EBP Bâtiment 2014 Manuel utilisateur

EBP Bâtiment
Pour Windows XP, Vista, 7 et 8
Guide d’installation et d’initiation
Edité par EBP Informatique,
Rue de Cutesson, BP 95 – 78513 Rambouillet Cedex
Tél : 08 11 65 80 20, Fax : 01 34 85 62 07, site Web
http://www.ebp.com
© Copyright 2013 EBP Informatique, édition Octobre 2013
Conditions Générales de Vente des produits et
services EBP
A.
CGVU et Contrat de licence des progiciels EBP
Article 1. Préambule
En achetant un progiciel EBP (de la Sté EBP SA au capital d’un million d’euros
immatriculée au RCS de Versailles N° 330 838 947), « le Client » fait l’acquisition
du droit non exclusif de l'utiliser à des fins personnelles ou professionnelles sur un
seul ordinateur individuel. Le client ne peut transférer ou laisser transférer le
progiciel vers d'autres ordinateurs via un réseau. Il est strictement interdit de
dupliquer le progiciel ou sa documentation selon la loi en vigueur sauf à des fins
exclusives de sauvegarde. Chaque utilisateur sur son poste de travail doit
bénéficier d'une licence d'utilisation y compris si son poste utilise le progiciel via
un réseau local ou via Internet en mode « Remote Desktop Services » (RDS,
anciennement TSE) ou analogue.Remote Desktop Services (RDS) est un service
proposé par Microsoft® Windows Server, licence à acquérir séparément du
logiciel EBP.
L'achat d'un progiciel « monoposte » ne donne droit qu'à UNE seule licence
d'utilisation sur un poste de travail habituel. Une utilisation multiposte, réseau ou
en mode hébergé à distance nécessite une licence correspondante. L'ensemble
des progiciels est protégé par le copyright d'EBP. Toute duplication illicite est
susceptible de donner lieu à des poursuites judiciaires civiles et/ou pénales. Les
progiciels sont incessibles et insaisissables. Ils ne peuvent faire l’objet d’un
nantissement, d’une location (sauf par une licence spécial « mode locatif ») ou
d’un hébergement (sauf par une licence spécial « mode hébergé » ou « saas») à
aucun titre que ce soit. EBP se réserve le droit de faire dans le progiciel toutes les
modifications qu'il estime opportunes.
Article 2. Livraison, Suivi et Droit de rétractation (loi Chatel du 3
janvier 2008)
En vertu de l’article L. 121-20-3 du Code de la consommation, EBP s’engage,
sauf mention expresse et spéciale sur ses documents commerciaux, à livrer les
progiciels au plus tard dans les 3 jours ouvrés qui suivent la commande. En cas
de téléchargement, les progiciels sont disponibles immédiatement.
En conformité avec l’article L. 121-84-3 du Code de la consommation, le client
peut suivre l’exécution de sa commande, par un numéro d’appel téléphonique fixe
et non surtaxé accessible depuis le territoire métropolitain. Ce numéro est le
01.34.94.80.00
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son droit de rétractation auquel il renonce
expressément et ce dès la livraison du logiciel dans la mesure où le Client ou l’un
de ses préposés fait une demande d’activation au moyen du N° de licence du
produit et d’une « raison sociale ». Il en est de même si un contrat de services est
souscrit dont l’exécution commence immédiatement à compter de l’activation du
EBP Bâtiment
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logiciel qui est fait de façon concomitante et automatiquement avec son
installation. Il en est encore de même si le logiciel complet est téléchargé par
Internet.
Article 3. Étendue des obligations de support d’EBP
Les services d’assistance d’EBP sont destinés à fournir des conseils, des
recommandations et des informations relatifs à l’usage des progiciels EBP dans
les configurations matérielles et logicielles requises.
EBP s’engage à fournir au CLIENT les conseils les plus adéquats pour aider à
résoudre les problèmes que le CLIENT pourrait rencontrer dans l’utilisation ou le
fonctionnement du progiciel, mais EBP ne donne aucune garantie de résolution
des problèmes. Les services de support d’EBP qui font l’objet d’un contrat distinct
des présentes conditions sont disponibles aux tarifs en vigueur et n’incluent pas le
support sur site.
Article 4. Assistance de proximité sur le site
L’utilisateur doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur son site une difficulté technique dont la cause ne serait pas
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP. Pour ce faire, le
Client reconnaît conclure avec un distributeur ou un professionnel de
l’informatique une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette
convention fixe les conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être
rendu responsable d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect
des obligations réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Article 5. Sauvegarde des données
Le CLIENT reconnaît avoir été informé par EBP et/ou par son distributeur qu’il est
prudent en termes de bonne gestion informatique, de procéder au moins une fois
par vingt-quatre (24) heures à la sauvegarde des systèmes, programmes et
fichiers de données, et que l’absence d’une telle sauvegarde réduit de manière
significative ses chances de limiter l’impact des dommages qui pourraient résulter
d’une irrégularité dans le fonctionnement de son système ou ses progiciels et peut
réduire la portée des services de support fournis par EBP. Le CLIENT reconnaît
qu’il est de sa responsabilité de mettre en œuvre une procédure pour assurer la
récupération des données, fichiers ou programmes détruits, endommagés ou
perdus. EBP ne saurait être tenue responsable en cas de perte de données.
Article 6. Limitation de garantie
EBP garantit que les produits et services fournis aux termes des présentes seront
conformes, pour l'essentiel, au besoin d’un utilisateur standard. Le progiciel est
fourni en l'état sans garantie d'aptitude à une utilisation spécifique, tous les
risques relatifs aux résultats et à la performance du progiciel sont assumés par
l'acheteur. Le client reconnaît avoir évalué le logiciel de façon approfondie par une
démonstration ou un test réel pour vérifier qu’il est en adéquation avec ses
besoins. L’obligation de conseil de la sté EBP ne s’exerce que par écrit sur des
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EBP Bâtiment
documents de nature contractuelle et à partir de « cahiers des charges » soumis à
la Sté EBP par le client avant commande. EBP exclut toute autre garantie
expresse d’adéquation à un besoin particulier dont elle n’aurait eu pas
connaissance préalable. En outre, le CLIENT reconnaît que la fourniture des
services de support téléphonique dans le cadre d’un contrat d’assistance dépend
de la disponibilité des moyens de communication (internet) et qu’EBP ne peut
garantir une telle disponibilité. Certaines fonctions d'échange de données
(transfert via internet de fichiers xml ou autres) vers une application tierce ne sont
effectives que si le contrat de services correspondant à ces échanges est souscrit
auprès d'EBP en sus d'éventuels autres abonnement auprès de tiers.
Article 7. Limitations de responsabilité
Sauf disposition contraire d’ordre public, EBP ou ses fournisseurs ne seront en
aucun cas responsables à raison de préjudices directs ou indirects (y compris les
manques à gagner, interruptions d’activité, pertes d’informations ou autres pertes
de nature pécuniaire) résultant d’un retard ou d’un manquement commis par EBP
dans la fourniture ou l’absence de fourniture des services de support, alors même
qu'EBP ou ses fournisseurs auraient été informés de l'éventualité de tels
préjudices.
EBP ne peut être rendu responsable d’un fonctionnement non conforme aux
attentes de l’utilisateur, d’un dysfonctionnement mineur, d’une inaptitude
particulière à un besoin spécifique ou d’une absence de fonctionnalité non
substantielle dans l'un de ses progiciels. En outre, le CLIENT reconnaît que EBP
et ses fournisseurs ne seront responsables à raison d’aucun manque à gagner
subi par un tiers et d'aucune réclamation ou action en justice dirigée ou intentée
contre le CLIENT par un tiers.
En toute hypothèse, la responsabilité d'EBP ou de ses fournisseurs, quelle qu'en
soit la cause ou le fondement, ne saurait excéder, au total, les sommes payées
par le CLIENT à EBP (ou à son distributeur) pour la fourniture du progiciel ou du
service au titre du contrat d’assistance.
Article 8. Dispositions finales
Ces conditions générales de vente interviennent pour toutes commandes du
Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax, courrier, email,
formulaire électronique à l'attention du service clients d’EBP ou d’un distributeur
EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par le client des
présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet effet sur le
formulaire.
Les CGV font partie intégrale du contrat de licence et sont opposables au Client
ou ses préposés. Conformément à la Loi « Informatique et libertés » du 6 janvier
1978, le Client dispose d'un droit d'accès et de rectification aux données le
concernant. Pour tout litige, avec un client « professionnel » uniquement, il sera
fait attribution de juridiction devant les tribunaux du ressort de Versailles, même
en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.
EBP Bâtiment
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B.
Contrat de services EBP
ENTRE : La société EBP Informatique SA, au Capital d’un million d’euros ayant
son siège Rue de Cutesson 78513 Rambouillet Cedex et immatriculée au RCS de
Versailles sous le N° B330 838 947, d'une part
ET le souscripteur du présent « contrat de services EBP » ci après dénommé le «
Client », d'autre part,
Il a été convenu et arrêté ce qui suit :
Article 1. Objet du contrat
Par le présent contrat, EBP s'engage à assister son client lors de l'utilisation
normale des logiciels édités par EBP implantés au siège de l’entreprise du Client
et/ou sur les sites géographiques déclarés par le client. La nature des prestations
offertes, les heures d’ouverture du service support clients, les conditions tarifaires
et les niveaux de prestation figurent dans les documents annexes sur le site
http://www.ebp.com/services/accueil.html ainsi que sur les devis et factures
émises constituant les Conditions Particulières.
Ces conditions sont valables pour toute la durée de la période contractuelle. Les
modifications tarifaires éventuelles sont portées à la connaissance des clients
d’abord sur le site internet www.ebp.com avec un préavis minimum de trois mois
er
soit au plus tard le 1 juin de chaque année pour une prise d’effet à compter du
1er septembre de chaque année. Les tarifs sont enfin rappelés sur la facture de
renouvellement au minimum 15 jours avant l’échéance du contrat.
Article 2. Exécution, durée du contrat et rétractation
Le présent contrat, ses annexes et ses Conditions Particulières, à l'exclusion de
tout autre document, définissent toutes les conditions auxquelles sont fournis les
services d’EBP.
Le présent contrat entre en vigueur à sa souscription et est conclu par période
d’une année à compter de son acceptation.
Il est renouvelable annuellement par tacite reconduction pour une nouvelle
durée de un an. La résiliation du contrat par l'une ou l'autre des parties devra être
faite par lettre recommandée AR au moins 1 mois avant son échéance qui est la
date anniversaire de sa souscription initiale.
En conformité avec l’article L. 121-20.2 du Code de la consommation, le client est
informé qu’il ne peut pas exercer son « droit de rétractation », auquel il renonce
expressément.
Et ce, dans la mesure où le présent contrat de services trouve un commencement
d’exécution immédiatement à compter de l’acception du présent contrat qui est
présumé se faire de façon concomitante avec sa souscription et/ou son
règlement. Le client ayant un accès immédiat à tous les services du contrat.
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EBP Bâtiment
Article 3. Résiliation anticipée et règlement judiciaire
3.1.La sté EBP pourra résilier de plein droit et sans préavis en cas de nonpaiement par le CLIENT huit (8) jours calendaires après la date de réception par
le CLIENT d'une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de
réception ou en cas d'inexécution par le CLIENT de toute autre obligation
importante aux termes du présent contrat.
3.2. L'une des parties pourra notifier à l'autre la résiliation immédiate du présent
contrat en cas de, procédure de redressement judiciaire ou de liquidation
judiciaire, dissolution ou cessation d'activité de l'autre partie pour quelque cause
que ce soit. La résiliation du présent contrat, en application du présent article,
sera acquise de plein droit et dans le délai d'un mois et sans qu'aucune procédure
judiciaire ne soit nécessaire dès que la partie en défaut aura reçu notification de
cette résiliation sous préavis d'un mois. Le contrat pendant cette période sera
suspendu. Le mandataire judiciaire dispose d'un délai d'un mois pour réactiver le
contrat et donc le poursuivre.
Article 4. Accès aux services
Pour bénéficier des services, objets du présent contrat, le client dispose d’un
identifiant composé principalement d’un « N° de licence » qui est strictement
personnel et confidentiel. Ce code d’accès ne doit être utilisé que par le Client et
ne doit pas être communiqué ou cédé à titre gratuit ou onéreux à des tiers non
parties au présent contrat.
Article 5. Services fournis au titre du contrat de support
Le support de base comprend :


L’assistance téléphonique (hot-line) ou écrite (email, fax, courrier) du
lundi au vendredi sauf jours fériés légaux de France Métropolitaine
la correction sous forme d’une mise à jour au moyen d’une version
mineure des anomalies constatées par EBP par rapport au
fonctionnement normal, standard et reproductible du logiciel. La
livraison des nouvelles versions correctives pouvant se faire par
téléchargement sur Internet ou par expédition par courrier postal du
support CD-Rom du logiciel. EBP informe le Client, par tous moyens à
sa convenance, de la disponibilité d’une mise à jour. Cette information
se fait principalement sur le site www.ebp.com. La nécessité de
réaliser une mise à jour est déterminée unilatéralement par EBP au
regard des évolutions technologiques et des dysfonctionnements
constatés.
En plus du support de base, il est proposé des options et services décrits dans les
documents commerciaux annexes (tels que mises à jours majeures, traitements
prioritaires, etc.)
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Le support ne comprend pas :






le support des logiciels des partenaires tels que les éléments du
Système d’exploitation en monoposte ou réseau (Windows, Serveur,
navigateurs, etc.), les bases de données associées (Pervasive SQL,
MS-SQL, etc.) ou les outils complémentaires (anti-virus, outils
bureautiques, etc.)
la migration vers des versions offrant des changements de niveau
fonctionnel ( par exemple migration d’un niveau standard à PRO ), les
changements de niveau de produit sont par contre accessibles au
CLIENT moyennant paiement d'un complément de prix par rapport au
droit de licence initialement payé.
l'installation du logiciel sur le site et sur les ordinateurs du CLIENT, sa
mise en route, le conseil spécifique, la formation, la saisie initiale de
données, le paramétrage des modèles d’impression,... etc. Plus
généralement tout service non explicitement prévu dans ce contrat est
facturable séparément par EBP à partir d’un devis accepté ou par un
prestataire de service approprié dûment sélectionné par le client.
les conseils de nature juridique, comptable, fiscale, règlementaire, etc.
EBP recommande aux entreprises de se tourner vers les professions
règlementées (Experts-Comptables, conseils juridiques, etc.)
la correction des défaillances des logiciels dues à une installation de
matériels ou de logiciels tiers reconnus comme non conformes ou non
compatibles par EBP
la restauration de l'environnement (fichiers de paramétrage,
bibliothèques, données...) en cas de destruction de ceux-ci
Article 6. Conditions d'intervention et prise en main à distance
Le CLIENT devra signaler de préférence par écrit, toute erreur dont il demande la
correction en accompagnant sa demande d'une description des symptômes
d'erreur constatés, des conditions d'exploitation du logiciel nécessaires pour faire
apparaître l'erreur et si besoin des supports magnétiques comme indiqué à
l’article 7. EBP fera de son mieux pour corriger en cas d’erreur reproductible, mais
ne peut pas prendre d'engagement de résultat dans ce cas.
Dans le cas où le logiciel est en situation de « blocage », EBP donnera au
CLIENT les conseils nécessaires au rétablissement de la situation opérationnelle
du logiciel dans l’attente d’une analyse approfondie du « blocage ».
Si la situation l'exige et en accord avec le client, EBP pourra prendre le contrôle à
distance par Internet du système du CLIENT pour en analyser le fonctionnement
et étudier le problème décrit. EBP reste seul juge de la nécessité de procéder à
ce contrôle.
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EBP Bâtiment
Article 7. Interventions sur les fichiers
L’intervention sur les fichiers de données du Client s'effectue après diagnostic et
sur proposition du service assistance dans les locaux d’EBP et dans le cadre
d’une obligation de moyens.
Les fichiers du Client sont pris en charge sans garantie et dans la limite de la
faisabilité technique de la réparation. Il est expressément rappelé au Client
qu’avant tout envoi de base endommagée, il est de la responsabilité du Client
d’effectuer les sauvegardes nécessaires. EBP garantit l’entière confidentialité des
informations contenues dans les bases de données confiées pour analyse ou
pour tentative de réparation.
EBP s’engage à détruire, dès la bonne fin de l’intervention, les copies encore en
sa possession. EBP peut confirmer par retour d’email que les copies de fichiers
sont bien effacées ou détruites chez EBP.
Article 8. Obligations du client
Le CLIENT devra veiller à ce que ses employés utilisent le logiciel conformément
aux instructions fournies par EBP dans ses documentations. Les utilisateurs chez
le CLIENT doivent connaitre le fonctionnement de base du système d'exploitation.
EBP ne saurait suppléer à un défaut de formation du Client ou de ses
collaborateurs s’il apparaît que le Client n’a pas les compétences requises pour
utiliser le Progiciel. En tout état de cause les prestations d’EBP ne peuvent se
substituer aux conseils d’un Expert-comptable. Elles sont complémentaires.
Le CLIENT devra veiller à mettre en place des dispositifs de sécurité type « antivirus » pour protéger ses données. La Sté EBP ne pourra en aucun cas être tenu
pour responsable d’une contamination par des « virus» ou des programmes
indésirables chez le Client et des conséquences dommageables de cette
contamination sur les fichiers.
Le CLIENT devra se prémunir contre les risques sur les fichiers de données en
effectuant régulièrement et avec le plus grand soin toutes les sauvegardes
nécessaires sur un support pérenne et externe;
Il est vivement conseillé au CLIENT de mettre en place, en cas de besoin, un
accès Internet sur les postes qui peuvent nécessiter une prise en main à distance
pour aider à la résolution d’un problème tel que décrit à l’article 13.
Le CLIENT devra notifier sans tarder et de façon circonstanciée les éventuels
problèmes rencontrés dans le fonctionnement du logiciel. Il reste toutefois
responsable des manipulations effectuées sur son poste, même sous la conduite
d'un technicien de la Sté EBP.
Le CLIENT doit pouvoir faire appel à un professionnel de l’informatique pour
dénouer sur le site une difficulté technique dont la cause n’aurait pas pu être
déterminée ou résolue par l’assistance téléphonique d’EBP.
Pour ce faire, il reconnaît avoir conclu avec un « Professionnel de l’informatique »
une convention pour l’assister sur site en cas de besoin. Cette convention fixe les
EBP Bâtiment
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conditions d’intervention de ce professionnel. EBP ne peut être rendu responsable
d’un défaut d’accord ou des conséquences d’un non-respect des obligations
réciproques des parties convenues dans cette convention tierce.
Le CLIENT reste responsable du contrôle et de la production des documents
et/ou résultats effectués via les logiciels et pouvant avoir des conséquences
légales ou fiscales (factures, bulletins, déclarations fiscales...). Il devra enfin
évaluer régulièrement le logiciel de façon approfondie en particulier à la réception
de ses mises à jour pour vérifier qu’il est toujours en adéquation avec ses
besoins.
Article 9. Limites de responsabilité
EBP ne pourra en aucun cas être tenu pour responsable des préjudices directs ou
indirects d'ordre matériel ou immatériel, tels que perte de temps, gêne à la
production, préjudice financier, commercial... que le CLIENT pourrait avoir à subir
du fait d’un défaut mineur du logiciel, d’une correction tardive d’un défaut mineur,
de fonctionnalités insuffisantes ou manquantes, de pertes de données ou d’une
insuffisance d’efficacité du service ou des progiciels EBP. Et ce alors même
qu'EBP aurait été informé de l'éventualité de tels préjudices.
En tout état de cause et quel que soit le fondement de la responsabilité d’EBP, les
dommages et intérêts et toutes réparations dues par EBP au Client, toutes causes
confondues, ne pourront excéder les sommes versées par le Client à EBP au titre
du présent contrat pour l’année en cours.
Article 10. Loi et attributions de compétences
Les présentes conditions générales de vente interviennent pour toutes
commandes du Client faites verbalement ou bien passées par téléphone, fax,
courrier, email, formulaire électronique à l'attention du service client d’EBP ou
d’un distributeur EBP. La validation d’un formulaire en ligne vaut acceptation par
le client des présentes CGV dès lors que ce dernier a coché la case prévue à cet
effet sur le formulaire.
Le présent contrat est soumis à la loi française. Conformément à la loi
"informatique et libertés" du 6 janvier 1978, le Client dispose d'un droit d'accès et
de rectification aux données le concernant.
En cas de litige, avec un client « professionnel » uniquement, compétence
expresse est attribuée au Tribunal de commerce de Versailles, nonobstant
pluralité des défendeurs ou appel en garantie, même pour les procédures
d'urgence ou les procédures conservatoires.
C.
Mode locatif
Par dérogation à l’interdiction de location figurant au paragraphe A-1 « des CGVU
et contrat de licence » EBP se réserve le droit exclusif de concéder certains de
ses progiciels en « mode locatif ».
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EBP Bâtiment
La souscription par un client d’un « mode locatif », se décompose en deux
opérations conjointes et automatiquement liées :

l’achat d’une licence d’utilisation limitée à une durée d’un an
renouvelable tacitement aux charges et conditions décrites au
paragraphe A

la souscription du contrat de services associés d’un niveau au moins
équivalent à celui d’un service « Privilège » ou d’un contrat « Silver »
aux charges et conditions décrites au paragraphe B
Pour poursuivre son droit d’utilisation du progiciel, le client devra payer à
l’échéance les redevances dues et au plus tard 48 heures avant à la date
anniversaire de la souscription. A défaut de paiement et au delà de cette date,
EBP sera en droit de suspendre ses prestations de maintenance d’EBP et le client
ne pourra seulement que consulter et visualiser les données précédemment
enregistrées. Les impressions seront dégradées.
D.
Conditions particulières d’usage du service EBP
Reports on line
Les conditions particulières d’usage du service « EBP Reports On Line » viennent
compléter les conditions générales de ventes et d’utilisation des produits et
services EBP. En cas de discordance entre les conditions générales et les
conditions particulières, les présentes conditions particulières priment. Le fait pour
un client d’utiliser ce service implique l’adhésion entière et sans réserve aux
conditions générales, à l’exclusion de tout autre document, tels que prospectus ou
autres émis par EBP et qui n’ont qu’une valeur indicative. La modification des
conditions générales et/ou particulières ne peut résulter que de l’acceptation
formelle et écrite d’EBP.
Les parties au présent contrat sont exclusivement : « EBP-Informatique SA »
(ZA du bel-Air - 78513 Rambouillet) et le « client » déjà titulaire d’une licence
d’utilisation d’un produit EBP de la série Open Line. Les utilisateurs du service
peuvent être des tiers (collaborateurs ou partenaires du « client ») avec lequel
EBP ne contracte pas pour ce service spécifique. Ils sont, de ce fait, simplement
informés de la nature des présentes relations contractuelles sans toutefois
intervenir au contrat.
Définition du service : EBP Reports on line est un service de consultation des
données de gestion et à distance d’éléments en provenance d’un logiciel EBP.
EBP s’engage à mettre tous les moyens techniques nécessaires pour assurer le «
transport » et « le stockage » via Internet des données « publiées » par le client.
Le traitement des données est assuré exclusivement par l’utilisateur du logiciel OL
Open Line du client qui dispose d’au moins une licence valide de la version
adéquate et à jour du logiciel et du présent service associé « Reports On Line ».
Le bon fonctionnement n’est garanti que sur les dernières versions courantes des
logiciels Open Line. Le service « Reports on line » est proposé par le client qui
délivre à ses utilisateurs toutes les informations techniques en vue de la
connexion au service et a de son utilisation.
EBP Bâtiment
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Si l’utilisateur est un client d’un Cabinet Comptable, les prestations assurées par
EBP sont facturées uniquement au cabinet comptable aux conditions tarifaires
spécifiques pour les cabinets comptables. Le cabinet détermine sa propre
politique tarifaire avec ses clients.
Limitation du service pour le client sous contrat de service EBP à partir du niveau
privilège ou bien ayant souscrit au service Reports On Line.
L'espace de stockage en ligne par client et par licence produit est limité à 100 mo.
(pour aller au-delà, merci de nous consulter). Une limite à 200 pages est fixée
pour les documents publiés (pour les fichiers PDF comme pour des fichiers
image)
Si une limitation est atteinte, au moment de la publication, il est affiché un
message d'erreur envoyé par le serveur qui informe le client qu’il a atteint la taille
maximale de stockage et qu’il doit supprimer du serveur distant des anciens
documents pour continuer...
La limite de rétention d’un document est de 15 mois à compter de la date de
publication tant que la licence qui a publié ce document a du service Reports On
Line actif. Après expiration du service la licence passe en état « évaluation » (voir
ci-dessous)
Limitation du service pour le client sans contrat de service EBP (mode
évaluation) :
Pour évaluer le service, le client sous licence active EBP avec ou sans contrat
d’assistance simple peut faire fonctionner la solution sans pour autant avoir
souscrit à un contrat Privilège ou Premium ou un service Reports On Line.
L’évaluation peut se faire sur une durée de 2 mois maximum à compter de la
première publication. A chaque publication, il est rappelé que le client est en
mode évaluation.
Il peut créer :

un compte

une publication par dossier et par produit (NB : dans une publication,
on a une unité de comptes destinataires et de fréquence de
rafraichissement)
Le client peut publier :

avec une limite à 2 pages par document

avec une limite de 5 documents maxi par licence
EBP limite à une session active par compte utilisateur à 1 Mo d'espace de
stockage en ligne. Un message l’informe qu’il atteint la limite d’évaluation et qu’il
peut se procurer le service en contactant son revendeur EBP.
Responsabilité d’EBP :
EBP est soumise à une obligation de moyens dans le cadre de l’exécution de ses
prestations objet des présentes en mettant en œuvre des moyens techniques
pertinents pour assurer le « transport » et « le stockage » via Internet des
12
EBP Bâtiment
données « publiées » par le client. EBP s’engage à ne faire appel qu’à des
prestataires de notoriété opérants sur le sol français avec les garanties du Droit
Français. EBP ne pourra en aucun cas être tenue pour responsable de
l’inexécution ou de la mauvaise exécution du service, notamment, en cas
d’indisponibilité du réseau Internet, intrusion extérieure, ou virus informatique. A
ce titre, le client déclare avoir parfaitement connaissance des risques liés à
l’utilisation du réseau Internet. EBP ne garantit pas la pertinence des données
restituées via le service. EBP informera les Clients, dans la mesure du possible,
des travaux programmés, qui pourraient entraîner des interruptions ou des
dégradations du service. EBP s’engage à tout mettre en œuvre pour occasionner
le moins de gène possible aux utilisateurs. En outre, et en cas de faute prouvée
par le Client, EBP ne sera tenue que de la réparation des conséquences
pécuniaires des dommages directs et prévisibles du fait de l'exécution du service.
En conséquence, EBP ne pourra en aucune circonstance encourir de
responsabilité au titre des pertes ou dommages indirects ou imprévisibles du
Client, ce qui inclut notamment tout gain manqué, perte, inexactitude ou
corruption de fichiers ou de données, préjudice commercial, perte de bénéfice,
perte de clientèle, perte d'une chance, coût de l’obtention d’un produit, d’un
service ou de technologie de substitution, en relation ou provenant de
l’inexécution ou de l’exécution des prestations. Dans tous les cas, le montant de
la responsabilité d’EBP est strictement limité au remboursement du montant des
sommes effectivement payées par le Client à la date de survenance du fait
générateur de responsabilité.
Responsabilité du Client :
Le Client est entièrement responsable de l'utilisation des Identifiants et il est
responsable de la garde des codes d’accès des utilisateurs. Il s’assurera
qu’aucune personne non autorisée n’a accès à ses données via EBP Reports On
Line. Il n’est pas possible de faire du « partage de comptes ». Ainsi, sur le site,
EBP limite l’accès à une session active par compte utilisateur.
De manière générale, le Client assume la responsabilité de la sécurité des
terminaux individuels qui accèdent au service EBP Reports On Line. EBP se
dégage de toute responsabilité en cas de non-conformité des données du Client
aux lois et règlements, à l’ordre public ou encore aux besoins du Client. Le Client
garantit EBP et/ou ses prestataires techniques sous-traitant à première demande
contre tout préjudice qui résulterait de sa mise en cause par une autorité publique
ou un tiers pour une violation de cette garantie. Plus généralement, le Client est
seul responsable des contenus publiés et/ou téléchargés via EBP Reports on line.
Conditions financières :
Tarifs indicatif au 1-02-2012
Gammes Pratic et Classic
Par pack de 3 utilisateurs
3 euros HT/mois
Soit 36 euros HT/an
Gamme PRO
Par pack de 3 utilisateurs
Ligne PME
Par pack de 3 utilisateurs
6 euros HT/mois
Soit 72 euros HT/an
12 euros HT/mois
Soit 144 euros HT/an
EBP Bâtiment
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Le Service est inclus automatiquement dans les prestations des Packs de
Services :

en PRIVILEGE (ou Silver) : jusqu’à 3 utilisateurs

PREMIUM : jusqu’à 6 utilisateurs
Pour les Cabinets Comptables : Nous consulter.
Les présentes conditions particulières ne dérogent pas aux CGV et CGU des
logiciels et services EBP.
Résiliation du contrat du fait du Client :
En cas de manquement sérieux d’EBP comme prestataire, le Client doit dans les
meilleurs délais en informer EBP qui s’engage à tout mettre en œuvre pour
remédier au problème dans un délai de 48 heures. Si à l’issue du délai de 48
heures, EBP n’a pas résolu le problème soulevé par Client, le Client pourra
résilier le contrat par lettre recommandée avec accusé de réception
immédiatement et sans frais en invoquant les dispositions du présent article. Le
Client peut aussi mettre fin au présent contrat de service «Reports On Line »
dans les formes et délais spécifiés à l’article 2 du contrat de services EBP. Le
client informera directement ses utilisateurs de la cessation prochaine du service
« Reports On Line ».
Résiliation du contrat du fait d’EBP :
EBP se réserve le droit de suspendre immédiatement l’accès total ou partiel au
service, en cas d’urgence, de force majeure ou de violation grave des règles
d’usage. EBP pourra également résilier l’accès au service, après une mise en
demeure adressée au Client (par écrit électronique ou courrier traditionnel) et
restée infructueuse, en cas de violation par le client de ses obligations
contractuelles notamment en cas d’utilisation anormale du service telle que
décrite dans les conditions générales ou de cas de violation des droits d’un tiers.
Droit de rétractation :
Compte tenu de nature du service, il ne peut pas être fait application de l’article L
121-20 du Code de la Consommation.
Protection de la vie privée et des données personnelles :
Les informations recueillies par EBP, lors de la souscription du service ou en
cours de services ont un caractère obligatoire et sont indispensables à la
fourniture du service.
EBP assure la protection, l’intégrité et la confidentialité des informations
nominatives qu’elle traite dans le respect de la loi « Informatique et Libertés » du
06 janvier 1978 et garantit le secret des correspondances privées.
Le Client dispose d’un droit d’accès, de rectification et de suppression des
informations le concernant directement en accédant dans son espace ou bien en
14
EBP Bâtiment
écrivant a la Sté EBP. EBP se refuse à faire utilisation, à des fins commerciales
ou autres, des éventuelles informations recueillies par lui.
Loi applicable :
Le présent contrat est soumis au droit français et attribution de juridiction est faite
aux tribunaux compétents du ressort du siège de la Sté EBP à Rambouillet dans
les Yvelines.
Version 1 – Février 2012
E.
Conditions de vente aux particuliers
Droit de rétractation
Principe
Conformément au code de la consommation, art. L 121-20, le consommateur
dispose d'un délai de sept jours francs pour exercer son droit de rétractation sans
avoir à justifier de motifs ni à payer de pénalités; seuls des frais de retour peuvent
lui être imputés.
"Les modalités du droit de rétractation ne sont pas prévues par la réglementation.
Elles sont donc laissées à la libre appréciation du vendeur ou prestataire de
services.
L'acheteur n'est tenu qu'aux frais de retour, à l'exclusion de toute autre somme."
Effets
Lorsque le droit de rétractation est exercé, le remboursement doit être effectué au
plus tard dans les trente jours suivant la date à laquelle ce droit a été exercé.
(Code de la consommation, art. L 121-20-1)
Exceptions
Le droit de rétractation ne peut pas être exercé pour les contrats suivants (Code
de la consommation, art. L 121-20-2):

fourniture de services dont l'exécution a commencé, avec l'accord du
consommateur avant la fin du délai de sept jours francs

fourniture de logiciels informatiques lorsqu'ils ont été descellés par le
consommateur

Tarifs indiqués sur le site
Tous les prix mentionnés sont des prix publics conseillés et susceptibles d'être
modifiés sans préavis.
Version 3-1 : 29 Mai 2013
EBP Bâtiment
15
16
EBP Bâtiment
Félicitations !
Vous venez d’acquérir un logiciel EBP, nous vous remercions
de nous accorder votre confiance et nous vous en souhaitons
bonne utilisation.
Ce guide présente le logiciel EBP Bâtiment et donne toutes les
informations nécessaires à son installation et à sa découverte.
Pour des explications sur des points ou des fonctions
particulières non traités dans le guide, consultez l’aide en ligne,
disponible directement dans le logiciel. Celle-ci est mise à jour
régulièrement et doit répondre à la totalité des questions que
vous pourriez vous poser.
Pour accéder à l’aide en ligne, deux possibilités sont à
votre disposition :
La touche F1 pour une aide directe sur un écran précis
Le menu ? + Aide sur EBP Bâtiment pour obtenir
une aide générale composée d’un Sommaire, d’un Index qui
affiche l’ensemble des informations traitées dans l’aide et d’un
onglet Recherche qui génère la totalité des mots utilisés dans
l’aide pour une recherche très approfondie.
Remarque
Nous vous conseillons de lire le fichier Batiment.rtf qui sera
proposé dans le menu ? + Lisez-moi. Toutes les modifications
apportées au logiciel depuis l’impression de ce manuel y seront
consignées.
EBP Bâtiment
17
18
EBP Bâtiment
Table des matières
INSTALLATION
23
1. AVANT DE COMMENCER .................................................. 23
1.1. Accès au service technique ....................................... 23
1.2. Configuration minimale conseillée ............................. 23
1.3. Configuration minimale requise pour la version
24
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ? ........................ 25
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ? ............................. 26
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ? ............................ 26
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?................. 27
4.2. Comment introduire mon code d’activation ? ............. 27
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ? ............................... 28
6. ECRAN DE TRAVAIL .......................................................... 30
PRISE EN MAIN
31
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ? ....................... 31
1.1. Les options à remplir dès maintenant ........................ 32
1.2. Les autres options ..................................................... 32
1.3. Les options d’affichage .............................................. 33
1.4. Mot de passe ............................................................. 34
1.5. Gestion des fenêtres.................................................. 34
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ? .................................. 35
2.1. Création d’un élément en bibliothèque interne .......... 35
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires ........................ 40
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ? ............... 40
3.1. Exemple de métré...................................................... 41
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ? ......................... 44
5. COMMENT CREER UN MULTI TARIF - PROMOTION ? ... 45
5.1. Promotions ................................................................ 45
5.2. Tarifs.......................................................................... 46
6. COMMENT CREER UN MODE DE REGLEMENT ? ........... 47
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ? ......................................... 48
7.1. L’entête du devis........................................................ 49
7.2. Le corps ..................................................................... 49
7.3. Le pied ....................................................................... 50
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ? ............................... 51
EBP Bâtiment
19
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ? .................. 52
9.1. Création du barème ................................................... 52
9.2. Utilisation du barème éco-contribution....................... 53
10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION MOBILIER ?54
10.1. Création des barèmes Eco-contribution mobilier ..... 55
10.2. Création d’un article Eco-contribution mobilier ........ 55
10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution mobilier ...... 56
11. COMMENT CREER UNE FACTURE D’AVANCEMENT ? 57
11.1. Saisie de l’avancement des travaux ........................ 57
11.2. Création d’une nouvelle facture d’avancement ........ 58
12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ? ................ 58
13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION
DE
DOCUMENTS............................................................................ 60
13.1. Transfert de documents ........................................... 60
13.2. Duplication ............................................................... 60
13.3. Regroupement de bons de livraison ........................ 61
13.4. Impression des documents ...................................... 61
13.5. Envoi par e-mail ....................................................... 62
14. COMMENT EFFECTUER UN SUIVI DE CHANTIER ? ..... 62
15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE ................................ 63
16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES .................................. 65
16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier
simplifiés ........................................................................... 65
16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis de chantier
détaillés ............................................................................ 66
16.3. La saisie des temps salariés par chantier détaillés .. 67
17. COMMENT GERER LES ACHATS ?
........................ 68
17.1. Comment commander ? .......................................... 68
17.2. Le réapprovisionnement automatique des stocks .... 70
17.3. Comment réceptionner les achats ? ........................ 71
17.4. Comment créer les factures fournisseurs ? ............. 71
18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ?
................................................................. 72
18.1. Comment créer une demande de prix sous-traitant?
......................................................................................... 73
18.2. Comment créer une commande sous-traitant ? ....... 74
18.3. Comment créer une facture sous-traitant ? ............. 75
19. COMMENT GERER L’ETUDE DES DEBOURSES ?
20
75
EBP Bâtiment
19.1. Comment créer une étude des déboursés ? ............ 76
19.2. Comment générer une demande de prix fournisseur à
partir de l’étude des déboursés ? ..................................... 78
19.3. Comment créer une commande fournisseur à partir
de l’étude des déboursés ?............................................... 79
19.4. Comment effectuer la mise à jour des fiches éléments
à partir de l’étude des déboursés ? .................................. 79
19.5. Comment créer la mise à jour des devis clients à
partir de l’étude des déboursés ? ..................................... 80
20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ?
.................... 81
20.1. Les options des affaires ........................................... 81
20.2. Comment créer une affaire ? ................................... 81
20.3. Comment associer des documents à une affaire ? .. 83
21. COMMENT GERER LES STOCKS ? ................................ 84
21.1. Deux modes de gestion du stock ............................. 84
21.2. Les documents de stock .......................................... 85
21.3. Les mouvements de stocks ..................................... 87
22. GESTION DES CONTRATS DE MAINTENANCE ET S.A.V.
......................................................................... 89
22.1. Les contrats de maintenance ................................... 89
22.2. Le service après vente ............................................. 90
22.3. L’historique Maintenance / SAV ............................... 91
23. LE PLANNING
............................................................ 91
23.1. Présentation du planning ......................................... 91
23.2. Ajout, modification et suppression de rendez-vous.. 93
23.3. Ajout d'une intervention ........................................... 94
23.4. La fiche rendez-vous ............................................... 94
24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET FOURNISSEURS96
24.1. Comment saisir un acompte ? ................................. 96
24.2. Comment saisir un règlement client ?...................... 97
24.3. La remise en banque ............................................... 97
25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES ........................ 100
25.1. Le tableau de bord ................................................ 100
25.2. L’historique clients/prospects ................................. 101
25.3. L’historique des éléments ...................................... 102
26. COMMENT CREER UN MAILING ?
EBP Bâtiment
........................ 103
21
27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN
COMPTABILITE ? .................................................................... 103
27.1. Les données à renseigner avant transfert ............. 104
27.2. Le transfert ............................................................ 105
28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ? ............ 105
29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ? .................... 107
LES FONCTIONS AVANCEES
109
1. LES RELANCES ................................................................ 109
2. L’ECHEANCIER CLIENT ................................................... 109
3. LE DOSSIER POUR VOTRE EXPERT COMPTABLE ...... 109
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS ................. 110
5. LES STATISTIQUES ......................................................... 110
6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS
............... 111
7. INDEXATION DE DEVIS ................................................... 112
8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT EXCEL)
112
9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES .................................. 113
10. EBP SAUVEGARDE ........................................................ 113
11. LE MENU INTERNET ...................................................... 113
INDEX
115
NOTES
119
22
EBP Bâtiment
Avant de commencer
INSTALLATION
1. AVANT DE COMMENCER
1.1. Accès au service technique
L’achat du logiciel en version complète donne droit à l’usage de
notre service technique*. Pour y accéder, munissez vous de
votre numéro de licence puis au choix :
Un standard vous accueille. Si aucun technicien n’est
disponible, veuillez patienter vous êtes sur une file d’attente.
0821 61 2000 (0,09 €/min)
Exposez votre problème par e-mail
batiment.support.fr@ebp.com
Horaires
Du lundi au jeudi
Le vendredi
8h00 à 19h00
8h00 à 18h00
*Ce droit à l’assistance technique dépend de la date d’achat de
votre logiciel, de la version achetée et du contrat souscrit.
1.2. Configuration minimale conseillée
La configuration minimale conseillée pour l’utilisation de votre
logiciel est la suivante :



Un processeur Intel Pentium 4 –2 GHz ou supérieur
Mémoire de 1 Go de RAM
Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits &
64 bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits,
EBP Bâtiment
23


Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16
bits
Espace disque libre : 2 Go
Remarque
Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont
vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du
logiciel.
1.3. Configuration minimale requise pour la
version
La configuration minimale requise pour les versions
monoposte et réseau jusqu’à 4 poste(1) est la suivante :
 Un processeur Intel Pentium 4 – 2 GHz ou supérieur,
 Mémoire de 3 Go de RAM
 Microsoft Windows® XP SP3, Vista SP1 32 bits & 64
bits, 7 32 bits & 64 bits ou 8 32 bits & 64 bits,
 Un écran avec une résolution de 1024 * 768 en 16 bits
 Espace disque libre : 3 Go
(1) Pour les configurations à partir de 5 postes, un serveur
dédié est nécessaire (Processeur P4 2GHz ou
équivalent / 2 Go de RAM au minimum, dédiés à
l’utilisation de SQL Serveur.
Remarque
Windows XP, Vista, 7 ou 8 sont des logiciels Microsoft dont
vous devez faire l’acquisition préalablement à l’installation du
logiciel.
24
EBP
2. COMMENT INSTALLER MON LOGICIEL ?
Attention
Avant de lancer l’installation du logiciel, fermez toutes les
applications en cours d’exécution.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Placez le CD-Rom EBP dans le lecteur de l’ordinateur.
L’écran d’accueil s’affiche automatiquement. Dans le cas
contraire, cliquez sur le menu Démarrer et sélectionnez
Exécuter. Tapez alors la commande : X:\Install.exe où X
est la lettre représentant l’unité de votre lecteur de CDRom. Cliquez sur OK.
L’écran d’accueil apparaît. Cliquez sur le bouton Logiciels
pour accéder à la présentation et à l’installation d’EBP
Bâtiment.
EBP Bâtiment se décline en trois versions : Standard,
Maintenance et PRO. Sélectionnez
l’installation
correspondante à la version que vous avez acquise.
L’assistant d’installation du logiciel apparaît. Suivez les
étapes une à une, le texte affiché correspond au contrat de
licence que vous devez obligatoirement lire. L’installation
et l’utilisation du logiciel dépendent de son acceptation.
Cliquez sur J’accepte les termes du contrat de licence
pour accepter la convention d’utilisation de ce produit,
autrement, l’installation ne pourra pas se poursuivre.
Cliquez sur Suivant pour passer à l’étape suivante.
Cliquez directement sur le type d’installation que vous
souhaitez. Nous vous conseillons, pour une première
installation de choisir le bouton Installation Complète.
Remarque
Si vous avez acheté une version réseau, sélectionnez le type
d’installation réseau comme type d’installation.
EBP Bâtiment
25
7.
Eventuellement, pour définir des répertoires particuliers,
cliquez sur Installation Personnalisée.
8. Le répertoire d’installation par défaut est : C:\PROGRAM
FILES\EBP\Batiment12.0. Pour éventuellement modifier ce
répertoire, cliquez sur le bouton Parcourir.
9. Ensuite, cliquez sur Installer pour lancer la copie des
fichiers sur votre disque.
10. En fin d’installation, vous devez cliquer sur le bouton
Terminer pour fermer l’assistant.
3. COMMENT LANCER MON LOGICIEL ?
Vous pouvez lancer le produit directement en cliquant sur
l'icône installé sur le bureau par défaut. Le logiciel peut
également être lancé par le menu par Démarrer +
Programmes + EBP + EBP Bâtiment.
4. COMMENT ACTIVER MON LOGICIEL ?
Version d’évaluation
Tant que le code d’activation n’a pas été saisi, le logiciel reste
en version d’évaluation. Cela signifie que vous pouvez utiliser
librement toutes les fonctions du logiciel pendant 40 jours, puis
ensuite il sera limité en nombre de données : 20 éléments, 20
documents et les impressions porteront la mention
"Démonstration".
Remarque
Le logiciel contient un dossier Démonstration, qui vous permet
de découvrir l’ensemble des fonctionnalités du logiciel. De ce
fait, nous vous conseillons vivement de l’ouvrir afin de vous
familiariser avec le logiciel avant de créer votre propre dossier.
26
EBP
Comment Activer mon logiciel ?
4.1. Comment obtenir mon code d’activation ?
Vous venez de faire l’acquisition d’un logiciel EBP. Pour
pouvoir utiliser toutes les fonctions du logiciel, vous devez
utiliser un code d’activation qui est fourni par EBP.
Cliquez sur l'option "Activer par Internet" (menu ? + Activer
votre logiciel).
L’activation du logiciel se faisant via le site Internet d’EBP, la
connexion à notre site Web se fera automatiquement depuis le
logiciel si votre ordinateur dispose d’Internet. Ensuite, laissezvous guider par les instructions à l’écran pour activer
automatiquement votre logiciel.
Si vous ne disposez pas d’Internet sur votre ordinateur un
message d’information s’affichera automatiquement vous
expliquant la procédure à suivre pour activer votre logiciel.
4.2. Comment
introduire
d’activation ?
mon
code
Au lancement du logiciel, l'écran d'introduction s'affiche.
Choisissez l'option Activez votre logiciel.
La fenêtre Activation s'ouvre et vous avez alors accès aux
zones suivantes :

Clé PC
Cette clé, calculée à partir des informations matérielles
de votre poste, est unique. Elle vous sera demandée
lors de l’activation.

Nom de l’entreprise
Vous devez impérativement saisir le même nom que
vous nous avez communiqué sur le courrier « Licence
d’Utilisation » en respectant la même syntaxe (points,
majuscules).
EBP Bâtiment
27

Numéro de Licence
Saisir le numéro de licence indiqué sur le courrier
« Licence d’Utilisation » joint avec la boîte du logiciel.

Clé Web
Elle vous sera demandée pour accéder à l'espace
clients sur le site www.ebp.com et vous permettra,
entre autres, de consulter les dernières nouveautés,
de télécharger les mises à jour de votre logiciel.

Code d’activation
Saisir le code (composé de 4 séries de 4 caractères)
sans espaces ni point, qu’EBP vous a communiqué.
Validez ensuite en cliquant sur le bouton Terminer. Un
message d'avertissement apparaît :
 Si le code a été correctement saisi, le message vous
indique à quelle version du logiciel (Ex : 2011
monoposte) correspond ce code.

Si le code saisi n’est pas valide, vous avez le message
suivant : Le code d’activation que vous avez saisi n’est
pas correct. Dans ce cas, vous pouvez ressaisir votre
code en passant par le menu ? + Activer votre
logiciel.
5. COMMENT CREER MON DOSSIER ?
Raccourci clavier [Ctrl] + [N]
Pour créer un dossier dans le logiciel, activez le menu Fichier +
Nouveau.
Vous entrez alors dans l’assistant de création. Entre chaque
étape, utilisez les boutons Suivant et Précédent pour
respectivement avancer et reculer dans la création du dossier.
28
EBP
Comment créer mon dossier ?
Vous renseignerez le nom du dossier, le répertoire dans lequel
vous souhaitez qu’il s’installe, les tables à créer par défaut, les
coordonnées et informations, et vous pourrez insérer le logo de
votre dossier qui sera automatiquement repris dans vos
documents (devis, commandes, factures, ..).
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
EBP Bâtiment
29
6. ECRAN DE TRAVAIL
Les menus
De
raccourcis.
Partie contextuelle de la
barre de navigation.
Le tableau de bord*
La barre de fenêtres
Cliquez ici pour
accéder
rapidement aux
menus les plus
courants.
La barre de statut affiche des messages
d’aide ou d’informations relatives à l’état de
votre clavier, le mode d’ouverture de votre
base en réseau (Exclusif ou Partagé) signalé
par un cadenas
, l’utilisateur courant, …
*Le tableau de bord s’affiche à partir de la deuxième ouverture du
dossier.
Rappel : La résolution écran doit être configurée au minimum
en 1024*768
30
EBP
PRISE EN MAIN
Dans les parties suivantes, nous allons découvrir les principales
fonctionnalités du produit, en détaillant comment initialiser votre
dossier, et comment créer vos principales données. Nous vous
guiderons dans la réalisation d’un devis, d’une facture ou d’un
suivi de chantier, et dans la saisie d’un règlement. Les options
qui ne concernent que les versions Maintenance ou PRO
d’EBP Bâtiment apparaîtront respectivement avec les pictos
suivants :
ou
.
Remarque
Les fonctionnalités de la version Maintenance sont inclues dans
la version PRO
1. COMMENT INITIALISER MON DOSSIER ?
Après la création d’un nouveau dossier, nous vous conseillons
d’ouvrir la fenêtre des Options du menu Outils et de la remplir
avec soin car certaines options vont déterminer le mode de
fonctionnement de l’ensemble du logiciel.
La fenêtre des options se compose de deux parties : une
arborescence sur la partie gauche, pour chaque partie des
options et sur la partie droite, les options correspondantes à
saisir.
EBP Bâtiment
31
1.1. Les options à remplir dès maintenant
Il est important de renseigner les parties suivantes :






Numérotation : Permet d’indiquer les prochains
numéros de documents qui s’incrémenteront ensuite
automatiquement et d’indiquer les codes éléments,
clients etc..
Sauvegarde : Permet que l’assistant de sauvegarde
vous soit proposé automatiquement à la fermeture de
votre dossier.
Eléments - Ouvrages : Cette partie permet
principalement de déterminer le mode de calcul que
vous souhaitez appliquer sur vos ouvrages et le mode
de fonctionnement en cas de mise à jour des prix.
Documents : Permet de choisir notamment comment
gérer votre suivi de stock, quel type d'avancement
vous souhaitez appliquer dans vos factures de
situation, d’avoir des avertissements, d’indiquer la
durée de validité des devis.
Taux / Décimales : Permet d’indiquer le nombre de
décimales à afficher pour tous les montants, quantités
et unités, calculés ou saisis dans votre dossier.
Permet d’indiquer les taux de frais généraux et de
bénéfice.
Comptabilité : Permet d’établir le lien avec votre
dossier comptable, pour rechercher vos journaux et
comptes clients, et pour le transfert comptable.
1.2. Les autres options
D’autres options sont très pratiques, comme la partie Tableau
de bord où vous pouvez définir les paramètres des alertes à
afficher et le nombre de mois à afficher pour le graphique du
chiffre d’affaires. Dans la partie Expert Comptable, vous
pourrez saisir les coordonnées de celui-ci afin de les retrouver
sur les documents qui lui sont destinés (Dossier Expert
Comptable). Dans la partie Bibliothèques, vous pouvez mettre
32
EBP Bâtiment
Comment initialiser mon dossier ?
une bibliothèque par défaut si vous avez importé des
bibliothèques partenaires…
Toutes les options sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1 sur chaque écran d’option.
1.3. Les options d’affichage
EBP Bâtiment vous offre de grandes possibilités pour
personnaliser l'affichage du logiciel :

Dans les options générales, vous pouvez choisir
d'afficher ou non l'écran des astuces ou l'écran
d'accueil, changer votre fond d’écran, choisir les
barres d'affichages que vous souhaitez, etc..

Vous avez la possibilité de modifier le type d'affichage
de vos menus, en changeant le contenu de vos
menus, en n'affichant par défaut que les menus les
plus utilisés..

Vous pouvez personnaliser toutes vos listes en
choisissant les colonnes que vous souhaitez, en
effectuant des tris, des filtres avec conditions multiples




et en affichant des calculs
Vous pourrez organiser
arborescence,
.
toutes
grâce
vos
listes
en
aux
catégories
Grâce aux boites de regroupement (accessible depuis
le menu Affichage), vous pourrez classer très
facilement les données contenues dans vos listes.
Dans toutes les fiches (éléments, clients, fournisseurs,
etc..),
vous
pourrez
créer
des
champs
personnalisés
Dans tous vos documents (Devis, factures, suivis,
etc..), vous pouvez créer autant de masques de saisie
que vous souhaitez en choisissant les colonnes à
afficher. Vous pourrez également changer les couleurs
EBP Bâtiment
33
et styles de tous les éléments que vous insérerez dans
votre devis (Tranches, sous-tranches, ouvrages,
métrés etc...)
Consultez l’aide en ligne (F1) pour obtenir de plus
amples renseignements sur toutes ces options.
1.4. Mot de passe
Vous avez la possibilité de protéger l’ouverture de votre dossier
par la saisie d’un mot de passe. Pour cela, vous devez vous
placer dans le menu Données + Divers + utilisateurs.
L’utilisateur ADM (Administrateur) est créé par défaut. Pour lui
attribuer un mot de passe, sélectionnez-le et cliquez sur le
bouton Modifier.
Saisissez votre mot de passe dans la zone prévue à cet effet et
re-saisissez le dans la zone Confirmation, puis validez la fiche
de l’administrateur.
Dès la prochaine ouverture de votre dossier, la fenêtre
Identification s’affichera et vous demandera de saisir votre mot
de passe.
1.5. Gestion des fenêtres
Il existe principalement deux types de fenêtres dans le logiciel :
les listes ou les fiches. Vous pouvez créer vos propres
paramétrages de colonnes, filtres et tris dans les listes. Les
propriétés de chacune de ces fenêtres sont détaillées dans
l’aide en ligne, dans la partie Manuel d’utilisation, puis
34
EBP Bâtiment
Comment créer un élément ?
Caractéristiques générales ou bien en utilisant la touche F1
sur chaque fenêtre du logiciel.
2. COMMENT CREER UN ELEMENT ?
Vous pouvez accéder à la liste des bibliothèques depuis :

Le menu Données -

L'option
Eléments disponible dans la partie
Favoris de la barre de navigation.
Eléments
La liste des éléments répertorie l'ensemble des bibliothèques
que vous possédez.
Elle a l'avantage de dissocier les éléments issus de votre
propre bibliothèque et les éléments issus des bibliothèques de
nos partenaires.
Pour constituer votre liste d'éléments, vous pouvez créer votre
bibliothèque interne et/ou importer des bibliothèques de prix (ou
tarifs fournisseurs).
2.1. Création d’un
interne
élément
en
bibliothèque
Vous pouvez créer des éléments de type fourniture, maind’œuvre, matériel, divers, ouvrage, sous-traitance et textes.

Les ouvrages sont composés des éléments
(fournitures,
main-d’œuvre,
matériel,
divers)
nécessaires à la réalisation d’une prestation complète.

Les fournitures sont des éléments physiques
incluant parfois de la pose.

Les mains-d’œuvre correspondent au temps de
travail nécessaire.
EBP Bâtiment
35

Les divers correspondent éventuellement au
matériel dont vous avez besoin pour travailler (ex:
gants, casques, etc.)

Les matériels correspondent généralement à ce
que vous avez en location et dont vous facturez au
client l’utilisation.

Les textes pourront être insérés dans le corps de
vos documents.

La sous-traitance
correspond à une tâche soustraitée.
L’onglet Eléments en sommeil regroupe tous les
éléments qui ont la case « Elément en sommeil » de
coché dans sa fiche.

Pour créer un élément dans votre bibliothèque, vous pouvez
utiliser les touches [CTRL] + [Inser] de votre clavier ou cliquer
sur le bouton Ajouter qui figure au bas de votre liste
d'éléments.
36
EBP Bâtiment
Comment créer un élément ?
Une fiche élément apparaît. Sélectionnez le type fourniture puis
choisissez sa famille, son unité de vente, à l’aide de l’icône
et indiquez une description succincte.
Remarque
Pour sélectionner un onglet, vous pouvez cliquer dessus ou
bien utiliser les touches [ALT] + la lettre soulignée sous le
nom de l'onglet.
Saisissez ensuite une description commerciale et/ou technique
dans l’onglet Désignation, puis surlignez quelques mots à
l’aide de la souris et appliquez-les attributs disponibles en
cliquant sur les icônes correspondants (gras, italique,
souligné..).
L’onglet Complément permet de définir le poids et le volume
de l’élément. Dans les documents, vous pourrez ainsi obtenir le
poids et le volume total de vos éléments, le code barre, le
fournisseur et savoir si l’élément est en sommeil ou non.
EBP Bâtiment
37
En version Maintenance, vous pouvez également indiquer le
type de garantie et la durée de garantie de votre fourniture.
Dans la version PRO d’EBP Bâtiment, vous avez la possibilité
de gérer des unités de conditionnement différentes entre vos
achats, vos ventes, et le stockage.
Pour cela, indiquez les unités d’achat, unités de stock et unités
de vente puis précisez les coefficients à appliquer entre chaque
unité. Le X signifie contient.
Exemple
Vous achetez de la colle conditionnée en palette. Chaque
palette contient 50 cartons, que vous stockez dans votre dépôt.
Chaque carton contient 250 sachets et vous vendez les sachets
à l’unité :
Dans l’onglet Tarif, indiquez le prix d’achat de votre fourniture
puis tapez sur Entrée. Le prix TTC est automatiquement
calculé, en fonction des pourcentages de frais généraux et frais
de bénéfices saisis dans les options du dossier. Tous les
montants et taux sont modifiables, vous pouvez donc les
ajuster si nécessaire.
Il est également possible de sélectionner un barème éco
contribution.
La partie Main-d’œuvre vous permet d’associer un prix de
main-d’œuvre au prix de votre fourniture, notamment dans le
cas où votre fourniture est vendue pose comprise.
38
EBP Bâtiment
Comment créer un élément ?
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 vous indique
comment sont calculés tous les montants affichés.
Vous pouvez ensuite compléter votre fiche fourniture, en
renseignant les onglets suivants :

Tarifs / Promotion : Permet de saisir les Tarifs
exceptionnels et de visualiser les promotions
éléments.
Les éléments de type Texte ne sont pas concernés par
cet onglet.

Comptes : Permet de définir les comptes comptables
qui seront utilisés pour le transfert en comptabilité.

Références associées: Permet d'insérer des
éléments qui seront ajoutés et facturés en même
temps que l'élément que vous êtes en train de créer.



Fourn.
: Permet de saisir jusqu'à 10 fournisseurs
différents pour un élément, avec les prix d'achat,
remises, multiples de réappro, délai de livraison, frais,
etc..
Images : Permet d'insérer une image de votre
élément, qui sera automatiquement reprise sur vos
impressions de documents (liste des éléments,
devis...) avec images.
Notes : Permet de saisir des commentaires
Remarque
En création d’élément de type ouvrage, vous pourrez
notamment accéder à l’onglet Composition, pour insérer les
éléments entrant dans l’ouvrage et à l’onglet Métré, qui se
présente sous la forme d’une feuille de calcul et sert à calculer
la quantité d’un ou plusieurs éléments nécessaires à la
réalisation de l’ouvrage.
EBP Bâtiment
39
Retrouvez dans l’aide en ligne, accessible par la touche
F1, le détail de toutes les fonctionnalités liées aux onglets et
aux différents types d’éléments.
2.2. Les bibliothèques de nos partenaires
Pour afficher une (ou plusieurs) bibliothèque(s) de nos
partenaires, vous devez d'abord l' (ou les) importer. Les
procédures d'importation et les fiches éléments sont spécifiques
à chaque bibliothèque.
Vous devez ensuite cocher dans le menu Outils + Options +
Bibliothèques, la (ou les) bibliothèque(s) à afficher dans votre
liste éléments. Vous trouverez donc, au-dessus des onglets de
votre liste d'éléments, un bouton pour chacune des
bibliothèques de prix que vous souhaitez consulter.
Si vous souhaitez importer un tarif de votre fournisseur qui
n'existe pas dans notre liste, vous pouvez utiliser l'option Tarifs
génériques dans le menu Outils + Bibliothèques et Tarifs.
Une liste de tarifs est proposée. Si votre fournisseur n'y figure
pas, nous vous invitons à nous consulter, pour savoir si nous
pouvons développer l'interface pour l'intégration de vos tarifs*.
*En fonction des éléments que vous nous fournirez, nous vous
répondrons rapidement quant à la faisabilité de la récupération de vos
fichiers.
3. COMMENT CREER ET UTILISER UN METRE ?
Le métré est une opération qui consiste à calculer les quantités
de matériels et/ou de matériaux qui seront nécessaires pour la
réalisation de travaux.
EBP Bâtiment vous permet d’associer des métrés à vos
ouvrages et à vos documents de vente. L’onglet Métré se
40
EBP Bâtiment
Comment créer et utiliser un métré ?
présente comme une feuille de calcul dans laquelle vous
pourrez saisir vos opérations pour une ou plusieurs fournitures.
Ces opérations peuvent être réalisées simplement, en
saisissant les calculs directement dans la zone Métré ou bien
en faisant appel à l’assistant métré.
Nous vous proposons aussi de créer des métrés-types, depuis
le menu Données + Divers + Métrés Types. Les métrés types
sont des formules de calcul qui pourront être utilisées autant de
fois que vous le souhaitez. Seules les variables seront à saisir.
Nous vous proposons ci-dessous un exemple de création et
utilisation d’un métré-type avec l’utilisation de l’assistant métré.
Remarque
Vous pouvez aussi consulter le dossier de démonstration qui
contient deux exemples de métrés-types.
3.1. Exemple de métré
A partir du menu Données + Divers + Métrés Types, cliquez
sur le bouton Ajouter au bas de la liste.
Vous souhaitez calculer le volume d’un cylindre, pour calculer
la quantité de béton nécessaire pour une colonne.
Indiquez le libellé : Volume d’un cylindre.
Dans les lignes de métré, effectuez les manipulations
suivantes :

Pour plus de lisibilité, saisissez le commentaire
suivant : ‘Dimension du cylindre’. Les apostrophes
sont indispensables pour signaler au logiciel qu’il s’agit
d’un commentaire.
EBP Bâtiment
41






Sur la deuxième ligne, saisissez la variable suivante :
DIAM= ? et sur la ligne suivante HAUT= ? (diamètre
et hauteur d’un cylindre)
Saisissez sur une nouvelle ligne le commentaire
suivant : ‘Surface du cylindre’
Ouvrez l’assistant de calcul en cliquant sur l’icône
de la barre d’outils.
Dans la partie Fonctions, ouvrez la catégorie Volumes
et sélectionnez la fonction Volcylindre en doublecliquant dessus, à l’aide de la souris.
La fonction apparaît dans la zone de saisie. Vous
pouvez alors indiquer, comme cela est précisé au bas
de la fenêtre, les variables correspondantes au
diamètre et à la hauteur du cylindre, comme suit :
Volcylindre(DIAM;HAUT)
Cliquez ensuite sur le bouton Terminer
Votre métré type est terminé. Vous pouvez le tester en
indiquant dans la colonne Valeurs, les deux dimensions de vos
diamètres et hauteurs. Le calcul s’affichera dans la zone Total.
N’oubliez pas de supprimer ces valeurs avant d’enregistrer,
sinon elles apparaîtront par défaut à chaque fois que vous
aurez besoin de votre métré.
42
EBP Bâtiment
Comment créer et utiliser un métré ?
Ouvrez ensuite dans un élément de type ouvrage et cliquez sur
l’onglet Métré. Vous retrouvez les éléments qui composent
votre ouvrage.




Placez-vous alors sur une ligne de fourniture et cliquez
sur l’icône
,
Sélectionnez le métré type. Les opérations s’affichent
alors.
Indiquez les valeurs de votre diamètre et hauteur de
cylindre.
Le métré se calcule automatiquement. Son total est
reporté dans la colonne quantité de l’onglet Métré et
dans la colonne quantité de l’onglet Composition.
Vous pourrez, de la même façon, faire appel à votre métré type
dans l’onglet Métré des documents de vente.
EBP Bâtiment
43
4. COMMENT ENREGISTRER UN CLIENT ?
Pour accéder à la liste des clients et prospects, vous avez deux
possibilités :

Sélectionner
Clients/Prospects dans la partie
Favoris de la barre de navigation,

Activer le menu Données +
Clients/Prospects.
Le logiciel vous permet de faire une distinction entre vos clients
et vos prospects (clients potentiels). Dès que vous transférez
un devis en facture pour un prospect, ce dernier est transféré
en client.
Remarque
Il est possible de réaliser une facture en sélectionnant un
prospect. Pour cela, vous devez confirmer le message de
transfert du prospect en client.
44
EBP Bâtiment
Comment créer un MULTI TARIF - PROMOTION ?
Pour créer un client ou prospect, utilisez les touches [CTRL] +
[Inser] de votre clavier.
Remplissez alors les principales coordonnées et informations
concernant votre client contenues dans l’onglet Détail et validez
par Enregistrer.
L’onglet Contacts vous permet de consulter la liste et les fiches
contacts associées à votre client. Vous pouvez en ajouter en
cliquant sur l’icône
Nouveau.
5. COMMENT CREER
PROMOTION ?
UN
MULTI
TARIF
-
5.1. Promotions
Les promotions sont gérées à partir du menu Données +
Promotions. Utilisez le bouton Ajouter pour créer une nouvelle
promotion.
Les dates de début et de fin ne sont pas obligatoires, toutefois
vous devez renseigner au minimum une de ces dates pour
valider la fiche.
L’onglet Tarifs / Promotions vous permet de définir une
promotion pour un élément particulier, pour une famille
éléments ou pour une famille clients.
La quantité minimum est la quantité à partir de laquelle sera
appliquée la remise. Elle est facultative.
Pour valider la création de la promotion, vous devez au
minimum renseigner le % de remise.
EBP Bâtiment
45
5.2. Tarifs
Pour créer des tarifs exceptionnels, vous devez aller dans
l’onglet Tarifs et Promotions dans les fiches Familles clients,
Familles Eléments, Clients ou Eléments.
Pour les Familles Clients et Clients, il faut définir un tarif pour
un code élément précis ou pour une famille précise d’éléments.
Pour les Familles Eléments et Eléments, il faut définir un tarif
pour un code client précis ou pour une famille précise de
clients.
Remarque
Lors de la réalisation d’un tarif, si vous renseignez plusieurs
critères sur une ligne de tarif, cette ligne sera pris en priorité
dans le calcul de la remise / promotion dans le document de
vente.
La quantité minimum et le prix de vente, à partir de laquelle
sera appliqué le prix ou la remise sont saisissables uniquement
dans l’onglet de la fiche Clients ou Eléments.
Les dates de début et de fin ne sont pas saisissables, ni
modifiable car elles sont définies uniquement dans les
promotions.
Remarque
Si une famille est saisie, le code ne pourra pas être saisi (et
inversement).
Si un prix de vente est indiqué sur la ligne, il n’est pas possible
de saisir de % de remise (et inversement).
L’ordre des tarifs n’indique pas l’ordre de priorité pris en compte
dans le document. L’application se fait selon la gestion que
vous avez définie dans les Options.
46
EBP Bâtiment
6. COMMENT
CREER
REGLEMENT ?
UN
MODE
DE
Les modes de règlements sont gérés à partir du menu
Données + Divers + Modes de règlement. Utilisez le bouton
Ajouter pour créer un nouveau règlement.
Les modes de règlement sous EBP Bâtiment incluent à la fois
le moyen de paiement utilisé et l’échéance à générer.
Vous devez renseigner le code et le libellé du mode de
règlement, puis dans la grille d’échéance, saisir sur la ligne le
mode de paiement et le nombre de jours pour calculer la date
d’échéance à partir de la date de création du document.
La date d’échéance sera donc automatiquement calculée dans
vos documents de ventes.
En version PRO, vous pouvez créer plusieurs lignes
d’échéances pour un mode de règlement. Vous pourrez ainsi
paramétrer automatiquement les échéances de vos clients.
Cliquez sur l’icône
pour ajouter une nouvelle ligne
d’échéance dans la grille, et saisissez ses différents critères.
Attention
La somme, des % des lignes créées, doit être égale à 100%.
Ex : Création d’un mode de règlement avec trois échéances :
- Saisie d’une première ligne d’échéance avec 20% au
Comptant,
- Saisie d’une deuxième ligne avec 40% en 30 jours fin
de mois,
- Saisie d’une troisième ligne, avec 40% en 60 jours fin
de mois.
EBP Bâtiment
47
Sélectionnez ensuite ce mode de règlement dans la zone Mode
de règlement de l’onglet Gestion de la fiche client. A la
validation d’une facture, les échéances (date, type de paiement
et montant) seront automatiquement calculées.
7. COMMENT SAISIR UN DEVIS ?
Pour accéder à la création du devis, vous pouvez utiliser :

L’option
navigation,


Le menu Traitements +
Nouveau devis,
Ou bien ouvrir la liste des documents de vente depuis
le menu Traitements + Documents de vente et
cliquer sur le bouton Ajouter.
Nouveau devis depuis la barre de
Un nouveau devis apparaît à l’écran :
Le devis se compose de trois parties essentielles : l’entête, le
corps et le pied. Ces différentes parties sont découpées sous
48
EBP Bâtiment
Comment saisir un devis ?
forme d’onglets. Les principales informations (Numéro, Client,
Date, Etat etc..) sont affichées en haut de la fenêtre.
Vous disposez de la zone N° d’affaire. Si vous rattachez votre
devis à une affaire, un message apparaîtra pour vous
demander si vous souhaitez récupérer automatiquement les
informations liées à l’affaire.
7.1. L’entête du devis
Dans les parties Entête et Complément, vous pouvez faire
appel à votre client, à l’aide de l’icône
et utiliser l’icône
pour consulter sa fiche. Vous pouvez également modifier
directement ses coordonnées. Vous pouvez aussi sélectionner
votre taux de TVA par défaut et indiquer l’état de votre devis
(en cours, accepté...).
La date de validité du devis est automatiquement calculée en
fonction du nombre de jours indiqués dans les options du
dossier.
La zone Document Associé permet de relier à votre devis un
document (*.doc, *.pdf, *.xls..) ou un plan (*.jpg, *.gif, *.bmp) et
d’imprimer ce dernier avec votre devis.
La zone Mouvemente le stock est cochée par défaut si vous
avez choisi de gérer votre stock sur les bons de livraisons et
factures (voir page 84). Si vous la décochez, les documents
générés, à partir de ce devis, ne décrémenteront pas les
stocks.
7.2. Le corps
Le corps du devis est la partie dans laquelle vous allez insérer
les éléments issus de vos bibliothèques externes ou interne, ou
même des éléments non référencés, que vous pourrez ajouter
à votre bibliothèque interne.
EBP Bâtiment
49
Le corps se présente sous forme d’une grille et pour faciliter la
saisie, vous disposez :
D’une barre d’outils juste au dessus de la grille (Faire
F1 pour plus de détails)
Vous avez la possibilité d’insérer jusqu’à 6 niveaux de
tranches..
Le bouton Saisie plein écran est particulièrement
pratique lorsque vous avez besoin d’insérer beaucoup de lignes
dans votre corps de document.
Lorsque vous saisissez une description, la barre
d’outils vous permet d’appliquer du gras, de la couleur, du
souligné là où vous le souhaitez. Vous pouvez aussi faire appel
au correcteur orthographique.
D’un masque de saisie entièrement paramétrable.
Plus de 40 colonnes (voir aide en ligne) sont à votre disposition.
D’une saisie souple : vos éléments peuvent être
insérés où vous le souhaitez dans la grille. Vous pouvez insérer
des éléments qui n’existent pas dans votre fichier en saisissant
directement leur libellé et prix. Vous pouvez effectuer des
couper-copier-coller de lignes dans le corps du document ou
d’un document à un autre. Les prix affichés peuvent être
modifiés.
L’onglet Métré vous permet de calculer les quantités
nécessaires à la réalisation de vos travaux et de les mettre à
jour directement dans le corps de votre devis (voir page 40).
L’onglet Lettres types permet d’ajouter une lettre d’entête ou
de pied, qui sera imprimée sur une page à part du devis.
Toutes les fonctions accessibles dans les onglets du
devis sont détaillées dans l’aide en ligne, accessible par la
touche F1.
7.3. Le pied
Le pied représente la partie totalisation du devis. Vous avez la
possibilité de saisir une actualisation, d’ajouter des postes
50
EBP Bâtiment
Comment créer une facture ?
complémentaires, des frais de port (HT ou TTC) et d’indiquer
un montant d’acompte (il ne sera pas enregistré dans vos
règlements).
Vous avez accès à deux boutons supplémentaires : le bouton
TVA permet d’afficher le récapitulatif des montants HT et
montants de TVA par taux et le bouton Récapitulatif vous
indique les déboursés, prix de vente et frais totaux par type
d’éléments, ainsi que les temps de pose et MO exprimés en
heures et en jours.
Le bouton Indexation, disponible uniquement dans les devis,
vous permet d’avoir un historique des indexations effectuées à
partir d’un devis sous la forme d’arborescence.
Le bouton Comptabilité vous permet de paramétrer d’autres
comptes comptables pour les TVA pour ce document. Lors du
transfert comptable, c’est ces comptes qui seront utilisés.
8. COMMENT CREER UNE FACTURE ?
Pour accéder à la création d’une facture, vous pouvez utiliser :

L’option
navigation,


Le menu Traitements +
Nouvelle facture,
Ou bien ouvrir la liste des documents de ventes depuis
le menu Traitements + Documents de vente et
cliquer sur le bouton Ajouter.
Nouvelle facture depuis la barre de
Une facture peut également être créée à partir d’un transfert de
document (ex : transfert de devis).
La facture se compose de trois parties essentielles : l’entête, le
corps et le pied. Ces parties ont les mêmes propriétés de
fonctionnement que dans le devis (voir plus haut).
Tous les champs sont détaillés dans l’aide en ligne, accessible
par la touche F1, dans chaque partie de la facture.
EBP Bâtiment
51
Remarque
Dans les commandes clients, bons de livraisons et factures,
vous disposez :
- de colonnes supplémentaires dans le corps de votre
document,
- d’un onglet Acompte, pour créer ou associer une facture
d’acompte
à
votre
document.
Pour ces deux points, consultez l’aide en ligne pour connaître le
mode de fonctionnement en détail.
9. COMMENT GERER L'ECO-CONTRIBUTION ?
Depuis le 15 novembre 2006, l'éco-contribution appelée
également écotaxe ou DEEE, est à appliquer pour les Déchets
d'Equipements Électriques et Électroniques.
4 organismes sont en charge de collecter cette taxe et chaque
organisme applique son propre barème.
Nous proposons par défaut les barèmes de la société Ecosystèmes et de Recylum pour les lampes. Les producteurs ont
le droit de re-facturer à leurs clients une contribution unitaire en
échange de la prestation effectuée par les éco organismes
(DECRET 2005-089 DEEE.pdf).
Les contributions unitaires sont variables en fonction des éco
organismes et seront amenées à évoluer avec le temps. Cette
DEEE n’est applicable que pour les opérations réalisées en
France ( DOM & Corse inclus ).
Dans EBP Bâtiment, le paramétrage de la gestion de l'écocontribution s'effectue en plusieurs étapes.
9.1. Création du barème
Pour créer le barème, sélectionnez "créer le barème d'écocontribution" lors de la création de dossier ou importer le
barème.
52
EBP Bâtiment
Comment gérer l'éco-contribution ?
9.2. Utilisation du barème éco-contribution
Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches barème, vous devez affecter le
barème à chaque fiche élément. Le montant de l’écocontribution est TTC.
Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le
montant de l'éco-contribution (Montant de l’élément dont écocontribution).
Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous
avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution au
total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option « Inclure le
montant de l’éco-contribution au montant TTC ».
Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document
(Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), le barème de
l'éco-contribution associé à cet élément sera automatiquement
repris. Le montant total éco-contribution TTC sera calculé en
fonction du nombre d'éléments vendus et de l’option
sélectionnée.
En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution est inclus
(Dont éco-contribution...) ou ajouté dans le Total TTC du
document.
Par le menu Impressions + Historique éco-contribution,
vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des barèmes
d'éco-contribution utilisés dans les documents.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
EBP Bâtiment
53
10. COMMENT GERER L’ECO-CONTRIBUTION
MOBILIER ?
Cette éco-contribution concerne les meubles et éléments
d’ameublement qui offrent une assise, un couchage, du
rangement, un plan de pose ou de travail et qui entrent dans
l’une des 10 catégories suivantes (ces catégories sont définies
par l’article R543-240 du Code de l’Environnement) :
1. Meubles de salon / Séjour / Salle à manger,
2. Meubles d’appoint,
3. Meubles de chambres à coucher,
4. Literie,
5. Meubles de bureau,
6. Meubles de cuisine,
7. Meubles de salle de bains,
8. Meubles de jardin,
9. Sièges,
10. Mobiliers techniques, commerciaux et de collectivité.
Cette éco-contribution concerne toutes les entreprises
françaises qui mettent sur le marché français pour la première
fois des produits d’ameublement. Elles doivent donc collecter
cette écotaxe et la reverser à un éco-organisme.
Cette éco-contribution est en plus du prix de vente, soumise à
TVA (celle de l’article) et ne peut bénéficier de ristournes ou
autres remises commerciales. Elle est répercutée à l’identique
jusqu’au client final. Elle doit être affichée sur les factures.
Il existe deux éco-organismes qui ont leur propre barème :
 Valdelia pour le recyclage des produits d’ameublement
professionnels,
 Eco-mobilier pour le recyclage des produits
d’ameublement ménagers (particuliers).
54
EBP Bâtiment
Comment gerer l’eco-contribution mobilier ?
10.1. Création des barèmes Eco-contribution
mobilier
Pour créer les barèmes, sélectionnez "créer les barèmes écocontribution mobilier" lors de la création de dossier. Si le
dossier est déjà créé, vous pouvez importer les barèmes par le
menu Outils + Import de l’éco-contribution mobilier.
10.1.1. Création d’un barème manuellement
Vous pouvez aussi créer manuellement un barème en passant
par le menu Données + Divers + Barème Eco-contribution
mobilier. Dans la fiche, vous devez renseigner le code,
l’organisme, le montant HT et cocher la Proportionnel au poids
(Kg) si besoin.
10.2. Création d’un
mobilier
article
Eco-contribution
Pour créer les articles éco-contribution mobilier, sélectionnez
"créer les barèmes éco-contribution mobilier" lors de la création
de dossier. Si le dossier est déjà créé, vous pouvez importer les
articles par le menu Outils + Import de l’éco-contribution
mobilier.
10.2.1. Création
d’un
article
éco-contribution
manuellement
Vous pouvez aussi créer manuellement un article écocontribution en passant par le menu Données + Divers +
Article Eco-contribution mobilier. Dans la fiche, vous devez
renseigner un code, un libellé, l’organisme, le barème à utiliser
et le code article (Fournit par Valdelia ou Eco-mobilier). Les
autres champs sont spécifiques à l’organisme Valdelia.
EBP Bâtiment
55
10.3. Utilisation d’un article Eco-contribution
mobilier
10.3.1. Sur la fiche élément
Suite à la création de vos fiches articles Eco-contribution
mobilier, vous devez les affecter à chaque fiche élément. Le
montant de l’éco-contribution mobilier est HT.
Par défaut, le prix de vente TTC de l'élément contient le
montant de l'éco-contribution mobilier (Montant de l’élément
dont éco-contribution mobilier).
Par le menu Outils + Options + Documents + Ventes, vous
avez la possibilité d’ajouter le montant de l’éco-contribution
mobilier au total TTC de l’élément, en sélectionnant l’option
« Inclure le montant de l’éco-contribution mobilier au montant
TTC ».
10.3.2. Dans les documents
A chaque fois que vous appelez un élément dans un document
(Devis, Commande, BL, BR, Factures, Avoirs), l’article écocontribution mobilier associé à cet élément sera
automatiquement repris. Le montant total éco-contribution
mobilier TTC sera calculé en fonction du nombre ou du poids
(case « Proportionnel au poids (Kg) » cochée dans la fiche
barème éco-contribution mobilier) de l'élément vendu et de
l’option sélectionnée.
En pied de chaque document (Devis, Commande, BL, BR,
Factures, Avoirs), le montant total d'éco-contribution mobilier
est inclus (Dont éco-contribution mobilier...) ou ajouté dans le
Total TTC du document.
Par le menu Impressions + Historique éco-contribution
mobilier, vous avez la possibilité d'imprimer le récapitulatif des
articles éco-contribution mobilier utilisés dans les documents.
56
EBP Bâtiment
Comment créer une facture d’avancement ?
11. COMMENT
CREER
D’AVANCEMENT ?
UNE
FACTURE
Les factures d’avancement, appelées aussi factures de
situation, se créent :

A partir de factures directes

Par transfert de devis ou de commande
11.1. Saisie de l’avancement des travaux
La saisie de l’avancement s’effectue depuis la première facture
que vous créez.
Vous disposez de colonnes supplémentaires dans le corps des
factures: le % d'avancement cumulé, le % d'avancement
cumulé quantité et la quantité cumulée.
Indiquez dans ces colonnes la quantité consommée par rapport
à l'avancement des travaux. Le logiciel recalcule alors le
montant à facturer au client (montant net HT Avancement).
Remarque
Le % d’avancement cumulé permet de déterminer le montant à
facturer au client. En mode quantitatif, vous saisissez le %
d’avancement cumulé quantité et celui-ci se recopie dans le %
d’avancement cumulé pour calculer le montant à facturer au
client.
En mode qualitatif, vous pouvez saisir un % d’avancement à
facturer au client, indépendamment du % d’avancement cumulé
quantité pour indiquer l’avancement réel des travaux.
Le mode quantitatif ou qualitatif se choisit dans les options du
dossier, dans le menu Outils + Options + Document +
Ventes.
Dans tous les cas, vous pouvez modifier les montants dans la
colonne Montant Net HT Avancement dans le corps de la
facture, sur les tranches, sous-tranches ou ouvrages.
EBP Bâtiment
57
L'onglet Avancement affiche les montants totaux (HT, TVA,
TTC, etc..) que le client doit vous payer en fonction de
l'avancement des travaux saisi dans le corps de cette facture.
Vous pouvez effectuer, dans cet onglet, un avancement global.
Le numéro de situation d’avancement est automatiquement
incrémenté.
L’onglet Echéances affiche le mode de règlement, et les
échéances de la facture. Vous pouvez choisir de calculer la
retenue de garantie sur chacune des factures d’avancement ou
bien uniquement sur la dernière (F1 pour Aide).
11.2. Création
d’une
d’avancement
nouvelle
facture
Pour saisir un nouvel avancement, sélectionnez la facture déjà
réalisée dans la liste des documents de vente et cliquez sur le
bouton Avancement disponible dans la barre de Navigation.
Une nouvelle facture apparaît, identique à la précédente, et
vous pouvez saisir les nouveaux % d’avancement.
12. COMMENT GERER LE COMPTE PRORATA ?
Un compte prorata ou compte interentreprises est mis en place
lorsque plusieurs entreprises de divers corps de métier
interviennent simultanément ou se succèdent sur un chantier.
Ces interventions nécessitent des besoins logistiques communs
: installation de chantier, clôture, gardiennage, branchement
d’eau, d’électricité, voire de téléphone, sanitaires, etc. Ces
besoins ne sont pas en général pris en charge par le maître
d’ouvrage.
La gestion du compte prorata s’effectue à partir du document
de vente (devis, commandes…).
58
EBP Bâtiment
Comment GERER LE COMPTE PRORATA ?
Une fois les éléments de l’entête et du corps saisis, vous devez
cliquer sur l’onglet Pied et cliquer sur le symbole
des postes
complémentaires. A l’écran apparaît la fenêtre suivante :
Vous pouvez saisir un libellé dans la zone
Remises/Majorations du compte prorata puis saisir un
montant dans la zone Montant ou un taux dans la zone %.
Le bouton TVA – comptes vous permet de définir un compte
comptable en cas de remise ou en cas de majoration ainsi que
le taux de TVA à appliquer. Si vous ne définissez pas de
compte comptable à partir de ce bouton, les comptes utilisés
seront ceux définis à partir du menu Données / Divers /
Postes complémentaires.
Le montant de référence permettant le calcul du compte prorata
correspond au Total HT du document.
Toutes ces étapes sont détaillées dans l’aide en ligne,
accessible par la touche F1 depuis chaque écran de l’assistant.
EBP Bâtiment
59
13. TRANSFERT, DUPLICATION ET IMPRESSION DE
DOCUMENTS
13.1. Transfert de documents
Le transfert de document sert à transformer un document initial
dans un autre type de document. Le document initial n’est alors
plus modifiable.
Les devis peuvent être transférés en commande, bons de
livraison ou factures.
Remarque
Un document ne peut être transféré qu’une seule fois. Le
document initial sera conservé mais ne sera plus modifiable ni
supprimable (Il pourra être dupliqué).
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents, depuis le
menu Traitements + Documents de vente. Sélectionnez le
document initial et cliquez le bouton Transférer disponible dans
la barre de Navigation.
Remarque
Pour la gestion de la contremarque, vous pouvez transfert un
devis ou une commande client en demande de prix ou
commande fournisseur.
13.2. Duplication
Vous pouvez dupliquer tous les documents pour un même type
ou un type différent (ex : dupliquer une facture en devis) (sauf
60
EBP Bâtiment
Transfert, duplication et impression de documents
les documents d’acompte), afin de récupérer leur contenu, en
utilisant le bouton Dupliquer disponible dans la liste des
documents de vente.
13.3. Regroupement de bons de livraison
Le regroupement de Bons de livraison s’effectue à partir de la
liste des documents de vente et du bouton Regroupement BL.
Le regroupement de BL peut s’effectuer suivant deux
possibilités :
o Regrouper les documents sélectionnés, dans l’onglet
Bons de livraison, en une facture.
o Regroupe sur une période donnée pour un même
client (et un même dépôt de stock) tous les BL qui ont
été effectués en une facture.
Un sous-total pour chaque BL peut-être ajouté sur la facture
générée.
Consultez l’aide en ligne (F1) pour de plus amples
renseignements
sur
les
transferts,
duplications
ou
regroupements des documents.
13.4. Impression des documents
De nombreux modèles d’impressions sont à votre disposition
pour imprimer vos documents de vente. Utilisez le bouton
Imprimer au bas de la fenêtre du document et choisissez votre
modèle.
Une boîte d’impression s’ouvre et vous permet d’accéder aux
fonctions suivantes :

Un onglet Propriétés pour choisir les paramètres de
l’impression.
EBP Bâtiment
61

Un onglet Aperçu pour avoir un aperçu avant
impression.
Les fonctions proposées dans chacun de ces onglets
sont détaillées dans l’aide en ligne (accessible par la touche F1
depuis chaque onglet).
13.5. Envoi par e-mail
Depuis la barre de navigation ou depuis la fenêtre d’impression,
vous pouvez envoyer votre document directement par e-mail.
Une fenêtre s’affiche à l’écran. Vous pouvez choisir le modèle
de document à envoyer, ainsi que son format. Consultez l’aide
en ligne (F1) pour de plus amples informations sur ce point.
14. COMMENT EFFECTUER
CHANTIER ?
UN
SUIVI
DE
Le suivi de chantier est un document interne dans lequel vous
saisissez les quantités fournitures consommées sur votre
chantier et à partir duquel vous pouvez décrémenter votre
stock.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le
menu Traitement + Suivi de chantier + Détaillé. La liste des
suivis apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste.
Le suivi de chantier est constitué de deux parties : L'entête et le
Corps du suivi.
L'entête du suivi de chantier vous permet de lier le suivi à un
document initial (devis ou facture), de renseigner les
informations liées au client, à l’architecte, au stock et de saisir
un commentaire.
Dans le corps du suivi de chantier, saisissez pour chacun des
éléments (de type fourniture, divers, matériel ou MO), le
62
EBP Bâtiment
Le suivi de chantier simplifié
déboursé et la quantité prévue pour le chantier. Puis, au fur et à
mesure de l'avancement des travaux, vous pourrez revenir
autant de fois que vous le souhaitez sur votre suivi de chantier
et ajouter, modifier ou supprimer des éléments si nécessaire, et
mettre à jour les quantités consommées.
Cliquez sur le bouton Bons d’entrée / Sortie pour créer un bon
d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux nouvelles
quantités consommées.
15. LE SUIVI DE CHANTIER SIMPLIFIE
EBP Bâtiment propose un deuxième suivi de chantier,
simplifié. Dans ce suivi, vous indiquez les montants de vos
dépenses, classées par catégorie de dépense, et vous pouvez
comparer au fur et à mesure, le déboursé prévu et le déboursé
réalisé.
Pour créer un suivi de chantier, vous devez vous placer dans le
menu Traitement +
Suivi de chantiers + Simplifié. La liste des suivis apparaît.
Cliquez sur le bouton Ajouter au bas de la liste pour le créer.
Dans les onglets Entête et Compléments, vous pouvez saisir
les coordonnées de votre client, et un descriptif de vos travaux.
A l’aide de l’icône
, Sélectionnez dans la zone Document, le
document de vente source (devis, commande, etc..). Le
déboursé prévu s’affiche alors au bas du suivi.
En version Maintenance, vous avez la possibilité de créer un
suivi de chantier simplifié à partir d’un Contrat afin d’étudier sa
rentabilité.
Sans même préciser de contrat, vous pourrez, via le raccourci
Interventions dans la barre de Navigation, récupérer les heures
de main d’œuvre et de matériels réalisées.
EBP Bâtiment
63
Dans les onglets Fournitures/Divers,
Main d’œuvre,
Matériel et Frais complémentaires, vous disposez d’une barre
d’outils pour ajouter, insérer et supprimer des lignes. Sur
chaque ligne, saisissez la date.
Dans la partie Fournitures /Divers et Frais complémentaires,
vous pouvez saisir l’objet de la dépense, la quantité et son
déboursé.
Dans la partie Main d’œuvre, vous pouvez saisir les heures
passées sur le chantier, faire appel à votre fichier salarié afin de
récupérer le nom du salarié et son taux horaire, sélectionner un
type d’heure salarié
Dans la partie Matériel, vous pouvez saisir les heures passées
sur le chantier, faire appel à votre fichier matériel afin de
récupérer le nom du matériel et son coût horaire.
Remarque
La saisie des heures salariées peut s’effectuer directement via
l’option de Saisie des temps salariés (voir p 65)
L'onglet Récapitulatif permet d'obtenir une vue synthétique de
toutes vos dépenses liées au chantier, classées par catégorie :





le total des fournitures/ divers,
le total de la main d’œuvre,
le total des matériels,
le total des heures et
le total des frais complémentaires saisis dans les
onglets correspondant à chaque catégorie de
dépenses.
Le total global s'affiche dans la zone Total déboursé réalisé, en
comparaison avec le Total déboursé prévu, issu du document
source (indiqué en entête du suivi de chantier).
Si vos dépenses sont supérieures à ce que vous aviez prévu
(lorsque votre gain est en négatif), le logiciel vous le signale en
affichant une icône d’avertissement
64
.
EBP Bâtiment
La saisie des temps salariés
Vous pouvez imprimer votre suivi de chantier et votre rentabilité
de chantier à partir du menu Impressions + Chantier
simplifié.
16. LA SAISIE DES TEMPS SALARIES
L’option de saisie des temps par salariés ou par chantier
complète le suivi de chantier simplifié et le suivi de chantier
détaillés. En effet, vous avez ici la possibilité de saisir, salarié
par salarié ou chantier par chantier les heures effectuées sur
chacun des chantiers.
16.1. La saisie des temps salariés sur les suivis
de chantier simplifiés
Pour effectuer une saisie des temps salariés sur les suivis de
chantier simplifiés, vous devez vous placer dans le menu
Traitements + Suivis de chantier + Simplifiés + Saisie des
temps salariés. La liste des saisies des temps salariés
apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le code de votre salarié.
Les heures déjà saisies pour ce salarié s’affichent dans la liste
en fonction des informations présentes dans la recherche
avancée. Utilisez l’icône
Ajouter pour créer une nouvelle
ligne dans la grille et saisir le code du suivi de chantier, la date,
le nombre d’heures effectuées, le type d’heure salarié et le taux
horaire.
Remarque
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un
autre salarié.
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers
simplifiés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à
jour.
EBP Bâtiment
65
16.2. La saisie des temps salariés sur les suivis
de chantier détaillés
Pour effectuer une saisie des temps salariés par salarié sur les
suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le
menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie
des temps salariés par salarié. La liste des saisies des temps
salariés par salarié apparaît. Ensuite, il faut sélectionner le
code de votre salarié. Les heures déjà saisies pour ce salarié
s’affichent dans la liste en fonction des informations présentes
dans la recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et
utilisez l’icône
Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la
grille. Dans cette ligne, vous devez renseigner le code du suivi
de chantier, le code MO, la date (Par défaut c’est la date
choisie dans la zone « Date de saisie » qui est reprise. Vous
pouvez tout de même la modifier), le nombre d’heures
effectuées, un libellé, le type d’heure salarié et le taux horaire.
Remarque
Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se
positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône
.
La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé »
apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi
de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez
sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner.
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un
autre salarié.
A la validation de votre saisie, les différents suivis de chantiers
détaillés sur lesquels vos salariés ont travaillés, seront mis à
jour.
66
EBP Bâtiment
La saisie des temps salariés
16.3. La saisie des temps salariés par chantier
détaillés
Pour effectuer une saisie des temps salariés par chantier sur
les suivis de chantier détaillés, vous devez vous placer dans le
menu Traitements + Suivis de chantier + Détaillés + Saisie
des temps salariés par chantier. La liste des saisies des
temps salariés par chantier apparaît. Ensuite, il faut
sélectionner le numéro de votre suivi de chantier détaillé. Les
heures déjà saisies pour ce salarié sur ce chantier s’affichent
dans la liste en fonction des informations présentes dans la
recherche avancée. Sélectionnez la date de saisie et utilisez
l’icône
Ajouter pour créer une nouvelle ligne dans la grille.
Dans cette ligne, vous devez renseigner votre salarié, le code
MO, la date (Par défaut c’est la date choisie dans la zone
« Date de saisie » qui est reprise. Vous pouvez tout de même
la modifier), le nombre d’heures effectuées, un libellé, le type
d’heure salarié et le taux horaire.
Remarque
Pour renseigner le code de la main-d’œuvre, il faut se
positionner dans la zone « Code MO » et cliquer sur l’icône
.
La fenêtre « Eléments MO du suivi de chantier détaillé »
apparaît en répertoriant uniquement les mains-d’œuvre du suivi
de chantier. Faîtes un double clic sur la ligne choisie ou cliquez
sur la ligne puis sur le bouton Sélectionner.
Vous devez enregistrer votre saisie avant de sélectionner un
autre salarié.
A la validation de votre saisie, le suivi de chantier détaillé sur
lequel vos salariés ont travaillés, sera mis à jour.
EBP Bâtiment
67
17. COMMENT GERER LES ACHATS ?
La gestion d’achats est uniquement disponible en version PRO.
Les documents d’achats sont accessibles à partir du raccourci
Document d’achat disponible dans les Favoris de la barre
de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats, qui a les
mêmes propriétés que la liste des documents de vente. Ces
propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible par la touche
F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la
duplication, le transfert et la suppression de documents
fonctionne comme indiqué page 60 de ce manuel.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les
demandes de prix, les commandes, les bons de réceptions, les
bons de retours, les factures et les avoirs fournisseurs.
17.1. Comment commander ?
Vous pouvez passer commande auprès de votre fournisseur,
en passant par l'option de Réapprovisionnement automatique
(voir page 70) ou bien en créant une commande manuelle.
La commande se décompose en trois parties essentielles :
L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les principales
informations de l'entête sont reprises dans la partie haute de la
commande et sont visibles quelque soit l'onglet de la
commande affiché à l'écran (sauf en mode saisie plein écran).
17.1.1. L'entête de la commande
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous
pouvez saisir les coordonnées de votre fournisseur, le dépôt de
68
EBP Bâtiment
Comment gérer les achats ?
stock, un descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA
par défaut, etc..
17.1.2. Le corps de la commande
Tout ce que vous souhaitez commander auprès de votre
fournisseur, doit être saisi dans l'onglet Corps. Pour vous y
aider, vous disposez :


d'une barre d'outils avec des icônes.
d’un masque de saisie entièrement modulable (choix
des colonnes à afficher et emplacement de ces
colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par
le clic droit de la souris.
Vous insérerez alors des éléments issus de votre bibliothèque
interne ou issus de vos bibliothèques de prix. Les prix d'achats
qui apparaîtront correspondront automatiquement au tarif défini
dans la fiche élément, pour le fournisseur indiqué en entête de
commande.
Vous pouvez également saisir des éléments non référencés. La
saisie de texte est illimitée et peut faire appel à des textes
types.
Si vous avez beaucoup d'éléments à saisir, vous pouvez utiliser
la saisie en plein écran.
Vous avez la possibilité de sélectionner une affaire différente
sur chaque ligne de votre commande. Ainsi sur votre affaire,
vous pouvez voir chaque document d’achat dont au moins une
ligne référence l’affaire.
17.1.3. Le pied de la commande
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre
commande, ainsi que le montant global de votre remise, et le
total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de port.
Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des
montants HT par taux de TVA.
EBP Bâtiment
69
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets
Echéances et Lettres Types qui vous permettent
respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre
de présentation de début ou de fin de commande (qui sera
imprimée sur une page à part) et des conditions générales qui
apparaîtront au bas de votre commande.
17.2. Le réapprovisionnement automatique des
stocks
L’assistant de réapprovisionnement automatique des stocks est
accessible
à
partir
du
menu
Traitements
+
Réapprovisionnement automatique.
Cet assistant vous permet de choisir le dépôt ou le document
(Devis ou Commande) à réapprovisionner, les quantités de
stock à prendre en compte (virtuelles ou réelles), le fournisseur
à choisir (principal, au meilleur prix ou au meilleur délai), la date
du document et le type de document d’achat qui vont être
générées.
Attention
Avant de générer les documents fournisseurs, vous devez avoir
saisi dans l’onglet Stock de la fiche élément, les quantités
minimum à commander, le stock d’alerte et avoir renseigné
l’onglet Fourn de la fiche élément.
Suivez les différentes étapes de l’assistant en utilisant les
boutons Suivant et Précèdent pour passer d’une page à
l’autre.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1, vous détaille
chacune des étapes.
70
EBP Bâtiment
Comment gérer les achats ?
17.3. Comment réceptionner les achats ?
Après avoir passé une commande auprès de votre fournisseur,
vous avez la possibilité de réceptionner tout ou une partie des
éléments commandés.
Pour cela, vous devez sélectionner la commande fournisseur
puis au choix :

Sélectionner l'option Transférer disponible dans la
barre
de
navigation.
Elle permet de générer un bon de réception global
pour toute la commande (sauf les éléments de type
Main d’œuvre si l’option « Autoriser les lignes de main
d’œuvre dans les BL » n’est pas coché dans le menu
Outils + Options + Documents + Ventes)

Sélectionner l'option Réceptionner dans la barre de
navigation.
Elle permet de saisir, ligne à ligne, les quantités
réceptionnées et générer un bon de réception ou une
facture pour chaque réception partielle.
Les bons de réceptions reprennent les données saisies dans
l'entête de la commande initiale. Le corps se compose des
éléments réceptionnés et en pied, vous pourrez saisir un
acompte, qui sera automatiquement enregistré dans les
paiements fournisseurs.
17.4. Comment créer les factures fournisseurs ?
Vous pouvez générer une facture fournisseur depuis le transfert
d'une commande, d'un bon de réception ou d’un regroupement
de bons de réception.
Vous pouvez aussi créer une facture fournisseur directement.
Pour cela, vous devez afficher la liste des documents d'achats,
en passant par le menu Traitements + Documents d'achat,
EBP Bâtiment
71
cliquer sur le bouton Ajouter et sélectionner le type de
document Facture.
La saisie de la facture est identique à celle des commandes.
Les échéances fournisseurs sont automatiquement calculées
dans l’onglet Echéances si le mode de règlement fournisseur a
été renseigné dans sa fiche.
A la validation de la facture, les stocks et le PUMP des
éléments facturés sont mis à jour.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les
documents d’achats, détaille l’ensemble des fonctionnalités
disponibles dans la gestion des achats.
18. COMMENT GERER LES ACHATS DE SOUSTRAITANCE ?
La gestion des achats de sous-traitance est uniquement
disponible en version PRO.
Les documents d’achats sous-traitant sont accessibles à partir
du raccourci
Document d’achat sous-traitant disponible
dans les Favoris de la barre de navigation.
Vous accédez alors à la liste des documents d’achats soustraitant, qui a les mêmes propriétés que la liste des documents
de vente. Ces propriétés sont détaillées dans l’aide, accessible
par la touche F1 sur la liste.
De même, la consultation, la modification, l‘impression, la
duplication, le transfert et la suppression de documents
fonctionne comme indiqué page 60 de ce manuel.
Vous pouvez créer plusieurs types de documents : les
demandes de prix sous-traitants, les commandes soustraitants, les factures et les avoirs sous-traitants.
72
EBP Bâtiment
Comment gerer les achats de sous-traitance ?
18.1. Comment créer une demande de prix soustraitant?
Pour créer une demande de prix sous-traitant manuelle, il faut
une fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant,
cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document
« Demande de prix sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok.
La demande de prix sous-traitant se décompose en trois parties
essentielles : L'entête, le corps, et le pied de la commande. Les
principales informations de l'entête sont reprises dans la partie
haute de la demande de prix et sont visibles quelque soit
l'onglet de la demande de prix affiché à l'écran (sauf en mode
saisie plein écran).
18.1.1. L'entête de la demande de prix
Composée de deux onglets, Entête et Complément, vous
pouvez saisir les coordonnées de votre sous-traitant, un
descriptif des travaux ou commentaire, le taux de TVA par
défaut, etc.
.
18.1.2. Le corps de la demande de prix
Tous les éléments dont vous souhaitez connaître le prix auprès
de votre sous-traitant, doivent être saisi dans l'onglet Corps.
Pour vous y aider, vous disposez :


d'une barre d'outils avec des icônes.
d’un masque de saisie entièrement modulable (choix
des colonnes à afficher et emplacement de ces
colonnes) à l’aide du menu contextuel, accessible par
le clic droit de la souris.
Vous insérerez alors dans votre demande de prix les éléments
issus de votre bibliothèque interne, de vos bibliothèques de prix
ou saisie manuellement pour ensuite la fournir à votre soustraitant pour qu’il puisse vous fournir ces prix.
EBP Bâtiment
73
18.1.3. Le pied de la demande de prix
L'onglet Pied vous permet d'obtenir le déboursé total de votre
demande de prix, ainsi que le montant global de votre remise,
et le total HT. Vous pouvez ajouter à ce montant des frais de
port. Le bouton TVA vous permet d’afficher le récapitulatif des
montants HT par taux de TVA.
A ces trois parties essentielles, s'ajoutent les onglets
Echéances et Lettres Types qui vous permettent
respectivement de voir les acomptes saisis, d'ajouter une lettre
de présentation de début ou de fin de la demande de prix (qui
sera imprimée sur une page à part) et des conditions générales
qui apparaîtront au bas de votre demande de prix.
Vous pouvez transférer votre demande de prix sous-traitant en
commande sous-traitant ou en facture sous-traitant en
sélectionnant la demande de prix puis en cliquant sur le bouton
Transférer de la barre de navigation.
18.2. Comment créer une commande soustraitant ?
Pour créer une commande sous-traitant, vous pouvez soit
transférer une demande de prix sous-traitant, soit la créer
manuellement. Une fois dans la liste des documents d’achat
sous-traitant, cliquer sur le bouton Ajouter, sélectionner le type
de document « Commande sous-traitant » et cliquer sur le
bouton Ok.
La saisie de la commande sous-traitant est identique à celle
des demandes de prix sous-traitant.
Vous pouvez transférer votre commande sous-traitant en
facture sous-traitant en sélectionnant la commande et en
cliquant sur le bouton Transférer de la barre de navigation.
74
EBP Bâtiment
Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ?
18.3. Comment créer une facture sous-traitant ?
Pour créer une facture sous-traitant, vous pouvez soit transférer
une commande sous-traitant, soit la créer manuellement. Une
fois dans la liste des documents d’achat sous-traitant, cliquer
sur le bouton Ajouter, sélectionner le type de document
« Facture sous-traitant » et cliquer sur le bouton Ok.
La saisie de la facture sous-traitant est identique à celle des
demandes de prix sous-traitant.
Vous pouvez transférer votre facture sous-traitant en avoir
sous-traitant en sélectionnant la facture et en cliquant sur le
bouton Transférer de la barre de navigation.
19. COMMENT
GERER
L’ETUDE
DES
DEBOURSES ?
Cette fonctionnalité consiste à rechercher le meilleur
fournisseur répondant aux critères sélectionnés pour un
élément donné.
Remarque
Vous pouvez faire votre recherche selon 4 critères. Le meilleur
déboursé (Valeur par défaut), le meilleur délai de livraison, la
plus petite quantité minimum de commande et multiple de
réapprovisionnement ou le fournisseur principal.
Ce type de document peut servir dans plusieurs cas :

Pour commander à vos fournisseurs les éléments d’un
ou plusieurs devis clients.

Pour mettre en concurrence plusieurs fournisseurs et
obtenir ainsi les meilleurs tarifs.

Pour générer des appels d’offre (demandes de prix
fournisseurs) afin de connaître si un fournisseur donné
EBP Bâtiment
75


possède ou non un élément dans son catalogue
(permettant par exemple de l’ajouter dans la liste des
fournisseurs de la fiche élément).
Pour déclencher une commande fournisseur dans le
but de réapprovisionner votre stock au meilleur tarif.
Pour mettre à jour une partie de votre base éléments
en fonction des différentes réponses de vos
fournisseurs…
19.1. Comment créer une étude des déboursés ?
Pour créer une étude de déboursés, vous pouvez utiliser le
raccourci Générer une étude disponible dans la partie
Navigation de la barre de navigation, à partir de la liste des
devis dans les documents de vente ou d’un devis. Vous pouvez
également créer une étude des déboursés par le menu
Traitements, Etude des déboursés.
Si vous demandez la génération d’une étude des déboursés à
partir d’un devis, ce dernier sera automatiquement rattaché et
les lignes du devis seront également reprises (sauf les lignes
de commentaires et les éléments issus d’une bibliothèque
externe ou créé manuellement dans le devis).
19.1.1. Onglet Général
Cet onglet vous permet d’indiquer un commentaire. Il permet
également d’ajouter et visualiser des devis clients que vous
souhaitez intégrer dans l’étude. Vous pouvez également
supprimer les devis clients pour lesquels aucune commande
fournisseur n’a été générée.
19.1.2. Onglet Corps
Cet onglet reprend automatiquement les éléments issus du ou
des devis sélectionnés dans l’onglet Général. Vous pouvez
ajouter, visualiser et supprimer des éléments.
76
EBP Bâtiment
Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ?
Le bouton Critères permet de choisir pour tous les éléments,
les 4 critères de recherche. Vous pouvez choisir des critères de
recherche différents pour chaques lignes d’éléments à l’aide
des colonnes Critère N°1, Critère N°2, Critère N°3 et Critère
N°4.
Le bouton Appliquer les meilleurs fournisseurs permet de
sélectionner automatiquement le meilleur fournisseur répondant
aux critères. La sélection d’un autre fournisseur comme
fournisseur retenu dans les lignes d’éléments reste possible.
Le bouton Appliquer la quantité mini et le multiple de
réappro permet de tenir compte, lors de la commande, des
informations de la fiche élément. De ce fait, la quantité
réellement commandée sera celle indiquée entre parenthèses.
Le bouton Tout commander permet de sélectionner toutes les
lignes du corps de l’étude et de reprendre les valeurs indiquées
dans la colonne « Quantité restant à commander ».
Pour chaque élément, vous pouvez visualiser en bas d’écran le
détail de l’élément sélectionné dans la partie Liste des
éléments. 5 onglets sont à votre disposition :

Fournisseur : permet de visualiser les différents
fournisseurs associés à l’élément avec les
informations sur le prix, la remise, la quantité minimum
à commander…

Stock : permet de visualiser pour les éléments gérés
en stock, le stock réel, virtuel ainsi que la quantité
commandée par dépôt et en totalité.

Devis : permet de visualiser les devis concernés par
l’élément sélectionné.

Commandes : permet de visualiser les commandes
concernées par l’élément sélectionné.

Statistiques : permet de visualiser le montant (ou
volume) des commandes passées pour le fournisseur
indiqué dans l’élément sélectionné. Il est également
possible de cocher l’élément afin que seules les
statistiques de l’élément soient prises en compte.
EBP Bâtiment
77
Vous pouvez également affiner vos statistiques en
sélectionnant une période.
19.1.3. Onglet Achat
Cet onglet permet de visualiser les demandes de prix et
commandes fournisseurs générés à partir de l’étude.
Le bouton Mettre à jour l’étude permet de mettre à jour les
éléments modifiés dans la demande de prix.
Exemple :
Dans la demande de prix fournisseur générée, vous avez
modifié le prix net car votre fournisseur vous a indiqué un
changement (mise à jour tarif, remise…). En cliquant sur ce
bouton, l’étude de déboursé va reprendre automatiquement
cette modification.
19.1.4. Onglet Notes
Cet onglet permet de saisir des commentaires.
19.2. Comment générer une demande de
prix fournisseur à partir de l’étude des
déboursés ?
Vous devez cliquer sur le bouton Demande de prix.
Sur la fenêtre des options de la génération des demandes de
prix, vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs
et éléments présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le
filtre en sélectionnant les informations souhaitées.
Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la
demande de prix :
78
EBP Bâtiment
Comment gérer L’ETUDE DES DEBOURSES ?



Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte
les fournisseurs indiqués dans la colonne
Fournisseur retenu du corps de l’étude.
Tous les fournisseurs : prend en compte l’ensemble
des fournisseurs (qu’ils soient ou non indiqués comme
fournisseur dans l’étude).
Tous les fournisseurs associés : prend en compte les
fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude.
Une option vous permet de reprendre ou non les prix d’achat
sur les demandes de prix. Le fournisseur vous transmet ses
tarifs et vous pouvez les saisir dans la demande de prix.
19.3. Comment
créer
une
fournisseur à partir de
déboursés ?
commande
l’étude des
Vous devez cliquer sur le bouton Commander.
Sur la fenêtre des options de la génération des commandes,
vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et
éléments présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le
filtre en sélectionnant les informations souhaitées.
19.4. Comment effectuer la mise à jour des
fiches éléments à partir de l’étude des
déboursés ?
Vous devez cliquer sur le bouton Maj éléments.
Sur la fenêtre des options de la mise à jour des éléments, vous
pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs et
éléments présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs et Eléments permettent d’affiner le
filtre en sélectionnant les informations souhaitées.
EBP Bâtiment
79
Vous pouvez sélectionner, dans le mode de création de la
demande de prix :

Fournisseurs retenus dans l’étude : prend en compte
les fournisseurs indiqués dans la colonne
Fournisseur retenu du corps de l’étude.

Tous les fournisseurs associés : prend en compte les
fournisseurs étant associés à l’élément dans l’étude.
Vous pouvez également cocher les options suivantes :

Mettre le fournisseur retenu comme fournisseur par
défaut : le fournisseur par défaut de la fiche élément
sera remplacé par le fournisseur retenu dans l’étude
des déboursés.

Ajouter les fournisseurs non présents dans la fiche
élément : Les fournisseurs ajoutés manuellement dans
l’étude des déboursés seront intégrés dans les fiches
éléments associées.

Lancer un recalcul des ouvrages à la fin de la mise à
jour : Les montants des ouvrages seront mis à jour en
fonction des éléments de l’étude des déboursés.
19.5. Comment créer la mise à jour des devis
clients à partir de l’étude des
déboursés ?
Vous devez cliquer sur le bouton Maj devis client.
Sur la fenêtre des options de la mise à jour des devis clients,
vous pouvez effectuer différents filtres sur les fournisseurs,
éléments et devis présents dans l’étude.
Les onglets Fournisseurs, Eléments et Devis clients
permettent d’affiner le filtre en sélectionnant les informations
souhaitées.
L’option Prix de vente fixe vous permet de ne pas modifier le
prix de vente client et donc de dégager une marge plus
importante en cas de baisse de tarif à l’achat.
80
EBP Bâtiment
Comment gérer des affaires ?
20. COMMENT GERER DES AFFAIRES ?
EBP Bâtiment permet de créer des affaires clients auxquelles
vous pourrez rattacher les documents de vente, achat,
règlements, suivis de chantier…
Vous pouvez ainsi obtenir une vue synthétique sur
l’avancement de vos dossiers clients.
20.1. Les options des affaires
La fenêtre des options des affaires est accessible via l’onglet
Affaire du menu Outils + Options. Dans cette fenêtre vous
allez pouvoir choisir de masquer ou non certains onglets, de
modifier la vue en passant sur une vue hiérarchique, de
prendre en compte les devis dans le calcul du récaptitulatif, de
préférer l’utilisation des BL/BR à la place des factures/avoirs
pour la partie réalisée de la synthèse et d’intégrer les temps
salariés et matériels aux coûts réalisés.
20.2. Comment créer une affaire ?
Pour créer une affaire, vous pouvez utiliser le raccourci
Affaires disponible dans les Favoris de la barre de navigation.
La liste des affaires s’affiche. Utilisez les touches [CTRL] +
[Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste, pour créer une
nouvelle affaire.
L’affaire se présente comme un classeur, dans lequel vous
allez retrouver des onglets par type de documents.
L’onglet Récapitulatif permet d’obtenir une synthèse des
opérations effectuées dans l’affaire (ventes, achats, suivis de
chantiers, règlements…). Cette synthèse peut-être filtrée par
période.
Les onglets Client et Informations permettent de renseigner
les coordonnées du client, une description de l’affaire, associer
EBP Bâtiment
81
jusqu’à cinq documents, ainsi que des paramètres comme le
nom du représentant, de l’architecte, les dates prévues de
début et de fin de travaux, la distance du chantier, etc…
Dans les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats soustraitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés, Suivis
chantiers simplifiés, Règlements clients, Paiements
fournisseurs, Paiements sous-traitants, Contrats et
Interventions, vous retrouverez la liste des documents
rattachés à l’affaire.
L’onglet Statistiques vous permet d’obtenir des informations
sous forme de graphiques sur le chiffre d’affaires clients,
fournisseurs et l’aspect financier de l’affaire (évolution des
échéances clients et fournisseurs, évolution des règlements
clients et fournisseurs)
82
EBP Bâtiment
Comment gérer des affaires ?
20.3. Comment associer des documents à une
affaire ?
Pour associer plusieurs documents à une même affaire, il faut
leur attribuer un numéro d’affaire commun.
Vous pouvez procéder de plusieurs façons :

Dans l’entête des documents, une zone N° affaire est
disponible. Vous pouvez sélectionner ou créer une
affaire à l’aide des icônes
et
.

Dans le corps des documents d’achats, colonne
numéro d’affaire, vous pouvez avoir ainsi plusieurs
affaires pour une commande fournisseur.

Ouvrir une affaire, et utiliser le bouton Ajouter dans
les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats
sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés,
Suivis
chantiers
simplifiés,
Contrats
et
Interventions pour créer de nouveaux documents. De
plus, le logiciel vous proposera de reprendre les
informations liées à l’affaire (code client, coordonnées,
commentaires etc..).

Ouvrir une affaire et utiliser le bouton Associer dans
les onglets Ventes, Achats fournisseurs, Achats
sous-traitants, Stocks, Suivis Chantiers détaillés et
Suivis
chantiers
simplifiés,
Contrats
et
Interventions dans le cas où les documents ont été
créés au préalable.
Remarque
La zone n°affaire n’existe pas dans les règlements. Les
règlements sont rattachés à une affaire dès lors qu’ils ont été
pointés avec une facture qui elle-même est rattachée à une
affaire.
EBP Bâtiment
83
Vous pouvez à tout moment imprimer un récapitulatif ou une
analyse de votre affaire, en cliquant sur le bouton Imprimer en
pied de liste.
Vous pouvez également imprimer la synthèse complète de
l’affaire en cliquant sur le bouton Imprimer en pied de liste (à
partir de l’onglet Récapitulatif).
21. COMMENT GERER LES STOCKS ?
21.1. Deux modes de gestion du stock
EBP Bâtiment propose deux modes de décrémentation du
stock :

A partir des bons de livraisons et factures clients,

Ou à partir du suivi de chantier détaillé
Ce choix se définit par défaut dans les options du dossier, dans
la partie Documents.
Mais vous pouvez aussi modifier ce choix à la création d’un
nouveau document, en cochant (ou décochant) la zone
Mouvemente le stock, disponible dans l’onglet Complément
des documents.
Attention
Si vous souhaitez exceptionnellement modifier votre mode de
gestion du stock, vous devez le faire dès la création du devis.
La zone Mouvemente le stock ne sera plus accessible dans le
document généré à partir du devis.
Si vous avez choisi de gérer votre stock à partir des bons de
livraisons ou factures, il sera décrémenté au moment de la
validation de la facture.
Si vous gérez votre stock à partir du suivi de chantier, un
message s’affichera à la validation du suivi pour générer un bon
d’entrée ou de sortie de stock correspondant aux dernières
saisies.
84
EBP Bâtiment
Comment gérer les stocks ?
21.2. Les documents de stock
Vous pouvez créer des bons d’entrées et bons de sorties de
stock, à partir du menu Traitements + Documents de stock.
Vous indiquerez, pour chacun des éléments de type fourniture
ou divers, la quantité en stock à entrer ou à sortir.
A la validation du bon d’entrée, votre stock est mis à jour et le
PUMP (prix unitaire moyen pondéré) de vos éléments de type
fourniture ou divers est recalculé.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur tous les
documents de stocks, détaille l’ensemble des fonctionnalités
disponibles dans la gestion des stocks.
La version PRO est multi-dépôts. Cela signifie que vous pouvez
gérer vos stocks sur plusieurs dépôts. Créez vos différents
dépôts depuis le menu Données + Dépôts.
Dans vos documents de stock, vous pouvez sur chaque ligne,
préciser sur quel dépôt, l’entrée ou la sortie de stock est à
effectuer.
Vous pouvez aussi créer des bons de transferts, pour indiquer
le transfert d’un élément de type fourniture ou divers d’un dépôt
à un autre.
21.2.1. La saisie de l’inventaire
La saisie de l’inventaire est disponible en version PRO
Pour créer un inventaire, vous devez vous placer dans la liste
des documents de stocks, cliquez sur le bouton Ajouter et
choisir le type de document Inventaire. Choisissez alors le type
de regroupement souhaité (famille, groupe, localisation..) et le
dépôt. Vous pouvez également demander un inventaire vide.
EBP Bâtiment
85
Une question apparaît pour vous demander si vous souhaitez
initialiser les nouvelles quantités d’inventaire à zéro ou bien si
vous voulez qu’elles reprennent par défaut les quantités
actuelles, ceci afin de faciliter votre saisie d’inventaire.
La feuille d’inventaire s’ouvre sur l’onglet Corps. Suivant
l’option sélectionnée, tous les éléments suivis en stock sont
affichés, classés en fonction du regroupement choisi. Sont
affichés : la quantité actuelle, l’unité en stock, le Pump et la
valeur actuelle du stock.
Pour saisir votre inventaire, vous disposez de deux colonnes :


Nouvelle quantité (unité stock) : Permet de saisir la
nouvelle quantité d’éléments, exprimée en unité de
stock.
Nouvelle quantité (unité de vente) : Permet de saisir la
nouvelle quantité en unité de vente.
Exemple
Vous vendez de la colle, que vous stockez en carton et que
vous vendez en sachet. A l’issue de l’inventaire, il vous reste X
cartons et Y sachets. Indiquez X dans la colonne Nouvelle
quantité en unité de stock et Y dans la colonne Nouvelle
quantité en unité de vente. Le total de ces deux quantités sera
affiché en unité de stock dans la colonne Nouvelle quantité
totale.


Nouveau PUMP : Par défaut, la valeur du nouveau
PUMP est égale au PUMP actuel. Vous pouvez le
modifier.
Nouvelle quantité totale : Affiche le total des nouvelles
quantités en stock (Nouvelle quantité en unité de stock
+ nouvelle quantité en unité de vente).
Le total des quantités multiplié par le nouveau PUMP permet de
calculer la nouvelle valeur du stock.
Si la saisie de votre inventaire s’étale sur plusieurs jours, vous
pouvez revenir dessus et modifier les valeurs et les quantités
comme vous le souhaitez. De même, si vous avez ajouté de
86
EBP Bâtiment
Comment gérer les stocks ?
nouveaux éléments dans votre bibliothèque interne, vous
pouvez les ajouter à votre inventaire en cliquant sur le bouton
Recharger.
Les mouvements de stocks seront automatiquement mis à jour
à la validation du document.
Les éléments en sommeil, qui n'ont pas de stock,
n'apparaissent pas dans le corps d'un inventaire.
Si vous souhaitez exceptionnellement ajouter dans votre
inventaire un élément mis en sommeil ou pas, vous devez
cliquer sur le bouton Ajout d’éléments et sélectionner les
éléments que vous souhaitez.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche
Inventaire, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
21.3. Les mouvements de stocks
Vous pouvez consulter l’historique de tous vos mouvements de
stocks depuis le menu Données + Mouvements de stocks.
Choisissez les filtres souhaités et cliquez sur le bouton
Rechercher pour les afficher.
EBP Bâtiment
87
Remarque
Vous pouvez très facilement classer vos mouvements de stock
grâce aux boîtes de regroupement, disponibles via le menu
Affichage + boîte de regroupement. Sélectionnez la colonne
de votre choix et faites-là glisser à l’aide de la souris, dans la
bande grise.
Vous pouvez ainsi consulter pour chaque mouvement de stock,
le code élément, le numéro de document, la date, la quantité
déstockée, la quantité d’origine, le Pump et la valeur du stock.
Le bouton Visualiser de la barre de navigation, permet
d’accéder directement au document lié au mouvement
sélectionné.
88
EBP Bâtiment
Gestion des contrats de maintenance et S.A.V.
22. GESTION DES CONTRATS DE
MAINTENANCE ET S.A.V.
22.1. Les contrats de maintenance
La gestion des contrats de maintenance consiste en :




La saisie et l'impression des contrats
La facturation périodique de ces contrats
La reconduction et le renouvellement de ces contrats,
avec impression des lettres de relances ou
reconductions tacites...
L'étude de la rentabilité d'un contrat, à travers le suivi
de chantier simplifié
Pour créer un nouveau contrat, placez-vous dans le menu
Traitements + Maintenance / S.A.V. + Contrats. Dans la liste
des contrats, cliquez sur le bouton Ajouter ou bien utilisez les
touches [Ctrl] + [Inser] de votre clavier, pour ajouter un
nouveau contrat.
EBP Bâtiment
89
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche
contrat, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
22.2. Le service après vente
La gestion du S.A.V. (Service après vente) vous permet de
suivre vos interventions, de la préparation jusqu'à la saisie du
rapport d'intervention.
A partir des contrats de maintenance, les fiches d'interventions
à préparer sont automatiquement générées. Vous pouvez
également définir un contrat sans intervention.
Mais vous pouvez aussi créer des fiches d’interventions sans
qu’elles soient liées à un contrat (notamment dans le cas où
vous avez installé et vendu une fourniture et vous devez revenir
sur le chantier)
Lorsque vous préparez votre intervention, vous pouvez indiquer
les salariés qui vont intervenir, le matériel à prévoir, la durée
totale prévue, le jour et l’heure de l’intervention, les frais de
déplacement et saisir les éléments (code, numéro de série,
type et durée de garantie, etc.) sur lesquels vous allez
intervenir.
Vous imprimez les bons d'interventions pour vos salariés.
Les rendez-vous sont automatiquement générés dans le
planning
ou à l'inverse, vous pouvez consulter ou créer, à
partir du planning, une nouvelle intervention.
Pour créer vos interventions, placez-vous dans le menu
Traitements + Maintenance /SAV + Interventions.
L’aide en ligne, accessible par la touche F1 sur la fiche
intervention, détaille l’ensemble des fonctionnalités disponibles.
Pour compléter le suivi des interventions, un suivi des actions
(appels, courriers..) vous est proposé, à partir du menu
Traitements + Maintenance / S.A.V + Actions.
90
EBP Bâtiment
Le planning
22.3. L’historique Maintenance / SAV
A partir du menu Données + Maintenance /SAV + Historique
Maintenance /SAV, vous pouvez retrouver pour un numéro de
série, un client, un contrat, etc., tous les documents qui lui sont
liés : Contrats, Factures, Interventions, etc.
L'historique apparaît de façon détaillée en affichant toutes les
lignes des documents où le filtre choisi est présent ou bien, de
façon non détaillée, en affichant la liste des documents où le
filtre sélectionné apparaît.
23. LE PLANNING
En version PRO, Le planning permet de saisir et visualiser les
rendez-vous de vos salariés, les réservations de vos matériels
et les interventions liées à la maintenance et au S.A.V.
Remarque
Avant d’accéder au planning, vous devez créer vos salariés, à
partir du menu Données + Salariés et créer vos ressources
matérielles à partir du menu Données + Matériels.
Accédez facilement au planning en cliquant sur le raccourci
Planning disponible dans la partie Favoris de la barre de
navigation.
23.1. Présentation du planning
Vous avez la possibilité de visualiser le planning sous
différentes formes. Pour cela, vous disposez des paramètres
suivants :

Ressources Salariés / Personnel : Dans ce cadre vous
retrouvez la liste des salariés pouvant être visible ou
non dans le planning.
EBP Bâtiment
91
Remarque
Dans la fiche salarié via le menu Données +
Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à
votre salarié et choisir les salariés qui seront visibles dans son
planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur. Si aucun
utilisateur n’est associé, tous les salariés seront visibles dans le
planning.

Ressources Matériels société : Dans ce cadre vous
retrouvez la liste des matériels société pouvant être
visible ou non dans le planning.
Remarque
Dans la fiche salarié via le menu Données +
Salariés/Personnel, vous allez pouvoir associer un utilisateur à
votre salarié et choisir les matériels société qui seront visibles
dans son planning lorsqu’il se connectera avec son utilisateur.
Si aucun utilisateur n’est associé, tous les matériels société
seront visibles dans le planning.



92
Vue : Vous pouvez choisir entre la vue journalière
groupée par ressources, par jour ou une vue
mensuelle.
- La vue journalière groupée par type de ressource
affiche le planning journalier des salariés et
matériels.
- La vue journalière groupée par jour affiche les
journées et pour chaque journée, la liste des
salariés et matériels avec leur planning.
- La vue mensuelle affiche pour chaque salarié et
matériel, tous les jours du mois avec les RDV
prévus.
Date : Indiquez la date de début du planning à afficher.
Hauteur d'une ligne : Indiquez en pixels, la hauteur
des lignes du planning. Vous pouvez les augmenter ou
diminuer grâce aux petites flèches disponibles dans la
zone de saisie.
EBP Bâtiment
Le planning


Nombre de jours : Saisissez le nombre de jours à
afficher dans le planning.
Intervalles : Indiquez les intervalles à afficher dans le
planning.
Remarque
Les zones Nombre de jours et Intervalles ne sont pas
disponibles pour la vue mensuelle du planning.
23.2. Ajout, modification et suppression de
rendez-vous
Vous pouvez définir jusqu'à 10 types de rendez-vous différents
en indiquant leur nom et couleur. Vous pouvez aussi préciser
vos heures d'ouverture, de pause et de déjeuner, qui
apparaîtront de couleur différente dans votre planning. Ces
paramètres se définissent dans les options du dossier partie
Planning, à partir du menu Outils.
- Pour ajouter un rendez-vous, vous pouvez :


vous placer sur le planning et utiliser l'option
Ajouter disponible dans la barre d’outils au-dessus du
planning ou dans le menu contextuel accessible à
partir du clic droit de la souris. La fiche rendez-vous
s'affiche avec les dates de début et date de fin préremplies.
vous placer sur le planning et utiliser l'option Ajouter
par type + type de rendez-vous souhaité disponible
par le menu contextuel accessible par le clic droit de la
souris. La fiche rendez-vous s'ouvre avec les dates de
début et de fin pré-remplie et le type de rendez-vous
sélectionné.
- Pour modifier un rendez-vous, sélectionnez-le dans le
planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis utilisez
l’option
Modifier disponible dans la barre d'outils au-dessus
EBP Bâtiment
93
du planning par le menu contextuel accessible par le clic droit
de la souris.
La fiche rendez-vous s'ouvre et vous pouvez modifier tout ce
que vous souhaitez.
- Pour supprimer un rendez-vous, sélectionnez-le dans votre
planning en cliquant dessus à l'aide de la souris, puis cochez
l'option
Supprimer disponible dans la barre d'outils ou dans
le menu contextuel (clic droit de la souris).
23.3. Ajout d'une intervention
Dans le cadre du S.A.V, vous avez la possibilité de créer, à
partir du planning, une nouvelle intervention. Pour cela,
sélectionnez l’option
Nouvelle Intervention disponible
dans la barre d’outils au-dessus du planning ou dans le menu
contextuel accessible à partir du clic droit de la souris. A la
validation de celle-ci, le RDV apparaît dans le planning, pour
tous les salariés et matériels qui doivent intervenir. Dans la
fiche RDV, le code intervention est affiché.
Pour visualiser le détail d'une intervention depuis le planning,
sélectionnez le rendez-vous et cliquez sur le bouton
Intervention disponible dans la barre de navigation.
23.4. La fiche rendez-vous
Vous disposez des champs suivants :
94

Objet : Vous disposez d'une zone de saisie de 100
caractères pour indiquer l'objet de votre rendez-vous.
C'est ce libellé qui sera affiché dans votre planning audessous de l'heure de rendez-vous (si l'intervalle le
permet).

Dates de début et fin de rendez-vous : Sélectionnez
les jours et heures de début et fin de rendez-vous, à
l'aide des flèches disponibles dans les zones de saisie.
EBP Bâtiment
Le planning

Clignotant
Cochez la zone si vous souhaitez que le rendez-vous
clignote dans votre planning.
Vous disposez d'une zone de saisie intitulée Notes
pour compléter l'objet de votre rendez-vous si vous le
souhaitez. Vous disposez de tous les attributs (gras,
couleur, police, souligné, etc...) pour mettre en valeur
tout ou une partie de votre texte.

L’onglet Affectation : Vous avez la possibilité
d'affecter automatiquement le rendez-vous à plusieurs
salariés. Pour cela, cochez les cases en face de
chacun des noms des salariés concernés ou bien
cochez la zone en face du libellé Salariés / Personnel
pour les sélectionner tous d'un seul clic de la souris.
EBP Bâtiment
95
24. LE SUIVI FINANCIER DES CLIENTS ET
FOURNISSEURS
Les paiements, décaissements fournisseurs et sous-traitants,
accessibles seulement en version PRO d’EBP Bâtiment,
fonctionnent exactement de la même façon que la saisie des
règlements et la remise en banque, détaillés dans les chapitres
ci-dessous.
24.1. Comment saisir un acompte ?
Une facture d’acompte doit être émise pour tout versement
d’acompte effectué avant que la livraison du bien ou la
prestation de services ne soit effectuée (article 289 c du CGI)
Vous pouvez la créer directement depuis la liste des documents
de vente du menu Traitements ou bien à partir de l’onglet
Acompte de la commande ou du BL.
Lorsque la prestation a été réalisée ou les biens ont été livrés,
vous allez établir la facture finale et rattacher à celle-ci la (ou
les) facture(s) d'acomptes qui ont été enregistrées.
Sur vos factures, vous retrouverez le récapitulatif des montants
d'acomptes versés avec les dates et numéros de factures
correspondants, ainsi que le détail par taux du montant total de
TVA, la TVA payée et le restant à payer.
Dans les options du dossier, partie Comptabilité + Tiers, vos
comptes de TVA en attente et le compte de Tiers pour les
acomptes sont indiqués.
Consultez l’aide en ligne (F1), partie Guide + Facture
d’acompte pour connaître le mode de transfert comptable
appliqué et le détail du fonctionnement des documents
d’acompte.
96
EBP Bâtiment
Le suivi financier des clients et fournisseurs
24.2. Comment saisir un règlement client ?
Pour saisir un règlement client, placez-vous dans le menu
Traitements + Clients + Règlements. La liste des règlements
déjà effectués apparaît. Cliquez sur le bouton Ajouter au bas
de la liste pour ajouter un nouveau règlement.
Renseignez alors les informations concernant votre client et le
montant du règlement reçu. Vous pouvez ensuite :


affecter la totalité du montant en double cliquant,
à l’aide de la souris, sur l’échéance
correspondante ou bien saisir le montant à
affecter dans la colonne Montant Affecté sur les
lignes d’échéances concernées.
Dans le cas où vous ne souhaitez pas passer par
l'étape de remise en banque, indiquer
directement ici le code banque. Lors du transfert
comptable, le règlement sera transféré sur la
banque sélectionnée.
Remarque
Vous pouvez également enregistrer un règlement sans le
rattacher à une échéance. Il pourra être transféré en
comptabilité et vous pourrez par la suite l’affecter à une ou
plusieurs échéances si nécessaire.
24.3. La remise en banque
EBP Bâtiment vous permet de remettre en banque vos
règlements clients en éditant le bordereau de remise en
banque.
Pour créer une remise, placez-vous dans le menu Traitements
+ Clients + Remise en banque et utilisez les touches [Ctrl] +
[Inser] ou le bouton Ajouter au bas de la liste.
EBP Bâtiment
97
Saisissez la banque sur laquelle effectuer la remise et
sélectionnez les règlements concernés, en cochant la colonne
Pointé. Vous pouvez utiliser les options
et
d’outils pour tous les pointer ou les dépointer.
de la barre
24.3.1. Génération du fichier Etebac
En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à
la norme Etebac 5, destiné à votre banque, après validation de
la remise en banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer
Etebac disponible dans la fiche ou la liste des remises en
banque. Indiquez la date d’opération puis le chemin où copier le
fichier sur votre disque dur.
Attention
Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies
dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles
de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches
respectives.
24.3.2. Génération du fichier SEPA
En version PRO, vous avez la possibilité de générer un fichier à
la norme SEPA, destiné à votre banque, après validation de la
remise banque. Pour cela, utilisez le bouton Générer SEPA
disponible dans la fiche ou la liste des remises en banque.
La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour
les remises en banque qui si :

Le règlement remis en banque utilise le moyen de
paiement (Zone « Paiement par » dans la fenêtre
de saisie des règlements) « Virement SEPA »,
« Prélèvement
SEPA »
ou
« Virement
international »,

Le moyen de paiement est identique entre tous les
règlements que vous souhaitez remettre en
banque. Il n’est donc pas possible de générer un
98
EBP Bâtiment
Le suivi financier des clients et fournisseurs
fichier à la norme SEPA si la remise en banque
contient un règlement qui utilise le moyen de
paiement « Virement SEPA » et un autre le moyen
de paiement « Virement international ».
En cliquant sur le bouton Générer SEPA une nouvelle fenêtre
apparait. Cette fenêtre est différente selon le moyen de
paiement utilisé.

Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement
SEPA », vous obtiendrez la fenêtre « Remise
d’ordre de virement SEPA »,

Dans le cas d’un moyen de paiement
« Prélèvement SEPA », vous obtiendrez la fenêtre
« Remise d’ordre de prélèvement SEPA »,

Dans le cas d’un moyen de paiement « Virement
international », vous obtiendrez la fenêtre
« Remise d’ordre de virement international ».
Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement SEPA », vous
devez renseigner :

La date d’opération,

Cocher ou pas la case « Opération urgente »,

Le chemin où enregistrer le fichier xml.
Dans la fenêtre « Remise d’ordre de prélèvement SEPA », vous
devez renseigner :

La date d’opération,

Le type de prélèvement :
o Prélèvement SEPA Core (Proposé par
défaut),
o Prélèvement SEPA interentreprises.

Le chemin où enregistrer le fichier xml.
Dans la fenêtre « Remise d’ordre de virement international »,
vous devez renseigner :

La date d’opération,

L’imputation des frais :
o Aucun,
o Partagés (proposé par défaut),
EBP Bâtiment
99


o Débiteur,
o Créditeur.
Cocher ou pas la cas « Priorité haute »,
Le chemin où enregistrer le fichier xml.
Remarque
La génération du fichier à la norme SEPA, n’est possible pour
les décaissements que si le moyen de paiement utilisé est
« Virement SEPA ».
Attention
Toutes les coordonnées bancaires doivent avoir été saisies
dans le menu Données + Divers + Banques, ainsi que celles
de vos clients, fournisseurs et sous-traitants, dans leurs fiches
respectives.
25. TABLEAU DE BORD ET HISTORIQUES
25.1. Le tableau de bord
Le tableau de bord apparaît dès que vous ouvrez votre dossier.
Il vous permet d’obtenir une synthèse de votre activité.
Vous pouvez visualiser les informations suivantes : Les
derniers documents, les devis à relancer, les échéances
échues, des statistiques et un graphique représentant votre
chiffre d’affaire par mois.
100
EBP Bâtiment
Tableau de bord et historiques
Astuce
Vous pouvez visualiser les documents en cliquant dessus à
l’aide de la souris.
Les données affichées sont mises à jour à chaque ouverture du
dossier.
Vous pouvez aussi consulter les derniers documents d’achats
et les statistiques d’achat.
25.2. L’historique clients/prospects
Depuis le menu Données + Historique clients / prospects,
EBP Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique
sous forme détaillée ou non, par client / prospect ou famille de
client / prospect, en choisissant la période souhaitée et le type
de document à prendre en compte.
EBP Bâtiment
101
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de
sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la
liste.
Vous disposez aussi d’un historique fournisseur, accessible
depuis le menu Données + Historique fournisseur.
25.3. L’historique des éléments
Depuis le menu Données + Historique éléments, EBP
Bâtiment vous offre la possibilité d’obtenir un historique sous
forme détaillée ou non, suivant plusieurs critères, en
choisissant la période souhaitée et le type de document à
prendre en compte.
Remarque
A chaque fois que vous changez un (ou plusieurs) critère(s) de
sélection, cliquez sur le bouton Actualiser pour mettre à jour la
liste.
Nous vous invitons à consulter l’aide en ligne, accessible
par la touche F1 depuis les écrans du tableau de bord et de
l’historique pour obtenir des précisions sur les paramètres et
options disponibles.
102
EBP Bâtiment
Comment créer un mailing ?
26. COMMENT CREER UN MAILING ?
En version PRO, vous pouvez vous placer dans le menu Outils
+ Mailing clients / prospects et accéder à l’assistant de
création de mailings clients et/ou prospects.
Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez posséder le
logiciel Microsoft Word, en version 97 ou supérieure.
Suivez les différentes étapes de l’assistant, qui permettent de
sélectionner les clients et/ou les prospects à qui vous souhaitez
envoyer un mailing et choisissez le fichier Word avec lequel
effectuer la fusion.
Attention
Les champs disponibles pour la fusion sont les suivants :
Civilite, Nom, Adresse1,
Adresse2, Code Postal, Ville, Pays, Tel, Fax, Mobile, Mail,
SiteWeb.
Vous devez les insérer dans votre fichier Word avant d'appeler
l'assistant
mailing,
afin
que
la
fusion
s'effectue
automatiquement à la fin de l'assistant.
27. COMMENT TRANSFERER MES ECRITURES EN
COMPTABILITE ?
Vous pouvez transférer en comptabilité vos écritures
comptables de ventes et de règlements. Pour mettre en place
cette interface, vous devez renseigner un certain nombre de
données.
EBP Bâtiment
103
27.1. Les données à renseigner avant transfert
Pour effectuer votre transfert en comptabilité, EBP Bâtiment a
besoin de plusieurs renseignements :

Dans les options du dossier (menu Outils + Options),
le chemin d’accès du dossier comptable dans lequel
vous souhaitez transférer vos écritures, ainsi que les
journaux comptables.
Remarque
Dès que vous aurez sélectionné le chemin d’accès à votre
dossier de comptabilité, vous pourrez sélectionner les journaux
et comptes comptables existants en comptabilité à l’aide de
l’icône
104
.

Les comptes comptables de TVA, de ventes et
d’achats associés au taux de TVA que vous souhaitez
utiliser, sont à renseigner dans les fiches de TVA via le
menu Données + TVA / Comptes.

Les comptes comptables de vente (par taux de TVA)
que vous souhaitez utiliser, sont à renseigner dans les
fiches éléments ou dans les options.

Les comptes comptables de vos clients sont à
renseigner dans les fiches clients.

Le compte comptable de votre banque, (pour l’écriture
de règlement) est à renseigner dans la fiche banque
ou dans les options.

Le journal comptable de banque est à saisir dans les
options du dossier
EBP Bâtiment
Comment sauvegarder mon dossier ?
Remarque
Le logiciel prend par défaut les comptes comptables indiqués
dans les fiches éléments, banques et fiches clients. Si ceux-ci
n’existent pas, ce sont ceux des options qui seront utilisés pour
le transfert des écritures.
27.2. Le transfert
Pour effectuer le transfert en comptabilité, vous devez vous
placer dans le menu Traitements + Transfert en comptabilité,
saisir les paramètres de transfert et lancer la procédure, à l’aide
du bouton Lancer le transfert.
En cliquant sur le bouton Rafraichir il sera possible de
visualiser les différents documents concernés par les
paramètres sélectionnés précédemment.
Vous pouvez également consulter auparavant l’aperçu avant
impression qui vous donne la liste des écritures qui vont être
transférées en comptabilité.
Attention
La longueur des numéros de comptes saisis dans EBP
Bâtiment doit correspondre à la longueur des comptes dans
EBP Compta (voir aide en ligne du logiciel de comptabilité).
Cliquez sur le bouton Lancer le transfert pour générer le
fichier de transfert.
28. COMMENT SAUVEGARDER MON DOSSIER ?
Il est très important d’effectuer régulièrement une sauvegarde
des données et de tourner sur au moins deux jeux de
sauvegarde si vous utilisez des disquettes.
EBP Bâtiment
105
Remarque
La sauvegarde est le seul moyen de pouvoir retrouver votre
travail si votre base a été malencontreusement supprimée ou
endommagée.
En fonction de la taille de votre dossier, nous vous conseillons
d’effectuer des sauvegardes sur des supports contenant
davantage de données et plus fiables, comme les disques ZIP
ou CD-ROM*.
Vous pouvez aussi effectuer des sauvegardes en ligne avec
EBP Sauvegarde : 90 jours vous sont offerts avec l’achat du
logiciel.
Par le menu Outils + Sauvegarde ou depuis l’option
Sauvegarde de la barre de navigation, vous accédez à
l’assistant de sauvegarde qui vous permet de sélectionner les
options de sauvegardes et lancer la procédure.
La sauvegarde peut être allégée, en fonction des options
sélectionnées. Par défaut, tout est sauvegardé (Données,
modèles et formats d’affichage).
106
EBP Bâtiment
Comment archiver mes données ?
Chaque étape est détaillée dans l’aide en ligne (F1).
29. COMMENT ARCHIVER MES DONNEES ?
Nous vous rappelons, d’après les art 95 et 98 du bulletin officiel
des impôts du 24/01/2006, que l’archivage des données est
une opération préconisée pour la conservation de vos
documents. Les sauvegardes ne sauraient se substituer à cette
opération.
Selon l’art 99 du B.O. des impôts du 24/01/2006, c’est lors de la
clôture de l’exercice ou la période comptable que la procédure
d’archivage doit intervenir.
Pour cela, utilisez l’assistant d’archivage des
disponible depuis le menu Outils + Archivage.
données
Sélectionnez le dossier à archiver et l’emplacement des fichiers
à générer puis lancez l’opération en cliquant sur le bouton
Terminer.
Toutes les données de votre dossier sont archivées dans des
fichiers au format texte.
Les fichiers sont ensuite compressés dans un fichier du type
Archives_Nomdudossier_jjmmaa.zip
Le descriptif des fichiers se trouve dans le fichier
Dictionnaire.xml, disponible dans l'archive.
EBP Bâtiment
107
108
EBP Bâtiment
Les relances
Les fonctions avancées
Vous trouverez ci-dessous la description des autres principales
fonctions dont vous disposez dans EBP Bâtiment. L’utilisation
de ces fonctions est détaillée dans l’aide en ligne, accessible
par la touche F1 sur chaque écran.
1. LES RELANCES
Il existe deux types de relances : Les relances pour les devis,
dont la date de validité arrive à échéance et les relances
clients, concernant les échéances de règlement échues ou
arrivant à terme.
Ces deux impressions sont disponibles à partir du menu
Impressions + Documents de vente + Devis et Impressions
+ Règlements + Relances.
2. L’ECHEANCIER CLIENT
Vous avez la possibilité de consulter à l’écran et d’imprimer les
échéances de vos clients, filtrées selon les dates souhaitées, à
partir des menus Traitements + Clients + Echéanciers et
Traitement + Fournisseurs + Echéanciers si vous possédez
une version PRO.
3. LE
DOSSIER
COMPTABLE
POUR
VOTRE
EXPERT
Depuis le menu Impressions + Dossier expert comptable,
nous vous proposons l’impression de vos factures et
règlements, avec les comptes comptables et toutes les
EBP Bâtiment
109
LES FONCTIONS AVANCEES
informations dont a besoin votre expert pour saisir votre
comptabilité.
4. LA PERSONNALISATION DES DOCUMENTS
Un grand nombre de modèles d’impressions sont disponible
dans le logiciel. Toutes les données peuvent être imprimées
depuis le menu Impressions et chaque modèle peut être
personnalisé via le bouton Modifier le modèle, présent dans
toutes les boîtes d’impressions. Vous pouvez vous aider de la
brochure Prise en main de ReportBuilder, disponible sur le CDRom EBP, pour effectuer les modifications souhaitées.
5. LES STATISTIQUES
EBP Bâtiment vous permet d’obtenir de nombreuses
statistiques clients, éléments, sur vos documents ou
règlements, sous forme graphique ou de tableau (via le menu
Traitements + Statistiques). Vous pouvez les imprimer ou les
exporter au format Microsoft Excel.
110
EBP Bâtiment
L’import des tarifs fournisseurs
6. L’IMPORT DES TARIFS FOURNISSEURS
EBP Bâtiment vous permet de récupérer ou de mettre à jour
les tarifs de vos fournisseurs dans les fiches éléments.
Pour cela, vous devez importer le fichier, que le fournisseur
vous a fourni, grâce à l’assistance d’import puis de préparer la
récupération en paramétrant le fournisseur et les options avant
la mise à jour.
Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le
menu Traitements + Mise à jour des tarifs fournisseurs.
EBP Bâtiment
111
LES FONCTIONS AVANCEES
7. INDEXATION DE DEVIS
L’indexation est une simple duplication de document dont la
fonctionnalité supplémentaire est de pouvoir gérer un numéro
d’index pour hiérarchiser l’ordre de création des devis.
Vous devez aller dans la liste des devis ou par le devis
directement par le menu Traitement + Documents de ventes,
sélectionner le devis que vous voulez indexer puis cliquer sur
Indexer dans la barre de navigation.
8. L’IMPORT D’APPEL D’OFFRE (DOCUMENT
EXCEL)
EBP Bâtiment vous permet de récupérer vos appels d'offres au
format Microsoft Excel.
Pour cela, après avoir sélectionné le fichier à importer, vous
devez sélectionner une à une les colonnes de votre appel
d'offre et indiquez à quel type de colonne elle correspond. Vous
112
EBP Bâtiment
Epuration de bibliothèques
pouvez définir jusqu'à 7 colonnes : Inutilisé (l'import de cette
colonne ne s'effectuera pas), Code élément, Numérotation
(numéro de la ligne),
Libellé (ou désignation), Prix HT, Unité (de vente) et Quantité.
Ensuite, vous pouvez générer un devis et vous n'aurez plus
qu'à compléter le nom du client, chiffrer le devis et l'enregistrer.
Cette option, disponible en version PRO, est accessible via le
menu Outils + Import d’appel d’offre (document Excel).
9. EPURATION DE BIBLIOTHEQUES
Vous avez la possibilité de supprimer des bibliothèques
partenaires qui ont été précédemment importées mais qui ne
sont plus utilisées à partir du menu Outils + Epuration de
bibliothèques.
10. EBP SAUVEGARDE
EBP Bâtiment permet de sauvegarder en ligne, grâce au
service EBP Sauvegarde accessible depuis l’assistant de
sauvegarde des données.
EBP Sauvegarde est un service économique, offrant un
hébergement sécurisé de vos données, la possibilité d’y
accéder à tout instant et en tout lieu et la simplicité d’un support
toujours disponible. Pratique et sûre, la notification de
sauvegarde confirme le bon déroulement des opérations.
Avec l’achat du logiciel, 90 jours de sauvegarde en ligne vous
sont offerts.
11. LE MENU INTERNET
Le menu Internet vous offre la possibilité de mettre à jour la
version d’EBP Bâtiment, d’accéder au support technique sur le
EBP Bâtiment
113
LES FONCTIONS AVANCEES
Web, de consulter la liste des sauvegardes en ligne que vous
avez effectué, de débrider en ligne votre programme etc....
Pour cela, vous devez avoir accès à Internet depuis votre
poste. Sélectionnez ensuite l’option désirée, et laissez-vous
guider !
114
EBP Bâtiment
Index
Index
A
Accès au service technique ................................................................ 23
Achats ................................................................................................ 68
Activation .......................................................................................... 27
Affaires .................................................................................. 75, 81, 83
Aide sur EBP Bâtiment ...................................................................... 17
Appel d’offre (Document EXCEL) ................................................. 112
B
Bibliothèque interne........................................................................... 35
Bibliothèques externes ....................................................................... 40
C
Clients................................................................................................ 44
Code d'activation ......................................................................... 26, 27
Commande d’achat à partir d’un devis .............................................. 70
Commandes fournisseurs ................................................. 68, 69, 74, 76
Compte Prorata .................................................................................. 58
Configuration minimale ..................................................................... 23
Contrats ............................................................................................. 89
Contremarque .................................................................................... 60
Corps du devis ................................................................................... 49
Correcteur orthographique ................................................................. 50
Création de dossier ............................................................................ 28
D
DEEE ........................................................................................... 38, 52
Devis .................................................................................................. 48
Documents d’achats ........................................................................... 68
Documents de stock ........................................................................... 85
Dossier expert .................................................................................. 109
Duplication de documents ................................................................. 60
EBP Bâtiment
115
INDEX
E
Echéanciers ...................................................................................... 109
Eco-contribution .......................................................................... 38, 52
Eco-taxe ....................................................................................... 38, 52
Ecran de travail .................................................................................. 30
Eléments ............................................................................................ 35
En sommeil .................................................................................. 37, 87
Envoi par e-mail ................................................................................ 62
Epuration de bibliothèques .............................................................. 113
Etebac ................................................................................................ 98
Etude des déboursés........................................................................... 75
F
Facture ......................................................................................... 51, 71
Factures d'avancement ....................................................................... 57
Fonctions avancées .......................................................................... 109
Fournitures......................................................................................... 35
G
Gestion des fenêtres ........................................................................... 34
H
Historique clients/prospects ............................................................. 101
Historique éléments ......................................................................... 102
Historique fournisseurs .................................................................... 101
I
Import des tarifs fournisseurs .......................................................... 111
Impression de documents .................................................................. 61
Indexation de devis .......................................................................... 112
Initialisation du dossier ...................................................................... 31
Installation ......................................................................................... 25
Internet............................................................................................. 113
Intervention........................................................................................ 94
L
Lancement du logiciel........................................................................ 26
116
EBP Bâtiment
Index
M
Mailing clients / prospects ............................................................... 103
Main d’oeuvre ................................................................................... 35
Matériels ............................................................................................ 36
Métrés .............................................................................. 40, 41, 45, 46
Modes de règlement ..................................................................... 45, 47
Modifier un modèle ......................................................................... 110
Mot de passe ...................................................................................... 34
Mouvements de stocks ....................................................................... 87
Multi tarif........................................................................................... 45
N
Nouveau devis ................................................................................... 48
O
Options d’affichage ........................................................................... 33
Options du dossier ............................................................................. 32
Ouvrages ............................................................................................ 35
P
Pied de devis ...................................................................................... 50
Planning ............................................................................................. 91
Promotion .......................................................................................... 45
Prospects ............................................................................................ 44
R
Réapprovisionnement des stocks ....................................................... 70
Récéptionner ...................................................................................... 71
Règlement client ................................................................................ 96
Règlement fournisseur ....................................................................... 96
Regroupement de BL ......................................................................... 61
Relances clients ............................................................................... 109
Relances devis ................................................................................. 109
Remise en banque .............................................................................. 97
Rendez-vous ................................................................................ 93, 94
Retenue de garantie ........................................................................... 58
EBP Bâtiment
117
INDEX
S
Sauvegarde des données .......................................................... 105, 113
SAV ................................................................................................... 89
SEPA ................................................................................................. 98
Sous-traitance .................................................................................... 72
Statistiques....................................................................................... 110
Stocks ................................................................................................ 84
Suivi de chantier .......................................................................... 62, 63
T
Tableau de bord ............................................................................... 100
Temps Salaries ................................................................................... 65
Temps salariés par chantier détaillés ................................................. 67
Textes types ....................................................................................... 36
Transfert comptable ..................................................................... 103, 105
Transfert de documents...................................................................... 60
118
EBP Bâtiment
Index
NOTES
EBP Bâtiment
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NOTES
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EBP Bâtiment
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