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Devis et Facturation Mac DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 1 SOMMAIRE MISE EN PLACE DU LOGICIEL ............................................................................ 4 INSTALLATION DU LOGICIEL ............................................................................................................... 4 ACTIVATION DU LOGICIEL ................................................................................................................... 9 Vous disposez d'une connexion Internet ........................................................................................... 10 Vous ne disposez pas d'une connexion Internet ............................................................................... 11 CREATION DU DOSSIER DE TRAVAIL .............................................................................................. 12 SAUVEGARDE DU DOSSIER DE TRAVAIL ........................................................................................ 14 RESTAURATION DU DOSSIER DE TRAVAIL..................................................................................... 15 SUPPRESSION DU DOSSIER DE TRAVAIL ....................................................................................... 15 PARAMETRAGE DE L'APPLICATION ................................................................. 16 PARAMETRAGE SOCIETE .................................................................................................................. 16 PERSONNALISATION DE L'AFFICHAGE DES FENETRES ............................................................... 18 Disposition des sections .................................................................................................................... 18 Apparence des fenêtres .................................................................................................................... 19 Personnalisation des colonnes .......................................................................................................... 22 GESTION DE LA NUMEROTATION .................................................................................................... 23 PREFERENCES LOCALES ................................................................................................................. 24 Paramètres de messagerie ............................................................................................................... 24 Paramètres d'impression ................................................................................................................... 24 Police fenêtre .................................................................................................................................... 25 GESTION DES LISTES ........................................................................................................................ 26 CHAMPS LIBRES ................................................................................................................................. 28 PALETTE FENÊTRE ............................................................................................................................ 29 DESCRIPTION DE L'INTERFACE GRAPHIQUE................................................. 30 FENÊTRE DE SAISIE ........................................................................................................................... 30 SECTION LISTE ................................................................................................................................... 31 SECTION RECHERCHE ...................................................................................................................... 32 SECTION INDEX .................................................................................................................................. 34 SECTION FICHE .................................................................................................................................. 35 FENÊTRE STATISTIQUES .................................................................................................................. 37 FENÊTRE "FILLE" ................................................................................................................................ 39 DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 2 COMMENCER AVEC EBP DEVIS ET FACTURATION… ................................... 41 CREATION D'UN ARTICLE .................................................................................................................. 41 CREATION D'UN CLIENT ................................................................................................................... 43 CREATION D'UN DOCUMENT DE VENTE : DEVIS ........................................................................... 45 Création d'un devis ............................................................................................................................ 45 Saisie des articles ............................................................................................................................. 46 Duplication de devis .......................................................................................................................... 48 CREATION D'UN DOCUMENT DE VENTE : COMMANDE ................................................................. 49 Transformation d'un devis en commande ......................................................................................... 49 Création d'une commande ................................................................................................................ 50 Saisie des articles ............................................................................................................................. 51 CREATION D'UN DOCUMENT DE VENTE : BON DE LIVRAISON .................................................... 53 Transformation d'un devis en bon de livraison .................................................................................. 53 Création d'un bon de livraison ........................................................................................................... 54 Saisie des articles ............................................................................................................................. 56 CREATION D'UN DOCUMENT DE VENTE : FACTURE ..................................................................... 57 Transformation d'un devis, d'une commande ou d'un bon de livraison en facture ............................ 57 Création d'une facture ....................................................................................................................... 58 Saisie des articles ............................................................................................................................. 60 CREATION D'UNE FACTURE D'ACOMPTE........................................................................................ 62 CREATION D'UN REGLEMENT ........................................................................................................... 63 Règlement simple .............................................................................................................................. 63 Règlement multiple ............................................................................................................................ 65 GESTION DES STOCKS ...................................................................................................................... 67 Création d'un bon d'entrée ................................................................................................................ 67 Création d'un bon de sortie ............................................................................................................... 69 Création d'un inventaire..................................................................................................................... 70 Visualisation des stocks .................................................................................................................... 72 Mouvements des stocks .................................................................................................................... 73 DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 3 MISE EN PLACE DU LOGICIEL INSTALLATION DU LOGICIEL Dans le cas d'une installation depuis le DVD EBP, double-cliquez sur votre logiciel dans l'écran d'installation ci-dessous. Dans le cas d'une installation réalisée depuis le site Internet www.ebp.com, cliquez à droite de votre écran sur le bouton ACCEDER AU TELECHARGEMENT. La page de téléchargement des produits EBP s’ouvre. Dans la liste des Domaines à gauche de votre écran, positionnez le curseur sur le domaine Logiciels MAC, puis cliquez sur le logiciel souhaité. La page de téléchargement du produit s’affiche. Cliquez sur le rectangle orange TELECHARGER. Une fois le téléchargement effectué, double-cliquez sur le fichier .dmg, puis sur l'exécutable qui a pour extension .pkg DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 4 Bienvenue dans le programme d'installation du logiciel EBP - Facturation Cliquez sur Continuer Les termes du contrat de licence sont affichés. Vous avez la possibilité d'imprimer ou enregistrer ceux-ci Cliquez sur Continuer pour poursuivre l'installation ou Revenir pour retourner à l'étape Introduction. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 5 Une boîte de dialogue s'affiche. Cliquez sur Accepter pour accepter les termes du contrat de licence et poursuivre l'installation ou sur Refuser pour annuler l'installation. Sélectionnez le disque sur lequel vous voulez installer EBP Devis et Facturation, puis cliquez sur Continuer. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 6 Cliquez sur Installer pour poursuivre l'installation. Le bouton Changer l'emplacement de l'installation… permet de revenir à l'étape précédente de sélection du disque sur lequel vous souhaitez installer le logiciel. La fenêtre suivante s'affiche vous demandant le mot de passe de votre ordinateur. Saisissez-le puis cliquez sur Installer le logiciel DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 7 L'installation est en cours. L'installation est terminée. Cliquez sur Fermer. Votre logiciel EBP-Devis et Facturation est désormais installé. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 8 ACTIVATION DU LOGICIEL Pour lancer le logiciel, cliquez sur EBP Devis et Facturation.app dans le dossier EBP-Facturation situé dans le module Applications du Finder. La boîte de dialogue suivante s'affiche, vous invitant à activer le produit. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 9 Vous disposez d'une connexion Internet Cliquez sur activer votre logiciel… pour récupérer par le biais du site internet www.ebp.com votre code d'activation. Cliquez sur Maintenant pour afficher la fenêtre ci-dessous. Saisissez les informations demandées, parmi lesquelles le code d'activation, puis cliquez sur OK. Les informations renseignées doivent être strictement identiques à celles fournies pour l'obtention du code d'activation. Votre logiciel est désormais activé et prêt à être utilisé. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 10 Vous ne disposez pas d'une connexion Internet Deux possibilités d'offrent à vous : 1- A partir d'un autre ordinateur connecté à Internet - Si vous possédez un autre ordinateur connecté à Internet, munissez-vous de votre numéro de licence et de votre clé web (références produits indiquées sur le document Licence d'utilisation). - Récupérez votre clé machine sur l'ordinateur équipé du logiciel (dans la fenêtre d'activation affichée au lancement de celui-ci). - Connectez-vous sur www.ebp.com, cliquez sur le bouton Activer mon logiciel et laissez-vous guider. Votre code, affiché à l'écran, vous est ensuite envoyé par e-mail. 2- Par courrier - Remplissez et envoyez à EBP le coupon présent sur le document Licence d'utilisation que vous trouverez à l'intérieur de la boîte. N'oubliez pas de mentionner sur la partie du coupon prévue à cet effet la clé machine de votre ordinateur (indiquée dans la fenêtre d'activation affichée au lancement du logiciel). Vous recevrez ensuite votre code d'activation par courrier ou e-mail si indiqué sur le coupon. Une fois votre code d'activation obtenu, retournez sur la fenêtre d'activation du logiciel et cliquez sur Maintenant. Renseignez les informations demandées et cliquez sur OK. Les informations renseignées doivent être strictement identiques à celles fournies pour l'obtention du code d'activation. Votre logiciel est désormais activé et prêt à être utilisé. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 11 CREATION DU DOSSIER DE TRAVAIL Dans le menu Fichier, cliquez sur Connexion monoposte (ou cmd M) pour afficher la fenêtre d'accueil Bienvenue dans le programme Gestion Commerciale EBP. Saisissez le nom du dossier (TestEBP dans notre exemple), puis cliquez sur le bouton Créer le dossier. La saisie est limitée à 10 caractères et seuls les caractères alphabétiques sont autorisés. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 12 Une boîte de dialogue Création premier exercice est affichée. Vous devez y renseigner les dates de début et de fin de votre exercice comptable. La création du dossier dans le logiciel Devis et facturation requiert, à l'instar du logiciel Compta, la création d'un exercice. Ainsi, toutes les pièces appartiennent à un exercice et une période. Cliquez sur OK pour créer votre dossier. A la fin du processus, votre dossier de travail est ouvert et la fenêtre de paramétrage de votre dossier-société affichée (cf § Paramétrage société). Lors de la prochaine connexion, le nom du dossier nouvellement créé est affiché dans la liste déroulante. . Après sélection de celui-ci, cliquez sur Ouvrir le dossier. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 13 SAUVEGARDE DU DOSSIER DE TRAVAIL Cliquez sur Sauvegarde dans le menu Fichier pour afficher la boîte de dialogue Sauvegarde des bases. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour sauvegarder votre dossier courant au format.bup dans le répertoire Backups du dossier de l'application EBP-Facturation. Celui-ci peut ensuite être copié dans un autre répertoire ou sur un autre support. Chaque sauvegarde du même dossier écrase la précédente dans le dossier Backups. Pour éviter d'effacer la sauvegarde précédente, cliquez sur le bouton Sauvegarder Sous… La boîte de dialogue Enregistrer est alors affichée vous invitant à saisir un nom pour votre sauvegarde et à sélectionner l'emplacement de celle-ci. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 14 RESTAURATION DU DOSSIER DE TRAVAIL Pour restaurer votre sauvegarde, supprimez le fichier correspondant à votre dossier courant présent dans le dossier Databases du dossier de l'application EBP-Facturation, puis copiez-y à la place le fichier de sauvegarde du répertoire Backups (ou autre si le fichier a été copié ailleurs). Modifiez le libellé nom_du_dossier.bup en nom_du_dossier. Fermez le répertoire Databases puis relancez le programme. SUPPRESSION DU DOSSIER DE TRAVAIL Vous ne pouvez supprimer un dossier de travail ouvert. Pour supprimer votre dossier de travail, cliquez sur Sauvegarde dans le menu Fichier. La boîte de dialogue Sauvegarde des bases est affichée. Dans le champ Sélectionner une base, sélectionnez à l'aide d'une liste déroulante votre dossier puis cliquez sur Détacher. Le dossier n'est plus accessible en phase de connexion mais reste présent sur l'ordinateur. Il se présente sous forme de deux fichiers (.log et .db) dans le dossier Databases du dossier de l'application EBP-Facturation. Pour supprimer définitivement le dossier, supprimez ces deux fichiers. Dans le seul cas où les fichiers .log et .db sont bien présents dans le répertoire Databases, il est possible d'annuler la suppression du dossier en saisissant son nom dans le champ Nom de la base puis en cliquant sur le bouton Attacher. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 15 PARAMETRAGE DE L'APPLICATION PARAMETRAGE SOCIETE Cliquez sur Société dans le menu Paramètres pour afficher la boîte de dialogue Société : <nom du dossier> Saisssez les informations relatives à votre dossier-société, certaines d'entre elles étant reprises par défaut dans le logiciel. Pour de plus amples renseignements sur la saisie des champs cf § Section Fiche. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 16 Cliquer sur le bouton Banques-RIB dans la barre d'outils ouvre une fenêtre permettant de créer de nouvelles identités bancaires. Pour de plus amples renseignements sur la saisie des champs cf § Section Fiche. Cliquer sur Préférences dans la barre d'outils ouvre une fiche dans laquelle vous pouvez renseigner le mode HT ou TTC du dossier, le mode de règlement par défaut, le tarif par défaut, le type de vente, le journal de règlement (affiché par défaut lors d'un règlement) ainsi que le format de la date. Pour de plus amples renseignements sur la saisie des champs cf § Section Fiche. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 17 PERSONNALISATION DE L'AFFICHAGE DES FENETRES L'apparence d'une fenêtre peut être personnalisée. On peut changer : - L'aspect général de la fenêtre par le biais du bouton Vues - La taille de chaque section (manuellement à l'aide du curseur) grâce aux séparateurs - L'apparence des fenêtres par modification des polices et tailles de polices, couleurs des différentes sections, de l'espacement entre les sections, de la forme des boutons… - La nature des champs affichés dans chaque section par personnalisation des colonnes Disposition des sections Il vous est possible de modifier manuellement ou par le biais d'un menu la disposition des sections. Pour cela, placez votre curseur sur le bord d'une section afin que celui-ci change d'apparence et devienne une double flèche de déplacement ou cliquez sur le bouton Vues dans la barre d'outils pour afficher un menu déroulant vous donnant accès à différentes vues pré-définies. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 18 Apparence des fenêtres Cliquer sur Options fenêtre dans le menu Edition ouvre la boîte de dialogue Options de fenêtre différente selon le type de fenêtre, saisie, statistiques ou "fille" (cf § Description de l'interface graphique). Fenêtre de saisie Fenêtre statistiques DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 19 Fenêtre "fille" Le paramétrage de la fenêtre (aussi appelé vue) peut être mémorisé. Pour cela, saisissez un intitulé dans le champ Nom de la vue. Dans le cas contraire, une vue standard est automatiquement générée. Dans les fenêtres de saisie et "fille", les éléments de la liste sont affichés par défaut. Si vous désirez éviter d'afficher toutes les données (notamment si le chargement est trop long), cochez Ne pas remplir la liste à l'ouverture de la vue. Vue de type "Fille" coché signifie que la fenêtre affichée est de type "fille" autrement dit elle dépend d'une autre vue (cf § Fenêtre "fille"). Dans les fenêtres de statistiques, cochez Sous-totaux seuls si vous ne désirez pas afficher le détail des lignes de la section Liste mais seulement les sous-totaux. Dans les fenêtres de statistiques, la liste est vide par défaut à l'ouverture afin d'éviter l'affichage de toutes les données, opération qui peut prendre du temps. Si vous désirez néanmoins les afficher, cochez Remplir la liste dès l'ouverture de la vue. Cochez Réaffichage automatique tous les puis saisir un nombre de minutes afin de rafraichir l'affichage de la liste à intervalles réguliers. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 20 Cochez Enregistrer à la fermeture de la vue afin que lors d'une prochaine ouverture de la fenêtre, la section Liste n'affiche que le résultat de recherche précédemment obtenu. Cocher Sélectionner à l'ouverture de la vue pour que lors d'une prochaine ouverture de la fenêtre, le curseur soit positionné sur le champ de recherche précédemment sélectionné. Peuvent être modifiés la police, sa taille, les couleurs claires et foncées définies dans le fond des différentes sections, la couleur du texte, la couleur du fond de la fenêtre, la couleur du fond de liste, la hauteur de ligne dans la liste, l'espace entre les sections (aération), la représentation d'une grille pour les sections fiche et recherche, l'icône de la palette, le type des boutons (Classique, Texte ou Icône) ainsi que leur couleur de fond. Vous pouvez insérer une image en arrière-plan. Pour ce faire, cochez Image de fond puis cliquez dans le rectangle pour ouvrir une fenêtre dans lequel vous pouvez sélectionner une image. Si la case Cliquer pour dérouler les menus est décochée, il suffit de survoler le bouton pour afficher le menu. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 21 Personnalisation des colonnes Il est possible de modifier les colonnes des sections Liste, Fiche et Recherche - Soit par le bais du menu Edition, option Colonnes liste, Colonnes fiche et Colonnes recherche - Soit par le biais du menu contextuel au sein même des différentes sections Cochez les colonnes que vous désirez afficher. Vous pouvez changer l'ordre des champs en faisant glisser une ligne pour la déposer à l'endroit voulu. Dans la section Fiche spécifiquement, les champs, organisés par thème, peuvent être déplacés au sein d'un même thème ou d'un thème à un autre. Vous pouvez aussi déplacer tout un thème. De plus, cocher ou décocher un thème agit sur tous les champs qui s'y réfèrent. Pour rechercher un champ, saisissez quelques caractères dans la case de recherche en bas de la boîte de dialogue afin d'afficher les lignes dont le libellé contient ce ou ces caractères. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 22 GESTION DE LA NUMEROTATION Plusieurs tables – à l'instar de la table Pièces de vente - présentent un champ Code. Ce code, unique, permet de retrouver facilement les informations. Pour paramétrer la gestion des racines définissant la structure du code, cliquez sur l'option Racines… dans le menu Paramètres. 1 2 3 4 Dans la section Table (1), sélectionnez à l'aide d'un menu déroulant la table où sont utilisés les codes. Dans la section 2 sont alors affichées les racines déjà créées pour la table sélectionnée. La colonne Valeur actuelle contient la dernière valeur du code enregistré tandis que la colonne Prochaine racine affiche la valeur du suivant. A noter que cette dernière colonne est vide dans le cas où la saisie est manuelle. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle numérotation. La section 3 vous permet d'activer ou non la racine. La section 4 permet de définir le type de paramétrage Manuel ou Automatique. Dans le cas d'une gestion manuelle du code, vous devez renseigner celui-ci lors de la création d'une fiche. Dans le cas d'une gestion automatique du code, saisissez éventuellement dans le premier champ de la section Attributs un préfixe, puis définissez dans les champs respectifs Mini et Maxi les valeurs minimales et maximales du code. Le nombre de caractères utilisés pour afficher une valeur dépend de la longueur du nombre saisi dans le champ Maxi. Cliquez sur Prendre en compte le paramétrage pour appliquer vos choix. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 23 PREFERENCES LOCALES Quelques préférences, accessibles par le biais du menu EBP Devis et Facturation, option Préférences…, sont liées à la machine sur lequel le logiciel est installé. Paramètres de messagerie Ces options permettent de paramétrer et de choisir le moyen par défaut par lequel les mails seront envoyés. Logiciel de courriel : Sélectionnez dans une liste déroulante le serveur de messagerie à utiliser Renseignez dans le champ SMTP actuel pour envois directs l'adresse du serveur SMTP. Paramètres d'impression Le champ Dossier des modèles indique le chemin d'accès aux modèles d'impression. Pour le modifier, cliquez sur le bouton Indiquer afin d'ouvrir l'explorateur de fichiers dans lequel vous pouvez choisir le dossier. Enfin, cliquez sur Sélectionner. Cochez Aperçu avant impression si vous désirez afficher une fenêtre d'aperçu préalablement à votre impression. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 24 Cochez Pas de dialogue de lancement de l'impression afin que la boîte de dialogue de sélection de l'imprimante et du réglage d'impression ne s'affiche pas préalablement à votre impression. Cochez Textes sur une seule ligne dans l'impression automatique… si vous ne désirez pas qu'un texte trop long soit disposé sur plusieurs lignes. Dans ce cas, il ne sera affiché qu'en partie et terminé par trois points de suspension. Police fenêtre Cliquez sur Choisir affiche une boîte de dialogue Police et taille vous permettant de définir police et taille de celle-ci pour les fenêtres "non standard" à l'instar de la boîte de dialogue Préférences locales. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 25 GESTION DES LISTES Pour personnaliser les listes de valeurs proposées lors de la saisie des fiches, cliquez sur l'option Enumérés… dans le menu Paramètres. La boîte de dialogue Gestion des énumérés s'ouvre : Cochez le Type d'énuméré, Prédéfini (par défaut) ou Libre. Cochez Libre pour créer un champ libre de type liste (cf § Champs libres). Dans la section Table d'énumérés, sélectionnez à l'aide d'un menu déroulant une table (Exemple : Client: Titre). Si vous avez coché Libre, seules les tables dans lesquelles vous avez défini au moins un champ libre de type Enuméré libre sont affichées dans la liste (cf § Champs libres). La liste des énumérés relatifs à cette table est alors affichée dans la section inférieure. Ordre. Il vous est possible de modifier l'ordre d'affichage des énumérés dans la liste déroulante sachant que par défaut, ils sont rangés par ordre de création. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 26 Couleur. Cliquer sur la case déclenche l'ouverture d'une palette vous proposant de modifier la couleur de l'énuméré à l'aide au choix d'une roue de couleurs, de curseurs de couleurs, d'une palette de couleurs, d'une palette d'images ou de crayons. Gras. Cochez Gras afin que la valeur de l'énuméré soit en gras dans les lignes de la vue concernée. Italique. Cochez Italique afin que la valeur de l'énuméré soit en italique dans les lignes de la vue concernée. Ligne. Si Ligne est cochée, les préférences relatives à la couleur, au mode gras et italique ainsi que la présence d'une icône ne sont pas seulement appliquées sur la valeur de l'énuméré mais sont répercutées sur toute la ligne de la section Liste. Icône. Cliquez sur la case Icône pour ouvrir l'explorateur de fichiers dans lequel vous pouvez sélectionner l'image voulue. Puis cliquez sur Ouvrir. La valeur de l'énuméré est alors précédée de l'icône dans les lignes de la vue concernée. Pour créer un nouvel énuméré, cliquez sur le bouton Ajouter, puis renseignez les champs décrits cidessus. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 27 CHAMPS LIBRES Afin d'ajouter des informations supplémentaires, il vous est possible d'afficher jusqu'à trois champs libres par table. Cliquez sur l'option Champs libres dans le menu Paramètres. La boîte de dialogue Paramétrage champs libres s'ouvre. Dans la section Nom de la table, sélectionnez à l'aide d'un menu déroulant la table visée (Exemple de la table Client). La liste des trois champs libres relatifs à cette table est alors affichée. Lorsque vous sélectionnez une ligne, les attributs relatifs à celle-ci (soit le nom, le type de données et la visibilité) sont affichés dans la section inférieure. Dans le champ Nom, attribuez un libellé au champ puis sélectionnez dans une liste déroulante le Type de données parmi les options suivantes Chaîne de caractères, Enuméré libre, Chaîne de caractères (internet), Nombre entier, Date, Booléen, Montant décimal, Pourcentage, Heure, Image. Cochez Visible afin que le champ soit affiché dans vos fiches (N’oubliez pas de vérifier que le dit champ est bien coché dans la boîte de dialogue Personnalisation des colonnes (cf § Personnalisation des colonnes)). La valeur "X", affichée dans la dernière colonne signifie que le champ est visible au contraire de la valeur "-" qui signifie qu'il est désactivé. Cliquez sur Entrée ou Valider ligne afin que les modifications soient prises en compte. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 28 PALETTE FENÊTRE Pour accéder à cette fonction, vous devez appliquer une icône à une vue. Pour ce faire, ouvrez une vue puis cliquez sur Options fenêtre dans le menu Edition. Dans la boîte de dialogue Options de fenêtre, cliquez dans le carré contigu au label Icône de la vue pour la palette d'icônes afin d'ouvrir l'explorateur de fichiers dans lequel vous pouvez sélectionner l'image voulue, puis cliquez sur OK. Pour activer l'affichage de l'icône, cliquez sur le bouton Vues dans la barre d'outils puis sélectionner Ajouter à la palette d'icônes dans le menu déroulant. La palette de fenêtres apparaît alors à l'écran. Cliquez sur l'icône génère l'ouverture de la vue associée. Lorsque cette fonction est appliquée à plusieurs fenêtres, les icônes s'ajoutent dans la palette. Pour supprimer le raccourci, faites un clic droit (ou ctrl clic) sur l'icône de la palette puis sélectionnez Supprimer. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 29 DESCRIPTION DE L'INTERFACE GRAPHIQUE FENÊTRE DE SAISIE La fenêtre de saisie (exemple de la fenêtre client) se décompose en 4 sections auxquelles s'ajoutent la barre d'outils et la barre d'état affichant des informations sur les éléments sélectionnés dans la fenêtre : 1- Section Liste 2- Section Recherche 3- Section Index 4- Section Fiche Barre d'outils 2 4 3 1 Barre d'état DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 30 SECTION LISTE Dans la section Liste est affichée par défaut la totalité des enregistrements dont le nombre est défini dans le titre de la fenêtre. La section Liste renseigne l'utilisateur grâce aux informations présentes dans les colonnes dont la présence ou non est entièrement paramétrable (cf § Personnalisation des colonnes dans le § Personnalisation de l'affichage). La liste dispose d'un menu contextuel (clic droit ou ctrl-clic) dont les entrées varient selon qu'une ligne soit sélectionnée ou non. Pour sélectionner les lignes une par une, maintenez la touche Cmd enfoncée. Pour sélectionner une série de lignes, faites de même avec la touche Majuscule provisoire. Pour occulter les enregistrements sélectionnés, cliquez sur Ignorer dans le menu Edition. Si vous désirez au contraire n'afficher que ceux-ci, cliquez sur Choisir dans le menu Edition. Pour revenir à l'état initial (totalité des enregistrements), cliquez sur Tout réafficher dans le menu Edition ou Tout afficher dans le menu contextuel. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 31 SECTION RECHERCHE La section Recherche, qui a sa propre sélection de champs entièrement personnalisable, permet d'effectuer des sélections dans les lignes du fichier et par conséquent, de modifier l'affichage de la liste selon les critères retenus. Elle dispose d'un menu contextuel dont les entrées varient selon la colonne où l'on se trouve. La recherche s'effectue par la saisie de critères dans les champs opérateurs © et Valeur (Sel). Il faut ensuite appuyer sur la touche Entrée pour afficher la liste des résultats. Cliquez dans le champ opérateur © puis appuyez sur la barre d'espace du clavier pour faire défiler tous les opérateurs, également disponibles depuis le menu contextuel. Les opérateurs de recherche disponibles sont : ¢ Commence par ƒ Finit par < Inférieur à > Supérieur à + Appartient à une liste de valeurs Exemple : ≠ Différent de © Contient (Opérateur par défaut) ~ Entre deux valeurs Exemple : ◊ Cet opérateur de recherche présélectionne la première ligne contenant le résultat le plus proche. Appuyez simultanément sur les touches Ctrl et barre d'espace devant l'opérateur pour afficher \, signe de négation. Par exemple, \© signifie "Ne contient pas". DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 32 Un clic droit dans la colonne Valeur (Sel) en face d'un champ Liste affiche l'ensemble des valeurs possibles. Pour faire une recherche sur un champ vide, saisissez %%% Cas par exemple d'une recherche de clients dont le champ Catégorie est vide. Un ctrl clic ou clic droit dans la colonne Valeur (Sel) affiche un menu contextuel proposant de Supprimer toutes les sélections… Les critères de recherche peuvent être sauvegardés et réaffichés à l'ouverture de la fenêtre en cochant Enregistrer à la fermeture de la vue dans la boîte de dialogue Options de fenêtre accessible depuis le menu Edition, Options de fenêtre (cf § Apparence des fenêtres dans le § Personnalisation de l'affichage). DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 33 SECTION INDEX La section Index permet d'effectuer des sélections dans les lignes du fichier et par conséquent, de modifier l'affichage de la liste selon les critères retenus. Dans la section Index, cliquez dans la liste déroulante, proposant les mêmes colonnes de recherche que celles de la liste, et sélectionnez une de celles-ci. Les premiers caractères des valeurs de la colonne choisie s'affichent. Cliquez sur le triangle afficher les caractères suivants. Cliquez sur un des items pour modifier en conséquence le résultat dans la liste. pour DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 34 SECTION FICHE La Fiche, affichant le détail de la ligne sélectionnée sur la Liste, permet de créer et de modifier un enregistrement. La colonne de droite nommée Valeur correspond aux champs de saisie. Pour procéder à la saisie d'un champ : - Cliquez à l'intérieur de celui-ci - Se déplacez à l'aide de la touche Tabulation qui sélectionne les cases les unes après les autres (Majuscule temporaire + Tabulation pour un défilement en sens inverse) - Se déplacez à l'aide de la touche Enter qui sélectionne les cases les unes après les autres - La fiche étant divisée en thèmes numérotés, accéder directement au premier champ d'un thème à l'aide des touches cmd - numéro du thème Les touches Enter et Tabulation permettent de valider votre saisie. Le type de saisie dépend de la nature du champ à renseigner : - Chaîne de caractères incluant le champ Chaîne de caractères (Internet). Dans ce dernier, un clic droit (ou ctrl clic) sur le nom du champ permet, par le biais de l'option Ouvrir le site, d'afficher dans le navigateur par défaut le site indiqué. - Champ liste. Ces champs n'acceptent que des valeurs pré-définies. - Champ liste personnalisable. La liste se termine toujours par Autre… Cliquer sur cet item donne accès à la fenêtre Gestion des énumérés dans laquelle on peut ajouter ou supprimer des éléments (cf § Gestion des listes). - Champ booléen. Ce type de champ ne peut prendre que les valeurs binaires de type oui ou non. Dans le logiciel, les deux valeurs sont x pour oui et - pour non. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 35 - Photo. Un clic droit (ou ctrl clic) sur le nom du champ permet d'ouvrir une fenêtre Image: Photos / [Type de fenêtre] dans lequel vous pouvez ouvrir et sélectionner une image. - Champ date. Saisissez la date sous la forme JJ/MM/AAAA (mais J/M/AA est aussi accepté) ou cliquez sur l’icône dans la colonne de gauche pour sélectionner la date par le biais d'un calendrier. - Champ d'appel. Ce type de champ est de couleur grise et toujours précédé du signe > Il fait référence à des données saisies dans d'autres parties du logiciel. Vous pouvez renseigner ce type de champ de différentes manières : - Par saisie directe de la valeur (si vous la connaissez) puis en appuyant sur Entrée ou Tabulation - Par saisie du caractère @ ou d'une partie de la valeur, puis en appuyant sur Entrée ou Tabulation pour afficher la boîte de dialogue Choix présentant les éléments triés. Sélectionnez votre valeur puis cliquez sur OK. - Par le biais d'une liste : placez le curseur dans le champ d'appel et appuyez deux fois sur la flèche droite du clavier. La vue liée va s'afficher. Sélectionnez dans la liste l'élément voulu et appuyez de nouveau sur la flèche droite pour renseigner le champ. - Par glisser-déposer : affichez la vue liée au champ, sélectionnez une ligne puis tout en maintenant la touche alt enfoncée, glissez-la vers le thème de la fiche et déposez-la dessus. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 36 FENÊTRE STATISTIQUES Certaines fenêtres, utilisées à des fins statistiques, diffèrent des fenêtres de saisie (exemple de la fenêtre Statistiques articles). Pour ouvrir celle-ci, cliquez sur Statistiques articles dans le menu Tiers. Dans les fenêtres de statistiques, la liste est vide par défaut à l'ouverture afin d'éviter l'affichage de toutes les données, opération qui peut prendre du temps. Si vous désirez néanmoins l'afficher, cochez Remplir la liste dès l'ouverture de la vue dans la boîte de dialogue Options de fenêtre accessible depuis l'option Options fenêtre dans le menu Edition (cf § Apparence des fenêtres dans le § Personnalisation de l'affichage). Ce type de fenêtre se distingue par la possibilité d'effectuer des sous-totalisations pour n'importe quel champ présent dans la liste. Pour ce faire, cliquez sur Sous Totaliser par… dans la barre d'outils puis sélectionnez un des champs de la liste. Il est aussi possible d'effectuer une sous-totalisation sur deux champs. Pour ce faire, cliquez une nouvelle fois sur Sous Totaliser par… puis sur Et par… et sélectionnez un des autres champs de la liste. Exemple de sous totalisation par code article Sous-totaux DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 37 Vous avez la possibilité de faire un graphique à partir des sous-totaux obtenus. Pour ce faire, cliquez sur le sous-total que vous souhaitez voir en graphique, puis sur le bouton Graphique. On peut changer la forme du graphique en cliquant sur les boutons numérotés 1 à 5 situés en haut de la fenêtre. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 38 FENÊTRE "FILLE" Une fenêtre "fille" ou fenêtre "liée" est une fenêtre dépendant d'une autre. Elle se caractérise par le bouton Naviguer dans la barre d'outils. Celui-ci permet de changer la ligne sélectionnée dans la fenêtre d'origine ou fenêtre "mère". La fenêtre des lignes de factures est une fenêtre "fille" liée à la fenêtre des factures. Exemple de la fenêtre Clients Après avoir sélectionné un client dans la liste de la fenêtre Clients "mère", cliquez sur Liste des pièces dans la barre d'outils pour afficher une liste déroulante dans laquelle vous sélectionnez Commandes. La fenêtre "fille" Commandes est affichée. Dans celle-ci, sont affichées les commandes du client sélectionné précédemment. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 39 Cliquez sur le bouton Lignes dans la barre d'outils. Une nouvelle fenêtre "fille" Cde Lignes est affichée. Dans celle-ci sont affichées les lignes de la commande sélectionnée. Un changement de sélection dans la fenêtre "mère" (en l'occurrence, un changement de client) modifie le contenu des fenêtres "fille" ouvertes. En quelques clics, on a donc un aperçu rapide du contenu des commandes d'un client. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 40 COMMENCER AVEC EBP DEVIS ET FACTURATION… CREATION D'UN ARTICLE Pour créer un article, cliquez sur Articles dans le menu Ventes. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour afficher une liste déroulante dans laquelle vous sélectionnez une nouvelle fois Créer. Une ligne vide est alors insérée dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Liste Fiche Code article. Champ obligatoire. Il peut être saisi manuellement ou renseigné automatiquement selon le paramétrage de la numérotation (cf § Gestion de la numérotation). Les champs Type d'article et Type de stock sont des champs de type Liste, c'est à dire qu'ils n'acceptent que des valeurs pré-définies non modifiables. Vous pouvez monter et descendre dans la liste à l'aide des flèches haute et basse du clavier, la flèche droite vous permettant de sélectionner la valeur. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la valeur choisie. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 41 Type d'article. Sélectionnez le type d'article dans une liste parmi les options Normal, Port, Texte ou Regroupement. Sélectionnez Port si vous désirez définir un frais de port, celui-ci étant considéré comme un article. Sélectionnez Texte si vous désirez ajouter automatiquement le même texte dans les lignes de vos documents de vente. Le prix de base de l'article de type Texte est fixé à 0 et la partie Stock inactive. Sélectionnez Regroupement si vous désirez regrouper des articles ayant des caractéristiques communes. Une fois l'article de regroupement créé, il vous suffit de l'associer aux articles auxquels il est lié en saisissant dans le champ Code regroupement le code de l'article de regroupement. Le prix de base de l'article de type Regroupement est fixé à 0 et la partie Stock inactive. Type de stock. Sélectionnez le type de stock dans une liste parmi les options Standard et Aucun. Les champs du thème Options (Géré en statistiques, Remisable, Présent sur le site web) ainsi que Désactivé sont des champs de type booléen c'est-à-dire qu'ils ne prennent en compte que des valeurs binaires de type vrai et faux ou oui et non. Dans le logiciel, les 2 valeurs sont : "-" pour faux et "X" pour vrai. Pour passer d'une valeur à l'autre, appuyez sur la barre espace. Les champs Gamme, Famille, Catégorie et Nature sont des champs de type Liste personnalisable. La liste se termine par l'item Autre… sur lequel on peut cliquer pour ouvrir une fenêtre Gestion des énumérés dans laquelle on peut ajouter ou supprimer des éléments (cf § Gestion des listes). Les champs Code TVA, Taux TVA, Unité de poids, Code suivant, Libellé article suivant, Code regroupement et Libellé regroupement sont des champs de type Appel faisant référence aux données enregistrées respectivement dans les fenêtres Taxes, Unité et Articles. Pour de plus amples informations sur le mode de saisie de ces champs, reportez-vous au § Section Fiche. Code suivant et Libellé article suivant. Sélectionnez le code ou le libellé d'un article de remplacement. Celui-ci sera proposé lorsque le stock de l'article est égal à 0. Vous avez aussi la possibilité d'ajouter une image et un plan au sein du thème Photos. Pour ce faire, effectuez un clic droit (ou ctrl clic) sur le nom du champ afin d'ouvrir une fenêtre Image: Photos / [Type de fenêtre] dans lequel vous pouvez ouvrir et sélectionner une image. Vous pouvez définir deux prix de base (HT et TTC) sur la fiche article. Lorsque vous renseignez le champ Prix de base HT, Prix de base TTC est calculé automatiquement en fonction de la TVA sélectionnée (et inversement) DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 42 CREATION D'UN CLIENT Pour créer un client, cliquez sur Clients dans le menu Tiers. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour afficher une liste déroulante dans laquelle vous sélectionnez une nouvelle fois Créer. Une ligne vide est alors insérée dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Code client. Champ obligatoire. Il peut être saisi manuellement ou renseigné automatiquement selon le paramétrage de la numérotation (cf § Gestion de la numérotation). Les champs Titre, Fonction, Civilité, Catégorie, Activité, Secteur et Branche sont des champs de type Liste personnalisable. Dans ceux-ci, la liste se termine par l'item Autre… sur lequel on peut cliquer pour ouvrir une fenêtre Gestion des énumérés dans laquelle on peut ajouter ou supprimer des éléments (cf § Gestion des listes). Site web. Saisir l'adresse du site relatif au client. Une fois le champ renseigné, un clic droit (ou ctrl clic) sur le libellé du champ permet, par le biais de l'option Ouvrir le site, d'afficher dans le navigateur par défaut, le site indiqué. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 43 Désactivé et Bloqué sont des champs booléens c'est-à-dire qu'ils ne prennent en compte que des valeurs binaires de type vrai et faux ou oui et non. Dans le logiciel, les 2 valeurs sont : "-" pour faux et "X" pour vrai. Pour passer d'une valeur à l'autre, appuyez sur la barre espace. Code règlement, Libellé règlement, Code tarif, Libellé tarif, Tarif TTC, Code type de vente et Libellé type de vente, Code représentant et Libellé représentant, Code compte et Libellé compte sont des champs de type Appel faisant référence aux données enregistrées respectivement dans les fenêtres Mode de règlement, Tarifs, Types de vente, Représentants et Vue plan comptable. Pour de plus amples informations sur le mode saisie de ces champs, reportez-vous au § Section Fiche. Les champs du thème Dates dernières pièces, Dernier devis, Dernière commande, Dernier Bon de livraison, Dernière facture sont automatiquement renseignés lors de la création des documents de vente respectifs. Vous avez toutefois la possibilité de modifier les dates. Saisissez-les sous la forme JJ/MM/AAAA (mais J/M/AA est aussi accepté) ou cliquez sur l’icône dans la colonne de gauche pour sélectionner la date par le biais d'un calendrier. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 44 CREATION D'UN DOCUMENT DE VENTE : DEVIS Création d'un devis Pour créer un devis, cliquez sur Devis dans le menu Vente. La fenêtre Devis clients que vous devez renseigner est affichée. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour insérer une ligne vide dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Dès que vous quittez votre fiche de saisie, vous remarquez qu'il ne vous est plus possible de saisir les informations dans celle-ci. Pour modifier néanmoins la fiche, vous devez cliquer sur le bouton Réserver dans la barre d'outils, ce qui a pour effet de la déverrouiller. N° pièce vente. Champ obligatoire. Il peut être saisi manuellement ou renseigné automatiquement selon le paramétrage de la numérotation (cf § Gestion de la numérotation). Date pièce et Date suivante sont des champs de type Date renseignés par défaut avec la date du jour. Vous avez néanmoins la possibilité de les modifier. Saisissez-les sous la forme JJ/MM/AAAA (mais J/M/AA est aussi accepté) ou cliquez sur l’icône dans la colonne de gauche pour sélectionner la date par le biais d'un calendrier. Date suivante est un champ date que vous pouvez définir à votre convenance. Ce peut être par exemple la date de validité. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 45 Etat est un champ non saisissable. Il est En cours (le devis n'a pas été transformé), Partiel ou Soldé dès qu'une commande a été émise. Code client et Libellé client sont des champs de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Clients. Pour de plus amples informations sur la saisie de ces champs, reportez-vous au § Section Fiche. S'ils sont renseignés dans la fiche Clients liée, les champs des thèmes Adresse de facturation et Mode de règlement sont automatiquement renseignés lors de la sélection du code ou du libellé client. Vous avez néanmoins la possibilité de les modifier. Code règlement et Libellé règlement sont des champs de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Mode de règlement. Pour de plus amples informations sur la saisie de ces champs, reportez-vous au § Section Fiche. Saisie des articles Pour renseigner le thème Totaux, cliquez sur le bouton Lignes dans la barre d'outils afin d'afficher la fenêtre "fille" Devis Lignes dans laquelle vous pourrez insérer vos articles. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour afficher une liste déroulante dans laquelle vous sélectionnez une nouvelle fois Créer. Une ligne vide est alors insérée dans la section Liste. Saisir les informations par le biais de la section Fiche. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 46 Code article et Libellé article sont des champs de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Articles. Pour de plus amples informations sur la saisie de ces champs, reportez-vous au § Section Fiche. S'ils sont renseignés dans la fiche Articles liée, les champs du thème Prix sont automatiquement renseignés lors de la sélection du code ou du libellé article. Vous avez néanmoins la possibilité de les modifier mais cela entraîne le recalcul des autres valeurs de champs liés. Quantité : Saisissez la quantité de l'article. PU brut : correspond au Prix de base HT de la fiche Article Taux remise : Saisissez un taux de remise en pourcentage. PU Net : PU Brut – Taux de remise. Ce champ, calculé automatiquement, peut être modifié mais cela entraîne le recalcul des valeurs des champs liés. Montant Net : PU Net multiplié par la quantité. Ce champ, calculé automatiquement, peut être modifié mais cela entraîne le recalcul des valeurs des champs liés. Marge % : Ce champ, calculé automatiquement, peut être modifié mais cela entraîne le recalcul des valeurs des champs liés. Prix d'achat HT : correspond au champ Dernier PA de la fiche Article DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 47 Duplication de devis Pour dupliquer un devis, cliquez sur le bouton Transformer dans la barre d'outils de la fenêtre Devis Clients. La boîte de dialogue Transformation est affichée. Sélectionnez Duplication de devis dans la liste déroulante puis cliquez sur OK. Une boîte de dialogue est alors affichée vous demandant le code client du nouveau devis. Saisissez-le puis cliquez sur OK. Le nouveau devis reprend toutes les informations du devis initial hormis bien sûr celles relatives au client si vous avez modifié le code. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 48 CREATION D'UN DOCUMENT DE VENTE : COMMANDE Transformation d'un devis en commande Si vous avez préalablement créé un devis, vous avez la possibilité de générer une commande (à condition bien sûr que l'état de la pièce ne soit pas déjà "soldé"). Pour ce faire, cliquez sur le bouton Transformer dans la barre d'outils de la fenêtre Devis Clients. La boîte de dialogue Transformation est affichée. Sélectionnez Devis en commande dans la liste déroulante puis cliquez sur OK. La commande nouvellement créée reprenant les informations du devis initial est affichée dans la fenêtre Commandes client. Elle peut être modifiée ou complétée pour ce qui concerne les champs spécifiques à ce document de vente (cf § Création d'une commande) Dans la fenêtre Cde Lignes, accessible en cliquant sur Lignes dans la barre d'outils de la fenêtre Commandes client, sont affichées les informations relatives au document d'origine. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 49 Création d'une commande Pour créer une commande, cliquez sur Commande dans le menu Vente. La fenêtre Commandes client que vous devez renseigner est affichée. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour insérer une ligne vide dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Dès que vous quittez votre fiche de saisie, vous remarquez qu'il ne vous est plus possible de saisir les informations dans celle-ci. Pour modifier néanmoins la fiche, vous devez cliquer sur le bouton Réserver dans la barre d'outils, ce qui a pour effet de la déverrouiller. Pour de plus amples informations sur la manière de renseigner la fiche Commande, reportez vous au § Création d'un devis. Champs spécifiques au document de vente Commande Référence. Vous pouvez saisir un numéro de référence pour la commande. Etat est un champ non saisissable. Il est En cours, Partiel (par exemple si une livraison partielle est intervenue sur cette commande) ou Soldé dès que la commande a été livrée. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 50 TTC est un champ booléen c'est-à-dire qu'il ne prend en compte que des valeurs binaires de type vrai et faux ou oui et non. Dans le logiciel, les 2 valeurs sont : "-" pour faux et "X" pour vrai. Pour passer d'une valeur à l'autre, appuyez sur la barre espace. Saisie des articles Cliquez sur le bouton Lignes dans la barre d'outils afin d'afficher la fenêtre "fille" Cde Lignes dans laquelle vous pouvez insérer vos articles. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour afficher une liste déroulante dans laquelle vous sélectionnez une nouvelle fois Créer. Une ligne vide est alors insérée dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Informations relatives au document d'origine Pour de plus amples informations sur la manière de renseigner la fiche Cde Lignes, reportez vous au § Saisie des articles du § Création d'un document de vente : devis). S'ils sont renseignés dans les fiches liées, les champs du thème Prix sont automatiquement renseignés lors de la sélection du code ou du libellé article. Vous avez néanmoins la possibilité de les modifier, hormis les champs Nature et Code unité de poids. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 51 Champs spécifiques au document de vente commande. Quantité à transformer. La quantité à transformer est la quantité utilisée lors de la transformation de cette commande en un autre document de vente (exemple : quantité qui va être livrée lors de la transformation de la commande en bon de livraison). Nature : correspond au champ Nature de la fiche Article. Ce champ est non saisissable. Poids et code unité de poids : correspondent aux champs du thème Eléments de poids de la fiche Article. Code Unité de poids est un champ non saisissable. Code représentant et Libellé représentant : correspondent aux champs du thème Représentant de la fiche Client. Ce sont des champs de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Représentants. Pour de plus amples informations sur la saisie de ces champs, reportez-vous au § Section Fiche. Date suivante est un champ de type Date renseigné par défaut avec la date du jour. Vous avez néanmoins la possibilité de le modifier. Saisissez la date sous la forme JJ/MM/AAAA (mais J/M/AA est aussi accepté) ou cliquez sur l’icône dans la colonne de gauche pour la sélectionner par le biais d'un calendrier. C'est un champ date que vous pouvez définir à votre convenance. Ce peut être par exemple la date de livraison. Code TVA et Taux de TVA : correspondent aux champs Code TVA et Taux TVA de la fiche Article. Code TVA est un champ de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Taxes. Pour de plus amples informations sur la saisie de ce champs, reportez-vous au § Section Fiche. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 52 CREATION D'UN DOCUMENT DE VENTE : BON DE LIVRAISON Transformation d'un devis en bon de livraison Si vous avez préalablement créé une commande, vous avez la possibilité de générer un bon de livraison (à condition bien sûr que l'état de la pièce ne soit pas déjà "soldé"). Pour ce faire, cliquez sur le bouton Transformer dans la barre d'outils de la fenêtre Commandes client. La boîte de dialogue Transformation est affichée. Sélectionnez Devis en commande dans la liste déroulante puis cliquez sur OK. Le bon de livraison nouvellement créé reprenant les informations de la commande initiale est affiché dans la fenêtre Bon de livraison client. Il peut être modifié ou complété pour ce qui concerne les champs spécifiques à ce document de vente (cf § Création d'un bon de livraison). Dans la fenêtre Cde Lignes, accessible en cliquant sur Lignes dans la barre d'outils de la fenêtre Bons de livraison clients, sont affichées les informations relatives au document d'origine. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 53 Création d'un bon de livraison Pour créer un bon de livraison, cliquez sur Bons de livraison dans le menu Vente. La fenêtre Bon de livraison clients est affichée. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour insérer une ligne vide dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Dès que vous quittez votre fiche de saisie, vous remarquez qu'il ne vous est plus possible de saisir les informations dans celle-ci. Pour modifier néanmoins la fiche, vous devez cliquer sur le bouton Réserver dans la barre d'outils, ce qui a pour effet de la déverrouiller. Pour de plus amples informations sur la manière de renseigner la fiche Bon de livraison, reportez vous au § Création d'un devis. Champs spécifiques au document de vente bon de livraison. Référence : dans le cas d'une transformation d'une commande en bon de livraison, il correspond à la valeur du champ Référence de la commande. Etat est un champ non saisissable. Il est En cours, Partiel ou Soldé DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 54 Titre est un champ de type Liste personnalisable. Dans ceux-ci, la liste se termine par l'item Autre… sur lequel on peut cliquer pour ouvrir une fenêtre Gestion des énumérés dans laquelle on peut ajouter ou supprimer des éléments (cf § Gestion des listes). Poids et code unité de poids : correspondent aux champs du thème Eléments de poids de la fiche Articles. Code unité de poids est un champ de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Unité. Pour de plus amples informations sur la saisie de ce champ, reportez-vous au § Section Fiche. Nombre d'exemplaires. Nombre désiré de bons de livraison. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 55 Saisie des articles Cliquez sur le bouton Lignes dans la barre d'outils afin d'afficher la fenêtre "fille" Bon Lignes dans laquelle vous pouvez insérer vos articles. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour insérer une ligne vide dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Informations relatives au document d'origine Pour de plus amples informations sur la manière de renseigner la fiche Bon Lignes, reportez vous au § Saisie des articles du § Création d'un document de vente : devis). S'ils sont renseignés dans les fiches liées, les champs suivants sont automatiquement renseignés lors de la sélection du code ou du libellé article. Vous avez néanmoins la possibilité de les modifier. Champs spécifiques au document de vente bon de livraison. Poids et code unité de poids : correspondent aux champs du thème Eléments de poids de la fiche Article. Code unité de poids est un champ non saisissable. Emplacement et Stock dépôt : correspondent aux champs Emplacement et Stock dépôt de la fiche Stock du dépôt. Stock dépôt est un champ non saisissable. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 56 CREATION D'UN DOCUMENT DE VENTE : FACTURE Une facture ne peut être supprimée. En cas d'erreur, laissez-la en attente afin de l'utiliser par la suite en modifiant les données saisies. Transformation d'un devis, d'une commande ou d'un bon de livraison en facture Si vous avez préalablement créé un devis, une commande ou un bon de livraison, vous avez la possibilité de générer une facture (à condition bien sûr que l'état de la pièce ne soit pas déjà "soldé"). Pour ce faire, cliquez sur le bouton Transformer dans la barre d'outils de la fenêtre Devis clients, Commandes client ou Bon de livraison clients. La boîte de dialogue Transformation est affichée. Sélectionnez Devis en Facture, Commande en Facture, ou BL en facture dans la liste déroulante puis cliquez sur OK. La facture nouvellement créée reprenant les informations du document de vente initial est affiché dans la fenêtre Factures clients. Elle peut être modifiée ou complétée pour ce qui concerne les champs spécifiques à ce document de vente (cf § Création d'une facture). Dans la fenêtre Cde Lignes, accessible en cliquant sur Ligne dans la barre d'outils de la fenêtre Factures clients, sont affichées les informations relatives au document d'origine. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 57 Création d'une facture Pour créer une facture, cliquez sur Facture dans le menu Vente. La fenêtre Factures clients est affichée. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour insérer une ligne vide dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Dès que vous quittez votre fiche de saisie, vous remarquez qu'il ne vous est plus possible de saisir les informations dans celle-ci. Pour modifier néanmoins la fiche, vous devez cliquer sur le bouton Réserver dans la barre d'outils, ce qui a pour effet de la déverrouiller. Pour de plus amples informations sur la manière de renseigner la fiche Factures clients, reportez vous au § Création d'un devis. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 58 Champs spécifiques au document de vente Facture S'ils sont renseignés dans les fiches liées, les champs suivants sont automatiquement renseignés lors de la sélection du code ou du libellé client. Vous avez néanmoins la possibilité de les modifier. Code règlement et Libellé règlement : correspondent aux champs Code règlement et Libellé règlement de la Fiche clients ou si ceux-ci n'ont pas été renseignés, de la fiche de paramétrage de la société. Ce sont des champs de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Modes de règlement. Pour de plus amples informations sur la saisie de ce champ, reportez-vous au § Section Fiche. Réglé et Montant réglé sont des champs non saisissables. Ils sont renseignés lors d'un règlement. Code tarif et Libellé tarif correspondent aux champs Code tarif et Libellé tarif de la fiche Client. Ce sont des champs de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Tarifs. Pour de plus amples informations sur la saisie de ces champs, reportez-vous au § Section Fiche. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 59 Saisie des articles Cliquez sur le bouton Lignes dans la barre d'outils afin d'afficher la fenêtre "fille" Lignes de facture dans laquelle vous pouvez insérer vos articles. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour insérer une ligne vide dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Pour de plus amples informations sur la manière de renseigner la fiche Lignes de facture, reportez vous au § Saisie des articles du § Création d'un document de vente : devis. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 60 Champs spécifiques au document de vente facture. Montant remise ligne : ce champ est calculé automatiquement si Taux remise est renseigné mais il peut être modifié ce qui entraîne le recalcul des valeurs des champs liés. S'ils sont renseignés dans les fiches liées, les champs suivants sont automatiquement renseignés lors de la sélection du code ou du libellé article. Vous avez néanmoins la possibilité de les modifier. Poids et code unité de poids : correspondent aux champs du thème Eléments de poids de la fiche Article. Code unité de poids est un champ non saisissable. Date suivante est un champ de type Date renseigné par défaut avec la date du jour. Vous avez néanmoins la possibilité de le modifier. Saisissez la date sous la forme JJ/MM/AAAA (mais J/M/AA est aussi accepté) ou cliquer sur l’icône dans la colonne de gauche pour la sélectionner par le biais d'un calendrier. C'est un champ date que vous pouvez définir à votre convenance. Code représentant et Libellé représentant : correspondent aux champs du thème Représentant de la fiche Client. Ce sont des champs de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Représentants. Pour de plus amples informations sur la saisie de ces champs, reportez-vous au § Section Fiche. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 61 CREATION D'UNE FACTURE D'ACOMPTE Si vous avez préalablement créé une commande, vous avez la possibilité de générer une facture d'acompte (à condition bien sûr que l'état de la pièce ne soit pas déjà "soldé"). Pour ce faire, sélectionnez votre commande puis cliquez sur le bouton Transformer dans la barre d'outils de la fenêtre Commandes clients. La boîte de dialogue Transformation est affichée. Sélectionnez Commande en Facture d'acompte dans la liste déroulante puis cliquez sur OK. Saisissez l'acompte en pourcentage dans le champ Acompte en % ou le montant direct dans le champ Montant acompte Saisissez éventuellement une référence puis cliquez sur OK Une facture client dont le montant est égal à celui saisi dans la boîte de dialogue Transformation est créée. La commande initiale est à l'Etat partiel. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 62 CREATION D'UN REGLEMENT Règlement simple Pour effectuer le règlement d'une facture, cliquez sur Règlement dans le menu Vente. La fenêtre Règlements clients est affichée. Pour effectuer le règlement d'une facture, vous devez auparavant avoir validé celle-ci en cliquant sur Transformer dans la barre d'outils de la fenêtre Factures clients. Une croix (x) est alors affichée dans la colonne Comptabilisée de la liste. Sélectionnez un Journal dans la liste, BQ : BANQUE ou CA : CAISSE. Saisissez éventuellement une date dans le champ Date (par défaut, c'est la date du jour) puis sélectionnez à l'aide d'une liste déroulante le mode de paiement. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 63 Saisissez éventuellement une référence et/ou un libellé remise (ces champs ne sont pas obligatoires à la saisie), puis cliquez sur Saisir pour activer le champ Régler. Saisissez directement un numéro de facture dans le champ approprié (N° facture) puis appuyer sur la touche Tabulation ou saisissez le code client ou libellé client dans les champs Code client et Libellé client. Pour ces derniers, plusieurs méthodes sont possibles : - Saisissez directement le code si vous le connaissez puis appuyer sur la touche Tabulation - Saisissez les premières lettres du code ou du libellé puis appuyer sur la touche Tabulation. Soit la saisie est suffisante et le client attendu est affiché, soit la boîte de dialogue Choix présentant les éléments triés est affichée. Sélectionnez votre valeur puis cliquez sur OK. - Placez le curseur dans le champ d'appel et appuyez deux fois sur la flèche droite du clavier. La vue liée va s'afficher. Sélectionnez dans la liste l'élément voulu et appuyez de nouveau sur la flèche droite pour renseigner le champ. Les autres champs sont automatiquement renseignés. Si le client a effectivement payé le montant, cliquez sur Régler DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 64 Puis cliquez sur Imputer pour imputer le montant à la ligne d'échéance. Enfin cliquez sur Valider pour terminer le règlement. Règlement multiple Dans le cas où vous recevez un règlement correspondant à deux échéances, sélectionnez les lignes d'échéance concernées. Le total de celles-ci est affiché dans le champ Montant réglé. Cliquez sur Régler. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 65 La première ligne sélectionnée est affichée dans la section Règlements. Cliquez sur Imputer pour imputer le montant à la ligne d'échéance. Le second montant est alors affiché dans le champ Montant imputé à l'échéance. Cliquez sur Imputer une seconde fois pour imputer celui-ci puis sur Valider pour terminer le règlement. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 66 GESTION DES STOCKS Il y a trois types de pièces de stocks : Entrée, sortie et Inventaire. Création d'un bon d'entrée Un bon d'entrée permet d'intégrer un ou plusieurs articles dans le stock. Pour créer un bon d'entrée, cliquez sur Pièces de stock dans le menu Stock. La fenêtre Pièces de stock est affichée. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour afficher une boîte de dialogue Type de document vous invitant à choisir entre les documents Entrée en stock, Sortie de stock ou Inventaire. Sélectionnez Entrée en stock, puis cliquez sur OK. Une ligne vide est insérée dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Dès que vous quittez votre fiche de saisie, vous remarquez qu'il ne vous est plus possible de saisir les informations dans celle-ci. Pour modifier néanmoins la fiche, vous devez cliquer sur le bouton Réserver dans la barre d'outils, ce qui a pour effet de la déverrouiller. Libellé pièce et Référence. Saisissez éventuellement un libellé ou une référence, éléments vous permettant de définir votre bon d'entrée et donc, de le retrouver plus facilement. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 67 Date pièce est un champ de type Date renseigné par défaut avec la date du jour. Il peut néanmoins être modifié. Saisissez la date sous la forme JJ/MM/AAAA (mais J/M/AA est aussi accepté) ou cliquez sur l’icône dans la colonne de gauche pour la sélectionner par le biais d'un calendrier. Cliquez sur le bouton Lignes dans la barre d'outils afin d'afficher la fenêtre "fille" Lignes stock dans laquelle vous pouvez insérer vos articles. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour afficher une liste déroulante dans laquelle vous sélectionnez une nouvelle fois Créer. Une ligne vide est alors insérée dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Code article et Libellé article sont des champs de type Appel faisant référence aux données de la fenêtre Articles. Pour de plus amples informations sur la saisie de ces champs, reportez-vous au § Section Fiche. Quantité : Saisissez la quantité de l'article. S'ils sont renseignés dans la fiche Articles liée, les champs suivants sont automatiquement renseignés lors de la sélection du code ou du libellé article. Vous avez néanmoins la possibilité de les modifier. PA : correspond au champ dernier PA de la fiche Article DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 68 Poids : correspond au champ du thème Eléments de poids de la fiche Article. Unité de poids est un champ non saisissable. Imprimée est un champ non saisissable de type booléen c'est-à-dire qu'il ne prend en compte que des valeurs binaires de type vrai et faux ou oui et non. La valeur passe à "X" (vrai) si le document a été imprimé. Création d'un bon de sortie Un bon de sortie génère la diminution du stock des articles concernés. Pour créer un bon de sortie, cliquez sur Pièces de stock dans le menu Stock. La fenêtre Pièces de stock est affichée. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour afficher une boîte de dialogue Type de document vous invitant à choisir entre les documents Entrée en stock, Sortie de stock ou Inventaire. Sélectionnez Sortie de stock, puis cliquez sur OK. Une ligne vide est insérée dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Dès que vous quittez votre fiche de saisie, vous remarquez qu'il ne vous est plus possible de saisir les informations dans celle-ci. Pour modifier néanmoins la fiche, vous devez cliquer sur le bouton Réserver dans la barre d'outils, ce qui a pour effet de la déverrouiller. Pour de plus amples informations sur la manière de renseigner un bon de sortie, reportez vous au § Création d'un bon d'entrée. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 69 Création d'un inventaire L'inventaire est une opération faisant apparaître à un instant donné la situation détaillée du stock de produits. Pour saisir un inventaire, cliquez sur Pièces de stock dans le menu Stock. La fenêtre Pièces de stock est affichée. Cliquez sur Créer dans la barre d'outils pour afficher une boîte de dialogue Type de document vous invitant à choisir entre les documents Entrée en stock, Sortie de stock ou Inventaire. Sélectionnez Inventaire, puis cliquez sur OK. Une ligne vide est insérée dans la section Liste. Saisissez les informations par le biais de la section Fiche. Dès que vous quittez votre fiche de saisie, vous remarquez qu'il ne vous est plus possible de saisir les informations dans celle-ci. Pour modifier néanmoins la fiche, vous devez cliquer sur le bouton Réserver dans la barre d'outils, ce qui a pour effet de la déverrouiller. Pour de plus amples informations sur la manière de saisir un inventaire, reportez vous au § Création d'un bon d'entrée. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 70 Vous pouvez réaliser deux types d'inventaires "théoriques" à partir des données présentes dans le logiciel. Pour ce faire, cliquez respectivement sur Inventaire en valeur ou Inventaire à date dans le menu Stock. 1- Inventaire à date : la fenêtre Options inventaire à date est affichée. Saisissez la date voulue et éventuellement l'intervalle de valeurs des champs Article, Gamme et Famille sur lesquels vous désirez effectuer la recherche. Cochez à l'écran si vous désirez visualiser l'inventaire sur l'écran (dans le cas contraire, la boîte de dialogue d'impression s'ouvre). Enfin cliquez sur OK 2- Inventaire en valeur : la fenêtre Inventaire en valeur est affichée. Dans celle-ci, vous pouvez visualiser le stock de chaque article ou effectuer une recherche spécifique par le biais de la section (recherche) appropriée. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 71 Visualisation des stocks Le stock représente, à un moment donné, l'ensemble des biens intervenant dans le cycle d'exploitation de l'entreprise Pour visualiser l'état du stock des articles, cliquez sur Stocks du dépôt dans le menu Stocks. La fenêtre Stock du dépôt est affichée. Les seuls articles dont le stock est négatif peuvent être visualisés dans la fenêtre Besoin en approvisionnement accessible depuis le menu Stocks, option Besoin en approvisionnement. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 72 Mouvements des stocks Le mouvement de stock représente les entrées (par le biais des bons d'entrée) ou sorties (par le biais des factures, bons de livraison ou bons de sortie) qui font varier le niveau d'un stock Pour visualiser la liste des mouvements de stocks, cliquez sur Mouvements de stock dans le menu Stocks. DFM - v0.1.9 - Mise à jour du 04/09/2013 73