EBP Gestion Commerciale Pro Manuel utilisateur

EBP Gestion Commerciale
Guide d’installation et d’initiation
Pro
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« Windows® XP »
« Windows® Vista »
« Windows® 7 »
« Windows® 8 »
« Windows® 10 »
www.ebp.com
© Copyright 2016 EBP Informatique - Edition Juin 2016
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Conditions Générales de Vente des produits et services EBP
A.
CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros immatriculée
au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition, directement ou par
l’intermédiaire d’un partenaire revendeur, du droit non exclusif de l'utiliser à des fins
personnelles ou professionnelles sur un seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer
ou laisser transférer le progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement
interdit de dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit bénéficier d'une
licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via un réseau local ou via Internet
en mode « Remote Desktop Services » (RDS, anciennement TSE) ou analogue.
Remote Desktop Services (RDS) est un service proposé par Microsoft® Windows Server,
licence à acquérir séparément du logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence d'utilisation sur un
poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou en mode hébergé à distance
nécessite une licence correspondante. L'ensemble des progiciels est protégé par le copyright
d'EBP. Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire
l’objet d’un nantissement, d’une location (sauf par une licence spéciale « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spéciale « mode hébergé » ou « saas » ou encore
« mode RDS » pour les intégrateurs-hébergeurs sélectionnés par EBP) à aucun titre que ce
soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les modifications qu'il estime
opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation
EBP s’engage, sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas de
téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client peut suivre
l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe et non surtaxé
accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le 01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-21.8 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce expressément et ce dès la
livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un de ses préposés fait une demande
d’activation au moyen du N° de licence du produit et d’une « raison sociale ». Il en est de
même si un contrat de services est souscrit dont l’exécution commence immédiatement à
compter de l’activation du logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec
son installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des recommandations et
des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans les configurations matérielles et
logicielles requises. EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour
aider à résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
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fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des
problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct des présentes
conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur son
site une difficulté technique dont la cause ne serait pas déterminée ou résolue par l’assistance
téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un
professionnel de l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est prudent en
termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois par vingt-quatre (24)
heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et fichiers de données, et que l’absence
d’une telle sauvegarde réduit de manière significative ses chances de limiter l’impact des
dommages qui pourraient résulter d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou
ses progiciels et peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou perdus. EBP ne
saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront conformes,
pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est fourni en l'état sans
garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les risques relatifs aux résultats et à la
performance du progiciel sont assumés par l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en
adéquation avec ses besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit
sur des documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à la
Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie expresse d’adéquation
à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas connaissance préalable. En outre, le CLIENT
reconnaît que la fourniture des services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat
d’assistance dépend de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne
peut garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données (transfert via
internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont effectives que si le contrat
de services correspondant à ces échanges est souscrit auprès d'EBP en sus d'éventuels
autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en aucun cas
responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les manques à gagner,
interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes de nature pécuniaire) résultant
d’un retard ou d’un manquement commis par EBP dans la fourniture ou l’absence de fourniture
des services de support, alors même qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de
l'éventualité de tels préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme aux attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non substantielle dans
l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront
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responsables à raison d’aucun manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou
action en justice dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le fondement, ne
saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour
la fourniture du progiciel ou du service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client faites
verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique à
l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client ou ses
préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier 1978, le Client
dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le concernant. Pour tout litige, avec
un client « professionnel » uniquement, il sera fait attribution de juridiction devant les tribunaux
du ressort de Versailles, même en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
Article 9. Cas particulier des logiciels sous environnement MAC
Ces logiciels ne sont disponibles chez EBP qu’en version monoposte.
B.
Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant son siège Rue
de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de Versailles sous le N° B330
838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci-après dénommé le « Client »,
d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation normale des
logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client et/ou sur les sites
géographiques déclarés par le client. La nature des prestations offertes, les heures d’ouverture
du service support clients, les conditions tarifaires et les niveaux de prestation figurent dans les
documents annexes sur le site http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les
devis et factures émises constituant les Conditions Particulières. Ces conditions sont valables
pour toute la durée de la période contractuelle. Les modifications tarifaires éventuelles sont
portées à la connaissance des clients d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un
préavis minimum de trois mois soit au plus tard le 1er juin de chaque année pour une prise
d’effet à compter du 1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la
facture de renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières (les annexes et Conditions
Particulières sont disponibles sur le site EBP http://boutique.ebp.com/conditions-generales-devente.html), à l'exclusion de tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles
sont fournis les services d’EBP.
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Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période d’une année à
compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle durée de un
an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être faite par lettre
recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la date anniversaire de sa
souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est informé qu’il
ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce expressément. Et ce, dans
la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement d’exécution
immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est présumé se faire de façon
concomitante avec sa souscription et/ou son règlement. Le client ayant un accès immédiat à
tous les services du contrat.
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de non-paiement par le
CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par le CLIENT d'une mise en
demeure par courrier recommandé avec accusé de réception ou en cas d'inexécution par le
CLIENT de toute autre obligation importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent contrat en cas
de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, dissolution ou cessation
d'activité de l'autre partie pour quelque cause que ce soit. La résiliation du présent contrat, en
application du présent article, sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans
qu'aucune procédure judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu
notification de cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le contrat et
donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un identifiant
composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement personnel et confidentiel.
Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et ne doit pas être communiqué ou cédé à
titre gratuit ou onéreux à des tiers non parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :


L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du lundi au
vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version mineure des
anomalies constatées par EBP par rapport au fonctionnement normal, standard et
reproductible du logiciel. La livraison des nouvelles versions correctives pouvant se
faire par téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à sa
convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information se fait
principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de réaliser une mise à jour
est déterminée unilatéralement par EBP au regard des évolutions technologiques
et des dysfonctionnements constatés.
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En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les documents
commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements prioritaires, etc.)
Le support ne comprend pas :






le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du Système
d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur, navigateurs, etc.), les
bases de données associées (Pervasive SQL, MS-SQL, etc.) ou les outils
complémentaires (anti-virus, outils bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau fonctionnel (par
exemple migration d’un niveau standard à PRO), les changements de niveau de
produit sont par contre accessibles au CLIENT moyennant paiement d'un
complément de prix par rapport au droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa mise en
route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de données, le
paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus généralement tout service non
explicitement prévu dans ce contrat est facturable séparément par EBP à partir
d’un devis accepté ou par un prestataire de service approprié dûment sélectionné
par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc. EBP
recommande aux entreprises de se tourner vers les professions règlementées
(Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de matériels ou
de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage, bibliothèques,
données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la correction en
accompagnant sa demande d'une description des symptômes d'erreur constatés, des
conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire apparaître l'erreur et si besoin des
supports magnétiques comme indiqué à l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas
d’erreur reproductible, mais ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas. Dans
le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au CLIENT les conseils
nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle du logiciel dans l’attente d’une
analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à distance par
Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement et étudier le problème
décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à ce contrôle.
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et sur
proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre d’une obligation de
moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la faisabilité
technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client qu’avant tout envoi de base
endommagée, il est de la responsabilité du Client d’effectuer les sauvegardes nécessaires.
EBP garantit l’entière confidentialité des informations contenues dans les bases de données
confiées pour analyse ou pour tentative de réparation. EBP s’engage à détruire, dès la bonne
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fin de l’intervention, les copies encore en sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email
que les copies de fichiers sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément aux
instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez le CLIENT
doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation. EBP ne saurait
suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses collaborateurs s’il apparaît que le Client
n’a pas les compétences requises pour utiliser le Progiciel. En tout état de cause les
prestations d’EBP ne peuvent se substituer aux conseils d’un Expert-Comptable. Elles sont
complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « anti-virus » pour
protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable d’une
contamination par des « virus» ou des programmes indésirables chez le Client et des
conséquences dommageables de cette contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en effectuant
régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes nécessaires sur un support
pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un accès Internet
sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance pour aider à la résolution
d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels problèmes
rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois responsable des manipulations
effectuées sur son poste, même sous la conduite d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour dénouer sur le
site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être déterminée ou résolue par
l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un «
Professionnel de l’informatique » une convention pour l’assister sur site en cas de besoin.
Cette convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents et/ou résultats
effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences légales ou fiscales (factures,
bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin évaluer régulièrement le logiciel de façon
approfondie en particulier à la réception de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en
adéquation avec ses besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou indirects
d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la production, préjudice
financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir du fait d’un défaut mineur du
logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur, de fonctionnalités insuffisantes ou
manquantes, de pertes de données ou d’une insuffisance d’efficacité du service ou des
progiciels EBP. Et ce alors même qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
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En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les dommages
et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes confondues, ne
pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre du présent contrat pour
l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du Client
faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email, formulaire électronique
à l'attention du service client d’EBP ou d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en
ligne vaut acceptation par le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case
prévue à cet effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi "informatique et libertés"
du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence expresse est
attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant pluralité des défendeurs ou appel
en garantie, même pour les procédures d'urgence ou les procédures conservatoires.
C.
Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU et contrat de
licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de ses progiciels en « mode
locatif ».
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux opérations
conjointes et automatiquement liées :

l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an renouvelable
tacitement aux charges et conditions décrites au paragraphe A

la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins équivalent à
celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver » aux charges et conditions
décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à l’échéance les
redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date anniversaire de la souscription. A
défaut de paiement et au-delà de cette date, EBP sera en droit de suspendre ses prestations
de maintenance d’EBP et le client ne pourra seulement que consulter et visualiser les données
précédemment enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D.
Retard de paiement
En cas de retard de paiement seront exigibles conformément à l’article L 441-6 du Code du
Commerce, une indemnité de 4% l’an ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de
recouvrement de 40 euros.
v3.6 septembre 2015
E.
Conditions particulières d’usage du service EBP Reports on
line
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Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent compléter
les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et services EBP. En cas de
discordance entre les conditions générales et les conditions particulières, les présentes
conditions particulières priment. Le fait pour un client d’utiliser ce service implique l’adhésion
entière et sans réserve aux conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels
que prospectus ou autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification
des conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation formelle et
écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA » (ZA du bel-Air
- 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence d’utilisation d’un produit EBP de
la série Open Line. Les utilisateurs du service peuvent être des tiers (collaborateurs ou
partenaires du « client ») avec lequel EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils
sont, de ce fait, simplement informés de la nature des présentes relations contractuelles sans
toutefois intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des données de
gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP. EBP s’engage à mettre tous
les moyens techniques nécessaires pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet
des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL Open Line
du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version adéquate et à jour du logiciel
et du présent service associé « Reports On Line ». Le bon fonctionnement n’est garanti que
sur les dernières versions courantes des logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est
proposé par le client qui délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de
la connexion au service et a de son utilisation.
Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par EBP sont
facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires spécifiques pour les
cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau privilège ou
bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo. (pour aller
au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée pour les documents
publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un message d'erreur
envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille maximale de stockage et qu’il
doit supprimer du serveur distant des anciens documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de publication tant
que la licence qui a publié ce document a du service Reports On Line actif. Après expiration du
service la licence passe en état « évaluation » (voir ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat d’assistance
simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir souscrit à un contrat Privilège
ou Premium ou un service Reports On Line. L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois
maximum à compter de la première publication. A chaque publication, il est rappelé que le
client est en mode évaluation.
Il peut créer :

un compte
10

une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication, on a une unité
de comptes destinataires et de fréquence de rafraichissement)
Le client peut publier :

avec une limite à 2 pages par document

avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de stockage en ligne.
Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il peut se procurer le service en
contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP:
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses prestations
objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques pertinents pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client. EBP s’engage
à ne faire appel qu’à des prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les
garanties du Droit Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas d’indisponibilité du
réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A ce titre, le client déclare avoir
parfaitement connaissance des risques liés à l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit
pas la pertinence des données restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la
mesure du possible, des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou
des dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner le moins
de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée par le Client, EBP ne
sera tenue que de la réparation des conséquences pécuniaires des dommages directs et
prévisibles du fait de l'exécution du service. En conséquence, EBP ne pourra en aucune
circonstance encourir de responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou
imprévisibles du Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice, perte de
clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un service ou de technologie
de substitution, en relation ou provenant de l’inexécution ou de l’exécution des prestations.
Dans tous les cas, le montant de la responsabilité d’EBP est strictement limité au
remboursement du montant des sommes effectivement payées par le Client à la date de
survenance du fait générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client:
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est responsable de la
garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera qu’aucune personne non autorisée n’a
accès à ses données via EBP Reports On Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de
comptes ». Ainsi, sur le site, EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur. De
manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des terminaux individuels
qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se dégage de toute responsabilité en cas
de non-conformité des données du Client aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux
besoins du Client. Le Client garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à
première demande contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité
publique ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est seul
responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
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Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de Services :
 en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs
 PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des logiciels et
services EBP
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les meilleurs
délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour remédier au problème dans
un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48 heures, EBP n’a pas résolu le problème
soulevé par Client, le Client pourra résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de
réception immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line » dans les formes
et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le client informera directement ses
utilisateurs de la cessation prochaine du service « Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP : EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement
l’accès total ou partiel au service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des
règles d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en demeure
adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et restée infructueuse, en
cas de violation par le client de ses obligations contractuelles notamment en cas d’utilisation
anormale du service telle que décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des
droits d’un tiers.
Droit de rétractation. Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de
l’article L 121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles. Les informations recueillies par
EBP, lors de la souscription du service ou en cours de services ont un caractère obligatoire et
sont indispensables à la fourniture du service. EBP assure la protection, l’intégrité et la
confidentialité des informations nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi «
Informatique et Libertés » du 06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances
privées. Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en écrivant à la
Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales ou autres, des éventuelles
informations recueillies par lui.
Loi applicable Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est
faite aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans les
Yvelines.
12
Version 1 – Février 2012
F.
Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur dispose d'un
délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans avoir à justifier de motifs
ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation. Elles sont
donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au plus tard
dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé. (Code de la
consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code de la
consommation, art. L 121-20-2):
 fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs
 fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur
 Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être modifiés sans
préavis.
13
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder votre
confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les informations
nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour télécharger la dernière version, dirigez-vous sur http://download.ebp.com/
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités dans le guide,
consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :

La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis

Le menu ? + Rubriques d’aide pour obtenir une aide générale composée d’un
sommaire.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier LISEZMOI.TXT accessible depuis le menu ? + Lisezmoi. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis que cette documentation a été
imprimée y seront consignées.
14
Table des matières
15
Table des matières
INSTALLATION ................................................................................................. 20
1. AVANT DE COMMENCER ............................................................................. 20
1.1. Accès au service technique ......................................................................... 20
1.2. Configuration requise .................................................................................. 21
1.3. Place disque nécessaire ....................................... Erreur ! Signet non défini.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ...................................................... 22
2.1. Installation monoposte................................................................................. 22
2.2. Installation réseau ....................................................................................... 23
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ........................................................... 26
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ....................................................... 27
4.1. Version d’évaluation .................................................................................... 27
4.2. Comment activer le logiciel ? ....................................................................... 28
4.3. Activation manuelle du logiciel ..................................................................... 28
4.4. Evaluez une version après activation........................................................... 29
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ............................................................. 30
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement ................................................................... 30
5.2. Etape 2 : Identification ................................................................................. 30
5.3. Etape 3 : Adresse ........................................................................................ 31
5.4. Etape 4 : Contact......................................................................................... 31
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier ....................................................... 31
5.6. Ecran de travail ........................................................................................... 32
PRISE EN MAIN ................................................................................................ 34
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?................................................... 34
1.1. Les coordonnées de mon dossier ................................................................ 34
1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA....................................................... 35
1.3. Les préférences de mon dossier .................................................................. 36
1.4. Les commerciaux ........................................................................................ 40
1.5. Les modes de règlements ........................................................................... 43
1.6. Les familles clients ...................................................................................... 44
1.7. Les clients ................................................................................................... 45
1.8. Les familles d’articles .................................................................................. 48
1.9. Les articles .................................................................................................. 50
1.10. Les banques .............................................................................................. 51
2. GESTION DES VENTES ................................................................................ 52
2.1. Comment créer une commande ? ............................................................... 52
16
Table des matières
2.2. Comment livrer partiellement une commande .............................................. 55
2.3. Livraison globale du reliquat ........................................................................ 56
2.4. Regroupement de BL .................................................................................. 56
2.5. Comment imprimer une facture ? ................................................................ 57
2.6. Comment imprimer le journal de ventes ?.................................................... 58
2.7. Impression des statistiques commerciaux.................................................... 59
3. GESTION DES REGLEMENTS...................................................................... 61
3.1. Comment régler une facture ? ..................................................................... 61
3.2. Règlement d’une facture.............................................................................. 61
3.3. Remise en banque du règlement ................................................................. 62
4. LE TRANSFERT COMPTABLE ...................................................................... 64
4.1. Les 2 types de transfert comptable .............................................................. 64
4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité ................................................ 64
5. LA GESTION DE STOCK ............................................................................... 66
5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ? ............................................................. 66
5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock ................................................ 66
5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage .......................................... 67
5.4. Les impressions de stock ............................................................................ 69
6. LA GESTION DES GAMMES ......................................................................... 70
6.1. Création des données de base .................................................................... 70
6.2. La saisie des pièces .................................................................................... 74
7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT ................................................................... 78
7.1. Création des données de base .................................................................... 78
7.2. Les pièces de stock ..................................................................................... 79
7.3. Les pièces de ventes et d’achats ................................................................. 80
7.4. Création d’une pièce de vente ..................................................................... 81
7.5. Les statistiques............................................................................................ 81
8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ............................................... 82
8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ? ................................................................... 82
8.2. Comment sauvegarder ? ............................................................................. 82
LES FONCTIONS AVANCEES .......................................................................... 84
1. MENU DOSSIER............................................................................................ 84
1.1. La recopie ................................................................................................... 84
1.2. Les utilisateurs ............................................................................................ 84
2. MENU DONNEES .......................................................................................... 84
2.1. Grilles de tarifs ............................................................................................ 84
2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise ............................................ 84
2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer ............................................ 85
2.4. Les promotions ou Soldes ........................................................................... 85
17
2.5. La gestion des prospects ............................................................................. 85
2.6. La facturation périodique ............................................................................. 85
2.7. La gestion des articles liés........................................................................... 85
3. MENU VENTES ............................................................................................. 86
3.1. L’état des devis ........................................................................................... 86
3.2. La recherche sur un N° de série .................................................................. 86
3.3. Les relances commandes clients ................................................................. 86
4. MENU ACHATS ............................................................................................. 86
4.1. La recherche des articles par référence fournisseur .................................... 86
4.2. Le réapprovisionnement automatique .......................................................... 86
5. MENU STOCK ............................................................................................... 87
5.1. La mise à jour des tarifs .............................................................................. 87
6. MENU OPERATIONS .................................................................................... 87
6.1. Générer les prélèvements / virements ......................................................... 87
6.2. Les écarts de règlement .............................................................................. 87
6.3. Les relances ................................................................................................ 87
6.4. La DEB........................................................................................................ 88
6.5. La classification client .................................................................................. 88
6.6. La relation client .......................................................................................... 88
7. MENU IMPRESSIONS ................................................................................... 88
7.1. Les courriers et lettres types ........................................................................ 88
7.2. L’historique des ventes ................................................................................ 88
7.3. Les statistiques............................................................................................ 88
7.4. Les relevés de factures ............................................................................... 88
8. MENU OUTILS ............................................................................................... 89
8.1. Les champs personnalisés .......................................................................... 89
8.2. L’agenda ..................................................................................................... 89
8.3. Les importations et exportations de données ............................................... 89
8.4. Import du catalogue fournisseurs ................................................................. 89
9. MENU INTERNET .......................................................................................... 90
9.1. La solution OXATIS ..................................................................................... 90
9.2. La saisie déportée ....................................................................................... 90
INDEX ................................................................................................................ 92
NOTES .............................................................................................................. 95
18
Table des matières
19
INSTALLATION
Installation
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de notre service technique *.
Pour y accéder, munissez-vous de votre numéro de licence, puis au choix :

Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est disponible, veuillez patienter,
vous êtes sur une file d’attente.
0811 65 20 00
(Coût d’un appel local)

Exposez votre problème par e-mail.
gestion.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
9h00 à 18h30
Le vendredi
9h00 à 18h00

* Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de votre logiciel, de la version achetée et du
contrat souscrit.
20
Avant de commencer
1.2. Configuration requise
Configurations minimales requises pour les versions monoposte et réseau jusqu’à 4 postes(1) :
• Processeur : Intel P4 2 GHz ou supérieur
• Mémoire : 3 Go
• Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
• Espace disque libre : 3 Go
Systèmes d’exploitation supportés :
• Windows XP® SP3
• Windows Vista® SP1 32 bits et 64 bits
• Windows® 7 32 bits et 64 bits
• Windows® 8 / 8.1 32 bits et 64 bits
• Windows® 10 32 bits et 64 bits
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur dédié est nécessaire (Processeur
P4 2Ghz ou équivalent / 4 Go de RAM). Contactez notre réseau de revendeurs.
1.3. Place disque nécessaire
L’installation complète du logiciel nécessite 3 Go d’espace disque disponible.
L’installation du dossier de démonstration prend environ 4 Mo. Pour n’installer que certains
composants (par exemple, tous les composants sauf le dossier de démonstration),
sélectionnez l’Installation Personnalisée et cochez uniquement les composants désirés.
21
INSTALLATION
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL
2.1. Installation monoposte
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications courantes.
1.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de votre ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu Démarrer et
sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X est la lettre
représentant l’unité de votre lecteur de CD-Rom. Cliquez sur OK.
2.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur Gestion Commerciale pour accéder aux
différentes versions du produit.
3.
Cliquez sur EBP Gestion Commerciale 2016, EBP Gestion Commerciale PRO V20,
EBP Gestion Commerciale PRO V20 Gammes ou EBP Gestion Commerciale PRO
V20 Multi-dépôts pour installer le logiciel. La procédure d’installation se lance et
l’assistant apparaît.
4.
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez obligatoirement lire.
L’installation et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation. Cochez l’option
J’accepte les termes du contrat si vous acceptez la convention d’utilisation de ce
produit et cliquez sur le bouton Suivant. Sinon, cliquez sur le bouton Annuler.
5.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous conseillons
pour une première installation, de sélectionner Installation Complète. La copie des
fichiers est ensuite lancée.
Pour un fonctionnement en réseau, cliquez sur le bouton Installation personnalisée ce
qui vous permettra de définir les différents répertoires d’installation (voir plus loin,
paragraphe 2.2 Installation Réseau page 23).
6.
Les répertoires d’installation par défaut sont :
Répertoire des logiciels EBP : C: \ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration : C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL
USERS\DOCUMENTS\EBP\DEMONSTRATIONS
Répertoire où les dossiers, les modèles et le répertoire Common sont stockés :
C:\DOCUMENTS AND SETTINGS\ALL USERS\DOCUMENTS\EBP\PARTAGE
Pour éventuellement modifier ces répertoires, choisissez l’installation personnalisée.
A la fin de l’installation, cliquez sur le bouton Terminer, votre installation est effectuée.
22
Comment installer mon logiciel
A partir de la fenêtre qui vous propose de redémarrer l’ordinateur, répondez
impérativement Oui si vous souhaitez utiliser le logiciel avant le prochain redémarrage.
2.2. Installation réseau
2.2.1. Liste des réseaux validés
Réseaux Poste à poste
Windows® XP
Windows® Vista
Windows® 7
Windows® 8
Serveur dédié
Windows® Server 2000, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008
2.2.2. Protocoles réseaux validés
Seul le protocole TCP/IP est validé. Il faut que ce protocole soit installé sur toutes les stations
et le serveur.
2.2.3. Le matériel conseillé
Pour plusieurs postes connectés ou lors d’une utilisation intensive des ressources réseaux, il
est obligatoire de posséder un switch à 100 Mbps.
De plus, nous avons remarqué une plus grande fiabilité en utilisant un câblage de type RJ 45.
N’hésitez pas à nous contacter pour des informations précises concernant les cartes réseaux
validées.
Attention
Nous déconseillons l’utilisation de réseau sans fil. Ce type de réseau présente un manque de
fiabilité et ne présente pas une vitesse de réseau suffisante.
Donc, nous ne validons pas l’utilisation de ce produit en réseau avec ce matériel.
23
INSTALLATION
2.2.4. Installation et configuration en réseau poste à poste
1.
Avant de commencer l’installation, vous devez choisir un PC qui tiendra le rôle de
serveur de données.
Sur la station choisie comme serveur de données, faites une installation réseau du
logiciel en laissant les répertoires par défaut (mais vous pouvez choisir un autre lecteur) :
Répertoire des logiciels EBP  C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \
ALL USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire des données  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL USERS \
DOCUMENTS \ EBP \ PARTAGE
2.
Ensuite, sur les stations qui utiliseront le logiciel, créez un lecteur réseau qui pointe
vers le répertoire EBP de la station serveur.
Pour cela ouvrez le Voisinage Réseau par l’Explorateur Windows, double cliquez sur
la station serveur et cliquez avec le bouton droit de la souris sur le répertoire EBP (vous
pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de
votre bureau et sélectionnez Propriétés) et choisissez "Se connecter à un lecteur
réseau ".
Assignez une lettre et cochez la ligne "Se reconnecter au démarrage" (vous pouvez
aussi cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône Poste de travail de votre
bureau et sélectionnez Propriétés).
Puis faites une installation avec l'option réseau du logiciel sur tous les PC concernés, en
modifiant les répertoires suivants (en admettant que X: correspond au lecteur réseau
précédemment créé) :
Répertoire des logiciels EBP  C:\ PROGRAM FILES \ EBP
Répertoire des dossiers de démonstration  C:\ DOCUMENTS AND SETTINGS \ ALL
USERS \ DOCUMENTS \ EBP \ DEMONSTRATIONS
Répertoire des données  X:\PARTAGE
2.2.5. Installation et configuration en réseau Client / Serveur
L'installation en mode Client / Serveur est différente de l’installation en mode poste à poste car
elle nécessite un serveur dédié. Pour de plus amples informations sur cette installation,
consultez la procédure disponible sur le CD d’installation dans le répertoire Produits \ Outils \
Réseau.
24
Comment installer mon logiciel
2.2.6. Mises à jour et nouvelles versions
Si vous recevez une mise à jour de ce logiciel, il vous faut impérativement installer cette mise à
jour sur tous les postes où est installé le logiciel.
2.2.7. Problème d’utilisation
IMPORTANT
Nous vous rappelons qu'il est impératif que votre réseau fonctionne correctement pour que
votre logiciel fonctionne lui aussi correctement.
Ainsi si vous rencontrez des problèmes (même très aléatoires) lors de l’utilisation de votre
logiciel, vérifiez votre réseau dans sa globalité : les câbles réseaux, les cartes réseaux,
procurez-vous la dernière version du pilote de votre carte réseau. Si possible, essayez d'isoler
le poste de travail qui pose problème. Pour ce faire, travaillez sur un poste à la fois pour
déterminer lequel est à l'origine des problèmes.
25
INSTALLATION
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL
Lancez le produit :

A partir du bureau, en double-cliquant sur l’icône

Démarrer + Programmes + EBP + Gestion Commerciale 20.0.
Au lancement du produit, un écran d'accueil vous permet de :

Essayer le logiciel en version d’évaluation,

D’activer le logiciel.
26
,
Comment activer mon logiciel ?
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel Gestion Commerciale reste en
version d’évaluation. Plusieurs versions sont proposées :


Version Millésime,
Version PRO,


Version PRO + Gammes,
Version PRO + Multi-dépôts
Ou
Cela signifie que vous utilisez librement toutes les fonctions du logiciel pendant une période de
40 jours à compter de l’installation. Après ce délai, si vous n’activez pas votre application,
certaines fonctions du logiciel seront limitées.

Pour guider votre choix, vous pouvez cliquer sur le lien Comparez les différentes versions
de EBP Gestion Commerciale de l’écran de bienvenue. Ce lien vous renverra sur le site Web
EBP.
Pour plus d’informations sur l’activation de votre logiciel Gestion Commerciale,
reportez-vous aux paragraphes 4.2 et 4.3.
Remarque
Le logiciel contient un dossier de Démonstration pré-rempli vous permettant de découvrir
l’ensemble des fonctionnalités du produit selon la version d’évaluation que vous avez choisie
(Millésime, PRO, PRO + Gammes, PRO + Multi-dépôts). Il est fortement recommandé
d’ouvrir ce dossier afin de vous familiariser avec le logiciel et ses différentes fonctionnalités
avant de créer votre propre dossier. Pour cela, dans l’écran de bienvenue, cliquez sur la
société de Démonstration ou créez un dossier.
En version d’évaluation, vous avez la possibilité de travailler sur votre dossier de Gestion
Commerciale REEL, que vous continuerez d’utiliser ensuite après activation. Etant précisé
que vous ne devez en aucun cas utiliser le dossier de Démonstration en guise de dossier
REEL.
27
INSTALLATION
Attention
Si vous travaillez sur votre dossier de Gestion Commerciale REEL en version
d’évaluation, lorsque vous activez votre logiciel, assurez-vous que la version que vous avez
achetée (Millésime, Pro) est la même que la version avec laquelle vous avez créé votre
dossier.
4.2. Comment activer le logiciel ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir continuer à utiliser toutes les
fonctions, vous devez réaliser l’activation de votre logiciel.
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site Web se
fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer automatiquement votre logiciel. Vous
n’aurez pas de code à saisir.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur, un message d’information s’affichera
automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour obtenir votre code d’activation.
4.3. Activation manuelle du logiciel
Cette option est à utiliser si le poste sur lequel vous avez installé le logiciel n’est pas connecté
à Internet. Dans ce cas, cliquez sur le lien de l’écran de bienvenue et sur le bouton Activer
manuellement. Vous avez alors accès aux zones suivantes :

Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le nom que vous avez communiqué en
respectant la même syntaxe (points, espaces, majuscules).

Numéro de licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » joint
avec la boîte du logiciel.

Clé Web
Elle vous sera demandée afin d'accéder à l’espace clients du site www.ebp.com et
vous permettra, entre autres, de consulter les dernières nouveautés, de télécharger
les mises à jour de votre logiciel.

Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni point,
qu’EBP vous a communiqué.
28
Comment activer mon logiciel ?
Validez votre code. Un message d’avertissement apparaît :
FELICITATIONS, la procédure d’activation est terminée,
vous pouvez désormais utiliser votre logiciel.
Attention
Si le code saisi n’est pas valide, le message suivant apparaît : Vérifiez que vous n’avez pas fait
d’erreur de frappe dans le code. Vérifiez que vous avez saisi exactement le même nom que
celui que vous avez transmis à EBP.
4.4. Evaluez une version après activation
Si votre logiciel est activé, vous disposez à tout moment de la possibilité de revenir en version
d’évaluation grâce au menu ? + Revenir en version d’évaluation afin d’évaluer une autre
version de Comptabilité et Facturation que celle que vous avez achetée. Votre logiciel est alors
temporairement désactivé.
Après cette nouvelle évaluation, vous pouvez soit :

Réactiver votre produit tel qu’il était avant en cliquant sur le lien Activez votre
logiciel de l’écran de bienvenue. Il est alors activé sans suivre de procédure
d’activation puisque votre code a été conservé.

Activer le logiciel avec la nouvelle version que vous avez achetée. Vous devez
alors suivre les étapes des paragraphes 4.2 ou 4.3.
29
INSTALLATION
5. COMMENT CREER MON DOSSIER
La première étape pour commencer à travailler est la création de votre dossier de travail. Pour
cela, dans l'écran d'accueil, cliquez sur Créer un nouveau dossier ou utilisez le menu
Dossier + Nouveau, ou l’icône
.
Grâce au bouton Suivant, parcourez les différentes étapes :
5.1. Etape 1 : Nom et emplacement
Saisissez votre raison sociale, qui apparaîtra sur tous vos documents imprimés.
Le logiciel vous affiche automatiquement l’emplacement de votre dossier sur le disque.
Astuce
Pour retrouver facilement une information dans l’aide en ligne, cliquez sur le bouton
Rubriques d’aide, et utilisez l’onglet Index pour taper le mot clé de la rubrique recherchée
(recherche intuitive).
5.2. Etape 2 : Identification
Cette étape vous permet de saisir les informations légales qui identifient la société.
Vous pouvez, si vous le souhaitez, saisir le statut de votre société, ou le sélectionner dans une
liste en cliquant sur
.
Le Numéro de TVA intra-communautaire correspond à l’ancien NII. Ce numéro est
nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (DEB).
Le NAF signifie Nomenclature d’Activités Française. Il s’agit du numéro appelé auparavant
numéro d’APE.
30
Comment créer mon dossier
5.3. Etape 3 : Adresse
L’adresse est reprise sur différents états tels que les pièces et la DEB.
Pour saisir une adresse sur plusieurs lignes, utilisez la combinaison de touche Ctrl + Entrée
afin d’accéder à la seconde ligne, puis à la troisième.
5.4. Etape 4 : Contact
Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir ici les coordonnées du contact de votre société.
Cependant, ces informations n’apparaîtront dans aucune impression.
5.5. Etape 5 : Choix de la devise du dossier
Choisissez la devise de votre dossier, généralement l’Euro. Les données chiffrées de votre
dossier seront alors exprimées dans cette devise.
Pour les utilisateurs de la version PRO, vous aurez la possibilité d’associer à vos tiers une
devise de facturation différente de la devise du dossier.
31
INSTALLATION
5.6. Ecran de travail
Une fois le dossier créé, l’écran se présente ainsi :
Barre de menus
Barres d'outils
Tableau de bord : il donne les
priorités du jour (commandes à
traiter et rendez-vous), les
meilleurs clients, le chiffre
d'affaires du jour, des 12
derniers mois, les articles les
plus vendus, les paiements en
retard et ceux à venir.
Volet de navigation : il se décline en
différents thèmes.
La majorité de ces
thèmes se composent des mêmes
fonctionnalités. Quant aux autres, ils
s'adaptent au traitement en cours. Il peut
être désactivé par le menu Affichage.
32
Comment créer mon dossier
33
PRISE EN MAIN
Prise en main
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
1.1. Les coordonnées de mon dossier
Afin de modifier les coordonnées saisies lors de la création du dossier, accédez aux
Coordonnées du menu Dossier + Propriétés.
Les « onglets » correspondent aux différents intercalaires positionnés en haut de la fenêtre.
1.1.1. Onglets Adresse, Contact, Identification et Dossier
Vous retrouvez ici les informations saisies lors de la création de votre dossier, ainsi que
l’emplacement du dossier.
1.1.2. Onglet Sécurité
Vous pouvez, si vous le souhaitez, paramétrer un mot de passe d’accès à votre dossier. Dans
ce cas, cochez la case Dossier protégé par mot de passe, et saisissez-le dans les deux
cases suivantes.
Attention
Les majuscules et les minuscules sont considérées comme des lettres différentes.
Le mot de passe sera demandé à chaque ouverture du dossier. Ne l'oubliez pas !!
34
Comment initialiser mon dossier ?
1.2. Comment paramétrer mes taux de TVA
Pour paramétrer les taux et les types de TVA, accédez à l’option Taux de TVA et de TPF… du
menu Dossier + Propriétés. Vous pouvez indiquer jusqu’à 9 taux de TVA différents. Ensuite,
ces taux seront affichés dans les fiches familles d’articles et dans les fiches articles.

Les taux 20 % et 5,50 % sont déjà créés en position 1 et 2. Pour chacun de ces
taux, les racines de comptes pour les ventes et les achats sont indiquées. Cependant,
vous pouvez personnaliser ces comptes et si vous avez précisé un dossier comptable
dans les Préférences, en cliquant sur l’icône
votre dossier.
, vous accédez au plan comptable de

Pour ajouter un taux de TVA spécifique, pointez sur 3, par exemple, et renseignez
le taux et les comptes comptables à utiliser pour le transfert en comptabilité.

Pour les sociétés résidant en DOM-TOM, créez un taux de TVA spécifique et
cochez la case Dom-Tom ce qui vous permettra de calculer une TVA dans la facture
mais qui ne sera pas prise en compte dans le net à payer.

Pour les utilisateurs de la version PRO, vous devez préciser pour chaque taux
de TVA son type c’est-à-dire si c’est une TVA sur débit ou sur encaissement et
paramétrer les comptes comptables en conséquence.
Pour le paramétrage des taux de TPF, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
35
PRISE EN MAIN
1.3. Les préférences de mon dossier
Avant de commencer à travailler, il est nécessaire de paramétrer le fonctionnement général de
votre logiciel. Accédez pour cela à l’option Préférences du menu Dossier + Propriétés.
Ici, seules les options indispensables à l’utilisation de base du logiciel sont détaillées.
Pour des informations sur le paramétrage des options avancées, placez-vous dans l’onglet
concerné et accédez à l’aide en ligne par la touche F1.
1.3.1. Le bouton Articles

Pour les 5 tarifs de vente proposés, indiquez un libellé, un coefficient et un taux de
TVA. Ces informations seront alors reprises dans les familles d’articles et les articles.

Si vous souhaitez que vos codes articles soient automatiquement générés, cochez
la case Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le
code doit être généré. La codification s’effectue alors sur la désignation de l’article.
1.3.2. Le bouton Comptabilité

Si vous possédez le logiciel EBP Comptabilité, vous avez la possibilité d’effectuer
un transfert direct de vos données (ventes, achats et règlements) vers votre dossier
comptable. Pour cela, cliquez sur le bouton Dossier Comptabilité et sélectionnez le
dossier dans lequel vous souhaitez réaliser le transfert.

Pour effectuer votre transfert comptable (direct ou par fichier texte), vous devez
paramétrer les différents journaux comptables dans lesquels les écritures doivent être
récupérées. Si vous avez indiqué un dossier comptable pour le transfert direct, en
cliquant sur l’icône
, vous accédez alors à la liste de vos journaux en comptabilité.

Le transfert du pointage des règlements en Comptabilité, disponible uniquement
en version PRO, permet de récupérer dans l’échéancier-règlements, accessible depuis
le journal de banque de la Comptabilité, les factures affectées à chaque règlement.
36
Comment initialiser mon dossier ?
1.3.3. Le bouton Divers
Cet écran permet de paramétrer les libellés à indiquer lors de différents traitements.

Pour le transfert ou copie de pièces, précisez le texte qui apparaîtra dans le corps
de la pièce issue de l’opération. Vous pouvez inclure le numéro de pièce et / ou la date.

Pour le transfert comptable des pièces de ventes et d’achats, indiquez le libellé que
vous souhaitez obtenir sur chaque ligne d’écriture. Vous pouvez y inclure le numéro de la
pièce et / ou la raison sociale du tiers.

Pour le transfert des règlements, vous pouvez soit saisir un libellé dans cette
fenêtre en y incluant le numéro de la pièce réglée et / ou la raison sociale du tiers soit
utiliser le commentaire que vous saisissez lors de la saisie de votre règlement par le
menu Opérations. Ce choix est à effectuer pour les règlements clients et fournisseurs.
1.3.4. Le bouton Numéros de pièces

Dans cet onglet, vous devez paramétrer la numérotation de chaque type de pièce
(Ventes, Achats, Stock et Autres). Indiquez donc le dernier numéro.
Exemple
Vous indiquez le numéro FC 20050000. La prochaine pièce portera alors le numéro FC
20050001.

Précisez pour les ventes et les achats, les modèles d’impression HT et TTC à
utiliser. La notion HT et TTC correspond à la base de calcul choisie pour la création
des pièces (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5 Le bouton Pièces page).
Choisissez également les modèles d’impression pour les pièces de stock.
1.3.5. Le bouton Pièces

Si vous souhaitez avoir un message d’avertissement lors de la facturation d’articles
dont le stock est égal ou inférieur à 0, cochez l’option Message d’avertissement sur les
articles en rupture de stock. Ceci peut éviter toute erreur de gestion de stock et de
valorisation de PMP.

Lors du transfert comptable, si vous souhaitez comptabiliser vos avoirs en négatif
c’est-à-dire obtenir le montant de l’avoir au crédit du compte de vente mais en négatif,
cochez la case Comptabilisation des avoirs en négatifs. Dans le cas contraire, l’avoir
est comptabilité au débit du compte de vente.

L’option Mode de calcul TTC permet d’établir vos pièces de ventes à partir des
prix de vente TTC. Donc, toute modification dans le corps de la pièce, influe sur les prix
TTC. Dans le cas contraire, vous travaillerez sur les prix de vente HT.

Indiquez le mode de TVA avec lequel vous travaillez : TVA sur débits ou TVA sur
encaissements (disponible uniquement en version PRO). Ce choix a une influence
37
PRISE EN MAIN
pour le transfert comptable puisque le compte comptable mouvementé n’est pas le même
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3 Comment paramétrer mes taux de TVA
page 35).

Cochez la case Saisir le N° de pièce pour les Devis, Commandes et Bons de
livraison si vous souhaitez lors de la création de ces différentes pièces accéder à leurs
numéros. Le numéro de la pièce est automatiquement indiqué en fonction du dernier
numéro attribué mais il reste modifiable. Dans le cas contraire, le numéro ne sera pas
accessible lors de la création et sera attribué à la validation de la pièce.

Si vous cochez la case Recherche des tiers par raison sociale, lors de la
création de vos pièces de ventes, vous pourrez alors effectuer la recherche d’un client
sur sa raison sociale.
Pour toutes les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
1.3.6. Le bouton Racines de comptes comptables

Dans cet écran, vous devez paramétrer les racines de comptes comptables pour
les clients, les fournisseurs, les ventes, les achats et les banques. Ces racines
seront proposées lors de la création des différentes fiches. En revanche, si vous
n’indiquez pas de comptes dans les fiches, ce sont ces comptes qui seront repris lors du
transfert comptable.

Les comptes comptables que vous indiquez pour la remise, la remise
supplémentaire, l’escompte global et le divers TTC sont ceux qui seront repris lors du
transfert comptable. Pour la remise et la remise supplémentaire, la case
Comptabilisation permet de générer une écriture comptable. Dans le cas contraire, le
montant sur le compte de ventes ou d’achats correspondra au montant des ventes HT
remisé.

Pour les tiers, vous devez également préciser si le numéro de compte doit être
généré à partir de la Racine, la Racine + le Code Tiers ou la Racine + la raison
sociale du tiers. Ce choix reste modifiable dans les familles clients ou fournisseurs.
38
Comment initialiser mon dossier ?
1.3.7. Le bouton Tiers

Le bouton
vous permet d’ajouter des civilités qui ne sont pas déjà présentes
dans la liste par défaut. Toutes ces civilités apparaissent dans les fiches clients et
fournisseurs. Vous pouvez également en supprimer par l’icône
position dans la liste en cliquant sur les icônes
et
ou changer leur
.

Si vous souhaitez que les codes tiers soient automatiquement créés, cochez
l’option Codification automatique et indiquez le nombre de caractères sur lequel le
code doit être calculé.

Cochez la case Modification du N° de Compte afin que vous puissiez modifier les
comptes comptables des tiers lors de la création de la fiche. Dans le cas contraire, la
zone du numéro de compte sera grisé et le compte sera indiqué en fonction du choix que
vous aurez effectué dans la famille de clients ou fournisseurs.
Pour les autres boutons ou options, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
39
PRISE EN MAIN
1.4. Les commerciaux
Pour accéder à la liste des commerciaux, sélectionnez la commande Commerciaux du menu
Données. La gestion des commerciaux permet d’affecter un commercial à un client mais elle
permet surtout de calculer des commissions pour les commerciaux en fonction des ventes
réalisées.
1.4.1. Je crée une fiche commercial
Vous souhaitez créer le commercial « Arnaud Lepetit ». Pour réaliser cette opération, cliquez
sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.

Renseignez le code, le nom et le prénom du commercial, les autres zones étant
facultatives.

Indiquez les coordonnées postales et téléphoniques du commercial dans l’onglet
Adresse. Vous pouvez également indiquer son adresse électronique pour le contacter
par e-mail ou lui envoyer des documents.

Dans l’onglet Région, précisez les départements que le commercial gère. Ce choix
est important car, lors de la création des fiches clients, le commercial sera
automatiquement associé au client en fonction des départements indiqués dans cet
onglet.
40
Comment initialiser mon dossier ?
1.4.2. Je crée une formule de commissions
Pour calculer des commissions à votre commercial, vous devez créer une formule par
l’intermédiaire de sa fiche qui s’appliquera sur les factures de ventes que vous lui affecterez.
Positionnez-vous dans l’onglet Formules de commissions et cliquez sur l’option Nouvelle
formule présent dans le volet de navigation.

Indiquez si la commission doit être calculée sur la pièce, tous les articles, un article
précis ou une famille d’articles.

Choisissez la base de calcul de la commission : Marge, Chiffre d’affaires, Chiffre
d’affaires HT des pièces entièrement réglées ou Chiffre d’affaires encaissé TTC. Si
vous avez choisi d’appliquer une commission sur la pièce, les quantités ne pourront pas
être la base de calcul de votre commission. Si vous choisissez Chiffre d’affaires
encaissé, seules les factures de ventes réglées seront prises en compte dans la base de
calcul. Précisez l’intervalle de variation.

Choisissez le type de résultat de la formule : un montant, un % de la marge ou un
% du Chiffre d’affaires.
Cliquez sur le bouton Terminer pour valider la formule de commission.
Cliquez sur l’icône
pour enregistrer la fiche et répondez Non à la question qui vous est
posée dans la mesure où aucune fiche client n’est créée. Procédez de la même manière pour
créer vos autres fiches commerciaux.
41
PRISE EN MAIN
1.4.3. Présentation de la liste des données
Dès que votre fiche commercial est enregistrée, elle apparaît dans une liste.
Depuis cette liste, vous avez la possibilité d’effectuer différentes opérations :



Rechercher une donnée en fonction du critère de tri courant.
Trier la liste selon différents critères présents dans la liste déroulante.
Filtrer la liste c’est-à-dire afficher les données répondant à des critères précis.

Mettre en forme la liste à partir de l’icône
. Vous pouvez alors supprimer ou
ajouter des colonnes, changer l’ordre des colonnes….
Pour des informations plus précises concernant ces différentes options, utilisez l’aide
en ligne grâce à la touche F1.
A partir de cette liste, vous avez également accès à un menu contextuel (clic sur le bouton
droit de la souris) qui propose de nombreuses fonctions, différentes selon la liste des données
dans laquelle vous êtes.
42
Comment initialiser mon dossier ?
1.5. Les modes de règlements
Pour accéder à la liste des modes de règlements, sélectionnez la commande Modes de
règlement du menu Données. La création des modes de règlement est indispensable afin
d’enregistrer les règlements clients et fournisseurs.
Pour créer un nouveau mode de règlement, cliquez sur l’icône
Inser.

ou appuyez sur la touche
Renseignez le code et le libellé du mode de règlement.

Précisez le type du règlement. Ce choix est très important puisque du type du
règlement découle des traitements bien spécifiques.
Exemple
Si un client vous règle avec une lettre de change, lors de la remise en banque, vous avez la
possibilité de générer un fichier au format ETEBAC à remettre à votre banque.

Cochez la case Echéance si vous souhaitez définir une échéance pour ce mode de
règlement. Plusieurs types d’échéances sont possibles : Net, Fin de décade, Fin de
mois ou Fin de mois + Nb jours. Si vous êtes en version PRO, vous pouvez définir
jusqu’à 10 échéances. Ainsi, en facturation, l’échéancier de la pièce est automatiquement
généré en fonction des paramètres du mode de règlement.
Exemple
Nous sommes le 12 Septembre 2008. Si vous indiquez 30 Net, votre date d’échéance sera
calculée au 12 Octobre 2008. Si vous indiquez 30 Fin de Mois, le 1, votre date d’échéance
sera calculée au 1 Novembre 2008.

Si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement pour le transfert comptable
des règlements, indiquez les comptes comptables et les journaux à prendre en compte
pour effectuer cette opération.
Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne par la touche F1.
43
PRISE EN MAIN
1.6. Les familles clients
La liste des familles clients est accessible depuis le menu Données + Tiers + Familles de
clients. La création de familles clients offre la possibilité d’éditer des statistiques par famille de
clients et surtout de répercuter les modifications que vous pouvez effectuer par la suite sur les
clients rattachés à cette famille.
Pour créer une nouvelle famille de clients, cliquez sur l’icône
Inser.

ou appuyez sur la touche
Renseignez le code et le libellé de la famille clients.

Précisez le type du client : National, U.E, International ou Exonération de taxe.
Pour les 3 derniers types énoncés, le logiciel appliquera automatiquement une TVA de
type Exo dans les différentes pièces de ventes.

La racine de compte et le choix pour générer le numéro de compte sont
automatiquement indiqués en fonction de ce que vous avez précisé dans les Préférences
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.6 Bouton Racines de comptes
comptables page 38). Cependant, vous pouvez le modifier.

Sélectionnez le tarif que vous souhaitez appliquer à cette famille de clients.

Si vous souhaitez appliquer automatiquement une remise et une remise
supplémentaire dans le pied des pièces de ventes aux clients de cette famille, renseignez
les zones Remise et Remise supplémentaire.
Pour les autres onglets ou options, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres familles clients.
44
Comment initialiser mon dossier ?
1.7. Les clients
Pour accéder à la liste des clients, sélectionnez la commande Clients du menu Données +
Tiers. Vous souhaitez créer votre client « ECCA ». Pour cela, cliquez sur l’icône
appuyez sur la touche Inser.
ou
Si vous avez coché l’option Codification automatique dans les Préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le bouton Tiers page 39), renseignez la raison sociale, la
civilité et la famille de votre client. Dans le cas contraire, vous devez également saisir son
code.
1.7.1. Onglet Adresses
Cet onglet permet de renseigner les adresses de facturation et de livraison de votre client. Si
l’adresse de livraison est identique à l’adresse de facturation, ne modifiez rien puisque le
logiciel recopie l’adresse de facturation dans cette zone. Dans le cas contraire, pointez
Livraison et saisissez l’adresse.
Pour ajouter une adresse, sélectionnez le type Facturation ou Livraison et cliquez sur l’option
Ajouter une adresse dans le volet de navigation.
Les adresses illimitées ne sont pas disponibles en version millésimée.
45
PRISE EN MAIN
1.7.2. Onglet Contacts
Cet onglet n’est pas disponible en version millésimée.
Saisissez les différents renseignements concernant les contacts qui représentent la société.
Vous pouvez saisir autant de contacts que vous le souhaitez puisque le nombre de contacts
n’est pas limité. Les options Principal Facturation et Principal Livraison permettent de
définir le contact de facturation et le contact de livraison avec lesquels vous serez les plus
souvent en relation.
En création de pièces de ventes, ce sont ces contacts qui seront par défaut repris dans les
champs Contact de facturation et Contact de livraison.
1.7.3. Onglet Vente

Le type de client sélectionné est celui indiqué dans la famille de clients. Vous
pouvez, cependant, le modifier.
Rappel
Pour les types U.E., International et Exonération de taxe, le logiciel appliquera une TVA de
type Exo sur toutes les pièces de ventes.

Indiquez le Numéro de TVA Intracommunautaire (NII) de votre client. Cette
information est nécessaire pour la Déclaration d’Echanges de Biens (D.E.B).

Pour les utilisateurs de la version PRO, choisissez la devise dans laquelle vous
souhaitez facturer votre client. Cette devise peut donc être différente de la devise du
dossier.

Le commercial est automatiquement indiqué en fonction de l’adresse du client. En
effet, dans la fiche commercial (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4.1 Je crée
une fiche commercial page 40), vous avez renseigné les départements que le
commercial a en charge donc le logiciel compare le code postal du client avec les
départements de la fiche commercial. Cependant, vous pouvez le modifier.

Les zones Remise, Remise supplémentaire et Tarif appliqué sont
automatiquement renseignées en fonction des indications saisies dans la fiche familles
de clients. Cependant, vous pouvez les modifier.
46
Comment initialiser mon dossier ?
1.7.4. Onglet Banque / Mode de règlement
Renseignez les coordonnées bancaires de votre client. Vous pouvez saisir le RIB ou l’IBAN.
En fonction de l’information que vous saisissez (RIB ou IBAN), le logiciel reconstitue l’autre
donnée. Vous pouvez indiquer jusqu’à 4 banques différentes pour le même client. Ces
informations sont nécessaires pour la génération des fichiers LCR (Disponible uniquement
en version PRO).
Le logiciel effectue un contrôle sur le RIB que vous saisissez. Donc, si la clé RIB n’est pas
correcte le logiciel vous avertit en affichant le message suivant : Clef R.I.B. inexacte Voulezvous la vérifier ?
Si votre client règle ses factures avec le même mode de règlement, cet onglet vous permet
également de lui attribuer un mode de règlement précis. Ainsi, lors de la création de vos
factures, ce mode de règlement sera automatiquement indiqué mais cela ne vous empêchera
pas de choisir un autre mode de règlement si besoin est.
1.7.5. Onglet Compte

Le numéro de compte est automatiquement indiqué en fonction des paramètres
indiqués dans la famille clients. Si, dans les Préférences, vous avez coché l’option
Modification du N° de compte (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.7 Le
bouton Tiers page 39), vous pouvez alors modifier le compte comptable proposé.

L’encours correspond à la somme des factures non réglées d’un client. Si vous
souhaitez ne plus pouvoir facturer un client au delà d’un certain montant, indiquez alors
l’encours maximum autorisé. Ainsi, lors de la facturation, un message vous avertira que
le client a dépassé son encours maximum.

Cochez la case Client bloqué si vous ne souhaitez pas pouvoir établir de pièces
de ventes au nom de ce client.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres clients.
47
PRISE EN MAIN
1.8. Les familles d’articles
Pour accéder à la liste des familles articles, sélectionnez la commande Famille d’articles du
menu Données + Stock. Les familles d’articles permettent de regrouper les articles par
catégorie, d’éditer des statistiques par famille d’articles et surtout de répercuter les
modifications effectuées dans les fiches familles articles sur les articles appartenant à ces
familles.
Vous souhaitez créer la famille d’articles « Fournitures ». Pour cela, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser. Saisissez le code et le libellé.
1.8.1. Onglet Généralités

Indiquez la nature des articles de cette famille. Si vous sélectionnez l’option Actif,
vous pourrez insérer l’article dans toutes les pièces de ventes en positif comme en
négatif. Si vous sélectionnez l’option En sommeil, l’article ne pourra pas être vendu mais
pourra être retourné (= avoir). Si vous sélectionnez l’option Non Facturable, l’article ne
pourra pas être inséré dans une pièce de ventes.

Cochez l’option Facturable (Achats) afin que vous puissiez ajouter les articles de
cette famille dans les pièces d’achats. Cette option pourra être modifiée ponctuellement
dans les fiches articles.

Cochez les cases Imprimable (Ventes) et Imprimable (Achats) afin que les
articles de cette famille soient édités lors de l’impression des pièces de ventes et
d’achats.

Si vous gérez des articles dont vous n’avez pas besoin de suivre leur stock, cochez
la case Hors Stock.

Pour toutes les impressions concernant le stock, choisissez si les valeurs
imprimées doivent être valorisées au Prix Moyen Pondéré (PMP) ou au Dernier prix de
revient. Ce choix concerne aussi le calcul de la marge.
1.8.2. Onglet Numéros de comptes / Ventilations analytiques
Dans cet onglet, vous devez paramétrer les comptes comptables pour les ventes et les achats
à utiliser pour le transfert en comptabilité. Les racines de compte indiquées correspondent aux
racines que vous avez précisé dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe
1.2.6 Le bouton Racines de comptes comptables page 38).
48
Comment initialiser mon dossier ?
1.8.3. Onglet Coefficients / Arrondis

Les coefficients indiqués, dans cet onglet, ont été paramétrés dans les Préférences
(voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.1 Le bouton Articles page 36). Cependant,
vous pouvez les personnaliser pour chaque famille d’articles.

Par défaut, dans les fiches articles, ce sont les prix de vente HT qui peuvent être
modifiés. Si vous souhaitez avoir accès aux prix de vente TTC pour un tarif en particulier
ou pour tous les tarifs, cochez l’option Le tarif de cet article est arrondi sur le TTC.

Choisissez si le logiciel doit recalculer les coefficients ou les tarifs de vente lors
de la saisie ou de la modification du prix d’achat.
1.8.4. Onglet TVA / TPF
Le taux de TVA indiqué pour chaque tarif a été paramétré dans les préférences (voir partie
PRISE EN MAIN, paragraphe 1.3.1 Le bouton Articles page 36). Cependant, vous pouvez les
personnaliser pour chaque famille d’articles.
Choisissez également le taux de TVA à appliquer sur les pièces d’achats pour les articles de
cette famille. Les taux qui sont proposés dans la liste déroulante ont été créés par le menu
Dossier + Propriétés + Taux de TVA et TPF.
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres familles articles.
49
PRISE EN MAIN
1.9. Les articles
La liste des articles est accessible depuis le menu Données + Stock + Articles. Vous
souhaitez créer l’article « Agrafeuse ». Pour cela, cliquez sur l’icône
touche Inser.
ou appuyez sur la

Si, dans les Préférences, vous avez choisi la codification automatique de vos
articles, saisissez directement la désignation de votre article. Dans le cas inverse,
saisissez le code article. Puis, choisissez la famille pour appliquer les paramètres définis
à l’article.

Dans la zone Quantité Initiale, saisissez le stock actuel de votre article. La saisie
de cette zone vous permet, après la création de vos fichiers de base, de créer une
facture de ventes sans passer par la création de pièces de stock ou d’achats. Cela évite
tout problème de gestion de stock.

Indiquez le prix d’achat de votre article. Les prix de ventes HT et TTC sont
automatiquement calculés à partir des coefficients. Vous pouvez, cependant, modifier le
prix de vente HT ou TTC d’un ou plusieurs tarifs.

La TVA appliquée sur chaque tarif correspond à la TVA sélectionnée sur chacun de
ces tarifs dans la famille d’articles. Choisissez en une autre dans la liste déroulante si
besoin est.
50
Comment initialiser mon dossier ?
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1. Procédez de la même manière pour créer vos autres articles.
1.10. Les banques
Pour accéder à la liste des banques, sélectionnez la commande Banques du menu Données.
La création des banques est nécessaire pour effectuer les remises en banque.
Pour créer une nouvelle banque, cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Saisissez le code du journal de banque, en reprenant les initiales de la banque pour un
maximum de clarté et le libellé.

Dans l’onglet Adresse, précisez les coordonnées postales de votre banque.

Dans l’onglet Comptabilité, indiquez dans quel journal vous souhaitez récupérer
les écritures comptables et le compte de banque à mouvementer.

Dans l’onglet R.I.B. / N° émetteur, renseignez vos coordonnées bancaires à cette
banque. Cette information est nécessaire pour générer des fichiers au format ETEBAC
(disponible uniquement en version PRO).
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Procédez de la même manière pour créer vos autres banques.
51
PRISE EN MAIN
2. GESTION DES VENTES
La gestion des ventes regroupe les devis, les commandes, les bons de livraison et les
factures. Toutes ces pièces sont regroupées dans une seule fenêtre. A partir de cette fenêtre,
vous pouvez rechercher, trier et filtrer vos pièces. Des boutons donnent accès à toutes les
fonctions de gestion des pièces.
Pour de plus amples informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
2.1. Comment créer une commande ?
Accédez à la liste des pièces de ventes par le menu Ventes + Commande. Cliquez sur le
bouton Nouvelle.
2.1.1. Onglet Entête
Pour affecter un client à la pièce, vous pouvez :

Saisir le code du client si vous le connaissez,

Rechercher le client par son code en cliquant sur l’icône
dans la zone Code,

Rechercher le client par sa raison sociale, si vous avez coché l’option Recherche
des tiers par raison sociale dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.2.5 le bouton Pièces page 37), en cliquant sur l’icône
Raison Sociale.
dans la zone
Dès que vous avez indiqué le client, toutes les zones concernant le client sont
automatiquement renseignées.
Si vous avez renseigné plusieurs contacts dans la fiche client, vous pouvez choisir les contacts
de facturation et de livraison à affecter à cette pièce en cliquant sur l’icône
.
En fonction de votre choix dans les Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.5
Le bouton Pièces page 37), la pièce est établie sur les prix de vente TTC (base de calcul TTC
cochée) ou HT. Cependant, vous pouvez ponctuellement changer ce paramètre lors de la
création d’une pièce.
52
Gestion des ventes
2.1.2. Onglet Corps
Pour insérer un article, vous pouvez :

Saisir le code de l’article si vous le connaissez,

Rechercher un article en cliquant sur l’icône
.
Dès que vous avez indiqué un code article, le prix de l’article et le taux de TVA à appliquer
sont automatiquement renseignés. Ces informations peuvent être modifiées en vous
positionnant dans la colonne appropriée grâce à la touche Tabulation ou Entrée. Ensuite,
saisissez la quantité (dans notre exemple 10 afin d’effectuer une livraison partielle par la suite)
et indiquez une remise si vous souhaitez en appliquer une.
Vous pouvez également effectuer différentes opérations :

Insérer un sous-total en cliquant sur l’icône

Insérer une ligne texte en cliquant sur l’icône

Supprimer une ligne article en cliquant sur l’icône

Modifier l’ordre des lignes en cliquant sur les icônes
,
,
,
et
.
2.1.3. Onglet Pied
Les montants et les informations qui apparaissent dans le pied de la commande, sont
automatiquement calculés ou repris.
53
PRISE EN MAIN

Le détail par taux de TVA est affiché. Chaque montant de TVA est calculé en
fonction des articles saisis dans le corps de la pièce et n’est donc pas modifiable dans le
pied de la pièce.

Si vous avez indiqué une remise et une remise supplémentaire dans la fiche du
client, ces informations sont reprises dans le pied de la pièce mais elles restent
modifiables. Ces remises sont appliquées en cascade.
Exemple
Vous appliquez deux remises de 10 % sur un montant de 100 €.
100 – 10 % = 90 €
90 – 10 % = 81 €
Soit un taux de 19 % : 1-(1-0,1)*(1-0,1).

Si vous avez des frais accessoires à ajouter au net à payer (frais d’emballage, par
exemple), saisissez le libellé dans la zone Divers TTC et le montant.

Si le client vous a versé un acompte, vous pouvez le saisir à deux endroits
différents :
-
Dans la zone Acomptes déjà comptabilisés, auquel cas ce montant ne
sera pas repris lors du transfert comptable puisqu’il est considéré comme
étant enregistré en comptabilité,
-
Dans la zone Acompte, si vous souhaitez que ce montant soit transféré en
comptabilité.
Pour enregistrer votre commande, cliquez sur l’icône
de votre clavier pour fermer la commande.
et appuyez sur la touche Echap
Pour les onglets et les options non décrites, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche
F1.
Le masque de saisie pour modifier ou créer une pièce est identique pour chaque type de
pièce.
54
Gestion des ventes
2.2. Comment livrer partiellement une commande
Vous souhaitez livrer partiellement votre commande. Pour effectuer cette opération, cliquez sur
la commande Livraison globale ou partielle des commandes clients du menu Ventes.

La liste des commandes à livrer apparaît. Si votre commande n’apparaît pas,
indiquez Année en cours dans la zone Dates de Commande. Sélectionnez votre
commande et cliquez sur le bouton Livraison partielle.

Sur la ligne article, cliquez dans la colonne Qté à livrer et saisissez la quantité que
vous souhaitez livrer. Puis, cliquez sur le bouton OK.

Cliquez sur le bouton Transfert en BL afin de créer un bon de livraison. Indiquez la
date du BL à générer et cliquez sur le bouton OK. Confirmez l’opération puis répondez
OUI afin de visualiser le BL généré.

Sélectionnez le BL créé et cliquez sur le bouton Modifier. Cliquez sur l’onglet
Corps. Une première ligne indique de quelle commande le BL découle et suivent les
articles qui ont été livrés.
La livraison partielle peut également s’effectuer depuis la liste des commandes en
sélectionnant la commande et en cliquant sur l’option Livraison partielle dans le volet de
navigation.
Pour plus d’informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
55
PRISE EN MAIN
2.3. Livraison globale du reliquat
Votre commande vient d’être livrée partiellement, il reste donc un reliquat. Pour livrer tout le
reliquat, accédez à l’option Livraison globale ou partielle des commandes clients … du
menu Ventes.
Sélectionnez votre commande et cochez la case Globale. Cliquez alors sur le bouton
Transfert en BL et indiquez la date du BL à générer. Validez l’opération par le bouton OK et
confirmez. Si vous souhaitez visualiser la pièce générée, répondez OUI.
La livraison globale peut également s’effectuer depuis la liste des pièces en sélectionnant la
commande et en cliquant sur l’option Livraison globale dans le volet de navigation.
2.4. Regroupement de BL
Vous souhaitez regrouper en une seule facture les deux bons de livraison générés par la
livraison globale et partielle. Pour effectuer ce regroupement, sélectionnez la commande BL
du menu Ventes.
Remarque
Le regroupement de BL peut s’effectuer par le menu Ventes + Regroupement + Bons de
livraison.

Pour sélectionner les deux BL à regrouper, cliquez sur le premier BL, appuyez sur
la touche Ctrl du clavier et sélectionnez le deuxième. Cliquez alors sur le bouton
Regrouper.

Indiquez la date de la facture à générer. Si vos deux BL ont des lignes articles en
commun et que vous souhaitez les regrouper dans la facture, cochez l’option Regrouper
les articles. Par contre, si vous souhaitez avoir le détail de chaque BL, cochez l’option
Générer un sous-total par Bon de livraison.

Cliquez sur le bouton Terminer, confirmez l’opération et répondez OUI afin de
visualiser la facture générée. Sélectionnez la facture et cliquez sur le bouton Modifier.
Positionnez-vous dans le corps de la pièce et contrôlez les informations affichées.
Pour plus d'informations, utilisez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
56
Gestion des ventes
2.5. Comment imprimer une facture ?
Afin d’imprimer votre facture, cliquez sur l’onglet Factures. Sélectionnez votre facture à
imprimer et cliquez sur le bouton OK.
En fonction de la base de calcul choisie (HT ou TTC), sont proposés les modèles HT ou TTC.
Le modèle d’impression sélectionné correspond au modèle que vous avez choisi dans les
Préférences (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.2.4 Le bouton Numéros de pièces
page 37). Cependant, vous pouvez en choisir un autre.
Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous permettra dans un
premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’ éditer la facture sur papier.
Vous avez également la possibilité d’imprimer vos pièces par le menu Impressions + Pièces.
57
PRISE EN MAIN
2.6. Comment imprimer le journal de ventes ?
Pour imprimer le journal de ventes, lancez la commande Ventes du menu Impressions +
Journaux. Cet état édite la liste des factures établies sur une période donnée, un récapitulatif
par taux de TVA et un récapitulatif des règlements saisis dans les factures.

Choisissez la période d’impression à prendre en compte.

Dans l’onglet Options, définissez les critères d’impression tels que le tri et les
ruptures (exemple : Imprimer un sous-total par jour).

Choisissez le modèle d’impression. Les modèles sont d’ailleurs paramétrables par
le bouton Paramétrer.

Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran ce qui vous
permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis d’éditer le journal
des ventes sur papier.
1ère page
2ème page
La gestion des achats est similaire à la gestion des ventes mais consultez l’aide en ligne grâce
à la touche F1 pour obtenir des informations.
58
Gestion des ventes
2.7. Impression des statistiques commerciaux
Comme indiqué dans la partie PRISE EN MAIN, paragraphe 1.4 Les commerciaux page 40,
vous pouvez éditer des statistiques commerciaux.
Rappel
Pour avoir cette possibilité, vous devez :

Créer des commerciaux par le menu Données + Commerciaux.

Associer vos commerciaux à vos clients par le menu Données + Tiers + Clients.

Vérifier qu’un commercial est bien affecté à vos factures de ventes.
La formule qui a été initialisée lors de la création des fiches commerciaux est la suivante :
Appliquer une commission globale sur un chiffre d’affaires de 1,00 à 1000000,00 et la
commission est 5,00 % du chiffre d’affaires.
Sélectionnez la commande Commissions commerciaux du menu Impressions +
Statistiques.

Indiquez la période de ventes à prendre en compte pour le calcul des commissions.


Si la formule de commissions est basée ou calculée sur le chiffre d’affaires
encaissé (factures réglées), précisez la période d’encaissement à prendre en compte.


Choisissez le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir
l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées puis d’éditer
les statistiques commissions commerciaux sur papier.
59
PRISE EN MAIN
Dans notre exemple, la commission est de 5,52 €. En effet, dans la facture générée par le
regroupement de BL, l’article « Agrafeuse » a été vendu au prix unitaire de 12,24 € pour une
quantité de 10, soit 12,24 X 10 = 122,40 €
Mais, le client bénéficie à la fois d’une remise de 5,00 % et d’une remise supplémentaire de
5,00 %, remises qui s’appliquent en cascade. Donc, 122,40 X 0,95 X 0,95 = 110,466 €, ce qui
correspond à la base de calcul pour la commission.
Le commercial bénéficie de 5,00 % du chiffre d’affaires réalisé. Donc, 110,466 X 5,00 % = 5,52
€.
60
Gestion des règlements
3. GESTION DES REGLEMENTS
3.1. Comment régler une facture ?
Pour régler une facture, plusieurs possibilités vous sont offertes :

Par le menu Opérations + Règlements Clients. L’intérêt principal de saisir vos
règlements par cette option est de pouvoir régler plusieurs factures par un même
règlement.

Par l’onglet Règlements de la facture. Le règlement est alors automatiquement lié
à la pièce.

Par le bouton Régler dans la liste des pièces de ventes. C’est la solution la plus
simple et la plus rapide mais à condition de régler la facture dans son intégralité.
3.2. Règlement d’une facture
Vous souhaitez régler votre facture. Pour effectuer cette opération, lancez la commande
Facture du menu Ventes.

Sélectionnez la facture que vous souhaitez régler et cliquez sur le bouton Modifier.
Positionnez-vous dans l’onglet Règlements de la facture.
61
PRISE EN MAIN

Indiquez le mode de règlement, la date et le montant. Enregistrez les modifications
en cliquant sur l’icône
.
Le règlement apparaît alors dans la remise en banque.
3.3. Remise en banque du règlement
La remise en banque permet d’imprimer un bordereau avec les règlements que vous avez
déposé en banque et les valider pour les transférer en comptabilité.
Avant d’effectuer la remise en banque de votre règlement, sélectionnez la commande
Préférences du menu Dossier + Propriétés. Cliquez sur le bouton Général et précisez une
banque dans la zone Banque. Cette information est nécessaire pour la remise en banque.
Pour les utilisateurs de la version PRO, vous pourrez lors de chaque remise en banque,
précisez une banque.

Ensuite, sélectionnez la commande Remise en banque (Clients) du menu
Opérations. Tous vos règlements à remettre en banque apparaissent. Si votre règlement
n’apparaît pas, sélectionnez Année en cours dans la zone Période.

62
Gestion des règlements

Dans la zone Infos. Remise, apparaît la banque que vous venez de paramétrer
dans les Préférences. Indiquez la date de remise en banque et le libellé qui sera repris
sur le bordereau.

Cochez la case dans la colonne Pointage et validez votre remise en banque par
l’icône
ou en sélectionnant la commande Valider du menu contextuel (clic droit).

Une fenêtre apparaît pour imprimer le bordereau de remise en banque. Choisissez
le modèle d’impression. Cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir l’impression à l’écran
ce qui vous permettra dans un premier temps de vérifier les valeurs imprimées puis
d’éditer le bordereau sur papier.
Remarque
L’impression du bordereau valide définitivement votre remise en banque.
Vous avez la possibilité de réimprimer un bordereau par le menu Impressions + Bordereaux
de remise en banque. Si vous avez validé trop vite une remise en banque, vous pouvez la
débloquer par le menu Opérations + Règlements clients à l’aide d’un mot de passe que vous
obtiendrez par notre service technique.
La gestion des règlements fournisseurs est comparable à la gestion des règlements clients
mais consultez l’aide en ligne pour obtenir des informations supplémentaires.
Pour plus d’informations, consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1.
63
PRISE EN MAIN
4. LE TRANSFERT COMPTABLE
Cette opération consiste à générer des écritures comptables concernant les ventes, les achats
et les règlements.
4.1. Les 2 types de transfert comptable
Le transfert comptable peut se réaliser de deux manières différentes :

Par fichier texte. Pour les utilisateurs qui ne possèdent pas EBP Comptabilité,
cette option permet de générer un fichier au format texte contenant les écritures
comptables et de l’importer dans leur logiciel de Comptabilité.

Par transfert direct. Cette option ne peut être utilisée que par les utilisateurs qui
possèdent EBP Comptabilité. Les écritures sont alors envoyées vers le logiciel de
Comptabilité et elles sont récupérées à l’ouverture du dossier comptable.
4.2. Transfert comptable vers EBP Comptabilité
Avant d’effectuer le transfert comptable de vos écritures, vous devez paramétrer différents
éléments :

Les comptes comptables dans les fiches articles, clients, fournisseurs et banques,

Les comptes comptables dans le bouton Racines de comptes comptables du
menu Dossier + Propriétés + Préférences,

Les journaux comptables dans les fiches banques et dans le bouton Comptabilité
du menu Dossier + Propriétés + Préférences,

Définir si vous souhaitez gérer les valeurs à l’encaissement (voir l’aide en ligne).
Pour accéder au transfert comptable, sélectionnez la commande Transfert en comptabilité
du menu Opérations.

Indiquez la période à prendre en compte pour le transfert comptable. Toutes les
pièces de ventes, les pièces d’achats et les règlements compris dans cet intervalle seront
transférés.

Précisez les éléments que vous souhaitez transférer en comptabilité (Ventes,
Achats, Paiements Clients et Paiements fournisseurs).

Dans la zone Transfert, choisissez EBP Comptabilité (voir partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.2.2 Le bouton Comptabilité page 36 pour paramétrer cette option).
64
Le transfert comptable

Dès que vous avez tout paramétré, cliquez sur le bouton Aperçu pour obtenir
l’impression à l’écran ce qui vous permettra de vérifier les valeurs imprimées. Par contre,
vous devrez de nouveau sélectionner la commande Transfert en comptabilité du menu
Opérations. Pour effectuer le transfert définitivement, cliquez sur le bouton OK. A la fin
du traitement, le logiciel vous indique le nombre d’écritures générées.
Pour plus d’informations concernant le transfert comptable, consultez l’aide en ligne
grâce à la touche F1.
65
PRISE EN MAIN
5. LA GESTION DE STOCK
5.1. Qu’est-ce que la gestion de stock ?
La gestion de stock permet de suivre les mouvements d’entrées et de sorties d’un article. Pour
suivre l’évolution du stock d’un article, plusieurs impressions sont à votre disposition :
Impression de l’état de stock,
Impression des mouvements de stock,
Impression du palmarès de rotation,
Impression de la disponibilité.




Afin que votre gestion de stock soit correcte et votre stock correctement valorisé, le stock doit
obligatoirement être supérieur à 0 pour effectuer des pièces de ventes. Donc, si vous êtes en
rupture de stock, vous devez impérativement créer des pièces d’achats ou de stock avant de
facturer vos clients.
Dans la Gestion Commerciale, il existe deux notions de stock : le stock actuel et le stock
virtuel. Le stock actuel correspond aux mouvements réels d’un article (différence entre les
entrées et les sorties). Quant au stock virtuel, il s’agit d’un stock prévisionnel qui tient compte
des commandes clients et fournisseurs (Stock actuel + Commandes fournisseurs –
Commandes clients).
5.2. Liste des pièces qui mouvementent le stock
Le stock des articles est mouvementé par différents types de pièces :

Les pièces d’achats :
-

Le bon de réception. Par contre, si vous transférez votre BR en
facture d’achat, le stock ne sera pas de nouveau mouvementé
puisqu’il l’a été par le BR,
La facture.
Les pièces de stock :
-
Les bons d’entrées,
Les bons de sorties,
L’inventaire,
Les ordres de fabrication (voir paragraphe suivant).
66
La gestion de stock

Les pièces de ventes :
-
Les bons de livraison. Par contre, si vous transférez votre BL en
facture, le stock ne sera pas mouvementé puisqu’il l’a été par le BL,
La facture.
Le stock virtuel est, quant à lui, mouvementé par les commandes clients et les commandes
fournisseurs.
5.3. Cas particulier : Assemblage – Désassemblage
L’assemblage – désassemblage permet de mouvementer le stock des articles composés.
L’assemblage va permettre de « fabriquer » un article composé, donc, le stock de l’article
composé va être incrémenté et celui des composants décrémenté.
Quant au désassemblage, c’est l’opération inverse c’est-à-dire l’article composé va être
« annulé », donc, le stock de l’article composé va être décrémenté et celui des articles
composants incrémenté.
5.3.1. Je crée un article composé
Un article composé est constitué d’au moins deux articles. Dans la partie PRISE EN MAIN,
paragraphe 1.9 Les articles page 50, vous avez créé l’article « Agrafeuse », vous devez donc
créer un deuxième article. Créez l’article « Agrafes » en vous référant à la partie PRISE EN
MAIN, paragraphe 1.9 Les articles page 50.
Pour créer l’article composé « Ensemble Agrafeuse + Agrafes », cliquez sur l’icône
dans la liste articles.

Si vous êtes en codification automatique, saisissez la désignation de l’article sinon
indiquez également le code article. Précisez la famille à laquelle vous souhaitez
rattacher l’article. Enregistrez la fiche en cliquant sur l'icône

.
Dans l’onglet Composants, sélectionnez Composé pour le type d’article.
Remarque
Consultez l’aide en ligne grâce à la touche F1 pour obtenir une explication sur la différence
entre un article composé et un article au forfait.
67
PRISE EN MAIN

Indiquez les deux articles qui composent cet article : Agrafeuse + Agrafes. vous
avez la possibilité de calculer son prix d’achat ou ses prix de vente à partir des articles
qui le composent. Cliquez alors sur le bouton Recalcul et choisissez la donnée à
calculer. Vous pouvez également saisir ces informations dans l’onglet Tarifs.
Pour enregistrer la fiche, cliquez sur l’icône
et quittez la fiche.
Attention
La création d’un article composé n’a aucune incidence sur le stock des articles composants. Il
faut donc créer des ordres de fabrication par l’intermédiaire des assemblages et
désassemblages.
5.3.2. L’assemblage
L’assemblage va donc vous permettre de fabriquer votre article composé. Pour effectuer cette
opération, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu contextuel
de la liste articles.
Remarque
Vous pouvez également passer par le menu Stock + Assemblage / Désassemblage ….

Cliquez sur l’option Assemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à
fabriquer et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.

Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composants afin de vous
assurer que le stock des articles composants est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir
un stock négatif après l’opération.

Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le
stock de l’article composé sera alors incrémenté et celui des articles composants
décrémenté.
68
La gestion de stock
5.3.3. Le désassemblage
Le désassemblage implique le résultat inverse de l’assemblage. Pour accéder au
désassemblage, sélectionnez la commande Assemblage / Désassemblage par le menu
contextuel de la liste articles.

Cliquez sur l’option Désassemblage. Indiquez la quantité d’articles composés à
« annuler » et la date de la pièce. Vous pouvez également préciser un commentaire.

Cochez la case Contrôler la disponibilité des articles composés afin de vous
assurer que le stock de l’article composé est suffisant. Sinon, vous risquez d’obtenir un
stock négatif après l’opération.

Validez l’opération par le bouton OK. Un ordre de fabrication va être généré, le
stock de l’article composé sera alors décrémenté et celui des articles composants
incrémenté.
5.4. Les impressions de stock
Pour suivre votre gestion de stock, différentes impressions sont proposées à partir du menu
Impressions + Stock :

Impressions des mouvements de stock. Cet état reprend l’ensemble des
mouvements d’un article.

Impression de l’état de stock. Cet état édite les quantités et les sorties de chaque
article.

Impression du palmarès de rotation. Cet état permet de connaître le nombre de
jours restant avant la rupture de stock pour chaque article.

Impression du palmarès des commandes. Cet état permet de connaître le nombre
d’articles commandés par référence.

Impression du réapprovisionnement. Cet état indique les articles que vous devez
commander pour honorer vos commandes clients.

Impression de la disponibilité. Cet état permet d’obtenir le stock prévisionnel article
par article en fonction des commandes clients et fournisseurs.
69
PRISE EN MAIN
6. LA GESTION DES GAMMES
Gestion commerciale permet de gérer des gammes. Une gamme correspond à un axe et peut
être adaptée à différents types de commerce : les caves (appellation, domaine, millésime)…
Cette option n’est accessible que pour la version Pro Plus de Gestion commerciale.
6.1. Création des données de base
6.1.1. Définition des gammes
Après la création de votre dossier (voir partie PRISE EN MAIN, paragraphe Erreur ! Source du
renvoi introuvable. Comment créer mon dossier page 30), vous devez définir vos gammes
par le menu Dossier + Propriétés + Préférences et cliquez sur le bouton Gestion des
gammes.
Par défaut, l’option Gérer les gammes est cochée et le nombre de gammes est fixée à 2.
Cependant, le logiciel permet de gérer de 1 à 3 gammes. Les gammes définies par défaut sont
nommées Gamme 1 et Gamme 2 mais vous pouvez, bien évidemment, les renommer à votre
convenance.
Pour chaque gamme, vous devez définir son libellé au singulier et au pluriel ainsi que la
longueur du code en cliquant sur la gamme correspondante sous l’option Gestion des
gammes à gauche de votre écran. Le libellé que vous indiquez permet d’identifier chaque
gamme dans le logiciel.
Par exemple, vous tenez une cave à vins et vendez des vins de différentes régions. Vous
pouvez donc définir 3 gammes : une pour l’appellation (Pomerol, Cabernet d’Anjou), une pour
les domaines (Pétrus, Château Margaux) et une pour les millésimes. Par défaut, les deux
premières existent cependant, vous devez les renommer en Appellation et en Domaine.
Ensuite, vous devez créer la 3ème gamme.
Pour la créer, vous devez indiquer dans le champ Nombre de gammes, la valeur 3. Le logiciel
crée alors une 3ème gamme qui est par défaut nommée Gamme 3. Renommez-la en
Millésimes.
Vous pouvez fixer la longueur du code de la gamme Appellation à 5 et celle des gammes
Domaine et Millésime à 2.
Remarque
La somme des codes des gammes doit être obligatoirement égale à 9 caractères. Si cette
somme est inférieure ou supérieure à 9 caractères, vous ne pourrez alors pas valider les
préférences.
70
La gestion des gammes
Attention
Dès que vous avez créé un ou plusieurs éléments dans une gamme, vous ne pouvez alors
plus modifier le nombre de gammes que vous souhaitez gérer.
6.1.2. Ajout d’éléments dans les gammes
Dès que vous avez défini vos gammes, vous pouvez alors créer les éléments s’y rapportant
par le menu Données + Stock. Chaque gamme a une entrée dans ce menu. Pour chaque
élément de gamme, vous devez renseigner le code, le libellé et vous pouvez y associer une
image.
Dans notre exemple de cave à vins, vous allez avoir une entrée Appellations, une entrée
Domaines et une entrée Millésimes dans le menu Données + Stock.
Pour créer une appellation, allez dans le menu Données + Stock + Appellations, cliquez sur
l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Indiquez un code et un libellé. Comme indiqué dans les préférences (voir PARTIE PRISE EN
MAIN, paragraphe 6.1.1 Définition des gammes page 70), le code Appellation doit être
obligatoirement sur 5 caractères.
Procédez de la même manière pour les domaines et les millésimes, tout en sachant que le
code Domaine et le code Millésime doivent être sur 2 caractères comme vous l’avez précisé
dans les préférences.
6.1.3. Les articles collectifs
Dès que vous avez créé tous les éléments nécessaires à chaque gamme, vous pouvez alors
créer vos articles collectifs.
L’article collectif permet de définir les caractéristiques générales des articles à facturer.
Pour créer un article collectif, allez dans le menu Données + Stock + Articles et cliquez sur
l’onglet Articles Collectifs. Cliquez sur l’icône
ou appuyez sur la touche Inser.
Dans notre exemple de cave à vins, vous vendez un bordeaux rouge. Nous allons donc créer
l’article collectif Bordeaux rouge. Indiquez le code BOR0001 (le code est obligatoirement sur
7 caractères), une désignation et une famille d’articles.
Ensuite, vous devez créer la combinaison se rapportant à l’article collectif. Une combinaison
correspond à un assemblage de gammes et est déterminante dans la création de vos articles
facturables puisque c’est en partie cette combinaison qui va permettre de les créer.
Pour créer la combinaison correspondante, sélectionnez l’option Ajouter Appellations
Domaines Millésimes par le menu contextuel.
71
PRISE EN MAIN
1.
Si toutes les appellations sont concernées, cliquez sur le bouton Tout cocher.
Dans notre exemple, toutes les appellations ne le sont pas puisqu’une appellation
est propre à une région. Donc, cochez seulement les appellations de Bordeaux
puis cliquez sur le bouton Suivant.
2.
Si tous les domaines sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans
notre exemple, un domaine ne produit pas toutes les appellations. Donc, cochez
seulement les domaines adéquates puis cliquez sur le bouton Suivant.
3.
Si tous les millésimes sont concernés, cliquez sur le bouton Tout cocher. Dans
notre exemple, une bouteille n’est pas forcément disponible dans tous les
millésimes. Donc, cochez seulement les millésimes disponibles.
4.
Cliquez sur le bouton Suivant. Le logiciel indique alors le nombre de combinaisons
qui vont être créées. Cliquez sur le bouton Terminer.
La liste des combinaisons apparaît sous forme d’arbre et toutes les appellations sont
regroupées par domaine puis par millésime.
Remarque
Si vous avez plusieurs articles collectifs qui se déclinent dans les mêmes appellations, les
mêmes domaines et les mêmes millésimes, vous pouvez également créer vos combinaisons
par le menu Données + Stock + Combinaisons. Elles serviront alors de modèles.
Vous pouvez, ensuite, renseigner les différents onglets de l’article collectif qui alimenteront les
fiches des articles facturables.
Pour avoir des informations plus précises sur les articles collectifs, pensez à consulter
l’aide en ligne par la touche F1.
72
La gestion des gammes
6.1.4. Génération des articles facturables
Dès que vous avez renseigné la fiche de l’article collectif, vous pouvez alors enregistrer votre
saisie. L’enregistrement permet alors de générer les articles facturables. Ces articles sont
créés à partir de l’article collectif et de la combinaison indiquée dans cet article. Donc, seuls les
appellations, les domaines et les millésimes sélectionnés dans la combinaison ont des articles
correspondants.
Les articles sont alors visualisables par le menu Données + Stock + Articles. Le code d’un
article facturable est la concaténation des codes suivants :




Les 7 premiers caractères correspondent au code de l’article collectif,
Les 5 suivants au code Appellation,
Les 2 suivants au code Domaine,
Les 2 derniers au code Millésime.
Dans notre exemple, pour l’article collectif Bordeaux rouge, le code de chaque article
facturable commencera par BOR0001 (code de l’article collectif).
73
PRISE EN MAIN
6.2. La saisie des pièces
Que ce soit pour les pièces de stock, d’achats ou de ventes, la saisie des articles gammés est
spécifique.
6.2.1. Les pièces de stock
Pour créer une pièce de stock, allez dans le menu Stock + Nouvelle pièce et double-cliquez
sur Entrée de stock.
Dans la colonne Code article, saisissez le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre
suivante apparaît :
Sont alors affichées toutes les appellations, les domaines et les millésimes rattachés à cet
article collectif. Par défaut, dans l’arbre représenté à gauche de l’écran, la première appellation
est sélectionnée. La saisie est alors individuelle c’est-à-dire que la valeur est saisie pour
chaque domaine et chaque millésime. La saisie concerne la même information et il s’agit de la
quantité. Vous pouvez modifier cette information en la sélectionnant dans le champ Sélection.
Si vous sélectionnez, dans l’arbre, un domaine, le tableau de saisie est alors adapté et affiche
les millésimes disponibles pour le domaine sélectionné en ligne et les informations modifiables
en colonnes.
Si vous sélectionnez Tous dans l’arbre, la saisie est alors collective c’est-à-dire que la valeur
est commune à tous les millésimes pour un même domaine.
74
La gestion des gammes
Dès que vous avez saisi les valeurs, cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux
appellations-domaines-millésimes saisis apparaissent dans le corps de la pièce.
La saisie des articles gammés dans les sorties de stock et les inventaires est identique à celle
dans les entrées de stock.
6.2.2. Les pièces d’achats
Pour créer une pièce d’achats, allez dans le menu Achats + Nouvelle pièce et double-cliquez
sur Commande fournisseur.
Indiquez un fournisseur et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code article, saisissez
le code de l’article collectif BOR0001. La fenêtre suivante apparaît :
Comme pour les pièces de stock, le principe de saisie est le même. Saisissez les valeurs et
cliquez sur le bouton OK. Les articles correspondant aux appellations-domaines-millésimes
saisies apparaissent dans le corps de la pièce.
La saisie des articles gammés dans les bons de réception et les factures fournisseurs est
identique à celle dans les commandes fournisseurs.
6.2.3. Les pièces de vente
Pour créer une pièce de ventes, allez dans le menu Ventes + Nouvelle pièce et doublecliquez sur Devis. Indiquez un client et cliquez sur l’onglet Corps. Dans la colonne Code
article, saisissez le code article collectif BOR0001. La liste des appellations disponibles pour
cet article collectif apparaissent :
75
PRISE EN MAIN
Sélectionnez une appellation et validez par le bouton OK. La liste des domaines pour cette
appellation apparaît :
76
La gestion des gammes
Sélectionnez un domaine et validez par le bouton OK. La liste des millésimes pour ce domaine
apparaît :
La saisie des articles gammés dans les commandes clients, bons de livraison et factures
clients est identique à celle dans les devis.
77
PRISE EN MAIN
7. LA GESTION DU MULTI-DEPOT
Vous stockez vos produits dans plusieurs dépôts ? Gestion Commerciale répond à ce besoin
et vous permet de gérer vos différents dépôts de stockage dans votre dossier. Attention, cette
fonctionnalité n’est accessible que pour la version Pro Multi-dépôts de Gestion Commerciale.
7.1. Création des données de base
7.1.1. Les dépôts
Vous stockez votre marchandise dans 2 entrepôts : le dépôt principal et la réserve. Pour créer
vos dépôts, vous devez aller dans le menu Données + Stock + Dépôts. Par défaut, un dépôt
est déjà créé et est défini comme dépôt principal.
Pour créer votre dépôt « Réserve », sélectionnez l’option Nouveau dans le volet de navigation
ou cliquez sur l’icône
.
Renseignez le code, le libellé, l’adresse et les informations concernant le responsable du
dépôt. Cliquez sur l’option Enregistrer dans le volet de navigation pour sauvegarder votre
saisie.
7.1.2. Les articles
Lors de la création d’un article (menu Données + Stock + Articles), un onglet supplémentaire
est disponible : Quantité initiale.
78
La gestion du multi-dépôt
Cet onglet permet de renseigner la quantité en stock de votre article dans chaque dépôt. A la
validation de l’article, un bon d’entrée est généré pour chaque dépôt mouvementé.
7.2. Les pièces de stock
7.2.1. Un dépôt
Lors de la création d’une pièce de stock, par exemple un bon d’entrée, vous devez choisir le
dépôt qui doit être mouvementé. Par défaut, le dépôt principal est sélectionné. Cependant, si
vous souhaitez le modifier, sélectionnez-le dans la liste déroulante.
Le dépôt de l’entête est affecté à toutes les lignes articles. Mais, vous pouvez également le
modifier dans la colonne Code dépôt. Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option
Propriétés du menu contextuel afin de l’afficher.
A la validation de la pièce, c’est le dépôt indiqué dans les lignes qui est mouvementé.
7.2.2. Tous les dépôts
Vous pouvez également créer une pièce de stock sur tous les dépôts. Pour effectuer cette
opération, dans le champ Dépôt de l’entête de la pièce, vous devez sélectionner Tous les
dépôts.
Ensuite, saisissez un article. La fenêtre suivante apparaît :
79
PRISE EN MAIN
Vous pouvez alors saisir la quantité de l’article pour chaque dépôt. Lorsque vous validez cette
fenêtre, une ligne est alors insérée dans la pièce pour chaque dépôt où une quantité a été
saisie.
La saisie dans un dépôt ou tous les dépôts est identique pour tous les types de pièces de
stock.
Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de stock,
pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
7.3. Les pièces de ventes et d’achats
7.3.1. Dépôt dans la fiche Tiers
Vous avez plusieurs dépôts qui ne sont pas à la même adresse que votre société. Lorsqu’un
client vous commande un produit, vous le prélevez du dépôt le plus proche de votre client. Il
est donc intéressant, dans ce cas, de pouvoir rattacher un dépôt à un client.
Dans l’onglet Vente de la fiche client, on a cette possibilité avec le champ Dépôt par défaut.
Vous devez y indiquer le dépôt qui sera, par défaut, sélectionné à la création d’une pièce pour
ce client. Ce champ est, par défaut, vide.
Ce principe existe également pour les fournisseurs. On peut renseigner un dépôt dans l’onglet
Achat.
80
La gestion du multi-dépôt
7.4. Création d’une pièce de vente
En création d’une pièce de vente (depuis le menu Ventes + Nouvelle pièce), lorsque vous
choisissez un client, le dépôt sélectionné dans sa fiche est indiqué dans le champ Dépôt
présent dans l’onglet Corps. Si aucun dépôt n’est précisé dans la fiche du client, il s’agit du
dépôt principal.
Le dépôt indiqué dans les lignes articles correspond au dépôt choisi dans l’entête du corps.
Vous pouvez cependant le modifier en le sélectionnant dans la colonne Code dépôt source.
Si cette colonne n’apparaît pas, sélectionnez l’option Propriétés par le menu contextuel et
affichez la colonne.
Le fonctionnement est identique pour tous les types de pièces de ventes ainsi que pour tous
les types de pièces d’achats.
Pour avoir des informations plus précises sur la saisie dans les pièces de ventes et
d’achats, pensez à consulter l’aide en ligne par la touche F1.
7.5. Les statistiques
L’onglet Statistiques dans les articles et les familles d’articles propose les résultats tous
dépôts confondus ou par dépôt.
81
PRISE EN MAIN
8. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER
8.1. Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?
La sauvegarde consiste à regrouper un ensemble de données dans un fichier unique dit fichier
d'archive. Il s'agit en quelque sorte d'une copie (généralement compressée) de vos données.
Les données de travail peuvent, pour différentes raisons, être perdues ou détériorées. Vous
devez vous protéger contre ces risques en réalisant régulièrement des sauvegardes de vos
données.
Les fichiers d'archive peuvent être conservés sur un disque dur dans un répertoire de
sauvegarde, sur une disquette, un disque amovible, ou sur Internet. Il faut, de préférences,
conserver les archives sur plusieurs supports à la fois, et dans des lieux physiques différents
(en prévention de problèmes graves comme l'incendie).
8.2. Comment sauvegarder ?
Lancez la Sauvegarde par le menu Dossier + Sauvegarde. Dans la boîte de dialogue
Sauvegarde de données :

Choisissez l’endroit où la sauvegarde doit être réalisée (plusieurs choix simultanés
possibles) .

Cochez l’option Sauvegarde Internet, si vous souhaitez enregistrer votre dossier
sur Internet.
Cette option nécessite de souscrire un contrat particulier auprès de notre service
commercial ou de votre revendeur. Elle permet de stocker les sauvegardes sur un
serveur accessible par Internet et situé en dehors de vos locaux. Elle vous permet
également d’échanger vos dossiers avec un partenaire comme votre expert
comptable.

Vous pouvez protéger, si vous le souhaitez, votre sauvegarde par un mot de passe
grâce au bouton Crypter l’archive avec un mot de passe.
82
Comment sauvegarder mon dossier
83
LES FONCTIONS AVANCEES
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez dans EBP
Gestion Commerciale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, en
accédant à la rubrique grâce au mot clé dont le nom est indiqué ci-dessous pour chaque
fonctionnalité.
Pour rechercher un mot clé dans l’aide en ligne, appuyez sur la touche F1, cliquez sur le
bouton Rubriques d’aide, accédez à l’onglet Index et tapez le mot clé.
1. MENU DOSSIER
1.1. La recopie
La recopie permet de recopier des informations d’un dossier à l’autre (aide en ligne, mot clé
Recopie).
1.2. Les utilisateurs
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de gérer des utilisateurs, lesquels auront accès à tout ou partie des
options d’un ou plusieurs dossiers (aide en ligne, mot clé Utilisateurs).
2. MENU DONNEES
2.1. Grilles de tarifs
Non disponible en version millésimée
Les grilles de tarifs permettent de définir des tarifs par article, par famille d’articles et par client
(aide en ligne, mot clé Grille de tarifs).
2.2. Onglet Grilles de tarifs dans les Codes remise
Non disponible en version millésimée
84
menu données
Une fonctionnalité qui permet de définir des conditions de remise pour un client et un article
donné.
2.3. Formules de calcul sur les quantités à facturer
Non disponible en version millésimée
Dans une famille articles (ou dans une fiche article), il est maintenant possible d’utiliser les
dimensions (Largeur, Longueur et Hauteur disponibles dans l’onglet Formule de calcul du
coefficient multiplicateur) pour calculer une surface ou un volume.
Le résultat de ce calcul est reporté dans le champ Coefficient Multiplicateur de la ligne de
pièce, celui-ci étant multiplié par le nombre pour obtenir la quantité facturée.
2.4. Les promotions ou Soldes
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de gérer des promotions ou des soldes de manière automatique pour des
périodes et des articles donnés (aide en ligne, mot clé Promotions ou soldes).
2.5. La gestion des prospects
Gestion commerciale propose 3 statuts (client, Prospect, Inactif) que vous pouvez affecter à
chacun de vos clients par une opération de mise à jour.
2.6. La facturation périodique
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de générer automatiquement une ou plusieurs factures à intervalle régulier
pour le même client (aide en ligne, mot clé Facturation périodique).
Depuis la facturation périodique, vous pouvez également paramétrer une alerte sur cette
facturation afin d’éditer une liste des clients ou un courrier à éditer (aide en ligne, mot clé
Alerte).
2.7. La gestion des articles liés
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de lier un article à un autre. Ainsi, lors de la facturation, lorsque vous
insérez un article lié à un autre, ce dernier est automatiquement inséré dans le corps de la
pièce. Vous pouvez ainsi gérer, par exemple, les contrats de garantie.
85
LES FONCTIONS AVANCEES
3. MENU VENTES
3.1. L’état des devis
Non disponible en version millésimée
Vous pouvez, par cette option, associer un état à vos devis ainsi qu’une date de validité.
Quatre états sont proposés : En préparation, En cours, Accepté et Refusé. Vous avez
également la possibilité d’associer un commentaire à chaque état du devis. Un devis dont la
date de validité est dépassée pourra être réédité par les relances devis.
3.2. La recherche sur un N° de série
Non disponible en version millésimée
Le champ N° de série, disponible dans les lignes de pièces, est un champ libre qui peut
recevoir du texte comme des chiffres, et à partir duquel il est possible d’effectuer des
recherches.
3.3. Les relances commandes clients
Ces relances permettent de rééditer des commandes clients qui ont des articles en reliquat et
dont la date de livraison est dépassée (aide en ligne, mot clé Relances commandes clients).
4. MENU ACHATS
4.1. La recherche des articles par référence fournisseur
Non disponible en version millésimée
Le champ Référence présent dans l’onglet Fournisseurs de la fiche Article est un critère de
recherche de l’article depuis le corps des pièces d’achats : au même titre que la saisie du code
article, la saisie de la référence fournisseur permet de retrouver l’article et de l’insérer dans la
pièce.
4.2. Le réapprovisionnement automatique
Le réapprovisionnement permet de générer des commandes fournisseurs avec les articles qui
doivent être commandés (aide en ligne, mot clé Réapprovisionnement).
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Menu Stock
5. MENU STOCK
5.1. La mise à jour des tarifs
La mise à jour des tarifs a plusieurs objectifs :





Réactualiser vos prix d’achat ou prix de vente,
Recopier des tarifs entre-eux très rapidement,
Programmer une mise à jour des tarifs avec application ultérieure,
Modifier éventuellement la date d’application,
Fixer une nouvelle valeur pour un tarif, un prix ou un coefficient.
(Aide en ligne, mot clé Mise à jour des tarifs).
6. MENU OPERATIONS
6.1. Générer les prélèvements / virements
A partir d’échéances non réglées, le logiciel va générer des règlements correspondants à ces
échéances. Toutes les échéances sont traitées quelque soit leur mode de règlement (aide en
ligne, mot clé Générer).
6.2. Les écarts de règlement
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de solder des comptes clients ou fournisseurs qui ont par exemple des
soldes en cours de quelques centimes dus à des écarts de règlements (aide en ligne, mot clé
Ecart de règlements).
6.3. Les relances
L’impression des lettres de relance permet d’éditer un courrier de rappel aux clients qui sont
en retard dans leurs règlements (aide en ligne, mot clé Lettre de relance).
Les relances avancées (Non disponible en version millésimée) permettent d’envoyer des
relances par email.
87
LES FONCTIONS AVANCEES
6.4. La DEB
Non disponible en version millésimée
La Déclaration d’Echanges de Biens (DEB) est un document destiné à l'administration des
Douanes afin de déclarer les mouvements de marchandises au sein de l'Union Européenne.
Les états édités par le logiciel sont des états PREPARATOIRES (aide en ligne, mot clé DEB).
6.5. La classification client
Non disponible en version millésimée
Cette fonctionnalité permet d'attribuer un statut à tous vos clients en fonction de 2 critères qui
sont la périodicité et le chiffre d'affaires (aide en ligne, mot clé Classification).
6.6. La relation client
Non disponible en version millésimée
La relation client permet de suivre toutes les actions menées auprès d'un client : envoi d'un email, prise de rendez-vous… (aide en ligne, mot clé Relation client).
7. MENU IMPRESSIONS
7.1. Les courriers et lettres types
Cette fonctionnalité permet de générer un courrier ou un mailing à l’attention de vos clients et /
ou fournisseurs (aide en ligne, mot clé Courriers).
7.2. L’historique des ventes
Cet état récapitule toutes les factures de ventes qui ont été créées pour un client ou un article
en fonction de votre choix (aide en ligne, mot clé Historique des ventes par client).
7.3. Les statistiques
Dans le logiciel EBP Gestion Commerciale, vous pouvez éditer différents états concernant
les statistiques de votre dossier. Il existe des statistiques articles, clients et fournisseurs.
7.4. Les relevés de factures
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Menu Outils
Cette édition permet d’obtenir pour chaque client toutes les factures non réglées. En bas de
page est imprimée une traite du montant global des factures si vous le souhaitez (en fonction
du modèle choisi).
8. MENU OUTILS
8.1. Les champs personnalisés
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de créer un champ supplémentaire que vous pourrez renseigner dans les
fiches articles, clients, fournisseurs ou commerciaux (aide en ligne, mot clé Champs
personnalisés).
8.2. L’agenda
L’agenda permet de noter tous vos rendez-vous à venir. Pour chaque rendez-vous, vous
pourrez indiquer le contact, l’heure et l’objet. En version PRO, vous pourrez également afficher
l’agenda d’Outlook et ainsi visualiser les rendez-vous que vous avez saisi dans Outlook (aide
en ligne, mot clé Agenda).
8.3. Les importations et exportations de données
Non disponible en version millésimée
Il s’agit d’importer et d’exporter des données (articles, familles d’articles, clients et
fournisseurs). Accédez à ces fonctionnalités par le menu Outils + Imports paramétrables ou
Exports paramétrables. Pour plus d’informations sur ces options, accédez à la fonctionnalité
souhaitée, et appuyez sur la touche F1.
8.4. Import du catalogue fournisseurs
Non disponible en version millésimée
Cette option permet de mettre à jour les prix d’achats de chaque fournisseur indiqué dans
l’onglet Fournisseurs de la fiche article (aide en ligne, mot clé catalogue).
89
LES FONCTIONS AVANCEES
9. MENU INTERNET
9.1. La solution OXATIS
La solution Oxatis permet de gérer un site marchand sur le Web (création, administration,
consultation…) de manière simple et rapide (aide en ligne, mot clé Oxatis).
9.2. La saisie déportée
Non disponible en version millésimée
La saisie déportée permet d'envoyer par e-mail des pièces de ventes créées dans EBP
Gestion commerciale afin de les importer dans un autre dossier EBP Gestion Commerciale
(aide en ligne, mot clé Saisie déportée). Cette option correspond aux entrées Envoi de
pièces de ventes EBP Gestion Commerciale et Réception de pièces de ventes EBP
Gestion Commerciale.
90
Index
91
Index
A
Acompte ......................................................................................................................................54
Adresse de la société ............................................................................................................31, 34
Aide en ligne (utilisation) .............................................................................................................14
Article ...........................................................................................................................................50
article composé ...........................................................................................................................67
Articles collectifs ..........................................................................................................................71
Assemblage .................................................................................................................................68
Assistance technique ..................................................................................................................20
B
Banque ........................................................................................................................................51
Bon de livraison ...........................................................................................................................55
Bordereau de remise en banque ................................................................................................63
C
Champ personnalisé ...................................................................................................................89
Civilités ........................................................................................................................................39
Client ...........................................................................................................................................45
Collectifs ......................................................................................................................................71
Combinaison ...............................................................................................................................71
Commande client ........................................................................................................................52
Commercial .................................................................................................................................40
Composant ..................................................................................................................................67
Composé .....................................................................................................................................67
Comptabilisation des avoirs ........................................................................................................37
Configuration requise ..................................................................................................................21
Contact de la société .............................................................................................................31, 34
Coordonnées ...............................................................................................................................34
Corps ...........................................................................................................................................53
Courriers ......................................................................................................................................88
D
DEB .............................................................................................................................................88
Dépôt ...........................................................................................................................................78
Désassemblage ...........................................................................................................................69
Devise du dossier ........................................................................................................................31
Disponibilité .................................................................................................................................69
Dom-Tom.....................................................................................................................................35
92
Index
E
Ecart de règlement ......................................................................................................................87
E-mail EBP ..................................................................................................................................20
Entête ..........................................................................................................................................52
Etat de stock ................................................................................................................................69
Exportation ..................................................................................................................................89
F
Facturation périodique ................................................................................................................85
Facture ........................................................................................................................................56
Famille articles ............................................................................................................................48
Familles clients ............................................................................................................................44
Fichier texte .................................................................................................................................64
Formule de commissions ............................................................................................................41
G
Gammes ......................................................................................................................................70
Gestion de stock..........................................................................................................................66
Gestion des règlements ..............................................................................................................61
Gestion des ventes......................................................................................................................52
H
Historique des ventes ..................................................................................................................88
I
Identification de la société ...........................................................................................................34
Importation ..................................................................................................................................89
Imprimer une facture ...................................................................................................................57
Installation monoposte ................................................................................................................22
J
Journal de ventes ........................................................................................................................58
L
Lancement du logiciel .................................................................................................................26
Lettre de relance .........................................................................................................................87
Lettres types ................................................................................................................................88
Lisezmoi.txt .................................................................................................................................14
Livraison globale .........................................................................................................................56
Livraison partielle ........................................................................................................................55
M
Mise à jour des tarifs ...................................................................................................................87
Mode de calcul TTC ....................................................................................................................37
Mode de règlement .....................................................................................................................43
Modèles d’impression .................................................................................................................37
Modification du n° compte ...........................................................................................................39
93
INDEX
Mot de passe ...............................................................................................................................34
Mouvement ..................................................................................................................................69
Multi-dépôt ...................................................................................................................................78
N
NAF .......................................................................................................................................30, 34
NII30, 34
Numérotation des pièces ............................................................................................................37
O
Oxatis ..........................................................................................................................................90
P
Palmarès de rotation ...................................................................................................................69
Palmarès des commandes..........................................................................................................69
Paramétrage des taux de TVA ....................................................................................................35
Pied .............................................................................................................................................53
Préférences du dossier ...............................................................................................................36
Protocoles validés .......................................................................................................................23
R
Racines de comptes ....................................................................................................................38
Réapprovisionnement .................................................................................................... 69, 85, 86
Recopie .......................................................................................................................................84
Règlement ...................................................................................................................................61
Régler ..........................................................................................................................................61
Regroupement .............................................................................................................................56
Relance .......................................................................................................................................87
Relevés de factures ....................................................................................................................88
Reliquat .......................................................................................................................................56
Remise en banque ......................................................................................................................62
Réseaux validés ..........................................................................................................................23
Rotation .......................................................................................................................................69
S
Sauvegarde .................................................................................................................................82
Service technique (e-mail) ..........................................................................................................20
Service technique (téléphone) ....................................................................................................20
Statistiques ..................................................................................................................................88
Statistiques commerciaux ...........................................................................................................59
Stock actuel .................................................................................................................................66
Stock virtuel .................................................................................................................................66
T
Téléphone EBP ...........................................................................................................................20
U
Utilisateurs ...................................................................................................................................84
94
Notes
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