EBP Gestion Commerciale 2010 Manuel utilisateur

EBP Gestion Commerciale
Pour Windows XP, Vista et 7
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Business Software sprl,
Avenue des Cerisiers, 15 – 1030 Bruxelles
Tél : 02 737 95 90 - Fax : 02 737 95 91 - Site web: www.ebp.com
© Copyright 2009 EBP Business Software, édition 2010
CONVENTION D’UTILISATION D’EBP
En achetant un programme EBP vous avez acquis le droit non exclusif de l'utiliser
à des fins personnelles ou professionnelles sur un ordinateur individuel. Vous ne
pouvez pas transférer le programme vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il
est strictement interdit de reproduire le programme ou sa documentation selon la
loi en vigueur. Le programme ne peut être copié qu'à des fins de sauvegarde.
Chaque poste de travail installé doit bénéficier d'une licence d'utilisation. L'achat
d'un produit ne donne droit qu’aux seules licences d'utilisation indiquées selon la
version : UN poste pour les licences monoposte, x postes pour les licences
réseau x postes. L'ensemble des programmes est protégé par le copyright d'EBP.
Toute duplication illicite est susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires
civiles et/ou pénales. Les progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne
peuvent faire l’objet d’un nantissement ou d’une location à aucun titre que ce soit.
EBP se réserve le droit de faire dans le programme toutes les modifications qu'il
estime opportunes.
Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans
les configurations matérielles et logicielles requises. EBP s’engage à fournir au
CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à résoudre les problèmes que
le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le fonctionnement du progiciel,
mais EBP ne donne aucune garantie de résolution des problèmes. Les services
de support d’EBP n’incluent pas le support sur site.
Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, il
reconnaît avoir conclu avec un distributeur ou un professionnel de l’informatique
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu
responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des
obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et
fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter
d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et
peut réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT
reconnaît qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour
assurer la récupération des données, fichiers ou programmes détruits,
endommagés ou perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte
de données.
Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. En toute
hypothèse, EBP n’assume que des obligations de moyens à l’exclusion de toute
obligation de résultat. La présente garantie est exclusive de toute autre garantie.
EBP exclut toute autre garantie expresse ou implicite y compris, de manière non
limitative, toute garantie de qualité ou d’adéquation à un besoin particulier. En
outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des services de support
téléphonique dans le cadre du contrat d’assistance dépend de la disponibilité
ininterrompue des moyens de communication et que EBP ne peut garantir une
telle disponibilité.
Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
que EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices. EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non
conforme, d’un dysfonctionnement, d’une inaptitude particulière ou d’une
absence de fonctionnalité dans un de ses progiciels. En outre, le CLIENT
reconnaît que EBP et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun
manque à gagner subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice
dirigée ou intentée contre le CLIENT par un tiers. En toute hypothèse, la
responsabilité de EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en soit la cause ou le
fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées par le CLIENT à
EBP pour la fourniture des produits et/ou services au titre du contrat d’assistance.
Le programme est fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation
particulière, tous les risques relatifs aux résultats et à la performance de ce
programme sont assumés par l'acheteur. L’utilisateur reconnaît avoir évalué le
logiciel de façon approfondie par une démonstration ou un test réel pour vérifier
qu’il est en adéquation avec ses besoins. Pour tout litige, il sera fait attribution de
juridiction devant les tribunaux du ressort de Bruxelles, même en cas de pluralité
de défendeurs ou d’appel en garantie.
FELICITATIONS !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions de nous accorder
votre confiance et nous vous en souhaitons bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Gestion Commerciale et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte
Pour des explications sur des points ou des fonctions particulières non traités
dans le guide, consultez l’aide en ligne, disponible directement dans le logiciel.
Celle-ci est mise à jour régulièrement et doit répondre à la totalité des questions
que vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à votre disposition :
•
•
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis.
Le menu ? + Aide sur EBP Gestion Commerciale pour obtenir une aide
générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui affiche l’ensemble des
informations traitées dans l’aide et d’un onglet Recherche qui génère la
totalité des mots utilisés dans l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Gestion.rtf qui sera proposé à
l’installation du logiciel. Toutes les modifications apportées au logiciel depuis
l’impression de ce manuel y seront consignées.
TABLE DES MATIERES
INSTALLATION
8
1. AVANT DE COMMENCER
8
1.1. Accès au service technique .....................................................................8
1.2. Configuration minimale conseillée ...........................................................8
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
9
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
10
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
10
4.1. Version d’évaluation ..............................................................................10
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?.............................................11
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?.........................................11
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
12
6. ECRAN DE TRAVAIL
13
PRISE EN MAIN
14
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
14
1.1. Les options à remplir dès maintenant ....................................................15
1.2. Les autres options .................................................................................15
1.3. Gestion des fenêtres..............................................................................15
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
16
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
17
4. GESTION DES REPRESENTANTS
18
5. GRILLE PROMOTION (VERSION PRO)
18
5.1. Grille promotions....................................................................................18
5.2. Onglet tarifs / Promotions ......................................................................19
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
20
7. COMMENT SAISIR UN DOCUMENT DE VENTE ?
20
7.1. L'entête ..................................................................................................21
7.2. Le corps.................................................................................................22
7.3. Le pied...................................................................................................22
8. TRANSFERT, DUPLICATION, ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
23
8.1. Transfert de documents.........................................................................23
8.2. Duplication .............................................................................................23
8.3. Impression des documents et envoi par e-mail .....................................23
8.4. Envoi par e-mail.....................................................................................24
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
24
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
24
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
25
11.1. Le tableau de bord..............................................................................25
11.2. L’historique des ventes ........................................................................26
11.3. L’historique Recupel ............................................................................26
12. COMMENT GERER LES ACHATS ?
26
6
EBP Gestion Commerciale
12.1. Comment commander ? ......................................................................27
12.2. Comment réceptionner les achats ? ....................................................28
12.3. Comment créer les factures fournisseurs ? .........................................28
13. LE REAPPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE DES STOCKS
29
14. FACTURES PERIODIQUES
29
14.1. Paramétrage de la facture périodique..................................................30
14.2. Génération des factures périodiques ...................................................31
15. GESTION DES DROITS UTILISATEURS
32
16. COMMENT CREER UN MAILING ?
32
17. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
33
17.1. Les données à renseigner avant transfert ...........................................33
17.2. Le transfert ..........................................................................................34
18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
34
LES FONCTIONS AVANCEES
36
1. L’ECHEANCIER CLIENT
2. LES RELANCES
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
4. LES EPURATIONS
5. LES STATISTIQUES
6. LE MENU INTERNET
7. LES CHAMPS PERSONNALISES
36
36
36
36
37
37
37
8. VERSION RESEAU
37
EBP Gestion Commerciale
7
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L'achat du logiciel en version complète donne droit à l'usage de notre service
technique*. Pour y accéder, munissez vous de votre numéro de licence puis au
choix :
- Un standard vous accueille. Si aucun technicien n'est disponible, veuillez patienter
vous êtes sur une file d'attente.
02 737 95 95
- Exposez votre problème par e-mail
support.be@ebp.com
Horaires
Lundi à vendredi
9u00 à 17u00
Pause
12u30 à 13 :30
*Ce droit à l'assistance technique dépend de la date d'achat de votre logiciel, de la version
achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre logiciel est la
suivante :
•
•
•
•
•
8
Processeur : P4 2 GHz ou équivalent
Mémoire : 1 Go
Ecran : résolution 1024x768 en 16 bits
Espace disque libre : 1.5 Go
Une imprimante jet d’encre ou laser avec un driver Windows.
EBP Gestion Commerciale
Les systèmes d’exploitation supportés sont :
•
•
•
Windows XP SP2
Windows Vista SP1 32 bit & 64 bit
Windows 7 32 bit & 64 bit
Remarque
Windows XP, Vista ou 7 sont des logiciels Microsoft dont vous devez faire
l’acquisition préalablement à l’installation du logiciel.
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les applications en cours
d’exécution.
•
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur. L’écran d’accueil
s’affiche automatiquement. Dans le cas contraire, cliquez sur le menu
Démarrer et sélectionnez Exécuter. Tapez alors la commande :
X:\Install.exe où X est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CDRom. Cliquez sur OK.
•
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Gamme Classic pour
accéder à la présentation et à l’installation de EBP Gestion Commerciale.
•
Sélectionnez l’installation du logiciel.
•
L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les étapes une à une,
cliquez sur le bouton Suivant pour démarrer la procédure.
•
Le texte affiché correspond au contrat de licence que vous devez
obligatoirement lire. L’installation et l’utilisation du logiciel dépend de son
acceptation.
Cliquez sur Oui pour accepter la convention d’utilisation de ce produit,
autrement, cliquez sur Non, l’installation s’arrêtera.
•
•
Cliquez directement sur le type d’installation que vous souhaitez. Nous vous
conseillons, pour une première installation de choisir le bouton Complète.
•
Eventuellement, pour n’installer que certains composants ou définir des
répertoires particuliers, cliquez sur Personnalisée.
EBP Gestion Commerciale
9
•
Le
répertoire
d’installation
par
défaut
est
:
C:\PROGRAM
FILES\EBP\GESTION. Pour éventuellement modifier ce répertoire, cliquez sur
le bouton Parcourir.
•
Par défaut, l’accès au logiciel s’effectuera à partir du dossier programme EBP.
Vous pouvez bien entendu indiquer un autre Dossier Programme.
•
Cette dernière étape vous permet de valider la création d’icônes permettant de
lancer directement le logiciel à partir de votre bureau.
•
Un récapitulatif des options et des répertoires demandés vous est ensuite
présenté, si les paramètres d’installation vous conviennent, cliquez sur
Suivant pour copier les fichiers sur votre disque. Pour modifier l’un de ces
paramètres, cliquez sur Précédent afin de revenir aux étapes précédentes.
•
La dernière étape de l’installation propose l’Assistant de migration si toutefois
EBP Gestion Commerciale a détecté la présence du programme EBP Devis &
Facturation. Si vous souhaitez convertir vos fichiers EBP Devis & Facturation
en EBP Gestion Commerciale, cliquez sur Suivant, sinon sur Annuler. Le
programme de migration copie les dossiers EBP Ventes dans un répertoire
EBP Gestion Commerciale et les adapte ensuite.
•
En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton Terminer et relancer
l’ordinateur
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Si à l’installation du produit, vous avez demandé la création d’une icône sur le
bureau, vous pouvez directement lancer le produit en cliquant dessus. Le logiciel
peut également être lancé par Démarrer + Programmes + EBP + EBP Gestion
Commerciale 2009.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
4.1. Version d’évaluation
Tant que le code de débridage n’a pas été saisi, le logiciel reste en version
d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser librement toutes les fonctions du
logiciel pendant 40 jours.
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui
10
vous permet de découvrir
EBP Gestion Commerciale
l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce fait, nous vous conseillons
vivement de l’ouvrir afin de vous familiariser avec le logiciel avant de créer votre
propre dossier.
4.2. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour pouvoir utiliser toutes les
fonctions du logiciel, vous devez utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Obtenir votre code d’activation" (menu ? + Code
d’activation).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la connexion à notre site
Web se fera automatiquement depuis le logiciel si votre ordinateur dispose
d’Internet. Ensuite, laissez-vous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un message d’information
s’affichera automatiquement vous expliquant la procédure à suivre pour activer
votre logiciel.
4.3. Comment introduire mon code d’activation ?
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche. Choisissez l'option
Activez votre logiciel. La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès
aux zones suivantes :
•
•
•
•
Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que vous nous avez
communiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation » en respectant la
même syntaxe (points, majuscules).
Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier « Licence d’Utilisation »
joint avec la boîte du logiciel.
Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace clients sur le site
www.ebp.com. Elle vous permettra, entre autres, de consulter les
dernières nouveautés, de télécharger les mises à jour de votre logiciel.
Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères) sans espaces ni
point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton OK. Un message d'avertissement
apparaît :
EBP Gestion Commerciale
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•
•
Si le code a été correctement saisi, le message vous indique à quelle
version du logiciel (Ex : 2007 monoposte) correspond ce code.
Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message suivant : le code
saisi est incorrect. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre code en
passant par le menu ? + Code d’activation.
Remarque
Par mesure de sécurité et une fois validé, votre code de débridage ne sera plus
visible.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier + Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque étape, utilisez les
boutons Suivant et Précédent pour respectivement avancer et reculer dans la
création du dossier.
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel vous souhaitez qu’il
s’installe, les tables à créer par défaut, les coordonnées et informations, et vous
pourrez insérer le logo de votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos
documents (devis, factures, notes de crédit..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
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EBP Gestion Commerciale
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Le tableau de bord*
Cliquez ici pour
accéder
rapidement aux
menus les plus
courants.
La barre de fenêtres
La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé
* Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du dossier.
par un cadenas
, l’utilisateur courant, …
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum en 800*600.
EBP Gestion Commerciale
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PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons vous faire découvrir les principales
fonctionnalités du produit, en vous détaillant comment initialiser votre dossier,
comment créer vos principales données, et en vous guidant dans la réalisation de
vos documents commerciaux, et dans la saisie d’un règlement. Les options qui ne
concernent que la version PRO d’EBP Gestion Commerciale apparaîtront avec le
picto suivant :
.
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d'un nouveau dossier, nous vous conseillons d'ouvrir la fenêtre
des Options du menu Outils, et de la remplir avec soin, car certaines options vont
déterminer le mode de fonctionnement de l'ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose en deux parties : une arborescence sur la partie
gauche, pour chaque partie des options, et sur la partie droite, les options
correspondantes, à saisir.
14
EBP Gestion Commerciale
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :
•
•
•
•
•
•
Numérotation
Permet d'indiquer les prochains numéros de documents qui s'incrémenteront
ensuite automatiquement, et d'indiquer les codes articles, clients etc..
Sauvegarde
Permet que l'assistant de sauvegarde vous soit proposé automatiquement à la
fermeture de votre dossier.
Articles
Cette partie permet d'indiquer les marges que vous souhaitez appliquer par
défaut sur vos articles.
Décimales
Permet d'indiquer le nombre de décimales à afficher pour tous les montants,
quantités et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Comptabilité
Permet d'indiquer vos informations comptables des journaux et comptes
clients, pour le transfert comptable.
TVA
Permet de paramétrer jusqu'à 10 taux et comptes de TVA.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Mot de passe, qui vous
permet de protéger l’ouverture de votre dossier. Vous pouvez également définir des
paramètres concernant l’affichage du Tableau de bord. Dans la partie Documents,
vous pouvez notamment indiquer une durée de validité pour vos devis… et dans la
partie Expert Comptable, saisissez les coordonnées de votre expert, pour les
retrouver sur tous les documents qui lui sont destinés.
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux type de fenêtres dans le logiciel : les listes ou les
fiches. Vous pouvez créer vos propres paramétrages de colonnes, filtres et tris
dans les listes.
EBP Gestion Commerciale
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Les propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans l’aide en ligne, dans
la partie Manuel d’utilisation, puis Caractéristiques générales, ou bien en utilisant
la touche F1 sur chaque fenêtre.
2. COMMENT CREER UN ARTICLE ?
Pour créer un article, sélectionnez Articles dans la partie Favoris de la barre de
navigation, puis cliquez sur
pour créer un nouvel article.
Une fiche article apparaît. Vous pouvez sélectionner sa famille, son unité de vente,
à l’aide de l’icône
et indiquer une description succinte.
Saisissez ensuite une description commerciale, puis surlignez quelques mots à
l’aide de la souris et appliquez les attributs disponibles en cliquant sur les icônes
correspondants (gras, italique, souligné..).
L’onglet Tarifs/Promotions
permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de
visualiser les promotions articles.
Dans le cadre Tarif, indiquez le prix d’achat de votre article puis tapez sur Entrée.
Le prix TTC est automatiquement calculé, en fonction des taux de marge et marque
indiqués dans les options du dossier. Tous les montants et taux sont modifiables,
vous pouvez donc les ajuster si nécessaire.
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EBP Gestion Commerciale
L’onglet Stock vous permet de visualiser l’état de votre stock réel et virtuel et les
quantités commandées, de connaître le Prix Unitaire Moyen Pondéré (PUMP) d’un
article et la valeur du stock. Et pour vos réapprovisionnements, d’imputer le stock
mini.
La partie Recupel, vous permet de sélectionner le code du barème que vous
souhaitez appliquer à l'article. Suite à la sélection de ce code, le prix unitaire TTC et
le libellé du barème sont automatiquement affichés.
L’onglet Image vous permet d’insérer une image de votre article. Cliquez sur l’icône
Ajouter/Modifier pour l’importer.
Vous pouvez aussi, à tout moment, contrôler tous vos mouvements de stocks, à
partir du menu Données – Mouvements de stocks.
3. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux possibilités :
•
•
Sélectionner Clients/Prospects dans la partie Favoris de la barre de
navigation
Activer le menu Données + Clients /prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients et vos prospects
(clients potentiels). Dès que vous enregistrez une facture pour un prospect, celui-ci
est transféré en client.
EBP Gestion Commerciale
17
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] + [Inser] de votre
clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations concernant votre
client contenues dans l'onglet Détail et validez par Enregistrer avant de passer
aux autres onglets. La remise client s’appliquera automatiquement sur le montant
total de vos documents de vente.
L’onglet Tarifs/Promotions
visualiser les promotions client.
permet de saisir les Tarifs exceptionnels et de
L'onglet Contacts vous permet consulter la liste et les fiches contacts associés à
votre client. Vous pouvez en ajouter en cliquant sur l’icône
Nouveau.
L’onglet Livraison permet de saisir les coordonnées de livraison et un contact.
4. GESTION DES REPRESENTANTS
Vous disposez d'une fiche représentant, avec la possibilité de le rattacher à un
client et/ou un document de ventes. Le taux de commission saisi dans la fiche
Représentant, vous permettra d'imprimer le calcul des commissions
Cette option est disponible via le menu Données + Représentants.
5. GRILLE PROMOTION (VERSION PRO)
A partir du menu Données - Grille de promotions vous avez la possibilité de créer
des grilles de promotions. La grille de promotion est composée d'une entête et de
2 onglets.
5.1. Grille promotions
Une grille de promotion est définie par :
• un code :
Ce code est incrémenté automatiquement.
• une description : Indiquez le nom de la promotion.
• une date de début : Cette date définie la début de la promotion. Elle n'est
pas obligatoire.
• une
date de fin : Cette date définie la fin de la promotion. Elle n'est pas
obligatoire.
18
EBP Gestion Commerciale
Remarque
Vous devez saisir au minimum une date de début ou une date de fin.
•
une case à cocher "Promotion terminée" : Cette case à cocher est à
sélectionner uniquement lorsque vous jugez que la promotion est finie.
5.2. Onglet tarifs / Promotions
Cet onglet permet de saisir les promotions sur articles, famille articles ou famille
clients.
Gestion des promotions
Pour gérer les promotions, vous disposez de trois icônes :
pour insérer une nouvelle ligne,
pour ajouter une ligne en fin de grille,
pour supprimer une ligne.
Remarque
L’ordre des promotions n’indique pas l’ordre de priorité tarif pris en compte dans les
documents.
Vous pourrez supprimer uniquement les lignes définies dans cet onglet.
Renseignements d'une ligne de tarifs /promotions
Sur chaque ligne, l'utilisateur a la possibilité de définir une promotion pour un
article particulier, pour une famille articles ou pour une famille clients.
La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera appliqué la remise.
Elle est facultative. Enfin, il faut définir le % de remise. Pour valider le tarif, il faut
au minimum renseigner le % de remise.
EBP Gestion Commerciale
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Onglet Notes
Cet onglet contient une zone de saisie libre, où vous pouvez saisir des notes ou
renseignements complémentaires sur votre promotion.
La barre d'outils vous permet de personnaliser votre texte et le vérifier grâce au
correcteur orthographique.
Remarque
Les notes pourront être imprimées sur la fiche individuelle de la fiche Promotion.
Autres
Lors de la duplication (bouton ) d'une fiche Promotion, toutes les données sont
reprises à l'exception des articles suivants :
• Date de début,
• Date de fin,
• Case à cocher "Promotion terminée".
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ?
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu Données + Modes de
règlement. Utilisez le bouton Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Vous pouvez générer plusieurs échéances dans un document de vente à partir du
paramétrage des modes de règlements ou manuellement dans le document
Lorsque vous aurez paramétré votre mode de règlement, vous pouvez aussi tester
votre saisie sur base d’une date et un montant fictifs.
7. COMMENT SAISIR UN DOCUMENT DE VENTE ?
EBP Gestion Commerciale vous permet de créer des Devis, des Commandes
clients, des Bons de livraisons et des Bons de retour, des Factures et des Notes de
Crédit.
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EBP Gestion Commerciale
Vous pourrez livrer partiellement vos commandes, et gérer les reliquats.
Pour accéder à la création d’un document de vente, vous pouvez utiliser :
•
•
•
Nouveau devis, facture depuis la barre de navigation,
l'option
le menu Traitements - Nouveau devis, facture, note de crédit
ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis le menu Traitements –
Documents de vente et cliquer sur le bouton Ajouter.
Un nouveau document apparaît à l'écran.
Le document se compose de trois parties : l'entête, le corps et le pied. Ces
différentes parties sont affichées sur une seule et même fenêtre.
7.1. L'entête
Dans cette partie, vous pouvez faire appel à la liste des clients, à l'aide de l'icône
et utiliser l'icône
pour consulter la fiche du client sélectionner. Vous
pouvez aussi sélectionner votre mode de règlement. Dans le cas d’un devis, vous
pouvez sélectionner l'état de celui-ci (en cours, accepté...)
EBP Gestion Commerciale
21
Dans le cas d’un devis, la date de validité est automatiquement calculée en fonction
du nombre de jours indiqués dans les options du dossier.
Dans le cas d’une facture, la date d’échéance est fonction des paramètres du mode
de règlement choisi.
7.2. Le corps
Le corps est la grille dans laquelle vous allez insérer les articles qui composeront
votre document.
Pour faciliter la saisie, vous disposez :
•
•
•
d'une barre d'outils juste au dessus de la grille (Faire F1 pour plus de détails).
Le bouton Saisie plein écran est particulièrement pratique lorsque vous
avez besoin d'insérer beaucoup de lignes dans votre corps de document.
d'un masque de saisie entièrement paramétrable. Plus de 20 colonnes (voir
aide en ligne) sont à votre disposition.
d'une saisie souple : vos articles peuvent être insérés ou vous le souhaitez
dans la grille, vous pouvez insérer des articles qui n'existent pas dans votre
fichier (ex, une prestation), et vous pouvez effectuer des couper-copier-coller
de lignes dans le corps du document, ou d'un document à un autre.
7.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation. Vous avez la possibilité de saisir une
remise, d'ajouter des frais de port (HT ou TTC) et d’indiquer un taux d’escompte et
un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos règlements).
Vous avez accès à trois boutons supplémentaires : le bouton TVA permet d'afficher
le récapitulatif des montants HT et montants de TVA par taux, le bouton
Complément vous indique les marges globales, les montants totaux en contrevaleurs, ainsi que des renseignements complémentaires sur le client, et le bouton
Vérif.stock permettant de contrôler les dépassements de stock.
Remarque
Vous disposez d’un onglet Acompte, dans les Commandes, les BL et les factures
pour créer ou associer une facture d’acompte à votre document. Consultez l’aide en
ligne pour connaître le mode de fonctionnement de cette partie.
La note de crédit est un document de vente qui génère une échéance en négatif
dans vos règlements.
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EBP Gestion Commerciale
8. TRANSFERT, DUPLICATION, ET IMPRESSION DE DOCUMENTS
8.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial dans un autre type
de document. Le document initial n'est alors plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en factures, et les factures en notes de crédit.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu'une seule fois. Le document initial sera
conservé mais ne sera plus modifiable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le menu Traitements
+ Documents de vente. Sélectionnez le document initial et cliquez le bouton
Transférer disponible dans la partie Navigation de votre barre de navigation.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples renseignements.
8.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents, afin de récupérer leur contenu, en
utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des documents de vente.
8.3. Impression des documents et envoi par e-mail
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition pour imprimer vos
documents de vente. Utilisez le bouton Imprimer au bas de la fenêtre du
document, et choisissez votre modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux fonctions suivantes:
•
•
Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de l'impression.
Un onglet Aperçu avant impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets sont détaillées dans
l’aide en ligne (accessible par la touche F1 depuis chaque onglet).
EBP Gestion Commerciale
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8.4. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation, ou depuis la fenêtre d’impression, vous pouvez
envoyer votre document directement par e-mail. Une fenêtre s'affiche à l'écran.
Vous pouvez choisir le modèle de document à envoyer, ainsi que son format.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
9. COMMENT SAISIR UN ACOMPTE ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement d’acompte effectué
avant que la livraison du bien ou la prestation de services ne soit effectuée.
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents de vente du menu
Traitements (ou bien à partir de l’onglet Acompte de la facture). Lorsque la
prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés, vous allez établir la facture
finale, et rattacher à celle-ci la (ou les) facture(s) d'acomptes qui ont été
enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants d'acomptes versés
avec les dates et numéros de factures correspondants, ainsi que le détail par taux
du montant total de TVA, la TVA payée, et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos comptes pour les
acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture d’acompte pour
connaître le mode de transfert comptable appliqué, et le détail du fonctionnement
des documents d’acompte.
10. COMMENT SAISIR UN REGLEMENT ?
Pour saisir un règlement client, placez dans le menu Traitements - Règlements.
La liste des règlements déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au
bas de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
24
EBP Gestion Commerciale
Renseignez alors les informations concernant votre client, et le montant du
règlement reçu. Vous pouvez ensuite :
•
•
affecter la totalité du montant en double cliquant, à l’aide de la souris, sur
l’échéance correspondante,
ou bien saisir le montant à affecter dans la colonne Montant Affecté sur les
lignes d’échéances concernées.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le rattacher à une
échéance. Il pourra être transféré en comptabilité et vous pourrez par la suite
l'affecter à une ou plusieurs échéances si nécessaire.
11. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUE
11.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier. Il vous permet
d'obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les derniers documents, les
devis à relancer, les échéances échues, des statistiques et un graphique
représentant votre chiffre d’affaire par mois.
EBP Gestion Commerciale
25
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du dossier.
11.2. L’historique des ventes
Depuis le menu Données + Historique clients/prospects, EBP Gestion Commerciale
vous offre la possibilité d’obtenir un historique des ventes clients ou prospects, sous
forme détaillée ou non, par article ou famille d'article, en choisissant la période
souhaitée et le type de document à prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de sélection, n'oubliez
pas de cliquer sur le bouton Actualiser
11.3. L’historique Recupel
Depuis le menu Impressions + Historique Recupel, vous avez la possibilité
d'imprimer le récapitulatif des barèmes du Recupel utilisés dans les documents.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible par la touche F1
depuis les écrans du tableau de bord et de l’historique pour obtenir des précisions
sur les paramètres et options disponibles.
12. COMMENT GERER LES ACHATS ?
Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci
d’achat disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
Document
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les mêmes propriétés
que la liste des documents de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide,
accessible par la touche F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la duplication, le transfert et
la suppression de documents fonctionne comme indiqué ci-dessus.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les Demandes de prix, les
Commandes fournisseurs, les Bons de réceptions et Bons de retours, les Factures
fournisseurs et les notes de crédits.
26
EBP Gestion Commerciale
12.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur, en passant par
l'option de Réapprovisionnement automatique (voir page 29), ou bien en créant une
commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles: L'entête, le corps, et le
pied de la commande. Les principales informations de l'entête sont reprises dans
la partie haute de la commande.
12.1.1. L'entête de la commande
Dans l’onglet Détail, vous pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur.
12.1.2. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre fournisseur, doit être saisi
dans la grille. Pour vous y aider, vous disposez :
•
•
d'une barre d'outils avec des icônes.
d’un masque de saisie entièrement modulable (choix des colonnes à
afficher et emplacement de ces colonnes) à l’aide du menu contextuel,
accessible par le clic droit de la souris.
Vous pourrez alors insérer des articles issus de votre fichier articles. Les prix
d'achats qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini dans la
fiche article, pour le fournisseur indiqué en entête de commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La saisie de texte est
illimitée, et peut faire appel à des textes types..
Si vous avez beaucoup d'articles à saisir, vous pouvez utiliser la saisie en plein
écran.
12.1.3. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le Total HT de votre commande. Vous pouvez
ajouter à ce montant une remise et des frais de port. Le bouton TVA vous permet
d’afficher le récapitulatif des montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent l’ onglet Echéances qui vous permet de
visualiser les acomptes saisis.
EBP Gestion Commerciale
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12.2. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur, vous avez la
possibilité de réceptionner tout, ou une partie des éléments commandés.
Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur, puis au choix :
•
Sélectionner l'option Transférer disponible dans la barre de navigation.
Elle permet de générer un bon de réception global pour toute la
commande.
•
Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de navigation.
Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités réceptionnées, et générer
un bon de réception ou une facture pour chaque réception partielle.
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans l'entête de la
commande initiale. Le corps se compose des articles réceptionnés et en pied, vous
pourrez saisir un acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les
paiements fournisseurs.
12.3. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert d'une commande,
d'un bon de réception ou d' un regroupement de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats, en passant par le
menu Traitements + Documents d'achat, cliquer sur le bouton Ajouter et
sélectionner le type de document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes. Les échéances
fournisseurs sont automatiquement calculées dans l’onglet Echéances si le mode
de règlement fournisseur a été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des éléments facturés sont mis
à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les documents d’achats,
détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles dans la gestion des achats.
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EBP Gestion Commerciale
13. LE REAPPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE DES STOCKS
EBP Gestion Commerciale vous permet de réapprovisionner automatiquement
vos stocks. Cette option est accessible à partir du menu Traitements +
Réapprovisionnement des stocks.
Un assistant vous permet de choisir le dépôt à réapprovisionner, les quantités de
stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), et le fournisseur à choisir
(principal, au meilleur prix, ou au meilleur délai) pour les commandes qui vont être
générées.
Attention
Avant de générer les commandes fournisseurs, vous devez avoir saisi dans l’onglet
Stock de la fiche article, le stock mini, et complété les informations de l’onglet
Fourn.
Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les boutons Suivant et
Précèdent pour passer d’une page à l’autre.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille chacune des
étapes.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock, le code élément, le
numéro de document, la date, la quantité déstockée, la quantité d’origine, le Pump
et la valeur du stock.
Le bouton Visualiser permet d’accéder directement au document lié au
mouvement sélectionné.
14. FACTURES PERIODIQUES
EBP Gestion Commerciale vous permet de générer des factures périodiques.
Pour cela, vous devez créer une première facture à votre client (via les documents
de vente) et paramétrer ensuite sa périodicité depuis le menu Traitements +
Factures périodiques.
EBP Gestion Commerciale
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14.1. Paramétrage de la facture périodique
La liste des factures périodiques apparaît. Pour ajouter une nouvelle facture
périodique, cliquez sur le bouton Ajouter.
Vous renseignerez les champs suivants
•
•
Facture de référence
Sélectionnez la première facture que vous avez réalisée pour votre client.
Période de facturation
Indiquez la date à partir de laquelle vous souhaitez activer la génération
de la facture périodique. Si vous connaissez la date de fin, vous pouvez
l’indiquer, sinon ne remplissez pas la zone
Remarque
La facture périodique ne sera plus générée au delà de la date de fin indiquée.
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EBP Gestion Commerciale
•
Périodicité
o Fréquence
Sélectionnez la fréquence de la facture à générer. Vous avez le choix
entre Hebdomadaire, mensuelle, bi-mensuelle, trimestrielle,
semestrielle et Annuelle.
Remarque
En fonction de la fréquence choisie, les zones de sélection des dates de factures
ci-dessous seront activées ou grisées.
Date des factures
(1) Le + choix des jours de lundi à dimanche. Cette option est à
remplir lorsque vous avez paramétré une fréquence de type Hebdomadaire.
er
ème
et dernier + choix des jours de lundi à
(2) Le + choix du 1 au 4
dimanche + du nième mois. Cette option est active dans tous les cas sauf
pour une fréquence hebdomadaire.
(3) Le + choix du jour (de 1 à 31) + du nième mois. Cette option
est active dans tous les cas sauf pour une fréquence hebdomadaire et
permet d’indiquer quel jour précis dans le mois, la facture doit être générée
o
Remarque
Dans le cas où la date de facture paramétrée est incohérente, le logiciel propose
automatiquement une date de prochaine facture cohérente. Par exemple, vous
avez indiqué de facturer tous les 31 du mois, et le mois en cours n’a que 30 jours :
la date de prochaine facture sera au 30 du mois.
14.2. Génération des factures périodiques
Pour générer les factures périodiques, placez-vous dans le menu Traitements +
Factures Périodiques et cliquez sur le raccourci Générer Factures dans le volet de
navigation. Une fenêtre apparaît alors :
EBP Gestion Commerciale
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Sélectionnez les clients pour lesquels vous souhaitez générer une facture
périodique (si vous ne saisissez rien, tous les clients seront pris par défaut) et
indiquez la date jusqu’à laquelle vous souhaitez générer les factures périodiques.
A la validation de cette fenêtre, les factures périodiques seront générées. Vous
pourrez les ouvrir pour les imprimer.
Remarque
Si vous avez paramétré une facture périodique avec une fréquence hebdomadaire,
et que vous lancez la procédure de génération des facture tous les 15 jours, deux
factures périodiques seront alors générées.
15. GESTION DES DROITS UTILISATEURS
A partir du menu Données – Utilisateurs, vous pouvez définir une gestion des
droits par utilisateur, afin de leur limiter l’accès aux différentes options du logiciel.
Remarque
Ce paramétrage est vivement recommandé dans le cas d’une utilisation en réseau.
Dans la liste des catégories, apparaissent les menus principaux du logiciel, que
vous pouvez dérouler, en cliquant sur le petit + qui apparaît devant chaque menu.
La liste des droits accordés pour chaque option sont affichés dans la colonne de
droite. Par défaut, à la création de la fiche utilisateur, tous les droits sont activés.
Vous pouvez décocher ceux que vous ne souhaitez pas accorder à l'utilisateur.
16. COMMENT CREER UN MAILING ?
Vous pouvez vous placer dans le menu Outils + Mailing clients /prospects et
accéder à l’assistant de création de mailings clients et/ou prospects.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le logiciel Microsoft
Word, en version 97 ou supérieure.
Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de sélectionner les
clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez envoyer un mailing, et choisissez le
fichier Word avec lequel effectuer la fusion.
Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants : Civilite, Nom, Adresse1,
Adresse2, CodePost, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail, SiteWeb.
32
EBP Gestion Commerciale
Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler l'assistant mailing,
afin que la fusion s'effectue automatiquement à la fin de l'assistant.
17. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures comptables de ventes et de
règlements. Pour mettre en place cette interface, vous devez renseigner un certain
nombre de données.
17.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Gestion Commerciale a besoin
de plusieurs renseignements :
•
•
•
•
•
Dans les options du dossier (menu Outils + Options), les journaux
comptables, et les comptes de TVA.
Les comptes comptables de vente (par taux de TVA) que vous souhaitez
utiliser, à renseigner dans les fiches articles ou dans les options.
Les comptes comptables de vos clients, dans les fiches clients.
Le compte comptable de votre banque, (pour l'écriture de règlement) à
renseigner dans la fiche banque ou dans les options,
Le journal comptable de banque à saisir dans les options du dossier.
Remarque
Vous pouvez aussi générer, pour votre expert comptable, un fichier d'écritures
EBP Gestion Commerciale
33
comptable aux formats suivants : EBP Comptabilité, TOP Comptabilité, BOB,
Popsy, Winbooks et Pro Acc.
17.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Transfert en comptabilité, saisir les paramètres de transfert et
lancer la procédure, à l'aide du bouton Lancer.
Nous vous conseillons de consulter auparavant l'aperçu avant impression qui vous
donne la liste des écritures qui vont être transférées en comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP Gestion Commerciale doit
correspondre à la longueur des comptes dans EBP Comptabilité.
Cliquez sur le bouton Lancer pour générer le fichier au format choisi.
18. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde des données, et de
tourner sur au moins deux jeux de sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre travail si votre base a
été malencontreusement supprimée ou endommagée.
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EBP Gestion Commerciale
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons d'effectuer des
sauvegardes sur des supports contenant davantage de données, et plus fiables,
comme les disques ZIP, ou CD-ROM.
Par le menu Outils - Sauvegarde ou depuis l'option Sauvegarde de la barre de
navigation, vous accédez à l'assistant de sauvegarde qui vous permet de
sélectionner les options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options sélectionnées. Par défaut,
tout est sauvegardé (Données, modèles et formats d'affichage).
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
EBP Gestion Commerciale
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LES FONCTIONS AVANCEES
Vous trouverez ci-dessous la description des autres fonctions dont vous disposez
dans EBP Gestion Commerciale. L’utilisation de ces fonctions est détaillée dans
l’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur chaque écran.
1. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les échéances de vos
clients, filtrées selon les dates souhaitées.
2. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis dont la date de
validité arrive à échéance, et les relances clients, concernant les échéances de
règlement échues ou arrivant à terme.
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE
Depuis le menu Impressions – Dossier expert comptable, nous vous proposons
l’impression de vos factures et règlements, avec les comptes comptables et toutes
les informations dont a besoin votre expert pour saisir votre comptabilité.
4. LES EPURATIONS
Vous avez la possibilité de supprimer (par exemple, en fin d’année) tout ou une
partie de vos documents, selon les critères choisis (date, comptabilisés, etc..).
Attention, cette opération est irréversible, vous devez IMPERATIVEMENT réaliser
une sauvegarde de vos données avant de la lancer
36
EBP Gestion Commerciale
5. LES STATISTIQUES
EBP Gestion Commerciale vous permet d’obtenir de nombreuses statistiques
clients, articles, sur vos documents ou règlements, sous forme graphiques ou de
tableau (via le menu Traitements – Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les
exporter au format Microsoft Excel. .
6. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la version de EBP
Gestion Commerciale, d'accéder au support technique sur le Web, de débrider en
ligne votre programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre poste. Sélectionnez
ensuite l'option désirée, et laissez-vous guider !
7. LES CHAMPS PERSONNALISES
EBP Gestion Commerciale vous permet d'ajouter des champs personnalisés dans
toutes vos fiches ou documents
A partir du menu Outils – Champs personnalisés, vous définissez le type de
champ à ajouter (texte, montant, liste déroulante..), puis vous retrouvez, dans les
fiches ou documents, un onglet Champ perso, contenant les nouveaux champs, à
renseigner.
8. VERSION RESEAU
Dans cette nouvelle version, vous avez la possibilité de travailler en mode
client/serveur avec une base de données SQL. La gestion des utilisateurs, vous
permet de sécuriser l'accès à votre base de données par une gestion des mots de
passe par fiche utilisateur.
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