Ciel COMPTABILITE SIMPLIFIE POUR ASBL Manuel utilisateur

Compagnie Internationale d’Edition de Logiciels
Ciel Comptabilité
Simplifiée pour ASBL
pour Windows
Ciel – Acordata
Avenue Van Volxem 79
Tel. 00.32.2.346.55.07- Fax : 00.32.2.346.18.77
Site internet : http://www.ciel.be
Edito
Félicitations ! Vous venez d’acquérir
un logiciel CIEL dernière génération, alliant les
qualités de puissance et de facilité d’utilisation.
Ce logiciel de la gamme CIEL vous permettra
de faciliter la gestion de votre entreprise, vous soulageant
considérablement dans votre travail.
Une demi-journée devrait vous suffire pour vous familiariser
avec les principales commandes du logiciel.
Important !
Référencez-vous dès aujourd’hui auprès de notre Département Services.
Vous bénéficiez ainsi d’une assistance téléphonique gratuite à l’installation.
Et pour vous accompagner au quotidien dans l'utilisation de votre
logiciel, Ciel vous propose une gamme de services adaptés à vos
besoins : formations, contrat d'Assistance, contrat Privilèges...
N’hésitez pas à nous communiquer vos remarques par écrit ; nous nous
efforcerons d’en tenir compte lors de nos mises à jour régulières.
Très sincèrement,
L’équipe CIEL.
Ciel Compta pour Windows
Bénéficiez d’une assistance téléphonique gratuite à l’installation
Dès le référencement de votre logiciel auprès de notre Département Services, vous bénéficiez d'une
assistance téléphonique gatuite à l’installation de votre logiciel.
Si vous avez acquis Ciel Compta pour Windows chez Ciel, vous êtes automatiquement enregistré
comme client et, à ce titre, vous trouverez votre code client sur votre facture.
En revanche, si vous avez acquis le logiciel sur l'un des points de vente Ciel, vous devez impérativement
suivre la procédure d'installation et de référencement de l'application pour obtenir votre code client par
retour de courrier.
Dans tous les cas, dès que vous êtes en possession de votre code client, nous vous invitons à le
mentionner ci-après.
Code client : . . . . . . . . . . . . . . . . . .
Avant de nous contacter, nous vous invitons à préparer votre appel :
Ayez votre code client à disposition
Notez vos questions
Autant que possible, soyez proche de votre ordinateur lors de l'appel
Vous accédez au Département Services CIEL :
de 9h00 à 12h00 et 14h00 à 17h00 du lundi au vendredi
Aucune réponse ne pourra vous être donnée sur nos lignes administratives et commerciales.
par fax au 00.32.2.346.18.77
Si vous nous faites parvenir un fax, merci de préciser :
Votre code client
Un descriptif précis de votre problème
Le nom de votre logiciel, l'environnement (Windows 95, 98, 2000 ou NT4)
Éventuellement le nom du technicien contacté
Nous sommes convaincus que vous apprécierez la qualité de nos services et nous vous remercions de
votre confiance.
Le Département Services
Ciel Compta pour Windows
Sources d’informations sur le produit
Le Lisez-moi
Il contient des informations de dernière minute.
Vous pouvez le consulter à la fin de la procédure d’installation de Ciel Compta pour Windows. Vous
pourrez aussi le consulter ultérieurement en cliquant sur l’icone correspondante, placée dans le
groupe de logiciels d'installation de l'application, soit CIEL par défaut.
L’aide intégrée
Vous trouverez dans l’aide intégrée à l’application, le descriptif exhaustif de tous les traitements et
commandes.
Vous l’ouvrez en activant la commande Index ou la commande Aide Contextuelle par le menu ?
(Aide) ou encore en appuyant sur les touches <Ctrl> et <F1> de votre clavier.
Dans certaines fenêtres, vous pouvez également ouvrir l’aide sur la commande en cours en
cliquant sur le bouton [Aide] présenté en haut de la fenêtre.
Le conseiller
Il contient des astuces et conseils sur la commande en cours. Il peut être ouvert automatiquement
au démarrage de l’application. Vous pouvez également l’ouvrir en activant la commande Conseiller
du jour du menu ? (Aide).
Le manuel
Vous y trouverez toutes les informations nécessaires pour installer l'application Ciel Compta pour
Windows, pour créer votre dossier et les données de base nécessaires à la saisie de vos écritures.
Il est également destiné à vous montrer les principales commandes de l’application.
Vous pouvez le consulter à partir du support papier ou du manuel électronique.
VI •
Sommaire
Conventions utilisées dans la documentation
Nous vous rappelons ci-après les conventions utilisées dans ce manuel d’utilisation.
Notez toutefois que pour utiliser correctement l’application Ciel Compta pour Windows, vous devez
maîtriser l’environnement Windows dont les caractéristiques de fonctionnement sont communes à toutes
les applications supportées par cette interface graphique.
Les touches du clavier
LA TOUCHE
QUE NOUS NOMMONS
EGALEMENT APPELEE
PERMET DE...
E
<Entrée>
Enter
Retour chariot
Retour
valider une fenêtre
confirmer la sélection d’une option, d’un bouton
passer à la zone suivante en saisie
X
<Echap>
Escape - Esc
Echappement
quitter une fenêtre
annuler l’action en cours
T
<Tabulation>
Tab
passer à la zone suivante
A
<Alt>
C
<Ctrl>
Contrôle
B
<Majuscule>
Shift
ouvrir un menu, activer une commande,
en combinaison avec la touche de raccourci
étendre la sélection à plusieurs éléments adjacents
Utilisation de la souris
CLIQUER
appuyez sur le bouton gauche de la souris
DOUBLE-CLIQUER
appuyez deux fois de suite rapidement sur le bouton gauche de la souris
CLIC DROIT
appuyez sur le bouton droit de la souris
Lecteur de disquettes, de CD-Rom et disque dur
Nous convenons de nommer :
le lecteur de disquettes A:
le lecteur de CD-Rom
D:
le disque dur
C:
Les symboles du manuel
SYMBOLES
UTILISES POUR
indiquer qu’il s’agit d’un menu, suivi du nom de la commande à activer
attirer votre attention sur un point particulier
renvoyer à une partie dans le manuel d’utilisation
§
indiquer qu’il s’agit d’un renvoi à un autre paragraphe
renvoyer à l’aide intégrée pour le détail de la procédure
Ciel Compta pour Windows
Edito................................................................................................................................................................III
BENEFICIEZ D’UNE ASSISTANCE TELEPHONIQUE GRATUITE A L’INSTALLATION
................................................................................................................................... V
SOURCES D’INFORMATIONS SUR LE PRODUIT ................................................. VI
CONVENTIONS UTILISEES DANS LA DOCUMENTATION.....................................7
Partie 1 ......................................................................................................................................................... 13
NOUVELLE INSTALLATION OU MISE A JOUR.....................................................14
Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Compta pour ASBL............................................................. 14
INSTALLATION DES APPLICATIONS CIEL POUR WINDOWS ............................15
Configuration matériel conseillée ...................................................................................................... 15
Procédure d’installation ...................................................................................................................... 15
PREMIER DEMARRAGE DE L’APPLICATION / REFERENCEMENT....................19
DEMARRAGES SUIVANTS / ENREGISTREZ VOTRE CLE DE DEBRIDAGE.......22
Partie 2 .......................................................................................................................................................... 23
LES PRINCIPALES ETAPES DE CREATION ET DE SUIVI DE VOTRE DOSSIER24
ENVIRONNEMENT ...................................................................................................25
La fenêtre principale de l'application................................................................................................. 25
Personnaliser l'application.................................................................................................................. 26
Paramétrage divers ............................................................................................................................ 29
SUIVI COMPTABLE D'UN DOSSIER.......................................................................30
Créer et paramétrer un dossier ......................................................................................................... 30
Contrôler les fichiers de bases........................................................................................................... 30
Saisir les écritures .............................................................................................................................. 30
Imprimer les états .............................................................................................................................. 30
La centralisation des écritures....................................................................................................... 31
Partie 3 ......................................................................................................................................................... 33
INTRODUCTION .......................................................................................................34
CREER UN DOSSIER...............................................................................................35
Créer un dossier en mode rapide ...................................................................................................... 36
Créer un dossier en mode Assistant avec paramétrages détaillés .................................................. 37
8•
Sommaire
Les fichiers de base ......................................................................................................................... 42
Gérer les éléments de bases.............................................................................................................. 43
Le Plan Comptable.............................................................................................................................. 45
Les journaux ....................................................................................................................................... 46
Partie 4 ......................................................................................................................................................... 49
LA SAISIE DES OPERATIONS DIVERSES.............................................................50
LA SAISIE DES FINANCIERS..................................................................................52
AUTOMATISER LA SAISIE DES ECRITURES .......................................................54
Accélérer la saisie ...............................................................................................................................54
Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte............................................................... 55
Manipulation de la liste des écritures ................................................................................................ 55
Recherche guidée sur les écritures.................................................................................................... 56
Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date, n° de pièce.............................................. 57
Recherche réalisée sur les montants................................................................................................. 57
Recherche personnalisée sur les écritures ........................................................................................ 58
Partie 5 ......................................................................................................................................................... 59
PRINCIPES GENERAUX..........................................................................................60
Les différents types d'impression ...................................................................................................... 60
Configurer votre imprimante.............................................................................................................. 60
Choisir une imprimante ...................................................................................................................... 60
Le mode Aperçu avant impression .................................................................................................... 61
La fenêtre Impression ........................................................................................................................ 63
IMPRIMER UN ETAT ................................................................................................64
Choisir les écritures à imprimer ......................................................................................................... 64
Consulter l’état à l’écran .................................................................................................................... 64
Ouvrir un état sauvegardé ................................................................................................................. 64
Choisir le mode d'impression ............................................................................................................. 65
IMPRIMER UNE LISTE.............................................................................................66
Imprimer la liste par défaut ............................................................................................................... 66
Imprimer une liste avec critères avancés ......................................................................................... 67
LE GENERATEUR D’ETATS ...................................................................................69
Les modèles d'états prédéfinis........................................................................................................... 69
Visualiser un état à l'écran................................................................................................................. 69
Lancer l’édition ................................................................................................................................... 69
•9
Ciel Compta pour Windows
Facturiers ........................................................................................................................................... 70
Etat des dépenses .............................................................................................................................. 70
Etat des recettes................................................................................................................................. 70
Totaux ................................................................................................................................................. 70
Partie 6 ......................................................................................................................................................... 71
LA CENTRALISATION (VALIDATION DU BROUILLARD).....................................72
RAPPELS..................................................................................................................73
Le menu contextuel ........................................................................................................................ 74
Création d’une nouvelle tâche .................................................................................................... 74
Validation d’une échéance.......................................................................................................... 75
Modification d’une tâche.............................................................................................................. 75
LES EDITIONS..........................................................................................................77
Le Grand-livre ..................................................................................................................................... 77
La Balance........................................................................................................................................... 77
Les Journaux....................................................................................................................................... 78
Partie 7 ......................................................................................................................................................... 79
LES OPERATIONS DE FIN D'ANNEE .....................................................................80
Recommandations à observer avant la clôture................................................................................. 80
Les principes de la clôture ................................................................................................................. 81
La saisie sur deux exercices............................................................................................................... 81
LA CLOTURE - REOUVERTURE DE L'EXERCICE ................................................82
Partie 8 ......................................................................................................................................................... 85
LA SAUVEGARDE ET LA RESTAURATION DES DONNEES ...............................86
La sauvegarde .................................................................................................................................... 86
E-SAUVEGARDE......................................................................................................88
Menu Utilitaires – e-Sauvegarde........................................................................................................ 88
Utilitaires – e-Sauvegarde – Restaurer.............................................................................................. 90
La restauration ................................................................................................................................... 91
GESTION DES DOSSIERS ......................................................................................92
Modifier les paramètres du dossier en cours .................................................................................... 92
Dupliquer un dossier .......................................................................................................................... 92
La réindexation ................................................................................................................................... 92
Recalcul............................................................................................................................................... 93
10 •
Sommaire
INFORMATIONS TECHNIQUES SUR VOTRE DOSSIER .......................................94
Journal des transactions .................................................................................................................... 94
Ressources/Informations ................................................................................................................... 94
HISTORIQUE DES CLOTURES ...............................................................................96
GERER LES UTILISATEURS...................................................................................97
Créer et affecter des profils d'accès .................................................................................................. 97
Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur ................................................................ 99
Attribuer un mot de passe ................................................................................................................. 99
Partie 9 .......................................................................................................................................................101
SAUVEGARDE DES MODELES DE PLAN COMPTABLE ...................................102
EXPORTER LA BALANCE ....................................................................................103
REPRESENTATION GRAPHIQUE.........................................................................104
RELATION EXPERT...............................................................................................105
Saisir les coordonnées de votre expert comptable.........................................................................105
Exporter les écritures du dossier .....................................................................................................105
Nom et structure du fichier d'export / import.................................................................................107
Importation de données...................................................................................................................108
Historique des transferts de fichiers................................................................................................109
LES COMMANDES DU MENU INTERNET............................................................111
Actualiser ..........................................................................................................................................111
Mais aussi..........................................................................................................................................111
DESINSTALLER L'APPLICATION.........................................................................112
• 11
Partie 1
Installation de l'application
Nouvelle installation ou Mise à jour
Installation des applications Ciels pour Windows
Mise à jour des applications Ciel pour windows
Premier démarrage de l’application / Référencement
Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage
Partie 1
Nouvelle installation ou Mise à jour
Vous êtes un nouvel utilisateur de Ciel Compta pour ASBL
Référencez-vous
Installez Ciel Compta
auprèsinstallation
du
en première
Département Services
Démarrez l'application
Créez votre dossier
Adaptez les fichiers
de base
Récupérez les données
d'un autre logiciel
Sélectionnez Installation par défaut
lors du choix du type d'installation.
Cliquez sur Démarrer - Programmes - Ciel.
Sélectionnez Ciel Compta.
Saisissez les différents paramètres via le mode de
création rapide ou le mode assistant avec
paramétrages détaillés
Ajoutez ou modifiez les fichiers :
- Plan comptable
- Journaux
- Ciel Compta pour Dos
-…
Vous pouvez saisir vos écritures à partir du menu SAISIES.
14 •
Installation de l’application
Installation des applications Ciel pour Windows
Configuration matériel conseillée
Pour une utilisation optimale
Pentium 233 Mhz minimum (500 Mhz conseillé)
64 Mo de Ram
80 Mo d’espace disque disponible pour l’installation
Résolution écran 800*600 minimum (SVGA)
WindowsTM 98 (seconde édition), Me, NT, 2000 ou XP
Pour imprimer
•
Une imprimante laser, jet d’encre ou matricielle 24 aiguilles
Procédure d’installation
1.
A partir du CD-Rom
Munissez-vous du CD-Rom d'installation.
Démarrez votre micro-ordinateur.
Insérez le CD-Rom dans le lecteur concerné et laissez-le démarrer automatiquement.
• 15
Partie 1
2.
Choisissez le répertoire d’installation
Le nom du répertoire dans lequel seront copiés les fichiers de l’application est proposé. Il sera crée
automatiquement au cours de la procédure d’installation. Vous pouvez le modifier.
Pour ce faire :
- Cliquez sur le bouton [Parcourir].
Répertoire par défaut
- Dans la fenêtre Choix du répertoire, cliquez sur le nom de celui concerné ou saisissez-le à la zone
Chemin d’accès.
- Validez votre choix en cliquant sur [OK].
- Cliquez ensuite sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
16 •
Installation de l’application
3.
Indiquez le groupe de programme (par défaut « Ciel »)
Par défaut, les icônes permettant le démarrage de l’application vont être installées dans le groupe de
programmes nommé Ciel. Vous pouvez les enregistrer dans un autre groupe de programmes.
•
•
•
4.
Dans la liste des dossiers existants, cliquez sur le titre de votre choix. Si aucun des dossiers présentés ne
vous convient, vous pouvez saisir un nouveau nom de groupe directement dans la zone d’édition. Il sera
alors créé lors de l’installation.
Cliquez sur le bouton [Suivant] de cet écran et de celui qui suit pour achever l’installation de votre
logiciel.
Cliquez sur le bouton [Terminer] pour quitter l’installation de votre logiciel.
Imprimer et fermer le fichier Lisez-moi
A la fin de l’installation, le document Lisez-moi s’affiche (readmefrvX.doc). Vous pouvez l’imprimer en activant
la commande IMPRIMER du menu Fichier. Vous refermez le Lisez-moi en activant la commande QUITTER du
menu Fichier.
Le Lisez-Moi est disponible dans le groupe de programmes de l’application, CIEL par défaut, ou celui que vous
avez créé.
5.
Installation des modules supplémentaires
Après l’installation du programme Ciel Comptabilité, l’installation se poursuit par :
•
Installation de Ciel Immobilisations (uniquement Ciel Evolution)
•
Installation de Ciel Edivat (uniquement Ciel Evolution)
•
Installation du Toolbox
• 17
Partie 1
Après l’installation du programme Ciel Gestion Commerciale Evolution, l’installation se poursuit par:
•
Installation de Ciel e-Commerce
6.
Lancer le programme
Vous pouvez lancer le programme de la manière suivante:
Menu démarrer
Programmes
Ciel
« mon logiciel Ciel » ou « mon logiciel Ciel Evolution »
7.
Visualiser le manuel électronique du programme Ciel
Vous pouvez visualiser les manuels de Ciel en lançant les fichiers Adobe Acrobat de la manière suivante : Menu
démarrer
Programmes
Ciel
Manuel
18 •
Installation de l’application
Premier démarrage de l’application / Référencement
1.
Ouvrez l’application
- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows.
- Activez la commande Programmes puis ouvrez le groupe dans lequel est installé l’application,
Ciel par défaut.
soit
- Dans le groupe Ciel, cliquez sur l’icône correspondant à l’application que vous voulez ouvrir.
2.
Référencez-vous auprès de notre Service Référencement
Si vous venez d’installer l’application Ciel pour la première fois, lorsque vous l’ouvrez, s’affiche tout
d’abord une fenêtre, vous rappelant que les applications Ciel font l’objet d’une licence d’utilisation,
accordée à l’utilisateur final, à titre personnel et pour une seule application.
Pour valider cette licence, vous devez référencer l’application auprès de notre Service Référencement qui
vous transmettra en retour, sous cinq jours ouvrés, une clé de débridage.
En attendant cette clé, vous pouvez disposer de toutes les fonctions de l’application pendant un nombre
de lancements qui vous est indiqué. Au delà de ce nombre de lancements, vous ne pourrez plus imprimer
tant que la clé ne sera pas saisie correctement.
- Pour référencer l’application maintenant, cliquez sur le bouton [OK].
• 19
Partie 1
3.
Saisissez les informations nécessaires au référencement
- Renseignez toutes les zones présentées dans la fenêtre Références de votre produit/Coordonnées et
cliquez sur le bouton [Suivant].
- Renseignez aussi les zones de la deuxième fenêtre Référencement et cliquez sur [Suivant].
Certaines zones sont obligatoires dans ces fenêtres. Vous devez donc les avoir renseignées pour
passer à l’étape suivante. Dans le cas contraire, le logiciel vous en informe.
4.
Renvoyer les informations par disquette ou par E-mail.
Une fois les deux fenêtres Référencement correctement renseignées, le logiciel présente la fenêtre
Enregistrement dans laquelle vous allez valider les informations précédemment saisies et les renvoyer par
Email ou par disquette de référencement (voir prochain paragraphe).
+ Si vous cliquez sur le bouton [Référencement par e-mail], vos informations vont être envoyées
automatiquement à notre service référencement en utilisant votre messagerie.
+ Si vous cliquez sur le bouton [référencement par disquette], vos informations vont être copiées
automatiquement sur la disquette que vous aurez au préalable introduite dans le lecteur approprié
(vous pouvez utiliser n’importe quelle disquette vierge, sur laquelle vous apposerez une étiquette
rappelant votre nom et votre numéro de téléphone).
20 •
Installation de l’application
- Cliquez sur le bouton [Générer fichier] pour enregistrer les données sur la disquette.
Envoyez la disquette à notre Service Référencement :
Acordata – Service Référencement - Avenue Van Volxem 79 – 1190 Bruxelles.
Une fois la procédure terminée, s’affiche une fenêtre vous indiquant les dernières opérations à effectuer.
Attention !
Vous disposez d’un nombre d’entrées limité dans le logiciel sans clé de débridage. Passé ce délai, il vous
sera alors impossible d’imprimer une quelconque édition avec l’application.
- Cliquez sur le bouton [OK]. S’ouvre alors l’application à proprement parlé.
• 21
Partie 1
Démarrages suivants / Enregistrez votre clé de débridage
Une fois votre référencement effectué auprès de notre Service Référencement, vous recevrez sous cinq
jours ouvrables une clé de débridage de l’application.
Durant cette attente, vous conservez la possibilité d’utiliser l’application.
Ouvrez l’application
- Cliquez sur le bouton [Démarrer], présenté dans la barre de tâches de Windows, et activez le
groupe Programmes puis Ciel.
- Dans le groupe Ciel, cliquez sur l’icône correspondant au programme à ouvrir.
Au démarrage de l’application, la fenêtre suivante est affichée :
Vous n’avez pas encore reçu votre clé de débridage
- Tant que vous n’avez pas reçu la clé de débridage, cliquez sur le bouton [Continuer sans la clé].
Vous pouvez ainsi démarrer l’application un nombre de fois limité selon les applications.
Un message vous rappelle le nombre de lancements dont vous disposez encore. Cliquez sur [OK].
Passé ce délai, vous ne plus ouvrir votre programme Ciel.
Vous avez reçu votre clé de débridage
- Une fois en possession de votre clé de débridage, vous la saisissez dans la zone réservée à cet effet.
- Cliquez ensuite sur le bouton [Valider la clé de débridage]. Votre logiciel est maintenant débridé.
Par la suite, la fenêtre ne sera plus présentée lorsque vous démarrez l’application.
22 •
Partie 2
Prise en main rapide
Les principales étapes de création
Environnement
Suivi comptable d'un dossier
Partie 2
Les principales étapes de création et de suivi de votre dossier
CREATION ET
PARAMETRAGE DE
VOTRE SOCIETE
Coordonnées
Dates d'exercices
Paramétrage de la monnaie
Plan Comptable et longueur
des N° de comptes
Devises
Racines de comptes
Valeurs par défaut
Déclaration de TVA : paramétrage
Euro / Ecart de conversion
PLAN COMPTABLE
EDITION DU
BROUILLARD
(Vérification)
RAPPROCHEMENT
BANCAIRE
FICHIERS DE BASE
JOURNAUX
GRAND-LIVRES
EDITIONS DIVERSES
PARAMETRAGE DES
PREFERENCES
COMPTABLES
SAISIE DES
ECRITURES
MISE EN BROUILLARD
D'UN MOUVEMENT
24 •
Commande PRÉFÉRENCES ,
PRÉFÉRENCES COMPTABLES du
menu DOSSIER
JOURNAUX
BALANCES
SAUVEGARDE
JOURNALIERE DES
DONNEES
REINDEXATION
Prise en main rapide
Environnement
La fenêtre principale de l'application
Après avoir validé l'ouverture d'un dossier, la fenêtre principale de l'application s'affiche.
Bouton de fermeture
de l'application
Barre d'outils
personnalisable
Barre de titre
Barre de menus
Boutons de réduction
et d'agrandissement
Bouton de fermeture
de la fenêtre
Barre d’état
Barre de navigation
Fenêtre Liste
• 25
Partie 2
La barre de navigation
Affichée à gauche dans la fenêtre principale de l'application, la barre de navigation vous permet
d'organiser votre travail.
Elle se compose de plusieurs groupes dont le titre est affiché sur chacun des boutons les représentants :
Saisies, Euro, Traitements mensuels, Traitements annuels, Relation expert, Internet, Mes préférés.
A l’intérieur de chaque groupe sont présentées des icônes vous permettant :
•
d’ouvrir les modes de saisie (Achats, Ventes, OD, Financiers, Notes de crédit, etc.),
•
selon la monnaie de tenue du dossier (franc ou euro), d'accéder aux modes de saisie spécialement
dédiés à l'euro ou au franc (Achats, Ventes, OD, Financiers, Notes de crédit, etc.),
•
d’imprimer des états : grand-livres, balances, brouillard, etc.,
•
d’effectuer des traitements comme le lettrage, la bascule euro, les opérations de clôture.
La barre d'outils
Un simple clic sur une des icônes de la barre d'outils permet d'ouvrir les commandes les plus
fréquemment utilisées, sans avoir à ouvrir le menu correspondant.
Personnaliser l'application
2 DOSSIER - commande PREFERENCES, PREFERENCES D'AFFICHAGE
Ad - p - p
MENU CONTEXTUEL (CLIC DROIT) - commande PERSONNALISER LE BUREAU
Les éléments liés à l'environnement de l'application comme la barre de navigation, la barre d'outils ou
encore les menus et commandes sont paramétrables. Ainsi, il vous est possible de créer un bureau
entièrement personnalisé.
Paramétrage des accès aux commandes de l'application
Vous pouvez personnaliser les accès aux commandes de l'application à la fois dans la barre d'outils, la
barre de navigation et la barre de menus. A cet effet, cliquez sur l'onglet concerné.
26 •
Prise en main rapide
Personnaliser la barre d'outils et la barre de navigation
Sont présentés, à gauche, les groupes définis par défaut et constituant la barre d'outils ou la barre de
navigation. Vous pouvez choisir de ne pas les afficher en décochant la case située avant chaque groupe.
−
Pour ajouter un groupe, cliquez sur le bouton [Nouvelle].
−
Dans la fenêtre Personnalisation, nommez le nouveau groupe sur la zone Nom.
−
Dans la colonne de gauche, vous devez ensuite choisir les icônes correspondant aux commandes
qui
composeront le groupe. Placez le pointeur sur la première icône que vous souhaitez insérer au groupe
puis cliquez sur le bouton [Ajouter].
−
Procédez ainsi pour toutes les icônes.
−
Quand vous avez terminé le paramétrage, cliquez sur le bouton [Fermer].
−
Pour que soient pris en compte les nouveaux critères, cliquez sur le bouton [Ok].
Affichage de la barre d'outils et de la barre de navigation
Vous disposez des options d'affichage Barre d'outils visible et Barre de navigation visible
permettant, quand elles sont décochées, de les faire disparaître de la fenêtre principale.
Pour la barre d'outils, il est également possible de supprimer le texte situé sous les icônes en décochant la
zone Texte dans les barres d'outils.
La barre de navigation est placée, par défaut, à gauche de la fenêtre principale. Si vous voulez l'obtenir à
droite de l'écran, décochez la zone Barre de navigation à gauche.
Définir les menus et les commandes présents dans l'application
Comme pour les barres d'outils et de navigation, il est possible de composer le menu de l'application en
modifiant le paramétrage défini par défaut.
• 27
Partie 2
La liste des accès menus est représentée sous forme de liste hiérarchique distinguant les menus
principaux des commandes.
−
Pour visualiser les menus et commandes, cliquez sur le symbole + situé juste devant le nom
Menu_Société. Ce groupe ouvre la liste des menus disponibles dans l'application.
−
Pour insérer un élément, cliquez sur le bouton [Nouvelle]. Sont alors présentés deux types
d'éléments
:
•
Ajouter une commande au menu xxx.
Cette option insère une nouvelle commande au menu sélectionné (par exemple, la commande OUVRIR
du menu DOSSIER).
•
Ajouter un sous-menu au menu xxx
Cette option ajoute une commande située directement dans un nouveau menu principal de la barre
de menus. Elle peut également servir à ajouter une commande située dans un menu secondaire au
menu sélectionné (par exemple, le menu TRAITEMENTS comporte le sous-menu FIN D'EXERCICE
contenant les commandes CLOTURE et REOUVERTURE).
A tous moments, il vous est possible de retrouver le paramétrage déclaré par défaut dans Ciel
Compta en sélectionnant l'option Revenir à xxx par défaut que vous obtenez par un clic droit
effectué dans la barre de navigation, dans la barre d'outils ou dans la feuille de travail.
Créer un groupe dans la barre d'outils
−
Le bouton [Nouvelle] ouvre une fenêtre vous permettant de créer un nouveau groupe d'icônes dans la
barre d'outils.
−
Vous saisissez tout d'abord le Nom de la boîte d'outils que vous voulez créer.
−
Dans la liste de gauche Boutons disponibles, cliquez sur le bouton représentant la commande que
vous voulez insérer dans votre nouvelle boîte d'outils.
−
Cliquez ensuite sur le bouton [Ajouter].
−
L'icône est alors placé dans la liste de droite Boutons de la barre d'outils.
−
Procédez ainsi pour insérer toutes les icônes dans votre nouvelle barre d'outils.
−
Pour enlever un des icônes de la barre d'outils, cliquez sur l'icône concerné dans la liste Boutons de la
barre d'outils puis, cliquez sur le bouton [Enlever].
−
Pour supprimer tous les icônes d'un seul coup, cliquez sur [Réinitialiser].
−
Lorsque vous avez terminé le paramétrage de la barre d'outils, cliquez sur le bouton [Fermer]. Le nom
de votre nouvelle boîte à outils est alors présenté dans la liste des groupes.
Modifier un groupe existant
28 •
−
Cliquez sur le titre du groupe à modifier,
−
Cliquez sur le bouton [Modifier].
−
La fenêtre qui s'affiche est en tout point identique à celle présentée lorsque vous créez une nouvelle
boîte d'outils.
−
Apportez les modifications nécessaires selon les principes vus précédemment.
−
Cliquez sur le bouton [Fermer] pour revenir à la fenêtre Préférences d'affichage.
Prise en main rapide
Supprimer un groupe existant
−
Placez le pointeur sur le groupe concerné,
−
Cliquez sur le bouton [Supprimer].
Récupérer le paramétrage par défaut
−
A tout moment, vous pouvez récupérer le paramétrage par défaut de la barre d'outils en cliquant sur
le bouton [Défaut].
−
Toutes vos modifications, ajouts ou suppressions seront alors perdues.
Paramétrage divers
-
Cliquez sur l'onglet Bureau.
La partie Options générales regroupe les cases à cocher suivantes :
Affichage automatique des notes : cette case cochée affiche les notes lorsque vous pointez la souris
sur une zone ou une commande.
Lecture automatique des aides sonores : cette case cochée lance automatiquement les séquences
d'aide vidéo.
Barre des tâches : cette case cochée affiche des informations sur les traitements en cours. Pour rappel,
la barre d'état est située au bas de la fenêtre principale de l'application.
Le fond d'écran
Vous pouvez choisir le fond d'écran de l'application en sélectionnant le type de fond. Par défaut, un fond
est affiché. Si vous ne voulez pas de fond d'écran, sélectionnez le type Aucun.
Le type Fichier vous permet de sélectionner une autre image que celle proposée par défaut.
Modifier les couleurs de l'application
−
Pour changer la couleur de la plupart des sections du logiciel (listes, onglets, zones de texte actives et
inactives, etc.), cliquez sur le bouton [Couleur].
Dans la liste, la couleur par défaut représentée dans un carré précède la section. Si vous voulez
couleur initiale, double-cliquez sur la section concernée.
modifier la
• 29
Partie 2
Suivi comptable d'un dossier
Créer et paramétrer un dossier
2 DOSSIER - commande
NOUVEAU
Ad - n
C'est avec la commande NOUVEAU que vous allez créer le dossier qui contiendra toutes les données de
votre entreprise ou activité. Vous pouvez aussi lancer la création de votre dossier lorsque vous ouvrez
l’application.
Pour créer un dossier, deux modes de création vous sont proposés : un mode rapide et un mode assistant
avec paramétrages détaillés.
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Créer un dossier.
Contrôler les fichiers de bases
Avant de commencer la saisie, vous devez adapter les fichiers de bases accessibles au menu BASES,
notamment :
• le Plan comptable,
• les journaux,
Partie 3. Création et mise en place d'un dossier, § Les fichiers de bases.
Saisir les écritures
Vous disposez de plusieurs types de saisie :
• la saisie des Opérations Diverses
• la saisie des Financiers.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Les saisies.
Imprimer les états
Au menu ETATS, vous disposez des éditions obligatoires :
•
le grand-livre,
•
la balance,
•
les journaux,
Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta.
Partie 6. Traitements et éditions.
30 •
Prise en main rapide
La centralisation des écritures
Ce
traitement
consiste
à
enregistrer
définitivement
les
écritures
en
comptabilité.
Il peut être réalisé au fur et à mesure de la saisie ou, en différé, par la commande CENTRALISATION DU MENU
TRAITEMENTS.
Pour effectuer la clôture de l’exercice, toutes les écritures doivent être validées.
Partie 4. La tenue de votre comptabilité, § Enregistrer les écritures, Les types d’écritures.
Partie 6. Les traitements et éditions mensuels, § La validation du brouillard.
• 31
Partie 3
Création et mise en place d'un dossier
Introduction
Créer un dossier
Les fichiers de bases
Partie 3
Introduction
Créez votre dossier
Pour créer un dossier, vous choisissez entre deux modes de création : un mode rapide et un mode
assistant avec paramétrages détaillés.
Le mode de création rapide est axé sur la saisie des informations uniquement indispensables à la création
de
votre
dossier
(raison
sociale,
monnaie
de
tenue
et
dates
d'exercices).
Les autres paramètres pourront être renseignés ultérieurement.
Le mode assistant avec paramétrages détaillés permet de créer votre dossier en renseignant l'intégralité
des
paramètres
(racines
de
comptes
et
d'édition,
valeurs
par
défaut,
etc.).
Vérifiez les données de base
Adaptez les éléments du menu BASES, à savoir :
−
contrôler les comptes du Plan Comptable,
−
vérifier et modifier, si besoin est, les journaux proposés par défaut,
−
renseigner la base budgétaire et analytique si vous gérez une comptabilité par budget,
−
saisir les devises concernées si vous tenez une comptabilité multidevise,
.
Récupérez les données d'un autre logiciel
Une fois votre dossier créé dans Ciel Compta, vous pouvez importer les données d'un autre logiciel par la
commande IMPORTATIONS du menu UTILITAIRES.
34 •
Création et mise en place d’un dossier
Créer un dossier
2 DOSSIER - commande
NOUVEAU
Ad - n
Lorsque vous demandez la création d'un dossier, par la commande NOUVEAU ou au démarrage de
l'application, choisissez tout d'abord la méthode de création du dossier.
Deux options sont à votre disposition :
Mode de création rapide
Seules les principales informations indispensables à la création de votre dossier (monnaie de tenue de
votre comptabilité, dates d’exercices, raison sociale) sont à renseigner.
Ce mode de création suppose que vous devez, vérifier, après la création du dossier, que les éléments
tels que le régime de TVA, correspondent bien à votre situation comptable. Pour ce faire, vous
sélectionnerez la commande Modifier du menu DOSSIER et cliquerez sur les icônes concernés.
Mode assistant avec paramétrages détaillés
Dans ce cas, vous définissez des paramètres supplémentaires tels que les coordonnées, l'établissement, le
numéro de TVA, le code APE, etc.
Utilisation des informations de référencement
Cochée par défaut, cette option permet de récupérer les informations que vous avez déjà eu à saisir lors
de votre référencement.
−
Au cas où les renseignements du dossier que vous allez créer sont différents de ceux saisis lors du
référencement, décochez l'option.
Manuel d'installation et de prise en main, § Référencez-vous auprès de notre Service Référencement.
-
Cochez l'option de votre choix et lancez la procédure de création en cliquant sur [OK].
• 35
Partie 3
Créer un dossier en mode rapide
2 DOSSIER - commande
NOUVEAU,
option Mode de création rapide
Ad - n
Vous avez opté pour ce mode de création en cochant la zone Mode de création rapide.
Dans ce cas, s'affiche une fenêtre dans laquelle vous allez renseigner les différentes zones.
−
Saisissez, tout d'abord, la Raison sociale de votre entreprise. Elle est récupérée comme nom de
Répertoire.
Le nom du Répertoire dans lequel les fichiers, correspondant à votre dossier, seront créés, est proposé par
défaut mais vous pouvez le modifier.
Ce répertoire sera automatiquement créé, sur votre disque dur, lorsque vous validerez la création du
dossier.
−
Si les dates du premier exercice comptable, proposées par défaut, ne correspondent pas à celles
de
votre société, modifiez-les aux zones Du et au. Vous disposez du Calendrier que vous ouvrez en
cliquant sur le triangle de sélection présenté en fin de zone.
Un exercice correspond généralement à l’année civile (du 01/01 au 31/12) mais il peut démarrer à
n’importe quel moment dans l’année et être compris entre 12 et 24 mois.
Par défaut, la Monnaie de tenue de votre comptabilité est le Euros, soit la monnaie dans laquelle vous
effectuez vos écritures. La zone Je souhaite tenir ma comptabilité en Euros est donc activée.
−
Une fois toutes les zones renseignées, validez la création de votre dossier en cliquant sur le bouton [OK].
Par la suite, vous compléterez les informations définies à la création du dossier par la commande MODIFIER
du menu DOSSIER.
36 •
Création et mise en place d’un dossier
Créer un dossier en mode Assistant avec paramétrages détaillés
2 DOSSIER - commande
NOUVEAU,
option Mode assistant avec paramétrages détaillés
Ad - n
La création d'un dossier en mode assistant avec paramétrages détaillés passe par des étapes successives
permettant de définir ou de vérifier tous les paramètres, notamment, ceux définis par défaut, comme les
racines de compte et d'édition, les valeurs par défaut, le paramétrage de la déclaration de TVA.
Coordonnées de la société
−
Saisissez les coordonnées d'identification de la société (raison sociale, adresse, téléphone, etc.).
La zone Répertoire permet d'indiquer le nom du répertoire sur lequel sera créé le dossier. Si vous ne
saisissez rien sur cette zone, les 8 premiers caractères de la raison sociale de la société que vous
définissez ensuite seront repris, par défaut, comme nom de répertoire.
Attention !
Une fois la création du dossier validée, vous ne pourrez plus modifier le répertoire.
• 37
Partie 3
Les 3 caractères du Code société sont portés sur chacune des lignes d'écriture, permettant ainsi
l'identification de ces dernières. Le code est enregistré lors de la sauvegarde et il est exporté sous un
format ASCII (extension TXT).
Exemple : Une société a plusieurs succursales utilisant Ciel Compta pour Windows. La société mère
récupère les écritures comptables de toutes les succursales. La présence du code société sur chaque ligne
d'écriture en facilitera l'identification et la provenance.
Après la création de la société, seul le lancement d'une mise à jour permet de modifier le code. Il
vous suffit alors d'indiquer un nouveau Code société dans la zone prévue à cet effet.
Paramétrage des décimales
Gestion du nombre de décimales
Vous pouvez définir le nombre de décimales pour la saisie des écritures, mais également pour la devise et
le taux.
Attention !
Le paramétrage des décimales (devise et taux de devise compris) ne pourra plus être modifié une fois le
dossier créé.
La zone nombre de décimales permet d'entrer le nombre de décimales autorisé dans la saisie des
écritures. Vous pouvez gérer de 0 à 3 chiffres après la virgule.
38 •
Création et mise en place d’un dossier
Dates d'exercice
−
Indiquez l'intervalle de dates de l'Exercice N, exercice comptable en cours sur lequel vous allez effectuer
les saisies.
Les dates correspondant à l'exercice N+1, exercice ultérieur à l'exercice N, sont alors renseignées par Ciel
Compta.
De la même manière, selon l'intervalle de dates défini pour les exercices N et N+1, Ciel Compta renseigne
l'intervalle de dates de la période de saisie ; la date de début devant être égale ou supérieure à celle de
début d'exercice N.
Toutes les écritures ayant une date non comprise dans cette période de saisie ne seront pas acceptées
par le logiciel.
Vous pouvez modifier cette période de saisie (pour une semaine, un mois, un trimestre, etc.).
En règle générale, la période de saisie est proposée, par défaut, dans toutes les fenêtres de sélection
des critères des états et des traitements (validation du brouillard, lettrage, etc.).
Paramétrage des comptes
Modèle
Lorsque aucun dossier n'a encore été créé, le plan comptable sélectionné par défaut est le modèle PLAN
COMPTABLE MINIMUM NORMALISE pour ASBL et comporte l'ensemble des comptes standard prévu par
l’Arrêté Royal de décembre 2003.
• 39
Partie 3
Choisir le modèles d base
−
−
Longueur des n°de compte
Cocher la zone Libre signifie que vous pouvez créer des numéros de compte pouvant comporter
indifféremment de 3 à 11 caractères alphanumériques.
Si, au contraire, vous devez préciser le nombre de caractères que devra comporter systématiquement
chacun de vos comptes (minimum : 3, maximum : 11), cochez la zone Fixe.
Exemple
Si vous stipulez une longueur de numéro de compte fixe sur 6 caractères, les numéros de compte créés
dont la longueur est inférieure à 6 seront automatiquement complétés. Si vous notez 400 : le logiciel
complétera en 400000 sur la colonne Compte sauf pour les comptes alphanumériques.
Attention !
Une fois la création du dossier validée, il vous sera impossible de sélectionner un autre plan comptable et
de revenir à une longueur de compte inférieure.
Racines de compte et d'édition
Les racines de compte
Elles sont pré-paramétrées, mais vous pouvez les modifier. Elles permettent au logiciel de vérifier,
notamment en saisie guidée, la bonne utilisation des comptes.
Les racines de comptes sont importantes si vous tenez une comptabilité par partie double (Ciel
Comptabilité Premium ou Evolution).
40 •
Création et mise en place d’un dossier
Les racines d'édition
Le fait de spécifier des racines d’édition permet d'obtenir des états ne reprenant pas le détail des comptes
mais uniquement le cumul.
L’avantage de cette centralisation d’édition est que l’impression prend beaucoup moins de papier si vous
avez de nombreuses écritures et comptes à traiter.
Exemple
Racine d’édition 600 (Charges) : dans l’édition du grand-livre global uniquement, vous n’aurez pas le
détail de chaque compte de charges ; c’est uniquement le total débit et le total crédit de tous les comptes
charge qui seront édités par journal et par mois.
Le détail peut, bien sûr, être obtenu soit par une édition partielle, soit en revenant ponctuellement sur ce
paramétrage.
Valeurs par défaut
Cela concerne, notamment, les comptes et le taux de TVA mais également les journaux d'opérations.
−
Si vous voulez modifier une des valeurs proposées par défaut, cliquez sur le triangle de sélection
présenté en fin de zone.
−
Sélectionnez le nouvel élément dans la liste dynamique.
• 41
Partie 3
Les fichiers de base
Les informations et paramètres définis au menu BASES et plus particulièrement sur le plan comptable, les
journaux et la table TVA ont des répercussions directes sur la saisie des écritures et les traitements à
effectuer.
Par exemple, le paramétrage des comptes de contrepartie dans les journaux permettra, en saisie
d’écritures, de solder automatiquement le mouvement sur le compte défini.
Ou encore, le paramétrage de l’échéance sur les comptes de tiers permettra, en saisie d’écritures,
d’effectuer le calcul de la date d’échéance des factures et ensuite d’imprimer l’état récapitulatif.
Le Plan Comptable
Récupéré lors de la création du dossier, il contient les numéros et libellés de comptes conformes au PLAN
COMPTABLE MINIMUM NORMALISE ASBL.
Les journaux
Les différentes opérations comptables doivent être saisies, selon leur type, dans des journaux bien
distincts.
Les journaux les plus couramment utilisés sont proposés par défaut par le logiciel : achats, ventes,
banque, etc.
42 •
Création et mise en place d’un dossier
Gérer les éléments de bases
Les procédures pour gérer les éléments de bases : consulter, modifier, supprimer, créer ou encore
rechercher des éléments, sont similaires d’une base à l’autre.
Lorsque vous activez une des commandes du menu BASES, deux fenêtres sont automatiquement
ouvertes :
−
•
La première fenêtre, celle qui est active, présente la liste des éléments de la base correspondante.
Le premier élément de la liste est sélectionné. Son Code est affiché avec une couleur différente.
•
La deuxième fenêtre correspond à la fiche descriptive de l‘élément sélectionné dans la liste. Elle
présente toutes les zones le caractérisant.
C’est à partir de cette fenêtre que vous pouvez effectuer des traitements sur l’élément en cours, le
modifier, le supprimer ou en créer de nouveaux.
Pour passer d’une fenêtre à l’autre, cliquez dans la barre de titre de celle à activer.
Lorsque la liste des éléments est active, vous pouvez aussi effectuer un double-clic sur la ligne de
l’élément à modifier pour activer automatiquement sa fiche descriptive, en vue par exemple de lui
apporter des modifications.
Les icônes présentées au bas de la fenêtre descriptive permettent d’effectuer les traitements suivants :
Cette commande ouvre une nouvelle fiche vierge.
−
Renseignez les différentes zones nécessaires.
−
Validez la création du nouvel élément en cliquant sur le bouton [Valider].
Vous constatez que la liste des éléments est automatiquement mise à jour.
• 43
Partie 3
−
Cliquez sur ce bouton pour accéder aux zones de l'élément sélectionné.
Quel que soit l'élément concerné, il est impossible d'en modifier le code. En revanche, vous pouvez
modifier toutes les autres informations présentées dans la fiche.
−
Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton [Valider] afin qu'elles soient prises en
compte.
Vous pouvez supprimer définitivement un compte, un journal ou un élément d'une base à condition qu'il
ne soit pas utilisé dans les écritures.
−
Sélectionnez l'élément à supprimer puis cliquez sur le bouton [Effacer].
−
Vous devez confirmer la suppression de l'élément en cliquant sur [Oui].
Si l'élément est utilisé en saisie d'écritures, un message vous informe que la suppression est
impossible.
Plus qu'une simple édition de la liste des éléments de la base concernée, le bouton [Imprimer] vous
permet de personnaliser l'impression en déterminant, au préalable, les données à prendre en compte.
Vous pouvez ensuite paramétrer ces données et enregistrer les critères ainsi établis en vue de les utiliser
pour de prochaines impressions.
Dans le cas de l'impression du plan comptable, le bouton [Imprimer] dispose d'un triangle de sélection
permettant d'obtenir une édition partielle du plan comptable.
Partie 5. Les impressions avec Ciel Compta, § Imprimer une liste avec critères avancés.
Lorsque vous cliquez sur le bouton [Rechercher], une fenêtre s'ouvre dans laquelle vous saisissez le code
ou l'intitulé sur lequel vous souhaitez effectuer la recherche.
−
Cliquez sur [Valider] pour lancer la recherche. Si la recherche n'aboutit pas, le logiciel affiche l 'élément
s'en rapprochant le plus.
Dans le cas de la liste des comptes, le bouton [Rechercher] est suivi d’un triangle de sélection qui
permet d’ouvrir les classes de comptes suivantes : Clients, Fournisseurs, T.V.A., Banque, Charges et
Produits, vous permettant ainsi d’effectuer un premier niveau de recherche.
Ces boutons permettent de faire défiler les différents éléments contenus dans la base. Vous visualisez
ainsi très rapidement les renseignements qui les composent.
La flèche située à l'extrême gauche ouvre la première fiche, la flèche à l'extrême droite se rend
directement sur le dernier élément créé. Les flèches du milieu permettent de consulter respectivement la
fiche précédente ou la suivante.
44 •
Création et mise en place d’un dossier
Le Plan Comptable
2 BASES - commande PLAN COMPTABLE
Ab - p
Ciel Comptabilité Simplifiée pour Windows est livré avec un plan comptable conforme au PCMN pour
ASBL. Vous pouvez le modifier ou le supprimer tant qu'aucune écriture n'est enregistrée sur les comptes.
Vous pouvez aussi en créer de nouveaux.
Paramétrage des comptes.
Le plan comptable d'un dossier peut être réutilisé dans d'autres dossiers que vous créerez ultérieurement.
Vous éviterez ainsi de saisir à nouveau les comptes de votre plan comptable.
Partie 9. Traitements annexes, § Sauvegarde des modèles de Plan Comptable.
Un compte peut comprendre jusqu'à 11 caractères alphanumériques. Le premier caractère indique la
classe. Les deux suivants indiquent la sous-classe.
Suivant le PCMN, la classification se définie ainsi :
- Classe 1 : Comptes de capitaux
- Classe 2 : Comptes de valeurs immobilisées
- Classe 3 : Comptes de stocks
- Classe 4 : Comptes de tiers
- Classe 5 : Comptes financiers
- Classe 6 : Comptes de charges
- Classe 7 : Comptes de produits.
−
Saisissez le compte puis l'intitulé en français et en néerlandais (ou autre) sur un maximum de 30
caractères.
Onglet Options
Classe : cette zone à cocher détermine s'il s'agit d'un compte général ou d'un titre (Classe ou sousclasse). Les titres créés seront décalés lors de l'affichage à l'écran de la liste des comptes.
Type de dépenses : L’état des dépenses est conçu sur le paramétrage suivant des comptes :
• Tous les comptes paramétré dans le plan comptable avec le type M sont repris dans le
colonne Marchandises et Services.
• Tous les comptes commençant par 62 sont repris dans la colonne Rémunération.
• Tous les comptes paramétré dans le plan comptable avec le type S sont repris dans la
colonne Services et Biens divers.
• Tous les comptes de la classe 6, n’étant pas paramétrés comme de type M ou S et ne
commençant pas par 62, sont repris dans la colonne Autres.
• 45
Partie 3
Onglet Annexes
Onglet Graphiques
La visualisation graphique permet de distinguer l’évolution des écritures en brouillard, en simulation ou
validées. Cette zone est mise à jour automatiquement lors de l’enregistrement d’écritures
Partie 5. La tenue de votre comptabilité, § Les différents types de saisie.
Onglet Cumuls
Ce tableau vous permet de prendre rapidement connaissance, mois par mois, des soldes des écritures, à
la fois en simulation, en brouillard et validées. La dernière colonne totalise l'ensemble des écritures sur le
mois. Cette zone est mise à jour automatiquement lors de l’enregistrement d’écritures
Les journaux
2 BASES - commande JOURNAUX
Ab - j
Le logiciel vous propose, par défaut, 12 journaux :
AN
Journal des A Nouveaux
BQ1
Journal de banque 1
BQ2
Journal de banque 2
CS1
Journal de caisse 1
CS2
Journal de caisse 2
OD
Journal des Opérations Diverses
Pour réaliser un suivi précis de votre trésorerie, il est impératif de créer autant de journaux bancaires que
de comptes bancaires.
Le journal est défini par un Code (sur trois caractères alphanumériques au maximum) et un Intitulé.
Le type de journal est ensuite précisé :
•
Opérations Diverses
•
Financiers
Attention ! Dans la mesure où les identifiants bancaires Banque1, Banque2, Caisse1 et Caisse2 sont
figés dans les Etats de dépenses et de recettes, sous les codes BQ1, BQ2, CS1 et CS2, il est
important de ne pas modifier ces codes (le libellé correspondant peut bien entendu être modifié à loisirs).
Au cas où d’autres codes seraient utilisés (p.e. ING, CBC, KB, …) ces comptes seront automatiquement
centralisés dans la colonne « Autres Comptes ».
46 •
Création et mise en place d’un dossier
Gestion des comptes de contrepartie
Le compte sera utilisé en saisie des financiers pour solder automatiquement par extrait les mouvements
débiteurs et créditeurs. Cette contrepartie automatique s'effectuera automatiquement lorsque vous
verserez votre saisie dans le brouillard.
Exemple : Lors de la saisie des écritures de votre journal financier, vous pourrez saisir les dépenses et
les recettes; pour équilibrer l'écriture, il suffira de cliquer sur la fonction "Brouillard" pour que le solde
soit affecté au compte 551000 par exemple.
Gestion des dates de clôture
L'encodage d'une date de clôture par journal augmente la sécurité lors de l'encodage. En effet, il sera
impossible d'enregistrer une pièce comptable dont la date est inférieure à la date de clôture. Cette date
de clôture est indépendante par journal (ou générale). Cette date peut en outre être définie de manière
précise (25/08/01 au lieu de 31/08/01 si on estime devoir ne clôturer le journal que jusqu'à cette date là).
Pour activer cette zone, il faut activer la fonction Gestion des clôtures journaux dans le menu Dossier –
Préférences comptables
Contrôle de sécurité en modification de dates
Menu Dossier - commande Modifier – sous-commande Dates d’exercice
Lors d’un changement de dates d’exercice, Ciel propose la clôture des journaux et la validation de toutes
les écritures antérieures à la date précédent la modification.
Gestion des n° d’extraits
Cette zone indique le numéro du dernier extrait. Ce numéro est remis à jour automatiquement lors de
l'enregistrement des extraits bancaires
Gestion des soldes
Solde initial (pivot) : cette zone reprend le solde du journal après le dernier extrait ou le solde initial
lors de l'enregistrement des prochains extraits
• 47
Partie 4
La tenue de votre comptabilité
La saisie des opérations diverses
La saisie des financiers
Automatiser la saisie des écritures
Les modèles d’ecritures
Partie 4
La saisie des opérations diverses
2 SAISIES - commande SAISIE OD (OPERATIONS DIVERSES)
As - o
Ce mode de saisie permet comme son nom l'indique d'enregistrer des opérations diverses (corrections,
amortissements, salaires,...)
Analysons les quelques différences par rapport aux autres modes de saisie :
Journal : vous avez la possibilité d'appeler la liste des journaux par l'intermédiaire de l'icone ou de la
touche F4 du clavier. La liste qui apparaît à l'écran présente les mêmes caractéristiques d'utilisation que
celle du Plan Comptable et ne fait apparaître que les journaux du type financier ou OD
Date d’écriture : date de l'opération sur laquelle vont être imputées les différentes lignes de l'écriture.
Contrairement aux saisies des achats et ventes, la date d’écriture sera automatiquement imputée dans
période correspondant à cette date (exemple : date d’écriture27/05/2002 correspondra à la période
05/2002)
Pièce N° : sur 12 caractères alphanumériques. Il s'agit du numéro pièce que vous allez enregistrer. Ce
n° de pièce sera incrémenté d'une unité à chaque nouvelle saisie d'un enregistrement.
50 •
La tenue de votre comptabilité
Numéro de compte: enregistrez directement le compte qui convient.
Exemple : vous enregistrez le transfert de votre caisse à votre banque.: compte 580000.
Libellé: mettez ici un descriptif sommaire de l’opération que vous enregistrez.
Débit : Montant du débit.
Crédit : Montant crédit.
Echéance : entrez la date d’échéance ou date de valeur de l'extrait. Cette zone concerne les comptes de
Tiers (client/fournisseur). Si vous avez, dans le fichier clients / fournisseurs, entré le mode de règlement
pour le tiers concerné par cette ligne de saisie, le programme calculera la date d'échéance et vous la
proposera.
Intitulé du compte : correspond au libellé du compte dans le plan comptable. Il ne peut être modifié et
est renseigné à titre d’information.
• 51
Partie 4
La saisie des financiers
2 SAISIES - commande SAISIE FINANCIERS
As - f
La première partie comporte les différents champs à saisir.
La partie du bas regroupe les différentes fonctions d'utilisation (Brouillard, Valider, Simuler, Insérer,
Effacer tout, Lettrer) communes à toutes les saisies.
Vous avez la possibilité, d'appeler les listes Journaux, Plan Comptable et codes analytiques en cliquant sur
les icônes situées en face des champs concernés ou encore d'utiliser la touche de raccourci : $.
Le logiciel imputera automatiquement le compte banque associé à votre journal de banque : c'est le
compte de contrepartie automatique (fichiers Journaux).
Journal : vous avez la possibilité d'appeler la liste des journaux par l'intermédiaire de l'icône ou de la
touche F4 du clavier. La liste qui apparaît à l'écran présente les mêmes caractéristiques d'utilisation que
celle du Plan Comptable et ne fait apparaître que les journaux du type financier
Date d’écriture : le logiciel vous propose la date "système" (date du jour que vous avez validée en
rentrant dans le programme), date que vous modifierez en fonction de la date de l'extrait que vous allez
enregistrez. Le programme contrôle la date que vous validez avec les périodes d’exercice comptable.
52 •
La tenue de votre comptabilité
Pièce N° : sur 12 caractères alphanumériques. Il s'agit du numéro d'extrait de banque que vous allez
enregistrer. Ce n° de pièce sera incrémenté d'une unité à chaque nouvelle saisie d'un enregistrement
financier.
Solde de départ : il s'agit du solde du journal financier. Ce solde n'a aucune valeur comptable; il
permet de contrôler l'encodage des différentes lignes d'écritures de l'extrait en comparant la valeur du
solde final de l'extrait par rapport au solde initial. Vous pouvez à tout moment modifier le solde initial
sans aucun impact sur votre comptabilité. La valeur du solde se trouve également dans le signalétique du
journal. Lors d'une correction d'une écriture d'un journal financier, il sera toujours nécessaire de
réintroduire le solde initial du journal avant correction de l'écriture ou d’exécuter la fonction « Recalcul du
solde » (voir ci-après).
le solde de départ peut être recalculer automatiquement en appuyant sur la
touche "Solde". Cette fonction permet de reprendre le solde réel du compte financier associé au journal
tel qu'il apparaît également dans le grand-livre .
Date et N° de pièce : les éléments repris ici sont identiquement les mêmes que ceux apparaissant dans
l'entête de l'écran de saisie. Ils peuvent être modifiés ligne par ligne permettant ainsi à l'utilisateur de
gérer plusieurs extraits de banque en une seule saisie. La centralisation sera toutefois effectuée sur la
date et le N° de pièce situé dans l'entête de l'écran de saisie.
Numéro de compte: il existe deux cas :
- enregistrez directement la charge (dépense) lors du paiement et ne saisissez pas les factures. Entrez ici
le compte de charge (dépense) qui convient.
Libellé : mettez ici un descriptif sommaire de l’opération que vous enregistrez.
Dépenses : Montant des dépenses engagées. Ce montant apparaît en négatif sur votre extrait bancaire.
Recettes : Montant des recettes engagées. Ce montant apparaît en positif sur votre extrait bancaire.
Numéro de pointage : voir Lettrage automatique sur numéro de pointage. Cette zone est un second
"numéro de pièce" (repris ici du champ "numéro de pièce"). Lorsque vous choisissez une pièce à régler,
le programme reprendra automatiquement le numéro de pointage de la facture à régler et il permettra de
procéder au lettrage automatique sur numéro de pointage. En effet, si vous actionnez un tel traitement,
le programme lettrera toutes les écritures d’un compte qui ont un même numéro de pointage.
Echéance : entrez la date d’échéance ou date de valeur de l'extrait. Cette zone concerne les comptes de
Tiers (client/fournisseur). Si vous avez, dans le fichier clients / fournisseurs, entré le mode de règlement
pour le tiers concerné par cette ligne de saisie, le programme calculera la date d'échéance et vous la
proposera.
• 53
Partie 4
Automatiser la saisie des écritures
Accélérer la saisie
Ce tableau résume l'essentiel des manipulations qu'il vous est possible de réaliser afin d'accroître la
rapidité de saisie de vos écritures.
TYPES DE ZONES
ACTION ou SIGNALISATION
UTILISE POUR…
<F4> ou < >
ouvrir le calendrier
*
j
Zones Date
afficher la date du jour
j+1, j+2, …
calculer la date, suivant la codification indiquée, en fonction de
la date du jour
lun, mar,…
saisir uniquement le jour de la date
01, 02, …
<F4> ou < >
*
Zones numériques
signes <+ -
* />
<F4> ou < >
Autres zones
Grille de saisie
*
ouvrir Ciel Euro Calculette
calculer directement en posant l'opération dans la zone
(exemple : 325*20)
ouvrir la liste des éléments contextuelle
signaler une zone de saisie obligatoire
<Tabulation>
<Entrée>
valider l'information saisie et passer à la zone suivante
Double clic
rendre active une colonne de la grille
Les top 10
Listes représentant les dix premiers comptes et/ou libellés les plus utilisés dans votre comptabilité.
Paramétrées au préalable, elles s'ouvrent automatiquement lorsque le curseur se place sur la zone
concernée.
Les opérations automatisées
Les opérations accessibles par les boutons présents dans les grilles de saisie peuvent être activées en
combinant la touche <Alt> et la lettre soulignée dans le titre du bouton.
Lorsque le bouton [Intitulé du compte] est activé, le libellé du compte est repris automatiquement à la
zone Libellé.
Utilisé pour imputer automatiquement, au débit ou au crédit, une ligne de contrepartie par écriture (et
non pas par extrait, voir bouton « Solder ») . Cette fonction est intéressante pour un journal de caisse où
54 •
La tenue de votre comptabilité
par exemple l’utilisateur souhaiterait voir apparaître dans le grand-livre le détail de toutes les écritures et
non pas uniquement le solde des extraits ou des mouvements (fonction appréciée par la profession
comptable et l’Administration !)
Un montant total pour le débit et un montant total pour le crédit regroupant l’ensemble des écritures
relatives au mouvement seront automatiquement imputés dans le compte de contrepartie affecté au
journal (« Bases – Journaux »).
Renseigner le libellé de l’écriture par le libellé du compte
−
Afin que le logiciel renseigne la zone Libellé de chaque ligne d’écriture par le libellé du compte qui lui est
affecté, cliquez sur le bouton [Intitulé libre], présenté en haut de la fenêtre de saisie.
Le libellé du bouton se transforme alors en [Intitulé du compte]. Dès que vous imputez un numéro de
compte à une ligne d’écriture, son libellé est automatiquement proposé à la zone Libellé. Vous pouvez
toutefois le modifier ou le compléter. Pour conserver cette disposition d’une session à l’autre et pour
tous les modes de saisie :
−
cochez l’option Libellé de l’écriture=intitulé du compte dans les PREFERENCES COMPTABLES du menu DOSSIER.
Manipulation de la liste des écritures
Cette liste récapitule tous les mouvements établis lors de la saisie.
Il est possible d'accéder au détail d'un mouvement en cliquant sur l'onglet Lignes ou encore en doublecliquant sur ce mouvement dans la fenêtre des mouvements.
Le mouvement ainsi sélectionné va se colorer de gris pour permettre son repérage dans la liste des
écritures. La fenêtre de saisie s'affiche alors.
• 55
Partie 4
Les écritures peuvent se trouver dans l’un des quatre états suivants :
•
Le mouvement est enregistré dans un brouillard de saisie.
La couleur des informations est grise. La lettre B est affichée à la zone Val.
•
Le mouvement est enregistré dans un brouillard de simulation.
Les informations sont également affichées en gris mais à la zone Val. est présentée la lettre S.
•
Les informations se colorent en vert lorsque les écritures se trouvent "basculées" dans la grille de
saisie.
Cette situation est rappelée dans la colonne Val. par la lettre L.
•
Lorsque la couleur des informations d’un mouvement est rouge, cela signifie que le mouvement en
question est validé. Il est donc impossible de le transférer en saisie d’écritures pour y subir une
modification. C’est la lettre V qui est affichée dans la colonne Val.
Recherche guidée sur les écritures
Cette fenêtre de sélection de critères préétablis vous permet d'obtenir un grand nombre de combinaisons
de recherches.
−
Placez le pointeur de la souris sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche (onglets
mouvements ou lignes).
−
Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche rapide.
Attention !
56 •
La tenue de votre comptabilité
Si vous laissez "vide" l'une des zones de la fenêtre Recherche rapide, c'est l'intégralité du fichier qui est
pris en compte pour le critère concerné.
Recherche réalisée sur le journal, les comptes, la date, n° de pièce
−
Vous pouvez obtenir les écritures correspondant à un journal en cliquant sur la zone Pour le journal et
en indiquant le code de journal concerné.
−
Si vous souhaitez obtenir les écritures de compte à compte, cochez les zones concernées puis
renseignez l'intervalle de comptes.
−
Procédez de même pour les dates sur les zones De la date et à la date.
Recherche réalisée sur les montants
La recherche peut être effectuée sur le montant, le crédit ou le débit.
− cochez l'un des choix proposés.
−
Déterminez le critère souhaité (inférieur, égal ou supérieur) puis indiquez la somme.
−
Une fois les critères établis, cliquez sur [Ok] pour lancer la recherche.
Le résultat de la recherche est instantané.
• 57
Partie 4
−
Si vous ne souhaitez pas prendre en compte les montants pour votre recherche, cochez la zone Pas
de test sur les montants. La recherche ne prend alors en considération que les éléments indiqués
précédemment.
Recherche personnalisée sur les écritures
−
Placez le pointeur sur la liste pour laquelle vous souhaitez obtenir une recherche (onglets mouvements
ou lignes).
−
Cliquez sur le bouton [Rechercher] puis sur l'onglet Recherche avancée.
Exemple
Recherche des écritures validées pour le compte FOURNITURES.
−
Indiquez le nom de votre recherche sur la zone Nom de la requête.
−
Dans la grille, double-cliquez sur la case de la colonne Compte, case sur laquelle vous voulez poser un
critère.
−
Dans la fenêtre de paramétrage des conditions, placez le curseur sur la ligne Critère 1 de la colonne
Condition.
−
Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des conditions proposées et choisissez Egal à.
−
Notez sur la colonne Valeur 1, FOURNITURES pour limiter votre recherche à ce compte.
−
Cliquez sur [Ok] pour enregistrer la condition ainsi définie.
−
Placez le curseur, à présent, sur la colonne Val et procédez de la même façon que pour la colonne
Compte en indiquant V (pour validé) sur la colonne Valeur 1.
La colonne Valeur 2 n'est utilisée qu'avec la condition Compris entre. Les conditions Contient et Ne
contient pas ne peuvent être utilisées que sur des champs alphanumériques, c'est-à-dire toutes les
zones sauf Montant, date, taux devise, débit, crédit.
Sauvegarder les critères de recherche
58 •
−
Une fois les conditions définies, vous pouvez enregistrer votre paramétrage de recherche en cliquant
sur [Enregistrer].
−
Vous retrouvez la liste des recherches en sélectionnant l'onglet Recherches enregistrées.
−
Pour activer une recherche, double-cliquez sur celle concernée dans la liste hiérarchique.
−
Vous pouvez créer, modifier, supprimer ou encore renommer une requête à l'aide des boutons situés
à droite de la fenêtre Recherches enregistrées.
Partie 5
Les impressions avec Ciel Compta
Principes généraux
Imprimer un état
Imprimer une liste
Le générateur d’états
Partie 5
Principes généraux
Les différents types d'impression
Les états standards
Les états standards correspondent à toutes les éditions que vous pouvez calculer et imprimer par les
commandes du menu ETATS ou par les icônes correspondantes présentées dans la barre de navigation.
On distingue deux types d'états :
•
les éditions comptables (Grand-livre, Balance, Journaux, etc.),
•
les documents plus spécifiques au suivi de gestion des clients (relance, mailing, encours clients,
échéancier).
Cette partie présente les principes généraux d'impression des états. Pour les critères de sélection de
chaque état, reportez-vous à la Partie 6. Les éditions.
Le générateur d’états
Ciel Compta propose une liste importantes d'états comptables prédéfinis.
Les listes
Les listes correspondent aux éléments des fichiers de bases : plan comptable, journaux, budgets, devises
et écritures.
Pour imprimer une liste, vous devez :
−
dans un premier temps, activer la commande correspondante puis cliquer sur le bouton [Imprimer].
−
dans un second temps, sélectionner les éléments que vous souhaitez prendre en compte à l'impression.
Les grilles de saisie
Le contenu des grilles de saisie (commandes du menu SAISIES) peut être édité.
Pour lancer l'impression d'une grille de saisie, vous devez donc, tout d’abord, activer une commande
permettant la saisie d'écritures.
−
Saisissez votre écriture puis cliquez sur le bouton [Imprimer].
Configurer votre imprimante
Le paramétrage des imprimantes utilisées pour imprimer les documents, listes et états avec Ciel Compta,
doit être effectué au niveau du système d'exploitation Windows en sélectionnant respectivement les
menus DEMARRER, PARAMETRES et IMPRIMANTES.
Consultez le manuel de votre système d'exploitation Windows pour plus de détails.
Choisir une imprimante
Lorsque vous demandez l’impression d’un état, d’une liste ou d’un document, Ciel Compta pour Windows
utilise par défaut l’imprimante déclarée dans Windows. Si plusieurs imprimantes sont reliées à votre
ordinateur, vous pouvez choisir dans Ciel Compta pour Windows celle que vous voulez utiliser.
60 •
Les impressions avec Ciel Compta
Exemple
Lorsque vous demandez l'impression du Grand-livre, la fenêtre suivante s'affiche en fin de procédure.
−
Cliquez sur le triangle de sélection présenté à la fin de la zone Imprimante. Dans notre exemple, plusieurs
imprimantes étant paramétrées, la liste est affichée. Il suffit alors de sélectionner celle qui convient.
Lorsque vous imprimez en mode Brouillon, une fois l'imprimante sélectionnée, vous pouvez accéder à la
zone Driver rapide pour sélectionner celui qui convient.
Le mode Aperçu avant impression
Afin que vous puissiez contrôler les résultats avant de lancer l’impression sur papier, vous pouvez obtenir
un aperçu avant impression pour les éléments suivants.
Les listes
−
Sélectionnez une des commandes du menu BASES,
−
cliquez sur le bouton [Imprimer],
−
procédez à la sélection des critères à imprimer puis cliquez sur [Ok].
§ Imprimer une liste.
Les grilles de saisie
−
Sélectionnez un des modes de saisie proposés au menu SAISIES,
−
cliquez sur le bouton [imprimer] de la grille de saisie.
A ce niveau, vous est proposé d’obtenir une impression en euros ou une impression en francs
indépendamment de la monnaie utilisée pour le dossier.
−
Sélectionnez l’option de votre choix.
−
Sélectionnez une des commandes du menu ETATS, hormis GENERATEUR D’ETATS, EDITIONS
ETATS SAUVEGARDES,
−
cliquez sur le bouton [Aperçu] de la fenêtre de sélection des critères de l'état.
Les états
CHAINEES
et
La première page de l’édition est automatiquement présentée. La page est proportionnelle à la largeur
de la fenêtre Aperçu.
D’ailleurs, si vous réduisez ou augmentez cette fenêtre, à l’aide de la souris, vous constatez que la taille
de l’édition présentée se modifie également.
• 61
Partie 5
Consulter d’autres parties de l’édition de la fenêtre Aperçu
Faire défiler l’édition à l’intérieur de la fenêtre
−
Cliquez sur un des boutons présentés dans l’ascenseur vertical à droite dans la fenêtre.
Réduire et agrandir la page
Dans la barre de titre, vous pouvez modifier le format de l'édition en cliquant sur les icones concernées :
Pour augmenter l'affichage de l'édition.
Pour réduire l'affichage de l'édition.
Vous pouvez aussi choisir directement un pourcentage par la zone Zoom.
Consulter les autres pages de l'édition
Votre édition comporte plusieurs pages et vous souhaitez consulter une page en particulier :
−
cliquez sur le bouton [Aller à] ou activez la commande Aller à la page par le menu CONTEXTUEL,
−
indiquez le numéro de la page que vous voulez afficher puis cliquez sur [Ok].
−
Cliquez sur cette icône pour éditer votre état. L'édition obtenue correspond à une impression graphique.
L'état comporte divers éléments typographiques comme les encadrés, le gras sur les titres, etc.
Imprimer l’édition
−
Par défaut, l'intégralité des pages de l'état est imprimée ; indiquez l'intervalle de pages que vous
souhaitez éditer.
−
Si vous voulez plutôt obtenir une édition de type brouillon, imprimez l'état en cliquant sur le bouton
[Brouillon] dans les fenêtres de sélection des critères des états.
Archiver une édition
Lorsque vous consultez un état en mode Aperçu, vous avez la possibilité de le sauvegarder par l'option
Sauver sous du menu CONTEXTUEL. Cette option est accessible également en cliquant sur l'icône
concernée.
−
Saisissez le nom du fichier sur 8 caractères maximum. L'extension .CRF est automatiquement attribuée au
nom du fichier.
−
Validez la sauvegarde de l'état en cliquant sur le bouton [Enregistrer].
Le logiciel procède, par défaut, à l'enregistrement du fichier dans le répertoire du dossier sur lequel vous
travaillez. Vous pouvez choisir d'enregistrer ce fichier dans un autre dossier.
−
Pour cela, cliquez sur le triangle de sélection présenté en fin de la zone Dans et sélectionnez le répertoire
de votre choix.
Les états sauvegardés peuvent être consultés à partir du bouton [Fichier] situé dans les fenêtres de
sélection des critères des états ou à partir de la commande ETATS SAUVEGARDES du menu EDITIONS.
62 •
Les impressions avec Ciel Compta
La fenêtre Impression
Que vous imprimiez une liste, une grille de saisie ou un état, la fenêtre Impression est toujours présentée
en fin de procédure ; elle vous permet de :
−
•
choisir une autre imprimante que celle déclarée par défaut, à la zone Imprimante,
•
définir les paramètres d’impression tels que le format de page, l’orientation, la résolution, etc., en
cliquant sur le bouton [Paramètres], présenté à la suite de la zone Imprimante,
•
choisir un driver d’imprimante pour une impression "brouillon" à la zone Driver rapide,
•
définir les paramétrages imprimantes (séquence d’échappement sous Dos) pour obtenir les
impressions en mode brouillon, par le bouton [Paramètres], présenté à la suite de la zone Driver
rapide,
•
choisir les pages que vous voulez imprimer en indiquant le numéro de la première page et celui de la
dernière.
Vous validez les options et l’impression sur papier en cliquant sur le bouton [Ok].
• 63
Partie 5
Imprimer un état
Choisir les écritures à imprimer
Lorsque vous activez une des commandes du menu ETATS sauf GENERATEUR D’ETATS, ETATS SAUVEGARDES
et IMPRESSIONS CHAINEES, une fenêtre est tout d’abord présentée dans laquelle vous définissez les critères
de sélection des écritures à imprimer.
Dans la plupart des éditions, les critères suivants sont généralement proposés.
Dates
La sélection des écritures sur la date est proposée dans la plupart des éditions.
Par défaut, l'intervalle de dates correspond à l’exercice défini dans les paramètres du dossier. Vous
pouvez modifier ces valeurs en saisissant directement la nouvelle période à prendre en compte.
Editer en euros (uniquement pour les dossiers gérés en francs)
Ce critère permet d'obtenir les états avec des montants en euros dans un dossier géré en francs. La
mention Converti en euros s'affiche alors en haut à droite de l'état.
Ecritures en brouillard
Lorsque l'option est cochée, les écritures enregistrées dans le brouillard sont également sélectionnées.
Ecritures en simulation
De la même manière, vous pouvez intégrer à l'état, les écritures de simulation enregistrées dans le
brouillard.
Outre ces critères, selon l’édition que vous demandez, d’autres viennent s’y ajouter. Nous les décrivons
en détail pour chacun des états.
Consulter l’état à l’écran
Une fois les critères de sélection de l’édition validés, cliquer sur ce bouton présente automatiquement
l'édition à l'écran telle qu'elle s'imprimera sur papier, dans une fenêtre nommée Aperçu. Vous pouvez
ainsi contrôler les écritures et les informations qu’elle contient.
Ouvrir un état sauvegardé
Vous pouvez consulter, à tout moment, à partir des fenêtres de sélection des critères, les états
sauvegardés en cliquant sur l'icône concernée ou plus globalement par la commande ETATS SAUVEGARDES
du menu EDITIONS. L'archivage des états s'effectue dans la fenêtre Aperçu.
64 •
Les impressions avec Ciel Compta
Choisir le mode d'impression
Deux modes d'impression vous sont proposés lorsque vous voulez imprimer un état sur papier.
L'impression soignée
Valable dans le cas où vous souhaitez obtenir une impression graphique de vos états, c'est-à-dire
présentée essentiellement avec des encadrés grisés.
En fonction des éléments graphiques qu'elle contient, l'impression est un peu plus longue qu'une
impression rapide. Destinez-la à des sorties finales de documents.
L'impression rapide
Ce
mode
d'impression
vous
permet
d'imprimer
plus
rapidement
les
états.
Les impressions papier obtenues sont dépourvues des éléments graphiques que l'on retrouve en lançant
une impression soignée.
Il est possible que vous rencontriez quelques problèmes lors du lancement des impressions de type
"rapide". Ces problèmes peuvent être solutionnés en appliquant les instructions décrites ci-dessous.
Sous les environnements Windows 95, 98
−
Activez les menus DEMARRER, PARAMETRES puis IMPRIMANTES à partir de Windows.
−
Cliquez sur l'icône représentant l'imprimante par défaut.
−
Cliquez ensuite sur le bouton droit de votre souris afin d'ouvrir la fenêtre Propriétés.
−
Sélectionnez l'onglet [Détails] puis le bouton [Paramètres du « spouleur »], situé au bas de la fenêtre.
−
Dans la zone Format de données, remplacez EMF par RAW.
−
Cliquez sur [Ok] puis sur le bouton [Appliquer] situé au bas de la fenêtre.
Sous un environnement NT4
−
Activez le menu DEMARRER puis les commandes PARAMETRES puis IMPRIMANTES.
−
Cliquez sur l'icône de l'imprimante que vous utilisez.
−
Choisissez la commande PROPRIETES du menu FICHIER ou CONTEXTUEL.
−
Dans l'onglet Général, cliquez sur le bouton [Processeur d'impression].
−
Dans la zone Type de données, optez pour le type RAW.
−
Cliquez sur [Ok].
• 65
Partie 5
Imprimer une liste
Pour imprimer une liste d'éléments (du menu BASES), vous devez :
−
activer la commande correspondante (exemple : menu BASES, commande JOURNAUX),
−
cliquer sur le bouton [Imprimer].
Dans le cas de la liste du plan comptable, le bouton [Imprimer] dispose d'un triangle de sélection
permettant d'obtenir l'édition partielle du plan comptable en choisissant l'option Partiel.
Imprimer la liste par défaut
Avant d'imprimer la liste, vous devez déterminer quelles informations seront éditées et comment. Cette
disposition vous permet d'imprimer des listes personnalisées répondant à vos besoins.
Sélectionner les zones
−
Activez l'onglet Données.
−
La colonne de gauche regroupe la liste des zones contenues dans la fiche de la base concernée. Pour
concevoir votre édition, il suffit d'intégrer les zones, dans l'ordre d'affichage, en sélectionnant un des
éléments de la colonne de gauche et en appuyant sur le bouton [Ajouter] ou en double-cliquant sur
l'élément concerné.
66 •
Les impressions avec Ciel Compta
Définir les propriétés
Après avoir sélectionné les zones à prendre en compte dans l'édition, vous avez la possibilité de définir
leurs caractéristiques.
−
−
Dans la colonne de droite, placez le curseur sur le titre de la zone.
Cliquez sur le bouton [Propriétés].
−
Les données Nom et Type vous renseignent sur le nom de la zone définie dans le logiciel et le type : N
pour
numérique,
C
pour
caractère.
Vous
ne
pouvez
pas
modifier
ces
zones.
Dans la zone Longueur est indiqué, par défaut, le nombre maximum de caractères défini pour la zone
concernée. Vous pouvez modifier cette valeur si vous souhaitez obtenir une largeur plus ou moins
importante de la colonne.
La zone Nombre de décimales est exclusivement réservée aux zones de type numérique. Elle permet de
déterminer le nombre maximum de chiffres autorisés après la virgule.
Dans la zone Description, la dénomination utilisée dans le logiciel pour la zone concernée est indiquée par
défaut. Pour les besoins de votre édition, vous pouvez indiquer un autre nom que celui repris par défaut.
Celui-ci apparaît en titre de colonne.
Sauvegardez le paramétrage des propriétés en cliquant sur [Ok].
Imprimer une liste avec critères avancés
−
−
−
−
−
En plus d'une simple sélection des données, il est possible de redéfinir les pages de l'édition en posant
des ruptures, notamment au niveau des comptes.
Après sélection des zones, cliquez sur l'onglet Avancée.
Sélectionnez la zone sur laquelle vous souhaitez définir les critères.
Pour
les
données
de
type
numérique,
vous
pouvez
définir
une
totalisation.
Par exemple, s'il s'agit du plan comptable, les sommes sont globalisées compte par compte.
Les ruptures permettent de regrouper les éléments. Par exemple, par racine, pour les comptes. Ainsi, si
vous cochez Rupture sur, indiquez le nombre maximum de caractères sur lequel s’effectue la rupture.
Cochez éventuellement les zones Affichage en début de rupture et Affichage en fin de rupture. Ces zones
situent la rupture.
Les éléments présents dans la liste sont, par défaut, triés. Si vous avez défini des ruptures sur un ou
plusieurs éléments pouvant être triés, il est préférable de cocher la zone Construction d'un index
temporaire avec les ruptures. Le fait de cocher cette zone annulera, pour les besoins de l’édition, le trié
établi par défaut afin de ne prendre en compte que les éléments ayant été définis avec des ruptures.
Onglet Paramètres
−
Sur la zone Titre de l'état est affiché, par défaut, le nom du fichier tel qu'il est nommé dans le logiciel.
Si vous ne voulez pas conserver le titre proposé par défaut, supprimez-le puis saisissez-en un autre. Si
vous saisissez un nom sur la zone Edité par, celui-ci figurera au bas de la dernière page de l'impression.
Sauvegarder la sélection
−
−
Avant de visualiser votre édition, vous pouvez sauvegarder le paramétrage des critères avancés que vous
venez d'effectuer.
Cliquez sur le bouton [Sauver].
Saisissez le nom de la sauvegarde du paramétrage effectué et cliquez sur [Ok].
• 67
Partie 5
Par la suite, pour obtenir de nouveau un des paramétrages ainsi sauvegardés, il vous suffit de cliquer sur
le triangle de sélection situé au bas de la fenêtre Données, onglet Données.
68 •
Les impressions avec Ciel Compta
Le générateur d’états
2 ETATS - commande GENERATEUR D'ETATS
Ae - t
Les modèles d'états prédéfinis
Le générateur d'états comporte de nombreux états prédéfinis. Les états secondaires sont des états
complémentaires aux états de base. Les nouveaux états repris dans cette rubrique sont généralement
complets et détaillés.
Chaque état est repris dans une catégorie distincte qui peut être appelée via "l'ascenceur" en regard du
"Groupe d'états".
Tous ces états font appels à des fichiers distincts (seuls ou associés à d'autres) en fonction de leur besoin
(fichier des écritures, des comptes, des codes analytiques,...).
Visualiser un état à l'écran
−
Dans la liste prédéfinie, sélectionnez l'état à visualiser.
−
Cliquez sur le bouton [Ecran].
−
Suivant l'état sélectionné, renseignez les critères demandés (exemple : intervalle de dates).
Imprimer un état à partir du générateur
Lancer l’édition
−
A partir de la fenêtre Liste des états prédéfinis, sélectionnez l'état à éditer puis appuyez sur le bouton
[Imprimer].
−
Vous devez renseigner certaines valeurs selon l'état que vous souhaitez obtenir ; ces valeurs peuvent
concerner l'intervalle de dates dans le cas, par exemple, de l'état prédéfini "grand-livre échéances" ou
encore les N° de comptes clients ou fournisseurs s'il s'agit du modèle "Liste des tiers".
• 69
Partie 5
Facturiers
Financiers / OD : permet l'édition des journaux dont les écritures ont été saisie via les journaux
financiers ou opérations diverses. Ces écritures sont triées par numéro de pièce et par date.
Etat des dépenses
Présente les dépenses faites par l’association selon le modèle cité dans l’Arrêté Royal du 30 décembre
2003.
Etat des recettes
Présente les recettes faites par l’association selon le modèle cité dans l’Arrêté Royal du 30 décembre
2003.
Totaux
Présente le total des dépenses et des recettes faites par l’association selon le modèle cité dans l’Arrêté
Royal du 30 décembre 2003.
70 •
Partie 6
Traitements et éditions
La centralisation
Les rappels
Les éditions
Partie 6
La centralisation (validation du brouillard)
2 TRAITEMENTS - commande CENTRALISATION
At - c
Ce traitement consiste à enregistrer définitivement en comptabilité les mouvements comptables du
brouillard de saisie ou du brouillard de simulation.
Une fois les mouvements validés, vous ne pouvez plus les modifier.
Si des erreurs d’imputation apparaissent ensuite, vous devrez saisir une O.D. ou encore effectuer une
contrepassation.
§ Contrepasser un mouvement.
Vous allez choisir tout d’abord les mouvements devant être validés en définissant les critères de sélection
suivants :
−
Définissez le type de validation en sélectionnant une des deux options :
Globale : tous les mouvements enregistrés dans le brouillard de saisie dont la date est comprise dans
la période définie seront validés.
Journal : seuls les mouvements imputés au journal, dont vous indiquez ensuite le code, seront
sélectionnés pour la validation.
−
Pour tenir compte des mouvements enregistrés dans le brouillard de simulation, cochez l’option Inclure
les écritures en simulation.
Par défaut, la période de saisie, définie dans les paramètres du dossier, est proposée comme intervalle de
Dates. Tous les mouvements dont la date est comprise dans cet intervalle seront sélectionnés. Vous
pouvez les modifier. Vous pouvez aussi demander la validation des mouvements dont le numéro est
compris dans l’intervalle que vous définissez aux zones Mouvements Début et Fin.
Exemple
Vous voulez effectuer la validation des mouvements imputés au journal de banque à la date de votre
dernier extrait bancaire.
− Définissez tout d’abord le code du Journal.
− A la zone Dates Fin, saisissez la date de votre dernier extrait bancaire.
−
Une fois tous les critères définis, validez le traitement en cliquant sur [Ok].
Compte tenu de l’irréversibilité du traitement, il vous est demandé de confirmer une deuxième fois la
validation. Cliquez sur [Oui].
−
Une fois le traitement terminé, un message vous indique le nombre de mouvements ayant été validés.
Fermez la fenêtre de message en cliquant sur [Ok].
Les écritures validées sont affichées en rouge dans la liste des écritures et sont codifiées par la lettre
V.
−
72 •
Traitements et éditions
Rappels
Traitements - commande Rappels
At–r
Cette commande ouvre la fenêtre Rappels proposée par défaut lorsque vous ouvrez une société.
•
Pour refuser l’ouverture de cette fenêtre automatiquement, décochez l’option Exécuter la boîte de
dialogue des rappels dans les préférences comptables.
menu Dossier § Préférences - Préférences comptables onglet Au démarrage.
•
A partir de cette commande, vous définissez l'ensemble des tâches que vous devez effectuer à une
date et une heure de votre choix.
La fenêtre principale des rappels présentée ci dessous, établit la liste les tâches à effectuer.
Cliquez sur le
triangle de sélection
pour faire
apparaître la liste
des filtres possibles.
Dans cette zone
vous obtenez le
détail lié au rappel.
Les
•
•
•
•
rappels sont caractérisés par :
un libellé : nom du rappel,
un type : tâche, abonnement, facture clients, factures fournisseurs,
une date d’échéance,
une heure d’échéance.
La liste des rappels s’affiche en fonction de la date déterminée. Par défaut, c’est la date du jour qui
s’inscrit.
•
Pour changer la date, cliquez sur le triangle de sélection, le calendrier s’affiche.
•
Pour revenir aux tâches du jour, cliquez sur le bouton [Aujourd’hui].
•
Pour rafraîchir la liste, cliquez sur le bouton [Réactualiser].
• 73
Partie 6
La zone Filtres permet d’indiquer des paramètres d’affichage.
•
Cliquez sur le triangle de sélection pour faire apparaître la liste des filtres possibles.
Exemple
Il est possible de n’afficher que les tâches, les abonnements, ou encore les factures clients.
Le menu contextuel
Pour accéder au menu des opérations que propose la fenêtre Rappels, faites apparaître le menu
Contextuel en cliquant sur le bouton droit de votre souris.
Création d’une nouvelle tâche
Pour définir une tâche, vous pouvez cliquer directement sur le bouton [Nouvelle tâche] ou faire apparaître
le menu Contextuel en appuyant sur le bouton droit de votre souris.
La fenêtre Définition d’une tâche apparaît.
Dans cette zone, définissez les
caractéristiques de la tâche à
réaliser.
Ces éléments seront repris dans la
zone du bas de la fenêtre Rappels.
•
•
•
•
•
•
74 •
Renseignez les zones suivantes :
Objet : il s’agit du titre de la tâche qui sera rappelé dans les rappels.
La zone de texte au-dessous vous permet d’en préciser la nature et les caractéristiques.
Echéance : Dans cette zone, indiquez la Date et l’heure. Vous disposez du Calendrier en cliquant sur
le triangle de sélection.
Validez la création de la tâche en cliquant sur le bouton [OK].
Si vous souhaitez quitter cette fenêtre sans enregistrer les modifications, cliquez sur le bouton
[Annuler].
Traitements et éditions
Validation d’une échéance
Lorsque la date d'échéance de l'écriture en attente correspond à la date du jour, elle est alors présentée
dans la fenêtre rappels. A ce stade, vous pouvez valider l'écriture en comptabilité. Pour ce faire :
•
Cliquez sur le bouton droit de la souris pour faire apparaître le menu CONTEXTUEL. ---- Choisissez
la commande Encaisser cette facture.
•
S'ouvre une fenêtre vous avertissant que cette fonction a pour but de valider et de lettrer
définitivement l’écriture.
•
Cliquez sur [Oui] pour poursuivre l’opération.
•
Le menu CONTEXTUEL vous permet aussi d’accéder au détail concernant votre facture.
•
Pour cela, cliquez sur Détail de cette facture. S’ouvre alors, le masque de saisie de votre facture.
Cette fenêtre vous permet de visualiser uniquement votre facture.
•
Vous ne pouvez pas modifier les éléments. Cependant vous pouvez les imprimer. Pour ce faire,
cliquez sur le commande Imprimer cette facture.
•
Le menu contextuel vous permet aussi de relancer le client en retard de paiement.
•
Sélectionnez pour cela la commande relancer le client par courrier.
•
Vous obtenez la fenêtre aperçu avant impression de la lettre de relance. A ce stade, Ciel Compta
Evolution vous propose d’incrémenter ou non le niveau de relance de la facture.
•
Depuis cette fenêtre vous pouvez imprimer votre lettre de relance ou l’envoyer par e-mail à votre
client.
menu Etats § Relances clients.
Modification d’une tâche
Il est possible de modifier ou d’effacer les tâches existantes. Le principe de la modification est le même
qu’en création de tâche.
•
Sélectionnez la tâche à modifier
•
Cliquez sur le bouton droit de la souris, choisissez dans le menu CONTEXTUEL la commande
Modifier cette tâche et apportez les modifications nécessaires.
Faites apparaître le
menu contextuel en
cliquant sur le bouton
droit de votre souris.
• 75
Partie 6
La commande tâche terminée permet d’indiquer que l’action est achevée. En cliquant sur cette option, la
tâche disparaît de la liste.
•
Pour fermer la fenêtre de Rappels, cliquez sur le bouton [Quitter].
76 •
Traitements et éditions
Les éditions
Le Grand-livre
2 ETATS - commande GRAND-LIVRE
Ae - g
Choisissez tout d'abord le type de Grand-livre à imprimer.
Cliquez
sur
le
triangle
de
sélection
pour
obtenir
la
liste
des
types
proposés.
Global
Dans l’édition globale,le logiciel affichera une ligne globale de débit et une ligne globale de crédit, par
journal et par mois pour les comptes si vous avez demandé la centralisation d’édition des racines de
comptes. Bien entendu, toutes ces centralisations n’affectent que la présentation de l’édition. Vous avez
accès aux racines préparamétrées au menu DOSSIER, commande Modifier, icône Racines de comptes.
Partiel
D'un compte à un autre (plages de comptes) ou d'une classe (ou sous-classe, avec radical de deux
caractères
contre
un
pour
une
classe)
à
une
autre
classe
(ou
sous-classe).
Pour un journal
Cette édition filtre les écritures figurant au Grand-livre, en n’affichant que celles passées sur le journal
déterminé. Vous pouvez ne sélectionner qu'en partie les comptes.
Série de comptes
Sélectionnez l'option Série de comptes et cliquez sur le bouton [Série] pour obtenir la fenêtre de
paramétrage des comptes. Ainsi, vous obtiendrez exclusivement le Grand-livre des comptes que vous
avez indiqués.
Pour chaque édition du Grand-Livre, le logiciel vous propose d’inclure ou non les comptes soldés, les
écritures lettrées, les écritures en brouillard, en simulation.
Vous pouvez également obtenir l'affichage des cumuls antérieurs, des sous-classes et des soldes par
période.
Pour déterminer qu'un compte est soldé, le logiciel prend en compte toutes les écritures et pas seulement
celles comprises dans la période indiquée pour l'édition.
La Balance
2 ETATS - commande BALANCE
Ae - b
Cette commande permet d'obtenir l'édition des balances générales, clients, fournisseurs ou encore des
racines de TVA.
Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types d'édition proposés :
• 77
Partie 6
• pour une classe
• globale
• partielle : de compte à compte ou de sous-classe à sous-classe ou d'une classe à une classe.
• simplifiée (uniquement avec des totaux de sous-classes (radicaux de trois chiffres).
Dans cette édition, les reports à nouveau, inclus dans les chiffres comptables, sont extraits et
présentés dans une colonne séparée, de façon à ce que les colonnes "cumul débit" et "cumul crédit"
ne totalisent que les mouvements de l’exercice. Il faut pour cela que les écritures de report à nouveau
aient été saisies dans le journal de report à nouveau, indiqué au menu DOSSIER, commande MODIFIER,
icône Valeurs par défaut.
Les Journaux
2 ETATS - commande JOURNAUX
Ae - j
Cette commande permet d'imprimer les écritures du ou des journaux de votre choix avec ou sans les
écritures en brouillard.
Le logiciel vous demande le code journal.
Cliquez sur le triangle de sélection pour obtenir la liste des types d'édition proposés.
Journal centralisateur
C’est une édition de contrôle qui
paraphé.
vous permet
de sortir des cumuls à reporter au journal côté et
Journal centralisateur par mois/journal
Dans cette édition, les critères sont classés d’abord mois par mois, puis, à l’intérieur de chaque mois, sont
affichés les totaux mensuels des journaux.
Journal centralisateur par journal/mois
Ce journal centralisateur va éditer, pour chaque journal, et pour chaque mois de la période demandée, le
total des écritures débit et le total des écritures crédit en excluant les écritures au brouillard.
78 •
Partie 7
Opérations de fin d’année
Les opérations de fin d’année
La clôture – réouverture de l’exercice
Partie 7
Les opérations de fin d'année
Recommandations à observer avant la clôture
Nous vous conseillons vivement d'effectuer et de contrôler les points suivants avant de lancer l'opération
de clôture :
Sauvegardez les données de votre dossier
Avant de clôturer l’exercice, il est IMPERATIF de sauvegarder votre dossier sur disquettes ou autre
support. En l’absence de sauvegarde, aucune opération ne permettra de récupérer les écritures
antérieures à la clôture définitive.
Réindexez vos fichiers
La réindexation réorganise vos fichiers et optimise ainsi le temps de traitement de la clôture.
Vérifiez l'intégrité des données
Le lancement de la commande INFORMATIONS-RESSOURCES au menu ? permet de vérifier la cohérence de vos
fichiers.
Si vous constatez des anomalies après avoir édité vos états, vous pouvez lancer la commande
REPARATION de ce menu.
Validez les écritures
La clôture ne s'effectue que si toutes les écritures dont la date est antérieure à la date de clôture sont
validées.
Toutes
les
écritures
en
« Simulation »
seront
également
effacées.
Si des écritures antérieures à la date de fin d'exercice sont dans le brouillard, vous ne pourrez pas lancer
la clôture. Vous devez donc procéder à la validation du brouillard.
80 •
Opérations de fin d’année
Les principes de la clôture
La fin d'exercice, opération traitée automatiquement par le logiciel, génère pour la date de clôture que
vous choisissez (par exemple : 31/12/2001), un mouvement d’écritures soldant les comptes de charges et
de produits et mouvemente également (si l’affectation du résultat n’a pas été faite) le compte de
Résultat (compte paramétré par défaut au menu Dossier, commande Modifier, icône Valeurs par défaut).
La clôture et la réouverture sont deux opérations s'effectuant l’une à la suite de l’autre.
La clôture - réouverture de l'exercice
Suite à la réouverture, les écritures sont reprises dans le mouvement de réouverture du journal
paramétré en tant que journal des A Nouveaux dans le menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône
Valeurs par défaut.
L’opération de fin d'exercice a pour conséquences :
•
de supprimer toutes les écritures de l’exercice précédent,
•
de générer dans le journal des A Nouveaux un mouvement d’écritures de report à nouveau, pour tous
les comptes d’actif et de passif (comptes de la classe 1 à 5, suivant les classes indiquées en
paramétrage du dossier,
•
de changer automatiquement les dates d'exercice.
La saisie sur deux exercices
Si vous n'avez pas clôturé un exercice (année N) et que vous avez entamé l'exercice suivant (année
N+1), il vous est possible de tenir à la fois la comptabilité de l'exercice en cours et du nouvel exercice.
En ce qui concerne le paramétrage des dates d'exercice, au menu DOSSIER, commande MODIFIER, icône
Dates d'exercice, vérifiez les dates du nouvel exercice (N+1) et entrez une période de saisie couvrant la
nouvelle année.
Pour les éditions concernant le nouvel exercice (si la clôture n'a pas été faite), il faut distinguer les
comptes de bilan (classes 1 à 5 du PCMN) des comptes de charges et produits (classes 6 et 7). En effet,
pour ces derniers, vous devez spécifier, en date d'édition, le premier jour du nouvel exercice (01/01/N+1
par exemple) jusqu'à une date de votre choix ; ceci afin de ne pas inclure, dans les comptes, les
montants afférents à l'exercice non clôturé (année N).
• 81
Partie 7
La clôture - réouverture de l'exercice
2 TRAITEMENTS - CLOTURE D'EXERCICE
At - fc
Une fois les recommandations de pré-clôture observées, vous pouvez lancer l'opération.
La clôture décompose les différents paramètres qu'il faut nécessairement contrôler, étape par étape.
Etape 1 : Vérification de la date de clôture
−
Commencez par valider la date de clôture de l’exercice. La date proposée par défaut est le jour qui suit la
fin d’exercice de l’année N renseignée dans les paramètres généraux.
Etape intermédiaire : Contrôle de l'existence des écritures non validées
Vous passerez par cette étape si le logiciel détecte que des écritures subsistent encore au brouillard ou en
simulation. Le logiciel vous signale alors que la clôture ne peut être effectuée et vous invite à suivre ses
instructions.
Si Ciel Compta pour Windows ne détecte aucune écriture en brouillard, vous passerez directement de
l’étape 1 à l’étape 2.
Etape 2 : Sauvegarde des données
En l’absence de sauvegarde des données, aucune opération ne permet de récupérer les écritures
antérieures à la clôture.
−
82 •
Si vous n’avez pas encore effectué de sauvegarde de vos données, cliquez sur le bouton [Sauvegarder] de
la fenêtre.
Opérations de fin d’année
−
Vérifiez ensuite la qualité de votre sauvegarde en créant un nouveau dossier temporaire et en effectuant
une restauration
−
Procédez à la vérification des journaux, des comptes et des racines paramétrés par défaut. Si vous
constatez une anomalie, suivez les instructions affichées à l’écran.
Etape 3 : Vérification des comptes
Etape 4 : Lancement de la clôture
Il existe deux types de clôture : la clôture provisoire et la clôture définitive. La clôture provisoire peut être
répétée autant de fois que souhaitée. Les écritures de réouverture seront imputées en écriture de
simulation (tenez en compte éventuellement lors de vos éditions) et les historiques entièrement
conservés jusqu’à la clôture définitive. Cette opération ne comporte aucun risque.
A l’inverse la clôture définitive, supprime les historiques et génère un mouvement de réouverture en
« brouillard ». Cette opération est irréversible et ne devrait être réalisée qu’après avoir effectué un
backup.
• 83
Partie 8
Gestion des dossiers
La sauvegarde et la restauration des données
e-Sauvegarde
Gestion des dossiers
Informations techniques sur votre dossier
Historique des clôtures
Gérer les utilisateurs
Partie 8
La sauvegarde et la restauration des données
La sauvegarde
2 UTILITAIRES - commande SAUVEGARDE
Au - s
Cette procédure a pour but d’effectuer la sauvegarde des données vers une autre unité (disquette, disque
dur...). Cette opération est essentielle : une défaillance de votre disque dur, un arrêt intempestif (cas de
micro-coupure) du logiciel en cours d’exécution, une suppression malencontreuse de données... peuvent
arriver à tout moment et vous faire perdre des jours ou des semaines de travail. Seule une sauvegarde
vous permet de récupérer les données.
Il est impératif de procéder périodiquement à une sauvegarde de vos données : chaque société doit avoir
son propre jeu de disquettes et il est également préférable d’utiliser deux jeux de disquettes par société :
•
un jeu pour la sauvegarde des jours pairs,
•
un jeu pour la sauvegarde des jours impairs.
La sauvegarde a pour effet de faire une copie, et non un transfert, des données du disque dur sur une ou
plusieurs disquettes, ce qui signifie qu’après sauvegarde, vos données figurent à la fois sur le disque dur
et sur les disquettes.
Le fait d’effectuer une sauvegarde n’oblige absolument pas à effectuer une restauration dès lors que
vous souhaitez réutiliser Ciel Compta pour Windows.
Procédure
−
Si vous effectuez la sauvegarde sur disquettes, munissez-vous au préalable du jeu de disquettes
nécessaire.
−
Ouvrez le dossier dont vous voulez sauvegarder les données.
−
Activez la commande SAUVEGARDE du menu UTILITAIRES.
S’ouvre la fenêtre Sauvegarde compressée.
−
Par défaut, il vous est proposé de sauvegarder le dossier sur le lecteur de disquettes nommé A :.
Si le nom du lecteur de disquettes est différent ou encore si vous voulez sauvegarder les données sur
un autre disque ou support, modifiez les informations à la zone Nom. Vous pouvez aussi cliquer sur le
triangle de sélection, présenté en fin de zone, pour choisir le support. Vous pouvez modifier le nom
donné automatiquement par le programme tout en ayant soin toutefois de conserver l’extension AHC.
−
La zone Desc. (pour description) est renseignée par la date à laquelle est effectuée la sauvegarde, soit par
défaut la date du jour. Ces informations seront rappelées lors de la restauration du dossier. Vous pouvez
les modifier.
−
Validez les informations par [Ok] pour lancer la procédure.
86 •
Gestion des dossiers
Sauvegarde sur disquettes
−
Si vous effectuez la sauvegarde sur disquettes, Ciel Compta pour Windows présente alors un message
vous demandant d’insérer la première disquette dans le lecteur.
−
Insérez-la et confirmez par [Ok].
Si la disquette contient déjà des fichiers (de sauvegarde ou non), Ciel Compta le détecte et vous
propose les options suivantes :
[Répéter]
Si vous voulez conserver les données se trouvant sur la disquette, cette option vous
permet de changer la disquette insérée dans votre lecteur avant de relancer la
procédure.
[Effacer]
Toutes les données se trouvant sur la disquette seront effacées avant de sauvegarder les
données du dossier. Si plusieurs disquettes sont nécessaires, le logiciel vous en informe.
En fin de procédure, la fenêtre principale de l’application est de nouveau présentée.
[Annuler]
Dans ce cas, la procédure de sauvegarde est tout simplement annulée.
• 87
Partie 8
e-Sauvegarde
Cette fonction permet de faire un backup sur un serveur Internet protégé.
Menu Utilitaires – e-Sauvegarde
Si vous ne disposez pas encore d’un site e-Sauvegarde, vous pouvez en créer un en cliquant sur la
commande [Créer le site].
L’écran suivant apparaît, dans lequel vous devez inscrire un code client et accepter les conditions
générales. Puis vous cliquez sur [Suivant].
Dans l’écran suivant vous indiquez un login et un mot de passe. Comme login l’on utilise l’adresse email.
88 •
Gestion des dossiers
Puis vous recevez un message vous indiquant si la création du site est réussit et l’explorateur Internet
s’ouvre sur votre site e-Sauvegarde.
Via le menu Utilitaires – e-Sauvegarde – Sauvegarder, vous pouvez faire une sauvegarde de vos données
sur le site.
On vous demande de fermer la société.
Un écran apparaît avec qui montre un défilement de plusieurs dossiers, afin de les préparer pour les
sauvegarder.
Dans l’écran suivant qui apparaît vous pouvez indiquer un commentaire, voir même créer une archive
supplémentaire en indiquant le nom.
Maintenant un écran apparaît vous indiquant si la sauvegarde est réussit ou pas.
Maintenant vous pouvez grâce via le menu Utilitaires – e-Sauvegarde – Accéder au site, vérifier si votre
back-up s’y trouve, ou si vous gérer plusieurs dossier, vérifier si un back-up existe pour ce dossier et quand il a
été fait.
• 89
Partie 8
Comme code vous indiquez l’adresse e-mail utilisé pour créer le site.
Utilitaires – e-Sauvegarde – Restaurer
Si par accident vous avez perdu certaines données, vous pouvez à partir de ce menu récupérer un
back-up du site.
Dans l’écran qui apparaît, vous pouvez choisir la sauvegarde que vous désirez récupérer en la
sélectionnant dans la liste. Puis vous cliquez sur l’icône avec la page et la flèche verte en haut à
gauche.
90 •
Gestion des dossiers
La restauration
2 UTILITAIRES - commande RESTAURATION
Au - t
Cette procédure effectue la restauration des données de la société que vous préciserez (si vous avez
auparavant procédé à une sauvegarde).
Deux types de restauration vous sont proposés :
Standard
Les versions de l'application antérieures à Ciel Compta version 5 pour Windows disposant de ce mode de
sauvegarde, il est également proposé en restauration pour les utilisateurs l'ayant utilisé.
Compressée
Si votre sauvegarde provient d’une sauvegarde compressée.
Si vous avez sauvegardé vos données sur disquettes (lecteur A:\), insérez votre première disquette,
cliquez sur [Ok] et suivez les instructions indiquées par le logiciel.
• 91
Partie 8
Gestion des dossiers
Modifier les paramètres du dossier en cours
2 DOSSIER - commande
MODIFIER
Ad - m
La plupart des renseignements généraux, saisis lors de la création d'un dossier, peuvent être modifiés à
l'exception des paramètres suivants :
•
Le répertoire du dossier,
•
le nombre de décimales,
•
le nombre de décimales pour les devises,
•
le Plan Comptable,
•
le code et l'intitulé de l'Euro.
Vous accédez aux autres paramètres en cliquant sur les icônes situées dans la colonne de gauche.
Dupliquer un dossier
2 DOSSIER - commande
DUPLIQUER
Ad - d
Une autre manière de créer un dossier consiste à récupérer le paramétrage d'un dossier existant.
Les bases (Plan Comptable, journaux, codes budgétaires, devises, codes TVA) ainsi que les états du
générateur sont dupliqués.
Vous ne pouvez activer cette fonction qu'après avoir fermé toutes les fenêtres de l'application.
−
Saisissez les coordonnées de votre nouveau dossier, comme vous le faites lors d'une création.
−
Pour récupérer également les écritures, cochez la zone Dupliquer avec écritures ; à cette condition, les
soldes seront également recopiés.
−
Cliquez sur [OK].
−
Confirmez la duplication à l'aide du bouton [Oui].
La réindexation
2 UTILITAIRES - commande REINDEXATION
Au - r
Il est recommandé de procéder périodiquement à une réindexation. En effet, celle-ci réorganise vos
fichiers et permet de gagner du temps au niveau du traitement des opérations courantes. Après une mise
à zéro, il est impératif de lancer une réindexation (menu UTILITAIRES, commande REINDEXATION).
Si vos fichiers de données semblent désorganisés (désorganisation due à des arrêts intempestifs du
logiciel en cas de micro-coupure), lancez une réindexation.
92 •
Gestion des dossiers
Recalcul
Utilitaires - commande - Recalculs - recalcul des cumuls
Au – a
Cette commande vous permet de recalculer automatiquement vos cumuls comptables.
•
Cliquez sur le bouton [Ok] pour démarrer le traitement. L’opération s’effectue dans tous les comptes
concernés. Une fenêtre vous indique la fin de la mise à jour des cumuls.
• 93
Partie 8
Informations techniques sur votre dossier
Journal des transactions
2 ? (Menu AIDE) - commande JOURNAL DES TRANSACTIONS
Cette option vous renseigne sur les opérations réalisées par les différents utilisateurs travaillant dans un
dossier de Ciel Compta.
Vous êtes informé sur l'utilisateur, la date, l'heure et l'opération effectuée.
Ressources/Informations
Détection et réparation des fichiers endommagés
2 ? (MENU AIDE) - commande RESSOURCES/INFORMATIONS, REPARATION
Plusieurs vérifications peuvent être effectuées sur les fichiers de votre comptabilité.
Attention !
Pour générer et visualiser le fichier Infos +, vous devez avoir installé Internet Explorer
sur votre poste.
Vous disposez de deux niveaux de test répartis sur deux colonnes. Ces niveaux de test peuvent être
effectués indépendamment.
•
Les tests de niveau 1 contrôlent la structure des fichiers de l'application. Par exemple, le logiciel peut
détecter l'existence de doublons dans le Plan Comptable.
•
Les tests de niveau 2 correspondent au contenu de votre comptabilité. Les tests sont effectués
essentiellement sur les totaux débit et crédit des écritures.
−
Cochez la ou les options Test niveau 1 et Test niveau 2
−
Pour chaque niveau, vous pouvez choisir d'effectuer différents tests. Cochez les types de test proposés. Si
vous voulez prendre en compte l'ensemble des tests, cochez la zone Effectuer tous les tests énumérés cidessus.
−
Si vous souhaitez que le logiciel corrige les anomalies éventuellement détectées, cochez la zone Tentative
de correction. Dans le cas contraire, aucune correction ne sera reportée. Néanmoins, le logiciel vous
propose une simulation de correction.
−
Dans le cas où des corrections sont apportées aux fichiers, vous pouvez cocher la zone Détail des
enregistrements modifiés ou effacés afin de conserver une trace des fichiers initiaux.
−
Lancez l'opération en cliquant sur [Ok]. Le logiciel procède alors à la vérification des informations et
génère un fichier nommé Infos +. Ce fichier contient la liste des anomalies détectées par le logiciel.
−
Indiquez éventuellement un commentaire sur le fichier Info + généré puis cliquez sur [Ok].
94 •
Gestion des dossiers
Vérification des coordonnées
Si vous devez faire appel au Département Services dans le cadre d'un traitement de fichiers, vous pouvez
envoyer directement le fichier Infos + à Ciel, via Internet. Pour cela, vous devez renseigner vos
coordonnées et contrôler celles indiquées pour Ciel.
−
Saisissez les coordonnées de votre société en cliquant sur le bouton [Coordonnées] puis Mes
Coordonnées.
−
Vérifiez également les coordonnées de Ciel en cliquant sur le bouton [Coordonnées] puis Coordonnées
CIEL, tout particulièrement l'adresse e-mail sur laquelle seront réceptionnés les traitements de fichiers.
Par défaut, info.technical@sage.be.
Historique des réparations
−
Cliquez sur le bouton [Historique] pour consulter la liste des fichiers Infos + que vous avez générés.
−
Vous pouvez les visualiser en cliquant sur le bouton [Voir].
−
Ces fichiers peuvent être envoyés via Internet en cliquant sur le bouton [Envoyer].
−
Si vous voulez mettre à zéro intégralement l'historique, cliquez sur le bouton [Vider].
Visualisation globale des soldes
2 ? (MENU AIDE) - commande RESSOURCES/INFORMATIONS, ANALYSE
La liste présente, sous forme hiérarchique, les écritures effectuées, par mois et par journal, au cours des
différents exercices réalisés.
−
Pour visualiser le solde des écritures pour une année, pour un mois et un journal, double-cliquez sur la
ligne concernée. Vous obtenez les mois composant l'année.
−
Double-cliquez à nouveau sur le mois concerné pour obtenir les journaux s'y rapportant.
Les colonnes de la liste renseignent sur :
•
la Période/journal,
•
le Nombre de lignes d'écritures contenu par mois et par journal,
•
le Débit et le Crédit correspondant aux soldes cumulés.
Liste des fichiers ouverts
2 ? (MENU AIDE) - commande RESSOURCES/INFORMATIONS, FICHIERS OUVERTS
Lorsque vous effectuez une opération dans Ciel Compta, cette commande permet de consulter la liste des
fichiers DBF utilisés. Vous êtes informé sur le nom du fichier ainsi que le nombre de fois où il est utilisé.
• 95
Partie 8
Historique des clôtures
2 ? (MENU AIDE) - commande HISTORIQUE DES CLOTURES
Cette commande, du menu ? (MENU AIDE), vous permet de consulter, à partir de la société courante, tout
dossier ayant été clôturé ou basculé en euros dans le but, par exemple, d'imprimer des états, de vérifier
des écritures ou encore d'exporter le contenu du dossier vers l'extérieur.
Toutes les éditions sont possibles (des fichiers de base aux états).
Vous ne pouvez ni modifier, ni supprimer un élément comptable (comptes, journaux, écritures).
Les traitements sont également inaccessibles à ce niveau.
Vous avez la possibilité cependant de visualiser le lettrage manuel et le travail sur un compte.
Toutes les fonctions d'exportations sont autorisées. Vous pouvez ainsi faire parvenir :
•
La liste des écritures par la commande MULTICRITERES/EXPORTATIONS du menu TRAITEMENTS,
•
La balance par la commande EXPORTATION DE LA BALANCE du menu UTILITAIRES,
•
L'intégralité du dossier archivé vers :
votre expert comptable via la commande Relation expert, Export du menu Utilitaires
Ciel Tableaux de bord via le menu Utilitaires,
Un destinataire externe via votre messagerie en cliquant sur le bouton [Envoyer] de la fenêtre
Historique des clôtures.
Ouvrir un dossier clôturé
L'ouverture d'un dossier archivé s'effectue uniquement à partir de la société en cours en activant la
commande HISTORIQUE DES CLOTURES du menu ? (MENU AIDE).
−
Sélectionnez l'exercice concerné puis cliquez sur le bouton [Ouvrir].
Vous pouvez alors procéder aux consultations, éditions et exportations de votre choix.
Si vous souhaitez travailler de nouveau sur les écritures du dossier archivé, une des solutions consiste
à dupliquer celui-ci dans un nouveau dossier.
−
96 •
Pour fermer un dossier clôturé, sélectionnez la commande FERMER L'ARCHIVE du menu DOSSIER.
Gestion des dossiers
Gérer les utilisateurs
2 DOSSIER - commande UTILISATEURS
Ad - u
Cette commande regroupe tous les utilisateurs déjà créés ainsi que l'utilisateur MAITRE. Elle vous permet
d'effectuer les opérations suivantes.
Créer et affecter des profils d'accès aux commandes du logiciel
Chaque utilisateur peut se voir attribuer des droits d'accès sur certaines commandes d'un dossier. Créer
des profils vous évitera de redéfinir les droits d'accès pour chaque utilisateur.
L'affectation des profils aux utilisateurs vous apporte un niveau de sécurité d'utilisation, en terme de
confidentialité et de protection des données. Cette commande n'est accessible qu'en mode MANAGER.
Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur
Un utilisateur peut se voir interdire l’accès à un ou plusieurs dossiers.
Attribuer un mot de passe à chaque utilisateur
Chaque utilisateur peut ainsi posséder son propre mot de passe. Notez néanmoins que cette affectation
n'est pas obligatoire.
Créer et affecter des profils d'accès
Vous pouvez définir des profils d'accès aux commandes de l'application et les affecter ensuite aux
utilisateurs concernés.
Attention !
Dans le cadre d'une mise à jour sur une version antérieure à la version 4, les accès aux commandes des
différents utilisateurs devront être reparamétrés en utilisant la fonction profils (suite à une mise à jour, les
utilisateurs ont par défaut, tous les droits d'accès aux fonctions). Si vous aviez plusieurs utilisateurs ayant
les mêmes accès fonctionnels, il suffit de ne créer qu'un seul profil puis de l'attribuer aux utilisateurs
concernés.
Création d'un profil
−
Pour créer un profil, appuyez sur le bouton [Gestion des profils].
−
Cliquez sur le bouton [Nouveau].
−
Saisissez le nom du profil sur la ligne qui s'insère puis sa description.
• 97
Partie 8
La fenêtre vous permettant d'autoriser ou d'interdire l'accès aux commandes est représentée sous forme
de liste hiérarchique distinguant les menus principaux des commandes. Vous pouvez ainsi poser des
interdictions :
•
Sur une (ou plusieurs) commande(s) d'un menu,
•
Sur l'accès complet du menu principal.
Pour interdire l'ensemble des commandes d'un menu
−
Décochez, tout simplement, la case située à gauche du menu concerné.
−
Pour visualiser les options concernées du menu principal, cliquez sur le symbole situé juste devant le
menu.
−
Décochez la case qui correspond à la commande dont vous souhaitez interdire l'accès.
−
Enregistrez le nouveau profil en appuyant sur [Ok].
Pour interdire une (ou plusieurs) commande(s) d'un menu.
Affecter un profil à un utilisateur
Créer l'utilisateur
−
Créez l'utilisateur en cliquant sur le bouton [Créer].
−
Saisissez le nom de l'utilisateur. Le logiciel est livré avec un utilisateur déjà créé, intitulé MANAGER. Vous
ne pouvez pas le supprimer.
−
Complétez les zones Nom, Prénom, Poste et éventuellement Téléphone.
−
Cliquez sur [Valider] pour confirmer l'enregistrement du nouvel utilisateur.
98 •
Gestion des dossiers
Affecter un profil
L'ensemble des profils créés apparaît sous forme de liste déroulante dans la partie Profil de la fenêtre
Fichier des utilisateurs.
−
Sélectionnez le profil concerné puis cliquez sur le bouton [Valider].
Définir les dossiers auxquels peut accéder un utilisateur
Cette commande du fichier des utilisateurs permet d'interdire l'accès d'un dossier à un utilisateur.
−
Dans la fenêtre Fichiers des utilisateurs, sélectionnez l'utilisateur concerné.
−
En appuyant sur le bouton [Accès aux Sociétés], vous accédez à la liste des dossiers créés afin de définir
ceux auxquels a droit l'utilisateur.
Par défaut, l'utilisateur accède au dossier dans lequel il a été créé ainsi qu'au dossier Exemple.
Le signe
est présent sur la colonne Accès, en face de chaque dossier.
Pour interdire l'accès à un dossier, placez le curseur sur la ligne concernée. Un double-clic dans la colonne
Accès efface le signe, par conséquent l'autorisation.
Un utilisateur peut accéder à plusieurs dossiers.
−
Une fois les accès définis, cliquez sur [Quitter].
Attribuer un mot de passe
Vous indiquez votre mot de passe sur la zone Nouveau mot de passe. Pour que ce mot de passe soit
enregistré, il vous est demandé de le taper une seconde fois sur la zone Confirmation du nouveau mot de
passe.
•
Cliquer sur [Annuler] abandonnera toute modification du mot de passe et conservera l'ancien.
•
Cliquer sur [Ok] vérifiera que vous avez bien saisi deux fois le nouveau mot de passe ; si ce n'est pas
le cas, l'ancien mot de passe sera restauré.
Lors du paramétrage du mot de passe, les lettres que vous tapez n'apparaissent pas à l'écran par mesure
de sécurité. Elles sont remplacées par des dièses.
• 99
Partie 9
Traitements annexes
Sauvegarde des modèles de plan comptable
Exporter de la balance
Exporter vers Ciel Tableaux de bord
Représentation graphique
Relation expert
Les commandes du menu Internet
Désinstaller l’application
Partie 9
Sauvegarde des modèles de Plan Comptable
2 UTILITAIRES - commande EXPORTER LE PLAN COMPTABLE COMME MODELE
La saisie des ventes et crédits sur ventes Au - u
Cette commande permet de sauvegarder le plan comptable, utilisé dans la société en cours, dans le but
de le réutiliser pour d'autres dossiers que vous créerez ultérieurement. Vous éviterez ainsi de saisir à
nouveau les comptes.
−
Nommez le plan comptable sur la zone Nom du modèle.
Simultanément, il est possible de récupérer tout ou partie des fichiers suivants :
•
Les journaux.,
−
Sélectionnez celui (ou ceux) que vous souhaitez ajouter à la copie du plan comptable.
−
Pour procéder à l'enregistrement, cliquez sur [OK]. Le plan comptable sauvegardé apparaît dans la partie
Liste des modèles utilisateurs.
Les enregistrements du plan comptable, en tant que modèles, sont illimités. Vous pouvez les supprimer
par le bouton [Effacer].
102 •
Traitements annexes
Exporter la balance
2 UTILITAIRES - commande EXPORTATION DE LA BALANCE
Au - e
Cette option vous permet d’exporter une Balance contenant des écritures vers un autre logiciel tel que par
exemple, Accon ou mieux, le logiciel FIRST.
Indiquez le nom du répertoire (ou chemin d’accès) du fichier qui va contenir les données.
−
Vous pouvez préciser les options suivantes :
de compte à compte (consultation du plan comptable par les icônes),
inclure les écritures du brouillard, en simulation, les comptes soldés ou le détail Client/Fournisseurs.
−
Indiquez enfin la période qui doit être comprise dans la période de saisie indiquée au menu DOSSIER,
commande MODIFIER, icône Dates d'exercice. Si vous ne précisez aucune date, c’est la période d’exercice
qui sera considérée par défaut.
L'extension du fichier export peut être de type .DBF (DBase) ou .TXT (ASCII). Cochez la zone
correspondante.
Pour toute exportation vers Excel, nous vous conseillons d’utiliser le format .DBF, format reconnu
automatiquement par Excel.
Si vous gérez un dossier en euros, vous avez le choix entre deux formats d'exportation, soit les données
sont exportées en euros, cochez dans ce cas la zone Nouveau format (export dans la monnaie de tenue),
soit elles sont exportées en francs, cochez alors Ancien format (export en francs).
FIRST est un logiciel qui permet d’éditer les comptes annuels. FIRST propose une version spécifique pour
les ASBL.
Quelles sont les fonctionnalités de First ?
•
Vous pouvez rapidement et d’une manière efficace créer et déposer sur papier ou sur disquette les
comptes annuels d’une ou plusieurs société.
•
Vous pouvez introduire autant de comptes annuels que vous le désirez.
•
Vous pouvez élaborer votre compte annuel aussi bien d’une manière simplifiée que complète.
•
Lors des contrôles, vous recevez un aperçu précis des erreurs.
•
Vous pouvez divisé les montants par milliers ou arrondir en unités en un seul clic.
• 103
Partie 9
Représentation graphique
2 UTILITAIRES - commande GRAPHIQUES
Au - g
A partir de cette commande, vous pouvez obtenir la représentation graphique de toutes vos écritures.
Critères de sélection
Définir le type de graphique
Trois types de graphiques sont disponibles :
•
Le type Evolution d'un compte concerne un compte ou un ensemble de comptes ayant la même
racine. Pour cette seconde possibilité, entrez la racine (c'est-à-dire les x premiers chiffres du numéro
de compte communs à l'ensemble des comptes à visualiser, par exemple 40).
•
Le graphique Répartition Charges/Produit tient compte du paramétrage de la classe charges
(classe 6) et de la classe produits (classe 7) indiqué lors de la création de votre dossier (menu
DOSSIER, commande MODIFIER, icône Racines de compte).
•
La répartition d'une classe : par classe, nous entendons, ici, racine. Ainsi, pour obtenir la
répartition des comptes clients, entrez la racine 400.
Période de visualisation
Vous pouvez obtenir la visualisation graphique pour :
• l'exercice (sur 12 mois).
• L'exercice N+1 (exercice suivant sur 12 mois).
• La période de saisie déclarée lors de la création (ou modification) du paramétrage de votre dossier.
• Une période personnalisée pour laquelle vous définissez un intervalle de dates.
Options à intégrer
Vous pouvez obtenir le graphique pour les écritures en simulation, en brouillard et/ou validées.
L'option Forcer le calcul permet de recalculer les cumuls et les soldes de chaque compte.
Si vous avez effectué des modifications depuis la dernière visualisation graphique, cochez cette zone
avant de lancer une autre visualisation graphique.
Visualisation et impression des graphiques
−
Après avoir procédé au paramétrage des données du graphique, cliquez sur [Ok].
−
Pour en modifier l'orientation, appuyez sur la touche <Ctrl> de votre clavier ; tout en la conservant
enfoncée, cliquez sur le bouton gauche de la souris et faites-la glisser jusqu'à l'orientation voulue.
104 •
Traitements annexes
Relation expert
Les icônes présentées dans le groupe Relation expert de la barre de navigation ou les commandes
disponibles dans le sous-menu RELATION EXPERT du menu UTILITAIRES sont destinées aux échanges
d'écritures avec votre expert-comptable.
Il peut s'agir de votre expert mais aussi d'un cabinet d'expertise comptable ou de tout autre tiers avec
lequel vous êtes amené à échanger des informations.
Vous pourrez ainsi :
•
créer un fichier d'export contenant les écritures d'un dossier que ces écritures soient enregistrées en
brouillard ou validées,
•
récupérer le fichier d'export pour intégrer dans un brouillard les écritures qu'il contient.
Que les écritures soient saisies en francs ou en euros, elles sont toujours exportées avec des
montants en francs. Si votre expert possède aussi Ciel Compta version 6 et supérieures pour
Windows, les écritures saisies en euros seront présentées dans la liste des écritures avec des
montants en francs et des montants convertis en Euros qu'il pourra consulter sur les colonnes Eur. C
et Eur. D.
Saisir les coordonnées de votre expert comptable
2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT – COORDONNEES
Au - r
−
Renseignez les coordonnées de l'expert comptable.
−
Afin d'échanger les écritures comptables, via votre e-mail ou Internet, vous devez déclarer dans Ciel
Compta quelle est l'application utilisée. Elle doit être préalablement installée sur votre ordinateur.
−
Cliquez sur le triangle de sélection, présenté à la fin des zones e-mail ou Internet, et sélectionnez
l'application que vous voulez utiliser.
−
Vous pouvez également saisir un en-tête qui sera inséré dans votre message chaque fois que vous
effectuez un nouvel envoi par e-mail.
Exporter les écritures du dossier
2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT – EXPORT
Au - r
A l'aide de cette commande, vous créez un fichier d'exportation contenant les écritures de votre choix.
Elles pourront ainsi être ultérieurement intégrées dans un autre dossier par la commande Import.
• 105
Partie 9
Procédure
−
Choisissez tout d'abord les critères permettant de sélectionner les écritures à exporter en cochant une des
options présentées :
Par date de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette que vous
indiquez aux zones du et au seront sélectionnés.
Par mois de mouvement : tous les mouvements dont la date est comprise dans la fourchette de mois
que vous définissez aux zones du et à seront sélectionnés.
Par N° de mouvement : tous les mouvements dont le numéro de mouvement est compris dans la
fourchette que vous indiquez aux zones du et au seront sélectionnés.
Pour le journal : dans ce cas, seules les écritures contenues dans le journal dont vous indiquez le code
seront sélectionnées.
Choisissez ensuite quel type d'écritures vous voulez exporter en cochant au moins une des deux
options présentées :
Inclure le brouillard : les écritures enregistrées dans le brouillard et correspondant aux critères définis
précédemment seront exportées.
Inclure les validées : les écritures validées en comptabilité et correspondant aux critères définis
précédemment seront exportées.
−
Cliquez sur le bouton [Suivant] pour passer à la prochaine étape.
Selon le mode de transfert que vous choisissez, en cochant une des options proposées, vous renseignez
ensuite les informations nécessaires.
• Par fichier : unité et chemin. Dans ce cas, le fichier d'export de vos données est copié sur une
disquette dont vous indiquez le chemin. Vous pouvez aussi tout d'abord générer le fichier d'export sur
votre disque dur pour le copier ultérieurement sur une disquette. Vous choisissez alors le nom du
disque et du répertoire sur lequel il devra être copié. Cliquez sur le triangle de sélection, présenté en
fin de zone, pour choisir le nom du disque et du répertoire dans lesquels le fichier sera copié.
• Par e-mail à l'adresse. Si vous préférez faire parvenir le fichier d'export des écritures via votre
messagerie électronique et Internet, saisissez alors l'adresse e-mail de votre expert. Si vous avez saisi
une adresse dans les Coordonnées de votre expert, elle est automatiquement proposée. Pour la
modifier ou la saisir, cliquez sur le triangle de sélection, présenté en fin de zone, afin d'ouvrir la
fenêtre Coordonnées.
Que les écritures soient saisies en francs ou en euros, elles sont toujours exportées en francs.
Si votre expert possède aussi Ciel Compta version 6 ou supérieure pour Windows, les écritures saisies
en euros seront présentées dans la liste des écritures avec des montants en francs et des montants
convertis en Euros qu'il pourra consulter sur les colonnes Eur. C et Eur. D.
−
−
Pour utiliser cette possibilité, l'importation doit être effectuée dans Ciel Compta version 6.xx pour
Windows et la case Ciel V6 ou ultérieure doit être cochée au moment de l'exportation.
Pour consulter préalablement les écritures sélectionnées pour l'exportation, cochez la zone Visualisation
des données.
−
Validez par [Ok].
106 •
Traitements annexes
Vous avez demandé la consultation des écritures à exporter
Une nouvelle fenêtre s'affiche présentant tous les mouvements sélectionnés pour l'exportation. Vous
pouvez aussi consulter la liste des écritures en cliquant sur l'onglet Ecritures.
Le bouton [Imprimer] permet d'éditer la liste des mouvements exportés. L'édition est tout d'abord
présentée dans la fenêtre Aperçu avant impression.
A ce stade, vous obtenez une édition papier en cliquant sur le bouton [Imprimer], présenté dans l'en-tête
de la fenêtre Aperçu ou en sélectionnant la commande IMPRIMER par le menu CONTEXTUEL que vous
ouvrez en cliquant sur le bouton droit de la souris.
Lorsque vous fermez la fenêtre Aperçu, la liste des mouvements à exporter est toujours présentée.
−
Validez l'exportation des écritures en cliquant sur [Ok].
Vous n'avez pas demandé la consultation des écritures à exporter
Un message est présenté vous demandant de confirmer l'exportation du nombre de mouvements
sélectionnés.
−
Validez l'exportation des données en cliquant sur le bouton [Oui].
A la fin du traitement, un message vous informe que le traitement s'est correctement déroulé en affichant
le nombre de mouvements générés et le nom du fichier d'export.
Nom et structure du fichier d'export / import
Nom des fichiers
Le nom du fichier d'export est automatiquement défini par Ciel Compta.
Le premier fichier d'export est nommé CIEL_EXP0000.TXT.
Le nom des fichiers suivants est incrémenté de un. Ainsi, le nom du deuxième fichier d'export généré sera
CIEL_EXP0001.TXT.
Structure des fichiers
Cette disposition permet de conserver tous les fichiers d'export.
Mvts
N° de Mouvement
5 caractères .
Numérique
Jour
Journal
2 caractères.
Alphanumérique
Decr
Date d’écriture
8 caractères.
Format date (AAAAMMJJ)
Dech
Date d’échéance
8 caractères.
Format date (AAAAMMJJ)
Nump
N° de pièce
12 caractères.
Alphanumérique
Numc
Compte
11 caractères.
Alphanumérique
Libe
Libellé
25 caractères.
Alphanumérique
Mont
Montant
13 caractères.
Numérique (2 déc.)
Sens
Crédit-Débit
1 caractère
(D ou C)
Nmp2
N° de pointage
12 caractères.
Alphanumérique
Cidb
Code analyt./budgét
6 caractères.
Alphanumérique
lcom
Libellé du compte
34 caractères.
Alphanumérique (facultatif)
euro
euro
1 caractère
Alphanumérique
• 107
Partie 9
Attention : les utilisateurs « avertis » pourront, s’il souhaite intégrer plus de détails relatifs à leurs
données, utiliser un autre format d’importation qui sera alors identique à la structure du fichier
« LIGN .DBF ». Pour ce faire, il suffira d’ouvrir ce fichier via un outil permettant la lecture de fichiers
DBF, d’afficher en suite la structure complète (« Display struct ») et de recopier intégralement cette
structure en respectant leur ordre et leur nature. Il suffira lors de l’importation de cliquer dès lors sur
les boutons Ciel ASCII V7 ou CIEL ASCII V6, le premier des trois boutons Format Ciel ASCII étant
destiné au format d’import – export simplifié tel que détaillé ci-dessus.
Importation de données
2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT - IMPORT
Au - r
Tout comme pour l'exportation des données cette commande peut être utilisée :
• par vous-même pour intégrer dans votre comptabilité des écritures fournies par votre expert
comptable,
• par votre expert comptable pour intégrer dans son dossier les écritures de votre comptabilité.
Votre expert comptable peut également vous faire parvenir des écritures à intégrer en comptabilité. Cela
peut être le cas, par exemple, pour les écritures de bilan.
Attention !
Une fois que les écritures contenues dans le fichier d'export sont correctement importées en comptabilité,
le fichier d'export est renommé et ne peut plus être importé.
108 •
Traitements annexes
Dans la fenêtre d'importation est tout d'abord rappelée la structure que doit avoir le fichier à importer.
−
Indiquez le répertoire et le nom du fichier à importer. Le triangle de sélection, présenté en fin de zone,
vous permet de sélectionner le fichier d'export.
Pour plus d'informations sur le traitement et les données qui vont être importées, cochez les options
suivantes :
• Détail avant importation : si l'option est cochée, une fois validé le traitement d'importation, les
écritures à importer sont présentées dans une fenêtre telles qu'elles sont enregistrées dans le fichier.
Si elles sont correctes et doivent bien être importées, confirmez le traitement par [Ok].
• Détail après importation : si l'option est cochée, une fois validé le traitement d'importation et si le
traitement s'est correctement effectué, les écritures importées en comptabilité sont présentées sous
la forme d'une liste d'écritures que vous pouvez imprimer.
−
Validez le traitement d'importation en cliquant sur [Ok].
−
A la fin de l'importation, un message vous informe des résultats du traitement. Refermez la fenêtre en
cliquant sur [Ok].
Historique des transferts de fichiers
2 UTILITAIRES - commande RELATION EXPERT – HISTORIQUE
Au - r
Dans cette fenêtre sont répertoriés l'ensemble des fichiers exportés à partir du dossier et importés dans le
dossier.
Les boutons, présentés au bas de la fenêtre, permettent d'effectuer les traitements suivants :
[Effacer tout]
supprime tous les fichiers de l'historique.
[Renvoyer]
permet de renvoyer le fichier d'export sélectionné dans la liste.
Vous ne pouvez plus sélectionner d'écritures à ce stade, mais uniquement changer le
• 109
Partie 9
nom du disque et du répertoire pour un envoi par disquettes ou l'adresse e-mail /
Internet pour un envoi par messagerie électronique.
[Voir]
110 •
permet de consulter la structure du fichier d'export.
Traitements annexes
Les commandes du menu Internet
La présence de l’Internet dans notre environnement quotidien de travail est incontournable. Ciel Compta
Evolution s’adapte en vous proposant plusieurs fonctions faisant appel à Internet.
Pour accéder à ces dernières, vous devez disposer :
d’un modem,
d’un navigateur Internet.
Actualiser
Internet - commande Actualiser
Ai – a
Cette fonction met à jour automatiquement toutes les commandes du menu Internet accessible en
fonctions des informations diffusées sur l’espace dédié aux utilisateurs du site Internet Ciel.
Elle permet de consulter, directement à partir de Ciel Compta Evolution, toute l’actualité de votre produit
(conseils, trucs, astuces, informations spécifiques etc.).
Mais aussi
Des liens directs sur le site Internet Ciel, vous donne accès à tous les renseignements commerciaux dont
vous pouvez avoir besoin, comme par exemple le catalogue interactif Ciel dans lequel vous pouvez
découvrir l’ensemble de la gamme des produit.
• 111
Partie 9
Désinstaller l'application
Si pour une raison quelconque, vous souhaitez supprimer Ciel Compta, respectez la manipulation décrite
ci-après.
Phase de désinstallation
Cette simple procédure permet de nettoyer intégralement les composants du logiciel dans différents
répertoires de votre disque dur :
−
Cliquez sur [Démarrer] puis sur [Programmes].
−
Sélectionnez ensuite [Ciel] si l'application a été installée automatiquement dans ce groupe de
programmes.
−
Choisissez ensuite [Désinstaller Ciel Compta].
−
Confirmez alors votre choix en cliquant sur [Oui].
Suppression du répertoire
Vous pouvez, à présent, procéder à la suppression définitive du répertoire de l'application à partir de
l'explorateur de Windows.
112 •
Votre avis nous intéresse...
Afin d’améliorer la qualité de nos manuels et des différentes sources d’informations produit (Lisez-moi,
Aide, Conseiller, Formation multimédia), nous vous serions reconnaissants de renseigner cette fiche et de
nous la retourner à l’adresse suivante :
Ciel - Acordata- Département Développement / Produits
Avenue Van Volxem 79 - 1190 Bruxelles
Fax : 00.32.2.346.18.77
Vos coordonnées
Nom de la société :................................................
Code client :.............................................................
Utilisateur : ...........................................................
Fonction : ................................................................
Adresse :..................................................................................................................................................
Code postal : .........................................................
Ville :.......................................................................
Tél. :.....................................................................
Fax :........................................................................
e.mail : .................................................................
Les sources d’informations produit
Avez-vous consulté au moins une fois une des sources d'informations suivantes ? Indiquez les raisons de votre
réponse.
Oui
Lisez-moi
Aide intégrée
Conseiller
Manuel
Non
Pour quelle(s) raison(s) ?
Quelle est la source d'informations que vous utilisez le plus souvent ?
..................................................................................................................................................................
Pourquoi ?
..................................................................................................................................................................
Y'a-t-il une information que vous n'avez trouvée sur aucune des sources ? Si oui, laquelle ?
..................................................................................................................................................................
Le manuel
Quel(s) type(s) d'information(s), aimeriez-vous trouver en plus dans le manuel ?
..................................................................................................................................................................
A votre avis, y a-t-il des informations dans le manuel qui n'ont pas lieu d'y être ? Si oui, lesquelles ?
..................................................................................................................................................................
Suggestions et commentaires
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Ciel Compta pour Windows - Référence manuel : 700.00.07
La détention de ce manuel n'atteste pas la propriété d'une licence d'utilisation du logiciel
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