................................208
COMMUNIQUER PAR MESSAGERIE ELECTRONIQUE ..................................................................212
L’Assistant Messagerie ..................................................................................212
COMMUNIQUER PAR INTERNET .........................................................................................217
Serveur Web ................................................................................................217
Lien direct avec le portail Ciel ........................................................................219
Accéder à un site Internet .............................................................................219
Récupérer les coordonnées de vos tiers via Internet ........................................219
CARTOGRAPHIE EXCEL ...................................................................................................220
INDEX ...................................................................................................................221
14
Partie 1
Installation du logiciel
Première installation
Mise à jour de l’application
Premier démarrage de l'application
Démarrages suivants
Partie 1
Nouvelle installation ou Mise à jour
ˆ Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Gestion Commerciale
Installez Ciel Gestion Commerciale
en première installation
Sélectionnez Installation par défaut
lors du choix du type d'installation
Référencez-vous auprès
du Département Services
Démarrez
l'application
Créez votre dossier
Définissez vos
préférences d'utilisation
Créez les fichiers
de base
Cliquez Démarrer - Programmes - Ciel.
Sélectionnez Ciel Gestion Commerciale.
Importation de données d'autres logiciels :
- Saari Pratique pour Dos
- Saari Pratique pour Windows
- Sybel Start Gestion Commerciale pour Windows
Vérifiez les différents paramètres du programme
dans le menu Utilitaires - Préférences :
- des polices par défaut de l'application
- de l'affichage des listes
- de la gestion du stock
- des messages en cours de saisie
- etc.
Saisissez les fichiers de base :
- TVA
- Représentants
- Fournisseurs
- Familles d'articles
- Articles
- Clients
Vous procédez ensuite à la saisie de vos pièces commerciales.
16
Installation
ˆ Si vous êtes déjà utilisateur de Ciel Gestion Commerciale
DOS
Version antérieure
à la version 6.20
WINDOWS
Version antérieure
à la version 2.52
Contactez le
service commercial
Version 2.52 ou
supérieure
Version 6.20
Installez Ciel Gestion Commerciale
1.20 en première installation
(PC avec 32MB max de mémoire)
Sélectionnez Installation par défaut
lors du choix du type d'installation
Installez Ciel Gestion Commerciale en
mise à jour
Sélectionnez Installation en mise à jour
lors du choix du type d'installation
Démarrez l'application
Cliquez sur Démarrer - Programmes - Ciel
Sélectionnez Ciel Gestion Commerciale
Référencez-vous auprès du
Département Services
Démarrez l'application
Cliquez sur DémarrerProgrammes- Ciel
Sélectionnez Ciel Gestion
Commerciale
Créez votre dossier
Menu : Dossier - Nouveau
Procédez à la récupération des
données
Menu : Utilitaires - Import Import Ciel Gestion Dos
Installez Ciel Gestion Commerciale
Sélectionnnez.
5.52
en mise à jour
Sélectionnez Installation en mise à
jour lors du choix du type
d’installation
Contactez le Département
Services
Ouvrez votre dossier
Référencez-vous
auprès du
Département Services
Menu : Dossier - Ouvrir
17
Partie 1
Installation
ˆ Configuration matériel conseillé
Pour une utilisation confortable et une vitesse satisfaisante des temps de traitements :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Pentium 166 minimum
64 Mo de RAM en version monoposte ou 128 Mo de RAM pour un poste client en version réseau
128 à 256 Mo de RAM pour un poste serveur en version réseau
300 Mo d’espace disque disponible pour l’installation
Résolution écran 800*600 minimum (SVGA)
Windows™ 98 (second edition), 2000, NT, Me ou XP
Pour l’utilisation de la formation multimédia :
ƒ
ƒ
ƒ
ƒ
Lecteur de CD-ROM quadruple vitesse
Carte vidéo 256 couleurs minimum avec une résolution de 800*600 pixels minimum
Carte son reconnue par Windows
Haut-parleurs
Pour imprimer :
ƒ
Une imprimante laser, jet d’encre ou matricielle 24 aiguilles
ˆ Procédure d'installation
1.
2.
A partir du CD-Rom ou des disquettes
•
Munissez-vous du CD-ROM d'installation.
•
Démarrez votre micro-ordinateur.
•
Insérez le CD-ROM dans le lecteur concerné et laissez-le démarrer automatiquement.
Choisissez le répertoire d’installation
Le nom du répertoire dans lequel seront copiés les fichiers de l’application est proposé. Il sera crée
automatiquement au cours de la procédure d’installation. Vous pouvez le modifier.
18
Installation
Pour ce faire :
•
Cliquez sur le bouton [Parcourir].
•
Dans la fenêtre CHOIX
zone Chemin d’accès.
DU REPERTOIRE,
cliquez sur le nom de celui concerné ou saisissez-le à la
Répertoire par défaut
3.
•
Validez votre choix en cliquant sur [OK].
•
Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Indiquer le groupe de programme (par défaut « Ciel »)
19
Partie 1
Par défaut, les icônes permettant le démarrage de l’application vont être installées dans le groupe de
programmes nommé Ciel. Vous pouvez les enregistrer dans un autre groupe de programmes.
4.
•
Dans la liste des dossiers existants, cliquez sur le titre de votre choix. Si aucun des dossiers
présentés ne vous convient, vous pouvez saisir le nom du nouveau dossier directement dans la
zone Dossier programmes. Il sera crée lors de l’installation.
•
Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Imprimer et fermer le fichier lisez-moi
Vous pouvez imprimer le fichier Lisez-moi en activant la commande IMPRIMER du menu Dossier. Vous
refermez le Lisez-moi en activant la commande QUITTER du menu Dossier.
Le lisez-moi reste disponible dans le groupe de programmes de l’application, CIEL par défaut.
5.
Lancer le programme
Vous pouvez lancer le programme de la manière suivante : Menu démarrer -> Programmes -> Ciel
-> Ciel Gestion Commerciale
6.
Visualiser le manuel électronique du programme Ciel
Si vous avez installé Adobe Acrobat Reader à la toute première étape, vous pouvez visualiser les
manuels de Ciel en lançant les fichiers Adobe Acrobat de la manière suivante : Menu démarrer ->
Programmes -> Ciel -> Manuel
20
Installation
Mise à jour de l'application
La mise à jour concerne ceux qui possèdent une des versions précédentes de Ciel Gestion Commerciale
pour Windows.
ˆ Procédure d’installation/Sauvegarde des données
Avant de mettre à jour votre logiciel, nous vous conseillons vivement d'effectuer une sauvegarde
de vos différentes sociétés afin de pouvoir pallier tout problème éventuel de votre système.
ˆ Installez la mise à jour de Ciel Gestion Commerciale pour Windows
1.
Passage Ciel Gestion Commerciale Premium version 4.50 vers Ciel
Gestion Commerciale Premium version 11.xx
•
Munissez-vous du CD-Rom d’installation
•
Démarrez votre micro-ordinateur
•
Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné
•
Vérifiez le répertoire dans lequel sera installée la mise à jour (même répertoire que la toute
première installation), puis continuez l’installation selon les instructions décrites à l’écran.
2.
Passage Ciel Gestion Premium version inférieure à la 4.50 vers Ciel
Gestion Commerciale Premium version 11.xx
•
Vérifiez le répertoire dans lequel est installée la version que vous utilisez actuellement
•
Installez en premier la V4.50 dans ce répertoire
•
Allez Ciel Gestion Commerciale et ouvrez le dossier de travail (si vous gérez plusieurs
dossiers, il faut les ouvrir tous)
•
Quitter Ciel Gestion Commerciale
•
Installez maintenant la V11.xx dans le même répertoire que la V4.50
3.
Passage Ciel Gestion Commerciale
Commerciale Evolution 11.xx
Premium
vers
Ciel
Gestion
•
Vérifiez dans la V7.xx si avez en bas à droit le drapeau EURO.
•
Munissez-vous du CD-Rom d’installation
•
Démarrez votre micro-ordinateur
•
Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné
•
Vérifiez le répertoire dans lequel sera installée la mise à jour (différent de l’installation
Premium), puis continuez l’installation selon les instructions décrites à l’écran
•
Créer vos nouveaux dossiers en Euro
21
Partie 1
22
•
Menu : DOSSIER - NOUVEAU
•
Restaurer vos back-up
•
Menu : DOSSIER - RESTAURER
Installation
Premier démarrage de l’application/Référencement
ˆ Ouvrez l’application
- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows.
- Activez la commande PROGRAMMES puis ouvrez le groupe dans lequel est installée l’application,
soit CIEL par défaut.
- Dans le groupe CIEL, cliquez sur l’icône correspondant à l’application que vous voulez ouvrir.
ˆ Référencez-vous auprès de notre Service Référencement
Si vous venez d’installer l’application Ciel pour la première fois, lorsque vous l’ouvrez, s’affiche tout
d’abord une fenêtre, vous rappelant que les applications Ciel font l’objet d’une licence d’utilisation,
accordée à l’utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application.
Pour valider cette licence, vous devez référencer l’application auprès de notre Service
Référencement qui vous transmettra en retour, sous cinq jours ouvrés, une clé de débridage.
En attendant cette clé, vous pouvez disposer de toutes les fonctions de l’application pendant un
nombre de lancements qui vous est indiqué. Au-delà de ce nombre de lancements, vous ne
pourrez plus imprimer tant que la clé ne sera pas saisie correctement.
•
Pour référencer l’application maintenant, cliquez sur le bouton [OK].
ˆ Saisissez les informations nécessaires au référencement
•
Renseignez toutes les zones présentées dans la fenêtre REFERENCES
COORDONNEES et cliquez sur le bouton [Suivant].
•
Renseignez aussi les zones de la deuxième fenêtre REFERENCEMENT et cliquez sur [Suivant].
ª
DE VOTRE PRODUIT
/
Certaines zones sont obligatoires dans ces fenêtres. Vous devez donc les avoir renseignées
pour passer à l’étape suivante. Dans le cas contraire, le logiciel vous en informe.
ˆ Renvoyer les informations par disquette ou Email
Une fois les deux fenêtres REFERENCEMENT correctement renseignées, le logiciel présente la fenêtre
ENREGISTREMENT dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et les
renvoyer par courrier, fax ou Email ou bien les enregistrer sur la disquette de référencement (voir
prochain paragraphe).
Service Référencement – Avenue Van Volxem 79 – 1190 Bruxelles.
•
Si vous cliquez sur le bouton [Envoyer par Outlook (ou Outlook Express)], vos informations
vont être envoyées automatiquement en utilisant votre messagerie.
23
Partie 1
ˆ Enregistrez ces informations sur la disquette de référencement
Une fois les deux fenêtres REFERENCEMENT correctement renseignées, le logiciel présente la fenêtre
ENREGISTREMENT dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et les
enregistrer sur la disquette de référencement.
ª
Vous pouvez aussi utiliser n’importe quelle disquette vierge, sur laquelle vous apposerez une
étiquette rappelant votre nom et votre numéro de téléphone.
•
- Cliquez sur le bouton [Fichier].
•
- Insérez la disquette de référencement dans votre lecteur de disquettes.
•
- Cliquez sur le bouton [Générer fichier] pour enregistrer les données sur la disquette.
ˆ Envoyez la disquette à notre Service Référencement
Une fois la procédure terminée, s’affiche une fenêtre vous indiquant les dernières opérations à
effectuer.
ª
•
24
Vous disposez d’un nombre d’entrées limité dans le logiciel sans clé de débridage. Passé ce
délai, il vous sera alors impossible d’imprimer une quelconque édition avec l’application.
Cliquez sur le bouton [OK]. S’ouvre alors l’application à proprement parlé.
Installation
Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage
Une fois votre référencement effectué auprès de notre Service Référencement, vous recevrez sous cinq
jours ouvrés une clé de débridage de l’application.
Durant cette attente, vous conservez la possibilité d’utiliser l’application.
ˆ Ouvrez l’application
•
Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, et activez le
groupe PROGRAMMES puis CIEL.
•
Dans le groupe CIEL, cliquez sur l’icône correspondant au programme à ouvrir.
Au démarrage de l’application, la fenêtre suivante est affichée :
ˆ Vous n’avez pas encore reçu votre clé de débridage
•
Tant que vous n’avez pas reçu la clé de débridage, cliquez sur le bouton [Annuler].
Vous pouvez ainsi démarrer l’application un nombre de fois limité selon les applications.
Un message vous rappelle le nombre de lancements dont vous disposez encore. Cliquez sur [OK].
25
Partie 1
ª
Passé ce délai, vous pourrez toujours ouvrir l’application mais vous ne pourrez plus effectuer
d’impression.
ˆ Vous avez reçu votre clé de débridage
•
Une fois en possession de votre clé de débridage, vous la saisissez dans la zone réservée à cet
effet.
•
Cliquez ensuite sur le bouton [Valider la clé de débridage]. Votre logiciel est maintenant
débridé.
ª
Par la suite, la fenêtre ne sera plus présentée lorsque vous démarrez l’application.
ˆ Saisissez le mot de passe utilisateur
Une fois la procédure de référencement réalisée, l’application est alors ouverte.
La fenêtre UTILISATEUR est présentée.
Attention !
Un utilisateur, nommé Maître, est créé par défaut. Il a pour mot de passe VALID.
•
ª
Saisissez le mot de passe et appuyez sur [OK] pour valider les informations.
Par suite, vous pourrez créer vos propres utilisateurs, leur affecter un mot de passe et leur
définir des droits d’accès aux différents menus et commandes.
§ La gestion des utilisateurs.
ˆ Ouvrez le dossier Exemple
Une fois validée la fenêtre UTILISATEUR, s’ouvre automatiquement la fenêtre OUVERTURE D’UN DOSSIER.
Toutes les informations concernant une société sont conservées dans un même et unique dossier.
Plusieurs dossiers peuvent être crées mais un seul peut être ouvert à la fois.
Pour faire un tour d’horizon des différentes fonctionnalités de l’application, nous vous conseillons
d’ouvrir la société Exemple livrée en standard.
•
26
- Cliquez sur son intitulé et validez la sélection par [OK].
Partie 2
Prise en main rapide
Environnement
Création et mise en place d'un dossier
Saisies et traitements des pièces commerciales
Etats et statistiques
Communiquer par messagerie électronique et Internet
Opérations régulières et exceptionnelles
Fermer Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Partie 2
Les principales étapes de création et de suivi de votre dossier
Créez votre société
Récupérer les données du référencement
Vérifiez les préférences
d'utilisation
Saisissez les
fichiers de base
- Tables
- Représentants
- Fournisseurs
- Familles d'articles
- Articles
- Clients
ACHATS
Saisissez et transférez
vos pièces commerciales
- Commandes
- Factures
- Notes de crédit
- Bons de réception
Edition des pièces
commerciales
Validation
Edition des différents
journaux
Analyses et
statistiques
Transfert en
comptabilité
Sauvegarde journalière
de vos données
28
- Inventaire des articles
- Catalogue des articles
- Portefeuille des commandes
- Commandes non livrées
- Relevé de comptes
- Statistiques globales
- Statistiques croisées
- Evolution des ventes
- Statistiques des objectifs
- Tableau de bord
- Graphiques
VENTES
- Devis / Pro forma
- Commandes
- Factures
- Notes de crédit
- Bons de livraison
Prise en main rapide
Environnement
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
ˆ La fenêtre principale de l'application
Barre de titre
Barre de menus
Barre d'outils
Boutons de réduction
et d'agrandissement
Triangle de sélection
d'un favori
Barre de navigation
Espace de travail
Bouton de fermeture
de l'application
Bouton de fermeture
de la fenêtre
Fenêtre Liste
Barre d'état
Les fenêtres Liste
Elles sont principalement utilisées pour gérer les éléments de bases ainsi que les pièces
commerciales achats et ventes. Lorsqu’une fenêtre Liste est ouverte, les deux menus EDITION et
FONCTIONS deviennent actifs dans la barre de menus. Ils proposent des commandes propres aux
listes (Créer, Modifier, Marquer, Tout afficher, Rechercher, etc.). Vous pouvez également activer
ces commandes par le menu CONTEXTUEL ou encore par une des icônes de la barre d’outils.
29
Partie 2
Partie 3. Création et mise en place d’un dossier, § Les fenêtres Liste.
Les favoris
Dans la barre d'outils, à droite de certaines icônes (Imprimer, Aperçu, etc.), un triangle de
sélection est présenté. Il vous permet d’appliquer rapidement un format favori à la liste en cours.
Exemple
Les formats d'impression que vous utilisez pour imprimer les pièces commerciales ou encore les
formats de présentation de la liste des clients, fournisseurs ou articles peuvent être déclarés
favoris.
Si au moins un format est déclaré favori, la liste vous en est donnée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection.
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet
d'organiser votre travail et d'adapter l'environnement de Ciel Gestion Commerciale à vos besoins.
Elle se compose par défaut de sept groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les
représentant : Relation clients, Gestion articles, Analyses Statistiques, etc.
A l’intérieur de chaque groupe sont présentées des icônes vous permettant :
•
d’ouvrir les listes principales de la base, telles que la liste des clients ou celle des articles,
•
d’ouvrir des listes secondaires, nommées vues, se composant d’une partie seulement des
éléments de la liste principale dont elle est extraite, telles que la liste des devis ou factures
clients,
•
d’imprimer des états : relevé de comptes, portefeuille des commandes, etc.
•
d’effectuer des traitements comme la génération du journal comptable, de pages Web.
Vous pouvez créer de nouveaux raccourcis (de type Liste principale, Vue ou Traitement) dans le
groupe Mes préférés mais également dans les autres groupes. Vous pouvez aussi créer de
nouveaux groupes. Pour ce faire :
•
placez le pointeur dans la barre de navigation et appuyez sur le bouton droit de la souris pour
ouvrir le menu CONTEXTUEL.
•
choisissez la commande correspondant au type d'élément que vous voulez créer : NOUVEAU
GROUPE, NOUVELLE LISTE PRINCIPALE, NOUVELLE VUE ou NOUVEAU TRAITEMENT.
ª A tout moment, vous pouvez rappeler la barre de navigation
commande VALEURS PAR DEFAUT, présentée dans le menu CONTEXTUEL.
standard
par
la
Les fenêtres simples
Elles vous permettent d'enregistrer des données (fiches articles par exemple) ou d'effectuer des
traitements (imprimer un état, sauvegarder un dossier, etc.). Vous validez les informations saisies
en cliquant sur [OK].
30
Prise en main rapide
ˆ Menu Contextuel - Clic droit
Le menu CONTEXTUEL présente certaines commandes selon le contexte de travail. Vous pouvez
l’ouvrir lorsque la fenêtre Application ou une fenêtre Liste est ouverte.
Attention
Vous ne pouvez pas ouvrir le menu CONTEXTUEL lorsqu’une fenêtre simple est ouverte.
Pour ouvrir le menu CONTEXTUEL :
•
placez le pointeur dans l’espace de travail,
•
cliquez sur le bouton droit de la souris.
Les principales commandes
des menus EDITION et
FONCTIONS sont présentes
dans le menu CONTEXTUEL.
Pour activer une des commandes du menu CONTEXTUEL :
cliquez sur le titre de la commande à ouvrir.
Pour fermer le menu CONTEXTUEL, sans activer de commande :
cliquez dans un autre endroit de la fenêtre,
ou appuyez sur la touche <Echap>.
31
Partie 2
Création et mise en place d'un dossier
ˆ Les préférences d'utilisation
2 UTILITAIRES - commande PREFERENCES
Au - p
Cette commande vous permet de déterminer certains choix d'affichage et d'utilisation du logiciel.
Ces paramètres facilitent ensuite la saisie de vos différentes pièces commerciales.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les préférences d'utilisation.
ˆ Créer les bases
Avant de commencer à saisir les pièces commerciales, vous devez créer les bases selon la logique
suivante :
•
les tables (TVA, TPF, Modes de règlement, Tarifs par famille),
•
les représentants,
•
les fournisseurs,
•
les familles d'articles,
•
les articles,
•
les clients.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les données de base de votre dossier.
ˆ Vérifier les paramétrages de votre imprimante
L'impression des divers éléments de Ciel Gestion Commerciale s'effectue à partir de l'imprimante
déclarée par défaut dans Windows.
Partie 5. Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows, § Principes généraux.
32
Prise en main rapide
Saisies et traitements des pièces commerciales
ˆ Les saisies
Les pièces commerciales se répartissent en deux menus bien distincts : l'un concerne la saisie des
pièces clients (menu VENTES), et l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).
Chacun de ces menus dispose de commandes qui lui sont propres, et qui correspondent aux
étapes intervenant dans la gestion de pièces clients et fournisseurs.
Dans la plupart des cas, la saisie des pièces clients s'articule autour de la chronologie suivante :
•
le devis / pro forma,
•
la commande,
•
le bon de livraison,
•
la facture,
•
la note de crédit,
•
le règlement,
En ce qui concerne les pièces fournisseurs, la logique courante de saisie est la suivante :
•
la commande,
•
le bon de réception,
•
la facture,
•
la note de crédit,
•
le règlement.
Création rapide d’une pièce commerciale
Pour automatiser la saisie des pièces commerciales, Ciel Gestion Commerciale est dotée d’un
Assistant. Pour y accéder, il vous suffit d’activer la commande PIECES COMMERCIALES du menu
FONCTIONS ou CONTEXTUEL accessible à partir de la liste des clients ou des fournisseurs.
Partie 4. Saisies et traitements des pièces commerciales, § La création rapide d’une pièce
commerciale.
Le glisser-déposer pour la saisie de pièces commerciales
Afin d’optimiser la saisie de pièces commerciales, Ciel Gestion Commerciale vous permet d’avoir
recours au principe du glisser-déposer entre la liste des articles et la liste des pièces commerciales
clients ou fournisseurs ou entre la liste des articles et la liste des clients / fournisseurs fractionnée
par pièce commerciale.
Plusieurs cas sont possibles :
•
à partir de la liste des articles et d’une fenêtre tiers fractionnée,
•
à partir de la liste des articles et d’une liste de pièces commerciales,
•
à partir de la liste des articles et d’une fenêtre pièces commerciales fractionnée,
•
à partir d’une fenêtre tiers fractionnée avec des listes de pièces commerciales.
33
Partie 2
Partie 4. Saisies et traitements des pièces commerciales, § La saisie par glisser-déposer.
ˆ Traitements des pièces commerciales
Plusieurs traitements sont possibles à partir des pièces commerciales, et notamment les transferts
d'une pièce à une autre. En effet, à partir de chaque liste, vous pouvez transférer une ou plusieurs
pièces, sans avoir besoin de passer par la phase de création.
Pour le transfert de plusieurs pièces, vous devez faire appel aux options de marquage.
§ Le marquage des pièces.
Exemple
Un de vos clients passe commande suite à un devis qu'il a fait établir quelques jours auparavant.
A partir de la liste des devis / pro forma, vous sélectionnez la ligne devis concernée.
-
Choisissez alors la commande TRANSFERER EN COMMANDE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Le "glisser-déplacer" pour le transfert des pièces
Le transfert d'une pièce à l'autre peut également s'effectuer au moyen d'un glisser-déplacer.
Exemple
Vous ouvrez la liste des devis / pro forma ainsi que celles des commandes clients.
Cliquez et maintenez enfoncé le bouton gauche de la souris sur le numéro de la ligne à
transférer.
Tout en laissant votre doigt appuyé sur le bouton de la souris, faites glisser la ligne Devis / Pro
forma jusque dans la liste des Commandes clients.
Lorsque la pièce sélectionnée (devis client) se trouve dans la liste des commandes, relâchez le
bouton de la souris.
Lors du transfert de
la pièce, le curseur
change de forme.
34
Prise en main rapide
ª Le "glisser - déplacer" sert également à faire passer un élément d'un endroit à un autre,
comme par exemple le déplacement d'une colonne dans une liste.
ˆ Le marquage des pièces
Les options de marquage interviennent principalement lors :
•
du transfert des pièces commerciales
•
des différentes impressions
•
de suppression de fiches
•
de l'utilisation de la commande RECHERCHER / REMPLACER
Pour marquer une fiche :
A partir d'une liste ouverte, cliquez sur la ligne correspondant à la fiche à marquer.
Activez la commande MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Un rectangle de couleur
est affiché dans l’en-tête
de la ligne marquée.
Vous disposez également d'autres commandes pour
marquage :
effectuer vos différentes opérations de
•
TOUT MARQUER : vous marquez en même temps toutes les fiches présentées dans la liste.
•
INVERSER LES MARQUES : cette commande consiste à inverser le marquage des fiches.
Ainsi, les fiches marquées ne le sont plus et celles qui ne l’étaient pas le deviennent.
•
CACHER : elle consiste à cacher ponctuellement une ou plusieurs fiches, préalablement
marquées.
•
TOUT AFFICHER : en utilisant cette commande, vous annulez le marquage de toutes les fiches en
une seule fois.
Pour annuler le marquage d'une seule fiche, cliquez sur la ligne correspondant à la fiche dont vous
voulez annuler le marquage, et activez la commande MARQUER du menu EDITION.
35
Partie 2
Etats et Statistiques
ˆ Les états
Au menu ETATS, vous disposez des éditions suivantes :
•
portefeuille des commandes (clients ou fournisseurs)
•
commandes non livrées
•
relevé de comptes
•
échéancier des factures
•
bordereaux de remise de chèques
•
suivi des stocks : réapprovisionnement et surstockage
•
inventaire des articles
•
catalogue des articles (client ou vendeur)
•
analyse par famille
•
représentants
•
capacité de production
•
nomenclature d'articles
Partie 6. Etats, analyses et statistiques - § Les états.
ˆ Les statistiques
Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des fiches :
•
société
•
clients
•
articles
•
familles d'articles
•
représentants
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées.
ª Les statistiques accessibles par la commande STATISTIQUES du menu ETATS sont calculées en
fonction des pièces de vente ou d'achat validées :
•
statistiques
•
statistiques croisées
•
évolution des ventes
•
objectifs
Partie 6. Etats, analyses et statistiques - § Les statistiques.
36
Prise en main rapide
Communiquer par messagerie électronique et Internet
Si vous disposez d’une messagerie électronique, vous pouvez faire parvenir à vos tiers des courriers
électroniques auxquels vous pourrez joindre des documents, issus de Ciel Gestion Commerciale ou de
toute autre application.
De la même manière, si vous disposez d’un navigateur Internet et d’une connexion Internet, vous
pourrez accéder au site Web de vos clients ou fournisseurs, à partir de Ciel Gestion Commerciale pour
Windows.
ˆ Communiquez via la messagerie électronique
Les adresses électroniques
Pour faire parvenir des courriers électroniques aux interlocuteurs que vous pouvez avoir dans les
différents dossiers que vous gérez, plusieurs zones de saisies d’adresse e-mail sont disponibles.
Cela facilite ainsi les échanges externes qui sont parfois nécessaires.
Ces adresses e-mail peuvent être saisies :
•
à partir de la commande PARAMETRE du menu DOSSIER, pour des échanges avec un
interlocuteur direct dans l’un des dossiers que vous gérez,
•
à partir de l’onglet Banque du menu DOSSIER – commande PARAMETRE pour des transactions
avec votre banque,
•
à partir de la fiche Client ou Fournisseur, pour des échanges directs avec vos tiers,
•
à partir de l’onglet Contacts des fiches clients ou fournisseurs, pour la communication que
vous entretenez auprès des interlocuteurs principaux de vos tiers.
-
Renseignez tout d’abord la zone <Adresse e-mail> (adresse électronique). Lorsque cette
zone est renseignée, à tout moment vous pouvez envoyer un mail à l’interlocuteur concerné.
Envoyez un simple courrier électronique à un tiers
A partir de la fiche du tiers concerné.
Ouvrez la fiche du tiers auquel vous voulez envoyer un courrier électronique.
Cliquez sur l’icône Messagerie, présentée à la fin de la zone <Adresse e-mail>. La messagerie
électronique s’ouvre dans laquelle l’adresse e-mail du tiers est récupérée.
Saisissez votre message et envoyez-le comme vous le faites habituellement avec votre messagerie.
A partir de la liste des Clients et des Fournisseurs.
Vous pouvez aussi envoyer un mail à partir de la liste des clients ou fournisseurs, sans avoir à
ouvrir la fiche du tiers concerné, à l’aide de la commande MESSAGERIE du menu FONCTIONS ou
CONTEXTUEL.
37
Partie 2
Cette disposition présente plusieurs avantages :
•
envoyez en même temps un courrier électronique identique à plusieurs clients ou
fournisseurs,
•
disposer d’un assistant qui vous guide, étape par étape, pour devenir votre message,
•
joindre au message tout fichier ou document réalisé avec la commande DOCUMENTS OFFICE.
Envoyer par mail un document particulier à un tiers
Plusieurs commandes dans le logiciel vous permettent de faire parvenir à vos tiers des documents
particuliers, issus de Ciel Gestion Commerciale pour Windows.
Là encore, vous disposez d’un assistant qui vous guide, étape par étape, pour définir votre
message et joindre également d’autres types de fichiers et documents.
Un accusé de réception de commande client
Lorsque vous créez la commande d’un client, au moment de la validation, vous pouvez lui envoyer
un mail pour lui indiquer que celle-ci a bien été enregistrée.
Partie 4. Saisies et traitements des pièces commerciales, § Les commandes clients.
Votre catalogue articles
Le catalogue articles que vous créez, consultez et imprimez par la commande CATALOGUE ARTICLE du
menu ETAT peut être envoyé à vos clients, via votre messagerie électronique.
Partie 6. Etats, Statistiques et Analyses, § Le catalogue articles.
Le réapprovisionnement automatique de commande fournisseur
Les commandes des articles en rupture de stock, calculées par la commande TRAITEMENT du menu
UTILITAIRES, peuvent être envoyées par mail directement à votre fournisseur.
Partie 7. Autour des pièces commerciales, § Les traitements – Déclenchement des
commandes d’articles en rupture de stock.
Fidéliser vos Clients
Il s’agit d’envoyer un courrier électronique aux clients sélectionnés selon la date de leur dernière
commande ; information mise à jour automatiquement chaque fois que vous créez une commande
client. Un des documents créés préalablement dans Ciel Gestion Commerciale, à l’aide de la
commande DOCUMENTS OFFICE ou tout autre type de fichier peut être joint au message.
Vous l’utilisez par exemple :
•
pour relancer les clients qui n’ont pas commandé depuis un certain temps,
•
pour suivre les clients qui commandent régulièrement.
Partie 3. Création et mise en place d’un dossier, § Les clients – Fidéliser vos clients.
38
Prise en main rapide
ˆ Effectuez vos échanges via Internet
Ciel Gestion Commerciale s’adapte aux besoins grandissants et à la présence d’Internet dans notre
environnement quotidien du travail en vous proposant plusieurs fonctions faisant appel à Internt.
Pour accéder à ces fonctionnalités, vous devez :
•
disposer d’un navigateur Internet,
•
installer un modem.
Partie 10. Communiquer avec Ciel Gestion Commerciale, § Communiquer par Internet, poru
obtenir tout le détail des différentes commandes Internet de l’application.
Créer le site Internet de votre entreprise
Le Serveur Web
Avec la commande SERVEUR WEB du menu UTILITAIRES vous pouvez créer des pages HTML (Hyper
Text Markup Language) en utilisant les informations contenues dans les fichiers Clients,
Fournisseurs et Articles. Ces documents HTML pourront être ensuite diffusés sur des sites Intranet
ou Internet.
Le menu Internet
Télécharger des modèles de documents
Ciel met à votre disposition toute une série de doucments (devis, factures, lettres de relance, etc.),
que vous pouvez télécharger directement à partir de l’application.
Lien direct avec le portail Ciel
La commande ACTUALISER du menu INTERNET met à jour automatiquement toutes les commandes
du menu Internet en fonction des informations diffusées sur l’espace dédié aux utilisateurs du site
Internet Ciel
Communiquer par Internet
Récupérer les coordonnées de vos tiers
Vous avez la possibilité de récupérer, sans aucune saisie, les coordonnées exactes et complètes de
vos différents clients et fournisseurs par l’intermédiaire du serveur de recherche d’adresse Ketels.
Partie 10. Communiquer avec Ciel Gestion Commerciale, § Communiquer par Internet, poru
obtenir tout le détail des différentes commandes Internet de l’application.
Les adresses Internet
-
Comme pour la messagerie électronique, vous devez tout d’abord saisir l’adresse Internet
d’un dossier, de votre banque ou de l’un de vos tiers, directement à partir de l’application, à
la zone <Site Web>, présentée dans la fiche concernée.
-
Une fois cette adresse saisie, vous pouvez à tout moment accéder au site Internet concerné,
en cliquant sur l’icône présentée à la fin de la zone <Site Web>.
39
Partie 2
Opérations régulières et exceptionnelles
ˆ La sauvegarde d'un dossier
2 DOSSIER - commande SAUVEGARDE
Ad - u
La sauvegarde est l'une des opérations importantes qui doit être effectuée de manière journalière
ou hebdomadaire, selon le nombre d'enregistrements que vous gérez.
Partie 9. Opérations annexes, § La tenue de vos dossiers.
ˆ Régulation des stocks
2 UTILITAIRES - commande TRAITEMENT - option Régulation des stocks
Il s'agit, dans un premier temps, d'effectuer l'inventaire physique du stock.
Puis, si des différences sont relevées, les reporter dans la colonne Physique.
Il faudra ensuite lancer la régulation qui mettra à jour le stock réel.
Vous pourrez générer un état des informations de la fenêtre Régulation.
Partie 7. Autour des pièces commerciales, § Les traitements.
ˆ Mise à jour des prix articles
2 (Ouvrir la liste des articles) FONCTIONS - commande MISE A JOUR DES PRIX
UTILITAIRES - commande TRAITEMENT - option Mise à jour des prix des articles
Cette commande vous permet de mettre à jour automatiquement les prix de vente ou d'achat de
vos articles avec la possibilité de sélectionner une partie de votre fichier.
Il faut tenir compte du paramétrage du mode de calcul effectué lors de la création des articles.
Partie 7. Autour des pièces commerciales, § Les traitements.
40
Prise en main rapide
Fermer Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Le dossier est automatiquement fermé lorsque vous quittez l'application Ciel Gestion Commerciale
pour Windows.
Si un dossier est ouvert
Vous avez la possibilité de fermer l'application de différentes manières :
•
Double-cliquez sur l'icône présentée en haut à gauche dans la barre de titre.
•
Cliquez sur l'icône de fermeture présentée en haut à droite dans la barre de titre.
•
Activez la commande QUITTER du menu DOSSIER.
•
Utilisez le raccourci clavier <Alt><F4>.
Dans tous les cas, vous devrez confirmer la fermeture de l'application.
Si vous voulez fermer le dossier en cours pour ouvrir un autre dossier
Il vous suffit d'activer la commande OUVRIR du menu DOSSIER, sans avoir à passer, au préalable,
par la commande FERMER du menu DOSSIER.
Attention !
Nous vous rappelons qu'il est nécessaire de faire régulièrement la sauvegarde de vos dossiers et
des données qu'ils contiennent avant de fermer l'application.
41
Partie 3
Création et mise en place d'un dossier
Créer un dossier
Les préférences d'utilisation
Les données de base de votre dossier
Les tables
Les représentants
Les fournisseurs
Les familles d’articles
Les articles
Les dépôts
Les clients
Créer un dossier
ˆ Créer un dossier
2 DOSSIER - commande
NOUVEAU
Ad - n
Les données de votre société sont conservées dans un dossier que vous devez préalablement
créer.
Nous vous rappelons que ce logiciel est multi sociétés.
-
Ouvrez le menu DOSSIER, puis activez la commande NOUVEAU. Le programme vous demande
de signaler l'utilisateur et son mot de passe. Le logiciel est livré avec l'utilisateur MAITRE et le
mot de passe VALID (le mot de passe n'apparaît pas sous forme lisible à l'écran lors de la
saisie). Cliquez sur [OK].
-
L’assistant Top Départ propose deux modes de création de dossier :
•
•
Mode simplifié : Le mode de création simplifié est axé sur la saisie des informations
essentielles à la création de votre dossier (dénomination, forme juridique, dates de
période, coordonnées bancaires, etc.). Les autres paramètres pourront être renseignés
ultérieurement. De même, vous pouvez dès la dernière étape de l’assistant créer les
éléments de base de votre dossier :
- Familles d’articles (voir page 71)
- Articles (voir page 73)
- Clients (voir page 84)
- Fournisseurs (voir page 66)
- TVA (voir page 61)
- Représentants (voir page 64)
Mode avancé : Le mode avancé est un mode complet dans lequel vous renseignez
l’intégralité des paramètres de la société (renseignements relatifs aux codes bases, codes
pièces, banques, immatriculations, statistiques de ventes et d’achats, etc.)
-
Dans la fenêtre Création d'un dossier, indiquez le nom du dossier (8 caractères maximum). Il
est utilisé ensuite comme nom du sous-répertoire de la société (fichier). Le programme
propose par défaut le répertoire sur lequel est installé Ciel Gestion Commerciale pour
Windows, soit WGC, par défaut.
-
Si vous souhaitez créer la société sur un autre répertoire que celui proposé par défaut, cliquez
sur le bouton [Modifier].
-
Cliquez sur [OK] pour valider la création.
-
Un message apparaît alors et vous propose de reprendre les coordonnées saisies lors du
référencement. Cliquez sur [Oui].
Création et mise en place d'un dossier
-
Vous accédez alors à la fenêtre Paramètres d’un dossier dans laquelle toutes les coordonnées
principales que vous avez saisies auparavant dans la fenêtre Référencement sont
automatiquement reprises. Vérifiez que toutes les informations sont correctes, puis modifiezles éventuellement.
ˆ Définir les paramètres de la société
Lors de la création d'un dossier, la fenêtre Paramètres d'un dossier s'ouvre automatiquement.
Par la suite, si vous voulez modifier un de ces paramètres, activez la commande PARAMETRES du
menu DOSSIER.
Les paramètres généraux permettent :
•
d'identifier le dossier à créer,
•
de définir les dates d'exercice,
•
de déterminer des incrémentations automatiques de codes (pour vos bases et vos pièces),
•
d'indiquer les coordonnées bancaires de votre société.
ª Si vous utilisez une version Evolution réseau, n'oubliez pas de cocher l'option Ouvrir en mode
exclusif pour pouvoir modifier les paramètres du dossier. Cette option n'est accessible qu'avec
un utilisateur de type MAITRE..
Partie 9. Opérations annexes, § La gestion des utilisateurs.
Renseignements généraux
-
Indiquez le nom de votre société (raison sociale de l'entreprise) dans la zone Dénomination.
-
Définissez la Forme juridique de la société. Vous avez la possibilité de répertorier (ou
consulter) les différentes formes juridiques dans une liste en cliquant sur le bouton Flèche.
-
Saisissez le Capital de la société puis la Devise utilisée.
ª
Lors de la création d’un dossier, vous n’avez pas accès à la zone Devise. Son libellé
correspond par défaut à la Monnaie que vous choisissez. En revanche, une fois le dossier
crée, vous pouvez le modifier en activant la commande PARAMETRE du menu DOSSIER.
Définir les dates d’exercice
Les zones Début d’exercice et Fin d’exercice vous permettent d’indiquer les dates de l’exercice
comptables en cours, sur lequel vous allez effectuer les saisies.
Ces dates sont reprises par défaut dans les zones Début de période et Fin de période. Mais cet
intervalle peut également avoir une durée de votre choix. Cela peut être le jour, la semaine, plus
couramment le mois. C’est à vous de la définir en fonction de vos besoins de statistiques.
Les statistiques de période sont mouvementées à partir de pièces commerciales validées et elles
sont calculées par défaut en fonction des dates de période.
Vos différents objectifs peuvent être gérés sur une année : indiquez la période des objectifs
souhaitée dans les zones Début objectifs. La zone Fin objectifs se calcule automatiquement.
ª Les données chiffrées des objectifs sont déterminées à partir du bouton [Obectifs] des fiches
clients, fournisseurs, familles d’articles et articles.
45
Partie 3
-
Indiquez également le taux de TVA de port soumis qui sera utilisé par défaut dans les pièces
commerciales. Cliquez sur le bouton Liste pour consulter les différents taux de TVA existants.
Onglet Adresse
Indiquez les coordonnées d'identification de la société : Adresse, Code postal, Ville, Pays (consulter
ou alimenter la liste en cliquant sur le bouton Flèche), Tél., Fax, E-mail et site internet.
Onglet Immatriculation
Cet onglet regroupe différentes informations administratives : le numéro de registre du commerce,
le numéro d’entreprise intracommunautaire et les codes SIRET et APE.
Onglet Codes bases
Chaque élément d’un fichier de base (clients, fournisseurs, articles, etc.) est identifié par un code.
Par défaut, Ciel Gestion Commerciale incrémente automatiquement ces codes, lorsque vous créez
un élément d’un fichier de base.
Dans l’onglet Codes bases, pour chacun des fichiers présentés, vous pouvez modifier le code de
départ à partir duquel se fera l’incrémentation automatique.
Exemple
Selon les paramètres définis dans la figure ci-dessous, lorsque vous créez la première fiche Client,
c’est le code C0001 qui sera proposé. Pour la deuxième fiche Client créé, ce sera le code C0002 et
ainsi de suite.
Pour les cases non cochées, vous serez amené à
saisir le Code lors de la création d'une fiche.
Notez C0001 pour le fichier Clients, par exemple.
Lors de la création d'une fiche Client, le premier
code proposé sera alors C0001. Pour la création
de la fiche suivante, le logiciel indiquera
automatiquement C0002.
46
Création et mise en place d'un dossier
Onglet Codes pièces
Le principe est identique à celui des Codes bases, mais il s'agit à ce stade de définir les codes de
départ concernant les pièces commerciales : devis, commandes, bons de livraison, etc.
Onglet Banque
Cet onglet regroupe les coordonnées bancaires de la banque principale de la société (Nom,
Adresse, Domiciliation).
Si vous n'avez qu'une banque
-
Saisissez les données relatives à cette banque. Les informations concernant la Domiciliation
bancaire sont disponibles sur un de vos Relevés d'Identité Bancaire (R.I.B.).
Si vous avez plusieurs banques
-
Cliquez sur le bouton [Banques] pour les créer.
-
Saisissez les différents établissements bancaires auxquels la société est rattachée.
-
Une fois que vous avez enregistré la liste des banques, déclarez la banque la plus
fréquemment utilisée en cliquant sur le bouton [Principale].
Attention !
Si vous saisissez les coordonnées bancaires dans l'onglet Banque et qu'ensuite vous cliquez sur le
bouton [Banques] pour déclarer une autre banque principale, les données de l'onglet Banque sont
effacées.
Ce bouton vous donne la possibilité de saisir les
coordonnées bancaires de la société
d'affacturage à laquelle vous êtes rattaché (pour
la France uniquement).
Statistiques
Les boutons [Stat. Ventes] et [Stat. Achats] vous permettent d'obtenir à tout moment des
informations statistiques sur l'activité de la société (total en commande, ventes facturées, etc.).
Vous retrouvez cette notion de statistiques dans les fiches Clients, Fournisseurs et Articles.
47
Partie 3
ˆ Récupération des données d'une autre application
Lorsque vous créez un dossier, vous avez la possibilité de récupérer les données de base d’une
société gérée avec une autre application, à l’aide des commandes d’import du menu UTILITAIRES.
Importer les données de Ciel Gestion Commerciale pour Dos
2 UTILITAIRES - commande IMPORT - option Import Ciel Gestion Dos
Vous disposez d'un assistant afin de faciliter le paramétrage de cette opération d’import.
Attention !
Si vous possédez une version de Ciel Gestion Commerciale pour Dos antérieure à la version 6.01,
contactez notre Département Services.
Avant de procéder à l'import de vos données, vous devez effectuer deux opérations très
importantes :
•
transférer en factures tous vos bons de livraison et bons de réception validés,
•
valider toutes les factures issues de bons de livraison et bons de réception.
Importer les fiches prospects de Ciel Prospects
2 UTILITAIRES - commande IMPORT - option Import Ciel Prospects
Si vous possédez Ciel Prospects version 5.50 (et supérieures) pour Windows, Ciel
Gestion Commerciales pour Windows vous permet d’importer les fiches des prospects
devenus clients.
Cette opération s’effectue en deux temps :
48
•
exportez les fiches Prospects à partir de Ciel Prospects,
•
récupérez ensuite les fiches dans Ciel Gestion Commerciale
¾
Rubrique d’aide « Imports » pour obtenir tout le détail sur les procédures d’import à
suivre.
Création et mise en place d'un dossier
Les préférences d'utilisation
2 UTILITAIRES - commande PREFERENCES
Au - p
Cette commande vous permet de déterminer certains choix d'affichage et d'utilisation du logiciel.
Ces paramètres facilitent la manipulation et la saisie de vos pièces commerciales.
La fenêtre Préférences se présente sous la forme d'onglets, auxquels vous accédez par un simple
clic de souris.
Onglet Général
Vous avez la possibilité de ne pas faire apparaître certains éléments en décochant les cases
correspondantes, comme la barre d'état, la barre d'outils, la barre de navigation ou les infos-bulles
(texte qui résume en quelques mots la signification des commandes que vous obtenez en cliquant
sur les icônes).
La partie Marges en cm intervient pour le cadrage des états. Par défaut, toutes les marges sont
paramétrées à 2.50.
Onglet Police
Cet onglet permet de gérer les attributs de caractères par défaut. C'est dans cet onglet que vous
indiquez la police, la taille, le style et la couleur que vous souhaitez appliquer automatiquement
lors de la saisie d'une zone texte (désignation longue d'articles, observations...).
Onglet Divers
Nombre de décimales
-
Déterminez le nombre de chiffres après la virgule. Par défaut, le nombre de décimales est 0
pour les taux, montants et quantités, 3 pour les prix, 4 pour le coefficient et 3 pour le poids.
Ce paramétrage vous servira notamment à gérer une facturation sans décimale ou avec 3
décimales, selon les règles propres à votre pays.
Gestion des clients
Si vous cochez la case Blocage automatique, tout client ayant un total dû supérieur au crédit
accordé sera automatiquement bloqué.
Si vous cochez Déblocage automatiquement, tout client bloqué dont le total dû redevient inférieur
ou égal au crédit accordé sera automatiquement débloqué.
Mode de calcul des statistiques articles
Si vous cochez la case Comptabiliser les remises pied, les remises que vous avez effectuées seront
prises en compte pour vos statistiques.
De la même manière, si vous cochez la case Comptabiliser escomptes, les escomptes seront pris
en compte.
49
Partie 3
Une option supplémentaire pour l'impression des étiquettes vous est proposée. Elle permet d'éditer
un nombre d'étiquettes correspondant à la quantité d'articles restant en stock. Pour cela, cochez la
case Edition des étiquettes articles selon le stock.
La case à cocher Mise à jour automatique des journaux commerciaux vous permet de mettre à
jour en temps réel le journal commercial des achats et des ventes. Lorsque la case n'est pas
cochée, il vous faudra les générer manuellement.
ª Les journaux ne peuvent être générés qu'à partir de pièces commerciales validées.
Cocher la case Edition des factures selon le client vous donne la possibilité d'imprimer
automatiquement le nombre de documents indiqué dans la zone Nombre d'exemplaires de facture
de l'onglet Divers de la fiche client.
Onglet Messages
Vous pouvez faire apparaître ou non certaines informations lorsque vous êtes en saisie de pièces
commerciales. Il vous suffit de cocher (ou décocher) les cases suivantes :
•
article bloqué
•
client bloqué
•
quantité en stock insuffisante
•
alerte sur gestion des articles HT/TTC
•
alerte sur nature soumise à taxes
•
alerte sur les articles sans référence fournisseur (alerte lors d'un ordre de commande d'article de
type élément)
Lorsque vous cochez la case Contrôle et calcul de la clef EAN13, le programme vérifie et calcule
automatiquement la clef EAN13 lorsque vous saisissez les caractères de la zone Gencod de la fiche
article.
Onglet Listes
Grâce à cet onglet, vous pouvez décider du contenu des listes par défaut à chaque ouverture.
Vous avez le choix entre quatre possibilités :
•
Aucun : la liste apparaît sans fiche.
•
Tous : la liste apparaît avec l'intégralité des fiches créées.
•
Les 20 premiers de la liste de base.
•
Les 20 derniers de la liste de base.
Pour choisir la présentation d’une liste, double-cliquez dans la colonne Affichage
jusqu’à ce que l’option proposée vous convienne.
50
Création et mise en place d'un dossier
Onglet Stock
Cet onglet vous permet de paramétrer le mode de gestion des nomenclatures.
Gestion du stock à 0 ou négatif
Il s'agit du paramétrage concernant le Prix d'Achat Moyen Pondéré (PAMP) à la création d'un
article.
PAMP = 0 : le prix moyen pondéré reste à zéro lorsque le stock passe en négatif.
PAMP = dernier PAMP : le dernier PAMP est conservé si le stock passe en négatif.
Notez qu'un stock nul ou négatif ou qu'un prix d'achat nul entraîne un PAMP nul.
Notez que dans le cours d'exécution du programme, le PAMP est mis à jour dans les cas suivants :
•
validation de factures fournisseurs,
•
entrées « manuelles » de stock direct,
•
validation d'ordre d'assemblage.
Mode de gestion des nomenclatures
Mode fabrication : ce mode se caractérise par la fabrication et la gestion du stock du composé.
ª Si vous utilisez ce mode, vous devrez utiliser la commande GESTION DES NOMENCLATURES du menu
BASES pour créer vos ordres d'assemblage.
Mode vente : ce mode se caractérise par l'absence de gestion du stock du composé, c'est-à-dire
que l'assemblage (ou le montage) est immédiatement suivi de la vente.
Onglet Transfert
Un client (ou fournisseur) peut comporter plusieurs types d'adresse :
•
des adresses de facturation et des adresses de livraison indiquées dans sa fiche,
•
une adresse ponctuelle indiquée dans l'onglet Tiers des pièces commerciales.
La liste des transferts d'adresse vous permet de paramétrer le type d'adresse qui doit être
transféré d'une pièce commerciale à une autre.
Ainsi, vous pouvez indiquer qu'une commande issue d'un devis doit reprendre :
•
l'adresse indiquée dans l'onglet Tiers du devis et non pas l'adresse de facturation de la fiche du
tiers
•
et le bon de livraison issu de cette même commande doit comporter l'adresse de livraison du
Tiers.
Onglet Recupel
Permet de paramétrer la gestion Recupel.
Génération des lignes Recupel : indique au programme, quand lors de la saisie d’un article soumis
à Recupel dans un document de vente, l’article « Recupel » doit être automatique rajouté à la
suite de l’article vendu.
Article Recupel : paramétré ici le code article à utiliser pour la facturation Recupel.
51
Partie 3
Les données de bases de votre dossier
ˆ Présentation
Avant de commencer à saisir les pièces commerciales, vous devez passer en revue les différentes
bases de votre dossier. Nous vous conseillons d'effectuer la création des éléments selon la logique
suivante :
•
Les tables (TVA, TPF, Modes de règlement, Tarifs par famille)
•
Les représentants
•
Les fournisseurs
•
Les familles d'articles
•
Les articles
•
Les clients
A l'ouverture d'une de ces listes, vous constatez que deux menus supplémentaires apparaissent :
les menus EDITION et FONCTIONS. Ils disposent de commandes communes aux listes ; tout au long
de cette partie, nous allons aborder les plus fréquentes.
Rubrique d'aide « Menus Edition et Fonctions » pour des exemples précis et des informations
complémentaires sur les commandes de ces menus.
Par ailleurs, dans la plupart des fiches qui composent le menu BASES (Clients Fournisseurs,
Articles, Familles d'articles et Représentants), vous trouverez des boutons vous permettant
d'accéder plus rapidement à certaines informations :
Ce bouton génère automatiquement une fiche avec incrémentation d'un nouveau Code. Cette fiche
s'ajoute également dans la liste, à la suite des autres existantes.
Ces boutons magnétoscopes vous permettent de faire défiler les différentes fiches de la liste ;
vous visualisez également très rapidement et dans son ensemble les renseignements qui les
composent.
La flèche située à l'extrême gauche visualise la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend
directement sur la dernière fiche créée. Les flèches du milieu permettent d'afficher respectivement
la fiche précédente ou suivante.
ª Les éventuelles modifications apportées à la fiche en cours, sont conservées lorsque vous
cliquez sur un des boutons magnétoscopes.
Ce bouton vous permet d'obtenir, à tout moment, différentes données sur les opérations réalisées,
pour la fiche courante.
52
Création et mise en place d'un dossier
ˆ Les fenêtres Liste
Les différents éléments de bases sont gérés dans des fenêtres Liste. Chaque ligne de la liste
correspond à une fiche, chaque colonne à une zone de la fiche.
La présentation des Listes et la sélection des informations qu’elles présentent peuvent être
complètement redéfinies à l’aide des trois commandes : TRI, PROPRIETES et RECHERCHE MULTICRITERES.
Vous pouvez ainsi créer différents formats ou requêtes que vous appliquez ensuite à la liste en
cours, au fur et à mesure de vos besoins.
Vous accédez à ces commandes par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL lorsqu'une liste est
active. Elles sont également disponibles par les icônes de la barre d'outils.
Exemple
Ouvrez la liste des clients. Activez la commande PROPRIETES. S’ouvre une fenêtre, nommée
Colonnes, dans laquelle sont présentés tous les formats existants.
La case Favori cochée indique
que le format sélectionné dans
la liste sera appliqué ou proposé
par défaut dans la barre d'outils.
Des formats prédéfinis sont proposés en standard sur toutes les listes. Vous pouvez les modifier
ou en créer d’autres si ceux proposés ne vous conviennent pas.
Créer un format
Cliquez tout d’abord sur le bouton [Nouveau] pour définir le nom du format ou de la
requête dans le cas d’une recherche multicritères et cliquez sur [OK] pour le valider.
Sélectionnez dans la liste des formats celui dont vous venez de saisir le nom puis
cliquez sur le bouton [Editer] pour définir le format à proprement parler.
ª Une autre méthode pour créer un format consiste à dupliquer un format existant et à y
apporter ensuite les modifications nécessaires.
Le bouton [Editer] / [Liste]
Lorsque la liste des formats est présentée, le bouton [Editer] ouvre la fenêtre de paramétrage du
format sélectionné. Le titre du bouton se modifie alors en [Liste] pour vous permettre de revenir à
la liste des formats, une fois le paramétrage terminé.
53
Partie 3
Les formats favoris
Les formats que vous utilisez fréquemment peuvent être déclarés comme favoris.
Ceci vous permet par la suite de les appliquer rapidement à la liste en cours, en cliquant sur le
triangle de sélection affiché à droite des icônes Multicritères, Tri et Propriétés, de la barre d'outils.
Si aucun des formats n’est favori, un beep est émis lorsque vous cliquez sur le triangle de
sélection.
Si au moins un format est déclaré favori, la liste en est présentée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection.
Si au moins un format est déclaré favori, la liste en est présentée lorsque vous cliquez sur le
triangle de sélection.
Touches disponibles sur les listes
TOUCHES
ACTIONS
<Tabulation>
Pour passer à la zone suivante
<Shift><Tabulation>
Pour revenir sur la zone précédente
<Entrée>
Active la zone
<Barre d’espace>
Pour sélectionner une ligne
<Barre d’espace><Entrée>
Pour ouvrir la fiche de création
<Shift><Flèche bas>
Pour insérer une nouvelle fiche
Le fractionnement des fenêtres
Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous donne la possibilité de visualiser plusieurs éléments
à la fois, dans une seule et même fenêtre.
La commande AFFICHAGE du menu EDITION ou CONTEXTUEL vous permet de fractionner la fenêtre
en plusieurs parties. Cette commande est accessible à partir de la plupart des commandes des
menus BASE, VENTES et ACHATS. Ce mode de visualisation offre l’avantage de consulter les
informations saisies dans les différents onglets de la fiche, directement à partir de la liste.
54
Création et mise en place d'un dossier
Pour supprimer le split Contact de la fenêtre, activez la commande FERMER du menu CONTEXTUEL.
Vous pouvez également cliquer sur la ligne cochée de la commande AFFICHAGE du menu EDITION
ou CONTEXTUEL.
Travail sur les listes fractionnées
Le menu CONTEXTUEL, auquel vous avez accès à partir de la partie fractionnée, vous permet
d’effectuer plusieurs opérations :
•
Modifier la présentation de la liste,
•
Ouvrir une nouvelle fenêtre Liste,
•
Réorganiser les vues.
La commande REORGANISER vous permet de déterminer l’agencement et l’organisation des
fenêtres que vous fractionner, au sein de la surface de travail.
Cliquez sur ces flèches pour modifier
la position d’un élément inséré dans
une fenêtre fractionnée
Pour ajouter un élément à la liste
fractionnée, double-cliquez sur la ligne
correspondante présentée dans la liste
Fenêtre Liste principale
Fractions
ajoutées à la
fenêtre Liste
Lorsque vous cochez cette option, la partie
fractionnée apparaît sur un fond de couleur
différent dans la partie droite de la fenêtre
Cliquez sur la barre de séparation
pour modifier la taille de la fraction
au sein de la fenêtre Liste : le
curseur change alors de forme
55
Partie 3
Trier les éléments présentés dans la liste
FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande TRIER LA LISTE sur une fenêtre Liste active
Ao - i ou double-cliquez sur le titre de la colonne à trier
Sélectionnez dans
cette liste le nom du
champ à trier...
...et cliquez sur le
bouton [Ajouter].
Le nom du champ passe
dans la liste de droite.
La flèche vers le haut
indique un tri croissant.
Cliquez sur le bouton
[Liste] por revenir à la
liste des formats de tri.
Le bouton se modifie
alors en bouton [Editer].
La case Favori cochée indique
que le format sera proposé par
défaut lorsque vous demanderez
le tri sur cette liste.
Cliquez sur ce bouton pour
modifier le sens du tri pour le
champ sélectionné dans la liste.
Modifier la présentation de la liste
2 FONCTIONS - commande
PROPRIETES
sur une fenêtre Liste active
Ao - r
Lorsque vous activez la commande PROPRIETES sur une fenêtre Liste active, vous accédez tout
d’abord à la liste des formats proposés.
56
-
Cliquez sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre de paramétrage du format sélectionné.
-
A partir de l’onglet Colonnes, vous choisissez quelles zones de la fiche doivent être présentées
dans la liste ainsi que la mise en forme des informations contenues dans ces zones.
Création et mise en place d'un dossier
Sélectionnez le champ à
présenter dans la liste...
cliquez sur ce bouton pour
AJOUTER le champ à la fin
des colonnes...
...ou sur ce bouton pour
INSERER le champ avant la
colonne sélectionnée...
...mettez en forme le
titre de la colonne
sélectionnée.
...cliquez sur ce bouton
pour mettre en forme le
texte présenté dans la
colonne sélectionnée...
Ce bouton devient actif lorsque
vous sélectionnez un champ de
type monétaire. Il vous permet
de déterminer la monnaie par
défaut de la zone courante.
(francs ou euros).
Les boutons [Style titre] et [Style colonne] ouvrent une nouvelle fenêtre dans laquelle vous
choisissez les attributs à appliquer au titre ou au texte de la colonne sélectionnée dans l'aperçu.
Le format de recherche dans les listes
2 FONCTIONS - commande RECHERCHER
Ao - r
Ce traitement consiste à n’afficher dans la liste que les seules fiches répondant au critère de
recherche que vous définissez.
A ce stade, les critères de recherche sont proposés par Ciel Gestion Commerciale pour Windows
selon les champs définis pour la liste en cours.
ª Si vous voulez effectuer une recherche plus approfondie sur l’ensemble des champs définis,
utilisez dans ce cas la commande RECHERCHE MULTICRITERES des fiches.
Exemple
Nous souhaitons afficher toutes les fiches articles ayant comme Désignation « Polo manches
courtes ».
Ouvrez la liste des articles en activant la commande ARTICLES du menu BASES.
57
Partie 3
Sélectionnez dans la liste le
champ sur lequel vous souhaitez
effectuer la recherche...
...saisissez la valeur que doit contenir le champ pour
que la fiche soit sélectionnée.
Vous pouvez aussi ne saisir qu'une partie seulement
de la valeur que doit contenir le champ.
-
Validez la recherche par [OK].
A l’issue de la recherche, si elle est fructueuse, seules les fiches correspondant au critère défini
sont présentées dans la liste.
Dans le cas contraire, Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous informe qu’aucune fiche ne
correspond au critère défini.
-
Cliquez sur le bouton [OK] et relancez une recherche en modifiant le critère.
Le format de recherche multicritères dans les listes
2 FONCTIONS - commande RECHERCHE MULTICRITERES
Cette commande vous permet de rechercher des fiches sur une liste selon un ou plusieurs critères
que vous définissez.
La recherche multicritère dispose de plusieurs formats prédéfinis pour faciliter vos recherches,
comme par exemple Clients bloqués, Clients total dû supérieur à zéro, etc.
Exemple d’une recherche multicritère
Les clients de votre société sont répartis un peu partout en Europe (France, Belgique, Suisse,
Hollande et Espagne). Afin de pouvoir organiser un publipostage, vous souhaitez consulter la liste
des clients en Belgique. Vous effectuez une recherche en utilisant le champ Pays comme critère de
sélection des fiches clients.
58
Création et mise en place d'un dossier
Sélectionnez dans la liste le
champ utilisé comme
critère de recherche...
...choisissez ensuite la condition en
sélectionnant un des items proposés
par le triangle de sélection...
....indiquez la valeur à prendre
en compte ou sélectionnez-la
par le bouton Flèche...
...vérifiez si la requête
définie est valide.
...cliquez sur ce bouton pour valider
la condition définie qui s'affiche alors
dans l'encadré au-dessous...
Vous pouvez ainsi définir plusieurs critères de recherche. Pour chaque critère suivant, cliquez sur :
•
le bouton [Et] si la condition doit être aussi remplie,
•
le bouton [Ou] si au moins une des deux conditions doit être remplie.
Mode découverte ou mode complet
2 Fenêtre – Passer en mode découverte ou Passer en mode complet
Ciel Gestion Commerciale propose deux modes d’affichage:
•
Le mode complet regroupe l’ensemble des commandes du logiciel, que l’on utilise plus
particulièrement un fois que nous sommes familiarisés aux fonctions essentielles. Voici cidessous le menu Utilitaires en mode complet :
59
Partie 3
•
60
Le mode découverte ne présente que certaines commandes et permet ainsi un accès immédiat
aux fonctions essentielles du logiciel. Ci-dessous vous voyez à quoi ressemble le menu
Utilitaires :
Création et mise en place d'un dossier
Les tables
2 BASES - commande TABLES
Ab - t
Une table correspond à l'enregistrement de divers éléments, identifiés principalement par des
codes. Ces éléments seront utilisés en saisie pour compléter plus rapidement les fiches clients,
fournisseurs, factures, etc.
Les tables sont facultatives et doivent être renseignées en fonction des besoins de votre société.
La plupart des tables disposent d'éléments déjà paramétrés : ils correspondent aux taux et codes
les plus fréquemment utilisés dans la tenue d'une gestion commerciale.
Selon la table à mettre à jour, cliquez sur l'onglet correspondant présenté au bas de la fenêtre
Tables.
Table de TVA
La table des TVA vous permet de créer un nombre illimité de taux de TVA différents.
La fiche TVA se compose de quatre zones, nécessaires à l'enregistrement d'un taux pour la gestion
de vos pièces commerciales.
ª La saisie des différents taux s'effectue directement dans la liste.
Saisissez tout d'abord le Code : c'est une zone alphanumérique obligatoire.
Indiquez ensuite le Taux de TVA auquel ce code va être rattaché.
Précisez ensuite le Compte de TVA à payer (451) ainsi que le Compte de TVA déductible (type
411). Ces comptes sont nécessaires si vous exportez vos données vers Ciel Comptabilité pour
Windows.
Table des TPF
La table des TPF présente la liste des Taxes ParaFiscales.
Exemple
La taxe agroalimentaire sur les viandes de boucherie, les taxes sur les huiles, etc.
Cette table fonctionne sur les principes de la table des TVA.
Pour créer une fiche :
•
Activez la commande CREER du menu EDITION ou du menu CONTEXTUEL.
•
Vous accédez alors à une nouvelle fenêtre TPF vierge de toute information.
Table des modes de règlement
La liste présentée à l'écran comporte tous les modes de règlement des pièces commerciales de
l'entreprise.
Exemple
Chèque, visa, virement, traite, espèces, autres.
61
Partie 3
Vous pouvez bien entendu, en créer autant que cela est nécessaire et modifier les paramètres de
ceux déjà créés.
Pour modifier une fiche, deux possibilités vous sont proposées :
•
Sélectionnez la fiche à modifier, puis activez la commande MODIFIER du menu EDITION ou du
menu CONTEXTUEL.
•
Double-cliquez sur le numéro de la ligne concernée.
La fiche Mode de règlement vous permet de saisir les différentes caractéristiques de votre mode
de règlement.
Entrez le Code (en général les 3 premières lettres) puis le Libellé.
ª
Faites attention au libellé que vous inscrivez en face de chaque code car c'est cet intitulé qui
sera repris sur vos pièces commerciales.
Si vous générez le journal comptable pour le transférer en comptabilité, saisissez le code
journal et le numéro de compte comptable attaché au mode de règlement.
Attention !
Si vous transférez vos écritures comptables vers Ciel Comptabilité, seuls les deux premiers
caractères du code journal seront transférés.
La zone Type vous permet de préciser à quelle catégorie est rattaché le mode de règlement que
vous créez.
Si le paiement est à échéance, il doit être exprimé en nombre de jours : entrez-le à la zone Nb
Jours.
Exemple
Pour 30 jours, notez 30.
Si le paiement est effectué à la fin du mois, cochez la case Fin de mois.
Vous pouvez aussi avoir le cas des échéances à X jours fin de mois le 10, le 15 ou le 20 par
exemple. Notez la date correspondante en face de le.
Vous avez la possibilité de contrôler le calcul : une fois les paramètres entrés, cliquez sur le bouton
[Test date]. Le programme vous affichera automatiquement la date d'échéance.
Attention !
La suppression d'un mode de règlement est impossible si celui-ci est affecté à un client.
Table des tarifs par famille
Vous avez la possibilité d'affecter un taux de remise à une famille client, pour une ou toutes les
familles d'articles, et inversement.
Les tarifs par famille vous permettent de définir une remise qui sera appliquée au prix de base de
votre article pour une famille de clients et/ou une famille d'articles.
Vous pouvez ajouter trois types de tarifs :
62
•
tarif par famille (commande CREER)
•
tarif pour une famille Clients (commande CREER POUR FAMILLE CLIENTS)
Création et mise en place d'un dossier
•
tarif pour une famille Articles (commande CREER POUR FAMILLE ARTICLES)
63
Partie 3
Les représentants
Le terme "Représentant" concerne de manière générale tout commercial travaillant dans une
entreprise.
La base Représentant est composée de deux onglets :
•
•
Représentants : cet onglet regroupe la liste des représentants,
Commission Famille : cet onglet donne la liste de toutes les commissions attribuées par
famille d'articles.
La fiche Représentant contient divers renseignements qui vont vous permettre d'opérer une
gestion des taux de commission.
Identification du représentant
Saisissez dans un premier temps les données nécessaires à l'identification du représentant :
•
Code : indiquez un code vous permettant de repérer facilement vos différents représentants
dans la liste (par exemple son nom de famille).
ª La case Représentants est cochée (Onglet Codes Bases du menu DOSSIER - commande
PARAMETRES) : un code par défaut vous sera proposé automatiquement. Vous pouvez
toujours le modifier si vous le souhaitez.
Si la case Représentants n'est pas cochée, la zone reste vide pour une saisie libre du code.
•
Nom : entrez le nom et le prénom du représentant.
•
Titre : choisissez le titre adéquat dans la liste correspondante.
•
Fonction : précisez sa fonction en consultant la liste de celles déjà saisies.
•
Région : entrez le nom de la région dans laquelle il prospecte.
L'onglet Adresse
Cet onglet vous permet de rentrer les coordonnées postales et téléphoniques du représentant.
L'onglet Commissions
Cet onglet vous permet de déterminer un taux de commission général ainsi qu'un taux de
commission spécifique pour chaque famille d'articles.
Plusieurs cas de figures peuvent se présenter :
•
Taux de commission et Taux de commission pour une famille d'articles renseignés.
Lors de la saisie d'une pièce commerciale, c'est la commission affectée à la famille d'articles qui
prévaut sur la commission générale.
•
Uniquement taux de commission général renseigné.
•
C'est ce taux qui sera utilisé pour toute pièce commerciale saisie et rattachée au représentant.
•
Uniquement un (ou plusieurs) taux de commission d'une famille d'articles renseignés.
C'est le taux de la famille d'articles correspondante qui sera affecté lors de la saisie d'une pièce
commerciale rattachée au représentant.
64
Création et mise en place d'un dossier
L'affectation d'une commission spécifique pour chaque famille d'articles permet une gestion encore
plus précise et complète des taux de commissions.
65
Partie 3
Les fournisseurs
2 BASES - commande
FOURNISSEURS
Ab - f
La liste des Fournisseurs est constituée de deux onglets :
•
Fournisseurs regroupant la liste des fournisseurs.
•
Fournisseurs - Contacts contenant la liste de tous les contacts associés aux fournisseurs.
ˆ La fiche fournisseur
La première partie de la fiche Fournisseur comporte différents renseignements généraux sur
l'identité du fournisseur.
Le Code est une zone alphanumérique obligatoire permettant d'identifier chaque fournisseur créé.
ª La case Fournisseurs est cochée (Onglet Codes Bases du menu DOSSIER - commande
PARAMETRES) : un code par défaut vous sera proposé automatiquement. Vous pouvez toujours le
modifier si vous le souhaitez.
Si la case Fournisseurs n'est pas cochée, la zone reste vide pour une saisie libre du code.
C’est ce code qui vous sera demandé lorsque vous souhaiterez saisir une pièce commerciale. Si
vous ne connaissez pas le code, vous pourrez très bien retrouver ce fournisseur par d’autres
critères (par le nom de la société ou la famille).
La zone Forme juridique est facultative ; le bouton Flèche vous permet de consulter la liste
correspondante.
La Famille vous permet de regrouper vos fournisseurs selon les critères de votre choix (par région,
par type d’activité, etc.). Vous pouvez par la suite éditer ou consulter différentes statistiques, par
exemple le chiffre d'affaires par famille.
Dans la zone Crédit accordé, vous affectez un crédit maximum autorisé par le fournisseur. En
saisie de facture, le programme vous avertit lorsque ce crédit est dépassé.
Indiquez ensuite le Taux de remise sur le total facturé auquel vous avez droit chez ce
fournisseur.
Saisissez ensuite la condition de paiement du fournisseur dans la zone Mode de règlement. Elle
permet de calculer la date d'échéance sur les pièces commerciales. Pour effectuer votre choix,
cliquez sur le Bouton Liste.
Vous pouvez également catégoriser votre fournisseur suivant des critères de Risque.
La case Bloqué vous permet d'établir une différence entre certains fournisseurs.
Exemple
Cochez la case Bloqué pour les fournisseurs qui ne disposent pas de tous les articles commandés
ou qui ne respectent pas les délais de livraison.
ª Si vous cochez la case Relevé de comptes, cela signifie que ce fournisseur apparaîtra dans
l'édition des relevés de comptes. Cependant, même si vous ne cochez pas cette case dans la
fiche fournisseur, il sera possible d'obtenir le relevé de comptes pour tous les fournisseurs.
66
Création et mise en place d'un dossier
Cochez, pour cela, la case Inclure les autres fournisseurs lors du paramétrage de l'état de
relevé de comptes, dans l'étape 2.
-
Indiquez ensuite ses coordonnées téléphoniques (Tél et Fax).
Internet et E-mail
La zone <Adresse E-mail> doit contenir l’adresse de la messagerie électronique du tiers, qui a le
plus souvent la forme suivante : xxx@xxx.be. Il vous suffit ensuite de cliquer sur le bouton
Messagerie, présenté en fin de zone, pour lancer votre messagerie électronique.
ª
Si vous souhaitez envoyer un message à un fournisseur directement à partir de la liste des
fournisseurs, activez la commande MESSAGERIE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
De la même manière, la zone <Site Web> vous permet de saisir l’adresse Internet du tiers en
vue d’accéder à son site (elle est du type http://www.xxx.be). Pour lancer votre navigateur
Internet et accéder au site du fournisseur, il vous suffit alors de cliquer sur le bouton Internet,
présenté en fin de zone.
Partie 10. Communiquer avec Ciel Gestion Commerciale, § Communiquer par Internet.
Cliquez sur ce bouton pour
accéder à la messagerie
Microsoft Exchange ou
Microsoft Outlook.
Lorsque vous activez la case
Euros de la partie monnaie,
le Crédit accordé est traduit
en euros.
Vous indiquez dans un premier
temps les coordonnées
postales du fournisseur.
67
Partie 3
L'onglet Adr. et compta
Cet onglet donne des informations comptables sur le fournisseur.
ª Si vous exportez des écritures concernant des pièces commerciales vers un logiciel de
comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui peut être alphanumérique) est attribué à chaque
fournisseur dans la zone Compte comptable. Vous paramétrez la racine de compte par défaut
Fournisseurs dans l'étape 3 de la génération du journal comptable (menu BASES - commande
JOURNAL COMPTABLE - Générer).
Dans le cadre d'une gestion analytique par fournisseur de votre comptabilité (avec Ciel
Comptabilité pour Dos ou Ciel Comptabilité pour Windows), vous pouvez lui attribuer un code
Analytique. Cliquez sur le bouton Flèche pour consulter la liste des codes déjà créés.
L'onglet Nature : conditions de calcul de la TVA
Les éléments de cet onglet sont nécessaires à la gestion de la TVA.
Sélectionnez la case d'option Local pour les fournisseurs se trouvant dans le même pays, si
toutefois les articles ou prestations qu'ils vous facturent sont déclarés comme étant soumis à la
TVA dans le fichier Articles.
La case CEE s'utilise dans le cas d'exportation dans un pays de la Communauté Européenne.
Indiquez dans ce cas le numéro d'Entreprise intracommunautaire que vous utilisez lors d'une
commercialisation avec la CEE.
La case Hors CEE est réservée à l'exportation dans un pays à l'étranger, hors de la communauté
européenne.
La Suspension de taxe s'utilise pour les fournisseurs non assujettis à la TVA. Vous pouvez changer
ponctuellement, dans une pièce commerciale, la nature du fournisseur notamment pour le mode
Suspension de taxes.
L'onglet Contacts
Les informations stipulées dans cet onglet sont facultatives ; il s'agit du nom de vos interlocuteurs
chez ce fournisseur. Le premier contact est saisi sur les zones Nom, Titre, et Fonction. Les
boutons Flèche vous permettent d'accéder aux listes correspondantes.
-
Pour envoyer un mail à un contact directement à partir du logiciel, renseignez son <Adresse
e-mail> dans la zone correspondante. Il vous suffit ensuite de cliquer sur le bouton
Messagerie, présenté en fin de zone, pour ouvrir votre messagerie électronique.
-
Il en va de même pour accéder au site Internet d’un contact : saisissez l’adresse de son <Site
Web>, puis cliquez sur le bouton Internet, présenté en fin de zone pour lancer votre
navigateur Internet.
Les contacts supplémentaires seront entrés directement dans la liste à l'aide du bouton [Ajouter].
Le logiciel reprend automatiquement les coordonnées téléphoniques saisies dans les zones Tél.,
Fax, et E-mail. Vous pouvez toujours les modifier si elles sont différentes.
ª Dans le Générateur de documents, si vous utilisez le champ Contact, c'est le premier contact
qui sera pris en compte.
La liste de tous les contacts est également consultable à partir de la liste des fournisseurs, onglet
Fournisseurs - Contacts.
68
Création et mise en place d'un dossier
L'onglet Banque
Cet onglet vous permet de renseigner les informations bancaires concernant le fournisseur.
Indiquez tout d'abord le nom de la banque ainsi que ses coordonnées postales.
Indiquez ensuite la Domiciliation bancaire.
L'onglet Observations
Cet onglet est dédié à des annotations spécifiques sur le fournisseur qui ont pour but d'améliorer
la gestion de tous vos fournisseurs.
ˆ La liste des fournisseurs
Création rapide d’une pièce commerciale
Vous avez la possibilité de créer une pièce commerciale directement à partir de la liste des
fournisseurs. Il vous suffit pour cela d’activer la commande PIECE COMMERCIALE du menu FONCTIONS
ou CONTEXTUEL.
Partie 4. Saisies et traitements des pièces commerciales, § Création rapide d’une pièce
commerciale.
Le glisser-déposer pour la saisie des pièces commerciales
Vous pouvez créer une pièce commerciale à partir d’une fenêtre fournisseurs fractionnée avec des
listes de pièces commerciales.
Partie 4. Saisies et traitements des pièces commerciales, § La saisie par glisser-déposer.
69
Partie 3
Les familles d'articles
2 BASES - commande
FAMILLES D'ARTICLES
Ab - i
Cette commande vous permet d'effectuer une classification de vos articles par famille.
Exemple
Matériel informatique, logiciels, papeterie...
En catégorisant ainsi vos articles, vous pouvez établir ensuite des états et statistiques par famille
d'articles.
Les informations définies pour une famille peuvent être récupérées à l'identique pour chaque
article auquel cette famille sera affectée, assurant ainsi une homogénéité d'un article à l'autre.
Identification de la famille
Cette partie de la fenêtre vous permet de saisir les caractéristiques de chaque famille d'articles que
vous créez.
Le Code est une zone alphanumérique obligatoire permettant d'identifier chaque famille créée.
ª La case Familles d'articles est cochée (Onglet Codes Bases du menu DOSSIER - commande
PARAMETRES) : un code par défaut vous sera proposé automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez.
Cette même case Familles d'articles n'est pas cochée : la zone reste vide pour une saisie libre
du code.
Précisez le Libellé.
Indiquez éventuellement le code du Fournisseur auquel est rattachée cette famille d'articles. Le
Bouton Liste vous permet d'accéder directement à la liste des fournisseurs créés.
L'onglet Divers
Indiquez le Code TVA et un éventuel Code TPF auxquels sera rattaché la famille d'articles.
La zone Coefficient marge est facultative. Il s'agit du coefficient multiplicateur qui s'applique au
prix d'achat et donne le prix de vente hors taxes. Si aucun coefficient n'est indiqué, l'entrée d'un
prix de vente entraînera le calcul automatique d'un coefficient.
La Garantie en mois correspond au nombre de mois de garantie associé à la famille d'articles.
La partie Conditionnement permet de préciser éventuellement un conditionnement pour l'article à
la vente comme à l'achat.
Exemple
Vous achetez des chemises emballées par lot de 10. Vous les revendez ensuite à l'unité.
Vous notez alors 1 dans la zone Vente et 10 dans la zone Achat.
L'onglet Comptes
ª Si vous voulez effectuer le transfert des écritures de pièces commerciales avec votre logiciel de
comptabilité, vous devez renseigner les différentes zones présentées sur cet onglet.
70
Création et mise en place d'un dossier
Vous définissez tout d'abord les comptes comptables dans lesquels s'imputeront les écritures
de vente. Il s'agit de comptes de produits (comptes de classe 7).
Déterminez ensuite ceux concernant les achats ; comptes de charges en général (comptes de
classe 6).
L'onglet Tarifs
Lorsque vous cochez la case Définir une grille de tarifs, une grille de tarifs similaire à celle de la
fiche Article apparaît. Vous pouvez alors saisir jusqu'à six tarifs ou remises différents.
ª Double-cliquez dans les colonnes pour entrer en saisie sur une case.
Vous vous déplacez d'une colonne à l'autre avec la touche <Tabulation>. Pour revenir sur une
colonne, utilisez les touches <Shift> et <Tabulation> simultanément.
La détermination d'une grille de tarifs au niveau de la Famille d'articles permet d'éviter une
nouvelle saisie des tarifs à chaque création d'article comportant les mêmes caractéristiques
tarifaires.
En effet, lors de l'affectation de la Famille à une fiche Article, la grille de tarifs sera alors recopiée
dans la grille de tarifs de l'article.
71
Partie 3
Les articles
2 BASES - commande
ARTICLES
Ab - a
Le terme « Article » fait référence à des produits de négoce, des produits fabriqués, des
prestations de service ou bien des produits annexes (port, etc.).
Trois onglets constituent la base Articles :
•
Articles : correspond à la liste des articles,
•
Articles - Tarifs : correspond à la liste des différents tarifs associés aux articles,
•
Articles - Nomenclatures : liste les nomenclatures associées aux articles de type composé.
La fiche Article comporte de nombreux renseignements car elle constitue un des éléments clés
dans une gestion complète des achats et des ventes.
ˆ La fiche Article
Identification de l'article
Saisissez le Code de l'article sur 13 caractères alphanumériques.
ª La case Articles est cochée (Onglet Codes Bases du menu DOSSIER - commande PARAMETRES) :
un code par défaut vous sera proposé automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si
vous le souhaitez.
Cette même case Articles n'est pas cochée : la zone reste vide pour une saisie libre du code.
Le Code article est essentiel car c'est cet élément qui vous sera demandé lors de la saisie de
pièces commerciales. Si vous ne connaissez pas le code, vous pourrez très bien retrouver un
article par d’autres critères (par la famille, la désignation courte, le code fournisseur, la référence
fournisseur ou le gencod).
La Désignation que vous indiquez figurera sur vos différents états.
Précisez la Famille à laquelle appartient cet article. Toutes les informations définies par la
famille pourront être ou non récupérées dans la fiche article.
Indiquez un éventuel Substitut, susceptible de remplacer l'article courant, en cas de rupture de
stock ou de fin de série.
ª Nous vous conseillons de créer tous vos articles dans un premier temps et de revenir ensuite
sur les fiches concernées afin d'y attribuer les articles de substitution.
Cochez la case Bloqué si vous souhaitez établir une différence entre certains articles, à savoir :
72
•
dans le cas d'une rupture de stock ponctuelle (commande importante non prévue,
problèmes de livraison...),
•
ou d'une rupture de stock proche.
Création et mise en place d'un dossier
Tout comme pour les clients « bloqués », vous pouvez paramétrer l'affichage d'un message lors de
la saisie de cet article dans une pièce commerciale (menu UTILITAIRES - commande PREFERENCES,
onglet Messages).
Si vous avez paramétré un Substitut, c'est ce dernier qui vous sera proposé à la place de l'article
bloqué.
Certains articles ne peuvent être stockés mais doivent cependant apparaître sur la facture.
Exemple
Main d'oeuvre, service.
Vous pouvez alors décider de ne pas gérer le stock en décochant la case Gestion du stock.
Le Stock réel est une zone numérique que vous ne pouvez renseigner qu'à la création d'un
article. Dans le cadre d'une modification de la fiche Article, cette zone n'est plus accessible ; le
stock est automatiquement calculé par le programme, en fonction des entrées / sorties.
Si vous souhaitez toutefois modifier le Stock réel, vous devez effectuer :
•
une entrée ou une sortie de stock manuelle (menu BASES - commande MOUVEMENTS DE STOCKS),
•
ou une régulation de stock (menu UTILITAIRES - commande TRAITEMENT).
Lorsque vous saisissez un stock de départ, le programme génère automatiquement un mouvement
de stock. Toutes les entrées et sorties d'articles sont alors mémorisées dans la base des
mouvements de stocks.
Le Stock théorique correspond à :
Quantité en Stock réel - Quantité en Stock client commandée + Commandes fournisseurs.
Vous n'avez pas accès aux zones Cde client et Cde fourn. car elles sont automatiquement
calculées en fonction des commandes achats et / ou ventes non soldées.
Stipulez un Stock mini afin de pouvoir éditer, entre autres, les états de réapprovisionnement
de stock (liste des articles dont le stock réel est inférieur à ce stock minimum). Cette zone
permet également de paramétrer le seuil de réapprovisionnement lors du traitement des
Commandes fournisseurs des articles en rupture de stock.
Vous pouvez également indiquer un Stock maximum de quantité. Lorsque cette zone est
renseignée, vous pouvez éditer la liste des articles « sur stockés » (le stock réel est supérieur au
stock maximum). Cette zone intervient aussi lors du paramétrage du traitement des Commandes
fournisseurs des articles en rupture de stock.
L'onglet Prix / Tarif
Les tarifs d’un article sont saisis dans la grille de saisie de l'onglet Prix / Tarif.
ª Double-cliquez dans les colonnes pour entrer en saisie sur une case.
Vous vous déplacez d'une colonne à l'autre avec la touche <Tabulation>. Pour revenir sur une
colonne, utilisez les touches <Shift> et <Tabulation> simultanément.
La première colonne détermine le Type de valeur :
•
T : c'est le prix du tarif article qui est affecté
•
R : la valeur correspond, dans ce cas, à une remise en pourcentage qui sera affectée au prix de
l'article.
73
Partie 3
La colonne Valeur indique les prix de vente afférents. Ces prix peuvent être affichés en francs ou
en euros.
ª Dans le cas où vous ne voulez pas utiliser les tarifs par quantité, seules ces deux colonnes vous
sont utiles.
Les colonnes Qté Min. et Qté Max. correspondent respectivement à la quantité minimale et à la
quantité maximale nécessaires pour bénéficier du tarif afférent, c’est-à-dire à la fourchette de
quantité pour laquelle l’article sera vendu au prix correspondant.
Attention !
Vous devez avoir précisé préalablement dans la fiche Client qu’il bénéficie de tarifs par quantité.
Si vous utilisez effectivement les tarifs par quantité, les prix devront être entrés dans l’ordre
décroissant car les quantités doivent être entrées dans l’ordre croissant.
Le logiciel effectue un contrôle de cohérence sur les quantités saisies. Ainsi vous ne pourrez pas
entrer des valeurs se chevauchant. Evidemment, la quantité minimale doit toujours être supérieure
à la quantité maximale de la ligne précédente.
ª Vous pouvez très bien n’utiliser qu’une partie des 6 tarifs. Si le mode de calcul est défini à
partir du HT, vous devrez saisir les différents tarifs en Hors Taxes, si le mode de calcul est
défini à partir du TTC, vous devrez saisir les différents tarifs en TTC.
Le bouton [Vérifier les prix vente] permet de visualiser les montants HT et TTC remisés des 6
tarifs. Vous pouvez ainsi effectuer des simulations de tarifs.
Rubrique d'aide - Fiche article pour de plus amples renseignements sur la gestion des prix et
des tarifs.
Cet onglet dispose des mêmes zones que
l'onglet Prix / Tarif, à la différence près que
les montants sont donnés en bef.
74
Création et mise en place d'un dossier
Attention !
Indiquez dans le champ Recupel le montant Recupel qui est d’application pour c’est article. Si ce
montant est différent de zéro, il sera automatiquement rajouté sur le document de vente, lors de la
sélection de l’article.
Vous devez paramétrer ses données au préalable dans le menu « Utilitaires – Préférences – onglet
Recupel ».
L'onglet Désignation
Cette zone est réservée à la description détaillée. Notez le nom de l'article ainsi que ses attributs.
Exemple
Poids, volume, conditionnement, version, etc.
ª Ce sont les informations de la désignation longue que vous trouvez sur vos pièces
commerciales.
La description n'est pas « figée » ; en ce sens que, lors de la saisie des pièces commerciales, vous
pourrez la modifier.
Pour mettre en forme votre désignation longue :
Sélectionnez-la.
Cliquez sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIETES.
Si vous possédez un scanner, il est possible de numériser les photos de vos articles et de les
enregistrer sous le format BMP. Ainsi, rien ne vous empêche d'agrémenter la désignation longue
d'un article par sa photo.
Recherchez et sélectionnez l'image (.BMP, .JPG, .GIF) en cliquant sur le bouton [Choisir photo]
qui ouvre la fenêtre Choix du fichier de la photo. Positionnez-vous sur le bon répertoire et
sélectionnez le nom du fichier dans la liste. Cliquez sur [OK].
ª Pour un résultat optimal, nous vous conseillons d'insérer des images qui ne dépassent pas
512 Ko, avec une résolution de 256 couleurs maximum.
Vous avez la possibilité de ne pas afficher la photo en décochant la case Afficher. Elle reste
néanmoins sélectionnée contrairement à la suppression (bouton [Supprimer photo]) qui
l'enlève définitivement.
L'onglet Nomenclature
Ciel Gestion Commerciale Premium vous permet de gérer une nomenclature d'articles à un
niveau. Chaque article peut être composé de plusieurs éléments. En effet, tout article possédant
une nomenclature, constitué donc d'autres d'articles, ne pourra être utilisé dans la nomenclature
d'un autre article ; et tout article figurant dans une nomenclature ne pourra avoir sa propre
nomenclature.
Ciel Gestion Commerciale Evolution vous permet de gérer une nomenclature d'articles à plusieurs
niveau. Chaque article peut être composé de plusieurs éléments. En effet, tout article possédant
une nomenclature, constitué donc d'autres d'articles, pourra être utilisé dans la nomenclature d'un
autre article ; et tout article figurant dans une nomenclature pourra avoir sa propre nomenclature.
75
Partie 3
Attention !
Un élément ne peut pas être un article composé.
ª Deux modes de gestion peuvent être utilisés selon l'activité de votre entreprise : le mode
Vente ou le mode Fabrication : ils sont à définir par le menu UTILITAIRES - commande
PREFERENCES onglet Stock.
Pour créer votre nomenclature :
Sélectionnez l'onglet Nomenclature.
Cliquez sur le bouton [Ajouter].
Sélectionnez le premier article entrant dans la composition et indiquez la quantité associée à
cet élément.
Faites de même pour les autres articles composant votre nomenclature.
Une fois vos différents éléments renseignés, vous pouvez calculer automatiquement le prix de
l'article en fonction de la somme des prix des éléments. Pour cela, cliquez sur le bouton [Calcul
prix et poids].
Le bouton [Liste des composés] est actif uniquement dans les fiches éléments et permet d'afficher
la liste des articles pour lesquels la nomenclature contient des éléments.
L'onglet Divers
Différents paramètres sont présents dans cet onglet.
Précisez un code Analytique si vous gérez une base analytique dans Ciel Compta pour
Windows ou Ciel Compta pour Dos. Vous pouvez ensuite exporter tous ces codes dans les
autres programmes.
Indiquez un éventuel Conditionnement de l'article à la Vente et à l'Achat. Le fonctionnement
de cette zone est identique à celle de la Famille d'articles.
Inscrivez éventuellement la Marque si l'article en possède une : répertoriez dans une liste les
différentes marques.
La zone Gencod n'est à renseigner que si vous utilisez le code barre. Ciel Gestion Commerciale
pour Windows gère deux types de code barre :
•
EAN-8 (sur 8 caractères)
•
EAN-13 (sur 13 caractères)
Dès que vous avez saisi les caractères du gencod, la représentation du code barre de l'article
apparaît.
Si vous souhaitez que le programme calcule ou vérifie la clef de contrôle du code EAN13, utilisez
l'option Divers de la commande PREFERENCES du menu UTILITAIRES.
Vous pouvez indiquer le Code ainsi que la Référence de l'article qui sont attribués chez votre
fournisseur.
Les zones Poids unitaire brut / net et Quantité par colis sont facultatives. Elles apportent des
précisions supplémentaires sur l'article.
76
Création et mise en place d'un dossier
L'onglet Compta
Renseignez les différents comptes de charges (classe 6) et de produits (classe 7).
Ces zones sont remplies avec des numéros de compte par défaut. Elles seront mises à jour
automatiquement si vous avez confirmé la récupération des données d'une famille d'articles qui
possédait des comptes comptables paramétrés.
L'onglet Observations
Cet onglet vous permet de saisir des informations complémentaires sur l'article.
Exemple
Logiciel éducatif particulièrement destiné aux enfants de 7 à 10 ans.
ˆ La liste des articles
Le glisser-déposer pour la saisie des pièces commerciales
Par un simple clic de souris, il vous est possible de créer une pièce commerciale directement à
partir de la liste des articles.
Dans ce cas, la création peut se faire :
•
à partir de la liste et d’une fenêtre tiers fractionnée,
•
à partir de la liste et d’une liste de pièces commerciales,
•
à partir de la liste et d’une fenêtre pièces commerciales fractionnée.
Partie 4. Saisies et traitements des pièces commerciales, § La saisie par glisser-déposer.
77
Partie 3
Dépôts (uniquement valable pour la version Evolution)
BASES - commande DEPOTS
Ab - p
Ciel Gestion Commerciale Evolution vous donne la possibilité d'opter pour une gestion de stock
multi dépôts. Vous pouvez ainsi suivre avec exactitude les stocks des différents dépôts de votre
entreprise (entrepôts, magasins, siège social, etc.).
Pour le mode de fonctionnement d'une gestion de stock simple, consultez la partie 7 « Gérez vos
stocks » présentée dans le manuel d'installation et de découverte.
ˆ Enregistrement de vos différents dépôts
La commande DEPOTS du menu BASES vous permet d'enregistrer les différents dépôts de votre
société.
Le dépôt PRINCIPAL figure par défaut dans tout dossier que vous créez, mais cette fiche peut être
modifiée à votre convenance.
Saisissez tout d'abord le Code du dépôt : cette indication vous permettra ensuite de repérer
facilement vos différents dépôts dans la liste.
Indiquez le Libellé complet du dépôt ainsi que ses coordonnées postales.
Attention !
Pour supprimer un dépôt, il faut que le stock réel soit à zéro.
L'onglet Articles
Il reprend tous les articles référencés sur ce dépôt. Il s'alimente au fur et à mesure que vous
effectuez une entrée ou une sortie de stock dans ce dépôt. Vous conservez cependant la possibilité
de compléter la liste des articles présentée en cliquant sur le bouton [Ajouter].
La colonne Stock total indique la quantité en stock tous dépôts confondus.
La colonne Stock dépôt réel correspond à la quantité propre au dépôt sélectionné.
§ Affectation d'un article à un dépôt de cette partie.
D'autre part, cet onglet vous permet non seulement d'effectuer les transferts d'articles d'un dépôt
vers un autre mais également de réapprovisionner le stock à partir d'un autre.
Pour ce qui est des transferts, ils peuvent être réalisés pour un seul article du dépôt ou bien alors
pour l'ensemble de ceux référencés sur le site.
Pour le transfert d'un article...
... il vous suffit de sélectionner l'article concerné dans la liste, puis de cliquer sur le bouton
[Transférer]. La fenêtre Transfert de dépôt à dépôt est alors présentée à l'écran. Le code de
l'article ainsi que celui du dépôt Source sont repris ; il ne vous reste plus qu'à préciser la quantité
à transférer et le code du dépôt Destination.
La quantité de la colonne Stock dépôt réel est mise à jour en fonction de la quantité transférée.
78
Création et mise en place d'un dossier
Pour le transfert de la totalité des articles...
... cliquez sur le bouton [Tout transférer].
Dans la fenêtre Transférer tous les articles qui s’ouvrent, renseignez la zone Dépôt de
destination et cliquez sur [OK].
Un message vous informe alors une fois le transfert global du stock réalisé.
Toutes les quantités de la colonne Stock dépôt réel (des articles concernés) sont remises à zéro.
Pour réapprovisionner le stock à partir d'un autre dépôt...
... cliquez sur le bouton [Réapprovisionner].
Dans la fenêtre qui s'ouvre, indiquez le Dépôt source à partir duquel vous souhaitez
réapprovisionner le dépôt sélectionné. Le dépôt de destination sera réapprovisionné en fonction de
la quantité d'articles disponible dans le dépôt source.
Chaque fois que vous effectuez une de ces transactions (transfert ou réapprovisionnement entre
dépôts), un mouvement de stock est généré ; activez la commande MOUVEMENTS DE STOCKS du menu
BASES pour consulter toutes les opérations réalisées.
L'onglet Responsable
Renseignez les différentes zones concernant le responsable du dépôt dans cet onglet, à savoir
ses Nom, Prénom, Titre, Fonction, N° de téléphone fixe et Mobile.
ˆ Affectation d'un article à un dépôt
C'est à partir de l'onglet Stocks de la fiche Article que sont indiqués les différents dépôts où
l'article est stocké. Il n'est présenté dans la fiche Article que si au moins deux dépôts ont été
enregistrés dans la base (menu BASES - commande DEPOTS).
ª Cet onglet est en relation directe avec l'onglet Articles de la fiche Dépôt.
Indiquez le Dépôt principal où est stocké l'article. C'est le dépôt principal qui est utilisé lors
de la facturation.
Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour définir les autres dépôts où l'article est stocké. C'est à
partir de ces différents dépôts que le choix sera possible si la quantité de l'article facturé est
insuffisante.
§ Gestion des variations de stocks de cette partie.
ª Si vous saisissez plusieurs dépôts pour un même article, un des dépôts doit être déclaré en
dépôt principal.
En revanche, si vous ne saisissez qu'un seul dépôt par article, le dépôt principal doit être
identique à celui renseigné dans la ligne article de l'onglet Stocks.
Effectuer un transfert d'article de dépôt à dépôt
Pour transférer tout ou partie d'une quantité article vers un autre dépôt, cliquez sur le bouton
[Transfert...]. La fenêtre qui s'ouvre reprend le code de la fiche Article sélectionnée.
Précisez la Quantité à transférer dans la zone correspondante.
79
Partie 3
Indiquez le dépôt Source à partir duquel le stock va être décrémenté. Saisissez ensuite le
dépôt Destination, sur lequel va être incrémentée la quantité transférée.
-
Cliquez sur [OK]. Un message vous signale que le transfert s'est bien effectué.
ˆ Approvisionnement de vos dépôts
La saisie de pièces commerciales fournisseurs vous permet de réapprovisionner vos stocks par
dépôt.
Après avoir défini un dépôt par défaut dans la fiche Fournisseur (onglet Adr. et compta), vous
pouvez passer à l'enregistrement de vos pièces fournisseurs par dépôt.
Lors de la saisie de pièce fournisseur, le dépôt par défaut est celui auquel est rattaché le
fournisseur sélectionné.
Pour définir un autre dépôt...
... que celui défini dans la fiche Fournisseur, cliquez sur l'onglet Informations Tiers et sélectionnez
le Dépôt concerné à partir de la liste auxiliaire.
Exemple
Votre fournisseur Tout pour le micro approvisionne le dépôt de Bruxelles. Vous indiquez donc
Bruxelles dans la zone Dépôt de la fiche Fournisseur correspondante. Lorsque vous enregistrez
une pièce auprès de ce fournisseur, c'est le dépôt de Bruxelles qui va être pris en compte
automatiquement dès que vous allez renseigner la zone Fournisseur. Or, vous souhaitez que la
pièce soit rattachée au dépôt d’Anvers. Pour cela, cliquez sur l'onglet Informations Tiers.
Ouvrez la liste auxiliaire à partir de la zone Dépôt et sélectionnez Anvers parmi les différents
dépôts proposés dans la liste.
Gestion des variations de stocks
Lors de la saisie de vos factures clients, si la quantité en stock de l'article que vous commandez est
insuffisante dans le dépôt spécifié, une fenêtre s'ouvre et vous propose :
•
d'effectuer un transfert
•
de faire appel à un autre dépôt
•
d'utiliser le substitut
Le logiciel détecte automatiquement la meilleure alternative à ce manque de quantité en stock, et
active par défaut une des trois cases.
Dans les deux premiers cas (transfert ou utilisation d'un autre dépôt), c'est le dépôt ayant la plus
grande quantité en stock disponible de l'article qui est proposé et qui peut servir à approvisionner
le dépôt qui fait défaut.
80
Création et mise en place d'un dossier
Effectuer un transfert
Cette option vous permet de faire appel à un autre dépôt pour compléter la quantité manquante.
Seule cette quantité manquante sera transférée du dépôt sélectionné vers le dépôt courant.
Exemple
Vous effectuez la commande de 15 logiciels de Ciel Gestion Commerciale à partir du dépôt
principal d’Anvers.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10.
En revanche, sur le dépôt de Liège, la quantité en stock est de 20. En effectuant un transfert,
seuls les 5 articles manquants seront utilisés pour le dépôt courant. Il restera donc 15 articles en
stocks dans le dépôt de Liège.
Utiliser un autre dépôt
Si vous choisissez cette option, c'est le dépôt stipulé qui sera utilisé pour alimenter toute la
commande. Le stock du dépôt courant ne sera donc pas modifié.
Exemple
Vous effectuez la commande de 15 logiciels de Ciel Gestion Commerciale à partir du dépôt
principal d’Anvers.
Or, la quantité en stock de ce dépôt n'est que de 10. En revanche, sur le dépôt de Liège, la
quantité en stock est de 20. En utilisant ce dépôt pour répondre à cette commande, les 15 articles
seront prélevés du dépôt de Liège; la quantité restant en stock sera donc de 5.
Quant à la quantité en stock de cet article sur le dépôt d’Anvers, elle restera inchangée, c'est-àdire de 10.
Utiliser l'article de substitution
Si vous avez renseigné la zone Substitut dans la fiche Article, vous pouvez avoir recours à cet
article de substitution pour satisfaire la commande de votre client, à condition que la quantité en
81
Partie 3
stock de ce substitut soit suffisante. Dans le cas contraire, un message vous signale que la
quantité en stock est insuffisante lorsque vous validez cette option.
ˆ Mouvements de stocks manuels et automatiques
En saisie automatique...
... les mouvements de stocks générés automatiquement lors de la validation de pièces
commerciales prennent en compte le dépôt affecté lors de l'enregistrement de la pièce. Aucune
modification n'est possible à ce stade ; seul un transfert de dépôt peut être envisagé pour une
modification de mouvements de stock.
En saisie manuelle...
... la création d'une entrée ou sortie de stock s'effectue par défaut sur le dépôt défini dans la fiche
Article concernée. Vous pouvez modifier ce dépôt si vous le souhaitez ; il vous suffit pour cela de
double-cliquer dans la zone Dépôt et de sélectionner le dépôt souhaité à partir de la liste
auxiliaire.
ˆ Analyse de vos dépôts
Pour un meilleur suivi et une gestion plus optimale de vos stocks, Ciel Gestion Commerciale vous
donne la possibilité d'obtenir vos états par dépôt.
Les éditions liées aux articles tiennent compte d'une gestion multi dépôts, à savoir :
82
•
le suivi des stocks
•
l'inventaire des articles
•
la capacité de fabrication
Création et mise en place d'un dossier
Les clients
2 BASES - commande
CLIENTS
Ab - c
La liste des clients présente les mêmes commandes que celle des fournisseurs, exception faite de
la FIDELISATION CLIENTS. De la même façon, la fiche Client présente les mêmes particularités que
celle du Fournisseur, hormis les onglets Adresse et Divers.
ˆ La fiche Client
L'onglet Adresse
Cet onglet vous permet de saisir deux adresses pour un seul et même client : une adresse de
Facturation et une adresse de Livraison.
Lors de la création de la fiche Client, l'adresse de facturation est automatiquement proposée en
adresse de livraison. Vous pouvez bien entendu en saisir une différente.
ª L’adresse de facturation est utilisée pour les pièces commerciales suivantes :
- bons de commande
- notes de crédit
- factures et pro forma/devis
- traites
L’adresse de livraison est utilisée uniquement dans les bons de livraison.
En saisie de pièce, vous pourrez choisir l'adresse d'impression (onglet Informations Tiers).
Cliquez sur le bouton [Autres adresses] pour consulter et déterminer éventuellement une (ou
plusieurs autres adresses) de facturation ou de livraison pour le client.
L'onglet Divers
ª Si vous exportez des comptes vers un logiciel de comptabilité Ciel, un numéro de compte (qui
peut être alphanumérique) est attribué à chaque client dans la zone Compte comptable.
Vous paramétrez la racine de compte par défaut Clients dans l'étape 3 de la génération du
journal comptable (menu BASES - commande JOURNAL COMPTABLE - Générer).
Exemple
400001 au premier client créé.
Dans le cadre d'une gestion analytique par client dans votre comptabilité (avec Ciel Compta pour
Windows), vous pouvez attribuer un code Analytique à ce client. Le Bouton Flèche vous permet
d'accéder à la liste des codes analytiques déjà saisis.
83
Partie 3
Indiquez le Nombre d'exemplaires de factures (duplicata) que vous souhaitez obtenir pour ce
client, ainsi qu'un éventuel Taux de remise. En principe, il correspond au taux accordé à ce
client mais vous pourrez le modifier lors de la saisie des pièces commerciales.
Précisez ensuite si le client est assujetti ou pas au Tarif par quantité ou à un Tarif direct.
Les cases Tarif direct correspondent aux différents tarifs d'articles définis dans la grille tarifaire
d'une fiche article.
ˆ La liste des clients
Le glisser-déposer pour la saisie des pièces commerciales
Vous pouvez créer une pièce commerciale à partir d’une fenêtre clients fractionnée avec des listes
de pièces commerciales.
Partie 4. Saisies et traitements des pièces commerciales, § La saisie par glisser-déposer.
Création rapide d’une pièce commerciale
Vous avez la possibilité de créer une pièce commerciale directement à partir de la liste des clients.
Il vous suffit pour cela d’activer la commande PIECES COMMERCIALES du menu FONCTION OU
CONTEXTUEL.
Partie 4. Saisies et traitements des pièces commerciales, § La création rapide d’une pièce
commerciale.
La relance clients
2 FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande RELANCE CLIENTS
Vous pouvez organiser des relances pour vos clients suivant des critères définis au préalable.
Afin de vous aider dans la réalisation de cette opération, Ciel Gestion Commerciale dispose d’un
assistant décomposé en 4 étapes. Pour répondre le mieux possible à vos besoins, deux modes
sont disponibles :
•
Un mode simple, qui nécessite la saisie de quelques zones uniquement,
•
Un mode expert, pour une recherche plus affinée, basée sur des recherches multicritères.
Rubrique d'aide « Relance client » pour obtenir tout le détail sur les deux modes de la
relance clients.
ˆ Relations clients (uniquement valable pour la version Evolution)
BASES - commande RELATIONS CLIENTS
Afin d'optimiser la gestion des opérations commerciales, vous disposez de fonctions qui vous
permettent de gérer très précisément le suivi de vos clients.
Cette gestion de clientèle s'effectue en deux temps :
84
•
la création de relations clients (automatique ou manuelle) liées à vos opérations commerciales ;
•
le rappel automatique quotidien de vos pièces ou tâches en attente.
Création et mise en place d'un dossier
Etablir vos relations clients
... en mode automatique
On entend par relations clients, tout contact commercial que vous établissez avec un client
(opérations de prospection, actions marketing, ou bien encore des lettres de relances). Une fiche
est générée automatiquement dans la base lorsque cette opération est issue :
•
d'un devis (menu VENTES - commande DEVIS) ;
•
d'une commande (menu VENTES - commande COMMANDES) ;
•
d'un document Word (à partir de la liste des clients, commande DOCUMENT WORD du menu
EDITION); de l'envoi d'un message électronique à partir de la fiche Client.
ª Pour toutes ces opérations générées automatiquement, le type de flux (entrant ou sortant) est
défini par le programme, d'après l'action établie.
Exemple
Suite à la commande que vous avez enregistrée pour le client Delagarde Patrick, une action à flux
entrant a été automatiquement générée.
Activez la commande RELATIONS CLIENTS du menu BASES pour consulter la fiche correspondante.
ª Vous pouvez également consulter cette opération directement à partir de l'onglet Relations
clients de la fiche Client.
Ce bouton vous
permet d'accéder à
la fiche Commande
à partir de laquelle
l'opération client a
été générée.
La Date
d'échéance sert de
référence à la
gestion
automatique des
rappels.
Vous pouvez lui apporter quelques modifications si vous le souhaitez. En revanche, les
renseignements présentés dans l'onglet Liens ne peuvent être changés ; en effet le code du
Client ainsi que le code du Contact chez ce client y sont repris, éléments qui sont directement
liés à l'opération réalisée.
Le code du Représentant est indiqué dans l'onglet Suivi. Cette indication vous permet ensuite
d'opérer une sélection dans la fenêtre Rappels, puisqu'un tri par Représentant peut être réalisé.
85
Partie 3
... en mode manuel
Vous avez également la possibilité de gérer la base des relations clients comme un agenda à partir
duquel vous enregistrez tout type de « tâche » n'émanant pas directement d'une pièce
commerciale, comme par exemple un entretien téléphonique, un rendez-vous, la présentation
commerciale d'un produit. Il peut également s'agir d'une action ou d'un projet que vous devez
réaliser dans les jours qui viennent.
Exemple
Vous recevez un appel téléphonique pour une demande de prix de la part d'un client. Vous pouvez
enregistrer la fiche de la façon suivante.
Il s'agit d'un flux entrant
puisque c'est le client qui
vous appelle.
Vous pouvez également indiquer
une date d'échéance, qui peut
être assimilée à une date butoir
pour l'envoi de brochure. Cette
opération figurera alors dans la
fenêtre Rappels au jour j de la
date d'échéance.
Définissez dans cet onglet les
liaisons Relations clients / Client.
Une fois la fiche validée, ces
informations ne sont plus
modifiables.
Récapitulatif dans la fiche Client
La liste de toutes les opérations réalisées auprès d'un client est présentée dans sa fiche.
Pour visualiser le détail d'une relation clients qui a été réalisée...
... il vous suffit de sélectionner la ligne concernée, puis de cliquer sur le bouton [Détail...].
L'élément à partir duquel l'opération a été générée (fiche Devis, fiche commande, fichier Word ou
bien encore fiche Relation clients) est alors présenté à l'écran.
Pour ajouter un élément à la liste...
... directement à partir de la fiche Client, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Ajouter]. Une
nouvelle fiche Relations Clients est alors présentée à l'écran ; les informations de l'onglet Liens
sont automatiquement renseignées.
Vous n'avez plus qu'à saisir les différentes caractéristiques de l'opération à enregistrer dans la
base.
86
Création et mise en place d'un dossier
Gestion des rappels
La liste de vos différentes actions commerciales non finalisées et arrivées à échéance peut être
consultée à partir de la commande RAPPELS du menu BASES.
ª Afin de faciliter sa consultation, vous pouvez également paramétrer l'affichage de cette fenêtre
dès l'ouverture d'un dossier.
Bases, § Rappels.
ˆ Rappels (uniquement valable pour la version Evolution)
BASES - commande RAPPELS
Ab - r
En liaison directe avec le fichier des relations clients, la fonction de rappel automatique vous
permet de consulter, dès l'ouverture d'un dossier, la liste de vos différentes actions commerciales
non finalisées qui sont arrivées à échéance. Peuvent figurer, dans cette fenêtre, des éléments tels
que :
les devis émis (pour lesquels la case terminé de la fenêtre Relations Clients n'a pas été cochée).
les commandes arrivées à échéance non réglées par vos clients,
les relances téléphoniques à effectuer suite à l'envoi par exemple d'un mailing promotionnel,
les tâches, enregistrées directement à partir de la commande Relations clients, pour lesquelles
vous avez défini une date d'échéance.
Effectuer une relance
Lorsque la date d'échéance de la pièce commerciale en attente de transformation (devis transféré
en commande ou commande non réglée) correspond à la date du jour, celle-ci est alors présentée
dans la fenêtre Rappels.
A ce stade, en double-cliquant sur la pièce concernée, vous pouvez :
•
rappeler la pièce commerciale à l'écran pour y apporter d'éventuelles modifications,
•
imprimer la pièce commerciale afin de la faire parvenir de nouveau à votre client,
•
effectuer une relance. Vous accédez alors à la fenêtre Gestionnaire de documents à partir de
laquelle vous sélectionnez un des documents Word type proposé par l'application.
Mettre un terme à une action
Si la date d'échéance de l'opération client que vous avez enregistrée correspond à la date du jour,
celle-ci est alors présentée dans la fenêtre Rappels. Vous devez alors stipuler que l'opération est
terminée pour qu'elle n'apparaisse plus dans cette fenêtre Rappels.
Pour ce faire :
double-cliquez sur la ligne de l'élément concerné pour rappeler la fiche à l'écran,
cochez la case Terminé.
87
Partie 3
Ouverture et fermeture de la fenêtre Rappels
-
88
Si vous ne vous voulez pas que la fenêtre Rappels soit présentée systématiquement chaque
fois que vous ouvrez le dossier, décochez la case Afficher au démarrage. Dans ce cas, vous
activez la commande RAPPELS du menu BASES pour ouvrir la fenêtre.
Partie 4
Saisies et traitements des pièces
Introduction
La saisie des pièces de ventes
Les devis pro forma
Les commandes clients
Les bons de livraison
Les factures clients
Les notes de crédit clients
Les règlements clients
La saisie de pièces d’achats
Partie 4
Introduction
Les pièces commerciales se répartissent en deux modules : l'un concerne la saisie des pièces
clients (menu VENTES), l'autre la saisie des pièces fournisseurs (menu ACHATS).
Avant de commencer la saisie proprement dite, définissez vos besoins en matière de modèle de
pièces commerciales. Vous pouvez concevoir entièrement le dessin de vos pièces à l'aide de la
commande GENERATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER.
Partie 8. Générateur de documents.
ª
Le dessin des pièces commerciales n'est pas indispensable pour faire fonctionner votre
gestion commerciale, vous pouvez très bien utiliser les modèles existants par défaut dans le
logiciel.
ˆ Les différents modes de saisie d’une pièce commerciale
Ciel Gestion Commerciale vous offre la possibilité de saisir une pièce commerciale de plusieurs
façons.
La saisie traditionnelle
2
EDITION ou CONTEXTUEL - commande CREER
A partir d’une liste de pièces commerciales, cette commande vous permet d’obtenir à l’écran, une
nouvelle fiche, vierge de toute information.
La création rapide d’une pièce commerciale
2 (Ouvrir la liste des clients ou fournisseurs) FONCTIONS ou CONTEXTUEL - commande PIECES
COMMERCIALES
Cette commande permet de créer une pièce commerciale, d’après un modèle de pièce déjà
existant, directement à partir de la liste des clients ou des fournisseurs. Cette notion de modèle est
utilisée pour éviter de ressaisir la même pièce commerciale pour un même tiers, voire un nouveau
tiers.
-
Sélectionnez le client (ou fournisseur) pour lequel vous voulez créer une pièce commerciale.
-
Activez la commande PIECES COMMERCIALES du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
-
Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez le Type de pièce souhaité.
-
Cliquez sur le bouton Liste pour accéder à la liste des modèles correspondant au type de
pièce choisi.
-
Sélectionnez la pièce commerciale puis cliquez sur le bouton [OK].
La pièce est automatiquement créée et apparaît dans la liste correspondante : elle est
similaire à la pièce modèle choisie ; seul le client (ou fournisseur) diffère.
ª
90
Dans le cas où on ne prend pas de modèle, l’assistant ouvre la pièce concernée en
mode modification ; il ne reste plus qu’à saisir les lignes de détails.
Saisie et traitement des pièces
La saisie par glisser-déposer
Afin d’optimiser la saisie des pièces commerciales, Ciel Gestion Commerciale vous permet d’avoir
recours au principe du glisser-déposer entre la liste des articles et la liste des pièces commerciales
clients ou fournisseurs.
Plusieurs cas sont possibles :
•
A partir de la liste des articles et d’une fenêtre tiers fractionnée,
•
A partir de la liste des articles et d’une liste de pièces commerciales,
•
A partir de la liste des articles et d’une fenêtre pièces commerciales fractionnée,
•
A partir d’une fenêtre tiers fractionnée avec des listes de pièces commerciales.
Exemple 1 : à partir de la liste des articles et d’une fenêtre tiers fractionnée
Vous souhaitez facturer 3 articles à un de vos clients
-
Ouvrez la liste des articles en activant la commande ARTICLES du menu BASES.
-
Ouvrez également la liste des clients par la commande CLIENTS du menu BASES. Fractionnez
cette fenêtre Liste en affichant également la liste des factures (menu CONTEXTUEL –
commande AFFICHAGE – Option Factures client).
-
Affichez les fenêtres en mode Mosaïque (menu FENETRE - commande MOSAIQUE).
-
Sélectionnez le client pour lequel vous allez créer la facture.
-
Sélectionnez les articles à facturer puis, tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé,
faites glisser les articles jusque dans la partie Facture client de la fenêtre Liste des clients.
Une facture est alors créée dans la partie Facture client, pour le client et les articles sélectionnés.
ª
La quantité est à 1 par défaut, mais vous pouvez la modifier si vous le souhaitez.
Rubrique d’aide « Glisser-déposer » pour consulter les autres exemples sur la saisie par
glisser-déposer.
91
Partie 4
La saisie des pièces de ventes
Les pièces Ventes sont gérées selon un cheminement logique en plusieurs étapes :
Etablir une
commande
Envoyer un bon de
livraison
Emettre une
facture
Générer une
note de crédit
Saisir un
règlement
92
Saisie et traitement des pièces
Les devis / pro forma
2 VENTES- commande DEVIS / PRO FORMA
Av - d
Un devis peut être assimilé à une facture, à la différence près qu'il correspond à une évaluation
des produits ou services à commander ou à facturer.
Par conséquent, la création de pro forma et de devis ne génère aucun mouvement de stock.
La fenêtre qui s'ouvre contiendra, au fur et à mesure de leur création, la liste des devis / pro
forma. Comme pour les autres listes, vous pouvez paramétrer les colonnes en activant la
commande PROPRIETES du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
La liste Devis / Pro forma comporte deux onglets :
•
Devis Clients
•
Devis Clients - Lignes : cet onglet comporte les articles associés aux devis.
ˆ La fiche Devis / Pro forma
La saisie d'un devis/pro forma est similaire à la saisie d'une facture. C'est pour cette raison que
l'on retrouve de nombreuses zones communes entre les deux fiches.
L'en-tête du devis
ª Nous vous rappelons que vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du Numéro
de devis à utiliser : cochez la case Devis/Pro forma (onglet Codes Pièces du menu DOSSIER commande PARAMETRES) pour qu'un code par défaut vous soit proposé. Vous pouvez toujours le
modifier si vous le souhaitez.
Si la case Devis/Pro forma n'est pas cochée, la zone reste vide pour une saisie libre du code.
Code client est une zone à renseigner obligatoirement : ce code vous permet de savoir à qui est
destiné le devis.
Indiquez la Date d'émission du devis (la date du jour est renseignée par défaut).
Le logiciel vous propose ensuite le Mode de règlement mémorisé au niveau de la fiche client mais
vous pouvez le modifier ponctuellement pour ce devis : saisissez le code règlement ou consultez la
liste des codes existants en cliquant sur le bouton Liste.
La zone Echéance est automatiquement calculée par le programme en fonction de la date du devis
et du mode de règlement.
Cet en-tête comporte également des zones auxquelles vous n'avez pas accès :
•
Edité : elle vous indique simplement si le devis a déjà été édité au moins une fois
•
N° Facture : rappelle le n° de la dernière facture générée à partir de ce devis
•
N° Cde : rappelle le n° de la dernière commande générée à partir de ce devis
93
Partie 4
-
Précisez éventuellement le Représentant chargé de l'affaire, pour effectuer ensuite le calcul
des commissions à attribuer.
-
Indiquez une Référence ou une Remarque pour ce devis.
La case à cocher Info affiche les totaux des lignes et du pied de devis ; cette fenêtre peut être
placée n'importe où dans votre espace de travail.
Grâce au menu CONTEXTUEL, vous pouvez paramétrer les éléments que vous voulez obtenir dans
la fenêtre Info :
•
les Totaux du pied de page vous informent des valeurs totales de la pièce commerciale,
•
les Totaux de la ligne correspondent à la ligne de détails sélectionnée avant l'ouverture de la
fenêtre Info,
•
la Rentabilité de la pièce associée à son graphique indique la proportion de la marge par
rapport aux coûts,
•
le Stock de l'article reprend les informations relatives aux stocks de la fiche article,
•
la Grille de tarifs article indique les différents tarifs ou remises applicables à l'article,
Vous pouvez continuer à saisir les renseignements, elle remet à jour les totaux au fur et à mesure
de la saisie.
Elle sera désactivée en cliquant à nouveau sur Info.
L'onglet Lignes de détails
Vous disposez de plusieurs boutons permettant d'accéder plus rapidement à certaines
commandes :
La commande PROPRIÉTÉS du menu CONTEXTUEL vous permet de paramétrer les colonnes de la
grille de saisie.
-
Pour ajouter un article, cliquez sur [Ajouter] qui affiche une première ligne de saisie.
-
Pour insérer ensuite un article dans la liste, positionnez-vous sur l'article précédemment inséré,
puis cliquez sur [Insérer].
Le bouton [Dupliquer] vous donne la possibilité de copier à l'identique la ligne d'un article déjà
saisi.
Dans la zone Réf., saisissez le code de l'article ou alors consultez la liste en cliquant sur le
bouton Liste.
C'est la désignation longue entrée lors de la création de l'article qui s'affiche dans la zone
Désignation, mais vous pouvez la modifier ponctuellement pour votre devis.
Indiquez la Quantité de l'article commandé.
Le Prix Unitaire HT proposé correspond au prix unitaire Hors Taxes que vous avez entré dans
la fiche article. Vous pouvez toutefois le modifier. Cette zone n’est accessible que si vous avez
coché comme mode de calcul, l'option à partir du HT sur la fiche article (onglet Prix/Tarif).
ª Il en est de même pour le Prix Unitaire TTC. Cette zone n’est accessible que si vous avez
coché le mode de calcul à partir du TTC sur la fiche article (onglet Prix/Tarif). Si vous avez
utilisé un système de gestion des tarifs particulier, c’est-à-dire tarifs directs, tarifs par quantité,
tarifs par famille clients ou tarifs par famille d'articles, le prix unitaire tiendra compte de ce
choix.
94
Saisie et traitement des pièces
Le code TVA (ou TPF) que vous avez défini sur la fiche article s'inscrit ensuite sur la ligne de saisie.
Ces colonnes restent modifiables.
Le Taux de remise est une zone numérique facultative. Le taux de remise saisi est attribué à
l'article et entraîne le calcul du montant de la remise HT et TTC.
ª Si vous entrez un montant sur une des zones Montant remise HT / TTC, le taux de remise est
dans ce cas calculé par le programme. Vous pouvez envisager cette possibilité lorsque vous
voulez, par exemple, arrondir le montant TTC de la remise. Si vous avez coché l'option à partir
du HT dans la fiche article (onglet Prix/Tarif), vous aurez accès à la zone Montant remise HT.
De la même façon, la zone Montant remise TTC sera accessible si la case à partir du TTC est
activée dans la fiche article.
Le programme calcule ensuite automatiquement le Montant HT / TTC.
L'onglet Pied de devis
Ces renseignements figurent sur le bas de la pièce commerciale. Vous ne pouvez pas les modifier,
à l'exception de quelques zones qui peuvent être complétées.
La partie Remise correspond à une remise globale accordée au client, à ne pas confondre avec le
taux de remise attribué ponctuellement par article sur la ligne de saisie. Vous retrouvez le taux
paramétré par défaut sur la fiche client, mais ce Taux ainsi que le Montant restent modifiables.
ª Les remises articles sont cumulables avec la remise globale client.
L'Escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Saisissez le Taux : le Montant de l'escompte s'affiche alors automatiquement.
Le Port soumis correspond aux frais de port soumis à la TVA : ces frais seront entrés hors taxes.
Le total TVA sera recalculé à partir du taux que vous avez paramétré sur la fiche société (menu :
DOSSIER - PARAMETRES, zone TVA sur port soumis).
Le Port non soumis est à renseigner si vous facturez un port non soumis à la TVA. Entrez alors le
montant : il s'ajoutera directement au solde dû.
L'onglet Informations Tiers
Cet onglet rappelle les coordonnées du client qui apparaîtront dans l'en-tête du devis. Déterminez
l'adresse qui sera affichée et que le programme devra prendre en compte: dans la partie Copier
l'adresse, activez l'option de facturation ou de livraison.
Le bouton [Autre adresse] vous permet de consulter la liste des adresses du client disponibles.
Les informations peuvent être modifiées ponctuellement pour la pièce en cours de saisie.
La Nature de la gestion de la TVA est également rappelée dans cet onglet. Les options sont
identiques à celles présentées dans la fiche Client, onglet Nature.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations supplémentaires concernant ce devis. Ce sont des
renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le devis.
95
Partie 4
ˆ Les traitements communs aux pièces commerciales
Dupliquer une pièce commerciale
Dans la liste des pièces commerciales, sélectionnez celle à dupliquer et choisissez dans le menu
EDITION ou CONTEXTUEL, la commande DUPLIQUER.
Seule la date de création de la pièce est réactualisée.
ª Si la pièce est validée, elle sera dupliquée en une pièce non validée.
Pour dupliquer plusieurs pièces, il suffit au préalable de les marquer en utilisant :
•
la commande MARQUER du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
•
ou les flèches <haut> et <bas> du clavier associées à la touche <Ctrl>.
Supprimer une pièce commerciale
La suppression ne peut être effectuée que sur des pièces qui ne sont pas encore validées.
Sélectionnez la pièce à supprimer.
Activez la commande SUPPRIMER du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
Le programme demande confirmation de cette suppression.
Attention !
Les pièces validées ne pourront pas faire l'objet d'une modification ni d'une suppression.
ª Vous pouvez cependant supprimer une pièce commerciale validée grâce à la commande de
purge sélective des fichiers.
Valider une pièce commerciale
La validation est un traitement qui s'applique aux bons de livraison, factures et avoirs. Vous avez
la possibilité de valider une pièce commerciale de diverses manières :
•
A partir de la fiche même, cliquez sur le bouton [Valider].
•
A partir d'une liste, activez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou du menu
CONTEXTUEL.
Valider plusieurs pièces
Pour effectuer une validation groupée, il vous suffit d'avoir recours aux options de marquage pour
sélectionner les pièces commerciales concernées.
-
Activez ensuite la commande VALIDER du menu VALIDER du menu.
Attention !
La validation est une opération irréversible. Les pièces commerciales validées ne pourront plus être
modifiées.
96
Saisie et traitement des pièces
Envoyez une pièce commerciale
•
Vous avez la possibilité de faire parvenir une pièce commerciale à un tiers via votre messagerie
électronique. Il vous suffit pour cela d’activer la commande ENVOI D’UNE PIECE COMMERCIALE du
menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
ˆ Les traitements propres aux devis / pro forma
Transfert d'un devis en commande
Vous pouvez transférer très facilement un devis en commande.
Il vous suffit pour cela de sélectionner le devis à transférer puis d'activer la commande
TRANSFERER EN COMMANDE du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
Confirmez le traitement.
Un message vous indique alors que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez ensuite la fiche de cette commande client issue d'un transfert de devis, vous
constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Transfert d'un devis en facture
Vous pouvez transférer une facture pro forma ou un devis en facture autant de fois que vous le
désirez. Cette caractéristique vous permet par exemple de mémoriser des « modèles » de factures
sous forme de factures pro forma.
Ceci est extrêmement pratique dans le cas de factures répétitives (exemple des factures de loyers
pour des sociétés de location, ou de contrats de maintenance mensuels, ou même de factures de
marchandises qui reviennent périodiquement...).
Sélectionnez le devis à transférer puis choisissez la commande TRANSFERER EN
FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
FACTURE
du menu
Confirmez le traitement.
Un message vous indique alors que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez ensuite la fiche de cette facture client issue d'un transfert de devis, vous
constatez que la zone Remarque contient le numéro et la date du devis transféré.
Transfert groupé de devis en commande
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de devis qui génèrera une commande globalisant les
devis transférés.
Pour cela, sélectionnez dans la liste les devis à transférer à l'aide des options de marquage.
Choisissez la commande TRANSFERT GROUPE EN COMMANDE du menu FONCTIONS.
Confirmez le traitement.
Un message vous indique alors que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez ensuite la fiche de cette commande client issue d'un transfert de devis, vous
constatez que l'onglet Lignes de détails reprend le numéro et la date du devis transféré ainsi que
les articles spécifiés dans le devis.
97
Partie 4
Transfert groupé de devis en facture
Le principe de fonctionnement est identique au transfert groupé de devis en commande, à la
différence près que vous activez la commande TRANSFERT GROUPE EN FACTURE du menu FONCTIONS.
98
Saisie et traitement des pièces
Les Commandes clients
2
VENTES - commande COMMANDES
Av - c
Cette commande vous permet d’enregistrer des commandes clients, et d’évaluer instantanément le
portefeuille clients.
Les reliquats de commande sont gérés par le programme.
Une commande reste modifiable tant qu’elle n’a pas été soldée par un ou plusieurs Bordereaux de
Livraison (BL). C’est ce que l'on appelle une commande ouverte.
Outre la saisie directe, une commande peut provenir d'un devis.
La fenêtre qui s'ouvre contiendra, au fur et à mesure de leur création, la liste des commandes.
Comme pour les autres listes, vous pouvez paramétrer les colonnes.
La liste Commandes comporte deux onglets :
•
Commandes Clients
•
Commandes Clients - Lignes : liste des articles associés aux commandes
ˆ La fiche Commande client
L'en-tête de la commande
Cette zone est automatiquement
renseignée par le programme lorsque la
commande est issue d'un transfert de devis.
Si la zone E-mail de la fiche Client est
renseignée, la case Accusé de la fiche
Commande client est cochée par défaut.
Dans le cas contraire, vous pouvez toujours la
cocher avant d’enregistrer la commande.
99
Partie 4
Outre les zones communes avec l'en-tête de devis (Numéro, Code client, Date, Règlement,
Représentant, Editée, Remarque et Référence), la fiche Commande dispose de certaines zones
spécifiques.
Réf cde tiers : vous pouvez y enregistrer la référence de la commande de votre client.
-
Pensez à préciser une date de Livraison afin de gérer un planning de livraison grâce à la
commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES du menu ETATS.
Partie 6. Etats, Statistiques et Analyses - § Portefeuille des commandes.
La zone Soldée, non accessible, est à Oui lorsque celle-ci ne contient plus de reliquats et que le
bon de livraison ou la facture issu(e) du transfert de la commande a été validé(e).
L'onglet Lignes de détails
Cet onglet comporte des colonnes similaires à l'onglet Ligne de détails de la fiche Devis.
L'onglet Pied de commande
Outre l'intitulé Pied de commande, propre à la fiche Commande, les différentes zones fonctionnent
sur le même principe que la fiche Devis.
L'onglet Informations Tiers
Les zones auxquelles vous avez accès sont identiques à celles présentées dans l'onglet
Informations Tiers de la fiche Devis.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations supplémentaires concernant ce devis. Ce sont des
renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le devis.
Envoyez un accusé de réception de commande par messagerie
La case Accusé vous permet d’informer vos clients que leurs commandes ont bien été enregistrées
en leur faisant parvenir un accusé de réception, via votre messagerie.
100
-
Après avoir saisi les différents éléments de la commande de votre client, cliquez sur [OK]. Si
la case Accusé n’est pas cochée, la commande est alors transférée dans la liste des
commandes clients. Dans le cas contraire, la fenêtre Confirmation commande, composée de
quatre onglets, s’ouvre.
-
Vous saisissez alors votre message et demandez éventuellement l’affichage de la messagerie
en fin de paramétrage (pour vérification) dans le premier onglet.
-
L’onglet Fichiers vous permet ensuite d’insérer un document de votre choix au message.
-
L’onglet Word sert à sélectionner un modèle de lettres que vous avez déjà paramétré par la
commande DOCUMENT OFFICE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
-
Pour terminer, précisez dans l’onglet LDP si vous souhaitez envoyer Ciel Visionneur à votre
client afin qu’il puisse consulter les éventuels documents de type LDP que vous lui avez
joints.
Saisie et traitement des pièces
Partie 10. Communiquer avec Ciel Gestion Commerciale, § Communiquer par messagerie
électronique – l’Assistant Messagerie pour plus de détails concernant les étapes de
paramétrage du message à envoyer.
ˆ Les traitements des commandes clients
Dès lors que vous avez saisi votre commande (ou que cette dernière est issue d'un devis), il vous
est possible d'effectuer plusieurs opérations qui vont faciliter les échanges que vous allez avoir
avec votre client.
ª Lorsqu'un client est bloqué, et que vous avez coché la case Client bloqué dans l'onglet
Messages du menu UTILITAIRES - commande PREFERENCES, un message s'affiche lors du
transfert d'une pièce commerciale à une autre (exemple : une commande en BL). Vous devez
alors confirmer ou interrompre le transfert.
Ce message d'alerte est particulièrement intéressant dans le cas suivant : vous enregistrez une
commande du client Martin (client jusqu'alors non bloqué). Vous apprenez, par différentes
sources, que ce client est en cours de faillite et que plusieurs de ses fournisseurs n'ont pas été
payés. Vous allez donc bloquer ce client. Lors du transfert de la commande en BL, un message
vous rappellera que ce client est bloqué : vous aurez alors la possibilité d'interrompre le
transfert.
Outre les traitements communs aux autres pièces commerciales, plusieurs opérations propres aux
commandes clients sont possibles.
Transfert d'une (ou plusieurs) commande(s) en BL
Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous permet de générer un bon de livraison directement
à partir de la commande.
Dans la liste, sélectionnez la commande à transférer ou marquez les commandes à transférer.
Activez la commande TRANSFERER EN BL du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
Confirmez le traitement en cliquant sur [Oui]. L’application vous informe alors que le transfert
s'est bien effectué.
Transfert partiel d'une commande en BL
Lorsque vous procédez au transfert d'une commande en BL, c'est la totalité des quantités qui est
affectée au bon de livraison (quantité livrée = quantité commandée).
Mais, il est possible d'établir plusieurs bons de livraison pour une seule et même commande.
Exemple
Nous avons en commande une quantité de 50 articles.
La livraison s'effectue en deux fois : 25 articles sont livrés une première fois.
Transférez, dans un premier temps, la commande en BL.
Placez-vous ensuite sur le bon de livraison créé et optez pour la commande BONS
du menu VENTES.
DE LIVRAISON
Double-cliquez sur le bon de livraison concerné.
101
Partie 4
Sur la colonne Qté liv de la partie Lignes de détails, la quantité indiquée est 50 ; indiquez, à la
place, 25 ; les 25 articles non encore livrés apparaissent sur la colonne Qté reliquat.
Cliquez sur le bouton [Valider] pour enregistrer la quantité. Le programme prend alors en
compte la différence de quantité dans la commande.
Cliquez sur le bouton [OK] pour quitter la fiche Bon de livraison.
ª La commande ne sera soldée que lorsque la quantité livrée sera égale à la quantité
commandée et que tous les BL ou factures afférents à la commande seront validés.
Transfert groupé de plusieurs commandes en BL
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes qui génèrera un BL globalisant les
commandes transférées.
Sélectionnez les commandes dans la liste à l'aide des fonctions de marquage.
Puis choisissez la commande TRANSFERT
CONTEXTUEL.
GROUPÉ EN
BL du menu FONCTIONS ou du menu
Génération de BL livrables à partir d'une (ou plusieurs) commande(s)
La commande TRANSFERER EN BL LIVRABLE comporte 2 options :
Autoriser la livraison partielle
Si vous cochez cette case, le BL sera généré partiellement à hauteur du stock réel. Dans le cas
contraire, le BL ne sera généré que si le stock réel est égal ou supérieur à la quantité commandée.
Exemple
Stock réel article "Ciel Gestion Commerciale pour Windows" = 12
Commande de 15 articles.
Transfert en BL livrable avec l'option Autoriser la livraison partielle cochée.
Création d'un BL de 12 articles.
Valider les BL créés
La validation immédiate des BL permet de s'assurer qu'il n'y aura pas de mouvements entraînant
une rupture de stock entre la création de ces BL et leur validation.
Exemple
Stock réel article "Ciel Gestion Commerciale pour Windows" = 12
Commande A de 5 articles
Commande B de 11 articles
Deux cas peuvent se présenter :
•
Premier cas :
Vous souhaitez que chacune de ces commandes soit transférée totalement en BL, uniquement
si le stock réel est suffisant. Dans ce cas, activez uniquement l'option Valider les BL créés. Le
programme ne génèrera que la commande A car après la validation du BL lié à cette
commande, le stock réel est insuffisant (=7) pour livrer totalement la commande B (=11).
102
Saisie et traitement des pièces
•
Deuxième cas :
Vous souhaitez que le programme effectue les transferts de commande jusqu'à épuisement du
stock réel. Dans ce cas, activez les options Autoriser la livraison partielle, puis Valider les BL
créés. Le programme génèrera totalement la commande A, et partiellement la commande B (7
articles livrés).
ª Le stock réel des articles est mis à jour à la validation des BL ou des factures directes (celles
non liées à un BL).
Transfert d'une (ou plusieurs) commande(s) en facture
Vous pouvez passer directement une commande en facture sans générer de bon de livraison.
Sélectionnez la commande concernée dans la liste.
Choisissez la commande TRANSFÉRER EN FACTURE du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
Comme pour les transferts en BL, il est possible de transférer plusieurs commandes en
factures.
Après sélection des commandes, choisissez la commande TRANSFÉRER EN FACTURE. Le programme
génèrera les factures correspondant aux commandes concernées.
ª Une commande transférée en BL ne peut pas faire l'objet d'un nouveau transfert en facture ; il
faudra, dans ce cas, passer par le BL pour effectuer le transfert.
Les commandes soldées ne sont plus modifiables (sauf en cas de reliquat). Mais elles restent
néanmoins consultables et éditables.
Transfert groupé de plusieurs commandes en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de commandes qui génèrera une facture globalisant les
commandes transférées.
Pour cela, marquez dans la liste les commandes à transférer, à l'aide des commandes de
marquage.
Choisissez ensuite la commande TRANSFERT GROUPE EN FACTURE du menu FONCTIONS ou du menu
CONTEXTUEL.
Gestion des reliquats de commandes
Ciel Gestion Commerciale pour Windows gère les reliquats de commande.
Plusieurs cas de gestion de reliquats sont possibles.
Exemple 1
Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
Vous ne livrez que 12 articles A.
Pour solder le reliquat de commande, vous devez valider le BL.
Transférez de nouveau la commande en BL.
Exemple 2
Vous transférez une commande de 15 articles A en BL.
Vous modifiez la quantité commandée en saisissant 10.
Pour solder la commande, vous devez effectuer la même modification dans le BL puis le valider.
103
Partie 4
Exemple 3
Vous transférez une commande de 10 articles A en BL.
Vous insérez dans la commande 5 articles B.
Pour solder la commande, validez le BL.
Transférez de nouveau la commande en BL.
Gestion des acomptes
La saisie d'un acompte peut s'effectuer sur toutes pièces commerciales non soldées, en activant la
commande ACOMPTE du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
Dans la fenêtre Saisie d'un acompte qui s'affiche, vous devez renseigner plusieurs zones
constituant l'acompte.
ª Nous vous rappelons que vous pouvez paramétrer une incrémentation automatique du
Numéro de pièce à utiliser : cochez la case Règlement (onglet Codes Pièces du menu DOSSIER
- commande PARAMETRES) pour qu'un code par défaut vous soit proposé. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez.
Si la case Règlement n'est pas cochée, la zone reste vide pour une saisie libre du code.
Saisissez la Date de l'acompte.
Les code et nom du client ainsi que la référence de la pièce sont rappelés dans un cadre de la
fenêtre.
Indiquez le Mode de règlement : par défaut, le logiciel vous propose le mode de règlement associé
à la pièce commerciale en vigueur. Selon le mode de règlement sélectionné, la Date
d'échéance est automatiquement renseignée.
Précisez ensuite le montant de l'Acompte.
Cliquez ensuite sur [OK] puis sur [Confirmer] pour valider l'acompte.
Ciel Gestion Commerciale pour Windows génère alors automatiquement un règlement dans la base
des REGLEMENTS du menu VENTES.
Attention !
Les règlements d'acompte ne peuvent pas faire l'objet d'une suppression.
-
104
Pour annuler un acompte dans une pièce commerciale (commande, bon de livraison ou
facture), utilisez la commande ANNULATION D'ACOMPTE du menu FONCTIONS ou du menu
CONTEXTUEL.
Saisie et traitement des pièces
Les bons de livraison
2 VENTES - commande
BON DE LIVRAISON
Av - b
Dans la plupart des cas, un bon de livraison intervient suite à une commande. Mais il vous est
possible de générer ces bons de livraison de deux façons :
•
soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de commande,
•
soit de façon directe, sans saisie préalable de commande,
•
à partir d’un glisser-déposer.
§ La saisie par glisser-déposer de cette partie.
La fenêtre qui s'ouvre contiendra, au fur et à mesure de leur création, la liste des bons de
livraison.
La liste Bons de livraison comporte deux onglets :
•
Bons de livraison Clients
•
Bons de livraison Clients - Lignes : cet onglet comporte les lignes d'articles associées aux
bons de livraison
ˆ La fiche Bon de livraison
L'en-tête du bon de livraison
L'en-tête du bon de livraison dispose de zones générales comme la plupart des autres pièces
clients :
Le Numéro de BL à utiliser.
ª La case Bons livraison est cochée (Onglet Codes Pièces du menu DOSSIER - commande
PARAMETRES) : un code par défaut vous sera proposé automatiquement. Vous pouvez toujours
le modifier si vous le souhaitez.
Si la case Bons livraison n'est pas cochée, la zone reste vide pour une saisie libre du code.
Code client est une zone à renseigner obligatoirement : ce code vous permet de savoir à qui est
destiné le BL.
Indiquez la Date d'émission du BL (date du jour par défaut).
Des zones renseignées par le programme figurent également dans cet en-tête :
•
Edité : elle vous indique simplement si le BL a déjà été édité au moins une fois.
•
Validé : donne la possibilité de savoir si un BL a été validé.
•
Facturé : permet de connaître si un BL a été validé, a été transféré ou n'a pas été facturé.
Précisez éventuellement le Représentant chargé de l'affaire, pour effectuer ensuite le calcul
des commissions à attribuer.
ª Si votre BL est afférent à une commande (issu d'un transfert), le numéro et la date de la
commande concernée seront notés dans la zone Remarque.
Exemple : "Commande n° CO0025 du 03/11/98".
105
Partie 4
S'il s'agit d'une création directe, la zone Remarque est vide ; vous pouvez y inscrire n'importe
quel autre renseignement.
Exemple : "A livrer le 10/09/96 entre 14h et 16h".
L'onglet Lignes de détails
Vous disposez de deux zones quantité : la Quantité livrée et le Reste à livrer.
Si vous avez créé un bon de livraison par rapport à une commande, la zone Qté cdée correspond à
la zone Qté liv de la commande.
Quand un BL émane d’une commande, la seule zone que vous puissiez modifier dans le corps du
BL est la Quantité livrée ; la quantité reliquat sera mise à jour automatiquement par rapport à la
Quantité commandée.
Le programme vous propose par défaut la même valeur, dans la zone quantité livrée (pour ce bon
de livraison).
Si toutefois la quantité que vous désirez livrer pour ce BL est inférieure, vous pouvez modifier
cette valeur en procédant à un transfert partiel d'une commande en BL.
Vous pouvez supprimer une ligne, même si le BL est issu du transfert d'une commande. En effet, il
est possible de remplacer l'article commandé par son substitut.
L'onglet Pied
Les zones auxquelles vous avez accès sont identiques à celles présentées dans l'onglet Pied de
devis de la fiche Devis.
L'onglet Informations Tiers
Les données indiquées sont identiques à celles présentées dans l'onglet Informations Tiers de la
fiche Devis.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations supplémentaires concernant ce bon de livraison. Ce sont des
renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le bon de livraison.
Cliquez sur ce bouton
pour imprimer le bon de
livraison directement à
partir de la fiche ouverte.
106
Saisie et traitement des pièces
ˆ Les traitements des bons de livraison
Outre les commandes DUPLIQUER et SUPPRIMER, communes aux autres pièces commerciales, les
bons de livraison disposent de traitements spécifiques.
Valider un bon de livraison
La commande VALIDER entraîne la mise à jour des différentes statistiques, du stock et des quantités
livrées dans les lignes de la (ou des) commande(s) afférente(s).
Transfert d'un (ou plusieurs) BL en facture(s)
Cette opération permet la facturation automatique de tous les BL réalisés pendant une période
donnée et validés.
Sélectionnez dans la liste, le(s) BL préalablement validé(s).
Activez la commande TRANSFERER EN FACTURE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Transfert groupé de BL en facture
Vous pouvez effectuer un transfert groupé de plusieurs BL qui génèrera une facture globalisant les
BL transférés.
Pour cela, sélectionnez dans la liste les BL à transférer à l'aide des options de marquage.
Choisissez la commande TRANSFERT GROUPE EN FACTURE du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Confirmez le traitement.
Un message vous indique alors que le transfert s'est bien effectué.
Si vous consultez ensuite la fiche de cette facture client issue d'un transfert de BL, vous constatez
que l'onglet Lignes de détails reprend le numéro et la date du BL transféré ainsi que les articles
spécifiés dans le BL.
107
Partie 4
Les factures clients
2 VENTES - commande
FACTURES
Av - f
Les factures peuvent être générées de plusieurs façons :
•
soit à partir d’une commande préalablement enregistrée, ou d’un reliquat de cette commande,
•
soit à partir d'un bon de livraison validé,
•
soit à partir d'un devis,
•
soit de façon directe, sans saisie préalable de commande, bon de livraison ou devis.
La fenêtre qui s'ouvre contiendra, au fur et à mesure de leur création, la liste des factures.
La liste Factures comporte deux onglets :
•
Factures Clients regroupant la liste des factures
•
Factures Clients - Lignes comportant les articles associés aux factures
ˆ La fiche Facture client
L'en-tête de facture
La plupart des zones de l'en-tête sont identiques à celle du devis.
Seules quelques zones changent ou ont un fonctionnement légèrement différent :
Le Code client est une zone obligatoire ; vous saisissez le code du client à qui est destinée la
facture.
ª Si vous pratiquez des ventes dites « au comptoir », c'est-à-dire que la facture n'est attitrée à
aucun client en particulier, il vous faut créer dans ce cas, un code client COMPTOIR (sans
compléter les renseignements de cette fiche) qui regroupera alors toutes les factures de ce
type.
Des zones renseignées par le programme sont également présentes sur la fiche Facture :
•
Editée : indique si la facture a déjà été éditée au moins une fois.
•
Validée : précise si la facture a été validée, auquel cas vous ne pourrez plus la modifier. Vous
pourrez néanmoins la rééditer ou la visualiser.
•
Comptabilisée : permet de savoir si la facture a été comptabilisée, c'est-à-dire si les écritures
comptables correspondant à cette pièce ont déjà été générées dans le journal comptable.
Partie 7. Autour des pièces commerciales, § Le journal comptable.
108
Saisie et traitement des pièces
L'onglet Lignes de détails
La saisie est identique à celle d'une commande ; cependant, les colonnes concernant la gestion
des reliquats n'interviennent pas sur une facture ; les quantités seront entrées sur la colonne
Quantité.
ª Vous pouvez facturer à zéro un article, dans le but de générer un mouvement de stock sans
facturation au client, ceci dans le cas d’une pièce détachée s’inscrivant dans le cadre d’une
garantie.
Entrez le code article, indiquez la quantité facturée puis saisissez un montant à zéro dans la
colonne Prix UHT ou Prix UTTC. suivant le mode de calcul que vous avez paramétré sur la fiche
article (à partir du HT ou à partir du TTC).
Pied de facture
Tous les champs d'un pied de facture sont identiques à ceux d'une commande, à l'exception de la
zone Escompte.
L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Entrez le Taux de l'escompte : le montant de ce dernier s'affiche immédiatement.
Activez cette case pour visualiser
les montants de l'onglet en euros.
Informations tiers
Les zones auxquelles vous avez accès sont identiques à celles présentées dans l'onglet
Informations Tiers de la fiche Devis.
109
Partie 4
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations supplémentaires concernant cette facture. Par défaut, ces
renseignements internes n'apparaîtront pas sur la facture. Si vous souhaitez faire figurer ces
informations sur la pièce, passez par le générateur de documents.
ˆ Les traitements des factures clients
Comme les autres pièces commerciales, les factures clients ont des traitements qui leur sont
propres.
Valider une facture
La validation d'une facture conditionne la mise à jour des différentes statistiques et du stock dans
le cas où la facture est "directe", c’est-à-dire non créée à partir d’un bordereau de livraison.
Attention !
Une facture validée ne peut plus être modifiée. En revanche, vous pouvez la rééditer. Vous pouvez
valider une facture qui n’a pas été éditée. Néanmoins cette opération est risquée, particulièrement
dans le cadre de l'impression ; en effet, si vous vous rendez compte d’une erreur, vous ne pourrez
plus modifier cette pièce (il vous faudra alors transférer cette facture en avoir puis créer de
nouveau une facture).
ª Seules les factures validées seront prises en compte lors de la génération du journal
comptable.
Règlement automatique
Vous pouvez générer le règlement d'une ou plusieurs factures directement à partir de la liste.
Sélectionnez la (ou les) pièce(s) concernée(s) à l'aide des options de marquage.
Choisissez la commande REGLEMENT AUTOMATIQUE du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
ª Le règlement ne s'opère qu'à partir de factures validées.
Transfert d'une (ou plusieurs) facture(s) en note(s) de crédit
Vous avez la possibilité de transférer une facture en note de crédit directement à partir de la liste
des factures.
Sélectionnez la (ou les) facture(s) à l'aide des options de marquage.
Activez la commande TRANSFERER
CONTEXTUEL.
EN NOTE DE CREDIT
du menu FONCTIONS ou du menu
ª Les notes de crédit sont générées sans être validées.
Si vous avez paramétré l'affichage de l'assistant Eurêka, vous avez la possibilité de valider les
notes de crédit directement lors du transfert (cochez la case Valider la pièce dans la partie Sur
la pièce de destination de la fenêtre Eurêka).
110
Saisie et traitement des pièces
Transfert groupé de plusieurs factures en note de crédit
Vous pouvez effectuer un transfert de factures qui génèrera une note de crédit globalisant les
factures transférées.
Pour cela, marquez dans la liste les factures à transférer.
Choisissez la commande TRANSFERT
CONTEXTUEL.
GROUPE EN NOTE DE CREDIT
du menu FONCTIONS ou du menu
ª Vous devez valider la (ou les) facture(s) concernée(s) avant de procéder à ce transfert.
Facture irrécouvrable
Cette commande doit être utilisée lorsque la créance d'un client est définitivement devenue
irrécouvrable.
Pour rendre une facture irrécouvrable :
Sélectionnez-la dans la liste des factures.
Utilisez la commande FACTURE IRRECOUVRABLE du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
Dans la fenêtre qui apparaît, saisissez la date de constatation.
Des informations concernant le client sont rappelées dans un cadre.
Notez une éventuelle observation dans la zone prévue à cet effet.
Lors de la confirmation de l'irrécouvrabilité, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
ª Si vous souhaitez générer l'écriture d'irrécouvrabilité dans le journal comptable, marquez la
facture, puis générez le journal comptable (menu BASES - commande JOURNAL COMPTABLE option Générer). Dans l'étape 1, cochez alors la case A partir des fiches marquées, ou alors
paramétrez une période incluant la date de la constatation de l'irrécouvrabilité.
Dans l'étape 3, paramétrez le compte de perte sur créance (celui-ci est logiquement initialisé à
654000).
Dans l'étape 4, cliquez sur [OK] pour générer le journal concernant cette écriture.
ˆ Ventes – gestion multi échéances (uniquement valable pour la
version Evolution)
2 Ventes ou Achats - Factures
•
Pour accéder à l’onglet Echéances, cocher l’option Multi échéances.
111
Partie 4
•
C’est dans l’onglet Echéances que vont être paramétré les différentes échéances (montant,
date et mode de règlement). Vous pouvez le faire de deux manières différentes.
Manuel
•
Pour paramétrer manuellement les montants des échéances, cliquez sur [Ajouter]. Une fenêtre
apparaît permettant de paramétrer chaque échéance :
•
Dans cette écran vous allez renseigner le mode règlement, la date d’échéance ainsi que le
montant de l’échéance. Pour valider vous cliquez sur OK.
Automatique
•
112
Lorsque les échéances sont des montants identiques à intervalle régulier, cliquez sur
[Générer]. Une fenêtre apparaît permettant d’indiquer le nombre d’échéances, le
mode de règlement, la date initiale ainsi que le paramétrage pour le calcul de la
prochaine échéance.
Saisie et traitement des pièces
•
Lors de la création d’un règlement d’une facture multi échéances, toutes les échéances sont
proposées dans l’onglet Facture et pas uniquement la facture.
•
Ces différentes échéances peuvent être insérées via le générateur de document en passant
par le menu Edition – Échéances clients.
113
Partie 4
ˆ Gestion d’abonnements (uniquement valable pour la version
Evolution)
2 Ventes ou Achats - Factures
Un abonnement est une facture qui se répète à date régulière. Afin de ne pas être obligé de
recréer cette facture on peut donc passer par la gestion d’abonnement.
114
•
Pour générer un abonnement dans Ciel Gestion Commerciale Evolution il faut créer la
facture comme habituellement.
•
Valider la facture et puis aller dans le menu Fonction – Générer un abonnement.
Maintenant l’écran suivant apparaît :
•
Facture modèle: numéro de la facture d’origine de l’abonnement
•
Libellé: libellé qui sera repris dans le menu Ventes – Factures d’abonnement
•
Période: période sur laquelle court l’abonnement
•
Fréquence: seuls 4 type de fréquences sont disponibles (hebdomadaire, quinzaine, mensuel
ou trimestriel). Lorsque Hebdomadaire ou Quinzaine est sélectionnée, l’on peut choisir le jour
de la semaine de la facture. Lorsque Mensuel ou trimestriel est sélectionné, l’on peut choisir le
jour du mois de la facture.
•
Génération: ici vous choisissez si vous désirez générer la facture immédiatement lorsque
vous cliquez sur OK ou plus tard.
•
Si vous choisissez Immédiat, le programme propose de valider automatiquement les factures
à la création.
Saisie et traitement des pièces
•
Si vous choisissez Proposer à échéance, le programme proposera de générer
automatiquement la facture avec possibilité de la valider à l’ouverture du programme le jour
de l’échéance.
•
Si l’option Mettre dans les rappels est cochée, le programme ne proposera pas
automatiquement de générer la facture d’abonnement mais indiquera dans la fenêtre de
rappel l’abonnement arrivé à échéance.
2 Ventes ou Achats – Factures d’abonnement
•
Ici l’on retrouve la liste des abonnements créés. 4 possibilités sont offertes depuis ce menu :
•
Modifier: permet de modifier l’abonnement tant qu’aucune facture de cet abonnement
n’a encore été générée.
•
Supprimer: permet de supprimer l’abonnement. Le programme propose également de
supprimer les factures non validées générées par cet abonnement
•
Renouveler: permet de renouveler un abonnement
•
Générer factures: permet de générer les factures à échéance
115
Partie 4
Les notes de crédit clients
2 VENTES - commande
NOTES DE CREDIT
Av - a
Les notes de crédit peuvent être générées de trois façons :
•
issus d'un transfert de facture
•
en saisie directe
•
issus d'un règlement ayant un écart de règlement positif.
La fenêtre qui s'ouvre contiendra, au fur et à mesure de leur création, la liste des notes de crédit.
La liste Notes de crédit comporte deux onglets :
•
Notes de Crédit Clients : cet onglet regroupe la liste des notes de crédit.
•
Notes de Crédit Clients - Lignes : cet onglet comporte les articles associés aux notes de
crédit.
ˆ La fiche note de crédit client
L'en-tête de la note de crédit
L'en-tête d'une note de crédit est similaire à celui d'une facture.
Des zones renseignées par le programme sont également présentes sur la fiche Note de crédit :
•
Edité : indique si la note de crédit a déjà été éditée au moins une fois.
•
Validé : précise si la note de crédit a été validée, auquel cas vous ne pourrez plus la modifier.
Vous pourrez néanmoins la rééditer ou la visualiser.
•
Comptabilisé : permet de savoir si la note de crédit a été comptabilisée, c'est-à-dire si les
écritures comptables correspondant à cette pièce ont déjà été générées dans le journal
comptable.
L'onglet Pied de la note de crédit
Tous les champs du pied de la note de crédit sont identiques à ceux d'une commande, à
l'exception de la zone Escompte.
L'escompte correspond à l'attribution d'une remise financière accordée pour paiement immédiat.
Entrez le Taux de l'escompte : le montant de ce dernier s'affiche immédiatement.
La zone Remboursement vous permet de procéder à un remboursement de trop perçu.
116
Saisie et traitement des pièces
ˆ Traitements sur les notes de crédit clients
Valider une note de crédit
Lors de la validation, le programme vous demande si vous souhaitez réincrémenter les stocks.
En effet, il peut exister deux types de notes de crédit :
•
les note de crédits pour rectification d’erreur sur montant, auquel cas, c'est le chiffre d’affaires
du client et de l’article qui sera modifié, mais non les stocks,
•
les note de crédits pour rectification d’erreur sur quantité, auquel cas il est alors nécessaire de
modifier aussi les stocks, en les réincrémentant.
Regroupement des notes de crédit
Pour regrouper plusieurs notes de crédit en un, procédez de la façon suivante :
Activez la commande REGLEMENTS du menu VENTES.
Sélectionnez le client concerné par cette opération.
A partir de l'onglet Note de crédits, marquez les notes de crédit à regrouper à l'aide des
options de marquage ou en cliquant sur le bouton [Tout utiliser].
Cliquez sur [OK] puis sur [Oui] pour effectuer le regroupement. Saisissez un numéro de note
de crédit puis cliquez sur [OK] pour lancer l'opération.
ª Seuls les notes de crédit validées apparaissent dans l'onglet Note de crédits de la fiche
Règlement.
Remboursement de note de crédit
Cette fonction va vous permettre d'effectuer un remboursement de note de crédit.
La démarche en est la suivante :
Création d'une facture client.
Règlement de la facture.
Le client désire être remboursé (transfert de la facture en note de crédit).
Remboursement de la note de crédit.
Pour effectuer un remboursement de note de crédit :
Sélectionnez-la dans la liste des note de crédits.
Utilisez la commande REMBOURSEMENT du menu FONCTIONS.
Dans la fenêtre qui apparaît, indiquez la date de remboursement et une éventuelle
observation, puis confirmez la validation de la nouvelle note de crédit (négative) créée.
ª Le montant remboursé vient s'inscrire dans la zone Remboursement.
Remboursement de trop perçu
Lorsque vous enregistrez un règlement dont le montant est supérieur au montant de la facture,
Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous propose d'imputer la différence en créant une note
de crédit ou en créant une écriture de profit (trop perçu).
117
Partie 4
Si vous activez la commande NOTE DE CREDITS du menu VENTES et que vous souhaitez rembourser
ce trop perçu par la suite, créez une note de crédit négative en saisissant le montant du trop perçu
dans la zone Remboursement, de l'onglet Pied de la note de crédit.
ˆ Assistant Top Facture
2 Ventes - commande Top Facture
L’assistant Top Facture permet de créer ou de transférer rapidement vos pièces commerciales :
Devis
Commandes
Bons de livraison
Factures
Notes de crédit
Cet assistant vous permet également d’effectuer des opérations de transfert.
Dans la première étape de l’assistant, choisissez l’opération à effectuer :
Créer une pièce commerciale
Transférer une pièce commerciale en une autre
Cochez dans la liste proposée la pièce commerciale à créer ou à transférer, puis cliquez sur le
bouton : [Suivant] pour passer à l’étape suivante.
Création d’une pièce commerciale
Choisissez dans la liste proposée (devis, commandes, bons de livraisons, factures, notes de
crédits) la pièce à créer.
118
Saisie et traitement des pièces
La création d’une pièce commerciale s’effectue en plusieurs étapes :
-
Sélection du client et du mode de règlement
-
Choix des articles à insérer dans la pièce commerciale
119
Partie 4
-
Traitements des pièces commerciales
Transfert d’une pièce commerciale
Choisissez dans la liste proposée (devis, commandes, bons de livraisons, factures) la pièce à
transférer.
120
Saisie et traitement des pièces
Le transfert d’une pièce commerciale en une autre s’effectue en plusieurs étapes :
Choix de la (des) pièce(s) à transférer
-
Choix de la pièce de destination
121
Partie 4
-
122
Traitements des pièces commerciales
Saisie et traitement des pièces
Les règlements clients
2 VENTES - commande
REGLEMENTS
Av - r
Cette commande vous permet de saisir les règlements clients, à la fois pour les factures mais
également pour les notes de crédit.
Cette fonction est utilisée en général dans le cas où vous ne possédez pas le logiciel Ciel
Comptabilité, dans lequel on encode les paiements sur base des extraits de compte.
La liste récapitulative des règlements apparaît à l'écran. Elle présente les mêmes particularités de
fonctionnement que celles des clients, articles, factures, etc.
La fenêtre qui s'ouvre contiendra, au fur et à mesure de leur création, la liste des règlements.
La liste Règlements comporte deux onglets :
•
Règlements Clients : cet onglet regroupe la liste des règlements
•
Règlements Clients - Lignes : cet onglet comporte les articles associés aux règlements
ˆ La fiche Règlement client
La fiche Règlement client comporte des zones essentielles à la bonne gestion de vos règlements.
Dès que la zone Code client est renseignée, la ou les factures validées et non encore
intégralement réglées apparaissent dans la grille de traitement.
Le mode de Règlement attribué au client lors de sa création s'affiche en même temps que vous
saisissez le Code client. Il reste cependant modifiable et doit exister dans le fichier des modes de
règlements que vous pouvez consulter en cliquant sur le Bouton Liste.
Indiquez une éventuelle référence
pour chaque règlement.
Notez la somme à régler dans la
zone Mt règlement. Ce n’est pas
obligatoirement le montant d’une
facture. En effet, celui-ci peut
concerner plusieurs factures…
123
Partie 4
Exemple
Lors d'un règlement par chèque, vous pourrez noter le numéro de chèque ou bien la référence du
tiré lors d'un règlement LCR ou encore le numéro de carte bancaire lors d'un règlement par CB.
Notez la somme à régler dans la zone Mt règlement : ce n'est pas obligatoirement le montant
d'une facture. En effet, celui-ci peut concerner plusieurs factures.
Lorsque vous accordez une réduction à un client pour paiement anticipé ou comptant, vous
indiquez ce montant dans la zone Mt escompte.
Exemple
Vous avez effectué une facture au client Martin de 1 000F TTC en mentionnant sur la facture
"Escompte de 2 % pour paiement anticipé".
Le client Martin vous règle par anticipation, soit 980F TTC ; vous devez donc, lors de
l'enregistrement du règlement de cette facture, indiquer 980F dans la zone Mt règlement et 20F
dans la zone Mt Escompte.
Si votre escompte n'est pas net de taxe, vous devez préciser le Code de TVA de l'escompte (dans
le cas contraire, laissez cette case vierge).
Attention !
Si vous avez directement saisi le taux d'escompte lors de l'établissement d'une facture, il ne faudra
pas mentionner le montant de l'escompte, lors du règlement de celle-ci, dans la mesure où ce
dernier a déjà été déduit lors de la facturation.
Si vous mentionnez une deuxième fois l'escompte, votre règlement comportera un écart de
règlement.
L'onglet Factures
Lorsque vous cochez la case Ne pas ventiler, les boutons [Régler] et [Tout régler] de l'onglet
Factures se grisent, et le règlement client est généré sans être affecté à une facture. Cette option
permet de régler les soldes dus indiqués dans la fiche client :
•
lors de la création des fiches clients puisque la zone est saisissable
•
lors de l'import du fichier client d'un autre logiciel. Ces soldes importés ne seront reliés à
aucune facture puisque les fichiers des pièces commerciales ne sont pas importables.
Les règlements ainsi générés sont du type S et donnent lieu à la génération d'écritures comptables
comportant le nom du client en libellé.
Sélectionnez dans la liste, la facture sur laquelle vous voulez imputer le montant du paiement
puis cliquez sur [Régler].
ª Si le paiement concerne toutes les factures afférentes au client, cliquez sur [Tout Régler] s'il
s'agit de la totalité des factures de la liste.
Vous pouvez constater que la zone Reste à ventiler renseigne sur la somme restant due.
Cliquez sur [OK] pour confirmer le règlement.
Si le règlement d'une facture est inférieur au montant exigible, le programme vous signale le
montant de cet écart.
124
Saisie et traitement des pièces
Lorsque le montant du règlement est inférieur au montant des factures sélectionnées, le logiciel
vous propose trois choix :
•
Règlement partiel : la facture est réglée partiellement et comporte un solde dû différent de 0.
Dans le cas où plusieurs factures ont été sélectionnées, le logiciel règle les factures jusqu'à
concurrence du montant du règlement, en commençant par la première de la liste.
ª La facture réglée partiellement pourra donc faire l'objet d'un nouveau règlement dont le
montant devra être égal au solde dû.
•
Solder : la (ou les) facture(s) sera(ont) totalement réglée(s), et le montant manquant sera
ventilé en pertes et profits (charges ou produits financiers).
•
Transformer en note de crédit : la (ou les) facture(s) sera(ont) réglée(s), le montant restant à
ventiler est transformé en note de crédit et reste donc disponible pour régler une prochaine
facture.
Le programme vous informe de l'origine du règlement (numéro + montant) et propose le
numéro de note de crédit qui suit la dernière créée.
L'onglet Notes de Crédit
Vous avez la possibilité d'utiliser les notes de crédit afférentes aux clients qui viendront en
déduction sur une partie du règlement. Les boutons [Utiliser] et [Tout utiliser] permettent de
sélectionner un ou la totalité des notes de crédit de la liste.
L'onglet Observations
Vous pouvez noter des informations supplémentaires concernant le règlement. Ce sont des
renseignements internes qui n'apparaîtront pas sur le règlement.
ˆ Les traitements des règlements
Vous avez la possibilité d'effectuer les traitements suivants sur la liste des règlements:
Rendre un règlement impayé
Sélectionnez-le dans la liste des règlements, puis utilisez la commande IMPAYÉ du menu
FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Indiquez la date de constatation de l'impayé et une éventuelle observation.
Lors de la confirmation de l'impayé, précisez si vous souhaitez bloquer le client.
ª Toutes les factures associées à un règlement impayé sont logiquement "désoldées" et peuvent
ainsi faire l'objet d'un nouveau règlement.
Si vous souhaitez générer dans le journal comptable l'écriture
d'impayé :
Marquez le règlement.
Générez le journal comptable en cochant la case A partir des fiches marquées de l'étape 1, ou
alors générez le journal comptable en paramétrant une période incluant la date de la
constatation de l'impayé.
125
Partie 4
Utiliser une note de crédit pour régler toute une facture ou seulement
une partie
ª Seuls les notes de crédit validées pourront être utilisées pour régler une facture.
Cliquez sur l'onglet Note de Crédit.
Sélectionnez la note de crédit concernée, puis cliquez sur le bouton [Utiliser] (renouveler cette
opération si vous souhaitez utiliser plusieurs notes de crédit ou alors cliquez sur le bouton
[Tout utiliser] si vous souhaitez utiliser tous les notes de crédit).
Cliquez sur l'onglet Factures.
Sélectionnez la (ou les) facture(s) à régler, puis cliquez sur le bouton [Régler].
Effectuer une remise commerciale sur une facture déjà validée
ª Si cette remise est à caractère financier, utilisez la zone Escompte de la fiche règlement.
Pour créer une remise commerciale :
Créez puis validez un avoir sans spécifier de code article.
Utilisez cette note de crédit lors du règlement partiel du client.
ˆ Importation du solde comptable clients
Vous pouvez importer un fichier ASCII exporté de Ciel Comptabilité qui comporte le solde des
clients.
Allez dans le menu Ventes – Règlements.
Faites un clique droit dans la liste des règlement et choissiez l’option « Importer solde clients
de la Comptabilité… ».
Sélectionnez le fichier à importer et cliquez sur Ouvrir.
126
Saisie et traitement des pièces
La saisie des pièces d'achats
La gestion de vos pièces fournisseurs s'articule autour des éléments suivants :
Passer une
commande
Recevoir un bon de
réception
Obtenir une
facture
Demander un
avoir
Saisir le règlement
Les pièces commerciales Achats sont gérées de façon identique aux pièces Ventes par le
programme : seule la dénomination de certaines zones diffère.
Rubrique d'aide "Achats" pour obtenir tous les détails sur le fonctionnement des
différentes commandes du menu ACHATS.
127
Partie 5
Les impressions
Principes généraux
Imprimer une liste ou un document
Imprimer un état
Imprimer à partir d'un modèle du générateur de documents
La fenêtre imprimer
Impression sur imprimante matricielle
Partie 5
Principes généraux
ˆ Les différents types d’impression
On distingue trois types d’impression.
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par
les commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondantes, présentées dans la barre de
navigation.
ª Dans cette partie nous n’abordons que les principes généraux d’impression des états.
Reportez-vous à la Partie 6. Etats, Statistiques et Analyses pour plus de détails sur chacun
d’eux.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments de bases de votre gestion (clients, fournisseurs, articles,
représentants, etc.) que vous obtenez par les commandes du menu BASES ainsi qu’aux pièces
commerciales des menus VENTES et ACHATS.
Pour imprimer une liste, vous devez donc tout d’abord activer la commande correspondante.
Exemple
Lors de la mise en place d’un nouveau dossier, vous imprimez tout d’abord les listes nécessaires
afin d’obtenir les derniers éléments définis. Par exemple, activez la commande ARTICLES pour
imprimer la liste de tous les articles existants.
Les documents
Des documents prédéfinis sont fournis avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows pour vous
permettre d’imprimer le détail des éléments de vos bases (détail d’une fiche Client par exemple).
De la même manière pour imprimer les factures, plusieurs modèles de documents prédéfinis sont
fournis avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows.
Attention !
Le format et la présentation des documents prédéfinis ne peuvent pas être modifiés.
Préalablement à n’importe quel type impression, vous devez vérifier et modifier, si besoin est,
certains paramétrages nécessaires à l’impression.
ˆ Configurer votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel
Gestion Commerciale pour Windows doit être effectué au niveau du système d’exploitation
Windows en sélectionnant respectivement les menus DEMARRER, PARAMETRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d’exploitation Windows pour plus de détails.
130
Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows
ˆ Choisir une imprimante
Lorsque vous demandez l’impression d’un état, d’une liste ou d’un document, Ciel Gestion
Commerciale pour Windows utilise par défaut l’imprimante déclarée dans Windows.
Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Gestion
Commerciale pour Windows celle que vous voulez utiliser :
•
•
par la commande IMPRIMANTE du menu DOSSIER, préalablement à l’impression d’un état,
ou dans l’onglet IMPRIMANTE auquel vous accédez par les commandes IMPRIMER et APERÇU
d’une liste ou d’un document.
AVANT
IMPRESSION
ª La connexion à une autre imprimante que celle déclarée par défaut dans Windows est
désactivée lorsque vous fermez Ciel Gestion Commerciale.
ˆ L'impression en différé
DOSSIER - commande VISUALISER UN FICHIER LDP
Ad - v
Tous les états, listes ou documents que vous consultez en mode APERÇU AVANT IMPRESSION sont
conservés dans un fichier d’impression ayant pour extension .LDP et dont le nom se modifie selon
l’édition. Il est stocké dans le répertoire "Reports" du répertoire de la société.
ˆ Le mode Aperçu avant impression
Le mode Aperçu avant impression vous permet de consulter l’édition à l’écran, telle qu’elle
s’imprimera sur papier, qu’il s’agisse d’un état, d’une liste, d’un document ou d'étiquette.
Demander l’aperçu avant impression d’une liste ou d’un document
DOSSIER - commande APERÇU AVANT IMPRESSION
Ad - a
Dans ce cas, lorsque la liste est ouverte, activez la commande APERÇU AVANT IMPRESSION par le menu
DOSSIER ou en cliquant sur l’icône correspondante, présentée dans la barre d'outils.
131
Partie 5
La fenêtre Aperçu avant impression
Case de
fermeture
Barre de titre
Fermer la fenêtre sans
imprimer sur papier
En-tête
Données
Modifier l’affichage de l’édition à l’écran
Vous pouvez agrandir ou réduire l’affichage de l’édition dans la fenêtre :
•
par la commande NIVEAUX DE ZOOM du menu FENETRE, en indiquant une valeur supérieure à
100% pour l’augmenter ou une valeur inférieure pour le réduire
•
en choisissant la commande AGRANDIR ou REDUIRE par les menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL
•
par les icônes Réduire et Agrandir
ª La modification de l’affichage à l’écran ne se répercute pas lors de l’impression sur papier.
Consulter la fiche à partir de l'aperçu avant impression
Dans certains états, vous pouvez visualiser la fiche courante correspondant à la ligne.
Après avoir déterminé les critères d'édition, vous visualisez l'état à l'écran.
Pour consulter la fiche courante présentée dans la fenêtre Aperçu :
placez le pointeur sur une des lignes de l'état.
Lorsqu'une loupe s'affiche, double-cliquez sur le bouton gauche de la souris.
132
Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Le curseur prend la forme d'une loupe
dans les colonnes où la visualisation de la
fiche correspondante est possible.
Vous ouvrez alors la fiche correspondante.
Exemple
Dans l'édition du portefeuille des commandes clients, les colonnes accessibles par la loupe à la
consultation sont :
•
Article
•
N° cde
Si vous double-cliquez sur la colonne Article, la fiche Article correspondante apparaît à l'écran.
Lorsque vous refermez la fiche, vous revenez à l'aperçu avant impression de l'état.
Imprimer l’état, la liste ou le document sur papier
DOSSIER - commande IMPRIMER
Ad - p
Une fois l’édition contrôlée dans la fenêtre APERÇU, vous pouvez l’imprimer sur papier.
La fenêtre IMPRIMER dans laquelle vous contrôlez le numéro des pages à imprimer, l’ordre dans
lequel elles doivent l’être, le nombre de copies et l’échelle s'ouvre alors.
133
Partie 5
Imprimer une liste ou un document
Pour imprimer une liste d’éléments ou le détail de l’un d’eux, vous devez préalablement activer la
commande correspondante.
Exemple
Pour imprimer la fiche d’un article, ouvrez la liste des articles en activant la commande ARTICLES du
menu BASES. De la même manière pour imprimer une facture client, vous devez tout d’abord
ouvrir la liste des factures de ventes.
ˆ Modifier la présentation de la liste à imprimer
Par défaut, la liste est imprimée telle qu’elle est présentée dans la fenêtre.
En modifiant la présentation des colonnes dans la fenêtre Liste, par la commande PROPRIETES du
menu FONCTIONS, vous modifiez aussi le format d’impression courant. A ce stade, dans l’onglet
Options, vous pouvez également commander ou non l’impression du Cadre, des Traits horizontaux
et Verticaux et définir la Hauteur des titres de colonnes.
ˆ Choisir les données à imprimer
Sélectionner les fiches
Dans la liste, cliquez sur la ligne correspondant à l'élément à imprimer.
Pour imprimer plusieurs fiches en même temps, utilisez plutôt le principe du marquage.
Marquer les fiches
Cliquez sur la ligne correspondant à l’élément à imprimer.
Choisissez la commande MARQUER par les menus FONCTIONS
Un carré de couleur est présenté dans l’en-tête de la ligne marquée.
ou
CONTEXTUEL.
Procédez ainsi pour tous les éléments à imprimer.
Effectuer une recherche
Vous pouvez aussi effectuer préalablement une recherche sur la liste par les commandes
RECHERCHER ou RECHERCHE MULTI-CRITERES des menus FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
Partie 3. Création et mise en place du dossier. § Le format de recherche multi-critères.
ˆ Demander l’impression ou l’aperçu d’une liste ou document
DOSSIER - commande IMPRIMER ou commande APERÇU AVANT IMPRESSION
Ad - p ou Ad - a
ou
134
Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Dans les deux cas, s’ouvre une fenêtre similaire (seul le titre change), dans laquelle vous
choisissez et contrôlez le format d’impression à utiliser.
Choisir un format
Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire Documents ou Listes. Le
symbole se transforme alors en signe -.
Cliquez ensuite sur le titre du format d’impression à utiliser.
Cliquez sur ce bouton
pour modifier les
paramètres généraux
d’impression.
L’option Favori cochée indique
que le format sélectionné sera
proposé par défaut lorsque vous
demanderez l’impression ou
l’aperçu.
Le bouton [Editer] / [Liste]
Le bouton [Editer] vous donne accès à quatre ou six onglets selon le type de format choisi
(document ou liste) à travers lesquels vous pouvez modifier les paramètres généraux du format
d’impression sélectionné dans la liste.
Son libellé se transforme en [Liste] vous permettant ainsi de revenir à la liste des formats.
Sélectionner un format d’impression déclaré favori
Les formats que vous utilisez souvent, particulièrement ceux permettant d’imprimer les factures
clients, peuvent être déclarés comme formats favoris.
Pour ce faire, il suffit de cocher la case Favori, présentées dans les fenêtres Imprimer ou Aperçu
avant impression.
Ensuite, pour sélectionner un favori :
cliquez dans le triangle de sélection présenté à droite de l’icône Imprimer ou Aperçu.
Si au moins un format est déclaré favori, la liste vous en est donnée.
Placez le pointeur de sélection sur le titre du format que vous voulez utiliser et cliquez sur le
bouton gauche de la souris.
135
Partie 5
Dans ce cas, vous n’accédez pas aux paramètres généraux du document mais vous aurez
directement accès à la fenêtre Imprimer ou à la fenêtre Aperçu avant impression, selon l’icône
à partir de laquelle vous l’avez sélectionnée.
Valider la sélection des données à imprimer : l’onglet Recherche
Dans l’onglet Recherche, cochez une des options proposées, selon les marquages ou sélections
effectués préalablement dans la liste :
• Fiches sélectionnées
Seules les fiches sélectionnées préalablement seront imprimées, soient celles qui apparaissent
en surbrillance dans la liste.
• Toutes les fiches
Tous les éléments présentés dans la liste, en tenant compte des éventuelles recherches
effectuées, seront imprimés.
• Fiches marquées
Toutes les fiches que vous avez préalablement marquées dans la liste (par la commande
MARQUER du menu FONCTIONS) seront imprimées.
• Défini
Dans ce cas, choisissez ensuite le format de recherche multi-critères qui doit être utilisé pour
sélectionner les fiches à imprimer. Seules les fiches répondant aux critères de recherche seront
imprimées, indépendamment des éventuels sélections ou marquages effectués sur la liste.
Exemple
Sur la liste des fournisseurs, deux formats de recherche sont définis par défaut : FOURNISSEURS
et TOUS LES FOURNISSEURS.
BLOQUES
- Cliquez sur le triangle de sélection présenté à droite de la zone Défini pour ouvrir la liste des
formats de recherche multi-critères.
136
Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows
A ce stade, si aucun des formats proposés ne vous convient, vous pouvez en créer un nouveau
de la même manière que vous le faites sur la liste en cours par la commande RECHERCHE MULTICRITERES du menu FONCTIONS.
Partie 3. Création et mise en place du dossier, § Le format de recherche multi-critères.
L’onglet Imprimante
C'est tout d'abord le nom de l'imprimante utilisée qui est rappelé. Pour le modifier, cliquez sur le
triangle de sélection présenté à droite de la zone et choisissez le titre de l’imprimante à utiliser.
Si vous imprimez les factures clients sur un modèle préimprimé, cochez l'option Marges pour
caler la hauteur et/ou la largeur de la feuille au millimètre près. Renseignez alors les valeurs
concernées sur les zones Haute et Gauche.
Vous pouvez ensuite définir le Nombre de copies par page à imprimer et l'Echelle à
l'impression (<100 : l'édition est réduite, >100 : elle est augmentée).
Contrôlez ensuite les Largeur et Hauteur de la page. Le plus généralement le papier utilisé est
au format A4, soit 21 par 29,7 cm. L’orientation Portrait indique que le document est imprimé
dans le sens de la hauteur de la page, en Paysage il est imprimé dans le sens de la largeur.
Pour conserver ces valeurs lors de la prochaine impression du document ou de la liste, cochez
l’option Valeurs par défaut.
Contrôler les marges d’impression de la liste : onglet Marges
Les marges définies dans les préférences d’utilisation du dossier sont proposées par défaut comme
valeur des marges Gauche, Haut, Droite et Bas de la liste.
137
Partie 5
Contrôlez l’effet obtenu
dans cette partie de l’onglet.
Valider le tri des données à imprimer : onglet Tri
Le format de tri courant, appliqué à la liste en cours, est proposé par défaut pour trier les données
lors de l’impression du document ou de la liste, ce qu’indique l’option Courant cochée dans l’onglet
Tri.
Pour appliquer un autre format de tri, parmi ceux définis pour la liste en cours, cochez l’option
Défini et saisissez son titre.
Le triangle de sélection, présenté à droite de la zone, permet d’ouvrir la fenêtre TRIER LA LISTE,
identique à celle que vous obtenez par la commande TRIER LA LISTE du menu FONCTIONS, en vue
de choisir un format de tri ou d’en créer un nouveau.
Partie 3. Création et mise en place du dossier, § Le format de Tri des listes.
ˆ Modifier le format d’impression d’une liste
Si vous choisissez d’imprimer la liste des éléments et non le détail de l’un d’eux, vous disposez de
deux onglets supplémentaires pour modifier le format d’impression de la liste.
Les onglets En-tête et Pied de page
Vous pouvez saisir le texte qui s'éditera dans l'en-tête ou le pied de page de vos listes en
saisissant le texte dans le cadre réservé à cet effet.
138
Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Un clic droit dans la zone de texte ouvre le
menu Contextuel qui propose les commandes
COUPER, COPIER, COLLER, PROPRIETES
permettant de mettre le texte en forme.
Les informations pourront être éditées sélectivement sur la première page, la dernière, toutes les
pages ou encore uniquement sur les pages paires ou sur les pages impaires.
ˆ Valider l’impression ou l’aperçu de la liste ou du document
Une fois tous les paramètres définis, cliquez sur le bouton [Liste] et validez l’impression ou l’aperçu
avant impression en cliquant sur le bouton [OK].
139
Partie 5
Imprimer un état
ˆ Définir les marges d’impression des états
Les marges proposées par défaut pour l’impression des états correspondent à celles définies
préalablement par la commande PREFERENCES du menu UTILITAIRES.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les préférences d’utilisation.
Une fois vos marges d’impression définies, vous n’avez pas à les modifier chaque fois que vous
voulez imprimer un état.
Si les marges définies ne permettent pas d’imprimer l’état correctement, Ciel Gestion Commerciale
pour Windows propose de les ajuster automatiquement, lors de l’impression ou de l’aperçu.
ˆ Choisir les données à imprimer
Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, vous accédez au paramétrage de l'état
qui s'effectue en plusieurs étapes.
Vous passez d'une étape à l'autre en cliquant sur le bouton [Suivant>].
Vous déterminez alors les critères de sélection des données à prendre en compte.
Ils dépendent de chaque état mais, dans la plupart des cas, les critères suivants sont présentés :
•
Sélection du fichier de base
L'état peut être imprimé pour le fichier Clients ou Fournisseurs.
•
Sélection des éléments du fichier
En fonction du fichier de base sélectionné, vous choisissez d'imprimer l'état pour Tous les
éléments, Un en particulier ou pour une Famille.
•
Les critères de dates
L'état peut être imprimé pour une date donnée, un intervalle de dates ou sans tenir compte
des dates.
•
Sélection de la présentation
Vous déterminez des critères de tri : par article, par famille, par fournisseur ou par client, selon
le cas.
La case à cocher Saut de page vous permet d'obtenir une édition fiche par fiche.
ˆ Valider les critères de sélection
Une fois tous vos critères définis, cliquez sur le bouton [OK] pour les valider. L'état est alors
présenté dans la fenêtre Aperçu avant impression. Si tout est correct, activez la commande
IMPRIMER du menu DOSSIER ou cliquez sur l'icône correspondante dans la barre d'outils.
140
Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows
L'impression à partir d'un modèle du générateur de documents
Le générateur de documents est accessible pour les listes clients, fournisseurs, articles, ainsi que
pour toutes les pièces commerciales (Ventes et Achats).
Partie 8. Générateur de documents pour obtenir toutes les explications concernant la
conception d'un document.
Ouvrez, dans un premier temps, la liste pour laquelle vous voulez concevoir le document.
ˆ Choisir un format
Sur la plupart des listes des menus BASES, VENTES et ACHATS trois types de documents sont
proposés par défaut.
•
Document : utilisé pour imprimer le détail d'un ou plusieurs éléments.
•
Listes : pour imprimer la liste des éléments.
•
Etiquettes : pour imprimer des étiquettes.
Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir un des répertoires suivants (le
symbole se transforme alors en signe -) .
Choisissez ensuite sur le titre du format d'impression à appliquer.
ˆ Les options d'utilisation
Outre le bouton [Editer] / [Liste] dont dispose la plupart des fenêtres d'impression, celle du
Générateur dispose de fonctions supplémentaires. Nous vous rappelons que ce bouton [Editer]
vous permet d'accéder aux paramètres généraux du format d'impression sélectionné dans la liste.
Le bouton [Nouveau] vous permet de créer un document du type Liste, Etiquette ou Document.
Saisissez alors le nom du nouveau format avant d'accéder à la fenêtre de paramétrage.
Pour dupliquer un document existant, sélectionnez-le dans la liste et cliquez sur le bouton
[Dupliquer].
Pour supprimer un document existant, sélectionnez-le puis cliquez sur [Détruire].
ˆ Définir les paramètres généraux du document
Si vous choisissez d'imprimer un des documents du Générateur (outre ceux déjà rencontrés
précédemment : Résumé, Recherche, Imprimante, Marges, Tri, En-tête et Pied de page), vous
disposez d'un onglet supplémentaire.
L'onglet Résumé
Saisissez les éléments concernant le document même, à savoir la famille de rattachement
(exemple : feuille A4), le sujet (exemple : Facture générale), l'auteur, ainsi que d'éventuels
commentaires.
141
Partie 5
La fenêtre Imprimer
DOSSIER - commande IMPRIMER
Ad - p
Lorsque vous voulez imprimer un état, une liste ou un document, à partir de la fenêtre APERÇU
ou non, dans tous les cas, en fin de procédure, s'ouvre la fenêtre IMPRIMER dans
laquelle vous choisissez et validez les options d'impression.
AVANT IMPRESSION
Est tout d'abord rappelé le nom de l'imprimante utilisée.
Si cette information est incorrecte, activez la commande IMPRIMANTE du menu DOSSIER ou
l’onglet Imprimante dans les paramètres généraux d’impression des listes et documents puis
sélectionnez celle sur laquelle l’édition doit être imprimée.
Par défaut Toutes les pages composant l'édition sont proposées pour impression.
Pour n’en imprimer qu’une partie seulement, indiquez les numéros de page de début et de fin
aux zones De et A.
Si vous imprimez vos factures sur un modèle préimprimé, cochez l'option Marges pour caler la
hauteur et/ou la largeur la feuille au millimètre près. Renseignez alors les valeurs concernées
sur les zones Haute et Gauche.
Vous pouvez ensuite définir le Nombre de copies par page à imprimer et l'Echelle à
l'impression (<100 : l'édition est réduite, >100 : elle est augmentée).
Cochez la case Ordre inverse pour commencer l'impression par la dernière page.
Une fois toutes les options définies, lancez l’impression en cliquant sur [OK].
Ce paramétrage sera alors mémorisé par défaut. A chaque nouvelle impression, le programme
vous proposera de l'appliquer.
142
Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Impression sur imprimantes matricielles à 24 aiguilles
Si vous utilisez du papier blanc ou du préimprimé en continu ou en listing sur une imprimante
matricielle, vous devez configurer correctement votre driver d’imprimante.
ˆ Sous environnement Windows 95, Windows 98 ou 2000
-
A partir de Windows, cliquez sur le bouton [Démarrer] puis choisissez les commandes
PARAMETRES et IMPRIMANTE.
-
Dans la fenêtre Imprimantes, cliquez sur l’imprimante concernée.
A partir du menu
CONTEXTUEL, activez la commande PROPRIETES.
-
Cliquez sur l’onglet Papier. Dans la partie Taille du papier, sélectionnez le type FanFold2 ou
Personnalisé.
Dans le cadre d’un type FanFold2, aucun paramétrage n’est nécessaire. En revanche, si vous
optez pour le type Personnalisé, vous devez indiquer les éléments suivants : la largeur et la
hauteur du papie utilisé. Pour ce faire :
-
après avoir sélectionné le type Personnalisé, cliquez sur le bouton [Personnaliser]. La fenêtre
Taille personnalisée apparaît.
Pour déterminer la largeur du papier, activez la case 0.1 mm dans la partie Unités et saisissez
2100 dans la zone Largeur du papier.
-
Pour indiquer la longueur du papier, activez la case 0.01 pouces dans la partie Unités et
saisissez 1200 dans la zone Longueur du papier.
-
Cliquez sur [OK] pour revenir à la fenêtre Propriétés. Cliquez alors sur [Appliquer] puis sur
[OK] pour prendre en compte les nouveaux paramètres définis.
ˆ Sous environnement NT4
ª
Pour effectuer ce
qu’Administrateur.
paramétrage
en
version
réseau,
connectez-vous
en
tant
-
Cliquez sur le bouton [Démarrer] puis choisissez les commandes PARAMETRES et IMPRIMANTE.
-
Cliquez sur l’imprimante concernée ; puis, à partir du menu CONTEXTUEL, activez la commande
PARAMETRES PAR DEFAUT DU DOUCMENT.
-
Dans la fenêtre Propriétés, cliquez sur l’onglet Avancées qui regroupe tous les paramètres
essentiels de l’imprimante. Placez le curseur sur la zone Taille du papier. Dans la partie
inférieure de la fenêtre, modifier les paramètres, sélectionnez Std FanFold allemand ou
Papier continu 210x305mm.
-
Dans la zone Résolution graphique, assurez-vous que la résolution soit de type carrée
(exemple 180x180 ou 360x360).
-
Cliquez sur le bouton [OK] pour valider le paramétrage effectué.
143
Partie 6
Etats, statistiques et analyses
Les états
Editions relatives aux clients/fournisseurs
Les autres éditions
Les éditions relatives aux articles
Statistiques
Les analyses
Partie 6
Les Etats
ˆ Présentation générale
Ciel Gestion Commerciale pour Windows prend en charge l'édition des pièces commerciales, et
vous permet de suivre avec précision vos clients, vos fournisseurs, les stocks, etc.
On peut regrouper ces états suivant les fichiers qu'ils concernent :
Les Clients ou Fournisseurs
Les éditions se rapportant au fichier de base Clients ou Fournisseurs sont représentées dans les
états suivants :
•
Le portefeuille des commandes
•
Les commandes non livrées
•
Le relevé de comptes
•
L'échéancier des factures
Les Articles
Les éditions impliquant directement le fichier Articles sont présentes dans les états suivants :
•
Inventaire des articles
•
Catalogue des articles
•
Nomenclatures des articles
•
Capacité de fabrication
Les autres fichiers de bases
Les autres fichiers de bases sur lesquels des éditions peuvent être obtenues, concernent les stocks
et les nomenclatures.
ˆ Choix des données à imprimer
Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS, vous accédez au paramétrage de l'état
qui s'effectue en plusieurs étapes.
Les critères de sélection des données à prendre en compte sont propres à chaque état.
Mais dans la plupart des cas, on retrouve la sélection du fichier de base, des éléments du fichier,
des dates, de la présentation ainsi que l'affichage des montants en euros.
Partie 5. Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows, § Imprimer un état.
146
Etats, Statistiques et Analyses
Les éditions relatives aux Clients ou Fournisseurs
ˆ Le portefeuille des commandes
2 ETATS - commande PORTEFEUILLE DES COMMANDES
At - p
Il s'agit de l'édition des commandes clients ou fournisseurs.
Outre les critères de sélection standards (fichier, éléments du fichier, présentation et euros), vous
disposez de critères spécifiques :
Etape 2 : sélection des commandes
Vous déterminez si l'édition va concerner toutes les commandes, celles soldées ou celles non
soldées.
Etape 5 : sélection de la date à prendre en compte
•
date de création de la commande : correspond aux dates entrées sur la zone Date des bons de
commande.
•
la date de livraison précisée dans l'en-tête : correspond aux dates entrées sur la zone
Livraison des commandes.
•
date de livraison de chaque ligne de détails : correspond aux dates par article, saisies dans les
•
sans tenir compte des dates
lignes de détails, sur la colonne Date liv.
ˆ Les commandes non livrées
2 ETATS - commande COMMANDES NON LIVREES
At - l
Il s'agit de l'édition des commandes "ouvertes", c'est-à-dire celles qui n'ont pas encore été soldées
par un ou plusieurs Bons de Livraison (BL).
Cette édition permet, en outre, de visualiser les reliquats de commandes.
Dans les trois étapes du paramétrage, vous déterminez les critères suivants :
•
Commandes Clients ou Fournisseurs.
•
Critères de dates : commandes non livrées à la date de votre choix (date du jour par défaut).
•
Présentation de l'édition.
147
Partie 6
ˆ Relevé de comptes
2 ETATS - commande RELEVE DE COMPTES
At - r
Le relevé de comptes permet d'obtenir la liste des factures et avoirs soldés ou non pour les clients
ou les fournisseurs assujettis au relevé de factures. Cette édition peut servir d'indicateur interne
pour suivre les factures à encaisser. Elle peut être également envoyée périodiquement (en général
tous les mois) à chaque client, en tant que relevé de factures à payer.
Vous disposez d'une case à cocher Relevé de comptes dans les fiches clients et fournisseurs.
Lorsqu'elle est cochée, les factures et avoirs validés du client ou du fournisseur apparaissent
automatiquement sur le relevé.
Dans le cas contraire, cochez la case Inclure les autres clients (ou fournisseurs) dans l'étape 2
pour que les factures et avoirs validés du client ou fournisseur figurent néanmoins sur le
relevé.
Comme pour la plupart des états, déterminez les critères de sélection dans les différentes étapes
puis cliquez sur [OK] à la fin du paramétrage.
ˆ Echéancier des factures
2 ETATS - commande ECHEANCIER DES FACTURES
At - e
Cette édition permet d'obtenir la liste des factures (clients ou fournisseurs), classées par date
d'échéance.
Le paramétrage de l'échéancier s'effectue en 5 étapes au cours desquelles vous retrouvez les
critères de sélection standards.
Il vous suffit de préciser, dans l'étape 3, les factures qui vont figurer sur le relevé : toutes les
factures ou uniquement les factures non encaissées.
Saisissez ensuite, dans l'étape 4, la date d'échéance qui correspond à la date de référence des
écritures à inclure dans l'état.
ª Si vous souhaitez suivre le montant global des échéances de factures annuellement, sous
forme de tableaux de bord, utilisez la commande SUIVI DES ECHEANCES FACTURES du menu ETATS.
148
Etats, Statistiques et Analyses
ˆ Suivi des échéances de factures
2 ETATS - commande SUIVI DES ECHEANCES DE FACTURES
At - u
Cette commande vous permet de suivre jour par jour sur une année complète les échéances des
factures non échues. Elle vous donne également la possibilité de gérer plus précisément votre
trésorerie prévisionnelle.
Indiquez l'intervalle de dates à prendre en compte pour l'édition.
Lorsque vous modifiez les dates, cliquez sur le bouton [Recalculer] pour intégrer les nouveaux
éléments.
Cliquez sur le bouton
[Détails] pour visualiser
les factures devant
être réglées.
Dans la liste des factures non
réglées arrivées à échéance,
sélectionnez celle que vous
souhaitez visualiser...
... puis cliquez sur [Détails...]
pour obtenir le détail de
celle-ci à l'écran.
149
Partie 6
Les éditions relatives aux Articles
ˆ Inventaire des articles
2 ETATS - commande INVENTAIRE DES ARTICLES
At - i
L'inventaire des articles vous permet de connaître le stock réel de vos articles. Pour que celui-ci
soit possible, il faut que vous ayez coché la case Gestion de stock dans la fiche article.
Comme pour les autres éditions, vous procédez au paramétrage en plusieurs étapes.
Vous disposez de deux options de présentation de l'état : la liste des articles peut être triée par
code article ou découpée par famille d'articles.
Si vous cochez la case Colonne quantité physique, le programme éditera une colonne vierge
vous permettant ainsi, à partir d'une édition papier, de noter les quantités comptabilisées lors
de l'inventaire.
ª Si vous souhaitez effectuer par la suite la régulation automatique des stocks, procédez au
traitement REGULATION DES STOCKS du menu UTILITAIRES.
ˆ Catalogue des articles
2 ETATS - commande CATALOGUE DES ARTICLES
At - c
Cette commande vous permet d'imprimer un catalogue de vos articles destinés aux clients ou aux
vendeurs.
Après avoir déterminé le type de catalogue à imprimer, sélectionnez les articles qui vont figurer
dans le catalogue : tous les articles ou ceux associés à une famille ou un fournisseur.
La présentation du document peut se faire de différentes manières : par article, par famille, par
fournisseur.
Vous disposez également d'options d'impression afin de personnaliser le catalogue articles :
•
dans l’étape 4, vous pouvez cocher la case Impression des critères de sélection pour
qu'apparaissent les éléments du paramétrage de l'état.
Si vous avez accompagné la désignation longue d'une photo dans la fiche article, celle-ci peut
figurer sur le catalogue en cochant la case Photo de l'article.
ª Nous vous rappelons que différents formats d’images sont supportés par l’application (.gif,
.jpeg ou .bmp).
L’étape 5 concerne l’impression d’une grille de tarifs particulière ; cochez la case la grille des tarifs
de la fiche article, puis précisez les tarifs que vous souhaitez imprimer sur le catalogue. Vous
pouvez obtenir jusqu’à 6 tarifs par article ; ils correspondent à ceux saisis dans la fiche Article.
150
Etats, Statistiques et Analyses
-
Si vous cochez la case Saut de page dans la dernière étape, vous obtiendrez une
édition fiche par fiche (une page pour un article).
Extrait d'une fiche du catalogue client
Le catalogue vendeur se présente de la même manière hormis la zone Prix. En effet, en plus des
zones Prix de vente HT et Prix de vente TTC dont dispose le catalogue client, le catalogue vendeur
comporte également les zones Prix d'achat HT, le PAMP et le Coefficient.
Envoyer le catalogue articles par messagerie électronique
A partir de la fenêtre Aperçu avant impression, vous avez la possibilité d’envoyer le catalogue
articles via votre messagerie.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Envoyer le document] présenté dans la barre d’outils ou
activez la commande ENVOYEZ LE DOCUMENT du menu CONTEXTUEL.
Vous accédez à l’Assistant Messagerie, composée de six étapes, dans laquelle vous déterminez les
paramètres du message à envoyer.
-
Dans un premier temps, sélectionnez les destinataires autres que les clients.
-
Choisissez puis marquez les clients dans la liste présentée sur l’onglet Clients.
-
Saisissez ensuite le contenu du message.
-
Le fichier contenant le catalogue articles (C_ART1.LDP) est présenté dans l’onglet Fichiers.
Vous pouvez en ajouter d’autres si vous le souhaitez en cliquant sur le bouton [Ajouter].
-
Choisissez éventuellement un modèle de lettre (défini au préalable dans la liste des clients ou
des fournisseurs par la commande DOCUMENT OFFICE) qui accompagnera votre message.
-
Si les destinataires de votre message ne possèdent pas Ciel Gestion Commerciale, faites leurs
parvenir l’utilitaire Ciel Visionneur qui leur permettra de consulter le catalogue articles (ainsi
que les autres fichiers de type .LDP) qu’ils ont reçu. C’est pour cette raison que la case
Envoyer Ciel Visionneur est cochée par défaut.
-
Cliquez sur le bouton [OK] pour envoyer le message.
151
Partie 6
Partie 10. Communiquer avec Ciel Gestion Commerciale, § Communiquer par messagerie
électronique – l’Assistant Messagerie pour de plus amples informations concernant les
étapes de paramétrage du message à envoyer.
ˆ Nomenclatures des articles
2 ETATS - commande NOMENCLATURES DES ARTICLES
At - n
Cet état permet l'édition de la nomenclature d'un article composé ou de la liste des éléments.
L'édition peut se faire pour tous les articles ou simplement pour une famille d'articles.
Comme pour la plupart des autres états, un tri peut être effectué afin de n'obtenir que certains
éléments. L'édition des nomenclatures des articles peut être triée dans le même ordre que la liste
articles ou alors par famille d'articles.
ˆ Capacité de fabrication
2 ETATS - commande CAPACITE DE FABRICATION
At - f
L'état de capacité de fabrication vous permet de mieux suivre et optimiser la gestion de la
composition de vos articles composés.
Si vous utilisez le mode Fabrication pour la gestion de vos nomenclatures, vous pourrez en effet
simuler la quantité de composés assemblables, en fonction des stocks réels des articles de type
élément.
ª Grâce à la base Gestion des nomenclatures, vous pouvez composer au mieux vos articles en
lançant des ordres d'assemblage.
Si vous utilisez le mode Vente pour la gestion de vos nomenclatures, vous pourrez en effet simuler
la quantité de composés pouvant être commercialisée en fonction des stocks réels des articles
éléments qui les composent.
Comme pour les autres états, la commande CAPACITE DE FABRICATION dispose également des critères
de sélection standards.
152
Etats, Statistiques et Analyses
Les autres éditions
ˆ Analyse par famille
2 ETATS - commande ANALYSE PAR FAMILLE
At - a
Cette commande vous permet d'obtenir le nombre d'éléments rattachés à une famille. Cochez une
des options proposées :
•
nombre de clients par famille clients
•
nombre de fournisseurs par famille fournisseurs
•
nombre d'articles par famille articles
Extrait d'une analyse d'articles par famille d'articles
ˆ Suivi des stocks
2 ETATS - commande SUIVI DES STOCKS
At - s
A partir de cette commande, vous obtenez deux types d'état concernant vos stocks :
•
Réapprovisionnement
•
Surstockage
Ces états peuvent être obtenus si, dans la fiche de chaque article, vous avez renseigné les zones
Stock maximum et Stock minimum.
Pour obtenir l'état de surstockage :
Après avoir déterminé un type de suivi Surstockage, précisez les articles à inclure dans l'état.
Activez ensuite la case de sélection du stock : réel ou théorique.
La dernière étape concerne la présentation de l'état : il peut être trié par article, par famille
d'articles ou par famille de fournisseurs.
Pour obtenir l'état de réapprovisionnement :
153
Partie 6
Les étapes de paramétrage de l'état de réapprovisionnement sont identiques à celles de
surstockage.
Vous devez cependant effectuer un paramétrage supplémentaire :
déterminez si la rupture du stock se fait par rapport à zéro ou un stock minimum.
La colonne Qté à commander n'est jamais renseignée par le programme : elle vous permet, à
partir d'une édition papier, de noter les quantités à commander.
ª Si vous souhaitez effectuer automatiquement les réapprovisionnements des articles en rupture
de stock, procédez au traitement COMMANDES FOURNISSEURS DES ARTICLES EN RUPTURE DE STOCK... du
menu UTILITAIRES.
Extrait de réapprovisionnement du stock
154
Etats, Statistiques et Analyses
Les statistiques
Certaines statistiques sont directement disponibles à partir du bouton [Statistiques] des fiches :
•
société
•
clients
•
articles
•
familles d'articles
•
représentants
Ces statistiques peuvent être représentées graphiquement ou éditées. Les statistiques accessibles
par la commande STATISTIQUES du menu ETATS sont calculées en fonction des pièces de vente ou
d'achat validées :
•
statistiques
•
statistiques croisées
•
évolution des ventes
•
objectifs
ˆ Les statistiques globales
2 ETATS - commande STATISTIQUES - Statistiques
Les statistiques simples peuvent s'appliquer aux éléments suivants :
•
articles
•
clients
•
fournisseurs
•
représentants
Comme pour le paramétrage des éditions étudiées précédemment, celui des statistiques s'effectue
en plusieurs étapes au cours desquelles vous retrouvez, la plupart du temps, les mêmes critères.
Sélection des éléments du fichier
Vous pouvez obtenir les statistiques pour tous les éléments, un en particulier ou une famille.
Critères de dates
Vous pouvez prendre en compte les dates de période ou d'exercice ou précisez un intervalle de
dates.
Sélection de la présentation
C'est dans cette étape que vous déterminez les critères de tri des statistiques :
•
tri par code article ou par nom
•
tri par chiffre d'affaires décroissant
155
Partie 6
•
tri par famille puis par article ou nom : l'état se compose de sous-titres famille avec le détail
des articles (ou autres) de chaque famille.
•
tri par famille puis par chiffre d'affaires décroissant : présentation identique à la précédente
avec un classement supplémentaire du plus grand au plus petit chiffre d'affaires des articles
(ou autres).
Vous stipulez également si vous souhaitez obtenir une édition avec des montants en euros ou
en francs.
Articles / Clients / Fournisseurs
Le paramétrage des statistiques de ces trois fichiers est identique. Il est découpé en trois étapes :
•
sélection des éléments du fichier
•
sélection des critères de dates
•
sélection de la présentation
Représentants
Les statistiques
représentants.
représentants
permettent
de
suivre
l'évolution
des
performances
des
Outre les critères de sélection standards dont disposent les autres statistiques simples, celles des
représentants comportent deux étapes de paramétrage supplémentaires :
Sélection des pièces commerciales
Vous précisez les pièces commerciales à prendre en compte :
•
les facturations (factures et avoirs confondus)
•
les factures réglées
Mode de calcul des commissions
Le mode de calcul des commissions peut être effectué sur :
•
le chiffre d'affaires
•
la marge réalisée sur le PAMP (Prix d'Achat Moyen Pondéré)
•
la marge réalisée sur le prix d'achat
ˆ Les statistiques croisées
2 ETATS - commande STATISTIQUES - Statistiques croisées
Les statistiques croisées permettent de suivre l'évolution des ventes des :
156
•
Articles / Clients
Les statistiques se font à partir des clients acquéreurs de chaque article.
•
Clients / Articles
Les statistiques se font par rapport aux articles achetés par chaque client.
•
Représentants / Articles
Etats, Statistiques et Analyses
Les statistiques se font selon les articles vendus par chaque représentant.
Les critères de sélection proposés dans les différentes statistiques croisées sont découpés selon les
étapes suivantes :
Sélection des éléments du fichier
Vous déterminez s'il s'agit de tous les éléments, d'un élément en particulier ou d'une famille.
Ventilation de la période
Cette étape concerne le paramétrage de la période à prendre en compte pour l'édition :
•
par semaine
•
par mois : indiquez pour cette option la date de début
•
par trimestre : indiquez pour cette option la date de début
Données à représenter
Cette étape concerne les données à intégrer pour les statistiques :
•
le chiffre d'affaires
•
la quantité vendue
•
la marge réalisée (sur le PAMP ou sur le prix d'achat)
Format de données
Vous indiquez également si vous souhaitez obtenir les résultats en valeur, en pourcentage ou les
deux.
Sélection de la présentation
L'édition peut être détaillée par élément ou par famille.
Vous stipulez également si vous souhaitez obtenir une édition avec des montants en euros ou en
francs.
ˆ Evolution des ventes
2 ETATS - commande STATISTIQUES - Evolution des ventes
Cet état permet de suivre l'évolution des ventes articles ou clients.
On retrouve également les critères de sélection identiques à ceux des statistiques croisées. Seule
l'étape de sélection de la présentation diffère légèrement.
En effet, à ce niveau, l'édition peut être détaillée par famille ou par élément et triée par famille.
157
Partie 6
ˆ Objectifs
2 ETATS - commande STATISTIQUES - Objectifs
Cet état permet d'obtenir un récapitulatif des objectifs que vous gérez à partir du bouton
[Objectifs] des fiches :
•
clients
•
fournisseurs
•
articles
•
familles d'articles
Comme les autres options de la commande STATISTIQUES, l'état des objectifs comporte également
différents critères de sélection.
Sélection des éléments du fichier
Il peut s'agir de tous les éléments, d'un élément particulier ou d'une famille. Vous pouvez
également opter pour un état suivant un objectif atteint ou non.
Sélection de la présentation
L'édition des objectifs clients peut apparaître sous 3 formes différentes :
•
triée par code client
•
triée par chiffre d'affaires décroissant
•
triée par objectif décroissant
Options d'impression
L'option d'impression Détail mensuel vous permet d'obtenir un état avec le détail des objectifs de
chaque mois.
158
Etats, Statistiques et Analyses
Les analyses
ˆ L'analyseur commercial des ventes et achats
Cette base s'apparente à un journal commercial des ventes (ou achats) et contient tout le détail
des articles des factures et avoirs validés.
2 ETATS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL VENTES
At - v
2 ETATS - commande ANALYSEUR COMMERCIAL ACHATS
At - h
Attention !
N’utilisez pas le caractère guillement (“) dans la saisie des différents libellés (code, désignation,
nom de société, etc.). En effet, ce caractère sert de delimiteur pour les champs contenus dans les
lignes d’export. Par conséquent, lors de l’export du journal de ventes vers la Cartographie Excel,
un message d’erreur apparaît si vos lignes d’export comportent ce caractère.
Vous pouvez dans ce cas utiliser le caractère apostrophe (’) comme caractère de substitution.
Générer l'historique
La base est automatiquement mise à jour en temps réel si vous avez coché la case Mise à jour des
journaux commerciaux du menu UTILITAIRES - commande PREFERENCES - onglet Divers.
Dans le cas contraire, vous générez l'analyseur commercial en utilisant la commande GENERER
L'HISTORIQUE du menu EDITION. La liste des articles qui apparaît constitue un précieux outil de suivi
et d'analyse statistique.
Cinq types d'analyse statistique facilitent ce suivi car ils peuvent être paramétrés selon vos
besoins :
•
cumul tiers
•
cumul représentants
•
cumul articles
•
cumul famille de tiers
•
cumul famille d'articles.
Ces cumuls vous permettent d'obtenir une présentation différente et plus précise de la base du
journal de ventes (ou d'achats).
Générer l'historique cumulé
Nous vous rappelons que vous ne pouvez générer un historique cumulé qu'après avoir généré un
historique.
Lorsque vous activez la commande GENERER L'HISTORIQUE
accédez à la fenêtre de Paramétrage de l'historique cumulé.
CUMULE
du menu EDITION, vous
159
Partie 6
Le Libellé rappelle l'onglet sur lequel vous êtes positionné. Il vous est bien sûr possible de le
modifier.
Vous pouvez ensuite choisir de prendre en compte tous les mouvements présents dans le journal
des ventes (ou achats) générés précédemment ou simplement ceux d'une période.
Précisez ensuite le type de totalisation que vous souhaitez :
•
familles clients
•
clients
•
familles articles
•
articles
•
représentants
Par défaut la case d'option de l'onglet sur lequel vous êtes positionné est activée.
Exemple
Si vous générez l'historique cumulé des articles, la case d'option de totalisation Articles sera
activée par défaut.
Déterminez alors si voulez qu'un sous-total apparaisse dans le cumul. Selon l'option de
totalisation que vous avez activée, vous pouvez préciser une option de sous-total
correspondante.
ˆ Le tableau de bord
2 FENETRE - commande TABLEAU DE BORD
An - t
Le tableau de bord permet d'obtenir des statistiques sur les articles, les clients et les fournisseurs.
Les statistiques sont présentées sous la forme :
•
d'un tableau chiffré dans l'onglet Données Statistiques
•
d'un graphique dans l'onglet Graphique Statistiques
Cette fenêtre Statistiques fonctionne de manière similaire à celle que vous obtenez à partir du
bouton [Statistiques] des fiches articles, clients ou fournisseurs.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les données de base de votre dossier.
La commande TABLEAU
DE BORD
dispose d'une case à cocher supplémentaire : la Sélection des
statistiques qui vous permet de visualiser un type de données particulier :
•
articles
•
clients
•
fournisseurs
A chaque changement de statistique, cliquez sur l'icône de recalcul pour mettre à jour les données
du tableau et du graphique.
Le graphique, dessiné dans l'onglet Graphique statistiques, correspond à la colonne de données
sélectionnées dans l'onglet Données statistiques.
160
Etats, Statistiques et Analyses
ˆ Les graphiques
2 FENETRE - commande GRAPHIQUES
An - g
Les graphiques déroulants vous permettent de représenter graphiquement toutes les données
chiffrées du logiciel.
Choisissez le fichier à représenter. Les zones disponibles dans ce fichier apparaissent alors
dans la liste Champs.
Sélectionnez les séries qui composeront le graphique parmi les champs disponibles, à l'aide des
boutons [Ajouter] et [Supprimer]. Le bouton [Graph] met à jour le dessin du graphique en
fonction des nouvelles Séries sélectionnées.
Choisissez parmi les noms de la liste Abscisse celui qui apparaîtra comme titre de l'axe
horizontal.
Le clic droit de la souris ouvre le menu CONTEXTUEL comprenant les fonctions usuelles de
recherches (commande RECHERCHE, commande RECHERCHE MULTI-CRITERES) et de tri (commande
TRIER LA LISTE).
161
Partie 7
Autour des pièces commerciales...
Les traitements
Les mouvements de stock
La gestion des nomenclatures
Le journal comptable
Partie 7
Les traitements
Nous avons abordé lors de la saisie des pièces commerciales, les différents traitements que l'on
pouvait effectuer sur les pièces, et notamment les transferts de pièces.
Outre ces traitements que l'on peut qualifier de directs, Ciel Gestion Commerciale pour Windows
dispose également de traitements annexes.
ˆ La régulation des stocks
2 UTILITAIRES - commande TRAITEMENT - Régulation des stocks
Cette fonction permet de pointer le stock physique. Elle est surtout utilisée dans le cas des saisies
d’inventaires.
Préparation de l'inventaire
Avant d'effectuer une régulation des stocks, vous pouvez procéder à un état de l'INVENTAIRE
ARTICLES.
DES
Partie 6. Etats, Statistiques et Analyses - § Inventaire des articles.
Cet état peut vous servir de support papier pour le pointage physique du stock : vous noterez
alors le stock comptabilisé manuellement dans la colonne Quantité physique (réservée au
pointage).
Vous imprimez l'état en activant la commande IMPRIMER du menu DOSSIER.
Lancement de la régulation
L'option Régulation des stocks ne vous permet en aucun cas de créer ou modifier un article : seule
la quantité physique de chaque stock devra être renseignée.
Lorsque vous lancez cette option pour la première fois, tous les articles créés apparaissent dans la
liste.
164
Autour des pièces commerciales...
Si vous effectuez, entre temps, de nouvelles créations d'articles ou modifications, ces articles ne
s'affichent pas automatiquement dans la liste lorsque vous sélectionnez l'option de Régulation des
stocks.
Attention !
Nous vous conseillons donc de demander l'affichage des derniers changements intervenus sur la
base articles avant d'entreprendre une quelconque modification. Le bouton [Rafraîchir la liste]
vous permet d'effectuer cette mise à jour de la base.
Vous devrez confirmer par deux fois la procédure : en effet, si des modifications sont en cours,
elles seront définitivement perdues.
Reportez les modifications dans la liste, sur la colonne Physique. Double-cliquez dans la
colonne sur la ligne de l'article concerné, et entrez la modification ; la colonne Ecart est mise à
jour : si la quantité physique est inférieure au stock réel, l'écart sera négatif, et inversement.
Vous pouvez ensuite, éditer l'état en cliquant sur le bouton [Générer l'état]. Cet état
correspondra alors à la transcription exacte des informations contenues dans la liste Régulation
des stocks.
Une fois toutes les modifications effectuées, lancez la régulation en cliquant sur le bouton [Lancer
la régulation].
Confirmez par deux fois la procédure ; en effet, à l'issue de cette opération, le fichier de stock
est modifié de façon irréversible.
§ Les mouvements de stocks de cette partie.
Le programme vous informe du nombre de régulations réalisées.
Il faudra à nouveau cliquer sur le bouton [Rafraîchir la liste] pour voir réapparaître les articles avec
les modifications prises en compte sur les colonnes Réel et Théorique.
Le bouton [Trier...] vous permet d'effectuer un tri sur les colonnes de la fenêtre.
165
Partie 7
Vous pouvez également déterminer les colonnes que vous souhaitez afficher dans la fenêtre
Régulation des stocks en cliquant sur le bouton [Colonnes...].
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Modifier la présentation de la liste.
Remise à zéro du stock
Une fois que vous avez réalisé l'inventaire physique en magasin (inventaire papier), un des
moyens pour remettre à jour vos stocks consiste à effectuer une remise à zéro de toutes les
quantités, puis à saisir une nouvelle entrée de stock pour chaque article.
Cliquez sur le bouton [Raz stock] pour remettre à zéro toutes les données de la colonne
Physique.
ª Vous pouvez également effectuer ce traitement en activant la commande MOUVEMENTS DE STOCK
du menu BASES - option Régulation des stocks.
ˆ La mise à jour du prix des articles
2 UTILITAIRES - commande TRAITEMENT - Mise à jour du prix des articles
(Ouvrir la liste des articles) FONCTIONS - commande MISE A JOUR DES PRIX
EURO - commande ASSISTANT EURO - bouton [Arrondir les prix]
Cette opération vous permet de mettre à jour les prix de vente ou d’achat de tout ou partie des
articles. Pour mettre à jour plusieurs articles n'appartenant pas nécessairement à la même famille,
vous devez préalablement ouvrir la liste des articles et marquer ceux concernés par ce traitement
(commande MARQUER du menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL).
Sélection des articles
Vous pouvez changer les prix de l'intégralité du fichier article en activant l'option Tous ou pour
tous les articles rattachés à une Famille dont vous indiquez le code.
Cochez l'option Les articles marqués dans la fenêtre si vous avez préalablement effectué le
marquage des articles dans la liste.
-
Sélection des prix
Cette étape vous permet de choisir la modification :
•
du prix de vente et/ou du coefficient de marge,
•
du prix d'achat.
Précisez ensuite la monnaie à prendre en compte.
Taux ou montant à modifier
Si vous avez sélectionné l'option prix de vente et coefficient de marge dans l'étape 2, vous pourrez
modifier les prix des articles selon leur mode de calcul (HT ou TTC), et selon le mode de gestion
des prix (fixation du prix de vente ou du coefficient de marge).
Cochez la case Mettre à jour la grille de tarifs si vous souhaitez que la grille de tarifs soit mise à
jour dans chaque fiche article concernée.
166
Autour des pièces commerciales...
Si vous avez sélectionné l'option prix d'achat dans l'étape 2, vous pouvez modifier les prix des
articles selon un taux ou un montant fixe.
Mode d'arrondi du prix des articles
Cette étape vous permet d'arrondir le prix des articles après mise à jour (augmentation ou
diminution). Elle est composée d'une grille dans laquelle vous allez indiquer la(les) "fourchette(s)"
de prix, ainsi que la valeur et le mode d'arrondi (double-cliquez dans la colonne pour modifier le
mode indiqué : inférieur, supérieur ou au plus près) associés à chacune d'elle.
Si vous souhaitez effectuer un arrondi, vous disposez de deux méthodes :
•
La méthode standard : tous vos prix sont arrondis à une puissance de dix. Cliquez sur le
triangle de sélection pour ouvrir la liste déroulante et sélectionnez le nombre souhaité.
•
La méthode psychologique : vous déterminez le chiffre qui va figurer à la fin de vos prix.
Rubrique d'aide "MAJ des prix" où une série d'exemples vous est proposée sur les différentes
méthodes d'arrondis.
ˆ Mise à jour des quantités en commande
2 UTILITAIRES - commande TRAITEMENT - Mise à jour des quantités en commande
Ce traitement permet de recalculer la quantité en commande client et en commande fournisseur,
ainsi que le stock théorique.
Cette commande est particulièrement utile dans le cas où vous avez importé un fichier articles en
mise à jour.
Cliquez sur [OK] pour lancer l'opération.
ˆ Recalcul du prix des articles
2 UTILITAIRES - commande
TRAITEMENT
- Recalculer le prix des articles
Cette opération recalcule rapidement tous les prix des articles.
Nous vous conseillons vivement d'utiliser cette commande lorsque vous êtes amené à modifier un
taux de TVA.
ˆ Déclenchement des commandes d'articles en rupture de stock
2 UTILITAIRES - commande TRAITEMENT - Commandes fournisseurs des articles en rupture...
Cette commande permet de lancer automatiquement les commandes fournisseurs des articles en
rupture de stock.
Comme la plupart des traitements, vous disposez d'un assistant pour vous faciliter son
paramétrage.
Sélection des articles
Cette étape concerne les articles à prendre en compte (tous les articles, une famille d'articles ou
un fournisseur).
Type de stock et critères de réapprovisionnement
167
Partie 7
Déterminez le type de stock concerné :
•
Stock réel
•
Stock théorique
Précisez ensuite le critère de déclenchement du réapprovisionnement :
•
Stock < 0 : lorsque le stock est inférieur à zéro
•
Stock < Quantité min. : lorsque le stock est inférieur à la quantité minimum
Quantité à commander
Une fois le paramétrage terminé, vous pouvez repositionner le stock :
•
à zéro
•
à la quantité minimum
•
à la quantité maximum
Cette étape 3 vous permet également :
• d’éditer les commandes,
• d’envoyer ces commandes par mail.
ª Afin de vérifier les commandes que vous allez passer auprès de vos fournisseurs, nous vous
conseillons de les imprimer dans un premier temps. Cochez pour cela la case Edition des
commandes.
-
Pour faire parvenir les commandes d’articles en rupture de stock aux fournisseurs concernés,
cochez la case Envoi des commandes par e-mail.
-
Cliquez sur le bouton [OK].
Vous accédez alors à l’Assistant Messagerie, décomposé en quatre étapes.
-
Saisissez le sujet ainsi que le texte du message que vous allez envoyer avec votre commande
fournisseur. Indiquez également si vous souhaitez ouvrir votre messagerie en fin de
paramétrage (case Afficher la messagerie).
-
Sélectionnez le(s) fichier(s) que vous souhaitez ajouter à votre message.
-
Pour joindre un modèle de document Word, choisissez-le dans la liste présentée dans l’étape 3.
Dans l’étape 4, il vous est possible d’envoyer Ciel Visionneur (afin de faciliter la consultation des
éventuels fichiers .LDP par votre (vos) fournisseur(s), ainsi q’un document du générateur.
-
Une fois le paramétrage effectué, cliquez sur le bouton [OK].
ª Si la zone E-mail d’un des fournisseurs destinataires n’est pas renseignée, une fenêtre
supplémentaire est présentée afin d’opérer les modifications nécessaires à l’envoi de la
commande.
Partie 10. Communiquer avec Ciel Gestion Commerciale, § l’Assistant Messagerie – Cas
spécifique : le message n’est pas transmis.
ˆ Recopie des désignations article
2 UTILITAIRES - commande TRAITEMENT - Recopie des désignations article
168
Autour des pièces commerciales...
Cette opération vous permet de recopier la désignation courte de tous les articles dans la
désignation longue, notamment dans le cas où vous avez importé une base articles n'ayant pas de
champ désignation longue.
ˆ Mise à jour du taux de TVA des pièces commerciales
2 UTILITAIRES - commande TRAITEMENT - MAJ taux de TVA des pièces commerciales
Après avoir effectué un changement du taux de TVA, vous pouvez intégrer ce nouveau taux dans
des pièces commerciales enregistrées avec l'ancien taux (cas des devis "types"), ou dans de
nouvelles pièces commerciales issues d'un transfert (cas d'un transfert de devis ou de commande
en facture).
Utilisez pour cela la fonction de MAJ du taux de TVA des pièces commerciales.
Le paramétrage de ce traitement s'effectue en trois étapes successives :
•
Sélection des pièces commerciales
Indiquez une période ou un intervalle de numéros de pièces.
•
Sélection des pièces clients
Déterminez le(s) type(s) de pièces clients (devis/proforma, commandes, bons de livraison,
factures et avoirs).
•
Sélection des pièces fournisseurs
Précisez les pièces fournisseurs (commandes, bons de réception, factures, avoirs) que vous
souhaitez mettre à jour.
Validez par [OK].
ˆ Recalcul des en-têtes des pièces commerciales
2 UTILITAIRES - commande
TRAITEMENT
- Recalcul des en-têtes des pièces commerciales
Cette opération vous permet de recalculer les montants des en-têtes des pièces commerciales
(commandes, factures...) en fonction des lignes de détails.
Ce traitement peut être utilisé si vous constatez d'éventuelles incohérences entre la somme des
montants des lignes de détails et celle de l'en-tête.
Ces incohérences sont dues notamment à une coupure de courant intervenue lors de l'élaboration
de ces pièces.
Comme pour le traitement précédent de Mise à jour du taux de TVA des pièces commerciales, les
étapes de paramétrage du Recalcul des en-têtes des pièces commerciales sont identiques
(sélection des pièces commerciales, sélection des pièces clients et sélection des pièces
fournisseurs).
169
Partie 7
Les mouvements de stock
2 BASES - commande MOUVEMENTS DE STOCK
Ab - s
Cette commande vous renseigne automatiquement sur les mouvements effectués lors de la
gestion de vos pièces commerciales (BL, factures d'achat et vente...).
Elle vous permet également de générer des mouvements "manuels" de stocks, en entrée ou en
sortie, sans passer par les pièces commerciales : BL, factures, etc.
Elle est surtout utilisée dans le cas de mouvements exceptionnels (pertes, vols...) en ce qui
concerne les sorties. C'est par cette commande que vous effectuez vos entrées en stock si vous
n’utilisez pas la chaîne fournisseurs.
On peut noter aussi que certains services, internes à l'entreprise, se servent exclusivement de
cette commande pour gérer leurs stocks car ils n’ont ni entrée, ni sortie, par le biais de pièces
commerciales.
Les entrées et sorties de stock sont créées à partir de la liste qui s'affiche à l'écran.
Plusieurs opérations sont possibles à partir de cette liste.
ˆ Créer une entrée de stock
Plusieurs types d'entrées de stock sont possibles :
•
Automatique
•
Manuelle
170
Autour des pièces commerciales...
Entrée de stock automatique
Les entrées de stock automatiques peuvent provenir de diverses opérations :
•
Chaque création d'article avec incrémentation d'un stock réel, génèrera une ligne d'entrée de
stock. La mention Entrée de stock automatique figure alors dans la colonne Libellé de la
liste des mouvements de stock.
•
Chaque validation de bon de réception, facture directe d'achat, avoir client (avec
incrémentation des stocks) génèrera autant de lignes d'entrée de stock que d'articles figurant
dans ces pièces commerciales.
•
Chaque validation d'ordre d'assemblage génèrera une ligne d'entrée de stock de l'article
composé et autant de lignes de sortie de stock que d'articles éléments figurant dans la
nomenclature de l'article composé.
•
Chaque inventaire d'articles effectué par la commande de régulation des stocks et faisant
apparaître des écarts positifs génèrera des entrées de stock.
La génération des mouvements de stock automatiques est directement validée. Vous ne pouvez
donc pas modifier les zones.
Entrée de stock manuelle
Pour effectuer une entrée de stock manuelle, procédez comme suit :
A partir de la liste des mouvements, sélectionnez la commande CREER
menu EDITION ou du menu CONTEXTUEL.
UNE ENTREE DE STOCK
du
Une ligne s'incrémente alors dans la liste. Pour saisir les informations, double-cliquez dans les
colonnes concernées.
La lettre E (pour entrée de stock) s'inscrit alors dans la colonne Type.
Le numéro de pièce est indiqué dans la colonne Pièce.
ª La case Stocks est cochée (Onglet Codes Pièces du menu DOSSIER - commande PARAMETRES) :
un code par défaut vous sera proposé automatiquement. Vous pouvez toujours le modifier si
vous le souhaitez.
Cette même case Stocks n'est pas cochée : la zone reste vide pour une saisie libre du code.
La mention Entrée de stock manuelle s'inscrit alors par défaut dans la colonne Libellé : doublecliquez dans la colonne afin de saisir un libellé d'opération.
Saisissez la Date, le Code de l'article concerné.
Entrez ensuite le Prix unitaire et la Quantité de l'article.
Vous n'avez pas accès aux colonnes de PAMP (PAMP avant Mvt et PAMP après Mvt) et de stock
réel (Qté après Mvt).
ˆ Créer une sortie de stock
Deux types de sortie de stock sont possibles :
•
Automatique
•
Manuelle
171
Partie 7
Sortie de stock automatique
Les sorties de stock automatiques sont issues de :
•
Chaque validation de BL, facture directe et avoir fournisseur (avec décrémentation des stocks)
génèrera autant de lignes d'entrée de stock que d'articles figurant dans ces pièces
commerciales.
•
Chaque validation d'ordre de désassemblage génèrera une ligne de sortie de stock du composé
et autant de lignes d'entrée de stock que d'articles composants figurant dans cet ordre.
•
Chaque inventaire d'articles effectué par l'opération de Régulation des stocks (menu
UTILITAIRES - commande TRAITEMENT) et faisant apparaître des écarts négatifs, génèrera des
sorties de stock.
Sortie de stock manuelle
Le principe de fonctionnement d'une sortie de stock manuelle est identique à celui d'une entrée de
stock manuelle. Dans le cas d'une sortie de stock manuelle, c'est la lettre S (pour sortie de stock)
qui s'inscrit dans la colonne Type et la mention Sortie de stock manuelle dans la colonne Libellé :
double-cliquez dans la colonne afin de saisir un libellé d'opération.
ˆ Valider les entrées et sorties de stock manuelles
Afin que vos différentes manipulations sur les mouvements de stock puissent être prises en
compte, vous devez les valider.
Pour valider un seul mouvement :
sélectionnez la ligne concernée,
choisissez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
Pour valider plusieurs mouvements :
Si vous souhaitez effectuer une validation groupée :
sélectionnez les lignes à l'aide des fonctions de marquage,
choisissez la commande VALIDER du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL.
ª La colonne Validé informe de l'état du mouvement.
172
Autour des pièces commerciales...
La gestion des nomenclatures
2 BASES - commande GESTION DES NOMENCLATURES
Ab - g
ª Cette commande n'est accessible que si votre mode de gestion des nomenclatures est le mode
Fabrication. Ce mode de gestion peut être paramétré dans l'onglet Stocks du menu
UTILITAIRES - commande PREFERENCES.
Partie 2. Prise en main rapide, § Préférences d'utilisation.
La gestion des nomenclatures s'articule autour de trois options principales :
•
créer un ordre d'assemblage
•
créer un ordre de désassemblage
•
créer un ordre de commande fournisseur
Après avoir précisé
le type d'ordre...
...Indiquez le composé
ou cliquez sur le bouton
Liste pour consulter la
liste des articles...
... la liste des éléments rattachés au
composé s'affiche automatiquement
dans la partie Composition.
ˆ Créer un ordre d'assemblage
Sélectionnez la commande CREER
CONTEXTUEL.
UN ORDRE D'ASSEMBLAGE
du menu EDITION ou du menu
Le Code est obligatoire.
ª
La case Stocks est cochée (Onglet Codes Pièces du menu DOSSIER - commande
PARAMETRES) : un code par défaut vous sera proposé automatiquement. Vous pouvez
toujours le modifier si vous le souhaitez.
173
Partie 7
Si la case Stocks n'est pas cochée, la zone reste vide pour une saisie libre du code.
Spécifiez la Date de l'ordre. Remplissez le Libellé : vous pouvez noter une éventuelle remarque
(par exemple le nom du client pour lequel cet ordre est réalisé).
Activez la case d'option qui correspond au Type d'ordre que vous réalisez.
Dans la zone Composé, saisissez le code de l'article composé désiré ou cliquez sur le bouton
Liste pour consulter la liste des articles.
Précisez le nombre de composés souhaité pour cet ordre dans la zone Quantité.
Les autres zones vous sont fournies à titre informatif car vous n'y avez pas accès : le libellé du
composé, sa famille, le stock théorique (égal au stock réel - quantité en commande client +
quantité en commande fournisseur), la quantité en commande fournisseur, le stock réel et la
quantité en commande client.
Les différents articles éléments qui composent la nomenclature s'affichent dans la partie
Composition. Ce sont les éléments que vous avez saisis à partir de l'onglet Nomenclature de la
fiche Article.
Cliquez sur le bouton [Valider] puis sur [OK] pour lancer l'ordre d'assemblage. La validation de
cet ordre entraînera des mouvements de stock sur les éléments de l'article composé (sorties de
stock pour les articles éléments, entrée de stock pour le composé).
Attention !
Le nombre de composés assemblables dépend du stock réel des articles éléments. En effet, si vous
indiquez une quantité supérieure au nombre de composés assemblables, le programme vous
proposera, lors de la validation, d'assembler au mieux ou d'interrompre le traitement.
Si vous souhaitez connaître la capacité de production d'un ou plusieurs composés, utilisez la
commande CAPACITE DE PRODUCTION du menu ETATS.
Partie 6. Etats, Statistiques et Analyses, § Capacité de fabrication.
ª Une entrée de stock de l'article composé et une sortie de stock pour chaque article élément
associé sont automatiquement créées dans les mouvements de stock, lors de la validation d'un
ordre d'assemblage.
ˆ Créer un ordre de désassemblage
La commande CREER UN ORDRE DE DESASSEMBLAGE du menu EDITION ou du menu CONTEXTUEL permet
de désassembler des composés préalablement assemblés.
Les différentes zones à renseigner sont les mêmes que celles d'un ordre d'assemblage, excepté le
Type d'ordre qui doit être Désassemblage.
Attention !
Le nombre de composés désassemblages dépend du stock réel de l'article composé. En effet, si
vous indiquez une quantité supérieure au stock réel du composé, le programme vous proposera,
lors de la validation, de désassembler à hauteur du stock réel ou d'interrompre le traitement.
174
Autour des pièces commerciales...
ª Une sortie de stock du composé et une entrée de stock pour chaque article élément associé
sont automatiquement créées dans les mouvements de stock, lors de la validation d'un ordre
de désassemblage.
ˆ Créer un ordre de commande fournisseur
La commande CREER UN ORDRE DE COMMANDE du menu EDITION ou du menu CONTEXTUEL vous
permet de générer les commandes fournisseurs des composants nécessaires en prévision d'un
futur assemblage. Elle est donc très utile si vous gérez vos stocks en flux tendu.
Les différentes zones à renseigner sont les mêmes que celles d'un ordre d'assemblage, excepté le
Type d'ordre qui doit être Commandes fournisseurs.
Attention !
Avant de créer et valider votre ordre de commande fournisseur, il est indispensable de vérifier que
les éléments ont tous une référence fournisseur. Dans le cas contraire, la validation de l'ordre ne
génèrera aucune commande fournisseur.
175
Partie 7
Le journal comptable
2 BASES - commande JOURNAL COMPTABLE
Ab - j
Les écritures comptables sont générées directement à partir du logiciel.
La génération du Journal comptable ne s'opère qu'à partir de pièces validées et elle centralise les
comptes par pièce.
ˆ Générer un journal comptable
La génération du Journal comptable dispose d'un assistant afin de vous faciliter son paramétrage.
Après avoir sélectionné la commande GENERER du menu EDITION ou CONTEXTUEL, vous accédez à
la fenêtre à onglets Assistant mise à jour du journal comptable.
•
Critères de sélection
Elle concerne les éléments à prendre en compte : soit Sur la période, soit A partir des pièces
marquées.
ª Si vous envisagez de déclarer vos comptes centralisatrices, nous vous conseillons de
déterminer une période courte (1 mois maximum).
Vous pouvez Inclure les pièces qui ont déjà été comptabilisées en cochant la case prévue à cet
effet.
•
Sélection des pièces commerciales
La centralisation permet de condenser les écritures d'un même compte par une seule écriture
contenant le cumul. La partie Comptes à centraliser est généralement utilisée lorsqu'un trop
grand nombre d'écritures prend une place considérable sur le disque dur.
•
Paramétrage des comptes manquants
Dans cette fenêtre, vous pouvez paramétrer les comptes (achats : 607000, Ventes : 707000,
etc.).
•
Lancement de l'opération
C'est à partir de cette fenêtre que vous lancez le traitement. Si vous souhaitez revenir sur une
des étapes, cliquez sur le bouton [<Précédent].
ˆ Exporter le journal en comptabilité
Une fois que vous avez généré le Journal comptable, vous pouvez l'exporter vers votre programme
de comptabilité (Ciel Compta pour Dos ou pour Windows). Ce sont les journaux de ventes,
d'achats, de banque et de caisse d'une société de Ciel Gestion Commerciale pour Windows qui
vont être exportés.
Sélectionnez la commande EXPORT EN COMPTA du menu EDITION ou CONTEXTUEL.
ª
176
Seuls les 6 premiers caractères du code analytique seront exportés en
comptabilité.
Autour des pièces commerciales...
Seuls les 2 premiers caractères du code journal seront exportés en comptabilité.
Dans la fenêtre Export vers la Compta Ciel, indiquez le chemin d'accès où est installé le
programme de comptabilité.
Précisez ensuite la société vers laquelle vous souhaitez exporter le Journal comptable.
Le programme ne réexporte pas les tiers ayant déjà fait l'objet d'une exportation. Cochez la case
Réexporter les tiers déjà exportés si vous voulez que les comptes soient de nouveau pris en
compte pour l'exportation.
En cochant la case Conversion OEM, vous exportez correctement tous les caractères accentués au
format ASCII. Si vous transférez vos données vers Ciel Compta pour Windows, cochez cette case.
Si vous exportez vos données au format ANSI, désactivez cette option.
La case Exporter les libellés de compte permet d'exporter les libellés de compte en comptabilité.
La case Euro permet de visualiser les écritures de pièces commerciales en euros dans la grille de
saisie de Ciel Compta pour Windows.
Attention !
Ne cochez cette case que si vous possédez Ciel Compta version 5 pour Windows.
Les données seront exportées sous un format ASCII dans le répertoire de la société. Pour
récupérer les écritures ainsi exportées, vous devrez, en comptabilité, effectuer une importation
ASCII.
Une fois que vous avez effectué l'export, vous devez procéder à un import à partir du programme
de comptabilité.
•
A partir de Ciel Compta pour Windows : sélectionnez le menu UTILITAIRES - commande
IMPORTATION - Format Ciel ASCII.
177
Partie 8
Le générateur de documents
Présentation générale
La feuille de travail
Partie 8
Présentation générale
Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous permet de créer entièrement le dessin de vos
documents : pièces commerciales, lettres d'accompagnement, étiquettes, etc.
ª Tous les documents sont communs aux dossiers.
Le générateur de documents est accessible pour les listes du menu BASES (clients, fournisseurs,
représentants, familles d'articles, articles) ainsi que pour toutes les pièces commerciales (Ventes et
Achats). Pour avoir accès à la commande GENERATEUR DE DOCUMENTS du menu DOSSIER, vous devez
ouvrir au préalable la liste pour laquelle vous voulez concevoir un document.
ª Chaque document créé pour un fichier (listes clients, articles, commandes, factures, etc.) sera
sauvegardé uniquement pour ce fichier.
Par exemple, vous ne retrouverez pas un document dessiné pour une facture client dans le
fichier des commandes clients.
ˆ La fenêtre Générateur de documents
Le principe de fonctionnement de la fenêtre d'accès au Générateur de documents est sensiblement
identique à la fenêtre d'accès aux impressions.
Partie 5. Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows, § Imprimer une liste
ou un document.
Ce bouton vous permet
de consulter et
éventuellement
modifier les paramètres
d'un modèle de
document existant.
Cliquez sur ce bouton
pour accéder à la liste
des types de documents
que vous pouvez créer :
Liste, Document ou
Etiquette.
Pour créer un document :
Cliquez sur le bouton [Nouveau] puis sélectionnez dans la liste déroulante le type de document
que vous souhaitez créer (Document, Liste ou Etiquette).
Saisissez le Nom du nouveau format puis cliquez sur [OK]. Il apparaît alors automatiquement
dans la liste concernée.
Cliquez ensuite sur le bouton [Editer] pour accéder à la fenêtre des paramètres généraux du
document.
180
Le générateur de documents
Pour ouvrir un document existant :
Dans la liste Format, cliquez sur le symbole + pour ouvrir le répertoire de votre choix :
Documents, Etiquettes ou Listes. Le symbole se transforme alors en signe -.
•
Double-cliquez dans la liste sur celui concerné,
ou
•
Cliquez sur le document concerné puis cliquez sur [OK].
Pour supprimer un document existant :
Placez-vous sur celui concerné puis cliquez sur [Détruire].
Pour dupliquer un document existant :
Positionnez-vous sur celui concerné et cliquez sur [Dupliquer].
Pour transférer un modèle de document :
Si vous avez personnalisé une de vos pièces commerciales, le bouton [Transférer] vous permet de
récupérer directement ce modèle personnalisé dans un autre modèle de pièce commerciale client
ou fournisseur. Vous pouvez également avoir recours à cette commande si vous souhaitez
n’utiliser qu’un seul et même modèle de document pour imprimer l’ensemble de vos pièces
commerciales.
Exemple
Vous souhaitez utiliser un modèle de document unique pour les factures et pour les devis.
-
Après avoir effectué votre propre paramétrage d’un modèle de facture, cliquez sur le bouton
Transférer] à partir de la fenêtre Générateur de documents.
-
Dans la fenêtre Transfert du document qui apparaît, sélectionnez le type de pièce
commerciale dans lequel vous allez transférer le modèle : devis clients (en-têtes) dans notre
exemple.
-
Saisissez également le nom de ce nouveau modèle qui figurera dans la liste des modèles de
documents Devis (par exemple, Modèle Standard Fac-Devis).
-
Par la suite, si vous souhaitez appliquer ce modèle pour l’impression d’un devis, il vous suffit
de le sélectionner dans la liste des modèles de Documents disponibles.
ª
Les champs textes ainsi que les formules ne sont pas convertis lors de cette
manipulation.
Pour importer / exporter un modèle de document :
Si vous souhaitez utiliser vos propres modèles de documents sur plusieurs postes différents, vous
pouvez les exploiter très facilement d’un poste à l’autre par l’intermédiaire des boutons [Extraire]
et [Incorporer], disponibles à partir de la fenêtre Générateur de documents.
Exemple
Vous avez créé vos propres modèles de factures clients et vous souhaitez les réutiliser sur un autre
poste.
-
Cliquez sur le dossier Documents puis sélectionnez le modèle souhaité.
Vous pouvez à ce stade vérifier les paramètres du modèle par le bouton [Editer].
181
Partie 8
-
Cliquez sur le bouton [Extraire] pour exporter le modèle. Dans le fenêtre qui s’ouvre, donnez
un nom au modèle que vous allez exporter (fichier.IFS) puis validez le traitement par le
bouton [Enregistrer].
-
Pour récupérer par la suite le modèle exporté, lancez Ciel Gestion Commerciale. A partir de
la liste des factures clients, activez la commande Générateur de documents du menu Dossier.
-
Cliquez sur le dossier Documents, puis sur le bouton [Incorporer] pour pouvoir récupérer le
fichier.IFS que vous allez exporter.
ˆ Définir les paramètres généraux du document
Le bouton [Editer] / [Liste] vous donne accès à une fenêtre à six (format Etiquette) ou sept
onglets (Document ou Liste) à travers lesquels vous pouvez modifier les paramètres généraux du
format de document sélectionné dans la liste.
Les formats de type Documents ou Listes
Les onglets Recherche, Imprimante, Marges, Tri, En-tête et Pied de page ont un mode de
fonctionnement identique à ceux décrits lors des impressions.
Partie 5. Les impressions avec Ciel Gestion Commerciale pour Windows, § Imprimer une liste
ou un document.
L'onglet Résumé est propre au Générateur de documents : il vous permet de saisir les éléments
concernant le document même, à savoir la famille de rattachement (exemple : feuille A4), le sujet
(exemple : Facture générale), l'auteur, ainsi que d'éventuels commentaires.
Les formats de type Etiquettes
Outre les onglets communs aux autres formats Documents et Listes (Résumé, Recherche, Marges
et Tri), le format Etiquettes dispose d'un onglet qui lui est propre : l'onglet Etiquettes.
Vous indiquez dans cet onglet les caractéristiques de l'étiquette.
Le Pas horizontal et le Pas vertical correspondent à l'espacement horizontal et vertical que vous
souhaitez définir entre deux rangées d'étiquettes. C'est la dimension totale de l'étiquette qui est
prise en compte : la dimension de l'étiquette moins le pas correspond à l'écart.
La Largeur et la Hauteur d'étiquette sont des zones où vous définissez les dimensions de vos
étiquettes.
Précisez ensuite le Nombre d'étiquettes que contiendra la page (en horizontal et en vertical).
182
Le générateur de documents
La feuille de travail
Une fois que vous avez saisi les données de paramétrage, cliquez sur le bouton [OK].
Votre document dimensionné apparaît à l'écran.
Vous disposez d'une série d'outils qui vont vous permettre de construire aisément votre document.
Chaque commande est accessible par le menu EDITION ou par le menu CONTEXTUEL.
Attention !
Ces options ne sont pas constantes, elles changent en fonction de l'opération que vous effectuez.
ˆ Les objets graphiques
Vous pouvez créer des lignes et autres formes simples dans votre composition, sans devoir les
importer d'un programme graphique.
Traçage
-
Sélectionnez l'objet graphique parmi ceux proposés dans le menu EDITION :
Ligne
Rectangle
Ligne verticale
Rectangle arrondi
Ligne horizontale
Cercle
Après avoir fait votre choix, vous constatez que le curseur prend la forme de l'objet à tracer. Tout
en laissant votre doigt appuyé sur le bouton gauche de votre souris, faites glisser le curseur
jusqu'à ce que la taille de l'objet vous convienne.
-
Relâchez ensuite le bouton gauche de la souris afin de rendre actif l'objet graphique. Le
curseur conserve alors la position de l'objet.
Sélection
-
Procédez à la sélection de l'objet :
Cliquez sur le bouton Pointeur (touche <Echap> pour l'obtenir).
Placez-le sur l'objet que vous souhaitez sélectionner.
183
Partie 8
Dimension
Il faut que l'objet soit sélectionné. Si vous vous placez sur les carrés noirs du bord de l'objet que
ce soit verticalement ou horizontalement, la forme du curseur change. Cette double-flèche a pour
fonction d'agrandir ou de réduire progressivement la taille de l'objet, ceci dans les sens horizontal
et vertical.
Dès que cette double-flèche apparaît, vous augmentez ou diminuez l'objet en laissant toujours
votre doigt appuyé sur le bouton gauche de la souris et en la déplaçant jusqu'à obtenir la
dimension de cellule souhaitée.
Il est possible également de cliquer sur un des coins de l'objet. La double-flèche qui apparaît
permet alors de combiner les fonctions de dimensions verticales et horizontales.
Déplacement
Placez le pointeur dans l'objet sélectionné : une flèche en forme de croix apparaît ; tout en
laissant votre doigt appuyé sur le bouton gauche de la souris, bougez l'objet.
Propriétés graphiques
Pour obtenir les paramètres caractérisant chaque objet, placez le pointeur dans l'objet, cliquez
sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIETES.
Une fenêtre apparaît contenant les onglets trait, remplissage, taille/position :
•
Trait : vous pouvez choisir une épaisseur de trait qui représente le contour pour les objets de
type rectangle ou cercle. Vous pouvez également opter pour une couleur spécifique en cliquant
sur [Personnalisé].
•
Remplissage : en plus de l'application d'une couleur de fond, le remplissage peut être
agrémenté d'une trame : déterminez également pour la trame une couleur (sur la partie
Couleur).
•
Taille / Position : permet d'indiquer de façon très précise les dimensions de l'objet ainsi que
sa position (axes X,Y) sur le document.
ˆ Les objets texte
Ces options permettent de saisir du texte. Comme pour les objets graphiques, elles possèdent des
attributs obtenus en cliquant sur le bouton droit de la souris.
Saisie de ligne
2 EDITION - commande TEXTE
Ct
Cette commande permet de saisir une ligne de texte.
Elle est généralement utilisée pour les titres car elle possède, comme pour les objets graphiques,
des attributs permettant de définir des propriétés graphiques.
184
Le générateur de documents
Après avoir sélectionné la commande TEXTE du menu EDITION, faites glisser le curseur sur
votre document jusqu'à ce que la zone délimitée vous convienne.
Relâchez le bouton gauche de la souris. Vous constatez que le mot Texte s'affiche.
Cliquez sur le mot Texte à partir de la sélection pour redimensionner, déplacer l'objet Texte de
la même façon que pour les objets de type graphiques.
Propriétés graphiques
Pour déterminer les propriétés graphiques du texte, cliquez sur le bouton droit de la souris à
l'intérieur de l'objet sélectionné. La fenêtre Propriétés apparaît contenant les onglets caractères,
taille/position, trait et remplissage.
•
Caractères : vous disposez d'un "assortiment" de caractères. Ces polices existent en
différents corps (mesurés en points) et différents styles.
Vous pouvez modifier rapidement l'aspect du texte : cochez une ou plusieurs options de la liste
(par exemple : Gras et Italique).
Pour mettre en évidence une phrase, un titre, utilisez le style Gras, Italique ou Souligné.
Le style Barré peut être utilisé pour montrer qu'un texte a été supprimé, par exemple dans un
contrat.
Le dernier paramétrage effectué se reproduira sur les autres insertions de texte que vous
effectuerez sur votre document.
La partie Couleur affiche une palette de couleurs que vous pouvez appliquer aux caractères.
La ligne de texte peut être positionnée à droite, à gauche, au centre ou numérique par rapport
à sa zone délimitée.
C'est sur la zone Texte que vous saisissez le contenu du texte.
•
Trait
•
Remplissage
•
Taille / Position
Exemple de composition :
185
Partie 8
Trait = 0,5 + couleur noir
Remplissage = trame + couleur
Texte = "BON DE COMMANDE" + centré
Caractères = arial + 11pts + gras + souligné
ª Si vous souhaitez n'appliquer aucun cadre autour du texte, activez la case Aucun dans les
onglets Trait et Remplissage.
Saisie de paragraphe
2 EDITION - commande TRAITEMENT DE TEXTE
Cm
La commande MODE SAISIE POUR LES TEXTES permet de saisir un pavé de texte. En effet, vous ne
pouvez pas saisir directement dans le document à l'écran.
Pour saisir un paragraphe :
Sélectionnez la commande TRAITEMENT
correspondante).
DE TEXTE
du menu EDITION (ou cliquez sur l'icône
Activez la commande MODE SAISIE POUR LES TEXTES du menu FONCTIONS ou du menu CONTEXTUEL
pour entrer en mode de saisie.
Attention !
Si vous reprenez le Pointeur (appuyez sur la touche <Echap>) avant d'activer la saisie, il faudra
cliquer sur le bouton droit à l'extérieur du cadre (zone sélectionnée) pour obtenir la commande
ACTIVER LA SAISIE DES TEXTES ou passer par le menu FONCTIONS. En effet, le programme considère,
dans ce cas, que c'est uniquement l'entourage de l'objet Traitement de textes qui est
sélectionné : vous obtenez alors les paramètres de position et de taille du cadre.
Lorsque vous êtes en saisie, tapez votre texte. Une fois que vous avez saisi votre paragraphe,
sélectionnez-le pour pouvoir y appliquer les propriétés graphiques.
Mettez en surbrillance le texte tapé ou une partie de ce texte, cliquez sur le bouton droit de
votre souris à l'intérieur du cadre et activez la commande PROPRIETES : vous obtenez la fenêtre
Propriétés graphiques regroupant les paramètres Textes et Caractères.
Désélectionnez MODE SAISIE POUR LES TEXTES en fin de saisie.
Saisie de montants en lettres
Cette opération permet de convertir un montant numérique en lettres. En effet, la facturation de
certains pays francophones nécessite la conversion de montants numériques en lettres,
notamment dans les factures.
186
Le générateur de documents
Sélectionnez à l'aide du générateur de documents le modèle de pièces dans lequel vous
souhaitez intégrer la fonction (DOSSIER - GENERATEUR DE DOCUMENTS).
Créez et positionnez un champ de type traitement de texte (EDITION - TRAITEMENT DE TEXTE).
Activez la saisie des textes (Fonctions - Mode saisie pour les textes).
Saisissez la formule suivante :
{MONTANTENLETTRES(Champnum,TEXT,"Devises",Décimales);}
•
Champnum correspond à la variable numérique
•
Devises correspond au nom de la monnaie
•
Décimales correspond au "nombre de décimales" souhaité
Exemple
Pour convertir en lettres le Total TTC d'une facture, avec 2 décimales, il faut saisir :
{MONTANTENLETTRES(FCH.TotalTTC,TEXT,"Francs",100);}
ˆ Les objets champs
Ces types d'objets vont vous permettre de définir et positionner les champs qui constitueront votre
document.
Les objets de type Champs général et Champs se différencient par la nature de ce qu'ils vont
contenir et la position qu'ils occupent logiquement sur un document.
Nombre de pages
2 EDITION - commande NOMBRE DE PAGES
Ct
Cette commande vous donne la possibilité d'insérer automatiquement le nombre de pages dans
votre document.
Champ global
2 EDITION - commande CHAMP GLOBAL
Cg
Les champs globaux sont plutôt utilisés pour renseigner l'en-tête : il s'agit surtout du nom de la
société, adresse, etc. défini dans l'en-tête.
Une fois l'objet tracé et sélectionné (touche <Echap> pour récupérer le pointeur), cliquez à
l'intérieur du cadre sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIETES.
187
Partie 8
Ce bouton vous permet de
définir des paramètres
graphiques pour les champs
(identiques à ceux proposés
pour les objets texte).
Sélectionnez dans la liste proposée la valeur qui s'affichera sur le document.
Champ
2 EDITION - commande CHAMPS
Ch
Les objets de type Champ concerneront plutôt les zones soumises à comptabilisation et recherche:
ils seront plutôt utilisés pour renseigner des champs comme le mode de règlement, client, etc.
Une fois l'objet tracé et sélectionné (touche <Echap> pour récupérer le pointeur), cliquez à
l'intérieur du cadre sur le bouton droit de la souris et activez la commande PROPRIETES.
La fenêtre Paramètres de la rubrique contient la liste des fichiers. Dans notre exemple, il s'agit des
paramètres de la liste des commandes clients (menu VENTES - commande COMMANDES).
Sélectionnez dans un premier temps le fichier concerné puis le champ correspondant au fichier
choisi.
Cliquez sur le bouton [Dessin] pour paramétrer le graphisme du champ.
Cliquez ensuite sur [OK].
Champ calculé
Cet outil de personnalisation vous permet d'effectuer le calcul de plusieurs autres champs. Les
opérations suivantes sont disponibles : addition, soustraction, multiplication et division.
Pour créer un champ calculé :
Définissez l'endroit où vous souhaitez visualiser le champ calculé, en en-tête de page ou en
pied de page. Choisissez dans le menu FONCTIONS, la commande EDITER L'EN-TETE ou EDITER LE
PIED DE PAGE ou EDITER LA PAGE.
Sélectionnez la commande VARIABLE du menu EDITION.
Disposez la zone, à l'aide de la souris, à l'endroit où vous souhaitez l'intégrer.
A l'intérieur de la zone ?NOM, cliquez sur le bouton droit de la souris et activez la commande
PROPRIETES.
188
Le générateur de documents
La fenêtre Propriétés apparaît, contenant les onglets Trait, Remplissage, Caractères,
Taille/Position et Options.
•
Options : si vous souhaitez que le champ ne puisse pas être déplacé à l'intérieur de votre
page, cochez la case Verrouillage. La commande VERROUILLER du menu CONTEXTUEL vous
permet également de fixer la position d'un champ dans la page. Lorsqu'un champ est
verrouillé, vous avez accès à la commande DEVERROUILLER du menu CONTEXTUEL pour
annuler ce verrouillage.
Pour déterminer le format des données :
Activez la commande FORMAT du menu CONTEXTUEL.
Dans l'onglet Description, saisissez le nom du champ.
Précisez ensuite le Type (Nombre réel, nombre entier, Texte, Heure ou Date. Selon le type
sélectionné, indiquez un nombre de caractères autorisé dans la zone Taille.
Saisissez un éventuel commentaire sur la zone Description.
Dans la partie Formule, combinez les signes arithmétiques et les champs souhaités.
Rubrique d'aide "Champs calculés" pour obtenir la liste des champs calculés disponibles
Les opérateurs arithmétiques doivent être représentés sous la forme suivante :
+
addition
-
soustraction
*
multiplication
/
division
()
parenthèses pour modifier la priorité des ordres de calcul
ˆ L'objet image
2 EDITION - commande IMAGE
Ci
Cette commande permet de placer, indépendamment du texte et des champs, une image au
format Bitmap (.BMP) sur votre document. Pour insérer une image dans le générateur de
documents, celle-ci ne doit pas excéder les 512 Ko et être enregistrée en 256 couleurs maximum.
Activez la commande IMAGE du menu EDITION ou cliquez sur l'icône correspondante.
Le programme affiche une image par défaut (DEFDRAW.BMP) que vous manipulez comme tous
les autres objets du générateur (sélection - redimension - déplacement).
Sélectionnez le cadre et cliquez à l'intérieur de l'image sur le bouton droit de votre souris et
activez la commande PROPRIETES.
Dans la fenêtre Sélection d'une image, choisissez l'image à insérer (au format .BMP).
189
Partie 8
ˆ L'objet liste
2 EDITION - commande LISTE...
Cette commande sert à construire le corps d'une pièce commerciale (ou concevoir les éléments
d'une liste pour les bases clients, articles, etc.).
Activez la commande LISTE... du menu EDITION. Le type de liste varie en fonction de la base
sur laquelle vous êtes.
Exemple
Si vous êtes dans la base ARTICLES, vous aurez accès à la commande LISTE DES TARIFS DE L'ARTICLE.
Dans une pièce commerciale comme la FACTURE, la commande du menu EDITION aura le libellé
LIGNE DE FACTURE.
Le pointeur prend l'apparence d'une liste : délimitez la zone couverte par la liste et actionnez la
touche <Echap> de votre clavier : cliquez sur le bouton droit de la souris en ayant pris soin de
vous placer à l'intérieur du pavé sélectionné et activez la commande PROPRIETES.
Les options de cette fenêtre vous permettent de paramétrer l'aspect des listes et des colonnes
qu'elles contiennent. Le fonctionnement étant strictement identique à la commande PRESENTATION
DE LA LISTE.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Modifier la présentation de la liste.
ˆ Les options auxiliaires
Elles concernent, entre autres, la manipulation et la mise en forme des éléments posés sur votre
document. Ces options sont proposées aux menus EDITIONS et FONCTIONS.
Vous les obtenez, quel que soit l'endroit où vous vous trouvez sur la page de travail (document),
en cliquant sur le bouton droit de votre souris à condition, toutefois, que cette opération soit
effectuée à l'extérieur d'un objet placé (sinon, ce sont les paramètres propres à l'objet que vous
obtiendrez).
Alignement
2 FONCTIONS - commande ALIGNEMENT
La commande ALIGNEMENT permet d'aligner les objets sélectionnés : il faut au minimum deux objets
pour effectuer cette opération.
Pour sélectionner des objets :
Utilisez la combinaison suivante : appuyez sur la touche <Shift> de votre clavier.
Sélectionnez simultanément les objets concernés avec le bouton gauche de la souris.
Pour effectuer une sélection globale :
Utilisez la commande TOUT SELECTIONNER du menu EDITION.
Puis choisissez la commande ALIGNEMENT.
Plusieurs types d'alignements sont possibles :
190
Le générateur de documents
L'alignement peut être décidé sur un plan horizontal et/ou vertical.
Les objets peuvent être alignés à gauche, centrés, à droite, espacés ou par rapport aux tailles de
chacun d'eux :
•
plus petite taille : l'alignement s'effectue en prenant comme point de référence le plus petit
objet sélectionné.
•
plus grande taille : aligne par rapport au plus grand objet sélectionné.
Grille
Vous pouvez représenter une grille sur votre document de façon à disposer des repères dans
l'espace.
La taille X et la taille Y permettent de définir le pas de la grille (indiquez une valeur comprise entre
1 et 100).
Les cases à cocher vous donne la possibilité de montrer la grille et d'aligner les champs sur cette
grille.
Copier / Coller
2 EDITION - commandes COPIER/COLLER
La commande COPIER permet de copier un objet ou les éléments sélectionnés dans le document et
de les conserver pour les copier ailleurs. Lorsque vous copiez un objet, le programme le place
temporairement dans le presse-papiers de Windows. Il laisse les éléments originaux inchangés sur
le document.
Touches de raccourci : Fc
A partir de la commande COLLER, vous replacerez les éléments où vous le voulez sur le document.
Touches de raccourci : Fv
Couper
2
EDITION - commande COUPER
La commande COUPER permet de supprimer l'objet ou les éléments sélectionnés tout en les
conservant en mémoire pour les coller ailleurs sur la même page ou sur un autre document.
Lorsque vous coupez des objets, le programme les place dans le presse-papiers de Windows,
après avoir effacé les données qui s'y trouvaient.
Touches de raccourci : Fx.
Premier / Dernier plan
2 FONCTIONS - commandes PREMIER PLAN/DERNIER PLAN
Les commandes PREMIER PLAN et DERNIER PLAN permettent de modifier l'ordre d'empilement des
objets qui se chevauchent sur le document.
Comme des feuilles de papier que l'on empile, les éléments forment des plans sur la page.
Sélectionnez la commande PREMIER PLAN pour amener un objet devant les autres éléments du
document.
Par défaut, un élément se place toujours au premier plan : vous pouvez faire passer un élément
de premier plan au second plan en cliquant dessus.
191
Partie 8
Mode saisie pour les textes
2 FONCTIONS - commande MODE SAISIE POUR LES TEXTES
Cette commande permet d'activer la saisie et les modifications des champs Traitement de texte.
Mode modification des colonnes
2 FONCTIONS - commande MODE MODIFICATION DES COLONNES
Cette commande permet d'activer la modification des largeurs de colonnes des lignes de détails.
Editer l'en tête / Editer le pied de page
2 FONCTIONS - commandes EDITER L'EN-TETE ou EDITER LE PIED DE PAGE
Cette commande permet uniquement de rentrer en modification dans la partie en-tête ou pied de
page.
Editer la page
2 FONCTIONS - commande EDITER LA PAGE
Cette commande permet de modifier le corps de page du document courant.
192
Partie 9
Opérations annexes
La gestion des utilisateurs
Les traitements sur les fichiers
La tenue de vos dossiers
Aides et assistants
Désinstallation de l’application
Partie 9
La gestion des utilisateurs
2 UTILITAIRES - commande UTILISATEURS
Au - u
On entend par utilisateur toute personne amenée à ouvrir un dossier pour créer, consulter ou
modifier les données de gestion d’une société.
La fenêtre Gestion des utilisateurs présente des informations différentes selon le type d’utilisateur
ayant ouvert le dossier :
Le dossier est ouvert par un utilisateur maître :
La fenêtre présente au moins les trois onglets Info., Menus (inactif) et Stat. ainsi que les boutons
[Ajouter] et [Détruire] permettant de créer ou de supprimer un utilisateur. Si au moins deux
dossiers sont créés, l’onglet Sociétés est également activé.
Seuls les utilisateurs maîtres sont autorisés à créer d’autres utilisateurs (maîtres ou non-maîtres)
et à définir leurs droits d’accès aux dossiers, menus et commandes.
Attention !
Dans Ciel Gestion Commerciale pour Windows, un utilisateur maître est créé par défaut.
Il a pour nom MAITRE et pour mot de passe VALID.
Vous ne pouvez pas supprimer cet utilisateur MAITRE ni modifier son nom. En revanche, afin de
conserver la confidentialité des données, vous pouvez modifier son mot de passe.
D’autres utilisateurs peuvent être déclarés utilisateur maître.
Le dossier est ouvert par un utilisateur non-maître :
La fenêtre présente uniquement les onglets Info. et Stat.
Mis à part les commandes propres aux utilisateurs maîtres, les utilisateurs non maîtres ont par
défaut accès aux principaux menus et commandes mais cet accès peut être limité.
ˆ Créer un utilisateur
ª Le bouton [Ajouter] est présenté dans la fenêtre Gestion des utilisateurs, uniquement si le
dossier en cours est ouvert par un utilisateur maître.
Son nom est attribué par défaut : UTIL1 pour le premier créé, UTIL2 pour le deuxième, UTIL3
pour le troisième, etc.
Vous pouvez le modifier dans la zone Nom, présentée sur l’onglet Infos de la fenêtre Gestion des
utilisateurs.
La modification ne sera prise en compte dans la liste Utilisateurs qu’une fois la fenêtre validée.
Vous pouvez saisir ensuite, sur quatre caractères au maximum, le Mot de Passe à attribuer à
l’utilisateur ; ses initiales par exemple.
L’option Maître étant cochée par défaut, cliquez sur cette case si vous ne voulez pas que
l’utilisateur soit déclaré comme utilisateur maître.
194
Les opérations annexes
ˆ Définir l'accès d'un utilisateur à un ou plusieurs dossiers
Seul l’utilisateur maître peut limiter l’accès d’un utilisateur à certains dossiers.
Dans la liste Utilisateurs, cliquez sur le nom de celui dont vous définissez les accès puis cliquez
sur l’onglet Sociétés.
Par défaut, l'utilisateur a
accès à tous les dossiers
existants. Le Oui est
donc noté dans la
colonne Accessible ?
Double-cliquez sur la ligne
correspondant au dossier
auquel l'utilisateur ne doit pas
accéder pour indiquer Non...
... ou cliquez sur [Interdire]
ou [Autoriser] selon le cas.
ª Par la suite, lorsque l’utilisateur demande l’ouverture d’un dossier, seuls les titres des dossiers
déclarés accessibles lui sont proposés dans la fenêtre Ouverture d’un dossier.
ˆ Définir l’accès d’un utilisateur aux menus et aux commandes
Seul l’utilisateur maître peut limiter l’accès d’un utilisateur à certains menus ou à certaines
commandes de l’application.
Attention !
Ce paramétrage est actif pour tous les dossiers auxquels l’utilisateur a accès.
Dans la liste des utilisateurs, sélectionnez le nom de celui dont vous définissez les accès.
Cliquez sur l’onglet Menus pour obtenir la liste de tous les menus disponibles.
ª
Vous constatez que le titre des menus Fenêtre et ? (Aide) sont grisés. Ceci indique qu’ils
ne sont pas paramétrables, même pour un utilisateur Maître. Tous les utilisateurs y ont
donc accès.
Pour interdire l’accès à toutes les commandes d’un menu
Cliquez sur le titre d’un menu concerné.
Cliquez sur le bouton [Aucun Droit] ou désactivez la case Accessible.
Les titres du menu et de toutes les commandes qui le composent sont alors affichés en rouge
et en italique.
Pour interdire l’accès à une commande en particulier
Cliquez sur le symbole +, présenté à gauche du titre du menu concerné, afin d’ouvrir la liste des
sous-menus et commandes dont il se compose.
195
Partie 9
Sélectionnez la commande dont vous voulez interdire l’accès, puis cliquez sur l’option Accessible
(cochée par défaut) pour désactiver l’option.
De la même manière que pour les menus, le titre des commandes non accessibles l’utilisateur
est présenté en rouge et en italique.
Autoriser de nouveau l’accès à toutes les commandes d’un menu
Si vous souhaitez autoriser de nouveau l’accès à toutes les commandes d’un menu après une
interdiction :
Cliquez sur le titre du menu concerné, puis sur le bouton [Tous droits].
Le titre du menu ainsi que celui de toutes les commandes qui le composent sont présentés en
noir.
Autoriser de nouveau l’accès à une commande en particulier
Cliquez sur le symbole +, présenté à gauche du titre du menu concerné, afin d’ouvrir la liste des
sous-menus et commandes dont il se compose.
Sélectionnez la commande dont vous voulez interdire l’accès, puis cliquez sur l’option Accessible
pour réactiver l’option.
Le titre de la commande qui était présenté en rouge, italique repasse en noir.
ˆ Détruire la fiche d’un utilisateur
Si le dossier est ouvert par un utilisateur maître, le bouton [Détruire] est présenté dans la fenêtre
Gestion des utilisateurs. Sinon, il n’est pas affiché.
Attention !
Vous ne pouvez pas supprimer l’utilisateur MAITRE, créé par défaut dans Ciel Gestion Commerciale
pour Windows, ainsi que l’utilisateur ayant ouvert le dossier en cours.
Si vous sélectionnez un de ces deux utilisateurs, le bouton [Détruire] sera inactif.
Sélectionnez dans la liste Utilisateurs le nom de celui dont vous voulez détruire la fiche.
Cliquez sur le bouton [Détruire], présenté dans la fenêtre Gestion des utilisateurs.
La suppression d’un utilisateur étant une opération irréversible, un message de confirmation est
présenté. Validez la suppression en cliquant sur [Oui]. Son nom est immédiatement supprimé de
la liste.
ˆ Valider les traitements
Une fois tous les traitements effectués pour les utilisateurs, validez la fenêtre Gestion des
utilisateurs par [OK] pour conserver tous les paramètres définis.
ª Si, à ce stade, vous cliquez sur le bouton [Annuler], il est à noter que les utilisateurs
éventuellement créés sont conservés mais pas les paramètres définis pour chacun d’eux.
Dans la fenêtre Gestion des utilisateurs, cliquez sur le bouton [Ajouter] pour créer un
utilisateur.
196
Les opérations annexes
Les traitements sur les fichiers
ˆ Les outils fichiers
2 UTILITAIRES - commande OUTILS FICHIERS
Au - o
Cette commande permet d'effectuer sur les fichiers, certaines opérations, qui pour certaines
doivent être faites régulièrement. Sélectionnez dans la liste, le fichier concerné puis cliquez sur un
des boutons [Statistiques], [Réindexer], [Réorg.] et [Défrag.].
Une croix apparaît lorsqu'un
fichier est sélectionné.
Ce bouton vous permet de
sélectionner en une seule fois
toutes les lignes contenues
dans la liste des fichiers.
Statistiques du fichier sélectionné
Lorsque vous cliquez sur ce bouton, vous accédez à la fenêtre Statistiques du fichier sur lequel
vous êtes placé.
La fenêtre Statistiques du fichier présente de manière graphique les fiches créées et celles
détruites. Cela vous permet d'avoir une vision différente des opérations effectuées au sein du
logiciel.
Trois présentations sont possibles : en histogramme, en secteur ou en 2D/3D.
Cliquez sur les boutons correspondants dans la fenêtre pour modifier le mode d'affichage du
graphique.
Réindexer
Il est recommandé d'effectuer cette opération de façon périodique (avant ou après chaque session
de travail par exemple).
Cette procédure réorganise physiquement vos fichiers et permet ainsi de gagner du temps de
traitement lors des opérations courantes. En fonction de la quantité de données que contient
chaque fichier et de la rapidité du matériel, ces opérations durent plus ou moins longtemps.
197
Partie 9
Réorganiser
Cette opération s'assimile à la réindexation. La seule différence est qu'elle intervient sur les
changements de structure, et a donc pour but de reconstruire les bases.
Défragmenter
Attention !
En raison du caractère irréversible de cette opération, il est préférable de faire une sauvegarde de
votre société avant d'utiliser cette commande.
Dans un but d'optimisation du temps de traitement, les fiches détruites par le logiciel ne sont que
"marquées" comme étant détruites dans les fichiers. Afin de ne pas avoir de trop gros fichiers,
vous devez donc détruire "physiquement" de façon régulière ces fiches "marquées" détruites en
utilisant la commande de DEFRAGMENTATION (terme emprunté aux techniques informatiques).
Les pièces commerciales peuvent être détruites physiquement par la commande PURGE : ce
traitement n'est donc utile que pour la suppression de celles-ci. En revanche, il est indispensable
pour les fichiers de bases (clients, fournisseurs, articles, etc.) de lancer ce traitement, après avoir
effectué plusieurs suppressions (fréquence : une fois par semaine).
ˆ La purge sélective des fichiers
2 UTILITAIRES - commande PURGE DES FICHIERS
Au - i
Afin de faciliter ce traitement délicat, un système d'assistant lui est dédié : il décompose, étape par
étape (de 1 à 5), les opérations que vous devez réaliser.
Etape 1
Cet onglet vous explique le principe de la purge et les risques qu'elle peut comporter.
§ Les Traitements sur les fichiers, Les outils fichier - Défragmenter.
Etape 2
Cette étape vous permet d'établir vos critères de purge :
•
en indiquant une date limite : dans ce cas, le programme prendra en compte pour la purge,
toutes les dates antérieures à celle entrée. Activez la case d'option Antérieurs à la date du,
puis cliquez sur le bouton pour consulter le Calendrier.
•
à partir des pièces marquées : pour cela utilisez dans un premier temps, les fonctions de
marquage et activez la case d'option A partir des pièces marquées. La suppression ne
s'effectuera que sur les fiches marquées de chaque liste concernée.
Etapes 3 et 4
Ces deux étapes concernent la sélection de vos pièces clients et fournisseurs à purger.
198
Les opérations annexes
Etape 5
Cet onglet vous permet de vérifier les différents paramétrages que vous avez effectués avant de
lancer réellement la purge.
ª Vous pouvez combiner les fonctions de marquage et la recherche multicritère.
Exemple
Vous souhaitez détruire toutes les factures clients validées.
Dans un premier temps, activez la commande FACTURES du menu VENTES.
Sélectionnez la commande RECHERCHE MULTICRITÈRE du menu FONCTIONS (ou du menu
CONTEXTUEL), choisissez Les factures validées puis lancez la recherche avec [OK].
Toutes les factures validées s'affichent dans la liste. Procédez ensuite au marquage global de
ces pièces à l'aide de la commande TOUT MARQUER du menu FONCTIONS.
Sélectionnez alors la commande PURGE DES FICHIERS du menu UTILITAIRES, puis cochez la case A
partir des pièces marquées (étape 2). Cochez également la case Factures sur la partie Pièces
clients des pièces à purger (étape 3).
Lancez la procédure en cliquant sur [OK]. Seules les factures validées marquées seront
détruites.
ˆ Infos +
2 UTILITAIRES - commande INFOS +
Au - n
Les informations s'affichent dans le bloc-notes de Windows, enregistrées sous le fichier INFO.TXT
et renseignent sur :
•
la mémoire disponible,
•
la configuration de votre ordinateur,
•
les différents pilotes d'imprimantes,
•
la configuration Windows.
ª Vous pouvez imprimer l'Infos +. Cette impression peut être utile si vous devez faire parvenir
ces fichiers à notre service technique.
Vous pouvez également intervenir dans ce fichier pour y effectuer votre propre paramétrage.
ˆ Informations sur les transactions
2 UTILITAIRES - commande TRANSACTIONS
Au - t
Cette fenêtre vous informe des opérations importantes réalisées quotidiennement sur le logiciel.
Vous pouvez trier, exporter, rechercher et imprimer la liste.
Ce fichier des transactions vous permet, d'une part, de vous remémorer les opérations que vous
avez effectuées à une date donnée et, d'autre part, il vous donne la possibilité de suivre avec
199
Partie 9
précision les opérations que les autres utilisateurs peuvent effectuer dans Ciel Gestion
Commerciale pour Windows.
200
Les opérations annexes
La tenue de vos dossiers
ˆ La sauvegarde
2 DOSSIER - commande SAUVEGARDE
Ad - u
Cette procédure a pour but d'effectuer la sauvegarde des données d’un dossier vers une autre
unité.
ª La sauvegarde de Ciel Gestion Commerciale pour Windows est dite compressée, ce qui vous
permet de minimiser le nombre de disquettes et la durée pour réaliser l'opération.
La sauvegarde a pour effet de faire une copie des données du disque dur sur une ou plusieurs
disquettes et non un transfert, ce qui signifie qu'après sauvegarde vos données figurent à la
fois sur le disque dur et sur les disquettes. Vous n'avez pas à effectuer une restauration
lorsque vous souhaitez réutiliser Ciel Gestion Commerciale pour Windows.
Il est IMPERATIF de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données.
Cette opération est essentielle : en effet, une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif
(cas de micro-coupure) du programme en cours d'exécution, ou encore une suppression
malencontreuse des données peuvent arriver à tout moment et vous faire perdre des jours, voire
des semaines de travail. Seule une sauvegarde vous permet, dans ce cas, de récupérer vos
données.
Chaque société doit avoir son propre jeu de disquettes, et il est également préférable d'utiliser
plusieurs jeux de disquettes par dossier, selon la fréquence d’utilisation et la taille du dossier.
Vous pouvez utiliser, par exemple, un jeu de disquettes pour les jours pairs, et un jeu pour les
jours impairs. Il existe ainsi un roulement qui accroît la sécurité de conservation de vos données.
Pour sauvegarder les données d'une société en cours d'utilisation :
Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
Confirmez la fermeture de la société.
Saisissez le Nom de l'utilisateur ainsi que son Mot de passe.
Dans la fenêtre Sauvegarde, précisez le lecteur de destination des données à sauvegarder :
•
le lecteur A, pour une sauvegarde sur disquettes,
•
un autre emplacement, pour une sauvegarde sur un répertoire de votre disque dur ou sur
une autre unité logique (lecteur réseau, zip, streamer, etc.)
201
Partie 9
Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de sauvegarde.
Pour sauvegarder les données d'une société qui n'est pas en cours d'utilisation :
Activez la commande SAUVEGARDE du menu DOSSIER.
Saisissez le Nom de l'utilisateur ainsi que son Mot de passe.
Sélectionnez la société à sauvegarder.
Précisez ensuite, dans la fenêtre Sauvegarde, le lecteur de destination des données à
sauvegarder.
ª Ce type de sauvegarde vous permet de sauvegarder plusieurs dossiers à la suite sans avoir à
les ouvrir au préalable.
ˆ La restauration
2 DOSSIER - commande RESTAURATION
Ad - r
Cette commande vous permet de récupérer sur votre disque dur les données d’une société
préalablement sauvegardée.
Pour effectuer la restauration des données d'une société en cours d'utilisation :
Activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER.
Confirmez la fermeture de la société.
Précisez ensuite, dans la fenêtre Sauvegarde, le lecteur source des données à restaurer.
ª Si votre sauvegarde a nécessité plusieurs disquettes (dans le cas d'une sauvegarde sur le
lecteur A ou B), insérez-les au fur et à mesure qu'elles vous seront demandées.
Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de restauration.
Pour effectuer la restauration des données d'une société qui n'est pas en cours
d'utilisation :
Activez la commande RESTAURATION du menu DOSSIER.
Sélectionnez la société à restaurer.
Précisez ensuite, dans la fenêtre Sauvegarde, le lecteur source des données à restaurer.
Cliquez sur [OK] pour lancer la procédure de restauration.
A la fin de la procédure, un message vous informe du résultat du traitement.
Si tout s’est correctement passé, cliquez sur [Ok].
202
Les opérations annexes
ª Ce type de restauration vous permet de restaurer plusieurs dossiers à la suite sans avoir à les
ouvrir au préalable.
ˆ Supprimer un dossier
2 DOSSIER - commande SUPPRIMER
Ad - f
La suppression d'une société est une opération irrémédiable. Elle signifie que tous les fichiers vont
être détruits.
Activez la commande SUPPRIMER du menu DOSSIER.
La fenêtre Utilisateur dans laquelle vous saisissez votre Mot de passe s'ouvre. Validez par [OK].
La fenêtre Suppression d’une société s'ouvre. Sélectionnez celle qui doit être supprimée et
validez par [OK].
S’affiche une fenêtre vous demandant de confirmer la suppression.
Cliquez sur [Oui].
Compte-tenu de l’effet irrémédiable de cette commande, une deuxième fenêtre vous demande
de confirmer la suppression de la société.
Cliquez sur le bouton [Détruire] pour lancer le traitement.
ª Si à ce stade vous voulez arrêter la procédure, cliquez sur le bouton [Quitter] puis, une fois
sur la fenêtre Suppression d'une société, cliquez sur le bouton [Annuler].
ˆ Assistant Top Clôture
Menu Utilitaires - commande Top Clôture
Cet assistant vous guide dans la préparation et la réalisation des opérations à effectuer en fin
d’année.
Il vous propose d’effectuer tous les traitements nécessaires :
Sauvegarde des données de votre dossier
Edition des objectifs clients, fournisseurs, articles,
203
Partie 9
-
204
Edition des statistiques de ventes et d’achats
Edition des statistiques articles
Paramétrage de l’état inventaire des articles
Régulation de stock
Génération du journal comptable
Transfert des écritures en compta
Définition des dates d’exercice et des dates de période pour la réouverture d’un nouvel
exercice
Les opérations annexes
Aides et assistants
ˆ L'agent intelligent Eurêka
2 ? - commande EUREKA
Eurêka est un agent intelligent qui vous guide pas à pas dans l'utilisation de votre logiciel. Cette
commande vous permet de paramétrer l'assistant selon votre niveau d'utilisation :
•
en devançant vos actions
•
en vous expliquant chacun des messages
Eurêka vous explique la signification de chacun des messages du logiciel, afin que vous puissiez
décider des options qui conviennent le mieux à votre gestion, et il devance vos besoins en vous
proposant de réaliser automatiquement les actions consécutives à votre première demande.
Il vous guide également dans le paramétrage des éditions (portefeuille des commandes, catalogue
des articles...) et des statistiques (statistiques croisées, évolution des ventes...). En effet, il vous
fournit des explications claires sur chacun des paramétrages qui vous permettent d'obtenir
exactement l'édition souhaitée.
Exemple
Eurêka vous indique que la validation d'une facture est une opération irréversible qui modifie l'encours du client, crée des mouvements de stock entre autres, puis vous invite à confirmer la
validation. Il vous propose ensuite d'imprimer la facture puis de créer automatiquement le
règlement sans avoir d'autres opérations à effectuer.
ˆ Les assistants
L'assistant s'assimile au conseiller : c'est un système d'aide ponctuelle mais dédié aux traitements
les plus délicats du logiciel : il décompose les opérations par étape successive.
L'assistant s'active dès l'ouverture du menu concerné. Les fonctions du logiciel qui comportent un
assistant sont :
•
L’Assistant Messagerie
•
Les états
•
L'assistant de contrôle des prix
•
La mise à jour du journal comptable
•
La purge
•
L'import Ciel Gestion Commerciale pour Dos
•
Les commandes fournisseurs des articles en rupture de stock
•
La mise à jour du prix des articles
205
Partie 9
Désinstallation de l'application
Si pour une raison quelconque, vous souhaitez supprimer Ciel Gestion Commerciale pour Windows,
respectez la manipulation décrite ci-après.
ˆ Phase de désinstallation
Cette simple procédure permet de nettoyer intégralement les composants du programme dans
différents répertoires de votre disque dur :
Cliquez sur le bouton [Démarrer] puis sur [Programmes].
Sélectionnez ensuite [Ciel] si l’application a été installée automatiquement dans ce groupe de
programmes.
Choisissez ensuite [Désinstaller Ciel Gestion Commerciale].
Confirmez alors votre choix en cliquant sur [Oui].
ˆ Suppression du répertoire
Vous pouvez, à présent, procéder à la suppression définitive du répertoire de l'application à partir
de l'explorateur de Windows.
206
Communiquer avec Ciel Gestion Commerciale
Partie 10
Communiquer avec Ciel Gestion
Commerciale
Le lien Word
Communiquer par messagerie électronique
Communiquer par Internet
La cartographie Excel
Partie 9
Le lien Word
2 (Ouvrir une liste) FONCTIONS - commande DOCUMENTS OFFICE
Ao - d
Ciel Gestion Commerciale pour Windows permet d’intégrer les informations concernant les
clients ou les fournisseurs dans des documents types réalisés avec Word.
Vous pouvez ainsi éditer des documents du type lettre de relance, annonce de congés annuels,
offres promotionnelles sur le fichier clients ou bien lettre de réclamation pour retard de livraison
de commande sur le fichier fournisseurs.
Attention !
Pour disposer de cette fonctionnalité, vous devez installer sur votre micro-ordinateur :
Ciel Gestion Commerciale version 5 ou supérieure pour Windows,
et Microsoft Word 95 ou Word 97 pour Windows 95.
Vous consultez dans Word le
document final sélectionné.
Ce bouton vous permet de
modifier dans Word le modèle
de document sélectionné.
Cliquez sur ce bouton pour créer des
sous-dossiers vous permettant de
ranger différents types de documents.
Cliquez sur ce bouton pour imprimer le
modèle de document à partir de Ciel
Gestion Commerciale pour Windows.
Consulter un document
Activez le menu BASES puis la commande CLIENTS.
Dans la fenêtre Liste des clients, sélectionnez ou marquez le client pour lequel vous voulez
éditer un document.
Activez la commande DOCUMENTS OFFICE par le menu FONCTIONS ou CONTEXTUEL.
ª Vous pouvez également cliquer sur l'icône Lettres clients dans le groupe Relation clients de la
barre de navigation.
208
Les opérations annexes
La fenêtre Gestionnaire de documents s'affiche. Elle présente la liste des modèles de
documents prédéfinis. Vous pouvez les modifier ou en créer d’autres.
Sélectionnez le document à consulter en cliquant sur le titre d'un des modèles présentés dans
la fenêtre Gestionnaire de documents.
Cliquez sur le bouton [Consulter].
S'ouvre alors l'application Word et le document choisi.
Les informations nécessaires concernant la société (telle que l'adresse par exemple) et le client
sont automatiquement insérées dans le document final. A ce stade, vous pouvez modifier le
document comme n’importe quel autre et l'imprimer. En revanche, les modifications ne sont pas
conservées dans le modèle de Ciel Gestion Commerciale pour Windows.
Pour revenir dans Ciel Gestion Commerciale pour Windows, activez la commande QUITTER de
Word.
Imprimer un document
Ouvrez la liste des clients et sélectionnez celui pour lequel vous voulez imprimer un document.
Activez la commande DOCUMENTS OFFICE par le menu FONCTIONS.
Sélectionnez le modèle dans la liste.
Cliquez sur le bouton [Imprimer].
Créer le modèle de document dans Ciel Gestion Commerciale pour Windows.
Dans Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous définissez tout d’abord le nom du modèle de
document que vous souhaitez créer.
Cliquez sur le bouton [Nouveau] présenté dans la fenêtre Gestionnaire de documents.
Saisissez son intitulé puis cliquez sur [OK].
Dans la liste des modèles de documents, sélectionnez-le et cliquez sur [Modifier].
L’application Word est alors ouverte ainsi qu’une fenêtre nommée Document 1.
Saisir ou modifier le texte type
Saisissez dans le modèle le texte, qui ne varie pas d'un document à l'autre, en utilisant les
commandes de Word pour mettre en forme et en page votre texte.
Insérer des champs : informations variables d’un document à l’autre
Pour qu’une information soit récupérée de Ciel Gestion Commerciale et insérée dans votre texte :
insérez le nom du champ dont vous récupérez la donnée dans le modèle de document.
Exemple
Vous voulez insérer le nom du client dans une formule de politesse. Vous insérez le champ :
[GETFIELD CLIENT.Societe]
Pour insérer un champ, vous pouvez le saisir directement dans votre texte, mais dans ce cas vous
devez respecter la syntaxe propre aux noms des champs.
209
Partie 9
Le menu Ciel Gestion dans Word
Une autre manière, plus rapide et plus sûre, d’insérer un champ dans le modèle de document est
d’utiliser une des commandes du menu CIELGESTION, automatiquement ajoutée à la barre des
menus de Word, lorsque vous créez ou modifiez un modèle de document.
Le menu CIELGESTION présente cinq commandes vous permettant d'insérer les champs
nécessaires, et d'effectuer certains traitements sur le modèle de document.
Insertion d'un champ de type société
2
CIELGESTION - commande INSERER UN CHAMP GLOBAL
Vous voulez insérer la raison sociale et l'adresse de votre société dans l'en-tête du document.
Vous utilisez les champs suivants :
[GETGLOBAL Societe.Denomination]
[GETGLOBAL Societe.Adr1]
[GETGLOBAL Societe.CodePostal] [GETGLOBAL Societe.Ville]
Insertion d'un champ récupérant des informations de la fiche Client /
Fournisseur
2
CIELGESTION - commande INSERER UN CHAMP DE BASE
Vous pouvez également insérer des champs correspondant à des données présentées dans la
fiche du client ou du fournisseur sélectionné.
Les champs seront alors du type [GETFIELD Client.xxx] ou [GETFIELD Fourn.xxx]
Insertion d'une requête
2
CIELGESTION - commande APPLIQUER UNE REQUETE
Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous donne la possibilité d'insérer dans votre document
une des requêtes prédéfinies dans l'application. Vous avez le choix entre plusieurs requêtes
concernant les factures, les clients, les commandes ou encore les devis.
Insertion d'une variable de conversion (chiffres en lettres)
2
CIELGESTION - commande CONVERTIR UN MONTANT EN LETTRES
Vous utilisez cette commande afin qu'un montant s'inscrive à la fois en chiffres et en lettres.
Vous pouvez obtenir la conversion d'un champ de base (consultez la liste par le bouton) et / ou
d'un montant que vous indiquez en chiffres.
Exemple
Le total dû d'un client se présente sous la forme suivante :
[GETSTRING ConvertAmountToString(CLIENT.TotalDu, OFFICE_TEXT,"Franc", 100 )]
210
Les opérations annexes
Sauvegarde du document dans Word
La sauvegarde du document est réalisée lorsque vous fermez Word.
Les documents créés sont enregistrés au format .RTF et sont stockés dans le sous-répertoire
OFFMODEL du logiciel de Ciel Gestion Commerciale pour Windows.
Activez la commande QUITTER du menu FICHIER, puis confirmez alors l'enregistrement en
cliquant sur [Oui].
Rubrique d'aide "Word" (lien) pour obtenir tout le détail concernant cette commande.
211
Partie 9
Communiquer par messagerie électronique
Ciel Gestion Commerciale pour Windows vous permet d’envoyer à un tiers (client, vendeur ou
autre), directement par e-mail (messagerie électronique), toute une série de documents issus de
l’application même, mais également d’un autre logiciel.
Vous pouvez ainsi accéder à votre messagerie électronique à partir des commandes suivantes :
•
la fidélisation clients
•
l’envoi d’un message à un tiers à partir de la liste des Clients ou Fournisseurs
•
les commandes clients
•
le catalogue articles
•
le réapprovisionnement automatique des articles en rupture de stock
Avant de pouvoir utiliser une des fonctionnalités faisant appel à la messagerie, vous devez avoir
réalisé les actions suivantes :
•
installé une application de messagerie,
•
mis en place un modem (pour une communication vers l’extérieur),
•
pris connaissance du fonctionnement de la messagerie installée,
•
•
renseigné les différentes adresses de l’application (société, banque, fiches clients,
contacts clients, fiches fournisseurs),
ouvert la messagerie électronique, à partir de Windows.
Attention !
Si vous utilisez Microsoft Outlook Express comme messagerie, vous devez impérativement vérifier
dans cette application, que la zone Définir Outlook Express comme mon client MAPI Simple par
défaut est cochée.
ˆ L’Assistant Messagerie
Les commandes faisant appel à la messagerie électronique disposent d’un assistant composé
d’étapes ou d’onglets, facilitant le paramétrage du message que vous allez envoyer.
Selon la commande à partir de laquelle l’assistant est lancé, tout ou partie des étapes suivantes
sont présentées.
Choisir les destinataires autres que les clients
A ce stade, vous choisissez les destinataires qui ne figurent pas dans la liste de vos clients. La
fenêtre est divisée en deux parties :
•
la première partie dans laquelle vont figurer les destinataires directs,
•
la seconde comportera les destinataires en copie du message.
ª Le principe de saisie des destinataires directs est similaire à celle des destinataires en copie.
212
Les opérations annexes
-
Cliquez sur le bouton [<-A] dans la partie supérieure de la fenêtre ; la phrase «<Saisissez
l’adresse Email> » apparaît alors.
Double-cliquez sur la ligne pour saisir l’adresse e-mail du destinataire.
A ce stade, vous pouvez saisir directement l’adresse e-mail, si vous la connaissez, ou bien
ouvrir votre messagerie pour consulter la liste des destinataires que vous avez paramétrée.
Pour cela, cliquez sur l’icône Messagerie présentée en fin de ligne.
Sélectionnez le destinataire puis cliquez sur le bouton [OK]. L’adresse est alors transférée
dans la fenêtre de paramétrage du message.
-
Procédez ainsi pour chaque destinataire.
-
Cette opération effectuée, cliquez sur le bouton [Suivant>] ou sur l’onglet de votre choix pour
continuer le paramétrage.
Sélectionner les clients
ª
Dans la liste des clients présentés dans la fenêtre, sélectionnez ceux qui vont recevoir le
message, puis marquez-les à l’aide des boutons de marquage.
Cliquez sur le bouton [Suivant>] ou sur un onglet pour passer à l’étape suivante.
Si vous n’avez marqué aucune fiche client, un message vous le signale. Cliquez sur
le bouton [Oui] si vous souhaitez continuer le paramétrage du message et déterminer les
destinataires ultérieurement.
Définir le texte du message
-
Indiquez le Sujet du message que vous allez envoyer.
-
Saisissez le texte du Message.
-
Si vous souhaitez ouvrir votre messagerie en fin de traitement, cochez la case Afficher la
messagerie.
Vous pouvez utiliser cette option en fin de paramétrage des différents onglets, ou étapes, afin
de vérifier la teneur du message qui va être envoyé. Vous pouvez encore effectuer
d’éventuelles modifications à ce stade avant de le faire parvenir définitivement à tous les
destinataires.
213
Partie 9
Cette commande vous permet
d'accéder à la fenêtre
Propriétés graphiques dans
laquelle vous déterminez la
police, la taille, le style, la
couleur et l'alignement du texte
sélectionné.
Joindre un (ou plusieurs) fichier(s)
Vous avez la possibilité de joindre un (ou plusieurs) document(s) spécifique(s) au message.
-
Cliquez sur le bouton [Ajouter] puis, dans la fenêtre Sélection d’un fichier, choisissez celui que
vous souhaitez envoyer.
-
Cliquez sur le bouton [Ouvrir]. Le chemin d’accès ainsi que le nom du fichier sont alors
indiqués dans la partie Fichiers joints.
Joindre un (ou plusieurs) document(s) Word
De la même manière, vous pouvez ajouter à votre message un document Word que vous avez
défini au préalable par la commande DOCUMENT OFFICE du menu FONCTIONS (à partir de la liste des
documents clients ou fournisseurs). Cette commande peut être utile si vous effectuer un
publipostage via votre messagerie, par exemple.
-
Dans la liste des documents Word présentés, sélectionnez le modèle souhaité, puis cliquez sur
le bouton [Ajouter]. Il apparaît alors dans la partie inférieure de la fenêtre.
Pour retirer ce document de la sélection, cliquez sur le bouton [Supprimer].
Joindre un (ou plusieurs) document(s) LDP
Un fichier d’impression LDP est un document (états, listes ou documents) que vous avez visualisé
en mode APERCU AVANT IMPRESSION et qui a été conservé dans un fichier d’impression.
Exemple
Le catalogue articles que vous consultez dans la fenêtre aperçu avant impression a pour intitulé
C_ART1.LDP.
214
Les opérations annexes
Il se peut que le destinataire du message ne possède pas Ciel Gestion Commerciale pour
Windows. Dans ce cas, vous devez lui faire parvenir un utilitaire, Ciel Visionneur, qui va lui
permettre de consulter le document que vous lui envoyez.
-
Il vous suffit pour cela de cocher la case Envoyer Ciel Visionneur. Dès réception du message,
le client pourra installer Ciel Visionneur en double-cliquant sur le programme Setupex.exe.
Vous avez également la possibilité de joindre un modèle de document du générateur à votre
message.
-
-
Cochez pour cela la case Envoyer un document du générateur.
Cliquez sur le bouton [Choisir le document…] puis sélectionnez le modèle de document dans
la fenêtre Générateur de documents.
Une fois votre choix effectué, cliquez sur [OK] pour revenir sur l’Assistant messagerie.
Fin de procédure
-
Validez les paramètres en cliquant sur le bouton [OK].
Si vous avez demandé l’affichage de la messagerie (la case Afficher la messagerie est cochée dans
la phase du texte du message), celle-ci s’ouvre alors en fin de paramétrage. Dans le cas
contraire, le message est directement transmis aux destinataires.
Cas spécifique : le message n’est pas transmis
Si la zone E-mail d’une des fiches clients ou fournisseurs à qui vous envoyez le message n’est pas
renseignée, la fenêtre Envoi de message clients s’ouvre, dans laquelle la liste du (ou des)
destinataire(s) n’ayant pas d’adresse électronique est présentée.
-
Saisissez alors l’adresse E-mail du tiers directement à partir de la fenêtre afin de procéder à
un nouvel envoi du message.
215
Partie 9
-
Marquez les fiches à l’aide des boutons [Marquer], [Tout marquer], [Inverser] et [Tout
inverser] disponibles dans la fenêtre puis cliquez sur le bouton [OK].
Vous revenez alors sur l’Assistant Messagerie, composé de quatre étapes :
•
déterminez et marquez les destinataires du message,
•
indiquez le sujet ainsi que le texte du message,
•
précisez le fichier que vous souhaitez joindre, si tel est le cas,
•
216
pour finir, sélectionnez éventuellement, dans la liste des documents office prédéfinis
dans Ciel Gestion Commerciale, le document que vous allez faire parvenir à votre (vos)
client(s).
Les opérations annexes
Communiquer par Internet
Ciel Gestion Commerciale s’adapte aux besoins grandissants et à la présence de l’Internet dans
notre environnement quotidien du travail en vous proposant plusieurs fonctions faisant appel à
Internet.
Pour accéder à ces fonctionnalités, vous devez :
•
disposer d’un navigateur et d’une connexion Internet,
•
installer un modem.
ˆ Serveur Web
2 UTILITAIRES - commande SERVEUR WEB
Au - w
Le serveur Web vous permet de générer des pages HTML que vous pourrez diffuser sur des sites
Intranet ou Internet.
ª
Avant d’utiliser la commande SERVEUR WEB, nous vous conseillons de créer un répertoire
spécifique pour toutes vos pages Web. Cela facilite ainsi la consultation des pages que vous
avez générées.
Nous vous rappelons également que vous devez disposer d’un navigateur Internet (comme
Internet Explorer par exemple), pour consulter tout type de site Internet.
Lorsque vous activez la commande SERVEUR WEB du menu UTILITAIRES, la fenêtre Assistant
générateur de serveur Web s’ouvre. Elle est composée de deux parties :
•
la première contient la liste des dossiers dans lesquels figurent les pages pouvant composer
votre site ;
•
la deuxième permet de visualiser et sélectionner les éléments que vous mettez en place dans
votre page.
Vous passez d’une page à l’autre :
•
en cliquant sur la page concernée,
•
en utilisant les boutons [+] et [-] disposés en bas de la fenêtre.
217
Partie 9
Cliquez sur ce symbole
[+] pour ouvrir la liste
des pages composant
Ce bouton vous
permet de passer
à la page suivante.
Cliquez sur le bouton [-] pour
revenir sur la page
Paramétrage général
Ce dossier est composé des pages Type de serveur et Page d’accueil.
Type de serveur
-
Précisez le(s) fichier(s) que vous souhaitez présenter sur le site :
•
fichier des clients
•
fichier des fournisseurs
•
fichier des articles
-
Indiquez si les pages que vous composez sont destinées à un Usage externe (pour effectuer
une présentation de votre société et générer votre catalogue articles au format HTML) ou à un
Usage interne (pour générer des pages HTML de vos fichiers en vue d’un échange de données
et d’une meilleure communication au sein de votre entreprise).
-
Saisissez le chemin d’accès du répertoire où va être généré le site.
Page d’accueil
-
Dans la liste des formats proposés, sélectionnez celui qui sera présenté sur la page d’accueil de
votre site.
-
Indiquez le chemin d’accès du logo de votre société si vous souhaitez qu’il figure sur votre
page d’accueil.
-
Saisissez ensuite les informations concernant votre société afin d’en donner une présentation
générale.
Clients – Fournisseurs – Articles
Dans chacun de ces dossiers, les mêmes éléments de paramétrage du site sont présentés.
218
Les opérations annexes
Organisation des pages du Web
-
Choisissez entre une présentation à 3 ou 4 niveaux.
Format de la liste des familles – Format de la liste
-
Dans la liste des formats proposés, sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.
-
Indiquez également le chemin d’accès de l’image de fond de cette liste. Cliquez pour cela sur
l’icône présentée en fin de zone pour accéder à la fenêtre Sélection d’un fichier.
Format de la fiche
C’est dans cette page que vous avez déterminez le format de la fiche (client, fournisseur et/ou
article) parmi les trois formats proposés.
-
Une fois que vous avez terminé le paramétrage de tous les éléments nécessaires à la
composition de votre site, cliquez sur le bouton [OK].
ˆ Lien direct avec le portail Ciel
2 INTERNET - commande ACTUALISER
Cette commande met à jour automatiquement toutes les commandes du menu INTERNET en
fonction des informations diffusées sur l’espace dédié aux utilisateurs du site Internet Ciel.
Ce service en ligne permet de consulter, directement à partir de Ciel Gestion Commerciale, toute
l’actualité de votre produit (conseils, trucs, astuces, informations spécifiques, etc.).
ˆ Accéder à un site Internet
Ciel Gestion Commerciale vous permet d’accéder à un site Internet directement à partir de
l’application.
Renseignez, dans un premier temps, l’adresse du site Internet, à la zone <Site Web>, présentée
dans l’application (société, banque, fiches clients, contacts clients, fiches fournisseurs).
Ensuite, pour accéder au site Internet concerné, il suffit de cliquer sur l’icône Internet, présentée à
la fin de la zone <Site Web>.
ˆ Récupérer les coordonnées de vos tiers via Internet
2 BASES - commande CLIENTS – onglet ADRESSE, bouton [Recherche d’adresse].
2 BASES - commande FOURNISSEURS – onglet ADR. ET COMPTA, bouton [Recherche d’adresse].
Vous avez la possibilité de récupérer et/ou vérifier, sans aucune saisie, les coordonnées complètes
de vos différents clients et fournisseurs sur la base de données entreprises de la Coface SCRL.
Partie 3. Création et mise en place d’un dossier, § Les fournisseurs – La fiche
fournisseur, Vérifier les coordonnées de vos fournisseurs.
219
Partie 9
Cartographie Excel
2 FONCTIONS - commande CARTOGRAPHIE EXCEL
Une fois, la commande Analyseur commercial activée, cliquez sur l'onglet Journal des ventes et
activez la commande CARTOGRAPHIE EXCEL par le menu FONCTIONS.
Définissez la période pour laquelle vous voulez obtenir les informations en saisissant une
fourchette de dates. Validez la période par [OK]. S'ouvre l'application Excel.
Après quelques instants la carte des régions de France est affichée, vous présentant par défaut
le chiffre d'affaires HT réalisé pour chacune des régions.
Vous pourrez également obtenir par région d'autres valeurs : par quantité, chiffre d'affaires
TTC, marge ou coefficient de vente.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton [Modifier les Paramètres] et cochez l'option de votre choix.
Pour revenir dans Ciel Gestion Commerciale pour Windows, activez la commande QUITTER de
Excel.
220
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
Index
Achats, 127
analyseur commercial, 159
saisie des pièces achats, 127
Acomptes, 104
Alignement, 190
Aperçu avant impression, 131
Articles
catalogue, 150
éditions des articles, 146
en rupture de stock, 167
famille d'articles, 71
inventaire, 150
MAJ des prix, 166
nomenclature, 152
recalcul du prix, 167
recopier les désignations, 168
substitut, 73
Assemblage
ordre d'assemblage, 173
ordre de désassemblage, 174
Assistant, 205
Avoirs
regroupement, 117
remboursement, 117
valider, 117, 118
Banque, 47, 69
Barre de navigation, 30
Bons de livraison
livrables, 102
saisie, 105
traitements, 107
Catalogue, 150
Clients
avoirs, 116
commandes, 99
éditions des clients, 146
factures, 108
liste, 84
Commandes, 99
déclenchement de commandes, 167
gestion des reliquats, 103
MAJ des quantités, 167
non livrées, 147
ordre de commande fournisseur, 175
portefeuille, 147
traitements, 101
Commissions, 64
Conditionnement, 71, 77
Contextuel (menu), 31
Conversion
conversion OEM, 177
variable de conversion, 210
Défragmenter, 198
Dépôts, 79
Devis
fiche, 93
transferts, 97
Dossier
créer, 44
paramètres, 45
Dupliquer
pièce commerciale, 96
Echelle, 137
En-tête, 138, 192
Escompte, 49, 95, 124
Etats, 36, 146
imprimer, 140
Etiquette, 141, 182
Eurêka, 205
Euro, 37
Exporter
journal comptable, 176
Fabrication, 77
capacité, 152
mode fabrication, 51
Factures, 108
échéancier, 148
irrécouvrables, 111
non échues, 149
suivi des échéances, 149
traitements, 110
Famille
analyse, 153
famille d'articles, 71
tarifs par famille, 62
Favori, 30, 54, 135
Fenêtre
la fenêtre Application, 29
la fenêtre Imprimer, 142, 143
les fenêtres Liste, 53
les fenêtres simples, 30
Fermer
l'application, 41
Format
choisir un format, 135
Fournisseurs, 66
éditions des fournisseurs, 146
Gencod, 77
Générateur de documents, 180
imprimer, 141
Glisser-déplacer, 34
Graphiques
éditer, 161
objets, 183
propriétés, 184
Grille, 191
Fiche d'appréciation
Historique, 159
Immatriculation, 46
Impayé, 125
Imprimante
choisir, 131
configurer, 130
onglet, 137
Imprimer
aperçu avant impression, 131
état, 140
fenêtre, 142, 143
liste, 134
modèle du générateur, 141
Installation
désinstallation, 206
installation, 18
Inventaire, 150
Journal comptable, 176
Listes
imprimer, 130
objet liste, 190
trier, 56
Marquer (fonctions), 35
Mode
fabrication, 77
mode de calcul des statistiques articles, 49
mode de gestion des nomenclatures, 51
règlement, 61
vente, 77
Nomenclatures, 76
états, 152
gestion, 173
mode de gestion, 51
Objectifs, 158
Objets
champs, 187
graphiques, 183
image, 189
liste, 190
texte, 184
Outils, 197
Paramètres
dossier, 45
générateur de documents, 141
paramétrage des colonnes, 56
Paysage (mode), 137
Pièces commerciales
MAJ du taux de TVA, 169
recalcul des en-têtes, 169
traitements, 34
Pied de page, 138, 192
Portrait (mode), 137
Pro forma, 93
Purge, 198
Réapprovisionnement, 153
Recalcul
bouton Recalculer, 149
du prix des articles, 167
en-têtes, 169
Recherche
onglet, 136
recherche multi-critères, 58
rechercher, 57
Règlement, 123
automatique, 110
mode, 61
partiel, 125
Réindexer, 197
Reliquats, 102, 103
Remboursement
avoir, 117
trop perçu, 117
Remise
commerciale, 126
taux, 66
Réorganiser, 198
Requête, 210
Restauration, 202
Saisies, 33
Sauvegarde, 201
Serveur Web, 217
Site Ciel, 219
Solder, 125
Statistiques, 36, 155, 197
Stocks, 74
entrées de stock, 170
mouvements, 170
onglet Stock, 51
régulation, 164
rupture de stock, 167
sorties de stock, 171
suivi, 153
valider les entrées et sorties, 172
variations, 81
Substitut, 73
Supprimer
dossier, 203
fiche utilisateur, 196
pièce commerciale, 96
Tables, 61
Tarifs
fiche article, 74
grille de tarifs, 72
tarifs par famille, 62
TPF, 61
Traitements
pièces commerciales, 34
valider, 196
Transactions, 199
Tri
dans les listes, 56
onglet, 138
TVA
MAJ du taux, 169
Ciel Gestion Commerciale pour Windows
table, 61
Utilisateurs, 194
Valider
plusieurs pièces, 96
une pièce commerciale, 96
Ventes
analyseur commercial, 159
évolution, 157
mode vente, 51, 77
saisie des pièces ventes, 92
Ventiler, 124
Web, 217
Word (lien), 217
Fiche d’appréciation
Votre avis nous intéresse...
Afin d’améliorer la qualité de nos manuels et des différentes sources d’informations
produit (Lisez-moi, Aide, Conseiller et Didacticiel), nous vous serions reconnaissants
de renseigner cette fiche et de nous la retourner à l’adresse suivante :
Ciel - Département Développement / Produits
Avenue Van Volxem 79 – 1190 Bruxelles
Fax : 0032/2/346.18.77
Vos coordonnées
Nom de la société : ....................................
Code client : ................................................
Utilisateur : ...............................................
Fonction :....................................................
Adresse .........................................................................................................................
Code postal : .............................................
Ville :..........................................................
Tél. : ........................................................
Fax :...........................................................
Email :......................................................
Les sources d’informations produit
Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les
raisons de votre réponse.
Oui
Lisez-moi
Manuel
Additif
d'installation
Aide intégrée
Conseiller
Formation
multimédia
Non
Pour quelle(s) raison(s) ?
Fiche d’appréciation
Quel est le support que vous utilisez le plus souvent ?
.......................................................................................................................................
Pourquoi ?
.......................................................................................................................................
Y'a-t-il une information que vous n'avez trouvée sur aucune des sources ? Si oui, laquelle ?
.......................................................................................................................................
Le manuel
Quel(s) type(s) d'information(s), aimeriez-vous trouver en plus dans le manuel ?
.......................................................................................................................................
A votre avis, y a-t-il des informations dans le manuel qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui,
lesquelles ?
.......................................................................................................................................
Suggestions et commentaires
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................
Ciel Gestion Commerciale pour Windows - Référence manuel : 2005-09-12 Manuel Gestion
Commerciale V11_00
La détention de ce manuel n'atteste pas la propriété d'une licence d'utilisation du logiciel
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